Оптимальный план составления презентации, советы и методы
Для того, чтобы сделать качественную и эффективную презентацию, необходимо ее заранее спланировать и обрисовать в общих чертах. Это помогает систематизировать свои мысли и донести их до слушателей. Кроме того, хороший план составления презентации сэкономит время для подготовки материала, а также придаст уверенность во время доклада. Предлагаем вам несколько советов, как составить план презентации.
Содержание
- 1 Что такое планирование
- 2 Предварительный план для презентации
- 3 Мозговой штурм
- 4 Обрисовка презентации
- 5 Элементы презентации
- 5.1 Шаблоны PowerPoint
- 5.2 Утверждения и аргументы
- 5.3 Тематические предложения
- 6 Предварительный проект
Что такое планирование
С вопросами планирования мы встречаемся ежедневно — составляем списки желаний, дел, покупок, распределение финансов и этот перечень можно продолжать.
Мы все время планируем, даже не отдавая себе в это отчет. Записать все эти планы на бумагу, распределить их по категориям, определить их актуальность и рассчитать, сколько времени они займут — вот основная задача.
Такой же порядок действий относится к составлению плана для презентаций. На первый взгляд это кажется очень сложным, но не стоит волноваться. Думайте об этом как об огромном списке покупок, заполненном различными категориями, организованными по темам. Подробный список наверняка помогает вам ориентироваться в большом магазине намного эффективнее. Поможет план и при создании презентаций.
Предварительный план для презентации
Прежде чем приступить к выполнению задачи, надо четко сформулировать для себя ее «общую картинку». Подумайте о теме и последовательности ее раскрытия, стиле, методах и средствах (в том числе технических), продолжительности. Не думайте на этом этапе о деталях. Главное — тема, которую вы хотите осветить.
Не будьте слишком избирательными по отношению к идеям, которые приходят вам в голову.
Все они одинаково актуальны и заслуживают внимания на данном этапе.
Все они одинаково актуальны и заслуживают внимания на данном этапе.Мозговой штурм
Это, безусловно, самый действенный способ планировать контент. Это необходимая часть любого творческого процесса. Дайте полную свободу своему креативному мышлению в заданном направлении. Здесь главным условием является знание в совершенстве предмета или темы презентации. В результате такого мозгового штурма появляются совершенно новые решения.
На этом этапе нет плохих идей. Записывайте все, что приходит в голову, и пока не беспокойтесь о планировании.
Очень полезно вовлечь своих друзей в процесс мозгового штурма. Если вы не работаете в офисе с командой, где можно обмениваться идеями, узнайте мнение окружающих о вашей презентации. Кратко расскажите им о своей теме и спросите, что кажется наиболее интересным. Знание того, что люди хотят услышать по вашей теме, действительно может помочь спланировать эффективную презентацию.
Обрисовка презентации
Теперь, когда вы продумали в общих чертах свою работу, пора заняться составлением отдельных пунктов. Первое, что нужно сделать, это придумать основные тезисы. Это важный момент для подготовки презентации. Обычно, общая тема разбита на подтемы или пункты.
В презентации, как правило, используют три или четыре основных раздела. Старайтесь не брать больше, поскольку вам действительно нужно уделять достаточно времени каждому из них.
Когда вы закончите выбирать темы, пора их структуировать. Для этого нужно решить, какая из них будет взята за основу. Представьте, что вы проводите презентацию о сетевом маркетинге.
- Ваша цель — представить новый, более удобный для потребителей способ привлечения потенциальных клиентов.
- Ваши три основные темы — это потребительский спрос и рыночные предложения, социальные сети, пользовательский опыт.
- В идеале вам следует представить первую тему базовой теории потребительской этики, затем перейти к области применения в социальных сетях, а потом обсудить взаимодействие с пользователем как возможное решение.
Ваша последняя тема всегда должна быть ответом на вопрос или «решением» проблемы основной идеи.
Элементы презентации
Когда вы закончите с формированием разделов, напишите их на листе, оставив пространство между ними.
Конечно, это не всегда должен быть именно лист бумаги. Вы можете написать свой план где угодно.
Если вам нужно проводить много презентаций, приобретение программного обеспечения, которое поможет вам в планировании и организации, является разумным вложением.
Но это не обязательно, ведьесть много бесплатных планировщиков на выбор. Эти инструменты полезны для визуального отображения ваших идей. Они помогают увидеть полную картину контента. Это делает планирование более эффективным и простым.
Шаблоны PowerPoint
Отличный способ создать свой план без платного программного обеспечения — использовать мощь шаблонов PowerPoint. Эта программа предлагает много вариантов, ориентированных на нишевые темы и предметы.
Найдите те, которые больше всего подходят вашему предмету презентации. Затем приступайте к их заполнению своим контентом и просмотрите структуру всей презентации на одной диаграмме или слайде.
Утверждения и аргументы
Основные моменты — это ваши ключевые ориентиры в схеме. Это ваши заявления о продукте, услуге, бизнес-идее и т.д. О чем бы ни была ваша презентация в PowerPoint — вы говорите об определенной теме. И всякий раз, когда вы это делаете, вы должны доказать обоснованность своей основной идеи и аргументировать свою позицию. В презентации не должно быть более четырех основных пунктов или утверждений.
Каждое утверждение поддерживается несколькими аргументами. Обычно есть 3-4 аргумента на один основной пункт.
Аргументы — это ваше исследование. Это логика того, что вы утверждаете. Это все, что вы можете сказать в пользу своего проекта.
Общий совет — начинайте с самого слабого аргумента и заканчивайте самым сильным. Это применимо к каждому основному пункту индивидуально, но вы можете использовать эту логику и для презентации в целом.
Тематические предложения
Такие предложения должны появляться в начале каждого основного пункта презентации PowerPoint. Их основная цель — четко изложить главную мысль. В идеале тематическое предложение должно озвучивать все аргументы, которые вы будете использовать, чтобы поддержать основную мысль.
