Аудит использования рабочего времени
Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.
В ходе анализа эффективности использования рабочего времени составляется таблица:
Показатель | |||
План | Факт | Отклонение, % | |
Среднесписочное
количество работников, чел. | |||
Количество отработанных дней, чел\ч | |||
Неявки на работу (дней) в том числе по причинам: очередные отпуска, учебные отпуска, болезни, и другие неявки, разрешенные законом или администрацией, прогулы | |||
Среднесписочная продолжительность рабочего дня, час | |||
Среднее количество часов работы одного работника, час | |||
Количество отработанных часов работниками, чел\час. | |||
Среднее количество дней работы одного работника, час | |||
Все
эти показатели рассчитываются как
отклонение плана и факта в процентах.
Более детальную характеристику использования рабочего времени в организации дает анализ баланса рабочего времени одного среднесписочного работника.
Эффективность использования рабочего времени определяют возможным сокращением численности работников и величиной недопроизведенной продукции за счет потерь и нерациональных затрат рабочего времени.
Аудиторская экспертиза заполнения штатных должностей начинается с получения информации, какого рода обязанности выполняет работник (описание должности) и каковы должны быть его знания и навыки для этого (специфика должности).
При анализе штатных должностей целесообразно использовать количественные методы: функциональный анализ рабочего процесса; анкетирование.
Функциональный
анализ рабочего процесса применяется
для характеристики сущности рабочего
процесса, описаний рабочего процесса
и получения данных, необходимых для
формулировки требований к работникам.
Достоинство метода в получении
количественных оценок рабочего процесса.
С его помощью все рабочие процессы могут
быть классифицированы, например, в целях
установления уровня заработной платы
работника.
При использовании должностного анкетирования для количественной оценки должностей используется стандартизированная анкета. Её заполняет сам аудитор. Разделы анкеты условно можно разделить на следующие:
1. Источники служебной информации: откуда и как исследуемое должностное лицо получает необходимые для его работы данные?
2. Умственная работа: какого рода решения, аналитические или проектно-планировочные процедуры, выполняет работник, занимающий данную должность?
3. Затраты физического труда: какие физические затраты и какие инструменты необходимы для данного рабочего процесса?
4. Контакты с другими людьми: какого рода взаимодействия с окружающими необходимы для выполнения работы данным должностным лицом?
5.
Условия на рабочем месте: в каких
физических и социальных условиях
трудится работник?
Существуют компьютерные программы для количественной оценки рабочих должностей. Используются семь основных параметров: характер принимаемых решений, взаимосвязи, ответственность, необходимость рабочих навыков и обучения, наличие и характер затрат ручного труда, использование оборудования и транспортных средств, обработка информации.
Эти оценки позволяют кратко описать рабочее место (должности) и проводить сопоставление различных процессов.
Достоинство метода анкетирования в его апробированности, недостаток – большие затраты времени и труда. Анкетный опрос дает только самую общую картину рабочей должности.
Аудитор
оценивает сложность труда. В отечественной
практике для установления разряда
сложности работ оцениваются следующие
функции: расчеты, подготовка рабочего
места или работы, ведение рабочего
процесса, управление оборудованием,
ответственность в работе.
В зависимости
от степени значимости этих функций для
выполнения той или иной работы они могут
быть определены как простая, средняя и
сложная. Каждая степень сложности работы
имеет максимальную и минимальную оценку.
Общая оценка сложности работы определяется
суммированием оценок по всем функциям
с помощью балльной оценки.
Далее аудитор оценивает сочетание индивидуального и коллективного труда в организации. Для этого он изучает сведения о количественной оценке личного трудового вклада каждого работника в конечный результат и о количественной оценке вклада каждого работника в конечный результат и о количественной оценке вклада конкретного трудового коллектива в общий результат работы предприятия.
Первый
показатель – коэффициент трудового
участия – учитывает производительность
труда работника, качество работы,
соблюдение трудовой дисциплины, отношение
к своим служебным обязанностям.
Эффективность его использования зависит
от зрелости коллектива, гласности,
принципиальности и активного участия
всех членов коллектива в решении вопросов
морального и материального стимулирования.
Второй показатель – коэффициент трудового вклада – учитывает значимость производственной деятельности данного подразделения для всего технологического процесса предприятия, численность работающих, объем выпускаемой продукции (работ), качество продукции, состояние трудовой дисциплины.
Аудитор оценивает правильность применения этих показателей с позиции развития демократических начал в управлении, укрепления трудовой и технологической дисциплины, воспитания сознательного отношения к труду. Правильное применение этих показателей способствует формированию мотивационного ядра личности, соответствующего современным условиям и поставленным задачам.
