Как напечатать доклад на компьютере: Блог Елены Исхаковой

Содержание

Блог Елены Исхаковой

Всем привет, мои дорогие! Буквально вчера я осознала такую вещь, что многие из моих читателей очень плохо разбираются в компьютерах. То есть я тут рассказываю о том, как зарабатывать при помощи интернета, о каких-то крутых сервисах для экономии в путешествиях, но это все как об стенку горох, потому что компьютеры это темный лес для некоторых моих гостей.

Так вот сегодня я решила исправить это упущение и начать с очень подробного рассказа о том, как печатать текст на компьютере. Итак…

В этой статье:

1. Программа для работы с текстом

Для создания текстового электронного документа существуют специальные программы. Именно они позволяют напечатать текст, то есть создать макет документа в электронном виде, который потом можно распечатать на компьютере или скинуть на флешку.

Таких программ существует огромное количество, но есть всего несколько самых популярных.

1 — Microsoft Office Word
2 — WordPad
3 – Writer (редко используется, нужно устанавливать отдельно).

2. Как найти нужную программу на компьютере

Я по своим родным знаю, что самое сложное для новичка на первом этапе — это найти и открыть эти программы.

Чтобы справиться с этой задачей, вы должны представлять, как выглядят значки программ. Чаще всего это значок документа с буквой W, или как в последнем случае — с буквой А (так обозначается программа WordPad):

Посмотрите внимательно на рабочий стол и панель инструментов внизу, программы могут быть вынесены на видное место, как на моем рабочем столе (кстати, вот он, не пугайтесь):

Если вы ничего такого не нашли, тогда попробуйте второй способ:

1 — запустите панель Пуск или просто нажмите на круглый значок в левом нижнем углу, откроется меню.

В нем вам нужно найти поле для поиска файлов, у меня оно называется Найти программы и файлы:

Именно в это поле введите название программы, которую вы ищете. Например, я ввожу слово Word и получаю программы Microsoft Office Word:

Если я введу слово WordPad, то он найдет для меня и эту программу:

После этого вы просто нажимаете на найденную программу, и перед вами открывается рабочее окно, в котором можно создавать документ: печатать текст, редактировать его и сохранять.

3. Работа с документом и редактирование текста

Итак, перед вами рабочая область, так называемый чистый лист. Именно здесь вы можете печатать текст, редактировать его как вашей душе угодно.

Обычно новички при виде этого листа и огромного количества кнопочек, теряются и не знают, за что взяться. Больше всего вызывает взрыв мозга клавиатура: не понятно, куда и что нажимать.

Так вот, пугаться этого не нужно, у вас обязательно получится разобраться. Для этого просто посмотрите вот это содержательное видео, в нем все очень просто и подробно объясняются основные возможности программы.

Для создания отчета:

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access позволяет создавать отчеты как из таблиц , , так и из запросов .

  1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список проданных файлов cookie, поэтому откроем запрос Cookies Sold .
  2. Выберите вкладку Создать на ленте. Найдите группу Отчеты , затем щелкните команду Отчет .
  3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
  4. Вероятно, что некоторые из ваших данных будут расположены на другой стороне разрыва страницы . Чтобы исправить это, измените размер ваших полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не станет нужного размера. Повторите с дополнительными полями, пока все поля не уместятся.
  5. Чтобы сохранить отчет, щелкните команду Сохранить на панели инструментов быстрого доступа . При появлении запроса введите , имя для вашего отчета, затем нажмите OK .

Так же, как таблицы и запросы, отчеты могут быть отсортированы по по и по с фильтрами по . Просто нажмите правой кнопкой мыши на поле, которое вы хотите отсортировать или отфильтровать, затем выберите нужный вариант в меню.

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужно просматривать.Например, наш отчет содержит поле Zip Code , которое не обязательно в списке заказов. К счастью, вы можете удалить полей в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, из которого вы получили данные.

Чтобы удалить поле в отчете:
  1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить, затем нажмите клавишу Удалить на клавиатуре.
  2. Поле будет удалено.