Это еще и мощный стилистический инструмент. Его обязательная цель — обеспечить плавный переход от одного раздела к другому. Таким образом, ваше тематическое предложение должно кратко упомянуть все аргументы, которые вы будете использовать, а также как-то связать основные моменты, чтобы переход казался логичным и плавным.
Например, представьте, что вы делаете презентацию, в которой предпочтение отдается одному продукту по сравнению с другим. Ваш первый главный момент — это меньшая стоимость. Ваш следующий основной момент касается экологических факторов. Тематические предложения между этими двумя основными пунктами должны быть примерно такими: Даже если вас не волнует стоимость, факты 1, 2 и 3 являются отличным аргументом в пользу его экологических преимуществ.
Тематические предложения помогут систематизировать основные моменты, которые составляют основу презентации.
Предварительный проект
Предварительный набросок — очень интересная часть составления плана презентации. Это интересно, потому что сочетает в себе планирование и мозговой штурм. По сути, этот шаг заключается в том, чтобы записать любую информацию, которую можно включить в презентацию. Это могут интересные факты, удачная шутка, последние исследования, красивое словосочетание, слоган и т.д.
Помните, что это всего лишь черновик. Составление плана — это предварительный процесс. Все, что вы пишете на бумаге, можно потом изменить. Цель плана — дать вам более полную картину того, о чем вы будете говорить во время презентации. Если эта информация изменится после того, как вы закончите набросок, то вы можете легко внести коррективы.
Фактически, предварительный проект помогает по-настоящему взглянуть на информацию визуально и оценить ее.
Это поможет выявлять все недостатки на ранней стадии, а не во время презентации.Используя эти простые советы вы быстро и качественно составите план для своей презентации и приступите к ее созданию, используя PowerPoint.
Как создать костяк будущей презинтации — ее план, вы узнаете из видео.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Как создать эффективный план презентации • BUOM
При подготовке к презентации есть несколько способов убедиться, что вы поделились актуальными идеями. Одним из инструментов, помогающих выступающим в выступлении, является план презентации. Планы презентаций дают вам возможность упорядочить свои мысли и создать логический ход обсуждения. В этой статье мы рассмотрим, что такое план презентации, объясним, почему он важен, предложим шаги, которые необходимо предпринять при его создании, и дадим несколько советов.
Что такое план презентации?
План презентации — это краткое изложение выступления или презентации. Это суммирует то, чем кто-то планирует поделиться со своей аудиторией. Выступающие часто используют их перед написанием черновика своей речи, так как это может помочь им организовать свои мысли. Планы презентаций также помогают спикерам собирать информацию для представления своих идей.
Почему вы должны создать план презентации?
Наброски презентации могут помочь вам подготовиться к выступлению или презентации. Они дают вам четкий путь для перехода вашей аудитории из ее текущего статуса в то, где вы хотите, чтобы они были. Другие преимущества использования плана презентации включают в себя:
Экономия времени благодаря мозговому штурму презентации
Помогает структурировать идеи, чтобы они текли и появлялись в логическом порядке.
Определить, какие идеи оставить в презентации
Группировка идей по основным пунктам для создания отдельных слайдов
Помощь в репетиции презентации путем рассмотрения основных моментов
Предоставление наглядного пособия для просмотра во время презентации
Как создать план презентации
Выполните следующие действия при создании плана презентации:
1.
Подумайте о цели вашей презентацииПри создании схемы презентации определите свою цель. Чтобы найти это, подумайте о том, что вы хотите, чтобы ваша аудитория получила или поддержала после вашего обсуждения. Например, некоммерческая организация, которая строит колодцы для бедных, может провести презентацию, чтобы убедить слушателей пожертвовать деньги. Сделайте свою цель конкретной и измеримой, чтобы вы могли сосредоточиться на своей презентации. Общие цели презентаций включают:
Развлекательный
Воспитание
Информирование
Убеждение
Мотивация
Вдохновение на действие
2. Создайте структуру
Затем создайте структуру презентации. Здесь подумайте, какое место в вашем выступлении занимает каждая из ваших тем для обсуждения и какой вспомогательный материал вы планируете использовать. Один из способов организовать вашу структуру — использовать стикеры для записи каждого пункта, чтобы вы могли перемещать его и видеть, как каждый пункт соединяется со всей презентацией.
Вы также можете записать, сколько времени занимает представление каждого раздела. Три основных компонента презентации:
Введение
Основная часть
Заключение
3. Привлекайте внимание
Планируя презентацию, подумайте, как вы хотите ее открыть. Например, вы можете спросить свою аудиторию, знают ли они, какая компания является лидером продаж в их отрасли. Другой вариант — поделиться связанной историей или использовать цитату. Ключевым моментом здесь является найти способ вовлечь вашу аудиторию на ранней стадии и задать тон для остальной части вашего обсуждения.
4. Подумайте о визуальном контенте
Подумайте, хотите ли вы добавить в презентацию изображения, видео или другой визуальный контент. Хотя план может не включать ваши визуальные характеристики, вы можете указать, где разместить фотографии или другие элементы. Другой визуальный контент, который следует учитывать, — это тип шрифта и цвета, которые вы используете для текста на слайдах.
Цвет может помочь вам передать определенные эмоции, например, красный может передать волнение и страсть.
5. Включите призыв к действию
Придумайте творческий призыв к действию, который может вдохновить вашу аудиторию на желаемый ответ. Например, человек, предлагающий потенциальному клиенту рекламное предложение, может попытаться убедить его купить новый продукт своей компании или подписаться на бесплатную демонстрацию. Пусть ваша аудитория знает, что они получают от выполнения действия.
Советы по созданию более эффективной презентации
Вот несколько советов, как создать более эффективную презентацию:
Добавьте цитаты, данные или отзывы. Дополнительная информация, такая как цитаты, данные или отзывы, может помочь сделать вашу презентацию более привлекательной для аудитории и поддержать ваши идеи.
