Зачем нужно документ правильно оформлять: Зачем документ нужно правильно оформлять

Содержание

Зачем документ нужно правильно оформлять

Главная › Новости

Опубликовано: 03.10.2018

Какие документы нужны для регистрации авто в ГИБДД?Покупка/продажа авто[ВИДЕО]

С недавнего времени владельцы автомобилей смогут оформлять ДТП. не повлекшие за собой тяжких последствий без вызова работников полиции. Данная процедура была прописана в законодательных актах страны и недавно вступила в законную силу. Европротокол представляет собой особый бланк, который очень похож на документ, используемый в странах ЕС. На лицевой стороне документа находится несколько позиций, которые нужно заполнить в случае ДТП. причем структура унифицирована, в разных странах может отличаться лишь язык. Европротокол состоит из 3 листов: оригинала, копии и инструкции по заполнению.

Если один из участников ДТП иностранец, законодательство допускает, что он может заполнять документ на родном языке.


2015 05 25 Законно! Как избежать ошибок при покупке гаража?

Водитель оставляет себе один из двух экземпляров правильно заполненного и заверенного подписями всех участников ДТП документа. После этого вносить любые изменения в бланк категорически запрещено. Заполненный бланк передается представителям страховой компании и служит главным основанием для страховой выплаты. То есть европротокол представляет собой уведомление в письменном виде о наступлении страхового случая. Существует ряд условий, чтобы оформление ДТП могло быть осуществлено без представителей силовых структур. Авария должна обойтись без погибших и пострадавших, а у всех участников должно быть одинаковое толкование случившегося. Также у обоих водителей должен быть полис обязательного страхования, который выдан после 19.

09.2011.


Процедура получения паспорта в 14 лет. Мой родительский опыт

Размер компенсации, которую получит пострадавшая сторона, не может превышать суммы, утвержденной уполномоченными органами. Если же хотя бы один из перечисленных пунктов не выполняется, участники происшествия обязаны вызвать работников полиции для регистрации ДТП. ГАИ рекомендует собрать информацию о свидетелях, если они присутствовали при аварии, а кроме того сделать снимки пострадавших автомобилей. Данные фотографии нужно передать страховщикам вместе с европротоколом.

Европротокол очень выгоден для участников аварии. Он позволяет существенно ускорить процесс оформления ДТП. Кроме того документ дает возможность обращаться за выплатами не к самому страховщику, а в собственную страховую компанию, причем выплату нужно будет осуществить не позднее 90 дней после получения заявления. К оформлению европротокола нужно отнестись внимательно, так, рисуя схему, необходимо указать положение машин при столкновении, а не после остановки.

Указываются также сопутствующие факторы: дорожная разметка, знаки, направление движения транспортных средств.

Обсудить на форуме »

Другие новости по теме:

Подписаться на RSS

Вы можете подписаться на RSS или Email, чтобы получать последние новости сайта.

Навигация

» Заказать полис осаго

» Зеленая карта

» КАСКО

» Страхование имущества

» Новости

» Наши партнёры

» Контакты

Другие виды страхования

ТОП 5

ДОСТАВКА

Заказ страхового полиса по телефону или через сайт, обеспечивает Вам

БЕСПЛАТНУЮ доставку. Доставка полиса осуществляется в течении одного часа.

КОНТАКТЫ

Phone: 099-339-48-99

E-mail: [email protected]
СТАТИСТИКА

Copyright 2011 ©

All rights reserved osaggo.in.ua

Зачем нужно уметь работать с документами?

Достаточно часто многие недооценивают, насколько важно уметь правильно составлять договора, заполнять бланки и прочие документы, и уж тем более, даже не подозревают о различных тонкостях оформления и внесения информации. Но это лишь до того момента, пока не возникнет ситуация, требующая заполнения нужных бумаг, например, для подачи заявления в государственную службу, суд, загс или любую другую инстанцию. Как же поступить в таком случае и где еще может пригодиться умение работать с документацией?

Сами того не подозревая, мы ежедневно проводим множество сделок о каждой из которых остается документальное подтверждение. Например, приобретая какой-либо товар в магазине, будь то продукты питания, одежда, бытовая либо офисная техника, к примеру, компьютеры или шредеры – покупатель получает чек, являющийся упрощенным вариантом документа купли-продажи. В случае обмена, возврата или ремонта, именно данный договор, иногда вкупе с гарантийным талоном выступают подтверждением совершения сделки.

Полноценный же договор с обязательной подписью, как продающей, так и покупающей товар стороны, как правило, предоставляют интернет-магазины. В большинстве случаев, подобный документ ничем существенным от чека не отличается, ведь в нем указывается аналогичная информация, однако наличие подробного заполненного по всем правил бланка, говорит о надежности выбранного поставщика.

Так, к примеру, если фирмой осуществляется продажа интерактивных досок, то покупатель получает договор, на котором указаны реквизиты интернет-магазина и вся необходимая информация о товаре. Благодаря этому, демонстрируется не только надежность данного предложения, но и подтверждается качество указанного изделия.

Что и говорить о более существенных сделках, касающихся аренды и покупки жилья или оформления кредита. В данном случае важно не только правильно оформить бланки и заявления, но и предоставить целый пакет документов, являющийся гарантией законности сделки. А вот не зная основных правил составления договора – можно легко попасться на удочку мошенников, пользующихся юридической безграмотностью большинства граждан.

Таким образом, работая с важными бумагами, заявлениями и бланками, нужно внимательно изучать всю указанную информацию и ни в коем случае не выбрасывать подобные документы, ведь лишь они помогут потребителю доказать свою правоту в случае непредвиденной ситуации.

Правильное оформление документов

Кому-то нравится бумажная волокита (особенно, чиновникам), а кто-то её ненавидит всем сердцем. Однако каждый из них понимает, что в современном мире без документов не обойтись. Что уж говорить о том, что каждая государственная организация требует своё, отличительное от других, оформление документов.

Зачем необходимо оформление документа?

Представьте, что у вас есть свой бизнес и подходит время для подачи налоговой декларации. Каким же образом правильно её составить? Что нужно в ней указывать, а что нет? Ответом на этот и многие другие вопросы служит оформление документов по ГОСТу. Что оно даёт:

Утверждение определённой формы документа. Заполнение согласно указанным требованиям. Наличие всей необходимой информации в определённых местах. Отличие от обычных «бумажек». Защиту от отказов в приёме документов наподобие неправильного оформления. В конце концов, приятный внешний вид.

Таким образом, правильное оформление документа является важной составляющей при подаче протокола, доверенности, отчётности и других документов в соответствующие органы. Помимо этого, в любом таком акте можно найти всю необходимую информацию. Например, дата и ФИО заявителя всегда указываются внизу, а адрес и контактные данные государственной организации можно отыскать вверху.

А теперь представьте, что каждая организация решает оформлять каждый документ по-новому. Например, в одном из них будет указана дата отправки документа, а в другом – нет. Или же контактные данные государственной организации будут указаны где-нибудь в самом тексте и самым мелким шрифтом, чтобы вы не пришли или не позвонили им. Возникнет неразбериха, не так ли?

Именно по таким причинам и необходимо оформление документов. То есть, данные об организации указываются в одном месте и определённым размером шрифта, тип документа указывается в другом, и другим размером, а дата создания документа – в третьем.

В разделе оформление документов можно найти ответы юристов на вопросы заданные пользователями. Если же Вы не нашли ответ на свой вопрос, то можете задать вопрос юристу по оформлению документов.

У меня сегодня отказались принять документы на оформление материнского капитала,объяснив что раз у меня нет прописки или регистрации в Москве то я не имею права его здесь получать(прописана я в тульской области а третий ребенок здесь, в Москве)правомерны ли действия работников пенсионного фонда или они просто меня “отфутболили”?

Источники: http://osaggo.in.ua/article/100-zachem-nuzhen-evroprotokol-kak-pravilno-oformit-etot-dokument.html, http://blanker.ru/promo/2/1305, http://megalaw.ru/tag/%D0%BE%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2/

Комментариев пока нет!

Оформление документов по ГОСТу

Казалось бы, зачем студенту знать требования к оформлению документов? И без того много всяких правил и стандартов, которые придется изучать.

Увы, так или иначе, во время обучения вам придется столкнуться с бюрократией. Что говорить о тех, кто задумался о собственном бизнесе? Лучше, если вы изучите требования к документам заранее и научитесь применять их на практике.

На данный момент при оформлении текстовых документов используют ГОСТ 7.32 — 2001, а организационно-распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30-2003. По последнему стандарту создают письма, протоколы, распоряжения, приказы и другие документы, которые включены в ОКУД. ГОСТ предъявляет достаточно строгие требования к оформлению документов.

Бланки для документов

Оформление документов по ГОСТу немыслимо без специальных бланков. Бланки также стандартизированы – их создают на бумаге белого цвета или светлого оттенка. Документы печатают на бумаге формата А4 или А5. Другие форматы стандартами не предусмотрены. У бланков должны быть поля: справа не менее 10 мм, а сверху, слева и снизу – 20 мм.

На бланках есть зона, отмеченная пунктиром, куда вводят реквизиты. Такие зоны могут иметь разные размеры в зависимости от типа данных.

Перечень реквизитов несложно найти в сети. В его состав входят такие элементы, как герб РФ, герб субъекта РФ, данные об организации, дате и месте составления документа, подпись, печать, различные виды отметок и идентификаторов. К оформлению реквизитов ГОСТ тоже предъявляет требования.

Требования к реквизитам

В ГОСТ 2003 требования к оформлению документов не такие уж сложные. Достаточно запомнить несколько важных деталей.

Согласно ГОСТ 2003, при оформлении документов нужно использовать гербы и печати, а также другие элементы, предусмотренные законодательством. Так, герб РФ используется в соответствии с законом «О Государственном гербе РФ». Каждый вид документа должен иметь код. Код формы можно взять из ОКУД – Общероссийского классификатора управленческой документации.

