Для чего нужен учет: Нужен ли предприятию бухгалтерский учет

Бизнес.Ру — включены в единый реестр российских ПО

Мы в магазинах приложений

О компании

Цены

Полезное

Подписывайтесь на нас, будьте в курсе!

+7 800 511-90-63+7 499 702-40-73

© Бизнес.Ру, 2011–2023

Учет рабочего времени сотрудников: виды, система, методы отслеживания

Консалтинговые и аудиторские компании, инжиниринговые и архитектурные бюро, маркетинговые агентства, ИТ интеграторы и другие компании учитывают время.

Все эти организации объединяет одно — они продают часы и компетенции сотрудников.

Давайте разберем, для чего нужен учет рабочего времени? Отбросим вопросы трудового кодекса, бухгалтерского учета и посмотрим на ситуацию глазами руководства компании, с позиции бизнеса.

Цели учета рабочего времени

Управление экономикой

Главный показатель успешности бизнеса — рентабельность. А для менеджера — это рентабельность его проекта.

Чтобы рассчитать валовую рентабельность проекта требуется знать выручку и затраты по нему. Основная часть затрат в консалтинге и иных профессиональных услугах — это себестоимость труда сотрудников. При этом сотрудники в течение месяца работают не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. И чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов.

Поэтому первая цель — разнесение себестоимости труда между проектами.

Работа по схеме T&M

«Time & Materials» или «Время и затраты» — это тип контракта, в рамках которого клиент платит по факту работы на основании предоставленных отчетов, а ставки сотрудников оговариваются заранее. Такие договора встречаются часто, путь и в усечённом виде — с лимитами, с фиксированной составляющей и т.д. Но смысл остаётся — клиенту нужен отчет о проделанной работе.

Клиенты требуют табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.

И это вторая цель учета рабочего времени — подготовка отчетов и исполнение T&M контрактов.

Контроль утилизации

В топ-3 показателей консалтинговой компании входит «утилизация», иначе говоря — доля оплачиваемого времени. Утилизация показывает, насколько эффективно используются сотрудники. Чем ниже утилизация — тем выше косвенные затраты, поэтому показатель так важен. Утилизация — это показатель сотрудника и команды.

Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренних процессов, для чего нужно время на некоммерческие проекты, и рентабельностью бизнеса. Поэтому не стоит воспринимать показатель в качестве инструмента закручивания гаек. Бывает компании принимают меры для снижения утилизации с целью недопущения выгорания и профессиональной деградации кадров.

Третья цель учета рабочего времени — контроль утилизации команды.

Улучшение планирования

Любой проект можно испортить, еще не начав работать — достаточно его неправильно спланировать.

Для улучшения планирования важно накапливать опыт предыдущих проектов — оценивать, насколько планы соответствовали действительности по итогам проекта. Конечно, для этого потребуется фиксация плановых часов и тщательный учет фактически отработанного на проект времени.

И четвертая цель учета — оценка качества и улучшение планирования проектов.

На что обратить внимание

Понимая цели учета, обратим внимание на важные к нему требования. Казалось бы — записывай время, которое потратил на проект, и этого будет достаточно. Но для полноценного использования этих сведений требуется выполнить ряд условий. Рассмотрим топ-3 требований к учету, о которых часто забывают:

1. Для достижения целей потребуются полные сведения. Необходимо вести контроль рабочего времени сотрудников через списание ими часов в объеме не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику, в том числе нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
2. Учтённые данные требуют согласования. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учет — человеческий фактор может сработать. А сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. Важно сделать процесс согласования комфортным для сотрудников, но обязательным.
3. Данные должны быть единообразными на уровне компании. Если сотрудники учитывают проекты и время в нескольких программах с отличающейся структурой и подходами — то свети данные на уровне компании будет невозможно. Учет времени должен быть централизован и достаточно формален.

Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды

ВЕБИНАР: Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды. Правильно выстроенный процесс обеспечивает менеджеров и руководителей компаний данными для расчета рентабельности проектов, утилизации персонала и других KPI.

Способы учета рабочего времени

Способ сильно зависит от размера команды и зрелости бизнес-процессов.

Таск-трекеры

Первым инструментом для трекинга рабочего времени, часто выступают различные таск-трекеры. Это рабочее решение для учета задач зачастую уже используется, а в задачах есть поле для указания отработанных часов. Значит какой-то мониторинг вести можно.

Однако построить полноценный учет времени через задачи обычно не получается — не достигаются цели учета из предыдущего раздела:

1. При заполнении задач непонятно сколько всего времени за день (или другой период) уже списано, в итоге аккуратно учесть все рабочее время не получается.
2. Учтённое время необходимо согласовывать и делать это достаточно формально — задач же слишком много для согласования и обычно нет никаких встроенных средств для утверждения.
3. И сотрудники заполняют задачи как угодно, но не так как надо финансовым менеджерам и руководству — меняют структуру проекта, непонятно какие часы на какой этап отнести и пр.