Знайте свою аудиторию. Заранее изучите и узнайте свою аудиторию, чтобы вы могли сделать свою речь понятной и включить для них ценную информацию, исходя из уровня знаний, которыми они обладают в настоящее время.
Собирайте отзывы: попрактикуйтесь в презентации своей презентации и попросите честных отзывов, чтобы понять, какие корректировки нужно внести.
Используйте маркированные списки. Если вы используете презентацию в виде слайд-шоу, чтобы сопровождать свое выступление, включите свою информацию в маркированные списки, чтобы помочь вашей аудитории легко просмотреть.
Помните о своем времени: когда вы делаете презентацию, помните об ограничении времени, которое у вас есть, и старайтесь быть кратким, чтобы ваша аудитория оставалась заинтересованной.
Шаблон схемы презентации
Используйте этот шаблон, чтобы помочь вам создать план презентации:
Введение
Открывающий или привлекающий внимание элемент
Важность темы
Актуальность темы для аудитории.
Тезис и предварительный просмотр плана презентации, включая предстоящие цели обучения
Первая точка
Первая точка
Вспомогательный материал
Второй пункт (если применимо)
Второй момент
Вспомогательный материал
Заключение
Краткое изложение обсуждаемой темы и того, что узнала аудитория
Обзор основных моментов целей обучения
Призыв к действию
Пример плана презентации
Вот пример схемы презентации для обсуждения выращивания трав:
Введение
Вставьте статистику о том, сколько денег потребители могут сэкономить, выращивая собственные травы.
Расскажите о том, как легко и недорого начать выращивать травы
Свяжитесь с жителями домов престарелых, поделившись тем, как это может улучшить их здоровье
Первая точка
Приготовление с травами
Как травы придают вкус блюдам
Фото блюд с зеленью
Второй момент
Лекарственные травы
Приведите примеры некоторых полезных свойств трав для здоровья.
Фото трав, используемых в медицинских целях
Заключение
Назовите различные виды трав.
Поощряйте аудиторию начать выращивать свои собственные травы
11.2 Планирование презентации – успехи учащихся
Глава 11 Навыки проведения презентаций
Чтобы продумать стратегию своей презентации, вы должны перейти от размышлений только о себе к тому, как вы будете взаимодействовать с внешним миром, который, конечно же, включает вашу аудиторию и окружающую среду.
Этот раздел посвящен тому, чтобы помочь вам подготовить стратегию презентации, выбрав соответствующий формат , подготовить анализ аудитории, убедиться, что ваш стиль отражает вашу подлинную личность и сильные стороны, а тон соответствует случаю.
Затем, после того как вы выбрали подходящий канал, вы начнете составлять проект презентации, сначала рассмотрев общие и конкретные цели вашей презентации и используя схему для отображения ваших идей и стратегии.
Вы также научитесь обдумывать, следует ли включать в свою презентацию обратные каналы или другие технологии, и, наконец, вы начнете думать о том, как разработать вспомогательные средства для презентации, которые будут поддерживать вашу тему и подход.
К концу этой главы вы должны быть вооружены твердой стратегией, позволяющей подходить к презентации таким образом, чтобы он был подлинным, сбалансированным с знанием того, что в ней есть для вашей аудитории, и при этом максимально использовать окружающую среду.
Включая FAST
Вы можете использовать аббревиатуру FAST для разработки своего сообщения в соответствии с элементами формата , аудиторией, стилем, и тоном . Когда вы работаете над презентацией, как и при письме, вы будете полагаться на FAST, чтобы сделать выбор.
- Формат F – Какой тип документа вы будете использовать? Каковы элементы этого типа документа?
- Аудитория – Кто получит ваше сообщение? Каковы их ожидания? Что в этом для них?
- S tyle – Какой характер у вашего письма? Рассмотрите такие вопросы, как выбор слов, длина предложения и пунктуация.
- T один – Как вы хотите, чтобы ваша аудитория отнеслась к вашему сообщению? Является ли ваше сообщение формальным или неформальным? Положительный или отрицательный? Вежливый? Прямой или косвенный?
Существует шаблон формы FAST для заполнения.
Во-первых, вам нужно подумать о формате вашей презентации.
Это выбор между типами представления. В своей профессиональной жизни вы столкнетесь с каналами вербального общения, указанными в следующей таблице. Столбец «Цель» помечает каждый канал назначением (I = информировать, P = убеждать или E = развлекать) в зависимости от наиболее вероятной цели этого канала.
| Канал | Направление | Уровень формальности | Назначение | |
|---|---|---|---|---|
| Речь | Один ко многим | Официальный | Низкий Односторонний | И, П, Е |
| Презентация | Один или несколько ко многим | Официальный | Переменная Часто включает вопросы и ответы | И, П, Е |
| Панель | От нескольких до многих | Официальный | Высокий уровень вопросов и ответов | И, П |
| Встреча | Группа | Неофициальный | Высокий | И, П |
| Телеконференция | Группа | Неофициальный | Высокий | И, П |
| Мастерская | Один ко многим | Неофициальный | Высокий уровень совместной работы | I (обучение) |
| Вебинар | Один ко многим | Официальный | Низкий | я |
| Подкаст | Один ко многим | Официальный | Низкий уровень записи | И, П, Е |
При выборе формата необходимо учитывать и другие факторы.
Например, количество динамиков может повлиять на выбранный вами формат. На панелях и презентациях может выступать более одного докладчика. На совещаниях и телеконференциях будут общаться несколько человек. В условиях семинара один человек обычно ведет мероприятие, но часто между участниками существует высокий уровень сотрудничества.
Местонахождение участников также повлияет на ваше решение. Например, если все участники не могут находиться в одной комнате, вы можете выбрать телеконференцию или вебинар . Если важна асинхронная доставка (участники получают доступ к презентации в разное время), вы можете записать подкаст . При выборе технологичного канала, такого как телеконференция или вебинар, обязательно протестируйте свое оборудование и убедитесь, что у каждого участника есть доступ ко всем необходимым материалам, прежде чем вы начнете.
