Обязанности секретаря руководителя для резюме: Образец резюме секретаря – Резерв Cтолица

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Каждая организация, ориентируясь на квалификационные характеристики по конкретной должности, вправе устанавливать собственные требования к должностному функционалу сотрудников.

Кроме должностной инструкции существует еще и такой документ, как квалификационная характеристика должности, в которой приводится описание работы и знание соответствующей предметной области.

Перемены, происходящие в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату. Однако все вводимые изменения должны отражаться в должностной инструкции.

При определении роли секретаря в компании важно помнить, что имеет значение не только место секретаря в организационной структуре и его подчиненность, должностные полномочия, предписанные должностной инструкцией, но и деловые обычаи, сложившиеся в организации, требования, предъявляемые руководителем, характер установившихся межличностных отношений секретаря и непосредственного руководителя и та роль, которую сам секретарь отводит себе в бизнес-процессе.

Если на практике сложилась ситуация, когда в функциональные обязанности секретаря входит организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности не только первого лица, но и более широкого круга руководителей организации, не зафиксированное в должностной инструкции, изменить ситуацию будет непросто, но возможно. Думаю, самым неразумным будет возражать, спорить с руководителями, которые не только по рангу, но и, например, по знаниям и опыту работы стоят выше секретаря на иерархической лестнице. Еще менее разумным видится отказ от исполнения поручений.

Вместо того чтобы в событиях видеть одни лишь минусы, расстраиваться, взращивать в себе обиды, позволять недопониманию разрастаться, заниматься самоедством, полезнее относиться к видимой проблеме по-философски – воспринимая ее как должное, сконцентрироваться, проанализировать проблему со всех сторон, найти пути ее разрешения. В этой связи можно посоветовать несколько способов, как можно изменить ситуацию:

Первый способ. Если должностные обязанности секретаря подробно прописаны в должностной инструкции, так же как и структура подчиненности, всегда можно отказаться от некоторых «не своих» обязанностей. Но необходимо отдавать себе отчет в том, что если это будет сделано не вполне аргументировано или некорректно, то, скорее всего, вызовет негативные эмоции руководителя, а как результат – ответные санкции вплоть до увольнения. Поэтому если вы не обладаете силой убеждения и даром красноречия, рекомендую спокойно реагировать на требования руководителей, выполнять их четко, качественно и в срок, ведь ваша задача – создать комфортные условия для работы руководства. В противном случае нужно задуматься о том, ваше ли это место, может быть, вы сможете реализовать себя в другой профессии или компании?

Второй способ. Если вы не можете изменить ситуацию, постарайтесь изменить свое отношение к ней. Посмотрите на сложившуюся обстановку с другой стороны. Не правы те, кто пытается изменить своего руководителя «под себя». Ваш руководитель – зрелая, состоявшаяся личность, а вы – пока только секретарь и, скорее всего, находитесь в самом начале своего карьерного пути. Постарайтесь не перечить, скрупулезно и своевременно выполняйте поручения всех руководителей, включая заместителей директора, делайте это максимально доброжелательно. Как только вам удастся своей бесконфликтностью, исполнительностью, педантичностью создать о себе мнение как о добросовестном и грамотном сотруднике, который много и качественно работает, а главное, всегда полон оптимизма, руководители наверняка отметят ваши старания. Вот тогда-то и можно говорить с руководством о необходимости введения еще одной штатной единицы секретаря, аргументируя это тем, что при всем своем желании вы не в состоянии выполнять все поручения одинаково качественно, а главное своевременно.

Работа секретаря весьма разнопланова и многогранна. Специфика, объем, сложность, характер работы а разных организациях могут различаться. Конечно, есть организации, в которых абсолютно все бизнес-процессы отлажены до такой степени, что, например, сопровождением командировок, закупками, курьерской доставкой, выполнением личных поручений руководителя занимается не секретарь, а другие работники. А в некоторых компаниях работают не только личные секретари и секретари на ресепшн, но и секретари управлений, департаментов, отделов. Но все-таки в большинстве организаций все многообразие функциональных обязанностей входит в зону ответственности секретаря, что требует от него не только определенных усилий, временных затрат, но и характера, воли, выносливости, организованности. Именно поэтому многие компании еще на этапе рассмотрения резюме заявляют определенные требования к кандидатам, отдавая предпочтения не столько профессионализму, сколько личностным характеристикам: стрессоустойчивости, бесконфликтности, инициативности, умению адаптироваться, быстроте реакции, навыкам делового общения и т.п. Профессиональный секретарь должен не только уметь распределить свое время так, чтобы все и всегда делать вовремя, но и сохранять при этом хорошее расположение духа, заражая окружающих своим оптимизмом.

