Бизнес кейсы что такое: Что такое кейс в бизнесе, маркетинге, обучении, как написать кейс? Сущность кейс метода как технологии обучения

Как и для чего готовить бизнес-кейсы

Кейс в общем смысле – описание реальной бизнес-задачи с решением или без него. Практика написания кейсов пришла в маркетинг и PR из бизнес-образования.

О том, какие кейсы используются в практике бизнес-школ, мы рассказывали в интервью «Что такое кейс: как организовано обучение в бизнес-школах». Сегодня речь о кейсах, которые компании готовят для заказчиков, партнеров, покупателей и для масс-медиа.

Проверено исследованиями, что люди интересуются историями и на их основе принимают решения легче и увереннее, чем на данных статистики. Этот факт широко используется во внешних и внутренних корпоративных коммуникациях. Причем работают не только рациональные кейсы, в которых подробно прописаны задачи, процесс, результат, инсайты, но и, например, эмоциональные истории использования продукта микроинфлюенсерами. На базе принципа эффективности кейсов построена механика выдачи оборудования лидерам мнения для тестирования и последующего написания обзора, которую широко используют производители.

Кейсы – самый продающий контент

Кейсы нужны, чтобы привлечь заказчика

Екатерина Ситникова, исполнительный директор, Future Business Rivals

Заказчики при выборе подрядчика в первую очередь оценивают кейсы – это не гипотеза, а факт. Когда мы проводили исследование потребностей клиента в digital, более 70% респондентов назвали главными критериями оценки агентства-исполнителя яркие решения, стабильное качество работ и наличие отраслевых проектов. Убедиться во всем этом, если у вас нет оформленных кейсов, практически невозможно (разве что потенциальному заказчику самому придется опрашивать ваших клиентов), а значит, и доверия к вам тоже будет немного.

Кейсы – это продуктовый PR

Яна Бубнова, CEO, коммуникационное агентство «Кабарга»

Кейсы писать надо, потому что интересные (необычные, первые в своем роде, масштабные) кейсы охотно берут СМИ.

Это продуктовый PR, один из эффективных каналов продаж сложных продуктов, мероприятий, услуг и себя, как специалиста.

Сильный кейс демонстрирует эффективность компании

Ольга Павликова, основатель и генеральный директор, PR-агентство TrendFox

Конечно, первое, чего ждут компании, готовя кейсы, – это маркетинговый эффект, упоминание бренда компании в топовых изданиях. Но я каждый раз стараюсь напомнить, что не менее важен и PR-эффект: сильный кейс демонстрирует экспертизу компании, ее эффективность. Ваши клиенты и контрагенты, прочитав такой материал, поймут: они имеют дело с партнером, который наладил у себя эффективные бизнес-процессы и способен сделать больше, чем другие.

Кейсы, действительно, один из самых продающих инструментов. После публикации кейса о том, как наш клиент, сервисная компания, применил ИИ в области прогнозирования, к нему в клиенты пришла компания из списка Forbes.

Кейсы показывают, что мы понимаем проблемы клиента

Марго Бергер, PR-менеджер, Owox BI

Одна из основных аудиторий для меня – это собственники, руководители и маркетинг-директора крупных компаний.

Их мало интересуют технические нюансы, зато им важно найти подтверждение того, что мы уже работали с компаниями их масштаба, понимаем проблемы и показали свою эффективность в других проектах. Такие кейсы публикую в деловых СМИ, и в них основной акцент сделан на проблему и результат, а решение упомянуто вскользь, без подробностей.

Показать решение проблемы и стать помощником. Маркетологи и аналитики, которые хотят автоматизировать свои рутинные задачи, считать больше метрик и делать это еще лучше – для них мы готовим кейсы с развернутым описанием решений и схемами движения данных. Потому что этой аудитории важно понять, как именно работает продукт и как решается их проблема. Даже если в итоге они не купят нас – нам важно поднимать общий уровень знаний в аналитике на рынке. Такие кейсы публикую на профильных ресурсах и в блоге компании.

Продающий кейс – это история со счастливым концом

Степан Ноянов, эксперт по интернет-маркетингу

Продающий кейс это история, где главный герой – клиент, а конец всегда счастливый. Как любая история, кейс начинается с описания текущей ситуации. С какой проблемой обратился клиент? Какие были ресурсы? Читатель кейса должен увидеть здесь себя. Дальше – опишите его предыдущий опыт и полученные результаты. Это прояснит, каких ошибок можно избежать.

Следующий важный блок – рассказ о том, как клиент выбрал вас. Подробно опишите процесс работы: что делали, как принимали решения, какие возникали гипотезы и как их тестировали. Какие инструменты выбрали и почему. В финале – счастливый конец, в котором разрешается проблема клиента, он доволен результатами и готов рекомендовать вас своим друзьям, знакомым и даже маме.

Кейс поможет отстроиться от конкурентов

Юлия Галынская, руководитель, студия продающих текстов и рекламных материалов yulize.com

Важно помнить, что создание кейса – хороший способ подчеркнуть отличие от конкурентов. Что это может быть? Чек-листы для дополнительной проверки процесса работ, которые есть только у вашей компании.

Или знакомство потенциальных клиентов с одним из сотрудников компании, который отлично проявил себя при решении задачи. Или демонстрация собственных программных продуктов, которые есть только у вас. Такой подход помогает лучше рассмотреть бренд и дать ответ на вопрос, почему стоит сотрудничать именно с ним.

Вывод очевиден: компаниям часто приходится доказывать свою экспертизу. Самый простой и доступный способ убедить клиентов в этом – делиться кейсами. Публиковать кейсы можно не только на сторонних площадках. Правдивые истории полезно разместить и на собственном сайте. Например, честно рассказав о том, как вы решили проблему клиента.

Как написать интересный и убедительный кейс

Практически у каждого медиа свои правила подготовки кейсовой статьи, у каждой онлайн-площадки – свои особенности, которые влияют на требуемый объем, степень подробности и прочие параметры кейса. В общем случае написание статьи-кейса строится по плану:

• Вводная информация. Опишите клиента или свою компанию, если кейс внутренний. Коротко и без саморекламы. Обрисуйте начальные условия.
• Задача. Расскажите, как появилась проблема и в чем конкретно она состояла.
• Процесс решения задачи. Описывайте в мельчайших деталях – от выбора методики до каждого шага ее применения.
• Бизнес-результаты. Не надо слишком много, лучше один, но конкретный и понятный. Кейс – это всегда «было-стало».
• Анализ: чему вы научились, получив результаты.

