Документооборот в сфере образования
Кривая эффективности обучения
Медиа
Изображение
Текст
Если вы работаете в сфере образования, вы знаете, что документы никогда не исчезнут.
Школы и университеты принимают студентов и выпускают их из года в год. Каждый студент создает целую серию документов — заявления, записи, документы о финансовой помощи. Это даже не принимая во внимание документы, инициированные преподавателями и сотрудниками. От самого маленького школьного округа до крупнейшего университета работники образования перегружены документами.
Документы создаются постоянно, и их необходимо правильно обрабатывать и хранить. Общие документы об образовании включают:
- Приемные формы
- Оформление документов на получение финансовой помощи
- Студенческие записи
- Кадровые дела
Сеть и безопасность учащихся являются серьезной проблемой для многих учебных заведений.
Сколько документов ежедневно обрабатывает ваша школа или университет? Несомненно, цифра высока. Некоторые из них поступают в бумажной форме и в конечном итоге хранятся в шкафах для документов. Другие могут возникать как электронные документы, но в конечном итоге храниться бессистемно. В результате поиск нужного документа становится трудоемкой задачей для школьных и университетских сотрудников.
Ситуация усугубляется тем, что школы и университеты постоянно вынуждены делать больше с меньшими затратами. (Перевод: меньше штатных сотрудников и меньше бюджетов по всем направлениям.) И как меньшему количеству сотрудников управлять документами, которые выпускаются с экспоненциально большей скоростью, чем когда-либо прежде? Без системы электронного документооборота это довольно сложно.
Fortra Document Management может помочь вашему учреждению справиться с задачей управления постоянно растущим объемом документов с меньшим количеством сотрудников.
Ваши процессы нуждаются в помощи?
Пройти оценку
Летом мы были затоплены, готовясь к наступающему учебному году. В этом году, несмотря на рекордный набор первокурсников, у нас не было необходимости в дополнительном персонале, и у нас даже появилось немного времени на стратегическое планирование.
Джули Олсон, директор службы зачисления, Аугсбургский колледж
Выпускник электронного документооборота
Оставьте бумагу в прошлом. Найдите свою систему управления образовательной документацией. Затем упростите индексацию счетов, оцифровку отчетов и управление записями.
Найдите больше времени для студентов
Время очень важно для педагогов. Вы должны уметь быстро находить информацию и возвращаться к помощи учащимся. Программное обеспечение Fortra позволяет легко и быстро находить документы. Каждый документ может быть проиндексирован с использованием до десяти ключей поиска, поэтому любой релевантный поиск выдаст соответствующий документ. Нет необходимости тратить драгоценное время на хранение и извлечение документов. Вы можете посвятить это время ученикам.
Упрощение процессов приема
Когда учащиеся подают документы в вашу школу или университет, накапливается множество документов: заявления, стенограммы, результаты тестов и многое другое. Но с программным обеспечением для управления документами для образования легко управлять каждым приложением. Процессы приема по-прежнему просты в выполнении, даже если объем заявлений увеличивается.
Отслеживание документов по финансовой помощи
Не каждый студент может оплатить стоимость учебного заведения из своего кармана. Когда дело доходит до документов о финансовой помощи, обычно требуется несколько документов. И своевременная обработка документов о финансовой помощи имеет решающее значение для сохранения этих студентов зачисленными. Управление документами по финансовой помощи в цифровом виде упрощает их обработку. Вы сможете следить за бумажной работой и также держат учеников в курсе.
Экономьте на бумаге и хранении
Переходя на систему электронного документооборота, ваша школа или университет может получить ощутимые преимущества в виде экономии на стоимости бумаги и дискового пространства.
Сокращение труда
Для файлов, хранения и извлечения документов в цифровом виде требуется меньше времени. Для многих учебных заведений это означает, что нет необходимости нанимать дополнительный временный персонал при подготовке к поступлению.
Безопасность документов
Не беспокойтесь о безопасности документов. Ваша система управления образовательными документами обеспечивает легкий доступ к конфиденциальным документам для тех, кто авторизован, и в то же время обеспечивает полную конфиденциальность от посторонних глаз. Информация никогда не может быть перезаписана, потеряна или доступна пользователю без правильных учетных данных.
