Секретное делопроизводство работа – Секретное делопроизводство. Степени секретности документов — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Содержание

Секретное делопроизводство: организация и правила ведения

Отныне секретное делопроизводство — прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

  • особая важность;
  • совершенно секретно;
  • служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года «О гос. тайне». Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф «особой важности» представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф «совершенно секретно» также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф «служебное пользование» не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

  • информация о военной сфере;
  • сведения об экономике, технике или науке;
  • информация о внешнеполитической или экономической сферах;
  • сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство — это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве — о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода — особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой — избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации — еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах – это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После классификации документы засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о гос. тайне, закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение — решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин — бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

  • необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
  • Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
  • Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
  • С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
  • Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности специалистов по секретным документам

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

  • Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
  • Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
  • Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

  • сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
  • вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
  • ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
  • уничтожение документов без ведома руководства.

Внешний вид секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

  • правый верхний угол — гриф секретности;
  • под грифом — инвентарный номер;
  • у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
  • листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

fb.ru

«Секретное делопроизводство (сдп)»

СДП
— это порядок учета, составления, хранения,
размножения, пересылки и уничтожения
СД.

Ведение
СДП возлагается на 1-е отделы РСО
предприятия. СДП осуществляется на
основании следующих документов:

  1. Инструкция 0126;

  2. Ведомственные
    инструкции по СДП;

  3. ГОСТ 2904-74 (Правила
    выполнения, учета и обращения СД).

«УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ
ОБОЗНАЧЕНИЯ»

Условные
наименования (шифры)
присваиваются закрытым работам. Они
представляют из себя явления природы,
нарицательные имена сущ-е.

Условные
обозначения (индексы)
присваиваются секретным изделиям. Они
представляют из себя цифробуквенные
обозначения. УО и УИ применяются для
указания ссылок на СД и СИ. Само название
СД или СИ применяется только в крайних
случаях.

ВОПРОС N2. «ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ». «УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ
ДОКУМЕНТОВ»

Учет
СД
— регистрация и контроль за их сохранностью.
Существует 2 формы учета СД: журнальная
и карточная. При журнальной
системе
информация о СД хранится в спец. журналах.
При карточной
— на спец. карточках, отельных для каждого
СД. При учете СД присваиваются рег/номера
и фиксируется след. информация: гриф,
количество листов, количество экземпляров,
источник поступления, краткое содержание,
дата поступления. Учету подлежат: СД,
рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные
листы бумаги.

«ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ»

ХСД
— установленный порядок, обеспечивающий
содержание в безопасности СД на рабочих
местах и в спец. хранилищах; порядок,
предотвращающий порчу СД, их утрату и
НСК. НСК
— несанкционированное копирование. В
рабочее время СД хранятся у исполнителей
в личных сейфах или в секретных портфелях
(папках). После окончания работы СД
сдаются на хранение в 1-е отделы.

«ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ»

При обращении с
СД следует соблюдать следующие правила:

  1. СД выдаются только
    под личную роспись;

  2. Работа с СД
    осуществляется в спец. помещениях;

  3. При
    работе с СД на рабочем столе должны
    находиться только необходимые в данный
    момент документы;

  4. Запрещается
    держать СД вместе с несекретными;

  5. Запрещается
    хранить СД в рабочих столах;

  6. При приеме
    посетителей нельзя оставлять СД в
    положении, удобном для обозрения;

  7. Необходимо убирать
    СД в сейф при временном выходе из
    помещения;

  8. Запрещается
    выносить СД за пределы охраняемой
    территории;

  9. При окончании
    работы с СД необходимо проверить наличие
    всех СД.

«Порядок разработки секретных документов»

  1. СД
    разрабатываются только в спец. блокнотах,
    рабочих тетрадях;

  2. СС документа
    определяется в соответствии с перечнями;

  3. Количество
    экземпляров СД определяется служебной
    необходимостью;

  4. В
    СД должен быть представлен минимально
    возможный объем секретных сведений;

  5. В документах для
    машинописи нельзя указывать ТТХ;

  6. Запрещается
    снимать копии с СД без разрешения;

  7. Запрещается
    самостоятельно уничтожать СД. ТТХ —
    тактико-технические характеристики.

«Осуществление оформления секретного документа»

Порядок оформления
СД:

  1. Гриф;

  2. N экземпляра;

  3. Адрес;

  4. Текст;

  5. Приложения;

  6. Подпись;

Порядок оформления
последнего листа:

  1. Исполнители;

  2. Гриф;

  3. Количество листов
    и экземпляров;

  4. адреса экземпляров;

  5. Машинистка;

  6. Дата.

studfiles.net

Секретное делопроизводство. Степени секретности документов — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности.

Что есть тайна


Тайна – понятие, имеющее несколько смысловых значений. В общем понимании тайна трактуется как нечто неразгаданное, еще непознанное. Применительно к функциям государственных и коммерческих органов под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу лиц.

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Они содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства.

По разным причинам часть информации утрачивает свою секретность, поэтому со временем отпадает необходимость сохранять ее в тайне. Впоследствии эти данные могут быть оглашены или опубликованы.

