Как правильно отсканированный документ или сканированный: Сканированную копию или отсканированную - 2021 год - Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение социального обслуживания населения

Содержание

Что такое скан-копии документов

Бумажные документы теряются, их можно испортить и крайне сложно быстро отправить куда-либо. Сегодня при архивировании и в документообороте используются скан-копии. Скан-копии документов — это электронные образцы, которые получают путем сканирования. При помощи сканирования удается сделать качественную электронную копию в графическом формате.

Для электронных документов не требуются стеллажи и хранилища. Они хранятся на специальных носителях. На диске или flash-карте можно держать тысячи электронных скан-копий. Да, такие носители тоже могут портиться. Но сегодня существуют «облачные» хранилища, на которых можно без проблем разместить огромное количество документации. Это открывает новые возможности для архивирования.

Где используются копии?

Скан-копии документов используются повсеместно. Сканируют личные документы, бухгалтерские, юридические и медицинские бумаги. При этом бумажные оригиналы сохраняются — пока что они необходимы.

Копия передает оригинал в деталях. Электронный вариант документа можно увеличивать, чтобы рассмотреть детали: штампы, подписи, фото.

На качественной копии остаются водяные знаки от документов, подделать такой образец крайне сложно. Скан-копия в некоторых случаях заменяет оригинал. Например, для подтверждения персональных данных может требоваться скан паспорта. По сути, это фотография главных страниц паспорта, где отражены сведения о человеке.
С электронными документами нужно поступать так же, как с оригиналами. Не рекомендуется отправлять отсканированные бумаги посторонним лицам. Скан паспорта или другого персонального документа может использоваться злоумышленниками в своих целях. Для архивирования таких данных используют защищенные носители.

Архивирование электронных копий

Как и бумажные документы, скан-копии можно архивировать и сохранять. Для этого нужны надежные защищенные хранилища, чтобы документы не попали злоумышленникам. Сканы личных документов стоит хранить на защищенной flash-карте с паролем. Бухгалтерскую документацию сохраняют на дисках и хранят, как бумажные оригиналы.
Компания «Архивный Эксперт» может обработать любой объем бумаг и перевести в цифровой формат документацию организации. Мы гарантируем конфиденциальность данных и быструю обработку архивов.

Сканирование | OKI

Чтобы произвести сканирование нескольких документов одним заданием, запустите режим непрерывного сканирования.

В режиме непрерывного сканирования можно сканировать документы с помощью устройства АПД, стекла экспонирования или использовать оба эти устройства.

Нажмите [Сканирование] или кнопку (СКАНИРОВАНИЕ).
Расположите первую станицу документа в устройстве АПД или на стекле экспонирования.
Нажмите [Continuous Scan (Непрерывное сканирование)] на вкладке [Advanced (Расширенные)] и установите параметр в положение [ON (ВКЛ.)].

Заметка
При нажатии параметра [Непр. скан.] он переключается на [ВКЛ] или [ВЫКЛ].
Измените другие настройки, если необходимо, затем нажмите кнопку (ПУСК).
После отображения окна [Установите следующий документ] поместите следующий документ в устройство АПД или на стекло экспонирования.

Примечание
Если следующий документ помещен на другую часть устройства, уберите документ с той части, что использовалась ранее.
Нажмите [Нач. скан.].
Когда сканирование документов завершено, нажмите [Скан. заверш.].

В чем отличие копирования документов от сканирования

Сканирование – это перевод бумажного документа в цифровой формат с чтением и запоминанием. Документ сохраняется в электронном виде, с помощью e-mail и различных файлообменников сканированную копию документа можно при необходимости практически мгновенно передать человеку, находящемуся за сотни километров. Если сравнить два вида форматов сохранения документов, то копирование – это точная копия оригинального документа на бумажном носителе, а сканирование – сохранение информации в файле на электронном носителе.

Копирование документов

Копирование, сканирование документов технологически во многом схожи друг с другом. При копировании документа его текстовая часть и изображения в оригинальном виде сохраняются на бумаге. Для большого количества копий требуется повторное копирование, при «копировании копий» качество каждого нового экземпляра уменьшается. Для большого количества копирования документов желательно иметь качественную технику. Стандартный копировальный аппарат выдает не более12-13 копий в минуту, если необходимо сделать большое количество копий документов, то работа займет много времени.

Когда времени не достаточно, то можно переложить это задание на плечи профессионалов.

Профессиональные архивисты:

систематизируют документы;
копии сделают на высокопроизводительной технике;
проследят за качеством копий;
по желанию заказчика сделают переплет документов.

Сканирование документов

Штучное сканирование небольшого количества документов для размещения в электронном архиве не занимает много времени и с этой задачей справится любой человек. Проблемы начинаются, когда требуется преобразование большого количества информации с бумажных носителей в электронную базу данных (ретроспективная конверсия).

Требуются соблюдение ряда условий:

Подготовительные работы (разброшюровка, внедрение листов разделителей и т. д.)
Профессиональные сканеры (до 120 страниц в минуту)
Программное обеспечение, для распознавания образа (распознавание, верификация (проверка), атрибутирование).

Обращайтесь к профессионалам

Довериться в подобных случаях лучше специалистам, которые проводят работы в своих центрах и на территории заказчика. Копирование или сканирование документов: какой способ лучше для архивирования? При выборе архивирования документов следует ориентироваться на свои потребности. Кому-то выгодно, собрать всю информацию в отдельные файлы на электронном носителе, а кто-то предпочитает все необходимые копии документов иметь под рукой в бумажной версии.

Как отсканировать документ или фото, сделать ксерокопию

Принтер и сканер являются довольно распространенными видами офисной техники. Необходимость в них крайне велика, ведь отксерить документ или отправить информацию с принтера на ПК бывает необходимо практически каждый день, в особенности, если речь заходит о документообороте. В данной статье мы научимся пользоваться дополнительными полезными функциями принтера и сканера — узнаем, как оптимально ксерокопировать документы и сканировать их.

Модели, способные копировать и сканировать документы

Чтобы отксерокопировать одну копию паспорта или отсканировать важный документ на компьютер, вовсе необязательно бежать в ближайший киоск с вывеской «ксерокопия-распечатка», достаточно иметь под рукой современное устройство, которое умеет копировать информацию. На сегодняшний день достаточно много моделей поддерживает такую возможность. Принтер давно уже перестал быть устройством с ограниченным только печатью функционалом. Современное МФУ представляет собой не только сам принтер, но и сканер, и копировальное устройство.

Передавать отсканированную информацию на компьютер могут большинство копировальных аппаратов, в их числе как струйные, так и лазерные принтеры. Чтобы узнать, имеется ли в конструкции устройства сканер и ксерокс, лучше всего заглянуть в его характеристики. Впрочем, иногда достаточно поверхностно изучить корпус. Если на верхней части устройства есть крышка, под которой находится стеклянная поверхность, то данный прибор обладает вышеописанными функциями. Принтер, как правило, оснащен только лотком-приемником чистой бумаги и распечатывает ее вертикально вверх, тогда как в МФУ распечатанная продукция выходит с торца, ниже области сканера.

Подготовка к работе

Итак, чтобы использовать сканер, необходимо выполнить несколько простых действий.

Первое, что следует сделать – это проверить, подключен ли сканер к компьютеру (ПК или ноутбуку). USB-кабель чаще всего не входит в комплектацию самого устройства, так что его покупкой следует озаботиться заранее.
Далее необходимо включить сам прибор в сеть и нажать на кнопку питания на корпусе.
После включения, нужно вставить в дисковод диск (или флэш-накопитель) с программным обеспечением (драйверами). Обычно такой диск или флешка поставляются в упаковочной коробке и являются частью комплекта поставки.
Если диска по какой-то причине нет, то нужно проследовать на сайт производителя, в окне поиска ввести полное название своего сканера, после чего будет виден список всех доступных для скачивания на компьютер драйверов. Вам останется выбрать самый актуальный (по дате релиза), скачать и установить его, щелкнув по дистрибутиву с расширением .ехе двойным кликом левой кнопки мыши.

Как только процесс установки драйверов будет завершен, устройство опознается вашей операционной системой. Его всегда можно отыскать в соответствующем разделе (принтеры и факсы и т.д.). Обычно именем устройства служит полное обозначение его модели, включая буквенный и цифровой индекс. При желании название можно сменить на любое другое через системные настройки.

После процесса установки драйверов и синхронизации устройства с системой необходимо определиться с тем, какое ПО вы будете использовать. Семейство ОС Windows предлагает программы, встроенные в них по умолчанию, но это далеко не единственное решение. В любом случае, важно понимать, что без специализированной программы, которая будет отвечать за процесс сканирования, вам не обойтись.

Как сканировать документы на ПК

Когда к ПК/ноутбуку подключен сканер или печатное устройство, оснащенное функцией сканирования, то пользователь может оцифровать необходимые документы, фотоснимки. Выполняется процедура сканирования одним из следующих способов:

посредством системного приложения «Мастер работы со сканерами», которым располагает операционная система компьютера;
при помощи сторонних программ;
через штатную утилиту Paint.

Обязательным условием успешности создания электронных копий печатных страниц является наличие на компьютере установленного драйвера для подключенного устройства сканирования. Перед запуском процесса необходимо проверить стеклянную поверхность устройства под крышкой. При обнаружении пыли, мелкого мусора или разводов следует устранить недочеты. После включения сканера необходимо убедиться в его активности, разместить носитель информации отпечатанной стороной к стеклу и опустить крышку.

Когда необходимая подготовка проведена, можно воспользоваться выбранным способом проведения операции. Сканирование при помощи Мастера является базовым вариантом.

Окно Мастера работы со сканером

Нажать «Пуск» на экране компьютера.
Найти в перечне стандартных средств Windows 10 утилиту «Факсы и сканирование» и запустить. В ОС Windows 7 и 8 нужную утилиту следует искать, перейдя во вкладкам меню «Пуск»→ «Панель управления» → «Оборудование и звук»→«Устройства и принтеры». Далее следует активировать ярлык подключенного МФУ/сканера и запустить мастер «Сканировать документ или изображение».
В открывшемся окне мастера нужно настроить параметры операции: черно-белое, цветное сканирование, яркость, разрешение, путь для сохранения результата и т.д. Здесь в предпросмотре можно увидеть, как будет выглядеть отсканированный документ.
Активировать процесс нажатием на кнопку «Сканировать», по завершении сканирования сохранить результат в память ПК (кнопка «Сохранить»).

