Как построить матрицу компетенций с нуля / Хабр
Рассказывает Verno, центр экспертизы red_mad_robot.
Представим, что вопрос, зачем строить матрицу, перед вами уже не стоит. Компания (или подразделение) уже достаточно зрелая, чтобы осознать такие потребности:
определить стандарт для каждой функциональной роли, потому что сотрудников одной специализации уже достаточно много;
создать прозрачные требования для найма и развития — кто что должен уметь и на каком уровне, чтобы занимать начальные, средние и старшие позиции;
сформировать чёткие результаты для онбординга сотрудников;
построить понятные вилки зарплат;
стандартизировать оценку (ассессмент) сотрудников, скажем, раз в год;
видеть, каких специалистов и отдельных компетенций в коллективе не хватает прямо сейчас, и иметь возможность предсказывать нехватку в будущем;
равномерно распределять сотрудников на проекты, чтобы на одном случайно не собрались новички без поддержки опытных, а на другом не скопилось несколько старших.
Представим также, что матриц компетенций в компании нет и никогда не было — начинать нужно с нуля. Как это сделать?
Перечисляем работы
Первым делом выберем функциональную роль, с которой будем работать, и систему грейдов внутри неё. Например, продуктовый дизайнер: от стажёра до старшего специалиста. И визуализируем блоки работ, которыми занимаются дизайнеры в компании.
Для сотрудников производства удобнее расписывать дела в привязке к производственным этапам: от инициации проекта до выпуска готовой продукции. Для сотрудников сервисных подразделений — в привязке к этапам взаимодействия с их «клиентами». Так, работы HR-службы удобнее визуализировать на карте движения сотрудника (Employee Journey Map), которая захватывает путь от найма до выхода из компании. Можно также сверяться с регламентами и описаниями процессов, должностными инструкциями, паттернами поведения образцовых специалистов.
Фрагмент карты работ бизнес-аналитика. Блоки взяты из описания производственного процесса.
Для визуализации использован шаблон диаграммы Mind Map в MiroСледом добавим задачи развития подразделения: например, онбординг новичков и наставничество коллег, технологизацию команды и развитие базы знаний, технический PR и другие, если есть. Это непрофильные работы, но если они ведутся системно, в них постоянно задействована часть команды. Со временем заинтересованные сотрудники нарабатывают компетенции менторов, преподавателей и спикеров, авторов статей, которые можно оценить и продолжать развивать, выстраивая индивидуальные траектории.
Расписывая дела, вы найдёте подходящий уровень детализации. Углубляться до небольших задач — явно избыточно, но и не стоит останавливаться на крупных блоках работ. Иначе в дальнейшем будет сложно определить достаточные индикаторы того, что работа выполнена как надо.
Проверяем
Скорее всего, карту будет составлять руководитель с помощью ведущих специалистов или HR-службы. Чтобы модель отражала настоящее положение дел, формулировки были точными и понятными, желаемый функционал не превышал реальную нагрузку сотрудников, карту хорошо бы проверить на фокус-группе самих сотрудников и доработать при их участии.
Распределяем по шкале
Теперь переносим дела из карты в матрицу. Технически матрица — это таблица, в которой списку профессиональных (хард скиллов) и гибких, социальных (софт скиллов) навыков соответствует некоторая оценка. Степень детализации оценки может отличаться. Самый простой способ оценки — двоичная система «владеет / не владеет». Для гибких навыков такая система вполне подойдёт, особенно на первое время: умеет ли сотрудник работать в команде, организовывать рабочее время, имеет ли лидерские задатки и т. п. Можно однозначно ответить, если понаблюдать за ним какое-то время.
Но двоичным способом трудно объективно оценить профессиональные компетенции: насколько хорошо разработчик пишет код, а тестировщик тестирует сборки. Поэтому имеет смысл усложнить систему оценки до нескольких ступеней: начальная (или базовая), средняя, продвинутая и (опционально) экспертная. Чтобы модель получилась валидной, для каждого уровня нужно прописать понятные и измеримые индикаторы. Лучше, если их будет 2–4.
Удобнее всего описать их на примере реальных рабочих задач, а затем также проверить на фокус-группе. В результате получится следующее:
Общий принцип подбора индикаторов такой: на базовом уровне человек умеет решать простые задачи с учётом ограничения на ошибки. На среднем уровне — справляется с задачами разной сложности. На продвинутом — уверенно решает сложные и нетривиальные задачи, может адаптировать свои умения к незнакомым ситуациям. Индикаторы экспертного уровня указывают на способность человека решать кризисные задачи, развивать рабочие процессы и обучать других.