Таймшиты в Excel или Sheets

Потерпев неудачу с таск-трекерами компании внедряют учет времени через электронные таблицы, по факту реализуя логику таймшитов.

Нет задачи, которую нельзя решить в Excel, но за все приходится платить. Компании сталкиваются со сложным администрированием и доработками — логика усложняется, скриптов становится больше, решение тормозит и эпизодически ломается.

И коллективная работа хоть и возможна, но далека от идеала.

Для прототипирования решения и обкатки учета как такового — это хороший и рабочий вариант.

Таймшиты в специализированной системе

Вместе со зрелостью бизнес-процессов приходят и новые требования — таймшиты становятся сложнее, требуется валидация на соблюдение бизнес-правил, согласование, закрытие периодов и другие необходимые бизнесу фичи.

Учет времени — это часть комплексного решения:

1. Помимо учета фактических часов требуется планирование по проектам.
2. Необходима связь рабочего времени с финансовым учетом — бюджетированием проектов, построением отчета о прибылях и убытках.
3. Руководство компании требует сложные аналитические отчеты.

Для сектора профессиональных услуг выделяется отдельный класс решений — Professional Services Automation, предназначенный для комплексной цифровизации бизнеса.

На рынке России известно решение Timetta — облачный сервис для учета рабочего времени и контроля проектов. Можно посмотреть Timetta в действие самостоятельно и бесплатно — на 14 дней доступна пробная версия без ограничений функций.

Таймшиты «своими руками»

Если компания уже и использует какое-то решение, которое можно доработать (например, Битрикс 24, 1С, MS Project), то часто возникает идея доработать платформу, сделать свое решение.

В этом подходе есть плюсы и минусы. Главный плюс — можно реализовать собственное видение. Но главное не переоценить свои возможности:

1. Разработка софта — сложное дело. Придется проектировать архитектуру, понимать бизнес-процессы и разрабатывать методическую основу, хорошо писать код, тестировать, выстраивать поддержку и развитие, обновлять регулярно технологический стек. Это сложно, долго и, как правило, дорого.
2. Вендор (разработчик ПО) делает тиражное решение. Условно тысячи компаний платят за разработку, а в случае своего решения — платит одна компания. Отсюда экономическая целесообразность. Для крупной компании собственная разработка может быть даже выгоднее покупки коммерческого решения, но для средних и маленьких команд — вопрос спорный.
3. Разработка на сторонней платформе имеет очевидный плюс — часть функций уже реализована и не надо все делать с нуля. Но есть и минус — у каждой платформы свои ограничения, и если платформа не предназначена для учета времени, то сделать удобный интерфейс будет непростой задачей.

Как добиться качественного учета

Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:

• Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
• К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
• Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.

А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.

Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.

Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:

• Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
• Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
• Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
• Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
• Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.

Как внедрить учет рабочего времени сотрудников

Самое главное — это понять для чего нужен учет времени. Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.

Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.

Стоит донести до сотрудников цели и задачи учета, чтобы это не воспринималось как «закручивание гаек», а было понятно — это на общее благо, и цель — устойчивый рост бизнеса.

И важен инструмент автоматизации. Никто не любит заполнять таймшиты — если решение будет неудобным, будет тормозить, сбоить и «радовать» сотрудников другими способами, то энтузиазм сотрудников будет сбит уже на взлете.

Плюсы и минусы требования к клиентам создать учетную запись

Автор: s9800076 |

16 апреля 2019 г.

| Учебные ресурсы

В мире онлайн-бизнеса ведутся споры о том, требуется ли вход в систему для совершения покупки.

С одной стороны, исследования показывают, что примерно 20 процентов покупателей покидают веб-сайт, который требует авторизации перед покупкой. Клиенты, как правило, считают принудительную онлайн-регистрацию раздражающей и агрессивной, поэтому требование создать учетную запись может поставить под угрозу потенциальную онлайн-продажу. С другой стороны, отсутствие необходимости регистрации не повышает лояльности к компании. Есть что-то в единовременном вводе всей вашей информации перед покупкой чего-либо, что делает будущие покупки более привлекательными.

Однако есть и третий вариант. Онлайн-продавцы могут создать гостевой логин для новых покупателей. Это позволяет клиентам пропустить все регистрационные действия, если они спешат, и сразу перейти к покупке. Они часто рассматривают возможность обойти процесс регистрации как знак доброй воли, который в будущем может превратиться в лояльность.

В лучшем случае для вашего онлайн-бизнеса клиент должен пройти процесс регистрации с самого начала. Тем не менее, то, как вы их убеждаете, является основным фактором, позволяющим заставить их завершить процесс.