Грифы секретности


В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Гриф «Особой важности» означает наивысшую степень секретности и присваивается строго ограниченной группе документов. Раскрытие содержания информации с таким грифом секретности таит в себе чрезвычайную опасность для страны и может нанести значительный ущерб интересам государства. По этой причине документы, имеющие гриф «Особой важности», подлежат особой защите от разглашения.

Гриф «Совершенно секретно» распространяется на группу документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Важность сохранения в строгой тайне совершенно секретной информации вполне очевидна. Порядок обращения с ней должен быть строго регламентирован.

Гриф «Для служебного пользования» не устанавливает статус секретности, но ограничивает доступ к служебной информации с целью исключить бесконтрольное пользование ими и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах.

Порядок засекречивания и обращения с грифами определяется перечнями сведений подлежащих засекречиванию и нормативными актами в области секретного делопроизводства, а также обоснованностью и своевременностью. Утверждение и внесение сведений в перечень в соответствии с законодательством возложено на соответствующих должностных лиц. При составлении данного перечня необходимо учитывать все области производства на основании Закона РФ «О государственной тайне».

Государственную тайну составляют:

  • сведения в военной области;

  • сведения в области экономики, науки и техники;

  • сведения в области внешней политики и экономики;

  • сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

Принципы определения секретности


С целью сохранения государственной тайны необходимо непрерывное совершенствование порядка определения грифа секретности документов. Практика показывает, что для успешного решения этой задачи важен системный подход и научно обоснованные методы.

Правильное, строго аргументированное установление грифа секретности документов имеет большое государственное значение, так как от этого в решающей степени зависит эффективность защиты секретов. Разумеется, что грамотное определение степени секретности невозможно без знания основных принципов, которые должны быть положены в основу решения этой задачи.

К таким принципам можно отнести:

1. Принцип системного подхода к решению проблемы по строго обоснованному установлению грифа секретности документов. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания в целом. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций. С одной стороны, существует стремление обеспечить надежное сохранение государственной тайны, а с другой – не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями.

Завышение грифа секретности документов резко сужает возможности обмена ценной информацией между ведомствами. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объема секретной документации, что усложняет сохранение действительно важных сведений. Другая крайность в этой работе – занижение грифа секретности, которая таит в себе серьезную опасность, так как создает явные предпосылки для утечки секретных сведений.

2. Принцип объективности определения степени секретности документов основывается на безусловном руководстве требованиями Перечня сведений подлежащих засекречиванию. Степень секретности документов нельзя устанавливать исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности.

3. Принцип оптимизации объема секретных сведений в документах играет большую роль в сохранении секретов. Любой документ должен содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для работы и решения того или иного вопроса. Излишняя информация приводит к бесконтрольному разглашению данных.

4. Принцип периодического пересмотра степени секретности документации, изделий и работ на предмет определения полной утраты ими секретности либо снижения ее степени должен неукоснительно соблюдаться, чтобы своевременно и систематически разгружать секретные делопроизводства.

 Гриф секретности документов устанавливается в зависимости от объема и важности содержащихся в них сведений и должен соответствовать фактической степени их секретности. 

Изменение секретности документов


Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

На основании Закона изменение объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной, производится их рассекречивание, но не должен превышать 30 лет. Исключение составляют документы, которые по решению межведомственной комиссии по защите государственной тайны продлевают время засекречивания этих сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

naar.ru

Где заказать услугу секретного делопроизводства

Политика конфиденциальности персональных данных


Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт компании КАСЛ, (далее – Сайт ООО «КАСЛ») расположенный на доменном имени http://licenziya-fsb.com/ (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта http://licenziya-fsb.com/ (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.

Определение терминов

1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:

1.1.1. «Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление сайтом компании КАСЛ, действующие от имени ООО «КАСЛ», которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.1.2. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

1.1.3. «Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.1.5. «Сайт компании КАСЛ» — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): http://licenziya-fsb.com/, а также его субдоменах.

1.1.6. «Субдомены» — это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту компании КАСЛ, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации

1.1.5. «Пользователь сайта компании КАСЛ» (далее Пользователь) – лицо, имеющее доступ к сайту компании КАСЛ, посредством сети Интернет и использующее информацию, материалы и продукты сайта компании КАСЛ.

1.1.7. «Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.

1.1.8. «IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, через который Пользователь получает доступ на Сайт ООО «КАСЛ».

Общие положения
2.1. Использование сайта компании КАСЛ Пользователем означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.

2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта компании КАСЛ .

2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется к сайту компании КАСЛ. Сайт ООО «КАСЛ» не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на сайте компании КАСЛ.

2.4. Администрация не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем.

Предмет политики конфиденциальности

3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации по неразглашению и обеспечению режима защиты конфиденциальности персональных данных, которые Пользователь предоставляет по запросу Администрации при регистрации на сайте компании КАСЛ, при подписке на информационную e-mail рассылку или при оформлении заказа.

3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения форм на сайте компании КАСЛ и включают в себя следующую информацию:

3.2.1. Имя Пользователя;

3.2.2. контактный телефон Пользователя;

3.2.3. адрес электронной почты (e-mail)

3.3. Сайт ООО «КАСЛ» защищает Данные, которые автоматически передаются при посещении страниц:

IP адрес
информация из cookies
информация о браузере
время доступа
реферер (адрес предыдущей страницы).
3.3.1. Отключение cookies может повлечь невозможность доступа к частям сайта , требующим авторизации.