Также учитываем, что индикаторы компетенций не должны повторяться и пересекаться между собой. Если такое случилось, значит, вы слишком усложнили перечень компетенций — нужно его сократить, объединив близкие. Индикаторы — это «умеет», «может», «делает». «Знает» и «понимает» могут быть дополнительными индикаторами для начального уровня, но не основными. И тем более они не являются значимыми для среднего и продвинутого уровня, где ценится опыт решения разных задач.
Задаём систему соответствия
Компетенции описаны и распределены по уровням владения. Но как понять, какой набор должен быть у начинающего специалиста, какой — у среднего, а какой — у старшего?
Для этого собираем желаемые профили позиций. Учитываем также, что в разных проектах (направлениях, подразделениях) одной компании требования к квалификации, скажем, продуктового дизайнера могу отличаться. Ориентируемся на имеющийся опыт управления командами, стратегию компании и рыночные показатели.
Фрагмент таблицы референсных значений для оценки компетенций iOS-разработчиковДальше с помощью матрицы мы оценим квалификацию сотрудников и сравним с желаемыми профилями. Будет видно, насколько реальное состояние соответствует желаемому и каких компетенций объективно не хватает, будем искать способы устранить этот разрыв.
А может быть иначе: мы увидим, что, собирая профили, выбрали больше принципиальных навыков, чем нужно для текущих и ближайших задач. Мы выстроили завышенные требования, и сейчас нет ресурсов, чтобы быстро подтянуть коллектив, да и нет такой необходимости.
Поэтому ожидания мы немного снизим. Итак, последний этап работы с матрицей — наблюдение, постепенная доработка и поддержание её в актуальном состоянии.
Стоит ли ориентироваться на готовые матрицы или правильнее собрать свои
Равняться на стандарты рынка — хорошая практика, но важнее учитывать задачи и процессы в вашей компании. Оргструктура, производственные этапы и функции ролей отличаются от бизнеса к бизнесу. Будет странно сослаться на чужой опыт и не учесть какие-то из имеющихся у вас работ и необходимых компетенций к ним. Или пытаться развивать у сотрудников компетенции, которые нельзя будет применить, потому что таких задач пока не предвидится.
А если сотрудник выполняет непрофильные задачи
Допустим, рекрутер организовывает корпоративные праздники или ведёт социальные сети компании. Вносить эти дела в матрицу компетенций рекрутера, разумеется, не стоит. Странно всерьёз грейдировать непрофильные навыки сотрудника, если он помогает закрывать задачи, где ещё не накопилось работы для отдельного специалиста.
Но как дополнительная нагрузка это достаточный повод для поощрения.
Другое дело, если рекрутер всерьёз рассматривает развитие в области коммуникации и у компании есть такая потребность. Если лучшим вариантом кажется перепрофилировать имеющегося сотрудника, а не нанять отдельного, тогда полезно составить представление о компетенциях SMM-специалиста или ивент-менеджера. Нужно будет постепенно сокращать рекрутерские задачи, увеличивая объём коммуникативных. И дальше также собирать список дел и ожидаемых результатов, постепенно прорабатывая матрицу.
Подытожим.
Матрица компетенций — гибкий и адаптивный инструмент. Не получится составить её однажды и на время отложить, чтобы она при этом отражала реальное состояние коллектива.
Чем больше развита практика, скажем, мобильной разработки — с проектами разной величины и сложности, с большим штатом сотрудников разной квалификации, — тем с более сложной матрицей она работает. И наоборот, если направление появилось недавно, требования к нему складываются постепенно, и постепенно же, через наблюдение, рефлексию и обратную связь собирается и усложняется матрица.
Будьте готовы к тому, что пройти описанные выше шаги непросто и небыстро. Здесь достаточно места для трудностей и спорных моментов. Вряд ли получится делегировать эту работу экспертам со стороны и в конце получить удобный инструмент. А пригласить специалистов по составлению матриц, которые проведут руководителей и HR-специалистов по процессу от начала до конца и закроют имеющиеся вопросы — вполне рабочая идея.
Больше о том, как организовать работу команд, в телеграм-канале «Не мешайте людям работать».