Завершение работы Мастера

Использование сторонних программ для сканирования

Сторонний софт для сканирования интересен пользователям расширением функционала: распознавание текста, конвертирование из одного формата в другой, возможностью отправки электронного образа по почте, факсу и т. д. Использование любого такого приложения подразумевает факт его установки на компьютер. Для запуска программы используется ярлык, размещенный на рабочем столе или в меню «Пуск».

Перед началом использования стороннего софта рекомендуется ознакомиться с руководством пользователя.

После запуска в открывшемся окне программы выполняются необходимые настройки, после чего можно запустить сканирование, а также использовать другой функционал.

Приложение ScanLite. Продукт отличается простым лаконичным интерфейсом. Пользовательские настройки минимальные: требуется указать имя файла и папку для сохранения результата сканирования. Операция сканирования запускается при нажатии соответствующей кнопки.
ABBYY FineReader. Программа, позволяющая перенести печатный документ в электронный формат и распознать текст для последующего редактирования. Софт платный, предусмотрен ознакомительный тестовый период.
Возможности ABBYY FineReader
WinScan2PDF. Бесплатная программа, совместимая с ОС Windows, позволяющая сохранять отсканированные документы в файл исключительно в формате PDF. Софт отличается простотой эксплуатации.
RiDoc. Приложение с поддержкой большого числа форматов. Подходит для пользователей, которым необходимо сохранять электронные образы документов в различных форматах.
Xerox Easy Printer Manager. Фирменное приложение для множительной техники Xerox. Easy Printer Manager помимо функции оцифровки предоставляет пользователям инструменты для улучшения качества изображений.

Сканирование посредством программы Paint

Программа Paint входит в стандартный набор средств Виндовс. Это приложение оснащено поддержкой сканирования. Пользователю достаточно через меню «Пуск» найти приложение в перечне программ и запустить. В открывшемся окне следует открыть вкладу «Файл», где выбрать пункт подменю «Со сканера или камеры». После этого выбрать необходимые для процесса сканирования настройки, а также определить файловый формат для сохранения образа. Инициируется процесс оцифровки нажатием на соответствующую кнопку.

Сканирование в Paint

Способов получить электронный образ печатного документа или фотографий достаточно много. Пользователь вправе выбрать тот вариант, который оптимально подходит под его потребности.

Параметры сканирования в режиме текста или фотографии

Несмотря на то, что драйвера у всех производителей отличаются и не имеют одной универсальной схемы, существует ряд базовых настроек, которые присутствуют во всех без исключения аппаратах.

Первое, о чем стоит упомянуть, это DPI. Этот пункт при работе с текстом не должен находиться в значении ниже 300 (одинаково с принтера или МФУ). Чем он выше, тем точнее получится картинка. При высоком значении DPI сканирование займет чуть больше времени, зато с большей вероятностью текст будет читаемым, не придется прибегать к его распознаванию. Оптимальное значение 300-400 DPI.

Второе, на что следует обратить внимание – насыщение цветом (цветность). Здесь существует всего три варианта: вариант сканирования черно-белого текста, серого и цветного (журналы, документы, плакаты и т.д.). Чем выше цветность, тем, соответственно, дольше времени потребуется для сканирования.

В режиме фото самое главное – избежать смазанности картинки, а также убедиться, что все края ровно лежат на поверхности. Цветность и тональность задаются в параметрах настроек в режиме предпросмотра, прежде чем начать процесс сканирования с принтера.

Следует отметить, что для оцифровки фото важен не только сам процесс сканирования, но и процесс пост-обработки готового материла с использованием специализированных программ.

Для сканирования фото желательно использовать максимальные настройки четкости, это сведет к минимуму возможные неточности во время самого процесса, хоть и займет на 10-15 секунд больше.

Делаем ксерокопию на принтере

Одна из самых наиболее часто встречающихся офисных задач – это ксерокопия документов. Копировать необходимо документы (паспорт, водительское удостоверение и т.д.), важные бумаги, книги, конспекты. Научиться копировать довольно просто, для этого необходимо придерживаться следующего алгоритма действий.

Убедиться, что устройство включено в сеть.
Проверить драйвера на принтер.
Проверить состояние документов на предмет загрязнений, замятости, затертостей и отпечатков пальцев.
Открыть верхнюю крышку устройства.
Аккуратно поместить туда документ копируемой стороной вниз. Проследить, чтобы бумага легла ровно по меткам на приборе.
Нажать кнопку «старт» (на принтере и ксероксе) или «копирование», в случае, если это МФУ, а потом «старт». Забрать готовые копии из лотка-приемника, извлечь исходник из сканирующего отсека.

Важно: количество копий регулируется аппаратно, при помощи кнопок (чаще всего в виде стрелочек).

На принтере присутствует и ряд дополнительных возможностей. Например, можно сделать несколько копий страниц, уместив их на одном листе. Как сделать ксерокопию паспорта на одной странице проще всего будет узнать из следующего видео:

Что делать, если устройство не сканирует

Причин, по которым это происходит не так уж много.

Не отвечает программа. Здесь все просто, перезагружаем устройство, и ждем загрузки системы. Если задача повторилась, то выключаем его не менее, чем на 60 секунд, затем включаем.
Ошибка. Если в работе вашего сканера допущена ошибка, то следует устранить ее, предварительно узнав ее код. Для того, чтобы узнать код ошибки, необходимо произвести диагностику, которая у каждой модели проходит по-разному. Важно помнить, что сканер может работать в сервисном режиме, правда, сканировать и ксерить такой МФУ не сможет, по крайней мере до того момента, пока не будет устранена ошибка. У сканеров марки Canon для активации такого режима необходимо пять раз нажать кнопку сброса настроек.
Ваше устройство в данный момент выполняет другую поставленную задачу. МФУ может ожидать копию, поставленную в очередь на печать как раз в тот момент, когда вам потребовалось что-то отсканировать. Для этого просто завершите текущую задачу и начните новую.
Слетел драйвер сканера. Если указанные выше методы не помогают, попробуйте переустановить драйвер сканера, возможно, дело в нем.
Проблема подключения шнура. Выдерните шнур из ПК и сканера, затем снова подключите, в некоторых случаях это может помочь решить проблему.
Возможно, повредился общий драйвер устройства (и на принтер, и на сканер). В таком случае следует переустановить все ПО. Легче всего отыскать его на сайте производителя.
Сбрасываем настройки. Если ничего из вышеперечисленного не помогает, можно попробовать оживить прибор с помощью сброса настроек до заводских. Делается это в меню ОС, кликом по соответствующему пункту «сброс настроек», либо аппаратно (см. инструкцию).

Перед тем, как нести устройство в сервис, попробуйте подключить его к другому ПК, установить драйверы и отсканировать что-нибудь. Если не получается, то поломка, возможно, серьезная, и устранить ее подручными средствами трудно.

Техника эксплуатации сканеров и МФУ

Важно помнить, что сканер стоит денег, и при том не малых, поэтому для того, чтобы он прослужил вам максимально долго, необходимо придерживаться некоторых правил. С чего же начать? Будьте максимально осторожны в работе со стеклянным покрытием — это самый чувствительный элемент сканера. Если на нем будут затертости, царапины и грязь, это непременно скажется на качестве оцифрованного материала. Периодически протирайте стекло от пыли мягким материалом (например, синтетическая замша).

Всякий раз, когда вы собираетесь отсканировать тот или иной документ, убедитесь, что листок бумаги чистый, и на нем нет грязи и пыли. Ни в коем случае нельзя сканировать грязные предметы, а так же использовать абразив.
Даже если ваш прибор не сканирует, не торопитесь исправлять неполадки самостоятельно.
Не нажимайте и не надавливайте на стеклянную поверхность.
Никогда не пытайтесь очистить стекло порошком или большим количеством влаги, первое может поцарапать поверхность, а второе намочить электрику.

Лучше всего подготовить сканируемый документ заранее. Например, если документ сохранился не в очень хорошем состоянии, то при высоком разрешении на нем будут видны все изъяны. Изучите состояние документа, прежде чем задавать необходимое разрешение. Так же убедитесь, что на листке бумаги отсутствуют куски клейкой ленты или иные скрепляющие материалы (скобки и т.д.). Если на бумаге присутствуют явные отпечатки пальцев, то лучше всего будет удалить их при помощи ластика или фланелевой ткани.

Научиться грамотно использовать все возможности сканирования и ксерокопии не так сложно, достаточно проявить настойчивость и терпение, и тогда вам подчинится любая техника. Если вы не уверены в себе, на первом этапе лучше будет придерживаться простых инструкций, пока не почувствуете, что можете пользоваться сканером и ксерокопией самостоятельно.

Отправка изображения по электронной почте

Вы можете использовать программу электронной почты, чтобы приложить изображение к электронной почте и отправить его.

В окне [Scan to Email], которое отображается до связывания программы электронной почты, можно указать имя файла изображения. Вы также можете отобразить предупреждение, если размер файла изображения для прикрепления больше предустановленного размера.

Windows

Программа электронной почты по умолчанию используется как программа электронной почти, с которой будет связываться изображение.

Программы электронной почты, операции которых можно проверить, являются следующими:

Outlook 2019/2016/2013/2010

Чтобы использовать Outlook, установите версию Microsoft Office для рабочего стола.
Thunderbird версии 68.8.0

Нажмите кнопку [Scan] в левом верхнем углу Основное окно в ScanSnap Home для отображения Окно сканирования.
Нажмите для отображения Окно [Добавить новый профиль].
Выберите [Scan to Email] в списке шаблонов в левой части окна.
Нажмите кнопку [Задать] в [Отправить в].
В окне [Сканировать в электронную почту – Опции] задайте общий размер файлов для вложения в электронную почту от 1 до 10 МБ.
Рекомендуется устанавливать размер файлов от 1 до 2 МБ. Если при отправке письма электронной почты общий размер вложенных файлов превышает предустановленное значение, отобразится предупреждение.
Нажмите кнопку [OK], чтобы закрыть окно [Сканировать в электронную почту – Опции].
Нажмите кнопку [Добавить].
Сканируйте документ при помощи ScanSnap.
Проверьте изображение и имя файла сканированного документа в Окно [Scan to Email].
В окне [Scan to Email] можно изменить ориентацию страниц, удалить ненужные страницы или отобразить окно средства просмотра для редактирования изображения перед добавлением к электронной почте.
Нажмите кнопку [Вложить].
Убедитесь, что файлы изображений вложены в новом окне электронной почты, и отправьте письмо.

