Как готовить и проводить презентации: 10 советов
Антон Бахарев
Если вы часто выступаете перед аудиториями и делаете презентации, вам могут пригодиться несколько полезных советов от Игоря Манна и Рената Шагабутдинова из суперпрактичной книги «Бизнесхак на каждый день».
Делимся!
1. Слайды-документы
Главная проблема, возникающая у большинства авторов презентаций — это создание «слайдоментов», то есть слайдов-документов с большими объемами текста, которые приходится читать.
Не убивайте презентацию! Используйте слайды в качестве иллюстраций к вашей речи, а не как шпаргалку для чтения. Когда вы просматриваете готовую презентацию, задавайте себе вопросы в отношении каждого слайда:
1) можно ли что-то с этого слайда удалить?
2) какую задачу решает этот слайд?
2. Как выучить доклад
Если выступление нужно не для галочки, а для достижения четких целей, то вы не можете себе позволить выражаться путано или расплывчато.
Нельзя упустить важные моменты выступления .Чтобы сразить слушателей наповал, используйте диктофон в телефоне для подготовки к выступлению — проговорите и запишите свой доклад.
Может быть, вы потратите на подготовку больше времени. Но так вы убьете сразу трех шустрых зайцев, которые регулярно убегают от выступающих.
А) Отрепетируете свою речь: найдете удачное вступление, отточите формулировки аргументов, избавитесь от сложных словесных конструкций, свяжете отдельные части доклада в единый текст. Этого не делают большинство докладчиков, надеясь на способность импровизировать.
Но лучшая импровизация получается из отрепетированных элементов.
Б) Точно впишетесь в тайминг. Прочитав свой текст вслух от начала и до конца, вы поймете, сколько времени вам нужно. Выбросите лишнее или добавите недостающее.
В) Выучите свой доклад наизусть. Запись в диктофоне позволит вам прослушать себя неограниченное количество раз — до тех пор, пока вы не начнете рассказывать синхронно с записью.
Потом эта диктофонная запись может стать учебным материалом, подкастом, презентационным роликом.
3. Следим за временем
Во время репетиции посмотрите, сколько времени требуется на каждый слайд. Затем в углу каждого слайда добавьте маленькие кружочки (заметные только вам) с анимацией исчезновения через 15 секунд и запуск анимации после исчезновения предыдущего кружочка.
Если слайд на 1 минуту, то в углу вы увидите 4 кружочка. Осталось 2 — у вас 30 секунд. Во время выступления вы можете волноваться и неадекватно ощущать течение времени. Исчезающие кружочки помогут вам контролировать ситуацию.
4. Режим докладчика
Это очень удобный инструмент для проведения презентаций, встроенный в PowerPoint (режим докладчика) и Keynote (монитор докладчика). В режиме докладчика вам видны следующие слайды, ваши заметки и таймер — на экране вашего компьютера. Аудитория же видит только сам слайд на другом мониторе или экране.
5. На каком мы этапе?
Слушателям нравится, когда они понимают, на каком этапе презентации находятся.
Добавьте в «заглавные» слайды разделов или на каждый слайд презентации шкалу прогресса, которая поможет им в этом. Особенно важно это учесть, если у вашего выступления сложная структура и много разделов. Вот пример такой «шкалы».
6. Приезжайте пораньше
Если у вас есть такая возможность — приезжайте на место выступления пораньше и пообщайтесь с участниками мероприятия. Во-первых, вы сможете освоиться на месте и почувствовать себя по-хозяйски.
Большинство участников будут приходить к вам, а не вы к ним — это важный психологический момент.
Во-вторых, у вас в аудитории уже будут знакомые, к которым вы сможете обращаться во время выступления. Это тоже добавит уверенности.
7. Используйте реквизит
Как известно, если в первом акте на стене висит ружье…
Возьмите на презентацию реквизит — какой-то предмет, связанный с темой выступления. Пусть он лежит на столе и ждет момента, когда вы сможете его показать и использовать в качестве примера в своем рассказе.
Реквизит будет интриговать слушателей, а его использование позволит больше вовлечь их в презентацию.
8. Печа-куча и Ignite!
Бывает, придешь на ранее согласованную встречу с клиентом, которая должна длиться час. А клиент вам неожиданно заявляет: «У вас десять минут».
