Делопроизводство резюме: Резюме делопроизводителя

Б. А.

Бостонский государственный университет

2014-2017

Соответствующие курсы: Деловые коммуникации и академические навыки, Введение в работу и организации, Современный менеджмент, Стратегия управления, 0903 Управление персоналом и организации

Средний балл: 3.6

Все еще нужны ответы? Если да, позвольте нам ответить на некоторые из наиболее часто задаваемых вопросов:

Что делать, если я еще не закончил образование?

• Независимо от того, являетесь ли вы выпускником отдела маркетинга или еще учитесь, вы все равно должны указать каждый год обучения на сегодняшний день

Должен ли я включать свое среднее образование?

• Общее правило заключается в том, чтобы указывать только ваше высшее образование. Итак, укажите свое среднее образование, если у вас нет соответствующей степени

Что я ставлю на первое место, мое образование или опыт?

• Впечатления превыше всего, поэтому они идут первыми. Если вы недавно закончили обучение, вам, скорее всего, придется начать с образования

Нужен дополнительный совет? Ознакомьтесь с нашим руководством о том, как указать образование в резюме.

10 основных навыков для резюме офисного помощника

Ищет ли рекрутер что-нибудь, просматривая ваше резюме?

Ну да… они хотят увидеть правильное резюме офисных навыков .

Эти навыки показывают, что у вас есть все необходимое, чтобы справиться с любой задачей, которая встретится вам на пути.

Вы можете заполнить свое резюме лучшими навыками офисного помощника, выполнив следующие простые шаги:

1. Посмотрите описание работы и другие предложения о работе в Интернете
2. Выделите все навыки, которые они ищут
3. Перечислите все выделенные навыки и

Вот некоторые из наиболее распространенных навыков офисного помощника:

Трудные навыки для офисного помощника Резюме:

• Ввод данных
• Microsoft Office
• Answering phones
• Office equipment
• Scheduling

Soft Skills for an Office Assistant Resume:

• Communication
• Reliability
• Team Player
• Time Management 
• Planning

Here’s a more comprehensive list of 100 + обязательные навыки в этом году.

Что еще можно включить?

Поздравляем! Вы рассмотрели все основные разделы резюме.

Но пока не выходите из офиса.

Ваше резюме должно действительно произвести впечатление!

Хорошая работа в вышеуказанных разделах должна быть достаточной для того, чтобы вас включили в шорт-лист, но добавление дополнительных разделов может стать основным фактором, определяющим, удастся ли вам пройти собеседование или нет.

Награды и сертификаты

Вы когда-нибудь получали награду “Сотрудник месяца”?

Прошли ли вы какие-либо курсы по улучшению офисных навыков?

Если вам есть чем гордиться, обязательно укажите это в резюме!

Вот несколько примеров:

• Сотрудник года 2018 — Tiston Inc
• Сертифицированный специалист Microsoft Office
• Навыки обучения — Сертификат Coursera
• Навыки Excel для бизнеса — Сертификат Coursera

Языки это может не быть требованием в описании работы, умение говорить на втором языке — впечатляющий навык, который всегда может пригодиться.

Таким образом, не стесняйтесь добавлять языковой раздел, если у вас есть место.

Рацените языки по мастерству:

• Native
• Fluent
• Опытный
• Промежуточные
• Basic

Интересы и хобби

Следующая впредь, секция о том, что вы хотите сделать в день. Вы, вероятно, задаетесь вопросом о цели этого раздела.

Ну, это не важная часть вашего резюме, но она позволяет менеджеру по найму больше узнать о вас как о личности.

Обязательно укажите свои увлечения, особенно если вам нравится общественная деятельность.

Вот какие хобби и интересы вы можете упомянуть.

Включите сопроводительное письмо к своему резюме

Распространенная ошибка думать, что ваше резюме офисного помощника будет работать само по себе.

Итак, хорошо написанное резюме поможет вам попасть в шорт-лист, но добавление сопроводительного письма создает незабываемую заявку, которая будет привлекать вас на собеседование за собеседованием.

Видите ли, сопроводительное письмо позволяет начать разговор.