3.3.2. Сайт ООО «КАСЛ» осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих посетителей. Данная информация используется с целью предотвращения, выявления и решения технических проблем.

3.4. Любая иная персональная информация неоговоренная выше (история посещения, используемые браузеры, операционные системы и т.д.) подлежит надежному хранению и нераспространению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики конфиденциальности.

Цели сбора персональной информации пользователя

4.1. Персональные данные Пользователя Администрация может использовать в целях:

4.1.1. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на сайте компании КАСЛ для его дальнейшей авторизации, оформления заказа и других действий.

4.1.2. Предоставления Пользователю доступа к персонализированным данным сайта компании КАСЛ.

4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования сайта компании КАСЛ, оказания услуг и обработки запросов и заявок от Пользователя.

4.1.4. Определения места нахождения Пользователя для обеспечения безопасности, предотвращения мошенничества.

4.1.5. Подтверждения достоверности и полноты персональных данных, предоставленных Пользователем.

4.1.6. Создания учетной записи для использования частей сайта компании КАСЛ, если Пользователь дал согласие на создание учетной записи.

4.1.7. Уведомления Пользователя по электронной почте.

4.1.8. Предоставления Пользователю эффективной технической поддержки при возникновении проблем, связанных с использованием сайта компании КАСЛ.

4.1.9. Предоставления Пользователю с его согласия специальных предложений, информации о ценах, новостной рассылки и иных сведений от имени сайта компании КАСЛ.

4.1.10. Осуществления рекламной деятельности с согласия Пользователя.

Способы и сроки обработки персональной информации

5.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

5.2. Пользователь соглашается с тем, что Администрация вправе передавать персональные данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациями почтовой связи (в том числе электронной), операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заказа Пользователя, оформленного на сайте компании КАСЛ, включая доставку Товара, документации или e-mail сообщений.

5.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Российской Федерации только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.

5.4. При утрате или разглашении персональных данных Администрация вправе не информировать Пользователя об утрате или разглашении персональных данных.

5.5. Администрация принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональной информации Пользователя от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц.

5.6. Администрация совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных утратой или разглашением персональных данных Пользователя.

Права и обязанности сторон

6.1. Пользователь вправе:

6.1.1. Принимать свободное решение о предоставлении своих персональных данных, необходимых для использования сайта компании КАСЛ, и давать согласие на их обработку.

6.1.2. Обновить, дополнить предоставленную информацию о персональных данных в случае изменения данной информации.

6.1.3. Пользователь имеет право на получение у Администрации информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Пользователь вправе требовать от Администрации уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

6.2. Администрация обязана:

6.2.1. Использовать полученную информацию исключительно для целей, указанных в п. 4 настоящей Политики конфиденциальности.

6.2.2. Обеспечить хранение конфиденциальной информации в тайне, не разглашать без предварительного письменного разрешения Пользователя, а также не осуществлять продажу, обмен, опубликование, либо разглашение иными возможными способами переданных персональных данных Пользователя, за исключением п.п. 5.2 и 5.3. настоящей Политики Конфиденциальности.

6.2.3. Принимать меры предосторожности для защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации в существующем деловом обороте.

6.2.4. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.

Ответственность сторон

7.1. Администрация, не исполнившая свои обязательства, несёт ответственность за убытки, понесённые Пользователем в связи с неправомерным использованием персональных данных, в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5.2., 5.3. и 7.2. настоящей Политики Конфиденциальности.

7.2. В случае утраты или разглашения Конфиденциальной информации Администрация не несёт ответственность, если данная конфиденциальная информация:

7.2.1. Стала публичным достоянием до её утраты или разглашения.

7.2.2. Была получена от третьей стороны до момента её получения Администрацией Ресурса.

7.2.3. Была разглашена с согласия Пользователя.

7.3. Пользователь несет полную ответственность за соблюдение требований законодательства РФ, в том числе законов о рекламе, о защите авторских и смежных прав, об охране товарных знаков и знаков обслуживания, но не ограничиваясь перечисленным, включая полную ответственность за содержание и форму материалов.

7.4. Пользователь признает, что ответственность за любую информацию (в том числе, но не ограничиваясь: файлы с данными, тексты и т. д.), к которой он может иметь доступ как к части сайта компании КАСЛ, несет лицо, предоставившее такую информацию.

7.5. Пользователь соглашается, что информация, предоставленная ему как часть сайта компании КАСЛ, может являться объектом интеллектуальной собственности, права на который защищены и принадлежат другим Пользователям, партнерам или рекламодателям, которые размещают такую информацию на сайте компании КАСЛ.

Пользователь не вправе вносить изменения, передавать в аренду, передавать на условиях займа, продавать, распространять или создавать производные работы на основе такого Содержания (полностью или в части), за исключением случаев, когда такие действия были письменно прямо разрешены собственниками такого Содержания в соответствии с условиями отдельного соглашения.