Организация должна использовать на бланке свое настоящее название, которое было закреплено  в учредительных документах. Менять название компании запрещено — это один из важных реквизитов. Если организация работает в одном из субъектов РФ, где используется дополнительный язык (например, татарский), то ее название должно быть прописано на двух языках сразу. наименование организации на языке субъекта размещают под наименованием на русском (либо справа). Точно так же размещают названия филиалов и дочерних компаний – сначала в бланке указывают данные об основной компании, и только затем – о филиале.

Больше информации о составлении документов можно получить в ГОСТ Р 6.30-2003.

Какие документы нужны для трудоустройства?

Cookie-файлы

X

Этот сайт использует файлы cookie. Собранная при помощи cookie информация не может идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Продолжая использовать сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie.

Какие документы нужны для трудоустройства?

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.

  1. Паспорт
    В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия можно предъявить другой документ, удостоверяющий вашу личность, в котором есть фотография, — загранпаспорт или водительские права.
  2. Регистрация по месту пребывания
    Согласно Трудовому кодексу работодатель не вправе отказывать в трудоустройстве гражданину, не имеющему регистрации, за исключением иностранных граждан. На практике компании редко принимают на работу персонал без регистрации, особенно если должность предполагает материальную ответственность. Советуем решить этот вопрос заранее: выяснение отношений на стадии оформления на работу — не лучший способ сделать карьеру.
  3. Трудовая книжка
    Официальное трудоустройство подразумевает наличие у сотрудника трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка должна быть у каждого сотрудника, проработавшего в организации более 5 дней, если это место работы для него основное). Помните, что работодатель не имеет права требовать у вас трудовую книжку, если в данную организацию вы устраиваетесь по совместительству. Если это ваше первое место работы, специалист по работе с кадрами сам оформит такой документ.
  4. ИНН и пенсионное свидетельство
    Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас всё же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства. А вот оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, если вы устраиваетесь на работу впервые, — это забота работодателя.
  5. Документы воинского учёта
    Документы воинского учёта являются обязательными к предъявлению для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (в нашей стране это мужчины в возрасте от 18 до 27 лет). Для призывников это удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Граждане, пребывающие в запасе, должны предъявить военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета.
  6. Дипломы и свидетельства
    Документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний нужны при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. В случаях, когда вы устраиваетесь на работу не по специальности, в таких документах нет необходимости.
  7. Медицинская книжка
    Медицинская книжка нужна только работникам определённых сфер деятельности — торговли, образования, медицины, общепита. Оформляется этот документ центрами государственного санитарно-эпидемиологического надзора. Помните, что если вы претендуете на работу в торговле, детских учреждениях и т.п., то отсутствие медкнижки будет причиной для отказа в оформлении на работу.

В отдельных случаях с учётом специфики работы Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Перечень всех необходимых для заключения трудового договора документов закреплён в Трудовом кодексе (статья 65). Требовать какие-либо другие документы, не входящие в этот список, работодатель не вправе.

Удачного трудоустройства!


Материал подготовлен Superjob.ru

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату.  Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
  • УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.

🎁

Создавайте документы в Эльбе

Используйте собственные шаблоны. Все возможности сервиса 30 дней бесплатно.

Хочу попробовать

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Статья: Как обманывают в договорах

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Статья про онлайн-кассы

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

Статья: товарная накладная ТОРГ‑12

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью. 

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру. 

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения). 

Статья актуальна на 

Приемка квартиры в новостройке с отделкой и без: как принимать квартиру в новостройке от застройщика со специалистом – Недвижимость

Приемка квартиры

Итак, в полном спокойствии, вооруженные здравым смыслом и инструментами, идем на приемку. Вы пришли днем, чтобы хорошо все рассмотреть при солнечном свете. Взяли с собой план помещения и этот чек-лист приемки квартиры — чтобы ничего не упустить. Коротко расскажем, что в нем:

Документы

Да, опять начинаем с документов. Кроме акта приема-передачи, акта о вводе дома в эксплуатацию нужно получить и проверить кадастровый и технический паспорт, экспликацию, паспорта и гарантии на счетчики и двери.

Входная дверь

Проверяем, есть ли повреждения, глазок, легко ли закрывается дверь. Работают ли замки, ручка не болтается и не заедает, уплотнительные резинки целые? Если есть звонок — он должен работать.

Отделка, стены и полы

Нужно понимать, что застройщики сдают квартиры в разном состоянии. Если отделка черновая, то это — голые стены. Тут проверять, кроме ровности, отсутствия трещин и пятен влаги на стенах и полу, нечего. Так что достаем уровень и отвес. На стенах не должно быть неровностей больше 5 мм, отклонение стены по вертикали не должно превышать 15 мм. Отклонение плит пола и потолка — не больше 20 мм. Отклонения проёмов дверей — 10 мм.

Редко бывает предчистовая отделка: стяжка пола, оштукатуривание стен и перегородок, обустройство откосов окон и входной двери. Также при такой отделке делают разводку электричества с розетками и выводами освещения. Качество этих работ нужно проверить. К инструментам добавляем тестер и лампочку.

При чистовой отделке квартира практически готова к заселению. Здесь нужно проверить, как уложен линолеум, плитка или ламинат. Ровно ли оклеены обои, целы ли двери. Как работают замки и ручки: должны плавно, без заеданий.

Сантехника и смесители в отличном состоянии: без пятен и сколов, все соединения герметичны, без подтеков. Загляните под ванну, убедитесь, что она заземлена — специальный провод прикреплен к корпусу. Все краны работают.

Окна

Самая распространенная проблема — царапины на стеклопакетах и рамах. Их отмечайте смываемым маркером.

Все механизмы должны работать без заеданий, створки не задевают раму, все уплотнительные резинки по периметру окон целые, без разрывов. Снаружи прикреплен отлив для воды.

Монтажная пена без промежутков. В идеале она защищена пароизоляционной пленкой или обработана специальным герметиком.

Проверьте не дует ли из окон — поводите вдоль стыков зажженной свечой. Или зажмите между рамой и створкой лист бумаги, закройте окно и попробуйте вытащить лист. И так в нескольких местах по периметру створки. Если лист можно вытащить — зимой в этих местах, скорее всего, будет дуть.  

Вентиляция

Закройте входную дверь, откройте одну створку окна и проверьте тягу на выходе — пламя должно отклоняться внутрь вентиляционной шахты. На крайних этажах в теплое время года вентиляция может не работать — это нормально. В этом случае застройщик обычно ставит дополнительные вытяжные вентиляторы в квартире.

Электрика

Без специальных приборов много проверить не получится. Но хотя бы попросите включить электричество в общем щите, а сами в это время нажмите кнопку «Тест» на корпусе временного щитка. Если «автомат» выключится — напряжение есть. Если с собой есть тестеры, можно проверить каждую розетку и вывод освещения, узнать есть ли заземление.

Водоснабжение и канализация

Проверьте есть ли вода. Запишите показания счетчиков, сверьте серийный номер с указанным в паспорте.

На трубах водоснабжения в местах вывода должна быть запорная арматура: кран, фильтр, редукционный клапан. Подтеков на соединениях труб быть не должно. На выводах канализации стоят заглушки.

Страхование при ипотеке 🏠 (оформлении ипотечного кредита): получение полиса от компании

Лимит возмещения

Установленный в договоре страхования предельный размер выплат страхового возмещения за весь срок действия страхования, после чего действие договора страхования прекращается.

Страховая премия

Плата за страхование, которую должен оплатить страхователь либо его представитель.

Страховой риск

Предполагаемое событие, на случай наступления которого заключается договор страхования.

Страховой случай

Свершившееся событие из числа предусмотренных договором страхования и повлекшее обязанность страховщика выплатить страховое возмещение.

Страховая сумма

Определенная договором страхования денежная сумма, исходя из которой устанавливаются размер страховой премии (страховых взносов) и размер страховой выплаты при наступлении страхового случая. При страховании имущества страховая сумма может быть установлена равной или ниже его страховой стоимости.

Страховое возмещение

Сумма, которую получает лицо, в пользу которого заключен договор страхования, или его законный представитель при наступлении страхового случая.

Убыток

Это факт наступления страхового случая.

Ущерб

Денежные потери лица, в чью пользу заключен договор страхования, в результате наступления страхового случая.

Форма страхового возмещения

При страховании имущества предусмотрена денежная форма возмещения (выплата осуществляется в рублях на расчетный счет лица, в пользу которого заключен договор страхования).

Франшиза

Определенная договором часть ущерба, не подлежащая возмещению страховщиком, установленная в процентах от страховой суммы или в фиксированном денежном выражении.

Страховщик

Страховая организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации для осуществления деятельности по страхованию и получившая лицензию на осуществление соответствующего вида страховой деятельности в установленном законом порядке.

Договор страхования

Под договором страхования понимается соглашение между страхователем и страховщиком, согласно которому страховщик за обусловленную договором плату (страховую премию) при наступлении предусмотренного в договоре события (страхового случая) обязуется возместить лицу, в пользу которого заключен договор страхования, в пределах определенной договором страховой суммы причиненный вследствие этого события ущерб в размере (ограничении) и порядке, определенными правилами и/или договором страхования. Договор страхования является совокупностью страхового полиса и текста правил страхования, на основании которых он заключен, а также приложений к страховому полису (при их наличии).

Правила страхования

Условия страхования, определяющие права и обязанности сторон по договору страхования, объект страхования, перечень страховых случаев и исключении, при которых страховщик освобождается от ответственности. Текст правил страхования является неотъемлемой частью договора страхования.

Страхователь

Юридическое или дееспособное физическое лицо, которое заключает договор страхования в свою пользу или в пользу третьего лица (выгодоприобретателя) и уплачивает страховые взносы по такому договору. Заключение договора страхования в пользу страхователя возможно только при наличии у страхователя основанного на законе, ином правовом акте или договоре интереса в сохранении застрахованного имущества. При заключении договора страхования в пользу выгодоприобретателя страхователь может не обладать имущественным интересом.

Застрахованное лицо

Физическое лицо, чья жизнь, здоровье и трудоспособность являются объектом страховой защиты в договоре ипотечного страхования.

