| Slite.com
Что такое отчет по проекту?
Отчет по проекту — это документ, созданный для группы или компании, который обеспечивает выполнение проекта. Отчет о проекте должен описывать прогресс, вехи и препятствия.
Почему важен отчет по проекту?
Отчеты по проектам являются основной частью любого процесса управления проектами. Есть несколько ключевых документов, необходимых для успешного продвижения проекта, и отчет по проекту, несомненно, является одним из них.
Наряду с планом проекта отчет по проекту имеет большое значение для обоснования бюджета, членов команды, инструментов и других ресурсов. В этой статье мы рассмотрим один из двух типов отчетов по проекту, которые должен уметь писать любой руководитель проекта. этот отчет потребуется более чем один раз на протяжении всего жизненного цикла проекта и исследует общий прогресс проекта.
Отчет номер два равен отчет о завершении проекта ; этот отчет приходит в конце проекта и завершает все.
Мы также предоставили шаблон отчета по проекту, который можно адаптировать к вашему проекту и типу отчета по проекту, который вам нужен.
Полное руководство по отчетам по проекту Зачем вообще писать отчет по проекту?Этот отчет очень важен для того, чтобы держать ключевых игроков в курсе последних событий. В следующем пункте мы рассмотрим , для кого именно вам нужно писать. Отчет о состоянии проекта необходим, чтобы дать сводку по проекту, существенным изменениям и вести учет хода выполнения проекта.
Отчет о состоянии проекта добавляет вехи и целевые напоминания в процесс. Без отчета многим проектным командам будет сложно поддерживать темпы долгосрочных проектов.
Кто готовит отчеты по проектам? Отчет о состоянии проекта обычно готовится инсайдерами, которые участвуют в его повседневной работе. Обычно это команда управления проектом, состоящая из руководителей проектов и руководителей отделов, обладающих общими или специфическими знаниями о проекте.
Для кого предназначен отчет о состоянии проекта?
Отчет по проекту нужно будет написать для разных людей; каждой заинтересованной стороне потребуется разная важная для них информация — помните об этом, когда собираете воедино ход проекта. Это не универсальная ситуация.
Возможно, вы имеете дело с конфиденциальной информацией, которая может повредить отношениям или даже испортить их, если попадет не в те глаза. В то же время вы можете публиковать информацию, которая не имеет отношения к определенным людям; при получении натиска информации кто-то может упустить данные или информацию, которые особенно важны для его глаз.
Различные люди, которым необходимо видеть отчет о текущем состоянии проекта:- Заинтересованные стороны проекта нуждаются в отчете о состоянии, чтобы оставаться в курсе событий и согласовывать их с другими членами команды
- Команда проекта должна знать о ходе проекта во всех отделах и подразделениях
- Спонсоры проекта используют отчет о состоянии проекта для предоставления необходимых рекомендаций и ресурсов группам и менеджерам
- Руководство использует отчеты о состоянии проекта, чтобы быть в курсе хода выполнения проекта
- Финансовая группа использует отчет о состоянии проекта, чтобы определить области, требующие выделения финансирования, и избежать потенциального перерасхода средств
- Подрядчики могут видеть приоритеты проекта и сроки и распределять время и ресурсы соответственно
- Управление проектами использует отчет о состоянии для создания отчетов менеджера проекта о прогрессе своего отдела
Это во многом зависит от временной шкалы (или прогнозируемой временной шкалы, если уж на то пошло), указанной в отчетах менеджера проекта.
Если предполагается, что ваш проект будет работать в течение нескольких лет, лучше всего создавать ежеквартальные отчеты о состоянии проекта. Однако, если ваш проект рассчитан на срок от шести месяцев до года, рекомендуется ежемесячно.
Несмотря на всю помощь, которую предоставляют отчеты о состоянии проекта, важно помнить, что их создание может занять довольно много времени. В этой статье мы предоставили образец отчета о проекте, чтобы облегчить вашу работу; однако это все еще процесс. Нажмите здесь, чтобы просмотреть нашу галерею образцов отчетов по проекту.
Все то время, что менеджер проекта тратит на отчет о состоянии, не тратит работу на управление своей командой. Выберите регулярный период для предоставления отчета и поместите его в календарь Ганта. Помните о времени, которое он потребляет, и старайтесь придерживаться дат доставки в реальном времени.
