Компьютерная обработка документов: Программа учебной дисциплины "Компьютерная обработка документов" - Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение социального обслуживания населения

Содержание

Рабочая программа СПО Компьютерная обработка документов “ДОУ”

Министерство образования, науки и молодежной политики Республики Алтай

Автономное профессиональное образовательное учреждение Республики Алтай

Усть – Коксинский техникум отраслевых технологий

____________________________________________________________________________

Согласовано

Заместитель директора по УВР

_______________ Г.Е.Тодошева

« » апреля 2014 г.

Рассмотрено на педагогическом Совете АПОУ РА «ТОТ»

Протокол № от « » апреля 2014 г.

Утверждаю:

Директор АПОУ РА «ТОТ»

_________________Шадрин А.Н.

« » апреля 2014 г.

рабочая ПРОГРАММа УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Компьютерная обработка документов

профессионального цикла

образовательной программы для подготовки

по специальности 46. 02.01 Документационное обеспечение управления

и архивоведение

Усть-Кокса

2015

Рабочая программа «Компьютерная обработка документов» общеобразовательного цикла образовательной программы для подготовки по по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления

и архивоведение составлена на основе примерной программы учебной дисциплины «Компьютерная обработка документов» для профессий начального профессионального образования и специальностей среднего профессионального образования, федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

Составитель:

Гавло Павел Сергеевич, преподаватель информатики и ИКТ

	4
	9
	12
	20
	22

Пояснительная записка

Рабочая программа учебной дисциплины «Компьютерная обработка документов» предназначена для изучения информационно-компьютерных технологий по специальности 46. 02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

Рабочая программа составлена согласно «Рекомендациям по реализации образовательной программы среднего (полного) общего образования в образовательных учреждениях начального профессионального и среднего профессионального образования в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

При освоении по профессии 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» «Компьютерная обработка документов» изучается как профильный учебный предмет: в объеме 48 часов.

Программа введена за счет вариативных часов.

Рабочая программа ориентирована на достижение следующей цели:

освоение системы базовых знаний, отражающих вклад информатики в формирование современной научной картины мира и роли информационных процессов в обществе, биологических и технических системах.

Раздел «Техника машинописи» добавлен в содержание программы в виду того, что современное общество выдвигает перед молодыми специалистами высокие требования не только к знанию и виртуозному владению новыми информационными технологиями, но и умению грамотно и умело применить их на практике, в своей будущей профессии.

Изучение курса «Компьютерная обработка документов» позволит не только определить будущую профессию. Приобретенные навыки помогут более эффективно использовать компьютер в различных областях деятельности.

Машинопись необходима каждому, кто работает с текстовыми документами: делопроизводителям, журналистам, секретарям-референтам, работникам печати, писателям, программистам, менеджерам офиса, бухгалтерам и т.д.

В настоящее время считается правилом плохого тона независимо от того, какой профессией владеет специалист, работать на клавиатуре двумя пальцами. Чтобы выглядеть деловым и современным человеком необходимо овладеть десятипальцевым способом печати.

Одним из современных способов работы с клавиатурой является слепой десятипальцевый способ печати. Слепой десятипальцевый метод считается полностью освоенным только тогда, когда сознание печатающего не контролирует движение пальцев рук по буквенным клавишам клавиатуры.

Курс начинается с изучения расположения буквенных рядов клавиатуры и техники печати буквенных клавиш.

Технику печати обучающиеся отрабатывают, выполняя упражнения из учебного пособия. Огромную помощь в практическом овладении буквенными рядами клавиатуры оказывают компьютерные программы «Тренажеры клавиатуры» («Виртуоз», наиболее интересный – «Тренажер Стамина»).

Особое внимание следует оказать работе над скоростью печати. В этом плане организация работы проводится следующим образом. Обучающимся выделяется время на ознакомление с текстом, который будет печататься на время. Затем уже знакомый текст предлагается напечатать в течение пяти минут. По истечении времени обучающиеся вычисляют скорость печати (количество знаков (включая пробелы и знаки препинания) делится на время (5 мин.

)). Полученный результат (количество знаков в минуту) фиксируется в журнале результатов по совершенствованию скорости печати.

