11 лайфхаков, которые повысят эффективность работы. | HR-elearning
Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.
Когда дело касается продуктивности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа.
Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.
«Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять», — Томас Эдисон.
Мы все хотим получить от жизни большего. Вряд ли есть более правильный путь добиться этой цели, нежели найти способ грамотно распоряжаться отведенным временем.
Когда вы покидаете офис после действительно продуктивного дня, это дарит очень приятные ощущения. Так называемая «рабочая эйфория».
При правильном подходе, вы можете добиться этого состояния каждый день.
Для этого не надо работать дольше, или активнее себя стимулировать. Нужно просто работать умнее.
Суперпродуктивные люди это знают. Они полагаются на хаки продуктивности, которые делают их в разы эффективнее. Они выдавливают каждую секунду из каждого часа, не тратя времени на лишнее.
Самое прекрасное в этих хаках то, что их легко использовать. Настолько, что вы можете начать это делать уже сегодня.
1. Не приступайте к вещам дважды
Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.
2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса
Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.
«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», — Бенджамин Франклин.
3. Ешьте лягушку
«Есть лягушку» — американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» — лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.
4. Боритесь с «тиранией срочного»
«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно.
Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект.
Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.
5. Соблюдайте расписание встреч
Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.
6. Говорите «нет»
«Нет» — это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти.
Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.
7. Проверяйте email только в специально отведенное время
Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.
8. Не делайте несколько вещей одновременно
Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности.
Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.
Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую.
Упс.
Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.
9. Выпадайте из социума
Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.
«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», — Чарльз Ричардс.
10. Делегируйте
Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.
11. Заставьте технологии работать на вас
Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе.
Источник: AIN
80 лайфхаков для продуктивности – Лайфхакер
Время
Как находить время
1. Выделяйте меньше времени на важные дела. Когда у вас ограниченное количество времени, вам придётся заставить себя напрячься, чтобы за короткое время успеть всё сделать.
2. Перестаньте смотреть телевизор. По некоторым подсчётам в среднем мы тратим 13,6 года жизни на просмотр телевизора. Это время можно было бы потратить на что-то более полезное.
3. Записывайте, на что вы тратите время. Так вы сможете увидеть, сколько времени уходит впустую, и оценить, на что его лучше было бы потратить.
4. Отказывайтесь от дел, которые отнимают у вас время, энергию и внимание и мало дают взамен.
5. Перестаньте стремиться к идеалу. Знайте, когда пора сказать «стоп». Особенно это касается не особенно важных дел вроде уборки.
6. Заведите «технический» день. Перенесите все домашние дела вроде стирки, уборки и похода за покупками на один день, чтобы в остальные дни недели не тратить на это время.
7. Пишите сообщения коротко и по существу, не длиннее пяти предложений. Так вы будете тратить меньше времени, отвечая на письма.
8. Если вы используете почтовый клиент Gmail, попробуйте приложение The Email Game. Оно превращает работу с почтой в игру.
9. Перестаньте сортировать почту по папкам, это только усложняет поиск необходимых писем.
10. Научитесь печатать вслепую. Средняя скорость печати составляет около 40 слов в минуту, а при слепой печати она увеличивается до 60–80 слов.
11. Следите, как вы проводите время за компьютером, с помощью программы RescueTime. Она работает в фоновом режиме и сама отмечает, сколько времени вы проводите на разных сайтах.
12. Откладывайте большую часть своего дохода — так вы раньше сможете закончить работать и отправиться на заслуженный отдых.
Как правильно тратить время
13. Составьте список своих самых важных обязанностей, а затем подумайте, какие из них вы бы выбрали, если бы в день могли выполнять только три. Значит, этим делам стоит посвятить 80–90% вашего времени.
14. Сократите время на выполнение какого-то дела, если оно вызывает у вас сопротивление. Этот способ поможет постепенно вводить новые привычки. Например, если вам тяжело медитировать по 15 минут, попробуйте выделить на это 10 или хотя бы 5 минут. А со временем вы втянетесь.
15. Каждый день выполняйте хотя бы одно важное, но несрочное дело, чтобы не забывать двигаться к своей цели.
16. Пользуйтесь методом Pomodoro. По этой методике нужно работать интервалами по 25 минут, а потом делать пятиминутный перерыв.
17. Составьте список важных дел, которыми можно заняться, когда хочется прокрастинировать. Так вы и сделаете что-то полезное, и отвлечётесь.
18. Живите по правилу двух минут. Если на выполнение задачи нужно меньше двух минут, не откладывайте её и не заносите в список дел, а выполните сразу.
19. Планируйте свободное время. Когда оно чётко структурировано, мы больше им наслаждаемся.
20. Определяйте, какое дело выполнить следующим, оценивая четыре фактора: условия, в которых вы находитесь (дома, на работе), сколько у вас времени, сколько у вас сил, какие дела самые важные.
21. Осознавайте, как вы проводите своё время. Например, поставьте напоминание на телефоне через каждый час.
22. Иногда выделяйте время на то, чтобы полностью отключиться от работы.
23. Планируйте. Каждая минута, потраченная на планирование, сэкономит вам пять минут при выполнении дела.
24. Помните, что, когда люди говорят «у меня нет на это времени», они на самом деле показывают, насколько это дело для них важно.