Когда ваша презентация посвящена курсовому заданию, часто эти вопросы указываются для вас в задании.
Но если это не так, вы можете рассмотреть лучший формат для вашей темы, контента и аудитории. После того, как вы выбрали формат, убедитесь, что ваше сообщение подходит для вашей аудитории. Вам нужно подумать о следующих проблемах:
- Какие ожидания будут у зрителей?
- Каков контекст вашего сообщения?
- Что аудитория уже знает по теме?
Форма анализа аудитории
- Анализ – Кто получит ваше сообщение?
- Понять — что они уже знают или понимают о вашем предполагаемом сообщении?
- Демография – Каков их возраст, пол, уровень образования, профессия, должность?
- Интерес – Каков уровень их интереса/вложений в ваше сообщение? (Что в этом для них?)
- Окружающая среда. В какую обстановку/реальность погружена ваша аудитория и каково ваше отношение к ней? Каково их вероятное отношение к вашему сообщению? Учитывали ли вы культурные различия?
- Need – Какая информация нужна вашей аудитории? Как они будут использовать информацию?
- Индивидуализация. Как вы адаптируете свое сообщение, чтобы оно лучше подходило вашей аудитории?
- Ожидания. Чего ваша аудитория ожидает от вас или вашего сообщения?
Как вы адаптируете свое сообщение, чтобы оно лучше подходило вашей аудитории?Вот шаблон формы анализа аудитории для заполнения.
Далее вы рассмотрите стиль вашей презентации. Некоторые из вещей, которые вы узнали о себе как о спикере в предыдущих упражнениях на самосознание, повлияют на стиль вашей презентации. Возможно, вы предпочитаете выступать официально, ограничивая свое взаимодействие с аудиторией, или, возможно, вы предпочитаете более разговорный, неформальный стиль, где ключевым элементом является обсуждение. Возможно, вы предпочитаете освещать серьезные темы или, возможно, вам нравится произносить юмористические речи. Стиль — это ваша индивидуальность!
Наконец, вы выберете тон для своей презентации. Ваш голос, язык тела, уровень уверенности в себе, одежда и использование пространства — все это влияет на настроение, которое принимает ваше сообщение.
Подумайте, как вы хотите, чтобы ваша аудитория чувствовала себя, когда они покидают вашу презентацию, и подходите к ней с учетом этого настроения.
Ваша презентация будет иметь общую и конкретную цель. Вашей общей целью может быть информирование, убеждение или развлечение. Вполне вероятно, что любая речь, которую вы разрабатываете, будет иметь сочетание этих целей. Большинство презентаций имеют некоторую развлекательную ценность, даже если они в первую очередь направлены на информирование или убеждение. Например, говорящий может начать с шутки или драматического вступления, хотя его речь в основном носит информационный характер.
Ваша конкретная цель касается того, что вы собираетесь информировать, убеждать или развлекать свою аудиторию — основной темы вашего выступления. Каждый приведенный ниже пример включает две части информации: во-первых, общее назначение; во-вторых, конкретная цель.
Рассказать зрителям о моей любимой машине Форд Мустанг.
Убедить аудиторию в том, что глобальное потепление представляет угрозу для окружающей среды.
Стремитесь говорить 90% отведенного вам времени, чтобы у вас было время ответить на вопросы аудитории в конце (при условии, что вы разрешили это). Если вопросы аудитории не ожидаются, стремитесь к 95 процентов. Не переусердствуйте: слушателям может понадобиться уйти в другое место сразу после презентации, и вы почувствуете себя некомфортно, если они начнут собираться и уходить, пока вы еще говорите. И наоборот, вы не хотите заканчивать слишком рано, так как они могут чувствовать, что они не получили «стоимость своих денег».
Чтобы оценить время вашего выступления во время подготовки, вы можете
- Установите таймер, пока вы выполняете несколько тренировочных пробежек, и получите среднее значение.
- Пропустите текст речи через онлайн-таймер речи.
- Оценка основана на количестве слов (средний человек говорит со скоростью около 120 слов в минуту).
Вы можете увеличить свои шансы достичь цели по времени во время выступления, отмечая в своих заметках примерное время в определенные моменты.
Например, если ваше выступление начинается в 14:00, вы можете отметить 2:05 в начале своих заметок для основного раздела, чтобы вы могли быстро взглянуть на часы и убедиться, что вы попали в цель. Если вы успеваете быстрее, сознательно старайтесь чаще делать паузы или говорить медленнее, или немного ускориться, если вам не хватает времени. Если вам нужно изменить время во время выступления, делайте это постепенно. Аудитория будет раздражаться, если вы начнете говорить в умеренном темпе, а затем вдруг поймете, что у вас не хватит времени, и переключитесь на скорострельность!
Вы когда-нибудь были на конференции, где спикеры задавали вопросы аудитории через социальные сети? Возможно, кто-то из ваших учителей в школе использовал Твиттер для комментариев и вопросов учащихся или попросил вас проголосовать за вопрос в онлайн-опросе. Технологии предоставили спикерам новые способы взаимодействия с аудиторией в режиме реального времени, и они могут быть особенно полезны, когда аудитория не может делиться своими мыслями в устной форме, например, когда аудитория очень большая или когда они не все в одном месте.
Эти вторичные или дополнительные средства взаимодействия с аудиторией называются обратными каналами , и вы можете включить их в свою презентацию, в зависимости от ваших целей. Они могут быть полезны для вовлечения более интровертированных членов аудитории, которым может быть неудобно говорить устно в большой группе. Использование общедоступных социальных сетей, таких как Страница Facebook или лента Twitter, также может помочь распространить ваше сообщение среди более широкой аудитории, поскольку члены аудитории делятся сообщениями, связанными с вашим выступлением, в своих сетях. Из-за этого обратные каналы часто включаются в конференции; они помогают продвигать конференцию и ее спикеров как во время, так и после мероприятия.