Выгодоприобретатель

Назначаемое страхователем физическое или юридическое лицо, имеющее основанный на законе, ином правовом акте или договоре интерес в сохранении застрахованного имущества (имущественный интерес), в пользу которого заключен договор страхования.

Срок страхования

Время действия договора, как правило, совпадает со сроком действия договора ипотечного кредитования.

Срок действия договора

Время, в течение которого-страховщик обязуется совершать выплаты страхователю или выгодоприобретателю при наступлении страховых случаев, указанных в договоре.

Территория страхования

Определенная в договоре страхования территория (страна, область, маршрут и т. п.), в пределах которой наступивший страховой случай в период действия договора страхования влечет за собой обязательства страховщика по выплате страхового возмещения. Для объектов имущества и гражданской ответственности территорией страхования является адрес места нахождения имущества, при страховании гражданской ответственности за действия животных территорией страхования является территория Российской Федерации.

Неполное пропорциональное страхование

Условие о неполном пропорциональном страховании означает, что установленная в договоре страховая сумма ниже страховой стоимости имущества и выплата страхового возмещения производится в той же пропорции к сумме ущерба, в какой и страховая сумма относилась к страховой стоимости.

Неполное страхование

Условие о неполном страховании означает, что установленная в договоре страховая сумма ниже страховой стоимости имущества. При этом выплата страхового возмещения может производится как с учетом отношения страховой суммы к страховой стоимости (неполное пропорционально страхование), так и без учета этого отношения (неполное непропорциональное страхование).

Полное страхование

Условие о полном страховании означает, что установленная в договоре страховая сумма равна страховой стоимости имущества

Неполное непропорциональное

Условие о неполном непропорциональном страховании означает, что установленная в договоре страховая сумма ниже страховой стоимости имущества и выплата страхового возмещения производится без учета пропорции, в какой страховая сумма относилась к страховой стоимости.

Износ

Постепенное уменьшение первоначальной стоимости имущества в процессе его использования.

Система возмещения

Под системой возмещения понимается порядок учета износа на заменяемые материалы / детали при частичном повреждении имущества: система возмещения “Новое за старое” предполагает, что на заменяемые материалы / детали при частичном повреждении износ не начисляется (выплата равна стоимости новых деталей), система возмещения “Старое за старое” предполагает, что на заменяемые материалы / детали при частичном повреждении начисляется износ за время эксплуатации поврежденного имущества (выплата равна стоимости новых деталей за минусом износа за период эксплуатации)

Страховая стоимость

Действительная, фактическая стоимость имущества для целей страхования. Для определения страховой стоимости применяются различные методы экономической оценки, как правило при страховании загородной недвижимости, отделки и инженерного оборудования страховая стоимость приравнивается к восстановительной стоимости (с учетом износа), а при страховании движимого имущества, конструктивных элементов квартир / таунхаусов – к рыночной (за минусом износа).

Свидетельство на возвращение | Консульский отдел Посольства России в Лиссабоне

 

Свидетельство на возвращение – что это такое?

Свидетельство на возвращение в Российскую Федерацию (СНВ) – временный документ, удостоверяющий личность и наличие российского гражданства у лица, чья фотография и личные данные внесены в данный документ.

Он предназначен для обеспечения пересечения гражданами России российской границы с целью въезда на территорию РФ.

 

В каких случаях выдается свидетельство на возвращение?

Свидетельство на возвращение выдается в следующих случаях:

  1. Утрата (кража, утеря) паспорта во время пребывания за рубежом.
  2. Полученный отказ в оформлении загранпаспорта за рубежом.
  3. Окончание в ходе пребывания за рубежом срока действия паспорта или его непригодность для дальнейшего использования.  
  4. В отношении проживающих в России лиц без гражданства или беженцев – утрата ими за пределами РФ соответствующих документов, или истечение срока действия этих документов, или их непригодность для дальнейшего использования.

 

Какие документы необходимо представить для оформления свидетельства на возвращение?

Загранпаспорт утрачен, но на руках имеется оригинал внутреннего паспорта (заявитель – старше 18 лет)
  1. Заявление о выдаче свидетельства на возвращение – 1 экз.
  2. Фотографии 3х4 или 3,5х4,5 – 2 шт.
  3. Оригинал действительного внутреннего паспорта (копия, даже нотариально заверенная, не принимается).
  4. При наличии – копия утерянного загранпаспорта
  5. При наличии – справка из полиции (перевод справки не требуется)
Загранпаспорт утрачен, внутреннего паспорта на руках нет (заявитель – старше 18 лет)
  1. Заявление о выдаче свидетельства на возвращение – 1 экз.
  2. Фотографии 3х4 или 3,5х4,5 – 2 шт.
  3. Письменные заявления двух граждан РФ с действительными российскими паспортами (заграничными или внутренними – не важно), подтверждающие личность заявителя и наличие у него гражданства России. Свидетели должны лично явиться в консульский отдел с оригиналами своих паспортов и подписать упомянутое заявление в присутствии консульского сотрудника. Заявление предоставляется в одном экземпляре. В одном заявлении могут быть указаны несколько человек (это целесообразно в случаях, когда, к примеру, украли документы сразу у нескольких членов семьи) – т.е. необязательно предоставлять на каждого человека по 2 отдельных свидетеля. ВАЖНО: лица до 18 лет свидетелями быть не могут.
  4. Паспорта свидетелей (см. пункт 3)
  5. В случае отсутствия возможности предоставить свидетелей гражданин может обратиться в консульский отдел с целью затребования из территориального подразделения МВД России по его месту жительства информации, подтверждающей его личность и наличие у него гражданства России, но этот процесс требует по крайней мере нескольких рабочих дней (по нашей практике, оперативность ответа в подобных случаях сильно различается и зависит от конкретного подразделения МВД).
  6. При наличии – копия утерянного загранпаспорта
  7. При наличии – копия внутреннего паспорта
  8. При наличии – любой документ с фотографией (водительское удостоверение, пропуск на работу и т.д.)
  9. При наличии – справка из полиции (перевод справки не требуется)
 
Особенности оформления свидетельства на возвращение лицу до 18 лет

Заявления на оформление свидетельства на возвращение лицу до 18 лет подают их законные представители (родители, опекуны, попечители, руководители групп – если дети выезжают без сопровождения родителей). Соответственно, в дополнение к собственно паспорту законного представителя требуется представить документ, подтверждающий наличие упомянутых полномочий в отношении ребенка (свидетельство о рождении, документ об опеке/попечительстве, разрешение или доверенность от родителей на выезд без сопровождения под ответственность руководителя группы и т.д.).

При заполнении заявления на оформление свидетельства на возвращение законные представители указывают свои данные в соответствующих пунктах этого заявления.

До достижения ребенком 14-летнего возраста документом, удостоверяющим и его личность, и наличие у него гражданства России является не только загранпаспорт, но и свидетельство о рождении (с отметкой о наличии гражданства РФ или с указанием в бланке свидетельства о рождении информации о наличии гражданства РФ у обоих родителей).

 
Оформление свидетельства на возвращение при получении отказа в оформлении загранпаспорта за рубежом

Подобная ситуация может возникнуть, когда при рассмотрении заявления на оформление нового загранпаспорта российские компетентные органы по итогам проверочных мероприятий не согласовывают выдачу загранпаспорта за рубежом в связи с имеющимися в отношении заявителя ограничениями того или иного порядка. В этом случае для обеспечения возвращения заявителя в Россию ему может быть оформлено свидетельство на возвращение. Потребуются следующие документы:

  1. Заявление о выдаче свидетельства на возвращение – 1 экз
  2. Фотографии 3х4 или 3,5х4,5 – 2 шт.
  3. Уведомление об отказе в оформлении паспорта
  4. При наличии – внутренний паспорт
  5. При наличии – загранпаспорт

 

Оформление свидетельства на возвращение в случае истечения в ходе пребывания за рубежом срока действия паспорта или его непригодности для дальнейшего использования
  1. Заявление о выдаче свидетельства на возвращение – 1 экз
  2. Фотографии 3х4 или 3,5х4,5 – 2 шт.
  3. Внутренний паспорт, или заявления 2 свидетелей, или подтверждение личности и наличия гражданства со стороны МВД России
  4. При наличии – паспорт, срок которого истек или который стал непригодным для использования

 

Куда обращаться по вопросу оформления свидетельства на возвращение?

Свидетельство на возвращение оформляется российскими консульскими загранучреждениями в любой стране. В Португалии с этой целью необходимо обращаться в консульский отдел Посольства России в Лиссабоне.

Для оформления свидетельства на возвращение необходимо лично явиться в консульский отдел, т.е., если Вы находитесь не в Лиссабоне, необходимо будет приехать в Лиссабон. 

Дистанционно (по факсу, телефону, электронной почте) – т.е. без личного присутствия – свидетельство на возвращение оформить нельзя.

 

Сколько времени действительно свидетельство на возвращение?

Свидетельство на возвращение действует 15 дней. Это означает, что со дня выдачи свидетельства его владелец должен в 15-дневный срок въехать (любым видом транспорта) на территорию Российской Федерации.

 

Какие сроки оформления свидетельства на возвращение?

Сроки оформления составляют 1 – 2 рабочих дня, если нет необходимости проводить дополнительные проверочные мероприятия. В случае реальной и объективно обоснованной необходимости более оперативного оформления свидетельства на возвращение (экстренная ситуация со здоровьем и т. д.) каждый такой случай рассматривается отдельно, и по нему принимается то или иное решение в зависимости от конкретной ситуации.

 

Где взять бланки заявлений и образцы их заполнения?

Бланк заявления на выдачу свидетельства на возвращение (образец заполнения – старше 18 лет), (образец заполнения – ребенок до 18 лет)

Бланк заявления свидетеля (образец заполнения)

Заявление на выдачу свидетельства на возвращение можно также заполнить через интернет на сайте Консульского департамента МИД России: https://reentry.kdmid.ru

Заявления заполняются или на компьютере, или от руки, но во всех случаях – аккуратно, без помарок, зачеркиваний и исправлений.

 

Фотографии должны быть цветные или черно-белые? Можно ли их сделать в фотоавтомате? 

