Аудит человеческих ресурсов: Аудит человеческих ресурсов. Зачем он нужен?

Аудит человеческих ресурсов как инструмент кадрового менеджмента

Актуальные статьи от наших партнеров:

Современные тенденции развития цифровизации в мировой энергетике (Максимцев И.А., Костин К.Б. и др.) // Вопросы инновационной экономики. № 2 / 2023

Анализ и оценка сценариев социально-экономического развития России в условиях санкционной блокады и непредсказуемости глобальных трендов мировой экономики (Зимовец А.В., Климачев Т.Д.) // Экономические отношения. № 1 / 2023

Политика ОПЕК в условиях современного энергетического кризиса (Маркелова Э.А.) // Экономические отношения. № 4 / 2022

Трансформация институциональных основ и механизмов экономической политики как фактор импортозамещения в России в условиях санкционного давления и внешнеэкономических угроз (Макаров И.Н., Дробот Е.В. и др.) // Экономические отношения. № 4 / 2022

Рынок беспилотных авиационных систем в России: состояние и особенности функционирования в макроэкономических условиях 2022 года (Фаттахов М. Р., Киреев А.В. и др.) // Вопросы инновационной экономики. № 4 / 2022

Новые статьи от наших партнеров:

Экспортный потенциал региона в условиях санкционных ограничений (на материалах Алтайского края) (Рожкова Д.В., Куликова И.В.) // Экономические отношения. № 1 / 2023

Международный опыт нормативно-правового регулирования самозанятости (Забелина О.В., Сергеева М.В.) // Экономика труда. № 3 / 2023

Влияние национальных триггеров на формирование и противостояние институтам теневой экономики в Венгрии 1990-2022 гг. (Захарьев Я.О.) // Теневая экономика. № 1 / 2023

Тенденции развития неформальной занятости в современной России и на Дальнем Востоке (Капитонова Н.В., Жупикова Е.В.) // Теневая экономика. № 2 / 2023

Цифровые технологии как инструмент противодействия теневой экономической деятельности в лесной промышленности (Помулев А.А.) // Теневая экономика. № 2 / 2023

Социальный рекрутмент в условиях демографического кризиса на рынке труда (Пичурин И.В., Сербина Н.В.) // Информатизация в цифровой экономике. № 2 / 2023

Применение искусственного интеллекта в системе высшего образования (Лукичёв П.М., Чекмарев О.П.) // Вопросы инновационной экономики. № 1 / 2023

Новые тренды занятости в неформальном секторе как вызовы политике формализации российского рынка труда (Забелина О.В., Мирзабалаева Ф.И.) // Экономика труда. № 2 / 2023

Социальный контракт как мера поддержки малого инновационно ориентированного предпринимательства: сущность и анализ эффективности (Зимовец А.В., Ханина А.В. и др.) // Экономика, предпринимательство и право. № 5 / 2023

Маркетинговые аспекты бизнес-моделирования производства нефтепродуктовой тары арктического назначения (Яковлева Е.В., Чижик В.П.) // Экономика, предпринимательство и право. № 3 / 2023

Государственная политика и государственно-частное партнерство как инструментарий поддержки бизнеса и населения в сложных экономических условиях: политэкономический анализ (Макаров И. Н., Некрасова Е.А. и др.) // Экономика, предпринимательство и право. № 2 / 2023

Организационно-деятельностная игра как инструмент проектного управления при реализации стратегии цифровой трансформации университета (Санников Д.В., Ширинкина Е.В.) // Лидерство и менеджмент. № 2 / 2023

Разработка модели «рекламного агентства будущего» (на примере рекламопроизводителей Краснодарского края) (Михайлова В.М., Муратова К.Э.) // Экономика, предпринимательство и право. № 2 / 2023

Механизмы региональной агропромышленной интеграции в системе обеспечения продовольственной безопасности страны (Туменова С.А.) // Продовольственная политика и безопасность. № 1 / 2023

Механизм формирования промышленной политики России в системе стратегического планирования (Афанасьев А.А.) // Экономика, предпринимательство и право. № 3 / 2023

Как провести аудит человеческих ресурсов за 7 шагов • BUOM

18 ноября 2021 г.

Отдел кадров компании управляет сотрудниками компании от найма до выхода на пенсию. Аудит человеческих ресурсов позволяет бизнесу оценить различные элементы в своем отделе кадров. Понимание того, как проводить аудит человеческих ресурсов, может помочь вам приобрести ценные навыки для вашей карьеры и повысить эффективность отдела кадров организации. В этой статье мы обсудим некоторые причины для проведения кадрового аудита, что вы можете рассмотреть при его проведении и как провести кадровый аудит.

