Для отдела снабжения: Чем занимается отдел снабжения, что это такое

Чем занимается отдел снабжения, что это такое

21 ноября 2020 Федянин Андрей Викторович 0

Добавить в избранное В избранное

Поделиться

• Чем занимается отдел снабжения, его обязанности
• Функции отдела материально-технического снабжения
• Должности отдела материально-технического снабжения
• Департаменты отдела материально-технического снабжения
• Ошибки в организации снабжения
• Оптимизация работы отдела снабжения
• Заключение

Снабжение предприятия необходимыми материально-техническими средствами – первоочередная задача соответствующего отдела. Корректные поставки материалов и оборудования позволяют компании эффективно функционировать и поддерживать свою конкурентоспособность на рынке.

Чем занимается отдел снабжения, его обязанности

Отдел снабжения – это специфическое подразделение, занимающееся организацией поставок, требуемых для функционирования компании материалов. В небольших фирмах снабжением может заниматься один или несколько человек из сторонних подразделений (производственный отдел, инженер или один из бухгалтеров). Если речь идет о крупной строительной компании, то уместно создавать отдельное подразделение, в котором закупкам и поставкам будет уделяться все рабочее время кадров.

На разных предприятиях объемы поставок отличаются, как и некоторые функции отдела. К основным обязанностям сотрудников снабженческого подразделения относятся следующие позиции:

• непосредственное снабжение. Такие работники должны проводить анализ информации о нуждах предприятия в материалах, технике и оборудовании, оформлять соглашения с поставщиками, следить за своевременными поставками заказанных товаров, а также организовывать хранение полученной продукции до момента ее использования;
• создание планов. Снабженцы должны детально изучать рынки с требуемыми товарами, оценивать текущую и долгосрочную перспективу норм расходования материалов на предприятии для гарантии стабильного производства, оптимизировать складские запасы, чтобы не допустить нехватки определенных товаров, а также составлять прогнозы потребностей компании, исходя из статистических данных;
• осуществлять контроль над сроками поставок, качеством получаемых товаров, складскими запасами, а также над своевременностью предъявления претензий поставщикам в случае поставки дефектных материалов.

Функции отдела материально-технического снабжения

Исходя из обязанностей отдела снабжения, уместно обозначить его основные функции:

• организация составления номенклатуры компании для изготовления товаров;
• планирование закупок в рамках определенного отчетного периода;
• анализ рынка поставщиков требуемой продукции. Уместно принятие компанией участия в ярмарках, выставках и прочих аналогичных мероприятиях. Отдел снабжения также должен учитывать сведения логистики;
• оформление соглашений на поставку материалов и оборудование, а также выполнение контроля над соблюдением договоренностей;
• организация приемки продукции, исходя из актуальных нормативов, принятых сторонами сделки;
• релевантное размещение закупленных товаров на складах. В указанном вопросе снабженцы должны учитывать данные внутренней логистики компании;
• разработка локальных правовых актов потребления определенной продукции разными подразделениями, а также контроль над соблюдением отмеченных правил;
• разработка нормативных правовых актов по замене дорогостоящих товаров на более бюджетные, учитывая их технологичность;
• организация мероприятий по формированию и введению в практику локальных нормативов компании относительно материального обеспечения.

Курирует работу отдела снабжения его начальник, который подчиняется коммерческому директору предприятия.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

• иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
• планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
• умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
• ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
• ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

• работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
• рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
• быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
• организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
• искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
• корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
• детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
• своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
• давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Департаменты отдела материально-технического снабжения

Как было отмечено ранее, в крупных компаниях зачастую формируют обособленные отделы снабжения. При особо масштабных поставках и наличии потребности обеспечивать большие массивы работ материалами, в отделе снабжения уместо выделить такие подразделения:

1. Материальная группа. Работники указанного департамента несут ответственность за различные виды и сферы снабжения, в рамках которых отвечают за товары, распределяющиеся по отдельным категориям и имеющие специфические характеристики. Например, одна группа работников может отвечать только за материалы, а другая – за техническое оснащение и их комплектацию. В большинстве компаний строительной сферы небольшого и среднего размера с материальным департаментом отдела снабжения соединен отдел логистики и склад.
2. ОТК (отдел технического контроля). Указанный департамент ответственен за контроль качества приобретаемых материалов и прочих товаров, а также за их соответствие рабочей документации и установленным нормам. Деятельность департамента регламентируется локальными нормативами.