При удалении поля обязательно удалите его заголовок.Просто выберите заголовок и нажмите клавишу Удалить .

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр . Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет выглядеть на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменить способ отображения отчета , распечатать его, и даже сохранить как файл другого типа.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о печати отчетов.

Нажмите кнопки в интерактивном меню ниже, чтобы узнать о Предварительный просмотр .

Печать

Щелкните команду Печать , чтобы распечатать отчет.

Параметры размера страницы

С помощью параметров размера страницы вы можете установить ширину полей в своем отчете.

Параметры макета страницы

Здесь вы можете изменить ориентацию вашего отчета. Выберите книжная (высокая) или альбомная (широкая).Вы также можете создать столбцов или щелкнуть команду Page Setup для получения дополнительных параметров макета.

Опции масштабирования

С помощью опций масштабирования вы можете решить, какую часть отчета вы хотите видеть на экране. Вы также можете выбрать одновременный просмотр нескольких страниц.

Параметры экспорта

Параметры экспорта позволяют сохранить отчета в другом формате. Это дает возможность просматривать ваш отчет в других программах.

Закрыть предварительный просмотр

Щелкните здесь, чтобы выйти из режима предварительного просмотра .

Чтобы распечатать отчет:
  1. На вкладке Home щелкните команду View , затем выберите Print Preview из раскрывающегося списка. Ваш отчет будет отображаться так же, как и на распечатанной странице.
  2. При необходимости измените размер страницы , ширину поля и ориентацию страницы с помощью соответствующих команд на ленте.
  3. Щелкните команду Печать .
  4. Появится диалоговое окно Печать .Задайте нужные параметры печати, затем нажмите OK . Отчет будет распечатан.
Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы их можно было просматривать вне Access. Это называется экспортом файла и позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и ​​программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel , текста файла , PDF и HTML-документов t , среди других типов файлов.Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Для экспорта отчета:
  1. На вкладке Home щелкните команду View , затем выберите Print Preview из раскрывающегося списка.
  2. Найдите группу Data на ленте.
  3. Выберите один из вариантов типа файла или щелкните Дополнительно , чтобы просмотреть параметры для сохранения отчета в виде файла Word или HTML .
  4. Появится диалоговое окно. Выберите расположение , в котором вы хотите сохранить отчет.
  5. Введите имя файла для отчета, затем нажмите Опубликовать .
  6. Появится диалоговое окно, уведомляющее вас об успешном сохранении файла. Нажмите Закрыть , чтобы вернуться к отчету.

Некоторые параметры экспорта вызывают появление мастера экспорта . Просто следуйте инструкциям, чтобы экспортировать отчет.

Challenge!

  1. Откройте нашу базу данных практики.
  2. Откройте запрос «Клиенты, живущие рядом» и используйте его для создания отчета .
  3. Измените размер полей, чтобы вся информация находилась в левой части разрыва страницы. Убедитесь, что столбцы по-прежнему имеют достаточную ширину для отображения всего текста.
  4. Переместите номер страницы так, чтобы он находился слева от разрыва страницы.
  5. Экспорт отчета как PDF .

/ ru / access / advanced-report-options / content /

Печать бухгалтерских отчетов на почтовой и почтовой станции2

Вы можете просматривать и распечатывать бухгалтерские отчеты непосредственно со счетчика или с компьютера с помощью программного обеспечения PC Meter Connect.Вы можете распечатать бухгалтерские отчеты для своих записей перед очисткой или удалением учетной записи, например, в конце финансового года.

Примечание. Учет – это дополнительная функция. Свяжитесь с торговым представителем Pitney Bowes для получения информации о вариантах и ​​ценах.

Чтобы распечатать отчеты прямо со счетчика:

  1. Нажмите Меню
  2. Прокрутите и выберите Использовать функции учета?
  3. Прокрутите и выберите Распечатать бухгалтерский отчет?
  4. Выберите либо Печать отчета об одной учетной записи , либо Печать отчета по нескольким счетам :
  • Печать отчета об одной учетной записи: Прокрутите и выберите нужную учетную запись.При появлении запроса вставьте конверт или полоску с лентой. Отчет по единому счету содержит имя счета, номер счета, количество напечатанных частей и общую сумму почтовых расходов, напечатанных для выбранного счета.
  • Печать отчета о нескольких счетах: Вставьте конверт или полоску с лентой. Отчет о нескольких счетах содержит номер счета, количество напечатанных частей и общую сумму почтовых расходов, напечатанных для каждого счета.