Причины для проведения кадрового аудита

Вы можете провести аудит человеческих ресурсов по нескольким причинам. HR-аудит позволяет компании выявлять проблемы с отделом кадров и находить решения. Компании могут использовать аудит для определения своих передовых методов, выявления областей улучшения и сокращения операционных расходов. Они могут улучшить удержание персонала, определяя факторы, влияющие на решение сотрудника остаться в компании. Эти аудиты помогают организации предотвратить юридическую и нормативную ответственность за неправомерные действия в ее отделе кадров. Аудит человеческих ресурсов служит способом проверки того, соблюдает ли компания применимые правила и положения.

Аудит человеческих ресурсов может предоставить компании информацию об эффективности ее практики, сравнивая ее с отделами кадров других организаций. Услуги кадрового аудита могут гарантировать, что компания адаптируется к изменяющимся законам о занятости и признает общие тенденции бизнеса, которые могут повлиять на ее практику. Бизнес может полагаться на кадровый аудит для информирования о своих методах найма и классификации своих сотрудников. Они помогают работодателю определить справедливую оплату труда своих сотрудников и устранить любые несоответствия с компенсациями или льготами.

Виды кадрового аудита

Профессионал может структурировать аудит человеческих ресурсов, чтобы иметь конкретную направленность или иметь более комплексный подход. Вот несколько типов аудита человеческих ресурсов, каждый из которых выполняет свою задачу:

• Соответствие: Аудит соответствия оценивает соблюдение организацией законов и правил на местном уровне, уровне штата или федеральном уровне. Это гарантирует, что отдел кадров компании работает в рамках установленных правил.

• Лучшие практики: Этот вид аудита сравнивает практику компании с успешными отделами кадров других компаний. Это может помочь организации сохранить или улучшить свой отдел кадров.

• Производительность: Аудит эффективности включает в себя обзор обратной связи, которую менеджеры предоставляют персоналу. Это может помочь вам определить области улучшения в процессе обратной связи организации.

• Конкурентоспособность: этот аудит оценивает компенсационный пакет и льготы, которые компания предлагает своим сотрудникам. Проведение конкурентного аудита может помочь вам определить, что компания может предоставить для привлечения квалифицированных сотрудников.

• Стратегический: Стратегический аудит анализирует системы и процессы организации, чтобы определить области для улучшения. Это помогает компании убедиться, что ее отдел кадров соответствует целям организации.

• Политики: Аудит политик рассматривает процедуры организации в отношении дисциплины, увольнения и оплачиваемого отпуска. Это обеспечивает согласованность текущих и будущих политик компании.

• Безопасность: этот аудит гарантирует, что компания поддерживает актуальную политику безопасности и обеспечивает своих сотрудников необходимыми средствами индивидуальной защиты. Аудит безопасности помогает бизнесу ограничить риск на рабочем месте.

• Специфический для функции: этот тип аудита оценивает конкретную функцию в отделе кадров, такую ​​как политика проверки сотрудников, управление эффективностью, начисление заработной платы или хранение записей.

Что проверять при кадровом аудите

При проведении кадрового аудита вы можете проверить:

Процессы найма и адаптации

Вы можете изучить процедуры, которые организация использует для процесса найма, например, кто выбирает кандидатов для собеседований, проводит ли компания обучение своих менеджеров по найму и документируют ли они процессы найма, проверки и отбора. Что касается процедур адаптации, рассмотрите возможность пересмотра политик на рабочем месте и того, доводит ли компания их до сведения новых сотрудников. Проверьте руководство для сотрудников и убедитесь, что оно обновлено.

Льготы и компенсации

Вы можете ознакомиться с льготами и компенсационными пакетами компании во время кадрового аудита. Подумайте о том, предоставляет ли бизнес своим нынешним сотрудникам соответствующие компенсации за продвижение по службе или изменение должности. Вы можете определить, кто принимает решения относительно пособий и компенсаций, и правильно ли они документируют эти процедуры. Определите, отслеживает ли организация свои планы компенсаций и льгот и пересматривает ли их каждый год. Вы можете задокументировать официальную структуру оплаты и отметить, основывает ли компания компенсацию на производительности персонала. Убедитесь, что организация доводит до сведения сотрудников компенсационные и льготные пакеты.

Процесс оценки эффективности

Аудит человеческих ресурсов позволяет вам проанализировать процесс оценки эффективности компании. Вы можете проверить, есть ли в организации система оценки эффективности и типы оценок, которые она проводит. Определите, есть ли в бизнесе система проверки эффективности оценок сотрудников. Вы можете убедиться, что компания оценивает как качество, так и количество работы сотрудника.

Процесс прекращения

Вы можете просмотреть процесс увольнения организации при проведении кадрового аудита. Определите, проводятся ли выходные интервью после увольнения сотрудника. Вы можете оценить, оценивает ли член управленческой команды увольнение до того, как оно произойдет.