Эффективность труда работников аудиторской организации
Библиографическое описание:Габидуллина, Э. Р. Эффективность труда работников аудиторской организации / Э. Р. Габидуллина, Ф. У. Мухаметлатыпов. — Текст : непосредственный // Проблемы и перспективы экономики и управления : материалы I Междунар.
Традиционное представление об условиях труда аудитора, прежде всего, связано с напряженной работой, с ненормированным рабочим днем.
В соответствии с Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» аудитором является «физическое лицо, получившее квалификационный аттестат аудитора и являющееся членом одной из саморегулируемых организаций аудиторов». [1, ст.4]
Аудит - независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.
Работа аудитора требует готовности к частым командировкам, занимающим примерно треть рабочего времени, и ненормированному рабочему дню. Это тяжелая, нервная, а зачастую рутинная работа.
Для
повышения эффективности труда необходимо создание оптимальных условий
для работы аудиторов.
В своем учебно-практическом пособии,
посвященном вопросам организации работы аудитора, Пятенко С.В.
отмечал, что «в аудите ключевым ресурсом является время
сотрудников, хотя такой ресурс, как оборудование, играет определенную
роль, но несопоставимую с этой ролью в большей части других отраслей
хозяйства». [2, 234]
Эффективно и рационально организованный труд дает возможность сократить затраты труда на проведение аудита, способствовать внедрению передовых форм распределения и кооперирования труда, изучению передового опыта других аудиторов.
Производительность труда этой категории специалистов в условиях свободного экономического предпринимательства не зависит от количества проведенных проверок, выявленных нарушений нормативных актов и изданных приказов относительно лиц, виновных в этих нарушениях. [3, с. 117]
Организация
и нормирование труда специалистов состоит в изучении способов
интеллектуального труда и условий их работы, при которых в
аудиторской деятельности можно иметь наибольшую эффективность.
Следовательно, эффективность труда во многом определяется применением рациональных подходов к его организации.
Непосредственно для руководителя важно не только то, каким был уровень выработки работника в единицу времени, но и то, какими трудовыми затратами это было обеспечено. Трудовые затраты измеряются численностью работников и затратами на оплату труда. И то, и другое может измеряться временем работы. Поэтому при анализе эффективность труда рассматривается как затраты труда в единицу времени, но не просто времени, а с учетом его структуры.
Эффективность труда будет тем выше, чем выше производительность труда и чем меньше затраты труда при необходимом качестве работы.
Важным достоинством показателя эффективности труда является отражение в нем экономии трудовых ресурсов.
Планирование и учет труда
осуществляются для установления необходимых общих трудозатрат,
численности персонала, расчета фонда заработной платы, для
определения правильных пропорций в затратах труда.
Учет и анализ
труда представляют материал для совершенствования трудовых процессов.
[4, с. 8]
Разделение и кооперация труда – две необходимые, диалектически-связанные стороны общественно-исторического процесса развития труда.
Разделение труда в своем историческом развитии идет от естественного разделения труда через общее и частное к единичному разделению труда. [5, с. 126]
Таким образом, эффективность труда характеризует уровень использования трудовых ресурсов с учетом выработки, затраченного времени и качества работы, а также затрат труда в расчете на одного работника.
При
рассмотрении процесса повышения эффективности деятельности обычно
выделяются три составляющие: качество управления, наличие
необходимого инструментария и профессионализм работников. В
аудиторской деятельности важную роль также играют формализация
процедур, методологическое обеспечение. Вопросы методологии и
технологии аудита, повышения профессионального уровня всегда являлись
и являются предметом пристального внимания аудиторов.
К сожалению,
этого нельзя сказать о вопросах управления и разработки
профессионального инструментария, в частности систем автоматизации
аудиторской деятельности.
Безусловно, одним из инструментов в работе аудитора являются его профессиональные знания и навыки. Средства автоматизации аудиторской деятельности являются одним из инструментариев, позволяющим оптимизировать использование ключевого ресурса – времени сотрудников.
Среди всех
программ, используемых для автоматизации аудиторской деятельности,
особой популярностью пользуются текстовые редакторы и табличные
процессоры, в качестве которых выступают стандартные приложения
пакета Microsoft Office, реже — системы управления базами
данных. При работе с нормативной документацией аудиторы используют
материалы справочно-правовых систем, таких как «Гарант»,
«Консультант Плюс». Для составления программы аудита и
формирования аудиторских заключений используют разработки компаний
«Мастер-Софт», «Гольдберт-Софт».
[6]
На российском рынке существует сравнительно малое число продуктов российского производства для аудиторов. Анализ данных аудиторских программных продуктов показывает, что фактически предлагается автоматизация только отдельных процедур и задач.