25. Подождите, перед тем как отправлять важное письмо или сообщение. Дайте себе немного времени, чтобы собраться с мыслями, тогда ваш ответ будет содержательным.
Энергия
Лайфхаки для тела
26. Занимайтесь спортом. Это не только заряжает энергией, но ещё и укрепляет здоровье, поднимает настроение и помогает лучше спать.
27. Хорошо питайтесь. Чем хуже вы питаетесь, тем быстрее у вас заканчивается энергия и тем меньше остаётся сил на дела.
28. Пейте кофе, только когда вам нужно сосредоточиться и зарядиться энергией. При частом употреблении он перестаёт действовать.
29. Не пейте много чашек кофе подряд, после напитков с кофеином пейте воду и не употребляйте кофеин на голодный желудок.
30. Откажитесь от кофеина за 4–6 часов до сна. Именно столько он находится в организме после употребления.
31. Пейте больше воды. Это улучшает обмен веществ, помогает выводить токсины и даже подавляет аппетит.
32. Заведите дневник питания.
Те, кто ведёт учёт своего питания, обычно реже переедают.
33. Высыпайтесь, даже если иногда для этого придётся проспать. Сон улучшает концентрацию и внимание, снижает стресс и уменьшает перепады настроения.
34. Не пейте алкоголь перед сном. Он ухудшает качество сна, а значит, на следующий день вы будете вялым и недовольным.
35. Спите днём. Если чувствуете, что энергия на исходе, постарайтесь ненадолго прилечь. Это восполнит силы и поможет избежать выгорания.
36. Постоянно оценивайте, сколько у вас энергии, и действуйте в соответствии со своим состоянием. Если устали, лучше отдохните, а когда полны сил, беритесь за сложные дела.
37. Высчитайте время суток, когда вы наиболее продуктивны, фиксируя рост и спад энергии каждый день в течение недели.
38. Покрасьте стены офиса в правильный цвет. Считается, что синий стимулирует мозг, жёлтый — эмоции, красный — тело, а зелёный создаёт чувство равновесия.
39. Не пользуйтесь электронными устройствами перед сном: они излучают синий свет, а он затрудняет засыпание.
40. Отдавайте предпочтение естественному освещению. Дневной свет снижает стресс и заряжает энергией.
41. Установите программу f.lux. Она делает подсветку экрана более тёплой после захода солнца. В отличие от синего света, тёплое освещение не тормозит выработку мелатонина и не мешает засыпанию.
Лайфхаки для мозга
42. Найдите способы снятия стресса, которые вам помогают. Например, можно заниматься спортом, читать, слушать музыку, гулять, медитировать, ходить на массаж, завести творческое хобби.
43. Делайте перерывы во время работы. Это даёт возможность отвлечься, набраться сил, найти новый способ решения проблемы.
44. Начинайте с малого. Чем меньше перемена, которую вы хотите произвести в своей жизни, тем больше вероятность, что вы действительно сделаете этот шаг.
45. Замечайте, когда вы напрасно критикуете себя. По словам Дэвида Аллена, создателя метода GTD, 80% того, что мы говорим сами себе, — это негативные комментарии.
46. Заводите больше друзей в офисе.
Это не только повышает удовлетворённость работой и интерес к ней, но и может помочь вам продвинуться по служебной лестнице.
47. Посмотрите в своём календаре, с кем вы встречались за последние несколько месяцев. Подумайте, кто из этих людей особенно вдохновил или мотивировал вас. Постарайтесь проводить с ними больше времени.
48. Снизьте свои ожидания. Это поможет расслабиться, получать больше удовольствия от жизни и не беспокоиться о мнении окружающих.
49. Поймите, что большинству нет дела до вашего успеха, дохода и внешнего вида. Осознав это, вы почувствуете, что вы свободнее, чем вам казалось.
50. Используйте визуализацию, чтобы быть продуктивнее. Представьте, что вам завтра нужно на месяц уехать из города. Какие дела вы бы точно сделали до отъезда? Так вы поймёте, чем нужно заняться в первую очередь.
51. Не старайтесь всегда избегать конфликтов. Умеренное состояние стресса только повышает продуктивность.
52. Во время работы включайте фоновый шум, например на сайте Coffitivity.
Он имитирует звуки кафе, а это, по данным исследований, повышает продуктивность и настраивает на творческий лад.
53. Каждый день вспоминайте три вещи, за которые вы благодарны. Это тренирует мозг искать в жизни не негативное, а позитивное.
54. Каждый день записывайте одно положительное впечатление. Так мозг будто бы переживает его заново, а это заряжает энергией и делает счастливее.
55. Время от времени не забывайте расслабляться и выпускать пар. Вы не робот и не можете быть продуктивным постоянно.
Внимание
Как управлять своим вниманием
56. Медитируйте. Это научит концентрировать внимание на одном предмете лучше любой другой деятельности. Кроме того, медитация успокаивает, увеличивает приток крови к мозгу, помогает бороться с прокрастинацией.
57. Откажитесь от многозадачности. Она снижает продуктивность и концентрацию, приводит к возникновению ошибок и стрессу.
58. Каждый день записывайте, что вам нужно сделать, с кем связаться, любые мысли и идеи, которые крутятся у вас в голове.
59. Включите в диету продукты, которые улучшают внимание: голубику, зелёный чай, авокадо, листовую зелень, жирную рыбу, горький шоколад, семена льна, орехи.
