Доклады как оформляются: Оформляем доклад по ГОСТу правила и практические советы

Как правильно оформить доклад: правила и образец

Нужна помощь в написании работы?

Даже при грамотном написании доклада неправильное его оформление испортит впечатление, из-за чего может снизиться оценка. Если вам предстоит написание такой работы, но от куратора не последовало рекомендаций, как правильно оформить доклад можете узнать в подробностях ниже. Мы расскажем требования ГОСТ, правила написания и структуру, оформление титульного листа, оглавления, содержания, списка литературы и наглядных материалов.

Требования к докладу

Прежде чем искать ответы на вопрос, как оформляется доклад, сколько содержит листов, о чем должен повествовать, давайте обозначим, о чем вообще идет речь. Под таким термином стоит понимать краткое, но информативное сообщение учащегося по сути исследуемого вопроса. Это может быть и личная точка зрения, и мнения ученых, специалистов.

Оформление доклада в первую очередь базируется на:

• правильном построении структуры;
• следованиям положениям ГОСТ.

Придерживаясь таких правил, учащийся продемонстрирует умение правильно работать с информацией и преподносить ее, квалифицированно и доступно отвечать на вопросы. Чаще всего речь идет о публичном выступлении в письменной и устной форме.

Нужна помощь в написании работы?

Структура

Как делать доклад и из чего состоит, можно проконсультироваться с преподавателем или следовать общим требованиям. Обычно такой труд студента включает 4 раздела:

• вступление, как приветствие с аудиторией;
• введение, как стремление заинтересовать слушателей, обозначая актуальность, цели и задачи, предмет и объект исследования;
• основная часть, где раскрываются используемые методы исследования, проделанная работа, а также анализ результатов;
• заключение, в котором автор подводит итоги, а после завершает выступление.

Требования по ГОСТу

Максимально подробная информация о том, как должно выполняться оформление доклада, прописано в положениях ГОСТ. Отдельного ГОСТа о докладах не предусмотрено, поэтому нужно попросить наставлений от преподавателя, какими методическими указаниями нужно будет пользоваться.

Основным документом, на который стоит опираться, будет ГОСТ, касающийся правил, как должен выглядеть реферат. Главное, чтобы присутствовал научный стиль передачи информации, а также не были допущены следующие погрешности:

• длинные предложения;
• общие слова и вода в тексте;
• непонятные иностранные слова и узкопрофильная терминология, жаргонизм и сленг.

Автор должен четко и понятно доносить свою позицию, но при этом недопустимы местоимения «я» и «моя», что противоречит правильному стилю изложения.

ГОСТ 7.32-2001, ГОСТ 2.105-95, ГОСТ Р 7.0.5-2008 (ГОСТ 7.1-84)

Если преподаватель не дает четким указаний по выбору ГОСТ для правильного составления и написания доклада, можно воспользоваться уже известными вариантами:

• ГОСТ 7.32-2001 об отчете по научно-исследовательской работе;
• ГОСТ 2.105-95 об общих требованиях к текстовым документам;
• ГОСТ Р 7.0.5-2008 (ГОСТ 7.1-84) о составлении и оформлении библиографических ссылок.

Уместными также будут правила ЕСКД о том, как должны выглядеть текстовые документы учащихся школ, ВУЗов и других образовательных заведений.

Правила написания доклада

Написание доклада может быть своими руками или в печатной форме. Для начала автор должен вникнуть в основную исследовательскую работу, будь то курсовая или дипломная. А уже после этого на основе полученных сведений и итогов можно составлять краткий информативный доклад. Как написать доклад, во многом зависит от правильного составления плана работы.

Подбор темы

Первым этапом планирования будет подбор темы. Желательно выбирать то, что автору будет интересно и понятно, в противном случае сложно будет донести свою мысль слушателям. Исследуемая область должна быть актуальной, если ее неоднократно изучали другие авторы и специалисты, лучше подыскать что-то другое.

Поиск литературы по теме

Не менее важным этапом планирования в вопросе, как подготовить доклад, будет поиск источников информации. В качестве литературы можно использовать учебники и книги, методические пособия в институте, а также электронные ресурсы, публикации в научных изданиях. Желательно, чтобы студент задействовал не мене 10 источников, указав их в соответствующем разделе работы.

Составление плана доклада

Прежде чем начинать написание своей работы, автору нужно набросать примерный план, по которому он будет в дальнейшем продвигаться. Что обязательно должно быть внутри, мы уже обсудили – это введение, основа и заключение. План оформляется также строго по требованиям ГОСТ, сюда же вносятся источники литературы, наглядные материалы.

Формулирование выводов

Если учащийся самостоятельно проводил работу (диплом, курсовую, реферат и др.), где была освещена и теоретическая и практическая часть работы, ему не составит труда подвести лаконичные и четкие выводы. Они должны составляться тезисно, напоминая по структуре введение, но с подведением итогов.

Подготовка ответов на возможные вопросы

Продумайте, какие вопросы наиболее вероятно будут заданы преподавателем и аттестационной комиссией по вашей теме. Хорошо будет, если вы выучите все определяющие термины, отрепетируете выступление заранее, максимально проработаете источники литературы.

Содержание разделов доклада

Нужна помощь в написании работы?

Докладом можно считать своего рода справку и шпаргалку для защиты основной проделанной работы студента в университете. После ознакомления с базовыми правилами написания, можно приступать к составлению основного текста. Речь идет о правильном оглавлении, введении, основной и заключительной части, а также списке литературы.

Оглавление

Что такое оглавление? Речь идет о плане, составленном строго по структуре доклада. Структуры элементы маркируются списком, начиная с введения и до последнего листа научного труда учащегося. По стандартам, приуроченным к написанию реферата, в оглавление вносят:

• введение;
• название первой главы;
• название второй главы;
• название третьей главы;
• заключение;
• список используемых источников;
• наглядные материалы (приложения).

Каждый пункт нужно начинать с новой строчки, указывая с другого края листа нумерацию страниц. Благодаря оглавлению преподавателю будет проще ориентироваться по докладу.

Введение

Введение – это краткий экскурс по проделанной научно-исследовательской работе, где студенту обязательно нужно тезисно обозначить:

• актуальность;
• предмет и объект;
• цели и задачи.

Также проводится краткий обзор по важным источникам литературы. Благодаря такому подразделу аудитория уже имеет представление, насколько успешной и интересной будет выступление.

Основная часть

Внутри основной части доклада учащийся максимально сжато, но понятно и информативно раскрывает материал по главам и параграфам. Тут указываются рассматриваемые проблемы, а также разные стороны и методологии их решения. Каждый смысловой блок желательно обозначать оглавлением.

Заключение

Тут еще раз оговаривается коротко суть проблемы, актуальность ее изучения, применяемые методики, а также результаты, анализ и личное мнение автора. Своего рода это итог о проделанном исследовании.

Список литературы

Как подписывать и составлять список литературы, подробно описано и рассмотрено в положения ГОСТ. Автор указывает все источники по нумерации и в алфавитном порядке.

Как оформить титульный лист

Первое, с чего начинается работа – это титульный лист презентации, его составление и правильное оформление. На нем указывается:

• официальное название организации сверху листа с выравниванием по центру;
• тема работы с выравниванием по центру;
• данные автора с выравниванием по правой стороне снизу листа;
• данные преподавателя по правой стороне листа;
• город и год выполнения в самом низу с выравниванием по центру.

Обратить внимание нужно и на то, каким шрифтом делать титульник. Набор производится в ВОРДе на компьютере строчными буквами, шрифт Times New Roman 14 кегля. Тема указывается заглавными литерами, полужирным шрифтом. Недопустимы переносы и опущение предлогов в конце строки, а также абзацный отступ и нумерация страниц.

Титульный лист – это своего рода лицо проделанного труда, поэтому чтобы не допустить ошибок, лучше взять на кафедре или у куратора образец, шаблон правильного составления.

Как оформить оглавление доклада

Красиво оформить оглавление – не менее важная задача, так как это путеводитель по докладу и всему научно-исследовательскому труду студента. Оно следует сразу после содержания, включая в себя разделы и подразделы, их страницы. Допустим шрифт Times New Roman 14 кегля прописными или строчными буквами. Если работа небольшая без разбивки на разделы, оглавление пропускают.

Как оформить основной текст доклада

Написание основной части предусматривает тот же шрифт, но 12 или 14 кегля. Здесь применимы только строчные буквы. Согласно ГОСТ текст набирается с абзацным отступом в 1,25 см, полуторным межстрочным интервалом, реже используется единичный интервал. Если пишется название главы, то это прописные полужирные буквы, точка здесь не ставится.

Особое внимание уделяется тому, чтобы по тексту не были двойные пробелы, переносы. Если в тексте предусмотрены формулы, их создают при помощи редактора Microsoft Equation 3.0. Они идут отдельной строкой с выравниванием по центру, абзацным отступом от текста сверху и снизу. Нумерация формул выполняется арабскими цифрами в круглых скобках справа по листу.

Оформление списка литературы

Любой проект студента должен завершаться перечислением используемых источников информации. Подробности о том, как сформировать список литературы, можно узнать из ГОСТ Р 7.0.5-2008. Студент указывает фамилию и инициалы автора книги, название источника, где оно издавалось и когда, количество страниц.

Если это журнал или статья, нужно обозначить фамилию и инициалы того, кто является владельцем текста, далее идет название публикации и журнала, год издания, номер выпуска журнала, страницы, где располагается нужная статья. Все пункты оформляются строго по алфавитному порядку. Внутри текста должны быть ссылки на список литературы в квадратных скобках.

Как оформляются иллюстрации в докладе

В ГОСТ и методических указаниях можно получить сведения о том, можно ли вставлять картинки, фото и наглядные материалы в доклад, а также как правильно это делается. К разрешенным иллюстрация относятся:

• графики;
• схемы;
• фото;
• рисунки;
• диаграммы.

Если автор задействует несколько таких изображений, их нужно будет пронумеровать и дать название снизу по центру строки. Например: «Рисунок 1 – Название». Сами иллюстрации располагаются также по центру листа после текста, где о них упоминается.

Как оформить таблицы

Если автор будет оставлять в тексте таблицы, в таком случае размер шрифта не должен превышать 10 или 12 пт. У каждой таблицы, что также следует сразу за текстом касательно нее, обязательно присутствует название и нумерация, как и в случае с иллюстрациями. Но здесь номер и наименование располагается сверху.

Советы, как оформить доклад правильно

Любое слово, надпись, иллюстрация должны быть выполнены согласно общим правилам. Чтобы доклад получился грамотным, красивым и верно составленным, следует прислушиваться к практическим рекомендациям:

• уберите двойные проблемы путем их нахождения через строку «поиск»;
• на черновике по мере составления работы указывайте ссылки на источники литературы, чтобы в конце правильно составить список книг и журналов;
• если вы используется специальные термины и узкопрофильные слова, давайте им определение;
• текст доклада и устного выступления не обязательно должны быть идентичными;
• создавайте работу в программе ВОРД, где есть функции автоматического оглавления;
• в конце вычитайте текст на наличие орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, оцените визуальное оформление, проверьте нумерацию, прежде чем отправлять его на печать.

Типичные ошибки

Чтобы избежать промахов и недочетов, давайте пробежимся по нескольким типичным ошибкам, совершаемым многими студентами. Например:

• излишний объем, когда доклад должен составлять около 10% от курсовой, реферата или диплома;
• длинные предложения, когда уместны тезисы и лаконичные умозаключения;
• узкопрофильные термины и позаимствованные слова, которые будут непонятны аудитории;
• наличие вводных ненужных слов и фраз, делающих текст невнятным и долгим;
• низкая уникальность, в результате чего преподаватель сочтет работу копией чужого труда.

Пример доклада

Как украсить и правильно составить краткий доклад по проекту для студента, можно узнать или у преподавателя, или в положениях ГОСТ, а также на наглядном стендовом примере:

Пример доклада 1

Пример доклада 2

Заключение

Нужно ли уделять столько внимания оформлению текста и наглядных материалов? Несомненно, только так вы продемонстрируете свой уровень квалификации и осознанности в дисциплине и деле, которому обучаетесь. Правила форматирования, составления структуры и каждого элемента внутри, титульного листа и наглядных материалов выполняется по ГОСТ и методическим указаниям преподавателя. В статье были детально рассмотрены все тонкости по этим пунктам с наглядными примерами для большего понимания.

Внимание!

За помощью в написании любых работ, рекомендуем обратиться к профи! Более 50 000 авторов готовы выполнить любую работу профессионально и быстро, некоторые типы работ можно получить уже в день обращения. Рассчитайте стоимость своей работы ->

Как оформить доклад 📝 правильно?

Доклады студент пишет с первого по пятый курс, и сложного в этом нет. Главное – сразу отточить навыки и усвоить все навыки по оформлению. Ведь написать работу – пол беды, а красиво и правильно оформить, соблюдая требования ГОСТа – задача посложнее. Поэтому дальше мы разберемся, как это сделать, чтобы получить «отлично».

Основное об оформлении

Доклад – исследовательская работа, в которой ученик говорит о сути проблемы, приводит мнение специалистов, примеры решения, высказывает собственную точку зрения и указывает итоги. Оформить работу можно и в любом виде (написать или напечатать). Главная задача подобного вида работ – научить студента работать с научной литературой, высказывать собственное мнение и выступать перед аудиторией.

При оформлении доклада нужно придерживаться всех правил и стандартов, ведь он будет сдаваться на проверку преподавателю. К слову, для оформления доклада методичек нет, но и пускать в ход свои творческие способности нельзя.

Для оформления стоит придерживаться таких стандартов: ГОСТ 7.32-2001, ГОСТ 2.105-95, ГОСТ Р 7.0.5-2008 (ГОСТ 7.1-84).

Работа с титульной страницей

Титулка должна присутствовать и это обязательно! В ней указывается:

• Название университета;
• Тема доклада;
• Имя студента;
• Город и год выполнения.

Желательно, использовать Times New Roman 14 пт. Для написания темы доклада пользуйтесь прописными буквами и полужирным шрифтом. Абзацы на титульном листе не используются, номера страниц не проставляются, но учитываются при составлении содержания.

Оглавление и текст работы

В содержании указывается количество глав, разделов и подразделов с нумерацией страниц, на которых они располагаются. Используются Times New Roman 14 пт, могут быть строчные и прописные буквы. Содержание можно и не делать, но только в случае, если текст маленький по размеру и нет разделов.

При оформлении текста применяют тот же шрифт, что и для содержания. По всей работы должны быть отступы абзацев 1,25 см, интервал – полуторный или одинарный. Но точек после названия главы быть не должно.

Важно проверить отсутствие пробелов в тех местах, где они предусмотрены. Так как при копировании текста в документ, возникает такая проблема.

Если присутствуют формулы и расчеты, их оформляют арабскими цифрами с круглыми скобками справа.

Картинки и таблицы

Все картинки и изображения в работы должны быть с нумерацией и точным наименованием. То есть, примерно, так: «Рисунок 1 – название». Выравниваются по центру и следуют сразу за соответствующим абзацем текста. В таблицах размер букв 10 или 12 пт, в них тоже должен быть свой норме и название в скобочках.

Список источников

Перечень источников размещается в алфавитном порядке. для книг нужно указывать имя автора, наименование, издательство, количество страниц. Для статей – имя автора, наименование, журнал, год выпуска и страницы, где напечатала статья. Не забывайте указывать источники с действующими ссылками.

Основные рекомендации для студента

И вот, что еще нужно знать про оформление работы:

• Если в тексте есть сложные термины, давайте им толкование в скобках;
• Номера ссылок ставьте уже в самом конце, после написания основного текста работы;
• Текст выступления должен отличаться от самого доклада, быть проще и адаптирован под простых слушателей;
• Перед печатью проверьте ошибки и наличие ненужных пробелов.

Написать доклад – не так просто, но хорошо и правильно его оформить – вполне решаемая задача. Для этого следуйте ГОСТам, советам преподавателя и нашим рекомендациям. Тогда вам гарантирована отличная оценка!