А вот отношение к себе как к «девочке на побегушках» – это ваше личное отношение к ситуации, к себе самой, и его необходимо в корне менять! Постарайтесь убедить себя в том, что вы – незаменимый специалист, без которого ваши руководители и шага ступить не могут.

Важно помнить, что секретарь не выбирает руководителя и не может переделать его под себя. Если есть какие-то проблемы в отношениях и вы недовольны руководителями и той ролью, которая уготована вам, поставьте себе цель переломить ситуацию, изменить ее, извлечь из нее пользу.

М.Е. Тарасова,
руководитель организационно-административной службы
ЗАО «НК Руснефтехим»

Должностная инструкция делопроизводителя секретаря

Автор статьи: Судаков А.П.

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Содержание

• Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?
• Функции секретаря-делопроизводителя
• Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии
  • Общие положения
  • Должностные обязанности
  • Права
  • Ответственность

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

• структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
  совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
  заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
• контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
• отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

• иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
• обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
• уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
• вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

• аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
• способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
• способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
• хорошая память для запоминания большого объёма информации;
• высокое чувство ответственности;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• грамотная чёткая речь;
• спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
• спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

• аллергия и/или астма на бумажную пыль;
• сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
• нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения  вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

• требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
• запрашивать нужную для работы информацию;
• получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
• знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
• содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Образцы резюме главного секретаря | Образцы резюме главного секретаря QwikResume

Главный секретарь — это высококвалифицированный специалист, поддерживающий руководство и руководителей, как правило, в административном качестве. Описание работы предполагает проведение исследований, управление графиками и обеспечение эффективной административной поддержки. Общие виды деятельности, указанные в Резюме главного секретаря , указывают на следующее: проведение точных исследований и анализа; запись под диктовку и написание корреспонденции, координация мероприятий, конференций и встреч; составление и проверка документов и отчетов; подготовка отчетов и презентаций; создание и систематизация информации; создание справочных инструментов; прием и проверка телефонных звонков; ответы на электронные письма; эксплуатация и техническое обслуживание офисного оборудования, а также обеспечение эффективной административной помощи и информации.

В зависимости от отрасли и компании соискателям потребуются следующие навыки: хорошие навыки презентации, сильные организаторские способности, способность работать в режиме многозадачности, способность соблюдать сроки; соблюдение конфиденциальности; телефонный этикет; навыки управления проектами, способность понимать и общаться на нескольких языках и профессиональный внешний вид. Обычно принимается формальная академическая квалификация в виде сертификата секретаря.

1. Домашний
2. Образцы резюме
3. Административный
4. Главный секретарь

Резюме главного секретаря

Цель: Мотивированный самостоятельный стартап, нацеленный на исключительную производительность и результаты. , PowerPoint, Опыт работы с электронными таблицами Microsoft Excel.

Навыки: Microsoft Office, Менеджмент.

Описание :

1. Работает с отдельными учащимися или небольшими группами учащихся, чтобы закрепить изучение материалов или навыков, первоначально представленных и описанных сертифицированным персоналом.
2. Помогает сертифицированному персоналу разрабатывать специальные стратегии для закрепления учебных материалов и навыков, основанные на доброжелательном понимании отдельных учащихся, их потребностей, интересов и способностей.
3. Контролирует работу, исправляет бумаги и наблюдает за тестированием на основе учебной программы и корректировкой работ по назначению сертифицированного персонала.
4. Выполняет канцелярские, классные и учебные обязанности, назначенные сертифицированным персоналом.
5. Координирует различные программы и/или мероприятия (например, рабочие задания, встречи, работу с классом и персоналом на объекте, дневные мероприятия по строительству без отрыва от производства, семинары, поездки и проживание и т. д.).
6. Отвечает за обеспечение наличия помещений и/или оборудования и предоставление услуг в соответствии с установленными правилами.
7. Поддерживает документы, файлы и записи.