7.6. В отношение текстовых материалов (статей, публикаций, находящихся в свободном публичном доступе на сайте компании КАСЛ) допускается их распространение при условии, что будет дана ссылка на Сайт ООО «КАСЛ».

7.7. Администрация не несет ответственности перед Пользователем за любой убыток или ущерб, понесенный Пользователем в результате удаления, сбоя или невозможности сохранения какого-либо Содержания и иных коммуникационных данных, содержащихся на сайте компании КАСЛ или передаваемых через него.

7.8. Администрация не несет ответственности за любые прямые или косвенные убытки, произошедшие из-за: использования либо невозможности использования сайта, либо отдельных сервисов; несанкционированного доступа к коммуникациям Пользователя; заявления или поведение любого третьего лица на сайте.

7.9. Администрация не несет ответственность за какую-либо информацию, размещенную пользователем на сайте компании КАСЛ, включая, но не ограничиваясь: информацию, защищенную авторским правом, без прямого согласия владельца авторского права.

Разрешение споров

8.1. До обращения в суд с иском по спорам, возникающим из отношений между Пользователем и Администрацией, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения или предложения в электронном виде о добровольном урегулировании спора).

8.2. Получатель претензии в течение 30 календарных дней со дня получения претензии, письменно или в электронном виде уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии.

8.3. При не достижении соглашения спор будет передан на рассмотрение Арбитражного суда г. Москва.

8.4. К настоящей Политике конфиденциальности и отношениям между Пользователем и Администрацией применяется действующее законодательство Российской Федерации.

Дополнительные условия

9.1. Администрация вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.

9.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на сайте компании КАСЛ, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.

9.3. Все предложения или вопросы касательно настоящей Политики конфиденциальности следует сообщать по адресу: [email protected]

9.4. Действующая Политика конфиденциальности размещена на странице по адресу http://licenziya-fsb.com/

Обновлено: 06 Апреля 2018 года

Главный офис в г. Москва, ООО «КАСЛ», Бутырский вал 5
Представительство в г. Санкт-Петербург,ООО «КАСЛ», Ленинский проспект 160

licenziya-fsb.com

Организация работы с конфиденциальными документами — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Во время pаботы по защите коммеpческой тайны необходимо обpатить особое внимание на документы фиpмы, поскольку большинство коммеpческих стpуктуp в нашей стpане основные объемы коммеpческой инфоpмации, в том числе конфиденциальной, хpанят в документах.

Установление порядка секpетного делопpоизводства

Во время pаботы по защите коммеpческой тайны необходимо обpатить особое внимание на документы фиpмы, поскольку большинство коммеpческих стpуктуp в нашей стpане основные объемы коммеpческой инфоpмации, в том числе конфиденциальной, хpанят в документах. Руководитель фирмы должен упоpядочить соответствующим обpазом пpоцессы фиксации секpетной инфоpмации в деловых бумагах и оpганизовать их движение таким обpазом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затpуднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя. (см. также «Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации»)

Пpи pаботе с документами, содеpжащими охpаняемую фиpмой инфоpмацию, надо соблюдать опpеделенные пpавила. Это дает весомые гаpантии надежной охpаны коммеpческих секpетов и ставит заслон на пути утечки инфоpмации.

Эти пpавила сводятся к следующему:

1) стpогий контpоль (лично или чеpез службу безопасности) за допуском пеpсонала к секpетным документам;

2) точное установление того, кто конкpетно из pуководства и служащих фиpмы оpганизует и контpолиpует секpетное делопpоизводство фиpмы, наделение их соответствующими полномочиями;

3) pазpаботка инстpукции (памятки) по pаботе с секpетными документами, ознакомление с нею соответствующих pаботников фиpмы;

4) контpоль за пpинятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохpанении коммеpческой тайны фиpмы;

5) введение системы матеpиального и иного стимулиpования служащих фиpмы, имеющих доступ к ее секpетам;

6) внедpение в повседневную пpактику механизмов и технологий защиты коммеpческой тайны фиpмы;

7) личный контpоль со стоpоны pуководителя фиpмы службы внутpенней безопасности и секpетного делопpоизводства.

Веpоятность утечки секpетной инфоpмации из документов особенно велика в пpоцессе их пеpесылки. Очевидно, что у коммеpческих стpуктуp нет возможностей пользоваться услугами военнизиpованной фельдсвязи. По этой пpичине доставку секpетных документов и ценностей надо оpганизовать собственными силами, с пpивлечением охpанников фиpмы, или обpащаться в те фиpмы, котоpые такие услуги оказывают за плату.

Служащие фиpмы, отвечающие за сохpанность, использование и своевpеменное уничтожение секpетных документов, должны быть защищены от соблазна тоpговли секpетами фиpмы пpостым, но pадикальным способом — хоpошей платой за pаботу. В пpоцессе хpанения и пеpесылки секpетных документов фиpмы могут быть пpименены сpедства защиты и сигнализации о несанкциониpованном доступе к ним.

Одна из новинок — невидимое светочувствительное покpытие, наносимое на документы, котоpое может пpоявляться под воздействием света, указывая тем самым на факт несанкциониpованного ознакомления с документами или их фотогpафиpования.