Электронное письмо с вложенными файлами изображения отправлено.

Mac OS

Программа электронной почты по умолчанию используется как программа электронной почти, с которой будет связываться файл изображения.

Поддерживаемые программы электронной почты:

Нажмите кнопку [Scan] в левом верхнем углу Основное окно в ScanSnap Home для отображения Окно сканирования.
Если основное окно не отображается, нажмите значок [ScanSnap Home] в списке приложений, отображающемся при нажатии панели запуска на док-станции.
Нажмите для отображения Окно [Добавить новый профиль].
Выберите [Scan to Email] в списке шаблонов в левой части окна.
Нажмите кнопку [Задать] в [Отправить в].
В окне [Сканировать в электронную почту – Опции] задайте общий размер файлов для вложения в электронную почту от 1 до 10 МБ.
Рекомендуется устанавливать размер файлов от 1 до 2 МБ. Если при отправке письма электронной почты общий размер вложенных файлов превышает предустановленное значение, отобразится предупреждение.
Нажмите кнопку [OK], чтобы закрыть окно [Сканировать в электронную почту – Опции].
Нажмите кнопку [Добавить].
Сканируйте документ при помощи ScanSnap.
Проверьте изображение и имя файла сканированного документа в Окно [Scan to Email].
В окне [Scan to Email] можно изменить ориентацию страниц или удалить ненужные страницы перед прикреплением изображения к электронной почте.
Нажмите кнопку [Вложить].
Убедитесь, что файлы изображений вложены в новом окне электронной почты, и отправьте письмо.

Электронное письмо с вложенными файлами изображения отправлено.

Как сделать скан документов с помощью смартфона на Android — Журнал Ситилинк

Почему сканировать лучше, чем фотографировать, и как это правильно делать — рассказывает предприниматель Алексей.

Деятельность любой компании или предпринимателя связана с большим количеством документов. В наше коронавирусное время многие партнеры работают на удаленке, поэтому просят не оригиналы накладных, счетов и актов, а их сканы. А печатями всё оформляем, когда количество этих документов становится критичным.

Почему скан, а не фотография?

Я тоже сначала не понимал разницу. Но она есть. Например, если вы фотографируете документ на листе А4, пустое пространство бумаги на самом деле будет серого цвета или даже разноцветным. Когда ваш партнер захочет распечатать этот документ, принтер постарается честно воспроизвести этот бесполезный цвет. В итоге краски уйдет гораздо больше, а текст будет читаться хуже из-за обилия лишних элементов на листе.

Сканер в режимах «Ч/б», «Документ» и аналогичных оставляет только хорошо различимые символы, а фон «выбивает», то есть делает белым. Если распечатать файл со сканера, он будет максимально напоминать оригинал. В этом и заключается его преимущество. Сравнить оригиналы изображений

Документ со сканера (слева) и документ, отсканированный на смартфоне (справа). Разница почти не заметна, но она есть

Отдельный разговор — государственные конторы. Если вы дистанционно оформляете какую-то льготу, справку или просто документ и в описании указано, что нужен скан паспорта, значит, нужен именно скан, а не фото.

Почему я перестал сканировать на сканере

У меня дома мини-офис с МФУ. Конечно, я могу положить любой документ на стекло этого устройства и получить скан. Мое МФУ не поддерживает работу со смартфонами, поэтому приходится включать компьютер. С некоторыми партнерами у меня всё общение в мессенджерах Telegram и WhatsApp. Чтобы отправить им отсканированную накладную, нужно открыть браузер и войти в десктопную версию мессенджера.

Как-то просьба прислать скан застала меня в дороге: пришлось скачать приложение и сканировать с его помощью. Оказалось очень удобно. Дома я скачал еще несколько аналогичных и выбрал то, что мне показалось практичнее: Tiny Scanner. Другие тоже работают неплохо, но с каждым что-то не так: то интерфейс был сложным, то не было русификации. В SwiftScan большинство функций доступны только в платной версии, а Simple Scan у меня дважды вылетало, к тому же, в нем много рекламы.

Принцип у всех приложений-сканеров один: либо ты покупаешь платную версию и наслаждаешься процессом, либо ничего не платишь и периодически смотришь рекламу. Она меня не напрягает, так что пока я на бесплатном тарифе.

Сканировать можно как из файла, если документ уже отснят, так и через фотосъемку. То есть в самом приложении нажимаешь кнопку с фотоаппаратом, оно делает снимок, автоматически предлагает обрезку ненужных полей (ее параметры можно корректировать), затем сохраняет результат в PDF или JPG. Причем в PDF сохранить сразу несколько страниц: удобно, когда ты пересылаешь пакет документов.

Особых требований к размещению документа нет. По собственному опыту скажу, что лучше всего положить его на более-менее ровную поверхность и проследить, чтобы не было резких перепадов света. У меня был случай, когда из-за попавшего на бумагу луча солнца пропали несколько символов. Лист необязательно снимать крупным планом, стараясь уложить его четко в границы кадра. Просто фотографируете как угодно: потом всё равно обрежете. Разрешения моей 12-мегапиксельной основной камеры Xiaomi Mi 8 вполне достаточно, чтобы текст четко читался.

Файлы можно отправить прямо из приложения, нажав кнопку «Поделиться».

Конечно, сам термин «сканирование» здесь применять неправильно. Скорее, на выходе получается просто оформленная «под скан» фотография. Но задачу она решает.

Как сделать качественный скан документа телефоном

Часто бывает нужно отправить скан паспорта или другого документа, а настольного сканера под рукой не оказалось, или времени мало. Выручит мобильный телефон и бесплатное приложение.

Почему именно Clear Scanner

Сделать фото разворота паспорта или договора можно камерой смартфона. Но в этом случае неизбежно возникают проблемы с искажением страницы. Сфокусировать камеру на тексте тоже бывает непросто. Но самая большая проблема — неровный свет. Со вспышкой или без вспышки не избежать теней. Например от самого телефона, расположенного над листом.

А если документ ламинирован, то отсвет вспышки полностью испортит скан.

Что умеет приложение Clear Scanner

Это легкое бесплатное приложение, скачать которое можно по ссылке из официального магазина Goole Play, удобно для сканирования документов. Особенно что называется в полевых условиях, когда некогда или нельзя сделать хороший свет, подобрать настройки камеры для лучшего результата.

Сканирует документ в один клик

Приятная особенность приложения — быстро корректируется геометрия. В большинстве случаев программа сама определяет границы листа и устраняет искажения. Наиболее удачный ракурс скана документа — вид сбоку под небольшим углом. В этом случае тень от телефона не закрывает свет, освещение получается ровным.

А появившееся искажение перспективы легко поправляется Clear Scanner автоматически. Есть несколько режимов улучшения картинки.

Объединять несколько сканов в один

Представьте, что вам нужно отсканировать несколько страниц паспорта. Clear Scanner позволяет объединить несколько сканов в один документ. Выберите документы и нажмите Объединить.

Теперь отправить можно сразу весь набор.

Отправлять сканы по электронной почте и в виде сообщений

Поделиться pdf-сканом можно в два клика. Выбираем Отправить и видим большой список возможностей: ВКонтакте, WhatsApp и так далее.

Скан можно переместить в Галерею, чтобы потом прицепить к письму.

Если вы объединили сканы, то весь многостраничный документ можно обработать за раз.

А каким приложением для сканирования документов пользуетесь вы?

Сканирование

Сканер — это электронное устройство, которое сканирует документы, фотографии и другие печатные материалы и сохраняет их в виде цифровых файлов. Сканер похож на копировальный аппарат в том, что исходный объект для сканирования помещается на плоское стекло под крышкой, а движущийся луч света захватывает изображение. Разница заключается в выходе. В то время как копировальный аппарат создает бумажный дубликат копируемого объекта, сканер производит цифровой вывод. Обычно у вас есть много вариантов точного типа цифрового выхода, который производится.Ваш выбор зависит от характера сканируемого объекта и предполагаемого использования отсканированного вывода.

Для успешного сканирования предмета вам потребуется 1) сканер, 2) специальное программное обеспечение для сканирования, работающее со сканером, и 3) место хранения, в котором вы будете сохранять отсканированные цифровые файлы. Ниже мы кратко опишем каждое из этих требований к сканированию. Однако мы будем обсуждать их только в общих чертах, поскольку сегодня на рынке доступно множество различных сканеров и вариантов программного обеспечения.

1. Сканер

2. Программное обеспечение для сканирования

Чтобы сканер мог обмениваться данными с компьютером, на компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение для сканирования. Как правило, программное обеспечение поставляется вместе со сканером. Это программное обеспечение используется для управления настройками вашего сканирования. С его помощью можно установить:

Будете ли вы сканировать в черно-белом режиме, в оттенках серого или в цвете
Формат вывода (см. ниже общие типы вывода)
Расположение исходного документа — обычно либо устройство подачи документов, либо планшет
Разрешение (качество) отсканированного вывода
Место, где вы хотите сохранить цифровой выход
Независимо от того, хотите ли вы редактировать полученный текст (требуется специальное программное обеспечение “OCR” и доступно не для всех сканеров).

3. Место хранения

Чтобы сохранить отсканированный цифровой файл, вам потребуется место для его хранения. Цифровые файлы можно сохранять на жестком диске компьютера или на съемном носителе, например на USB-накопителе. Многие сканеры и их программное обеспечение также могут сканировать непосредственно в сообщение электронной почты для распространения или на принтер. Дополнительные сведения о том, как найти и сохранить файлы, см. в разделе об управлении файлами этого руководства.