Данные
исследования «Потенциальный спрос на услуги автоматизации
бизнес-процессов со стороны аудиторских фирм», проведенного РА
«Эксперт», говорят о том, что «более 50%
аудиторских компаний, из числа участвовавших в исследовании, не имеют
никакой информации о системах автоматизации, предназначенных для
аудиторской деятельности». Отсутствие информации специалисты
называют основным фактором, сдерживающим рост автоматизации аудита,
наряду с другим фактором – низким качеством существующих
предложений. Тем не менее, «в подавляющем большинстве
аудиторских компаний считают, что внедрение автоматизированных систем
в их деятельность необходима», и ожидают, что это будет
способствовать повышению эффективности и качества работы.
[7, с. 366]
Использование «инструментария» позволяет оптимизировать использование рабочего времени сотрудника. Если автоматизируется не только обработка данных, не только непосредственно сам процесс аудиторской проверки, но и все основные бизнес-процессы аудиторской компании, то можно предположить, что в результате этого повышается как эффективность использования рабочего времени сотрудника, так и качество работы всей компании в целом.
Весь процесс аудита автоматизировать невозможно, но многие процедуры аудиторской деятельности, в том числе трудоемкие, оптимизировать оказалось не только возможно, но и полезно. Сформировались три основных направления: автоматизация проведения аудиторской проверки, автоматизация работы с документами и автоматизация управления работой всей аудиторской организации.
Первое
направление наиболее специализировано. Оно включает в себя
автоматизацию и стандартизацию деятельности аудиторов на всех этапах
аудиторской проверки – от подготовки и планирования аудита до сбора,
систематизации, анализа и оформления итоговых документов в
соответствии с действующими стандартами.
Во втором направлении содержится мало специфичного именно для аудиторской деятельности, поэтому оно не всегда выделяется в самостоятельное. Обычно документооборот вплетается во все элементы программы автоматизации аудиторской деятельности. В нем используются известные принципы построения систем документооборота.
Третье направление в основном представляет собой автоматизацию планирования деятельности обычного предприятия. Специфика аудиторской деятельности выражена не очень сильно. [8, с. 299]
Таким образом, одним из методов оптимизации труда аудитора и эффективности управления аудиторской компанией является автоматизация. И целесообразно рассматривать вопрос автоматизации деятельности аудитора не только с точки зрения повышения качества работы и соблюдения единой методологии, как это было до сих пор, но и с точки зрения повышения производительности труда.
Важно и необходимо
рассматривать проблему эффективного использования рабочего времени с
точки зрения получения конечного результата.
Существует множество причин загруженности аудитора, в том числе это может быть результатом плохой организации работы, отсутствия профессиональной подготовки, высокой автоматизации аудиторских процессов. Следствием является сверхурочная работа.
«Сверхурочная работа – работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период». [9, ст. 99]
При работе сверхурочно на протяжении 4 недель эффект от такой работы не может превысить 50 эффективных часов. Другими словами, если сотрудник на протяжении недели работает 55 часов, реально он выполнит только ту работу, на которую требуется 50 часов. Это – так называемое правило пятидесяти.
При
сверхурочной работе на протяжении 12 недель картина меняется:
эффективные часы снижаются менее чем до 40 часов в неделю и могут
достичь даже 30 часов.
Получается, что, если сотрудник работает в
сверхурочном режиме длительное время, эффект от его труда не
достигает даже уровня нормальной работы.
Таким образом, для повышения эффективности труда специалистов аудиторской организации необходимо, в первую очередь, оптимизировать и автоматизировать работу. Такая система должна:
– охватывать весь процесс аудиторских проверок, всех бизнес-процессов аудиторской деятельности;
– использовать инструментальные средства, позволяющие работать как для ассистентов, так и для руководителей;
– соответствовать под принятую в организации методологию, стандарты документирования и правила составления отчетности;
- организовать работу с данной системой в удаленном режиме для выездных проверок;
- синхронизировать данные удаленных пользователей с центральным офисом;
- оперативно передавать данные по проведению проверки в защищенном виде
– четко
разграничивать права доступа сотрудников к хранящимся в системе
данным по проверкам, деловой и финансовой информации.
Аудиторская система должна позволять решать вопросы управления проектом, внутреннего контроля, качественной реализации аудиторских проектов. Следовательно, под аудиторской системой следует понимать комплексную систему, позволяющую использовать ее по всем направлениям деятельности аудиторской компании. [10, с. 49]
Таким образом, с проблемами организации работы аудитора связаны вопросы качества аудиторских проверок. Оптимизация работы специалистов аудиторских организаций зависит от эффективности использования рабочего времени и факторов, влияющих на них.
- Литература:
1. Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» № 307-ФЗ от 30.12.2008г.
