Как оформляется доклад образец: Ваш браузер не поддерживается

Как составить план доклада

• 28 декабря

Рубрика: Доклад

План доклада можно использовать с разными целями: составить по нему сам доклад или использовать во время выступления для того, чтобы перед глазами были основные положения работы. Рассмотрим оба варианта.

Составить доклад по готовому плану значительно легче, чем пытаться с нуля написать неизвестно что. Работа без плана может получиться сумбурной и не отразить тех элементов, которые должны присутствовать в научном докладе.

Начинать работу с планом лучше всего на стадии подбора материалов. Если вы готовите доклад для защиты какой-либо студенческой работы, то ваши базовые материалы будут содержаться в самой исследовательской работе. Для докладов, которые используют во время конференций, круглых столов, семинаров и иных мероприятий, понадобится основательно потрудиться в подборе подходящего материала.

Проще всего, если вы начнете составлять план доклада на стадии работы с материалами.

Вначале составьте каркас плана на основании структуры самого доклада: представление темы (титульный лист), введение, базовая часть, заключение. Затем по мере изучения заполняйте этот каркас основными элементами, о которых будете рассказывать. Для этого можно составить конспект подобранных материалов и выбрать из него самое главное.

Напротив каждого пункта плана делайте необходимые вам пометки. Например, отметьте материалы, которые нужно описать, укажите, что вам нужно уточнить то или иное понятие, и так далее.

Примерный план доклада

1. Представление доклада: слова приветствия, сведения о докладе.

2. Введение

Актуальность ” придумать, как сократить, найти подтверждающие данные.

Проблема” описать подробно.

Предмет, объект ” спросить у руководителя.

Цели, задачи ” выделить 5 задач, уточнить, как правильно формулировать.

3. Основная часть

Определения трех понятий ” взять со страниц: источник № 1 — с. 15, № 2 — с. 298, № 3 — с. 37.

Составить тезисы теории.

Составить в Exel диаграмму, составить в Word таблицу, найти подходящие рисунки.

…

4. Заключение

Несколько выводов.

Придумать интересный вопрос.

Не пытайтесь сразу же создать идеальный план, так как по мере чтения у вас будет одно представление о содержимом доклада, а по мере составления доклада — совсем другое. Также не забывайте, что при полном погружении в работу ваш ум работает более активно, чем в самом начале. Вы начинаете лучше систематизировать материал, придумываете более удачные заголовки. Попав в такое состояние, смело вычеркивайте слабые позиции плана и заменяйте их новыми.

План для выступления с докладом

Далеко не каждый человек может выучить несколько страниц научного доклада, содержащего специальную терминологию. Более того, выучив текст наизусть, некоторые так теряются от волнения, что напрочь забывают весь текст. Оптимальным в этом случае является составления плана доклада или так называемого опорного плана. В нем отображаются только основные пункты и понятия, которые нужно раскрыть.

Также в опорных планах можно использовать символы, понятные автору доклада и вызывающие у него определенные ассоциации. Например, символическое изображение графика (около 1-2 см) напоминает докладчику о необходимости рассказать о графическом анализе, символ двойного листка бумаги — о тиражировании информации. Специальные символы хорошо запоминаются и прекрасно бросаются в глаза, в отличие от сплошного текста на нескольких листах.

Если захотите использовать этот прием, то не пытайтесь найти готовые символы. Вы должны нарисовать то, что конкретно у вас ассоциируется с тем или иным словом или фразой. Однако не стоит шифровать весь доклад, иначе потом сами не разберетесь в столь загадочных письменах. Не забывайте, что опорный план предполагает заучивание доклада наизусть и многократное воспроизведение по плану текста.

Образец опорного плана

Естественно, что опорный план будет понятен только вам, а для другого он, возможно, станет филькиной грамотой. Однако не стоит перенасыщать его информацией, так как вам нужно не закодировать каждое определение, а создать зрительную опору для наиболее трудных моментов.