Ниже приведены распространенные типы цифрового вывода (форматы файлов), создаваемые сканером:

Редактируемый документ
Редактируемый документ — это тип вывода, для которого требуется специальное приложение под названием «Оптическое распознавание символов» (OCR), которое должно быть включено в программный пакет сканера. Если доступно программное обеспечение OCR и в качестве вывода выбран редактируемый формат файла, сканер сначала отсканирует текстовый документ, а затем программное обеспечение OCR попытается преобразовать отсканированные символы в осмысленные слова и фразы.Затем этот вывод можно открыть в текстовом редакторе и внести изменения, как и в любой другой текстовый документ.
Успех перевода с помощью программного обеспечения OCR зависит от качества исходного документа, количества изображений и других объектов, включенных в текст, а также наличия случайных пометок (или почерка) на странице. Общие типы файлов для редактируемых документов включают Microsoft Word (*.docx), текстовые файлы (*.txt) и расширенный текстовый формат (*.рф).
Нередактируемый документ
Нередактируемый документ — это документ, обычно основанный на тексте, но сохраненный вывод не может быть изменен с помощью приложения для обработки текста. В нередактируемом документе макет текста на странице остается таким же, как и в оригинале, а все графические изображения и изображения также включаются в правильное место. Это был бы предпочтительный формат для документа, в который не нужно вносить изменения после сканирования.Он идеально подходит для сканирования документа, в котором необходимо сохранить форматирование без изменений. Наиболее распространенной формой нередактируемого документа является Portable Document File (*.pdf).
Изображение
Формат файла изображения обычно используется при сканировании фотографий или графики. Распространенными типами файлов изображений являются JPEG (*.jpg), TIFF (*.tif), PNG (*.png) и GIF (*.gif). Описание каждого из этих форматов файлов можно найти на следующем веб-сайте: http://www.scantips.com/basics09.html.

Сканирование в электронную почту: сканирование и отправка документов по электронной почте простым способом

Отправка отсканированных документов по электронной почте была одним из первых способов перехода на безбумажную документацию (задолго до того, как электронные подписи стали массовым явлением).

Когда вы сканируете и отправляете документ непосредственно с копировального аппарата, это называется процессом сканирования в электронную почту.

Сегодня, помимо метода сканирования для отправки, существует множество других способов сканирования документов и обмена ими по электронной почте.В этой статье мы подробно рассмотрим следующие темы:

Следует ли использовать функцию сканирования в электронную почту вашего принтера?

Если вы отправляете важный документ, не рекомендуется использовать функцию сканирования для отправки по электронной почте вашего принтера. В основном это связано с отсутствием возможностей отслеживания на вашем принтере, поэтому вы не сможете узнать, получил ли ваш получатель отсканированное изображение. Вы также не получите сообщение об ошибке, если адрес электронной почты был введен неправильно, или если почтовый ящик получателя переполнен или адрес электронной почты изменился.

Таким образом, используйте метод сканирования для отправки по электронной почте только в том случае, если у вас есть способ вручную подтвердить получателю посредством звонка, текстового сообщения или электронной почты, что он получил отсканированный документ.

Другие проблемы со сканированием в электронную почту:

Получатель не может напрямую ответить на сообщение сканирования в электронную почту, так как оно отправлено с адреса электронной почты, на который не было ответа.
Трудно настроить и напечатать более длинные сообщения электронной почты.

Если вы отправляете важный документ, пропустите этот раздел, чтобы получить наши советы о том, что делать.

Как использовать функцию сканирования принтера для отправки по электронной почте

Каждый автономный сканер или многофункциональный принтер имеет немного отличающийся набор шагов для выполнения процесса сканирования в электронную почту. Но в целом вот общие шаги, которые необходимо выполнить на разных устройствах для сканирования и отправки документов:

Необходимое время 10 минут

Поместите физический документ на стекло сканера или в устройство автоматической подачи документов.

Выберите «Сканировать в электронную почту» в цифровом меню.

Выберите параметры в разделе «Выбрать размер фото», чтобы изменить размер отсканированного изображения перед его отправкой.

Введите адрес электронной почты получателя.

Нажмите кнопку «Отправить» или «Пуск», чтобы отправить файл.

После сканирования и отправки файла вы получите подтверждающее сообщение.

Какие существуют альтернативные способы отправки отсканированных документов по электронной почте для запроса подписи?

Верно, что метод сканирования в электронную почту не самый надежный.

К счастью, есть много других способов оцифровать и отправить документы получателям, находящимся в любой точке мира.

Ниже приведены инструкции по сканированию, подписанию и отправке документа третьему лицу.

Как сканировать с компьютера (подписать + и отправить)

Сканирование
1. Включите сканер и поместите документ в устройство подачи или планшет сканера.
2. Используйте приложение Preview (для Mac) или Scan (для Windows) для сканирования документа.
Подпись
1. Откройте Signeasy в веб-браузере.
2. Нажмите «Подписать документ» в левом верхнем углу.
3. Выберите отсканированный файл.
4. Нажмите кнопку Подпись.
5. Щелкните ту часть отсканированного документа, где вы хотите разместить подпись.
6. Нажмите Готово.
Отправить
1. Нажмите кнопку электронной почты.
2. Введите адрес электронной почты, тему и сообщение в диалоговом окне.
3. Нажмите «Отправить».

Как сканировать с помощью телефона (+ подписать и отправить по электронной почте)

Сканирование
1. Поместите изображение на плоскую и хорошо освещенную поверхность.
2. Используйте приложение Google Диск (для Android) или Notes (для iOS) для сканирования документов.
3. Сохраните отсканированный документ в знакомой папке.
Подпись
1. Откройте приложение Signeasy.
2. Нажмите значок + в правом нижнем углу приложения.
3. Выберите файл для подписи и отправки по электронной почте.
4. Нажмите «Подписать» > «Подписаться».
5. Нажмите, чтобы добавить аннотации (подпись, инициалы, дата, время, текст и т. д.).
6. Щелкните значок ✓ в правом верхнем углу.
Отправить
1. Щелкните значок «Поделиться» в правом верхнем углу.
2. Выберите адрес электронной почты или диск, на который вы хотите отправить файл.
3. Введите адреса электронной почты получателей.
4. Нажмите кнопку отправки.

Как подписать отсканированный документ с помощью Signeasy

Особенно в то время, когда COVID-19 все еще на свободе, лучше всего удаленно подписывать документы и обмениваться ими с помощью решения электронной подписи, такого как Signeasy.

Подписать отсканированный документ можно всего за 4 простых шага.

Откройте приложение Signeasy на мобильных устройствах, настольных компьютерах или ноутбуках.
Нажмите «Подписать документ» > «Подпись».
Нажмите на любую часть документа, куда вы хотите добавить аннотацию.
Нажмите Готово.

Просто хотите отсканировать? Вот все возможные способы:

Независимо от того, где вы находитесь, ваш важный документ можно сохранить при себе в виде отсканированных изображений.

Все, начиная от медицинских и страховых документов, контрактов, регистрационных форм и заканчивая удостоверениями личности, можно сканировать следующими способами:

Как сканировать на Android

Коснитесь значка + в правом нижнем углу приложения Google Диск.
Нажмите кнопку сканирования.
Положите документ лицевой стороной вверх на плоскую, хорошо освещенную поверхность.
Сфокусируйте камеру телефона на документе и сделайте снимок.
Просмотрите полученное изображение и измените его размер или настройте его по мере необходимости. Если изображение нечеткое, коснитесь «Переснять», чтобы щелкнуть другое изображение.
Щелкните знак + в нижнем левом углу и повторяйте шаги 4 и 5, пока все страницы документа не будут подписаны.

Как сканировать на iOS

Откройте приложение Notes на устройстве iOS.
Откройте новую заметку, в которую вы добавите отсканированное изображение.
Нажмите на значок камеры в нижней части экрана.
Положите документ лицевой стороной вверх на ровную поверхность с хорошим освещением.
Щелкните Сканировать документы.
Наведите камеру на документ, чтобы устройство автоматически отсканировало его.
Сохраните полученный отсканированный документ.

Как сканировать на Mac

Подключите и включите сканер и подготовьте документы.
Нажмите «Файл» > «Импортировать со сканера» и выберите сканер в приложении «Просмотр».
Просмотрите предварительный просмотр сканирования в диалоговом окне «Импорт».
Выберите параметры сканирования, такие как цвет, тип документа, размер, ориентация и т. д.
Щелкните Сканировать.
Повторите шаги с 2 по 5 для всех страниц, которые необходимо отсканировать.

Как сканировать в Windows

В строке поиска введите Сканирование Windows и откройте приложение.
Убедитесь, что ваш сканер включен и правильно подключен к сети.
Поместите документ, который вы хотите отсканировать, на планшет сканера или в устройство подачи документов.
Выберите свой сканер, исходное местоположение, из которого вы предпочитаете сканировать, тип файла и место, где вы хотите сохранить изображение.
Щелкните Сканировать в нижней части экрана.
Нажмите «Просмотр», чтобы просмотреть отсканированный файл перед его сохранением. На данный момент вы даже можете внести изменения в отсканированный документ.
Нажмите Закрыть, чтобы сохранить отсканированный документ.

Часто задаваемые вопросы о сканировании в электронную почту

Здесь приведены ответы на часто задаваемые вопросы о сканировании в электронную почту и других способах сканирования документов.

Можно ли сканировать документы и отправлять их по электронной почте?

Да, можно выбрать вариант сканирования на электронную почту, при котором документы могут быть отправлены на адрес электронной почты непосредственно со сканера-принтера.В противном случае вы можете сохранить отсканированное изображение на мобильном или настольном компьютере, а затем использовать Signeasy для сканирования и отправки файла по электронной почте.

Что значит сканировать и отправлять по электронной почте?

Новые сканеры и копировальные аппараты имеют функцию, с помощью которой они могут напрямую сканировать файл, преобразовывать его в файл PDF и отправлять одному или нескольким получателям электронной почты. Эта функция называется сканированием в электронную почту.

Можно ли отсканировать документ с помощью телефона?

Большинство смартфонов поставляются с такими приложениями, как Google Drive (Android) и Notes (iOS), которые используют встроенную камеру для захвата и сканирования документа.

Как сканировать что-либо на моем принтере?

Подготовьте печатную копию , поместив ее на стекло сканера или в устройство подачи.
Выберите параметр «Сканировать в электронную почту» на принтере.
Нажмите кнопку “Сканировать”.
Отредактируйте отсканированное изображение, выбрав «Размер фотографии» перед его сохранением или отправкой.

Как прикрепить документ к электронному письму?