Огромное внимание уделяется изучению правил оформления текстового материала. В процессе изучения курса предлагаются следующие пункты:

Правила оформления цифрового и знакового материала (арабские и римские цифры, простые дроби, многозначные числа, порядковые числительные, и т.д.)

Правила оформления текстовых работ (поля текстовой страницы, проставление номеров страниц, организация ссылок, разбиение текста на составные части).

– Правила оформления титульного листа.

– Правила оформления заголовков и подзаголовков.

– Оформление примечаний, приложений, оснований.

– Виды корректурных знаков и способы их применения.

– Сокращения, применяемые в деловой переписке.

– Способы и правила выделения текстового материала.

Особое значение уделяется оформлению библиографических сведений (списков литературы.

При освоении программы у обучающихся формируется информационно-коммуникационная компетентность – знания, умения и навыки по информатике, необходимые для изучения других общеобразовательных предметов, для их использования в ходе изучения специальных дисциплин профессионального цикла, и в повседневной жизни.

Выполнение практических работ обеспечивает формирование у обучающихся умений самостоятельно и избирательно применять различные средства ИКТ, включая дополнительное цифровое оборудование (принтеры, цифровые камеры, сканеры и др.), пользоваться комплексными способами представления и обработки информации, а также изучить возможности использования ИКТ для профессионального роста.

Программа способствует формированию общих компетенций:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес через организацию самостоятельной работы с текстами, через диспуты и семинары;

ОК 3. Анализировать рабочую ситуацию, осуществлять текущий и итоговый контроль, оценку и коррекцию собственной деятельности, нести ответственность за результаты своей работы через индивидуальную работу, работу в группах, в парах;

ОК 5.

Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности через групповые формы учебной деятельности, через самостоятельную работу с публицистической литературой в библиотеках, архивах, музеях; собирание исторического материала среди местного населения;

ОК 6. Работать в команде, эффективно общаться с коллегами, руководством, клиентами через участие в конференциях, круглых столах, семинарах.

Программа способствует формированию профессиональных компетенций:

ПК 1.1. Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения организации.

ПК 1.2. Рассматривать документы и передавать их на исполнение с учетом резолюции руководителей организации.

ПК 1.3. Оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных.

ПК 1.4. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов.

ПК 1.5. Осуществлять контроль за прохождением документов.

ПК 1.6. Отправлять исполненную документацию адресатам с применением современных видов организационной техники.

ПК 1.7. Составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов.

Для повышения качества знаний обучающихся в процессе занятий используются следующие элементы педагогических технологий: личностно – ориентированного обучения, метод проектов, технология проблемного и модульного обучения, что позволит осуществлять методы проблематизации на занятиях, стимулируя повышение познавательной активности обучающихся, развитие элементарной аналитической деятельности, взаимоуважения и другие образовательных эффектов, повышающих качество образования и способствующих выполнению поставленных задач.

Итоговая аттестация по учебной дисциплине «Компьютерная обработка документов» проводится в форме зачета.

1. паспорт ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Компьютерная обработка документов

1.1. Область применения программы

Рабочая программа учебной дисциплины является частью образовательной программы по специальности среднего профессионального образования 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».

1.2. Место дисциплины в структуре основной профессиональной образовательной программы: является дисциплиной профессионального цикла.

1.3. Цели и задачи дисциплины – требования к результатам освоения дисциплины:

В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:

– Эффективно использовать основные виды организационной техники в собственной деятельности

– Выделять информационный аспект в деятельности человека; информационное взаимодействие в простейших социальных и технических системах;

– Проводить статистическую обработку данных с помощью компьютера;

– Интерпретировать результаты, получаемые в ходе моделирования реальных процессов;

– Устранять простейшие неисправности, инструктировать пользователей по базовым принципам использования ИКТ;

– Оценивать числовые параметры информационных объектов и процессов: объем памяти, необходимый для хранения информации; скорость передачи и обработки информации;

– Оперировать информационными объектами, используя имеющиеся знания о возможностях информационных и коммуникационных технологий, в том числе создавать структуры хранения данных; пользоваться справочными системами и другими источниками справочной информации; соблюдать права интеллектуальной собственности на информацию;