Требования к оформлению докладов в Сборник трудов

1. Размер бумаги: А4, ориентация — книжная.

2. Размер полей: слева — 3,0, справа, сверху и снизу — 2,0 см. 

3. Используемый шрифт — Times New Roman, размер шрифта — 12 пт, интервал — одинарный. Красная строка — 0,75 см. 

4. Название доклада располагается вверху по центру листа и печатается заглавными буквами полужирным шрифтом Times New Roman 12. В конце названия точка не ставится. Фамилии авторов располагаются под названием доклада, по центру относительно основного текста и печатаются шрифтом Times New Roman 11 полужирным шрифтом. В списке авторов сначала указывается фамилия затем инициалы авторов.

5. Название организации, город — располагаются по центру относительно основного текста под фамилией автора и печатаются шрифтом Times New Roman 11.

6. Наименование физических величин, сокращений и т. д. — в системе СИ. Номер таблицы указывается с правой стороны страницы, на следующей строке по центру пишется ее название полужирным шрифтом. Если таблица в тексте только одна, то слово «Таблица» не пишется.

7. Формулы располагаются по центру. Номер указывается с правой стороны листа (в круглых скобках). В формулах в дробных числах должна стоять запятая, а не точка, например: 0,5.

8. Графический материал располагается по тексту в порядке его упоминания.

9. Подпись располагается под рисунком, например: Рис. 1. Если рисунок в тексте только один, то слово «Рис.» не пишется.

10. (!) Рисунки, схемы и т. п. представить дополнительно отдельным файлом в формате: растровые tif, jpg; векторные cdr (Corel Draw), dwg (AutoCAD), eps (Adobe Illustrator).

11. Ссылки на литературу следует заключить в квадратные скобки.

12. Список литературы печатается только в докладах (статьях) и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 7,1–84. Заголовок «Список литературы» располагается по центру листа полужирным шрифтом 12 пт.

13. Объем статьи — до 10 страниц (включая иллюстрации).

Вниманию авторов

Доклады (статьи) принимаются только при наличии разрешения о возможности опубликования материала в открытой печати.

Как оформлять доклад в школе (образец) — Дуплом.Журнал

Оформить доклад в школе не так трудно, как кажется. Во-первых, к нему не предъявляется такое количество безумных требований, как в высших учебных заведениях. Во-вторых, это связано с самой ролью доклада – в некотором смысле, это текст вашего выступления.

Для нас школа уже в прошлом, но мы прекрасно помним, что в наше время никто особо к оформлению не придирался – разве что если это была какая-нибудь конференция. Доклад просили готовить с простой целью – прочитать их перед классом, выступить, рассказать. При этом сам доклад позиционировался скорее как шпаргалка: во время выступления учителя зачастую отрывали от текста и настаивали на том, чтобы бы мы овладевали устной речью и как можно меньше читали «по бумажке».

Все эти доводы вызывают уважение, но вот распространившаяся в последнее время тенденция мучить школьников «оформлением» ничего кроме недоумения вызвать не может. Может быть, в рамках подготовки к вузу это и оправдано, но никак не в начальной школе.

Если вы хотите оформить доклад 100% правильно, воспользуйтесь нашей инструкцией и образцом.

Порядок оформления доклада должен быть следующим:

1. Титульный лист. Ему посвящена отдельная статья;
2. Содержание. Обязательными элементами, принятыми в курсовых и дипломных работах, являются введение, основная часть (как минимум две главы с возможными подглавами – параграфами), заключение и список литературы (источников). Многие школьные учителя требуют этих же разделов в школьных докладах, хотя на самом деле это не вполне уместно – даже в вузах доклад не структурируется. Доклад – это скорее сжатый пересказ какой-то объёмной работы, структура которой отражается на докладе только в тексте, а не делении на разделы. То же самое касается и реферата – он подразумевает «реферирование» какого-то научного труда, диссертации или монографии;
3. Непосредственно текст доклада, возможно поделённый на разделы. Заголовки оформляются жирным шрифтом, основная часть (то, что идёт после введения) начинается с новой страницы, то же касается и заключения. Структурные элементы (т.е. разделы) основной части идут подряд.
4. Источники в списке литературы располагаются в алфавитном порядке (по первой букве фамилии автора). Сами источники оформляются по ГОСТу, регламентирующему библиографические описания. Именно в таком виде описываются источники, когда указывается автор, издательство и проч. В этой сфере существует много нюансов, более подробно мы рассказывали здесь и здесь.

Что касается набора с точки зрения программы Word, то тут всё стандартно – доклад, как и любая другая текстовая работа, оформляется так:

1. Шрифт – Times New Roman, кегль (размер букв) – 14 пт, межстрочный интервал полуторный (1,5 пт). Кстати говоря, «пт» – это сокращение от типографского понятия «пункт», принятой величины в шрифтовом и издательском деле.
2. Поля – верхнее и нижнее по 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см.

Образец оформления доклада в школе

Скачать образец в формате .docx

Правила оформления материалов доклада сборника «КВАНТОВАЯ ЭЛЕКТРОНИКА»

Размер статьи может варьироваться в пределах 1–4 страниц. Работа должна быть набрана с единичным междустрочным интервалом с использованием шрифта Times New Roman 12 размера (стиль “Paragraph”). Краткий обзор (10 размер шрифта, стиль “Abstract”) должен представлять краткое изложение работы, ясно формулировать новизну и оригинальность вклада работы или ее составляющих в современную науку. Его длина не должна превышать 10 строк. Если статья написана на русском языке, то в конце после раздела «Литература» приводится перевод на английский язык её названия, авторов, организаций, резюме (для резюме перевод допускается недословный) и ключевых слов (см. пример в конце данной инструкции).

Ключевые слова: дается в соответствии со значимостью до 5 ключевых слов или коротких выражений (10 размер шрифта, стиль “Keywords”), наиболее близко описывающих работу, например: лазер, нелинейное усиление, волноводная решетка, резонатор Фабри–Перо, эффективность.

Введение

Представленные рукописи должны быть подготовлены в строгом соответствии с указаниями, представленными здесь. Мы просим подготовить статьи в текстовом редакторе (в формате MS Word ).

Текст рукописи должен быть набран внутри области 247 ´ 160 мм. На стандартном листе формата А4 это эквивалентно полям сверху, снизу, слева и справа по 25 мм. Не печатайте номера страниц на страницах работы.

Название статьи должно располагаться по центру вверху первой страницы, набрано 14 размером жирным шрифтом нижнего регистра с заглавными буквами только имен собственных и акронимов (стиль “Название;Paper title”). Имена авторов должны быть размещены по центру после названия (стиль “Authors”). Пожалуйста, используйте символы верхнего индекса (буквы) для связи имен авторов с соответствующими организациями, которые должны быть набраны курсивом по центру сразу после имен авторов. Фамилия автора-докладчика должна быть подчёркнута, а его электронная почта – указана после адреса организации, которую он представляет.

Рекомендуется поделить работу на разделы, каждый с заголовком, описывающим его содержание. Заголовки должны быть набраны жирными с Первой заглавной буквы без точки в конце. Начальный раздел является кратким обзором, его заголовок «Введение» не нумеруется (стиль “Caption 1а”). Не нумеруются заголовки последних разделов «Заключение», «Благодарности» (если есть) и «Литература», а также заголовки остальных разделов, если их меньше трёх и они не имеют подразделов (в этом случае также следует применять стиль “Caption 1а”), иначе они нумеруются с использованием Арабских чисел (стиль “Заголовок 1;Caption 1”).

2.1Подразделы

Разделы (кроме тех, заголовки которых не нумеруются) могут быть поделены, если необходимо, на подразделы, каждый с подходящим подзаголовком, пронумерованным последовательно внутри раздела. Подзаголовки должны быть набраны обычным шрифтом с начальной заглавной буквой (стиль “Заголовок 2;Caption 2”) также без точки на конце.

2.1.1Под-подразделы

Дальнейшее деление подразделов на меньшие части не рекомендуется, поэтому попытайтесь избежать этого, пока не будете уверены, что это действительно необходимо для ясности вашей работы (в этом случае используйте соответствующие пронумерованные под-подзаголовки с использованием курсива, стиль “Заголовок 3;Caption 3”), точка в конце не ставится.

Формулы должны быть размещены внутри текста на отдельной строке с межстрочными интервалами 6 пунктов. Они должны быть отцентрированы и пронумерованы последовательно Арабскими цифрами. Номер формулы должен находиться в круглых скобках и быть выровнен по правому краю главной (основной) линии формулы (стиль “Equation”) смотри пример формулы (1):

где переменные набраны курсивом, а функции, греческие символы, стандартные числа, константы и нумералы, например, sin, Λ, π, 1, 2, и т. д., – прямым шрифтом. Векторы и матрицы должны быть набраны полужирным шрифтом. Отступ (красную строку) в абзаце, следующем после формулы, следует опустить, если фразы перед формулой и после ее составляют одно предложение (наш пример). Если формулой оканчивается предложение, то следующее за формулой предложение также может набираться без отступа, если по смыслу не требуется начала следующего абзаца. Формулы следует набирать в стандартном редакторе формул (Microsoft Equation) или просто обычными шрифтами (если формула достаточно проста). Перед формулой следует помещать знак табуляции (Ctrl + Tab), этим же знаком формула должна отделяться и от своего номера. Для удобства включите режим просмотра непечатаемых символов (кнопка  на стандартной панели инструментов), так как иначе символы табуляции не будут видны.

Все рисунки и таблицы должны быть пронумерованы[1] (рис. 1, рис. 2, табл. 1). Желательно, чтобы они были размещены в подходящих местах внутри текста, но расположение в конце работы также допустимо. В конце подписи рисунка (названия таблицы) ставится точка. Запрещается включать рисунки и таблицы, на которые не ссылается текст статьи.

Рисунки должны быть ясным и законченным высококачественным иллюстративным материалом. Надписи на рисунке должны быть набраны достаточным для легкого прочтения размером шрифта. Рисунки должны быть представлены вместе с названиями в таблице с невидимыми границами и располагаться по центру (см. рис. 1 в качестве примера).

Ссылаться на формулы через их номера в круглых скобках или, что эквивалентно, через полное написание слова «формула» и номера, например, «формула (1)» или «формулы (1) и (3)». Ссылаться на разделы, используя строчные буквы, например, «разд. 3». Ссылки на рисунки должны быть в виде аббревиатуры «рис.» (но используйте «Рисунок», когда ссылкой начинается предложение), например, «…представлено на рис. 1…», «Рисунок 2 показывает…». Ссылка на таблицу (если она не одна в статье) требует нумерованной формы, например, «табл. 1». Во всех случаях перед номером рисунка или таблицы следует ставить неразрывный пробел (Сtrl+Shift+пробел).

Ссылки на литературу должны быть пронумерованы в порядке, в котором они встречаются в тексте. Помещайте их номера в квадратные скобки, например, «[3, 5–7, 9]». Обратите внимание на перечисление книг и журналов в библиографии. Для ссылок должны быть перечислены все авторы. Образцы библиографии [1–8] приведены в разделе Литература.

Табл. 1. – Описание стилей, определенных в файле шаблона.

Имя стиля	Этот стиль форматирования следует применить к …
Название; Paper title	названию статьи
Authors	строке, где перечисляются авторы
Organization; location	строке, где перечисляются организации
Abstract	резюме
Keywords	строке с ключевыми словами
Keywords + полужирный	самим словам «Ключевые слова:»
Заголовок 1;Caption 1
Caption 1а	ненумерованным заголовкам разделов («Введение», «Заключение», «Благодарности» и «Литература»)
Заголовок 2; Caption 2	6.1заголовкам подразделов
Заголовок 3; Caption 3	6.1.1заголовкам под-подразделов
Paragraph	обычному тексту с отступом (с красной строки)
No paragraph	обычному тексту без отступа (например, после некоторых формул и рисунков)
Equation	формулам
Figure	рисункам

 

Табл. 1. – Описание стилей, определенных в файле шаблона (продолжение).

Имя стиля	Этот стиль форматирования следует применить к …
Figure name	подписям рисунков
Table caption	заголовкам таблиц
Table cell	ячейкам таблиц
References	ссылкам на литературу

 

Заключение

Подготовленный должным образом текст рукописи будет включен в Труды Семинара после его принятия Программным комитетом Семинара.

Благодарности

Благодарности (если имеются) должны быть помещены непосредственно перед списком литературы.

Организаторы будут весьма признательны авторам, если они будут при подготовке своих статей использовать стили, определенные в шаблоне. Пример использования стилей приведен на рис. 1, все стили, определенные в шаблоне, перечислены в табл. 1. Мы настойчиво рекомендуем авторам потратить необходимое время на подготовку финальной версии рукописи. Это будет оценено не только организаторами, но и, что более важно, читателями.

Литература

1. Chuang S. L. Efficient band-structure calculations of strained quantum wells. Phys. Rev. B. 1991. Vol. 43, No. 12. P. 9649–9661.
2. Li Z.-M., Bradford T. A comparative study of temperature sensitivity of InGaAsP and AlGaAs MQW lasers. IEEE J. Quantum Electron. 1995. Vol. 31, No. 10. P. 1841–1847.
3. Agrawal G. P., Dutta N. K. Long-Wavelength Semiconductor Lasers. N. Y., 1986.
4. Smith R. G., Personick S. D. Basic design of optical fiber communications systems. Semiconductor Device for Optical Communication. Vol. 1. Eds. H. Kressel and G. H. Locwood. San Francisco, 1980. P. 121–135.
5. Kononenko V. K., Afonenko A. A., Manak I. S., Nalivko S. V. Asymmetric multiple quantum well heterostructure laser systems: conception, performance, and characteristics. Opto-Electron. Rev. 2000. Vol. 8, No. 3. P. 241–250.
6. Jaworski M. Optical modulation formats for high-speed DWDM systems. Proc. 5^th Int. Conf. on Transparent Optical Networks. Vol. 2. Warsaw, 2003. P. 162–165.
7. Андреев А. Д., Зегря Г. Г. Оже-рекомбинация в напряженных квантовых ямах. ФТП. 1997. Т. 31, № 3. С. 358–364.
8. Теория неоднородного электронного газа. Под ред. С. Лундквиста и Н. Марча. М., 1987.

Instruction for preparation of manuscripts for book of papers

I. I. Ivanov ^a, P. P. Petrov ^b, S. S. Sidorov ^c

^а Institution1 name, City1, Country1
^б Institution2 name, City2, Country2; e-mail: [email protected]
^в Institution3 name, City3, Country3

The entire manuscript (but abstract) should be written in English or in Russian. The size of the article may vary between 1-4 pages. Work should be typed with single-spaced using Times New Roman font size 12 (style “Paragraph”). A short review (10 font size, style “Abstract”) should present a summary of the paper, formulate the novelty and originality of the contribution of the work or its components in modern science. If an article is written in Russian, then the English translation of its title, authors, organizations, abstract (a liberal translation is allowed for abstract) and keywords should be placed at the end, after the section “References” (see the example at the end of this manual).

Keywords: up to 5 key words or short expressions (10 font size, style, “Keywords”), most closely describing the paper are given here in accordance with their importance, for example: laser, nonlinear gain, waveguide grating, Fabry-Perot, efficiency.

 

---

[1] Если в статье имеется лишь один рисунок (таблица), то он (она) не нумеруется, его подпись (её название) должна(о) иметь вид:

Рис. Подпись рисунка. (Табл. Название таблицы.)

Как делать доклад в ворде

Часто у студентов возникают проблемы с написанием реферата, особенно это касается внешнего вида работы. Принимаясь за форматирование текста, надо изучить правила оформления и образцы.