Примечание: При печати многостраничного отчета система предложит вам вставить другой конверт или лист ленты.Следуйте подсказкам на экране.

  1. Нажмите Очистить / Назад , чтобы вернуться на главный экран.

Чтобы распечатать бухгалтерские отчеты с компьютера с помощью PC Meter Connect:
  1. Откройте PC Meter Connect .
  2. Перейдите на вкладку Мой счетчик , а затем выберите Отчеты по счетам .
  3. Выберите Печать в нижней левой части экрана.
  4. Выберите нужный принтер и выберите OK .

ОБНОВЛЕНО: 14 августа 2021 г.

Могу ли я распечатать (отчеты, счета, чеки и т. Д.) На удаленном принтере?

Я здесь, чтобы помочь вам распечатать чеки, @jibim.

Большинство проблем с печатью можно решить, обновив Adobe Reader / Acrobat до последней версии. Устаревшие версии Adobe могут не работать при попытке распечатать квитанции о заработной плате и формы продаж. Для обновления выполните следующие действия:

  1. Закройте Acrobat / Reader и все открытые окна веб-браузера.
  2. Нажмите кнопку Start в нижнем левом углу экрана.
  3. Введите Панель управления , затем нажмите Введите .
  4. Выберите Программы и компоненты .
  5. Выберите Acrobat или Adobe Reader , затем Удалить / изменить .
  6. В диалоговом окне «Настройка» выберите Далее .
  7. Выберите Ремонт, , затем Далее .
  8. Выберите Установить .
  9. Когда процесс будет завершен, выберите Готово .
  10. Перезагрузите компьютер.
  11. Снова войдите в QuickBooks Online и попробуйте распечатать.

Дополнительные сведения см. В этой статье: Как обновить, восстановить или переустановить установки Adobe.

После обновления установите его в качестве программы просмотра PDF по умолчанию для вашего браузера. Это необходимо, чтобы убедиться, что вы используете обновленную версию при печати транзакций в QuickBooks.

Тем не менее, мы не можем дать рекомендации, какое стороннее приложение использовать. Я предлагаю вам посетить сайт QuickBooks Apps и найти приложение, отвечающее потребностям вашего бизнеса.Вы также можете сделать это внутри своей компании, просто перейдите к Apps на левой панели и затем введите ключевое слово в поле поиска.

Кроме того, Intuit продает чеки, специально разработанные для работы с QuickBooks. Вы можете щелкнуть эту ссылку для получения более подробной информации: QuickBooks Printable Checks. Оттуда вы можете настроить и просмотреть образцы проверок.

Вы можете посетить эти веб-сайты. По этим ссылкам вы можете просмотреть полезные статьи о печати форм в каждой ситуации.

Я ценю ваше время сегодня. Я буду рядом, если вам понадобится дополнительная помощь, просто оставьте комментарий ниже, чтобы уведомить меня. Береги себя, @jibim.

Отчет об использовании принтера

| PrintLimit

Отчет об использовании принтера

Printer Usage Report – это надстройка PrintLimit Отслеживание печати и PrintLimit Print Release Station.С помощью отчета об использовании принтера вы можете создавать отчеты и экспортировать их в Adobe-PDF, MS-Word, MS-Excel и Расширенный текстовый формат. 100 отчетов доступны в режиме использования принтера Отчет. Из них 64 являются отчетами по умолчанию, а 36 настраиваются. отчеты. Отчеты написаны на английском языке, но могут быть созданы. на любых других языках, таких как французский, немецкий, итальянский, Португальский, испанский и др.