При этом вы сэкономите много времени на ненужном общении с разными игроками. Такие вопросы, как «Каков статус XYZ?» «Как бюджет ищет XYZ для проекта?» все могут дождаться регулярного отчета, оставив команду сосредоточиться на своей работе.
Четко сформулируйте цель отчета и объясните, почему это необходимо. Определение ваших целей и предоставление примеров умных целей поможет вам оставаться сосредоточенным во время написания отчета и поддерживать заинтересованность и информированность тех, кто читает отчет.
Шаг 2. Помните о своей аудиторииПри написании отчетов по проекту максимально адаптируйте содержание и тон голоса к аудитории. Используйте впечатляющую графику и важные данные, чтобы связаться с людьми, которые будут читать этот отчет.
Шаг 3: Напишите план Прежде чем приступить к написанию, сначала создайте список всех разделов вашего отчета. Для получения дополнительной информации см. раздел «Что включить в статус проекта» ниже или ознакомьтесь с нашими шаблонами отчетов о статусе .
После наброска и анализа можно приступить к черновому наброску. Как следует из названия, он не должен быть идеальным. Если вы ищете инструмент, который поможет вам составлять отчеты по проектам, попробуйте наши редактор документов .
Шаг 5: Точная настройка анализаПо мере того, как позволяет время и поступает новая информация, заполняйте любые пробелы в данных или выделяйте текущие или потенциальные проблемы, которые вы обнаружите. Используйте раздел «Результаты», чтобы сосредоточиться на значениях и прояснить любые ограничения анализа.
Шаг 6: Рекомендация дальнейших шаговПосле завершения анализа данных вы сможете предложить действенные идеи для достижения взаимно желаемого результата проекта. Чем более надежными будут ваш анализ и выводы, тем более достоверными будут ваши отчеты по проекту.
Шаг 7.
Полировка для распространения Перед отправкой отчета проверьте грамматику, орфографию и опечатки, чтобы итоговый документ выглядел максимально профессионально. Если вы отправляете отчет групповым электронным письмом, следите за размером файла.
Что включить в отчет о состоянии проекта?В зависимости от того, для кого вы пишете отчет, это может измениться. Тем не менее, есть несколько основных элементов, которые необходимо включить в ход проекта, независимо от того, кто читает отчет по проекту.
РезюмеЕсли вам интересно, как написать отчет о проекте, начните с краткого изложения. Краткие обзоры предоставляют читателю основные выводы из отчета без необходимости ознакомления со всеми деталями проекта. Резюме очень полезны для тех, кому нужно быстро взглянуть на общее направление проекта, не продираясь через большое количество данных.
Ход выполнения проекта В отчете о состоянии проекта ход выполнения проекта отслеживается с помощью реальных показателей.
Это обеспечивает обзор состояния и бюджета проекта, а также определяет потенциальные риски и проблемы. Такой подход, основанный на данных, предоставляет руководству проекта обратную связь и позволяет вносить коррективы.
Ресурсы
Важно задокументировать все ресурсы, которые вы указали в плане проекта. Что у вас осталось еще в наличии? Что вы использовали и нашли недостаточным? Каких ресурсов вам нужно больше? Это могут быть инструменты управления проектами и физические ресурсы, такие как программное обеспечение или PDF-файлы, а также человеческие ресурсы.
Сроки и цели
В этих отчетах о состоянии важно предоставить всем обзор сроков вашего проекта, особенно тем, кто не входит в вашу проектную группу и не использует используемое вами программное обеспечение для управления проектами.
На данный момент будьте реалистичны в своих сроках, не оптимистичны . Вернитесь к своему календарю Ганта, чтобы помочь с этим. Приберегите свой оптимизм для командных собраний, чтобы подтолкнуть вашу проектную команду к более эффективной работе и выполнению сроков.
В отчетной части вы должны быть честны со своими сроками и результатами, как с целями, которые вы достигли или не достигли, так и с теми, которые вы ожидаете выполнить вовремя или нет.
Многие игроки в дальнейшем будут работать с информацией, которую вы предоставили в этом разделе отчетов о проекте, поэтому она должна быть точной, чтобы они могли управлять своей рабочей нагрузкой и быть доступными в прогнозируемую дату.