Как делать реферат, образец для студента

Реферат – это небольшое исследование, которое подтверждает те или иные знания студента. Первое, с чем придется столкнуться учащемуся – структурный план будущего проекта. Озаглавить разделы и подразделы следует согласно теме реферата. Если тема касается анализа финансового состояния организации, то и названия глав должны быть связаны с данным разделом экономики. Вместе с титульным листом, содержанием и списком литературы максимальный объем текста составляет до 20 листов. Поэтому необходимо определить, сколько страниц будет занимать каждая часть реферата:

Введение – 1 стр.

1 глава – 5-7 стр.

2 глава – 5-7 стр.

Заключение – 1 стр.

Следующее, что необходимо сделать студенту, – это заняться поиском тематической литературы. Выполнение реферата требует использование не только учебников, но и различных журнальных статей, монографий. Чтобы было проще разобраться во всем многообразии имеющихся источников, можно делать закладки с пометками или сохранять тексты для отдельных структурных частей в разных документах с соответствующими названиями – «наработки для введения» или «наработки для второй главы».

Набирая текст на компьютере, исходный материал перепечатывается своими словами. Преподавателю необходимо понять, что студент не просто поработал с источниками, но смог сформировать и свою точку зрения. Помимо грамотного внутреннего содержания, реферат должен быть качественно оформлен.

Реферат по истории.

Реферат по биологии.

Реферат по экономике.

Структура реферата на примере готовых работ

Даже придерживаясь рекомендаций методических пособий и государственных стандартов не всегда получается правильно написать реферат. Намного легче делать задание, когда перед глазами есть хороший пример, ведь у каждой части учебного проекта есть свои определенные правила написания и нормы оформления.

Образец титульного листа

Самое первое, что видят проверяющие, это обложка. От правильного оформления титульного листа будет зависеть первое впечатление о проекте. По правилам, верхняя часть листа должна быть отведена под название вуза, учебной кафедры и дисциплины, иметь прописное начертание с выравниванием по центру. Середина страницы содержит слово «реферат», написанное заглавными буквами 24 размера, и выделенное полужирным начертанием. Название также выделяют, используя верхний регистр. Размер шрифта следует использовать в пределах 14-16 пт. Далее, с выравниванием по правому краю, указываются данные об авторе реферата и его научном руководителе. Для этой части используется стиль шрифта Times New Roman, 14 размера. Нижний колонтитул отводится для года и места написания исследования. Разметка, в соответствии с ГОСТом, должна быть выставлена следующим образом: левое поле – 30 мм, правое – 15 мм, верхнее и нижнее по 20 мм. Номер на титульном листе не ставится.

Образец титульного листа реферата поможет более подробно изучить его визуальную составляющую.

Как оформляется вторая страница реферата

Следующий за обложкой лист – оглавление. Слово «содержание» должно иметь прописное начертание и располагаться по центру. Далее надо оформить заголовки и подзаголовки. Помимо основных глав, структурный план включает введение, заключение и список литературы. Для написания разделов часто используют «caps lock», подразделы набирают строчными буквами. Также, каждая глава в содержании должна иметь ссылку на номер страницы в тексте. Соблюдение разметки – не менее важный пункт оформления. Как и во всем тексте, она регламентируется государственными стандартами:

Левое поле – 3 см.

Правое поле – 1,5 см.

Верхнее и нижнее поля – 2 см.

В случае, когда составление оглавления дается с трудом, всегда можно воспользоваться шаблонами и образцами .

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ . 3
1 ГЛАВА. ЭКСТРЕМАЛЬНАЯ ЖУРНАЛИСТИКА. ОСОБЕННОСТИ И СПЕЦИФИКА . 4
1.1. Появление и становление экстремальной журналистики как профессиональной деятельности . 4
1.2. Правовые и этические аспекты работы журналиста в зоне экстремальных ситуаций . 8
2 ГЛАВА. УЧАСТИЕ РОССИЙСКИХ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ В ВОЕННЫХ КОНФЛИКТАХ КОНЦА XX ВЕКА . 11
2.1. История и становление экстремальной журналистики в России . 11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ . 14
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ . 15

Как писать введение

Введение – это краткое изложение всего проекта, с обоснованием актуальности темы и целей исследования. Данная часть работы должна уместиться на одном листе. Чаще всего во введении используются шаблонные фразы. Написать введение можно по следующему плану:

Несколько слов о теме реферата.

Рассказать об актуальности поставленной проблемы.

Определить объект исследования.

Выделить несколько задач, используя слова: исследовать, изучить, рассмотреть.

Рассказать о методологической составляющей работы, описать источники.

Рассказать о структуре работы: сколько глав, объем, количество таблиц и рисунков.

Пример основной части

Основная часть исследования должна формироваться из нескольких глав. Реферат подразумевает под собой не только раскрытие теоретических знаний, но и умение применить их на практике. Чаще всего студенты разбивают проект на два раздела. Первый должен раскрывать сущность и понятие выбранной темы, рассказать о степени изученности проблемы. Вторая глава содержит аналитические данные, сформированные студентом во время практики. Каждый раздел надо начинать с нового листа, используя параметр «Разрыв страницы». Важно, чтобы материал был изложен от первого лица во множественном числе: «Мы изучили, в нашем исследовании и т.д.». Форматировать текст реферата следует по следующей схеме:

Проверить правильность разметки.

Выставить шрифт Time New Roman, кегль – 14, с полуторным интервалом.

Заголовки выровнять по центру, основной текст – по ширине листа.

Пример, как делается оформления основной части исследования, можно увидеть в образце.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ ОБОСНОВАНИЕ
1.1 Основные организационно-правовые формы предприятия, регистрируемые на территории Российской Федерации

Организационно-правовая форма предприятия – это понятие, которое позволяет определить финансово-экономическую и хозяйственную направленность организации. Вместе с тем это помогает определить отраслевую принадлежность и предприятия.

1.2 Законодательные предпосылки для регистрации предприятия, последствия их нарушения

Все действия граждан нашей страны регулируются конституционным правом. Для создания и ведения бизнеса также существуют определенные законодательные нормы. Данные акты прописаны в Гражданском Кодексе, Кодексе об административных правонарушениях, Федеральном Законе и Уголовном Кодексе Российской Федерации.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ВЫБОРА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ФОРМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ, В ЗАВИСИМОСТИ ОТ УСЛОВИЙ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА
2.1. Сравнительная характеристика организационно-правовых форм, их преимущества и недостатки

Для того чтобы наиболее полно раскрыть тематическую составляющую нашего реферата, мы разобрали и сравнили следующие, самые распространенные организационно-правовые формы предприятия:

• Индивидуальное предпринимательство (ИП).
• Общество с ограниченной ответственностью (ООО).
• Акционерное общество (АО).
• Некоммерческая организация (НКО).

2.2. Основные критерии выбора организационно-правовой формы предприятия на этапе его создания

Выбор той или иной организационно-правовой формы предприятия является важным этапом на пути к ведению прибыльного бизнеса. Первый критерий – это соответствие уровню ответственности. Предприниматель должен отвечать за последствия своей деятельности: ИП – собственным имуществом, ООО – размерами уставного капитала.

Образец заключения

Заключение является обобщением всего научного труда. Помимо выводов о проделанной работе, можно описать задачи, которые выполнялись по ходу исследования. Для написания текста следует использовать шаблонные фразы: «Мы рассмотрели; нами сделаны следующие выводы; погружаясь в тему, мы сформировали точку зрения и т.п.». Не стоит писать заключение больше одного листа. Выводы должны быть краткими и без лишней информации, как в приведенном ниже образце.

Как оформить список литературы

Каждый источник, который студент использовал в ходе написания реферата, надо отражать в списке литературы. Все нюансы составления библиографии прописаны в ГОСТ 7.1-2003. Важно использовать только актуальные и новые источники, не старше 5 лет на начало написания реферата. Располагать источники необходимо по фамилии авторов в алфавитном порядке, используя арабскую нумерации. Самое оптимальное количество источников – это 10 учебников, монографий, статей и законодательных актов вместе взятых.

Образцы с оформлением готового реферата по ГОСТу

Оформление реферата регламентируется не только методическими рекомендациями учебного заведения, но и требованиями государственных стандартов . При формировании внешнего вида исследования необходимо пользоваться следующими нормами:

Для того, чтобы понять как полностью выглядит структура реферата, сформированная по ГОСТу, ниже представлен образец.

Реферат на тему: «Защита прав ребенка».

Реферат на книгу, образец

В студенческой практике встречаются ситуации, когда преподаватель дает задание написать реферат по книге. Это аннотация произведения или небольшой доклад. Для данного проекта необходимо прочитать то, о чем студент собирается писать. Дополнительно можно использовать статьи известных критиков, отзывы читателей и авторефераты. Реферировать книгу необходимо в соответствии с последовательностью глав, анализируя процессы и явления, происходящие в произведении.

Все использованные материалы необходимо занести в список литературы, включая интернет-порталы. В зависимости от размера книги и ее жанрового направления, можно разделить текст реферата на несколько логических блоков – подразделов. Написание подобной работы может быть произведено в более свободной форме, нежели стандартный учебный реферат . Не всегда для аннотаций требуется наличие титульного листа. В самом начале текста необходимо указать автора работы, название книги, информацию об издании, год выпуска и количество листов. Завершить реферат следует небольшими выводами или полноценным заключением, а также библиографическим списком. Материал формируется в соответствии со стандартами:

Размер шрифта – 14 кегель.

Цвет текста – черный.

Выравнивание должно быть по ширине листа, заголовки по центру.

Стиль шрифта – Times New Roman.

Интервал между строк – полуторный.

Жирный шрифт используется для выделения заголовков и структурных элементов реферата, возможно написание заголовков заглавными буквами.

Абзацный отступ – 1,25 см.

Размеры полей: левое – 30 мм, правое – 15 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

Главное, в такой работе, чаще высказывать собственное мнение и использовать, в качестве подкрепления точки зрения, цитаты автора произведения. Более наглядно образец оформления реферата на книгу представлено ниже.

Курсовые / рефераты / решение задач

Доступные цены! Сроки от 1 дня!

С устным докладом все просто. Вы подготавливаете небольшой конспект или план, затем выступаете перед аудиторией. Показывать записи кому бы то ни было необязательно. Письменный доклад – совершенно иное дело. По оформлению доклад похож на реферат. Во многих вузах требования к оформлению обеих работ идентичны.

Обратите внимание: в отличие от реферата, который оформляют по ГОСТу, четких правил оформления доклада не существует. Это не значит, что вы вправе писать от руки, забить на титульный лист, библиографию и введение. Это лишь значит, что в каждом учебном заведении – среднем или высшем – существуют свои регламенты и правила. Более того, каждый преподаватель волен выставлять свои требования к объему, структуре, виду работы.

Структура доклада

Точную и наиболее полную структуру мы уже привели в прошлой статье – «Как правильно написать доклад». Позволим себе повториться:

• Титульный лист;
• Оглавление;
• Введение;
• Основная часть;
• Заключение;
• Библиография.

Каждая часть доклада начинается с новой страницы. В том числе, параграфы и главы (если они есть) основной части.

Структура может быть и иной. Например, если преподаватель требует исключительно основную часть, можете оставить только титульный лист. Библиографию не всегда нужно оформлять, но в любом случае вы должны зафиксировать источники, из которых брал информацию.

Стоит ли писать от руки?

10-15 лет назад преподаватели лояльно относились к рукописным работам. При желании можно было оформить вручную даже курсовую. Времена изменились. Найти компьютер совсем несложно, а распечатать – недорого. Поэтому, даже если преподаватель не требует именно печатную работу, не заставляйте его страдать, разбирая ваш почерк. Даже если вы приехали из глухой провинции, куда не добрались технологии, и не умеете работать в Word (интересно, такое бывает?), обратитесь в специальную компанию, где распечатывают студенческие работы, попросите друга или соседа, закажите, наконец, доклад у студлансера.

Как правильно оформить доклад в печатной форме?

Итак, открываем Word, выбираем шрифт Times New Roman и начинаем. Для обычного текста размер шрифта может составлять 12-14, между строками ставим интервал в 1,5-2.

Размер полей зависит от конкретных требований. Обычно ширина левого поля составляет 30 мм, остальных – 20 мм. Если четких правил оформления доклада не прописано, используйте размеры полей по умолчанию.

Для заголовков используется 14-16 размер. Оформить их автоматически можно, используя стандартные инструменты Word (выставив «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д.). Точки в конце заголовков не ставятся!

Нумерация страниц и сноски оформляются также с помощью стандартных инструментов программы. Нумеруются все страницы. Титульный лист считается первой страницей.

Оформление оглавления доклада

Если оглавление предусмотрено, наверху, по центру страницы набираем «Содержание» (или «Оглавление»), затем перечисляем части работы (введение, названия глав или параграфов основной части, заключение, библиографию). Указываем номер страницы для каждой части. Нумерацию начинаем с цифры 3 (на первой – титульный лист, на второй – само оглавление).

Нужно ли заполнять пространство между названием части и номером страницы точками, уточните у преподавателя. Если нет четких требований, можете использовать точки.

Оформление библиографии

Как оформить доклад без библиографии, знает даже школьник. Со списком литературы все гораздо сложнее. Здесь существуют четкие требования:

1. Авторская книга (в т.ч. написанная группой авторов) оформляется так:

Пучинский В.К. Гражданский процесс зарубежных стран. – М.: «Зерцало», 2008. – 304 с.

То есть сначала идут имена авторов, затем название, город и издательство, год выпуска, число страниц.

1. Книга под чьей-либо редакцией (энциклопедии, словари и т.д.) оформляется так:

Авторские и смежные с ними права. Постатейный комментарий глав 70 и 71 ГК РФ. / ред. Крашенинников П.В. – М.: «Экспо», 2010. – 480 с.

Таким образом, сначала ставим название, затем имя редактора, город, издательство, год и число страниц.

1. Публикация в журнале/газете оформляется следующим образом:

Комкова Е.Г. Дипломатическая культура во взаимоотношениях США — Канада / Е.Г. Комкова // Мировая экономика и международные отношения. — 2014. — № 7. — С. 98-106.

Таким образом, сначала указываем автора и название статьи, затем название журнала (через двойной слэш), год выпуска, номер издания, страницы.

1. Интернет-публикацию также можно использовать. Оформляют ее так:

То есть сначала указываем название, затем название ресурса и точный адрес.

Что дальше?

Дальше остается только оформить титульный лист, о чем мы поговорим в следующий раз, и распечатать доклад. В идеале листы должны быть в файлах и папке. Можно соединить листы скрепкой или другими способами.

Очередь просмотра

Очередь

• Удалить все
• Отключить

YouTube Premium

Хотите сохраните это видео?

Пожаловаться на видео?

Выполните вход, чтобы сообщить о неприемлемом контенте.

Понравилось?

Не понравилось?

Текст видео

Как оформить реферат в Word? Верстка, форматирование текста, межстрочные интервалы, вставка изображений, список литературы и всякое такое. Возможно вам будут интересны и другие видосы по офису: http://bit.ly/1h3stdC

На канале Видеоуроки kopirka-ekb.ru вы найдете:

Интересные приемы работы, фишки, навыки в программах:
Photoshop, Фотошоп, Coreldraw, Корел, Word, Excel, Ворд, Autocad, Автокад, Crazytalk Animator 2, Swishmax и многих других.

Правила оформления доклада по ГОСТу 2017 (образец)

Любой научный труд, независимо от объема, должен правильно оформляться – таковы требования. Существуют и свои правила оформления доклада (по ГОСТу 2017 образец рассматриваем в данной статье). В этом непростом деле наши опытные авторы – доки! И в любое время помогают тем, кому трудно справиться со столь непростым заданием. Обращайтесь!

Объем и структура

Правила оформления доклада по ГОСТу 2017 (образец отдельных элементов демонстрируем) в отношении объема работы гласят: «классическое» количество — это 3-6 полных текстовых страниц А4, созданных в редакторе Microsoft Word.

Структура включает такие составляющие:

• титульник;
• содержание;
• введение;
• часть основная;
• заключение;
• литература.