---

---

Старший главный секретарь Резюме

Резюме: Чтобы начать карьеру главного секретаря в области медицины, создавая и поддерживая долгосрочные отношения. Очень успешный, мотивированный, менеджер с 3-летним опытом управления продажами. Подтвержденная способность превосходить цели, развивать сильные и эффективные команды продаж и добиваться результатов.

Навыки: Microsoft Office, медицинские записи, помощник офиса, офис, координатор, обслуживание клиентов.

Описание:

1. Принимает, направляет и ретранслирует телефонные и факсимильные сообщения.
2. Направляет общественность к соответствующему сотруднику.
3. Поддерживает общую систему хранения и хранит всю корреспонденцию.
4. Помогает в планировании и подготовке совещаний, конференций и телефонных конференций.
5. Отвечает на запросы общественности.
6. Обеспечивает обработку текстов и секретарскую поддержку.
7. Ответственный за ввод конфиденциальных документов в текстовом редакторе.

---

---

Младший главный секретарь Резюме

Цель: Получить должность главного секретаря в вашей организации, чтобы использовать навыки и знания компьютеров, а также сильные навыки обслуживания клиентов. Также имейте возможность самостоятельно планировать, расставлять приоритеты / управлять специальными проектами и эффективно работать в сжатые сроки, уделяя при этом большое внимание деталям.

Навыки: Административные обязанности/обслуживание клиентов, Microsoft Office.

Описание :

1. Обеспечивает конфиденциальность информации о студентах и ​​сотрудниках.
2. Выполняет рутинные бухгалтерские задачи, включая простые арифметические операции для ведения записей бюджета кампуса.
3. Подготавливает и обрабатывает заказы на покупку.
4. Обрабатывает запросы на командировки для директора и персонала.
5. Подготавливает и вносит денежные средства на счет(а) деятельности.
6. Отвечает за ведение чековой книжки и бухгалтерской книги.
7. Помогает в координации собраний преподавателей и деятельности кампуса.
8. Помогает в подготовке бюджета кампуса.
9. Планирует встречи и встречи и ведет календарь для директора.

---

Главный секретарь I Резюме

Цель: Главный секретарь с большим энтузиазмом, профессионал с 12-летним опытом работы с клиентами. Направленность на результат с проверенной способностью устанавливать взаимопонимание с клиентами. Мотивация на поддержание удовлетворенности клиентов и содействие успеху компании. Знание медицинской терминологии, знакомство. с процессами отпуска медицинских препаратов и рецептов Более 12 лет поддержки Office.

Навыки: Обслуживание клиентов, Административный помощник, Работа с деньгами.

Описание:

1. Помощь в сборе данных и подготовка отчетов, включая отчеты правительства штата и федерального правительства.
2. Проверка компьютерных распечаток отчетов на точность и рекомендуемое решение проблемы.
3. Напечатанная и отформатированная корреспонденция, отчеты и публикации и другие письменные материалы.
4. Использовал различные компьютерные форматы для составления корреспонденции за своей или чужой подписью.
5. Предоставление общественности ограниченной информации о программах и политике департамента и округа.
6. Под присмотром студентов, работающих в офисе.
7. Поддерживаемый школьный/офисный инвентарь.
8. Отвечал на звонки, принимал посетителей и принимал сообщения.

---

Главный секретарь II Резюме

Цель: Ищу интересную должность главного секретаря в организации в качестве помощника по административным вопросам, где навыки и образование могут быть использованы наилучшим образом.

Навыки: Microsoft Office, Управление.

Описание:

1. Составляет расписание для всех сотрудников Принимает всю дебиторскую задолженность Заполняет всю кредиторскую задолженность Перекрестные продажи хлебобулочных изделий Обеспечивает превосходное обслуживание клиентов Ежедневный баланс кассы Предлагает ответы на запросы клиентов Управление пекарней Содействие охране здоровья и безопасности Собеседование и прием на работу новые сотрудники поддерживают отличную коммуникацию.
2. Создает расписание для десяти сотрудников. Подготовить маршруты для водителей для принятия всей дебиторской задолженности.
3. Завершает всю кредиторскую задолженность Перекрестные продажи продуктов компании
4. Отвечает на телефонные звонки Назначает встречи Ежедневно балансирует кассу Предлагает решения по запросам клиентов Отчитывается перед высшим руководством Рекомендации Рекомендации предоставляются по запросу.
5. Создает ежемесячные отчеты, работает с дебиторской задолженностью, кредиторской задолженностью.
6. Работает с Microsoft Word Microsoft Excel, маршрутизирует водителей, составляет графики, составляет ежедневные отчеты, обслуживание клиентов, полученные запасы и т. д.
7. Отслеживает опоздания и пропуски занятий без уважительной причины и обращается к директору в случае их превышения.

---

Главный секретарь III Резюме

Резюме: Работать на должности главного секретаря, которая позволит использовать и расширять компьютерные, технические и образовательные навыки, одновременно способствуя повышению производительности организации.

Навыки: Административный, Лидерство, Регистрация, Microsoft Office.

Описание :

1. Выполнял любые задачи, запрошенные главным обслуживающим офис-менеджером, по координации работы других помощников секретарей в школьном офисе; предоставление резервной копии бухгалтеру в его/ее отсутствие; предоставление резервных копий для обработки медсестры и создание корреспонденции для директоров; выполнение различных учетных работ.
2. Запланированные встречи для директора школы и ведение его/ее календаря; организация поездок; регистрация участников на конференции и семинары.
3. Поддерживал связь между школой и районными управлениями.
4. Созданы и поддерживаются системы хранения документов по различным школьным операциям и директору.
5. Обработка тестовых результатов, компиляция, категоризация, расчет, табулирование, ввод, расшифровка, запись, хранение, ведение информации в электронной таблице Excel Подготовка заказов на поставку и выполнение бюджетных переводов; ведение и ввод информации в режиме онлайн в отношении школьной инвентаризации; обработка кадровых операций в режиме онлайн.
6. Обработаны запросы на заказы на ремонт школы; обработка всех дел о компенсации работникам.
7. Подготовлены документы отдела кадров для текущих и новых сотрудников с использованием LEO.
8. Предоставление необходимой информации о формах подтверждения безработицы, разделении запросов о приеме на работу и т. д.

---

Асст. Главный секретарь Резюме

Цель: Работать в офисе, где упор делается на командную работу, но в то же время при необходимости допускается независимая работа, где можно более полно использовать образцовые навыки обслуживания клиентов.

Навыки: Менеджмент, Организация.

Описание:

1. Отвечает за зачисление новых студентов и перевод постоянных студентов.
2. Ввел все оценки и поведение в компьютерную программу и отправил их домой.
3. Овер видел двух офисных сотрудников и выступал в качестве связующего звена между преподавателями и персоналом, а также родителями.
4. Вел записи о посещаемости и отвечал за подбор учителей и персонала на замену по мере необходимости в связи с болезнью, отпуском и т. д.
5. Предоставление общественности ограниченной информации о программах и политике департамента и округа.
6. Использовал различные компьютерные форматы для составления корреспонденции за своей или чужой подписью.
7. Напечатанная и отформатированная корреспонденция, отчеты и публикации и другие письменные материалы.

---

Заместитель главного секретаря Резюме

Заголовок : Использовать страсть к общению в роли, основанной на образцовых навыках обслуживания клиентов. Работать в профессиональной среде, используя навыки для достижения целей компании. Позвольте личным достоинствам и профессиональным навыкам развиваться и расти вместе с компанией и стать ценным активом для их фирмы.

Навыки: Обработка текстов, Excel, Access, электронные таблицы, создание документов, Power Point.

Описание :

1. Координация с местной полицией по вопросам безопасности и распространение предупреждений по мере необходимости.
2. Запланированные ежегодные мероприятия путем привлечения внешних поставщиков, координации родительских волонтеров и поощрения участия сообщества.
3. Организовал ежемесячный информационный бюллетень для 400 подписчиков, установив редакционный календарь, обеспечив своевременную отправку материалов всеми участниками и адаптируясь к изменениям в последнюю минуту.
4. Поддержание четкой связи по телефону и электронной почте между родителями, персоналом и учащимися.
5. Управление бюджетом офиса, заказ всех расходных материалов, ведение точных журналов инвентаризации и поиск грантов, где это применимо.
6. Составление индивидуальных расписаний для всех 495 учеников школы с учетом внешней информации о целях обучения, личных историях и состоянии здоровья.
7. Посредничество в конфликтах с руководителями комитетов PTA для налаживания отношений в обществе.
8. Создал широкомасштабные сообщения для различных аудиторий, чтобы продвигать школьные мероприятия, информировать сообщество о правилах и транслировать экстренные обновления.
9. Один раз в квартал проходить курсы повышения квалификации для улучшения навыков работы с экосистемой Google.

---

Ведущий главный секретарь Резюме

Резюме: Целеустремленный и целеустремленный главный секретарь с исключительными навыками работы с клиентами и принятия решений. Сильная рабочая этика, профессиональное поведение и исключительная инициатива.

Навыки: Microsoft Office, связь, обслуживание клиентов, надежность.

Описание:

1. Отвечает за всю кредиторскую/дебиторскую задолженность по фондам средней и старшей школы.
2. Ведет текущую финансовую отчетность по всем счетам.
3. Готовит все школьные заказы на покупку и подтверждает все счета к оплате.
4. Отвечает за все заказы школы, получение и доставку всех расходных материалов и оборудования.
5. Контролирует, отслеживает и депонирует все деньги, полученные и зарегистрированные в программе общественного питания.
6. Поддерживает систему управления студентами.
7. Отвечает за всю отчетность штата. Обеспечивает безопасность всех замещающих учителей. Рассчитывает заработную плату и подает платежные ведомости в окружное управление.
8. Отвечает на входящие телефонные звонки Word обрабатывает различные письма, отчеты на доске и записи учащихся.
9. Выполняет все задания со значительным количеством перерывов. Ведение записей о посещаемости учащихся. Отвечает за все обязанности, связанные с зачислением, включая внесение в Powerschool и государственные коллекции.

---

Резюме главного секретаря

Цель: Ищу должность главного секретаря, используя организационные и коммуникативные навыки, чтобы внести положительный вклад в организацию.

Навыки: Менеджмент, Организация.

Описание:

1. Выполняет все функции расчета заработной платы Финансовые функции, включая отчеты, депозиты и балансовые счета.
2. Приветствуйте приглашенных учителей, персонал, родителей и помощников.
3. Выдает ученикам все прописанные лекарства.
4. Открывает и распространяет почту.
5. Проверка компьютерных распечаток отчетов на точность и рекомендуемое решение проблемы.
6. Помощь в сборе данных и подготовка отчетов, включая отчеты правительства штата и федерального правительства.
7. Ответы на звонки с большим объемом, многозадачность, обработка больших объемов текста.

---

Содержание

Ресурсы

Последние сообщения

15 основных навыков главного секретаря для вашего резюме и карьеры

Ниже мы составили список наиболее важных навыков для главного секретаря. Мы ранжировали лучшие навыки на основе процента резюме главного секретаря, в котором они фигурировали. Например, 13,5% резюме главного секретаря содержали навык планирования встреч. Давайте выясним, какие навыки на самом деле необходимы главному секретарю, чтобы добиться успеха на рабочем месте.

15 основных навыков главного секретаря для вашего резюме и карьеры

Назначение встреч — это практика поиска свободного места для встречи с человеком (лицами), с которым вы хотите встретиться. Процесс планирования встреч включает поиск взаимно свободного времени, согласование последующих действий, отправку напоминаний и создание новых встреч. Планирование встреч важно для того, чтобы сроки последовательных встреч не совпадали друг с другом.

Вот как планирование встреч используется в резюме главного секретаря:

• Ведение календаря путем планирования встреч для конференций и совещаний.
• Управление файлами, планирование встреч и переписка с клиентами.
• Выполнение рутинных канцелярских и административных функций, таких как составление корреспонденции, назначение встреч, организация и ведение бумажных и электронных файлов.
• Участвовал в управлении офисом отделения, включая планирование встреч, поиск местных ресурсов для выписки пациентов и ежедневную обработку записей.
• Обслуживал шесть входящих телефонных линий для службы, работающей с установленными, самонаправленными и направленными врачами пациентами в расписании приема.

Заработная плата — это сумма всех компенсаций, которые организация должна выплатить работникам в определенное время. Заработная плата управляется отделом финансов или управления персоналом, в то время как владельцы малого бизнеса могут заниматься этим самостоятельно. Заработная плата не является фиксированной, так как она меняется каждый месяц из-за больничных, сверхурочных и т. д.

Вот как расчет заработной платы используется в резюме главного секретаря: компьютерная программа Infinite Campus.

