Как оформляется доклад: Оформляем доклад по ГОСТу правила и практические советы

Типичные элементы отчетов по порядку:

1. Передняя часть :
   • Титульный лист
   • Сопроводительный документ (может не понадобиться, в зависимости от длины и аудитории)
   • Резюме (может не понадобиться, в зависимости от объема)
   • Оглавление (может не понадобиться, в зависимости от длины)
   • Список таблиц и рисунков (может не понадобиться)
2. Тело отчета :
   • Введение (иногда вместо него добавляется или используется раздел «справочная информация»)
   • Обсуждение (возможно, включая рекомендации)
   • Рекомендации (могут быть опущены, если включены в другое место)
   • Заключение (возможно с рекомендациями)
3. Back Matter :
   • Каталожные номера
   • Приложение (может не понадобиться)

Убедитесь, что в вашем отчете есть необходимые элементы, а также что вы правильно написали и отформатировали их. Сделайте так, чтобы формат работал на ваш контент и вашу аудиторию; не думайте, что дизайн чужого документа — это «правильный способ» сделать это. Есть функциональные дизайны и дисфункциональные дизайны; создайте дизайн, который будет функциональным для вашего уникального контента и вашей конкретной аудитории.

Теперь мы подробно рассмотрим каждый элемент. В самом низу этой страницы вы сможете увидеть пример формального исследовательского отчета, который включает большинство из этих элементов.

Передняя часть

Первая часть вашего отчета — это файл . Эта комбинация элементов, таких как титульный лист и оглавление, будет первым разделом, который увидит ваш читатель. Эти элементы относительно легко сделать, но если они выполнены небрежно, эти элементы могут негативно повлиять на мнение читателя о вашей работе еще до того, как он ее прочитает.

Сопроводительный документ

Если он включен, ваше письмо/памятка должно делать следующее:

• Опишите тему.
• Сделайте краткое изложение основных выводов отчета, а также отметьте тех, кто помог составить отчет.
• Выразите признательность клиенту/аудитории и предложите дополнить отчет.

Обратите внимание, что сопроводительное письмо/памятка иногда может быть включено после титульного листа, особенно в цифровых документах. Исторически сложилось так, что его прикрепляли к первой странице отчета, но те времена в основном прошли.

Титульный лист

На титульном листе должно быть четыре пункта информации о протоколе:

1. Название отчета
2. Имя и должность автора(ов)
3. Дата подачи
4. Личность аудитории

При определенных обстоятельствах титульный лист может также содержать имя и должность лица, заказавшего отчет.

Резюме

Резюме дает читателю обзор отчета. Это позволяет им быстро увидеть содержание вашего документа, не читая весь отчет.

В профессиональном контексте вам, возможно, придется просмотреть десятки, если не сотни отчетов, чтобы найти информацию для собственного исследования. У вас, очевидно, не будет времени прочитать их все, поэтому просмотр только раздела резюме отчета поможет вам быстро разобраться в ваших потенциальных исследовательских материалах.

В длинном отчете исполнительное резюме должно занимать около 10 % объема всего отчета, но почти никогда не должно превышать трех или четырех страниц, даже если объем отчета превышает 40 страниц. Он должен сжать информацию, которая уже есть в основном документе. Сюда входит такая информация, как рекомендации отчета, обоснования, ограничения и выводы.

Содержание

В оглавлении (TOC) перечислены разделы отчета. Это означает, что включены основные заголовки для каждого раздела вместе с номерами страниц, на которых они появляются. Если в вашем отчете есть второстепенные или более низкие заголовки, их тоже можно включить.

Убедитесь, что ваша организация последовательна. Содержание должно правильно отражать организацию вашего отчета. Например, вы не должны помещать резюме (которое находится вверху вашего отчета) в качестве последней записи в вашем TOC. Кроме того, вы должны вычитывать, чтобы убедиться, что заголовки сформулированы и написаны с заглавной буквы одинаково в тексте отчета и в оглавлении.

Список таблиц и рисунков

Список таблиц и рисунков работает аналогично оглавлению. Он представляет собой упорядоченный список всех рисунков, созданных вами для отчета, с номерами страниц, на которых они находятся. Этот список будет отдельной страницей, которая будет идти после вашего TOC, что означает, что он должен быть в TOC.

Тело отчета

Вторая часть вашего официального исследовательского отчета —

Вы, вероятно, знакомы с традиционным эссе из пяти абзацев, состоящим из введения, основной части и заключения. Для подобных эссе введение и заключение состоят всего из одного абзаца. Это не относится к письменным отчетам, где оба этих элемента могут состоять из нескольких абзацев или даже нескольких страниц. Точно так же обсуждение можно разбить на несколько подразделов, каждый из которых имеет свою конкретную направленность и несколько абзацев. Количество абзацев во всех трех частях в конечном итоге будет зависеть от информации, которую вы пытаетесь передать.

Введение

Ваше введение устанавливает ожидания и требования к вашему отчету.

Прежде всего, ваше вступление закладывает основу для дальнейшего содержания.

Для этого вы должны предоставить читателю понимание цели и объема вашего отчета. Кроме того, вы должны проиллюстрировать, почему ваша тема важна, описав масштаб и влияние проблемы, которую вы анализируете. Вы можете включить справочную информацию о том, как проблема (ы), которые вы изучаете, пришли к сегодняшнему дню и текущей ситуации.

К концу введения читатель должен четко понимать цель, аудиторию и контекст вашего отчета.

Резюме и введение

Многие студенты путают назначение резюме отчета и введения. Основное отличие состоит в том, что сводка представляет собой обзор отчета в целом. Это означает, что он включает результаты и выводы отчета. Введение этого не делает. Вместо этого его цель состоит в том, чтобы подготовить читателя, предоставив справочную информацию, чтобы помочь читателю погрузиться в тему.

Ниже представлено представление различий в формате таблицы:

Обсуждение

Обсуждение — основная часть вашего доклада. Здесь вы определяете проблему, которую хотите решить. Вы делаете это, излагая свои аргументы и предоставляя информацию, необходимую для подтверждения вашего вывода (выводов). В итоге в разделе обсуждения будет самая подробная информация. Обычно он делится на несколько разделов, каждый из которых помечен заголовком, определяющим структуру аргумента (аргументов).

Ваша область обсуждения не может быть помечена как «обсуждение». Вместо этого вы можете обнаружить, что хотите разбить области контента по темам, например, по рекомендациям, аргументам или проблемам. Как вы это устроите, зависит от вас, но это должно сделать документ более доступным для читателя и логически организовать ваш контент.

Рекомендации

Здесь вы расскажете читателю, как ему следует действовать на основе выводов, к которым вы пришли в своем отчете.

Будьте внимательны к своему здесь. Не заставляйте текст звучать так, будто вы командуете или приказываете читателю что-то сделать. Вместо этого постарайтесь признать, что читатель сам решает, предпринимать ли рекомендуемые действия.

Этот раздел может быть отдельным в отчете, а может и не быть. Содержание могло бы работать лучше, если бы рекомендации были интегрированы в обсуждение, или оно могло бы работать лучше, если бы оно было интегрировано в заключение. Выбор за вами, но, опять же, заставьте его работать на ваш контент и вашу аудиторию.

Заключение

К концу раздела обсуждения у вашего читателя должно быть четкое представление о проблеме, которую вы решаете. Заключение объясняет, почему это важно для читателя. Он отвечает на вопрос «ну и что?» вопрос, который в конечном итоге возникнет у читателя на этом этапе вашего отчета. Иными словами, после прочтения вашего отчета читатель получит всю эту новую информацию, которую вы им предоставили; “и что” им с этим делать? Какими должны быть следующие шаги? Какова их роль в будущем? Какова ваша роль, если таковая имеется, в продвижении вперед? Что будет дальше?

Задняя часть

Поздравляем! Теперь вы закончили с ! Осталась еще одна часть.

Третья и последняя часть отчета состоит из . Здесь читатель может найти информацию, которая поможет ему больше узнать о вашей теме. В частности, здесь вы разместите свою страницу ссылок и приложения (если таковые имеются).

Каталожные номера стр.

Мы уже немного говорили об этом в главе о стиле APA, поэтому остановимся здесь. Страница ссылок содержит полную информацию о каждой работе, которую вы цитируете в своем отчете. Эти записи позволяют вашему читателю найти первоисточники используемой вами информации, если они им нужны.

Имейте в виду, что каждый источник в вашем списке литературы должен быть представлен в теле вашего отчета хотя бы одним .

Приложение

Раздел приложений предназначен для всего, что необходимо прикрепить к отчету.

Как правило, часть содержания помещается в приложение, если оно слишком длинное или сложное для включения в обсуждение. Однако не добавляйте ничего в приложение. Информация должна помочь читателю более полно понять вашу тему, дополняя материал в основной части отчета.

Каждый элемент приложения должен содержать только один тип материала . Например, все изображения должны быть под одним заголовком, все таблицы — под другим заголовком и так далее. Если вы используете приложение, включите его в оглавление.

Образец отчета

Переход в UFV India: учебник для канадских преподавателей, заинтересованных в преподавании в кампусе UFV в Чандигархе

Обратите внимание, что в этом образце отчета отсутствуют некоторые из перечисленных выше элементов. Например, в нем нет резюме и не используется формат APA для нескольких цитируемых источников, вместо этого используются гиперссылки; нет страницы ссылок. Здесь нет списка таблиц или рисунков, а рекомендации разбросаны по всему документу, а не ограничиваются одним разделом. Причина этих различий в том, что это был функциональный формат, который работал для этого уникального контента и этой конкретной аудитории. Так выглядят профессиональные отчеты.

Эта глава была адаптирована из книги «Эффективное профессиональное общение: риторический подход» Ребекки Беннетч, Кори Оуэна и Закари Кизи, на которую распространяется международная лицензия Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4. 0, если не указано иное.

Формат написания отчета, которому вы должны следовать!

Написание отчетов является неотъемлемой частью большинства работ и занятий.

Будь то врачи, пишущие медицинские отчеты, или полицейские, пишущие первые информационные отчеты, или бизнес-менеджеры, пишущие регулярные информационные отчеты, теперь это стало важным и полезным навыком, который может значительно повысить ценность вашего рабочего места.

Таким образом, независимо от того, являетесь ли вы писателем по профессии или нет, умение написать эффективный отчет может усилить вашу игру как сотрудника.

Как правило, все отчеты имеют формат, и следование этому формату поможет вам создать четко определенный и хорошо структурированный отчет, за которым читателям будет легко следовать.

Итак, если вы хотите научиться составлять хорошо структурированный отчет для своего бизнеса, тогда этот блог поможет вам!

Здесь мы обсудим, что такое отчет, преимущества написания отчета, а также шаги и формат, которым вы должны следовать, чтобы написать успешный отчет.

Итак, вы готовы начать? Тогда вперед!

Что такое отчет?

Отчет — это письменный документ, в котором представлены факты о ситуации, проекте или процессе. Он может быть академическим, техническим или бизнес-ориентированным.

Вот почему вы, скорее всего, увидите отчеты по нескольким областям и отраслям, таким как здравоохранение, наука, бизнес, юриспруденция, наука и многое другое.

Отчет обычно содержит различные ключевые элементы, такие как подробное изложение событий или действий, углубленный анализ проблемы, проекта или инициативы, оценка фактов и данных, прогноз результатов, рекомендации на следующий порядок действий и заключение.

Основная цель отчета — информировать и обучать читателей, делая наблюдения, представляя точные детали, а затем предлагая рекомендации для будущих действий.

Поскольку отчеты подкреплены доказательствами, это надежный источник информации.

Хорошо, теперь, когда вы знаете, что такое отчеты и что они делают, давайте рассмотрим различные преимущества создания или написания отчетов!

 

Преимущества создания отчетов

Создание отчета предлагает бесчисленное количество преимуществ для вашей организации или учреждения. Какие они, спросите вы? Давайте взглянем!

Написание отчета:

• Предлагает сводную, фактическую и актуальную информацию о конкретном проекте, предмете, событии или проблеме в хорошо организованном и хорошо написанном формате.
• Помогает упростить любые процессы планирования и принятия решений с помощью надежных данных.
• Действует как эффективное и действенное средство связи внутри организации или учреждения.
• Предоставляет надежную, точную и постоянную информацию для будущих ссылок.
• Помогает собирать данные и раскрывать всю неизвестную информацию всем вовлеченным сторонам.
• Содержит рекомендации по решению сложных вопросов и проблем.

… список можно продолжать и продолжать, но суть вы поняли, верно? Отчеты очень важны!

Теперь, когда мы это установили, вам нужно понять, что для того, чтобы ваши отчеты были хорошо организованными и простыми для понимания, вы должны следовать определенному формату.

Что это за формат? Давайте посмотрим, чтобы вы могли создать идеальный отчет в кратчайшие сроки!

Подробнее:   7 типов отчетов, которые точно нужны вашему бизнесу!

 

Формат написания отчета, которому необходимо следовать!

Формат стандартного отчета включает следующие разделы:

1. Название

Как и любой важный документ, отчет должен иметь заголовок. Он должен быть четким, кратким и правильно сформулированным, чтобы соответствовать его собственному содержанию. В зависимости от отрасли или области, в которой вы работаете, вы можете использовать соответствующий дизайн, шрифт и размер шрифта.

Если хотите, вы даже можете включить название своего отчета на отдельной титульной странице. Здесь вы можете указать важную информацию, такую ​​как имя автора, дату и т. д. При необходимости включите подзаголовок, но убедитесь, что он меньше, чем заголовок вашего доклада.

 

2. Оглавление

Следующим шагом будет добавление раздела или страницы оглавления. Здесь вы можете упомянуть или добавить каждый раздел и подраздел вашего отчета и соответствующим образом пронумеровать их. Если вы не знаете, сколько страниц будет в вашем отчете, оставьте этот раздел/страницу напоследок.

 

3. Резюме

Резюме представляет собой краткий общий обзор всего отчета. Обычно он состоит из всех основных моментов, цели, процесса и рекомендаций. Этот раздел должен быть коротким и содержать всю необходимую информацию.

Лучше всего, если вы напишете резюме своего отчета после того, как закончите писать свой отчет, чтобы вы могли включить все важные моменты, ничего не упустив.

 

4. Введение

Первая страница вашего отчета должна быть введением в тему. Это введение может занимать от абзаца до целой страницы, в зависимости от длины всего отчета.

В этом разделе вы подробно опишете, какая именно проблема или вопрос рассматривается в отчете, и поможете читателю понять, почему создается отчет.

 

5. Основная часть

Основная часть отчета. Здесь собрана вся важная информация.

В этом разделе вашего отчета должно быть несколько разделов и подразделов, которые четко обозначены, чтобы читатели могли легко найти информацию. Здесь вы можете свободно использовать жаргоны и технические термины, которые часто используются в вашей отрасли.

Расположите этот раздел в порядке важности, чтобы самая важная информация была на первом месте. Старайтесь следовать контуру и поддерживать постоянный поток во всем теле.

Вы также можете попробовать включить маркеры и визуализацию данных, чтобы вашим читателям было легче понять содержание вашего отчета.

 

6. Заключение

Ни один отчет не может быть полным без заключения. В этом разделе вы должны завершить или завершить кратким и хорошо составленным изложением того, что было освещено в отчете. Обратите внимание, что этот раздел должен быть коротким, простым и свободным от каких-либо технических терминов.

 

7. Рекомендации

В разделе рекомендаций вы просматриваете и обсуждаете все действия, которые необходимо предпринять. Так что составьте свои рекомендации с набором умных целей, действенных шагов и возможных решений. Этот раздел в основном важен для предприятий и корпораций и менее актуален для академических отчетов.

 

8. Приложения

В приложении вы перечисляете все свои источники, технические детали и ссылки, относящиеся к вашему отчету и его выводам. Этот раздел, скорее всего, будет прочитан экспертами в соответствующих областях и отраслях, поэтому добавляйте только ту информацию, которая имеет прямое отношение к вашему отчету.

Вот и готов стандартный формат для написания отчетов, который поможет вам удовлетворить ваши потребности в написании отчетов!

Прежде чем вы уйдете, мы приготовили для вас кое-что, что поможет вам создавать отчеты за несколько минут!

Понятия не имею, о чем мы говорим? Тогда прокрутите вниз, чтобы узнать!

Подробнее:   Отчет о ключевых показателях эффективности: что это такое и как создать идеальный отчет?

 

Bit. ai: идеальный инструмент для создания всех типов отчетов

В наш век технологий, когда каждая отдельная задача упрощается для экономии времени и усилий, вам не нужно каждый раз ломать голову вы должны создать отчет.

Вот почему мы представляем вам bit.ai !Это современный инструмент на основе облачных технологий, который делает совместную работу с документами и работу в рабочем пространстве немного проще, намного веселее и визуально привлекательнее!

С Bit вы можете создать любой отчет всего за несколько кликов. Вы можете просто сосредоточиться на содержании, потому что Bit поможет вам со всеми остальными аспектами вашего отчета — от форматирования до публикации!

Не достаточно убеждены?

Тогда взгляните на эти функции bit.ai и решите сами!

1. Шаблоны документов

Что, если мы скажем вам, что вся структура и формат отчета уже созданы и разработаны для вас?

Это потому, что у Bit есть обширная галерея шаблонов , в которой есть более 70 шаблонов на выбор. Вам больше не нужно думать о том, как создавать контент! Все, что вам нужно сделать, это вставить текст в предварительно отформатированный документ и настроить его там, где это необходимо!

 

2. Несколько рабочих областей

Создание отчетов — это не задача одного человека, она требует совместных усилий нескольких людей из разных отделов организации.

Здесь вам может помочь бит. Он позволяет создавать бесконечное количество рабочих пространств и папок вокруг проектов и команд, чтобы вся ваша работа была организована. Это позволяет хранить всю информацию в аккуратном и упорядоченном виде, чтобы создавать отчеты более эффективно.

 

3. Автоформатирование

Еще одной важной особенностью bit.ai является то, что он автоматически форматирует все ваши документы! От полей до нумерации, шрифтов и дизайна — в шаблонах позаботятся обо всем.

Это сэкономит вам много времени и энергии от постоянного форматирования документов. Мало того, он имеет очень минималистичный дизайн, который выделяет каждый элемент и помогает вашему отчету выделиться!

 

4. Поддерживает более 100 форматов файлов

Сделайте ваши отчеты более интересными и интерактивными, используя интеллектуальную интеграцию Bit, чтобы добавлять мультимедийные элементы, такие как веб-ссылки, PDF-файлы, встраивания, математические уравнения, графики и многое другое в ваши отчеты.

Он поддерживает несколько форматов файлов и позволяет легко добавлять видео, карты, диаграммы, таблицы и многое другое в документ за несколько секунд!

 

5. Совместная работа в режиме реального времени

С помощью функции совместной работы в режиме реального времени вы можете пригласить людей из разных команд и отделов присоединиться к вам и работать вместе в режиме реального времени для подготовки ваших отчетов. Вы можете редактировать содержимое документа и добавлять комментарии по мере создания отчетов.

Вы также можете выделять текст, упоминать соавторов и даже оставлять комментарии в одном и том же документе! В дополнение к этому, бит также позволяет вам добавлять соавторов, которые могут вычитывать или редактировать вашу работу в режиме реального времени.

 

6. Прямая трансляция

Вы можете использовать функцию обмена в реальном времени Bit, чтобы делиться своими отчетами в реальном времени с кем угодно. Это также позволяет обновлять все изменения, которые вы вносите в отчет, в режиме реального времени.

В общем, Bit — это все, что вам может понадобиться при создании любого отчета!

Так что бросьте гадать и получите Bit, чтобы создавать потрясающие отчеты без каких-либо усилий! Время сделать вашу деловую жизнь проще и приятнее!

 

Заключение

Само собой разумеется, что навыки написания отчетов являются неотъемлемой частью большинства профессий и удобным навыком, который поможет повысить уровень вашей игры!

Имея в руках этот формат написания отчетов, вы можете быть уверены, что будете создавать эффективные отчеты каждый раз, когда в этом возникнет необходимость.