Как составить эффективный список гостей · Руководство по планированию мероприятия
Посмотрите, не называют ли вас эти имена: Микаэле и Тарек Салахи. Нет? Вы в хорошей компании. Они не были знакомы и с теми, кто отвечал за список гостей на официальном обеде в Белом доме в 2009 году. Но они вошли, лихо пожав руку президенту и пообщавшись с премьер-министром Индии. Инцидент перерос в скандал, закончившийся осуждением Конгресса и общественными насмешками. Все это на листе картона — приглашение .
Составление списка гостей — непростая задача. Кого вы приглашаете? Вы разрешаете плюсики? Как вы оцениваете посещаемость и как вы обеспечиваете соблюдение списка гостей? Это всего лишь несколько вопросов, которые в равной степени мелькают в мечтательных умах пап, будущих невест и секретарей Белого дома по социальным вопросам. Но не беспокойтесь; мы здесь, чтобы помочь.
Начните с широкой сети
Сохраните тщательное обдумывание для более позднего этапа планирования и включите в документ Word все, что приходит на ум.
Если вы планируете вместе с другими людьми, рассмотрите возможность создания документа в облаке (например, Google Doc), над которым ваша группа планирования сможет работать совместно. Пока не оспаривайте мнение других. Позвольте идеям приглашения течь, а затем посмотрите, каковы ваши цифры.
Создание разреза
Теперь, когда подсчитаны все, от Энди из бухгалтерии до Зельды в Цюрихе, установите некоторые критерии для сокращения списка. Во-первых, сколько человек вы действительно можете принять? Обычной практикой является приглашение большего количества гостей, чем у вас есть место, если вы знаете, что многие приглашенные в конечном итоге отклонят приглашение. Эмпирическое правило для свадьбы, например, состоит в том, чтобы ожидать присутствия 80% гостей из штата. Если приглашенные, скорее всего, не будут делиться новостями о своем включении с другими, вы также можете выбрать два списка: список «А», который получает первую партию приглашений, и список «Б», который постепенно сокращается по мере того, как те «отклоняют».
с сожалением» галочки открывают дополнительные места.
Далее, какова цель события? Наш менеджер по мероприятиям Эль Харала советует: «Вам нужна правильная толпа, а не просто толпа». День открытых дверей дает возможность пригласить самых разных гостей, но высокая посещаемость сама по себе не обязательно приводит к успеху. «Для открытых дверей требуется стратегическое мышление, — говорит наш операционный директор Брайан Джейн. «Вы хотите, чтобы они чувствовали себя сытыми, а не пустыми, чтобы люди, которые приходят, не чувствовали себя неловко. Но вы также хотите убедиться, что вы сосредоточились на той части списка, которая имеет наибольший потенциал для существенной прибыли ». В контексте корпоративной вечеринки разные цели диктуют совершенно разные списки гостей. Командообразующая вечеринка может выиграть от эксклюзивности, в то время как вечеринка в честь сотрудников, скорее всего, будет иметь большее влияние, если гости смогут насладиться вечером со своими близкими. И тут на помощь приходят плюсы.
Plus-Ones
Это вопрос, который ставит паузу в голосах неподготовленных и вызывает мурашки по спине скупых: «Могу ли я привести друга?». По словам Эмили Пост, супругов и партнеров всегда следует приглашать на свадьбы, но они могут быть исключены из деловых мероприятий, если бюджет или пространство ограничены. Уведомление о том, разрешать ли приглашенным приводить своих гостей, должно быть сделано заблаговременно, тщательно и ясно изложено. Это позволит избежать страшного уточняющего телефонного звонка или, что еще хуже, неожиданного человека у двери.
Маркетинг вашего мероприятия
Теперь, когда ваш список гостей был искусно составлен, гости должны прийти. Лэнс, наш вице-президент по управлению мероприятиями, призывает координаторов мероприятий подумать о вашем мероприятии с точки зрения приглашенных: «Предлагайте своим гостям. Создайте небольшой флаер, чтобы привлечь их внимание и вызвать у них интерес к посещению. Узнайте, что привлекает ваших гостей — еда, пиво или мероприятия, — и предложите им сделать перерыв в работе, чтобы насладиться этим особым событием».