• Обработка табелей учета рабочего времени и подача платежной ведомости для помощников и учителей SKIP в Северную региональную комиссию по услугам образования.
• Помощь с бюджетом и заказами на покупку; ответственный за начисление заработной платы (штат 50 человек).
• Выполнение секретарских обязанностей, включая подготовку платежной ведомости, электронных таблиц, отчетов, закупок и корреспонденции.
• Регистрация всех счетов и соответствующих денежных выплат; урезать зарплатные чеки для всех сотрудников.

Вот как заказы на поставку используются в резюме главного секретаря:

• Управлял и поддерживал организацию офиса, включая выдачу заказов на поставку.
• Обрабатывал все заказы на покупку, поездки, проекты по указанию главного исполнительного директора и главного финансового директора.
• Введенные заказы на поставку, полученные, проверенные заказы и распределенные.
• Подготовьте все школьные заказы на покупку и подтвердите все счета к оплате.
• Заказ и техническое обслуживание расходных материалов и инициирование заказов на покупку для оплаты.

И если вы ищете работу, вот пять лучших работодателей, которые сейчас нанимают:

1. B&H Photo Video Jobs (2)
2. Бостонская детская больница Jobs (3)
3. MITER Jobs (3)
4. Работа в системе здравоохранения Святого Луки (2)
5. Детская больница Филадельфии Работа (8)

Вот как канцелярские товары используются в резюме главного секретаря:

• Использованные заявки на закупку канцелярских товаров.
• Ведение записей, составление отчетов, заказ канцелярских товаров и выполнение дополнительных функций административной поддержки
• Заказ студенческих, учительских и канцелярских товаров.
• Инициирование и контроль заявок через PeopleSoft на канцелярские и лабораторные принадлежности, включая закупку лабораторных животных для исследований и возмещение командировочных расходов.
• Проверка карт пациентов на предмет точности, заказ канцелярских принадлежностей, проведение хронометража и обновление файлов/сертификатов сотрудников.

Любое лицо или группа лиц, выполняющие канцелярские или административные функции на рабочем месте, называются офисным персоналом. Они работают на разных уровнях иерархии по всей организации. Это квалифицированные, опытные и искренние люди, которые используют свои навыки для улучшения и успеха организации.

Вот как офисный персонал используется в резюме главного секретаря:

• Обучение сотрудников полевых офисов обновлению инвентаря и отслеживанию оборудования ADP по серийным номерам.
• Запланированные встречи, конференции и командировки офисного персонала и высокопоставленных гостей.
• Прием всех входящих телефонных запросов, оказание административной поддержки клиентам и сотрудникам офиса, обработка денежных операций для страхователей.
• Рассмотрение и анализ различных отчетов, заявлений и запросов, касающихся назначения офисного персонала и других административных вопросов.
• Получал и просматривал секретную и несекретную почту и распределял ее среди соответствующих сотрудников Управления специальных проектов.

Обслуживание клиентов — это процесс оказания помощи всем текущим и потенциальным клиентам, включая ответы на вопросы, решение проблем и предоставление превосходного обслуживания. Основная цель обслуживания клиентов — построить прочные отношения с клиентами, чтобы они продолжали возвращаться к нам снова и снова.

Вот как обслуживание клиентов используется в резюме главного секретаря:

• Эффективно общался и использовал навыки обслуживания клиентов для взаимодействия с родителями, персоналом и администрацией.
• Обеспечивать превосходное обслуживание клиентов и помощь.
• Выполнение административной работы, такой как обслуживание клиентов, ответы на телефонные звонки, факсы и электронные письма и т. д.
• Обеспечение обслуживания клиентов для сотрудников Службы безопасности обороны (DSS) и сотрудников Службы безопасности, не связанных с обороной.
• Ответы на звонки, специальные отчеты, обслуживание клиентов и другие канцелярские обязанности.

Выберите из более чем 10 настраиваемых шаблонов резюме главного секретаря

Zippia позволяет вам выбирать из различных простых в использовании шаблонов главного секретаря и предоставляет вам экспертные советы. Используя шаблоны, вы можете быть уверены, что структура и формат вашего резюме главного секретаря на высшем уровне. Выберите шаблон с цветами, шрифтами и размерами текста, которые подходят для вашей отрасли.