– Выполнять требования техники безопасности, гигиены и ресурсосбережения при работе со средствами информатизации; обеспечение надежного функционирования средств ИКТ;

В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:

– Средства хранения, поиска и транспортирования документов;

– Определение, назначение средств оргтехники

– Логическую символику;

– назначение и области использования основных технических средств информационных и коммуникационных технологий и информационных ресурсов;

– Виды и свойства источников и приемников информации, способы кодирования и декодирования, причины искажения информации при передаче; связь полосы пропускания канала со скоростью передачи информации;

– Базовые принципы организации и функционирования компьютерных сетей;

– Способы и средства обеспечения надежного функционирования средств ИКТ;

1. 4. Количество часов на освоение программы дисциплины.

Максимальной учебной нагрузки обучающегося 48 часов.

В том числе:

Обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 32 часов;

Самостоятельной работы обучающегося 16 часов.

2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

2.1. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы

Вид учебной работы	Объем часов
Максимальная учебная нагрузка (всего)	48
Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего)	32
в том числе:
Практические занятия	11
Контрольные работы	3
Самостоятельная работа обучающегося (всего)	16

3. 1. Требования к минимальному материально-техническому обеспечению

Реализация программы дисциплины требует наличия учебного кабинета.

Оборудование учебного кабинета:

– класс компьютерный;

– посадочные места по количеству обучающихся;

– рабочее место преподавателя;

Технические средства обучения:

– мультимедиа проектор;

– интерактивная доска;

– МФУ, лазерный принтер, струйный принтер;

– набор презентаций по отдельным темам курса.

Перечень учебных изданий, интернет-ресурсов,

Основные источники:

1. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практическое пособие. – 4-е изд., испр. и доп. _ М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2009.

2. Поздняков В.Я. Документационное обеспечение системы управления. Конспект лекций. – М.: Московский психолого-социальный институт; Воронеж: Издательство НПО «МОДЭК», 2007.

3. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ 6. 30-2003). 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. – М: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2008.

4. Стенюков М.В. Справочник по Делопроизводству. – М.: Издательство ПРИОР, 2007.

5. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008.

6. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие». – М.: «Ось-89», 2010

Дополнительные источники:

1. Интернет – среда для совместного обучения www.moodle.org

2. Сайт цифровых образовательных ресурсов www.cor.home-edu.ru

3. Коллекция ЦОРов http://school-collection.edu.ru

4. Институт новых технологий www.intschool.ru

5. Школьный сайт: конструктор школьных сайтов http://www.edusite.ru

6. Коллекция обучающих видеоуроков по компьютерной графике и программированию http://www.videoyroki.info

7. Система дистанционного обучения WebTutor http://www.websoft.ru

Результаты обучения (освоенные умения, усвоенные знания)	Формы и методы контроля и оценки результатов обучения
Умения
эффективное использование основных видов организационной техники в собственной деятельности	опросы, беседа, диспут, практические, контрольные задания, зачёт
выделение информационного аспекта в деятельности человека; информационное взаимодействие в простейших социальных и технических системах	опросы, беседа, практическая работа
проведение статистической обработки данных с помощью компьютера	опросы, практическая работа
устранение простейших неисправностей, инструктирование пользователей по базовым принципам использования ИКТ	практическая работа
оперирование информационными объектами, используя имеющиеся знания о возможностях информационных и коммуникационных технологий, в том числе создавать структуры хранения данных; пользоваться справочными системами и другими источниками справочной информации; соблюдать права интеллектуальной собственности на информацию	опросы, беседа, диспут, чтение докладов, защита рефератов, практическая работа
выполнение требований техники безопасности и ресурсосбережения при работе со средствами информатизации; обеспечение надежного функционирования средств ИКТ	Тестирование, практическая работа
Знания
средства хранения, поиска и транспортирования документов	Тестирование практические задания, контрольные задания
определение, назначение средств оргтехники	Тестирование практические задания, контрольные задания
логическую символику	Тестирование практическая работа
свойства алгоритмов и основные алгоритмические конструкции; тезис о полноте формализации понятия алгоритма	практическая работа
назначение и области использования основных технических средств информационных и коммуникационных технологий и информационных ресурсов	опросы защита рефератов практическая работа
виды и свойства источников и приемников информации, способы кодирования и декодирования, причины искажения информации при передаче; связь полосы пропускания канала со скоростью передачи информации	практическая работа, диспут, чтение докладов
базовые принципы организации и функционирования компьютерных сетей	опросы практические занятия
способы и средства обеспечения надежного функционирования средств ИКТ	Контрольная работа

Компьютерная обработка документов.

Документ – все то что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете (сказал Поль Отде). Документы используются в разных отраслях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом жизнедеятельности многих научных фирм, организаций, компаний. Содержание понятия документ многозначно и зависит в какой отрасли и для каких целей он используется: для юриста является способом доказательства чего-либо или свидетельства, для историка – историческим источником, для кибернетика носителем информации, другими словами документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.

В качестве такого носителя может быть:

Бумага
Диск
Фото/кино пленка
И т.д.

То есть документом может быть текст, рисунок, графика, аудио/видеозапись.

Документ обеспечивает сохранение и накопление (для юриста) правовой информации.

Деловой документ служит для фиксации административной, управленческой информации.

С появлением документов началась регламентация работы с ними которую сегодня принято называть делопроизводство.

Документ происходит от латинского слова document и означает «свидетельство».

В России делопроизводство началось при Петре I. Был издан указ о подписании протоколов.

Обработка документа с помощью информационной технологии обеспечивает сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по его обработке. Информационные технологии в процессе обработке документов позволяют создавать и обрабатывать документы, учитывая государственные стандарты и организации работы с ними. А именно организацию условий для создания, движения, поиска и хранения документа. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается новое решение, которое доводится до исполнителей, действие которых контролируется.

На всех этапах информационного процесса создаются документы в которых фиксируется разнообразная информация.

Продвижение документов происходит:

В пространстве: внутри предприятия и за его пределами
В времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранилище

Компьютерная обработка документов должна быть налажена таким образом чтобы ускорить процесс информационного обмена: быстрый доступ, поиск, доставку информации.

Основные задачи обработки документов:

Создание документов
Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения
Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением
Систематизация или хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Программное обеспечение, используемое для обеспечения основных задач в компьютерной обработке документов

Для создания документов

Для создания документов используются текстовые редакторы, среда или инструменты текстовых редакторов дают возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм, шаблонов при составлении основных видов документов, оформление их с использование документов, рассылки типовой информации огромному количеству адресатов и т. д.
Программы-переводчики. Они позволяю быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.
Табличные процессоры, которые позволяют включить документы, отчеты, записки, фрагменты расчётов, диаграммы

Для обмена информацией:

Компьютерные сети: локальные, корпоративные, глобальные, что ускоряет процесс обмена
Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту и гипертерминалы.

Регистрация документов и контроль их исполнения:

Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда, они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы (входящая и исходящая корреспонденция), ставить их на контроль, вести ежедневники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения

Для хранения и систематизации документации используются системы управления, с помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших, ведение новых и т.д.

Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора

Признаки классификации документов

Документы можно классифицировать по различным признакам:

По происхождению: служебные и личные
По сложности: простые и сложные
По срочности: срочные и несрочные
По гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные
По форме: типовые и индивидуальные
По срокам хранения: временного хранения, долговременного и постоянного хранения

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения (созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей)

Виды официальной документации:

Организационно-правовая документация
Распорядительная документация
Информационно-справочная или справочно-аналитическая документация
Отчетная документация
Договорная документация
Документация по обеспечению кадрами
Документация по обеспечению финансами

Реквизиты документа:

Подпись
Печать
Название вида документа

Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в документе.

Формуляр характерный для определенного множества документа называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Этот образец устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных в реквизитах.

Требования к составу и оформления реквизитов изложены в двух НПА:

Государственная система документационного обеспечения управления
ГОСТ РФ 6.30-97 УСД «требования к оформлению документов»

Эти два нормативных документа устанавливают максимальный набор реквизитов для любого из документов и их расположения на бумажном носителе. Всего 29 реквизитов.

Что такое обработка документов? | IBM

Автоматизация

26 октября 2021 г. 5 минут чтения

Автор:

IBM Cloud Education, IBM Cloud Education

Преобразование ручных данных в электронные документы является важным шагом в цифровой трансформации большинства компаний.

Для успешного выполнения этой задачи требуется продуманное планирование и правильное решение для обработки документов.

Обработка документов преобразует заполненные вручную формы и аналоговые данные в цифровой формат, чтобы эти документы можно было интегрировать в повседневные бизнес-процессы. Используя систему обработки документов для извлечения данных, компания может воспроизвести в цифровом виде исходную структуру, макет, текст и изображения документа.

Обработка документов идеально подходит для преобразования документов в идентичных форматах. Если форматы неузнаваемы или несовместимы, может потребоваться перенаправление процесса на человека-оператора для завершения преобразования.

В следующем видео Джамиль Спейн рассказывает об обработке документов:

Посмотреть видео

Что такое интеллектуальная обработка документов (IDP)?

Достижения в области искусственного интеллекта (ИИ) позволили компаниям еще больше автоматизировать обработку документов. Интеллектуальная обработка документов (IDP) использует автоматизацию на основе искусственного интеллекта и машинное обучение для классификации документов, извлечения информации и проверки данных. Он дополнительно автоматизирует и ускоряет обработку документов за счет автоматизации и структурирования неструктурированных данных.

IDP может также включать инструменты роботизированной автоматизации процессов (RPA) и обработки естественного языка (NLP), чтобы сделать переход от аналогового к цифровому более быстрым и менее подверженным ошибкам. В частности, RPA может автоматизировать ручные операции типа «укажи и щелкни», поэтому вмешательство человека в процесс не требуется.

Как работает обработка документов?

Обработка документов может выполняться с использованием алгоритмов компьютерного зрения, нейронных сетей или даже ручного труда. Как правило, процесс преобразования аналоговых данных в цифровые данные состоит из следующих шагов:

Классификация и извлечение макета и структуры : Решения для обработки документов управляемы правилами. Программисты создают эти предопределенные правила извлечения до начала работы. Это включает в себя определение категории и формата документов. Как только это будет определено, команда может извлечь макет и структуру.
Извлечь информацию о документе : Существует несколько методов, которые можно использовать для автоматической транскрипции текста. Оптическое распознавание символов (OCR) сканирует документ на наличие печатного текста из ручных документов и преобразует его в данные. Интеллектуальное распознавание символов, тип распознавания рукописного текста (HTR), может распознавать стандартный текст, а также различные шрифты и стили почерка.
Обнаружение и исправление ошибок в документе : Технология OCR может быть подвержена ошибкам, что означает, что извлеченные данные могут нуждаться в проверке вручную. Когда формат документа не может быть обработан или обнаружены ошибки, он может быть помечен для проверки человеком и исправлен вручную.
Хранить документ и данные : Конечный документ сохраняется в формате, позволяющем интегрировать его с текущими приложениями.

Если вы используете интеллектуальную обработку документов, она улучшает традиционную обработку документов, делая следующее:

Ускорение обработки данных: Расширенная автоматизация – это более быстрый и точный способ извлечения важной информации из неструктурированных и аналоговых данных. Это сокращает рабочие процессы, исключая ручные процессы и уменьшая количество ошибок.
Обработка неструктурированных документов : В отличие от традиционной обработки документов, IDP может преобразовывать структурированную, неструктурированную и частично структурированную информацию и применять данные к бизнес-приложениям и рабочим процессам.
Повышение точности данных: Машинное обучение улучшает классификацию документов, извлечение информации и проверку данных для повышения качества и надежности обработки. Использование контролируемого обучения с низким кодом в рамках рабочего процесса направлено на повышение точности с течением времени без необходимости перепрограммирования правил извлечения.
Повышение безопасности : IDP хранит документы и личную информацию в безопасном (цифровом) месте. Это особенно важно в таких отраслях, как здравоохранение и финансовые услуги, где действуют строгие правила безопасности и политики соответствия.
Снижение затрат: Ручная обработка документов в традиционной обработке отнимает много времени, отвлекая специалистов от другой работы. Автоматизация сокращает время обработки, что снижает эксплуатационные расходы и позволяет лучше использовать персонал.