Фотографии могут быть цветные или черно-белые. Главное, чтобы они были достаточно хорошего качества (т.е. предъявляются обычные требования к фотографиям на документы). Можно сделать их и в фотоавтомате на станции метро или на вокзале. ВАЖНО: фотографии представляются только в готовом, напечатанном (на фотобумаге) виде. В цифровом виде (с флешки или по электронной почте) мы принять фотографии не можем.

 

Обязательно ли оформлять в полиции заявление об утрате загранпаспорта?

Действующее российское законодательство не обязывает российского гражданина обращаться за рубежом в местные правоохранительные органы с целью подачи заявления об утрате паспорта. Тем не менее, со своей стороны считаем, что – при наличии возможности – подача подобного заявления целесообразна, т.к. с украденным (или с найденным) паспортом, не заявленным как утраченный, злоумышленники могут совершать противозаконные или мошеннические действия от имени владельца паспорта. В Лиссабоне с этой целью необходимо обращаться в туристическую полицию (Esquadra de Turismo de Lisboa: Praça dos Restauradores – Palácio Foz). В Кашкайше – в туристическую полицию (Esquadra de Turismo de Cascais: Largo Mestre Henrique Anjos, s/n). В Порту – в туристическую полицию (Esquadra de Turismo do Porto: Rua Clube dos Fenianos, nº 11). В других городах можно обратиться в ближайшее отделение полиции (PSP), или – в небольших населенных пунктах – в отделение Национальной гвардии (GNR).

 

Сколько стоит оформление свидетельства на возвращение?

Свидетельство на возвращение выдается без оплаты. 

 

А если мой паспорт впоследствии найдут – можно мне его получить обратно?

Найденные паспорта граждан РФ португальские правоохранительные органы пересылают в консульский отдел Посольства России в Лиссабоне, а мы. в соответствии с действующим порядком, отправляем их в МВД России. В любом случае, при оформлении свидетельства на возвращение загранпаспорт, которого Вы лишились по тем или иным причинам, вносится нами в информационные системы как утраченный, так что даже если он впоследствии и будет найден (что нечасто случается), то использовать его уже будет невозможно.

 

Может ли российский гражданин, находящийся за рубежом на отдыхе или в краткосрочной поездке (т.е. за границей не проживающий) после оформления свидетельства на возвращение по утрате паспорта продолжать пребывать за рубежом?

С одной стороны, российское законодательство не содержит прямого запрета на продолжение нахождения гражданина за рубежом по свидетельству на возвращение. С другой стороны, при таком развитии событий к гражданину могут возникнуть вопросы уже у местных правоохранительных и миграционных органов, т.к. свидетельство на возвращение не является по сути своей полным аналогом паспорта, и в нем не содержится информации о законности нахождения гражданина в той или иной стране. Этот документ выдается в экстренном и упрощенном порядке исключительно для обеспечения возможности российскому гражданину вернуться домой в Россию к месту проживания. Так что продолжение отдыха после утраты паспорта при наличии только свидетельства на возвращение хотя и в принципе возможно, но исключительно под Вашу личную ответственность и при полном понимании Вами возможных сложностей в отношениях с местными властями (включая возможные контрольные и проверочные мероприятия с их стороны). 

Консульский отдел со своей стороны настоятельно рекомендует при утрате загранпаспорта и оформлении свидетельства на возвращение прервать нахождение за рубежом и по возможности оперативно вернуться в Россию, в том числе во избежание попадания в списки нарушителей шенгенского миграционного режима и столкновения в дальнейшем с дополнительными проблемами при оформлении новых шенгенских виз.

 

У меня украли загранпаспорт, но при себе имеется второй загранпаспорт (или мне его могут привезти/прислать). Могу ли я продолжать находиться в стране по этому второму паспорту?

Ответ на данный вопрос частично схож с предыдущим. С одной стороны, формального запрета с точки зрения российского законодательства нет. С другой – не исключены вопросы со стороны местных органов, т.к. номинально Вы въехали по одному паспорту (с визой), который на данный момент утрачен, а второй паспорт хотя и удостоверяет Вашу личность, но не содержит никаких отметок о Вашем въезде в Шенген и периоде пребывания как в рамках настоящей поездки, так и в накопительном плане (по количеству дней).

Мы бы рекомендовали все же прервать пребывание в Португалии и вернуться в Россию.

 

Можно ли купить авиабилет по свидетельству на возвращение?

Да, можно. Свидетельство на возвращение выдается на номерном бланке, так что, как любой документ, удостоверяющий личность, оно имеет серию, номер, дату выдачи и дату окончания срока действия.

 

Можно ли с выданным в Португалии свидетельством на возвращение лететь в Россию с пересадкой в каком-либо европейском аэропорту (например, в Германии, Франции, Испании) и соответственно проходить выездной шенгенский погранконтроль там?

Практика показывает, что проблем в этом плане обычно не возникает. И авиакомпаниям, и погранслужбам различных стран (во всяком случае, в Европе) известны наши свидетельства на возвращение, и они располагают информацией о том, что это за документ и в каких случаях он выдается. Для полета с пересадкой настоятельно рекомендуем иметь при себе подтвержденные билеты по всему маршруту (по крайней мере, до первого аэропорта в России). Тем не менее, в случае возникновения сомнений заранее проконсультируйтесь с авиакомпанией, которой Вы планируете лететь, особенно если первый рейс (вылет из Португалии) выполняется целиком внутри шенгенской зоны.

 

Я живу в Санкт-Петербурге. Можно ли по свидетельству на возвращение долететь из Португалии до Хельсинки, а там я сяду на автобус/поезд и доеду до Петербурга по земле?

Это уже на усмотрение авиакомпании. С формальной точки зрения, она не обязана (хотя и имеет право) принимать Вас к перевозке на таких условиях.

 

Что делать со свидетельством на возвращение, когда я вернусь домой?

Свидетельство на возврашение необходимо в 3-х дневный срок сдать в подразделение Управления по вопросам миграции МВД (бывшее ФМС), где Вы оформляли загранпаспорт. После этого можно начинать процедуру оформления нового загранпаспорта.

 

3 причины, почему важна документация

  1. Развитие карьеры
  2. 3 причины, почему важна документация
Редакция Indeed

5 сентября 2021 г.

Поддержание системы организованной, точной и последовательной документации на рабочем месте необходимо и выгодный. Делая документацию приоритетом, особенно когда речь идет об отделе кадров компании (HR), это может помочь смягчить споры, предложить ресурсы, когда они необходимы, и ответить на важные вопросы о компании.В этой статье мы обсудим, почему документация важна, и способы улучшения процесса документирования.


Что такое документация?

Под документацией понимается набор записей, которые специалисты или компании ведут для предоставления доказательств или информации, которые могут быть использованы для обоснования решений. На рабочем месте в документации хранятся записи о занятости, действиях и событиях компании, как того требуют юридические предписания и политика компании.

Лучшие методы работы с персоналом включают ведение как официальных, так и неформальных записей о событиях, связанных с трудоустройством.Это может включать такие вещи, как:

9
  • Дисциплинарные действия

  • споров

  • Оценка производительности

  • Нарушения политики

  • Поддержание обширные записи позволяют отделу кадров сохранять письменную историю событий. Документация может направлять управленческий персонал в отношении продвижения по службе сотрудников, дисциплинарных взысканий, повышения заработной платы и увольнения. Документация всегда должна основываться на фактах, подтверждая понимание, не полагаясь на мнение других.

    Связано: Как документировать процессы на рабочем месте (с помощью шаблона)

    Почему важна документация?

    Хотя существует множество причин, по которым поддержание согласованной, организованной системы документации может помочь вам и вашей организации добиться успеха, вот три основные категории, которые следует учитывать:

    1. Это демонстрирует профессионализм

    Документация показывает как сотрудникам, так и клиентам, что вы привержены защите критически важной информации и посвящены предоставлению заинтересованным сторонам фактической информации по мере необходимости.Практика ведения точной документации сама по себе обеспечивает доступную и управляемую основу для решения проблем, которая приносит пользу всем.

    2. Предоставляет полезные рекомендации по повышению производительности.

    Документирование процессов обеспечивает согласованность, эффективность и стандартизацию. Это позволяет всем, кто следует за ними, работать наилучшим образом и четко представлять свои ожидания. Потратив время на документирование каждой из ваших процедур в пошаговом формате, вы сэкономите время и деньги в долгосрочной перспективе.Эта документация также должна включать миссию и видение компании, роли и обязанности для каждой должности и любые другие ожидания людей, которые присоединяются к вашей компании.

    Как только вы определите, что важно для бизнеса и как достичь целей, ваша общая групповая работа станет более целенаправленной и целенаправленной. В результате ваши сотрудники могут достигать целей быстрее и с большей легкостью.

    3. Бизнес может быть более прибыльным

    Документирование информации и процессов экономит время сотрудников, предлагая ответы на вопросы в доступной форме.Сотрудники могут тратить больше времени на работу, чем на решение проблем для себя или своих коллег. Когда компании документируют процедуры, они могут работать более эффективно.

    Связано: Что такое проектная документация? (с советами)

    Официальная и неофициальная документация

    Несмотря на то, что трудовые книжки должны быть формальными, другая документация может быть неформальной. Например, менеджер может вести случайную запись дискуссий, которые он проводил с сотрудниками в течение года, чтобы обсуждать с ними цели, проекты или уровень морального духа во время личных встреч.

    Неформальная документация может состоять даже из заметок или писем, сохраненных в личном деле сотрудника. Если сотрудник записывает предложение и передает его руководству, он может сохранить его для дальнейшего использования. Электронная почта и онлайн-общение между офисами также могут служить неофициальной документацией, когда возникает необходимость.

    Напротив, официальная документация соответствует определенным стандартам и соглашениям, установленным компанией и официальными процедурами отдела кадров. Различия, присущие этим двум типам, помогают проиллюстрировать, почему полная документация так важна.