Должностные инструкции и классификации

Во время аудита человеческих ресурсов вы можете просмотреть должностные инструкции и классификации организации. Подумайте об источниках найма, которые компания использует для размещения своего списка вакансий, таких как социальные сети, платные объявления и доски объявлений. Убедитесь, что организация публикует свои открытые вакансии и предлагает эти вакансии текущим сотрудникам. Вы можете определить, задокументировала ли компания и решила ли какие-либо проблемы, связанные с классификацией должностей ее текущего персонала, например, точную классификацию освобожденных сотрудников и независимых подрядчиков.

Формы и личные дела

Вы можете просмотреть образец личных дел, чтобы обеспечить надлежащее документирование производительности и соблюдения законов и правил. Например, законы о конфиденциальности медицинских данных требуют, чтобы организации хранили личную медицинскую информацию отдельно от общих файлов сотрудников. Вы можете гарантировать, что компания хранит защищенную медицинскую информацию в отдельном и безопасном месте. Проверьте, заполняют ли новые сотрудники формы W-4 и как долго организация хранит файлы сотрудников после их увольнения.

Как провести кадровый аудит

Вы можете выполнить следующие шаги при проведении аудита человеческих ресурсов:

1. Определите, кто будет проводить аудит

Определите, кто несет ответственность за аудит. Вы можете провести аудит самостоятельно, обратиться за помощью к членам команды или нанять стороннюю организацию. Это может помочь вам делегировать задачи при разработке аудита и установить ожидания для вашей оценки.

2. Определить тип аудита

Начните процесс аудита человеческих ресурсов, определив тип аудита, который вы хотите выполнить. Вы можете запланировать проведение аудита эффективности, стратегического или конкурентного аудита, в зависимости от потребностей организации. Например, если произошли существенные изменения в законодательстве, вы можете провести аудит соответствия, чтобы убедиться, что отдел кадров и практика компании соблюдают эти новые правила. Если у вас есть опасения по поводу определенной области человеческих ресурсов, вы можете сосредоточить аудит на конкретном процессе или политике.

3. Разработайте опрос

Определившись с типом аудита, который вы хотите провести, вы можете создать аудиторский опрос или анкету. Разработайте всеобъемлющий документ, в котором запрашивается информация о конкретной области отдела кадров или его общей практике. Например, при проведении аудита производительности вы можете включить вопросы о стандартах, которые менеджеры используют для оценки эффективности сотрудников, и о том, как они сообщают отзывы.

4. Соберите данные

Просмотрите соответствующие области отдела кадров, чтобы собрать данные о его практике. Вы можете использовать опрос, созданный на последнем шаге, в качестве руководства при проведении оценки. Например, вы можете использовать данные из личных дел компании при проверке процесса оценки эффективности. Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование любых данных, которые вы собираете.

5. Проанализируйте результаты

Оцените результаты своих аудитов и сравните их с эталонными показателями HR. Вы можете использовать данные внутренней организации, других фирм или национальные стандарты. Это может дать представление о том, как результаты компании сравниваются с другими аналогичными данными. Например, вы можете сравнить затраты бизнеса на одного нового сотрудника, соотношение общего числа сотрудников и персонала отдела кадров, общие и административные расходы или отношение денег, потраченных на функции отдела кадров, к общему объему продаж.

Вы также можете использовать национальные стандарты для оценки средней стоимости пособий работникам, коэффициентов невыходов на работу и количества дней для заполнения вакансий. Определите любые потенциальные проблемы и возможности для улучшения.

6. Оставьте отзыв

Обобщите свои выводы, чтобы предоставить отзывы и рекомендации специалисту по кадрам или руководству организации. Вы можете создать письменный отчет со списком рекомендаций в порядке их важности. Оцените уровень риска для каждой рекомендации и соответствующим образом расставьте приоритеты. Вы можете обсудить результаты аудита с управленческой командой и персоналом отдела кадров, чтобы сообщить им о любых необходимых изменениях. Например, вы можете порекомендовать компании чаще заказывать средства индивидуальной защиты, чтобы предотвратить травмы в будущем.

7. Создайте план

Составьте план улучшений на основе результатов аудита. Отдавайте предпочтение областям с наивысшим уровнем риска. Например, ваш план может быть сосредоточен на решении любых проблем с соблюдением требований. Затем вы можете перейти к другим процессам или политикам, которые требуют улучшения. Разработайте план внедрения изменений, предложенных аудитом, и доведите его до сведения сотрудников.