Передовой опыт и проблемы

Независимо от того, занимается ли ваша организация оцифровкой медицинской документации или хочет упростить обработку счетов, полезно выполнить некоторую подготовительную работу и следовать рекомендациям, чтобы избежать дорогостоящих и трудоемких проблем, как только вы начнете. В том числе:

Категоризация документов: Создавайте и организуйте документы в соответствии с функцией, которая уточняет относительную информацию для краткого извлечения данных.
Преобразование данных: Преобразование неструктурированных и частично структурированных данных в структурированные данные, которые предоставляют полезную информацию для улучшения автоматизации.
Рассмотрим интеграцию и API : После преобразования данных в цифровой формат, как они будут использоваться в организации? Будет ли он совместим и легко доступен для всех, кто в нем нуждается? Обсудите потребности бизнеса с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что они должным образом интегрированы в вашу организацию.
Проконсультируйтесь со специалистами: Поговорите с людьми, которые используют информацию, которую вы оцифровываете, чтобы лучше понять ее ценность для бизнеса, как эту информацию следует интерпретировать. Это гарантирует, что тот, кто устраняет ошибки, понимает, как должны выглядеть данные, и что процесс выполняется правильно.

Традиционная обработка документов связана с некоторыми проблемами, которые следует рассмотреть, прежде чем проект цифровой трансформации начнется, чтобы избежать задержек:

Для обработки используется только один формат : При обработке документов используются предопределенные правила извлечения для преобразования соответствующей информации в цифровую форму. Этот тип сбора данных отлично подходит для структурированных данных, в которых информация непротиворечива. Однако если у вас есть большие объемы неструктурированных данных или сложные документы, в которых предоставленная информация противоречива, процесс может привести к длительным ошибкам.
Полагается на специалистов по обработке : Когда возникают проблемы и ошибки, они часто помечаются экспертами по обработке вручную для проверки. Это может занять много времени и потребовать значительных человеческих ресурсов.
Трудно постоянно улучшать: Системам обработки документов не хватает оперативной информации о том, как работает ваша обработка документов, и какие ошибки обычно замедляют процесс.

Варианты использования для обработки документов

Вот несколько наиболее распространенных ситуаций, в которых можно использовать обработку документов:

Счет-фактура/начисление заработной платы: Цифровые преобразования требуют оцифровки и автоматизации систем ручного выставления счетов и расчета заработной платы. Используя такой инструмент, как IBM Automation Document Processing, вы можете настроить и использовать предопределенную модель глубокого обучения для извлечения данных для процесса выставления счетов.
Страхование: Обработка документов позволяет извлекать данные из форм и быстро проверять страховое покрытие и соответствие требованиям. Он также обеспечивает соответствие документов отраслевым стандартам и протоколам и защищает конфиденциальную документацию и личную информацию.
Управление персоналом: Используйте обработку документов, чтобы преобразовывать данные о сотрудниках и кандидатах в ценную информацию, которая оптимизирует управление персоналом и принятие решений о найме.
Обнаружение мошенничества: Обработка документов стала ценным инструментом для финансовых служб, санкционируя подписи на чеках и определяя подлинность крупных транзакций для устранения банковских расхождений.
Ипотека: Для обработки ипотеки кредиторы должны обрабатывать миллионы бумажных документов каждый год. Обработка документов обеспечивает быстрый и простой поиск документов, а также увеличивает скорость и масштабы подачи заявок на ипотеку.

Обработка документов и IBM

IBM Cloud Pak® for Business Automation, ведущее предложение IBM для обработки документов, выводит вашу автоматизацию на новый уровень за счет внедрения искусственного интеллекта (ИИ). Его функции предназначены для улучшения как ваших внутренних процессов, так и опыта ваших клиентов.