2. Пятенко С.В. 9 основ менеджмента. С-Пб.: Питер, 2008. -608 с.
3. Белуха Н.Т. Аудит. Киев: «Знания», 2007. — 769 с.
4. Подоровская М.М.
Организация труда. Киев: МАУП, 2007.
– 112 с.
5. Мухаметлатыпов Р.Ф., Мухаметлатыпов Ф.У. Труд и капитал: концептуальная модель, проблемы развития и управления: Научное издание. – Уфа: Уфимская государственная академия экономики и сервиса, 2012. – 340 с.
6. http://www.auditfinprom.ru
7. Скобара В.В. Аудит. М.: Просвещение, 2005. — 479 с.
8. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация аудита. М.: ЮНИТИ, 2007. – 336 с.
9. Трудовой Кодекс Российской Федерации № 197-ФЗ от 30.12.2001г.
10. Гольдберг Е.Я. Автоматизация аудиторской деятельности // Аудит и финансовый анализ. М.: Изд. дом «Компьютерный аудит». – 2002 – № 3.
Основные термины (генерируются автоматически): аудиторская деятельность, затрата труда, рабочее время, эффективность труда, аудиторская компания, аудиторская проверка, качество работы, работа, сверхурочная работа, аудиторская организация.
Как правильно провести аудит рабочего времени
Хотели бы вы, чтобы у вас было на 30 % больше времени на рабочей неделе? (Кто нет?) Как насчет рабочей недели ваших сотрудников? (Даже лучше!)
Это может звучать как волшебство, но это намного проще, чем вы думаете.
В исследовании 2017 года оценивались рабочие привычки владельцев бизнеса, ключевых руководителей и сотрудников. Они обнаружили, что «трата времени, малоценные и бесполезные действия составляют более 30% их рабочей недели».
Ой. Несмотря на то, что мы большие поклонники предоставления сотрудникам автономии и частых перерывов для повышения их продуктивности на рабочем месте, мы также знаем, что, если оставить их полностью без присмотра, некоторые традиционные «отсасывающие время» действия, такие как просмотр социальных сетей, просмотр видео на YouTube и сплетни в офисе, могут сильно сказываются на эффективности.
Менеджеры также несут ответственность за то, чтобы их команды были настроены на успех, поскольку исследование показало, что дополнительное время было потрачено впустую, чтобы ответить на малоценные электронные письма и отклонить низкоприоритетные запросы от коллег.
Вы можете противодействовать всем этим негативным воздействиям и каждую неделю отыгрывать 30% дополнительного времени.
Стратегия заключается в проведении аудита времени, и это несложно.
Что такое аудит времени?
Проще говоря, аудит времени — это процесс точного отслеживания того, на что вы тратите свое время в течение последовательного периода.
Результаты можно проанализировать, чтобы организовать свое время более эффективно. Это, в свою очередь, дает вам больше свободного времени для работы над тем, что действительно важно для вас и вашего бизнеса.
У всех одни и те же 24 часа в сутках. Причина, по которой высокопроизводительные компании и лидеры могут быть сверхэффективными, заключается не в том, что у них в рукаве есть какие-то секретные высокоэффективные инструменты тайм-менеджмента. Это потому, что они могут определить, какие задачи требуют приоритета в течение рабочего дня, а какие нет.
В конце концов, если вы не записываете, на что тратите время, вы не можете знать, на какие области следует обращать больше или меньше внимания.
Зачем мне проводить аудит времени?
Вы идеальный кандидат на аудит времени, если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь достичь своих бизнес-целей, вы всегда «заняты», но никогда ничего не делаете, или если у вас всегда не хватает времени, но вы не можете кажется, определить, почему.
Если вы ответили «да» на любой из этих вопросов, то вам пора начать проводить аудит своего времени.
Многие из нас проводят свой рабочий день без определенного плана или повестки дня, не зная, на что мы тратим время.
Это относится и к вашей команде. Вы можете устанавливать сроки выполнения, проводить регулярные проверки и поощрять общение внутри команды, но сотрудники все равно не могут сдать работу в срок.
Затем вы сталкиваетесь с тем же самым старым препятствием: “У нас не хватило времени!”
Аудит времени для себя или своей команды — идеальный способ:
Достичь целей и задач
Цели обычно не достигаются из-за плохого или нереалистичного распределения времени.
Честный отчет о том, на что вы на самом деле тратите время, по сравнению с тем, на что, по вашему мнению, вы тратите время, поможет вам лучше распределять время в соответствии с достижением высокоприоритетных целей и задач.