Услышать от наших клиентов
Практический пример
Школьный округ Шаумбург узнает о защите документов от Fortra
Подробнее
Практический пример
Fortra получает высшие оценки за управление документами в Penn College
Подробнее
Практический пример
Колледж Аугсбурга повышает производительность отдела финансовой помощи с помощью управления документами и изображениями от Fortra
Подробнее
Найдите свое решение
Узнайте, как документооборот поможет вашему учебному заведению. Запланируйте бесплатную консультацию. Мы обсудим ваши процессы и поможем найти правильное решение для вас.
ЗАПИСАТЬСЯ НА КОНСУЛЬТАЦИЮ
Домашняя страница руководств Министерства образования США На этой странице представлены ссылки на перечень руководств каждого нашего основного рабочего компонента (POC). Для каждого POC мы приводим ниже обзор законов, которые реализует POC, и тем, которые охватываются его руководством. Мы также описываем, как POC организовал свое руководство по предоставленной ссылке, чтобы упростить поиск определенного руководящего документа или руководства, относящегося к конкретной программе или теме. Вы также можете искать определенную тему или конкретный руководящий документ, используя поле поиска в правом верхнем углу этой страницы. Руководящие документы не имеют силы и действия закона. 26 февраля 2020 г. Управление специального образования и реабилитационных услуг (OSERS)OSERS управляет Законом об образовании лиц с ограниченными возможностями (IDEA) и Законом о реабилитации 1973 года с поправками, внесенными Законом об инновациях и возможностях рабочей силы (WIOA). IDEAЗакон IDEA регулирует порядок оказания штатами и государственными учреждениями услуг раннего вмешательства, специального обучения и сопутствующих услуг более чем 6,5 миллионам младенцев, детей ясельного возраста, детей и молодежи с ограниченными возможностями, соответствующих критериям. Доступ к руководящим документам IDEA можно получить на странице IDEA Policy Letters and Policy Support Documents. На этом сайте вы можете просматривать все документы, фильтровать документы по году их выпуска или искать тематические области по ключевым словам. Страница политических писем и документов поддержки политики IDEA: https://sites.ed.gov/idea/policy-letters-policy-support-documents/ WIOAWIOA предназначен для укрепления и улучшения развития государственных кадров в стране. системы, помогая американцам с препятствиями на пути к трудоустройству, в том числе лицам с ограниченными возможностями, которые обслуживаются в рамках программ, разрешенных в соответствии с Законом о реабилитации от 1973, добиваться качественной карьеры и помогать работодателям нанимать и удерживать квалифицированных работников. С руководством WIOA можно ознакомиться на странице субнормативных указаний RSA: https://rsa.ed.gov/statute-legislation-and-policy/sub-regulatory-guidance Office of Career, Technical, and Adult Education (OCTAE)OCTAE управляет программами и инициативами, связанными с профессиональным и техническим образованием, образованием и грамотностью взрослых, коррекционным образованием и общественными колледжами. Основными законами, которыми управляет OCTAE, являются Закон Карла Д. Перкинса о профессиональном и техническом образовании, который обеспечивает финансирование программ профессионального и технического образования на уровне средней школы и послесреднего образования, а также Закон об образовании взрослых и семейной грамотности (раздел II Закона об инновациях в рабочей силе). и Opportunity Act), который обеспечивает финансирование программ обучения взрослых и ликвидации неграмотности для лиц в возрасте 16 лет и старше, не имеющих базовых навыков, аттестата об окончании средней школы или его эквивалента или не владеющих английским языком. Руководство, выпущенное OCTAE, организовано в соответствии с законами, к которым относится руководство. Есть один раздел для профессионального и технического образования, а другой – для обучения взрослых и грамотности. Вы можете найти руководство OCTAE по следующей ссылке: https://www2.ed.gov/about/offices/list/ovae/resource/index.html. Управление начального и среднего образования (OESE)Основным законом, которым управляет OESE, является Закон о начальном и среднем образовании 