Откройте приложение электронной почты.
Щелкните Новое сообщение или символ +.
Щелкните значок скрепки и выберите отсканированный документ, который необходимо прикрепить.
Введите адрес электронной почты получателя, строку темы и сообщение.
Нажмите «Отправить».

ключевых рекомендаций по сканированию документов | Говоря PDF

В этой статье предлагаются некоторые ключевые рекомендации по сканированию деловых документов.

Программа стандартов AIIM разработала более формальные материалы для этой цели, но стандарты ISO стоят денег, и большинству пользователей просто нужен простой (и быстрый) совет о том, как настроить свое программное обеспечение для сканирования, чтобы избежать файлов-монстров размером 10 МБ с пары страниц. .Вот о чем эта статья.

Фон

Самый первый PDF-файл, который я увидел, был файлом «PDF/изображение + скрытый текст», который в настоящее время называется PDF/изображение с возможностью поиска.

Меня очень впечатлил тот факт, что результаты поиска приводили к появлению выделения на отсканированной странице. Это было круто!

С самого начала Adobe признала, что PDF может объединять содержимое из любого источника в один документ. Будь то сканирование или создание из электронного источника (например, Word), технология PDF упрощает доставку любого документа в универсальное средство просмотра.

Еще лучше, поскольку PDF-файл может содержать и объединять самые разные объекты, можно было бы размещать отсканированные изображения и текст, созданный с помощью OCR, в соответствии друг с другом.

Таким образом, отличный эффект выделения.

Как сканировать документ

Мы слышим много жалоб на файлы PDF, созданные из отсканированных страниц. Либо документ слишком большой, либо качество плохое. В подавляющем большинстве случаев эти жалобы возникают из-за неправильного выбора при сканировании или обработке.

«Документ» — это широкий термин, но для этих целей мы предполагаем, что документы — это листы бумаги, возможно, блокнот или больше по размеру (хотя визитные карточки также могут быть «документами») — типичный офисный и Ведение институционального учета. Если вы (конечно, на законных основаниях) сканируете книги или журналы для использования на веб-сайте или в архивных целях, применяются другие общие принципы.

Мы также предполагаем, что файл PDF является логическим конечным продуктом ваших усилий по сканированию.В конце концов, PDF — это де-факто формат электронных документов в мире. Вы можете сканировать в любой желаемый формат, но в наши дни это сканирование, скорее всего, станет PDF, а не останется «голым» TIFF или JPEG.

Как выбрать оборудование

Откровенно говоря, эта статья не об оборудовании. Я предполагаю, что вы понимаете, что цена, производительность и качество сканеров различаются точно так же, как и мебель, автомобили и бейсбольные команды. Кроме того, вам понадобится сканер, способный обрабатывать документы, которые вы собираетесь сканировать (естественно).Для подавляющего большинства приложений аппаратные проблемы сводятся к:

Нужно ли вообще сканировать в цвете? Если нет, можете ли вы жить без оттенков серого?
Какой максимальный размер (ширина и высота) документа вам потребуется для сканирования?
Как быстро вам нужно сканировать?
Насколько высокое разрешение вам может понадобиться?
Какое программное обеспечение следует использовать?

На эти вопросы лучше всего ответить, проконсультировавшись со своим системным интегратором, даже если этот человек работает в Best Buy.Вы можете получить вполне приличные сканы со сканера за 100 долларов — и если вы сканируете только 4 страницы в месяц, вам не нужно платить за больше. Общих правил в отношении оборудования не существует, и эта статья посвящена ОБЩИМ принципам.

Цветной или черно-белый?

Самая распространенная ошибка — сканировать в цвете, когда в этом нет необходимости.

Цветные сканы

варьируются от НАМНОГО больших до КОЛОССАЛЬНО больших, чем функционально эквивалентные черно-белые сканы . 10-страничный документ, отсканированный в черно-белом режиме с разрешением 300 dpi, может иметь значение 0.8 МБ; тот же документ в 24-битном цвете может быть 10, 30… или даже 60 МБ!

Я говорю «функционально эквивалентны», потому что подавляющее большинство документов, даже если они содержат какой-то цвет, не нужно сканировать в цвете. Цветные фирменные бланки, например, редко являются поводом для переключения в «режим цветного сканирования». Многие формы, счета-фактуры, брошюры, диаграммы и другие документы включают цвет по разным причинам, но эти причины редко применяются при сканировании документов в целях ведения учета.

Проще говоря, подавляющее большинство деловых документов можно сканировать в черно-белом режиме, хотя многие из этих документов могут и будут содержать некоторые цвета. Если приемлема обычная черно-белая фотокопия, то и черно-белое сканирование тоже приемлемо.

Очевидно, что если материал содержит разметку маркером, цветные схемы и диаграммы и цветные фотоизображения, то указывается цветное сканирование. Не выбрасывайте информацию о цвете, если она необходима — просто будьте осторожны, принимая решение о том, что вам нужен цвет, потому что это увеличивает расходы и хлопоты почти при каждом последующем взаимодействии с документом.

А как насчет Грея?

При просмотре параметров программного обеспечения вашего сканера может быть параметр «серый» или «оттенки серого». Хотя это важно при съемке черно-белых фотографий или содержимого, которое явно включает оттенки серого, это может быть важно — в противном случае это добавляет большую часть сложностей цвета, даже если при этом несколько снижается стоимость файла. размер.

Тип файла и сжатие

Выбор типа файла зависит от вашего решения о способе сканирования — черно-белом или цветном.

Для черно-белых сканов, предназначенных для преобразования в PDF, наиболее распространенным способом является «CCITT-G4 TIFF», более известный как «G4 tiff». Они могут быть одностраничными или многостраничными; в любом случае они очень хорошо конвертируются в файлы PDF.

Цветное сканирование и обработка цветных изображений более сложны, поскольку для разных типов изображений предпочтительны разные системы сжатия. Фотографические изображения, например, получают сжатие JPEG или JPEG-2000 с потерями, способ уменьшить размер изображения с (надеюсь) минимальным влиянием на качество.Скриншоты и векторные иллюстрации лучше всего обрабатывать в виде файлов PNG.

Оставьте несжатые файлы архивариусам — никто больше не захочет иметь дело с изображениями деловых документов без какого-либо сжатия!

Некоторые системы преобразования изображений используют различное расширенное программное обеспечение для улучшения результатов или уменьшения размера файла (или того и другого). Adobe Systems включает несколько опций оптимизации для отсканированных документов. Кроме того, Adobe также предоставляет опцию, которую они называют ClearScan, которая распознает текст и изображения при каждом сканировании и соответствующим образом преобразует содержимое.

Разрешение

После того, как вы определились с цветом и типом изображения, следующий вопрос — разрешение изображения, часто выражаемое в «количествах точек на дюйм» или «dpi».

Это простой вопрос выбора правильного разрешения для вашего контента. Цветные документы можно сканировать с более низким разрешением, но размер файла в пересчете на страницу все равно будет больше, чем у черно-белого сканирования.

Черно-белые документы

Наименьшее приемлемое разрешение = 200 dpi (соответствует «высокому» качеству факса)
Обычное разрешение = 300 dpi
Максимальное обычное разрешение = 600 dpi

Нет особых причин беспокоиться о сжатии черно-белых документов, и нет необходимости в сжатии с потерями, как в случае с цветными сканами. С изображениями G4 TIFF вы получаете приличное сжатие без потерь, готовое к преобразованию в PDF. JBIG2, хотя технически и с потерями, обычно понимается как «воспринимаемый без потерь» и, возможно, также безопасно используется. Зарезервируйте 600 dpi для документов с ОЧЕНЬ мелким шрифтом и большим количеством мелких деталей.

Цветные документы (и сжатие цветов)

Наименьшее приемлемое разрешение = 150 dpi
Обычное разрешение = 200 dpi
Максимальное обычное разрешение = 300 dpi
Разрешение архива = 600 dpi (и без потерь, т.е. несжатый TIFF)

В цветном содержании сжатие работает, отбрасывая часть информации в надежде, что вы этого не заметите.Обычно это работает. Если вы выбрали правильное разрешение, единственный оставшийся вопрос — это сжатие.

В цветных документах разрешение взаимодействует со сжатием несколькими способами; но в целом, чем ниже разрешение, тем более чувствительным вы будете к сжатию. При разрешении 150 dpi и ниже сильное сжатие JPEG может превратить текст в мутное размытие пикселей.

Выберите разрешение, которое, по вашему мнению, вы хотите использовать, затем найдите самый мелкий, самый светлый шрифт с самым курсивным шрифтом в ваших документах и убедитесь, что он по-прежнему адекватно распознает текст.Выбирайте более высокое разрешение (300 и выше) для документов, содержащих очень мелкий текст (т. е. менее 8 пунктов).

Заключение

Сканеры дешевы, а сканировать легко. Результаты не гарантируются, но небольшая предусмотрительность гарантирует, что ваши PDF-файлы конечного продукта будут как можно меньше, сохраняя при этом информацию, которая заставила вас сканировать их в первую очередь.

Узнайте больше об услугах сканирования публикаций Appligent Document Solutions.