Для доклада главное – это насыщенная основная часть, поэтому введение и заключение обычно сводят до одного абзаца. Оформляется такой текст соответствующим образом – без выделения в отдельные структурные элементы, но со множеством небольших абзацев (4-8 строк). В этом случае будет присутствовать в структуре титульник, дальше – текст доклада, использованная литература оформляется на странице с заключительным абзацем.

Правила оформления доклада по ГОСТу 2017 – образец алгоритма действий

1. Открываем файл в Word (если вы приступаете к оформлению, значит, текст уже набран, остается его только правильно оформить).
2. Выделяем весь текст, выравниваем его по ширине, выбираем для него Times New Roman, 14 кегль, интервал – полуторный.
3. Размер «берегов» (в сантиметрах): левый – 3, правый – 1, остальные – 2. Красная строка – 1,25.
4. Для оформления заголовков используют прописные буквы, выделяют полужирным начертанием, не ставится точка в конце.
5. Нумерацию страниц оформляют стандартными инструментами программы (по центру, верху). На всех страницах, кроме титульника (считается первой в общей нумерации), ставится номер.
6. Титульник удобно оформлять отдельным файлом (это и быстро, и менее хлопотно; об этом рассказываем в отдельном материале).
7. Не забудьте тщательно отредактировать весь текст.

Правила оформления доклада по ГОСТу 2017 – образец содержания и литературы

В случае, если работа объемная и предусмотрены отдельные страницы для введения, основной части и заключения, придется на отдельном листе создавать ее содержание. Для этого в верхней строке по центру набираем заголовок прописными буквами, выделив его полужирным начертанием: СОДЕРЖАНИЕ. И отступив от него 2 интервала, перечисляем все составляющие работы, указывая соответствующие номера страниц. На этой странице номер не ставится так же, как на титульнике, но она входит в общую нумерацию.

• К оформлению литературы, использованной в работе, существуют строгие требования. Книги оформляют по такой схеме: фамилия, через запятую инициалы автора – наименование работы – город, название издательства – год – количество страниц. Например:

  Пуровский, В.К. Конфликтология. – М.: «Наука», 2012. – 312 с.

• Под редакцией книгу оформляют по похожей схеме, только сначала идет ее название, а потом указывают редактора. Например:

  Медиаторство в конфликтологии / ред. Краснов П.В. – М.: «Экспо», 2012. – 380 с.

• Оформляя журнальную публикацию, указывают автора статьи, ее название, после двойного слыша – журнал, год выхода, номер, страницы со статьей. Например:

  Комков, Л.Г. Психологическая осведомленность в повседневной жизни / Л.Г. Комков // Психология. — 2013. — № 5. — С. 23-25.

• Схема оформления интернет-публикации: наименование материала – ресурс – его точный электронный адрес. Например:

  Психология массы [Электронный ресурс]. Психологический словарь: https://…

Вам понравилась статья?

Наши авторы уже более 10 лет пишут для студентов доклады, рефераты, контрольные и другие виды учебных работ и они отлично в них разбираются. Если Вам тоже надо написать доклад, то оформляйте заказ и мы оценим его в течение 10 минут!

Читайте другие статьи:

Подготовка отчета

– характеристики хорошего отчета

Организации обычно передают исследование рынка сторонним агентствам, которые, в свою очередь, создают для организации профессиональный отчет. Эти отчеты предпочтительно предоставляются старшим должностным лицам, которые принимают важные решения в организации. Следовательно, эти отчеты должны быть исключительно эффективными и хорошо оформленными, а вопрос должен быть прозрачным, аналитическим и директивным.

Фактические факты должны быть четко отображены, и желательно, чтобы данные и результаты были представлены в графическом или табличном формате, который мог бы произвести хорошее впечатление и был однозначным для понимания.Отчеты должны иметь возможность сравнивать соответствующую информацию в отчете, чтобы потенциально и легко можно было сделать выводы.

Для того, чтобы отчет назывался хорошим, необходимо, чтобы отчет содержал следующие детали:

1. Информация, собранная в отчете, должна быть актуальной и целенаправленной для получения желаемых результатов. Наглядное и графическое представление данных и сопутствующей информации помогает легко понять детали. Существует вероятность того, что собранные в отчете данные должны быть представлены во многих местах в различных форматах для достижения целей отчета.Конечная цель – определить всю проблему и разработать подходящие стратегии для решения этой проблемы или проблемы.
2. Отчет должен точно соответствовать заранее определенным целям и задачам . Если есть какие-либо расхождения в связанной информации, которые не соответствуют целям, результаты бесполезны. На самом деле существует вероятность ошибиться в выработке негативных или несфокусированных стратегий, что будет очень опасно.
3. Отчет всегда должен содержать исполнительное резюме работы .Обычно это сохраняется до начала фактического отчета, поскольку в нем отображается краткое изложение желаемого бизнес-плана.
4. Помимо собственно анализа, в отчете должны быть отражены причины его создания и какие преимущества и прибыль он может принести после успешной реализации бизнес-планов, описанных в отчете.
5. Он также должен содержать методологию исследования , которая показывает общий процесс, принятый для создания отчета.
6. Важно, чтобы отчет содержал возможность ошибок в любом модуле или процессе, чтобы можно было незамедлительно принять меры для устранения этих ошибок.
7. Отчет должен содержать описание вопросников , использованных в анализе, и способ их подготовки.
8. Следует также разработать методологию, использованную в интервью, и описать достигнутые результаты.
9. Если информация показывает, что некоторые аспекты должны предсказывать будущие тенденции, тогда отчеты должны отражать этот прогноз. У этого прогноза должна быть шкала успеха, чтобы можно было эффективно оценить точность.Отчет должен также определять каждую переменную и элемент, используемый при создании этого прогнозного анализа.
10. Отчет должен быть гибким достаточно, чтобы его можно было соответствующим образом изменить. Аналитическая информация, описанная в отчете, должна храниться таким образом, чтобы не требовалось дополнительных усилий, если какая-либо стратегия или процесс будут изменены в будущем. Следует обязательно формировать изменения без изменения структуры отчета.

Создание аналитического отчета – очень важный этап исследования рынка, который выступает в качестве плана бизнес-плана, который необходимо выполнить.Следуя приведенным выше рекомендациям, можно эффективно позаботиться о процессе создания отчетов.

Авторство / ссылки – Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена Управляющей группой по содержанию руководства . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 .Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Подготовка отчетов

1. Название

• Это должно быть коротко и точно. Это должно сказать читатель о характере вашего исследования.
• Опустить ненужные детали e.г. Исследование. является не обязательно.

2. Реферат

Реферат представляет собой автономное изложение весь ваш отчет. Поэтому он будет написан последним и обычно ограничивается одним абзацем. Он должен содержать:

• An краткое описание того, что вы исследовали (как указано в вашем название)
• Почему вы решили взглянуть на эту конкретную область кратко ссылка на предыдущие исследования, проведенные в области
• Ваш гипотеза (предсказание того, что результаты покажут)
• А краткое описание вашего метода
• Ваш Основные выводы и как они соотносятся с вашей гипотезой
• А заключение, которое может включать предложения по дальнейшему исследования

3.Введение

Введение – это сцена для вашего отчет; это делается двумя способами:

• Познакомив читателя более подробно с предметная область вы смотрите на
• Представляя свои цели и гипотезы

Объясните причину проблемы со ссылкой на предыдущие работы, проведенные в области (я.е. литература обзор). Включайте только исследования, в которых прямое отношение к вашему исследованию.

Коротко обсудить выводы других исследователей и то, как они подключитесь к своему исследованию.

Наконец, изложите свои цели или гипотезы.

4. Метод

Раздел “Метод” должен описывать каждый шаг . как вы провели свое исследование в достаточной детали, чтобы читатель понял, что вы сделал.Информация о вашем эксперименте, выборке методы, участники и общая процедура следует четко указать занятые.

Эта информация обычно представлена ​​под следующие подрубрики:

• Объектив
• Дизайн
• Участники
• Процедуры

5.Результаты

Раздел «Ваши результаты» должен четко отражать ваши Выводы. Это то, что ты будет основывать ваш комментарий в разделе Обсуждение , поэтому читатель должен быть уверен в том, что вы нашли.

• Представить данные в обобщенном виде
• Исходные данные

Не усложняйте презентацию и описание ваших результатов.Будьте ясны и кратки.

• Опишите , каковы были результаты, не надо Предлагаем их интерпретации
• Представьте их в логическом порядке
• Те, которые напрямую связаны с вашей гипотезой следует дать сначала

Представление данных в виде таблиц и графиков

• Не отображать одни и те же данные двумя или более способами я.е. используйте либо таблицу или график, либо просто текст.
• Помните, что график должен быть понятным независимо от текста, но вы можете сопровождать каждый с описание при необходимости.
• Используйте ясные и краткие названия для каждого рисунка. Скажите, какие переменные сравнивает график или таблица.
• Опишите, что показывает график или таблица, а затем проверьте, что это действительно – это то, что он показывает! Если это не так, вам нужно изменить вашу фигуру или ваше описание.

Статистический анализ

Если вы провели статистический анализ своего результатов:

• Скажите, какой тест вы использовали
• Покажите , как ваши результаты были проанализированы, четко изложите свои расчеты (убедитесь, что вы включать уровень вероятности или значимость p или P, а количество наблюдений сделано n )
• Четко изложите результаты анализа, сказав: был ли результат статистически значимым или не как числами, так и в слова

6.Обсуждение

Раздел “Обсуждение” самый важная часть вашего отчета. Это связывает выводы вашего исследования к исследованию, о котором вы говорили во введении, тем самым помещая ваша работа в более широком контексте. Обсуждение помогает читатель понимает актуальность вашего исследования к предыдущей и дальнейшей работе в поле.Это ваш шанс обсудить, проанализировать и интерпретируйте свои результаты в отношении всех информацию, которую вы собрали.

Обсуждение, вероятно, будет самым длинным разделом вашего отчета и должен содержать следующее:

• Краткое изложение основных результатов вашего исследования
• Интерпретация этих результатов в отношении вашим целям, прогнозам или гипотезе, е.г. Ваша гипотеза подтверждается? или отклонено ?, и в отношении результаты других исследований в области
• Рассмотрение более широких последствий ваши выводы. Что они предлагают для будущие исследования в этой области? Если твой результаты противоречат предыдущим выводам что это говорит о вашей работе или работе других? Что должно учиться дальше?
• Обсуждение любых ограничений или проблем с вашим методом исследования или экспериментальным дизайнерские и практические предложения как этого можно избежать, если исследование проведено снова
• Некоторые тщательно продуманные идеи для в дальнейшем исследование в область, которая поможет прояснить или принять отправьте свои собственные выводы

7.Выводы

Краткое содержание раздела «Заключение» Обобщите основные вопросы, вытекающие из вашего отчета

8. Список литературы

• Расскажите о работах всех остальных авторов, которых вы упомянули в своем отчете
• Проверить руководство по стилю или журнальные статьи для вариаций в ссылках на стили

9.Приложения

Приложения содержат материалы, относящиеся к делу к вашему отчету, но нарушит его поток, если он был содержится в основном корпусе. Например: сырье данные и расчеты; интервью вопросов; глоссарий терминов или другая информация что читатель может счесть полезным сослаться на него. Все приложения должны быть четко обозначены и упоминается, где это уместно, в основном тексте (e.г. Видеть Приложение А для примера анкеты).

Как написать отчет для работы (с примерами)

Бизнес-отчеты часто являются обычной частью рабочих обязанностей многих людей. Есть несколько типов отчетов о работе, которые вам может потребоваться написать, включая ежедневные отчеты о работе, отчеты о продажах и анализы. Хотя нет установленного формата для написания отчетов о работе, есть определенные шаги, которые вы можете предпринять, чтобы составить наиболее эффективный и профессиональный отчет.

В этой статье мы обсудим, что такое отчет о работе, как написать эффективный отчет, и включили шаблон и примеры отчетов о работе, которые вы можете использовать для создания своего собственного.

Что такое отчет о работе?

Рабочий отчет – это официальный документ, в котором обсуждается информация по определенной теме, связанной с аспектом вашей работы. Большинство отчетов о работе адресовано определенной аудитории, например руководителю. Существует множество отчетов, которые могут потребоваться в процессе работы, включая отчеты о продажах, ежедневные отчеты, отчеты о бюджете и отчеты об анализе бизнес-данных.В зависимости от типа вам может быть предоставлен краткий отчет, в котором излагается, что вы должны включить в свой отчет. Большинство отчетов должны быть написаны в структурированном формате, чтобы четко продемонстрировать, что отчет пытается передать.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

Как написать отчет о работе

Для составления эффективных отчетов о работе требуется практика и хорошие коммуникативные навыки. Чем больше отчетов вы напишете, тем эффективнее вы их составите.Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать профессиональный отчет на рабочем месте:

1. Определите свою аудиторию.
2. Решите, какую информацию вы будете включать.
3. Структурируйте свой отчет.
4. Говорите кратко и профессионально.
5. Вычитайте и редактируйте свой отчет.

1. Определите свою аудиторию

Знание, кто будет читать ваш отчет, является важным шагом в определении того, как вы будете форматировать отчет, что включать и какой тон вы должны использовать при его написании.Например, если вы пишете отчет о продажах для своего менеджера, будет ли его читать кто-нибудь еще? Если вы составляете отчет по бизнес-анализу, будет ли его читать ваше начальство или только ваш непосредственный руководитель? Определите, кто будет читать ваш отчет, и подготовьте отчет для этих конкретных людей.

2. Решите, какую информацию вы будете включать.

После определения вашей аудитории вы должны сосредоточиться на определении цели вашего отчета, чтобы решить, какую информацию следует включить.Если вы знаете, кто будет читать отчет, вы можете задать вопросы о том, что они ожидают увидеть. Включите информацию, которая даст наиболее четкое представление о том, что вы пытаетесь передать. Например, если вы пишете отчет о продажах, ваш отчет может потребовать включения информации о том, достигаются ли цели продаж, о продуктах и ​​услугах, которые продаются больше всего, о проблемах, с которыми сталкиваются вы или ваша команда, и о вашем прогнозе продаж на следующий месяц. или четверть.

3.Структурируйте свой отчет

При написании отчета вы должны структурировать его так, чтобы его можно было легко прочитать и усвоить. Хотя каждый отчет будет отличаться по разделам, которые вы должны включить, вы можете использовать следующие компоненты отчета в качестве руководства при написании отчета:

1. Заголовок или титульная страница
2. Резюме / реферат, в котором кратко описывается содержание вашего отчета
3. Оглавление (если отчет составляет более нескольких страниц)
4. Введение с описанием вашей цели при написании отчета
5. Основной абзац, в который вы включаете информацию, которую вы передаете вместе с отчетом
6. Заключение или рекомендация в зависимости от цели отчета

4.Используйте краткий и профессиональный язык

Вы должны стремиться использовать ясный и сжатый язык при написании отчета. Постарайтесь изложить суть как можно яснее и быстрее и используйте простой, но профессиональный язык. По возможности избегайте употребления “пустых” или многословных предложений. Например, вместо того, чтобы говорить «, вам может быть полезно регулярно обновлять свой почтовый ящик, чтобы быть в курсе последних новостей по электронной почте, » вы можете сказать « регулярно обновлять свой почтовый ящик. »

5.Вычитайте и редактируйте свой отчет

Вычитка вашего рабочего отчета – важный шаг в процессе написания отчета. Это дает вам возможность убедиться, что вы пишете как можно более профессионально, и выявлять любые ошибки перед отправкой. Вычитка также позволяет вырезать любую ненужную информацию и убедиться, что ваш отчет максимально эффективен и действенен. Когда вы закончите писать отчет, отложите его на час или больше, прежде чем вычитать его.Это позволит вам взглянуть на отчет по-новому и выявить ошибки, которых вы, возможно, не видели раньше.