Обращение к онлайн-регистрации

Прежде всего, вы должны помочь своим клиентам понять, что создание учетной записи у вас отвечает их интересам. Логичнее создать учетную запись, чем продолжать использовать гостевой вход. Вот некоторые моменты, на которые вы можете обратить внимание потенциальных клиентов, которые рассматривают возможность открытия учетной записи на вашем сайте:

• Беспроблемный опыт:  Сохранение информации в учетной записи обеспечивает бесперебойную работу в будущем. Подчеркните клиентам, что хранение их информации позволяет им отслеживать поставки, проверять историю своей учетной записи и быстро изменять порядок, используя возможности в один клик.
• Быстрые будущие покупки:  Объясните пользователям, что ввод регистрационной информации — это одноразовая процедура, которая сэкономит им много времени в будущем. Создав учетную запись, им не придется вводить одну и ту же информацию каждый раз, когда они хотят совершить покупку. Это также позволит им сохранять настройки, такие как пункты выдачи и предпочтительные способы доставки.
• Награды:  Рассмотрите возможность предоставления бонусных баллов как новым, так и постоянным клиентам, имеющим онлайн-аккаунты. Позвольте им проверить свои накопленные баллы через свою учетную запись. Если в вашем физическом магазине есть поощрительные бонусы, баллы, которые они накапливают в Интернете, должны быть использованы в вашем магазине — и наоборот.

Убедитесь, что ваш интерфейс онлайн-регистрации хорошо переносится в мобильный мир, потому что в наши дни больше людей совершают покупки с мобильных устройств, чем со стационарных. Вам также следует рассмотреть возможность включения опции, позволяющей использовать информацию из профилей социальных сетей для быстрой регистрации.

Люди хотят знать, что это им даст. Если вы сможете убедить покупателей в том, что создание учетной записи на вашем сайте в конечном итоге принесет им пользу, вам будет намного легче заставить их подчиниться.

Что такое банковский счет и зачем он нужен

В этой статье:

• Что такое банковский счет?
• Зачем иметь счет в банке?
• Как банковские счета защищают ваши сбережения?
• Свободны ли банковские счета?
• Как открыть банковский счет?
• The Bottom Line

Согласно недавнему исследованию банковских привычек американцев, проведенному FDIC, более 7 миллионов домохозяйств в США не имеют банковских счетов. Если вы принадлежите к этой группе, вы, вероятно, знаете, что такое жизнь, когда приходится иметь дело с наличными каждый день. Открытие счета в банке или кредитном союзе может показаться ненужным или обременительным, но это может быть именно то, что поможет вам быстрее достичь своих финансовых целей и лучше управлять своими деньгами. Читайте дальше, чтобы узнать, подходит ли вам банковский счет.

Что такое банковский счет?

Доступны различные типы банковских счетов, которые удовлетворяют различные потребности владельцев счетов. Когда люди говорят о банковских счетах, они обычно имеют в виду расчетный или сберегательный счет:

• Текущий счет — это тип банковского счета, предназначенный для повседневных финансовых операций. Вы можете легко положить свою заработную плату, зарплату или другие средства на расчетный счет и использовать эти деньги для оплаты счетов, покупки вещей или снятия наличных по мере необходимости. Текущий счет позволяет хранить деньги в надежном месте и по-прежнему иметь возможность их тратить.
• Сберегательный счет — это место, где вы можете хранить свои деньги в течение длительного времени. Сберегательные счета не предназначены для повседневных расходов — количество снятий или переводов со сберегательного счета ограничено, обычно до шести в месяц. Этот тип счета является хорошим местом для хранения вашего резервного фонда или сбережений для основных финансовых целей, и на ваш баланс могут начисляться проценты.

Выбор «традиционного» банковского обслуживания не обязательно должен быть слишком традиционным. Существуют финансовые учреждения практически на любой вкус и потребность. Например, если вы хотите открыть счет, но не хотите сталкиваться с хлопотами личных посещений, то банковский счет в Интернете может подойти лучше. Если вы хотите работать в учреждении, которое соответствует вашим ценностям и ориентировано на помощь местному сообществу, кредитный союз может стать для вас идеальным выбором.

Зачем иметь счет в банке?

Текущий счет имеет ряд преимуществ. Одной из самых популярных является возможность иметь и использовать дебетовую карту, которая может быть полезна, когда вы не хотите носить с собой наличные для каждой покупки. Вы также можете выписывать чеки, если у вас есть учетная запись; это может показаться не таким уж большим делом, но вы можете быть удивлены тем, как часто вас будут просить использовать или предоставить чек, например, для оплаты аренды. Хотя некоторые люди предпочитают использовать кредитные карты для оплаты ежедневных расходов, существует риск начисления комиссий и процентов, если вы не погасите свой баланс или не сделаете платежи вовремя.