Передовой опыт и аудит управления персоналом: типы аудита

Существует множество различных типов аудита управления персоналом. Аудит может быть таким же простым, как проверка досье о занятости, чтобы убедиться, что они в порядке, или он может включать проверку эффективности корпоративной кадровой политики, которая может включать в себя опрос руководителей, менеджеров и сотрудников. Аудиты могут быть широкими, включающими в себя то, как работает бизнес, и анализ эффективности. Они могут включать обзор формальных и неформальных систем и процедур компании, чтобы определить, соответствуют ли они текущим и прогнозируемым будущим потребностям. Аудит может сообщить компании, насколько она соответствует законодательству и что необходимо сделать для управления кадровыми рисками. Аудиты могут и должны быть адаптированы к потребностям и ресурсам организации. В то время как комплексные аудиты обеспечивают максимальную защиту, целенаправленные и специализированные аудиты также могут быть полезными, поскольку они могут выявить потенциальные проблемы и привести к принятию своевременных корректирующих мер.

В первой части этой серии, состоящей из двух частей, «Передовой опыт и аудит управления персоналом: законы и правила, которые следует учитывать», были рассмотрены некоторые важные законы и правила, соблюдение которых компания должна обеспечить. Ниже обсуждаются различные типы аудитов и причины, по которым каждый из них может быть полезен для компании.

Недостаточно соблюдать различные законы о занятости. Работодатели должны продемонстрировать соответствие путем создания точно поддерживаемых и хранимых записей. Аудиты записей привлекают внимание к потенциальным нарушениям, которые часто можно оперативно устранить. Отсутствие подписи в форме подтверждения, снятие флажка в форме I-9.или включение медицинской документации в личное дело могут показаться незначительными проблемами, но каждая из них может привести к штрафам и санкциям организации или увеличить потенциальный ущерб в судебном процессе или мировом соглашении. Ниже приведены темы и вопросы для обсуждения.

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА

• На каждого работника, принятого на работу после 06.11.1986, имеется ли действующая форма I-9, подтверждающая право на работу в США? Является ли каждая форма точной и полной? Они подписаны и датированы?
• Правильно ли ведутся ваши личные дела? Ведутся ли и хранятся ли медицинские файлы и файлы DoT (где применимо) отдельно и должным образом защищены?
• Содержатся ли в личных делах формы W-2, разрешение на прямой депозит и контактная информация для экстренных случаев? Содержат ли они все необходимые документы компании (, т. е. , заявления о приеме на работу, должностные инструкции, подписанные соглашения/контракты о конфиденциальности, оценки эффективности, руководство и формы подтверждения)?

ЗАРПЛАТА

• Подтверждают ли ваши данные HRIS или платежной ведомости соответствие федеральному, государственному и/или местному уровню минимальной заработной платы?
• Все ли необходимые данные собираются и хранятся?

СПРАВОЧНИК СОТРУДНИКА

• Содержит ли Справочник сотрудника все необходимые политики?
• Нужно ли пересматривать какие-либо из этих политик в связи с изменениями в законодательстве?
• Соответствует ли руководство государственным и местным законам? Например, если вы находитесь в Филадельфии, соответствует ли политика оплачиваемого отпуска городским требованиям в отношении оплачиваемого отпуска по болезни?

СОБЛЮДЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ

• Все ли обязательные объявления актуальны и видны сотрудникам и соискателям? Помните, что штатные и местные сообщения требуют изменений чаще, чем федеральные (подумайте о минимальной заработной плате!).
• Ведут ли супервизоры свои собственные “теневые” файлы? Что в этих файлах?

ХРАНЕНИЕ ЗАПИСЕЙ

• Есть ли у вас актуальная политика хранения записей? Соблюдают ли ее сотрудники?
• Распространяется ли эта политика на электронные данные, такие как электронная почта? Был ли он рассмотрен судебным приставом?

Аудит функций отдела кадров рассматривает различные функции отдела кадров, то, как эти функции выполняются, и являются ли они эффективными и действенными. Эти аудиты часто сосредоточены на конкретных аспектах функций отдела кадров, например, найме/вербовке, льготах, компенсации/начислении заработной платы, оценке эффективности или увольнении/после увольнения.

ПОДБОР / АУДИТЫ НАБОРА

Должностные инструкции

• Есть ли у вас должностные инструкции и являются ли они точными, актуальными и совместимыми с ADA?
• Включают ли они все «основные функции» для должности?

Заявления о приеме на работу

• Существует ли официальный процесс размещения вакансий?
• Соответствуют ли ваши приложения правилам запрета на использование ящиков? Соответствуют ли ваши практики требованиям EEO и AA?
• Включают ли ваши приложения заявление об отказе от ответственности?

Проверка при приеме на работу

• Соответствует ли ваша процедура проверки при приеме на работу? Были ли проверены какие-либо оценки, которые вы используете, и используются ли оценки по назначению?
• Проведены ли все необходимые проверки ( т. е. тест на наркотики DOT, проверка водительских прав)? Предоставлены ли заявителям необходимые раскрытия информации и получено ли необходимое согласие?
• Все ли проверки проводятся последовательно и в соответствии с последними правилами? Знают ли ваши менеджеры по найму и рекрутеры об обязанности предоставлять разумные условия для тестирования на наркотики перед приемом на работу для квалифицированных лиц или документации для соискателей, не отобранных по результатам проверки биографических данных?

Процесс найма

• Кто участвует в процессе найма и кто принимает окончательное решение? Все ли участники проходят обучение, касающееся разрешенных вопросов на собеседовании и оснований для принятия решений о приеме на работу?
• Проверяются ли рекомендации перед каждым приемом на работу? Все необходимые документы сохранены?
• Сколько времени проходит от объявления о вакансии до приема на работу, и каковы эти сроки по сравнению с другими в отрасли?
• Существует ли процедура уведомления отклоненных кандидатов?
• Соответствуют ли ваши планы и методы государственным постановлениям? Является ли компания конкурентоспособной в своих предложениях преимуществ?
• Как соискатели видят процесс найма? Есть ли публикации на Glassdoor или других сайтах?

Пособия

• Соответствует ли практика компании ACA? Если у компании есть программа оздоровления, соответствует ли она ACA, ADA и другим законам и правилам? Принимаются ли меры для обеспечения конфиденциальности частной информации?
• Предоставляются ли льготы всем штатным сотрудникам? Все ли новые сотрудники получили письменное уведомление о наличии государственных бирж медицинского страхования?
• Указывается ли стоимость медицинских пособий, спонсируемых работодателем, в формах W-2 сотрудников?
• Если иждивенцам предлагаются льготы, проверяется ли их право на участие в программе?

КОМПЕНСАЦИИ/ЗАРПЛАТА

Классификация сотрудников

• Правильно ли классифицируются сотрудники как освобожденные или не освобожденные в соответствии с FLSA; полный или неполный рабочий день в рамках ACA?
• Подкрепляется ли отнесение работников к независимым подрядчикам письменным соглашением о независимом подрядчике, специально составленным для этих отношений?

Заработная плата

• Всем ли работникам выплачивается минимальная заработная плата? Платит ли компания конкурентоспособную заработную плату в отрасли? Если сотруднику оплачивается сверхурочная работа, правильно ли рассчитывается «обычная ставка» оплаты? Включает ли она недискреционную или премиальную оплату?
• Освобождаются ли работники от выплаты заработной платы? Какие меры принимаются для обеспечения того, чтобы из их заработной платы не производились неправомерные удержания? Есть ли у компании политика «безопасной гавани»? Если да, то как он доводится до сотрудников? Оплачиваются ли неосвобожденные работники за все отработанное время?
• Какие критерии использует организация для определения повышения заработной платы? Отслеживается ли эта практика для обеспечения равной оплаты труда женщин или представителей меньшинств?
• Ведется ли надлежащим образом учет рабочего времени?

Оценка производительности/Увольнение

Оценка производительности

• Существует ли система оценки эффективности сотрудников? Постоянно ли он соблюдается?
• Предоставляются ли сотрудникам письменные требования к работе? Проверяются ли оценки эффективности на предмет согласованности? Предоставляется ли сотрудникам возможность комментировать оценки эффективности?

Решения об увольнении

• Кто участвует в принятии решений об увольнении?
• Какие факторы/документы учитываются? Решение рассматривается HR или законным?

Процесс увольнения

• Кто информирует работника об увольнении? Кто еще присутствует?
• Есть ли у компании план выходного пособия? Правильно ли рассчитана и своевременно ли выдана последняя зарплата работника? Предоставляется ли сотруднику все требуемые по закону уведомления ( т. е. КОБРА)?
• Какие шаги предпринимаются для защиты имущества/паролей компании и т.д.? Всем ли уволенным сотрудникам напоминают об обязательствах по окончании трудовой деятельности (, т. е. , конфиденциальность, отказ от конкуренции, отказ от вымогательства)?
• Постоянно ли проводятся выездные интервью и обмениваются ли их результатами?

Аудит соблюдения правовых норм позволяет определить, насколько хорошо организация соблюдает федеральное, государственное и местное законодательство о занятости и труде, и включает в себя тщательный анализ политики и процедур управления персоналом, чтобы убедиться, что предусмотренные законом требования включены и соблюдаются. Аудит соблюдения правовых норм будет включать в себя аудит документации, описанный выше, но также включает в себя обзор письменных и неписаных политик компании и рассмотрение вопроса о том, увеличивают ли эти политики кадровые риски или снижают их. Часто бывает полезно подходить к обзору с учетом конкретных законов.

Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA)

Федеральный закон FMLA дает работникам право на до двенадцати рабочих недель неоплачиваемого отпуска с сохранением рабочего места в течение 12 месяцев по семейным и медицинским причинам. Работодатели также обязаны сохранить ранее существовавшее групповое медицинское страхование для сотрудника, использующего свое право на указанный отпуск. FMLA предоставляет основание для иска для сотрудников, которые считают, что их права FMLA были нарушены, в дополнение к обычному основанию для возмездия, предусмотренному большинством трудовых законов. Из-за этого администрация FMLA особенно важна.

Обзор политики и процедур

• Есть ли в компании письменная политика FMLA? Включает ли политика все требования для применения FMLA?
• Есть ли в полисе правильное определение супруга в свете Windsor ?
• Требуемые сообщения отображаются на видном месте?
• Точно ли в письменных должностных инструкциях определены должностные обязанности?
• Соответствует ли политика посещаемости компании FMLA? Соответствует ли это законам штатов об отпусках?
• Проводилось ли обучение требованиям FMLA и тому, как обрабатывать запросы FMLA? Знают ли руководители в целом, что требует FMLA?
• Как учитывается отсутствие в соответствии с FMLA (включая прерывистый отпуск) в правилах начисления заработной платы и посещаемости?
• Предусмотрена ли процедура, что произойдет, если работник попросит отпуск? Когда документы отправляются сотруднику и кто их согласовывает? Кто определяет, имеет ли работник право на отпуск по FMLA? Если отпуск носит прерывистый характер, соответствует ли он закону и политике компании?
• Принимаются ли меры для защиты медицинской информации сотрудника?

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

Закон FLSA регулирует минимальную заработную плату, сверхурочную работу и требования к ведению учета. Работодатели обязаны платить федеральную, государственную или местную минимальную ставку заработной платы всем не освобожденным работникам за все отработанное время в зависимости от того, какая из них выше. Принудительные средства защиты от нарушений включают выплату невыплаченной минимальной заработной платы и/или невыплаченной сверхурочной работы, задолженность по заработной плате, заранее оцененные убытки и гражданско-правовые санкции. Кроме того, во многих штатах действуют собственные законы о заработной плате и рабочем времени, которые предъявляют дополнительные требования.

Обзор политики и процедур

• Имеются ли точные письменные должностные инструкции?
• На видном месте размещены плакаты с изложением федеральных и местных законов и законов штата?
• Включает ли руководство для сотрудников политику «безопасной гавани» и процедуру рассмотрения жалоб в отношении возможных неправомерных отчислений для освобождения от заработной платы сотрудников и защиты основы заработной платы?
• Существует ли политика, запрещающая сверхурочную работу без предварительного разрешения? Знают ли руководители о том, что работникам необходимо платить за все отработанное время (утвержденное или нет)? Существует ли политика, требующая от не освобожденных от уплаты налогов сотрудников регистрировать все свое рабочее время? Применяется ли эта политика?
• Предоставляются ли сотрудникам все предусмотренные законом перерывы? Если на работу принимаются несовершеннолетние, соблюдаются ли все законы штата и федеральные законы, касающиеся найма несовершеннолетних, рабочего времени и перерывов?
• Проходят ли супервайзеры регулярное обучение? Знают ли они о требованиях FLSA?
• Принимают ли руководители меры для обеспечения того, чтобы табели учета рабочего времени для почасовых сотрудников точно отражали все время, затраченное на работу? Собирают ли системы начисления заработной платы и HRIS всю необходимую информацию? Правильно ли регистрируются отработанные часы и хранятся ли записи надлежащим образом?
• Правильно ли классифицируются сотрудники как освобожденные или не освобожденные? Подтверждают ли фактические обязанности всех освобожденных сотрудников их классификацию в качестве освобожденных? Все ли освобожденные работники получают зарплату? Допустимы ли какие-либо удержания из их заработной платы?
• Все ли работники, не освобожденные от налогов, получают по крайней мере требуемую минимальную заработную плату? Выплачиваются ли им сверхурочные в полуторакратном размере обычной ставки оплаты за все отработанные часы? Включается ли в расчет “обычной ставки” заработной платы вся необходимая компенсация?
• Оплачивается ли сверхурочная работа в соответствии с FLSA, требованиями штата и политикой компании или Коллективным соглашением (которое может потребовать более выгодных правил, таких как оплата сверхурочной работы за восемь часов в день)?
• Предоставляется ли сотрудникам вся необходимая информация об оплате (включая дни выплаты заработной платы, отчисления и т. д.)?

БОРЬБА С ДИСКРИМИНАЦИЕЙ/ПРЕСЛЕДОВАНИЯМИ И РЕСТАВАЦИЯМИ

Обзор политики и процедур

• Принята ли в компании надлежащая политика по борьбе с домогательствами и дискриминацией? Включает ли он все защищенные классы? Основано ли это на государственных и местных законах?
• Включает ли он процедуру, с помощью которой те, кто считает, что они подвергаются дискриминации или преследованиям, могут подать жалобу? Что делать, если иск направлен против руководителя или старшего менеджера?
• Указано ли в правилах, что произойдет, если жалоба будет получена? Обсуждаются ли в политике ответные меры (и прямо указывается, что компания не будет принимать ответные меры)?
• Каким образом политики доводятся до сведения сотрудников?