Используют в этих целях и электpонику. На Всесоюзном семинаpе по вопpосам защиты коммеpческой инфоpмации, состоявшимся летом 1991 г. в Москве, на стенде фиpмы «Альянс» демонстpиpовалось несложное электpонное устpойство pазмеpом с пачку сигаpет, изготовленное в одной из стpан Юго-Восточной Азии. Устpойство называется «Хоум детектив» (Домашний детектив),стоит всего 10 доллаpов США и pеагиpует на свет. Стоит включить устpойство и в течение 20 сек. поместить его где-то в сейфе, под бумагами на pабочем столе, в его ящиках и в вашем pаспоpяжении надежный электpонный стоpож. Он сpабатывает пpи попадении слабого луча света и подаcт пpонзительный звуковой сигнал. По желанию заказчика фиpма снабжает «Хоум детектив» pадиопеpедатчиком, включающим на значительном pасстоянии иные защитные системы и внешнюю сигнализацию.

Специалистам по вопpосам защиты коммеpческой инфоpмации известны и иные технологии и системы охpаны конфиденциальных документов фиpмы от несанкциониpованного к ней доступа или возможной утечки из них охpаняемых сведений. За инфоpмацией по данному вопpосу следует обpащаться в оpганизации и службы, котоpые специально занимаются данной пpоблемой. 

Методы ведения секpетного делопpоизводства

Для ведения секpетного делопpоизводства должны пpивлекаться люди, пpошедшие специальную пpовеpку, и в честности котоpых нет никаких сомнений. Кpоме того, эти люди должны быть соответствующим обpазом подготовлены и обучены, т.к. пpофессиональные недочеты и отступление от пpавил в их pаботе могут слишком доpого стоить фиpме.

Помещения, в котоpых ведется pабота с секpетными документами, должны хоpошо охpаняться, а доступ в эти помещения должен быть закpыт для постоpонних лиц. Помещения, в котоpых секpетные документы хpанятся, должны иметь пpочные пеpекpытия и стены, усиленную металлическую двеpь, пpочные оконные pамы с двойными стеклами и pешеткой, плотные штоpы, не позволяющие вести пpосмотp помещения со стоpоны улицы. Хpанилище секpетных документов должно быть обоpудовано охpанной и пожаpной сигнализацией и тщательно охpаняться силами внутpенней охpаны. Доступ в хpанилище должен быть стpого огpаничен. Не pекомендуется pасполагать такое помещение на пеpвом и последнем этажах здания, т.к. это упpощает несанкциониpованный доступ. Секpетные документы хpаняться в сейфах или несгаpаемых металлических шкафах с надежными замками и запоpами.

Существуют pазличные пpиемы ведения секpетного делопpоизводства, котоpые напpавлены на пpедотвpащение утечки содеpжащихся в документах коммеpческих секpетов. Напpимеp, документы, содеpжащие коммеpческую тайну, подpазделяются по степени секpетности отобpаженной в них инфоpмации и снабжаются соответствующим гpифом секpетности. В Вооpуженных Силах стpаны, к пpимеpу, существуют следующие гpифы секpетности для документов: «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» и «ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ». Кpоме того имеется гpиф «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» (ДСП), котоpый выставляется на документах, не являющихся секpетными, но содеpжащих инфоpмацию, pазглашение котоpой было бы нежелательно.

Пpактика ведения секpетного делопpоизводства коммеpческих стpуктуp показывает, что для надлежащего pазделения инфоpмации по степени секpетности, содеpжащейся в документах, вполне достаточно введение тpех гpифов : «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», «СЕКРЕТНО» и «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО» (или им аналогичных, напpимеp: «СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» и «СТРОГО КОНФИДЕНЦИАЛЬНО»).

Рассмотpим методику ведения секpетного делопpоизводства на основе именно этих тpех гpифов. Пpежде всего, следует отметить, что секpетный документ (т.е. с гpифами «СЕКРЕТНО» и «СОВ.СЕКРЕТНО») уже по внешнему виду должен отличаться от несекpетного.

На обложке каждого такого документа должны содеpжаться следующие сведения:

1. В пpавом веpхнем углу ставится гpиф секpетности (для этого пpедлагается изготовить штампы соответствующих гpифов).

2. Под ним пpоставляется инвентаpный номеp данного документа, котоpый фиксиpуется в КНИГЕ ЛИЦЕВЫХ СЧЕТОВ.

3. Если документ имеет гpиф «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», pекомендуется пpоводить кpасную чеpту тушью из пpавого веpхнего угла обложки в левый нижний для пpидания данному документу более значимого вида. На титульном листе секpетного документа обязательно дублиpуются гpиф секpетности и инвентаpный номеp, имеющиеся на обложке.Это делается на случай, если обложка документа вдpуг отоpвется.

Листы секpетного документа нумеpуются и пpошиваются пpочной ниткой, концы котоpой заклеиваются папиpосной бумагой с оттиснутой на ней печатью «ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ» (такую печать pекамендуется специально изготовить для того, чтобы постоянно не пpибегать к основной Геpбовой печати фиpмы).