Среди работников ОТК особое место занимает профессиональный юрист, который должен сопровождать каждый этап деятельности всего снабженческого отдела. Юрист подготавливает проекты соглашений на поставки, сопровождения претензий и иные документы, которые требуют тщательной правовой проработки.

1. Планово-экономический департамент, либо бюро нормирования. Основной обязанностью рассматриваемого подразделения считается нормирование и реализация контроля над расходованием финансовых средств. Более того – департамент несет ответственность за бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также занимается планированием. В составе отмеченного подразделения должны находиться бухгалтеры, экономисты и профильные специалисты, исходя из бизнес-направления, в котором работает предприятие.

Ошибки в организации снабжения

Основные неточности, допускаемые в работе отдела снабжения:

• допущение нарушения сроков поставки. В перспективе это может привести к срыву всех работ, запланированных на определенный период, а также к финансовым санкциям со стороны заказчиков;
• непродуктивная работа. При неэффективной работе снабженцев и при отсутствии коммуникации между подразделениями компании, технические ресурсы будут простаивать, что влечет за собой убытки;
• неумелый выбор поставщиков. При приобретении некачественных материалов, работы также получаются некачественными. В дальнейшем это может привести к претензиям со стороны контрагента, и даже – к судебным разбирательствам после окончания строительного процесса;
• некомпетентный учет ТМЦ приводит к отсутствию нужной продукции на складе и к залеживанию товаров, которые расходуются нечасто.

Оптимизация работы отдела снабжения

Основные рекомендации по оптимизации работы рассматриваемого подразделения:

• в рамках малого бизнеса неуместно долгосрочное планирование. Рекомендуется исчислять реальные потребности компании на краткие промежутки – месяцы или, в крайнем случае, кварталы;
• следует пересмотреть прайс-листы поставщиков. Актуальные рыночные цены постоянно корректируются, появляются новые фирмы, готовые сотрудничать на более выгодных условиях. Снабженцы должны регулярно отслеживать рыночные тенденции и выстраивать выгодные партнерские отношения;
• следует разрывать контракты с теми поставщиками, которые не исполняют своих обязательств, либо которые перестали быть выгодными бизнесу;
• одна из наиболее важных рекомендаций – складской учет должен вестись строго прозрачно и всегда полноценно. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и следить за тем, чтобы продукция не залеживалась.

Заключение

Таким образом, снабженцы обеспечивают бесперебойный производственный процесс. Нанимателю необходимо особое внимание уделять квалификации трудоустраиваемых кадров, а также следить за полным исполнением подчиненными своих обязанностей.

Добавить в избранное В избранное

Поделиться

Предыдущий материал

Следующий материал

Цели и Ключевые показатели эффективности отдела снабжения

ЦЕЛЬ 1: Поддержка производственных потребностей

•Понимание производственных нужд
•Закупка материалов и услуг:
— По приемлемым ценам
— У надлежащих источников
— В соответствии со спецификациями, отвечающим нуждам конечного пользователя
— В должном количестве
— Со своевременной доставкой
— Для соответствующего потребителя

ЦЕЛЬ 2: Эффективное управление процессом закупок и базой снабжения

В целях эффективного управления процессом закупок и базой снабжения, отдел снабжения должен следовать основным этапам, перечисленным ниже:
• Определить потенциальные возможности, где команда отдела снабжения может привнести ценный вклад:
— Оценка и отбор поставщиков на основе общепринятых этических норм и стандартов
а) Все закупки должны осуществляться в соответствии с принятыми процедурами по закупкам
б) Проектирование и другие функциональные данные являются частью данного процесса
в) Контракты будут заключаться при участии отдела снабжения
г) Активно вовлекать команды по отбору и оценке