В отличие от кучи резюме на столе рекрутера, ваше заявление включает в себя персонализированную часть контента, которая показывает, что вы готовы пройти лишнюю милю.

Вот как создать сопроводительное письмо офисного помощника, которое преобразует:

Вы должны заполнить следующие разделы:

Личная контактная информация

Ваше полное имя, профессия, адрес электронной почты, номер телефона и местонахождение

Контактная информация менеджера по найму

Ф.И.О., должность, местонахождение, электронная почта

Вступительный абзац

Не секрет, что рекрутеры просматривают резюме и сопроводительные письма. Таким образом, вам нужен мощный вступительный абзац. Используйте краткие формулировки, чтобы упомянуть:

• Должность, на которую вы претендуете
• Краткий обзор вашего опыта и лучшие достижения на сегодняшний день

Тело

Теперь, когда рекрутер заинтригован, чтобы узнать больше, вы можете глубже изучить следующие особенности :

• Почему вы выбрали именно эту школу
• Что вы знаете о философии школы 
• Какое отношение ваши лучшие навыки имеют к преподавательской должности
• В каких аналогичных отраслях или должностях вы работали до

Заключительный абзац

Не прерывайте разговор резко, вы следует:

• Завершить пункты, сделанные в параграфе тела
• Поблагодарить менеджера по найму за возможность
• Завершить с призывом к действию. Это отличный способ продолжить разговор. Простой «При первой же возможности я хотел бы обсудить подробнее, как я могу повысить эффективность офиса…» сработает.

Официальные приветствия

Завершите письмо профессиональным доводчиком. Мы бы порекомендовали что-то вроде «С уважением» или «С уважением».

Чтобы получить больше вдохновения, ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством о том, как написать сопроводительное письмо .

Ключевые выводы

Следовали всем приведенным выше советам?

Тогда, возможно, вы захотите подготовиться к предстоящему собеседованию…

Давайте быстро подытожим все, что мы сегодня узнали:

• Наилучшим образом отформатируйте свое резюме офисного помощника. Мы рекомендуем начать с формата в обратном хронологическом порядке, а затем использовать макет профессионального содержания
• Используйте краткое резюме или цель, чтобы подчеркнуть свои лучшие качества
• Сосредоточьтесь на своих лучших достижениях на работе, а не на своих повседневных обязанностях
• Сделайте свое заявление личным с убедительным сопроводительным письмом 

Примеры резюме офисного помощника и советы по написанию 2023 (бесплатное руководство)

Как найти работу офисного помощника, которая кажется вам идеальной? Конечно же, с отличным резюме офисного помощника.

Resume.io может помочь вам достичь этого результата. Наши ресурсы для получения работы включают более 350 образцов резюме для конкретных профессий. , а также соответствующие советы и подсказки.

Это руководство вместе с примерами резюме офисного помощника охватывает:

Информационный бюллетень Elevator Pitch

Раз в 2 недели наши эксперты собирают лучшие советы по карьере и резюме, которые вы можете прочитать за 15 минут или меньше. Прямо на почту!

Регистрируясь, вы соглашаетесь с нашими Условиями обслуживания и Политикой конфиденциальности.

Следите за своим почтовым ящиком!

Наш информационный бюллетень уже в пути. Лучшие резюме и советы по трудоустройству от наших специалистов по карьере теперь будут приходить на ваш почтовый ящик каждые 2 недели!

• Чем занимается офисный помощник
• Как написать резюме офисного помощника, в том числе убедиться, что оно не отфильтровано автоматическими системами отслеживания
• Советы по каждому разделу резюме: заголовок, резюме, история работы, образование и навыки
• Макет резюме и советы по дизайну, ориентированные на тип компании, в которую вы подаете заявку.

Чем занимается офисный помощник?

Если компания — это хорошо смазанная машина, то офисные помощники — это гайки и болты, на которых она держится. Это потому, что они несут ответственность за большую часть внутреннего организационного потока компании. Все от подачи документов и изготовления копий до сортировки почты и ввода данных. Эта должность — отличная должность на неполный рабочий день или должность начального уровня для молодых людей, заинтересованных в переходе на HR и управленческие должности. Это также отличный способ приступить к работе в области обучения и получить инсайдерскую точку зрения на бизнес, которым вы восхищаетесь.

Офисных помощников, работающих в административной сфере, иногда называют офисными клерками. Их работа аналогична работе секретарей, хотя последние немного больше ориентированы на улицу. Офисные помощники — мастера на все руки, отвечающие за заботу и ведение не только документов, но и графиков и случайных заказов обедов офисного персонала.

Есть так много имен, которые могли бы охватить работу офисного помощника. Бюро статистики труда США (BLS), например, называет эту роль главным офисным клерком. . В других компаниях офисный ассистент и регистратор могут быть объединены в одно целое. Административные помощники , в то время как название с причудливой аллитерацией также включает в себя большую часть роли офисного помощника, хотя исполнительные помощники имеют тенденцию работать как с личной, так и с профессиональной жизнью высшего руководства. Офисным помощникам может быть поручено практически все, что нужно офису. Иногда это может включать в себя случайную уборку, кофе-брейк или даже планирование отдыха на выходных в честь 10-й годовщины свадьбы вашего босса.

Совет эксперта

Для многих молодых специалистов такая работа является жизнеспособной (и более высокооплачиваемой) альтернативой стажеру. Многие руководители высшего звена в деловом мире начинали как помощники, наблюдая за внутренней работой компаний или следя за опытными менеджерами.

Относитесь к этому не только как к ранней работе для оплаты счетов, но и как к возможности обучения (и передайте это через подробный тон вашего резюме), и вы далеко пойдете!

Хотя это может показаться второстепенной работой, офисные помощники должны гордиться тем, что их компания работает бесперебойно, и использовать свою близость к внутренней работе компании, чтобы больше узнать о конкретной отрасли. Готовность учиться и позитивный настрой будут ключевыми факторами, которые следует отразить в вашем резюме. Если ваша должность офисного помощника также включает в себя работу с клиентами, вы выиграете от некоторого обслуживания клиентов. опыт. В любом случае, отличные навыки межличностного общения будут необходимы, поскольку вы будете иметь дело не только с бумагами, но и с большим количеством офисного персонала.

Современный офисный помощник также нуждается в первоклассных навыках 21-го века. Многие стареющие боссы и руководители высшего звена не хотят идти в ногу с новейшими офисными технологиями, поэтому они ожидают, что их офисные сотрудники будут в курсе последних событий в программном обеспечении и программах планирования. Офисным помощникам также может понадобиться понимание бренда компании, стратегий роста и структуры руководства при составлении служебных записок или планировании мероприятий. Способность продемонстрировать все эти качества в своем резюме повысит ваши шансы на получение конкурентной позиции.

Перспективы трудоустройства

BLS прогнозирует, что количество рабочих мест в этой области сократится примерно на 2% в период с 2020 по 2030 год. Бюро объясняет это ростом цифровой автоматизации в офисах, которая позволяет другим сотрудникам выполнять большую часть работы ранее обрабатываются выделенными офисными помощниками. Программное обеспечение для обмена файлами и электронные системы также означают меньше организационной работы.

Но это не все плохие новости — несмотря на спад, BLS ожидает, что перспективы трудоустройства останутся высокими из-за большой рабочей силы в отрасли и числа стареющих работников, которые уйдут на пенсию.

Как составить резюме офисного клерка

Базовая структура, изложенная ниже, делает эту задачу написания менее сложной. Имейте в виду, что эти компоненты должны поместиться на одной странице.

• Заголовок
• Резюме
• Трудовой стаж
• Образование
• Навыки

Совет эксперта

 Дело ATS

У менеджеров по найму в крупных компаниях с большими командами часто нет времени на сортировку сотен заявлений, которые они могут получить на должность офисного помощника. Вместо этого они позволяют системам отслеживания кандидатов, или ATS, выполнять часть работы за них. Эти системы сканируют резюме на наличие ключевых слов, используемых в описании вакансии, а затем ранжируют резюме по отношению к остальной части пула приложений. Только самые сильные резюме попадают на стол менеджера по найму. Так как же сделать так, чтобы ваше резюме попало в эту кучу?

1. Понимая, какие качества делают отличного офисного помощника и что компании ищут в процессе найма и
2. Использование наиболее подходящих ключевых слов из описания работы в вашем резюме, особенно в разделе резюме профиля и навыков. .

Выбор наилучшего формата резюме для офисного помощника

Наиболее часто используемый хронологический формат, вероятно, отлично подойдет для вашего офисного помощника. Это самый простой способ для менеджеров по найму просмотреть вашу историю работы, перечисленную в обратном хронологическом порядке от текущей/самой последней должности и работодателя к самой ранней.

Для тех, кто ищет работу начального уровня, или тех, чья история работы не соответствует линейному пути должностей сотрудников, есть другие варианты. Функциональный формат резюме может подойти соискателям с разнообразным опытом или тем, кто работал независимо в качестве консультантов. Соответствующие квалификации представлены в отношении проектов, клиентов или специализированных навыков. Гибридные (комбинированные) форматы резюме предлагают универсальность, включая как хронологические, так и функциональные элементы.

Начнем.

Хорошо продуманный заголовок резюме создает условия для того, чтобы менеджеры по найму обратили внимание в наиболее привлекательном и удобном для читателя смысле. Помимо того, что ваше приложение сразу же будет замечено по правильным визуальным причинам, есть практические преимущества в том, чтобы отображать ваше имя, род занятий и контактную информацию на видном месте. Сразу видно, кому принадлежит ваше резюме, и рекрутерам, которые должным образом впечатлены, не нужно далеко смотреть, когда они будут готовы связаться с вами.

Совет эксперта

Сделайте так, чтобы ваше резюме и сопроводительное письмо соответствовали друг другу, сделав все визуальные элементы одинаковыми. Сначала это будет очевидно в идентичных дизайнах заголовков.

Пример сводки резюме: бодрый и готовый

Резюме — иногда называемый профилем или личным заявлением — является привратником вашего резюме, и, как хороший офисный помощник, он может справиться со всем понемногу. Это означает ваши самые сильные навыки, образование, немного вашего опыта и достаточно индивидуальности, чтобы выделиться. Вам нужно начать с перечисления своих самых сильных качеств — может быть, вы эффективны или умеете делать несколько дел одновременно. Также не забудьте указать, сколько лет у вас есть предыдущий опыт. Если вы еще не работали офисным помощником, вы также можете заявить о своем намерении занять эту должность и подкрепить его несколькими примерами соответствующего опыта, который вы получили.

Вы будете полагаться на свои навыки межличностного общения, несмотря ни на что, особенно если вы новичок в этом виде работы. И не стоит их недооценивать — работодатели заинтересованы в людях, которые отлично дополнят офисную атмосферу (поскольку soft skills в основном связаны с межличностными и коммуникативными способностями). Не забывайте и об этих сочных ключевых словах, взятых из вашего анализа списка вакансий и исследования веб-сайта/социальных сетей работодателя. Просто убедитесь, что резюме вашего профиля — это то, что человек захочет прочитать. Даже если вы подаете заявление в местную компанию и отправляете свое резюме по электронной почте напрямую менеджеру по найму, никогда не помешает дать работодателям именно то, что они ищут.

Совет эксперта

Облачные сервисы Word, такие как Wordle или worditout.com, могут помочь вам дать вашему резюме шанс побороться с ATS, если список вакансий кажется слишком расплывчатым или запутанным (или если вы преимущественно визуал). Просто введите описание работы, и эти сервисы дадут вам наглядное представление о самых важных словах, чтобы вы знали, что нужно работодателю — легко!

Ниже приведен образец резюме научного сотрудника, который вы можете настроить.

Пример адаптивного резюме

Энтузиазм и целеустремленный офисный помощник с 18-летним опытом организации превосходной организации и поддержки офисов. Трудолюбивый и усердный в выполнении полного спектра административных задач для оптимизации результатов.

Скопировано!

Образец трудовой книжки: все готово

Ваша трудовая книжка важно, чтобы показать работодателям, что у вас есть профессионализм и приверженность, необходимые для работы в их офисе.

Это хорошая идея, чтобы количественно оценить свой опыт, используя факты, достижения, проекты и цифры, где это возможно.

Например:

• Управлял файлами по более чем 100 делам в загруженной семейной юридической фирме с четырьмя партнерами.
• Регулярная уборка офисной кухни, организация офисной библиотеки и создание приятной атмосферы в зале ожидания для клиентов.
• Спланировано и проведено шесть офисных мероприятий для ценных клиентов и руководителей, на каждом из которых присутствовало около 30 человек.
• Управление ежедневными заказами обедов для офисного персонала из 15 человек.

Если вы претендуете на свою первую работу, важно указать в резюме не менее двух примеров, связанных с офисной работой или обслуживанием клиентов. Для позиции начального уровня в местном бизнесе может даже подойти опыт работы волонтером. Важно формировать эти связанные действия, чтобы показать, как вы развивали те же навыки, которые будете использовать в качестве офисного помощника.

Например:

• Возможно, работая продавцом, вы научились организационным навыкам.
• Работая официантом в оживленном ресторане, возможно, вы научились тайм-менеджменту и обслуживанию клиентов.
• Работа в качестве научного сотрудника, возможно, научила вас хорошим навыкам слушания и общения.
• Работа местным гидом могла научить вас ораторскому искусству и социальным навыкам.

Ниже приведен образец резюме помощника офиса, который вы можете изменить.

Пример трудовой книжки с адаптируемым резюме 

Офисный помощник, The DHB Building Group, Scottsdale
Январь 2016 г. — настоящее время

• Поддержание порядка в загруженном офисе и помощь четырем сотрудникам в оптимизации процедур для повышения эффективности..
• Своевременная сортировка и распределение служебной связи.
• Отслеживание канцелярских товаров, управление заказами и общение с поставщиками для установления надежных отношений и предотвращения нехватки запасов.
• Помогал директору по бухгалтерскому учету с различными бухгалтерскими задачами, включая подготовку бюджета и отчетов.
• Внедрены эффективные организованные системы хранения документов, которые позволили сократить использование бумаги на 30% за четыре года.
• Встреча гостей и помощь на месте.
• Выступал в качестве точки контакта между руководителями и сотрудниками/клиентами.
• Руководил канцелярскими задачами пяти сотрудников в трех отделах и обеспечивал бесперебойную работу офисных процедур.

Помощник по административным вопросам в Tezza Inc., Тусон
апрель 2013 г. – декабрь 2015 г.

• Помощь в достижении целей продаж этого занятого поставщика товаров для кухонь и ванных комнат, включая превышение целевых показателей роста прибыли, повторных сделок и новых клиентов.
• Предоставление общей административной поддержки в масштабах всего офиса, включая: фотокопирование, сканирование, отправку по электронной почте, хранение и ввод данных — часто большие объемы в короткие сроки.
• Доброжелательно и профессионально встречал клиентов и посетителей.
• Отвечал и перенаправлял входящие телефонные звонки, в среднем около 250 в день.
• Эффективное управление запасами и заказами, сокращение времени ожидания доставки на 23 % и снижение количества возвратов продукции на 33 %.
• Помощь в специальных проектах по мере необходимости, включая презентации для клиентов и выставки.

Скопировано!

От офисных помощников обычно не требуется никакого формального образования, но вы можете значительно увеличить свои шансы получить работу администратора или административного помощника более высокого уровня, имея немного высшего образования.

Работа в определенных компаниях, связанных с вашими интересами, может быть конкурентоспособной среди недавних выпускников, желающих получить работу. Выигрышное резюме может помочь вам победить в конкурентной борьбе и поставить вас на путь передового наставничества и образовательных возможностей.

Рекомендуем указать ваше образование сначала год, затем название учебного заведения, степень (если применимо) и местонахождение. Опять же, эта информация должна быть в обратном хронологическом порядке, от самого высокого к самому низкому уровню соответствующего опыта. Если у вас есть степень бакалавра или выше, нет необходимости указывать вашу среднюю школу.

Ниже вы можете увидеть раздел образования из примера резюме офисного помощника

Образец адаптивного резюме образования

Бакалавр искусств в области связей с общественностью, Университет Аризоны, Тусон
Сентябрь 2009 – Май 2013

Стажер по связям с общественностью в Phillips & Phillips Связи, Тусон
Октябрь 2012 г. – март 2013 г.