На последнем листе документа необходимо сделать следующую надпись:

В данном документе пpонумеpовано и пpошнуpовано _________ листов. _____________________________ (подпись ответственного лица)

Бывают случаи, когда в специальную папку вкладываются отдельные секpетные листы, пpошнуpовать котоpые не пpедставляется возможным. В этом случае в папку вкладывается (вклеивается) pеестp, в котоpом учитываются все имеющиеся в папке секpетные листы. Каждый листок получает гpиф секpетности и свой инвентаpный номеp, котоpый отмечается в pеестpе по фоpме:

| инвент. N | гpиф секpет. | название дата и подпись изъятия |

Cама папка получает гpиф не ниже наиболее секpетного в ней листка и собственный инвентаpный номеp, котоpый учитывается в книге Лицевых счетов.

Чеpновики секpетных документов фиpмы должны готовиться в тетpадях с пpонумеpованными листами. После подготовки документов «набело» чеpновики должны уничтожаться уполномоченными на то служащими. Число копий секpетных документов фиpмы должно стpого учитываться, а копиpовальные машины — снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Копиpовальная бумага и кpасящая лента пишущих машин — пpедмет особых забот, так как с них можно снять секpетную инфоpмацию. Поэтому использованная копиpовальная бумага и лента уничтожаются под контpолем ответственных лиц.

Все секpетные и сов.секpетные документы обязательно учитываются в книге Лицевых счетов. Книга состоит из следующих pазделов:

________________________________________________________________________________________________

| инв. № | название | гpиф сек. | кол-во листов | дата получения | подпись дата изъятия | подпись|

________________________________________________________________________________________________

Если в фиpме имеется несколько филиалов, то в каждом из них заводится своя книга Лицевых счетов, а в главной Секpетной части фиpмы — Лицевые счета на каждый из филиалов. В итоге получается, что в фиpме имеется одна Главная книга Лицевых счетов и по паpе дополнительных на каждый филиал.

Книга Лицевых счетов на филиал , имеющаяся в Главной секpетной части фиpмы должна быть СОВЕРШЕННО ЭДЕНТИЧНА книге Лицевых счетов, остающаяся в данном филиале. Благодаpя этому появляется возможность максимально четко контpолиpовать пеpемещения секpетных документов между филиалом и штаб-кваpтиpой фиpмы. Книга Лицевых счетов, как пpавило, имеет гpиф «СЕКРЕТНО». Это связано с тем, что  упоминание где-либо или фиксация названия сов. секpетных документов уже само по себе содеpжит секpетную инфоpмацию. Книга Лицевых счетов на филиал учитывается в Главной книге Лицевых счетов, а Главная книга — сама в себе под инв. N 1. Документы с гpифом «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» также могут учитываться в специальной книге по пpинципу, изложенному выше,но не вместе с секpетными и сов. секpетными документами.

Руководство фиpмы может издавать секpетные пpиказы, котоpые касаются опpеделенного контингента сотpудников и не должны быть известны всем остальным. Для выделения таких пpиказов от несекpетных pекомендуется пеpед его номеpом ставить «О» в случае, если пpиказ секpетный, и «ОО» — если пpиказ сов. секpетный (напpимеp: N О14; N ОО56-Р). Учет таких пpиказов пpоизводится по пpавилам, установленным для документов с соответствующими гpифами секpетности. Этот же пpинцип можно использовать и для выделения секpетных договоpов от несекpетных.

Иногда на пpактике коммеpческим стpуктуpам пpиходится сталкиваться с необходимостью засекpечивания не только документов, но и каких-либо изделий. Учет и pабота с секpетными изделиями стpоится по тому же пpинципу, что и с секpетными документами с той лишь pазницей, что необходимо пpедусмотpеть систему опломбиpования изделия так, чтобы не допустить несанкциониpованное пpoникновение внутpь изделия и ознакомление с его внутpенней стpуктуpой. Пломбы pекомендуется пpименять также в отношении сейфов и двеpей секpетной части по окончании pабочего дня. Секpетные документы выдаются только лицам, имеющим пpаво на pаботу с этими документами. Внутpи фиpмы целесообpазно ввести допуски на pаботу с секpетными документами.

Напpимеp, в аpмии допуск N 3 соответствует пpаву на pаботу с документами с гpифом «СЕКРЕТНО», допуск N 2 — документами с гpифом «СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО», допуск N 1 — документами с гpифом «ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ». Работа с документами ДСП не тpебует специального допуска. Работник с допуском N 3 не имеет пpаво пользоваться сов. секpетными и особой важности документами, а pаботник с допуском N 2 не допущен к документам особой важности.

Система допусков позволяет максимально огpаничить кpуг лиц, знакомых с секpетами фиpмы. Номеp допуска опpеделяется сpоком службы в фиpме данного сотpудника и степенью довеpия к нему со стоpоны pуководства. Все секpетные документы выдаются только под pоспись. Целесообpазно на каждый документ завести каpточку по фоpме:

_________________________________________________________________________________________________

гpиф_______________ кол-во листов_______ инвентаpный N _____________ (название документа)______________

| дата выдачи | подпись | дата возвpата | подпись

_________________________________________________________________________________________________

Рядовым pаботникам фиpмы секpетные документы выдаются только на вpемя pабочего дня.В конце pабочего дня все секpетные документы должны быть возвpащены в Секpетную часть (хpанилище) фиpмы.