ClearScan, изображения, отсканированные файлы PDF
Проблемы качества сканирования
Края оригинала не сканируются
Если вы сканируете в полностью автоматическом режиме или используете предварительный просмотр миниатюр в простом или профессиональном режиме, переместите документ или фотографию примерно на 6 мм (0. 2 дюйма) от горизонтального и вертикального краев планшета во избежание обрезки.
При сканировании с использованием обычного предварительного просмотра в офисном, домашнем или профессиональном режимах отодвиньте документ или фотографию примерно на 3 мм (0,12 дюйма) от горизонтального и вертикального краев планшета, чтобы избежать обрезки.
Вы видите только несколько точек на отсканированном изображении
Убедитесь, что документ или фотография размещены на планшете стороной для сканирования вниз.Дополнительные сведения см. в разделе Размещение документов или фотографий.
На отсканированных изображениях всегда появляется линия или линия точек
Может потребоваться очистка окна планшета или блока диапозитивов. Очистите планшет для документов. См. Очистка сканера. Если у вас все еще есть проблема, возможно, поцарапан стол для документов или окно блока диапозитивов. Обратитесь за помощью к своему дилеру. Обратитесь к своему дилеру.
Прямые линии на вашем изображении выглядят криво
Убедитесь, что документ ровно лежит на планшете.
Ваше изображение искажено
Убедитесь, что документ или фотография ровно лежат на планшете. Также убедитесь, что ваш документ или фотография не помяты и не деформированы.
Убедитесь, что вы не двигаете документ или фотографию или сканер во время сканирования.
Убедитесь, что сканер установлен на ровной устойчивой поверхности.
Щелкните Конфигурация , выберите вкладку Цвет и выберите Управление цветом и Непрерывная автоматическая экспозиция .Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Конфигурация , выберите вкладку Цвет и щелкните Рекомендуемое значение , чтобы вернуть настройку автоматической экспозиции к значению по умолчанию. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Цвета неоднородны или искажены по краям изображения
Если ваш документ очень толстый или загнут по краям, накройте края бумагой, чтобы блокировать внешний свет во время сканирования.
Ваше отсканированное изображение слишком темное
Если ваш оригинал слишком темный, попробуйте использовать функцию коррекции контрового света в простом или профессиональном режиме.Инструкции см. в разделе Исправление фотографий с задней подсветкой.
Проверьте параметр Яркость в офисном, домашнем или профессиональном режимах. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Configuration , выберите вкладку Color и измените настройку Display Gamma в соответствии с вашим устройством вывода, таким как монитор или принтер. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Конфигурация , выберите вкладку Цвет и выберите Управление цветом и Непрерывная автоматическая экспозиция .Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Конфигурация , выберите вкладку Цвет и щелкните Рекомендуемое значение , чтобы вернуть настройку автоматической экспозиции к значению по умолчанию. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Нажмите значок настройки гистограммы в профессиональном режиме, чтобы настроить яркость.
Проверьте настройки яркости и контрастности монитора компьютера.
Изображение на обратной стороне оригинала появляется на отсканированном изображении
Если ваш оригинал напечатан на тонкой бумаге, изображения на обратной стороне могут быть видны сканеру и отображаться на отсканированном изображении.
Попробуйте отсканировать оригинал, положив на обратную сторону лист черной бумаги.
Также проверьте настройки программы сканирования, такие как тип изображения и настройка изображения.
На отсканированном изображении появляются волнистые узоры
На отсканированном изображении распечатанного документа может появиться рябь или штриховка (называемая муаром). Это вызвано помехами из-за разной высоты тона на экране сканера и полутонового экрана оригинала.
Исходное изображение
Применено удаление грохота
Установите флажок Descreening в офисном режиме, домашнем режиме или профессиональном режиме. В профессиональном режиме выберите соответствующую настройку Screen Ruling для параметра Descreening и отмените выбор параметра Unsharp Mask .Инструкции см. в разделе Настройка цвета и других параметров изображения. Примечание:
Вы не можете удалить рябь при сканировании пленки или монохромных изображений, а также при сканировании с разрешением выше 600 dpi.
Символы плохо распознаются при преобразовании в редактируемый текст (OCR)
Убедитесь, что документ ровно лежит на планшете.
В режиме Office или Home Mode установите флажок Text Enhancement .
Настройте параметр Threshold .
Профессиональный режим : Нажмите кнопку + (Windows) или (Mac OS X) рядом с Тип изображения и задайте соответствующий параметр параметра изображения. Затем попробуйте настроить параметр Threshold . Инструкции см. в разделе Преобразование отсканированных документов в редактируемый текст.
Обратитесь к руководству по программному обеспечению OCR, чтобы узнать, есть ли какие-либо настройки, которые вы можете изменить в своем программном обеспечении OCR.
Отсканированные цвета отличаются от оригинальных цветов
Щелкните Configuration , выберите вкладку Color и измените настройку Display Gamma в соответствии с вашим устройством вывода, таким как монитор или принтер, в меню Color. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Конфигурация , выберите вкладку Цвет и выберите Управление цветом и Непрерывная автоматическая экспозиция в меню Цвет.Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Конфигурация , выберите вкладку Цвет и щелкните Рекомендуемое значение , чтобы вернуть настройку автоматической экспозиции к значению по умолчанию. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Щелкните Configuration , выберите вкладку Preview и включите параметр Quality Preview в меню Preview. Дополнительные сведения см. в справке по Epson Scan.
Обязательно включите параметр Embed ICC Profile .В окне «Параметры сохранения файла» выберите JPEG или TIFF в качестве параметра «Тип». Щелкните Параметры , затем установите флажок Встроить профиль ICC . Чтобы получить доступ к окну «Параметры сохранения файла», см. раздел «Выбор параметров сохранения файла».
Проверьте соответствие цветов и возможности управления цветом вашего компьютера, видеоадаптера и программного обеспечения. Некоторые компьютеры могут изменять палитру цветов на экране. Подробную информацию см. в руководствах по программному и аппаратному обеспечению.
Используйте систему управления цветом для вашего компьютера: ICM для Windows или ColorSync для Macintosh.Добавьте цветовой профиль, соответствующий вашему монитору, чтобы улучшить соответствие цветов на экране. Точно подобрать цвет очень сложно. Ознакомьтесь с документацией по программному обеспечению и монитору для получения информации о согласовании цветов и калибровке.
Примечание:
В домашнем режиме, когда в качестве типа документа выбраны Иллюстрация, Журнал, Газета, Текст/Штриховая графика, EPSON sRGB внедряется, даже если выбрана другая настройка ICM/ColorSync.
В офисном режиме встраивается EPSON sRGB, даже если выбрана другая настройка ICM/ColorSync.
В профессиональном режиме, когда для типа автоматической экспозиции выбрано значение «Документ», встраивается EPSON sRGB, даже если выбрана другая настройка ICM/ColorSync.
Цвета при печати никогда не могут точно совпадать с цветами на вашем мониторе, поскольку принтеры и мониторы используют разные цветовые системы: мониторы используют RGB (красный, зеленый и синий), а принтеры обычно используют CMYK (голубой, пурпурный, желтый и черный).
На отсканированном изображении пленки или слайдов появляются полосатые кольца
На сканированных изображениях прозрачных материалов иногда появляется кольцеобразный узор из полос (называемый кольцом Ньютона).Это может произойти, если пленка скручивается.
Поместите пленку или слайды основанием вверх и выполните предварительный просмотр с помощью предварительного просмотра миниатюр. Затем переверните предварительно просмотренное изображение, щелкнув значок зеркального отображения в окне предварительного просмотра. Инструкции см. в разделе Настройка цвета и других параметров изображения.
Изображения повернуты неправильно
Убедитесь, что пленка или слайды правильно размещены в держателе для пленки, а держатель для пленки правильно расположен на планшете.Инструкции см. в разделе Размещение пленки или слайдов. Если вы сканируете с предварительным просмотром эскизов в простом или профессиональном режиме, выберите изображение и нажмите значок поворота, чтобы повернуть его. Инструкции см. в разделе Предварительный просмотр и настройка области сканирования.
Попробуйте отключить или включить параметр Auto Photo Orientation .
Полностью автоматический режим : Нажмите Настроить и установите или снимите флажок Автоориентация фото .
Простой режим или Профессиональный режим : Нажмите Конфигурация , выберите вкладку Предварительный просмотр и установите или снимите флажок Автоориентация фото .
Примечание:
Функция автоматической ориентации фотографии не будет работать при сканировании газетных или журнальных страниц, документов, иллюстраций или штриховых рисунков. Эта функция также не будет работать при сканировании изображений размером 5,1 см (2 дюйма) или меньше по любой стороне.
Функция автоматической ориентации фотографии может работать неправильно, если лица на изображении очень маленькие или смотрят не прямо вперед, или лица младенцев. Эта функция также может работать неправильно, если вы сканируете изображение в помещении, на котором нет лиц, изображение вне помещения, на котором небо не находится вверху, или любое изображение, содержащее яркие пятна или объекты в местах, отличных от верхней части изображения.
Текстура документа не отсканирована в отсканированном изображении
Установите флажок Показать текстуру в меню «Другое» диалогового окна «Конфигурация».
Примечание:
Показать текстуру увеличивает время сканирования.
Если вы установите флажок «Показать текстуру» после предварительного просмотра, выполните предварительный просмотр еще раз, чтобы подтвердить действие функции «Показать текстуру».
Показать текстуру нельзя в полностью автоматическом режиме.
Показать текстуру недоступно при сканировании пленок.
Технология DIGITAL ICE недоступна, если установлен флажок «Показать текстуру» и в качестве типа документа выбран отражающий документ.
Флажок Показать текстуру снимается при перезапуске Epson Scan.
Проблемы со сканированием
Проблемы со сканированием

Справочное руководство
Поиск и устранение неисправностей / Проблемы и решения
Края документа не сканируются.
Не удается отсканировать документ или на отсканированном изображении отображается только несколько точек.
На отсканированном изображении всегда отсутствует линия точек.
На отсканированном изображении всегда появляется линия точек.
Прямые линии на изображении получаются неровными.
Изображение искажено или размыто.
Цвета неравномерны или искажены по краям изображения.
Изображение темное.
На отсканированном изображении появляются муаровые узоры (штриховки).
Плохое распознавание символов при сканировании OCR.
Изображение больше или меньше оригинала.
Отсканированные изображения не могут быть напечатаны или при печати получаются искаженными.
Цвета отличаются от оригинала.
Изображения не могут быть правильно расположены в предварительном просмотре эскизов.
Края документа не сканируются.
Поместите документ подальше от краев планшета, чтобы избежать нежелательной обрезки изображения.
Площадь шириной 1.0 ± 0,5 мм как от горизонтальной, так и от вертикальной линейки не могут быть отсканированы.
1. Максимальная нечитаемая область 1,5 мм
2. Максимальная нечитаемая область 1,5 мм
Примечание:
Эти значения используются для отражающих документов. Мы рекомендуем вам использовать пленкодержатель для пленок.

[Верх]
Вы не можете сканировать документ или получаете только несколько точек для отсканированного изображения.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Убедитесь, что документ размещен на планшете сканера стороной для сканирования вниз.
При сканировании с настройкой Black&White в простом или профессиональном режиме измените настройку порогового значения.

[Верх]
На отсканированном изображении всегда отсутствует линия точек.
Если на изображении экрана и на распечатке отсутствует линия, это указывает на неисправность сенсора сканера. Свяжитесь с вашим дилером.