Дальше – дело техники, вашего вдохновения и навыка. Навык написания прокачивается, как и любой другой. После третьего-четвертого кейса вы поймете, что это вам даже нравится. После восьмого вы и не заметите, как начнете в стандартный план добавлять собственные «фишки». С последним, однако, стоит быть аккуратными, если пишете для изданий. Далеко не все редакторы готовы пропускать «коленца» в бизнес-кейсах, но от увлекательной истории в начале с диалогами и юмором вряд ли откажутся.

Вы можете опубликовать кейсы на сайте компании или в ее пабликах в социальных сетях, но более широкие возможности открываются, если вы разместите кейс на сайте Сообщества менеджеров Executive. ru.

Особенность кейсов – их очень просто составлять

Галина Харнахоева, PR-директор, penenza.ru

Один из плюсов кейсов – при его создании у вас не будет недостатка в контенте. Это могут быть продуктовые или клиентские истории, кейсы сотрудников и партнеров, рассказы об ошибках и победах. Еще одна классная особенность кейсов – их очень просто составлять:

• Проблема, ситуация на старте (как было).
• Процесс решения проблемы, ошибки и победы по пути (что делали и как делали).
• Выводы, результаты (что получили).

Например, кейс «Как community-маркетинг снижает стоимость лида» мы составляли по этому плану. Исходя из него, вы можете составить сколько угодно вопросов держателю кейса. Благодаря простоте можно смело поручить собрать фактуру спикеру, а потом просто «причесать» текст. 

В описании кейса есть три важных момента – заголовок, первый и последний абзацы. Заголовок должен быть с указанием результата или проблемы, чтобы заинтересовать читателя. Первый абзац должен описывать ситуацию так, чтобы захватить внимание читателя и удержать его до конца. Последний должен дать ту ключевую эмоцию, с которой читатель будет ассоциировать вас, поэтому в нем пишем основной месседж.

Например, в кейсе «Как мы возвращали просроченную задолженность СУ-888» в заголовке есть указание проблемы, в первом абзаце есть описание ситуации со спойлером, в последнем – месседж «наши коллекторы работают жестко, но только с недобросовестными заемщиками, а добросовестным бояться нечего».

Что касается основной части – процесса – в ней нужно:

• Указать конкретные действия с цифрами и аргументами, графиками, видео.
• Выкинуть из текста размытые фразы типа «использовали индивидуальный подход», «была проведена огромная работа».
• Писать просто – без сложносочиненных предложений и «умных» слов.

Покажите цифры: открытость повышает доверие

Диана Гомонова, PR-менеджер, агентство комплексного интернет-маркетинга Adindex.

ua

Для иллюстрации нашей работы в формате кейса мы делаем подробные скриншоты из Google Analytics, аналитики Facebook, сервисов email-рассылок. Естественно, все это согласовываем с клиентом. Такая открытость повышает уровень доверия к компании у потенциальных заказчиков наших услуг, а молодым коллегам, которые тоже смотрят наши кейсы, чтобы научиться, позволяет перенять опыт и, в некоторых случаях, избежать ошибок при работе.

Представьте как можно больше доказательств

Станислав Романов, директор по маркетингу, Otzyvmarketing.ru

Чтобы кейс наверняка опубликовали, нужно представить как можно больше доказательств, важных цифр и имен. Например, если вы настроили рекламу для крупной компании, которую знает почти каждый предприниматель (предположим, из рейтинга РБК 500), увеличили их базу клиентов даже на 10% и задействовали в кампании первых лиц других брендов, то это сильно упростит задачу. Если чего-то не хватает, подкрепите факты экспертным мнением и доводами.

Думайте о полезности кейса для читателей, а не о своем PR

Ольга Павликова, основатель и генеральный директор, PR-агентство TrendFox

Хороший кейс – это подробный рассказ о том, что именно ты сделал, который может служить инструкцией для других. Именно в этом ценность кейса для читателей различных изданий, блогов и других площадок. А вот материал по типу: «Наша компания сделала это! Достигла многого и поэтому крута!», без каких-либо деталей, зато хвалебный, наоборот, никого не заинтересует. Читатель не обратит на него внимания – как на очередную рекламу, которая давно приелась и вызывает только раздражение.

Наймите профессионала, если не можете составить кейс сами

Ольга Бармакова, менеджер по маркетингу, ICL Services

Для IT-бизнеса кейсы – это железобетонный must have, ведь мы ничего не можем сфотографировать, дать потрогать или прислать на пробу. При этом написать качественный кейс – не так просто, как может показаться. Мы столкнулись с проблемой: менеджеры проектов не в курсе всех технических особенностей, а технари и тексты – вещи, за редким исключением, несовместимые. Коллеги были готовы разговаривать, но не писать. И тут пришла идея: мы – аутсорсинговая компания, мы сами уверены в эффективности передачи непрофильных задач на аутсорсинг, поэтому для написания кейсов наняли журналиста.

Вместо нескольких часов непрофильной занятости IT-специалистов, правок, переделок и негарантированного результата мы тратим максимум час на интервью с журналистом и полчаса на финальные правки. Кейс готов! Оптимизация + стандартизация = профит! Такой подход к написанию статей серьезно упростил жизнь всем, при этом повысив качество и регулярность выхода жизненно необходимых бизнесу материалов.

Составление кейса поможет и в менеджменте

Достучитесь ли вы до сердец представителей целевой аудитории – зависит от вашего таланта и усердия. Однако есть одна сторона, которая неминуемо выиграет от того, что вы работали над кейсом – это вы сами.

Кейс – это, в том числе, работа над ошибками

Ольга Павликова, основатель и генеральный директор, PR-агентство TrendFox

Готовя к публикации статью-кейс, вместе с райтером или самостоятельно, топ-менеджер заново погружается в процесс, обдумывает, что было сделано и как, каких ошибок не удалось избежать… И это полезно ему самому. Готовя такие материалы, не стесняйтесь рассказывать читателям о проблемах, которые возникли в процессе, неожиданно для вас.

Идеального бизнеса не бывает. В рассказ о том, что все шло как по маслу, читатель не поверит – ему просто будет неинтересно. Поэтому, готовя кейс, будьте честны с читателем, расскажите и о победах, и о трудностях, с которым столкнулись (ведь вы их преодолели, правда?) – и материал о вашей компании станет хорошим маркетинговым и PR-инструментом. Кроме того, публикуя кейс на площадках, которые являются платформами для общения предпринимателей и топ-менеджеров, вы сможете общаться с теми, кому близка ваша тема, знакомиться с коллегами, которые в будущем могут стать и вашими контрагентами, ко взаимной выгоде. Кстати, в случае с Executive.ru, если вы наемный топ-менеджер и планируете развивать личный бренд, публикация кейса поднимет ваш статус и расскажет о заслугах. Возможно, узнав о них, вам сделают предложение о переходе в другую компанию. Такие случаи не редкость.

Кейс покажет аналитикам ценность их работы

Марго Бергер, PR-менеджер, Owox BI

Кейс может показать сотрудникам ценность их работы. Внутри компании над кейсом работает аналитик и сотрудник клиентской поддержки. Первый показывает, как была решена проблема с технической стороны, а второй точно знает, как это решение отразилось на экономических показателях клиента и как повлияло на его рабочие процессы. Часто написание кейса становится поводом для того, чтобы вырваться из рутины и посмотреть на клиента с новой стороны: увидеть, что простые, с точки зрения аналитика, решения принесли значительный результат, а специалист поддержки поймет, что это решение можно предложить другому клиенту с похожей проблемой. К тому же это отлично повышает мотивацию внутри компании.

Вы составите системную картину происходящего

Анастасия Гетьман, PR-директор, Tion Умный микроклимат

Описание кейсов я считаю хорошим инструментом для профессионального развития личности и коллектива. Формируя кейс, человек систематизирует происходящее для себя. Формирует опыт в понятную историю, в которой он уверен и которую может повторить. Это позитивно сказывается и на последующих результатах, и на профессиональной самооценке. Когда команда, особенно распределенная, регулярно обменивается best practice, это помогает придерживаться высокого среднестатистического уровня проектов, а также быстро внедрять эффективные примеры на других территориях.

Вы можете по-новому посмотреть на рынок и открыть новую нишу

Вала Беловежская, руководитель, Begain Group

Раньше я вела блог на сайте компании. Целевая аудитория – владельцы арт-магазинов, для которых мы производим самопродающиеся художественные товары и канцелярку. Когда я стала делать тексты для журналов об управлении магазином, сбытом, о техниках продаж, поняла, что рассказывать о своем опыте я буду людям, которые по большей части находятся вне ниши художественных товаров и не понимают нюансов работы в ней.

Я начала рассказывать подробнее об одних аспектах и менее подробно – о других. В итоге,  рассказав, что, как и почему мы делаем, обрисовав концепцию самопродающихся товаров, схему работы и ее революционность… внезапно пришло понимание, что все это мы можем делать не только для арт-магазинов, а для розницы в целом. Более того, мы это уже делали по запросу, но тогда я не сообразила, что ритейл-консалтинг и ребрендинг магазинов можно предлагать в качестве отдельных услуг.

Кейс поможет вам проделать работу над ошибками

Тимофей Белоглазов, основатель, маркетинговое агентство Dviga

Создание кейсов – это всегда возможность сделать работу над ошибками, найти изъяны в бизнес-процессах и пересмотреть свой взгляд на подход к работе. Мы, например, однажды во время подготовки серии кейсов отказались от целого направления – оказалось, что людей задействовано много, риски сложно предусмотреть, а количество действий, которое надо совершить, чтобы клиент получил достойный результат, стоит денег, которые рынок не готов был платить. Казалось бы, что мы просто начали готовить кейс, а в итоге существенно пересмотрели взгляд на свой бизнес.

Серия бизнес-кейсов может стать маркетинговым исследованием

Марина Легостаева, бизнес-коуч

Кейсы принято считать инструментом продаж – так называемым social proof, социальным доказательством успешной работы с клиентом. Но само оформление кейса даже полезнее для бизнеса, чем сам кейс на вашем сайте. Если таких кейсов расписать хотя бы десяток, то легко можно сделать выводы: кто наши лучшие клиенты, клиентов какого типа и с какими запросами лучше не брать, какие ключевые проблемы клиентов мы решаем, с какими проблемами не справляемся и так далее. В итоге простая на первый взгляд техническая работа по описанию кейсов превращается в полезное маркетинговое исследование.

Решайте бизнес-задачи в специальном разделе Executive.ru

На Executive.ru, кроме возможности публиковать повествовательные кейсы, существует специальный раздел для размещения бизнес-кейсов в виде задач. Каждая публикация – игра, в которой автор ставит перед аудиторией вопрос, а участники Сообщества предлагают варианты ответа. Редакция публикует эти варианты, а автор выбирает победителей. Здесь вы можете прочитать рекомендации, как готовить кейсы для нашего сайта.

Успешные кейсы собирают более 20 тыс. просмотров

Андрей Семеркин, главный редактор, Executive.ru

Автор опубликованного кейса получает 50 баллов в персональном рейтинге на Executive.ru. Конечно, мотивация авторов не сводится к баллам, есть и другие бонусы. Успешные кейсы собирают более 20 000 просмотров. Я имею в виду трафик двух публикаций, первая – это постановка задачи, а вторая – варианты решений. Кроме того, автор выступает в качестве эксперта, определяя, какое решение кейса будет признано лучшим. Именно автор, а не редакция, называет победителей. Редакция высылает лауреатам книги, а сервер Executive.ru начисляет 10 баллов всем участникам Сообщества, чьи решения были опубликованы. И автор кейса, и авторы решений имеют шанс публично продемонстрировать свою экспертность. При этом прямая реклама компании или самореклама в формате кейсов, конечно же, не приветствуются.

Рынки требуют открытости. PR-директора, маркетологи, community-менеджеры просто обязаны научиться составлять кейсы. Даже если вы владелец бизнеса, предприниматель, аналитик или инженер, навык подготовки кейса вам пригодится, чтобы поделиться материалами на профессиональных конференциях, во взаимодействии с внешними партнерами и инвесторами.

Пишите сами или попросите копирайтера помочь сделать первые шаги. Кейсы ненавязчиво и доказательно демонстрируют целевой аудитории компанию, ее практику, бизнес-принципы, отношение к клиентам. Написание кейса позволяет провести самостоятельную работу над ошибками, обдумать их, а иногда – и попросить совета у Сообщества.

Фото в анонсе: unsplash.com

что это такое, примеры и решения

Метод бизнес-кейсов прекрасно применяется при обучении и во время проверки знаний будущих сотрудников во время собеседования с ними. Кандидату предлагают решить конкретную проблемную ситуацию, в которой пребывает предприятие, либо работник или ставят перед ним вопросы, нуждающиеся в обозрении и принятии точных решений. Итогом тестирования бизнес-кейса является результативное решение поставленной задачи, обнаруженное кандидатом, либо выполненный им ряд аналитических заключений. Подробнее о целях и методах решения бизнес-кейсов расскажем в этой статье.

Содержание

• Бизнес кейс — что это такое
  • Цели бизнес-кейсов
• Разновидности бизнес-кейсов
• Бизнес-кейсы: примеры и решения
• Заключение

Бизнес кейс — что это такое

Кейс-метод придумали в Гарварде в 1924 г. , наименование Business Case произошло от латинского языка, от понятия «casus» — ‘непонятная и странная ситуация’. Учащиеся обсуждали кейсы во время обучения для того, чтобы начиная рабочую деятельность можно было воспользоваться уже подготовленными образцами поведения.

Цели бизнес-кейсов

В ходе беседы проверяются интеллектуальные и аналитические данные соискателя, его мастерство выстраивать логическую цепочку умозаключений, а кроме того складно объяснять. Предоставляется рассмотрение устойчивости к стрессовым ситуациям, уверенности в своих силах и устанавливают коммуникативный потенциал кандидата в ситуациях давления. Исследуется интерес соискателя в решении установленной задачи, испытывается выносливость к неопределенности ситуации или большому количеству сведений, также анализируется процесс мышления предстоящего работника.

Бизнес кейсы с решениями подразумевают выбор настоящей стратегии, которой будет следовать фирма или руководство.

Разновидности бизнес-кейсов

В основе многих кейсов находится подлинные сведения о произошедших событиях или осуществляющих деятельность компаниях. При приеме на работу, как правило, предлагаются такие кейсы, которые созданы на основе сведений о компании, куда берется кандидат. Порой применяются придуманные компании, однако такие сведения часто бывают неправдоподобными.

Помимо прочего имеются особые бизнес-кейсы по разнообразным сферам деятельности, к примеру, менеджмент, маркетинг, консалтинг, управление персоналом и т.д. К слову, когда врачи анализируют заболевание, предлагая варианты его лечения — это также решение кейса.

Просто ли решается бизнес-кейс?
Бизнес-кейсы в некоторых случаях предлагаются в игровой форме, а кроме того предлагают решить их письменно или устно. В процессе игры следует активно входить в «образ». Обычно, время на принятие решения жестко лимитировано. Описывать надлежит по существу вопроса, не нужно останавливаться на деталях.

Не стоит забывать и упускать из вида, что от опрашиваемого ожидают плодотворных предложений по решению проблемы и объяснения, по какой причине был выбран конкретно этот путь. Иначе говоря, собеседник должен удостовериться, что у вас есть возможность использовать свои знания с практической точки зрения, следовательно, вы готовы к работе.

В ходе беседы проверяются интеллектуальные и аналитические данные соискателя.

Бизнес-кейсы: примеры и решения

Принимая во внимание, что любое предприятие и каждая ситуация неповторима, подобные примеры не являются единственно верным решением, но показывают единый подход и технологию решения административных вопросов.

Заказчик: Региональная фирма, действующая в области продажи стройматериалов.

Задача: Региональная фирма открыла отделение в Москве, спустя 2,5 года деятельности отделение все еще не приносило прибыли, невзирая на попытки, которые предпринимали управление и работники отделения. Как результат сформировалась сложная ситуация, в которой управление фирмы предполагало предпосылки неудачи в безынициативности работников отделения, а управляющий филиала ссылался на недостаток помощи со стороны главного офиса и незначительные бюджетные средства.

Требование: От начальника отделения совместно с руководством фирмы была поставлена задача увеличения размера продаж в столичном отделении фирмы.

Диагностирование: Была выполнена диагностика для раскрытия оснований для отсутствия динамики. В ходе диагностирования были исследованы субъективные причины, обнаружены полезные результаты в части компетенции персонала, мотивации, постановки целей и задач. Помимо прочего, изучались конкретные причины: положение на столичном рынке, соразмерность бизнес-системы и процессов.

Обзор по итогам диагностирования:

1. Из области личного были обнаружены такие трудности: разное представление методов получения целей у начальства главного офиса и отделения, совокупность жалоб и недомолвок, трудности в общении вследствие нечастых личных встреч руководства.
2. В области беспристрастного, невзирая на ухудшающий момент в виде большой конкурентной борьбы, основательных преград к осуществлению стратегии увеличения, обнаружено не было. Раскрыты позитивные результаты касательно востребованности продукции, продвижения и емкости рынка. Ключевые трудности были выявлены в сфере позиционирования и продвижения, и раскрыт ряд недосмотров в области организации бизнес-процессов.
3. Обнаружена необходимость в обучении работников отделения.

Варианты решения:

1. Выполнить стратегическую сессию, в процессе которой следует уточнить цели, разработать и согласовать политику компании для их получения.
2. Установить более действенный размер коммуникаций, сформировать безопасное пространство для взаимодействий руководства главного офиса и филиала.
3. Перевести работу отделения в формат проектной деятельности, установить сроки, бюджет и главные характеристики производительности.

Ход решения кейсов.

Методы реализации рекомендаций:
В ходе стратегической деятельности, с целью эффективного позиционирования и продвижения, была подобрана политика нишевой дифференциации, упор сделали на востребованный ассортимент. В соответствии с результатами работы были исправлены бизнес-процессы на стыке представителей руководящего офиса и филиал компании и создан проект «Москва белокаменная». Над проектом работали консультанты, администрация и работники филиала фирмы.

Результаты: Спустя 6 месяцев после запуска плана отделение вышло на самоокупаемость, по прошествии некоторого времени на 98% добились всех ключевых проектных характеристик с экономией бюджетных средств на 17%.

Бизнес кейсы с решениями подразумевают выбор настоящей стратегии, которой будет следовать фирма или руководство.

Независимо от природы данного вам кейса, вам необходимо будет:

1. Подвергнуть тщательному рассмотрению. Это предполагает раскрытие причинно-следственных связей, что же может случиться и по какой причине.
2. Пояснить ситуацию.
3. Дать оценку ранее предложенным мерам.
4. Рассмотреть допустимые предстоящие действия и сопоставить их потенциальную продуктивность.
5. Возможно, вам придется изучить образец самостоятельно.

Заключение

Проблемы и задачи существуют в каждом виде деятельности. Важно уметь определять приоритетные вопросы, точно и полно разбирать проблемы, создавать задачи, и грамотно их решать, это нужно всем, независимо от того, чем занимаются, где проживают и есть ли у них бизнес. Это умение полезно каждому, чтобы уметь справляться с жизненными препятствиями без потерь и травм.

В данном видео представлены несколько видов решения бизнес-кейсов на примере маркетинговых задач.

Смотрите это видео на YouTube

Проектная документация: 15 основных документов

Лидерство, управление проектами 101

Руководитель проекта

Джейсон Уэстленд | 5 августа 2022 г.

Содержание

• Что такое проектная документация?
• Документация проекта по фазам проекта
• 15 основных проектных документов
• Что стоит документировать?
• Рекомендации по проектной документации
• Как ProjectManager помогает с проектной документацией

Руководители проектов осознают важность проектной документации. Документы проекта должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы соответствовать проекту. Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха проекта, но с чего начать?

Это руководство определяет, что такое проектная документация и почему она важна, а также перечисляет 15 основных проектных документов, которые вы всегда должны создавать для планирования и выполнения своих проектов.