    Как правильно вести документацию сотрудников

    Ведение личных дел сотрудников является одной из самых важных обязанностей отдела кадров. Несмотря на то, что требования вашей компании могут различаться, надежное личное дело сотрудника должно включать в себя, помимо прочего, данные сотрудника:

    Если сотрудник уволен или покидает компанию по другой причине, отделу кадров следует продолжить документацию с данными сотрудника:

    • отставка или задержение письма

    • выход на выход

    • страховая информация

    • страховая информация

    • Оставшаяся зарплатная информация

    для учетных записей сотрудников и методов управления.Он также может включать такие элементы, как технические спецификации, требования, бизнес-логика и руководства компании. Вот несколько примеров документации по конкретным отраслям:

    1. Разработка программного обеспечения

    Разработка программного обеспечения — это отрасль, в которой документация важна. Говорите ли вы о небольшой команде или о крупной корпорации, многие люди часто участвуют в проектах по разработке программного обеспечения. Таким образом, надлежащая техническая документация обеспечивает качественное выполнение задач.

    Документация проекта в разработке программного обеспечения может:

    • Определить проект

    • Опишите, как продукт должен выглядеть

    • Установленные стандарты кодирования

    • Стильные направляющие и дизайн стиля

    • Сформулируют стандарты тестирования

    • Определить предмет тестирования

    • Задокументировать результаты тестирования

    • Предоставить инструкции по установке, использованию и обслуживанию продукта

    имея доступ к информации.Например, если заинтересованные стороны не полностью понимают продукт, у них могут быть другие ожидания от него, чем то, что пытаются предоставить инженеры. Документация не только четко излагает соответствующую информацию, но и предотвращает ошибки и недоразумения.

    2. Управление компьютерной системой

    Системная документация относится к решению, которое служит справочным материалом для будущего обновления или обслуживания программного и аппаратного обеспечения. Другими словами, он описывает возможности и требования программного обеспечения и информирует читателей о функциональных возможностях программного обеспечения.Системная документация более техническая, чем другие формы документации, потому что она включает в себя аспекты, такие как:

    • Testing Documentation

    • Документация исходного кода

    • API Документация

    • Документация по программному обеспечению

    • Инструкция по решению для продвинутых пользователи

    Пользовательская документация в области системной документации относится к информации, которую пользователь, не являющийся специалистом в области ИТ, может легко усвоить.Типы пользовательской документации включают руководства пользователя, учебные пособия, руководства по установке и примечания к выпуску.

    3. Исследования

    Проведение исследований и изложение результатов требует от вас создания и поддержки аргументов. Документирование ваших исследований и отдание должного тем, чьи идеи вы построили, имеет решающее значение. Причины для документирования вашего исследования могут включать:

    • Предоставление кредита или ссылки на оригинального создателя или автора

    • Предоставление доступа к источникам, которые вы использовали в своем исследовании

    • Предоставление вашим читателям возможности следить за исследованием

    • 8

    • Предоставление другим возможности проверить полноту и точность вашего исследования

    • Информирование о прозрачности, честности и доверии во избежание плагиата

    Частью профессионального исследователя является ведение письменной, аудио- и визуальной документации о вашем исследовании.Это включает в себя запись их гипотез, результатов, вопросов и выводов. Ученые также должны собирать данные для их анализа — форма документации. Кроме того, ученые могут захотеть воспроизвести эксперимент, чтобы увидеть, меняются ли результаты теста в зависимости от определенной переменной. Чтобы повторить эксперимент точно так же, как и раньше, им нужна документация предыдущего эксперимента или оригинальный ученый.

    Тем, кто занимается научными исследованиями, необходим точный набор инструкций для проверки гипотез, повторения экспериментов, получения результатов и публикации результатов.Без надлежащей документации исследований у нас не было бы передовых технологий, лекарств и методов ведения сельского хозяйства, которыми мы пользуемся сегодня.

    Связанный: 7 методов систематизированных заметок

    Последствия неправильного документирования

    Во многих отраслях промышленности требуется тщательное документирование, выполненное определенным образом. Если организации не поддержали организованные записи, некоторые из последствий могут включать в себя:

    • 9

    • Неэффективность для роста сотрудников

    • Утерянные доходы

    Документация используется во всех организациях для записи разнообразной информации. Каким бы ни был ваш карьерный путь, важно понимать, какую роль документация играет в рабочей силе, и какую пользу вы можете извлечь из ведения организованных записей в своей карьере.

    Связанный: Вопросы и ответы: почему управление файлами так важно? Дополнительные льготы

    Важность надлежащей документации в кадровых расследованиях

    1. Дома
    2. Онлайн-магистерские программы
    3. MS в области управления персоналом
    4. Важность надлежащей документации в кадровых расследованиях
    Ресурсные статьи //

    Надлежащее документирование кадровых расследований и событий, ведущих к ним, может повысить точность и эффективность расследования.

    Расследования на рабочем месте являются важным аспектом создания профессиональной организации, которая защищает как бизнес, так и персонал. Надлежащая документация является ключом к тщательному расследованию. Хорошая документация снижает риски организации, повышает точность расследований и может снизить влияние судебных исков. Давайте подробнее рассмотрим важность надлежащей документации в HR-расследованиях.

    Что документировать

    Во-первых, важно определить, какие события следует задокументировать до начала расследования.Хотя важно документировать события в рамках самого расследования, наилучшей практикой является документирование важных событий по мере их возникновения. Именно эту документацию менеджер по персоналу будет использовать в рамках расследования. Документирование событий по мере их возникновения служит для защиты компании в случае возникновения конфликта. Некоторые из событий, которые должны быть задокументированы, могут включать:

    • Консультирование, дисциплинарное взыскание и увольнение
    • Жалобы на дискриминацию и домогательства
    • Продвижение по службе и понижение в должности
    • События, которые могут привести к неблагоприятным действиям при трудоустройстве
    • Обучение сотрудников 1

    Любые справочники, инструкции или правила для сотрудников, которые были предоставлены сотруднику, также должны быть задокументированы. Если расследование приводит к дисциплинарным взысканиям (например, понижение в должности, лишение привилегий, увольнение и т. д.), дисциплинарные взыскания должны налагаться последовательно и в соответствии с руководством для сотрудников, руководством или политиками организации. 2 Но это возможно только в том случае, если руководство, руководство или правила были заранее предоставлены персоналу и задокументированы. В противном случае дисциплинированный сотрудник легко может заявить, что ему не сообщили о возможном наказании за его действия.Без документации для сотрудников, руководства или политик трудно доказать, что сотрудник знал информацию, содержащуюся в этих документах, и обосновать, что конкретное дисциплинарное взыскание было уместным в данных обстоятельствах.

    Повышение точности расследований

    Своевременное документирование кадровых расследований позволяет получить более надежную информацию о том, что произошло. Документация, которая поддерживается по мере развития событий, является более точной и более вероятной, чем документация, созданная спустя длительный период времени после события. 3 Например, если менеджер по персоналу немедленно задокументирует разговор с сотрудником, предупредив его о неподобающем поведении, это будет считаться более надежным, чем если бы этот разговор был задокументирован через несколько месяцев после того, как он произошел. Как и в случае со справочником, руководством и политиками для сотрудников, точное документирование события может быть полезным в будущем. Даже если расследование не ведется, документирование событий, когда они происходят, может помочь в будущем расследовании.

    Ограничение второго предположения

    В дополнение к документированию любого события (до расследования), которое может быть полезно для будущего расследования, также важно документировать все аспекты самого расследования.Эта запись обеспечит внутреннее и внешнее сотрудничество, а также создаст более эффективное расследование. Он также служит для опровержения обвинений в том, что расследование не было проведено должным образом. 4 Податель жалобы или дисциплинированный сотрудник может почувствовать, что расследование не было проведено должным образом. В этом случае может потребоваться предоставление документации с указанием всех этапов расследования. Это позволит другим увидеть, провел ли менеджер по персоналу надлежащее расследование.Без этой документации доказать, что было проведено надлежащее расследование, будет серьезной проблемой.

    Ключ к надежной правовой защите

    Качественная документация по расследованию может иметь решающее значение для компании, выигравшей или проигравшей судебные процессы, связанные с трудоустройством. Например, сотрудник, уволенный за плохую работу, подает в суд на вашу компанию, утверждая, что увольнение на самом деле произошло из-за дискриминации. Защита компании будет намного сильнее, если перед увольнением будет документально подтверждена неудовлетворительная работа сотрудника. 5 Менеджеру по персоналу, который не ведет такую ​​документацию, будет очень трудно доказать, что в прошлом была неудовлетворительная работа, и что эта плохая работа, а не дискриминация, была причиной увольнения.

    Надлежащее документирование кадровых расследований и событий, предшествовавших этому событию, является важным навыком, которым необходимо овладеть для карьеры в сфере управления персоналом. MS в области управления персоналом поможет вам научиться правильно документировать события и расследования HR.Но более того, степень магистра в области управления человеческими ресурсами может помочь вам приобрести стратегические организационные, управленческие и аналитические навыки, которые ищут работодатели. Кроме того, получение степени по управлению персоналом в Интернете позволяет вам продвигаться по карьерной лестнице из любого места и в подходящем для вас темпе.

    Университет Уолдена является аккредитованным учреждением, предлагающим онлайн-программу получения степени магистра в области управления персоналом.

    1 Источник: www.polsinelliatwork.com/blog/2016/1/21/six-best-practices-of-hr-documentation
    2 Источник: Corporate. findlaw.com/human-resources/the-employment-paper-trail-using-documentation -and-performance.html
    3 Источник: hr-gazette.com/the-importance-of-workplace-Investigation-documentation/
    4 Источник: i-sight.com/resources/the-importance-of- документирование инцидентов-расследований/
    5 Источник: https://apps.americanbar.org/buslaw/blt/2008-09-10/tremblay.shtml

    Университет Уолдена аккредитован Высшей учебной комиссией, www.hlcommission.org.

    Важность документации в трудовых спорах

    Гэри С. Филк

    Наказание и увольнение волнуют практически всех работодателей. Однако многие работодатели принимают решения о приеме на работу, не имея полного представления о событиях, приведших к дисциплинарному взысканию или увольнению. Наличие системы расследования и документирования инцидентов на рабочем месте помогает работодателям принимать решения, лучше зная факты.Надлежащая документация также снижает риск юридической ответственности, если дисциплинарное взыскание или увольнение оспаривается в жалобе или судебном процессе.