Кроме того, если у вас есть работа, большинство работодателей предоставляют возможность вносить деньги непосредственно на ваш счет (так называемый прямой депозит). Некоторые программы государственной помощи также используют прямой депозит для распределения пособий. Прямой депозит удобен тем, что вы можете получить свои деньги в тот же день, когда они были выплачены, вместо того, чтобы ждать, пока чек прибудет по почте, будет депонирован и очищен. Это полезно, когда вы пытаетесь оплачивать счета и планировать текущие расходы.

Кроме того, наличие учетной записи позволяет оплачивать счета в Интернете и использовать платежные приложения, что спасает жизнь, когда речь идет о таких вещах, как управление коммунальными услугами, телефонные платежи и другие регулярные расходы. Банковские счета обеспечивают учет ваших расходов, что может помочь вам придерживаться бюджета или поймать кражу личных данных или мошеннические покупки; они также иногда требуются при поиске кредита для крупных покупок, таких как дом.

Есть ли веская причина не иметь счета в банке? Ответ – нет. Хотя некоторые клиенты банка могут время от времени сталкиваться с проблемами, связанными с комиссией, управлением счетом или другими трудностями, преимущества текущего или сберегательного счета явно перевешивают риски. Наличие счета в банке или кредитном союзе может помочь вам добиться финансового успеха, защищая ваш баланс, предоставляя легкий доступ к нему и связывая вас с другими финансовыми услугами.

Как банковские счета защищают ваши сбережения?

Банки и кредитные союзы обеспечивают владельцам счетов уверенность в том, что их деньги в безопасности. На самом деле, если вы откроете счет в банке или кредитном союзе, вы будете застрахованы Федеральной корпорацией страхования депозитов (FDIC) или Национальной ассоциацией кредитных союзов (NCUA) на сумму до 250 000 долл.  США в маловероятном случае финансового кризиса. учреждение, с которым вы работаете, терпит неудачу.

Если вы храните наличные деньги не на банковских счетах, а где-то еще, вы более уязвимы перед финансовыми трудностями. Например, если вы привыкли просто хранить деньги в тайниках дома, у вас не так много вариантов, если эти деньги будут потеряны, украдены или уничтожены.

Кроме того, отсутствие банковского счета может ограничить ваши возможности получения кредита и сделать вас более уязвимыми для хищных кредиторов, которые берут заоблачные процентные ставки и заманивают людей в ловушку опасного долгового цикла.

Свободны ли банковские счета?

Хотя некоторые банковские счета действительно требуют поддержания минимального баланса, существует множество вариантов, которые этого не требуют. Когда вы открываете счет, убедитесь, что вы спросили представителя о ваших возможностях и получите хорошее представление о любых комиссиях. Тем не менее, отсутствие банковского счета может стоить вам денег. Например, без учетной записи вам придется не забывать оплачивать каждый счет вручную, рискуя штрафами за просрочку платежа, если вы этого не сделаете.

Если вы похожи на большинство людей, жизнь становится довольно насыщенной, и нередко бывает так, что вы пропустите платеж (или два) или опоздаете с платежом. К сожалению, несвоевременная оплата влечет за собой дополнительные сборы и сборы. Возможность настроить автоматическое снятие средств — это разумный способ управления деньгами, если вы обращаете внимание на баланс своего счета, на то, что и когда поступает.

Некоторые расчетные счета могут быть снабжены опцией защиты от овердрафта, что означает, что если баланс упадет ниже нуля из-за снятия средств, банк может покрыть эту сумму за комиссию.

Как открыть банковский счет?

Перед тем, как выбрать банк, необходимо рассмотреть две основные вещи: тип счета и комиссии, связанные с этим счетом. Обязательно поговорите с представителем банка, если у вас есть какие-либо вопросы, особенно в отношении возможных комиссий и сборов, связанных со счетом.

Далее вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимые документы и информация, необходимые для открытия банковского счета. Основные предметы, которые вам понадобятся:

• Официальное удостоверение личности, например, водительские права, паспорт, удостоверение личности штата или военный билет
• Номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика
• Подтверждение вашего текущего адреса, например счет за коммунальные услуги или выписка по ипотеке на ваше имя
• Деньги на начальный депозит. Некоторые банки требуют первоначальный депозит для открытия расчетного счета, а другие нет. Депозиты, как правило, относительно небольшие, но уточните это у представителя банка, прежде чем начинать процесс.

На самом деле в открытии банковского счета нет никаких недостатков, поэтому, если у вас много наличных денег для работы или вы только начинаете свое финансовое путешествие, открытие счета имеет смысл с финансовой точки зрения.