Тем не менее, есть некоторые предостережения, связанные с использованием этих обратных каналов. Если, например, вы просите свою аудиторию задать свои вопросы через Twitter, вам нужно будет выбрать хэштег, чтобы они добавляли их к сообщениям, чтобы вы могли легко их найти.
Вам также понадобится помощник, который будет сортировать и выбирать вопросы аудитории, на которые вы будете отвечать. Это слишком отвлекает выступающего, если он делает это самостоятельно во время презентации. Однако вы можете отвечать на вопросы и комментарии аудитории после презентации через социальные сети, пользуясь преимуществами как письменных, так и устных каналов для распространения вашего сообщения.
Создание контура
Как и в случае с любым другим типом обмена сообщениями, полезно создать план своей речи или презентации, прежде чем создавать их полностью. Это гарантирует, что каждый элемент находится в нужном месте, и дает вам возможность начать, чтобы избежать страшной пустой страницы. Вот шаблон схемы, который вы можете адаптировать для своих целей. Замените заполнители в столбце содержания своими идеями или точками, а затем сделайте несколько заметок в устной и визуальной форме о том, как вы будете поддерживать или подчеркивать эти моменты, используя методы, которые мы обсуждали.
Этот план подходит для презентации, предназначенной для информирования или убеждения. Вы заметите, что это похоже на план исследовательской работы.
| Секция | Содержимое | Вербальная и визуальная передача |
|---|---|---|
| Введение |
| |
| Корпус |
| |
| Заключение |
|
1 специальная информация 1Введение
В начале вашего выступления нужно привлечь внимание , чтобы сразу заинтересовать вашу аудиторию. Выберите привлекающее внимание устройство, исходя из того, что лучше всего подходит для вашей темы. Все вступление должно занимать от 10 до 15 процентов всей речи, поэтому постарайтесь сделать этот раздел коротким. Вот некоторые устройства, которые вы можете попробовать для привлечения внимания:
| Привлекающий внимание | Назначение | Примеры |
|---|---|---|
| Заявление о предмете | Заявление о предмете уместно, но не самый интересный выбор. | В современном мире мы окружены статистической информацией, поэтому понимание статистики становится первостепенной задачей для гражданственности в двадцать первом веке. |
| Ссылка на аудиторию | Ссылка на аудиторию подчеркивает что-то общее для аудитории, что вызовет у них интерес к теме. | Как специалисты по кадрам, мы с вами понимаем важность управления талантами. В сегодняшнем конкурентном мире нам необходимо инвестировать в привлечение и удержание лучших талантов для достижения успеха в наших организациях. |
| Котировка | Поделитесь мудрыми словами другого человека. Вы можете найти цитаты в Интернете, которые охватывают практически любую тему. | Оливер Голдсмит, писатель, поэт и врач шестнадцатого века, однажды заметил, что «истинное использование речи заключается не столько в том, чтобы выразить наши желания, сколько в том, чтобы скрыть их». |
| Текущее событие | Обратитесь к текущему событию в новостях, которое демонстрирует актуальность вашей темы для аудитории. | 10 января 2007 года Скотт Энтони Гомес-младший и его сокамерник сбежали из тюрьмы Пуэбло, штат Колорадо. Во время побега дуэт попытался спуститься с крыши тюрьмы, используя импровизированную лестницу из простыней. Во время попытки Гомеса взобраться на здание он поскользнулся, упал с высоты 40 футов и повредил спину. После того, как его быстро задержали, Гомес подал иск против тюрьмы за то, что ему было слишком легко сбежать. |
| Историческое событие | Сравните или сопоставьте свою тему с историческим событием. | В 1960-х и 1970-х годах Соединенные Штаты вмешались в гражданский конфликт между Северным и Южным Вьетнамом. Результатом стала затяжная война на истощение, в которой погибло много американских жизней, а стране Вьетнама был нанесен огромный ущерб и разрушения. Мы видели подобную войну в Ираке. Американцы погибли, а стабильность в регион еще не вернулась. |
| Анекдот, притча или басня | Анекдот — это краткий отчет или рассказ об интересном или юмористическом событии, а притча или басня — это символический рассказ, призванный преподать жизненный урок. | В июле 2009 года старшеклассница по имени Алекса Лонгейра шла по главному бульвару недалеко от своего дома на Статен-Айленде, штат Нью-Йорк, и набирала сообщение на своем мобильном телефоне. Не обращая внимания на окружающий мир, она сделала шаг и упала прямо в открытый люк (Уитни, 2009 г.). Древнегреческий писатель Эзоп рассказал басню о мальчике, который опустил руку в кувшин с фундуком. Мальчик схватил столько вкусных орехов, сколько смог. Но когда он попытался вытащить их, его рука не прошла через горлышко кувшина, потому что он схватил так много фундука. Вместо того, чтобы уронить некоторые из них, чтобы его рука поместилась, он разрыдался и плакал о своем затруднительном положении. Мораль этой истории? «Не пытайтесь сделать сразу слишком много» (Эзоп, 1881). |
| Удивительное заявление | Странный факт или статистика, связанная с вашей темой, которая пугает вашу аудиторию. |
|
| Вопрос | Вы можете задать либо вопрос, который требует ответа от вашей аудитории, либо риторический вопрос, который не требует ответа, но предназначен для того, чтобы заставить их задуматься над темой. |
|
| Юмор | Шутка или юмористическая цитата могут работать хорошо, но чтобы использовать юмор, вы должны быть уверены, что ваша аудитория найдет комментарий забавным. Вы рискуете оскорбить зрителей или оставить их в недоумении, если они не поймут шутку, поэтому сначала проверьте ее на ком-нибудь еще! | «Единственное, что мешает Богу послать еще один потоп, это то, что первый был бесполезен». — Николя Шамфор, французский писатель шестнадцатого века |
| Личный номер | Обратитесь к рассказу о себе, имеющему отношение к теме. | Осенью 2008 года я решил, что пора взять свою жизнь в свои руки. После долгих лет страданий от ожирения я решил рискнуть и сделать обходной желудочный анастомоз, чтобы наконец победить болезнь. |
| Справочник по случаю | Это устройство применимо только в том случае, если ваша речь связана с определенным событием, например, тост на свадьбе, церемониальная речь или выпускной вечер. | Сегодня мы собрались здесь, чтобы отпраздновать свадьбу двух замечательных людей. |
Выше приведены несколько вариантов для привлечения внимания, но помните, что вам, скорее всего, понадобится только один. После привлечения внимания следует остальная часть вашего вступления. Нужно сделать следующее:
- Привлечь внимание аудитории
- Укажите цель вашего выступления
- Установить доверие
- Дайте публике повод послушать
- Указатель основных идей
Корпус
Для учащихся высших учебных заведений ваша презентация в классе, скорее всего, будет выполнять такое задание, как представление результатов исследовательской работы или подведение итогов урока.