    Освоение отчета отдела кадров: Дисциплина и документация

    Зачем документировать?
    Согласованная документация необходима работодателям для надлежащей оценки сотрудников и избежания ответственности, связанной с дисциплинарным взысканием и увольнением сотрудников. Точная документация позволяет принимать решения, используя как можно больше информации.Это также гарантирует наличие долговременной записи о причинах увольнения или дисциплинарного взыскания, даже если воспоминания исчезнут или лицо, принимающее решения, покинет компанию и не может быть найдено. Наконец, документация позволяет компаниям быть более последовательными в принятии решений, тем самым снижая риск восприятия фаворитизма или дискриминации.

    Что документировать
    Прогулы и опоздания. Неоправданные прогулы и опоздания являются огромными проблемами для работодателей.Точное ведение учета, а также последовательное и справедливое применение политики невыхода на работу важны для поддержания эффективного рабочего места.

    Недостаточная производительность. Если вы ведете точную документацию о неудовлетворительной работе, вам будет намного легче исправить недостатки или поддерживать любую дисциплину, которую вы применяете в результате плохой работы.

    Проступки и нарушения правил работы. Когда сотрудник совершает проступки или нарушает правила работы, инцидент должен быть обсужден с сотрудником и задокументирован руководителем.Руководитель должен задокументировать тот факт, что он обсуждал инцидент с работником.

    HR Руководство по трудовому праву: охватывает 14 областей трудового права, включая дисциплину и документацию

    Как задокументировать
    Всякий раз, когда вы документируете невыход на работу, неудовлетворительную работу или неправомерное поведение сотрудника, эта документация может впоследствии стать предметом жалобы или судебного иска. В результате вы должны составить свою документацию с мыслью о том, что третья сторона, ничего не знающая о ситуации, сможет прочитать заявление и понять, что произошло.

    Документация должна быть датирована одновременно с происшествием. Составьте документацию как можно скорее после инцидента, чтобы детали были свежи в вашей памяти. Документ, написанный вскоре после того, как произошло событие, может стать убедительным доказательством в дальнейшем в ходе судебного разбирательства. Если есть очевидцы происшествия, укажите их имена в документации. Кроме того, определите все правила работы, которые были нарушены.

    Всегда подробно описывайте произошедшее поведение, но не приукрашивайте.Если история необходима, чтобы понять инцидент, расскажите историю. Если вы обсуждали инцидент с сотрудником (что вам, кстати, следует сделать), укажите, что вы это сделали в документации. Если вы применяете дисциплинарное взыскание, попросите сотрудника подписать документ, подтверждающий, что он получил дисциплинарное взыскание. Если он отказывается подписывать, задокументируйте тот факт, что он присутствовал, но отказался подписать дисциплинарное письмо. Наконец, документ должен быть подписан лицом, его составившим.

    Что делать, если сотрудник не согласен с дисциплиной?
    Если работник не согласен с дисциплинарным документом и просит предоставить ему возможность разместить свою версию событий в своем личном деле, Вам следует удовлетворить его просьбу.Позволяя сотруднику задокументировать его версию событий, вы показываете, что вы честны. Кроме того, ему будет трудно позже расширить свою версию инцидента.

    Практический результат
    Документация может помочь избежать судебных разбирательств, помогая лицам, принимающим решения, быть более последовательными в своих решениях. Если судебное разбирательство все же происходит, документация помогает освежить воспоминания свидетелей и придает достоверность устным показаниям.

    Гэри С. Филк — адвокат и акционер Vercruysse Murray & Calzone, P.C. в Детройте и редактор Мичиганского письма о трудовом праве. Вы можете связаться с ним по телефону (248) 433-8707.

    Клинический уголок: важность надлежащей документации

    Клинический уголок: важность надлежащей документации
    Крис Винтон, специалист по обеспечению качества медицинских решений

    Одной из менее захватывающих, но наиболее важных частей сестринского дела является документация. Надлежащее документирование информации имеет первостепенное значение для защиты вас, ваших коллег-медсестер, больницы и вашей компании Travel Nursing.

    Хорошие навыки ведения документации необходимы для обеспечения качественного ухода за пациентами, прежде всего потому, что они защищают ваших пациентов. Правильно записывая важную информацию, такую ​​как принимаемые лекарства или основные показатели жизнедеятельности, вы получите общую картину состояния здоровья вашего пациента. Старайтесь избегать общих утверждений. Вместо «Введено 500 мл физиологического раствора» попробуйте написать «1100: Введено 500 мл физиологического раствора внутривенно в срединную локтевую вену».

    Ваша документация не обязательно должна быть размером с том Толстого, чтобы быть эффективной.

    Конечно, эта запись в основном нова, когда дело доходит до терминов документации, и там — это аббревиатур. Однако второе утверждение содержало конкретные детали и давало гораздо лучшее представление о процедуре или здоровье пациента для вас, врача пациента и медсестры, идущей в смену после вас! Даже чрезмерное документирование мелких деталей, которые могут показаться бессмысленными, может оказаться важным и помочь выявить симптомы, которые иначе не были бы обнаружены.

    Надлежащая документация не только защищает пациентов, но и защищает вас и ваших коллег! Даже когда персонал больницы делает все правильно, пациенты не всегда реагируют на оказанную помощь.В этом случае больничная карта пациента и ваша документация будут подвергнуты тщательной проверке. Если дела пойдут совсем плохо, медицинская карта пациента может стать вашей первой и единственной линией защиты от судебного иска.

    Теперь, как быть тщательным, но в то же время кратким? Каждая больница имеет утвержденные аббревиатуры для медицины, и многие аббревиатуры стандартизированы в отрасли. Обязательно проконсультируйтесь со своим руководителем или наставником и убедитесь, что вы используете правильную аббревиатуру для учреждения! Вы не хотите писать Война и мир каждый раз, когда вводите обычный физиологический раствор, но в то же время вы не хотите занижать или неправильно документировать лечение.

    Отправляясь на работу медсестрой в путешествии, убедитесь, что вы знаете, какая система документации действует в больнице. У некоторых может быть EMR, а другие больницы могут быть старой школы и использовать только бумагу! Всегда убедитесь, что вы нашли время, чтобы документировать должным образом. Как обычно, о документации нельзя говорить, не говоря: «Если это не было задокументировано, этого не было». Всегда используйте хорошую документацию, чтобы защитить своего пациента и себя!

    Источники:

    Остин, Салли.«Держитесь подальше от суда с надлежащей документацией: уход 2015». LWW . Np, апрель 2011 г. Интернет. 09 ноября 2015 г.

    Ван Н., Хейли Д. и Ю П. (2011 г.) Качество сестринской документации и подходы к ее оценке: систематический обзор смешанного метода. Journal of Advanced Nursing  67(9), 1858–1875.

    Узнайте, как документировать процессы

    По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы самым эффективным образом.

    Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться пугающим, но оно обязательно принесет вам большую эффективность. Документирование процессов – первый шаг к этому!

    Это простое руководство по обработке документации поможет вам сделать это правильно.

    Читайте дальше, чтобы найти;

    Что такое документация процесса?

    Документация по процессу содержит подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

    Включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

    • полисы
    • контрольные списки
    • учебники
    • формы
    • скриншоты
    • ссылки на другие приложения
    • карты процессов

    Он используется в качестве руководства, помогающего сотрудникам всех уровней, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

    Зачем это делать? : Важность технологической документации

    Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых целей:

    1)  Помогает улучшить процессы. Определите узкие места и неэффективность, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы вам нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

    2)  Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процессов, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.

    3)  Помогает сохранить знания компании. Записывайте процессы, известные только нескольким людям, специализирующимся на их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

    4)  Помогает снизить риски и поддерживать согласованность операций .

    5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческой тайны .

    Кто участвует в технологической документации

    В документации процесса есть 3 ключевые роли владельца. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

    Как документировать процессы

    Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

    Шаг 1. Определите и назовите процесс

    Выясните, какой процесс вы собираетесь документировать первым. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

    Шаг 2. Определите область процесса

    Дайте краткое описание того, что включено в процесс и что выходит за рамки процесса, или что не включено в него.

    Шаг 3. Объясните границы процесса

    Где начинается и заканчивается процесс? Что вызывает его запуск? И как узнать, когда это сделано? Четко определите эти границы.

    Шаг 4. Определение выходных данных процесса

    Установите, что будет произведено процессом или какого результата достигнет процесс после его завершения.

    Шаг 5. Определение входных данных процесса

    Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого шага процесса.

    Шаг 6. Обсудите этапы процесса

    Соберите всю информацию об этапах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните с конца процесса и отслеживайте шаги до начальной точки.

    В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то, кто хорошо в этом разбирается, поскольку они могут предоставить точные данные.

     Шаг 7. Организуйте шаги последовательно

    Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать поток процесса.

    Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

    Шаг 8. Опишите, кто участвует

    Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать их должность, а не имя.

    Также будьте внимательны к тем, кто будет ссылаться на документ . Напишите его таким образом, чтобы любой сотрудник с достаточными знаниями мог его прочитать и понять.

    Шаг 9. Визуализация процесса

    Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

    Шаг 10: Запишите исключения из нормального процесса

    Бизнес-процесс может не всегда следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Упомяните об этих исключениях и о том, какие шаги будут предприняты для их устранения.

    Шаг 11. Добавьте контрольные точки и измерения

    Определите, где в процессе могут возникнуть риски, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса контролировать процесс.

    Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

    Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

    Соберите всех участников и просмотрите составленную вами блок-схему процесса.Есть ли пропущенные шаги? Все ли в порядке? После этого проверьте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

    Визуализируйте, анализируйте и документируйте свои организационные процессы. Делитесь информацией и сотрудничайте со своей командой в выявлении узких мест процесса и областей, требующих улучшения.