[Верх]
На отсканированном изображении всегда появляется линия точек.
Если это происходит как на изображении экрана, так и на распечатке, это означает, что планшет для документов может быть запылен или поцарапан. Очистите планшет для документов.

[Верх]
Прямые линии на изображении получаются неровными.
Убедитесь, что ориентация документа идеально прямая на планшете. Совместите вертикальные и горизонтальные линии с шкалами вверху и сбоку планшета.

[Верх]
Изображение искажено или размыто.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Убедитесь, что документ ровно прилегает к планшету.
Осторожность:
Не кладите тяжелые предметы на планшет.
Убедитесь, что вы случайно не сдвинули документ во время сканирования.
Убедитесь, что сканер стоит на ровной устойчивой поверхности.
Измените параметр «Гамма дисплея» отсканированного изображения для устройства вывода, например монитора или принтера, в диалоговом окне «Конфигурация».
Выберите Управление цветом , а также отметьте Непрерывный автоматический режим экспозиция в диалоговом окне «Конфигурация» или настройте параметр «Экспозиция» с помощью кнопки «Автоэкспозиция » в главном окне профессионального режима.
Измените настройку разрешения для вашего документа.
Если это происходит на части изображения, убедитесь, что документ равномерно прилегает к планшету. Смятый или деформированный документ может плохо сканироваться.

[Верх]
Цвета неравномерны или искажены по краям изображения.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Очень толстый или деформированный по краям документ может привести к обесцвечиванию.Накройте края документа бумагой, чтобы блокировать внешний свет.
Убедитесь, что документ ровно прилегает к планшету.
Осторожность:
Не кладите тяжелые предметы на планшет.
Отрегулируйте параметр «Гамма» вашего программного обеспечения с помощью диалогового окна «Настройка гистограммы» в профессиональном режиме.

[Верх]
Изображение темное.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Проверьте настройку яркости вашего программного обеспечения, используя диалоговое окно «Настройка изображения» в простом режиме или диалоговое окно «Настройка гистограммы» и диалоговое окно «Настройка изображения» в профессиональном режиме.
Проверьте настройки яркости и контрастности дисплея вашего компьютера.
Выберите Управление цветом , а также отметьте Непрерывный автоматический режим экспозиция в диалоговом окне «Конфигурация» или настройте параметр «Экспозиция» с помощью кнопки «Автоэкспозиция » в главном окне профессионального режима.
Измените параметр «Гамма дисплея» отсканированного изображения для устройства вывода, например монитора или принтера, в диалоговом окне «Конфигурация».
Измените параметр «Назначение» в главном окне «Профессионального режима» или «Профессионального режима».
В домашнем режиме выберите Screen/Web в качестве пункта назначения. При выборе принтера цвета на экране могут отличаться от цветов оригинала; однако цвета будут воспроизводиться правильно при печати изображения.

[Верх]
На отсканированном изображении появляются муаровые узоры (штриховки).
Муар — это штриховка, появляющаяся на отсканированных изображениях при сканировании печатных материалов.Это результат интерференции, возникающей из-за разницы между шагом развертки и полутонового экрана.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Установите флажок Descreening в главном окне простого или профессионального режима.
В профессиональном режиме установите для параметра «Линейка экрана» параметра «Фильтр растрирования» значение, подходящее для вашего документа.
Снимите флажок Unsharp Mask в главном окне профессионального режима.
Поместите прозрачный лист, например лист диапроектора, между документом и столом для документов.
Слегка переместите документ.
Сделайте размер изображения немного меньше.

[Верх]
Плохое распознавание символов при сканировании OCR.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Убедитесь, что ориентация документа идеально выровнена вдоль планшета. Совместите вертикальные и горизонтальные линии с шкалами вверху и сбоку документа.
Выберите Black&White в качестве настройки типа изображения. В профессиональном режиме выберите None для параметра B&W Option. Затем попробуйте настроить пороговое значение.Дополнительную информацию см. в разделе Сканирование документов для преобразования в текстовые данные (OCR).

[Верх]
Изображение больше или меньше оригинала.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Размер изображения и разрешение вашего программного обеспечения определяют размер печатаемого изображения. Не используйте размер изображения на мониторе для оценки размера отпечатка.
Измените параметр «Размер мишени» для параметра «Назначение» в главном окне «Профессионального режима» или «Профессионального режима».

[Верх]
Отсканированные изображения не могут быть напечатаны или получаются искаженными при печати.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Убедитесь, что принтер правильно подключен к компьютеру, правильно настроен и обслуживается. Для получения подробной информации см. руководство к принтеру.
Убедитесь, что программное обеспечение правильно установлено и настроено для вашего принтера.См. руководство по программному обеспечению.

[Верх]
Цвета отличаются от оригинала.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
Измените настройку типа изображения.
Измените настройки изображения программного обеспечения сканера, особенно формат данных (биты, пиксели и цвет), гамма-коррекцию и коррекцию цвета. Попробуйте разные комбинации этих настроек.
Измените параметр «Гамма дисплея» отсканированного изображения для устройства вывода, например монитора или принтера, в диалоговом окне «Конфигурация».
Выберите Управление цветом и установите флажок Непрерывная автоматическая экспозиция в диалоговом окне Конфигурация. Или отрегулируйте настройку экспозиции с помощью кнопки Auto Exposure в главном окне профессионального режима.
Проверьте соответствие цветов и возможности управления цветом вашего компьютера, видеоадаптера и программного обеспечения.Некоторые компьютеры могут изменять цветовую палитру, чтобы настроить цвета на экране. Подробную информацию см. в руководствах по программному и аппаратному обеспечению.
Используйте систему управления цветом для вашего компьютера: ICM для Windows или ColorSync для Macintosh. Для Windows добавьте цветовой профиль, соответствующий вашему монитору.
Точно подобрать цвет очень сложно. Ознакомьтесь с документацией по программному обеспечению и монитору для получения информации о согласовании цветов и калибровке.
Цвета при печати не совсем соответствуют цветам на вашем мониторе, поскольку принтеры и мониторы используют разные цветовые системы: мониторы используют RGB (красный, зеленый и синий), а принтеры обычно используют CMYK (голубой, пурпурный, желтый и черный).

[Верх]
Изображения не могут быть правильно расположены в предварительном просмотре миниатюр.
Попробуйте одно или несколько из следующих решений.
В окне предварительного просмотра создайте выделение области, которую хотите отсканировать, а затем отсканируйте.
В диалоговом окне «Конфигурация» настройте область обрезки миниатюр с помощью ползунка «Область обрезки миниатюр».

[Верх]
Версия 1. 00E, Copyright © 2003, SEIKO EPSON CORPORATION
При сканировании создаются PDF-файлы, которые по определению… – Сообщество поддержки HP
@Josephine_Herzb

Добро пожаловать в сообщество HP.
.. исправлена ошибка “размер”.
Это верно для моего теста – каждый, конечно, должен попробовать это сам.

ПРИМЕЧАНИЕ. Несмотря на это, «возврата» к более ранней версии нет.

Если у вас включено автоматическое обновление в Магазине, приложение, скорее всего, уже обновлено.
Вы также можете вручную проверять/обновлять приложения.
0 Microsoft Store – обновления приложений
Windows (Пуск)> Магазин Microsoft
в верхнем правом углу нажмите на три горизонтальных точка …
Выберите Настройки> Приложение. обновления > “Обновлять приложения автоматически” = ВКЛ
В правом верхнем углу нажмите на три горизонтальные точки . ..
Выберите Загрузки и обновления > Получить обновления

3 Если приложение обновляет 9 , учтите: Перезагрузите компьютер и войдите в систему

=================================== ==========================
Исходное содержимое

Принтер в порядке.

Сообщается об ошибке в HP Smart.
🐛

Документы, отсканированные с помощью HP Smart, создают «раздутые» страницы большего размера и файл большего размера.

Компания HP знает.
На момент написания этой статьи
Решение ожидается примерно в середине июня в виде выпуска новой версии для HP Smart.

Что если?
Если у вас есть «толстый» файл, для которого у вас больше нет исходного документа,
Если вам нужен файл сканирования надлежащего размера,
Распечатайте документ в уменьшенном размере «Уменьшить до размера»,
Повторно отсканируйте напечатанный документ в компьютер, используя ДРУГОЕ, кроме HP Smart.
ИЛИ
Воспользуйтесь платной опцией для исправления структуры файла.

Что делать в ожидании решения?

На данный момент используйте альтернативное программное обеспечение для сканирования документов.

ПРИМЕЧАНИЕ.
Windows в S-режиме позволяет устанавливать приложения только из Microsoft Store. Поэтому параметры сканирования в режиме Windows «S» ограничены теми приложениями, которые вы можете установить из Магазина (отмечены зеленым).
Windows 10 (полная версия Windows) можно использовать любой из «синих» или «зеленых» вариантов.

Список примеров…

ПРИМЕЧАНИЕ. Альтернативы не обязательно предоставляют те же настройки/функции, что и HP Smart.

HP Scan — часть полнофункционального ПО/полного драйвера принтера.
HP Scan и Capture
Microsoft Store (формально Windows Store) – Требуется Windows 8 или выше
Скачать-Сохранить-Установить HP Scan и Capture
Описание
HP Scan и Capture – простой и забавное приложение, которое захватывает фотографии или документы с любого* сканирующего устройства HP или со встроенной камеры вашего компьютера. Эти изображения можно просматривать, редактировать, сохранять и делиться ими с другими приложениями.
* ПРИМЕЧАНИЕ. Правильные драйверы HP для вашего сканера необходимо установить с веб-сайта поддержки HP.
NAPS2 – «Не другой сканер PDF»
Download-Save-install> NAPS2
Не еще один сканер PDF – бесплатная программа сканирует файлы PDF и изображения (ы) как .jpeg или PDF-файл(ы).
Включает функцию OCR — может потребоваться надстройка Ghostscript (см. запись на форуме NAPS2)
Прочтите страницы поддержки для получения информации
Загрузите, сохраните и установите программное обеспечение NAPS2 для использования.