— Анализ спецификаций или объема работ
а) Анализ требований к поставляемым материалам или услугам
б) По возможности предлагать альтернативные стандартизированные материалы, которые могут сократить расходы компании
в) Периодический анализ категорий может обеспечить оптимизацию производственных требований

— Отдел закупок будет играть роль основного контакта с поставщиками
а) Управление базой снабжения, выявление и уменьшение рисков
б) Поиск новых потенциальных поставщиков и развитие сотрудничества
в) Совершенствование и развитие имеющихся неконкурентоспособных поставщиков
г) Определение методов для присуждения контрактов
д) Поддержка местного производства (местные закупки) с учетом социальной ответственности по возможности без ущерба Цели № 1

• Управление внутренними производственными процессами
— Управление персоналом отдела снабжения
— Разработка и соблюдение политик и процедур
— Внедрение и усовершенствование соответствующих технологий и систем
— Определение стратегии и структуры снабжения
— Обеспечение лидерства в снабжении организации
— Обеспечение профессиональной подготовки и возможностей роста для сотрудников

ЦЕЛЬ 3:Установить тесное сотрудничество с другими подразделениями организации

— Постоянная поддержка связи с внутренними потребителями в целях достижения лучшего понимания требований и интеграции
— Своевременная поддержка проактивной связи с внутренними потребителями
— Обмен информацией, например тенденции рынка, цены, качество, доставка, прогнозирование и спрос
— Отмечать достижения

ЦЕЛЬ 4: Поддержка целей и задач организации

— Разработка стратегий снабжения, отвечающих стратегиям компании в целом:
а) Мониторинг рынков поставок и тенденций, т. е. повышение цен на материалы, дефицитные материалы, изменения в поставке, и определение потенциального воздействия этих тенденций на компанию
б) Определение критически необходимых материалов и услуг необходимых для поддержки стратегий компании в ключевых сферах деятельности в особенности во время реализации новых проектов
в) Соответствие потребности компании в наличии диверсифицированной и глобальной базы снабжения
г) Разработка альтернатив и резервных планов, которые соответствуют планам компании
д) Отчетность по качеству по мере необходимости и постоянное развитие связей
е) Разработка ключевых показателей эффективности для сотрудников отдела снабжения, которые будут поддерживать цели и задачи организации

Ключевые показатели эффективности:

1) Управление запасами
— Ежемесячный мониторинг расходов на складские запасы, прямые затраты, оплату за услуги
— Основные реагенты и расходные материалы на основе принципа Парето 80/20 – наличные запасы в среднем обеспечивают 2-3 месяца; закупочные цены по сравнению с бюджетом; мониторинг тенденций рынка
— Процентное соотношение инвентаризации запасов, предусмотренных по договорам на основе фиксированных цен (товары низкой стоимости и высоким оборотом)
— 95% составляет уровень сервиса стандартного запаса и 100% составляет уровень сервиса критических товаров, страховочного запаса, основных реагентов и расходные материалы
2) Показатели деятельности поставщика
— Ценовая структура, скидки, условия оплаты на основе принципа Парето 80/20
— Мониторинг времени выполнения заказа
— Отчет о недостатках
3) Показатели деятельности закупщика
— Сэкономленные средства (ежемесячно) по установленным категориям
— Обработка RFQ/PR; данные по факту в сравнении с запланированными (2 недели для регулярных; 1-3 рабочих дня для срочных)
— Затраты/Количество PO/Количество Единиц товара у каждого закупщика
4) Анализ расходов на международные и местные закупки
— Ориентир на увеличение местных закупок
— Объявление в газете

Определение

, как это работает и пример

К

Уилл Кентон

Полная биография

Уилл Кентон — эксперт в области экономики и инвестиционного законодательства.

Ранее он занимал руководящие должности редактора в Investopedia и Kapitall Wire, имеет степень магистра экономики Новой школы социальных исследований и степень доктора философии по английской литературе Нью-Йоркского университета.