Отчеты предназначены для анализа стоимости печати / копирования. и выставление счетов клиентам.Вы можете использовать его для удаленного подключения к MS Access. база данных или база данных SQL для создания и просмотра отчетов с любого компьютера который работает под управлением ОС Windows. При использовании этого с PrintLimit Print Tracking, он может автоматически генерировать / отправлять отчеты по электронной почте и создавать веб-отчеты автоматически.

Отчет № Название отчета

  1. Печатные работы / Топ-5 затрат на компьютер
  2. Печатные работы / Топ-5 затрат по группе
  3. Печатные работы / пять основных затрат на принтер
  4. Печатные работы / Топ-5 затрат по пользователю
  5. Распечатанные работы / сводка затрат по клиенту
  6. Распечатанные работы / сводка затрат по клиенту – график
  7. Печатные работы / сводка затрат на компьютере
  8. Печатные работы / Сводка затрат на компьютере – График
  9. Печатные работы / сводка затрат по дате
  10. Печатные работы / Сводка затрат по дате – График
  11. Печатные работы / сводка затрат (плоттер) по дате
  12. Печатные работы / сводка затрат (плоттер) по дате – график
  13. Печатные работы / сводка затрат по группе
  14. Печатные работы / сводка затрат по группам – график
  15. Печатные работы / сводка затрат по группам и пользователям
  16. Печатные работы / сводка затрат плоттером
  17. Печатные работы / сводка затрат плоттером – График
  18. Печатные работы / Сводка затрат на принтере
  19. Печатные работы / Сводка затрат по принтеру – График
  20. Печатные работы / сводка затрат пользователем
  21. Печатные работы / Сводка затрат по пользователям и цветам
  22. Печатные работы / Сводка затрат по пользователю и принтеру
  23. Печатные работы / Сводка затрат по пользователям, принтерам и цветам
  24. Распечатанные работы / подробные сведения о расходах, предоставленные клиентом
  25. Распечатанные работы / детализация затрат по клиенту – График
  26. Печатные работы / детализация стоимости по цвету
  27. Печатные работы / детализация затрат по цвету – График
  28. Распечатанные работы / детализация стоимости с компьютера
  29. Распечатанные работы / детализация затрат с помощью компьютера – График
  30. Распечатанные работы / детализация затрат на Duplex
  31. Печатные работы / детализация затрат с помощью двусторонней печати – График
  32. Распечатанные работы / детализация затрат плоттером
  33. Распечатанные работы / детализация затрат плоттером – График
  34. Печатные работы / детализация стоимости на принтере
  35. Распечатанные работы / детализация стоимости на принтере – График
  36. Распечатанные работы / детализация затрат пользователем
  37. Распечатанные работы / детализация затрат пользователем – график
  38. Печатные работы / детализация затрат по пользователю и документу
  39. Печатные работы / детализация затрат по пользователю и размеру бумаги
  40. Печатные работы / детализация затрат пользователем и плоттером
  41. Печатные работы / детализация затрат пользователем и клиентом
  42. Печатные работы / Сводка затрат по клиенту и пользователю
  43. Сводка удаленных вакансий / сбережений по дате
  44. Сводка удаленных работ / сбережений по дате – график
  45. Сводка удаленных вакансий / сбережений по группе
  46. Сводка удаленных вакансий / сбережений по группам – график
  47. Сводка удаленных работ / сбережений плоттером
  48. Сводка удаленных работ / сбережений плоттером – График
  49. Сводка удаленных заданий / экономии на принтере
  50. Сводка удаленных заданий / экономии по принтеру – График
  51. Сводка удаленных работ / сбережений пользователем
  52. Сводка по удаленным работам / сбережениям по пользователю – график
  53. Сведения об удаленных работах / сбережениях по цвету
  54. Сведения об удаленных работах / сбережениях по цвету – График
  55. Сведения об удаленных работах / сбережениях с помощью компьютера
  56. Сведения об удаленных работах / сбережениях с помощью компьютера – График
  57. Сведения об удаленных работах / сбережениях на Duplex
  58. Сведения об удаленных заданиях / сбережениях на дуплексе – График
  59. Сведения об удаленных работах / сбережениях плоттером
  60. Сведения об удаленных работах / сбережениях плоттером – График
  61. Сведения об удаленных заданиях / сбережениях принтером
  62. Сведения об удаленных заданиях / сбережениях принтером – График
  63. Сведения об удаленных работах / сбережениях пользователем
  64. Сведения об удаленных работах / сбережениях пользователем – График
  65. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат на компьютере
  66. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат на компьютере – График
  67. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат Плоттером
  68. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат Плоттером – График
  69. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат принтером
  70. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат Принтер – График
  71. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат от пользователя
  72. Индивидуальные печатные работы / сводка затрат по пользователю – График
  73. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат по цвету
  74. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат по цвету – График
  75. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат на компьютере
  76. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат на компьютере – График
  77. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат по Duplex
  78. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат по дуплексу – График
  79. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат Плоттером
  80. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат Плоттером – График
  81. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат принтером
  82. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат Принтер – График
  83. Индивидуальные печатные работы / детализация затрат от пользователя
  84. Индивидуальные печатные работы / детализация стоимости по пользователю – График
  85. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям на компьютере
  86. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям на компьютере – График
  87. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям Плоттером
  88. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям принтером
  89. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям Принтер – График
  90. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям от пользователя
  91. Сводка по индивидуальным удаленным работам / сбережениям по пользователю – График
  92. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии по цвету
  93. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии по цвету – График
  94. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии на компьютере
  95. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии на компьютере – График
  96. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии Плоттером
  97. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии принтером
  98. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии Принтер – График
  99. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии от пользователя
  100. Индивидуальные удаленные работы / сведения об экономии по пользователю – График