Windows Scan – Microsoft Store (формально Windows Store) – Требуется Windows 8 или выше

Open Краска
Развернуть область «Белый фон» до размера, чтобы вместить ваши данные. Если неизвестно, попробуйте 1300×1300
Файл > Выберите « Со сканера или камеры »
Выберите свой принтер > Следуйте инструкциям для сканирования и сохранения объекта
– Узнайте о своем принтере – Решение проблем
“Ваши принтеры”
ПРИМЕЧАНИЕ. Содержимое зависит от типа устройства и операционной системы. Windows), проверка гарантии, драйверы HP/программное обеспечение/обновление микропрограммы, видеоролики с практическими рекомендациями, бюллетени/уведомления, множество практических документов, устранение неполадок, руководства > руководства пользователя, информация о продукте (технические характеристики), другое
При поддержке веб-сайта откроется страница, выберите (при наличии) a Категория > Тема > Подтема
Главная страница продукта
Введите тип и имя y наше устройство HP

Спасибо за участие в сообществе HP.
Сообщество — это отдельное крыло веб-сайта HP. Мы не являемся бизнес-группой HP.
Наше сообщество состоит из добровольцев — людей, которые владеют и используют устройства HP .
Нажмите Большой палец вверх , чтобы поблагодарить.
Вопрос решен / дан ответ, нажмите « Принять как решение»
Мех дракона
10 лучших причин для сканирования документов
Если вы отвечаете за управление бумажными документами вашей организации и другими бумажными файлами, пришло время подумать о сканировании ваших записей в цифровые изображения.
Мы не предлагаем вам самостоятельно сканировать файлы; у вашей компании, вероятно, нет сканеров большой емкости для обработки большого объема бумажных файлов и деловых документов, которые вы хранили годами. Хорошей новостью является то, что профессиональная компания, предоставляющая услуги по обработке изображений и сканированию документов, быстро удовлетворит все ваши потребности в электронном захвате.
Почему вы должны сканировать и создавать цифровые файлы
Никогда не было лучшего времени для преобразования ваших записей в цифровые изображения.Оцифрованные документы дают так много преимуществ, о многих из которых вы, возможно, не знаете. Ниже приведены 10 наиболее убедительных причин отсканировать офисные документы в цифровой формат.
Сокращение времени поиска документов
Благодаря единой системе именования файлов ваши сотрудники смогут извлекать необходимые записи за считанные секунды.
По данным Gartner Group, средний сотрудник тратит 400 часов в год на поиск документов.Представьте, сколько времени и денег сэкономила бы ваша организация, если бы ваши документы были доступны почти мгновенно. Даже затрачивая вдвое меньше времени на поиск и извлечение файлов, ваша организация может сэкономить от десятков до сотен тысяч долларов. С доступным сегодня программным обеспечением OCR вы можете применять оптическое распознавание символов к своим цифровым файлам и почти мгновенно находить записи, даже если вы не индексировали и не записывали имена файлов!
Обеспечьте безопасность документов
Законы и правила соответствия, такие как HIPAA и FACTA, требуют от компаний защищать конфиденциальную информацию от попадания в чужие руки. Документы, хранящиеся в цифровом виде, позволяют вам контролировать права пользователей и проверять, кто получает доступ к цифровым копиям записей, а также время доступа.
В соответствии с Privacy, Confidentiality: and Electronic Medical Records Randolph C. Barrows, Jr., MD, and Paul D. Clayton, Ph.D.,
«Электронные записи, возможно, более безопасны, если соблюдаются надлежащие правила и используются наилучшие доступные технологии. Например, бумажные медицинские записи не позволяют получить точную информацию о том, кто видел запись и к каким частям записи был получен доступ.Кроме того, использование бумажных записей затрудняет ограничение доступа определенных категорий пользователей к определенным типам информации. Бумажные записи легко изменить путем удаления или замены документов, но электронный документ, подписанный зашифрованной цифровой подписью, изменить гораздо труднее».
Нарушения HIPAA могут стоить до 50 000 долларов США за инцидент и могут привести к уголовному преследованию и даже к тюремному заключению. Сделайте ведение записей более безопасным с помощью программного обеспечения для оцифровки и управления документами.
Защита документов от стихийных бедствий
Наводнения, пожары, торнадо и другие чрезвычайные ситуации могут навсегда уничтожить бумажные документы, что приведет к безвозвратной потере этой информации. С другой стороны, отсканированные изображения из ваших деловых документов могут быть скопированы в облачное хранилище или на удаленный сайт и доступны во время и после чрезвычайной ситуации.
Согласно электронной книге AIIM «Управление информацией для объектов и операций: знание своих пробелов является ключом к готовности к катастрофам», средневзвешенная стоимость катастрофических потерь составляет 506 906 долларов США и включает пожары, наводнения, ураганы, газовые и энергетические аварии.
Уменьшите воздействие вашей компании на окружающую среду
Сканирование документов и сохранение всей этой бумаги и чернил сделает вашу организацию более экологичной (возможно, вы также сэкономите пачку тонера и бумаги). Обязательно выберите партнера по сканированию документов, который уничтожит и переработает всю эту бумагу для вас после завершения процесса сканирования, если вы решите уничтожить свои документы.
По состоянию на 2014 г. бумага составляла 26% всех твердых бытовых отходов на свалках.Использование цифровых записей сокращает количество отходов в вашей организации.
Быстрая отправка и получение документов
Благодаря всемогуществу цифровых технологий (компьютеры в наших офисах и мобильное устройство в кармане) документы можно отправлять по электронной почте или делиться ими в любое время и почти мгновенно. Больше нет необходимости делать копию и рассылать ее по почте, и, конечно же, нет причин ждать несколько дней, пока записи будут доставлены. Как только вы решите отсканировать свои бумажные записи в цифровые форматы файлов, вы будете готовы быстро и легко находить и отправлять запрошенную информацию!
Упрощение совместной работы
Многие системы управления документами позволяют нескольким пользователям одновременно редактировать электронные файлы. Получение идей и отзывов всей команды о проекте еще никогда не было таким простым, что сокращает время, затрачиваемое на пересылку версий туда и обратно и использование громоздких инструментов редактирования.
По данным ConnectSolutions, 77% удаленных сотрудников делают больше за меньшее количество часов благодаря цифровой совместной работе с помощью программного обеспечения для обмена файлами.
Эффективно используйте существующие ресурсы
Сколько места в вашей компании занимают коробки с документами? Сколько еще столов вы могли бы разместить в офисе, если бы этих коробок не было? Насколько эффективнее могли бы работать ваши сотрудники, если бы они могли получить любой документ несколькими щелчками мыши? Многие офисы могли бы гораздо лучше использовать свои площади и сотрудников, если бы они перешли на цифровые архивы.
Сохранение важных документов
По сравнению с цифровым хранилищем и облачными технологиями вероятность повреждения или уничтожения физических документов гораздо выше. Бумага легко повреждается, а микропленка со временем может испортиться.
Электронные форматы файлов можно поддерживать (теоретически) вечно, потому что они не портятся, как физическая копия. Предостережение заключается в том, что носитель, на котором хранятся цифровые данные, может ухудшиться или сломаться (например, DVD-диски или сетевые серверы), поэтому эти физические части необходимо обслуживать, чтобы обеспечить безопасность и правильное обслуживание ваших данных.
Улучшение соблюдения требований аудита
Организации в различных отраслях сталкиваются с проверками соответствия нормативным и правовым требованиям. Возможность быстрого извлечения цифровых документов может сделать процессы аудита намного менее болезненными.
Часть непомерно высоких затрат на аудиты связана со временем, которое требуется для просеивания документов. Оцифровка обеспечивает гораздо более быстрый доступ к записям, что, вероятно, снизит общую стоимость аудита.
Оптимизация обслуживания клиентов
Если ваша компания занимается доставкой документов клиентам, быстрый поиск документов в цифровом формате ускорит этот процесс и порадует ваших клиентов.А когда вы предлагаете безопасное цифровое хранилище, вы обеспечиваете клиентам бесценное спокойствие.
Потому что вы хотите!
Итак, мы решили добавить еще немного. Все вышеперечисленные причины хороши, но не забывайте, что вы всегда можете сканировать свои файлы только потому, что хотите это сделать! Если это так, и вы сканируете свои файлы, потому что просто хотите покончить с этим, сделайте это. Не сбрасывайте со счетов делать что-то исключительно ради того, чтобы сделать это и почувствовать себя лучше!
Другие виды услуг по сканированию документов
Некоторые компании, занимающиеся сканированием документов, могут создавать изображения этих пленок и сохранять их в цифровом формате по вашему выбору. Удаленный облачный хостинг — еще одна ценная услуга, предоставляемая некоторыми компаниями по сканированию документов. Когда вы решите сделать резервную копию своих цифровых файлов в профессиональном удаленном хранилище, вы можете быть уверены, что любая личная или конфиденциальная информация, записанная в этих файлах, будет надежно сохранена.
Мы предлагаем больше, чем услуги по обработке документов и управлению документами
Когда вы выбираете нас в качестве партнера по сканированию документов, ваши документы защищены нашими методами безопасности. Наша команда соответствует требованиям HIPAA, чтобы гарантировать, что ваша информация обрабатывается и хранится в соответствии с надлежащими процедурами и лучшими отраслевыми практиками. Мы также проводим проверку каждого сотрудника на наличие судимостей, и каждый человек, который проходит и принимается на работу, проходит непрерывное обучение и сертификацию Информационной службы уголовного правосудия (CJIS) .
Если вы решите, чтобы мы забрали ваши документы для сканирования, мы предлагаем безопасную транспортировку ваших материалов. Наша команда перевезет ваши материалы в наших больших грузовиках без опознавательных знаков.И если вы хотите, мы можем поместить ваши документы в запираемые корзины, прежде чем они будут загружены в наши грузовики.
Мы не делим офисные помещения с другими компаниями. Это гарантирует, что только уполномоченные сотрудники могут войти в то же пространство, что и ваши конфиденциальные документы. Кроме того, ваши цифровые документы будут храниться на зашифрованных дисках в нашем высокозащищенном цифровом хранилище.
Следующие шаги
Какая из вышеперечисленных причин заставляет вас начать свой проект сканирования? Позвоните нам по телефону 800.359.3456 или отправьте электронное письмо по адресу [email protected] , и мы свяжем вас с одним из наших представителей. Мы обсудим с вами ваш проект и поработаем вместе над созданием объема работ, который соответствует вашим потребностям.