1965 года с поправками. В OESE также есть три программы, утвержденные Законом о высшем образовании 1965 г., одна программа, утвержденная Разделом IV Закона о гражданских правах 1964 г., одна программа, разрешенная Законом о технической помощи в области образования 2002 г., и три программы, утвержденные двухпартийным бюджетом. Закон от 2018 года. Кроме того, OESE управляет Законом о стипендиях для возможностей и результатов и некоторыми программами в соответствии с Законом о восстановлении и реинвестировании Америки от 2009 года.. Руководство OESE включает информацию, собранную в ходе надзора за внедрением ESSA государственными образовательными учреждениями, выявленные заинтересованными сторонами потребности в разъяснении положений ESSA, а также потребности, выявленные в связи с новыми законодательными или нормативными положениями или судебными делами. Вы можете получить доступ к руководящим документам OESE по следующей ссылке: https://oese.ed.gov/guidance/ Управление послесреднего образования (OPE)OPE отвечает за реализацию программ, утвержденных Высшим Закон об образовании 1965 с поправками (HEA). OPE формулирует федеральную политику послесреднего образования, включая политику, касающуюся федеральных программ финансовой помощи студентам, утвержденных в соответствии с Разделом IV HEA. Веб-сайт «Информация для специалистов по финансовой помощи» (IFAP) объединяет рекомендации, ресурсы и информацию, связанные с администрированием и обработкой федеральной помощи студентам Раздела IV, на одном онлайн-сайте. Самые последние публикации на сайте перечислены в разделе «Что нового». Кроме того, большая часть рекомендаций OPE издается в форме писем «Уважаемые коллеги» (DCL) или электронных объявлений (EA). Эти руководящие документы можно найти в разделе «Письма и объявления» на веб-сайте, указанном ниже, и эти руководящие документы упорядочены по дате, а также по теме. Вы можете получить доступ к руководству на веб-сайте IFAP по следующей ссылке: https://fsapartners.ed.gov/home/ Кроме того, вы можете получить доступ к руководству OPE, касающемуся тем, отличных от администрирования и обработки прав IV Федеральная помощь студентам по следующей ссылке: https://www2. ed.gov/about/offices/list/ope/guidance.html Вы можете просмотреть руководство, а также другие ресурсы, связанные с иностранными подарками и отчетность по контракту в соответствии со статьей 117 Закона о высшем образовании от 1965 по следующей ссылке: https://www2.ed.gov/policy/highered/leg/foreign-gifts.html Управление по гражданским правам (OCR)OCR обеспечивает соблюдение нескольких федеральных законов о гражданских правах, запрещающих дискриминацию. в программах или мероприятиях, получающих федеральную финансовую помощь от Министерства образования. Дискриминация по признаку расы, цвета кожи и национального происхождения запрещена Разделом VI Закона о гражданских правах 1964 года; дискриминация по признаку пола запрещена Разделом IX Поправок об образовании от 1972; дискриминация по признаку инвалидности запрещена статьей 504 Закона о реабилитации 1973 года; и дискриминация по возрасту запрещена Законом о дискриминации по возрасту 1975 года. Эти законы о гражданских правах, применяемые OCR, распространяются на все государственные образовательные учреждения, системы начальных и средних школ, колледжи и университеты, профессионально-технические училища, частные школы, государственные учреждения профессиональной реабилитации, библиотеки, и музеи, которые получают средства Министерства образования США. Политики, представленные по ссылке ниже, могут быть организованы в соответствии с законодательными актами, применяемыми OCR: Раздел VI Закона о гражданских правах 1964 г. (Дискриминация по расовому и национальному признаку), Раздел IX Поправок к образованию 1972 г. (Дискриминация по признаку пола), Раздел 504 Закона о реабилитации 1973 года и Раздела II Закона об американцах-инвалидах 1990 года (Дискриминация по признаку инвалидности), Закона о дискриминации по возрасту 1975 года (Дискриминация по возрасту) и Закона о равном доступе бойскаутов Америки (Бойскауты Америки о равном доступе Закон о дискриминации). Две другие темы включают запрет на репрессалии в соответствии с федеральным