Все о печати и экспорте отчетов в Access 2016

В Access 2016 появилось много новых способов печати и экспорта отчетов.В этой статье мы познакомим вас с ними и покажем, как их делать.

Предварительный просмотр отчета

Если вы привыкли печатать в Microsoft Word, вы можете сначала почувствовать некоторое разочарование, пытаясь правильно распечатать отчет в Access 2016. Это не потому, что это невозможно сделать, а потому, что есть несколько дополнительных шаги, которые необходимо предпринять, чтобы обеспечить правильную и приятную печать отчета. Чтобы проиллюстрировать возможные проблемы, мы собираемся показать вам отчет, который мы создали для созданной нами таблицы под названием «Книги.«

В приведенном выше примере мы выбрали вид макета. Чтобы попасть сюда, мы перешли на вкладку «Дизайн» инструментов макета отчета и нажали кнопку «Просмотр».

В этом представлении мы можем изменить вид отчета. В предварительном просмотре печати мы можем видеть только точную копию способа печати, но не изменять его.

Если вы присмотритесь, вы увидите несколько пунктирных линий. Мы отметили пересечения этих линий красными стрелками. Эти пунктирные линии представляют край области печати.Они похожи на поля в Microsoft Word.

Теперь посмотрим на следующий пример. Это в режиме предварительного просмотра. Он показывает нам, как именно будет выглядеть отчет при печати.

Обратите внимание на то, что в правой части страницы столбец был обрезан в том месте, где в режиме «Дизайн» появлялись пунктирные линии (или поля)? Та часть отчета, которая попала справа от поля, конечно, тоже будет напечатана, но только на отдельной странице.

Очевидно, что это неприемлемый способ распечатать этот отчет.

Однако есть простой способ исправить это, если ориентация страницы не является проблемой.

Перейдите на вкладку Параметры страницы. Ниже приведен пример доступных опций.

Сейчас страница настроена на печать в портретном режиме. Мы можем это сказать, потому что Access выделил кнопку портретной ориентации. Чтобы изменить макет, просто выберите Пейзаж.

Вот как будет выглядеть наша страница при печати.

Однако, если ориентация страницы важна, вам, возможно, придется отрегулировать столбцы до тех пор, пока они все не поместятся на странице, или даже удалить некоторые из них.Конечно, каждый вариант предполагает компромисс, так что на самом деле нужно просто найти решение, которым вы, , удовлетворены.