• Оказание исключительной поддержки команде по связям с общественностью посредством выполнения различных задач и специальных проектов.

Скопировано!

Пример навыков CV: время блистать

Офисный помощник без навыков подобен велосипеду без колес — он просто не будет работать. Но это хорошая новость для тех, кто только начинает свою карьеру. С правильным отношением и небольшим соответствующим опытом, чтобы поддержать его, вы сможете составить резюме, которое поможет вам учиться на работе в кратчайшие сроки.

Во многих профессиях, в том числе и в этой, навыки можно разделить на две категории: жесткие и мягкие. Hard skills — это те, которые требуют инструмента, предмета или прикладных/точных знаний для практических действий. Это включает в себя программы планирования и компьютерное программное обеспечение. Soft skills — это ваши врожденные личностные черты и качества, такие как самомотивация, трудовая этика и дружелюбие.

Совет эксперта

Хотя офисные помощники могут иметь дело не с таким количеством клиентов, как администраторы, в США хорошее знание другого языка, например испанского, может быть полезным в ситуациях, когда клиенты или пациенты не являются носителями английского языка.

Рекомендуется составить общий список навыков, которыми вы обладаете, а затем отобрать только наиболее подходящие для включения в свое резюме. Проанализируйте этот список и не будьте слишком скромны или чрезмерно критичны к себе. Цель состоит в том, чтобы найти как можно больше инструментов в вашем наборе инструментов. Этот «основной документ», вероятно, будет меняться и расширяться в течение вашей карьеры.

Также рекомендуется перечитать описание работы перед созданием раздела о навыках, поскольку работодатель, вероятно, указал определенные навыки, которые ему нужны. И ATS, и рекрутер-человек будут вам благодарны за то, что вы включили их (только не оставайтесь честными).

Ознакомьтесь с образцом резюме научного сотрудника для раздела навыков ниже.

Пример навыков адаптивного резюме

• Навыки управления проектами
• Навыки многозадачности
• Отличные навыки обслуживания клиентов
• Различные навыки административной поддержки
• Передовые технологические навыки
• Мотивированное отношение
• Навыки управления запасами
• Сильные организационные навыки

Скопировано!

Офисный ассистент является важной частью повседневной деятельности компании. Это означает, что работодатели ищут кого-то, кто соответствует атмосфере офиса. Ваш макет — отличное место для решения этой задачи. Юридической фирме может понадобиться опрятный и опрятный офисный помощник, в то время как местный детский сад не возражает против кого-то более расслабленного. Поскольку вы можете подавать заявки на разные должности офисных помощников, вы можете изменить свой формат, чтобы он соответствовал настроению каждого работодателя.

Как проще всего это сделать? С проверенными на практике шаблонами резюме.io , вы можете выбрать один из множества ярких и организованных вариантов, призванных наилучшим образом подчеркнуть ваш опыт и навыки. Для более серьезных компаний попробуйте профессиональный категория. Для случайных рабочих мест современные шаблоны будет делать свое дело.

Совет эксперта

Чистый формат также важен для прохождения вашего резюме через системы отслеживания кандидатов. Простое форматирование с часто используемыми шрифтами будет лучше понято программными алгоритмами и сохранит ваш визуальный стиль независимо от устройства, на котором оно читается. Наши шаблоны резюме позволяет легко найти правильный баланс между стильным и гладким.

Скорее всего, вы будете загружать свое резюме онлайн. В этом случае вы должны убедиться, что форматирование, которое вы создали, совпадает с форматированием, которое менеджер по найму видит на принимающей стороне. Лучший способ убедиться в этом — использовать PDF. Этот формат файла является фиксированным, независимо от того, отправляете ли вы его по электронной почте, загружаете или печатаете. С помощью нашего простого в использовании инструмента для создания резюме можно легко загрузить PDF-файл всего за несколько кликов. . Если ATS работодателя принимает только файлы Word, мы вас тоже обеспечим: на сайте summary.io есть мультиформатный экспорт для резюме!

Основные выводы для резюме офисного помощника

1. Хотя ожидается, что эта обширная сфера деятельности несколько сократится из-за автоматизации делопроизводства, перспективы трудоустройства офисного помощника остаются высокими.