Обучение и внедрение

• Проводятся ли все предусмотренные законом тренинги и ведутся ли записи об этих тренингах?
• Обучены ли руководители правилам борьбы с домогательствами? Обучены ли сотрудники? Подписывают ли сотрудники подтверждение получения политики в отношении домогательств?

ЗАКОН ОБ АМЕРИКАНЕЦАХ С ИНВАЛИДНОСТЬЮ (ADA)

ADA запрещает дискриминацию квалифицированных лиц с инвалидностью. Он также может потребовать от работодателей предоставления разумных приспособлений квалифицированным работникам, если эти приспособления не являются чрезмерно обременительными.

Обзор политики и процедур

• Включает ли антидискриминационная политика компании инвалидность? Соответствуют ли другие правила компании, в том числе тестирование на наркотики, дисциплинарное взыскание, увольнение и увольнение, требованиям ADA?
• Есть ли в компании процедура определения того, когда вступает в силу ADA, и как реагировать на просьбы о предоставлении жилья? Кто участвует в обсуждении запросов на размещение с работником? Они должным образом обучены требованиям ADA?
• Принимаются ли меры для защиты медицинской информации сотрудника от неправомерного раскрытия?
• Соответствует ли политика посещаемости компании требованиям ADA? Включают ли письменные должностные инструкции все основные функции для работы?

Обучение и внедрение

• Знают ли в целом руководители и менеджеры о требованиях ADA и когда следует привлекать HR? Имеют ли люди, которые будут отвечать на запросы ADA о размещении, соответствующую подготовку?
• Существует ли процедура обсуждения запросов ADA? Все ли представители компании осведомлены о требованиях «интерактивного диалога»?
• Имеются ли указания относительно того, когда следует проводить оценку функциональных возможностей?
• Знает ли отдел кадров, какую медицинскую информацию они могут запросить, у кого и с кем ее можно обсудить?
• Есть ли понимание того, когда к этим обсуждениям следует привлекать юрисконсульта?

ЗАКОН ОБ ИММИГРАЦИОННОЙ РЕФОРМЕ И КОНТРОЛЕ (IRCA) ОТ 19 ГОДА86

Наряду с Законом об иммиграции 1990 года и Законом о реформе нелегальной иммиграции и ответственности иммигрантов (IIRIRA) 1990 года IRCA объявляет незаконным наем работников без документов и требует, чтобы все работодатели подтверждали право на трудоустройство новых сотрудников. Он запрещает дальнейшее трудоустройство сотрудников, чье разрешение на работу позже будет признано мошенническим или срок его действия истек. Он также требует, чтобы формы I-9 заполнялись как работодателем, так и работником, и хранились в файле в течение трех лет с даты найма или одного года с момента увольнения — в зависимости от того, что наступит позже. Последние изменения в форму вносились в марте 2013 г. Щелкните здесь, чтобы получить доступ к текущей версии.

Пункты проверки включают

• Используется ли правильная форма? Является ли он точным и полным?
• Форма заполнена своевременно? Документы о разрешении на работу еще действительны?
• Сохраняются ли формы I-9 в течение соответствующего периода времени?

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для небольшой компании время (и деньги), необходимые для выполнения всех или некоторых функций аудита, описанных выше, вероятно, сэкономит неисчислимые расходы и страдания при судебных разбирательствах или действиях регулирующих органов. Если компания сможет «отметить» все пункты, ей будет намного легче во время дачи показаний и даже в суде, если это произойдет.

По вопросам передовой практики и аудита кадров обращайтесь к Дебби Сандлер ([email protected]; 215.864.6203), Джорджу Моррисону ([email protected]; 610.782.4911) или к другому члену нашей группы по вопросам труда и занятости.

Эта корреспонденция не должна рассматриваться как юридическая консультация или юридическое заключение по каким-либо конкретным фактам или обстоятельствам. Содержание предназначено только для общих информационных целей, и вам настоятельно рекомендуется проконсультироваться с юристом по поводу вашей собственной ситуации и юридических вопросов.

Что такое кадровый аудит и почему он важен?

Кадровые аудиты могут помочь вашему бизнесу избежать кадровых проблем и добиться большего успеха.

Если у вас есть хотя бы один сотрудник, вам приходится заниматься кадровыми вопросами. От политики компании до пакетов льгот и описаний должностей, заработной платы и окладов — все, что регулирует работу ваших сотрудников, входит в круг задач, которыми должен заниматься менеджер по персоналу. И, как скажут вам лучшие бизнес-школы, правильное управление человеческими ресурсами может стать решающим фактором успеха или неудачи вашего бизнеса. Но как узнать, правильно ли вы обращаетесь с человеческими ресурсами? Вот где на помощь приходит кадровый аудит.

