Обязанности секретаря делопроизводителя: Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя 2023 года

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – образец 2023 года и как ее составить, права и обязанности

Время чтения: 3 минут(ы)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.

Содержание статьи

• 1 Как составить: общие положения
• 2 Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность
• 3 Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
  • 3.1 Типовая инструкция
  • 3.2 В школе
  • 3.3 В ДОУ
  • 3.4 В администрации

Как составить: общие положения

Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.

Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.

Для работы на данной должности необходимо:

• иметь средне-специальное образование;
• знать делопроизводство;
• иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
• знать Microsoft Office.

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:

• законодательством РФ;
• действующей должностной инструкцией;
• уставом компании;
• внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
• руководящими материалами и документами;
• приказами и распоряжениями руководства.

Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.

Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:

• регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
• создавать необходимые бланки документов;
• вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
• выдавать необходимые справки;
• создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
• составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
• принимать и проверять документы на подпись директора;
• следить за сохранностью документации;
• выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.

«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:

• знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
• предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
• запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
• требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.

Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:

• некачественное исполнение своих обязанностей;
• несоблюдение положений должностной инструкции;
• несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
• разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
• нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
• причинение материального ущерба предприятию.

Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Типовая инструкция

С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak

В школе

В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh4U6civ

В ДОУ

Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM

В администрации

Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k

В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности. Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности. Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Вы уже голосовали

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2021) – nalog-nalog.ru

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

• «Должностная инструкция бухгалтера по материалам – образец» ;
• «Должностная инструкция бухгалтера-кассира – образец-2021».

Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.

Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

Например:

• секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
• секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
• секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

• окончить среднюю школу;
• обладать элементарной грамотностью;
• иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Итоги

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др. ).

Что делает офис-секретарь: обязанности и ответственность

Офис-секретарь отвечает за выполнение административных и канцелярских обязанностей, чтобы обеспечить бесперебойную работу и предотвратить задержки с результатами проекта. Офисные секретари также приветствуют гостей, отвечают на их запросы и проблемы и направляют их в соответствующий отдел или персонал для их встречи. Они планируют встречи, сортируют документы, обрабатывают входящую и исходящую почту, а также управляют запасами канцелярских товаров. Офис-секретарь должен обладать отличными навыками тайм-менеджмента и многозадачности, чтобы выполнять задачи в строго установленные сроки и с минимальным контролем.

Потратьте несколько минут, чтобы создать или обновить свое резюме. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме офис-секретаря.

Обязанности офисного секретаря

Вот примеры обязанностей из резюме реального офисного секретаря, представляющие типичные задачи, которые они могут выполнять на своих должностях.

• Ведущая группа министерства обороны, которая помогает Пакистану получить военный потенциал для проведения контртеррористических операций против талибов.
• Исследуйте и будьте в курсе информации о льготах Medicare и Medicaid, квалификационных требованиях, а также юридических и финансовых последствиях вариантов.
• Определение права клиента на транспорт по программе Medicaid.
• Обработка и отправка информации о заработной плате и счетов-фактур.
• Ведение инвентарного учета в отделе, документация по закупкам/командировкам и расчет заработной платы.
• Отвечать на телефонные звонки клиентов-Записывать ежедневные бизнес-транзакции-Управлять QuickBooks и банковскими счетами-Вводить счета-фактуры на запчасти и проводить инвентаризацию
• Помощь пациентам в процессе госпитализации, проверка страхового покрытия и предоставление информации о медицинских процедурах.
• Разработка учебных программ для платформ социальных сетей и Microsoft PowerPoint и проведение занятий для сотрудников правоохранительных органов.
• Помощь в разработке законодательных презентационных материалов для руководителя и помощь преподавателям программы в подготовке креативных обучающих презентаций PowerPoint.
• Инициирование и отслеживание заявок через PeopleSoft на канцелярские и лабораторные принадлежности, включая покупку лабораторных животных для исследований и возмещение командировочных расходов.

Нужно идеальное резюме офисного секретаря?

Наш конструктор резюме на основе искусственного интеллекта поможет вам составить привлекательное и релевантное резюме для работы, которую вы хотите.

Офис-секретарь Должностная инструкция

Когда дело доходит до понимания того, чем занимается офис-секретарь, у вас может возникнуть вопрос: «Должен ли я стать офисным секретарем?» Данные, включенные в этот раздел, могут помочь вам принять решение. По данным Бюро статистики труда, по сравнению с другими должностями офисные секретари имеют темпы роста, описываемые как «снижение» на уровне -7% в период с 2018 по 2028 год. Фактически, количество вакансий офисных секретарей, которые, по прогнозам, откроются к 2028 году, составляет -276 700 человек.