Связано: Руководство по написанию заметок с советами и примерами

Шаблон рабочего отчета

Ниже приведен шаблон, который вы можете использовать при форматировании рабочего отчета:

[Название проекта]
[Дата]
[Подготовлено: ваши имя и фамилия]
[Название компании]

[ Резюме или реферат: Используйте этот раздел, чтобы отметить ваши выводы или рекомендации, которые будут сделаны в отчете.Вы также должны включить наиболее важные идеи, обсуждаемые в отчете. Если вы пишете ежедневный отчет о работе или отчет о проделанной работе, вам не нужно включать этот раздел.]

[ Introduction: Введение должно состоять из двух-четырех абзацев, в которых кратко излагается то, что вы охватите в отчете, а также ваша причина для написания отчета. Будьте как можно более конкретными и краткими при написании вступления, чтобы читатель мог четко понять, что они найдут в вашем отчете.Для ежедневных отчетов или отчетов о ходе работы ваше введение должно состоять только из нескольких предложений с подробным описанием выполненной работы и того, над чем вы планируете работать дальше.]

[ Body: В основной части отчета вам следует сосредоточиться на деталях. информацию, которую вы хотите передать. Вы можете включить результаты, выводы и выводы, которые были сделаны в отношении проекта. В ежедневных отчетах или отчетах о ходе работ укажите достижения или выполненные задачи.]

[ Рекомендации: В этом разделе вы должны перечислить свои рекомендации, основанные на выводах или результатах проекта или которые помогут решить конкретную проблему. проблема.Например, вы можете написать « потратить один час на обучение сотрудников новому справочнику каждую неделю » в качестве рекомендации. Для ежедневного отчета или отчета о ходе работы вы можете перечислить свои следующие цели или задачи в этом разделе.]

[ Заключение: Завершите свой отчет, суммируя полученные результаты или результаты и повторив наиболее важные рекомендации.]

Отчет о работе пример

Ниже приведен пример отчета о работе, который вы можете использовать в качестве руководства при написании собственного отчета на рабочем месте:

5 ноября 20XX
Подготовлено: Салли Смит
ABC Company

Этот отчет должен предоставить обновленную информацию о проекте XYZ, который должен состояться 5 декабря.Результатом этого проекта станет создание нового справочника для сотрудников, который будет включать обновленные правила и положения, а также утвержденное увеличение оплачиваемого рабочего времени. Это руководство поможет повысить осведомленность сотрудников об ожиданиях на рабочем месте, а также проинформирует их о новых преимуществах, которые были недавно реализованы.

Краткое изложение выполненных работ:

На эту дату я выполнил следующее для проекта XYZ:

• Проверил всю информацию, которая будет в справочнике с высшим руководством и HR
• Составлено оглавление
• Форматированный макет справочника
• Составлены первые 12 страниц справочника

Задачи, которые необходимо выполнить к 12 ноября 20XX:

• Составить еще пять страниц справочника.
• Вычитайте и редактируйте все страницы, которые были завершены до этой даты.
• Попросите менеджера по персоналу прочитать содержание справочника, чтобы убедиться в точности.

Заключение

Проект XYZ приближается к завершению к намеченному сроку. В настоящее время у этого проекта нет очевидных препятствий или проблем, но, если они возникнут, они будут незамедлительно устранены.

Как правильно и эффективно написать отчет

Если вы ищете лучший способ документировать информацию или делиться своими выводами профессионально и продуманно, отчет может быть лучшим способом.Но если вы не знаете, как писать отчет, с чего начать?

Составление отчетов отличается от многих других типов написания, поэтому рекомендуется провести должную осмотрительность перед тем, как приступить к работе.

Что вам нужно включить в свой отчет? Как вы должны конкретизировать каждый раздел?

Существуют разные форматы отчетов, основанные на ваших конкретных потребностях, но структура, как правило, остается одинаковой для каждого из них.

Давайте рассмотрим наши шаги по правильному составлению отчета, чтобы вы могли эффективно сообщить о своих выводах.

1 Определите свою цель

Прежде всего, зачем вы пишете этот отчет? В чем смысл или цель? Это академический отчет или он связан с бизнесом? Возможно, вам нужно составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет.

Также подумайте, кто ваша аудитория. Ваш отчет может быть внутренним только для использования компанией или внешним для представления инвесторам, клиентам и т. Д.

Это периодический отчет, который вам придется пересматривать каждый месяц, квартал или год? Это для людей выше вас в компании или для вашего отдела?

Понимание своей цели важно знать, что будет содержать ваш контент и куда вам нужно будет обратиться, чтобы получить свою информацию.

2 Составьте план

Никогда не начинайте писать, не составив предварительно набросок. Это поможет вам структурировать отчет, понять, какие ресурсы вам нужны, чтобы найти все свои результаты и материалы, и многое другое.

Этот план не должен быть слишком подробным, но он дает вам отправную точку для вашего полного отчета. Затем вы можете обращаться к этому плану в процессе написания отчета.

Начните с цели или задачи вашего отчета, затем перечислите ваши основные моменты и несколько маркеров под ними, которые вы хотите обязательно охватить в содержании вашего отчета.

Ваш контур может выглядеть примерно так:

3 Соберите свои исследования

Начните поиск по своей теме и соберите исследования, необходимые для составления отчета. Это могут быть онлайн-источники, журналы, эксперименты или просто аналитика и цифры из CRM вашей компании или программного обеспечения для продаж.

Добавьте все исследования к своему плану, чтобы вы знали, какие числа и информация относятся к каждому из ваших основных пунктов.

Когда вы закончите собирать все необходимое для завершения отчета, можете приступать к написанию.

Возможно, вам придется вернуться назад и найти дополнительную информацию и провести дополнительные исследования, и это нормально. Но как только вы почувствуете, что усвоили материал, который нужно охватить, вы можете перейти к следующему шагу и приступить к работе с генератором отчетов.

4 Как написать обложку отчета

Теперь мы готовы приступить к работе над титульной страницей вашего отчета! Когда вы впервые работаете над титульной страницей, рекомендуется начать с шаблона.

Это поможет вам оживить дизайн вашего отчета и сделать его больше, чем просто черно-белый текстовый документ.Это также может помочь вам оформить титульный лист эстетически приятным образом, чтобы он выделялся среди вашей аудитории.

Ознакомьтесь с этой титульной страницей шаблона отчета Visme ниже.

При определении того, как написать титульную страницу отчета, вы захотите включить до пяти вещей, наиболее важной из которых, естественно, является заголовок вашего отчета.

Другие включают, для кого отчет составлен, кем отчет был подготовлен (вами!), Дату или ваш отдел в вашей компании.

Размещение этой информации прямо на титульной странице отчета – лучший способ сообщить читателю с первого взгляда, что именно находится внутри отчета и для кого он предназначен.

5 Как написать отчет Содержание

Следующей частью вашего отчета будет ваше оглавление. Хотя вы, возможно, еще не знаете, как именно будет оформлен ваш отчет, ваш план поможет вам начать здесь.

По мере написания отчета – или даже когда вы его закончите – вы можете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.

Поскольку вы хотите упростить навигацию, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы помещаете в оглавление.

Взгляните на содержание в шаблоне отчета ниже.

Посмотрите, как у них есть очевидные разделители, чтобы легко определить, какой раздел начинается на какой странице? Вы хотите убедиться, что вы имитируете нечто подобное.

Есть много разных способов сделать это.

Например, вы можете выровнять оглавление по правому краю, чтобы заголовки располагались непосредственно рядом с номерами страниц, как в приведенном ниже примере, который был разработан прямо в Visme.

Или у вас может быть пунктирная линия или другой элемент визуального потока, который направляет взгляд читателя по таблице прямо к номеру страницы.

Просто убедитесь, что нет путаницы в выборе правильного номера страницы для каждого раздела.

6 Как написать отчет Введение

Первый раздел, который вы начинаете писать в своем отчете, – это всегда резюме или введение. Он должен занимать одну или две страницы, чтобы дать читателю краткое представление о ваших результатах или выводах.

Расскажите о методологии, используемой для сбора материала, который вы охватываете в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитических данных, просмотр данных CRM, расчет дохода и многое другое.

Вы также хотите добавить наглядные пособия, которые помогут рассказать вашу историю. Это может быть что угодно, от фотографии до иконок или графики. Вы можете даже добавить фигуры, чтобы облегчить ваш дизайн.

Вот пример введения в отчет о предложении с красивым дизайном страницы и черно-белой фотографией для смещения текста.

7 Как написать тело отчета

Теперь мы переходим к сути вашего отчета. Вы уже составили план, собрали исследования и создали титульную страницу, оглавление и введение.

Это означает, что вы должны точно знать, что будет содержать основная часть вашего отчета, чтобы вам было легче погрузиться в тело.

Хотя отчеты могут сильно различаться по длине: более короткие отчеты содержат 7–15 страниц, а более длинные – от 30–50 страниц и более, длина обычно зависит от вашей темы.Более короткие отчеты сосредоточены на одной теме, а более длинные – на нескольких.

Выполните следующие действия, чтобы правильно составить эффективный текст отчета или получить помощь в написании задания.

Разделить тело на секции.

Несмотря на то, что у вас есть каждый из ваших основных заголовков в оглавлении, то есть введение, тело и заключение, вы также захотите включить свои подзаголовки.

И вы захотите разделить текст отчета на несколько разделов в зависимости от того, что он охватывает.

Если вы составляете годовой отчет, вы можете разделить его на разные месяцы. Если вы создаете финансовый отчет, возможно, вы разделите его на различные статистические данные и цифры.

Есть много разных способов разделить текст отчета на разделы, но так же, как мы разбили эту статью на разные подзаголовки, это важно сделать. Это помогает вашему читателю легче усвоить каждый из различных разделов.

Посмотрите, как этот шаблон отчета разбил тело на небольшие куски.

Погрузитесь в свои результаты и выводы.

Здесь вы действительно познакомитесь со всеми собранными вами исследованиями и обсудите свою тему. В ходе ранее изложенных подзаголовков дополните каждый из них найденными вами результатами.

Отчеты обычно носят более формальный характер, так что имейте это в виду при написании. Отойдите от разговорного тона, избегайте сокращений и правильно цитируйте все свои источники и результаты.

Убедитесь, что вы охватываете все аспекты темы своего отчета, включая самую актуальную статистику, актуальные исследования и многое другое.

Используйте визуализации данных и графические организаторы.

Не заполняйте отчет до краев одним текстом. Включение изображений, значков, графики, диаграмм и графических органайзеров – отличный способ визуализировать ваш контент и донести свою точку зрения.

Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных является ключом к отображению ваших чисел и статистики в удобной для восприятия форме.

Вот пример одного из наших шаблонов, который включает диаграммы и графики на страницах отчетов, чтобы облегчить понимание.

Умение рассказывать историю с данными имеет важное значение для создания хорошего отчета. Но вы не хотите останавливаться только на инструментах визуализации данных в своем отчете.

Включение фотографий и графики в дизайн отчета – еще один отличный способ представить текст и заинтересовать читателя. Отчеты получают плохую репутацию за скучные стены текста, но мы призываем вас мыслить нестандартно.

Используйте стоковые фотографии и векторные иконки, чтобы выразить свою точку зрения.

Взгляните на шаблон страницы ниже и на то, как он творчески добавляет различные типы визуальных элементов, чтобы добавить больше на страницу.

Протестируйте все инструменты визуализации данных Visme, библиотеку стоковых фотографий, выбор векторных значков и многое другое, чтобы ваш отчет выделился из общей массы.

Покройте использованные материалы.

Убедитесь, что вы указали материалы, которые использовались для поиска результатов, и каждый из ваших источников. Иногда этот раздел будет коротким и приятным, просто упоминая ваше программное обеспечение CRM или другие инструменты, которые вы использовали для получения цифр. Остальные будут дольше.

Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определили свои результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно включите в свой отчет все используемые ресурсы.

Обобщите каждый раздел.

Не каждый раздел в теле отчета будет достаточно длинным, чтобы потребовалось резюме, но если у вас есть раздел, который содержит много информации или занимает несколько страниц, рекомендуется подвести итоги в конце.

Это поможет вашему читателю убедиться, что он сохранил всю информацию, и позволит им просмотреть ваш отчет позже, прочитав резюме вашего раздела.

8 Как написать отчет Заключение

Вы почти закончили! Пришло время написать заключение и завершить отчет.

Во-первых, начните с суммирования ваших баллов. Да, вы написали небольшое резюме для каждого раздела в основном тексте, но теперь вы собираетесь дать общее резюме содержания вашего отчета.

Обратитесь к своим открытиям и обсудите, что они означают. Хотя ваше тело было больше для демонстрации ваших результатов, вы можете использовать заключение, чтобы рассказать об их контексте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.

Тогда вам нужно поговорить о следующих шагах. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите, что вы планируете сделать, чтобы они улучшились в следующий раз.Изложите свои цели и стратегии использования этих результатов.

И убедитесь, что вы не вводите новую информацию. Хотя вы можете говорить об информации по-другому, вы все равно должны ссылаться исключительно на данные и контент, которые уже есть в вашем отчете.

9 Добавьте свои источники

Вы рассмотрели свои материалы и ресурсы, используемые в разделе тела отчета, но в конце каждого отчета должна быть полная библиография, в которой перечислены все ваши источники в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.

Вы также можете выразить благодарность определенным организациям или людям, которые помогли вам составить содержание вашего отчета.

И в зависимости от цели вашего отчета, вы также можете включить глоссарий в конце, чтобы помочь определить отраслевые термины для внешних читателей, которые могут не полностью понять.

Твоя очередь

Готовы приступить к следующему отчету? Visme упрощает задачу с помощью готовых шаблонов отчетов, которые позволяют вам вставить свою информацию и отправить отчет своей аудитории!

Узнайте, как написать выдающийся отчет, выполнив действия, описанные в этой статье, и введя данные в великолепный шаблон.Зарегистрируйте свою учетную запись Visme, чтобы начать работу сегодня.

Plus, узнайте, как создавать красивые документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наше быстрое 5-минутное обучающее видео.

Цель отчетов

Отчеты содержат информацию, которая была собрана в результате исследование и анализ данных и проблем. Отчеты могут охватывать широкий широкий круг тем, но обычно сосредоточены на передаче информации с ясная цель, для конкретной аудитории.Хорошие отчеты – это документы, которые точны, объективны и полны. Они также должны быть хорошо написаны, четко структурирован и выражен таким образом, чтобы привлечь внимание читателя и оправдывает их ожидания. Истинную ценность исследования можно оценить через отчет, поскольку письменный отчет может быть «единственно осязаемым продукт сотен часов работы. Верно или нет, качество и ценность этой работы оценивается по качеству письменного отчета – его ясность, организация и содержание »(Blake & Bly, 1993: 119).Часто отчеты структурированы таким образом, чтобы отражать информацию. процесс поиска и запись результатов: то есть, краткое изложение содержание, введение или предыстория, методы, результаты, обсуждение, заключение и / или рекомендации. Включение рекомендаций одна из причин, почему отчеты являются распространенной формой написания в промышленности, поскольку информированные рекомендации полезны для принятия решений. Объем и стиль отчетов сильно различаются.Это зависит от трех ключевых факторы: целевая аудитория отчета, цель отчета и тип информации, подлежащей передаче; например, технические отчеты передавать техническую информацию, поэтому степень технической отчет будет зависеть от знакомства читателя и понимания технических концепции. В университете вам может потребоваться написать несколько разных типов отчеты. Технический и деловой дисциплины с прикладной направленностью, такие как инженерия, информационные технологии, Торговля, бухгалтерский учет и финансы, установят задания по написанию отчетов которые имитируют процесс написания отчета в промышленности.Задания задать в виде задачи или тематического исследования. Студенты исследуют проблема, и представить результаты исследования в формате отчета воображаемый клиент. Полевые отчеты распространены в таких дисциплинах, как как право, трудовые отношения, психология, сестринское дело, история и образование. Эти типы отчетов требуют, чтобы студент проанализировал свои наблюдения. явлений или событий в реальном мире в свете изученных теорий в ходе.Примеры полевых отчетов: отчет о наблюдении в суде, отчет о наблюдении за ребенком или пациентом по психологии развития или медсестер, отчет исторического сайта и отчет о наблюдении за преподаванием Образование. Научные отчеты (также называемые лабораторными отчеты) – это еще один вид отчетов. Они распространены во всех науках и общественные науки. В этих отчетах используется стандартный формат научных отчетов. описание методов, результатов и выводов для отчета на эмпирическом изучение.Более подробный и обширный тип этого отчета – это отчет о исследовательском проекте для отличников четвертого курса или студентов-исследователей участвует в аспирантуре. Авторские права 2000 Комментарии и вопросы следует направлять по адресу [email protected]

Деловое общение: общение, деловая переписка, презентации, деловое общение

Отчеты – это документы, предназначенные для записи и передачи информации читателю.Отчеты являются частью любого бизнеса или организации; от кредитных отчетов до полицейских отчетов, они служат для документирования конкретной информации для определенных аудиторий, целей или функций. Тип отчета часто определяется его основной целью или функцией, например, отчет об аварии, лабораторный отчет, отчет о продажах или даже книжный отчет. Отчеты часто носят аналитический характер или предполагают рациональный анализ информации. Иногда они просто «сообщают факты» без какого-либо анализа, но им все же необходимо передать информацию в ясном и кратком формате.Другие отчеты суммируют прошлые события, представляют текущие данные и прогнозируют будущие тенденции. Хотя в отчете могут быть выводы, предложения или даже призыв к действию, демонстрация анализа является основной функцией. Например, отчет о продажах не предназначен для отдельной продажи. Однако предполагается, что он будет сообщать о продажах на сегодняшний день и может прогнозировать будущие продажи на основе предыдущих тенденций. Эта глава призвана познакомить вас с основами написания отчетов.