    Советы и рекомендации: передовой опыт документирования процессов

    • Сделайте документ простым и лаконичным . Хотя это должно быть технически точным , оно должно быть легким для понимания .
    • Разработайте надлежащий план для обновления документов , когда/если процесс изменится. Обязательно просматривайте их не реже одного раза в год .
    • Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.
    • Храните отдельную документацию для каждого отдельного процесса во избежание путаницы.
    • При документировании процессов в первый раз не охватывайте сразу всю организацию. Начните с одного процесса в отделе или основного процесса, общего для всей организации.
    • Храните документы в месте, легкодоступном для любого, кто ищет их.
    • Убедитесь, что ее легко пересматривать при необходимости, а новую версию можно легко распространять среди всех участников.
    •  Документы хранятся онлайн в центральном расположении с помощью инструмента документирования процесса.Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми лучшими практиками.
    • При необходимости используйте соответствующие примеры, графику, цветовое кодирование, скриншоты, несколько платформ и т. д.
    • Убедитесь, что документация процесса соответствует существующим стандартам вашей организации.
    • Если вы выделяете ход процесса в словесном формате, всегда уравновешивайте его графикой – блок-схемой процесса.
    • Добавьте дорожки в блок-схемы бизнес-процессов , чтобы различать роли процессов, временные рамки и т. д.
    • Создайте руководство по документации процесса , которое любой может использовать в качестве стандартного шаблона для документирования процесса.
    • Использовать существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники сотрудников проекта и знания сотрудников для сбора информации для документирования процесса.

    Что в этом для вас: преимущества технологической документации

    • Помогите всем понять одну и ту же страницу, предоставив общее представление об этапах процесса . Общий вид необходим для согласованности .
    • Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .
    • Помогает выявить узкие места и недостатки в процессах (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.
    • Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя любую путаницу и предоставляя четкие инструкции.
    • Снижает затраты и ненужную трату ресурсов .
    • Помогает улучшить общее качество процессов и качество результата.
    • Помогает повысить производительность труда и удовлетворенность сотрудников .
    •  Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, это упрощает передачу работы на аутсорсинг.
    • Документация процесса также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

    Шаблоны документации по процессу Easy Starter

    По сути, , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в упрощенном изображении .

    Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов/шаблоны сопоставления процессов, которые вы можете быстро редактировать онлайн с информацией о ваших организационных процессах.Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

    Шаблон 1

    Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн

    Шаблон 2

    Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн

    Шаблон 3

    Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн

    Шаблон 4

    Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн

    Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

    В этом руководстве по документации процесса содержится все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса. Следуйте шагам документирования процесса, которые мы обсуждали выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качество процесса документирования.

    В нашем сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

    В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать ваши бизнес-процессы.

    Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

    Начните здесь

    Важность эффективной документации

    Здесь, в myZone, мы написали несколько статей, посвященных аутсорсингу и тому, как управлять небольшими группами для достижения максимальной производительности. Одним из ключевых факторов для достижения обоих этих целей является эффективная документация; если вы отслеживаете, как работают все ваши процессы и шаги к каждой задаче, которую вы ставите перед своей командой, становится намного проще как управлять, так и обучать всех, кто работает с вами.

    Создание эффективной документации может показаться монументальной задачей, и компании часто не знают, с чего начать, поэтому мы создали эту статью, чтобы помочь вам с этим. Просто прочитайте все, что вам нужно знать о создании четкой и лаконичной документации для вашей компании.

    Почему важна документация

    Перво-наперво: вы, вероятно, задаетесь вопросом, почему вам нужно заботиться о документации в первую очередь. Большинство компаний будут гордиться тем фактом, что их сотрудники знают, как выполнять свою работу, и, похоже, их отталкивает утомительный процесс записи всего.

    Хотя вы можете быть правы, говоря, что ваша команда знает, как выполнять свои задачи, вы не должны использовать это как предлог, чтобы пропустить документирование. Как мы уже говорили ранее, эффективная документация является строительным блоком управления командой и многих других задач, таких как аутсорсинг, и играет важную роль в оптимизации вашей деловой практики. И вот почему:

    Стоимость строительной компании

    Если однажды в будущем вы продадите свою компанию, одна из вещей, которая придает ей ценность, — это связанные с ней процессы и работа.Документация может помочь увеличить будущую цену акций, облегчая понимание процессов компании и определение ее стоимости.

    Получение максимальной отдачи от вашей команды

    Просмотр документации может пролить свет на процессы, используемые вашей командой, и потенциально помочь вам увидеть места, где эти процессы можно упростить.

    Совместная работа

    Документация может значительно упростить совместную работу с людьми и сократить количество совещаний в течение недели. В частности, если вы используете для своих документов такой инструмент, как Google Документы, вы можете легко документировать процесс, делиться им со своей командой и обсуждать идеи по его улучшению, не теряя времени.

    Сокращение времени обучения

    Помимо помощи существующим сотрудникам в оптимизации их процессов, четкое документирование всего, что делает ваша команда, может также помочь быстрому обучению новых сотрудников. Документация может помочь быстро ввести новых сотрудников в курс дела, не тратя ценного времени и усилий у существующих сотрудников.

    Руководство по аутсорсинговым задачам

    Если и когда вы решите передать части своего бизнеса на аутсорсинг, документация станет бесценным средством, чтобы убедиться, что все ваши аутсорсинговые сотрудники знают, что они делают и что от них ожидается.В зависимости от того, какие задачи вы передаете на аутсорсинг и где, имея четкие и простые инструкции для них.

    Советы по эффективному документированию

    Теперь, когда мы рассмотрели важность документации, пришло время рассмотреть, с чего начать и какие форматы вы можете использовать.

    Используйте доступный и простой формат

    Чтобы ваши сотрудники могли использовать вашу документацию, вам необходимо создать ее в формате, удобном для использования, редактирования и доступа.Например, myZone media использует Google Docs. Таким образом, вся ваша команда может получить доступ к необходимым документам, отредактировать процесс, если он был обновлен, и легко загрузить новый документ, и вам также не нужно беспокоиться о создании дубликатов вашей документации.

    Начните сверху, продвигайтесь вниз

    Чтобы упорядочить документацию, рекомендуется начинать с самого общего, а затем переходить к конкретным задачам. Например, напишите обзор каждого отдела.Каковы их обязанности? Каковы их цели? Затем создайте подкатегории для каждого отдела.

    Предположим, что ваш отдел маркетинга отвечает за написание контента для вашего блога, мониторинг вашего присутствия в социальных сетях и продвижение ваших клиентов. Создайте один документ с обзором отдела в целом, а затем три отдельных вложенных документа: по одному для написания блога, социальных сетей и продвижения клиентов. Затем убедитесь, что каждый из этих разделов разбит на дополнительные подразделы. Таким образом, вы и ваши сотрудники будете иметь хорошее представление об общей картине, а также о деталях каждой работы.

    Пример:

    Отдел маркетинга: Обзор>>Социальные медиа: Обзор>>Социальные медиа: Цели Facebook>>Как: Опубликовать на Facebook.

    Каждый документ становится все более и более конкретным, так что все, что необходимо сделать, имеет четкий процесс, как вы можете видеть в примере ниже:

     

    Сосредоточьтесь на ясности быть в состоянии понять это, даже если им никогда не приходилось выполнять задачу, описанную ранее.Для этого создавайте не слишком многословные документы и разбивайте все на пронумерованные, пошаговые списки или маркеры. Представьте себе кого-то совершенно нового для вашей компании; смогут ли они понять, что делать, основываясь на данной инструкции?

    Стандартизируйте свои документы

    Какой бы формат вы ни выбрали, убедитесь, что каждый тип документа согласован: одни и те же шрифты, один и тот же формат и одинаковый внешний вид. Вспомните Википедию: каждая страница имеет одинаковый формат и выглядит идентично всем остальным, что упрощает использование сайта в целом.Убедитесь, что ваши документы связаны друг с другом, чтобы ваш читатель мог беспрепятственно переходить от одного этапа процесса к другому.

    Вы также можете создавать документы, специально посвященные тому, как создавать документацию в правильном формате. Таким образом, каждый раз, когда возникает новая задача, ваши сотрудники могут обращаться к этим документам, чтобы сэкономить время и оставаться последовательными.

    Заключительные мысли

    Хорошая коммуникация жизненно важна для процветания любого бизнеса, и эффективная документация может помочь в этом и сэкономить время ваших сотрудников в долгосрочной перспективе.Документация также может гарантировать, что все процессы вашей компании работают максимально гладко и эффективно, и очень удобна, если / когда вы планируете расширить или передать часть своей команды на аутсорсинг.

    Не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы по эффективному документированию!

    Стоимость документации и как это сделать. | Карлос Бенейто | Creditas Tech

    🇪🇸 Первый. Хотите прочитать эту статью на испанском? Проверьте здесь .

    Миллионы людей работают в своих домах, независимо от текущей реальности, в которой мы живем. Это новая ситуация для тех, кто «обязан» работать в изоляции без прямой поддержки со стороны коллег. В такие моменты наиболее необходимо документирование процессов и продуктов, чтобы знания не только оставались в голове одного человека, но и могли использоваться совместно.

    «Сейчас у нас нет на это времени. Мы постоянно улучшаем продукт, поэтому документировать его сейчас нет смысла».

    Это то, что вы, вероятно, услышите, когда скажете «давайте документировать», что не всем нравится делать, и все команды склонны к хаосу, если нет процессов или четкого руководства. Это когда роль PO/PM может иметь значение .

    Человек — единственное животное, способное дважды споткнуться об один и тот же камень.

    В основном, чтобы не ошибиться дважды из-за одной и той же ошибки и чтобы будущие люди, которые могут прийти в компанию, не столкнулись с этими проблемами.Речь не идет о том, чтобы сфотографировать процесс или продукт и вставить его в рамку. Документирование имеет ощутимую пользу; это динамическая задача, которая направлена ​​​​на постоянное совершенствование компании. Это позволяет нам лучше узнать и понять его, установить цели и привести сотрудников к их достижению.

    При формировании « из уст в уста » релевантная информация теряется, что может повлиять на понимание процесса и его эффективность. Это также подразумевает передачу дефектов и неудовлетворительных результатов.В новом сотруднике, изучающем неправильно, в конечном итоге превращается в «, так меня учили », и это приводит к «, так было всегда». »

    Документация позволяет регистрировать ваши шаги, чтобы все ответственные лица знали, что, когда и как делать.