Офисные секретари в среднем составляют около 15,92 доллара в час, что составляет годовой оклад офисного секретаря 33 118 долларов. Кроме того, известно, что офисные секретари зарабатывают от 25 000 до 42 000 долларов в год. Это означает, что офисные секретари с самым высоким доходом зарабатывают на 19 000 долларов больше, чем самые низкооплачиваемые.

Когда вы станете офисным секретарем, вам может быть любопытно узнать, какие еще есть возможности. Карьера не подходит всем. По этой причине мы нашли несколько других вакансий, которые могут вам понравиться. Некоторые вакансии, которые могут вас заинтересовать, включают студента-офисного работника, офисного сотрудника, главного офисного клерка и офисного администратора.

Узнайте больше о должностных обязанностях офис-секретаря

Найдите лучших специалистов за меньшее время

Разместите вакансию на Zippia и выберите лучших из более чем 7 миллионов соискателей ежемесячно.

Вакансии офисного секретаря, которые могут вам понравиться

Создайте резюме профессионального офисного секретаря за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 12+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме офисного секретаря.

Маргарет Дженкинс Секретарь офиса Mjenkins…com .1111100. 9000. 9000.melshampe..com 9000.mexample. Интернет Административные проблемы Quickbooks Планирование встреч Текстовый процессор Фронт-офис Ввод данных Usps Расходные материалы для копий Трудовая книжка Офис-секретарь 2018 г. – настоящее время State Farm Атланта, Джорджия 2 Исключительное качество обслуживания клиентов. Участие во время катастрофических погодных явлений (CAT) в других штатах для обеспечения исключительного обслуживания клиентов. Координация деятельности в рамках нашего пула запросов, между пулами запросов и с другими отделами, такими как административные службы и отдел кадров. Помощник по офисным услугам 2014–2018 State Farm Атланта, Джорджия Принимал телефонные звонки и отвечал на запросы клиентов о правилах; устный перевод для испаноязычных клиентов; совершены ежедневные звонки с напоминанием об оплате. Обработка текстов, архивирование, бухгалтерское и банковское обслуживание по мере необходимости. Обеспечение исключительного качества обслуживания клиентов. Канцелярский/административный помощник 2007 – 2014 Robert Half International Philadelphia, PA Поддерживал отдел продаж в анализе будущих возможностей и составлении отчетов с использованием разработанной компанией базы данных Procom. Координация и участие в специальных проектах. Редактирование презентаций PowerPoint, чтобы информация была точной, понятной и краткой. Образование Степень младшего специалиста Секретарские и административные науки 2005 – 2007 University of Pennsylvania Philadelphia, PA

Carl Simpson Office Secretary Contact Info Chicago, IL (580) 555-8482 [email protected] Skills Организация поездок Специальные мероприятия0003 Трудовой стаж Офис-секретарь 2017 – настоящее время Университет Иллинойса в Чикаго Чикаго, Иллинойс Управлял широким спектром обслуживания клиентов и административными задачами для быстрого и эффективного решения проблем клиентов. Отвечал на звонки и переадресовывал звонки соответствующим сотрудникам. Организация командировок менеджера и техников. Личный помощник/офисный помощник 2016–2017 Публичная библиотека Чикаго Чикаго, Иллинойс Точное хранение информации о сотрудниках в информационной системе управления персоналом (HRIS). Управлял табелями учета рабочего времени, платежными ведомостями и еженедельными закрытиями платежных ведомостей. Поддерживает активное участие крупных страховых компаний и Medicare. Погрузка/разгрузка грузовиков, организация склада, ввод данных (Word, Excell, журналы водителей и т. д.), телефоны. Библиотекарь 2013–2016 Публичная библиотека Чикаго Чикаго, Иллинойс Предоставляются индивидуальные инструкции по информационной грамотности и справочные услуги для студентов и преподавателей. Предоставляются профессиональные справочные услуги для взрослых: электронные, онлайновые и печатные ресурсы. Посещал множество тренингов и семинаров по программированию, системам, обслуживанию клиентов и инновациям. Участие в формировании коллекции путем заказа материалов по заданным предметным областям для основных фондов, справочной и периодической коллекции. Образование Биология степени магистра 2012 – 2013 Университет Висконсина – Stevens Point Stevens Point, WI BACHELOR Biology 2009 – 2012 Университет Wisconsin – Stevens Университет Wisconsin – Stevens . , WI