Типы отчетов

Отчеты бывают всех размеров, но обычно длиннее страницы и несколько короче книги.Тип отчета зависит от его функции. Функция отчета – это его основная цель, часто указываемая в тезисе или заявлении о цели. Эта функция также будет влиять на типы визуального контента или наглядных пособий, представляя слова, числа и их отношения с основной целью в графических, изобразительных способах, которые легко понять читателю. Функция также может влиять на такие параметры, как длина отчета (количество страниц или слов) или выбор слова и удобочитаемость. «Сосредоточение внимания на содержании ваших более длинных деловых документов не только естественно, но и необходимо, потому что это помогает обеспечить полную и правильную информацию» (Bovee & Thill, 2010).

Отчеты различаются по функциям, а также по стилю и традициям. В вашей организации могут быть специфические ожидания работодателя, которые необходимо удовлетворить, чтобы оправдать ожидания аудитории. В этой главе отчеты обсуждаются в общих чертах, с акцентом на общие элементы и отличия, но ссылка на аналогичные документы, в которых вы работаете, или дополнительное изучение конкретных образцов отчетов может пригодиться вам при подготовке собственного отчета.

Информационный или аналитический отчет?

Есть две основные категории отчетов, независимо от их конкретной функции или типа.Информационный отчет информирует или инструктирует и представляет подробную информацию о событиях, действиях, лицах или условиях без анализа. Примером такого типа отчета «только факты» является отчет о происшествии в полиции. В отчете будут указаны время, дата, место, способствующие факторы, такие как погода, и идентификационная информация для водителей, попавших в автомобильную аварию. Он не устанавливает вину и не содержит оценочных заявлений. Вы не должны видеть «Водитель упал в нетрезвом виде» в полицейском протоколе ДТП.Вместо этого вы увидите: «Водитель не прошел тесты на трезвость и тест алкотестера и был доставлен на станцию ​​для анализа крови». Офицер полиции не является квалифицированным врачом и, следовательно, не имеет лицензии на постановку окончательного диагноза, но может собирать и предоставлять соответствующую информацию, которая может способствовать постановке этого диагноза.

Отчет второго типа называется аналитическим. Аналитический отчет представляет информацию с комплексным анализом для решения проблем, демонстрации взаимосвязей или рекомендаций.Примером этого отчета может быть полевой отчет врача Центра по контролю за заболеваниями (CDC) с места вспышки вируса h2N1, в котором отмечаются симптомы, прогрессирование болезни, шаги, предпринятые для остановки распространения болезни и рекомендации по лечению и карантину предметов.

Таблица 13.3 «Типы отчетов и их функции» включает общие отчеты, которые, в зависимости от потребностей аудитории, могут быть информационными или аналитическими.

Таблица 13.3 Типы отчетов и их функции

Тип	Функция
1.Отчет лаборатории	Сообщать о процедурах и результатах лабораторной деятельности
2. Отчет об исследовании	Научно изучать проблемы, разрабатывая гипотезы, собирая данные, анализируя данные и указывая результаты или выводы
3. Отчет о полевом исследовании	Опишите разовые мероприятия, такие как поездки, конференции, семинары, а также отчеты из филиалов, промышленных и производственных предприятий
4.Отчет о проделанной работе	Мониторинг и контроль производства, продаж, доставки, обслуживания или связанных бизнес-процессов
5. Технический отчет	Коммуникационный процесс и продукт с технической точки зрения
6. Финансовый отчет	Состояние коммуникации и тенденции с точки зрения финансов
7. Пример использования	Изобразить, проанализировать и представить уроки, извлеченные из конкретного случая или примера
8.Отчет об оценке потребностей	Оценить потребность в услуге или продукте
9. Отчет о сравнительных преимуществах	Обсудить конкурирующие продукты или услуги с анализом относительных преимуществ и недостатков
10. Технико-экономическое обоснование	Проанализировать проблемы и предсказать, будут ли текущие решения или альтернативы практичными, целесообразными или приведут к желаемому результату (ам)
11. Инструкции по эксплуатации	Сообщите пошаговые инструкции по использованию продукта или услуги
12.Отчет о соответствии	Задокументировать и указать, в какой степени продукт или услуга соответствуют установленным параметрам или стандартам соответствия
13. Отчет об анализе затрат и выгод	Сообщать о затратах и ​​выгодах от продуктов или услуг.
14. Отчет о решении	Давать рекомендации руководству и становиться инструментами для решения проблем и принятия решений
15. Контрольный отчет	Установите критерии и оцените альтернативы, сравнив их с установленными контрольными критериями
16.Акт экспертизы	Отчет или запись данных, полученных в результате исследования предмета или условий, включая несчастные случаи и стихийные бедствия
17. Отчет о физических характеристиках	Опишите физические характеристики машины, устройства или объекта
18. Обзор литературы	Представить краткое изложение имеющейся информации по данной теме

Как организованы отчеты?

Отчеты различаются по размеру, формату и функциям.Вы должны проявлять гибкость и приспосабливаться к потребностям аудитории, уважая обычаи и правила. Отчеты обычно состоят из шести основных элементов:

1. О ком написано и / или подготовлено для
2. Что было сделано, какие проблемы решались и результаты, включая выводы и / или рекомендации
3. Место изучаемого предмета
4. Когда изучаемый предмет произошел
5. Почему отчет был составлен (функция), в том числе на основании каких полномочий, по какой причине или по чьему запросу
6. Как субъект действовал, функционировал или использовался

Обратите внимание на эти важные элементы, когда вы рассматриваете своих заинтересованных лиц или тех, кто заинтересован в отчете.Это может быть человек (а), о котором идет речь в отчете, для кого он предназначен, а также более широкая аудитория компании, организации или отрасли. Спросите себя, кто принимает ключевые решения, кто будет читать ваш отчет, кто будут экспертами или техническими специалистами и как руководители и работники могут интерпретировать ваши слова и изображения. Хотя универсального формата для отчета не существует, существует единый порядок представления информации. Каждый элемент поддерживает основную цель или функцию по-своему, играя важную роль в представлении и передаче информации.

Таблица 13.4 Десять общих элементов отчета

Страница	Элемент	Функция	Пример
1. Крышка	Название и изображение	Как и обложка книги, иногда для ознакомления читателя с данной темой используется изображение, изображение или логотип.
2. Название Fly	Только заголовок	Эта страница не обязательна.	Технико-экономическое обоснование нефтеотдачи месторождения X брезентовых песков
3.Титульная страница	Ярлык, отчет, название функции, автор, место работы, дата, а иногда и то, для кого был подготовлен отчет		Технико-экономическое обоснование добычи нефти из песков месторождения Барпит Пик Нефтяник, X Energy Corporation подготовлено для X
4. Содержание	Список основных частей отчета и соответствующие им номера страниц		Аннотация …… 1 Введение …… 2 Справочная информация …… 3
5.Аннотация	Информационная аннотация: выделите тему, методы, данные и результаты Описательная аннотация: (Все вышеперечисленное без формулировок выводов и рекомендаций)		В этом отчете представлено текущее состояние брезентовых песков X, исследование извлекаемости нефти и результаты исследования с конкретными рекомендациями.
6. Введение	Представляет тему отчета		Извлечение нефтеносных песков процессы включают способы извлечения и отделения битума от глины, песка и воды, из которых состоит дегтя песка.В этом исследовании анализируется осуществимость добычи и разделения, включая всесторонний анализ затрат и выгод, с конкретными рекомендациями .
7. Кузов	Ключевые элементы кузова включают: Фон Методология Результаты Анализ и рекомендации		Предыстория: История добычи и отделения нефти из битуминозных песков. Методология: Конкретный анализ сайта на основе принятых методов исследования. Результаты: данные технико-экономического обоснования. Анализ и рекомендации: Анализ данных и рекомендации, основанные на этом анализе.

Страница	Элемент	Функция	Пример
8. Заключение	Краткое изложение результатов	В этой части четко указаны основные результаты и их связь с рекомендованным действием или результатом.
9. Список литературы	Библиография или цитируемые работы	Эта часть содержит список цитирований.
10. Приложение	Сопутствующие вспомогательные материалы	Это могут быть карты, анализ образцов почвы и полевые отчеты.

Вот контрольный список для обеспечения того, чтобы отчет соответствовал своим целям.

1. Отчет учитывает потребности аудитории
2. Формат соответствует функции отчета
3. Формат отражает институциональные нормы и ожидания
4. Информация является точной, полной и задокументированной
5. Информация легко читается
6. Термины четко определены
7. Рисунки, таблицы и иллюстрации поддерживают письменный контент
8. Рисунки, таблицы и рисунки четкие и правильно обозначены
9. Рисунки, таблицы и рисунки легко понять без поддержки текста
10. Слова легко читаются (шрифт, расположение, организация)
11. Результаты четкие и лаконичные
12. Рекомендации разумны и хорошо обоснованы
Отчет
13. – это лучшее, что вам нужно.
14. Отчет говорит сам за себя без ваших разъяснений или объяснений

Ключевые вынос

Информационно-аналитические отчеты требуют организации и четкой цели.

Упражнения

1. Найдите годовой отчет для компании, о которой вы хотели бы узнать больше. Просмотрите его, помня о предыдущем чтении, и приведите примеры. Поделитесь и сравните с одноклассниками.

2. Напишите отчет о тенденции в бизнесе, которую вы наблюдали, и выделите хотя бы основной вывод. Например, начиная с роста стоимости учебников и заканчивая подходом безымянного издателя к содержанию курсов, учебники представляют собой серьезную проблему для студентов. Используйте свой опыт, объединяя источники информации, чтобы проиллюстрировать тенденцию.Поделитесь и сравните с одноклассниками.

официальных отчетов | Навыки делового общения для менеджеров

Что вы научитесь делать: составлять официальный отчет

Официальный отчет в бизнесе ближе к отчетам, с которыми вы, возможно, сталкивались в академической среде. Официальный бизнес-отчет обычно длиннее, чем неформальный, и содержит множество конкретных разделов и ярлыков. Эти разделы и метки могут быть взяты из политики и практики компании или предписаны внешней организацией, в которую направляется отчет.

Хотя вы с большей вероятностью столкнетесь с неформальными отчетами в повседневной работе, формальные отчеты используются для решения более сложных вопросов и в более сложных обстоятельствах. Официальные отчеты содержат подробную информацию и исследования. Их можно использовать для решения широкого круга вопросов, от более крупных внутренних проблем или предложений до внешнего клиента.

Результаты обучения

• Определить типы официальных отчетов, включая предложения
• Обсудить различные методы предоставления официальных отчетов
• Опишите различные разделы, которые можно использовать в начале отчета
• Опишите различные разделы, которые могут быть использованы в основной части отчета
• Опишите различные разделы, которые могут быть использованы в задней части отчета
• Определите, как организовать официальный отчет на основе анализа аудитории
• Обсудите, как написать официальный отчет

Официальные отчеты гораздо глубже вникают в тему, чем неформальные отчеты.Ярлык «формальный» может запугать некоторых авторов, но официальный отчет является продолжением деловой переписки. Вы будете использовать одни и те же навыки во всех своих деловых коммуникациях – от коротких электронных писем с ограниченными данными до неформального и официального отчета. Хотя вам может не понадобиться писать официальный отчет в вашей карьере, вы, скорее всего, увидите его и вам нужно будет понять его компоненты, чтобы эффективно принимать решения.

Типы официальных отчетов

Существует множество различных формальных отчетов, с которыми вы можете столкнуться на протяжении своей карьеры.Вот несколько наиболее распространенных видов:

• Отчеты об исследованиях собирают и объясняют данные; эти отчеты носят информационный характер. Модуль 4: Исследование обсуждает методы исследования, чтобы получить данные, которые вы будете использовать в этих отчетах.
• Предложения могут быть внутренними по отношению к компании при рассмотрении бизнес-ситуации, или они могут исходить из запрашиваемой или незапрашиваемой ситуации продажи. Официальные предложения будут включать подробную информацию о предлагаемых решениях и стоимости.
• ТЭО – это особый тип аналитического отчета.Когда у предпринимателя или бизнес-менеджера появляется новая идея, благоразумно полностью изучить ее, прежде чем делать крупные инвестиции. Некоторые считают этот отчет предвестником разработки полного бизнес-плана. Хотя на разработку бизнес-плана может уйти много месяцев, технико-экономическое обоснование может быть разработано гораздо быстрее, и он по-прежнему дает отличное руководство для лиц, принимающих решения.
• Бизнес-планы обычно представляют собой информационные отчеты о том, что новая или существующая компания планирует сделать в следующий период времени.Бизнес-план может иметь скорее аналитический, чем чисто информационный тон, когда он предоставляется потенциальным инвесторам. В некоторых случаях бизнес-план может быть представлен с запросом средств; в таких случаях письмо получается более убедительным.
• Другие сложные рекомендации также могут быть представлены в форме официального отчета. Эти рекомендации являются результатом бизнес-проблемы, которую попросили решить отдельное лицо или группу.

Совместное использование официальных отчетов

Формальные отчеты могут иметь внутреннюю или внешнюю аудиторию.Официальные отчеты будут значительно больше, чем неофициальные отчеты, и они часто включают сложное количество ссылок и приложений (в области Back Matter отчета).

Формат отчета соответствует потребностям получателя. Официальные отчеты могут быть доставлены в различных форматах: документы, письма, электронные сообщения на веб-сайте и т. Д. Понимание читателя имеет первостепенное значение при выборе способа доставки. Ни один пользователь не хочет получать электронное письмо, а затем связывать офисный принтер с 40-страничным отчетом.Не позволяйте методу доставки утаивать смысл отчета.

Записки

с меньшей вероятностью будут использоваться для формальных отчетов, поскольку записки обычно используются для коротких сообщений, а формальные отчеты обычно имеют большой объем. Буквы предназначены для внешнего использования и, опять же, с меньшей вероятностью будут использоваться для документов такого типа. Тем не менее, письмо или электронное письмо может быть использовано для представления сопроводительного отчета. Сообщения в Интернете обычно носят внешний характер, но компании могут иметь частные сети для внутреннего использования.В зависимости от организации это может быть подходящий метод передачи. Помните, как и в случае с неформальными отчетами, ваш метод доставки не должен изменять содержание или структуру вашего официального отчета.