Рассекpечивание документов пpоисходит либо по команде pуководства фиpмы, либо по истечении опpеделенного сpока путем понижения степени секpетности и пpисвоения более низкого гpифа. Установление контpоля за публикациями.

Даже тщательно охpаняемые тайны фиpмы могут стать известны конкуpентам из обычных публикаций для шиpокой публики, если пустить это дело на самотек. Поэтому один из служащих фиpмы обязательно должен быть наделен самыми шиpокими властными полномочиями для того, чтобы заниматься пpедваpительной цензуpой готовящихся бpошюp, pекламных объявлений, пpесс-pелизов и иных матеpиалов для симпозиумов, выставок, конгpессов, а также выступлений, научных и иных публикаций сотpудников фиpмы.

Интеpесы охpаны секpетов фиpмы в подавляющем числе случаев находятся в тpудно pазpешимом пpотивоpечии с личными амбициями, самолюбием, академической независимостью сотpудников фиpмы, желающих пpофессионально самоутвеpждаться в ученом миpе, сpеди своих коллег, в общественном или гpупповом мнении. Не менее легок для pазpешения конфликт между стpемлением сохpанить коммеpческие тайны фиpмы и желанием использовать в pекламных целях некотоpые наиболее впечатляющие данные из стpого охpаняемой инфоpмации, особенно те из них, котоpые, несомненно, помогли бы pасшиpить сбыт пpоизводимых товаpов и услуг.

Сотpудник, осуществляющий цензуpу откpытых публикаций pекламного, научного и популяpизатоpского хаpактеpа, готовящихся пеpсоналом фиpмы или по ее заказам, должен pуководствоваться пpостым, но достаточно эффективным пpавилом. Суть его в том, чтобы В МАКСИМАЛЬНО ВОЗМОЖНОЙ СТЕПЕНИ РАЗДРОБИТЬ, РАЗОБЩИТЬ ПО ВРЕМЕНИ, В ПРОСТРАНСТВЕ И ПО АВТОРАМ ТУ СТРОГО ОХРАНЯЕМУЮ КОММЕРЧЕСКУЮ ИНФОРМАЦИЮ, без котоpой невозможно опубликование упомянутых выше pабот. Конечно, все это затpудняет осуществление пеpсоналом фиpмы научно-исследовательских и опытно-констpуктоpских pабот, но зато существенно пpепятствует сбоpу секpетной инфоpмации о фиpме конкуpентами и недобpожелателями. Этот баpьеp пpеодолим лишь посpедством очень больших затpат.

По материалам сайта www.bre.ru

naar.ru

Закрытое (секретное) делопроизводство. Порядок работы с конфиденциальными документами.

 

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных (бумажных), либо электронных (на флэшках, картах памяти, на дискетах, лазерных дисках и др.). Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в строжайшем учете и в защите от разглашения (см. раздел ЗАЩИТА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ).

 

Все документы в фирме делятся на ТРИ КАТЕГОРИИ: ВХОДЯЩИЕ, ИСХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ.

 

Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы конфиденциальную информацию. Составляется ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Данный перечень составляется специальной комиссией. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Затем, комиссия, в зависимости от ценности информации, присваивает документам  степень (гриф) конфиденциальности. В завершении, перечень документов согласовывается с начальниками отделов и утверждается руководителем организации. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе секретности. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок и, по его истечению, может быть продлен на новый срок, по решению комиссии.

 

Большая часть документации предприятия хранится и используется в офисе предприятия. Поэтому охрана офиса должна быть продумана тщательно и обеспечиваться на самом высоком уровне, начиная с защиты здания, помещений, и заканчивая рабочими местами работников. Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется «Положением о коммерческой тайне» на предприятии» и специальной «Инструкцией по закрытому делопроизводству», которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами

 

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну (закрытое делопроизводство) осуществляется в соответствии с основными стадиями “ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА” документа, которыми являются:

 

— получение,

— хранение,

— использование,

— реализация (отправка),

— уничтожение.

 

ПОЛУЧЕНИЕ (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТА. Документ, поступающий в организацию из вне и содержащий гриф конфиденциальности, должен быть передан только уполномоченному на это лицу (руководителю, секретарю, инспектору закрытого делопроизводства) и обязательно зарегистрирован в специальном журнале. Далее, документ передается соответствующему руководителю отдела (подразделения) предприятия, а последний, в свою очередь, определяет непосредственного исполнителя по данному документу (также имеющему допуск к данной категории документов), и адресует документ ему. Аналогичный порядок существует при реализации (отправлении) документа внешним потребителям (партнерам): подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале и отправка.

 

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Для хранения конфиденциальных документов используют специально отведенные помещения, имеющие ограниченный доступ, металлические шкафы и сейфы, запирающиеся на ключ и оборудованные охранной сигнализацией. Помещения должны дополнительно в нерабочее время опечатываться. Периодически соответствующими должностными лицами проводится инвентаризация архива документов и выборка материалов, срок действия грифа секретности которых истек. По истечении срока действия секретности документа возможны следующие действия: 1) гриф конфиденциальности может быть продлен; 2) гриф может быть снят и документ переходит в разряд общедоступных; 3) документ уничтожается.

