Как оформить текст в виде многоуровневого списка: Урок 24. Создание многоуровневого списка – Эффективная работа в MS Office

Урок 24. Создание многоуровневого списка – Эффективная работа в MS Office

Создание многоуровневого списка в документе – один из самых сложных процессов при работе с документом Word. На этом уроке мы научимся делать многоуровневые списки быстро и безболезненно.  Постарайтесь чётко придерживаться алгоритма действий, который я предлагаю на этом уроке, и создание многоуровневого списка станет вашим любимым делом.

По окончании урока вы сможете:

1. Создать многоуровневый список в документе

Скачайте документ тут. Откройте документ.

Для вашего удобства я отметила список:

1. зелёным цветом – список первого уровня
2. красным цветом – список второго уровня
3. чёрным цветом – список третьего уровня

Алгоритм ваших действий:

Шаг 1.    Выделите весь текст (Урок 2. Выделяем текстовую информацию в документе)

Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список

Обратите внимание: нажимаем именно кнопку Многоуровневый список, а не кнопку Нумерация.

Появляется рабочее окно со скромным названием Все:

В окне три раздела

• Текущий список
• Библиотека списков
• Списки в текущих документах

Как видите нет ни одного активного списка. Сейчас нас интересует библиотека списков. Почему бы не воспользоваться любезностью разработчиков Word’а, которые предлагают нам готовые виды многоуровневых списков? Возвращаемся к алгоритму действий:

Шаг 2.    Нажимаем ЛМ иконку подходящего списка:

Получаем такую картину:

Шаг 3.    Выделяем абзацы красного цвета, которые станут списком второго уровня (Урок 2. Выделяем текстовую информацию в документе Word). Я выделила все, нужные мне абзацы при помощи нажатой клавиши

Ctrl:

Шаг 4.    Находим кнопку Увеличить отступ и щёлкаем ЛМ один (!) раз:

Получаем такую картину:

Шаг 5.    Выделяем абзацы чёрного цвета, которые станут списком третьего уровня (урок 2). Я выделила первые три абзаца чёрного цвета. Можно было опять воспользоваться помощью нажатой клавиши Ctrl, но надо же нам отработать команду Форматирование по образцу Урок 6. Форматирование по образцу …):

Шаг 6.   

Опять находим кнопку Увеличить отступ и щёлкаем ЛМ два (!) раза:

Получаем такую картину:

Вы обратили внимание, что Любимая еда отца поменяла номер с «4.1» на «1.2»? И это правильно!

Шаг 7.    Находим команду Форматирование по образцу: лента Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка Форматирование по образцу. По кнопке щёлкаем два (!) раза:

Мы вошли в режим Форматирование по образцу (Урок 6. Форматирование по образцу).

Шаг 8.    Последовательно щёлкаем по каждому абзацу, который по нашему мнению должен стать списком третьего уровня:

В результате наших действий получаем такую картину:

Делаем вывод. Мы получили многоуровневый список, в котором имеется три уровня. Номера все правильные, список «не поплыл». Правда номера получились разноцветные. Но… Флаг вам, в смысле кисточку Форматирование по образцу вам в помощь!

Теперь вы сможете:

1. Создать многоуровневый список в документе

 

Форматируем многоуровневые списки в Word

Что такое машиночитаемые доверенности, или Как подписывать электронные документы с 1 сентября 2023 г.

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Информационные технологии

Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД). Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий… и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.

Владимир Андреев

президент компании «ДоксВижн», член рабочей группы по развитию ПО для обработки документов при Экспертном совете Минкомсвязи России по развитию отрасли информационных технологий

Зависимость юридической силы документа от электронной подписи и СЭД

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2023

Информационные технологии

Попробовали сориентировать вас в следующих вопросах: как юридическую значимость документу обеспечивает электронная подпись (ЭП)? возможно ли это вне системы электронного документооборота (СЭД) по прошествии времени? Эти, казалось бы, простые вопросы становятся сложными, когда видишь проблемы существующих правил работы.

Попутно мы пояснили: в какой момент что проверяется; каковы отличия 3 видов электронной подписи, используемых в России.

Елисей Иодковский

главный специалист отдела информационной безопасности ГК «Электронные офисные системы» (ЭОС)

«Библиотека знаний»: как создать и использовать

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Информационные технологии

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.

).

Анна Сосновая

основатель бизнес-школы ассистентов и помощников «АС», сертифицированный эксперт в области менеджмента знаний, преподаватель ВШЭ, РАНХиГС

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД

Делопроизводство и архив

№ 02 / 2023

Информационные технологии

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации для внедрения СЭД, которая обкатана уже более чем на 60 проектах. В этой статье показано, как можно провести аудит документооборота путем опроса ключевых сотрудников организации: как определить границы проекта, выбрать нужных людей для интервьюирования, как документально зафиксировать результаты, как сразу структурировать собираемую информацию, чтобы легче было выявить существующие алгоритмы работы с документами и потом привести их к эталонной модели документооборота.