Заметные изменения
Это может радикально различаться, но это должно быть что-то заметное, что произошло и больше не соответствует первоначальному плану проекта. Если вы используете редактируемые образцы отчетов для проектов, а не PDF, вы можете вернуться и отредактировать план проекта, чтобы внести изменения.
Однако это не рекомендуется. Вы не можете гарантировать, что ваша команда будет постоянно ссылаться на первоначальный план проекта, как только они получат четкое представление о том, что им нужно сделать для всего проекта.
Финансирование и бюджеты
Менеджер проекта должен использовать время, посвященное отчету о состоянии проекта, для отражения своего бюджета.
Навыки бухгалтерского учета жизненно важны для успеха менеджера проекта, и способность управлять большим бюджетом пригодится, когда дело доходит до управления общим финансированием проекта.
В этой части отчета дайте четкий обзор расходов, спрогнозируйте расходы и визуально подчеркните, где вы были выше или ниже бюджета в режиме реального времени. Команда может извлечь из этого уроки не только для будущих проектов, но даже для отчета о состоянии управления проектом в следующем месяце.
Эффективность команды
Используйте цели и задачи, чтобы количественно определить, хорошо ли работает команда. При этом важно учитывать препятствия, которые им пришлось преодолевать на этом пути. Сталкивались ли они с исключительными обстоятельствами, которые не были запланированы? Если да, то как они справились с этими проблемами и как отреагировали на них?
Управление рисками
Это заключительная часть отчета о статусе проекта и один из самых важных наборов навыков для успешного руководителя проекта: Управление рисками .
Менеджер проекта должен иметь определенную долю ретроспективного взгляда на свою повседневную работу и быть в состоянии дать краткое изложение всех рисков.
В отчете о состоянии проекта дайте обзор любых прогнозируемых рисков и постарайтесь отобразить их по уровням , чтобы любой читатель имел четкое представление о самых больших рисках, вплоть до рисков очень низкого уровня, и о том, что может быть сделано для их предотвращения. Всегда имейте план B и адаптируйте его каждый раз, когда создается отчет о состоянии проекта.
Отчет об управлении рисками лучше всего сопровождать совещанием по анализу рисков. Выйдите со встречи с подробным протоколом встречи и используйте знания и точку зрения вашей команды, чтобы дать всесторонний обзор всех существующих рисков.
Примеры отчетов о проектах Существует несколько различных типов отчетов о проектах. Вот несколько примеров отчетов о проектах наиболее широко используемых типов.
Отчет о состоянии проекта используется для информирования о ходе проекта и обеспечения того, чтобы все вовлеченные стороны были в курсе событий. Примеры отчетов о состоянии проекта включают обновления для всех заинтересованных сторон по ходу проекта, измененные планы проекта и уведомления о любых возникших проблемах или рисках.
Отчет об отслеживании проектаОтчеты об отслеживании проекта содержат реальные цифры, показатели и другие ключевые индикаторы хода выполнения проекта. Примеры отчетов об отслеживании проектов включают данные о статусе проекта, задачах, производительности команды, скорости выполнения и других показателях в комплексном отчете.
Отчет об исполнении проекта Отчет об исполнении проекта — это более специализированный отчет о состоянии проекта. Примеры включают обзоры хода выполнения, распределения ресурсов и затрат. Отчеты об эффективности проекта помогают отслеживать текущее направление проекта и прогнозировать его успех.
Используя отчеты об эффективности, команда может решить проблемы, которые сдерживают проект.
Отчеты о состоянии проекта являются примером отчетов об управлении проектами, которые помогают выявлять потенциальные проблемы до их возникновения, экономя деньги, время и ресурсы фирмы. Когда спонсоры проекта и супервайзеры уведомляются о рисках, они могут соответствующим образом скорректировать стратегию до того, как проблемы проявятся.
Сводный отчет по проектуВы пишете для занятых людей, когда готовите отчет об управлении проектом. Примеры выполненных задач и финансовые отчеты позволяют им быстро увидеть важные данные, а затем выделить время на разделы, которые их непосредственно касаются. В сводном отчете по проекту должны быть выделены ключевые вехи и указаны предстоящие задачи.
Отчет об отслеживании времени проекта Отчеты об отслеживании времени проекта могут помочь менеджерам проектов оценить эффективность своих команд и определить области для улучшения.
Например, отчеты по проектам могут показать, какие части проекта требуют больше времени для завершения, и перераспределить ресурсы для задач, требующих меньшего количества часов, чем ожидалось.