Чтобы получить больше информации об обработке документов, автоматизации и последних достижениях в области искусственного интеллекта, подпишитесь на программу предварительной оценки IBM Business Automation. Узнайте, как работают новейшие продукты, внедрите передовой опыт и максимизируйте свои инвестиции в технологии.

IBM Cloud Education

Подписывайтесь на IBM Cloud

Узнавайте первыми о новостях, обновлениях продуктов и инновациях от IBM Cloud.

Подписка по электронной почтеRSS

IBM Cloud Technologies

Аналитика
Искусственный интеллект
Автоматизация
Блокчейн
Облако
Вычисление
Наука о данных
База данных
DevOps
Аварийное восстановление
Хостинг
Гибридное облако
Интеграция
Интернет вещей
Менеджмент
Миграция
Мобильный
Сеть
Открытый исходный код
Безопасность
Хранение

Обработка документов | Encyclopedia.

com

Документ — это любое письменное, печатное или подготовленное в электронном виде деловое сообщение, которое передает информацию. В век информации документы являются важным продуктом, который становится все больше и сложнее. Обработка документов включает в себя оборудование, программное обеспечение и процедуры для создания, форматирования, редактирования, исследования, извлечения, хранения и отправки документов по почте.

ИСТОРИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

Появление письменности совпало с переходом от общества охотников-собирателей к аграрным стойбищам, где возникла необходимость подсчитывать свое имущество — будь то наделы земли, животных или меры зерна— либо передать это имущество другому лицу или другому населенному пункту. Письма писались от руки уже в 2686 г. до н. э. До изобретения пишущей машинки и компьютера все документы, будь то письма, коносаменты, документы о собственности или отчеты, писались от руки.

Изобретение пишущей машинки изменило способ общения людей, перейдя от рукописных документов к машинописным. Пишущая машинка была изобретена в 1714 году Генри Миллем. Кристофер Лэтэм Шоулз, изобретатель из Милуоки, чаще всего ассоциируется с изобретением пишущей машинки в Соединенных Штатах. В 1868 году Шоулз выпустил первую запатентованную пишущую машинку.

В то время, однако, корреспонденция была глубоко укоренена в этикете и чистописании. Люди считали, что написание писем является наиболее частной, полной и всеобъемлющей формой общения между людьми. Те, кто осмеливался печатать письма, рисковали быть отвергнутыми. Машинописные письма считались оскорбительными, подразумевая, что получатель не умел читать. Даже в 1922 января специалист по этикету Эмили Пост по-прежнему описывала написание писем как искусство, даже когда она видела, что это искусство сжимается до тех пор, пока «письмо не станет угрожать стать телеграммой, телефонным сообщением, открыткой» (Post).

Тем не менее, продажа пишущей машинки стала прибыльной, и с ее принятием люди обнаружили, что процесс подготовки документов стал намного проще. Пишущая машинка дала операторам более быстрые средства письма, чем человек мог бы писать вручную.

В 1961 году IBM представила первую электрическую пишущую машинку Selectric. Вместо стандартной подвижной каретки и бойков индивидуального типа у этой пишущей машинки был шарик револьверного типа. Использование вращающегося шарика позволило Selectric печатать быстрее, чем традиционные пишущие машинки. Следуя по пятам за электрической пишущей машинкой, IBM представила электрическую пишущую машинку с магнитной лентой (MT/ST) в 1919 году.64. MT/ST был одной из первых попыток превратить обычную пишущую машинку Selectric в текстовый процессор.

ВИДЫ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Обработке документов приписывались различные определения. Несколько курсов бизнес-образования, в названиях которых упоминается обработка документов, описывают курсы как предназначенные для обучения студентов созданию различных компьютерных документов — любых деловых, технических, медицинских и/или юридических документов, таблиц, форм, отчетов, презентаций. документы, к документам для электронной публикации.

Тем не менее, информатика или библиотека и информатика показывают заметные различия в их определении обработки документов. В этих областях обработка документов может «исследовать проблемы, связанные с созданием приложений для обработки естественного языка, которые работают с большими объемами реального текста, такими как те, которые можно найти во всемирной паутине» (Драс и Кэссиди, 2005 г., параграф 2) . Другие считают, что обработка документов связана с электронной публикацией и включает такие темы, как типографика, компьютерные языки, форматы файлов, спецификации стиля и семантики документов, а также стандарты электронных документов.