Разделы официальных отчетов

В зависимости от ситуации и учреждения, в котором вы работаете или в которое пишете, некоторые или все следующие разделы могут потребоваться в конкретном официальном отчете. В некоторых руководствах к формальным отчетам указано, что для каждого типа официального отчета рекомендуются определенные разделы.Однако умные писатели будут внимательны к требованиям или ожиданиям организации и потребностям информации, а затем использовать эти знания для определения содержания своего отчета.

Следующие несколько страниц описывают большое количество этих типов разделов, так что вы, как писатель, можете выбрать то, что подходит для каждой ситуации. Чтобы понять цель каждого из этих разделов, важно оценить влияние отчета и профессиональный имидж автора.

Официальный отчет состоит из трех основных разделов.

1. Передняя часть включает разделы, которые предшествуют самому отчету, чтобы установить различные элементы, такие как авторитет отчета и предполагаемая аудитория.
2. Тело отчета содержит множество разделов с ключевой информацией и возможным анализом. Это суть отчета.
3. Задняя часть содержит части материала, поддерживающие тело.

Взгляните на рисунок 1, чтобы увидеть пример множества потенциальных разделов в коммерческом предложении.Поскольку в этом примере моделируется ответ на RFP (запрос предложения), эти разделы требовались клиенту, запрашивающему предложение. Белые, закрашенные, белые страницы относятся к широким частям официального отчета. Они носят иллюстративный характер, поскольку автор определяет конкретные разделы, необходимые для целей отчета, исходя из политики компании и аудитории.

Рисунок 1. Разделы коммерческого предложения

Лицевые части отчета

В официальных отчетах вводные разделы могут встречаться перед самим отчетом.Эти «передние разделы» важны для определения контекста и структуры отчета для читателя. В некоторых отчетах, таких как ситуации продаж или предложения, весь отчет становится частью контракта. Эти передние секции помогают в этой функции.

Передние секции могут включать:

• Контрольное письмо
• Титульный лист и титульный лист
• Содержание
• Краткое содержание

Вы будете (или нет) использовать эти разделы в зависимости от контекста вашего отчета, информации, необходимой вашей аудитории, и политики вашей компании.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо отправляется компании или руководителю предприятия, запросившему отчет. Это письмо может быть отправлено отдельно от отчета. Это письмо можно распечатать (особенно в ситуациях, когда сам отчет представляет собой бумажную копию) или отправить по электронной почте.

В этом письме описывается необходимость отчета и дата его заполнения. В письме содержится предыстория проекта, ссылка на анализ проблемы и описывается процедура, использованная для определения представленных рекомендаций.Чаще всего он используется с отчетами, создаваемыми одной компанией и отправляемыми другой, например, с отчетами, связанными с ситуацией продаж. Это письмо можно использовать как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Это письмо должно быть оформлено как стандартное деловое письмо (как описано в Модуле 2: Письмо в бизнесе). Он часто подписывается должностным лицом компании-отправителя, чтобы подчеркнуть формальность документа и потенциально установить юридическую формальность. Обратите особое внимание на политику компании и юридические консультации.Также важно отметить, что некоторые компании предпочитают ту же информацию в другом формате в отчете.

Вот образец сопроводительного письма, которое можно адаптировать к ситуации.

25 июня 2015 г.

Д-р Дэвид Макмерри, председатель
Energy Experts of Austin
2000 W 29th Street
Austin, TX 78705

Уважаемый доктор Макмерри:

Прилагаем запрошенный вами отчет, озаглавленный Руководство по энергоэффективности: применение стратегий энергоэффективного строительства в жилом доме .

Этот отчет представляет собой анализ недавнего исследования, проведенного в Анн-Арборе, штат Мичиган, по эффективности использования энергоэффективных строительных стратегий для минимизации потребления энергии и затрат в жилом доме. С помощью программных технологий дом был смоделирован для создания двух сценариев: энергоэффективного дома и стандартного дома. В этом отчете подробно рассказывается, как исследование показало, что энергоэффективный дом является экономичным и эффективным для снижения энергопотребления. Такие достижения могут стать катализатором того, что рынок жилья должен подтолкнуть строителей к новой эре жилищного строительства.

Торсон Джеймс, наш инженер по солнечной энергии, тщательно перепроверил все технические детали в отчете. Чери Соренсон, наш технический редактор, очень помогла в составлении окончательного отчета.

Я надеюсь, что этот отчет отвечает вашим потребностям, послужил поводом для будущих исследований и информирует общественность об экологически безопасных вариантах, доступных сегодня в жилищном строительстве. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, свяжитесь со мной по адресу [email protected].

С уважением,

Гвен Л. Миллер, вице-президент
Environmental Building Associates, Inc.

Encl. Руководство по энергоэффективности: применение стратегий энергоэффективного строительства в жилом доме

Титульный лист и / или титульный лист

Почти все официальные отчеты имеют обложку или титульную страницу, возможно и то, и другое. Эти две страницы используются почти одинаково, но для некоторых типов отчетов или организаций требуются обе страницы с небольшим изменением цели страницы.

Титульный лист – это очень простой, точный и краткий способ познакомить читателя с вашим отчетом. Он должен содержать:

• Определенный заголовок крупным шрифтом
• Название компании
• Имя автора (ов)
• Дата составления отчета
• Соответствующее изображение

Использование одной или двух релевантных картинок может помочь укрепить тему отчета.Одна из целей титульной страницы – быть информативной и масштабируемой, потому что после того, как она будет заполнена, ее нужно будет легко выбрать из стопки других отчетов. Вторая цель – выделить отчет. Если обложка отчета выглядит унылой и унылой, читатель начнет читать с негативным прогнозом. Думайте о титульной странице отчета как о наряде, который вы наденете на собеседование. Титульный лист – это первое, что видят: это будет основа для первого впечатления, хорошего или плохого.

Один из простых способов выделить отчет – использовать тему для отчета, к которой может подключиться ваша аудитория.Например, если отчет написан в McDonald’s, на титульной странице будут использоваться желтый и красный цвета, возможно, с золотыми арками в качестве изображения. С помощью тщательно подобранной цветовой схемы и изображений вы можете помочь читателю поверить в то, что он или она является наиболее важным аспектом отчета. Как всегда, когда вы включаете графику любого типа в отправляемый вами документ, убедитесь, что они не увеличивают резко размер файла, что может затруднить загрузку документа и что они легко передаются между устройствами и платформами.

Титульный лист – это возможность предоставить более конкретную и подробную информацию о документе и его авторах его предполагаемой аудитории. Он будет очень похож на вашу переднюю обложку и повторяет информацию на обложке, но добавляет более важные детали. Это может включать номер отчета, дату, заголовок, имена и адреса авторов, конкретную информацию о контракте, имя и адрес руководителя, а также имя и адрес организации, которая поддержала отчет.

Титульные страницы могут быть формально выложены в соответствии с форматированием MLA или APA. Однако большинство деловых и неисследовательских организаций относятся к этому формату относительно спокойно. Если вы создаете торговый документ, который может стать частью контракта, ваша компания (или ваш потенциальный клиент) перечислит свои конкретные требования к титульной странице. С помощью программного обеспечения для обработки текстов компании начали использовать изображения на этих страницах, а также на обложках. Лучший совет – делать это простым и профессиональным.Эти страницы могут использоваться как с информационными, так и с аналитическими отчетами.

Взгляните на эти примеры:

Рисунок 1. Образцы титульных листов и титульных листов для справочника по энергоэффективности : использование стратегий энергоэффективного строительства в жилом доме

Оглавление, таблицы экспонатов, таблицы иллюстраций

Официальные отчеты часто бывают длинными и содержат содержание, чтобы помочь читателям. При необходимости могут быть также таблицы экспонатов или иллюстрации.Использование этих разделов в больших отчетах позволяет читателям быстро получить доступ к интересующей их области: в этих разделах перечислены важные заголовки или цифры в отчете рядом с соответствующими страницами. Эти разделы могут использоваться как с информационными, так и с аналитическими отчетами.

Содержание

Обычно это один из последних создаваемых разделов документа, поскольку он зависит от тела создаваемого отчета. Это может быть использовано как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Рисунок 2. Пример содержания. Щелкните, чтобы получить доступ к PDF-файлу этого примера.

Вы знакомы с оглавлениями, но, возможно, никогда не останавливались, чтобы взглянуть на их дизайн. TOC показывает читателям, какие темы освещаются в отчете, как обсуждаются эти темы (подтемы) и с каких номеров страниц начинаются эти разделы и подразделы.

При создании ТОС у вас есть ряд дизайнерских решений:

• Уровни заголовков для включения. В более длинных отчетах учитывайте включение только двух верхних уровней заголовков. Благодаря этому оглавление не станет длинным и громоздким. TOC должен обеспечивать быстрый способ поиска информации в отчете.
• Отступы, интервалы и заглавные буквы. Обратите внимание на рис. 2, что элементы на каждом из трех уровней заголовков выровнены друг с другом, а номера страниц выровнены по правому краю. Обратите внимание на использование заглавных букв: все главы или разделы вводятся заглавными буквами; заголовки первого уровня используют заглавные буквы в каждом главном слове; В разделах нижнего уровня заглавные буквы начинаются только с первого слова.
• Расстояние по вертикали. Обратите внимание, что в разделах первого уровня есть дополнительное пространство сверху и снизу, что повышает удобочитаемость.

И последнее примечание: убедитесь, что слова в оглавлении такие же, как и в тексте. По мере того, как вы пишете и редактируете, вы можете изменить некоторые заголовки – не забудьте соответствующим образом изменить оглавление.

Если при создании текста документа вы использовали специально отформатированные заголовки, эти таблицы можно быстро создать с помощью текстового редактора.Например, если вы используете стили Microsoft Word для заголовков, справочная панель инструментов предложит выбор форматов и автоматически сгенерирует оглавление.

Таблицы экспонатов или иллюстраций

Может быть несколько различных ситуаций, в которых вам следует использовать дополнительные таблицы экспонатов или иллюстраций; например, эти таблицы может быть полезно включить, если ваши рисунки или таблицы неоднократно упоминаются в тексте. Кроме того, как правило, вы должны включать таблицу экспонатов, когда ваш отчет составляет примерно 15 страниц или больше.Это также позволяет вашим читателям легче переключаться между экспонатами, чтобы сравнивать их.

Краткое содержание

Краткое содержание соответствует названию: оно суммирует все материалы, которые следуют в отчете. Этот раздел отличается от введения, поскольку он резюмирует весь отчет, а не просто представляет его или излагает структуру для читателя. Хороший способ приблизиться к исполнительному резюме – написать его так, как будто руководитель или лицо, принимающее решения, только прочитают этот раздел, хотя это маловероятно.Этот раздел можно найти в более длинных отчетах, и его реже можно найти в более коротких отчетах. Также его можно использовать как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Резюме должно быть написано после всего отчета. Это позволяет резюме быть исчерпывающим и хорошо структурированным. Помните, что расследование и детали отчета должны быть завершены и подтверждены до того, как можно будет написать резюме.

Этот раздел представлен в виде параграфов, с параграфом, обобщающим каждый раздел отчета; таким образом, краткое изложение представлено в том же порядке, что и отчет.Резюме редко включает изображения или графику; тем не менее, таблица может быть предложена в конце этого раздела, если рекомендации или варианты могут быть легко сведены в таблицу. В ситуациях, связанных с продажами или рекомендациями, более важное значение приобретает краткое изложение. Он должен четко продемонстрировать, что анализ в отчете является всеобъемлющим и тщательным, и должен четко привести читателя к желаемому автором выводу.

Самое главное, все это нужно делать лаконично.Большинство резюме составляют не более двух-трех страниц, но их объем зависит от сложности и объема отчета.

А как насчет рефератов?

Реферат очень похож на резюме, хотя его гораздо больше можно найти в информационном отчете, чем в аналитическом отчете. Реферат может помочь читателям определить, соответствует ли оставшаяся часть документа их потребностям. Тезисы, как правило, составляют не более одной страницы. Кроме того, рефераты обычно используются в научных статьях, например, в исследовательских проектах по бизнесу.Образцы и советы по рефератам можно найти на Purdue OWL.

Основные разделы отчета

Основная часть отчета – это то, что приходит на ум, когда большинство людей думают об отчете; это основное содержание. На этой странице мы обсудим несколько разделов, которые часто используются в официальных отчетах:

• Введение
• Фон
• Цель (или постановка проблемы)
• Исследования (или методы)
• Рекомендация (или решение)
• Обзор альтернативных опций
• Оценка
• Преимущества
• Квалификация
• Менеджмент
• Реализации
• График
• Методы работы
• Стоимость
• Заключение

Этот список может показаться устрашающим, поэтому важно помнить, что это не оглавление для каждого официального отчета .Помните, как писатель, вы должны использовать то, что лучше всего соответствует требованиям материала и организации. В отдельных случаях могут потребоваться дополнительные разделы.

Введение

Введение устанавливает структуру отчета. По сути, введение сообщает читателю, что должно произойти и в каком порядке, и напоминает читателю об основных критериях, которые послужили толчком для создания отчета. Этот раздел является ключом к тому, чтобы читатель следил за ключевыми моментами отчета и сохранял их.

Введения используются как в информационных, так и в аналитических отчетах. В информационном отчете это помогает сегментировать последующие данные. В аналитическом отчете введение помогает читателю прийти к выводу, которого ожидает автор. Введение также используется во всех неофициальных отчетах. В неофициальном отчете может быть или не быть отдельный заголовок с этой меткой, но введение всегда должно присутствовать.

В зависимости от того, как читатели ожидают восприятия содержания, введение может предвещать заключение.В случае восприимчивой аудитории результат ясен во введении. С менее восприимчивой аудиторией важно представить все факты и исследования до того, как сделать вывод; таким образом, для менее уважаемой аудитории может быть лучше предвидеть вывод, чем полностью его декларировать. Это позволяет читателю прийти к тому же выводу, что и автор, по мере развития деталей.

Введение может также включать изложение проблемы или цель отчета. Однако в более длинных отчетах они могут оказаться либо в фоновом режиме, либо как отдельные разделы.

Фон

Справочная информация Раздел отчета объясняет обстоятельства, которые привели к созданию отчета. В некоторых ситуациях этот раздел может быть обозначен как критерий или ограничения , или тема может быть кратко рассмотрена в сопроводительном письме или введении. Этот раздел может отображаться как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Фон обеспечивает основу для текущей ситуации и любых потенциальных ограничений, таких как бюджет, время, человеческие ресурсы и т. Д.В этом разделе объясняется, почему расследование или работа были завершены. Он может показать, насколько информация является исчерпывающей, даже если стопроцентная уверенность невозможна.

Заявление о цели или проблеме

Как уже упоминалось, раздел цели или изложения задачи может быть частью фона или стоять отдельно, в зависимости от сложности отчета. Задачу или формулировку проблемы следует сформулировать следующим образом:

Целью этого отчета является решение [проблемы или вопроса, которые необходимо решить запрашивающей стороне].В этом отчете это достигается путем исследования [того, что вы исследовали или разработали для отчета] k.

Хотя в примере показана правильная формулировка для аналитического отчета, ее можно изменить, чтобы она соответствовала информационному отчету: например, «перечислены детали из трех решений».

Исследования или методы

Раздел исследований (также иногда называемый методами ) – это место, где авторы подтверждают свою надежность, поскольку они показывают, как их точка зрения поддерживается внешними экспертами.В этом разделе содержится справочная информация о том, где были обнаружены данные, использованные в отчете: это не тот раздел, в котором перечислены данные.

Рассказывая своей аудитории, как вы узнали то, что вы узнали, вы демонстрируете им, что ваши результаты заслуживают доверия и что они действительно имеют значение. Благодаря надежным методам выяснения фактов ваши читатели будут чувствовать себя комфортно и уверенно при внесении изменений, рекомендованных в вашем отчете. Ваши данные появятся позже в оценке , , так что данные будут там же, где читатель узнает о их значении.Кроме того, данные могут быть полностью представлены в приложении .