Что такое проектная документация?

Термин проектная документация относится к документам по управлению проектом, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти документы, такие как план проекта, график проекта или бюджет проекта, определяют действия, процедуры и рекомендации, которым должна следовать команда проекта.

Проектная документация имеет несколько целей, таких как планирование проекта, управление затратами или управление рисками. Кроме того, существуют определенные проектные документы, которые должны быть созданы на определенном этапе проекта, поскольку они закладывают основу для следующего шага. Например, план управления проектом должен быть создан до начала фазы выполнения проекта.

Программное обеспечение для управления проектами

может помочь вам систематизировать и обмениваться информацией, которая имеет решающее значение для успеха вашего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, которое имеет неограниченное хранилище файлов и позволяет легко обмениваться документацией по продукту с вашей командой и заинтересованными сторонами. Все его многочисленные представления проекта используют один источник информации, чтобы держать всех на одной странице. Начните бесплатно.

ProjectManager имеет представление списка с неограниченным хранилищем файлов, чтобы упростить документацию по проекту. Узнать больше

Давайте посмотрим, какие документы проекта должны создаваться на каждом этапе проекта.

Проектная документация по фазам проекта

Проекты различаются по размеру и сложности, и некоторые из них требуют более полной проектной документации, чем другие. Вот обзор некоторых документов проекта, которые обычно создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Инициирование проекта: Устав проекта, краткое изложение проекта, экономическое обоснование, повестка дня стартового собрания проекта
• Планирование проекта: План управления проектом, структура работ, бюджет проекта, график проекта, план управления изменениями, план управления содержанием, план управления рисками
• Выполнение проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, расписания, запросы на изменение, заказы на изменение
• Мониторинг и контроль проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, табели учета рабочего времени
• Закрытие проекта: Шаблон закрытия проекта, список недостатков

Теперь, когда у вас есть представление о правильной проектной документации для каждой фазы жизненного цикла вашего проекта, давайте углубимся в некоторые важные документы по управлению проектом.

15 лучших проектных документов для включения в проектную документацию

Вот краткое описание важных документов проекта и соответствующий шаблон управления проектом для каждого из них. Не забудьте проверить нашу библиотеку бесплатных шаблонов управления проектами , где вы найдете десятки шаблонов для создания документации по проекту.

1. План проекта

План проекта является наиболее полным из всех документов по управлению проектом, поскольку в нем собраны документы проекта, созданные на этапе планирования проекта. Например, ваш план проекта должен включать бюджет проекта и график проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

2. Устав проекта

Устав проекта пишется на этапе инициации проекта и закладывает основу для плана проекта. Руководители проектов используют уставы проектов, чтобы предоставить заинтересованным сторонам, спонсорам и клиентам краткий обзор проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

3. Экономическое обоснование

Как и устав проекта, экономическое обоснование — это документ, который создается на этапе инициации, чтобы убедить участников проекта в ценности проекта, объясняя потенциальные выгоды, которые он может принести их организации.

Бесплатный шаблон бизнес-кейса ProjectManager. Скачать сейчас

4. График проекта

На базовом уровне расписание проекта определяет график выполнения всех задач проекта. Он также может включать более подробную информацию, такую ​​как ресурсы, необходимые для каждой задачи, кто за нее отвечает, резерв или резерв вашего проекта и критический путь. Диаграмма Ганта ProjectManager — идеальный инструмент для создания подробного расписания проекта.

Диаграмма Ганта ProjectManager помогает планировать задачи, зависимости, ресурсы и многое другое. Попробуйте бесплатно.

5. Реестр рисков

Этот документ позволяет зарегистрировать все потенциальные риски проекта и включает краткое описание их потенциального воздействия и вероятности. Реестр рисков является важным проектным документом, поскольку он предоставляет важную информацию для вашего плана управления рисками, который содержит все документы, стратегии и рекомендации по управлению рисками.

Бесплатный шаблон отслеживания рисков ProjectManager. Скачать сейчас

6. Заявление о сфере применения

Заявление о содержании определяет действия, которые будут выполнены для завершения проекта. Он используется менеджерами проектов, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что будет сделано, а что нет, чтобы ожидания были ясны с самого начала. Это часть плана управления содержанием, всеобъемлющего документа, в котором объясняются процедуры и рекомендации, относящиеся к содержанию проекта.

Бесплатный шаблон содержания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

7. Бюджет проекта

Бюджет проекта является важным документом управления проектом. Чтобы создать его, вам необходимо оценить затраты на проект, включая рабочую силу, материалы, оборудование и все, что необходимо для выполнения проекта.

Бесплатный шаблон бюджета проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

8. План коммуникаций проекта

План коммуникации устанавливает все принципы коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами проекта. Он определяет используемые каналы коммуникации, график коммуникации, роли и обязанности среди других деталей, чтобы упростить процесс коммуникации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Бесплатный шаблон плана коммуникации ProjectManager. Загрузить сейчас

9. Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент управления проектами, поскольку они позволяют вам проверять состояние вашего проекта в любой момент времени и обмениваться данными с заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии являются краткими и содержат только наиболее важную информацию.

Бесплатный шаблон отчета о состоянии ProjectManager. Загрузить сейчас

10. Шаблон закрытия проекта

Всегда необходимо создавать проектную документацию в конце этапа закрытия проекта. Это связано с тем, что руководителям проектов необходимо закрывать контракты, создавать документ «извлеченные уроки» и получать официальное одобрение заинтересованных сторон среди других важных задач. Все это должно быть задокументировано, чтобы ничего не провалилось.

Бесплатный шаблон закрытия проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

11. Шаблон проектного предложения

Предложение по проекту — это документ управления проектом, в котором содержится краткий обзор ключевых областей проекта. Его основная цель — убедить потенциальных заинтересованных лиц в ценности проекта на этапе инициации. Это должен быть убедительный документ, в котором выделяются основные преимущества, цели и требования.

Шаблон предложения руководителя проекта. Загрузить сейчас

12. Шаблон краткого описания проекта

Краткое описание проекта — это краткая версия вашего плана проекта, предназначенная для такой аудитории, как межфункциональные команды или заинтересованные стороны, которым не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, но все же необходимо иметь представление о цели проекта, бюджет, роли и обязанности среди других ключевых аспектов.

Бесплатный шаблон краткого описания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

13. Шаблон сбора требований

Требования к проекту — это цели и спецификации, которые ожидаются от проекта, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны удовлетворены. Наш бесплатный шаблон сбора требований поможет вам задокументировать все требования вашего проекта.

Бесплатный шаблон сбора требований ProjectManager. Загрузить сейчас

14. Шаблон обзора проекта

Обзор проекта — это одностраничный документ, в котором излагаются наиболее важные аспекты проекта, такие как его сроки, этапы, бюджет, статус, а также роли и обязанности членов команды.