Что делать? Не комкайте свою получасовую презентацию — лучше заранее подготовьте ее дополнительно в формате печа-куча или Ignite!
Печа-куча — это 20 слайдов, которые нужно показать за 6 минут и 40 секунд — на каждый слайд у вас всего 20 секунд.
Ignite! — формат еще динамичнее. В нем у вас всего 20 слайдов и 15 секунд на каждый. Готовить такие презентации непросто, но смотрят их не отрываясь! (Сказать «затаив дыхание» преувеличением не будет)
9. Бутылка воды
Берите с собой одну-две бутылки воды или просите позаботиться об этом организаторов мероприятия.
Во-первых, вам в любом случае нужно много пить во время выступления (мы теряем больше жидкости, чем может казаться).
Во-вторых, если вы вдруг потеряете нить своего повествования или из аудитории поступит неожиданный вопрос, вы сможете выиграть несколько десятков секунд, пока будете неспешно открывать бутылку, наливать воду в стакан и пить ее.
10. Если пропадает голос
Если чувствуете, что посреди выступления у вас пропадает голос, першит в горле или вы «пускаете петуха», прижмите подбородок к груди (как боксер) и некоторое время поговорите так. В этом положении вы меньше нагружаете голосовые связки.
Ярких вам презентаций!
Подготовлено по книге «Бизнесхак на каждый день».
Все изображения: отсюда.
Как сделать хорошую презентацию
Чтобы сделать хорошую презентацию, нужно превратить её из доклада в интересную историю, сконцентрироваться на значимости проблемы и только тогда предлагать решение. Главное, чтобы презентация не была скучной. И ещё, подготовка хорошей презентации вряд ли займет меньше 90 рабочих часов.
Хорошая презентация может выглядет так:
Расскажите историю
Практически единственный способ удержать внимание людей — это рассказать им историю.
История должна иметь начало, середину и конец. Если история будет без начала или без конца, получится плохая история и плохая презентация.
Начинайте планирование презентации с того, как бы её можно было интересно рассказать. Вообще относитесь к презентации больше как к сценарию небольшой постановки.
Если какая-то часть презентации не укладывается в историю, уберите эту часть совсем. Либо придумайте более подходящую историю.
Определите ключевую идею презентации
Если бы вы хотели, чтобы ваш слушатель вынес из презентации только одну идею, то что это за идея? Фокусируйтесь на продаже выгод, стоящих за продуктом.
Донесите до слушателя эту идею маскимально ясно, повторите её как минимум дважды за время разговора или выступления. Исключите пустые слова и профессиональный жаргон, чтобы улучшить ясность вашего сообщения.
Подберите 3 дополнительных аргумента
Создайте список из ключевых пунктов, которые вы хотите сообщить своей аудитории, касающихся вашего продукта, услуги, компании или инициативы.
Структурируйте этот список до тех пор, пока ключевых пунктов не останется три штуки. Это будет основа и план вашего выступления.
Для каждого из трех ключевых пунктов подготовьте риторические приемы, усиливающие воздействие. Это могут быть личные истории, факты, примеры, аналогии, метафоры, свидетельства третьих сторон.
Сформулируйте свои идеи как заголовки в стиле твиттера
Самые эффективные заголовки кратки (максимум 140 символов), конкретны и предлагают выгоду.
Помните, что ваш заголовок — это сообщение, которое предлагает вашей аудитории видение лучшего будущего. Это не про вас. Это — про них.
Заголовки должны быть такими, чтобы слушатели говорили ими со своими друзьями, а журналисты и блоггеры использовали их в своих статьях.
Предложите позиционирование
Любой человек в своей голове раскладывает всё по категориям и определяет место вещей в этих категориях. Помогите ему — предложите ему своё видение подходящих категорий и места вашего продукта в них.
Заставьте аудиторию почувствовать свою «боль»
Потратьте значительное время на подробное описание проблемы. Сделайте её осязаемой. Слушатель должен ощутить, насколько это серьезная проблема лично для него. Только так он станет заинтересован в вашем решении.
Представьте общего врага
Всегда раскрывайте проблему, прежде чем начать говорить о решении. Это можно сделать при помощи яркой картинки, изображающей болевые точки ваших потребителей.
Ещё лучше, если враг будет персонализирован — какой-то предмет, продукт, символ, бренд, персонаж.
Представьте героя
Как только вы определили врага — болевую точку ваших потребителей, опишите ясным языком, как ваша компания, продукт или услуга могут излечить эту боль.
Не стесняйтесь проявлять своё отношение и эмоции по отношению к герою — заражайте людей своим энтузиазмом.
Оживите презентацию
- Пишите эффектные и убедительные заголовки
- Проявляйте свою страсть к объекту презентации в словах
- Подавайте материал тройками объектов — 3 новости, 3 этапа, 3 главных особенности.
.. - Используйте метафоры и аналогии
- Проводите демонстрации
- Привлекайте к выступлению партнеров
- Приводите свидетельства клиентов и третьих сторон
- Делайте вставки видеоклипов
- Используйте реквизит
..Сделайте слайды легкими для восприятия
Избегайте списков с пунктами. Такие списки приемлемы на страницах, которые должны быть прочитаны, — книг, документов, писем. Они действительно хорошо организуют текст. Но в презентациях лучше использовать изображения.
Правило: один слайд — одна тема (+ фотография или картинка).
Учитесь создавать эстетичные слайды. Не нужно быть великим художником, чтоб насытить слайды графикой.
Сделайте цифры понятными и убедительными
Используйте данные для поддержки главной темы вашего выступления. При этом тщательно отбирайте те цифры, которые хотите представить. Цифр должно быть не очень много.
Сделайте ваши данные конкретными, значимыми и поместите их в такой контекст, чтобы слушатели смогли их примерить на себя.
Используйте аналогии, чтобы сделать цифры более наглядными.
Если цифры не получается сделать понятными с первого взгляда, уберите их совсем.
Используйте живые слова
Избегайте пустых слов, модных словечек и жаргона. Любая фраза, похожая на маркетинговый штамп, должна быть убита. Редактируйте, редактируйте и ещё раз редактируйте.
Наслаждайтесь своими словами. Выражайте свой энтузиазм по отношению к вашему продукту при помощи описательных дополнений. «Иконки в Macintosh выглядят настолько вкусно, что их хочется лизнуть» — Стив Джобс может так говорить, потому что уверен в своих продуктах.
Соблюдайте правило десяти минут
Давайте мозгам ваших слушателей отдохнуть с помощью видеороликов, смены действующих лиц на сцене и т. д. Мозг любит разнообразие.
Поделитесь сценой
В момент выпуска нового продукта или услуги убедитесь, что у вас уже есть потребители, которые его протестировали и могут о нем рассказать. Обзоры в прессе также достаточно полезны.
особенно в изданиях с высокой репутацией и популярных блогах.
Вставьте свидетельства потребителей в вашу презентацию. Самый простой способ — снять на камеру потребителя, говорящего о вашем продукте, и отредактировать запись так, чтобы она не превышала по длительности двух минут.
Публично благодарите работников, партнеров и потребителей. И делайте это часто.
Включите в свое выступление демонстрацию
Разрабатывайте демонстрацию продукта уже на стадии планирования выступления. Демонстрация должна быть короткой, нацеленной и значимой. Если вы можете привлечь к демонстрации человека из вашей команды, сделайте это.
Верьте в свою демонстрацию. Если ваш продукт имеет хоть какую-то развлекательную ценность, используйте это — проведите демонстрацию весело.
Представьте что-нибудь для каждого типа слушателей в вашей аудитории: визуалов, аудиалов, кинестетиков.
Улучшайте и репетируйте
Учитесь выступать со сцены
Обратите внимание на язык вашего тела.
Сохраняйте визуальный контакт, открытую позу и используйте жестикуляцию. Не бойтесь задействовать руки. Исследования показывают, что жесты отражают процесс мышления и вызывают у слушателей доверие к оратору.
Меняйте манеру речи при помощи модуляции голоса, изменения её громкости и темпа. Дайте «дыхание» вашему тексту. Делайте паузы. Это лучший способ придания тексту драматизма.
Записывайте сами себя. Изучайте язык своего тела, слушайте свой голос. Наблюдение за своими записями — прекрасный способ улучшения навыков выступления.
Добейтесь непринужденности
Тренируйтесь, тренируйтесь и ещё раз тренируйтесь. Не принимайте ничего как само собой разумеющееся. Проверьте каждый слайд, каждую демонстрацию, каждое ключевое сообщение. Вы должны точно знать, что вы хотите сказать, когда вы это скажите и как будете это говорить.
Записывайте свои выступления. Потратьте пару сотен баксов на простейшую камеру и записывайте сами себя. Не надо записывать все выступление от начала до конца.
Первые пять минут дадут вам кучу информации. Ищите отвлекающие жесты, неправильный язык тела и неправильности речи — особенно слова-паразиты. Обязательно постарайтесь привлечь кого-нибудь к просмотру записей.
Используйте «метод корзин» для подготовки к сложным вопросам. Вы увидите, что большинство вопросов попадают в одну их семи категорий — поэтому вам достаточно заранее выделить их и подготовить по одному развернутому ответу на каждую тему.
Отбросьте сценарий
Не читайте заметки. Исключение — особые случаи, когда нужно точно воспроизвести какой-то процесс, например во время демонстрации.
Когда вы вынуждены читать заметки, не пишите ничего, кроме трех-четырех пунктов крупным шрифтом, на одной карточке. Сделайте отдельную карточку для каждого слайда. Если вы используете заметки для оратора в программе для подготовки презентаций, ограничьтесь тремя или четырьмя пунктам на слайд. А ещё лучше — одним.
Используйте изображение на слайде в качестве подсказки для ключевой темы, связанной с данным слайдом.
Один слайд — одна тема.
Получайте удовольствие
Рассматривайте свое выступление как инфотейнмент. Ваша аудитория хочет и научиться чему-то, и развлечься. Наслаждайтесь сами своим выступлением. Это — шоу!
Никогда не извиняйтесь. Вы ничего не приобретете, если привлечете внимание к проблеме. Если возникнет проблема, признайте её существование, улыбнитесь и двигайтесь дальше. Если это не было очевидно ни для кого, кроме вас, не привлекайте внимания к этому.
Измените свою «точку отсчета». Если что-то не идет точно так, как планировалось, это не становится неправильным до тех пор, пока вы сами не позволите выступлению «сойти с рельсов». Удерживайте в сознании общую картину и наслаждайтесь общением с аудиторией.
Базовая структура презентации
Вступление (~10% внимания и времени) — кто вы и почему именно вы сейчас здесь обо всем этом будете говорить
Проблема (~60% внимания и времени) — аудитория должна понять и прочувствовать проблему для себя
Решение (~25% внимания и времени)
Часть 1
- Подпроблема
- Решение
- Доказательство
Часть 2
- Подпроблема
- Решение
- Доказательство
Часть 3
- Подпроблема
- Решение
- Доказательство
Завершение (~5% внимания и времени)
- Резюме: 3-4 пункта, начиная с проблемы (кто борется с кем и за что)
- Призыв к действию
- Во имя чего
Это не единственная возможная структура презентации, но с такой структурой, скорее всего, получится неплохо.
Чек-лист для проверки сделанной презентации
О чем речь?
- В чем цель, что мы хотим от людей?
- В чем главная мысль?
- Какие мысли поддерживают ее?
- Какие ценности на кону? Что им нужно?
- В чем проблема?
В чем наша проблема / антитезис / враг?
- В чем проблема аудитории?
- Проблема конкретна, осязаема?
- В чем наши недостатки? Выбор реален?
- Чего не хватает?
Введение—Проблема—Решение—Завершение?
- Решение убедительно?
- Завершение: Резюме, Действие, Ценности?
- Что можно выкинуть?
И ещё
Сценарий презентации пишется с завершения.
Приступая к подготовке презентации, не включайте компьютер. Доска, бумага, майндмэпы.
Каждая презентация — это шоу! Иначе зачем презентация? Просто пошлите письмо.
Режьте лишнее смелее. Если что-то не ложится в структуру — выкидывайте!
Материалы по теме
Я начинал с книги Кармина Галло «iПрезентация: уроки убеждения от лидера Apple Стива Джобса».
Также произвела впечатление презентация про PowerPoint.
Стоит посмотреть лучшие выступления и сам формат конференций TED, можно взглянуть на лучшие презентации на сайте SlideShare.
Неплохо раскрыл тему Максим Ильяхов: не делайте презентации. А если делаете — начинайте со структуры.
Реальное погружение в тему пошло после ЖЖ Алексея Каптерева, его книги и семинаров.
Очень-очень пригодится информационный стиль.
Больше всего дала работа над презентациями с Алексеем Бурбой. Вот что у нас получилось. А потом ещё.
P.S. Добавляйте в комменты примеры хороших презентаций.
Как подготовиться к презентации
3 минуты чтения
Как сказал Бенджамин Франклин: «Не готовясь, вы готовитесь к поражению». Это применимо в большинстве сценариев, но особенно верно для презентаций. Если у вас намечается презентация, вы должны подготовиться ради своей аудитории и ради себя. Подготовка поможет удостовериться, что вашей аудитории не придется высиживать неуклюжую, неудобную презентацию, а также уменьшит ваши собственные тревоги по поводу презентации.
Итак, если вы здесь, вы, вероятно, серьезно относитесь к тому, чтобы узнать, как подготовиться к презентации. Что ж, вы предприняли правильные шаги; вы попали в лучшее место для советов по презентации. Мы готовимся к презентациям каждый день уже более 9 лет, и мы отладили процесс подготовки, поэтому следуйте этим шагам, чтобы узнать, как подготовиться к презентации.
1. Идея
Прежде чем начать писать, проведите мозговой штурм. Какова цель вашего выступления? Кто ваша аудитория? Каков желаемый результат? Запишите все это. Собрав все свои идеи в одном месте, вы сможете позже организовать их в историю. Это также поможет вам понять, что актуально, а что нет. У вас может быть много хороших идей, но не все из них войдут в окончательный вариант.
Выберите тему, идею или аргумент и убедитесь, что все ваши идеи соответствуют этой теме.
Эффективный способ объединить все ваши идеи в рамках одной темы — записать то, чего вы хотите добиться от презентации, одним кратким предложением. Это поможет вам при создании презентации, так как вы сможете вернуться к предложению, если вдруг потеряете направление.
2. Создайте свою историю
Теперь, когда вы записали все свои идеи, пришло время организовать их в повествование, которое будет привлекать вашу аудиторию и продавать ваши сообщения. Превратить свои идеи в историю легче сказать, чем сделать. Да, как и во всех известных историях, есть начало, середина и конец. Но каждый сегмент служит совершенно разным целям.
Вначале вы захотите начать с чего-то, что зрители узнают. Опишите ситуацию, к которой они могут относиться. Это привлечет их и вызовет интерес. Затем укажите болевые точки и сравните их с вашим решением, чтобы аудитория могла увидеть, как ваши идеи напрямую решают их проблемы. Это поможет вам прийти к решению, чтобы вы могли в конце утвердить свое лучшее видение будущего.
Вы можете получить подробный пошаговый подход к сторителлингу в нашем другом блоге.
3. Спланируйте каждый слайд
Если вам сложно представить свои идеи в PowerPoint, вы можете попробовать трюк со стикерами. Каждая заметка представляет собой слайд, и, поскольку лучше всего использовать одну идею на слайде, их использование для организации ваших идей поможет значительно упростить планирование ваших слайдов. Лучшей практикой в PowerPoint является сведение содержимого слайда к минимуму, а поскольку заметки post-it не занимают много места, они служат идеальным представлением слайдов. Напишите по одной идее на каждой заметке и раскладывайте их, пока не будете довольны их порядком. Это значительно облегчит вам перенос контента в PowerPoint, поскольку заметки помогут создать раскадровку, к которой вы сможете вернуться.
4. Создайте свои слайды
Когда вы довольны содержанием, пришло время визуализировать ваши идеи с помощью соответствующих изображений.
PowerPoint сама по себе не лучшая платформа для дизайна (она создана для презентаций, а не для дизайна), поэтому большинство людей используют Photoshop или Illustrator. Если вам не хватает вдохновения, загляните в Pinterest, Dribble или Instagram, чтобы найти достаточно пищи для размышлений. После того, как вы разработали свои слайды, вы должны убедиться, что они вытекают друг из друга. Вот тут-то и начинается разработка в PowerPoint. Используя тонкую анимацию и переходы, вы добавляете своим слайдам немного таланта и профессионализма. Ваши дизайны могут уже быть потрясающими, но добавление анимации только увеличивает ваши баллы.
5. Проверьте и отрепетируйте
Итак, теперь, когда вы проделали всю тяжелую работу, пришло время просмотреть все, что вы произвели. Последнее звено в цепи подготовки к презентации — проверка и репетиция.
Щелкните слайды в режиме докладчика и убедитесь, что все работает. Проверьте свои анимации, переходы, шрифты.
И убедитесь, что вы делаете это на устройстве, на котором проводите презентацию. Проверьте оборудование в помещении, в котором вы будете выступать. У вас есть подходящие кабели? Проектор работает? Есть ли звук в вашей презентации? Убедитесь, что вы можете подключиться к некоторым динамикам.
Теперь репетируйте. Некоторые люди могут говорить «экспромтом», и это будет звучать великолепно. Но большинство не может. Чем больше вы будете репетировать, тем лучше будет. Это действительно настолько просто. Снимите себя, если можете, чтобы вы знали свой язык тела (потому что это важно) и сколько раз вы «ошибались».
Хорошо, вы готовы, вы готовы, а теперь презентуйте
ПОНРАВИЛОСЬ ЧТО ВЫ ПРОЧИТАЛИ? ПОЧЕМУ НЕ поделиться
Как подготовиться к презентации
Будь то устная презентация или презентация в PowerPoint, ее проведение требует большой смелости. Вы должны быть готовы к задаче. Обладая правильными навыками публичных выступлений, советами и практикой, вы легко справитесь со своей презентацией.
Вот несколько советов о том, как подготовиться к презентации в качестве студента.
1. Приходить пораньше
Лучше приходить вовремя, чем приходить заранее, чтобы подготовиться к презентации. Всегда следите за тем, чтобы добраться до места проведения презентации как можно раньше, чтобы у вас было время настроиться и избежать технических трудностей. У вас также должен быть резервный файл со всем, что вам может понадобиться на всякий случай. Подготовьте свои карточки, презентации PowerPoint, наглядные пособия и, самое главное, подготовьтесь мысленно.
2. Хорошо изучите
Как можно больше изучите тему, которую вы представляете. Еще немного исследований никому не повредит! У вас всегда должно быть больше знаний, чем то, чем вы делитесь. Вы должны хорошо понимать тему, чтобы быть готовым к любому вопросу
3. Репетировать
Всегда репетируйте снова и снова перед презентацией.
Не пропустите ни одной детали во время репетиции, включая вставание, подачу, использование жестов и даже просмотр слайдов. Добавляйте жесты, указывайте на изображение рукой, используйте руки, чтобы подчеркнуть выражение лица или даже имитировать движение.
Кроме того, убедитесь, что вы не нервничаете и не беспокоитесь во время презентации. Обычно, если вы выступаете, когда нервничаете, вы можете ускорить презентацию. Это может быть проблемой, потому что ваша аудитория может не понять, что вы пытаетесь сказать, и это также может сильно отвлекать. Чтобы этого избежать, заранее отрепетируйте даже темп выступления.
4. Не читайте
Если у вас есть слайд-шоу PowerPoint, постарайтесь не читать из него слишком много. В слайд-шоу должны быть короткие тексты и маркеры; ничего больше. Даже если у вас есть карточки, читать с них тоже не стоит. Вы должны просто просматривать их, когда это необходимо. На карточках также должны быть маркированные списки вещей, которые вы хотите осветить в своей презентации, если вам нужно просто посмотреть на них, но не длинные абзацы для чтения.
5. Проявите свою индивидуальность и будьте собой
У вас чрезмерная энергия или у вас мягкий тон, который может успокоить толпу? Вы хорошо разбираетесь в впечатлениях? Не бойтесь показать свою индивидуальность во время выступления. Что бы у вас ни было, используйте это и будьте собой! Это на самом деле сделает вашу презентацию более интересной.
6. Улучшение
Никто никогда не может быть на 100% уверен в том, что он скажет или как он это скажет, или даже в том, что произойдет во время вашей презентации. Если что-то пошло не так, как планировалось, не бойтесь пойти не по сценарию и сделать неожиданное!
7. Не делайте пауз
Старайтесь изо всех сил не использовать слова-паразиты, чтобы не выглядеть непрофессионально. Если вы обнаружите, что застряли в середине презентации, боритесь с желанием использовать «гм», «нравится» и «так». Вы можете сделать паузу на несколько секунд, чтобы акцентировать внимание и собраться с мыслями, или говорить медленнее.