Обработка документов также описывается как обработка текстовых документов, включая методы индексации для извлечения текста на основе содержимого. Таким образом, обработка документов кажется родственной невербальному языку в том смысле, что это заученная терминология, которую нелегко или легко определить, значение которой зависит от культуры организации и/или отдельного человека.

В то время как помощник по административным вопросам рассматривает обработку документов как использование компьютера для ввода письма, служебной записки, электронной почты или отчета, другие лица рассматривают обработку документов как средство координации и проведения деловых операций. Заказ, поданный на покупку определенного товара, например, становится документом для обработки.

С точки зрения обработки текстов, в простейшей форме термин обработка документов означает производство документов. Первоначально этот термин охватывал все деловое оборудование, связанное с обработкой текста. Термин текстовый процессор стал обозначать автономные устройства. В 1981 году, с появлением персонального компьютера (ПК) IBM, правила игры для текстовых процессоров изменились. Программные текстовые процессоры постепенно заменили специализированные текстовые процессоры. Таким образом, этот термин перешел от обозначения аппаратного обеспечения к программному обеспечению.

БУДУЩЕЕ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

В 1980 году Р. И. Андерсон сообщил, что «появляется еще более широкая концепция обработки текстов, которая связывает оборудование для автоматического набора текста в коммуникационную сеть для ввода и вывода» (стр. 55). В то время оптическое распознавание символов, вывод на фотонаборное оборудование, вывод на микрофильм или вывод, направляемый в автоматические системы хранения, были отдельными единицами, которые были связаны вместе в общую информационную систему, частью которой была обработка текстов.

Развитие технологий упростило создание документов и управление ими. Планшеты, сканеры, программное обеспечение для распознавания голоса и Интернет меняют представление об обработке документов.

Врачебные кабинеты используют беспроводные планшетные компьютеры для ввода данных пациентов во время обследований. До этого технологического развития отчеты о пациентах диктовал врач, а расшифровывал ассистент. Распечатанная форма отчета пациента затем сохранялась бы в файле пациента. Использование планшетного ПК также устраняет потребность в пространстве для хранения бумажных документов и делает поиск материалов более быстрым и простым. Кроме того, архивирование сохраненных записей с компьютера является более простым процессом, поскольку более старые файлы могут храниться на компакт-дисках, переходных накопителях или внешних жестких дисках, чтобы данные были доступны при необходимости, но не занимали место на активном жестком диске.

До появления сканеров документы хранились в файловых папках, картотеках, файловых центрах и отделах. Печатные копии документов теперь можно сканировать и хранить в электронном файле. Этот технологический прогресс уменьшает пространство, ранее необходимое для хранения документов. Кроме того, когда клиенту или другому лицу нужен документ, его копию можно отправить немедленно, отсканировав запрошенный документ и прикрепив его к сообщению электронной почты.

Программное обеспечение для распознавания голоса является важной разработкой, особенно для людей с ограниченными физическими возможностями. С помощью микрофона люди могут диктовать письма, заметки, электронную почту и отчеты, а также преобразовывать эти документы в текст на экране компьютера. Использование программного обеспечения для распознавания голоса в промышленности снижает количество повторяющихся стрессовых травм (таких как синдром запястного канала) и сокращает время, необходимое для ввода данных.

Компании используют электронную почту в качестве официального канала связи, что устраняет необходимость в печатных копиях межведомственных меморандумов. Помимо того, что сообщения электронной почты являются более быстрым средством связи, при необходимости они обеспечивают запись на бумажном носителе путем простой печати сообщения. Сообщения электронной почты также могут храниться в электронном виде, что уменьшает необходимое пространство для хранения бумажных документов.

см. также Обработка текстов; Навыки письма в бизнесе

библиография

Anderson, RI (1980). Обработка текстов: изменение офисной среды (Маргарет Х.

Компьютерная обработка документов: Программа учебной дисциплины “Компьютерная обработка документов”