Специальности | Выпускник.Kz
Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.
Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.
Кому подходит данная профессия
Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств.
Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать аналитическим умом, хорошей памятью, умением работать в режиме мультизадачности, стрессоустойчивостью, коммуникабельностью, восприимчивостью к критике и самокритичностью.
Востребованность
В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.
Сколько получают люди, работающие по данной профессии
На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион.
Как обычно строится карьера
У делопроизводителя есть отличная возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим.
Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы.
Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее. Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.
Перспективы профессии
Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много.
Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.
Должностные обязанности документоведа (плюсы профессии)
Документовед – это универсальная профессия. Получив диплом и соответствующие знания по данной специальности, выпускники могут работать в любой компании. Ведь в каждой организации присутствует документооборот, а значит и необходимость в документоведе будет всегда. В статье рассмотрим основные обязанности документоведа.
Кто такой документовед
Докуменовед – это специалист, занимающийся регистрацией и учетом документации. Наиболее близкими к данной профессии являются секретари, делопроизводители и архивисты. Все распорядительные документы компании требуют правильного оформления и доведения до сведения сотрудников.
Если документы устарели, то они должны быть выведены из документооборота. При этом происходит их рассортировка и помещение в архив. Всем этом в компании занимается документовед (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция делопроизводителя: образец заполнения в 2023 году).
Должностные обязанности документоведа
- ведение учета, контроль за исполнением, обеспечение хранения документации;
- контроль за состоянием делопроизводства;
- разработка унифицированных систем, а также классификаторов для документации;
- ведение работы по упорядочению документов и информации;
- оптимизация документопотока;
- организация хранения документов;
- проведение экспертизы ценности;
- разработка нормативно-методических документов в своей сфере.
Должностные обязанности в учреждениях могут различаться в зависимости от сферы занятости. Если документ работает в судебных органах, то и обязанности его будут связаны с ведением специфичной документации.
Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений
Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.
Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.
Должностные обязанности документоведа в высших учебных заведениях складываются исходя из того, что помимо образовательной деятельности ВУЗы также ведут и научную деятельность.
Поэтому помимо общих обязанностей, документоведу также нужно будет заниматься подготовкой документов для заседаний, совещаний, вести протоколы, а также по поручению декана вести телефонные переговоры (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция программиста).
Как оформить должностную инструкцию документоведа
В должностной инструкции документоведа должны содержаться следующие разделы:
- Общие положения. В данном разделе указывают требования к профподготовке сотрудника, а также его подчиненность в работе.
- Порядок, по которому происходит его назначение на должность.
- Локальные нормативные акты, законодательные акты, которые обязан знать специалист.
- Служебные обязанности.
- Права сотрудника.
- Ответственность сотрудника.
Важно! После составления проекта инструкции происходит согласование документа с юристом компании. Затем проект утверждается руководителем компании в вводится в действие соответствующим приказом.
Сотрудник с инструкцией должен ознакомиться под роспись. После этого данный документ приобретает юридическую силу и становится для сотрудника обязательным к исполнению.
Сотрудник с инструкцией должен ознакомиться под роспись. После этого данный документ приобретает юридическую силу и становится для сотрудника обязательным к исполнению.Личные качества документоведа
Основным качеством, которым должен обладать документовед – это внимательность в работе с документами. Помимо этого, к личным качествам также относят аккуратность, скрупулезность, а также ответственность. Наличие ошибок, утеря документов, а также нарушение законодательства при составлении проектов документов может привести с серьезным проблемам.
Докуменоведы работают с большим количеством информации, поэтому они должны обладать хорошей памятью. Также для работы потребуются усидчивость и грамотность, а при работе с персоналом – организаторские способности, коммуникативные навыки и даже креативность.
Важно! Если компания небольшая, то документовед может работать один. Поэтому ему необходимо организовать свою работу эффективно, а для этого ему потребуется самоконтроль, самоорганизованность, а также дисциплинированность.
Какие требования предъявляются к документоведу
В квалификационном справочнике должностей (Постановление Минтруда России №37 от 21.08.1998) содержится такая должность, как документовед, а также требования, которые предъявляются к лицу, занимаемому эту должность.
| Квалификация | Требования к сотруднику |
| Документовед | Высшее профессиональное образование, без требований к стажу работы |
| Документовед 2 категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа как минимум 3 года |
| Документовед 1 категории | Высшее профессиональное образование с стаж работы в должности документоведа 2 категории не менее 3 лет |
Требования к уровню знаний документоведа
Если обратиться к квалификационному справочнику, то он дает только общее направление, а также общие требования к уровню знаний.
Таким образом, каждая компания или учреждения могут самостоятельно определить круг обязанностей, а также требований к данному сотруднику. В качестве необходимых требований можно выделить следующие:
- знание законодательных нормативных актов;
- работа с организационной и вычислительной техникой;
- знание методов анализа, исследования, проектирования и т.д.;
- документообразование;
- иные требования.
Такая должность, как документовед имеет достаточно солидную нормативно-правовую базу, а значит требует от специалиста высокой профессиональной подготовки.Поэтому, одним из требований, предъявляемых к соискателю на данную должность является диплом о высшем или среднем специальном образовании по специальности «Документоведение» или «Документационное обеспечение предприятия». Кроме того, выделяют также такие смежные специальности, как «Документационное обеспечение в юриспруденции» и «Информационное обеспечение предприятия».
Плюсы и минусы профессии документовед
В качестве преимущества профессии можно отметить возможность работать на других должностях, таких как:
- администратор;
- архивист;
- делопроизводитель;
- секретарь-референт;
- офис-менеджер;
- помощник руководителя.
К плюсам данной должности можно также отнести нахождение в самом центре потока информации компании. То есть несмотря на то, что работа документоведа достаточно рутинна, он владеет большей частью секретов компании. Причем, иногда данной информацией владеет только высшее руководство и документовед.
Кроме того, плюсами профессии также является работа в офисе, установленный график работы. А наличие такого образования дает возможность открыть собственный бизнес по предоставлению услуг данной сферы. Несмотря на большое количество плюсов данной профессии, недостатки также можно выделить. В основном это однотипность и рутинность работы, а также высокая степень ответственности специалиста.
Где работают документоведы
Уровень знаний документоведов позволяет им работать с такими видами документов, как кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. А значит востребованы они будут в разных отраслях:
- государственных и муниципальных органах власти;
- архивных службах;
- административных службах, в коммерческих структурах;
- иных сферах по консалтингу, информационным системам и аудиту.
Вважно! В зависимости от того, где работает документовед, будут зависеть и возможности его карьерного роста. В крупных компаниях он может вырасти до управляющего, а в более мелких – до помощника руководителя фирмы.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: В нашей компании трудятся несколько документоведов разных категорий. Нужно ли для них составлять отдельные должностные инструкции.
Ответ: Если в компании одновременно трудятся документоведы разных категорий, то и должностную инструкцию следует утвердить для документоведа без категории, документоведа первой и второй категории.
Клерк должностная инструкция | Всего рабочих мест
Содержание
- Обязанности и ответственность клерка
- Рабочее время клерка
- Сколько зарабатывает клерк?
- Причины стать клерком
- Самое сложное в работе клерком
- Какая квалификация необходима для работы клерком?
- Навыки, необходимые для работы клерком
- Поиск вакансий клерка на Totaljobs
Профессия клерка далеко не скучна, она важна для всех компаний, она поддерживает порядок и работает за кулисами, чтобы все шло своим чередом. Мы посмотрим, чего именно вы можете ожидать…
Обязанности и ответственность клерка
Клерки известны под разными именами – канцелярские работники или канцелярские помощники – лишь некоторые из них. Независимо от вашей должности, ваша роль будет более или менее одинаковой, и вы будете помогать управлять более рутинными административными задачами в организации или отделе.
Большинство должностей клерков включают некоторые или все из следующих действий:
- Документация
- Такие проекты, как сбор информации по телефону, письму, электронной почте или лично
- Исследования для проектов вашего менеджера(ов)
- Запись и обновление баз данных
- Фотокопирование и сканирование документов
- Сортировка и выдача поста
- Поддержка стойки регистрации
Несмотря на то, что всегда будут задачи, которые вы должны выполнять каждый день, административные проекты помогут разрушить монотонность и добавят интереса к вашей работе, поскольку все они будут совершенно разными.
Рабочее время клерка
Работая в офисе, вы будете находиться за рабочим столом в стандартные рабочие часы — обычно с 9:00 до 17:30 с понедельника по пятницу. Иногда вам, возможно, придется работать сверхурочно, когда приближаются крайние сроки. В зависимости от вашего работодателя также может быть возможность работать по гибкому графику, неполный рабочий день или по совместительству, что дает вам возможность наслаждаться хорошим балансом между работой и личной жизнью.
В крупных компаниях, где вы работаете в команде клерков, вы можете пройти путь до старшего клерка, начальника отдела или офис-менеджера. В качестве альтернативы вы можете выбрать специализацию в другой области канцелярской работы: бухгалтер, HR или PA.
Сколько зарабатывает клерк?
В отличие от некоторых вакансий, на этой работе вы можете получать почасовую оплату, но работник, работающий полный рабочий день, может рассчитывать на начальную зарплату около 12 000 фунтов стерлингов и до 24 000 фунтов стерлингов через несколько лет.
Неудивительно, что самые большие зарплаты можно найти в Лондоне и на Юго-Востоке или на специализированных канцелярских должностях, таких как клерк по правовым вопросам или клерк по счетам.
Чтобы узнать среднюю зарплату клерка в Великобритании, используйте средство проверки зарплаты Totaljobs.
Причины стать клерком
Есть возможность работать клерком в самых разных компаниях, от частного сектора до местного правительства. Возможность быть гибким на рабочем месте является большим преимуществом для многих, поскольку это означает, что вы можете наслаждаться хорошим балансом между работой и личной жизнью.
Самое сложное в работе клерка
Не вся работа администратора доставляет удовольствие, и некоторые ежедневные задачи будут повторяться.
Какая квалификация необходима для работы клерком?
Большинство людей в отрасли сразу после школы идут работать клерками. Многие работодатели, особенно на конкурентном рынке труда в настоящее время, ожидают сдачи выпускных экзаменов по математике и английскому языку.
Вы можете сделать свое резюме более привлекательным, пройдя курс GNVQ или профессиональный уровень A в области делового администрирования, NVQ/SVQ или курс, предлагаемый Pitman, OC (RSA) или Лондонской торгово-промышленной палатой. Это позволит вам узнать больше о коммуникациях, навыках работы с клавиатурой, подготовке документов и управлении запасами, что поможет вам построить успешную карьеру.
Доступны курсы полного и неполного рабочего дня, соответствующие вашим обязательствам.
Навыки, необходимые для работы клерком
Если вам нравится организовывать и решать проблемы, вы могли бы стать хорошим клерком. Список навыков, которыми вы должны обладать, включает:
- Хорошие навыки чтения и письма
- Сильная грамматика и правописание
- Грамотное владение клавиатурой
- Хорошее общение
- Способность работать индивидуально и в команде
- Способность концентрироваться в течение длительного периода времени
- Внимание к деталям
Поиск вакансий клерка на Totaljobs
Просмотрите вакансии клерка, доступные в настоящее время на Totaljobs, или подпишитесь на оповещения о вакансиях по электронной почте.
БЫЛО ЭТО ПОЛЕЗНО?
Качества канцелярского персонала
Качества или атрибуты канцелярского персонала можно сгруппировать в две категории, как показано на диаграмме ниже:
Личные качества:
Это качества, которые являются уникальными для человека. Эти качества приобретаются с годами, в результате экологического социокультурного воспитания или в результате воздействия. Они следующие:
Хорошее здоровье: Клерк должен стараться поддерживать хорошее состояние здоровья, чтобы не влиять на производительность организации.
Хороший внешний вид/опрятность: Хороший канцелярский персонал должен постоянно соблюдать личную гигиену.
Жизнерадостность: Клерк всегда должен иметь дружелюбный нрав. Он также должен стараться быть счастливым всегда. Это дает организации хороший имидж.
Вежливость: Этот атрибут проявляется, когда клерк проявляет уважение к клиентам или покупателям.
Он не высокомерный и не агрессивный по отношению к другим.
Честность: Офисный персонал всегда должен быть искренним и правдивым. Он не должен обманывать или обманывать организацию. Он всегда должен говорить правду, несмотря на печальные последствия.
Командный дух: Клерк должен уметь хорошо работать с другими и ладить с ними, чтобы достичь общей цели и повысить производительность.
Клерк всегда должен быть опрятно и элегантно одет.Рабочие качества:
Рабочие качества учитывают отношение клерка к работе. Ниже приведены рабочие качества канцелярского персонала.
- Базовое образование: Клерк должен иметь хорошее базовое образование, не ниже аттестата средней школы. Эта минимальная квалификация требуется клерку для выполнения обязанностей, для которых он нанят.
- Пунктуальность при исполнении служебных обязанностей: Клерк всегда должен приходить на работу вовремя и не должен уходить до закрытия.
- Организаторские способности: Офисный работник должен быть организованным человеком.
- Преданность/Трудолюбие: Офисный работник должен быть предан своей работе и должен быть трудолюбивым. Клерк должен быть готов и готов потратить дополнительное время.
- Хороший почерк и навыки чтения: Поскольку работа клерка в основном связана с бумажной работой, очень важно, чтобы клерк приобрел хорошие навыки письма и чтения.
- Самоконтроль: Это способность оставаться спокойным в провокационных ситуациях.
- Повиновение: Это способность слушать и следовать инструкциям или директивам, тщательно отдаваемым вышестоящим офицером.
- Тактичность: Канцелярский персонал должен проявлять проницательность и дипломатичность при выполнении своей работы.
- Конфиденциальность: Служащий не должен раскрывать секреты организации посторонним лицам.