Плюсом использования такого плана является отличное владение материалом (иначе вы просто не сможете по нему ничего рассказывать). При любом сбое (что-то отвлекло вас и аудиторию) вы без труда продолжите свой доклад с любого места. Еще одно преимущество — это высокая активность ума. Если при чтении доклада вы будете погружать самого себя и присутствующих в некое подобие транса, то здесь вы будете более сконцентрированы и вдохновлены, что оценит и публика.

Подпишитесь на нас в ВК.
Публикуем полезные лайфхаки для учёбы

Узнайте, как написать бизнес-отчет с примерами.

Какова цель бизнес-отчета?

Изучение того, как написать бизнес-отчет, может показаться довольно сложным, если вы имеете дело с существующим кейсом или должны смоделировать некоторые показатели гипотетического бизнеса. Когда ваша задача включает в себя составление бизнес-отчета, всегда начинайте с сужения списка ваших целей до конкретной проблемы, различных обстоятельств, набора финансовых операций и проблем. Продолжайте, установив основную цель и определив структуру. Если ваши цели останутся неясными, вы не сможете приступить к написанию и правильной отчетности. Подводя итог, бизнес-отчет может представлять собой один или несколько связанных документов, целью которых является анализ и объяснение информации, используемой менеджерами для принятия своих будущих решений. Это означает, что ваш бизнес-отчет должен преследовать три основные цели:

• Сосредоточение внимания на финансовой стороне вопроса для получения финансовой поддержки компании или бизнес-проекта.
• Использование маркетинговых, рекламных и цифровых средств, связанных с позицией продукта или услуги на рынке.
• Набор рекомендаций, помогающих в улучшении сборки, управлении и поиске наиболее эффективных решений.

Когда вам нужно научиться писать бизнес-отчет для университета, велика вероятность, что вы работаете с существующим кейсом, описывающим ситуацию, связанную с конкретным бизнесом. Это означает, что вы должны анализировать каждый аспект существующих данных, искать цифры и делать все возможное, чтобы предоставить свои выводы в краткой и наиболее эффективной форме. Если ваше письмо требует составления ответа руководителю компании X, вам следует подумать о написании служебной записки, которая будет подкреплена соответствующим бизнес-отчетом. Подумайте о том, какие важные проблемы необходимо решить и какие процессы уже имели место. Если вы не знаете, как это сделать правильно, вы всегда можете обратиться к нашим авторам с запросом «не могли бы вы, пожалуйста, написать мой отчет», и они сделают ваш кейс независимо от предполагаемого срока.

Советы по написанию бизнес-отчетов

Прежде чем вы продолжите работу со структурой вашего бизнес-отчета, важно собрать информацию, которая будет касаться расходов, список достижений, которые принесли некоторую прибыль, и аналитический вывод. Например, в вашем бизнес-отчете должен упоминаться прогноз на будущее, обсуждаться плюсы и минусы маркетингового плана, обсуждаться планирование бюджета и приводить конкретные рекомендации, основанные на статистической информации. Если в прошлом были определенные проблемы, связанные с процессами аудита, или тенденции, которые только возникли, вам следует сначала изучить проблему и определить, какие нарушения имели место. Разговаривая с акционерами или специалистами по общему управлению, поддерживайте реалистичность вашего бизнес-отчета и подкрепляйте каждое утверждение частью финансовых данных и различными полезными сравнениями.

Определение типов бизнес-отчетов

Некоторые типы бизнес-отчетов, с которыми вы можете столкнуться в качестве студента университета, будут включать большинство функциональных областей, связанных с бизнес-процессами. Это может быть анализ рынка или тенденций, финансовая работа, отчеты о производительности и работа с запасами.

Если вы имеете дело со складскими процессами, вам следует определить производительность и изучить продукты, логистику и изменения. Говоря об анализе рынка, вы должны обсудить маркетинговые бюджеты и добавить некоторые сравнения. То же самое относится к отчетам по анализу тенденций, которые потребуют статистической информации и работы с выборками (часть вашего исполнительного отчета!).

Как правильно оформить бизнес-отчет?

Бизнес-отчет должен быть написан в определенном сокращенном стиле, который поможет вашим читателям увидеть, к чему относится каждая часть, и увидеть наиболее важные элементы. Для некоторых пояснительных примеров должны быть заголовки, подзаголовки, соответствующие маркеры, статистические данные, графики, таблицы и видео на YouTube. Цель состоит в том, чтобы объяснить проблемы и предложить решения.

Что касается длины, вы можете сделать все кратким, придумав отчет на одной или двух страницах, или использовать другой подход и предоставить информацию, которая занимает около 100 страниц. Прежде чем мы перейдем к примеру, который поможет вам увидеть ситуацию яснее, начните с вашей оценочной рубрики, в которой будет самая важная информация.

В большинстве случаев бизнес-отчет вашего университета будет занимать от четырех до семи страниц. Общая структура бизнес-отчета будет включать:

• Содержание для навигации и основных целей форматирования.
• Резюме, которое составляет около 10% вашего бизнес-отчета и указывает основную цель.
• Body Абзацы, в которых говорится об оценке. Они должны занимать около 40% от общего количества слов.
• ключевых выводов, которые занимают еще 40% вашего отчета и делятся вашей аналитической работой.
• Заключение должно быть кратким, потому что вы резюмируете основную информацию и делаете ее краткой, как описание книги. Также должно быть около 10%.

Помните, что то, что у нас есть выше, — это просто руководство о том, как написать пример формального бизнес-отчета, следуя правилам. Ваш научный руководитель может предоставить вам шаблон или тематическое исследование, которое поможет вам с точки зрения структуры. Тем не менее, не игнорируйте общие рекомендации. Давайте разберем все на детали:

Содержание

Это всегда будет зависеть от того, что будет включать ваш бизнес-отчет. Наиболее важно использовать правильные заголовки и подзаголовки, которые будут относиться к каждой части того, что будет следовать. Если вы еще не уверены в своей структуре, вы всегда можете внести коррективы. Просто убедитесь, что каждая часть заголовка соответствует странице после того, как вы сделали окончательное редактирование и корректуру. Ваша оценочная рубрика может предоставить вам информацию о шрифтах, интервалах и других аспектах структуры вашего отчета. Если вы указали MLA или APA, ваши внешние источники должны быть отформатированы в соответствии с типом цитирования.

Резюме

Здесь вы узнаете, как написать введение для бизнес-отчета, поскольку вы должны ввести всю важную информацию, чтобы вдохновить вашу целевую аудиторию и объяснить проблему. Если ваш отчет начинается со скучной заметки, это не будет мотивировать человека читать дальше, даже если речь идет о финансовых данных.

Вы должны начать с краткого абзаца, в котором будет кратко изложено, что будет включать ваш отчет и какие вопросы вы должны решить. Его следует продолжить методологией и списком опросов, статистических данных, интервью или независимым методом исследования. Вы должны рекламировать свой отчет в этой части. Это также место, где ваши читатели должны иметь возможность прочитать каждую важную часть. Подойдите к нему как к мини-отчету со всеми ключевыми аргументами и решениями.

Основные пункты

Здесь вы должны предоставить подробную информацию и структурировать свой отчет в соответствии с важностью аргументов, которые вы предоставляете. Если у вас есть проблема, с которой нужно работать, вы должны представить свою методологию и рассказать о том, как и почему вы исследовали проблемы. Ваша цель — выявить актуальные проблемы и обсудить наилучшие способы достижения успеха. Не забудьте включить графику и примеры, которые предоставят вашим читателям больше ясности. Эта часть должна быть завершена! Не оставляйте ничего важного для следующей части, где вы суммируете основные выводы и рекомендации. В ваших абзацах должны быть перечислены все проблемы, методы и решения.

Выводы и рекомендации

Это одна из самых сложных частей обычного бизнес-отчета. Он должен ответить на знаменитый вопрос «И что со всем этим делать?» вопрос, предлагая список ваших предложений и текущего положения вещей. Ваши основные выводы должны быть представлены в виде маркеров или в виде таблицы, если формат позволяет это сделать. Используйте более простой язык и переформулируйте наиболее важные части тезиса. Что касается рекомендаций, вы не должны делать нереальных предложений, выходящих за рамки ваших ресурсов. Здесь вы можете напрямую поговорить с заинтересованными сторонами, юрисконсультами и менеджерами, связанными с различными отделами бизнеса. Ваш тон должен быть объяснительным!

Заключение Пункт

Изучение того, как написать заключение для бизнес-отчета, является важной частью, потому что это то, что всегда читают как преподаватели колледжей, так и руководители компаний. Если это заключительная часть, то она должна быть самой важной с должной ясностью и структурой. Помня об этом, вы должны предоставить резюме и создать еще одну мини-версию, которая должна отражать ваши основные идеи и решения. Длина вашей заключительной части должна составлять 10% итогового отчета. Сохраняйте ясный тон и давайте краткое изложение простыми словами. Он должен говорить о рекомендациях и призывать к действию.

Пример бизнес-отчета

Вот краткий образец, который поможет вам понять, как написать пример бизнес-отчета для вводной части:

Этот бизнес-отчет будет охватывать многочисленные аспекты бизнеса, включая:

• Определение ключевых элементов рынка.

• Настройка наших цифровых сервисов.

• Проблемы со здоровьем и безопасность на рабочем месте.

• Безопасность и наблюдение за основными подразделениями компании.

• Транспорт и логистика.

• Экологическая безопасность и энергосбережение.

• Вопросы упаковки и хранения.

• Участие в инновационных проектах в социальных сетях.

• Деловые услуги.

• Рекомендации.

Части тела должны начинаться с методологии, которая также может быть представлена ​​в виде маркеров и в краткой форме, как в примере ниже:

• Наша основная методология бизнес-отчетности сосредоточена на этапах наблюдения и анализа, охватывающих период 2019 года.-2021.

• Несколько сценариев для каждого раздела были пересмотрены, чтобы обеспечить беспристрастный прогноз.

• Также считается, что аспект культурного разнообразия охватывает проблемы французского, итальянского, немецкого и испанского рынков.

Начиная с ограничений из-за пандемии и проблем с экспортом/импортом, связанных с поставками с азиатских рынков, пришлось внести определенные коррективы. Отчет финансового ведомства за первое десятилетие 2021 года показал стагнацию и отсутствие дополнительных источников. Чтобы поддерживать активные поставки, были установлены новые контакты со шведскими и норвежскими поставщиками. Статистические данные представлены «как есть» на рисунках 7, 9., и 11.

Ваш бизнес-отчет должен продолжаться с рекомендациями:

Положительный опыт работы с мелкими скандинавскими поставщиками и морской логистикой показал, что обращение к альтернативам может быть менее рискованным, чем работа с крупными азиатскими рынками. Несмотря на то, что финансовая сторона дела должна была быть решена и должны были быть произведены буферные выплаты, она была более стабильной. Новые отчеты были сделаны с точки зрения прогнозов и финансовых расчетов. Еще одна положительная сторона — обращение к нестандартным решениям и более широкий спектр технических характеристик, что не всегда возможно у азиатских поставщиков.

Без сомнения, есть проблемы с таможней и регистрацией новых брендов в рамках закона, но эту часть уравнения можно решить путем долгосрочного сотрудничества с новыми поставщиками в Норвегии и Швеции. Составлено соответствующее законодательство с юридическим отделом и сделан примерный документальный анализ. Положительные и отрицательные законодательные проблемы, которые необходимо решить, также были задокументированы юристами нашей компании на рисунке 6с.

(вот где должна быть графическая часть вашего бизнес-отчета!).

Заключительный совет: самое важное — изложить проблему в бизнес-отчете и рассказать о том, как она была решена. Вы должны использовать комбинацию текста, графики и статистических данных. Если проблема не оспаривалась, обсудите причины этого и предложите определенное решение. Спросите себя, что решает ваш бизнес-отчет и как он помогает вашей целевой аудитории. После того, как вы закончите писать и исследовать, всегда вычитывайте и редактируйте вещи вслух, проверяя удобочитаемость. Если это звучит логично и ясно, как вы читаете, вы сделали свое исследование правильно!

Было ли это полезно?

Спасибо за отзыв!

Руководство по составлению отчетов по проекту | Slite.

com

‍

Что такое отчет по проекту?

Отчет по проекту — это документ, созданный для группы или компании, который обеспечивает выполнение проекта. Отчет о проекте должен описывать прогресс, вехи и препятствия.

Почему важен отчет по проекту?

Отчеты по проектам являются основной частью любого процесса управления проектами. Есть несколько ключевых документов, необходимых для успешного продвижения проекта, и отчет по проекту, несомненно, является одним из них.

Наряду с планом проекта отчет по проекту имеет большое значение для обоснования бюджета, членов команды, инструментов и других ресурсов. В этой статье мы рассмотрим один из двух типов отчетов о проекте, которые должен уметь писать любой руководитель проекта. этот отчет потребуется более чем один раз на протяжении всего жизненного цикла проекта и исследует общий прогресс проекта.

Отчет номер два равен отчет о завершении проекта ; этот отчет приходит в конце проекта и завершает все.

Мы также предоставили ряд шаблонов отчетов по проектам, которые вы можете адаптировать к вашему проекту и типу отчета по проекту, который вам нужен.

Полное руководство по отчетам по проекту

Зачем вообще писать отчет по проекту?

Этот отчет имеет решающее значение для поддержания ключевых игроков в курсе последних событий. В следующем пункте мы рассмотрим , для кого именно вам нужно писать. Отчет о состоянии проекта необходим, чтобы дать сводку по проекту, существенным изменениям и вести учет хода выполнения проекта.

Отчет о состоянии проекта добавляет вехи и целевые напоминания в процесс. Без отчета многим проектным командам будет сложно поддерживать темпы долгосрочных проектов.

Кто готовит отчеты по проектам?

Отчет о состоянии проекта обычно готовится инсайдерами, которые участвуют в его повседневной работе. Обычно это команда управления проектом, состоящая из руководителей проектов и руководителей отделов, обладающих общими или специфическими знаниями о проекте.

Для кого предназначен отчет о состоянии проекта?

Отчет по проекту нужно будет написать для разных людей; каждой заинтересованной стороне потребуется разная важная для них информация — помните об этом, когда собираете воедино ход проекта. Это не универсальная ситуация.

Возможно, вы имеете дело с конфиденциальной информацией, которая может повредить отношениям или даже испортить их, если попадет не в те глаза. В то же время вы можете публиковать информацию, которая не имеет отношения к определенным людям; при получении натиска информации кто-то может упустить данные или информацию, которые особенно важны для его глаз.

Различные люди, которым нужен отчет о текущем состоянии проекта:  

• Заинтересованные стороны проекта нуждаются в отчете о состоянии, чтобы оставаться в курсе событий и согласовывать их с другими членами команды
• Команда проекта должна знать о ходе проекта во всех отделах и подразделениях
• ‍ Спонсоры проекта используют отчет о состоянии проекта для предоставления необходимых рекомендаций и ресурсов командам и менеджерам
• Руководство использует отчеты о статусе проекта, чтобы быть в курсе хода проекта
• ‍ Финансовая группа использует отчет о статусе проекта, чтобы определить области, которые нуждаются в выделении финансирования, и избежать потенциального перерасхода средств
• ‍ Подрядчики могут видеть приоритеты проекта и сроки и распределять время и ресурсы соответственно
• ‍ Управление проектами использует отчет о состоянии для создания отчетов менеджера проекта о прогрессе своего отдела
  

Когда писать отчет о состоянии проекта?

Это во многом зависит от временной шкалы (или прогнозируемой временной шкалы, если уж на то пошло), указанной в отчетах менеджера проекта. Если предполагается, что ваш проект будет работать в течение нескольких лет, лучше всего создавать ежеквартальные отчеты о состоянии проекта. Однако, если ваш проект рассчитан на срок от шести месяцев до года, рекомендуется ежемесячно.

Несмотря на всю помощь, которую предоставляют отчеты о состоянии проекта, важно помнить, что их создание может занять довольно много времени. В этой статье мы предоставили образец отчета о проекте, чтобы облегчить вашу работу; однако это все еще процесс. Нажмите здесь, чтобы просмотреть нашу галерею образцов отчетов по проекту.

Все то время, что менеджер проекта тратит на отчет о состоянии, не тратит работу на управление своей командой. Выберите регулярный период для предоставления отчета и поместите его в календарь Ганта. Помните о времени, которое он потребляет, и старайтесь придерживаться дат доставки в реальном времени.

При этом вы сэкономите много времени на ненужном общении с разными игроками. Такие вопросы, как «Каков статус XYZ?» «Как бюджет ищет XYZ для проекта?» все могут дождаться регулярного отчета, оставив команду сосредоточиться на своей работе.

Как написать отчет о проекте за 7 шагов

Шаг 1: Определите цели

Четко сформулируйте цель отчета и объясните, почему это необходимо. Определение ваших целей и предоставление примеров умных целей поможет вам оставаться сосредоточенным во время написания отчета и поддерживать заинтересованность и информированность тех, кто читает отчет.

Шаг 2. Помните о своей аудитории

При написании отчетов по проекту максимально адаптируйте содержание и тон вашего голоса к аудитории. Используйте впечатляющую графику и важные данные, чтобы связаться с людьми, которые будут читать этот отчет.

Шаг 3: Напишите план

Прежде чем приступить к написанию, сначала создайте список всех разделов вашего отчета. Для получения дополнительной информации см. раздел «Что включить в статус проекта» ниже или ознакомьтесь с нашими шаблонами отчетов о статусе .

Шаг 4: Первый набросок

После наброска и анализа можно приступить к черновому наброску. Как следует из названия, он не должен быть идеальным. Если вы ищете инструмент, который поможет вам составлять отчеты по проектам, попробуйте наши редактор документов .

Шаг 5. Точная настройка анализа

По мере того, как позволяет время и поступает новая информация, заполняйте любые пробелы в данных или выделяйте текущие или потенциальные проблемы, которые вы обнаружите. Используйте раздел «Результаты», чтобы сосредоточиться на значениях и прояснить любые ограничения анализа.

Шаг 6: Рекомендация дальнейших шагов

После завершения анализа данных вы сможете предложить действенные идеи для достижения взаимно желаемого результата проекта. Чем более надежными будут ваш анализ и выводы, тем более достоверными будут ваши отчеты по проекту.

Шаг 7. Полировка для распространения

Перед отправкой отчета проверьте грамматику, орфографию и опечатки, чтобы итоговый документ выглядел максимально профессионально. Если вы отправляете отчет групповым электронным письмом, следите за размером файла.

Что включить в отчет о состоянии проекта?

В зависимости от того, для кого вы пишете отчет, это может измениться. Тем не менее, есть несколько основных элементов, которые необходимо включить в ход проекта, независимо от того, кто читает отчет по проекту. ‍

Резюме

Если вам интересно, как написать отчет о проекте, начните с краткого изложения. Краткие обзоры предоставляют читателю основные выводы из отчета без необходимости ознакомления со всеми деталями проекта. Резюме очень полезны для тех, кому нужно быстро взглянуть на общее направление проекта, не продираясь через большое количество данных.

Ход выполнения проекта

В отчете о состоянии проекта ход выполнения проекта отслеживается с помощью реальных показателей. Это обеспечивает обзор состояния и бюджета проекта, а также определяет потенциальные риски и проблемы. Такой подход, основанный на данных, предоставляет руководству проекта обратную связь и позволяет вносить коррективы.

Ресурсы

Важно задокументировать все ресурсы, которые вы указали в плане проекта. Что у вас осталось еще в наличии? Что вы использовали и нашли недостаточным? Каких ресурсов вам нужно больше? Это могут быть инструменты управления проектами и физические ресурсы, такие как программное обеспечение или PDF-файлы, а также человеческие ресурсы.

Сроки и цели

В этих отчетах о состоянии важно предоставить всем обзор сроков вашего проекта, особенно тем, кто не входит в вашу проектную группу и не использует используемое вами программное обеспечение для управления проектами.

На данный момент будьте реалистичны в своих сроках, не оптимистичны . Вернитесь к своему календарю Ганта, чтобы помочь с этим. Приберегите свой оптимизм для командных собраний, чтобы подтолкнуть вашу проектную команду к более эффективной работе и выполнению сроков. В отчетной части вы должны быть честны со своими сроками и результатами, как с целями, которые вы достигли или не достигли, так и с теми, которые вы ожидаете выполнить вовремя или нет.

Многие игроки в дальнейшем будут работать с информацией, которую вы предоставили в этом разделе отчетов о проекте, поэтому она должна быть точной, чтобы они могли управлять своей рабочей нагрузкой и быть доступными в прогнозируемую дату.

Заметные изменения

Это может радикально различаться, но это должно быть что-то заметное, что произошло и больше не соответствует первоначальному плану проекта. Если вы используете редактируемые образцы отчетов для проектов, а не PDF, вы можете вернуться и отредактировать план проекта, чтобы внести изменения.

Однако это не рекомендуется. Вы не можете гарантировать, что ваша команда будет постоянно ссылаться на первоначальный план проекта, как только они получат четкое представление о том, что им нужно сделать для всего проекта.

Финансирование и бюджеты

Менеджер проекта должен использовать время, посвященное отчету о состоянии проекта, для отражения своего бюджета. Навыки бухгалтерского учета жизненно важны для успеха менеджера проекта, и способность управлять большим бюджетом пригодится, когда дело доходит до управления общим финансированием проекта.

В этой части отчета дайте четкий обзор расходов, спрогнозируйте расходы и визуально подчеркните, где вы были выше или ниже бюджета в режиме реального времени. Команда может извлечь из этого уроки не только для будущих проектов, но даже для отчета о состоянии управления проектом в следующем месяце.

Эффективность команды

Используйте цели и задачи, чтобы количественно определить, хорошо ли работает команда. При этом важно учитывать препятствия, которые им пришлось преодолевать на этом пути. Сталкивались ли они с исключительными обстоятельствами, которые не были запланированы? Если да, то как они справились с этими проблемами и как отреагировали на них?

Управление рисками

Это заключительная часть отчета о статусе проекта и один из самых важных наборов навыков для успешного руководителя проекта: Управление рисками . Менеджер проекта должен иметь определенную долю ретроспективного взгляда на свою повседневную работу и быть в состоянии дать краткое изложение всех рисков.

В отчете о состоянии проекта дайте обзор любых прогнозируемых рисков и постарайтесь отобразить их по уровням , чтобы любой читатель имел четкое представление о самых больших рисках, вплоть до рисков очень низкого уровня, и о том, что может быть сделано для их предотвращения. Всегда имейте план B и адаптируйте его каждый раз, когда создается отчет о состоянии проекта.

Отчет об управлении рисками лучше всего сопровождать совещанием по анализу рисков. Выйдите со встречи с подробным протоколом встречи и используйте знания и точку зрения вашей команды, чтобы дать всесторонний обзор всех существующих рисков.

Примеры отчетов о проектах

Существует несколько различных типов отчетов о проектах. Вот несколько примеров отчетов о проектах наиболее широко используемых типов.

Отчет о состоянии проекта

Отчет о состоянии проекта используется для информирования о ходе проекта и обеспечения того, чтобы все вовлеченные стороны были в курсе событий. Примеры отчетов о состоянии проекта включают обновления для всех заинтересованных сторон по ходу проекта, измененные планы проекта и уведомления о любых возникших проблемах или рисках.

Отчет об отслеживании проекта

Отчеты об отслеживании проекта содержат реальные цифры, показатели и другие ключевые индикаторы хода выполнения проекта. Примеры отчетов об отслеживании проектов включают данные о статусе проекта, задачах, производительности команды, скорости выполнения и других показателях в комплексном отчете.

Отчет об исполнении проекта

Отчет об исполнении проекта — это более специализированный отчет о состоянии проекта. Примеры включают обзоры хода выполнения, распределения ресурсов и затрат. Отчеты об эффективности проекта помогают отслеживать текущее направление проекта и прогнозировать его успех. Используя отчеты об эффективности, команда может решить проблемы, которые сдерживают проект.

Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта являются примером отчетов об управлении проектами, которые помогают выявлять потенциальные проблемы до их возникновения, экономя деньги, время и ресурсы фирмы. Когда спонсоры проекта и супервайзеры уведомляются о рисках, они могут соответствующим образом скорректировать стратегию до того, как проблемы проявятся.

Сводный отчет по проекту

Вы пишете для занятых людей, когда готовите отчет об управлении проектом. Примеры выполненных задач и финансовые отчеты позволяют им быстро увидеть важные данные, а затем выделить время на разделы, которые их непосредственно касаются. В сводном отчете по проекту должны быть выделены ключевые вехи и указаны предстоящие задачи.

Отчет об отслеживании времени проекта

Отчеты об отслеживании времени проекта могут помочь менеджерам проектов оценить эффективность своих команд и определить области для улучшения. Например, отчеты по проектам могут показать, какие части проекта требуют больше времени для завершения, и перераспределить ресурсы для задач, требующих меньшего количества часов, чем ожидалось.

‍

Передовой опыт написания отчета по проекту

Хотите знать, как эффективно написать отчет по проекту? Не смотрите дальше, мы обеспечим вас! Есть несколько вещей, которые вы должны помнить при составлении отчета по проекту, чтобы убедиться, что он эффективен и способствует успеху проекта.

Будьте честны

Умение правильно писать отчеты по проекту во многом зависит от честности.

Бесполезно скрывать результаты или смотреть на правду сквозь розовые очки. Вы не создаете презентацию, чтобы завоевать кого-то здесь; вы создаете фактический отчет, чтобы убедиться, что у всех есть как можно более четкое представление.

Будьте честны в своих сообщениях, указывайте точные цифры (не округляйте в большую или меньшую сторону) и не оправдывайтесь. Оставайтесь критически настроенными.

Предоставьте как можно больше информации

Это зависит от вашего решения, но чем больше актуальной информации, тем лучше. Менеджер проекта будет иметь фантастический обзор проекта и текущего статуса. По этой причине они лучше всего подходят для составления отчета о состоянии проекта.

Тем не менее, руководитель проекта не должен бояться позволять членам команды заполнять части отчета, если они лучше понимают конкретную задачу в рамках проекта. Назначьте разные области отчета по проекту разным членам команды, а затем просмотрите все перед отправкой отчета.

Пишите четко

Навыки четкого и лаконичного письма очень важны для того, чтобы ваш отчет по проекту был понятен. Не рассматривайте отчет о статусе проекта как нечто, что вам просто нужно сделать и доставить.

Просмотрите его, убедитесь, что в нем нет орфографических или грамматических ошибок. Вы будете удивлены тем, на что способна сила запятой. Видеть? Убедитесь, что чтение вашего отчета так же гладко, как и ваши навыки управления проектами.

Праздновать успех

Для всех ошибок, рисков и проблем, о которых вы сообщаете в своем отчете о состоянии проекта, важно документировать ваши успехи. Проект — это американские горки. Будут взлеты и падения, спирали и перевороты. Определите, какие из них являются победами, и отпразднуйте их.

Отметив успех, вы поднимете боевой дух команды проекта и напомните руководителю проекта о том, чего уже удалось добиться.

Написать для инопланетян

Надлежащий пример отчета менеджера проекта будет доступен для широкой аудитории. Вы будете писать план проекта для многих людей, многие из которых не имели прямого контакта с вашей командой, вашей компанией или поставленная задача/задачи. Когда мы говорим писать для инопланетян, мы имеем в виду писать для тех, кто понятия не имеет, что происходит.

Даже самые простые сокращения или предположения могут быть истолкованы кем-то совершенно по-другому. Не допускайте ошибок или недоразумений.

Не бойтесь использовать визуальные эффекты

Визуальная поддержка отлично подходит для того, чтобы донести вашу точку зрения или более четко отобразить информацию в отчете о состоянии проекта.