Лучшие практики написания отчета по проектуХотите знать, как эффективно написать отчет по проекту? Не смотрите дальше, мы обеспечим вас! Есть несколько вещей, которые вы должны помнить при составлении отчета по проекту, чтобы убедиться, что он эффективен и способствует успеху проекта.
Будьте честны
Умение правильно писать отчеты по проекту во многом зависит от честности.
Бесполезно скрывать результаты или смотреть на правду сквозь розовые очки. Вы не создаете презентацию, чтобы завоевать кого-то здесь; вы создаете фактический отчет, чтобы убедиться, что у всех есть как можно более четкое представление.
Будьте честны в своих отчетах, указывайте точные цифры (не округляйте в большую или меньшую сторону) и не оправдывайтесь.
Оставайтесь критически настроенными.
Предоставьте как можно больше информации
Это зависит от вашего решения, но чем больше актуальной информации, тем лучше. Менеджер проекта будет иметь фантастический обзор проекта и текущего статуса. По этой причине они лучше всего подходят для составления отчета о состоянии проекта.
Тем не менее, руководитель проекта не должен бояться позволять членам команды заполнять части отчета, если они лучше понимают конкретную задачу в рамках проекта. Назначьте разные области отчета по проекту разным членам команды, а затем просмотрите все перед отправкой отчета.
Пишите четко
Навыки четкого и лаконичного письма очень важны для того, чтобы ваш отчет по проекту был понятен. Не рассматривайте отчет о статусе проекта как нечто, что вам просто нужно сделать и доставить.
Просмотрите его, убедитесь, что в нем нет орфографических или грамматических ошибок. Вы будете удивлены тем, на что способна сила запятой. Видеть? Убедитесь, что чтение вашего отчета так же гладко, как и ваши навыки управления проектами.
Праздновать успех
Для всех ошибок, рисков и проблем, о которых вы сообщаете в своем отчете о состоянии проекта, важно документировать ваши успехи. Проект — это американские горки. Будут взлеты и падения, спирали и перевороты. Определите, какие из них являются победами, и отпразднуйте их.
Отмечая успех, вы поднимете боевой дух команды проекта и напомните руководителю проекта о том, чего уже удалось добиться.
Написать для инопланетян
Надлежащий пример отчета менеджера проекта будет доступен для широкой аудитории. Вы будете писать план проекта для многих людей, многие из которых не имели прямого контакта с вашей командой, вашей компанией или поставленная задача/задачи. Когда мы говорим писать для инопланетян, мы имеем в виду писать для тех, кто понятия не имеет, что происходит.
Даже самые простые сокращения или предположения могут быть истолкованы кем-то совершенно по-другому. Не допускайте ошибок или недоразумений.
Не бойтесь использовать визуальные эффекты
Визуальная поддержка отлично подходит для того, чтобы донести свою точку зрения или более четко отобразить информацию в отчете о состоянии проекта.
Наглядные пособия могут нарушить монотонность отчета, если в нем много копий, что будет желанным облегчением для глаз любого читателя.
Говорят, что картинка стоит тысячи слов, и не зря, если вы изо всех сил пытаетесь донести свою точку зрения, поищите пример в Интернете. Используйте визуальные эффекты в качестве подтверждающего примера того, что вы говорите.
Автоматизируйте процессы там, где это возможно
Несмотря на то, что каждый проект имеет свой собственный ландшафт, вы можете удивить себя количеством, которое вы можете автоматизировать в процессе отчетности. Узнайте, как максимально эффективно использовать электронные таблицы Excel и интеграцию инструментов , чтобы увидеть, как вы можете заполнять или автоматически заполнять данные в своем отчете по проекту.
Именно эти небольшие хитрости, которые помогут сэкономить время, сделают ваш отчет по проекту более эффективным и привлекательным в будущем.
Шаблон отчета по проекту
Используйте этот образец отчета по проекту в качестве отправной точки для ваших отчетов по проекту.
Адаптируйте его к потребностям вашей компании и проекта и поделитесь им с нужными людьми, чтобы ваш проект не сбивался с пути.
Как написать отчет о состоянии — с образцом шаблона
Team Compass предоставляет визуальные отчеты о ходе работы, удовлетворенности сотрудников, достижении целей и многом другом.