9009

0002 Gary Knight Секретарь офиса Muskegon, Mi (390) 555-1233 [email protected] Опыт Секретарь2017 – НАСТОЯЩИЙ MANPOWERGROUP • MUSKEGON, MI 9001 9001 9001 9001 9001 9001 9001 9001 9001. звонки в соответствии со стандартами IBM Telephone Excellent. Защищенная информация путем создания резервных копий базы данных. Создание корреспонденции и материалов для встреч с использованием Microsoft Word и Excel. Планируйте встречи с маркетинговыми материалами и обновленным списком потенциальных клиентов для отдела с помощью PowerPoint. Секретарь стойки регистрации2015–2017 Медицинский центр Восточного Бостона • Бостон, Массачусетс Ответ на входящие телефонные звонки и запись на прием. Прием и проверка входящих телефонных звонков; диктант; готовить и вести компьютеризированные записи; назначать прием пациентов. Сбор документов по уходу за пациентом и завершение работы с клиентом обеспокоенность. Зарегистрированные и сохраненные данные пациентов и медицинские записи. Ассистент редактора2013–2015 TechTarget•Boston, MA Размещал статьи на веб-сайтах с помощью системы управления контентом. Реализация усилий по поисковой оптимизации, которые увеличили посещаемость сайта на 66 процентов за 3 месяца. Работал непосредственно с внештатными авторами и руководил ими в колонках, обзорах и тематических статьях. Размещение на веб-сайте Автор общих новостей, анонсов шоу и тематических статей Skills General PublicStaff MeetingsQuickbooksWeb ContentStatistical DataPersonal ComputersPatient CarePress ReleasesOnlineTelephone Calls Education Associate’s Degree Journalism2011 – 2013 Boston University•Boston, MA

Create My Resume

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты с помощью этого шаблона.

Навыки и личные качества офис-секретаря

Мы подсчитали, что 12% офисных секретарей умеют вводить данные, телефонные звонки и телефонные звонки. Они также известны своими мягкими навыками, такими как навыки межличностного общения, навыки письма и организационные навыки.

Мы разбили процент офисных секретарей, у которых эти навыки указаны в их резюме здесь:

• Ввод данных, 12%

  Обязанности генерального секретаря/регистратора, которые включали; работа коммутатора, ввод данных, приветствие и ввод данных, регистрация и ответственность кассира.

• Телефонные звонки, 11%

  Реагирование на индивидуальные жалобы потребителей/телефонные звонки, включая точную запись и ввод информации в записи системы управления делами.

• Телефонные звонки, 8%

  Ответы на телефонные звонки клиентов и звонящих, нуждающихся в информации и услугах.

• Назначение встреч, 7%

  Должностные обязанности: Это включает в себя все функции медицинского кабинета, ответы на телефонные звонки и планирование встреч с использованием программного обеспечения Perfect Care.

• Офисные процедуры, 7%

  Интерпретация административных правил и офисных процедур для старших сотрудников.

• Заработная плата, 6%

  Обработаны и представлены данные о заработной плате и счета-фактуры.

Выберите из более чем 10 настраиваемых шаблонов резюме офисного секретаря

Создайте профессиональное

офисного секретаря

резюме за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме.

Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме офис-секретаря.

Некоторые из навыков, которые мы нашли в резюме офисного секретаря, включали «ввод данных», «телефонные звонки» и «телефонные звонки». Ниже мы подробно описали наиболее важные обязанности офисного секретаря.

Наиболее важными навыками офисного секретаря на этой должности являются навыки межличностного общения. В этом отрывке, который мы взяли из резюме офисного секретаря, вы поймете, почему: «секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом». Согласно найденным нами резюме, навыки межличностного общения могут использоваться офисным секретарем для того, чтобы «вел файлы сотрудников и систему учета кадров, а также устанавливал и поддерживал межличностные отношения».

Другим часто встречающимся навыком для выполнения обязанностей офисного секретаря является следующее: навыки письма. Согласно резюме офисного секретаря, «секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами». Посмотрите на этот пример того, как офисные секретари используют навыки письма: «управление офисными машинами, такими как компьютерный терминал, а также счетные, счетные, бухгалтерские и чековые машины».