60. После того как закончили какое-то дело, уберите за собой, чтобы в следующий раз начинать было легче. Например, сразу после еды помойте посуду, а после тренировки сложите на место спортивную форму.
61. Сбавьте обороты. Мы часто живём на автопилоте, не замечая ничего вокруг. Старайтесь всё делать осознанно: так вы будете лучше распределять внимание и, соответственно, больше успевать.
62. Отключитесь от интернета, когда вам нужно сделать что-то важное. Так у вас будет меньше шансов отвлечься.
63. Чтобы избежать искушения, заранее проигрывайте в голове развитие событий. Например, если стремитесь к здоровому питанию, представьте, что по пути домой вы не заходите в «Макдоналдс» и не покупаете фастфуд.
64. Меньше пользуйтесь смартфоном: он постоянно отвлекает ваше внимание и даже вредит отношениям.
65. На время с 8 вечера до 8 утра переводите телефон в режим полёта. Это поможет быстрее заснуть и не отвлекаться на соцсети перед сном и сразу после пробуждения.
Чему уделять внимание
66. В начале дня определите три результата, которых хотите достичь за сегодня. Так вы поможете себе сосредоточиться на самом главном.
67. Не зацикливайтесь на том, чтобы сделать как можно больше. Главное — делать то, что для вас важно. Когда вы знаете, почему вы хотите сделать то или иное дело, вы выполните его быстрее.
68. Развивайте у себя мышление роста. Успешных людей отличает убеждение, что их способности безграничны.
69. Ставьте перед собой чёткие измеримые цели, ограниченные по времени, но достижимые. Тогда добиться желаемого будет легче.
70. Прекратите бездумно сидеть в интернете, старайтесь делать это осознанно. Для этого чаще делайте перерывы и сосредоточьтесь на том, что именно вам нужно сделать.
71. Отключите оповещения о новых сообщениях.
Они не отнимают много времени, зато сильно отвлекают.
72. Когда вам нужно на день-два полностью погрузиться в работу над каким-то проектом, настройте в электронной почте автоответчик. Для экстренной связи можете указать свой номер телефона.
73. Не отвечайте на каждое новое письмо сразу же, проверяйте электронную почту по расписанию несколько раз в день.
74. Определите ключевые привычки, которые вы хотели бы выработать. Когда они укрепятся, они изменят и остальную вашу жизнь. Например, ключевыми могут быть привычки готовить еду дома, рано вставать, проводить больше времени с семьёй.
75. Сделайте плохие привычки более затратными, договорившись с кем-то платить за каждую штраф.
76. Поощряйте себя. Изменить своё поведение нелегко, а награда за движение к поставленным целям как раз поможет новым привычкам укрепиться.
77. Держите всё, что вас отвлекает, подальше от себя, как минимум в 20 секундах ходьбы. Чтобы отвлечься на что-то, сначала придётся дойти до этого предмета.
78. Внимательно слушайте собеседника. Это научит лучше разбираться в людях, поможет укрепить отношения и избежать недоразумений.
79. Каждый день уделяйте время, силы и внимание шести важным сферам жизни: здоровью, эмоциям, карьере, финансам, отношениям и отдыху. Старайтесь развивать их сбалансированно.
80. Всегда имейте перед собой конкретную цель. Когда вы постоянно спрашиваете себя, для чего вы выполняете то или иное дело, вы начинаете видеть, как оно связано с тем, что для вас важно.
Читайте также 🧐
- Что происходит в голове у прокрастинатора на самом деле
- Как справиться с выгоранием и вернуть себе былую продуктивность
- Что такое многозадачность с точки зрения науки и что с ней делать
19 советов по повышению производительности, которые помогут добиться большего в 2023 году
В последнее время производительность стала главным приоритетом для компаний и частных лиц, и этому показателю производительности уделяется больше внимания, чем когда-либо прежде.
Также наблюдается бум программного обеспечения и философии для повышения производительности, что хорошо в том смысле, что у нас есть множество инструментов на нашей стороне. Однако отрицательная сторона этого заключается в том, что среди подлинных советов (при условии, что они есть, для начала) скрыто много коммерческих предложений.
В этой статье мы сосредоточимся не на инструментах, а на методах и привычных изменениях, которые реально влияют на производительность. Они подкреплены наукой и ориентированы на потребности современных цифровых работников и уникальные проблемы, возникающие при работе в эпоху подключений.
Изменение привычек — ключ к производительности
Чтобы максимизировать производительность, вы должны изменить рабочие привычки, и это самый сложный аспект, особенно когда само рабочее место сформировало эти привычки у вас и у всех вокруг вас.
Изменить привычки одного человека недостаточно; вы должны перепрограммировать групповое мышление всей организации, чтобы устранить сопротивление широкомасштабным изменениям.
Одной из самых больших проблем современной культуры труда является упор на занятость. Типа мышления, что если вы выполнили свой список дел, то вам явно не хватает рабочей нагрузки — но где этот менталитет заканчивается?
Нет.
Приемы повышения производительности, которые мы рассматриваем в этой статье, — это привычки, которые должны сформировать современные команды и работники, и многие из них потребуют от вас, коллективно, как от команды, отказа от некоторых устоявшихся методов работы и переобучения тому, как вы работаете. ум работает на рабочем месте.
Итак, приступим.
#1: Прекратите многозадачность
Первое, что вам нужно сделать, прежде чем вы сможете максимизировать производительность, — это прекратить многозадачность. Это одна из тех давних привычек занятых людей, которые отчаянно пытаются сэкономить время, выполняя несколько дел одновременно или переключаясь между задачами.
К сожалению, многозадачность — это ложная эффективность, которая в конечном итоге стоит вам больше времени, чем экономит.
И, что еще хуже, исследования показали, что многозадачность оказывает широкий спектр негативного воздействия на человеческий разум.
«Почти для всех людей и почти во всех ситуациях многозадачность невозможна. Когда мы думаем, что работаем в режиме многозадачности, чаще всего мы делаем не две вещи одновременно, а отдельные действия в быстрой последовательности». – Кливлендская клиника академический центр
Лично мне всегда нравилась многозадачность, и я думал, что это сэкономит мне время. Но я совершенно ясно вижу, что мне требуется больше времени для выполнения каждой задачи, если я пытаюсь заниматься более чем одним делом одновременно, поэтому мой собственный опыт подтверждает бесчисленные исследования, которые говорят, что многозадачность не работает.
Знать об этом — это одно, а изменить привычку — совсем другое, и это, безусловно, самая трудная привычка, с которой мне приходилось бороться. Как только возникает неудача или чувствуется, что времени мало, легко инстинктивно вернуться к многозадачности в отчаянной попытке вернуть время, но это только усугубляет ситуацию.
Чтобы избавиться от многозадачности навсегда, вам понадобится правильная команда, которая понимает, что это ложная эффективность, и инструменты, которые помогут вам сосредоточиться на отдельных задачах.
Чтобы забыть о многозадачности, вам нужно переучить свой мозг концентрироваться на отдельных задачах. Это идет вразрез со всем, что побуждает нас делать наша занятая цифровая жизнь, но решение этой проблемы также заключается в тех же цифровых технологиях, которые ее усугубляют.
Мы используем приложение для повышения производительности под названием Serene, чтобы организовать рабочий процесс и сосредоточиться на текущей задаче. Инструменты побуждают вас ставить единую цель на каждый рабочий день, что постоянно укрепляет идею концентрации на отдельных задачах. Вы можете разбить ежедневные цели на несколько задач или рабочих сессий, где вы будете работать только над этой конкретной задачей (и ничем другим) в течение выделенного времени.
Не осталось времени на многозадачность.
#3: Работа короткими импульсами
Человеческий разум может так долго концентрироваться только на одной и той же задаче, хотя научные исследования не смогли предоставить окончательное число. Некоторые исследования показали, что люди начинают терять концентрацию через 10-20 минут, в то время как другие проявляют чуть большую щедрость. Некоторые, более поздние исследования указывают на то, что в цифровую эпоху продолжительность концентрации внимания значительно сокращается.
В любом случае, час — это много времени с точки зрения поддержания концентрации, поэтому имеет смысл работать короткими очередями. Одним из самых популярных принципов продуктивности является техника помидора, которая включает в себя работу в течение 25-минутных сессий с последующим пятиминутным перерывом.
Мы делаем что-то очень похожее с Serene, что позволяет создавать рабочие сессии продолжительностью от 20 до 60 минут. Итак, что я делаю, так это разбиваю свой день на двухчасовые интервалы, а затем использую технику Помидора, чтобы иметь два двадцатипятиминутных сеанса в час, разбитых на пятиминутные перерывы.
Иногда я также создаю 50-минутные сеансы и делаю десятиминутный перерыв, чтобы наверстать упущенное.
Я считаю, что это упрощает организацию моего расписания и позволяет мне работать над конкурирующими задачами в течение 25 минут.
#4: Делайте регулярные перерывы
Если вы будете следовать методу помидора или аналогичному подходу к работе короткими очередями, вы, естественно, будете делать регулярные перерывы. Это дает вашему мозгу шанс восстановиться после интенсивного сосредоточения, но вы должны с умом относиться к тому, как вы проводите свободное время.
Возможно, вы инстинктивно открываете Twitter или Instagram, но этот цифровой натиск контента не позволяет вашему разуму по-настоящему «отключиться».
Чтобы получить максимальную пользу от каждого перерыва, рекомендуется избегать всего, что каким-либо образом утомляет ум. Это особенно актуально для коротких перерывов, когда вам придется вернуться к работе через считанные минуты. Чтобы пятиминутный перерыв действительно имел значение, вам следует избегать всего, что отвлекает ваше внимание, требует принятия каких-либо решений или требует концентрации.
Во время каждого сеанса ваш мозг усердно работает, и теперь вы хотите как можно меньше сосредотачиваться. Лучшее, что вы можете сделать, это полностью отключиться и ни о чем не думать или медитировать, чтобы расслабить разум и тело. Еще один хороший вариант — заняться йогой или растяжкой, сохраняя при этом ясность ума, давая себе познавательный перерыв, а также важный физический перерыв от сидения.
#5: блокируйте отвлекающие приложения/веб-сайты
Согласно исследованию, проведенному RescueTime, средний цифровой работник не может работать более 6 минут, не проверяя свою электронную почту или обмен мгновенными сообщениями. Цифровой характер нашей работы и социальной жизни заставляет нас постоянно проверять уведомления, и это постоянное отвлечение мешает нам сосредоточиться на задачах даже на короткие промежутки времени.
Это действительно должно измениться.
На рынке представлен ряд инструментов для блокировки веб-сайтов и приложений, и это также является одной из ключевых функций Serene.
Вы создаете список приложений и веб-сайтов (вы также можете заблокировать отдельные страницы), которые будут автоматически блокироваться во время рабочих сессий. Вы даже можете запретить получение уведомлений в рабочее время, и они будут автоматически поступать после завершения сеанса.
#6: Создайте выделенное рабочее пространство
Это очень важно, если вы работаете дома или удаленно. Не сидите просто на диване или за обеденным столом; создайте специальное рабочее пространство, где вы можете пойти на работу, а затем оставьте , когда закончите. Я провел много времени, работая в дороге, и для меня лучшее, что я мог сделать, это работать в кафе или коворкингах, хотя, честно говоря, я никогда не ладил с коворкингами (не никому не рассказывать).
Если вы работаете из дома, воспользуйтесь имеющимся у вас пространством для создания домашнего офиса, предназначенного только для работы и ни для чего другого.
#7: Выберите правильные инструменты управления проектами/задачами
Я уже несколько раз упоминал Serene в этой статье, но существует множество приложений для повышения производительности, которые помогут вам сделать больше.
Первое, что вам понадобится, — это хорошая платформа для управления проектами/задачами, и, опять же, есть множество доступных вариантов.
Trello, Monday и Asana — отличные варианты для платформ управления проектами, и существуют десятки инструментов управления задачами, например, списки дел. Вы можете увидеть мой список рекомендаций в нашей статье «10 лучших приложений для составления списков дел» и «Планировщики дня».
#8: Создавайте общие цели в командах
Приянка Б.Карр и Грегори М.Уолтон опубликовали исследование под названием Сигналы совместной работы подпитывают внутреннюю мотивацию в 2014 году. Их выводы укрепили уже принятую идею о том, что общие цели повышают производительность. и мотивация внутри команды.
ScienceDirect размещает это совместное исследование, в котором перечислены основные моменты и основные выводы:
- Определяющим аспектом человеческого общества является то, что люди работают вместе для достижения общих целей.
- В пяти экспериментах изучались сигналы, вызывающие психологическое состояние совместной работы.
- Как и предполагалось, эти сигналы повышали внутреннюю мотивацию, когда люди работали в одиночку.
- Результаты были разными, например, настойчивость в выполнении задачи, удовольствие и через 1–2 недели выбор.
- Эти сигналы также усилили ощущение совместной работы, но не других процессов.
Ответ здесь заключается в создании сильного командного духа, основанного на общих целях, достижениях и наградах. Чтобы это произошло, вам нужна правильная платформа управления проектами, которая позволяет создавать общие цели, а также совместные и индивидуальные задачи.
#9: Выберите правильные инструменты для совместной работы
Инструменты для совместной работы помогают командам более эффективно общаться и совместно работать над совместными задачами/проектами. Инструменты, которые понадобятся вашей команде, зависят от того, как вы хотите работать вместе. Например, у внутренней команды могут быть относительно скромные потребности в инструментах для совместной работы, тогда как команды с удаленными работниками будут больше полагаться на них даже для базовых коммуникаций и групповых задач.
Slack так же хорош, как и любой инструмент командного общения на рынке, превращая обмен мгновенными сообщениями в настоящий инструмент повышения производительности. Для базового обмена документами и совместной работы Google Диск может предложить все, что вам нужно. В то время как InVision — это мощный инструмент совместной работы для проектных групп, Spark делает совместную электронную почту реальностью.
#10: Знайте, когда работать в одиночку
Совместная работа постоянно упоминается в обсуждениях продуктивности, но совместная работа не всегда означает, что мы делаем больше. Есть много исследований, которые показывают, что сотрудничество не всегда полезно для продуктивности, но нам не нужны тестовые группы, чтобы подтвердить это.
Мы знаем, что иногда нам лучше работать в одиночку.
Для команд важно знать, когда сотрудничество выгодно, а когда пора работать в одиночку. Руководителям команд также необходимо понимать, что некоторые люди лучше реагируют на работу в одиночку, чем другие — например, любят больше.
Это одна из причин, почему я не большой поклонник коворкингов. Это не значит, что они не приносят мне пользы в определенном смысле, и я понимаю, что они более полезны для многих других людей.
Мы все разные, и руководители команд должны стремиться к тому, чтобы получать максимум от отдельных сотрудников, а также от коллектива.
Добейтесь своих маркетинговых целей.
Наше последнее предприятие, TrueNorth, является единственной платформой маркетинговой стратегии для проектирования, планирования и отслеживания вашего маркетинга под одной крышей.
Посетите TrueNorth
#11: Знайте, когда сказать «нет»
С этим я все еще борюсь больше, чем хотелось бы.
Я учусь говорить «нет» клиентам, но мне почти больно говорить, что я не могу что-то для них сделать. Проблема в том, что если я слишком много беру на себя, это ставит под угрозу качество работы, которую я смогу выполнить — не только для данного клиента, но и для других моих клиентов.
Так что мне действительно приходится заставлять себя говорить «нет», когда нереально взять на себя больше.
Сейчас я нахожусь в такой точке, когда я, наконец, отказываюсь работать по выходным или работать по вечерам. Никто из моих клиентов не заставляет меня брать на себя слишком много, и они всегда очень любезны с организацией альтернативных сроков (как и я), но все это давление исходит от меня, и никто другой.
Однако это контрпродуктивное давление.
Научившись говорить «нет» и максимизируя продуктивность в других областях, я, естественно, могу сделать для своих клиентов больше, чем если бы продолжал соглашаться брать на себя все. Что особенно важно, я чувствую себя вправе сказать «нет», когда мне нужно, потому что я знаю, что это лучше для меня и моих клиентов.
Я также знаю, что уже близок к достижению максимальной продуктивности, и слишком много работы только разрушит найденный баланс.
Эту проблему можно решить, просто изменив образ мышления, и это ключевой шаг для большинства способов повышения производительности. Инструменты и методы помогут, но вам действительно нужно изменить себя и свой образ мышления, чтобы избавиться от старых привычек и достичь более высокого уровня продуктивности.
#12: Предотвратите прерывания
Ранее мы говорили о цифровых работниках, постоянно проверяющих приложения, и исследования показали, как долго мы можем оправиться от таких отвлекающих факторов — согласно некоторым исследованиям, до 25 минут. Уведомления здесь представляют собой реальную проблему, а постоянный шквал электронных писем и мгновенных сообщений — главный убийца производительности, с которым команды часто не справляются.
Работа короткими очередями поможет вам максимизировать продуктивность, но этого не произойдет, если вас постоянно будут прерывать коллеги.
Ответ довольно прост: блокируйте уведомления во время рабочих сессий и используйте статусы доступности в таких инструментах, как Slack или Status Hero, чтобы каждый мог видеть, кто занят, и не отвлекаться.
#13: Отслеживайте задачи, но дайте людям возможность взломать
Еще одна замечательная особенность Status Hero заключается в том, что члены команды быстро предоставляют обновление статуса, чтобы сообщить, над чем они работают, и они также могут перечислить «блокаторы», которые мешают им. от выполнения конкретных задач.
Это означает, что каждый член команды может видеть, над чем в данный момент работают люди, и понимать, почему определенные задачи еще не выполнены. Этот контекст, наряду со статусами доступности, не только помогает предотвратить ненужные перерывы, но и экономит кучу времени на бессмысленных сообщениях, таких как «вы заняты», «вы уже выполнили [задачу]?» и т. д.
Электронная почта остается одной из самых мощных коммуникационных платформ для бизнеса и команд, соединяя вас с внешним миром (широкая сеть).
Тем не менее, это также серьезно снижает производительность, когда речь идет об уведомлениях или создании сообщений, которые требуют ввода от нескольких отделов/людей.
Spark в основном решает все эти проблемы с помощью своего интеллектуального почтового клиента, который избавляет ваш почтовый ящик от ответственности. Его Smart Inbox автоматически классифицирует ваши электронные письма из каждой назначенной ему учетной записи, позволяя вам отфильтровывать электронные письма, которые не имеют значения, и расставлять приоритеты для тех, которые имеют значение.
Вы также можете откладывать определенные электронные письма на потом, назначать электронные письма членам команды, общаться с членами команды, делиться черновиками, устанавливать напоминания для последующих действий и планировать электронные письма, чтобы отправить их позже.
С помощью Spark несколько членов команды могут даже работать над одним и тем же электронным письмом одновременно, общаясь с помощью обмена мгновенными сообщениями на платформе.
Это означает, что клиентам больше не приходят электронные письма, в которых говорится: «Я отправил копию Джеймсу, и он объяснит техническую проблему, о которой мы говорили ранее».
Все ключевые детали могут быть включены в электронные письма нужным человеком без какой-либо путаницы или неточности.
#15: Используйте приложение для планирования совещаний
Организация совещаний и групповых рабочих сессий может стать кошмаром для цифровых команд. Если в вашей команде есть группа удаленных сотрудников, эта задача становится еще более сложной и еще хуже, если члены вашей команды разбросаны по разным часовым поясам.
Хорошей новостью является то, что существуют приложения для планирования, которые могут сократить бесконечную переписку по электронной почте. Doodle — одно из таких приложений, но это ни в коем случае не единственный вариант, который у вас есть для этой задачи.
#16: Сделайте встречи продуктивными
Когда вы проводите встречи, убедитесь, что они также продуктивны.
Распространенная проблема, с которой я столкнулся как удаленный работник, заключается в том, что я являюсь частью команды, которая, кажется, проводит встречи каждую неделю только ради этого с одними и теми же людьми, посещающими их, когда им действительно не нужно быть там.
В большинстве случаев я выходил из онлайн-совещаний, думая, что на самом деле не достиг достаточно, чтобы оправдать 30-минутный групповой чат, а не несколько мгновенных сообщений.
Совещания, которые я считаю наиболее продуктивными, это те, на которых мы использовали время для обсуждения и решения проблем, мешающих прогрессу. Именно здесь могут проявить себя групповые идеи.
К сожалению, я провел слишком много времени на «совещаниях», слушая, как люди говорят о том, что они сделали/будут делать, когда мне на самом деле не нужно слышать эту информацию, если только я не руководитель группы.
#17: Расписание уведомлений
Вы, наверное, заметили, что я не большой поклонник уведомлений, но это происходит потому, что я знаю, как сильно они отвлекали меня в прошлом.
Когда я впервые начал работать удаленно, я говорил каждому клиенту, что «я на расстоянии одного электронного письма», и гордился тем, что отвечаю на электронные письма почти мгновенно.
В принципе, идея мне все еще нравится, но на практике она просто нереализуема.
Каждый раз, когда я позволяю уведомлению прерывать мой рабочий процесс, позволяя ему прерывать работу, которую я делаю для другого клиента. Лучшее для всех (включая меня) заключается в том, что я сосредотачиваюсь на поставленной задаче, делаю ее в меру своих возможностей и занимаюсь другими делами, когда придет время.
Так что теперь я блокирую коммуникационные приложения во время моих сеансов Serene и адресные уведомления во время двухчасовых перерывов, которые я делаю (20 минут для административных задач и 40 минут для фактического времени перерыва).
#18: Выключайтесь после работы
Для меня это одна из самых сложных частей работы удаленного работника и фрилансера в целом.
Я тоже не один.
Согласно отчету Buffer о состоянии удаленной работы, отключение после работы — самая сложная часть работы удаленно/из дома.
Для меня это сродни знанию, когда сказать «нет». Это личная битва, которая больше связана с вами, чем с вашими клиентами, командой или работодателем (если это не так, то у них серьезные проблемы).
Самым простым ответом для меня было запланировать уведомления, чтобы я не видел их в нерабочее время. Я сообщаю каждому клиенту, когда я свободен, и Tool блокирует уведомления до 8 утра с понедельника по пятницу.
Я делаю это с помощью инструмента под названием Daywise.
#19: не слишком увлекайтесь технологиями
В этой статье мы рассмотрели множество программных инструментов, которые помогут вам повысить производительность, и существует множество других замечательных инструментов. Тем не менее, я должен указать на неотъемлемую опасность чрезмерной зависимости от программного обеспечения.
Или, что более важно, неправильный тип программного обеспечения или слишком много его.
Используйте необходимые инструменты, но убедитесь, что они действительно повышают вашу производительность. Вы не хотите тратить пять часов каждую неделю на просмотр аналитики производительности, если инструменты экономят вам, например, только три часа.
Сделайте этот год более продуктивным
Хотя в этой статье мы рассмотрели немало программных инструментов, основное внимание здесь уделяется формированию продуктивных привычек и простому выбору инструментов, которые помогут вам сосредоточиться на достижении целей. Чтобы стать более продуктивным, вы должны быть готовы изменить свое отношение к организации и выполнению задач, но вам также понадобится правильная команда (с правильным мышлением), чтобы развивать действительно продуктивные рабочие отношения. .
Итак, измените свое мышление с помощью 19 пунктов, которые мы рассмотрели в этой статье, и сделайте этот год самым продуктивным.
карьера еще. Ваша мотивация сильна, но когда дело доходит до того, чтобы это произошло, вы немного застряли.
Я понимаю, изменить свои привычки трудно и непосильно. Но вот хорошая новость: начать можно с малого. Ниже мы разбираем девять различных рабочих лайфхаков, которые вы можете реализовать в этом году.
Если вы хотите сэкономить время и нервы или лучше сосредоточиться на том, что действительно важно, эти советы легко реализовать, и они сделают вас на один шаг ближе к тому, чтобы сделать этот год действительно новым на ступеньку выше в своей трудовой жизни. .
1. Делайте регулярные перерывы с помощью Техники Помидора
Вы из тех людей, которые часами сидят за столом, не замечая, сколько времени проходит? Или, может быть, вы из тех, кто отвлекается каждые несколько минут.
В любом случае, Техника Помидора может быть полезна. Этот подход к управлению временем требует, чтобы вы разделили свой рабочий день на более мелкие, более управляемые части (называемые помидорами) и использовали таймер для их отслеживания.
Что это даст вам? Это повышает вашу концентрацию, внушая чувство срочности, потому что вы, естественно, захотите выполнить как можно больше работы за этот 25-минутный отрезок. Кроме того, это гарантирует, что вы время от времени встаете из-за стола, что важно для вашего мозга и вашего тела!
2. Экономьте время с помощью пакетной обработки электронной почты
Для большинства из нас электронная почта — проклятие нашего существования. Я из тех людей, которые постоянно держат вкладку «Входящие» открытой и не могут устоять перед желанием проверить сразу же, как только увижу новое сообщение.
Но вот в чем дело: я знаю, что это в значительной степени саботирует мою концентрацию и продуктивность. Я постоянно отвлекаю свое внимание от текущей задачи, чтобы прочитать электронное письмо, которое, скорее всего, не так уж важно и срочно.
Вот почему так много людей клянутся пакетной электронной почтой, когда вы позволяете себе читать электронные письма и отвечать на них только два или три раза в день через определенные промежутки времени. Это уменьшит ваше желание постоянно контролировать свой почтовый ящик и предотвратит постоянное отвлечение электронной почты на второй план вашего рабочего дня.
Источник: @homeyohmy
3. Управляйте своей энергией с помощью системы кодирования списка дел
Ваша энергия, вероятно, непостоянна в течение дня. Может быть, вы готовы и рветесь выполнить свой список дел, как только выпьете утренний кофе, или, возможно, вы тот, кто действительно не достигает успеха до полудня.