Попробуй! Это бесплатно для небольших команд, предлагает бесплатную пробную версию и всего 29 долларов в месяц для больших команд.
Падение эффективности, отсутствие фокуса, отсутствие драйва.
Сказал руководитель группы, у которого нет хорошего программного обеспечения для создания отчетов
Итак, для начала, несмотря на то, что существует множество различных применений еженедельного отчета о состоянии, у них есть одна общая черта.
Давайте посмотрим, как создать еженедельный отчет для команды или компании. Вы можете использовать его, чтобы сообщить своему боссу (или наоборот) или получить отчет сотрудника от членов вашей команды.
Вы действительно должны регулярно использовать отчеты о состоянии (еженедельно или ежемесячно).
Независимо от того, что вы сообщаете в виде отчета о состоянии, вы всегда должны отвечать на один ключевой вопрос: «Где мы находимся сейчас?»
Чтобы ответить на этот вопрос, вы должны смотреть и в прошлое, и в настоящее, и в будущее. Отчеты построены из трех категорий, чтобы подчеркнуть это:
- Прогресс: прошлое: что уже достигнуто
- Планы: будущее: каковы ваши нынешние цели и задачи
- Проблемы: какие проблемы возникли
Вот и все. Он называется PPP и служит основой для простейших отчетов о состоянии. Вы можете обозначить различные компоненты как вам угодно:
- Готово, Задача, Задачи
- На прошлой неделе, на следующей неделе, открытые вопросы
Принципы все те же.
Вы всегда можете добавить дополнительные категории в Прогресс, Планы и Проблемы.
Например, в отделах продаж может быть полезно добавить раздел для ключевых лидов и встреч с клиентами. В отделах маркетинга добавление раздела для ключевых событий может быть хорошим дополнением к трем другим категориям. С другой стороны, в процессе разработки вы также можете перечислить предлагаемые идеи функций и отзывы клиентов.
Итак, вам нужен пример, чтобы встать на ноги и правильно начать работу. Вполне понятно. Однако на самом деле вам нужно всего три слова: «Прогресс», «Планы» и «Проблемы».
Образец шаблона отчета о состоянии не может быть проще. Добавьте эти заголовки PPP, чтобы создать свои списки, и под каждым словом отметьте элементы, подпадающие под каждую категорию. Используйте любой удобный для вас инструмент. Некоторые примеры: электронная почта, Google Docs или Excel — вы можете загрузить наши шаблоны отчетов о ходе работы в этих форматах. В качестве альтернативы вы можете найти специализированный инструмент, такой как Team Compass, который поможет вам начать работу.
Вот пример еженедельного командного отчета, созданного инструментом еженедельных отчетов Team Compass. Интересным компонентом Team Compass является то, что он может собирать личные отчеты в отчет компании. Несмотря на добавление командной панели и еженедельных графиков прогресса, эффективность Team Compass по-прежнему сводится к процессу отчета о статусе PPP.
Предпочтительная длина и количество отчетов о состоянии должны быть примерно одинаковыми. Не более 5-7 предметов в каждой категории. Добавляя элементы, не забывайте, как их будут читать другие. Вы не для себя пишете. Не используйте задачи из 1-2 слов, как в диспетчере задач. Используйте полные предложения с некоторыми комментариями или фоном. Цель состоит в том, чтобы помочь вашим коллегам учиться и понимать ваши обновления. Правильная формулировка — ключ к успешному отчету о состоянии.
com/embed/a77p1Dx0JHQ?feature=oembed&enablejsapi=1&origin=https://blog.weekdone.com” frameborder=”0″ allow=”accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture” allowfullscreen=””/>Еще одна очень важная вещь для хорошей практики отчетности о состоянии — это регулярность. Ежедневно писать отчет о сотрудниках на самом деле не обязательно. С другой стороны, обновлять отчеты о состоянии только ежеквартально — это слишком долго. Многие передовые практики отчетности используют недельную или месячную модель, чтобы найти эту золотую середину. Мы рекомендуем делать это еженедельно, так как более частые обновления действительно помогут всем быть в курсе событий.
Учитывая все это, почему бы не внедрить практику отчетности о состоянии в своей команде или организации прямо сейчас? Мы предлагаем инструмент отчетов о состоянии от Team Compass в качестве опции, если вы действительно хотите использовать лучшие мировые практики в еженедельных отчетах.