    В современном мире всем нужно что-то делать. Есть много вещей, конкурирующих за наше внимание : нам ( включая нашего внутреннего пользователя: devs ) нужны интуитивно понятные задачи.Вот почему мы должны документировать каждый продукт и процесс как компания, чтобы нашим сотрудникам не нужно было прилагать много усилий для адаптации и, следовательно, для роста.

    Документация состоит из ведения реестра процесса во время выполнения проекта или задачи. Цель состоит в том, чтобы узнать о реализации, чтобы адаптировать стратегии и улучшить процесс.

    Проактивное и задокументированное Управление процессами:

      • Устранение ошибок
      • Сокращение времени, используемое на заданиях
      • Уменьшение затрат на внедрение и развитие
      • Уменьшить ресурсы, связанные с задачами, необходимыми
      • эффективность
      • Повышение качества проекта

      Документирование процессов помогает другим замечать изменения в поведении и необходимых установках для получения желаемых результатов. Это также привносит контекст в операции, чтобы другие могли видеть, как проект вписывается в общую картину и каково широкое влияние.

      Документирование — это затраты, которые мы должны нести как компания и разработчик, и эти затраты предполагают ряд позиций (средне/долгосрочных) и недостатков (краткосрочных), которые мы должны принять.

      ✅ Преимущества

      Документирование предлагает многочисленные преимущества для вашей компании, поэтому усилия стоят нашего времени.

      • Позволяет своевременно вносить изменения в вашу компанию для повышения производительности.
      • Человек, который регистрирует процесс, может не понимать его полностью.
      • Повышает безопасность.
      • Работает как средство обучения для новых сотрудников.
      • Предлагает контекст для отдельных проектов.
      • Облегчает аутсорсинг

      ❌ Недостатки

      Это процесс, который влияет на время сотрудника и, следовательно, на экономические затраты, которые имеют некоторые «недостатки», с которыми нам, возможно, придется справляться вовремя и в форме.

      • Человек, который регистрирует процесс, может не понимать его полностью.
      • Группы, представляющие особый интерес, могут использовать документирование процессов для создания проблем.
      • Документирование должно продолжаться (иначе оно потеряет свою полезность).
      • Крупные проекты могут содержать много документации и, таким образом, доходить до того, что для ведения всей документации требуются «документалисты» (а это требует дополнительных затрат).
      • Документирование может задержать проект.

      И мы должны помнить об этом последнем.

      «Нам нужно найти идеальное время, чтобы начать (самое сложное) документировать и формировать эту привычку внутри компании.”

      Есть несколько приложений, которые мы можем использовать для записи, и нет лучшего или худшего, это решает команда. Те, кто приспосабливается к рабочим потребностям, которые у нас могут быть, и к нашему стеку. Тем не менее, мы должны смотреть на долгосрочную перспективу. Это масштабируемо? Некоторые из инструментов:

        • Confluence
        • 41
        • Google Docs
        • WordPress
        • Readme (да, простой README в репозитории также документирует, это для вас , devs)

        Вот Вопрос , на который должны ответить все проекты ( , если только у них нет людей, которые умеют документировать ).Самое главное, имея в виду, что документ и его процессы — это демократия в начале и диктатура в конце. А я объясню.

        Это изначально демократия, потому что обо всем говорят и договариваются. Таким образом, он открыт для изменений и постоянного обновления, поскольку проект развивается (и растет на уровне сотрудников), мы «навязываем» способ документирования, не желая этого. Изменения должны быть одобрены и иметь цену при применении, поэтому я называю это диктатурой.

        Нужно не только документировать, но и делать это правильно. Плохо отредактированная процедура может вызвать проблемы. Некоторые из наиболее распространенных проблем при документировании:

        • Отсутствие объяснения мотива или цели задачи/процесса.
        • Пропустить важную информацию.
        • Включите ненужную и отвлекающую информацию.

        Исходя из моего опыта, есть 9 основных правил для надлежащей документации; это:

        1.Написание привлекательной и понятной документации

        Главное правило документации — быть максимально красивой. Это означает, что мы должны попытаться написать это в точных терминах, не пропуская ни одного шага. Мы должны избегать делать предположения о том, что могут знать наши партнеры. Иногда это может показаться слишком большим, и у нас может возникнуть соблазн сказать что-то вроде «, все разработчики X знают о Y », но помните, что каждый из нас привносит свой опыт и опыт в проект.

        Это может привести к более подробному документу, и, наконец, это более просто, потому что у разработчиков с любым уровнем опыта меньше предположений.

        2. Полная документация с подробным описанием всех аспектов проекта.

        Должен быть исчерпывающим. Это означает, что все аспекты проекта задокументированы. Характеристики или недокументированные исключения могут привести к разочарованию, превратив его в пустую трату времени, потому что другие пользователи и другие разработчики обязаны читать код, чтобы найти ответы, которые им нужны. Полное документирование всех характеристик устраняет двусмысленность такого рода.

        3. Написание легко читаемой документации

        Мы пишем легко читаемую документацию (быстро читаемую), помогаем пользователям быстро находить нужный им контент.Сделайте записи более удобными для чтения. Вы можете использовать четкие заголовки, готовые с виньетками и ссылками. При документировании крупных проектов оглавление или более прозрачная навигация помогут пользователям сразу переходить к нужной им информации, а не просматривать только один большой документ.

        4. Всегда полезно предлагать примеры

        Сюда входят модели, которые позволяют разработчикам увидеть, как они сами могут использовать код. Цель состоит в том, чтобы предоставить примеры наиболее распространенных случаев использования проекта, оставив детали для подробной документации.

        5. Написание избыточной документации, когда это полезно

        Вполне допустимо включать некоторую избыточность в документацию. Делая это, вы понимаете, что пользователи могут быть не в состоянии прочитать полные документы или какую-либо соответствующую информацию в некоторых частях документации. В то время как правильный код может быть СУХИМ, цель хорошего письма — быть ясным, а иногда это означает повторяться.

        6. Обновление документации

        Действующая документация должна постоянно обновляться.Это удивительно сложно. Мы можем начать наш проект с самыми лучшими намерениями и отличной записью, но по мере того, как наше программное обеспечение развивается и мы быстро начинаем работать, может быть легко выйти из ритма. Как мы можем это получить? Посвящая этому время. По завершении спринта нам нужно документировать то, что сработало.

        7. Написание документации легко для внесения вклада в

        Легкость для внесения вклада означает также легкость обновления. Самый простой способ упростить документирование — использовать такое программное обеспечение, как Notion: это приложение позволяет пользователям иметь блоки документации, редактировать их в реальном времени с другими членами команды и получать доступ к истории изменений.

        8. Написание документации легко найти

        Это так же полезно, как и легко найти. Обновляйте документы и при необходимости связывайтесь с более распространенной документацией, чтобы упростить поиск, детализацию и улучшение всей документации.

        9. Четыре глаза видят больше, чем два

        Насколько это возможно ( если в команде нет человека, занимающегося только документом ) лучше, чтобы документы прошли проверку у некоторых коллег по работе. Давайте помнить, что вы делаете записи не для себя, а для остальной команды.Двойная проверка позволяет избежать двусмысленности.

        Документирование может быть неудобным и иметь высокие первоначальные затраты, но, в конце концов, лучший способ или пример при планировании документирования…

        end Developer), что может быть дороже?: Обучить всем процедурам работы, структуры и планирования или дать подробную документацию и только разрешить сомнения.

        С другой стороны, есть цена возможностей и производительности новых объединений без документации и детализации всех рабочих процессов.Человек начинает быть продуктивным через 30-45 дней; с документацией это может быть от 10 до 15 дней.

        Жоао только что присоединился к своему новому рабочему месту, и Рафа хорошо документирует свою работу. Жоао счастлив, потому что через несколько дней он может быть продуктивным. Будь Рафой.

        Вот почему мы должны помнить, помимо правил документов, ряд хороших практик (чаще называемых… здравым смыслом), 3 довольно основных принципа:

        • Не создавать документацию для себя; сделайте тот, который вы хотели бы прочитать. Планируйте его как типичный репозиторий GitHub для установки библиотеки… все задокументировано и четко определено, со всеми шагами и деталями. Для чего это нужно? Что ж, это хорошо для всех, кто делает то, что вы хотели бы получить. И, очевидно, вы можете комментировать и спрашивать подробности о любых записях, которые кажутся вам неполными или в которых отсутствуют детали.
        • Орфография. Понятно, что могут быть небольшие орфографические ошибки, но давайте спланируем документацию с базовым уровнем профессионализма (мы не учимся в старшей школе), такими элементарными вещами, как акценты, новый абзац, начинающийся с заглавной буквы и т. д.
        • Формат. Применение стиля и графических штрихов к документированию, добавление изображений, заголовков, цветов или блоков для привлечения внимания — вот ваши друзья. Когда вы пишете, вы увидите много типов блоков.

        Со всем вышесказанным разберемся на кратком примере:

        🚫 Чего не делать

        Для установки библиотеки просто перетаскиваем ее в проект, настраиваем, и она должна нормально работать . Оттуда вам нужно будет только подумать о вызове его через callAction в строке кода; и наш сервис будет выполнен.

        Будьте осторожны, потому что если среда настроена неправильно, она может не работать. Поговорите об этом с Фрэн, если у вас есть какие-либо проблемы.

        Правда? Спасибо за вашу “помощь”, теперь вы будете 2 часа объяснять мне, как это работает.

        ✅ Что делать

        Чтобы продолжить активную службу, нам нужно загрузить соответствующую библиотеку.

        После того, как .zip загружен, мы должны включить его в нашу библиотеку, вы можете увидеть информацию о том, как добавить новые библиотеки, вы можете увидеть больше информации о том, как добавить новые библиотеки в « добавить новые библиотеки в проект» (ссылка на другую страницу)

        Мы должны настроить службу в нашей среде, важно иметь в виду службы STAGING и PRODUCTION, возможно, что служба не будет работать правильно, когда она находится на STAGING из-за скорости загрузки.

        Конфигурация по умолчанию следующая.

    Оставить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.