Важно понимать, что ваша презентация не обязательно должна включать все вашей информации. На самом деле неразумно (и очень скучно) читать всю исследовательскую работу в презентации. Выберите важные и интересные вещи, которые вы хотите выделить в своей презентации.
Ваша аудитория будет думать про себя, Почему я должен слушать эту речь? Что это значит для меня? Одна из лучших вещей, которую вы можете сделать в качестве оратора, — это ответить на эти вопросы в самом начале своего тела, если вы еще не сделали этого во время вступления. Это поможет заручиться их поддержкой на раннем этапе и заполнит пробелы в пункте 9.0009 кто, что, когда, где, почему, и как в их головах.
Вы можете использовать структуру для организации тем. Соберите общие идеи, которые вы хотите передать. Часто существует более одного способа организовать речь. Некоторые из ваших пунктов могут быть опущены, а другие разработаны более полно, в зависимости от цели и аудитории.
Вы будете уточнять эту информацию до тех пор, пока не получите необходимое количество основных пунктов. Убедитесь, что они различны, и сбалансируйте содержание своей речи, чтобы вы тратили примерно одинаковое количество времени на обращение к каждому из них. Убедитесь, что вы используете параллельную структуру, чтобы убедиться, что каждый из ваших основных моментов сформулирован одинаково. Последнее, что нужно сделать при работе над своим телом, — это убедиться, что ваши точки расположены в логическом порядке, чтобы ваши идеи естественным образом перетекали от одной к другой.
Практические примеры
В зависимости от темы часто полезно использовать практические примеры, чтобы продемонстрировать свою точку зрения. Например, если ваша презентация посвящена последствиям глобального потепления, было бы разумно упомянуть некоторые знакомые стихийные бедствия, связанные с глобальным потеплением. Если ваша презентация посвящена тому, как сделать хорошую презентацию, вы можете упомянуть несколько конкретных примеров того, что может пойти не так, если выступающий не организован.
Эти практические примеры помогают аудитории связать контент с реальной жизнью и лучше понять его.
Использование юмора
Если уместно, использование юмора в презентации часто является желанным отвлечением от серьезной темы. Это поднимает настроение, часто помогает снять беспокойство и создает взаимодействие с аудиторией. Его нужно использовать экономно и со вкусом. Юмор часто является областью, которая может оскорбить, поэтому обсудите свои идеи с другими, прежде чем включать их в свою презентацию.
Презентация Заключение
Вы захотите завершить презентацию на высокой ноте. Вам нужно сохранять свою энергию до самого конца выступления. В заключение вы захотите повторить основные моменты вашей презентации. Это поможет связать воедино концепции для вашей аудитории. Это также поможет им понять, что вы закругляетесь. Часто рекомендуется оставить их с последней мыслью или призывом к действию, в зависимости от общей цели вашего сообщения. Наконец, помните, что это конец вашей презентации.
Не заканчивайте это, выбрасывая последнюю часть информации, иначе будет казаться, что вы оставили ее висеть. Закончите общим утверждением по теме или мыслью для размышления. Окончание «спасибо» также дает им понять, что это конец. После того, как вы ответили на свой вопрос, вы можете предложить вопросы и комментарии от аудитории, если это уместно.
- FAST (Формат, Аудитория, Стиль, Тон) — это полезный подход для обеспечения комплексной стратегии презентации.
- Анализ аудитории с помощью инструмента АУДИТОРИЯ помогает нам лучше понять, что это для них значит.
- Использование плана — хороший способ оставаться организованным во время написания речи.
- Во вступлении к презентации должно быть надлежащее внимание. Есть несколько типов на выбор.
- Основная часть вашей презентации должна быть организована и структурирована соответствующим образом, а основные идеи и связанные с ними особенности должны быть представлены в упорядоченном виде.
- Заключение должно включать краткое изложение основных моментов вместе с остаточным сообщением или призывом к действию.
- Всегда старайтесь заканчивать на высокой ноте.
В этом разделе вы обсудили важность инструментов FAST и AUDIENCE, помогающих разработать стратегию, которая объединяет ваше собственное понимание с потребностями аудитории. Вы узнали, как использовать план, чтобы оставаться организованным и отслеживать свои идеи, а также общие и конкретные цели. Вы узнали о важности удержания внимания аудитории на протяжении всей презентации с помощью ключевых подходов, которые вы можете использовать при написании вступления, основной части и заключения. Теперь вы должны быть готовы вывести свою стратегию на новый уровень, убедившись, что в следующий раз вы обдумаете, следует ли и как включать высококачественные средства презентации.
- Вас попросили представить плюсы и минусы проживания в студенческом общежитии, после чего будет проведено групповое обсуждение с вашими одноклассниками. Общая цель и подход, который вы должны использовать, таковы:
- Для развлечения
- Сообщить
- Уговорить
- Чтобы напугать
- Почему при подготовке к презентации следует учитывать время?