Параметры страницы

Ранее в этой статье я познакомил вас с пунктирными линиями в режиме макета и сравнил их с полями в Microsoft Word. Это именно то, что они собой представляют. Теперь я расскажу, как их можно изменить.

Перейдите на вкладку «Параметры страницы» и нажмите кнопку «Параметры страницы». Откроется диалоговое окно.

Поля определяются в дюймах или миллиметрах, в зависимости от настроек вашей системы. По умолчанию Access 2016 применяет поле в четверть дюйма (6,35 мм, как показано выше) со всех четырех сторон, но вы можете использовать любое поле, которое вам нравится. Для этого просто щелкните поле и введите новый номер. При этом окно с образцами справа дает вам приблизительное представление о том, чего ожидать. На следующей иллюстрации я выбрал поля размером 1 дюйм (25 мм) со всех сторон.

По завершении нажмите OK.Вид макета для этой аранжировки будет отражать наши изменения.

Флажок Print Data Only позволяет легко убирать границы и печатать только информацию внутри каждой ячейки.

Теперь переключение на вкладку «Страница» в диалоговом окне «Параметры страницы» позволяет нам выбрать источник бумаги, размер бумаги и даже выбрать принтер. Отсюда мы также можем изменить ориентацию страницы.

Вкладка «Столбцы» позволяет вам указать, сколько столбцов вы хотите, размер каждого столбца и расстояние между столбцами и строками.

Каждый из этих параметров также доступен на ленте в режиме предварительного просмотра.

Печать отчета

Когда вы закончили предварительный просмотр своего отчета и остались довольны результатами, пора его распечатать. Вы можете сделать это, нажав кнопку «Печать» в левой части ленты в окне предварительного просмотра.

Откроется диалоговое окно «Печать».

Отсюда вы можете выбрать доступный принтер, указать диапазон печати и количество копий.Щелкните OK, чтобы отправить отчет на принтер.

Вы также можете получить доступ к инструментам печати в Backstage View.

  • Quick Print отправляет файл непосредственно на принтер, не позволяя вам выбирать какие-либо параметры или вносить какие-либо изменения в отчет для удобства чтения.
  • Печать открывает диалоговое окно «Печать».
  • Предварительный просмотр перед печатью открывает экран предварительного просмотра перед печатью.

Экспорт отчета

Не знаю, как вы, но когда я слышу слова «экспорт отчета», я думаю о сложном процессе преобразования, включающем много шагов.Ничто не может быть дальше от истины. Экспорт – это просто еще один способ сказать «сохранить как» новый тип файла. Access 2016 сделает всю работу за вас, все, что вам нужно сделать, это знать, где найти инструменты. По большей части Access 2016 даже упрощает этот процесс, помещая их прямо на ленту.

В оставшейся части этой статьи мы покажем вам, где найти инструменты и как обеспечить полноту экспортируемой информации.

Первое, что мы собираемся сделать, это запустить наш отчет.Если вы еще не находитесь в представлении «Отчет», нажмите кнопку «Просмотр» и выберите его. Перейдите на вкладку Внешние данные. Здесь расположено большинство инструментов импорта и экспорта.

Кнопка «Сохраненный экспорт» будет рассмотрена позже в этой статье. А пока давайте узнаем, как экспортировать в разные форматы.

Экспорт в Excel

Используйте кнопку Excel для экспорта данных в Microsoft Excel 95, 97 или 2003.

Используйте поле «Имя файла», чтобы вручную указать место на вашем компьютере для сохранения экспортированного файла.Вы также можете использовать кнопку «Обзор» для поиска местоположения.

Используйте раскрывающееся меню Формат файла, чтобы выбрать тип файла. Вы можете сохранить его как книгу Excel 5.0 / 95 или книгу Excel 97–2003.

Когда вы нажимаете OK, Access экспортирует файл в указанное место, а затем спрашивает вас, хотите ли вы сохранить экспорт.

Сохраненный экспорт отображается в диспетчере сохраненного экспорта.

Щелкните Сохранить шаги экспорта. Затем вас попросят ввести имя и описание.

Нажмите «Сохранить экспорт», чтобы сохранить его.