Быть продуктивным — это больше, чем управлять своим временем, это значит управлять своей энергией. Разумнее откладывать более сложные задачи на то время, когда вы чувствуете себя наиболее сосредоточенным, а бессмысленные — на то время, когда вы чувствуете себя истощенным.
После того, как вы составите свой список задач, используйте простую систему кодирования, чтобы указать, где задачи находятся в вашем энергетическом спектре. Вы можете выбрать символы, которые работают для вас. Например, используйте стрелку вверх, чтобы указать на действительно сложные умственные задачи (например, создание презентации), а стрелку вниз — на гораздо более рутинные вещи (например, заполнение отчета о расходах). Или выберите смайлик и хмурое лицо. Или просто пометьте более энергозатратные задачи.
Здесь у вас есть некоторая гибкость, но составление списка дел таким образом поможет вам по-настоящему максимально эффективно использовать время, которое у вас есть в течение рабочего дня.
4. Перестаньте нервничать, отключив уведомления
Было бы неплохо свалить все наши отвлекающие факторы на окружающие нас вещи, но мы знаем, что это не так. Многие наши похитители фокуса навязываются сами себе, особенно когда речь идет о цифровых уведомлениях.
Совет отключать уведомления, когда вы действительно хотите выполнить работу, не совсем нов, но я готов поспорить, что вы до сих пор его не реализовали.
Призовите свое мужество и, наконец, попробуйте. Отключите все push-уведомления на телефоне. Закройте вкладку электронной почты. Установите для себя режим «не беспокоить» в своей платформе обмена мгновенными сообщениями. Это даст вам столь необходимое непрерывное время, чтобы сосредоточиться на вашей реальной работе.
5. Расставляйте приоритеты, составляя список дел заранее
Вы один из тех людей, которые каждое утро составляют список дел? Я не могу винить тебя — я был таким же. Вот обратная сторона такого подхода: он оставляет возможность всем остальным диктовать самые насущные приоритеты вашего рабочего дня. Вы, вероятно, не создаете свой список, пока не проверите электронные письма и другие запросы, которые пришли после вашего ухода, а это означает, что эти вещи сразу же занимают место в вашем списке задач (даже если они не срочные).
Вместо этого попробуйте составить список дел на следующий день, прежде чем выходить из системы на ночь. Тогда вы с гораздо большей вероятностью будете записывать более крупные и важные приоритеты, а не позволите папке «Входящие» полностью управлять вашим расписанием. Когда вы вернетесь завтра в офис, у вас будет мгновенное напоминание о том, на чем вы действительно хотели сосредоточиться.
6. Хватит изобретать велосипед, создавая шаблоны
Каждое задание включает в себя несколько повторяющихся задач, но это не означает, что вам нужно каждый раз начинать с нуля. Шаблоны могут помочь вам обеспечить согласованность, а также сэкономить время.
Часто ли вы отправляете одно и то же электронное письмо? Сохраните его как готовый ответ, чтобы вы могли быстро вставить его в пустое сообщение и настроить детали. Вы писатель, который всегда начинает с чистого листа? Создайте шаблон, в котором есть все необходимое для вас.
В том же ключе также полезно создать шпаргалку для себя.
Будь то инструкции, которые вы всегда ищете в цепочках электронной почты, или размеры фотографий, которые вы никогда не можете вспомнить, соберите все эти детали в удобный документ, который находится прямо на вашем рабочем столе, чтобы вы могли быстро найти их, когда они вам понадобятся.
7. Создайте ощущение срочности с помощью мини-вех
Трудно отбиваться от больших целей. Расплата кажется такой далекой, что трудно сохранять концентрацию и мотивацию.
В этом прелесть разбиения больших целей на более мелкие этапы. Во-первых, это делает весь процесс более управляемым. Кроме того, это даст вам больше возможностей для частых побед. Это очень мотивирует (серьезно, просто взгляните на то, что называется принципом прогресса).
Итак, разбейте эту гору на несколько мух слона. Так вы почувствуете себя менее устрашающе.
Источник: @roomfortuesday
8. Выясните, что самое важное в этой матрице
У вас когда-нибудь было так много дел, что вы даже не могли понять, с чего начать? Мы все были в этом, и легко быть настолько парализованным пренебрежением к нашим спискам дел, что мы вообще не добились никакого прогресса.
Создание простой матрицы поможет вам понять, на чем следует сосредоточиться в первую очередь. Это просто: нарисуйте квадрат, а затем разделите его на четыре равные части. Вдоль верхней строки квадрата напишите «срочно» и «не срочно», а вдоль левой строки напишите «важно» и «не важно».
Затем начните отмечать свои задачи в соответствующих квадратах. Может быть, эта заявка на грант и срочная, и важная, но отвечать на комментарии в социальных сетях важно, но не срочно.
Эта матрица позволяет легко классифицировать ваши задачи, а затем решать их соответствующим образом:
- Срочно и важно: Поместите это первым в свой список дел.
- Срочно и не важно: Делегируйте их, если можете. Если нет, займитесь ими дальше.
- Несрочно и важно: Выделите время в своем календаре, чтобы справиться с этим в ближайшем будущем.
- Несрочные и неважные: Возможно, на данный момент они полностью исключены из вашего списка.