- Во избежание нехватки времени и сокращения важного содержимого
- Чтобы убедиться, что скорость, с которой вы говорите, дает желаемый эффект
- Чтобы убедиться, что вы правильно синхронизировали технологические элементы, такие как слайды
- Все вышеперечисленное
- Только (а) и (с)
- Три основные цели разговора:
- Развлекать, убеждать и обсуждать
- Убеждать, информировать и увековечивать
- Праздновать, увековечивать и информировать
- Информируйте, убеждайте и развлекайте
- Совещательные, эпидемические и судебно-медицинские
- Если вы проводите презентацию без какой-либо дополнительной помощи и хотели бы использовать обратные каналы, эффективной стратегией будет:
- Наличие дополнительного ноутбука, чтобы вы могли отслеживать комментарии по мере их поступления
- Во время естественных перерывов в презентации сворачивайте другие визуальные средства и отображайте ленту комментариев
- Подождите окончания презентации, чтобы просмотреть комментарии и ответить на вопросы по обратному каналу
- Выберите человека в комнате, чтобы следить за обратным каналом и задавать вам вопросы
- Успешное внедрение должно
- Завоевать доверие
- Объясните актуальность вашей темы для вашей аудитории
- Составьте простую карту своей речи
- Все вышеперечисленное
- Что из следующего лучше всего описывает роль заключения в речи?
- Чтобы помочь аудитории запомнить основное сообщение из выступления
- Резюмировать основные моменты выступления
- Чтобы начать сессию вопросов и ответов
- Все вышеперечисленное
- Только (а) и (б)
- Вас пригласили поговорить со Студенческой ассоциацией о том, как избежать распространения микробов в колледже. Какой из следующих способов был бы наиболее эффективным способом привлечь их внимание в начале вашего выступления или презентации?
- Несколько раз притворитесь, что чихаете себе в руки, когда подходите к ученику. Затем протрите нос тыльной стороной руки, прежде чем протянуть ее ученику для рукопожатия.
- Спросите их: «Кто из вас любит простужаться?»
- Расскажите историю о том, как вы пропустили школу на неделю из-за сильной простуды.
- Предоставьте данные, свидетельствующие о том, что 2 процента всех простудных заболеваний прогрессируют до опасных для жизни состояний, таких как пневмония или плеврит.
- Какой из следующих принципов создания схемы НЕВЕРЕН?
- Ваш план должен включать все детали вашей презентации.
- Ваш план должен показать ваш план введения, основной части и заключения.
- В вашем плане должно быть видно, что вы адекватно поддержали основные пункты.
- В вашем плане должно быть видно, что вы представили схожие идеи параллельными способами.
- Что из следующего НЕ является функцией, разделяемой ОБОИМ введением и заключением речи?
- Определение основных моментов
- Привлечь внимание публики
- Сделать тему важной для аудитории
- Представить тезис выступления
Ссылки
Эзоп (1881 г.). Басни Эзопа . Нью-Йорк, штат Нью-Йорк: Wm. Л. Эллисон. Получено с http://www.litscape.com/author/Aesop/The_Boy_and_the_Filberts.html
.Эббингауз, Х. (1885 г.). Память: вклад в экспериментальную психологию [онлайн-версия]. Получено с http://psychclassics.yorku.ca/Ebbinghaus/index.htm
.Уитни, Л. (2009, 13 июля). Не писать сообщения во время прогулки? Девушка учится на собственном горьком опыте. Новости CNET Wireless . Получено с http://news.cnet.com/8301-1035_3-10285466-94.html
Атрибуты текста
Эта глава является адаптацией следующей главы:
- «Презентация в профессиональном контексте» в ООР «Профессиональное общение» группы разработчиков ООР Olds College. Адаптировано Мэри Шир. СС ПО. (Сама глава «Олдс-колледж» представляет собой ремикс, включающий материалы из нескольких источников. Полный список см. в главе «Олдс-колледж».)
Как организовать презентацию
От медицинских учреждений и фармацевтических компаний до юридических фирм и финансовых агентств, практически каждый бизнес полагается на высококачественные презентации для общения с членами команды и продажи своей продукции инвесторам, другим компаниям и потенциальным потребителям. Способность создать сильную, убедительную презентацию является жизненно важным навыком для профессионалов, работающих во всех отраслях, но большинство людей считают перспективу выступления перед аудиторией стрессовой и пугающей. К счастью, тщательно спланировав и структурировав презентацию, вы сможете донести убедительное сообщение, продемонстрировать свой опыт и авторитет в предмете и достичь поставленных целей.
Почему важна организация презентации?
Вы, несомненно, участвовали в нескольких презентациях на протяжении всей своей деловой карьеры с разной степенью успеха. Некоторые презентации могли вас поучить или вдохновить, в то время как другие были настолько скучными, что вы, возможно, забыли о них, как только вышли из комнаты. Разница между двумя презентациями, вероятно, была не только из-за знаний или энтузиазма оратора, но и из-за того, что первый понимал важность организации презентации для вовлечения аудитории. Сильные ораторы знают, как структурировать свое сообщение простым, понятным и логичным образом, чтобы привлечь внимание аудитории, поддерживать ее интерес и гарантировать, что они могут получить ценную информацию из презентации.
На самом деле, исследование Стэнфордского университета показало, что аудитория способна запоминать информацию на 40% точнее, когда говорящий представляет свое сообщение в осмысленной структуре, чем когда он делает это в неструктурированном формате. Создание прочной структуры презентации поможет вашей аудитории понять, чего ожидать на каждом этапе, и направит их в процессе, чтобы они могли усвоить то, чем вы с ними делитесь. Это не только помогает аудитории следовать за вами, но и жизненно важно для вас как спикера. Структурируя свою презентацию, вы можете быть уверены, что помните тезисы для обсуждения, не сбиваетесь с пути и позволяете избежать неловких пауз или запутанных переходов.