Экспорт отчета в текстовый файл

Используйте кнопку «Текстовый файл», чтобы экспортировать отчет в виде текстового файла. Откроется экран «Экспорт», где вы можете ввести местоположение файла и выбрать, хотите ли вы сохранить параметры форматирования. Когда вы нажмете ОК, вы увидите небольшое окно вроде этого:

Здесь вы выбираете вариант кодировки. Если вы не уверены, оставьте настройку по умолчанию Windows.По завершении нажмите ОК. После этого у вас будет возможность сохранить этот экспорт.

Щелкните Сохранить экспорт.

Экспорт в XML

XML расшифровывается как Extensible Markup Language. Это формат для хранения информации. Многие путают его с HTML, который представляет собой формат , отображающий информацию .

Чтобы экспортировать отчет в XML, используйте кнопку файла XML.

Вам будет предложено указать место для сохранения файла.Щелкните ОК.

Теперь вы можете выбрать, какую информацию экспортировать. Вы можете экспортировать только данные в каждом поле, данные вместе с таблицей и форматированием полей (XSD) или представление ваших данных, подобное HTML-файлу.

Когда вы нажмете ОК, вас спросят, хотите ли вы сохранить этот экспорт в диспетчере сохраненных экспортов.

Экспорт в PDF или XPS

Экспорт в PDF похож на печать документа, за исключением того, что вместо бумажной копии вы получаете цифровую копию.XPS – это формат, похожий на PDF, но созданный Microsoft.

Выберите отчет, затем нажмите кнопку PDF или XPS, чтобы начать работу. Вам будет предложено выбрать расположение файла для PDF.

Когда вы нажмете ОК, Access спросит вас, хотите ли вы сохранить экспорт в Saved Export Manager.

Дополнительные параметры

Нажимая кнопку «Дополнительно» в группе «Экспорт» на ленте, вы получаете доступ к параметрам сохранения отчета в виде файла Microsoft Word, файла HTML и т. Д.Поскольку процесс экспорта в каждый из этих файлов практически идентичен, мы не будем повторять его здесь.

Сохраненные экспорты

Если вы часто используете одни и те же настройки экспорта, вы можете сохранить их. Кнопка «Сохраненный экспорт» – это, по сути, диспетчер сохраненного экспорта. Обсуждая параметры экспорта, мы сохранили некоторые параметры экспорта. Прямо сейчас мы собираемся изучить окно «Сохраненный экспорт».

Здесь сохраненные настройки.Один экспорт называется «Экспорт-книги». У него есть краткое описание – «Экспорт данных в файл Excel» – и местоположение. Мы можем редактировать любую информацию, щелкнув по ней и введя что-нибудь новое.

Чтобы запустить сохраненный отчет, выберите его из списка и нажмите «Выполнить».

Чтобы удалить отчет, выберите его и нажмите «Удалить».

Импорт и экспорт данных

Вы можете использовать данные, которые вы сохранили в других программах с MS Access 2016. Фактически, вы можете использовать Access to:

X Объединить данные, созданные в других программах

X Передача данных из одной программы в другую

X Хранить данные и иметь возможность экспортировать их в Excel для анализа

В этой статье мы собираемся изучить несколько способов импорта и экспорта данных в / из Access.Это будет очень важно для вас, когда вы запустите свою базу данных и вам потребуется переносить данные. Мы понимаем, что кое-что из этого было рассмотрено в прошлой статье; однако в этой статье рассматривается импорт и экспорт всех данных, а не только данных из отчетов.

Операции с внешними данными

В других программах Microsoft Office вы используете команду «Сохранить как», если хотите сохранить документ в другом формате. Примером может служить сохранение программы Microsoft Word (.doc) в виде файла с расширенным текстом (.rtf) или сохранение Excel.csv как текстовый файл. Однако Access отличается, и вы не используете функцию «Сохранить как» таким же образом.