Чтобы получить пробную консультацию по прокачке ваших ИТ-команд, пишите Паше Бунтману из Verno.
Авторы текста: Анастасия Зальцман, Артур Сахаров. Редактор: Татьяна Павлова. Автор иллюстраций: Дарья Щеголютина.
Семь простых шагов по созданию матрицы принятия решений (с примерами) • Asana
Решения, решения, решения… Хорошие решения помогают направлять коллектив по верному пути и достигать целей, но как понять, что именно данное решение является верным? Что делать, когда перед вами два вроде бы равноценных варианта, подбросить монетку, бросить жребий или, может быть, обратиться за помощью к волшебному шару?
Принятие решений — критически важный аспект хорошего бизнес-планирования, но выбрать правильный вариант порой бывает трудно.
Ключ к успеху — быстрые решения без спешки и верные решения без потери темпа.
Если эта головоломка кажется неразрешимой, то это не так. С помощью матрицы принятия решений можно определить преимущества и недостатки каждого варианта, взвесить различные переменные и прийти к правильному решению быстро и легко.
Что такое матрица принятия решений?
Матрица принятия решений — это инструмент для оценки и выбора наилучшего варианта из нескольких возможных. Он особенно полезен, если у вас больше одного варианта решения проблемы и несколько факторов, которые нужно принять во внимание для принятия окончательного решения.
Возможно, матрица принятия решений вам уже знакома, но под другим названием — даже несмотря на то, что речь идёт об одном и том же. В числе других таких названий:
Матрица Пью
Матричный анализ
Теория многомерной полезности
Матрица выбора проблем
Сетка принятия решений
Попробовать Asana для управления проектами
Когда нужна матрица принятия решений
Вам не всегда нужно пользоваться матрицей принятия решений.
Это мощный — но относительно простой — процесс, который наиболее эффективен при выборе из нескольких сопоставимых вариантов. Если критерии оценки разных вариантов не одинаковы, то матрица принятия решений, скорее всего, будет не лучшим инструментом. Например, она не поможет вам решить, в каком направлении двигаться вашему коллективу в следующем году, потому что вы будете выбирать между несопоставимыми вариантами.
Используйте матрицу принятия решений, если вы:
Сравниваете несколько сопоставимых вариантов
Сводите различные варианты к одному окончательному решению
Взвешиваете совокупность важных факторов
Рассчитываете получить решение с логической точки зрения, не давая воли эмоциям или интуиции
Если матрица принятия решений не подходит в данной конкретной ситуации, далее мы расскажем о других подходах к принятию решений.
Как создать матрицу принятия решений за 7 действий
Матрица принятия решений поможет выбрать лучший из имеющихся вариантов на основании ряда ключевых факторов и их относительной важности.
Вот эти семь действий по созданию матрицы:
1. Определение альтернатив
Матрицы принятия решений — это полезный инструмент, который помогает выбрать лучший вариант из нескольких возможных. Прежде чем приступать к построению матрицы, сформулируйте варианты, из которых будете выбирать.
Допустим, летом ваша команда запускает новую брендовую кампанию. Вам нужно определиться с поставщиком, который будет создавать визуальные и видеоматериалы для дизайна. Сейчас на выбор у вас есть три дизайнерских агентства, однако у каждого из них есть свои преимущества и недостатки.
2. Определение важных критериев
Второй шаг на пути к построению матрицы принятия решений — это определение важных критериев, которые будут влиять на ваше решение. Эти соображения помогут определить наилучшее решение и избежать субъективных оценок.
В продолжение нашего примера: ваша команда решила, что самые важные критерии при выборе дизайнерского агентства — это стоимость, опыт, коммуникации и отзывы других клиентов.
3. Создание матрицы решений
Матрица принятия решений — это, по сути, сетка, в которой сравниваются различные варианты с учётом заданных важных критериев.
Само собой, мы построим матрицу в Asana. Это инструмент управления работой, который помогает организовывать и выполнять работу в организации и обеспечивает сотрудникам чёткость, необходимую для ускоренного достижения целей.
Читать общие сведения об управлении работойНапример, вот так может выглядеть «скелет» вашей матрицы в Asana, если вам предстоит выбирать между тремя агентствами, принимая во внимание стоимость, опыт, коммуникации и отзывы клиентов:
4. Заполнение матрицы
Теперь расположите каждый критерий на шкале оценок. Если варианты не слишком различаются между собой, используйте шкалу от 1 до 3 баллов, где 3 — высший балл. Для большей вариативности используйте шкалу от 1 до 5, где высший балл — 5.
Именно здесь начинают проявляться все преимущества матрицы принятия решений. Допустим, вам предстоит выбрать одно агентство из трёх при наличии четырёх важных критериев, но матрицы у вас ещё нет.
Вот как могут выглядеть характеристики данных трёх агентств:
Агентство 1 предлагает хорошую цену за свои услуги, однако у него не слишком много опыта. Судя по коммуникациям и отзывам клиентов, это агентство среднего уровня.
Услуги Агентства 2 стоят дороже, но это ещё не самое дорогое агентство. У его сотрудников довольно хороший опыт, и оно получает отличные отзывы от клиентов, однако коммуникации оставляют желать лучшего.
Агентство 3 самое дорогое, но при этом и самое опытное. Его система коммуникаций пока находится на среднем уровне, а отзывы клиентов в основном положительные.
Все три описания схожи по сути: на основании одного короткого абзаца трудно решить, какое из них лучше, особенно в свете того, что каждое агентство обладает своими преимуществами и недостатками. Теперь давайте посмотрим, как эти три агентства будут выглядеть в матрице принятия решений с учётом четырёх критериев с оценкой по 5-балльной шкале, где 5 — высший балл:
5.
Добавление весаИногда одни критерии будут важнее других. В таком случае для выбора наилучшего варианта следует использовать взвешенную матрицу принятия решений.
Продолжаем наш пример. Представьте, что вам ни в коем случае нельзя выходить за рамки бюджета, поэтому стоимость — это критически важный фактор в принятии решения. Отзывы клиентов также важны, так как дают базовое представление об эффективности того или иного агентства в прошлом.
Чтобы добавить вес к матрице принятия решений, назначьте число (от 1 до 3 или от 1 до 5 в зависимости от количества вариантов) каждому критерию. Затем в процессе принятия решения вам нужно будет умножить значение каждого фактора на его вес для всех вариантов.
Вот как это будет выглядеть в нашем примере:
6. Получение взвешенных оценок путём перемножения
После того как вы применили шкалу оценок и назначили вес каждому критерию, перемножьте веса и оценки. Таким образом, самые важные критерии будут иметь наибольший вес, что поможет выбрать наиболее подходящее агентство.
Продолжаем наш пример. Вот как мы получаем взвешенные оценки по каждому критерию для каждого агентства:
7. Вычисление итоговой оценки
Получив окончательные взвешенные оценки, суммируйте их для каждого агентства. В результате вы получите чёткое, основанное на цифрах представление о том, какое решение является наилучшим.
Вот так выглядит окончательная матрица принятия решений в нашем примере:
Как видите, Агентство 2 набрало больше всего баллов, поэтому сотрудничать вам следует именно с ним. Даже несмотря на то, что услуги Агентства 1 стоят дешевле, средняя стоимость услуг Агентства 2 в сочетании с его годами опыта и отличными отзывами клиентов делают его наилучшим вариантом для вашей команды. Вам остаётся только связаться с агентством и приступать к реализации брендовой кампании.
Пример матрицы принятия решений
Матрицы принятия решений можно использовать для принятия самых разных бизнес-решений при выборе наилучшего из нескольких возможных вариантов. Эти решения необязательно должны влиять на сам бизнес. Такую модель можно использовать и для принятия более простых решений.
Создайте матрицу принятия решений, когда вам нужно будет, например, решить, какое кресло лучше купить для работы из дома. Вам понравились четыре модели, а к важным критериям вы относите удобство, цену и отзывы покупателей.
Альтернативные методы принятия решений
Если метод матрицы принятия решений вам не подходит, попробуйте один из следующих вариантов:
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это таблица 2х2, которая помогает определять приоритетные задачи, исходя из их срочности и важности. Эта матрица полезна, когда приходится выбирать из ряда разнородных задач, чтобы решить, какой работой или инициативой нужно заняться в первую очередь.
В левом верхнем углу перечислите срочную и важную работу: эти задачи получают высший приоритет. Приступайте к их выполнению прямо сейчас или как можно скорее.
В правом верхнем углу перечислите менее срочную, но важную работу: чтобы не пропустить эти задачи, обязательно добавьте их в свой календарь или укажите сроки их выполнения в средстве управления проектами.
В левом нижнем углу перечислите срочную, но не слишком важную работу: эти задачи нужно выполнить, но при этом можно перепоручить кому-нибудь другому. Постарайтесь по возможности делегировать эту работу.
В правом нижнем углу перечислите наименее срочную и наименее важную работу: перепоручите эти задачи или вовсе игнорируйте их. Когда вы проясняете свои приоритеты и сообщаете коллегам о том, какие задачи не можете выполнить прямо сейчас, это помогает снизить риск выгорания.
Карта анализа заинтересованных лиц и матрица RACI
Одно из самых важных решений, которые приходится принимать в процессе планирования проекта — это решение о том, кого вовлекать в него, с кем консультироваться и кого информировать. Для принятия такого решения создайте карту анализа заинтересованных лиц, которая поможет вам разбить их по категориям в зависимости от их относительного влияния и заинтересованности.
Карта анализа предусматривает четыре типа заинтересованных лиц:
Высокое влияние и высокая заинтересованность: включите этих заинтересованных лиц в процессы планирования проекта и принятия решений по нему.
Высокое влияние и низкая заинтересованность: держите этих лиц в курсе проекта и следите за их заинтересованностью на тот случай, если они захотят повысить свою вовлечённость.
Низкое влияние и высокая заинтересованность: держите этих заинтересованных лиц в курсе хода выполнения проекта. Включите их в круг получателей обновлений статуса проекта, чтобы снабжать их актуальной информацией.
Низкое влияние и низкая заинтересованность: контактируйте с этими заинтересованными лицами на ключевых этапах, но не особо переживайте по поводу снабжения их актуальной информацией.
Определив главных заинтересованных лиц, также можно создать матрицу RACI.
Это сокращение расшифровывается как ответственные, подотчётные, эксперты и информируемые лица. Матрицы RACI помогают решить, кто будет главным лицом, принимающим решения по каждой задаче или инициативе.
Сеанс коллективного обсуждения
Иногда лучший способ принять решение — это провести старое доброе коллективное обсуждение. Проведите такой сеанс с применением офисной доски или обменяйтесь идеями в средстве управления проектами.
Мы в Asana любим пользоваться канбан-досками для проведения динамичных коллективных обсуждений. Для начала ведущий сеанса создаёт доску, на которой участники группы могут размещать свои идеи, мысли или отзывы. По окончании этого процесса каждый сотрудник просматривает отдельные предложения и ставит им «лайки». Затем вся группа обсуждает задачи с наибольшим количеством «лайков» и решает, какой вариант выбрать.
Попробовать Asana для управления проектами
Попрощайтесь с подбрасыванием монетки при принятии решений
Быстрое принятие решений — это важная часть хорошего планирования и управления проектами.
При использовании матриц в процессе принятия как сложных, так и простых решений, эти инструменты помогут вам учесть различные факторы и выбрать наилучшее решение для своего коллектива.
Дополнительные сведения об управлении проектами приводятся в нашей статье 25 важных навыков, которые нужны для успешного управления проектами.
Как создать матрицу в Word
1. Как сделать матрицу в Word
Матричная диаграмма — довольно важный инструмент для владельцев компаний, которые хотят ускорить свой прогресс. Для них может быть дорого нанять профессионала для этого. Пользователь может выбрать работу в Word для создания своей матрицы. Но процесс сложный и длительный. Они должны иметь представление о , как создать матрицу в Word . В противном случае они могут не получить удовлетворительного результата. Для неопытных пользователей это может быть запутанным и сложным. Чтобы создать матрицу в Word, пользователю необходимо выполнить следующие простые шаги:
Шаг 1.
Открытие нового документа
Чтобы начать процесс, пользователю необходимо открыть новый документ. Затем им нужно перейти на вкладку «Вставка» на ленте, а затем нажать кнопку «Уравнение». Однако, если пользователи используют сочетание клавиш Alt+=, они получат лучшие результаты.
Шаг 2: Добавьте скобки для матрицы
После этого пользователю необходимо вставить закрывающие скобки для матрицы. Поэтому им нужно щелкнуть редактор формул, а затем перейти на вкладку «Дизайн». Там они могут найти значок скобки. Пользователь должен щелкнуть по нему, а затем выбрать нужные скобки из раскрывающегося списка.
Шаг 3. Настройка значка
После этого пользователи должны щелкнуть пустое поле между скобками. Они должны перейти на вкладку «Проект» и щелкнуть значок «Матрица», чтобы выбрать матрицу с учетом требуемого размера.
Шаг 4: Заполнение элементов
После этого они могут заполнить элементы матрицы по своему выбору.
2. Как сделать матрицу проще
Хотя многие люди могут использовать Word для создания матрицы, этот процесс является длительным и трудоемким. Процесс сложный, и поэтому пользователю необходимо знать , как создать матрицу в Word . Чтобы избежать хлопот, они могут использовать онлайн-инструмент EdrawMax. Пользователь может выполнить несколько простых шагов, чтобы нарисовать свою матрицу:
Шаг 1. Выберите шаблон матрицы
Пользователю необходимо найти параметр [ Marketing ] в онлайн-приложении EdrawMax, а затем выбрать [
Источник: EdrawMax Online
Шаг 2. Настройте свою матрицу
Откроется страница с знаком плюс , чтобы начать с нового шаблона. Пользователь может выбрать редактируемые шаблоны в соответствии со своими требованиями.
Они должны учитывать цель своей матрицы при выборе шаблона. Они могут изменять шаблон и добавлять детали для создания своей матрицы. Если пользователь не хочет использовать редактируемые шаблоны для создания матрицы, он может работать вручную.
Источник: EdrawMax Online
Шаг 3: Сохраните и поделитесь
После того, как пользователь заполнит свои шаблоны, он может сохранить файл в нескольких форматах по своему выбору. Наконец, пользователь может вставить в Word, чтобы завершить свою матрицу.
Источник: EdrawMax Online
3. Матричные шаблоны Word
Иногда очень сложно выполнить шаги по созданию матрицы в Word или EdrawMax Online и создать идеальную диаграмму. В настоящее время есть примеры матриц из галереи шаблонов EdrawMax, которые вы можете редактировать немедленно или для получения дополнительных ссылок. Примеры матриц не только помогают глубже понять матрицу и ее классификацию, но и помогают рисовать матрицы без усилий.
Шаблон Word Matrix
Поделитесь матрицей анализа эффективности работы со всеми! Этот шаблон представляет собой матричный анализ того, как повысить эффективность работы. Это может помочь вам проанализировать эффективность вашей работы и определить, компетентны ли вы для этой задачи.
Источник: EdrawMax Online
Шаблон онлайн-матрицы
Вот матрица BCG для заинтересованных сторон в разных организациях. Матричная диаграмма — это инструмент управления, который используется для анализа и определения взаимосвязи между наборами данных.
Источник: EdrawMax Online
Шаблон матрицы
Прежде чем писать рекламный текст, нам обычно нужно оценить важность самого продукта в сознании пользователей! Итак, как оценивать или мотивировать пользователей? Сам продукт очень важен, но мотивы людей негативны, например, страховка, посещение стоматолога и адвоката.
Источник: EdrawMax Online
4. Онлайн-конструктор матриц
Пользователи должны воспользоваться помощью EdrawMax Online для создания своей матрицы. Пользователи могут комфортно работать с этим инструментом благодаря удобному интерфейсу. Им не нужно много знать о том, как создать матрицу в Word. Онлайн-инструмент EdrawMax обладает некоторыми уникальными функциями, которые делают его надежным компаньоном для многих компаний.
Почему стоит выбрать EdrawMax Online
- Создайте более 280 типов диаграмм
- Поддерживает совместную работу в команде
- Персональное облако и защита данных
- Распечатайте, поделитесь и загрузите
- Мощное сообщество шаблонов
5. Основные выводы
Многие компании предпочитают использовать матрицу для визуализации взаимосвязи между различными компонентами, присутствующими в компании. Тем самым помогая им ускорить свой рост.
Они могут использовать Word для создания матрицы, но это довольно сложный процесс. Пользователь должен знать как создать матрицу в ворде . Чтобы избежать трудностей, они должны использовать онлайн-инструмент EdrawMax.
Попробуйте EdrawMax онлайн
Матричные диаграммы: что это такое и как их использовать
Время чтения: около 7 минут
Автор: Lucid Content Team
Руководители проектов жонглируют множеством процессов, программ и людей. С таким количеством взаимодействующих переменных, влияющих на траекторию проекта, может быть трудно понять, как каждый элемент работает вместе и влияет на результаты.