Повышение производительности
Проведение аудита времени позволит выявить самые большие «пожиратели времени» в течение дня. Это позволяет вам либо искоренить такое поведение, либо лучше распределить время на более продуктивные задачи. Вы можете не осознавать, сколько времени тратится на просмотр нерелевантных веб-сайтов или проверку социальных сетей, пока не отследите это.
Эффективное перераспределение времени
Возможность определить, в какие области дня вы более или менее продуктивны, является основным преимуществом аудита времени. Профессионалы, обладающие сильными навыками тайм-менеджмента, знают о важности перераспределения времени. Когда вы возьмете под контроль свое время, а не позволите ему контролировать вас, вы увидите наилучшие результаты.
Ежедневный и еженедельный аудит времени
Следует ли проводить ежедневный или еженедельный аудит времени?
Оба варианта.
Идея состоит в том, чтобы проводить аудит каждый день с целью объединения данных за неделю в конце пятидневного периода. Только тогда можно принимать решения, основываясь на последовательных днях честного анализа того, как вы тратите свое время.
Как вы проверяете свое время?
Чтобы провести аудит времени, сначала вам нужно установить способ документирования того, на что вы тратите время. Это называется диаграммой аудита времени.
Прежде чем приступить к аудиту времени, убедитесь, что вы выбрали «нормальную» неделю для отслеживания.
Воздержитесь от одитинга в течение недели, когда:
вы компенсируете отсутствующего коллегу
середина сезона отпусков
вы собираетесь в отпуск
вы находитесь в процессе переговоров с вашим крупнейшим клиентом
Целью проведения аудита является определение приоритетных областей в течение стандартного рабочего дня.
Поэтому убедитесь, что вы отслеживаете действительно «стандартный» рабочий день. Если у вас запланировано множество необычных встреч или вы какое-то время будете отсутствовать в офисе, вы захотите перенести свой первый аудит на более удобный день.
Вот пошаговый список для проведения простой проверки времени:
1. Используйте программное обеспечение или будильник
Во-первых, вам нужно решить, собираетесь ли вы использовать программный инструмент или ручной будильник. Программное обеспечение для отслеживания времени — это наиболее эффективный и точный способ отслеживать время, и в него встроена система будильника.
Если вы хотите работать вручную, то любое устройство с повторяющимся будильником, такое как смартфон или простое расширение Chrome, будет работать нормально.
2. Планируйте свои категории
Создайте категории проектов вокруг действий, которые (как вы думаете) составляют ваш рабочий день. Некоторые примеры могут включать «Электронные письма», «Встречи», «Звонки клиентов», «Обед» или «Время на себя».
Они, вероятно, изменятся после того, как вы завершите аудит и увидите, на что вы действительно тратите время, но начните с тех областей, на которых в идеале вы должны сосредоточить большую часть своего времени
3. Установите свое время и отслеживайте
Установите свое время трекер времени или будильник, который звонит с интервалом в 15, 30 или 60 минут, в зависимости от того, что лучше всего подходит для вашего рабочего дня. Каждый раз, когда звучит будильник, записывайте, над чем вы работаете, в своем ручном журнале или переключайтесь между проектами в своем тайм-трекере , Переустановите будильник на тот же интервал и вернитесь к работе.0003
4. Займите менее 20 секунд
Это должно быть быстро и легко, и вы не хотите слишком много думать. Каждый раз, когда вам напоминают об отслеживании, обратите внимание на то, что вы делаете, а затем сразу же вернитесь к этому. Будьте предельно честны с собой — сейчас важно получить реальное представление о том, куда уходит ваше время, независимо от результата.
5. Повторяйте в течение пяти дней
В течение одного дня всегда будут происходить события, которые могут исказить ваши результаты. Отслеживайте всю рабочую неделю (пять рабочих дней), чтобы получить пул данных приличного размера, который обеспечит вам достоверный и надежный аудит.
Вы провели аудит времени. Теперь, как анализировать результаты?
Шаг 1. Разделите свое время на «пожиратели времени» и «высокоприоритетные задачи»
После того, как вы собрали данные за неделю, пришло время проанализировать результаты, чтобы определить области, которые можно улучшить.
Рассортируйте свой рабочий день и классифицируйте каждый сегмент следующим образом:
1. Пожиратели времени: Это действия, которые непродуктивны (например, просмотр веб-страниц, проверка социальных сетей), или могут быть ограничены или ограничены определенными блоками на протяжении всего времени. день (например, проверка электронной почты или длительные незапланированные обсуждения с коллегами).
2. Высокие приоритеты: Это деятельность, которая продвигает вас к достижению ваших целей и задач. Несколько примеров высокоприоритетных действий могут включать завершение рабочих проектов, заранее запланированные встречи или проведение исследований.