Что такое кадровый аудит?

HR-аудит — это объективная проверка кадровой политики, практики и процедур вашего бизнеса. Цель состоит в том, чтобы найти проблемные места и/или определить способы улучшения. Вы можете нанять стороннюю компанию для проведения аудита или поручить отделу кадров провести внутренний аудит.

Все ли HR-аудиты создаются одинаково?

Нет. Существует несколько типов кадровых аудитов с разными целями. Двумя основными типами являются снижение риска и создание ценности. Хотя вы можете проводить оба типа аудита одновременно, они будут сосредоточены на разных аспектах ваших кадровых процессов и политик. Снижение рисков в основном будет направлено на области, в которых вы можете столкнуться с проблемами с законом или оставить себя открытым для судебных исков, связанных с трудоустройством. Создание ценности будет в основном искать области, в которых ваши процессы и политики могут быть улучшены, чтобы максимизировать ценность ваших сотрудников или привлечь лучших сотрудников.

Какие конкретные области проверяются кадровыми аудитами?

При проведении кадрового аудита вы можете рассмотреть одну или несколько из следующих областей, в зависимости от ваших проблем, бюджета и временных рамок.

Соответствие требованиям
Любая команда управления персоналом захочет знать, что они соответствуют требованиям. Аудит соответствия HR фокусируется на том, насколько хорошо ваш бизнес соблюдает действующие местные, государственные и федеральные законы и правила в области занятости. Это аудит снижения рисков. Ваша цель — убедиться, что вы не нарушаете никаких законов и не оставляете себя открытым для судебных исков.

Передовой опыт
Ваша команда по управлению персоналом находится на вершине своей игры? Аудит лучших практик HR сравнивает ваши процессы и политики HR с принятыми отраслевыми стандартами. Этот тип аудита может быть очень полезен для растущей компании, потому что он может помочь убедиться, что вы находитесь на правильном пути, когда вы увеличиваете заработную плату, создаете справочники, устанавливаете должностные инструкции и устанавливаете ожидания для своих новых сотрудников.

Производительность
Аудит эффективности работы отдела кадров включает в себя проверку личных дел с целью оценки качества отзывов, которые ваши менеджеры дают своим сотрудникам. Отсутствие качественной обратной связи может тормозить рост сотрудников. Аудит производительности может выявить проблемы с вашим обзором и процессом обратной связи до того, как пострадает развитие сотрудников.

Конкурентоспособность
Какие компенсационные пакеты составляют ваши менеджеры по персоналу? Являются ли ваши заработная плата, оклады и социальные пакеты конкурентоспособными? Аудит конкурентоспособности персонала рассматривает все области вознаграждения и льгот сотрудников, чтобы оценить, делает ли ваш бизнес то, что необходимо для привлечения наиболее квалифицированных сотрудников. Даже если вы не можете конкурировать по заработной плате или окладу, аудит конкурентоспособности может выявить другие области (такие как возможности удаленной работы и гибкий график работы), которые могут повысить вашу привлекательность для соискателей.

Аудит функций
Аудит функций — это своего рода мини-аудит, при котором вы проверяете только одну область ваших процессов или политик управления персоналом. Вы можете изучить такие области, как управление заработной платой, политика проверки сотрудников, эффективность ведения документации и т. д.

Почему важны кадровые аудиты?
Кадровый аудит — это единственный способ полностью оценить, приносят ли ваши кадровые процессы и политики пользу или вред вашему бизнесу в целом. Если вам угрожает судебный или уголовный иск, если ваши системы управления персоналом неэффективны, если ваши сотрудники не развиваются или вы не можете привлечь нужных сотрудников, ваш бизнес пострадает. Улучшите эти области, и вы повысите свои шансы на успех.

Как узнать больше об управлении персоналом?

В то время как HR-аудит жизненно важен, управление человеческими ресурсами требует гораздо большего, чем просто проверка ваших процессов и политик. Если вы хотите узнать, как лучше справляться с проблемами управления персоналом, или если вы хотите войти в сферу управления персоналом, один из лучших вариантов, который вы можете сделать, — это получить степень или сертификат, например степень магистра делового администрирования (MBA). степень магистра в области управления человеческими ресурсами или сертификат о высшем образовании в области управления человеческими ресурсами. Благодаря таким программам вы можете получить знания, необходимые для начала или продвижения по карьерной лестнице в сфере управления персоналом. А благодаря онлайн-обучению вы можете получить степень магистра или диплом о высшем образовании, не увольняясь с текущей работы и не переезжая в другой город.

Когда вы решите получить степень в онлайн-университете, вы сможете воспользоваться всеми удобствами и гибкостью, которые предоставляет онлайн-образование — отличный вариант для таких занятых людей, как вы.