Елена Скрипко

руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International

Софья Ульянцева

к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

Что такое машиночитаемые доверенности, или Как подписывать электронные документы с 1 сентября 2023 г.

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Информационные технологии

Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД).

Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий… и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.

Владимир Андреев

президент компании «ДоксВижн», член рабочей группы по развитию ПО для обработки документов при Экспертном совете Минкомсвязи России по развитию отрасли информационных технологий

Презентация годового отчета и плана

Делопроизводство и архив

№ 12 / 2019

Информационные технологии

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Наталья Клочкова

заместитель исполнительного директора торгово-производственной компании

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Делопроизводство и архив

№ 11 / 2020

Информационные технологии

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Надежда Артонкина

специалист по внедрению автоматизированных систем управления

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Делопроизводство и архив

№ 10 / 2012

Информационные технологии

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Антипов Денис

специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»

Настройка многоуровневых списков — Microsoft Word 365

Вы можете настроить существующий многоуровневый список (см. как создать многоуровневый список) или примените свои спецификации к формату, используя диалоговое окно Определить новый многоуровневый список .

Чтобы создать пользовательский многоуровневый формат , выполните следующие действия:

   1.   На вкладке Домашний в разделе Пункт группа, выберите кнопку Многоуровневый список :

   2.   В многоуровневом списке щелкните Определить новый многоуровневый список… для отображения диалогового окна Определить новый многоуровневый список :

   3.   В диалоговом окне Определить новый многоуровневый список :

В основной части :

• На уровне Нажмите, чтобы изменить список , выберите уровень списка, который вы хотите изменить. Слово выбирает первый уровень, 1 , при открытии диалогового окна Определить новый многоуровневый список .
• В группе Числовой формат :
  • В текстовом поле Введите форматирование для числа Word отображает форматирование числа для выбранный уровень списка. Введите любые изменения текста формата в это текстовое поле.

    Например, вы можете изменить формат 1) на Раздел 1. , чтобы каждый экземпляр номера включает слово Раздел :

    Не вводите этот номер в это поле! Если вы это сделаете, даже заменив его с другим номером вы нарушите автоматическую нумерацию; каждое число в списке будет то же самое (похоже стандартный маркированный список, который использует число в качестве символа маркера).

  • Чтобы задать форматирование шрифта, нажмите кнопку Шрифт… . Word отображает шрифт диалоговое окно. Выберите шрифт, стиль шрифта, размер и любые дополнительные функции (например, цвет или эффекты), а затем нажмите кнопку OK .
  • В раскрывающемся списке Стиль номера для этого уровня выберите нужный формат номера. использовать.

    Например:

    • Многоуровневый список с маркерами на втором уровне:
    • Многоуровневый список с опциями третьего уровня:
  • Чтобы включить номер предыдущего уровня (или более высокого уровня), выберите уровень из Включить номер уровня из раскрывающегося списка . Этот раскрывающийся список недоступен для первый уровень, потому что над ним нет уровня.

    Например: Если Уровень 1 использует нумерацию 1, 2, 3 и Уровень 2 использует нумерацию a, b, c , применяя уровень 1 на уровне включения номер от раскрывающийся список на Уровень 2 изменяет Уровень 2 нумерация до 1a, 1b, и так далее:

• Используйте элементы управления в поле Позиция , чтобы настроить, где будет отображаться число:
  • В раскрывающемся списке Выравнивание номера выберите расстояние слева, по центру, или правое поле, в котором Word размещает число.
  • В текстовом поле Выровнено по выберите позицию, по которой следует выровнять число.
  • В текстовом поле Отступ текста на задайте положение отступа для текста.

  Например, многоуровневый список, первый уровень которого центрирован, а сам текст отступ:

  Используйте набор для всех уровней… 9Кнопка 0004 для настройки выравнивания и отступов для всех уровней в список:

Чтобы открыть дополнительные параметры настройки многоуровневого списка, нажмите кнопку Кнопка “Дополнительно” > > в левом нижнем углу. Word отображает дополнительную панель в справа от диалогового окна, поэтому вы видите диалоговое окно полностью:

Word также изменяет Подробнее > > 9Кнопка 0004 на кнопку < < Меньше который вы можете щелкнуть, чтобы снова скрыть дополнительный раздел диалогового окна.

