Готовим презентацию готового отчета
Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны полезные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит знать и применять на практике.
Конец и начало года – традиционное время подведения итогов и составления планов. Организации в этом смысле – не исключение. При этом каждая компания самостоятельно определяет порядок планирования.
Как правило, временные рамки диктует руководство, которое обычно хочет видеть финансовый результат ушедшего года и план на новый год одновременно. Хотеть-то оно хочет, но по-хорошему итоги года подводятся по его окончании (в январе-феврале), а до этого показатели за год будут предварительными, например «по данным на 10.
Схема 1. Сдача годовых отчетов и защита проектов/планов на следующий год
Даты назначаются сверху вниз (сначала их устанавливают собственники), а информация «идет» снизу вверх. Понятно, что рядовые сотрудники могут представлять информацию просто в систематизированном, понятном, аккуратном виде, а вот руководителям любого ранга стоит научиться презентовать результаты своего (и своих подчиненных) труда и идеи.
Кстати, в нашей компании принята стандартная структура отчетов, в какой бы программе они ни делались. Но основные показатели и тезисы лучше презентовать максимально эффектно и доходчиво. Презентация поможет вам рассказать суть собственному руководителю, а стандартные отчеты могут стать приложением к ней.
Вы ведь не планируете отдавать их молча?
Раньше отчеты руководству сдавались в виде толстых талмудов. И чем толще была эта книга, тем больше шансов было на «зачет» на приеме у руководителя. Но время шло и все менялось. Формы отчетов о работе сотрудников и подразделений тоже. Сейчас для представления результатов своей деятельности часто используют MS PowerPoint
Историческая справка
Программа была изобретена двумя студентами Деннисом Остином и Томасом Рудкиным в 1987 году, в тот момент они оба были сотрудниками Forethought Inc. Изначально ее назвали Presenter, но данный товарный знак зарегистрировать не удалось. По предложению Роберта Гаскинса, выбрали имя PowerPoint. В этом же году Microsoft поглотила Forethought и все доработки программы шли уже под контролем Microsoft. В 1990 году вышла в свет первая версия.
Активные пользователи PowerPoint уже знают о положительных качествах этой программы:
- проста в использовании и логична: научиться работать в ней может и ребенок, и пенсионер;
- входит в стандартный пакет MS Office, а значит, есть почти на любом компьютере, ноутбуке;
- есть мобильные приложения для Android и IOS, то есть она мобильна;
- есть онлайн-версия программы, а значит, можно создавать и обмениваться презентациями в онлайн-режиме.
Тем не менее молодые специалисты часто называют PowerPoint программой «для тех, кому за 40», аргументируя это наличием более современных «напичканных» программ-визуализаторов. Отчасти они правы. Но при правильном подходе к презентации с пониманием основ корректной визуализации данных, современных тенденций – не имеет значения, в сложном или простом редакторе будет сделана ваша презентация. Дадим несколько полезных советов.
1. Презентация должна быть наглядной и читабельной
Если вам покажут страницу «книжного» текста на белом фоне слайда, вероятно, на 5-й строчке вы бросите его читать.
Излагайте информацию по Z-траектории.
Мы – приверженцы европейской манеры чтения. Всю информацию наш мозг считывает слева направо и сверху вниз. Зритель просматривает слайд по Z-траектории. Располагайте информацию на слайде так, как удобно мозгу ее считывать – см. Схему 2.
Управляйте направлением взгляда зрителей.
Схема 2.
Изложение информации по Z-траектории
Организуйте слайды так, чтобы направление взгляда аудитории было очевидным: выделяйте ярко отправную точку, подбирайте выразительные шрифты, не стесняйтесь использовать картинки и сопровождайте цифрами, стрелками, выделениями весь путь взгляда зрителя.
Даже в монохромной цветовой гамме оттенков черного можно выделить основные точки, требующие внимания аудитории.
Про шрифты и цвета – больше не значит лучше.
Лучше использовать 1, максимум 2 контрастных ключевых цвета, тогда визуальная составляющая презентации не превратится в «пестрое одеяло». При этом белый и черный в качестве самостоятельных цветов в расчет не берутся. Выбранные цвета можно использовать с различным процентом яркости, и тогда оттенков у вас в распоряжении появится гораздо больше.
Если у компании есть корпоративные цвета, отталкивайтесь от них, потом подбирайте к ним «компаньонов».
Со шрифтами ситуация аналогичная – вполне хватит одного-двух, а дальше подбираете размер, кегель и жирность.
Курсивное начертание сложнее читается, его лучше не использовать.
Таковы современные тенденции презентаций отчетов различных департаментов и служб – придерживаться классики: 1–2 типа шрифта во всей презентации, а дальше «играете с их настройками».
Три кегля шрифтов на одном слайде – это максимум. Для заголовка выбираем кегль от 38 и выше. Оставшийся текст тоже должен быть хорошо виден зрителю, но отличаться от заголовка не менее, чем на 4-6 кегля.
2. Изучайте тренды, добивайтесь красоты!
То, что было модным в 2015 году, в 2019–2020 годах уже не вызывает интереса. Инфографика тоже развивается. Например:
Как правильно составлять инвестиционные презентации и привлекать деньги
Дополнительные материалы
Чек-лист: как привлекать инвесторов
Дополнительные материалы
Чек-лист: как привлекать инвесторов
Если вы хотите найти инвесторов для развития стартапа, вам необходимо составить презентацию о вашем продукте и рассылать её по фондам и бизнес-ангелам.
На этом этапе у многих возникают сложности: как составить предложение, чтобы инвестор захотел вложить свои деньги в развитие вашей идеи? Собрали несколько ключевых советов в этом материале.
Что важно знать инвестору
У каждого инвестора есть множество вариантов, куда вложить деньги. Чтобы убедить его проинвестировать именно в вас, ему нужно знать:
- кто вы и в чём ваша особенность;
- почему именно сейчас нужно инвестировать в эту отрасль;
- почему в выбранной сфере стоит инвестировать именно в вас;
- как вы вернёте и приумножите деньги инвестора, какая у вас стратегия развития;
- сколько денег можно заработать, вложившись в вас.
Ответы на все эти вопросы должны быть в вашей инвестиционной презентации. Сейчас разберём каждый из них подробнее.
Кто вы
Начало презентации — это раздел, который определяет, станет инвестор читать дальше или нет.
Если вы отправляете письмо в фонд, то ваши документы будет смотреть аналитик, у которого:
- большое количество портфельных проектов, куда уже вложены деньги;
- множество сделок в процессе подготовки;
- воронка входящих проектов, куда попала и ваша презентация.
Именно поэтому уделите большое внимание самому первому разделу и ёмко расскажите, что за проект вы представляете и какую проблему решаете. Такое описание проекта называется «питч». Сформулировать его вы можете по схеме:
После питча могут идти следующие слайды:
Бизнес-модель
На этом слайде вы рассказываете, как работает ваш продукт. Если это что-то привычное, например, сеть парикмахерских, то можно опустить эту информацию. А если вы разрабатываете сложную платформу, то лучше прописать, как взаимодействуют все участники продукта и как строится модель монетизации.
Портрет клиента
Инвестор прочитал питч, увидел бизнес-модель — и естественным образом у него возникает вопрос: а кому это всё нужно? Как эти люди справляются со своими проблемами сейчас и в чём ценность для них вашего сервиса/продукта? Не забудьте рассказать об этом.
Динамика
Если есть график, демонстрирующий взрывной рост важных показателей, показывайте его как можно раньше. Если метрики растут — это лучшее доказательство состоятельности проекта. И инвестору будет смысл вкладывать свои деньги в ваш проект.
Почему сейчас
Когда вы рассказали про свой продукт, после первых слайдов самое время объяснить, почему стоит инвестировать именно сейчас, а потом будет поздно.
В этом блоке нужно делать акцент на рынке, его объёмах и динамике либо на изменениях (законодательных, технологических), которые сейчас происходят.
Почему вы
Если инвестор всё ещё читает вашу презентацию, он уже в общих чертах понимает, что представляет из себя ваш продукт, и видит инвестиционную привлекательность рыночного сектора. Осталось грамотно обосновать, почему из всего многообразия проектов на рынке для инвестирования стоит выбрать именно ваш.
Ключевые конкурентные преимущества — продуктовые метрики, команда и технология. Не забудьте указать всю информацию о вашем стартапе, которая может показать ваши сильные стороны.
Как вы вернёте деньги инвестору
Когда вы убедили инвестора, что ниша развивается и вы не сравнитесь с конкурентами, важно показать, что вы понимаете, что делать дальше.
У вас должна быть go-to-market strategy, или стратегия выхода на рынок.
Это алгоритм действий, которые вы совершите, чтобы продать свой продукт максимальному числу клиентов. Здесь стоит описать и все нерыночные рычаги, которые вы можете использовать: например, у вас есть доступ к выстроенной дилерской сети, это может стать ключевым преимуществом.
В этом же блоке изобразите техническую схему развития вашего проекта. Желательно выделить своеобразные вехи, по достижении которых проект выйдет на качественно новый уровень. Например, схема может выглядеть так:
Вместо итогов
В завершение материала собрали для вас несколько ключевых моментов, которые важно учитывать, когда вы готовите инвестиционную презентацию.
1. Не путайте Sales deck и Pitch deck
Инвестор — не ваш клиент. Не нужно в инвестиционной презентации рассказывать про скидки, акции и прочие пакетные приложения.
Даже если он потенциальный (или фактический) клиент, сейчас он должен купить бизнес, а не услугу.
2. Простота и лаконичность
Сохраняйте фокус: не описывайте все 15 видов монетизации, которые есть у вас в голове, и 10 спин-оффов от текущего продукта, которые вы разработаете в будущем. В лучшем случае это не запомнится, в худшем — создаст впечатление размытости и нечёткости бизнес-модели.
3. Сильные стороны — вперёд
Подумайте, в чём основная сила вашего проекта. Хорошо, если у вас есть точные цифры развития бизнеса, при взгляде на которые единственная реакция инвестора — отдать вам деньги. Если метрик пока нет, но есть сильная команда — акцентируйте внимание на ней.
Составляйте качественную презентацию и привлекайте деньги в развитие вашего бизнеса.
Руководство по написанию презентации Описание
Презентация предназначена для того, чтобы представить любую тему в лучшем виде. Такой текст должен быть хорошо структурирован, интуитивно понятен, информативен и красиво оформлен. Но для этого не нужно быть дизайнером или мастером Photoshop.
При создании качественной презентации очень важно умело сочетать содержательный текст и простой дизайн.
Как написать описание презентации?Аналогично любому другому содержимому. Учитывайте целевую аудиторию и тему, выбирайте подходящий стиль объяснения и наполняйте текст информацией и фактами. Содержание описания станет отличной основой для информационной презентации. Таким образом, описание презентации полностью зависит от целей. Например, если ваша цель — убедить людей, вам нужно насытить ее фактами, цифрами, выгодными условиями и призывами к действию.
Презентация — это привлекательный тип контента для академической аудитории. Ярче всего работает как оферта.
Благодаря красивому оформлению ваше предложение привлечет гораздо больше внимания и заранее завоюет расположение целевой аудитории. Академическая аудитория также любит презентации за их логическую структуру и четкое изложение темы.
Но помимо того, как написать описание презентации, не менее важно ее оформление. Слайды очень выигрышно представляют суть контента, если вы воспользуетесь проверенными советами по форматированию.
Правда ли, что описание не должно быть больше 30 слов?
Универсальных правил написания описания презентации не существует. Презентации различаются по назначению, формату и аудитории, и каждый слайд в отдельности решает разные задачи. Например, если вы отправляете коммерческое предложение по почте, на отдельном слайде могут быть условия договора или юридические детали, которые адресату необходимо знать заранее. Это критический текст, поэтому не стоит рисковать смыслом и сокращать его ради мифических «регламентов» в 30 слов или 6 строк.
Сервис написания эссе советует запомнить простые принципы:
- Один слайд – одна мысль.
- Сложная идея лучше разбить на простые и объяснить на нескольких слайдах.
- Иногда лучше не рассказывать, а показывать иллюстрации, значки и схемы.
- Хорошее описание кратко и точно передает смысл.
Для описания простой мысли достаточно нескольких предложений, которых достаточно для одного слайда. Если текста так много, что хочется уменьшить шрифт — подумайте, можно ли его сократить.
Как сделать описание презентации кратким?Используйте как можно более простую формулировку: избегайте сложных речевых конструкций, причастий, страдательного залога, заумных выражений, канцеляризма.
Придумайте содержательные заголовки, передающие тему или основную мысль слайдов. Так аудитория поймет и запомнит ваше мнение, не читая основной текст. Убедитесь, что текст, значки и иллюстрации на слайде связаны с заголовком.
Отправляемая презентация будет прочитана, поэтому она не требует пояснений.
Вы должны собрать его в связную и последовательную историю, понятную без говорящего. Вы можете разместить столько текста, сколько хотите (но не так, чтобы весь слайд был сплошным текстом).
Если вы выступаете публично, описание на слайде для презентации излишне: можно показывать иллюстрации и схемы, параллельно объясняя их смысл. Учитывайте помещение, в котором вам предстоит выступать. Слайды презентации в небольшой переговорной видны всем, так что на них помимо описания можно разместить иллюстрации и даже значки. Но если у вас обширное пространство, люди будут читать текст с последней строки, что напрямую влияет на его размер и количество слов на слайде.
В чем разница между отправленными презентациями и публичными выступлениями? Слайды везде одинаковые, не так ли? Не совсем. Слайды будут разные, но дело даже не в этом. Условия, в которых аудитория воспринимает информацию, различаются. Публичные выступления с презентациями всегда ограничены во времени.
Люди могут спокойно изучать и перечитывать презентацию, полученную по почте.
Основное отличие этих презентаций: внимание аудитории сосредоточено на разных вещах. Во время публичного выступления с презентацией аудитория слушает оратора, чтобы не потерять мысль, и время от времени переключается на слайды.
Во время публичного выступления слайды связаны с речью и появляются на экране по вашему выбору. Они должны легко читаться, чтобы не отвлекать внимание аудитории от ваших слов. Достаточно показать несколько тезисов или наглядных образов. Без спикера такая презентация будет представлять собой непонятный набор слайдов.
Аудитория полностью сосредотачивается на слайдах при получении презентации по почте. Спикера нет, читателю некому задать вопросы, и он или она поймет только то, что вы напишете и покажете.
Все, что читатель увидит в присланной по почте презентации, должно быть связано в один связный рассказ, понятный без говорящего. В ней потребуются осмысленные заголовки, по которым вы сможете понять суть изложения, не читая основной текст.
Некоторые моменты придется детализировать и сделать смысловые связи между слайдами, чтобы зритель понимал, что будет дальше. Вы не хотите, чтобы читатель переключал слайды и терял смысл.
Подпишитесь на нашу рассылку
Эксклюзивный высококачественный контент об эффективных визуальных
коммуникациях в науке.
– Эксклюзивное руководство
– Советы по дизайну
– Научные новости и тенденции
– Учебники и шаблоны
пользователей в 60 странах. У него есть докторская степень. солидный научный опыт в области психофармакологии и опыт работы в качестве приглашенного исследователя в Институте психиатрии им. Макса Планка (Германия) и научного сотрудника в Институте исследований и образования Д’Ор (IDOR, Бразилия). Фабрисио имеет более 2500 ссылок в Google Scholar. Он имеет 10-летний опыт работы в малом инновационном бизнесе, а также соответствующий опыт в разработке продуктов и управлении инновациями. Свяжитесь с ним в LinkedIn — Фабрицио Памплона.
Как сделать хорошую презентацию: 3 действенных совета
Когда люди ищут в Google советы по хорошим навыкам презентации, они обычно вводят следующий вопрос: Как провести хорошую презентацию?
Извините, что говорю вам, но это неправильный вопрос.
Лучший вопрос: Как провести эффективную презентацию?
Потому что в деловой обстановке эффективность лучше, чем хорошо в любой день!
Так чем же отличается хорошая презентация от эффективной?
Хорошая презентация VS. эффективная презентацияЗамена прилагательных с «хороший» на «эффективный» в вопросе превращает вопрос из субъективного в объективный. Подумайте об этом: то, что «хорошо» для вас, может быть «нехорошо» для меня, и наоборот. Однако то, что эффективно, можно измерить и задокументировать.
Определение
эффективный
əˈfektiv/
1. успешный в достижении желаемого или намеченного результата.
Когда вы выступаете в деловой обстановке, вы не просто хлопаете губами без причины. У вас всегда есть цель, и эта цель всегда должна быть измеримой. В противном случае вы никогда не узнаете, удалась презентация или нет.
Также… Хорошая презентация не обязательно эффективна, но эффективная презентация всегда хороша.
Вот 3 способа сделать эффективную и качественную презентацию. Шаг № 1: четко определите, кому вы представляетеПрезентация для всех — презентация ни для кого. Если вы попытаетесь построить презентацию для «всех» членов вашей аудитории, то ваше сообщение будет расплывчатым, а ваши аргументы будут растянуты в нескольких направлениях.
Это неэффективно.
Представьте, что вы пытаетесь написать важное электронное письмо, и каждые 10 секунд кто-то из вашей компании останавливается, чтобы задать вам вопрос. Как вы думаете, вы сможете написать хорошее электронное письмо?
Ответ: «Нет».
То же самое произойдет, если вы попытаетесь создать презентацию, не имея четкого представления о целевой аудитории.
Вы будете думать о аргументе, чтобы убедить Сэма, а затем Салли появляется в вашем уме с другой потребностью, чем у Сэма, и затем вы переключаете свое мышление на Салли, и через 10 секунд появляется Пол и так далее.
К тому времени, когда вы закончите презентацию и подготовите все слайды, у вас будет несколько слайдов для размышлений, чтобы удовлетворить Сэма, несколько слайдов, чтобы удовлетворить Салли, несколько заключительных слайдов, чтобы удовлетворить Пола, и так далее.
Не будет объединяющего сообщения или темы. Вот почему некоторые докладчики бесцельно болтают. Бессвязность — это симптом презентации без опорной точки.
Если вы хотите, чтобы ваша презентация была эффективной, вы должны выбрать одного или максимум двух человек, чтобы использовать их в качестве точки привязки. Это поможет вам сосредоточиться на прямом и связном сообщении.
Хорошо, вы убеждены. Теперь, как вы выбираете своего якоря?
Для каждой презентации существует множество вариантов, но вы должны подходить к выбору стратегически. Обычно я выбираю, задавая себе эти три вопроса:
Кто принимает решения?
Кто самый важный человек в комнате?
Кому моя презентация принесет наибольшую пользу?
Тогда я принимаю решение. Если вы не можете думать о реальном человеке, создайте Персону. Персона — это символический человек, которого вы выбрали. Обычно я выбираю имя и титул для этой Персоны. Вот несколько примеров: Марк — инженер, Молли — врач, Мэри — генеральный директор.
Мне нравится противопоставлять реальный человек персоне. Однако личность лучше, чем ничего.
Помните, что первый шаг к созданию эффективной презентации — создать презентацию так, как будто она будет представлена только одному человеку. Этот человек является точкой привязки для всех ваших мыслей, аргументов, данных и слайдов.
[easy-tweet tweet=»Презентация для всех — это презентация ни для кого. @magnetspeak #toastmasters #pubicspeaking”]
Шаг № 2: Четко определите результатПочему мы ставим перед собой цели в бизнесе? Потому что результаты — это то, как мы измеряем успех.
Без постановки целей и результатов мы бы строили хобби, а не бизнес. Презентация в деловой обстановке — это инструмент для обучения, влияния и продвижения деловой программы. Поэтому он должен иметь результаты и цели, связанные с ним.
Вы когда-нибудь спрашивали своего руководителя или доверенных коллег после презентации о том, как вы справились? Это хорошо. Нет ничего плохого в том, чтобы спросить.
Однако, если вы установите четкие цели для своих презентаций, вам не нужно будет спрашивать. Потому что теперь вы бы знали, насколько успешна презентация, измеряя результаты.
Вот как вы устанавливаете результат для своей презентации:
- Подумайте о якоре из шага № 1
- По мере того, как вы обращаете на них внимание, заполните следующие три поля:
- В конце презентации я хочу, чтобы якорный человек сделал_______, подумал_________, почувствовал_____________
Обратите внимание, как на кадре появляется ведущий.
Сделайте: В конце презентации, что вы хотите, чтобы ваш ведущий сделал:____________
В бизнесе всегда есть мяч, который нужно продвигать вперед. Когда вы выступаете, вы должны подумать, что вы хотите, чтобы якорь сделал, чтобы протолкнуть мяч вперед. Вы хотите, чтобы они подписали проект, утвердили план, оказали вам поддержку, что-то купили или предоставили ресурсы? Или, может быть, продолжать оказывать вам поддержку и ресурсы? Что вы хотите, чтобы они сделали?
Вы должны четко понимать, чего вы хотите от ведущего. В противном случае презентация не принесет ощутимого бизнес-результата, и я считаю, что это пустая трата вашего времени.
Подумайте: В конце презентации, что вы хотите, чтобы ваш ведущий подумал, :____________
(В качестве предложения добавьте эту страницу в закладки, чтобы вы могли возвращаться к ней каждый раз, когда вы провести презентацию, чтобы ваши презентации всегда были эффективными)
Как только вы поймете, чего вы хотите от своего якоря, вы можете перейти к мыслительной части.
Важно, чтобы это было очень просто. Если вы пишете абзацы, значит, вы делаете это неправильно. Будь проще.
Используйте Nike в качестве примера: как вы думаете, Nike хочет, чтобы вы думали, когда видите один из их продуктов в продаже? “Просто сделай это!” Вот почему они забивают это каждый раз, когда используют рекламу.
Когда вы видите пару кроссовок, которые вам нравятся, и думаете, покупать их или нет, что, по вашему мнению, играет у вас в голове? “Просто сделай это.”
Следуя по стопам Nike, твоя очередь. Что вы хотите, чтобы ваш ведущий подумал в конце вашей презентации?
Пишите так, как они сказали бы. Например, вместо того, чтобы писать «Я хочу, чтобы аудитория поверила, что мы предложили отличный подход». Напишите это так: «Вау, какая замечательная стратегия!»
Обратите внимание, что вы пишете это так, как будто об этом думает ваш якорь.
Чувствовать: В конце презентации, что вы хотите, чтобы ваш ведущий чувствовал :____________
Существует большая разница между чувством и мыслью. Чувство — это эмоция, такая как любовь, ненависть, грусть, страх, счастье, вдохновение, утешение и т. д.
Иногда вы хотите, чтобы люди почувствовали одну или две эмоции в ваших презентациях. Выберите чувства, которые помогут вашему якорному человеку делать то, что вы от него хотите.
Как только вы это сделаете, у вас будет надежный результат для измерения вашего успеха.
Когда я провожу презентации по продажам, у меня обычно есть следующее для частей «сделай, подумай, почувствуй»:
Я хочу, чтобы ведущий купил по крайней мере три полнодневных учебных лагеря для публичных выступлений; Я хочу, чтобы они думали, что « вау, магнетическая речь отличается от всего, что я пробовал до », и я хочу, чтобы они чувствовали надежду и оптимизм в отношении улучшения своих навыков публичных выступлений и уверенности в себе.
Видишь, это просто.
Шаг № 3. Четко изложите свое сообщениеЭйнштейн однажды сказал: «Если вы не можете объяснить это просто, значит, вы недостаточно хорошо его понимаете». Прежде чем создавать всю презентацию, сядьте и подумайте о своем сообщении.
Придумайте простой и лаконичный способ произнести это вслух. Если вы не сможете этого сделать, то, уверяю вас, вся ваша презентация не будет понятна вашей аудитории. Вы должны быть в состоянии рассказать свою историю в двух словах. Вот примеры четкого сообщения или краткой истории:
- Улучшение навыков общения поможет вам добиться успеха в карьере.
- Привлечение большего количества авторов в нашу редакционную команду поможет нам повысить качество нашей работы и привлечь больше читателей в наш корпоративный блог.
- Сосредоточение внимания на миллениалах поможет нам расширить наше присутствие на рынке.
- Нам нужно закрыть проект x, потому что это пустая трата ресурсов, которые лучше использовать для проекта y.