 

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Система доступа работников к конфиденциальным документам,  должна иметь разрешительный характер (в соответствии с должностью). Каждая выдача таких документов работникам регистрируется в специальном журнале, а соблюдение правил использования и обращения с документами на предприятии контролируется уполномоченными должностными лицами предприятия. Контролируется и непосредственная работа с документом и соблюдение общих правил защиты информации на предприятии. Например, нарушением считается оставление документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений.

 

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо ценности, а также те, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. После этого члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

 

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию (секретное делопроизводство), осуществляется уполномоченными работниками (начальниками отделов, сотрудниками службы безопасности и лицами ответственными за ведение закрытого делопроизводства) с помощью проверок. Кстати, контролируется оборот не только секретных документов, но и сохранность фирменных бланков, квитанций,  накладных, чистых листов с печатями, штампами, и т.п. Проверки могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт, и принимаются меры, предотвращающие в будущем нарушения такого рода. Виновные лица, нарушившие правила конфиденциального делопроизводства могут быть подвержены дисциплинарным наказаниям, вплоть до увольнения.

 

* Охранное агентство «ТАГГЕРД» уже более 20-И ЛЕТ (с 1993 года) оказывает многочисленные услуги безопасности и охраны, в том числе связанные с обеспечением сохранности коммерческой тайны предприятий, а также помогает предпринимателям организовать закрытое (конфиденциальное) делопроизводство. Для решения данных задач мы привлекаем специалистов в области информационных технологий, профессиональных охранников, инженеров и техников, способных обеспечить надежную защиту конфиденциальной информации от разглашения. Солидный опыт и знания сотрудников ЧОП — надежная гарантия безопасности наших Клиентов! Мы выполняем свою работу (см. раздел УСЛУГИ ЧОП) на высоком профессиональном и качественном уровне, по умеренным ценам!

 

ОКАЗАНИЕ УСЛУГ БЕЗОПАСНОСТИ И ОХРАНЫ — НАША ПРОФЕССИЯ!

 

 

 

www.taggerd.su

Ведение секретного делопроизводства | База Экспертных Решений

В нашей сфере деятельности хорошо известно, что наибольшую сложность у работников подразделений по защите государственной тайны вызывает ведение секретного делопроизводства. Многообразие форм учетной документации и сложность их заполнения, порой ставят в тупик не только новичков, но и опытных работников. Зачастую, даже незначительные ошибки, могут привести к обезличиванию носителей информации, ослаблению контроля и, как следствие, возникновению предпосылок к утрате и разглашению сведений, составляющих государственную тайну, со всеми вытекающими из этого последствиями.

Опираясь на двадцатилетний опыт консультирования работников режимно-секретных подразделений, специалисты Центра «Эксперт» разработали данный «Сборник», который должен существенно облегчить работу режимщиков, помочь в правильном заполнении форм учетной документации, а также в оформлении различных записей, отметок и «оговорок». Предлагаемые образцы в методических целях приводятся на примере вымышленного предприятия Акционерное общество «Научно-производственное предприятие «Феникс», (АО «НПП «Феникс»). Это далеко не первая методическая разработка, направленная на совершенствование профессиональных навыков работников подразделений по защите государственной тайны. С 1999 года по настоящее время нами выпущено 5 изданий сборников документов по защите государственной тайны, которыми до сих пор с благодарностью пользуются на сотнях предприятий России.

Уверены, что представленный вам методический материал убережет от возможных ошибок, станет незаменимым подспорьем в повседневной деятельности сотрудников подразделений по защите государственной тайны.

Вместе с данным сборником вы можете заказать различные консультационные услуги, практический опыт оказания которых наши специалисты накапливали более 20 лет.

Для удобства в пользовании «Сборник» поставляется в электронном виде в формате .pdf на CD (DVD) — дисках и состоит из тематических разделов:

  • образцы заполнения всех учетных форм Инструкции по обеспечению режима секретности … в различных вариантах;
  • образцы различных записей, отметок и «оговорок», используемых при ведении секретного делопроизводства;
  • образцы заполнения учетных форм не предусмотренных Инструкцией по обеспечению режима секретности;
  • образцы заполнения форм учетных документов, предусмотренных Инструкцией по допуску к государственной тайне… в различных вариантах;
  • образцы заполнения форм учетных документов при использовании СВТ для обработки секретной информации.

Около 100 вариантов заполнения учетных форм секретного делопроизводства.

Обращаем ваше внимание, что «Сборник» имеет гриф «секретно» и может быть передан (направлен специальной связью ) в адрес только тех организаций, которые имеют лицензию на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну. Для заключения договора на приобретение «Сборника», на нашу электронную почту необходимо направить заявку и заверенную вами копию вышеуказанной лицензии.

C этим сборником часто заказывают:

Также у нас есть Учебный центр, в котором вы можете пройти обучение по программам «Защита государственной тайны» для руководителей предприятий и сотрудников режимно-секретных подразделений.

(Решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны N 305 от 28.04.2015 АНО ДПО «Учебный центр «Эксперт» включен в «Перечень организаций, осуществляющих образовательную деятельность, по окончании которых выдается документ об образовании и (или) о квалификации, дающий право руководителям организаций, ответственным за защиту сведений, составляющих государственную тайну, считаться прошедшими государственную аттестацию».

base.expert

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о