Принуждение к списку (попрощайтесь с незваными гостями)
Если вы действительно выбили все из парка при планировании вечеринки, есть шанс, что к вам придут незваные гости. Есть два вида незваных гостей: гости гостей, которые предполагали, что могут прийти, и обычные незваные гости. В первом случае вам понадобится политика, предотвращающая неловкие моменты за дверью. Если у вашего лучшего торгового представителя есть дата, на которую он не ответил, в ваших интересах будет поприветствовать ее без колебаний. Но когда к вашей палатке подходит группа приятелей из колледжа, чтобы хорошо провести время, вам понадобится четкий список гостей, уверенный ответ и, возможно, даже два сильных вышибалы.
Еще со времен исключения празднования дня рождения в начальной школе списки гостей вызывали большой интерес и беспокойство. Но с небольшой подготовкой и последовательным планом решение, кого пригласить (а кому отказать), может быть процессом без слез.
Как составить список гостей — Кристина Ноэль
Послушайте рассказ Кристины о процессе составления списка гостей в Эпизод 21 Идеи для вечеринок и логистика с Кристиной Ноэль подкаст, выше.
Сегодня мы продолжаем серию «Планирование вечеринки 101» и рассказываем, как составить список гостей. Мы начали с выбора темы вечеринки, а затем перешли к выбору места проведения. Когда у вас есть тема и место для вечеринки, у вас уже есть хорошее представление о типе людей и количестве людей, которых вы сможете разместить.
Это может показаться простой отправной точкой, но при составлении списка гостей нужно учитывать достаточно вещей, поэтому он заслуживает отдельного поста.
Первый вопрос, который вы должны задать себе: «Я плачу за каждого человека или каждый платит по-своему?» Если вы платите, сейчас самое время примерно посмотреть на свой бюджет и посмотреть, сколько человек вы сможете разместить. Как только вы это узнаете, вы сможете понять, что сможете ответить на вопрос «кто и сколько» для большинства сторон. Например:
Спа-вечеринка в вашей гостиной: вы, вероятно, сможете разместить 6-12 гостей, которые любят делать женские вещи
Боулинг-вечеринка в бутик-кегельбане на той же улице: вам, вероятно, придется немного посчитать, сколько людей вы сможете вместить, а затем пригласить тех, кто любит активный отдых
Вечеринка с пивом и сыром в вашей гостиной: возможно вы сможете разместить 8-15 гостей, которые ценят хорошее пиво и/или сыр большая группа людей, но в идеале это будет столько людей, сколько вам нужно для каждой команды, плюс несколько заместителей, которым нравится быть активными в своей повседневной жизни
Вечеринка по случаю убийства в вашем доме: это количество участников зависит от игры, в которую вы играете, и убедитесь, что вы пригласили на вечер людей, которым понравится ролевая игра
A приятный ужин в ресторане: вам, вероятно, придется посчитать, сколько людей вы можете разместить, или, если вы не платите, выберите количество людей, которое легко сможет насладиться обществом друг друга, а затем обратиться к гурманам и хорошим собеседникам в вашей жизни, чтобы заполнить стол
A устройте вечеринку с пиццей на своей кухне: ограничивающим фактором для этой вечеринки, вероятно, является то, сколько пицц вы можете поместить в духовку одновременно, чтобы все ели в одно и то же время – и, конечно же, вы наверное, может пригласить кого-нибудь на эту вечеринку, потому что кто не любит делать пиццу сам?
Как только вы получите общее представление о том, в каком направлении вы движетесь, вы можете начать дорабатывать список гостей, выполнив следующие шаги.
Это самая интересная часть, где вы можете записать всех возможных участников. Подумайте о том, кого вы видели на прошлой неделе, подумайте о том, кого вы хотели бы увидеть за последние несколько месяцев. Просмотрите свои телефонные контакты и просмотрите свои последние сообщения в Facebook. Проверьте, кто ваши самые популярные контакты по электронной почте, и просмотрите стопку визитных карточек, лежащих в углу вашего стола. Удостоверьтесь, что вы рассматриваете плюсы и детей. Когда у вас есть полный список людей, которые могут присутствовать, гораздо проще определить лучших участников вечеринки.