Некоторые полезные дополнительные параметры:

• Если вам нужно связать этот уровень нумерованного списка с определенным стилем, выберите стиль в Ссылка выпадающий список level to style :
• Чтобы настроить нумерацию, используйте счетчик Start at , чтобы изменить начальный номер:

  Например, Уровень 3 начинается с пятого числа римской нумерации:

• Если вы хотите перезапустить нумерацию после определенного уровня, выберите список Перезапустить после . установите флажок и выберите этот уровень в раскрывающемся списке (список Restart после элементов управления не доступен для первого уровня в списке, потому что более высокого уровня нет).

  Например, Уровень 3 имеет сквозную нумерацию с Уровень 2 и перезапуск нумерации только после изменения Уровень 1 :

• Установите флажок Нумерация в юридическом стиле , если вы хотите использовать нумерацию в юридическом стиле: изменение любую римскую цифру до арабской цифры .

  Например, Уровень 3 включает нумерацию обоих предыдущих уровней, но должен показывать нумерация в соответствии с законодательством 1.1.1 вместо A.1.1 :

• В раскрывающемся списке Follow number with выберите символ, который будет добавлен после номера: Символ табуляции , Пробел или Ничего . Если вы выберете Символ табуляции , вы можете установить флажок Добавить табуляцию на и установить расстояние на котором разместить табуляцию.

Примечание : Более подробная информация доступна в Раздел многоуровневых списков в Работа с маркированными, нумерованными и многоуровневыми списками урок Бесплатный курс по созданию базовых документов.

См. также этот совет на французском языке: Комментарий персональный список à plusieurs niveaux.

Как создать пользовательский стиль многоуровневого списка в Microsoft Word

Создайте собственный стиль многоуровневого списка в Word с цифрами, буквами, символами или специальными символами, чтобы ваш список соответствовал стилю вашего документа.

Microsoft Word предоставляет хороший выбор стилей для создания многоуровневых списков. Но если вы хотите что-то индивидуальное, вы можете сделать его сами.

Здесь мы покажем вам, как создать собственный стиль многоуровневого списка в Word.

Определение нового многоуровневого списка в Word

Откройте документ в Word и перейдите на вкладку Главная . Вы можете создать новый стиль списка независимо от того, вставили ли вы уже многоуровневый список.

Совет : Если вы хотите ускорить процесс или использовать существующий стиль в качестве основы для нового, разместите в документе хотя бы один уровень. Затем продолжите ниже.

Щелкните Многоуровневый список в разделе Абзац на ленте и выберите Определить новый многоуровневый список .

Когда появится окно форматирования, нажмите Еще в левом нижнем углу, чтобы отобразить полный набор настроек, которые вы можете изменить. Они отмечены ниже как Дополнительные настройки и являются необязательными.

Уровень

Вверху вы начнете с уровня, который хотите изменить. Когда вы выбираете уровень с первого по девятый слева, вы увидите этот уровень жирным шрифтом справа. Затем вы настроите параметры ниже для этого уровня.

Дополнительные настройки для редактируемого уровня находятся в правой части окна. К ним относятся применение изменений, если вы хотите связать уровень с существующим стилем, уровень для отображения в галерее и имя списка полей ListNum.

Формат номера

В разделе Формат номера вы можете начать с выбора стиля номера для этого уровня в раскрывающемся списке.

Совет : Вы заметите, что можете выходить за рамки цифр и букв, используя маркеры, символы, изображения и другие специальные символы, если хотите. Это позволяет комбинировать числа и символы в одном типе списка.

Затем непосредственно выше введите формат числа или буквы. Справа щелкните Шрифт , чтобы выбрать стиль, формат, цвет и размер шрифта.

Дополнительные настройки для этого раздела находятся с правой стороны. К ним относятся выбор начального номера, номер перезапуска и возможность использования нумерации в юридическом стиле.

Положение

В разделе Положение выберите Выравнивание чисел по левому краю, по центру или по правому краю. Вы можете ввести число или использовать стрелки, чтобы выбрать Выровнено по позиции . Затем выберите отступ вкладки на , введя число или используя эти стрелки.

Если вы хотите применить эти настройки для каждого уровня в списке, нажмите Установить для всех уровней . Подтвердите или отредактируйте настройки и нажмите OK .

Дополнительные настройки для позиции также находятся в правой части окна. Вы можете выбрать после номера символ табуляции, пробел или ничего. Вы также можете добавить позицию табуляции и выбрать позицию.

После выполнения описанных выше настроек для уровня выберите следующий уровень и заполните его детали таким же образом. Закончив настройку нового стиля многоуровневого списка, нажмите OK .

Используйте собственный стиль многоуровневого списка

После настройки нового стиля его можно применять в любом месте текущего документа. На вкладке Home нажмите Многоуровневый список , и вы увидите раздел с пометкой Списки в текущих документах . Просто выберите, чтобы применить его.

Совет . Если вы откроете отдельный документ Word, ваш собственный стиль списка появится в меню многоуровневого списка.