Как подготовиться к презентации
Прежде чем вы сможете начать писать и систематизировать свой контент, вы должны сначала определить свою целевую аудиторию и определить цель, которую вы надеетесь достичь с помощью своей презентации. Проведите тщательное исследование вашей аудитории, чтобы определить, насколько они знакомы с вашей темой. Если у них есть ограниченное понимание или понимание концепций, которые вы будете освещать, вы должны предоставить надлежащую справочную информацию, чтобы наверстать упущенное. Если они хорошо разбираются в ваших концепциях, вам следует пропустить эту информацию, чтобы не утомлять их. Вместо этого сосредоточьтесь на более глубоких и подробных аспектах темы, за которыми они могут следить и ценить.
Затем подумайте о своей цели или о том, чего вы надеетесь достичь, представив свое сообщение. Вы можете просветить их по определенной теме, сообщить им о предложениях вашей компании, помочь им решить проблему или объяснить, как ваши продукты могут удовлетворить их потребности. Цель состоит не в том, чтобы охватить все, а в том, чтобы рассмотреть, как ваш контент относится к вашей аудитории, и использовать его, чтобы заинтересовать их и побудить к дальнейшему обсуждению. Обратите внимание на обстановку презентации, временные ограничения, с которыми вы сталкиваетесь, и можете ли вы использовать программное обеспечение для презентаций, демонстрации продуктов или другие визуальные средства для поддержки вашего сообщения.
Как организовать презентацию
Выполните следующие действия, чтобы узнать, как организовать презентацию:
1. Разработайте план ключевых моментов.
Подумайте о трех или четырех ключевых моментах, которыми вы хотите поделиться с аудиторией, и сведите их в краткий план. Любые слишком длинные или слишком сложные пункты должны быть упрощены, сжаты, переформулированы для ясности или даже полностью исключены, если вы решите, что они не помогают эффективно достичь вашей цели. Предоставьте информацию, которая поддерживает вашу тему, включая соответствующие факты, данные исследований, результаты опросов или статистику. Подумайте о визуальных элементах, которые вы можете использовать для улучшения своего сообщения, таких как графики, диаграммы, диаграммы, иллюстрации, фотографии и инфографика.
2. Выберите правильную структуру презентации.
Существует несколько способов структурирования презентации в зависимости от ваших целей, в том числе:
- Хронологический – рассказ о событии от начала до конца или объяснение этапов процесса
- Пространственный — описание физического состава или структуры объекта на основе пространства, например, сверху вниз или слева направо
- Категориальный – разделение одной широкой темы на более мелкие подкатегории и обсуждение того, как каждая из них вписывается в основную тему
- Аналитический – разбиение концепции на логические компоненты и анализ того, как они соотносятся друг с другом для достижения желаемого эффекта
- Сравните и сопоставьте – выделение сходств и различий между двумя предметами, событиями или ситуациями
- Причина и следствие — демонстрация причинно-следственной связи между двумя переменными, в которой одна оказывает определенное влияние на другую
- Проблема и решение – обсуждение важной проблемы, актуальной для вашей аудитории, и предложение разумного решения этой проблемы
3.
Определите четкое начало, середину и конец презентации.Ваша презентация должна состоять из трех основных разделов:
Введение:
Начните с приведения поучительной статистики, задайте открытый вопрос, поделитесь подходящей цитатой, расскажите историю или расскажите о своей теме аудитории. чтобы построить общий язык. Укрепите свой авторитет и авторитет в этом вопросе, обсудив любой личный опыт, который у вас есть в этой области, или исследования, которые вы провели по этой теме. Это позволяет вам завоевать доверие аудитории и придает вес остальной части вашей презентации. Ваша аудитория должна понимать ценность вашей темы, то, как она применима к ним, и какую информацию или поддержку вы предоставите, чтобы помочь им принять меры для удовлетворения потребности, решения проблемы или иного улучшения их жизни. Закончите предварительным просмотром структуры вашей презентации, чтобы они могли предвидеть ход вашего сообщения.
Основная часть:
В основной части презентации вы представите свои ключевые моменты и предложите информацию, подтверждающую эти пункты, например, примеры, истории клиентов и другие доказательства того, что ваши заявления обоснованы. Разделите этот раздел на отдельные темы, организованные логично, чтобы аудитория могла их понять. Обращайтесь к каждому пункту один за другим, подкрепляйте его убедительными доказательствами, затем кратко резюмируйте, как он связан с основной идеей, прежде чем переходить к следующему пункту. Используйте переходы, чтобы показать связи между вашими точками и сигнализировать аудитории, что вы будете двигаться к другой точке. Переходы включают такие слова и фразы, как «аналогично», «подобно» и «таким же образом», чтобы ваша речь была плавной, и зрители могли легко следовать вашему сообщению.
Заключение:
Не заканчивайте презентацию, сделав последнее замечание. Вместо этого крайне важно уточнить цель вашей презентации и убедиться, что ваше сообщение находит отклик у аудитории. Разработайте четкий вывод, который резюмирует ваше сообщение, подкрепляет ваши ключевые моменты, упоминает значение и последствия этих пунктов и обеспечивает убедительный призыв к действию, который мотивирует их узнать больше о вашей теме. Не спешите добавлять новый контент. Если ваше введение началось с захватывающей информации, вернитесь к ней в заключении, чтобы завершить презентацию. Наконец, поблагодарите зрителей за потраченное время, объясните, как они могут связаться с вами для получения дополнительной информации, и предложите им задать вопросы.
Создайте лучшую бизнес-презентацию сегодня
Создание презентации может быть сложной задачей, но выполнение описанных выше шагов по организации презентации гарантирует, что вы сможете эффективно выражать свое сообщение, вовлекать аудиторию и получать оптимальные результаты. Если вы хотите узнать больше о том, как организовать презентацию, которая впечатлит потенциальных инвесторов и клиентов, свяжитесь с Shapiro Negotiations сегодня. Наша программа обучения ведению переговоров основана на научных данных, подкреплена опытом и может похвастаться подтвержденными результатами, которые помогли бизнес-профессионалам во всех отраслях вести переговоры о заключении более выгодных сделок.