Офисные секретари также известны своими организаторскими способностями, которые могут иметь решающее значение когда дело доходит до выполнения своих обязанностей. Пример того, почему этот навык важен, демонстрирует этот фрагмент, который мы нашли в резюме офисного секретаря: «Секретари и помощники по административным вопросам хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Мы также нашли этот пример резюме, в котором подробно описывается, как этот навык подвергается проверке: «организованные и скоординированные офисные операции и процедуры для обеспечения организационной эффективности и результативности» 9.0014

См. полный список навыков офисного секретаря.

Прежде чем стать офисным секретарем, 41,9% получили степень бакалавра. Что касается получения степени магистра, то 6,3% офисных секретарей пошли на дополнительное образование. Если вы хотите продолжить эту карьеру, вы можете добиться успеха со степенью средней школы. На самом деле, некоторые офисные секретари имеют высшее образование. Но примерно каждый пятый офисный секретарь вообще не учился в колледже.

Те офисные секретари, которые учатся в колледже, обычно получают дипломы в области бизнеса или общего образования. Менее распространенные степени для офисных секретарей включают бухгалтерские степени или степени по психологии.

Когда вы будете готовы стать офисным секретарем, вам может быть интересно, какие компании нанимают офисных секретарей. Согласно нашему исследованию с помощью резюме офисных секретарей, офисных секретарей в основном нанимают в Детскую больницу Акрон, Систему здравоохранения Genesis и среднюю школу Addison Trail. Сейчас самое время подать заявку, так как в детской больнице Акрон есть 22 вакансии офисных секретарей, 4 в системе здравоохранения Genesis и 2 в средней школе Addison Trail.

Если вас интересуют компании, в которых офисные секретари зарабатывают больше всего, вам следует подать заявку на вакансию в Guidehouse, школах города Санта-Роза и Университете штата Вашингтон. Мы обнаружили, что в Guidehouse средняя зарплата офисного секретаря составляет 42 276 долларов. Принимая во внимание, что в школах города Санта-Роза офисные секретари зарабатывают примерно 40 618 долларов. А в Университете штата Вашингтон средняя зарплата составляет 40 430 долларов.

Подробнее о зарплатах офисных секретарей в США.

Некоторые другие компании, которые могут вас заинтересовать в качестве офисного секретаря, включают Бостонский университет, Университет штата Огайо и Университет Коннектикута. Было обнаружено, что эти три компании наняли больше всего офисных секретарей из 100 лучших учебных заведений США.

Три компании, которые нанимают самых престижных офисных секретарей:

• Детская больница Акрон22 Офисные секретари Работа
• Genesis Health System4 Офисные секретари Работа
• Arnot Health3 Офисные секретари Вакансии

Чем занимаются студенты-офисные работники

Офисные сотрудники имеют различные обязанности и ответственность в организации. Они отвечают за операции по управлению денежными средствами, функции обслуживания клиентов и административные услуги. Другие обязанности включают организацию и ведение файлов и документов, администрирование всей бухгалтерской деятельности и управление всем офисом. Офисные сотрудники также контролируют общую деятельность по управлению персоналом в организации, например, обработку форм о приеме на работу и управление медицинским страхованием. Навыки, необходимые для этой должности, включают коммуникативные навыки, организаторские способности и навыки активного слушания.

Мы посмотрели на среднюю годовую зарплату офисного секретаря и сравнили ее со средней зарплатой офисного работника-студента. Вообще говоря, студенты-офисные работники получают на 6 463 доллара меньше, чем офисные секретари в год.

Несмотря на то, что зарплаты в этих двух профессиях могут быть разными, у них есть некоторые общие обязанности. Сотрудники как офисных секретарей, так и студентов офисных работников имеют навыки ввода данных, телефонных звонков и телефонных звонков.

Что касается сходства, то на этом оно заканчивается, поскольку обязанности офисного секретаря требуют таких навыков, как «офисные процедуры», «начисление заработной платы», «управление базой данных» и «финансовые отчеты». В то время как студент-офисный работник имеет опыт в «административных задачах», «Facebook», «финансовой помощи» и «обслуживании клиентов». Так что, если вы ищете, что действительно разделяет эти две профессии, вы это нашли.

В среднем студенты-канцелярские работники достигают того же уровня образования, что и офисные секретари. Студенты-офисные работники имеют на 1,1% меньше шансов получить степень магистра и на 0,3% меньше шансов получить докторскую степень.

Каковы обязанности сотрудника офиса?