В Access вы можете сохранять объекты как другие объекты. Вы также можете сохранять базы данных как более ранние версии баз данных, но вы не можете сохранять Access в виде файла электронной таблицы или файла любого другого типа. Точно так же вы не можете сохранить файл электронной таблицы как файл базы данных Access. Вы не можете сделать ничего из этого с помощью функции «Сохранить как». Вместо этого вы должны перейти на вкладку «Внешние данные». Таким образом вы будете импортировать и экспортировать данные между другими форматами файлов.

Вы увидите вкладку «Внешние данные» и ленту ниже.

Типы данных

Давайте посмотрим на снимок ленты внешних данных выше. Это все форматы данных, которые Access может импортировать и экспортировать.

  • В группе «Импорт и связывание» показаны форматы данных, из которых Access может импортировать данные или даже связываться с ними.
  • В группе «Экспорт» показаны все форматы данных, в которые Access может экспортировать.
  • Если вы нажмете «Еще» в любой группе, вы увидите дополнительные форматы.

В таблице ниже мы покажем вам, какие форматы можно импортировать, экспортировать или связать с ними.

Программа / формат

Разрешить импорт?

Разрешить связывание?

Разрешить экспорт?

MS Excel

Х

Х

Х

MS Access

Х

Х

Х

Базы данных ODBC (SQL Server)

Х

Х

Х

Текстовые файлы.Ограниченная или фиксированная ширина

Х

Х

Х

Файлы XML

Х

Х

Файлы PDF / XPS

Х

Вложения к электронной почте

Х

MS Word

Нет, но вы можете сохранить как текстовый файл, а затем импортировать.

Нет, но вы можете сохранить как текстовый файл, а затем создать ссылку на него.

X (объединение слов или форматированный текст)

Список SharePoint

Х

Х

Х

Службы данных

X Microsoft.NET 3.5 или выше требуется

HTML-документы

Х

Х

Х

Папки Outlook

Х

Х

Нет, но вы можете сохранить как текстовый файл, а затем экспортировать.

Файлы dBase

Х

Х

Х

Импорт или связывание с данными

Чтобы импортировать данные в другом формате или связать их с данными, выполните следующие действия.

Сначала откройте базу данных, которую хотите использовать.

Перейдите на вкладку “Внешние данные”. Щелкните тип данных, которые вы хотите импортировать или связать с ними. В этом примере мы будем говорить «Текст».

Затем вы увидите это окно:

1

Найдите файл данных на своем компьютере, нажав кнопку «Обзор».

Затем сообщите Access, как и где вы хотите хранить данные в своей базе данных. Мы собираемся импортировать исходные данные в новую таблицу.

Теперь вы увидите это окно:

Теперь сообщите Access, следует ли использовать первую строку в качестве заголовков полей, и нажмите «Далее».

На этом экране можно изменить параметры полей, например типы данных, которые нужно сохранить, и поля, которые можно пропустить. Если вы не хотите ничего менять, нажмите «Далее».

В окне выше вы можете указать, добавляет ли Access первичный ключ, если вы это делаете, или если вы не хотите добавлять первичный ключ. В этом примере я выбрал свой собственный первичный ключ, которым является ISBN.

Щелкните Далее.

Теперь вы можете указать имя для таблицы и нажать «Готово».

Появится это окно. Вы можете сохранить шаги импорта или просто нажать «Закрыть».

Новые книги теперь отображается в разделе «Таблицы» на панели навигации с вашими новыми данными.

Экспорт данных

Если вы хотите экспортировать данные, сначала откройте базу данных, которую вы хотите использовать. Затем перейдите в панель навигации и выберите объект, который вы хотите экспортировать. Вы можете экспортировать данные из таблиц, запросов, форм и объектов отчетов.

В этом примере мы собираемся экспортировать таблицу “Книги”.

Снова перейдите на вкладку «Внешние данные». Выберите тип данных, в которые вы хотите экспортировать. Мы снова выберем Excel и экспортируем нашу таблицу «Книги».

Сообщите Excel имя конечного файла. Затем выберите формат файла, например, формат Excel Workbook .xlsx.

Затем выберите вариант экспорта. Мы выбрали «Экспорт данных с форматированием и разметкой», чтобы открыть конечный файл по завершении.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *