Как писать сообщение правильно: Как написать слово “сообщение” – ТекстЭксперт

«Как подготовить сообщение на заданную тему?»

Автор Lenivec На чтение 3 мин. Просмотров 23.4k. Опубликовано 17.08.2018 Обновлено 17.08.2018

Содержание

1. «Как подготовить сообщение на заданную тему?». 
2. Текстовые особенности
3. Правила написания
4. Последовательность работы
5. Структура

Сообщение представляет собой краткий и лаконичный текст. Он четкий, ясный и информативный. Сочинение не несет художественной ценности. Здесь не используют метафор, красочных оборотов, эпитетов. Предоставляется тема, в рамках которой и передаются данные.

Текстовые особенности

Главное требование – лаконичность. Никогда произведение такого формата не бывает больших размеров. Предложения короткие и точные. Не допускается использование долгих и насыщенных описаний.

Правила написания

Существуют определенные нормы составления сообщения. Основные правила касаются структуры и лексики.

Рекомендации по написанию:

1. Нужно информативно передать предмет рассказа. Поэтому разрешается использовать рисунки, схемы и прочий графический материал.
2. Во всем тексе прослеживается определенная идея. Главную мысль выделяют.
3. Сложные термины и слова применять не рекомендуется. Каждый должен понимать суть написанного.

Автор обязан отлично ориентироваться в содержании. Важно предварительно подготовиться, обратиться к надежным источникам, книгам, интернет ресурсам. Для полноценности и полноты нужно опираться на несколько материалов.

Последовательность работы

Чтобы быстро и качество создать произведение, рекомендуется придерживаться определенного порядка. Это поможет включить всю необходимую информацию.

Последовательность работы:

1. Ознакомление с темой. На этом этапе нужно изучить литературу, подобрать методичный материал.
2. Изучение информативных источников, важных ресурсов.
3. Из большого объема материала следует выделить наиболее важные аспекты. Именно они и будут задействованы в работе.
4. Сообщение имеет план. Его разрабатывают заранее.
5. Написание. К выполнению задания подходят ответственно, включая только избранные тезисы.

Если возникают трудности с материалами, обращаются к знающим людям. Ими выступают преподаватели, учителя, родители. Когда предусматривается публичное выступление, то подготавливаются более тщательно. Осмысленно вникают в текст, чтобы потом не читать с листка. Суть пересказывают основными фразами. Важные данные указывают на доске. Их пишут заранее, а во время выступления подчеркивают их, обращаясь к статистической информации.

Структура

Краткое повествование имеет и соответствующий план. Сочинение начинается со вступительной части. Идея звучит сразу, чтобы было понятно, о чем пойдет речь дальше. Здесь читателя знакомят с темой. Его плавно подводят к основе. Она может состоять из рассуждений, статистических данных, схем, рисунков, полезной информации. Ссылаются на официальные ресурсы. В заключительной части делают короткие и понятные выводы. Итог является достойным завершением.

Когда работа готова, то дополнительно перечитывают словестное полотно. Из сочинения убирают любые намеки на красочность. Вычеркивают любые сложные и художественные части речи. Красивые эпитеты, метафоры, гиперболы лучше припасти для литературных тексов. В сообщении придерживают научного стиля.

Если вам понравилась статья на тему «Как подготовить сообщение на заданную тему?», то так же вам могут понравиться и следующие сочинения

«Нужно ли анализировать свои ошибки?» – сочинение

Аргументы к сочинению ЕГЭ

«Язык – ко всем знаниям ключ»

11 класс 9 класс

Как написать сообщение, чтобы его прочитали и поняли / Хабр

Если написать код с ошибкой, то программа не будет работать, либо будет, но так, что лучше бы не работала вовсе. Общение похоже на создание кода. Слова — это символы, которые мы складываем в предложения, чтобы донести мысль до адресата. Когда кодируем правильно, нас понимают и делают то, о чём мы просим. Если же в сообщении нет логики и структуры, а для передачи выбран неверный канал связи, то в лучшем случае нас просто не поймут. В худшем — мы сорвём сроки, потеряем клиента, нас уволят. Мы поговорили с айтишниками, психологами, менеджерами, чтобы найти правила эффективного общения в IT-команде. 

Чем проще, тем лучше

Профессор психологии Дэвид Оппенгеймер считает: чтобы быть понятым, нужно использовать простые слова и предложения.

Станислав Круглов

Team Lead

В нашей работе слишком много разной информации. Если человек пишет сложными и большими фразами — это точно не упрощает задачу. Скорее всего, в таком письме будут потеряны важные детали задачи, а значит — будет потрачено драгоценное время. Поэтому чем проще человек излагает свою мысль — тем лучше.

Помимо сложных слов и предложений, многие айтишники не любят корпоративные штампы. А для экономии времени — своего и собеседника — предпочитают использовать минимум вводных слов и отказываются от долгих вступлений перед тем, как перейти к сути дела. 

Антон Мишин

CEO & Founder IT-компании Proscom

У нас нет стоп-слов. Но есть корпоративная культура, в которой мы продвигаем неформальность, толерантность и юмор. И с их помощью стараемся решить проблемы, связанные с употреблением клише и слов-паразитов. Например, «коллеги». В нашей компании даже есть такой челлендж: во время выступления мы не употребляем это слово. И это вызов. Ведь ты постоянно пытаешься его вставить — оно позволяет с чего-то начать. И начинается: «Эм-м… Братцы! Друзья! Единомышленники». Всё это, конечно, смешно, но действительно выводит из зоны комфорта и улучшает навык коммуникации. Мы даже встроили бота в Slack, который смешно обыгрывает такие слова.

Александр Дунай

Ведущий разработчик в Альфа-банке

Если беседа проходит в корпоративном мессенджере, то ставьте задачу сразу, переписка не должна выглядеть так:

— Привет!

— Привет.

— Как дела?

— нормально.

— У меня есть одна проблема.

— Какая?

— *описывает суть проблемы*

Переходите к сути сразу! Вы и так отрываете коллегу от работы. Так сократите количество отрываний до минимума, сразу опишите суть проблемы. Когда у коллеги будет время, он всё увидит и ответит на вопрос.

Одно сообщение — одна задача

Наш мозг плохо приспособлен к многозадачности. Попробуйте провести популярный эксперимент. Возьмите лист бумаги и напишите на нём любое длинное слово или словосочетание. Допустим, «информационные технологии». Параллельно считайте вслух от 1 до 20. Засеките время, которое потребуется для совместного и раздельного решения задач без ошибок — разница будет заметна.

Психиатр Тео Компернолле считает, что переключения между делами приводит к истощению наших мыслительных способностей. Как результат — просроченные дедлайны и ошибки, на устранение которых тратится драгоценное время. 

Наш мозг обладает фантастическими возможностями, но есть кое-что, чего он делать не может: работать в многозадачном режиме. Выполнение двух когнитивных задач одновременно — невозможно. Если вы пытаетесь это делать, ваш мозг имитирует многозадачность, постоянно и быстро переключаясь между задачами. Но за такое жонглирование вы расплачиваетесь потерей времени, сил, креативности, а также повышенным стрессом: вы заняты, но непродуктивны.

Разработчик компании Navicon и профессиональный психолог Екатерина Озерова советует писать несколько писем и сообщений по разным проектам и задачам, а не складывать всё в один текст. Не сто́ит перегружать письмо задачами и смыслами. Если оно содержит больше двух вопросов по разным темам и требует существенной умственной работы, скорее всего, получатель отложит ваше сообщение. Ответа придётся ждать долго. Письменная коммуникация в команде будет быстрой и эффективной, если вы сначала кратко обозначите контекст сложившейся ситуации, а потом зададите простой закрытый вопрос. Коллеге будет легче собраться с мыслями и ответить вам оперативно. 

Александра Крылова

Руководитель департамента разработки компании «МойОфис»

Не рекомендую разбивать одну задачу на множество сообщений. Это очень затрудняет коммуникацию. После каждой порции информации у читающего корректируется картинка запроса, возникают уточняющие вопросы. Следующая же порция сообщений запускает цикл заново. Это раздражает. Лучше ёмко сформулировать все вводные и ожидания в одном сообщении. 

Структура помогает понимать

Текст задания нужно структурировать. Для постановки задач можно использовать модель S.M.A.R.T. Каждая задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, уместной и иметь дедлайн.

S — Specific — конкретность. Чего именно необходимо достичь: 

Уменьшить legacy.

M — Measurable — измеримость. В чём будет измеряться результат. Если показатель количественный, то нужны единицы измерения. Ксли качественный, то требуется эталон отношения: 

Уменьшить legacy на 25% относительно прошлого года

A — Attainable — достижимость. За счёт чего планируется достичь цели и возможно ли это в принципе:

Уменьшить legacy на 25% относительно прошлого года за счёт расширения штата.

R — Relevant — уместность. Действительно ли выполнение задачи позволит достичь желаемой цели: 

Увеличение штата не требует сверхзатрат; можно нанять начинающего специалиста и провести обучение.

T — Time-bound  — ограниченность во времени. Время, до которого нужно достигнуть цели: 

Всё это сделать до конца года.

Владимир Кривов

Руководитель федеральной IT-компании РОСТСАЙТ

Каждая задача должна быть чёткой, измеримой, достижимой и иметь дедлайн. При постановке заданий я на подсознательном уровне расписываю эти блоки. Многие скажут, зачем так заморачиваться? В бизнесе, как и на войне, некогда SMARTовать указания. Я согласен, с опытными сотрудниками и рядовыми задачами достаточно указать цель. А что вы будете делать с вновь прибывшими, пусть и талантливыми сотрудниками? По мере роста квалификации и слаженной работы бюрократия будет уходить в сторону.

Выбирать правильные каналы коммуникации

Канадский культуролог Маршалл Маклюэн в своей книге «Понимание медиа» заявляет, что канал коммуникации, с помощью которого передаётся сообщение, уже сам по себе является сообщением — the medium is the message. Если вы выбрали неправильный канал, то в лучшем случае вас не поймут. Можно попасть в нелепую ситуацию, отправив коллеге задачу по почте, если правилами компании для этих целей предусмотрен мессенджер. Скорее всего, такое письмо останется непрочитанным.

Антон Мишин

CEO & Founder IT-компании Proscom

В моей картине мира задача не должна описываться в сообщении. Мессенджеры и устная речь — ужасные инструменты для того, чтобы быть источником точной информации. Прежде чем обсуждать задачу, надо её поставить, а значит — создать и формализовать в более подходящем для этого инструменте: например, в Asana или Jira. Так появляется статистика, дедлайны. И уже после этого достаточно лишь прислать ссылку на задачу, чтобы человек понял, что ему нужно делать.

В каждой компании свои правила. И если мы приходим работать в новую организацию, то должны быть готовы к совершенно иной культуре постановки задач. 

Анна Амосова

Руководитель отдела по работе с персоналом центра программных решений Инфосистемы Джет»

Если в команду приходит новичок из компании с другой культурой постановки задач, то нам помогают наши программы онбординга и наставничества. Какие-то нюансы корректируются достаточно быстро, если своевременно показывать сотруднику на примерах, что было сделано неоптимальным способом, и вместе прорабатывать, как сделать лучше в следующий раз.  

Просить совета, а не мнения

Бывают ситуации, когда нужен свежий взгляд на работу. Иногда глаз замыливается и легко упустить едва заметную, но важную деталь, которая может улучшить проект. Один из способов этого избежать — попросить коллегу взглянуть на наработки. Но даже в такой просьбе есть подводные камни.

В журнале Harvard Business Review опубликовано исследование, которое объясняет, почему не стоит просить людей делиться мнением: это подразумевает оценку сделанного. То есть люди невольно оценивают вместо того, чтобы предлагать новые идеи и решения. Поэтому лучше просить совета, а не мнения. В этом случае человек будет нацелен не на характеристику проекта, а на поиск новых решений.

В одном из экспериментов 200 человек должны были прокомментировать резюме учителя. Первую группу людей попросили поделиться мнением, а вторую — дать совет автору резюме. Люди, которых просили поделиться мнением, давали расплывчатые хвалебные отзывы. Один респондент прокомментировал так: «Этот соискатель, кажется, соответствует довольно многим требованиям. У него есть опыт работы с детьми и необходимые навыки, чтобы научить кого-то ещё. В целом, он кажется хорошим кандидатом». Однако люди, которых просили дать совет, предлагали конкретные решения: «Я бы добавил в резюме опыт работы репетитором. Опишите свой стиль обучения и укажите, почему вы выбрали такую методику. Добавьте, какой будет программа для 7-летнего ребёнка».

Оценивать работу, а не человека

Иногда нам приходится указывать коллегам на их ошибки. Оценка проекта или выполненной задачи не должна затрагивать личность человека. Это особенно важно, когда характеристика даётся в текстовом сообщении, где любая точка и запятая могут стать носителями эмоций. Также желательно, чтобы это было личное мнение о проделанной работе. Не «ты плохой разработчик» и «это плохой код», а «мы не можем использовать этот код». 

Денис Горбачев

Team Lead в финансовом маркетплейсе «Выберу.ру»

Не сто́ит включать в оценку явные обвинения и подчёркивать своё превосходство. Фразы вроде «исправляй свой косяк», «а я тебе говорил», «ты ничего не понимаешь», «делай, как я сказал» могут потешить ваше самолюбие, но для решения конкретной задачи абсолютно бесполезны. В большинстве случаев они лишь демотивируют получателя. 

Владимир Кривов

Руководитель федеральной IT-компании РОСТСАЙТ

В нашей компании есть руководители подразделений. Им часто нужно вносить правки, следить за выполнением работ, критиковать и подсказывать. Но не все мастера слова, для многих сделать замечание — настоящее испытание. Я всегда стараюсь давать совет вместо критики. Например, это отлично подходит при общении с дизайнерами, так как плохая критика может ранить и убить всю творческую составляющую. В самом начале обозначаешь два хороших момента, потом один плохой: «Мария, мне очень нравится с тобой работать над этим проектом, ты следишь за сроками, твоё последнее нововведение выше всяких похвал! Но вот здесь давай немного поменяем ви́дение и шапку сайта? Как ты на это смотришь?» Такой подход позволяет без стресса начать беседу и успешно её закончить. А дизайнеру приятно.

Переписки, начатые под воздействием эмоций, не решают проблем, а рождают новые обиды и непонимания. 

Александра Крылова

Руководитель департамента разработки компании «МойОфис»

Если отношения между коллегами напряжённые, любое, даже конструктивное, сообщение, может читаться с искажённой интонацией. Важно быть максимально корректным в формулировках. Подумайте, как бы вы прочли свой текст. Также важна обратная связь. Если коллега что-то не понял, проявите терпение и понимание. Избегайте негативных реакций.

Виктор Большаков

Разработчик в DATS.TEAM

Был случай, когда новый сотрудник открыто и грубо выразил негатив в общий чат. Владельцы компании решили его уволить. Понятно, что люди хотят избежать прямой вербальной конфронтации, перенося «поле боя» в переписку. Я же считаю, что любые конфликтные ситуации нужно решать в кабинете руководителя с глазу на глаз.

Бонус для руководителей от психолога Ирины Скаповской

Необязательно ставить перед собой цель — системно улучшать коммуникативные навыки всех специалистов. Достаточно, чтобы они просто понимали друг друга в рабочих вопросах. В этом случае хорошо помогают корпоративные правила, как именно мы пишем друг другу сообщения:

• как принято здороваться,

• что писать в теме,

• какие блоки обязательно должны быть,

• как получателю следует обозначить, что получатель понял или не понял,

• как проверяем, что все поняли друг друга правильно. 

Самая простая технология внедрения таких правил: вы делаете памятку, знакомите с ней уже работающих сотрудников и затем инструктируете новичков на этапе онбординга. Чтобы памятка и правила были органичными и принимались всеми, важно не придумывать их одному человеку, а создавать коллективно на планёрке. Это займёт мало времени и избавит от массы проблем в будущем.  

В зависимости от вашей корпоративной культуры памятка может быть не слишком серьёзной. Включите в неё внутрифирменные мемы, фишки и приколы. Можно прописать, как правильно выразить протест против навешивания чужих обязанностей или недовольство по поводу плохо выполненной задачи.

Как писать электронные письма и сообщения на английском языке – english-at-home.com

Вот несколько основных советов по написанию правильных сообщений и электронных писем на английском языке. Дополнительную информацию о написании писем и электронных писем см. в разделе Как лучше писать по-английски.

Используйте стандартные выражения

Для электронных писем вы можете начать со слов «Уважаемый» (и имя человека) и закончить словами «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями», а затем указать свое имя в следующей строке.

Или вы можете опустить окончания «Уважаемый + имя» и «С наилучшими пожеланиями», а закончить только своим именем.

В неофициальных электронных письмах вы можете написать «Привет» (и имя человека).

Для сообщений можно просто написать имя человека без «Привет».

После первого приветствия вы можете использовать стандартное выражение для начала письма:

«Я пишу, чтобы сказать вам / спросить вас …»
«Просто чтобы вы знали, …». (а затем сообщить новость)
«Можете ли вы / Не могли бы вы…». (а затем сказать, что вы хотите, чтобы другой человек сделал)

Для электронных писем и сообщений вы также можете написать информацию без стандартных выражений, особенно если вы хорошо знаете другого человека или он понимает ситуацию.

Например:

Джейн

Завтра собрание в 10:00 в зале заседаний.

Dennis

Используйте простую грамматику

Держите свои предложения коротко и используйте простую структуру предложений:

Тема
Глагол
Объект
Манера
Place
Время

Примеры:

SARA получит 6:00 . Можешь встретить ее на вокзале в 7 вечера?
(Сара – подлежащее; получит – глагол; поезд в 18:00 из Лондона – дополнение)

В настоящее время мы проводим исследование рынка перед запуском продукта во Франции. Джеймс (из отдела маркетинга) сказал, что у вас есть рыночный отчет за прошлый год. Не могли бы вы отправить его мне, пожалуйста?
(Мы – предмет; делаем – глагол; некоторые исследования рынка = объект. Джеймс – предмет; сказал – глагол; у вас есть отчет о рынке – объект; за прошлый год – время.)

В неофициальных электронных письмах и сообщениях вы можете писать в форме заметки. Это означает, что вы можете писать аббревиатурами и опускать грамматические слова, такие как личные местоимения, артикли и предлоги.

Примеры:

Спасибо за ваше электронное письмо = Спасибо за электронное письмо
Я пишу, чтобы спросить вас = Просто пишу, чтобы спросить вас
У нас не так много времени до запуска продукта, поэтому… = Нет задолго до запуска продукта, так что…

Некоторые распространенные сокращения

asap = как можно скорее
am = утро
pm = день
btw = между прочим

Используйте правильную пунктуацию и оформление

1. Убедитесь, что ваши электронные письма (и сообщения) легко читаются, и человек может быстро понять информацию. Несколько советов, как это сделать:

Избегайте длинных абзацев в электронных письмах. Вы можете начать новую строку для каждой новой точки.

Привет, Джон

Спасибо за письмо.

Пока нет новостей о запуске продукта во Франции, но мы ожидаем услышать их на следующей неделе.

Совещание по продажам и маркетингу запланировано на четверг на следующей неделе в 10:00. Присутствовать все европейские торговые представители.

До встречи

Джо

2. Вы также можете нумеровать баллы в сообщениях.

Роб

Тина позвонила сегодня утром.

1. Вы можете забронировать отель Meridian в Нью-Йорке на две ночи? 6, 7 июля.
2. Пожалуйста, попросите Марвина как можно скорее отправить отчет о клиенте.
3. Не могли бы вы напомнить Биллу прислать эскизы.

Спасибо!
Sue

Знак препинания

Вот некоторые распространенные ошибки, которых следует избегать.

1. Строка после вашего приветствия в электронном письме начинается с заглавной буквы:

Привет, Люси
Не могли бы вы…. (не «ты можешь…»)

2. Личное местоимение I пишется с большой буквы. Не пишите «я».

3. Когда пишете дату, пишите ее полностью – день, месяц, год. Например, 11 февраля 2013 г., а не 02.11.13.

См. также нашу страницу Улучшите пунктуацию, чтобы получить более подробное объяснение точек, запятых, двоеточий, апострофов и т. д.

Эффективное общение по электронной почте – Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем эта брошюра

Этот раздаточный материал предназначен для того, чтобы помочь студентам, преподавателям и специалистам университетов научиться более эффективно использовать электронную почту. Это может помочь вам определить, является ли электронная почта лучшим способом общения в конкретной ситуации, и писать сообщения, которые успешно доносят ваш смысл до целевой аудитории.

Фон

Хотя электронная почта является ценным инструментом, она создает некоторые проблемы для писателей. Недопонимание может легко возникнуть, когда люди имеют разные ожидания в отношении сообщений, которые они отправляют и получают. Электронная почта используется для самых разных целей, в том числе для связи с друзьями, общения с профессорами и руководителями, запроса информации и подачи заявок на работу, стажировки и стипендии. В зависимости от ваших целей, сообщения, которые вы отправляете, будут различаться по своей формальности, целевой аудитории и желаемым результатам.

Итак, откуда вы знаете, что отправка электронной почты является наиболее эффективным способом достижения ваших коммуникативных целей? Когда уместно короткое сообщение, а когда более уместно отправить более длинное, профессионально звучащее электронное письмо? Как вы должны решить, какой стиль письма подходит для каждой задачи? Продолжайте читать, чтобы найти ответы на эти вопросы!

Когда электронная почта является подходящей формой связи?

Электронная почта — это хороший способ донести свое сообщение, когда:

• Вам необходимо связаться с человеком, с которым трудно связаться по телефону, который не посещает кампус регулярно или находится в другой части страны или мира (например, человек, который живет в другое время).
  зона).
• Информация, которой вы хотите поделиться, не зависит от времени. Процесс отправки электронного письма происходит мгновенно, но это не означает, что автор может ожидать мгновенного ответа. Для многих людей отслеживание переписки по электронной почте является частью их работы, и они делают это только в рабочее время. Если ваш читатель не обещал иначе, предположим, что ему может потребоваться несколько дней, чтобы ответить на ваше сообщение.
• Вам нужно отправить кому-нибудь электронный файл, например, документ для курса, электронную таблицу, полную данных, или черновик вашей работы.
• Вам необходимо быстро распространить информацию среди большого количества людей (например, служебную записку, которую нужно разослать всему персоналу офиса).
• Вам нужна письменная запись общения. Сохранение важных электронных писем может быть полезно, если вам нужно вернуться к тому, что кто-то сказал в более раннем сообщении, предоставить какое-либо доказательство (например, доказательство того, что вы заплатили за услугу или продукт) или просмотреть содержание важной встречи. или памятка.

Когда электронная почта НЕ подходит для использования?

Электронная почта не является эффективным средством связи, если:

• Ваше сообщение длинное и сложное или требует дополнительного обсуждения, которое лучше всего провести при личной встрече. Например, если вы хотите получить отзыв от своего руководителя о своей работе или если вы задаете преподавателю вопрос, требующий большего, чем ответ «да/нет» или простое объяснение, вместо этого вам следует запланировать встречу.
• Информация строго конфиденциальна. Электронная почта НИКОГДА не является частной! Имейте в виду, что ваше сообщение может быть перенаправлено другим людям без вашего ведома. Резервная копия вашей электронной почты всегда хранится на сервере, где ее могут легко получить заинтересованные стороны, даже если вы удалили сообщение и думаете, что оно исчезло навсегда.
• Ваше сообщение эмоционально заряжено, или тон сообщения может быть легко истолкован неверно. Если вы не решаетесь сказать что-то кому-то в лицо, не пишите об этом в электронном письме.

Кто ваша аудитория?

У людей разные мнения о том, как должна выглядеть электронная почта, поэтому всегда полезно знать ожидания вашей аудитории. Например, некоторые люди считают электронную почту быстрой и неформальной формой общения — способом сказать «привет» или задать быстрый вопрос. Однако другие рассматривают электронную почту просто как более удобный способ передачи официального письма. Такие люди могут посчитать неофициальное электронное письмо грубым или непрофессиональным.

Такое сообщение можно отправить вашему другу, но не профессору:

Эй, Джоан,

Вы знаете, о чем задание? Вы можете мне помочь?

М

Хотя для вас может быть очевидно, что вы не стали бы отправлять такое электронное письмо своему профессору, давайте внимательно рассмотрим, какие предположения делает это сообщение о читателе и его ожиданиях. Тон этого сообщения очень непринужденный; он предполагает, что читатель знает, кто такой отправитель, и находится с ним в близких личных отношениях.

Поскольку оно содержит двусмысленную ссылку на «задание», это сообщение также предполагает, что читатель знаком с предметом обсуждения (например, предполагается, что читатель будет знать, какой курс и какое конкретное задание имеет в виду отправитель). Автор также делает неявное предположение о комфорте читателя с языком, который часто используется при отправке мгновенного сообщения или текстового сообщения. Некоторые читатели могут воспринять букву «U» как знак того, что автор слишком ленив, чтобы напечатать слово «вы».

Делая предположения об ожиданиях вашей аудитории, вы увеличиваете риск того, что ваше сообщение или его тон будут неправильно истолкованы.

Чтобы убедиться, что ваше сообщение произвело ожидаемый эффект, используйте следующие вопросы, которые помогут вам подумать о вашей аудитории и ее потребностях:

• Кто ваша аудитория? Как часто ваша аудитория использует электронную почту для общения?
• Каково отношение вашей аудитории к вам, например, является ли читатель вашим учителем? Ваш босс? Друг? Странник? Насколько хорошо вы их знаете? Как бы вы разговаривали с ними в социальной ситуации?
• Что вы хотите, чтобы ваша аудитория думала или предполагала о вас? Какое впечатление вы хотите произвести?

Важные компоненты эффективного электронного письма:

Строки темы

Строки темы электронной почты подобны газетным заголовкам.

Они должны передавать основную мысль вашего сообщения или идею, которую вы хотите, чтобы читатель усвоил. Поэтому будьте как можно более конкретными. Темы, состоящие из одного слова, такие как «Привет», «Вопрос» или «К вашему сведению», не информативны и не дают читателю представления о том, насколько важно ваше сообщение. Если ваше сообщение зависит от времени, вы можете указать дату в строке темы, например «Встреча в четверг, 2 декабря». Подумайте о строках темы в сообщениях электронной почты, которые вы получаете. Какие из них вы считаете наиболее эффективными? Почему?

Приветствие и выход

Использовать какое-то приветствие и какое-то завершение. Не начинайте просто со своего текста и не останавливайтесь в конце без вежливой подписи. Если вы плохо знаете человека, вы можете не знать, как к нему обращаться («Как мне назвать своего ассистента/профессора?») или как подписать («Лучше всего? С уважением?»). Тем не менее, всегда лучше сделать какое-то усилие. Если вы сомневаетесь, обращайтесь к кому-то более официально, чтобы не обидеть его. Некоторые распространенные способы обращения к читателю:

• Уважаемый профессор Смит,
• Здравствуйте, мисс МакМахон,
• Привет, Мэри Джейн,

Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, или если электронное письмо адресовано разным группам, попробуйте что-то общее, но вежливое:

• Кого это может касаться,
• Уважаемые члены приемной комиссии,
• Всем привет,

Ваше закрытие чрезвычайно важно, потому что оно позволяет читателю узнать, кто с ним связывается. Всегда подписывайтесь своим именем в конце сообщения. Если вы плохо знаете читателя, вы можете также подумать о включении своей должности и организации, к которой вы принадлежите; например:

Мэри Уоткинс
Старший научный сотрудник
Bain and Company

Джозеф Смит
UNC-CH, выпуск 2009 г.

В заключение, что-то краткое, но дружелюбное, или, возможно, просто ваше имя подойдет для большей части корреспонденции:

• Спасибо,
• С наилучшими пожеланиями,
• Увидимся завтра,
• С уважением,

Для очень официального сообщения, такого как заявление о приеме на работу, используйте вид закрытия, который вы можете увидеть в деловом письме:

• С уважением,
• С уважением,

Cc: и Bcc: («копия» и «слепая копия»)

Копирование отдельных лиц по электронной почте — это хороший способ отправить сообщение основному получателю и одновременно отправить копию кому-то еще.

Это может быть полезно, если вы хотите передать одно и то же сообщение более чем одному человеку. В профессиональных условиях копирование чьего-либо электронного письма может помочь добиться цели, особенно если человек, получающий копию, выполняет контролирующую роль. Например, копирование вашего начальника в электронном письме не отвечающему коллеге может побудить коллегу ответить. Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес, используя поле «Копия:», как первоначальный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Каждый человек, получивший сообщение, сможет увидеть адреса всех остальных, кто его получил.

Слепое копирование писем группе людей может быть полезно, если вы не хотите, чтобы все в списке имели адреса друг друга. Единственный адрес получателя, который будет виден всем получателям, указан в поле «Кому:». Если вы не хотите, чтобы кто-либо из получателей видел адреса электронной почты в списке, вы можете указать свой собственный адрес в поле Кому: и использовать скрытую копию: исключительно для адресации вашего сообщения другим. Однако не думайте, что слепое копирование всегда будет мешать получателям узнать, кто еще был скопирован — кто-то, кого скопировали вслепую, может нажать «ответить всем» и отправить ответ всем, показывая, что они были включены в исходное сообщение.

Несколько дополнительных советов по написанию более эффективных электронных писем

Подумайте о своем сообщении, прежде чем написать его. Не отправляйте электронную почту в спешке. Во-первых, определитесь с целью вашего сообщения и какого результата вы ожидаете от своего общения. Затем подумайте об аудитории вашего сообщения и о том, что им может понадобиться, чтобы ваше сообщение имело ожидаемый результат. Вы также улучшите ясность своего сообщения, если организуете свои мысли перед тем, как начнете писать. Запишите несколько заметок о том, какую информацию вам нужно передать, какие у вас есть вопросы и т. д., а затем организуйте свои мысли в логической последовательности. Вы можете попробовать методы мозгового штурма, такие как составление карт, составление списков или изложение, чтобы помочь вам организовать свои мысли.

Подумайте над тоном вашего сообщения. Когда вы общаетесь по электронной почте, ваши слова не подкрепляются жестами, интонациями голоса или другими сигналами, поэтому кому-то может быть легче неправильно понять ваш тон. Например, сарказм и шутки часто неправильно истолковываются и могут оскорбить вашу аудиторию. Точно так же будьте осторожны с тем, как вы обращаетесь к своему читателю. Например, начав электронное письмо своему профессору или ассистенту со слов «Эй!» может быть воспринято как грубое или самонадеянное (например, «Эй, ты!»). Если вы не уверены, как ваше сообщение может быть воспринято, вы можете попробовать прочитать его вслух другу, чтобы проверить его тон.

Стремитесь к ясности и краткости в письме. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое вызывало путаницу и требовало хотя бы еще одного сообщения, чтобы исправить ситуацию? Недопонимание может произойти, если сообщение неясно, неорганизованно или просто слишком длинное и сложное, чтобы читатели могли легко понять его. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваше сообщение было понято:

1. Кратко укажите цель вашего письма в самом начале вашего сообщения.
2. Обязательно предоставьте читателю некоторый контекст. Если вы задаете вопрос, вырежьте и вставьте любой соответствующий текст (например, сообщения об ошибках компьютера, подсказки о назначении, которые вы не понимаете, часть предыдущего сообщения и т. д.) в электронное письмо, чтобы у читателя была некоторая рамка ссылка на ваш вопрос. При ответе на чужое электронное письмо часто бывает полезно либо включить, либо переформулировать сообщение отправителя.
3. Используйте абзацы, чтобы разделять мысли (или рассмотрите возможность написания отдельных писем, если у вас есть много несвязанных моментов или вопросов).
4. Наконец, укажите желаемый результат в конце сообщения. Если вы запрашиваете ответ, сообщите читателю, какой тип ответа вам требуется (например, ответ по электронной почте, возможное время встречи, рекомендательное письмо и т. д.). Если вы запрашиваете что-то, что имеет срок выполнения , не забудьте выделить дату выполнения на видном месте в своем сообщении. Завершение письма следующим шагом может быть очень полезным, особенно в рабочих условиях (например, вы можете написать: «Я позвоню вам по этому поводу в следующий день или около того» или «Давайте обсудим это в дальнейшем». на встрече в среду»).

Отформатируйте сообщение так, чтобы его было легко читать. Используйте пустое пространство, чтобы визуально разделить абзацы на отдельные блоки текста. Отмечайте важные детали маркером, чтобы их было легко заметить. Используйте жирный шрифт или заглавные буквы, чтобы выделить важную информацию, например сроки выполнения. (Но не пишите все сообщение заглавными буквами или полужирным шрифтом — ваш читатель может воспринять это как «крик» и не сможет определить, какие части сообщения особенно важны.)

Корректура. Перечитывайте сообщения перед отправкой. Проверьте грамматику, орфографию, заглавные буквы и пунктуацию. Если ваша программа электронной почты поддерживает это, используйте инструменты проверки орфографии и грамматики. Попробуйте прочитать свое сообщение вслух, чтобы заметить ошибки или неловкие фразы, которые вы могли бы пропустить.

Вопросы, которые следует задать себе перед отправкой сообщения электронной почты

• Подходит ли это сообщение для отправки по электронной почте, или мне лучше передать информацию письмом, телефонным звонком или личной встречей?
• С какой целью я отправляю это электронное письмо? Будет ли сообщение казаться важным для получателя, или оно будет рассматриваться как раздражение и пустая трата времени?
• Сколько писем обычно получает читатель и что заставит его прочитать это сообщение (или удалить его)?
• Соответствуют ли формальность и стиль моего письма ожиданиям моей аудитории?
• Как будет выглядеть мое сообщение, когда оно достигнет получателя? Легко ли читать? Правильно ли я использовал грамматику и пунктуацию? Разделил ли я свои мысли на отдельные абзацы? Выделены ли в тексте важные элементы, такие как сроки выполнения?
• Предоставил ли я достаточно контекста, чтобы моя аудитория могла легко понять или проследить нить сообщения?
• Назвал ли я себя и помог ли читателю ответить надлежащим образом?
• Сможет ли получатель открывать и читать вложения?

Образцы писем

Используйте то, что вы только что узнали, чтобы объяснить, почему электронное письмо Студента 2 профессору Джонсу более эффективно, чем электронное письмо, написанное Студентом 1. Чем отличается тон сообщений? Что делает электронное письмо Студента 2 более подходящим? Какие элементы способствуют его ясности? Если бы вы были профессором Джонсом и получили оба сообщения, как бы вы ответили на каждое из них?

Письмо от учащегося 1:

эй,
мне нужна помощь с моим документом могу ли я прийти к вам в офис завтра

спасибо

Письмо от учащегося 2:

Привет, доктор Джонс,

Я посещаю ваши занятия по английскому языку 101 по четвергам, и у меня есть вопрос о работе, которую нужно сдать в следующий вторник. Я не уверен, что понимаю, что означает следующее предложение в подсказке:

«Напишите 10-страничный документ, аргументирующий за или против требования ENGL 101 для всех первокурсников UNC, и предоставьте адекватную поддержку своей точки зрения».

Я не уверен, что можно считать «адекватной» поддержкой. Можно ли использовать 3 источника?

Могу я прийти к вам в офис завтра в 14:00, чтобы поговорить с вами о моем вопросе? Пожалуйста, дайте мне знать, если это соответствует вашему графику. Если нет, я мог бы также прийти в пятницу после 13:00.

Спасибо,

Тим Смит

Вот две версии электронного письма начальника Джейн Доу группе ее сотрудников. Какой вариант вы считаете наиболее эффективным? Почему?

Версия 1 электронного письма Джейн Доу:

Тема: завтра
Как вы знаете, завтра днем ​​мы встретимся, чтобы обсудить состояние всех наших текущих проектов. Пончики будут предоставлены. Не забудьте прийти вовремя и взять с собой материалы, над которыми вы работали на этой неделе, — достаточное количество экземпляров для всех. Некоторые из этих материалов могут включать ваши календари, отчеты и любые важные электронные письма, которые вы отправили. Кроме того, я хотел бы напомнить вам, что ваши запросы на разрешение на парковку должны быть поданы позднее на этой неделе; вы должны сдать их мисс Джонс, и если она не будет за своим столом, когда вы зайдете, вы можете отправить их ей по электронной почте.

Версия 2 электронного письма Джейн Доу:

Тема: материалы к ср. собрание персонала

Привет всем —

На завтра в 15:00. совещание персонала в конференц-зале, пожалуйста, принесите 15 копий следующих материалов:

• Календарь вашего проекта
• Одностраничный отчет с описанием вашего прогресса
• Список целей на следующий месяц
• Копии любых сообщений с отчетами о ходе работы, которые вы отправляли клиентам за последний месяц

Увидимся завтра—

Джейн

Консультационные работы

Мы обращались к этим работам, когда писали этот раздаточный материал. Это не исчерпывающий список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования. Руководство по форматированию ссылок см. в руководстве по цитированию библиотек UNC.