Узнайте о нашем редакционная политика

Обновлено 26 декабря 2022 г.

Рассмотрено

Эрика Расуре

Рассмотрено Erika Rasure

Полная биография

Эрика Rasure всемирно признана ведущим экспертом в области потребительской экономики, исследователем и педагогом. Она финансовый терапевт и трансформационный коуч, особенно заинтересованная в том, чтобы помочь женщинам научиться инвестировать.

Узнайте о нашем Совет финансового контроля

Факт проверен

Тимоти Ли

Факт проверен Тимоти Ли

Полная биография

Тимоти Ли — консультант, бухгалтер и финансовый менеджер со степенью магистра делового администрирования Университета Южной Калифорнии и более чем 15-летним опытом работы в сфере корпоративных финансов.

Тимоти помог предоставить генеральным и финансовым директорам глубокую аналитику, рассказав красивые истории о цифрах, графиках и финансовых моделях.

Узнайте о нашем редакционная политика

Что такое управление поставками?

Термин «управление поставками» относится к действиям по выявлению, приобретению и управлению ресурсами и поставщиками, которые необходимы для деятельности организации. Также известное как закупки, управление поставками включает покупку физических товаров, информации, услуг и любых других необходимых ресурсов, которые позволяют компании продолжать работать и расти.

Ключевые выводы

• Управление поставками — это процесс выявления, приобретения и управления ресурсами и поставщиками, которые необходимы для деятельности организации.
• Сюда входит покупка физических товаров, информации, услуг и любых других необходимых ресурсов, которые позволяют компании продолжать работать и расти.
• Основными целями управления поставками являются контроль затрат, эффективное распределение ресурсов, управление рисками и эффективный сбор информации для принятия бизнес-решений.

Понимание управления поставками

Большинство людей рассматривают управление цепочками поставок как способ, с помощью которого корпорации покупают сырье и готовую продукцию. Но управление поставками — это больше, чем просто покупка продуктов и заключение контрактов на услуги. Это систематический бизнес-процесс, который идет дальше закупок и включает в себя координацию предпроизводственной логистики и управления запасами, а также составление бюджета, сотрудников и другую ключевую информацию для обеспечения бесперебойной работы бизнеса.

Основными целями управления поставками являются контроль затрат, эффективное распределение ресурсов, управление рисками и эффективный сбор информации для использования в стратегических бизнес-решениях.

Например, контроль и управление поставщиками и их вкладом в деятельность компании должны иметь первостепенное значение. Персонал по управлению поставками в компании или учреждении, как правило, отвечает за следующее:

• Выявление, поиск, ведение переговоров и закупка услуг или товаров, необходимых для текущей деятельности компании, в соответствии с пожеланиями руководителей и руководителей организации
• Формулирование стратегии развития и поддержания отношений с поставщиками, а затем ее реализация, а также привлечение поставщиков к ответственности
• Использование технологий и процедур, облегчающих процесс закупок
• Рассмотрение теорий спроса и предложения и их влияния на управление поставками

Контроль и управление являются ключевыми аспектами управления поставками.

Особые указания

Подразделения по управлению поставками в крупных корпорациях могут быть очень обширными, с огромными бюджетами и сотнями работников. Их успех обычно измеряется тем, сколько денег они могут сэкономить компании. Способность компании выполнять задачи по управлению поставками может напрямую повлиять на цену акций за счет увеличения таких показателей, как валовая и чистая прибыль, денежный поток и себестоимость проданных товаров (COGS).

Проведение надлежащего управления рисками не менее важно для успеха компании. Например, предвидение и смягчение последствий неожиданного прерывания поставки ключевого компонента может обеспечить бесперебойную работу компании. Но неспособность учесть риски в цепочке поставок компании может привести к катастрофе.

Хотя легко понять, как управление поставками напрямую влияет на результаты деятельности крупного покупателя или производителя, управление поставками так же важно для фирм, оказывающих услуги. Интернет в сочетании с широкими улучшениями логистических сетей по всему миру помог превратить управление поставками в ключевую стратегическую цель большинства крупных компаний, способную сэкономить миллионы и повысить эффективность всей компании.