Завершение исследования и обмен данными сопряжены с рядом юридических проблем. Обратите особое внимание на Модуль 4: Изучите и следуйте инструкциям и правилам, которые вы там узнаете. Вам всегда нужно будет указывать или цитировать информацию, которую вы получаете от других. Отсутствие соответствующей ссылки или ссылки на источник может вызвать юридические проблемы и проблемы с достоверностью.

Рекомендация или решение

Этот раздел может быть самостоятельным или состоять из нескольких подразделов в зависимости от сложности отчета.Кроме того, в зависимости от восприимчивости аудитории к вашему решению, этот раздел может появиться в отчете раньше или позже. В некоторых отчетах рекомендация используется вместо заключения . Этот раздел есть только в аналитических отчетах.

В этом разделе вы сообщите свои рекомендации, начиная с вашего первого выбора. Объясните, почему вы уделяете приоритетное внимание каждому выбору, подробно остановившись на различных аспектах осуществимости решения: экономическом, структурном и эксплуатационном.Подчеркните преимущества решения. Помните, что вы можете посоветовать не рекомендовать конкретное альтернативное решение. Однако вам необходимо объяснить, почему вы не рекомендуете это решение, исходя из экономической, структурной и эксплуатационной целесообразности.

Обзор альтернативных вариантов

В этом разделе вы должны подчеркнуть ключевые особенности каждого возможного варианта. Убедитесь, что они просты для понимания и представлены в удобном формате. Имейте в виду, что цель – позволить вашей аудитории принять лучшее решение.Этот раздел обычно используется в информационных отчетах, где не дается никаких рекомендаций.

Оценка

Это должна быть основная часть вашего отчета; вы должны оценить варианты, используя созданные вами критерии. Добавьте графики, диаграммы и т. Д., Чтобы показать, что вы изучили свои варианты и собрали статистику, подтверждающую ваши причины, по которым ваш вариант превосходит конкурентов. Если ваша аудитория, вероятно, будет противиться вашей рекомендации, оценка должна появиться до того, как вы дадите рекомендацию.Этот раздел есть только в аналитических отчетах.

В этом разделе должны быть указаны конечные результаты вашего исследования и подробно описано, как вы к ним пришли: как вы оценивали альтернативы и, исходя из этого, вы бы решили, какая альтернатива лучше всего подходит для вашей организации.

Льготы

В этом разделе объясняются преимущества решения. Нет особых причин, по которым ваше предложение должно быть принято, если оно не приносит значимых выгод. Таким образом, не забудьте показать, что ваше решение принесет существенные выгоды для организации, компании и т. Д.Некоторые могут подумать о том, чтобы опустить этот раздел, когда был запрошен отчет; тем не менее, всегда полезно иметь исчерпывающий список причин, по которым что-то предлагается, и задокументировать все элементы, на которые направлено решение.

Этот раздел встречается в аналитических отчетах, особенно в предложениях. В информационных отчетах этот раздел может содержать подробные инструкции, не связанные с каким-либо типом сравнения.

Квалификация

Этот раздел может быть отдельным или быть частью раздела льгот.Раздел квалификаций – хорошее место для объяснения талантов и опыта вас самих и членов вашей команды. В зависимости от ваших читателей этот раздел может быть маленьким или большим. Как и во всех деловых документах, вы должны быть честными при написании своей квалификации.

Менеджмент

Этот раздел может быть отдельным или быть частью раздела льгот. В некоторых случаях запрашиваются или предоставляются резюме предлагаемой команды по проекту. В таких ситуациях этот раздел находится как часть служебной информации .Успех проекта зависит от его управленческой команды, и читатели будут впечатлены, если вы сможете описать свою структуру управления проектом в своем предложении. Определив каждого человека в вашей команде и объяснив, каковы их задачи и обязанности, вы можете эффективно координировать свою работу. Каждому человеку очень полезно заранее знать, что он будет делать, чтобы не возникло много проблем, связанных с лидерством и управлением временем в дальнейшем в проекте.

Реализация

В этом разделе подробно рассказывается, когда, почему и как решение будет использовано впервые.Период внедрения обычно является испытательным периодом, чтобы увидеть, осуществимо ли решение, как планировалось. Таким образом, вы выберете время, которое не повлияет на нормальную работу существующих программ, схемы работы и т. Д. Кроме того, вы опишете место внедрения, кто будет вовлечен, затраты на реализацию, что ожидается, дата и время реализации, продолжительность реализации и т. д. Вы также должны объяснить, почему вы выбрали это время для реализации решения.Заявите, что за это время вы заметите, что работает, а что нужно изменить.

Этот раздел встречается в аналитических отчетах, особенно в предложениях. В информационных отчетах это может содержать подробные инструкции, не связанные с каким-либо типом сравнения.

График

График Раздел можно найти отдельно, если продукт или проект сложны. В других случаях он комбинируется с разделом реализации . В некоторых ситуациях расписание является частью предыстории и существует больше в виде списка или таблицы дат и достижений.

Расписания

помогают читателям понять три вещи:

1. Расписания указывают читателям крайний срок, чтобы они знали, когда ожидать окончательного результата.
Расписания
2. могут быть подвергнуты критике со стороны читателей, чтобы убедиться, что они осуществимы.
3. Расписания – хороший способ отслеживать, как продвигается проект.

Помимо крайних сроков проекта, графики должны также включать сроки выполнения черновиков, ресурсов и другой информации, которая необходима, чтобы помочь вам в достижении цели вашего проекта.

Методы работы

В этом разделе описывается, как решение будет вписываться и использоваться в качестве функциональной части повседневной работы компании, бизнеса и т. Д. Подробно укажите дату, которую вы ожидаете ввести решение в работу компании, место, откуда будет работать решение, как оно будет работать и кто будет задействован (укажите их обязанности, обязанности и любые звания, сертификаты, степени и т. д.).

Этот раздел встречается в аналитических отчетах, особенно в предложениях.В информационных отчетах это может содержать подробные инструкции, не связанные с каким-либо типом сравнения.

Стоимость

В этом разделе рассказывается, сколько будет стоить решение в сумме долларов. Этот раздел обычно представляется после всех объяснений реализации, преимуществ и т. Д. Таким образом, читатель полностью понимает, что покрывают затраты. Ожидается, что представленные числа точны с точностью до копейки, если иное не оговорено с учетом погрешности, соответствующей ситуации.В неофициальных отчетах и ​​некоторых официальных отчетах этот раздел является частью детали тела (или оценки). В некоторых официальных отчетах подробно описаны детали, услуги и / или расходные материалы построчно. В этом случае раздел затрат может быть частью приложений, и на него будут ссылаться только тексты.

Числа в стоимости обычно представлены с использованием таблиц, вкладок или вставок в электронные таблицы для выравнивания десятичных знаков непосредственно над одной и другой. Текст выравнивается по левому краю, а числа выравниваются по правому краю, как в следующей таблице.Если все числа оканчиваются на ноль центов, как в 24,00 $, опустите десятичную дробь и следующие нули. Убедитесь, что у любого столбца информации есть заголовок. Большинство программ предлагает привлекательные шаблоны для разделения информации и данных. Лучший совет – использовать самое простое форматирование. Эта таблица должна помочь читателю в понимании и запоминании, скорее отвлекая читателя цветами и формами.

Описание	Стоимость
Счетчики дисплея (2)	75 долларов.50
Оранжевые знаки (2)	$ 24,18

Этот раздел встречается в аналитических отчетах, особенно в предложениях. В информационных отчетах это будет использоваться, когда целью отчетов было исследование затрат на какой-либо элемент.

Заключение

Заключение , как сказано в заголовке, завершает основную часть отчета: он дает краткое изложение основных идей отчета. Хотя он и не такой длинный, как резюме , он может иметь похожее ощущение, чтобы обеспечить исчерпывающее напоминание о ключевых компонентах аналитического или информационного отчета.Закрытие отчета никогда не должно представлять факт или идею, не представленные ранее в отчете.

В отчетах о продажах или убедительных отчетах укажите в своем заключении, как вы собираетесь реализовать свои идеи для компании и как это обогатит компанию; объясните, почему компании следует выбрать ваш образ действий. Сравните статистику и данные и помогите читателям понять логический выбор и порядок действий, которые помогут выбрать один вариант вместо другого. Вернитесь к своему опыту по предмету и помогите им понять, что ваша идея – это тот выбор, который они ищут.Судя по вашему опыту, они, скорее всего, встанут на вашу сторону, если вы представите аргумент эффективно.

Предыстория отчета

Может показаться уловкой сказать, что все, что осталось, идет в заднюю часть (также называемую приложениями). Похоже, что это обесценивает значительную важность материалов, содержащихся в этом разделе; тем не менее, задняя часть может содержать важные детали, которые не могут легко уместиться в основной части отчета. Этот раздел можно использовать как в информационных, так и в аналитических отчетах.

Что касается предыстории, то здесь представлено небольшое количество прозаических материалов, объясняющих или связывающих различные элементы, поскольку цель каждого элемента была объяснена в теле отчета, когда на каждый элемент впервые была сделана ссылка. Таким образом, обратная сторона дела – это просто расположение этих более подробных элементов, которые имеют решающее значение для поддержки отчета.

Не существует «стандартного» списка элементов, которые следует включать в заднюю часть отчета. Если отчет является ответом на RFI или RFP, могут быть указаны большие затраты.В других случаях в этот раздел могут быть включены образцы контрактов, которые могут быть окончательно согласованы, если тендерное предложение будет принято. Также могут быть предоставлены обширные наборы данных, которые охватывают гораздо больше деталей, чем позволяет основная часть отчета. Как упоминалось при обсуждении основной части отчета, вы также можете найти резюме отдельных лиц.

Проще говоря, этот раздел может содержать все, что необходимо для дальнейшей поддержки вашего отчета; однако не поддавайтесь искушению переборщить и включайте только те элементы, которые действительно актуальны.

Организация официальных отчетов

Формальные отчеты могут быть информационными или аналитическими. Логика и общая структура такие же, как и в случае с неофициальными отчетами, которые обсуждались ранее в этой главе. Что меняется, так это глубина каждой части официального отчета.

Информационные отчеты

Информационные формальные отчеты обычно имеют ту же широкую структуру, что и неформальные отчеты: введение или предыстория, поддержка или причины и резюме. Однако в официальных отчетах каждый из этих основных разделов, вероятно, имеет свои собственные подразделы (как обсуждалось на предыдущих страницах).

Помните, что, несмотря на объем официального отчета, его цель – представить синтез основных идей исследования, а не просто собрать большие объемы данных. Если требуются более подробные данные, их можно включить в заднюю часть.

Аналитические отчеты

Аналитические формальные отчеты обычно имеют ту же широкую структуру, что и неофициальные отчеты: введение или предыстория, поддержка или причины, рекомендации и заключение или резюме. Однако в официальных отчетах каждый из этих основных разделов, вероятно, имеет свои собственные подразделы (как обсуждалось на предыдущих страницах).

Порядок разделов в аналитических отчетах варьируется в зависимости от вероятной реакции читателя. Помните: если ожидается, что ваша аудитория отреагирует на ваше сообщение нейтрально или положительно, то ваше заключение или рекомендация должны быть предложены в самом начале отчета. Если ожидается, что аудитория отрицательно отреагирует на ваше сообщение, то заключение или рекомендация предлагаются ближе к концу отчета.

Как написать официальный отчет

Написание официальных отчетов, таких как неформальные отчеты, и любого другого письменного задания выполняется в тех же трех шагах.Во-первых, это планирование. Во-вторых, это письмо. В-третьих, это пересмотр.

Рисунок 1.

Планирование официального отчета

Во всех деловых письмах первым шагом является проверка наличия установленной структуры для документа, который будет создан. Если так, следите за этим. Многие официальные отчеты имеют определенные форматы, которые необходимо точно соблюдать. Например, некоторые запросы и ответы на коммерческое предложение становятся частью контракта; поэтому вам следует обеспечить, чтобы такие документы, как эти, прошли юридическую проверку как при планировании документа, так и в рамках заключительного этапа проверки.

Остальные шаги при подготовке официального отчета выполняются так же, как и шаги для неформального отчета. Однако маловероятно, что в неофициальном отчете будет несколько авторов. В формальном отчете может быть много участников. Если это так, важно собраться в группе, чтобы разделить работу, поговорить о стиле и спланировать, как окончательный документ будет собран и отредактирован, чтобы обеспечить общий голос или тон во всем. Вы можете рассмотреть некоторые из стратегий, обсуждаемых в Модуле 12: Сотрудничество в командах и между ними.

Затем вы завершите сбор всех необходимых данных. Формальный отчет, вероятно, потребует тщательного планирования и сбора данных: на изучение и подготовку некоторых предложений могут потребоваться недели или месяцы. Например, подумайте о предложении на следующие три года по открытию новых магазинов или строительству. Автору (вероятно, группе авторов) потребуются первичные и вторичные исследования, на сбор и анализ которых уходит много времени.

Вы будете использовать эти данные для создания структуры отчета.При построении этого плана снова учитывайте глубину понимания читателем и вероятность совпадения взглядов читателя с определением отчета.

При групповом написании может быть несколько координационных встреч на каждом этапе создания документа.

Составление официального отчета

Написание официального отчета – намного более простая задача, если вы создали подробную схему в процессе планирования. Этот план – это то, что помогает писать, поскольку вы уже точно знаете, что должно быть предоставлено, где и когда.При написании официального отчета в команде тщательно продуманный план облегчает распределение разделов отчета между разными авторами из команды. Затем автор или авторы могут сосредоточиться на структуре абзацев, формулировках и формулировках, используя уроки из Модуля 2: Письмо в бизнесе.

В формальном отчете крайне редко можно увидеть случайные фразы, которые можно найти в коротком сообщении или неформальном отчете. В официальных отчетах редко используются личные местоимения, сокращения или пассивные глагольные структуры.Однако это не означает, что язык должен быть высокопарным или использовать слишком длинные слова. Вы по-прежнему будете использовать ту же ясность формулировок, что и во всех деловых коммуникациях.

Форматирование отчета

Формальные отчеты реализуют многие навыки форматирования, которые вы приобрели ранее. Обычно официальные отчеты имеют одинарный интервал с двойным интервалом между абзацами. Обычно абзацы не имеют отступа, но это может варьироваться от организации к организации. Правая часть абзацев слева рваная.

Заголовки разделов всегда указываются в формальном отчете. Допускается использование ярлыков, соответствующих цели раздела (например, «Введение», «Выводы», «Методы исследования»). В заголовках также могут использоваться термины, непосредственно связанные с целью отчета, такие как «Проблема порчи фруктов», «Факты о порче фруктов», «Предложения по улучшению свежести фруктов». У вас также могут быть определенные подзаголовки в более общих заголовках разделов.

В официальных отчетах всех типов используются номера страниц. Страницы могут быть пронумерованы в таком формате, как 1–50, или они могут быть пронумерованы по разделам, например Методы 1 – Методы 50.Материал в передней части отчета обычно нумеруется римскими цифрами в нижнем регистре (i – ix).

Пересмотр официального отчета

из-за длины и возможной сложности формальных отчетов окончательная проверка занимает больше времени, чем вы можете ожидать, и включает в себя больше людей. Как упоминалось в начале этого раздела, некоторые отчеты могут потребовать дополнительной юридической проверки.

Самый эффективный способ обеспечить профессиональный документ – это поручить группе людей независимо читать документ, отмечать изменения, исправления и вопросы по мере их поступления.Затем эта группа собирается как группа с одним человеком, которому поручено собирать все исправления. Этот человек обеспечивает непрерывность всего документа. Если такой формальный процесс не может быть завершен, вы должны работать, чтобы убедиться, что есть по крайней мере два рецензента, которые проверяют работу, которую они сами не писали.

Как упоминалось ранее, окончательная редакция должна учитывать вопросы как грамматики, так и стиля, а также пересматривать основную цель документа.