Бесплатный шаблон обзора проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

15. Шаблон устава команды

Устав команды — это документ по управлению проектом, в котором показаны роли, обязанности, результаты и ресурсы команды проекта. Это помогает менеджерам проектов понять рабочую нагрузку и цели каждого члена команды для лучшего планирования ресурсов.

Бесплатный шаблон устава команды ProjectManager. Загрузить сейчас

Что стоит задокументировать

Независимо от структуры вашей организации способность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. Несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений состояния необходимо поддерживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, а документация работает, чтобы объединить разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение большинства организаций для утомительной бумажной работы. Как вы можете поддерживать эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит документировать:

• Все, что касается клиента . Представьте себе, что клиент внезапно ставит под сомнение решение, принятое несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, а ваша компания при внедрении решила пойти по другому пути. Четкая документация по встречам с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, помогает устранять недоразумения.
• Юридические предписания — Для некоторых проектов юридические группы должны проверять документацию во время проекта. Для общедоступных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Узнайте, какие требования к документации нужны вашей команде юристов до начала вашего проекта. Играть в догонялки в такой среде рискованно.
• Правильный объем процесса . Хотя вы не хотите запутаться в документировании стольких планов и процессов, которые вы на самом деле не обрабатываете, вам необходимо некоторое определение плана и целей проекта. Пусть ваша организационная структура определяет, сколько процессов нужно документировать. Например, попытка работать без процессов над проектом, для которого требуется юридическая документация, только создаст проблемы для вашего проекта. Если вы сомневаетесь, лучшим подходом является документирование.
• Изменения в проекте . Текущие обновления проекта необходимо документировать, особенно по мере изменения целей проекта. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в режиме реального времени, чтобы ваши ресурсы и изменения задач планировались в режиме реального времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Однако более значительные воздействия на план проекта следует добавлять в проектную документацию с контролем версий.

Рекомендации по проектной документации

Итак, каковы наилучшие стратегии, которые вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с передовыми практиками, выполните следующие действия:

• Не торопитесь – Используйте свой календарь! Многие люди думают, что календари предназначены только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать 2-3 часа непрерывного времени для сборки важного документа. Вместо того, чтобы отвечать на звонки или разговаривать с коллегой, найдите время, чтобы войти в зону письма. Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса. Точно так же каждую неделю выделяйте в своем календаре 10–15-минутные блоки для просмотра и обновления документации.
• Правильный уровень детализации . Составление документации для инженеров отличается от документации, которую вы представляете руководителям. Инженерам нужны детали, которые вы можете предоставить, а у руководителей нет времени зацикливаться на деталях. Им просто нужны маркеры, итоги и следующие шаги. Вы должны определить правильный уровень документации для правильной аудитории.
• Используйте интеллектуальное хранилище  . Ваша документация должна быть легкодоступной. Документация бесполезна, если она спрятана под скалой, где никто не может ее найти. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Делитесь с другими . Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят, когда она упакована для них. Вы будете приятно удивлены тем, что люди действительно читают документацию! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в Интернете вместе с проектом, в идеале в защищенной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность . Поддержание проектной документации в актуальном состоянии и актуальность является сложной задачей. Легко добраться до исходной версии, но мучительно возвращаться назад, обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Самая большая помощь — это инфраструктура репозитория документов, которая у вас есть. Автоматический контроль версий позволяет вам управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда уверены, что у них есть последняя версия.

Как ProjectManager помогает с проектной документацией

ProjectManager — это программное обеспечение для работы и проектов, которое объединяет гибридные команды и способствует совместной работе. Все документы проекта могут храниться на инструменте, и каждый, кому нужен доступ к документам, будет иметь его. Вы можете создавать планы проектов и многое другое, что делает ProjectManager единственным программным обеспечением, которое вам нужно для успеха проекта.

Создание планов проекта на интерактивных диаграммах Ганта

Одним из наиболее важных документов проекта является план проекта. Вы можете сделать и поделиться этим с нашей диаграммой Ганта, которая упорядочивает все ваши задачи, связывает зависимости и намечает вехи, чтобы помочь вам оставаться в графике. Он даже фильтрует критический путь. Наши онлайн-диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени, и ими легко поделиться, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша проектная документация только закладывает основу для выполнения вашего проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужен способ отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Наша живая информационная панель автоматически собирает, вычисляет и предоставляет показатели времени, рабочей нагрузки и т. д. в режиме реального времени. В отличие от других инструментов, настройка не требуется. Вы видите, что происходит, когда проект разворачивается.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один щелчок

Если представления высокого уровня недостаточно, вы можете создавать отчеты по проекту нажатием клавиши. Получите больше информации о ваших затратах, прогрессе и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Вы можете прикреплять отчеты к электронным письмам заинтересованных сторон или распечатывать их для презентаций.

ProjectManager — это гибкий инструмент, позволяющий обновлять проектную документацию по мере необходимости по мере изменения проектов. Все получают уведомления по электронной почте или оповещения в приложении, поэтому никогда не возникает путаницы в отношении того, что ожидается. Используйте инструмент, который управляет вашим планом проекта, ресурсами, стоимостью и командой, сохраняя при этом всю проектную документацию, необходимую для достижения успеха.

Связанный контент

• Как написать резюме проекта (бесплатный шаблон включен)
• Как написать описание проекта: краткое руководство
• Как написать резюме: краткое руководство
• Полное руководство по диаграммам Ганта
• Полное руководство по отслеживанию проектов
• Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Конечно, документация может стать проклятием для вашего проекта, но она вам нужна. Есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее. Интернет-пакет программного обеспечения от ProjectManager — это отличный инструмент для совместной работы, позволяющий создавать и хранить документацию по проекту для упрощения доступа и обмена документами с вашей командой. Начните бесплатно.

Руководство для начинающих по написанию бизнес-кейса [2023] • Asana

Почти каждый проект должен быть одобрен — будь то простое одобрение от вашей команды или поддержка заинтересованного лица. Возможно, вы знакомы с использованием плана проекта или устава проекта, чтобы предложить новую инициативу и получить зеленый свет для проекта. Но если предлагаемый вами проект представляет собой значительные инвестиции в бизнес, вам может потребоваться разработать экономическое обоснование.

Если вы никогда не писали бизнес-обоснование, мы здесь, чтобы помочь. Имея несколько ресурсов и немного планирования, вы можете написать экономическое обоснование, которое поможет вам получить ресурсы и поддержку, необходимые для успешного управления проектом.

Что такое экономическое обоснование?