Управление поставками и управление цепочками поставок

Термины «управление поставками» и «управление цепочками поставок» иногда используются как синонимы. Но есть разница. Управление цепочками поставок на самом деле относится к управлению тем, как товары и услуги проходят через производственный процесс — от сырья до готовых товаров, которые в конечном итоге попадают в руки потребителей. Это включает доставку, производство и распространение продуктов, товаров и услуг.

Управление цепочками поставок требует от поставщиков и менеджеров максимальной эффективности. Это означает, что они должны следить за тем, чтобы деятельность была оптимизирована, чтобы не было дефицита, расходы были снижены, а предприятия могли оставаться конкурентоспособными на рынке.

Что такое управление цепочками поставок?

Управление цепочками поставок (SCM) включает в себя все виды деятельности, которые должны быть выполнены для того, чтобы нужный продукт попал в руки нужного потребителя в нужном количестве и в нужное время — от добычи сырья до покупки потребителем. SCM фокусируется на планировании и прогнозировании, закупках, сборке продуктов, перемещении, хранении, распределении, продажах и обслуживании клиентов. Специалисты SCM вовлечены во все аспекты бизнес-процесса, поскольку они стремятся достичь устойчивого конкурентного преимущества, создавая и поставляя продукты лучше, быстрее и дешевле.

Специалисты по управлению цепочками поставок играют роль во всех видах организаций – производителей, розничных продавцов, транспортных компаний, сторонних логистических фирм, государственных учреждений и сервисных фирм. Фирмы со всего мира во всех секторах экономики принимают на работу выпускников SCM. В качестве специалиста по цепочке поставок человек может работать в различных областях, включая закупки, логистику, разработку новых продуктов, глобальные источники и закупки, управление качеством, управление запасами или анализ трафика, операции и управление взаимоотношениями с поставщиками. Конкурентное давление и требовательные клиенты, требующие инновационных и быстрых решений, характеризуют сегодняшнюю глобальную бизнес-среду. Понимание и оптимизация бизнес-процессов является краеугольным камнем успеха, и по этой причине специалисты по цепочке поставок пользуются большим спросом.

Успешные специалисты по цепочкам поставок, как правило, ориентированы на детали и способны расставлять приоритеты, планировать и организовывать. Кроме того, они, как правило, быстро учатся, обладают отличными коммуникативными навыками, могут эффективно управлять отношениями и работать в команде, а также умеют эффективно решать проблемы.

Специалисты по управлению цепочками поставок делают бизнес лучше

Ниже приведены некоторые часто задаваемые вопросы о карьере в SCM. Эта информация поможет вам узнать больше о карьере в SCM и понять возможности, которые такая карьера может вам предложить.

Какие люди получают степень SCM?

Профили специалистов SCM разнообразны, но в целом такие люди обладают многими из следующих качеств:

• хорошие навыки решения проблем
• способность эффективно управлять временем и ресурсами
• ясное видение «большой картины», а также «мелких деталей»
• желание тесно сотрудничать с другими людьми
• отличные коммуникативные навыки
• способность стратегически мыслить о технологиях
• желание взять на себя ответственность за разработку и реализацию собственных идей

Каковы типичные варианты карьеры для специалистов SCM?

• Планировщик спроса/предложения
• Менеджер проекта по новым продуктам
• Менеджер по закупкам
• Специалист по стратегии цепочки поставок
• Аналитик бизнес-аналитики
• Консультант по бизнес-процессам
• Менеджер по связям с поставщиками

Почему мне следует выбрать специальность «Управление цепочками поставок»?

• Удовлетворенность работой
• Высокая скорость размещения
• Высокие зарплаты
• Захватывающее поле
• Поле вызова
• Практическое решение проблем
• Инновации и творчество
• Глобальные возможности
• Ты можешь повлиять!

Какая средняя зарплата у SCM-специалиста?

Специалисты по управлению цепочками поставок имеют одну из самых высоких средних начальных зарплат среди программ бакалавриата в Mays Business School.