Я всегда использую электронную таблицу Excel и сортирую людей по группам/столбцам в зависимости от того, как я их знаю. Таким образом, я могу убедиться, что все знают хотя бы одного человека на вечеринке (или имеют с ними что-то общее, о чем они могут говорить, пока наполняют свои бокалы). Это также поможет вам убедиться, что вы никого не забыли в общей категории.
Каждый раз, когда я путаюсь в списке гостей на вечеринке, это происходит потому, что я не тратил достаточно времени на запись всех возможных участников. Я подумал: «О, я знаю, кто обычно приходит на мои вечеринки», и в итоге я пропустил некоторых ключевых людей, которых следовало бы пригласить. Всегда обидно, когда такое случается
Шаг 2: Сократите список.Как только вы увидите список всех, кого вы могли бы пригласить, вы сможете лучше рассмотреть общую картину. Некоторые имена могут, очевидно, сойтись вместе. Возможно, вы хотели познакомить своего коллегу, который любит настольные игры, с вашим соседом, который искал нового приятеля в Scrabble. Джон и Джейми, возможно, в настоящее время планируют поездку во Францию. На самом деле партия может быть не ориентирована на женщин или мужчин. Вечеринка может не подходить для детей. Взгляните на список в целом и решите, что лучше всего подходит для вашей вечеринки. Вот два совета при сужении списка:
Мне нравится всегда следить за тем, чтобы в моем списке было несколько человек, которые, как я знаю, могут разговаривать с кем угодно.
Это очень полезные люди, особенно если все ваши гости еще не знают друг друга. Все в вашем списке не обязательно должны знать всех остальных, но наличие нескольких таких соединителей или запланированные действия могут полностью облегчить этот переход. Подробнее об этом в ближайшие месяцы Party 101.Если вы планируете вечеринку, на которой вам нужно определенное количество посетителей (вечеринка, посвященная расследованию убийства, вечер настольных игр, где вы хотите сыграть в 7 чудес на полную мощность и т. д.) и/или вы готовите еду много денег за гостя убедитесь, что вы приглашаете людей, которые, как вы знаете, являются надежными. У всех есть друзья, которые, как вы знаете, склонны отказываться в последнюю минуту, поэтому вечеринка, на которую вы ориентируетесь на определенное количество посетителей или вам нужно заплатить, если кто-то не появится, вероятно, не время приглашать этих людей.
Это очень полезные люди, особенно если все ваши гости еще не знают друг друга. Все в вашем списке не обязательно должны знать всех остальных, но наличие нескольких таких соединителей или запланированные действия могут полностью облегчить этот переход. Подробнее об этом в ближайшие месяцы Party 101. Вы заметите, что во введении к этому сообщению в блоге я сказал, что мы пытались выяснить, сколько людей вы можете разместить , а не пригласить.
Это потому, что, к сожалению, не все смогут прийти на вашу вечеринку. (Полный облом, я знаю.) Если есть очень конкретные люди, которых вы хотите там, обязательно зарегистрируйтесь с ними, прежде чем выбирать дату. В противном случае вы, вероятно, получите мешанину из своего списка приглашенных.
По своему опыту, как 28-летний житель города, я обнаружил, что если я приглашу 40 человек на вечеринку через один-два месяца, 20 человек (50%) ответят да, а затем около 12 (60 % из тех, кто сказал “да”, 30 % из тех, кого вы пригласили) придут в день вечеринки. Я бы не стал использовать эту статистику как эмпирическое правило, вы должны выяснить, что работает в вашей собственной команде. Я спросил подругу, которая живет в пригороде, чьи друзья довольно часто тусуются вместе, и она сказала, что на крупное мероприятие (например, вечеринку по случаю 30-летия) она получает около 80% явки, тогда как, если это просто обычное мероприятие, она получает около явка 50%.
Начните с малого, посмотрите, сможете ли вы приблизительно оценить, сколько людей обычно говорят «да», и вы сможете наращивать их количество.