Экономическое обоснование — это документ, объясняющий ценность или выгоды, которые получит ваша компания, если вы будете осуществлять значительные инвестиции или инициативу в бизнесе. Эта инициатива может быть чем угодно: от сообщения о запуске нового продукта или функции, предложения увеличить расходы на текущую инициативу или значительных инвестиций в новое агентство или подрядчика — и это лишь некоторые из них. Убедительное экономическое обоснование обрисует в общих чертах ожидаемые выгоды от этого важного инвестиционного решения. Ключевые заинтересованные стороны будут использовать предоставленное вами экономическое обоснование, чтобы определить, следует ли продвигать инициативу.

Если вы никогда не создавали экономическое обоснование, оно может показаться похожим на другую документацию по раннему планированию проекта. Вот как это выглядит:

Разница между бизнес-обоснованием и бизнес-планом

бизнес-обоснование  – это предложение новой стратегии или крупной инициативы. В нем должны быть изложены потребности бизнеса и выгоды, которые ваша компания получит от использования этой возможности.

Бизнес-план , с другой стороны, представляет собой план совершенно нового бизнеса. Как правило, вы составляете бизнес-план, чтобы наметить свою бизнес-стратегию, свою миссию и видение, а также то, как вы планируете этого достичь. Может быть случай, когда вы создаете бизнес-план для уже существующего бизнеса, но вы делаете это только в том случае, если пытаетесь направить свой бизнес в совершенно новое русло.

Создайте шаблон инициации проекта

Экономическое обоснование и резюме

Резюме – это обзор важного документа, который охватывает все основные факты и детали, о которых должны знать заинтересованные стороны проекта, если они не имеют время, чтобы прочитать весь документ. На самом деле, последним шагом в написании бизнес-кейса будет набросок резюме со всеми важными деталями высокого уровня, которые должны знать ваши заинтересованные стороны.

Прочитайте: Как написать резюме с примерами

Бизнес-кейс по сравнению с уставом проекта

Если вам нужно подготовить презентацию для вашего проекта, но вам не нужно полное бизнес-обоснование, вам может понадобиться устав проекта. Подобно бизнес-кейсу, устав проекта описывает ключевые детали инициативы. В частности, устав проекта будет охватывать три основных элемента вашего проекта: цели проекта, объем проекта и ключевые заинтересованные стороны проекта. Затем ваша управленческая команда будет использовать устав проекта для утверждения дальнейшего развития проекта.

Прочтите: 3 элемента, которые необходимы каждому уставу проекта

Вам нужно экономическое обоснование?

Не каждый проект нуждается в экономическом обосновании или даже в уставе проекта. Планируйте создание бизнес-кейса только для инициатив или инвестиций, которые потребуют значительных бизнес-ресурсов. Если вы работаете над небольшой инициативой, рассмотрите возможность создания устава проекта, чтобы представить идею проекта соответствующим заинтересованным сторонам.

Даже если вам не нужно представлять свой проект каким-либо заинтересованным сторонам, вы должны быть готовы ответить на основные вопросы о предлагаемом проекте, например:

• Какова цель этого проекта?

• Почему мы работаем над этим проектом?

• Как этот проект связан с целями и задачами организации?

• Какие показатели мы будем использовать для измерения успеха проекта?

• Кто работает над этим проектом?

• Когда этот проект будет завершен?

5 шагов для создания и подачи бизнес-кейса

Ваше экономическое обоснование должно включать не только ключевые факты и цифры, но и рассказ о том, почему осуществление той или иной инвестиции или инициативы является хорошей идеей для вашего бизнеса. Если вы сомневаетесь, избегайте жаргона и будьте кратки, но всегда фокусируйтесь на передаче ценности проекта. Если вы впервые создаете бизнес-кейс, не волнуйтесь. Выполните эти пять шагов, чтобы создать прочный.

1. Соберите исходные данные

Вам не нужно самостоятельно писать экономическое обоснование. Вместо этого убедитесь, что соответствующие члены команды и заинтересованные стороны вносят свой вклад в соответствующие разделы. Например, ИТ-группа должна участвовать в принятии любых решений по инструментам и срокам, а финансовая группа должна анализировать все разделы бюджета и управления рисками. Если вы создаете бизнес-кейс, чтобы предложить новую инициативу, линейку продуктов или образ клиента, обязательно проконсультируйтесь с экспертами в данной области.

2. Планируйте составление вашего бизнес-обоснования не по порядку

Некоторые из первых вещей, которые появляются в вашем бизнес-обосновании, например, ваше резюме, на самом деле должны быть составлены в последнюю очередь, когда у вас есть все ресурсы и информация для составления информированное предложение. В вашем резюме будут представлены все ваши выводы и даны рекомендации для бизнеса, основанные на множестве факторов. Собрав сначала все эти детали, такие как цель проекта, финансовая информация и риски проекта, вы можете убедиться, что в вашем резюме есть вся необходимая информация.

3. Поэтапно формируйте экономическое обоснование

Экономическое обоснование описывает значительные инвестиции для вашей компании. Точно так же простое написание бизнес-кейса требует значительных затрат времени. Не каждая инициатива подходит для вашего бизнеса, поэтому убедитесь, что вы проверяете свою работу с заинтересованными сторонами на ходу. Вы не хотите тратить часы и недели на этот документ только для того, чтобы он сразу же был отвергнут исполнительными заинтересованными сторонами.

Подумайте о том, чтобы сделать «мягкий запуск» с изложением вашего бизнес-кейса вашему спонсору проекта или заинтересованному лицу, с которым у вас хорошие отношения, чтобы подтвердить, что вам следует продолжать эту инициативу. Затем, когда вы создаете различные разделы своего бизнес-кейса, сверяйтесь со своими ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что нарушителей условий сделки нет.

4. Уточните документ

При создании разделов бизнес-кейса вам может потребоваться вернуться и уточнить другие разделы. Например, после того, как вы закончили анализ затрат и выгод с вашей финансовой командой, убедитесь, что вы обновили все риски проекта, связанные с бюджетом.

Прежде чем представить свое экономическое обоснование, проведите окончательное прочтение с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы найти любые разделы, которые можно уточнить. На этом этапе вы также захотите написать резюме, которое будет в верхней части документа. В зависимости от объема вашего бизнес-кейса, ваше резюме должно занимать от одной до двух страниц.

Прочтите: Как провести конкурентный анализ (с примерами)

5. Представьте бизнес-обоснование

Последний шаг — представить свое бизнес-обоснование. Начните с короткой презентации, которая отвечает на вопросы «что», «почему» и «как» вашего предложения. Воспринимайте эту презентацию как шанс объяснить текущую потребность бизнеса, то, как ваше предложение отвечает этой потребности и каковы преимущества для бизнеса. Обязательно устраните любые риски или опасения, которые, по вашему мнению, могут возникнуть у вашей аудитории.