Главный канцелярский клерк отвечает за выполнение различных канцелярских обязанностей для поддержки бизнес-функций и обеспечения бесперебойной повседневной работы. Общие офисные служащие отвечают на запросы и проблемы клиентов, приветствуя гостей и помогая распространять информацию в организации. Они поддерживают адекватность запасов, составляют отчеты о деловых и финансовых операциях, а также выполняют основные бухгалтерские задачи и банковские операции. Главный офисный клерк должен быть высокоорганизованным и аналитическим, особенно при кодировании выписок по счетам в базе данных и обработке бизнес-отчетов, требуемых руководством.

Далее нам нужно просмотреть профессию офисного сотрудника. Эта карьера приносит более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой офисного секретаря. На самом деле, разница в зарплате офисных сотрудников на 1842 доллара ниже, чем годовая зарплата офисных секретарей.

Сходство между двумя карьерами офисных секретарей и офисных сотрудников заключается в некоторых навыках, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме представителей обеих профессий и обнаружили, что обе используют такие навыки, как «ввод данных», «телефонные звонки» и «телефонные звонки».0003

Но в обеих профессиях также используются разные навыки, согласно резюме реального офисного секретаря. В то время как в обязанностях офисного секретаря могут использоваться такие навыки, как «планирование встреч», «управление базой данных», «перевод звонков» и «секретарская поддержка», некоторые офисные сотрудники используют такие навыки, как «обслуживание клиентов», «пациенты», «назначения пациентов» и т. д. “сильное обслуживание клиентов”.

Офисные сотрудники могут получать более низкую заработную плату, чем офисные секретари, но офисные сотрудники получают наибольшую заработную плату в финансовой отрасли со средней заработной платой в размере 36,9 долларов США. 23. С другой стороны, офисные секретари получают более высокую зарплату в телекоммуникационной отрасли, где они зарабатывают в среднем 39 786 долларов.

Что касается образования, офисные сотрудники получают такой же уровень образования, как офисные секретари. В целом у них на 1,3% меньше шансов получить степень магистра и на 0,3% меньше шансов получить докторскую степень.

Чем отличается главный офисный клерк

Администраторы офиса — это сотрудники, которые следят за тем, чтобы офис работал в отличной форме. Они управляют административными потребностями офиса. Они отвечают на звонки, направленные на официальный телефон компании, управляют инвентаризацией расходных материалов, берут на себя ответственность или закупают заявки на необходимые расходные материалы и обеспечивают уход за офисным оборудованием и приспособлениями. Администраторы офиса также управляют перепиской, официальными меморандумами и другими официальными документами компании. Они также отслеживают файлы и записи, чтобы обеспечить их правильную организацию. Иногда администраторы офиса также берут на себя ответственность за прием гостей и сопровождение их на соответствующие встречи.

Третья профессия, которую мы рассмотрим, — офисный клерк. В среднем эти работники получают более низкую заработную плату, чем офисные секретари. Фактически, они получают меньшую зарплату на 3084 доллара в год.

Просмотрев несколько резюме офисных секретарей и главных офисных клерков, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «ввод данных», «телефонные звонки» и «назначение встреч». Но помимо этого карьеры выглядят очень по-разному.

Как уже упоминалось, эти две профессии различаются между собой другими навыками, которые необходимы для выполнения работы чрезвычайно хорошо. Например, собирая резюме офисных секретарей, они, скорее всего, обладают такими навыками, как «телефонные звонки», «управление базой данных», «финансовые отчеты» и «секретарская поддержка». Но обычный офисный клерк может обладать такими навыками, как «обслуживание клиентов», «копирование», «работа с жалобами клиентов» и «офисная поддержка».

Любопытно, что самые высокие зарплаты у офисных клерков в сфере здравоохранения, где их средняя зарплата составляет 30 604 доллара. Как упоминалось ранее, самая высокая годовая зарплата офисных секретарей приходится на телекоммуникационную отрасль со средней зарплатой 39 786 долларов.

Известно, что офисные клерки имеют одинаковый уровень образования по сравнению с офисными секретарями. Кроме того, у них на 4,3% меньше шансов получить степень магистра и на 0,7% меньше шансов получить степень доктора наук.

Описание офисного администратора

Четвертая профессия, которую мы рассматриваем, обычно приносит более высокую оплату, чем офисные секретари. В среднем офисные администраторы зарабатывают на 4305 долларов больше в год.

Согласно резюме офисных секретарей и офисных администраторов, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, схожи. Эти навыки включают «ввод данных», «телефонные звонки» и «планирование встреч». в резюме секретаря офиса. В то время как офисный администратор может включать такие навыки, как «обслуживание клиентов», «пациенты», «человеческие ресурсы» и «административные задачи».

Теперь давайте подробнее рассмотрим финансовые показатели каждой профессии. Государственная отрасль, как правило, платит больше офисным администраторам, в среднем 39 681 доллар. В то время как самая высокая годовая зарплата офисного секретаря приходится на телекоммуникационную отрасль.

В целом, офисные администраторы достигают такого же уровня образования, что и офисные секретари. Офисные администраторы на 1,2% реже получают степень магистра и на 0,7% реже получают степень доктора наук.

Список обязанностей секретаря | Work

Автор Лесли Блум Обновлено 24 сентября 2018 г.

Секретари выполняют основные канцелярские, организационные и служебные обязанности в компании, отделе или руководителе. Компании всех размеров нанимают секретарей для помощи в управлении фронт-офисом и решении административных вопросов. Обязанности секретаря часто остаются незамеченными публикой, но они могут иметь жизненно важное значение, помогая компании оставаться организованной и идти по правильному пути.

Должностная инструкция

Обязанности секретаря или помощника по административным вопросам различаются в зависимости от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

Приемная. На обычных офисных должностях обязанности секретаря включают в себя помощь новым сотрудникам и посетителям в ориентировке. Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они пришли встретиться, и указание новым сотрудникам, куда пойти в первый рабочий день. В общем, секретарь создает имидж компании, предлагая дружелюбный и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Подача. Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь просматривает карту каждого пациента во время приема медсестры или врача. Она заменяет его, когда встреча закончена. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска являются ключом к успешной организации файлов.

Переписка. Секретари обычно являются связующим звеном для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они принимают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщить информацию клиентам, назначить встречи или ответить на запросы. Делать заметки от менеджера, готовить служебную записку или письмо и просматривать почту – обычные обязанности секретаря.

Документооборот. Секретари копируют документы для рассылки по почте или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять по факсу документы компании клиентам или покупателям и получать входящие факсы для передачи нужному лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов. Вычитка документов и составление электронных писем — другие обязанности секретаря.

Офисные задачи. Особенно в небольших офисах функции секретаря могут включать рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос встреч, заказ канцелярских товаров, заметки во время встреч и приготовление напитков для гостей.

Требования к образованию

Секретарь может приступить к работе, имея только аттестат о среднем образовании и навыки работы с компьютером. Секретари изучают большинство своих обязанностей на работе. Некоторые компании, например, в юридической и медицинской сферах, могут предпочесть секретаря, который прошел курсы, характерные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Для исполнительных секретарей может потребоваться степень бакалавра.

Секретари и помощники по административным вопросам во всех областях получают среднюю заработную плату в размере 37 230 долларов США по состоянию на май 2016 года, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина меньше. Лучшие 10 процентов секретарей и помощников по административным вопросам зарабатывают более долларов США 62 230 . Самые низкие 10 процентов зарабатывают менее 90 005 22 930 долларов 90 006 .

Средняя годовая заработная плата в разбивке по категориям составляет:

•          Исполнительные секретари и исполнительные помощники по административным вопросам: 55 860 долларов США
  
•          Юридические секретари: 90 0105 4 9 долларов США0006
  
• Секретари и административные ассистенты Не законные, медицинские или исполнительные власти: 34 820 долл. США
  
• Медицинские секретари: $ 33,730
  

.

Крупнейшие работодатели секретарей работают в следующих секторах:

•          здравоохранение
  
•          социальная помощь
  
• Образование
  
• Профессионал
  
• Научные и технические услуги
  
• Правительство и гражданские
  
• Религиозные и аналогичные организации
  

. Секретарь Секретарь. Постоянные работы в Секретаре. . Карьера секретаря — это работа с полной занятостью, которая может потребовать сверхурочной работы и выходных, в зависимости от компании.

Многолетний опыт

Зарплата секретаря значительно увеличивается с начального уровня до старшего уровня и может повышаться при обучении различным навыкам. Секретарь, специализирующийся в какой-либо отрасли, такой как медицинский или юридический секретарь, может получать гораздо более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса проходят путь до исполнительных секретарей, попутно достигая более высоких уровней оплаты.

Тенденция роста занятости

Прогнозируется, что количество рабочих мест для всех секретарей и административных помощников сократится на 5 процентов в течение следующего десятилетия, за исключением одной категории. В первую очередь это связано с современными технологиями, которые могут помочь другим подготовить документацию и другие задачи, которые раньше выполнялись секретарями.