Шаг 2. Повысьте свою продуктивность
На этом этапе у вас будет наглядное представление о том, как вы честно тратите свое время.
Следующий шаг — изменить свой день, чтобы повысить его эффективность.
Лучше всего начать с перераспределения временных блоков или делегирования и объединения действий. Подумайте также о том, чтобы разбить более крупные проекты на более мелкие достижимые этапы.
Перераспределение и делегирование задач
Как правило, пустая трата времени выполняется в незапланированные спорадические моменты в течение дня.
Во-первых, определите, есть ли виды деятельности, которые можно полностью исключить. Отличным примером является проверка социальных сетей, которая не только тратит время, но и мешает вашей концентрации.
Если вам абсолютно необходимо проверить Facebook, выделите небольшое количество времени один раз в день, когда вы позволяете себе побаловать себя. В остальное время дайте себе обещание, что ваше рабочее место — это зона, свободная от Facebook.
Есть ли задачи, которые вы выполняете лично, которые мог бы выполнить секретарь или член команды? Если да, потратьте некоторое время на их обучение.
Объединение задач
Если несколько блоков времени в день тратятся на одни и те же или похожие задачи, рассмотрите возможность их объединения в одно запланированное действие, которое выполняется один или два раза в день.
Прекрасным примером этого является время, потраченное на проверку электронной почты. Если ваш аудит времени показывает, что вы навязчиво проверяете почту, попробуйте выделить два определенных времени в день, когда вы будете проверять свою почту без перерыва.
Разбивайте большие проекты на мелкие этапы
Когда дело касается высокоприоритетных проектов, большинство из нас знает, что мы должны сделать, но не имеют конкретного плана, как это сделать.
Вот почему так важно разбивать эти проекты на более мелкие, управляемые цели.
После того, как вы составили дорожную карту шагов, необходимых для завершения этих крупных проектов, вы можете назначить их на определенные временные блоки в течение дня.
Вместо того, чтобы приступать к этим проектам без плана, знание того, какие шаги вы будете выполнять и в какой момент, позволит вам завершить их быстрее.
Шаг 3. Перераспределите время для более эффективного достижения целей и задач
Сравнение вашего идеального дня и реалистичного дня
Большинство из нас недооценивают, сколько времени на самом деле уходит на выполнение задачи. Прежде чем перейти к календарю, подсчитайте необходимое количество времени для каждой задачи.
Попробуйте на этот раз проверочное упражнение; подумайте, как для вас будет выглядеть идеальный рабочий день.
Для этого запишите самые важные и приоритетные действия. Список из 3-5 проектов или категорий — хорошее место для начала.
Затем выделите процент времени, который вы хотели бы потратить на работу над каждым из них.
Например, из вашего аудита времени вы могли узнать, что у вас есть 25 часов в неделю, которые вы можете потратить на высокоприоритетные проекты. «Идеальный» процент, который вы выделяете на каждую задачу, будет разделен между этими часами.
Вот основная схема, которой вы можете следовать, чтобы начать работу:
Цель 1: Работа с клиентами (в идеале 50 % времени)
Цель 2: Обучение персонала (в идеале 25 % времени)
Цель 3: Маркетинговая стратегия (в идеале 25% времени)
Затем просмотрите свой аудит времени и подсчитайте, сколько времени вы в настоящее время тратите на эти действия. Между вашим идеальным процентом и текущим процентом могут быть большие расхождения.
Например, если одной из ваших основных бизнес-целей является обеспечение нового бизнеса, но вы посвящаете только 10% вашего высокоприоритетного времени работе с клиентами, маловероятно, что вы приобретете много новых клиентов.
Ставьте и планируйте новые цели с помощью плана действий
Теперь, когда вы рассчитали идеальную повестку дня, вы можете приступить к реструктуризации своего дня.
Обязательно поставьте перед собой новые цели и разработайте план действий для их достижения.
Вот пример для подражания:
Цель 1: Работа с клиентами (в идеале 50% времени, разумное распределение 45% времени) клиенты перед проверкой электронной почты
После того, как вы завершили этот процесс для каждой основной цели, начните записывать записи в календаре, чтобы установить для себя новый распорядок дня.
Сохранение последовательности
Теперь, когда ваш рабочий день стал гораздо более эффективным, вы должны придерживаться внесенных изменений.
Понятно, что это легче сказать, чем сделать.
Будьте добры к себе и помните, что человеческий мозг сопротивляется изменениям.
Чтобы предотвратить возвращение к старым привычкам, рассмотрите возможность создания системы подотчетности, которая будет держать вас под контролем.
Попробуйте создавать повторяющиеся напоминания каждый месяц или каждый квартал, чтобы побудить вас обновить свой аудит времени. Вы также можете обнаружить, что наличие ответственного партнера в офисе является эффективным мотиватором, чтобы не сбиться с пути.
Не забывайте, что цель проведения аудита времени — оптимизировать ваш день, поэтому соблюдение изменений, которые вы сделали, — это, безусловно, самая важная часть.
Используйте Hubstaff, чтобы упростить учет времени вашего бизнеса, аудит, отчетность и многое другое.
Получите 14 дней совершенно бесплатно
Как провести аудит времени (с помощью шаблона аудита времени)
Что бы вы сделали, если бы у вас было больше времени? Планируете ли вы долгожданную поездку в Грецию? Написать книгу? Больше присутствовать в выходные дни? Какими бы ни были ваши мечты и амбиции, их достижение начинается с этого важного шага: лучше управлять своим временем. И один из лучших и наиболее эффективных способов начать с аудита времени.
Вот что вы найдете в этой записи блога:
- Что такое аудит времени и как он может помочь вам контролировать свое время
- Пошаговое руководство по проведению собственного аудита времени необходимые инструменты)
- Кроме того, шаблон аудита свободного времени, чтобы ускорить ваше путешествие
Готовы сократить проволочки и повысить производительность? Давайте углубимся.
{{try-free=”/in-house-ads”}}
Что такое аудит времени?
Аудит времени – это проверка того, как вы тратите свое время, чтобы вы могли более осознанно распоряжаться минутами и часами своего дня. Это включает в себя документирование себя в течение определенного периода времени (в идеале неделю), регистрацию ваших действий и количество времени, которое вы тратите на каждое из них. После аудита времени у вас будет четкий снимок того, куда вы направляете свое время, энергию и усилия. Способствуют ли ваши нынешние привычки достижению ваших целей? Если нет, давайте изменим это!
Если вы уже ведете табели учета рабочего времени, это отличное место для начала, но только в том случае, если они содержат исчерпывающую информацию.
Например, если вы фрилансер, который записывает только оплачиваемые часы, вам нужно провести аудит времени, чтобы увидеть, куда идут ваши неоплачиваемые часы.
Почему аудит времени важен для тайм-менеджмента?
Цель аудита времени — честно взглянуть на ваши текущие привычки управления временем. Никаких догадок — только твердые факты. В нашей занятой современной жизни так легко погрузиться в повседневную рутину, не останавливаясь, чтобы спросить, как наши повседневные действия способствуют нашим ценностям и более крупным целям.
Время — невозобновляемый ресурс, и очень важно следить за тем, как мы им распоряжаемся. Аудит времени — один из лучших способов сделать это, потому что он основан на цифрах (он объективен) и очень прост.
В зависимости от того, что вы обнаружите в процессе аудита времени, вы можете захотеть полностью пересмотреть свой ежедневный график. Однако более вероятно, что вы обнаружите несколько незначительных областей улучшения. С помощью всего лишь нескольких настроек вы можете привести свое расписание в соответствие с вашими целями и, что более важно, чувствовать себя хорошо в отношении того, как вы проводите свое время.
Как провести аудит времени за пять простых шагов
Проведение собственного аудита времени — простой процесс. Но прежде чем мы углубимся в это, достаньте свой календарь. Найдите предстоящую неделю, которая будет похожа на любую другую неделю — другими словами, без отсутствующих членов команды, праздников или ежегодных конференций. Цель состоит в том, чтобы определить неделю, в которой не было ничего необычного, и это идеальное время для проведения аудита вашего времени.
И, если вам интересно, одного дня будет недостаточно, чтобы всесторонне взглянуть на то, как вы тратите свое время, поэтому обязательно посвятите этому процессу целую неделю. Чтобы ускорить процесс, у нас также есть отличная статья о том, как провести упрощенный аудит календаря.
Шаг первый: выберите метод отслеживания времени.
Теперь, когда вы выбрали неделю, выберите инструмент учета рабочего времени. Есть несколько способов провести аудит времени — лучший метод для вас тот, который вы действительно будете использовать! Вы можете отслеживать свое время с помощью ручки и бумаги (ознакомьтесь с нашим загружаемым шаблоном ниже).
Или вы можете выбрать что-то более высокотехнологичное, например, программное обеспечение для отслеживания времени.
Если вы предпочитаете последнее, Harvest и Toggl Track — два популярных приложения для отслеживания времени, на которые определенно стоит обратить внимание. Все, что вам нужно сделать, это ввести названия ваших действий, а затем нажать на таймер, чтобы начать записывать свое время. Использование таких приложений, как Harvest и Toggl Track, устраняет ручную работу по аудиту времени, помогая вам фиксировать каждую минуту вашего рабочего дня. Не говоря уже о том, что оба приложения имеют модель ценообразования freemium — всегда плюс в наших книгах!