Не просматривайте бизнес-кейс страницу за страницей. Вместо этого поделитесь документом с заинтересованными сторонами перед презентацией, чтобы у них была возможность прочитать его заранее. Затем, после презентации, снова поделитесь документом, чтобы заинтересованные стороны могли углубиться в детали.

Создайте шаблон запуска проекта

Контрольный список бизнес-обоснований

Начните с объяснения причин

Первый раздел бизнес-обоснования — это ваш шанс привести убедительные аргументы в отношении нового проекта. Убедитесь, что вы составили аргумент, который соответствует интересам и потребностям вашей аудитории. Несмотря на то, что это первый раздел вашего бизнес-кейса, он должен быть последним, который вы пишете. Помимо включения традиционных элементов резюме, убедитесь, что вы ответили:

• Какую бизнес-проблему решает ваш проект?  Это ваш шанс объяснить, почему ваш проект важен и почему заинтересованные стороны должны рассмотреть возможность использования этой возможности.

• Какова ваша бизнес-цель ?  Что происходит в конце успешного проекта? Как вы будете измерять успех и что означает успешный проект для вашего бизнеса?

• Как это экономическое обоснование вписывается в общий план бизнес-стратегии вашей компании?  Убедитесь, что предлагаемое вами экономическое обоснование связано с важными целями компании. Инициатива, предложенная в вашем экономическом обосновании, должна приблизить иглу к заявлению о видении вашей компании.

Общие финансовые показатели и окупаемость инвестиций

На этом этапе вашего бизнес-кейса вы должны изложить основные принципы проектного финансирования. Не рассчитывайте создать этот раздел самостоятельно — вам следует подготовить его в сотрудничестве с финансовым отделом вашей компании. В частности, этот раздел должен отвечать:

• Сколько будет стоить этот проект?  Даже если эта инициатива является совершенно новой для вашей компании, проведите небольшое исследование, чтобы оценить стоимость проекта.

• Сколько стоит каждый отдельный компонент проекта?  Помимо оценки общей стоимости, разбейте затраты по различным проектам. Например, у вас могут быть проектные расходы на новые инструменты и ресурсы, ресурсы для конкурентной разведки, агентские расходы и т. д.

• Какова ожидаемая рентабельность инвестиций (ROI)?  Вы рассказали о расходах — теперь расскажите о том, какую выгоду получит ваша компания от этой инициативы. Обязательно объясните, как вы рассчитали рентабельность инвестиций.

• Как этот проект повлияет на денежный поток?  Денежный поток — это сумма денег, переводимая в ваш бизнес и из него. Значительные инвестиции будут стоить больших денег, поэтому они негативно повлияют на денежный поток, но вы также должны ожидать высокую рентабельность инвестиций, которая положительно повлияет на денежный поток.

• Что такое анализ чувствительности?  Анализ чувствительности — это сводка того, насколько неопределенными являются ваши цифры. Будет множество переменных, которые повлияют на ваше экономическое обоснование. Обязательно объясните, что это за переменные и как они могут повлиять на ваши прогнозы.

Предварительный просмотр сведений о проекте

В вашем бизнес-плане предлагается новая инициатива. Помимо финансовых рисков, потратьте некоторое время на предварительный просмотр деталей проекта. Например, ваше экономическое обоснование должно включать:

• Ваши  цели проекта  и  ключевые результаты проекта .  Что произойдет в конце проекта? Что вы ожидаете создать или предоставить после завершения проекта?

• Ваш  план проекта .  План проекта — это схема ключевых элементов, которые необходимо выполнить вашей команде для успешного достижения целей проекта.

• Объем проекта .  Каковы границы вашего проекта? К каким конкретным целям, результатам и срокам вы будете стремиться?

• Список соответствующих  заинтересованных сторон проекта .  Кто является важными заинтересованными сторонами проекта и ключевыми лицами, принимающими решения в этой работе? Сюда могут входить члены проектной группы, которые будут работать над этой инициативой, исполнительные заинтересованные стороны, которые будут спонсировать проект, и любые внешние заинтересованные стороны, которые могут быть вовлечены.

• Общая  дорожная карта проекта  в виде диаграммы Ганта.  На этом этапе процесса вам не нужно указывать подробный график проекта, но вы должны наметить общее представление о том, когда каждый этап проекта будет происходить по отношению к другим. Для этого создайте дорожную карту проекта в программе, подобной диаграмме Ганта. Не забудьте также включить в дорожную карту любые важные вехи проекта.

• Любые важные зависимости проекта.  Есть ли что-нибудь, что может помешать запуску этого проекта? Эта работа зависит от какой-либо другой работы, которая в настоящее время находится в стадии разработки?

Обсудить риски проекта

После того, как вы определили финансовые последствия и важные детали проекта, убедитесь, что вы включили все потенциальные риски проекта. Если вы еще этого не сделали, создайте план управления рисками проекта для своего бизнес-кейса. Управление рисками проекта — это не процесс устранения риска, а выявление, анализ и упреждающее реагирование на любые потенциальные риски проекта. Четкое определение каждого риска проекта и того, как этот риск может повлиять на ваш проект, поможет вам и команде проекта лучше всего управлять этими рисками и избегать их.

В разделе риска вашего бизнес-кейса укажите:

• Анализ любых потенциальных рисков проекта.  Какой риск? Насколько вероятно, что это произойдет? Каков уровень приоритета этого риска?

• Какие предположения вы делаете, если таковые имеются.  В управлении рисками проекта предположения — это все, что, по вашему мнению, будет верным в отношении проекта, но эти детали не являются гарантированными фактами. Основание проектных решений на предположении может подвергнуть ваш проект риску. Убедитесь, что вы утвердили каждое предположение проекта, чтобы не поставить под угрозу успех проекта.

• Любые сопоставимые альтернативы на рынке.  Если вы пишете экономическое обоснование для продвижения нового продукта или направления на рынок, оцените все, что уже существует. Может ли альтернатива повлиять на вашу финансовую оценку или успех проекта?

Разработайте план действий

В заключительном разделе вашего экономического обоснования наметьте, как вы превратите это экономическое обоснование в действенный проект. Этот раздел должен отвечать на такие вопросы, как:

• Как будут приниматься решения?  Кто отвечает за проект? Кто спонсор проекта? Если вы еще этого не сделали, попробуйте создать диаграмму RACI, чтобы обозначить обязанности по проекту.

• Как будет измеряться и сообщаться о прогрессе?  Не все участники проекта должны быть уведомлены о каждом изменении проекта. Обрисуйте ключевые части плана коммуникаций вашего проекта, а также то, как вы будете сообщать об обновлениях статуса проекта.