Матричные диаграммы помогают руководителям проектов визуализировать и оценивать эти сложные отношения, чтобы они могли принимать более обоснованные решения и следить за выполнением проектов.
Что такое матричная диаграмма?
Матричная диаграмма или диаграмма — это инструмент управления проектом и планирования, используемый для анализа и понимания взаимосвязей между наборами данных.
Матричные диаграммы сравнивают две или более групп элементов или элементы в одной группе. Они помогают руководителям проектов определить, как связана информация, а также силу этих отношений.
Типы информации, которые вы можете анализировать в матрице, включают:
- Данные
- Функции
- Концепции
- человек
- Материалы
- Оборудование
- Действия
Взаимосвязь между элементами обозначается числом или символом в ячейке, где пересекается каждая пара элементов.
Форма матрицы, которую вы будете использовать, будет зависеть от количества элементов, которые вы хотите сравнить. Существует пять распространенных матричных диаграмм: L-образная, Y-образная, C-образная, T-образная и X-образная.
Зачем использовать матричные диаграммы?
Матричные диаграммы — эффективный инструмент для визуализации сложных взаимосвязей (многие ко многим). Они помогают руководителям проектов определять различные способы взаимодействия элементов и их зависимости друг от друга для принятия более эффективных решений, решения проблем и улучшения процессов.
Помещая группы элементов в матричную диаграмму из строк и столбцов, менеджеры проектов могут легче визуализировать взаимосвязь между целями, факторами и причинами в организации, за которой они наблюдают.
Например, при сравнении двух списков с простой взаимосвязью “один к одному” вы можете легко изобразить взаимосвязь в простой параллельной таблице. Однако, если некоторые элементы в списке связаны с более чем одним другим элементом, визуализация параллельной таблицы неадекватна. Связи между каждым элементом становятся запутанными и трудно отслеживаемыми.
Здесь на помощь приходит матричная диаграмма.
Матричная диаграмма четко отображает эти сложные взаимосвязи, документируя два (или более) списка в виде строк и столбцов и отображая их взаимосвязи внутри ячеек.
Когда использовать матричные диаграммы
Вы можете использовать матричные диаграммы всякий раз, когда вам нужно определить и оценить отношения между двумя или более наборами данных.
Общие области применения матричного анализа включают:
- Выявление причин проблем
- Соответствие требований спецификациям
- Распределение ресурсов на основе потребности или компетенции
- Сравнение возможных решений
- Определение возможностей для улучшения
- Проверка того, насколько хорошо выполняются требования
Матричные диаграммы особенно полезны при попытке понять причинно-следственные связи или при проведении анализа развертывания функции качества (QFD).
Типы матричных диаграмм
Существует пять основных типов матричных диаграмм.
Ниже мы рассмотрим, что представляет собой каждый тип и когда его использовать.
Г-образная матричная диаграмма
Что это: Г-образная диаграмма является самой простой и распространенной матричной диаграммой. Он сравнивает два набора данных в двумерной таблице.
Один набор данных представлен в левом столбце и сравнивается со вторым набором данных в верхней строке таблицы. Числа или символы обозначают отношения между парами в пересекающихся ячейках.
Вы также можете подсчитывать баллы и записывать итоги в конце строки, чтобы ранжировать или расставить приоритеты элементов в диаграмме.
Когда использовать: Используйте L-образную диаграмму, когда вам нужно сравнить две группы предметов или одну группу с самой собой.
Пример L-образной матрицы (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)Откройте пустой шаблон
Y-образная матричная диаграмма
Что это: Y-образная диаграмма связывает три группы элементов, которые все связаны друг с другом в круговом потоке (т.
е. A ← → B ← → С ← → А). Эти отношения изображены на круговой диаграмме.
Когда использовать: Используйте Y-образную матрицу, когда вам нужно сравнить три тесно связанные группы. Его также можно использовать как практическое упрощение С-образной матрицы.
Пример Y-образной матрицы (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)Откройте пустой шаблон
С-образная матричная диаграмма
Что это: С-образная диаграмма, как и Y-образная матрица, сравнивает три набора данных. Однако С-образная матрица одновременно связывает три группы в трехмерной кубической диаграмме.
Когда использовать: Используйте С-образную матрицу, когда вам нужно сравнить три группы одновременно (например, людей, продукты и процессы на заводе).