Есть любимый инструмент? Переходим к очень важному шагу.
Шаг второй: визуализируйте свой идеальный день.
Аудит времени не поможет вам, если вы не знаете, к чему стремитесь, поэтому этот шаг является ключевым. Проведите инвентаризацию своих целей и основных ценностей, а затем спросите себя: «Как бы выглядел мой идеальный день в соответствии с этими целями и ценностями?» Что бы вы сделали, что бы вы расставили по приоритетам, как бы вы себя чувствовали?
Потратьте несколько минут и запишите все это.
Все, что вы придумаете, поможет определить, что вы будете делать с фактическими результатами вашего аудита времени (то есть, как вы будете действовать!), поэтому не пропускайте этот шаг.
Шаг третий: запишите себя на неделю.
Теперь пришло время для проверки фактического времени. Регистрируйте все свои действия, от небольших задач, таких как проверка электронной почты, до более крупных задач, таких как подготовка к презентации. Не забывайте также проводить аудит своих встреч. Также нет правила, согласно которому вы можете регистрировать только рабочие действия. Вы также можете выгуливать собаку, листать страницы в социальных сетях, поливать растения и заниматься другими личными делами. Это может быть особенно полезно, если вы работаете из дома, так как ваша личная жизнь и профессиональная жизнь часто могут смешиваться. К концу вашего аудита времени у вас должны быть личные данные за неделю, чтобы сказать вам, куда уходит ваше время.
Шаг четвертый: проанализируйте свои результаты.
Готовы погрузиться в данные? Имея перед собой аудит времени, просмотрите и просмотрите все свои действия. Перечислите их на отдельном листе бумаги вместе с общим количеством времени, которое вы потратили на каждую из них.
Затем обозначьте свои приоритетные действия. Это могут быть важные задачи, которые помогут вам добиться успеха в достижении ваших бизнес-целей, и не подлежащие обсуждению задачи, такие как поход в магазин за продуктами, встреча с детьми из школы, ежедневные встречи и т. д. ваши ценности. Например, если для вас важна семья, то ваша еженедельная поездка на фермерский рынок может считаться высокоприоритетным занятием. Это может быть не «продуктивно» в традиционном смысле, но для вас это важно.
Затем определите, кто пожирает ваше время в течение дня. Тот же момент, что и выше: ваши основные ценности могут помочь вам определить, на что вы хотите тратить меньше времени. Если прокрутка социальных сетей не приносит никакой пользы в вашу жизнь, тогда ограничьте время, проводимое на социальных платформах, или вообще удалите приложения.
Этот шаг посвящен назначению приоритета вашим задачам, чтобы вы могли видеть, тратите ли вы много времени на задачи с низким приоритетом, и наоборот. Матрица Эйзенхауэра также может быть невероятно полезной здесь. Просто создайте поле с четырьмя квадрантами, а затем классифицируйте свои задачи следующим образом:
Матрица Эйзенхауэра — это всего лишь один из способов определить ваши высокоприоритетные действия, пожиратели времени и все, что между ними. Для более подробного ознакомления с тем, как расставить приоритеты в своей работе, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге здесь.
Шаг пятый: Составьте план действий.
Теперь, когда у вас есть вся эта ценная информация, пришло время для веселой части: создания плана игры. Этот шаг заключается в том, чтобы избавиться от своих навыков тайм-менеджмента (таких как делегирование и планирование) и настроить распределение времени на все ваши действия.
Подумайте, какие задачи вы можете снять со своей тарелки, автоматизировав их или делегировав другому члену команды.
Затем подумайте, как вы можете перераспределить это время на свои высокоприоритетные дела. Вместо того, чтобы говорить: «Я буду уделять больше времени своему здоровью», запланируйте конкретное время и место, где вы будете заниматься. Как говорится, если этого нет в вашем календаре, это ненастоящее.
Рассмотрите методы тайм-менеджмента, такие как планирование времени или объединение усилий с партнером по подотчетности, чтобы не отставать от новых целей. Из всех столпов тайм-менеджмента, существующих сегодня, расстановка приоритетов — наш личный фаворит — поэтому мы создали инструмент, который находит и блокирует длинные отрезки непрерывного Времени Фокусировки в вашем расписании. Совет для профессионалов: нажмите здесь, чтобы ознакомиться с нашей обширной коллекцией статей и освежить свои навыки тайм-менеджмента уже сегодня. Вы даже можете научиться проводить аудит совещаний и тратить меньше времени на совещания.
Шаблон аудита рабочего времени
Нажмите здесь, чтобы бесплатно загрузить шаблон аудита рабочего времени.