Взгляните на тех, кого вы обвели кружком, отметили звездочкой или выделили в исходном списке гостей. Убедитесь, что вы разрешили людям приходить с плюсами и/или их детьми на вечеринку (если вы того пожелаете). И все — готово.
Вещи, о которых не стоит слишком долго беспокоиться.Несмотря на то, что вы завершили составление списка гостей, помните, что технически это скользящий список приглашенных, а не список А и Б. Если вы действительно кого-то забыли, вы всегда можете поймать кого-то лично или позвонить кому-нибудь, чтобы сказать: «Знаешь что, ты обязательно должен прийти на эту вечеринку, которую я устраиваю», без слишком неловкости.
Это хорошее время для многоуровневых приглашений. И вот в чем дело. Я даже не уверен, что они многоуровневые. Обычно я обнаруживаю, что у меня получается несколько небольших групп людей, которые уже знают друг друга, и я не могу пригласить одну, не пригласив всех, поэтому я могу просто не пригласить всю группу в первый день.
Иногда я рассылаю приглашения в группу, к которой, по моему мнению, группа относится больше всего, получить представление о том, смогут ли люди присоединиться, а затем через 1-2 дня отправить приглашение второй группе. Они не совсем многоуровневые, вы просто хотите убедиться, что у вас есть место для достаточного количества людей, чтобы все знали кого-то там. У кого-нибудь есть мысли по этому поводу? Поскольку это свадьба, а не вечеринка, я предлагаю просто устроить вторую вечеринку для второй группы.
Единственный случай, когда я думаю, что стоит составить список гостей, прежде чем выбрать место, это свадьба. Свадьба — это событие, на котором вы хотите, чтобы все, кто только может быть там, разделили ваш большой день со всеми важными людьми в вашей жизни. Случайная вечеринка у вас дома? Не подвергайте себя такому сильному давлению. Если вы новичок в организации вечеринок, начните с малого, будьте проще и не беспокойтесь, если вы не сможете пригласить все свои группы друзей на одну и ту же вечеринку.
В один прекрасный день вы можете либо (а) работать над этим, либо (б) купить себе квартиру побольше, чтобы они все действительно поместились.Не утруждайте себя попытками получить стабильное соотношение самцов и самок. В зависимости от того, на каком этапе вашей жизни вы находитесь, все будет меняться. Если есть только один выброс, возможно, стоит подумать о том, чтобы не приглашать их, но в целом участники сами решают, хотят ли они присоединиться к веселью. (Если вы используете инструмент онлайн-приглашения, такой как Evite, другие могут даже видеть, кто еще был приглашен, чтобы они могли принять решение в соответствии с тем, как им удобно.)
В один прекрасный день вы можете либо (а) работать над этим, либо (б) купить себе квартиру побольше, чтобы они все действительно поместились.Если все, кого вы приглашаете на вечеринку, состоят в паре, не забудьте дать одиноким друзьям возможность привести плюс один (друг, романтический партнер, коллега, кто угодно).
Пришло время начать замеры, есть ли люди, придерживающиеся определенных диет.
Вероятно, это не должно влиять на список приглашенных, но просто сделайте пометку на потом.Если у вас очень большая компания друзей, и вы беспокоитесь о том, чтобы не обидеть людей, я бы попытался выяснить, есть ли логичный способ разделить группу. Будь то мальчики/девочки, любители пива/винопития, люди, которые любят поздно ложиться спать/люди, которые рано встают, я бы нашел очень очевидное разделение, чтобы у вас был ответ, если кто-нибудь спросит. Когда я сказал об этом Бену, он сказал: «Значит, ты просто говоришь, что планируешь больше, чем одну вечеринку». Да, наверное…
Вероятно, это не должно влиять на список приглашенных, но просто сделайте пометку на потом.–
Недавно меня спросили, действительно ли вам нужен список гостей для вашей вечеринки. Технически ответ – нет. Нет никаких причин, по которым вам действительно нужно делать этот шаг, прежде чем приглашать людей. Я просто иногда бываю рассеянным и измотанным. (Например, в тот раз я составила полный список для вечеринки и забыла внести в него своего парня.) Так что, если у вас есть группа друзей, которых вы бы пригласили на вечеринку, я все же рекомендую записать ее.