Пример С-образной матрицы (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)Открыть пустой шаблон
Т-образная матричная диаграмма
Что это: Т-образная диаграмма представляет собой две Г-образные матрицы, соединенные одним списком.
Эта матрица позволяет сравнить один список (центральный «полюс» T) с двумя другими группами. Полезно, когда у вас есть два разных набора вопросов об основной группе.
Когда использовать: Используйте Т-образную матрицу, когда вам нужно сравнить две группы, которые относятся к одному первичному списку (но не друг к другу).
Пример Т-образной матрицы (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)Откройте пустой шаблон
Х-образная матричная диаграмма
Что это: Х-образная матрица полезна для сравнения двух пар дополнительных списков. Она похожа на Т-образную диаграмму, но расширяет Т-образную диаграмму и включает дополнительный набор данных.
Результатом является диаграмма с осями X и Y, образующими крест или форму «X», на которой сравниваются четыре общие группы данных. В этой матрице отношений каждая ось связана с группами, непосредственно примыкающими к ней, но не с группой напротив нее.
Когда использовать: Используйте Х-образную диаграмму, когда вам нужно сравнить четыре группы предметов.
Пример X-образной матрицы (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)Открытие пустого шаблона
Как построить матричную диаграмму
Выполните следующие действия, чтобы начать проведение матричного анализа.
1. Определите свою цель
Прежде чем приступить к построению диаграммы, вам необходимо определить цель упражнения. Какую информацию или идеи вы пытаетесь извлечь из своего анализа?
Если вы просто исследуете отношения или хотите достичь чего-то более конкретного (например, принять важное проектное решение), четко определите эту цель с самого начала. Это поможет вам при сборе данных, выборе группы поддержки и выборе типа матрицы.
2. Наберите свою команду
Далее вам нужно выбрать, кого вы хотите видеть в своей команде.
Выберите членов команды, у которых есть время и опыт, которые лучше всего подходят для достижения поставленной вами цели. Эти люди должны понимать наборы данных и уметь связывать списки.
Имейте в виду, что матричный анализ может занять много времени, поэтому важно, чтобы ваша команда могла выполнить задание.
3. Определите и соберите наборы данных
После того, как вы соберете свою команду, вы можете приступить к идентификации и сбору данных, которые будете анализировать. Ваша команда может помочь вам определить, какие данные следует сравнивать, что наиболее важно для получения точных и содержательных выводов.
Будьте осторожны во время этого процесса, чтобы избежать какой-либо предвзятости, которая может исказить ваши результаты.
4. Выберите соответствующий тип матрицы
Матрица, которую вы используете для анализа данных, зависит от вашей цели и типов данных, которые вы сравниваете.
(См. раздел выше, чтобы определить, какой тип матричной диаграммы лучше всего подходит для ваших наборов данных.)
5. Определите, как сравнивать ваши данные
Определите, как вы будете сравнивать данные и какие символы вы будете использовать для обозначения матрицы.
Например, будете ли вы сравнивать отношения на основе силы (т.е. сильной, средней, слабой) или какого-либо другого фактора, такого как влияние или ответственность? Как вы отметите эти отношения в матрице?
6. Задокументируйте отношения матрицы
Это основной этап анализа матрицы. Не торопитесь и методично проработайте каждую ячейку, тщательно сравнивая каждый набор взаимосвязей на основе правил, изложенных вами на шаге 5.
Убедитесь, что существует консенсус по каждому решению, и задокументируйте любое соответствующее обсуждение, связанное с анализом. Документация может помочь вам, когда вы просматриваете свой выбор и дорабатываете диаграмму.
7. Рассмотреть и сделать выводы
После завершения анализа вы можете просмотреть матрицу, чтобы оценить и сделать выводы на основе результатов.
Хотя процесс матричного анализа может занять много времени, инвестиции того стоят. Матричные диаграммы помогают понять факторы, переменные и взаимосвязи, влияющие на ваш проект или бизнес, и принимать более взвешенные решения.
Начните сегодня с простых в использовании шаблонов матричных диаграмм от Lucidchart.
Начните строить диаграммы с Lucidchart сегодня — попробуйте бесплатно!
Зарегистрируйтесь бесплатноСейчас популярно
Что такое интеллектуальное построение диаграмм? 4 фазы жизненного цикла управления проектамиИнструментарий для удобного документированияПодпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в месяц.