законодательством о гражданских правах (Возмездие) и программу «Методы управления», которая обеспечивает равный доступ к высококачественным программам профессионального и технического образования (Методы управления). Со всеми политиками OCR, относящимися к уставу, можно ознакомиться по следующей ссылке: Пожалуйста, смотрите PDF-файл ниже для недавних расторжений OCR. Управление планирования, оценки и разработки политики (OPEPD)Управление политики конфиденциальности учащихся (SPPO) в рамках OPEPD отвечает за администрирование и обеспечение соблюдения федеральных законов, касающихся конфиденциальности сведений об образовании учащихся, включая Права семьи на образование. и Закон о неприкосновенности частной жизни (FERPA), Поправку о защите прав учащихся (PPRA), а также положения Закона о начальном и среднем образовании от 19 года, касающиеся военных вербовщиков.65 с поправками (ESEA). SPPO также предоставляет техническую помощь по вопросам конфиденциальности учащихся более широкому образовательному сообществу. Руководство SPPO по обеспечению конфиденциальности учащихся и соответствующие ресурсы технической помощи доступны на веб-сайте Департамента по защите конфиденциальности учащихся по адресу: https://studentprivacy. ed.gov/guidance. Управление образовательных технологий (OET) разрабатывает политику в области образовательных технологий и устанавливает стратегии для поощрения разработки и использования образовательных технологий, которые преобразуют преподавание и обучение и расширяют возможности учащихся и их семей. Ресурсы и руководства, разработанные OET, доступны по следующей ссылке: https://tech.ed.gov/ Управление финансов и операций (OFO)OFO выступает в качестве главного советника секретаря и старших должностных лиц по всем вопросам, касающимся финансового управления, систем финансового управления, финансового контроль и бухгалтерский учет, соглашения о сотрудничестве, управление приобретением, бюджетные процессы и предложения, политика управления грантами, руководство и соответствующее обучение, человеческие ресурсы, безопасность, а также объекты и логистические услуги. Руководство, выпущенное офисами OFO, можно найти здесь: https://www2.ed.gov/about/offices/list/ofo/programs. html На этой странице представлена информация о руководстве, выпущенном Министерством образования США (ED ) и его офисы. Руководящие документы отражают текущее мнение ED по теме. Они не создают и не предоставляют каких-либо прав для какого-либо лица и не налагают никаких требований, кроме тех, которые требуются в соответствии с применимыми законами и правилами. Руководящие документы не имеют силы и действия закона. Существует три определения категорий руководящих документов, описанных в Заключительном бюллетене Административно-бюджетного управления США (OMB) (Бюллетень GGP), опубликованном 18 января 2007 г. Они следующие: Руководящий документ — заявление ведомства, имеющее общую применимость и вступившее в силу в будущем, за исключением регламентационного постановления (согласно определению в Исполнительном указе 12866 с последующими или технический вопрос, или толкование законодательного или нормативного вопроса. (Раздел I(3), Бюллетень GGP. ) Важный инструктивный документ – как определено в Разделе I(4)(a) Бюллетеня GGP, инструктивный документ, распространяемый среди регулируемых организаций или широкой общественности, который, как можно обоснованно ожидать: Приводит к годовому эффекту на экономику в размере 100 миллионов долларов или более или оказать существенное неблагоприятное влияние на экономику, сектор экономики, производительность, конкуренцию, рабочие места, окружающую среду, общественное здоровье или безопасность, или государственные, местные или племенные правительства или сообщества; Создать серьезное несоответствие или иным образом помешать действию, предпринятому или запланированному другим агентством; Существенно изменить влияние на бюджет прав, грантов, сборов с пользователей или кредитных программ или прав и обязанностей их получателей; или Поднимать новые юридические или политические вопросы, вытекающие из правовых полномочий, приоритетов Президента или принципов, изложенных в Исполнительном указе 12866 с дальнейшими поправками. |