Вот как студенческие записи используются в резюме главного секретаря:

• Обрабатывал студенческие записи и ситуации, когда конфиденциальность обязательна.
• Поддержание высоких стандартов конфиденциальности в отношении школьных/студенческих записей
• Управление и ведение конфиденциальных записей учащихся и обеспечение их актуальности.
• Общее делопроизводство и передача студенческих записей (входящих и исходящих).
• Обрабатывал ручную и электронную корреспонденцию, телефонные звонки, вел записи и файлы учащихся.

Офисные процедуры — это протоколы и стандарты, которые определяют совместную работу сотрудников. Офисные процедуры могут представлять собой набор правил и положений, которыми руководствуются сотрудники и которые помогают им беспрепятственно выполнять офисные операции. Работа с документами, взаимодействие с клиентами, прием сообщений, обработка входящих и исходящих звонков — все это относится к офисным процедурам.

Вот как офисные процедуры используются в резюме главного секретаря:

• Предоставление общей офисной поддержки – ведение документов, отправка факсов, фотокопирование и ответы на телефонные звонки по мере необходимости.
• Общие офисные навыки, повседневная работа в загруженном офисе.
• Выполнение общих офисных обязанностей, включая ввод данных, ответы на телефонные звонки, приветствие посетителей и использование многоканальной телефонной связи с персоналом.
• Общая поддержка офиса Управление набором, размещением и удержанием; посещение, споры и жалобы.
• Внедрить систему для общих офисных операций, включая ответы на телефонные звонки, получение и распространение почты, эксплуатацию и техническое обслуживание офисного оборудования.

Вот как фронт-офис используется в резюме главного секретаря:

• Руководил фронт-офисом средней школы и координировал секретарские обязанности.
• Выполню всю работу фронт-офиса.
• Помогал суперинтенданту и ее помощнику по административным вопросам в выполнении служебных обязанностей, включая административную программу/поддержку, надзор за фронт-офисом, планирование встреч.
• Работа фронт-офиса включала запись пациентов, проверку страховки, ответы на телефонные звонки, приветствие пациентов и расшифровку оценок физиотерапии.
• Управляйте фронт-офисом, административными и человеческими ресурсами, объединяя таким образом несколько приложений для одного конкретного задания.

Вот как электронная почта используется в резюме главного секретаря:

• Обучение преподавателей и сотрудников системе электронной почты (электронной почты).
• Управление личными календарями, почтовыми ящиками и расходами директора подразделения, руководителей отделов
• Запись информации, представленной на собрании Поддержание контактов по электронной почте и Facebook с членами группы Организация исследовательского коллоквиума
• Открытие, сортировка и распределение входящей корреспонденции, включая факсы и электронную почту
• Генерация потенциальных клиентов для новых продаж через Телефон и электронная почта для связи с клиентами.

Телефонные звонки – это средство связи, посредством которого вызывающий абонент соединяется с вызываемым абонентом. Звонок осуществляется через телекоммуникационное устройство, называемое телефоном. Вызывающий абонент может использовать стационарный, мобильный или спутниковый телефон для совершения вызова.

Вот как телефонные звонки используются в резюме главного секретаря:

• Взаимодействие с клиентами через прием документов, телефонные звонки и последующие интервью для сбора соответствующей информации, связанной с делом.
• Прием телефонных звонков, встреча посетителей и выяснение характера звонка или визита.
• Прием и проверка посетителей, телефонные звонки и корреспонденция на имя начальника отдела.
• Отслеживание входящих и исходящих телефонных звонков, предоставление информации и запись сообщений.
• Проверка посетителей и телефонных звонков, направление их к соответствующему лицу/отделу.

Вот как организация командировок используется в резюме главного секретаря:

• Обязанности генерального секретаря для руководителя отдела биотехнологии, включая набор корреспонденции и организацию командировок.
• Координация поездок заместителя директора и других сотрудников категории специалистов.
• Подготовка и организация документов и других материалов, необходимых для конференций, совещаний и организации поездок.
• Подготовка к поездке и надлежащее оформление документов, копирование, отправка по почте и заказ по мере необходимости.
• Координация и организация конференц-связи высокого уровня, совещаний совета директоров и руководства, специальные мероприятия и организация поездок для топ-менеджеров.

Начальник отдела — это человек, который руководит, управляет и развивает отдел, чтобы гарантировать, что он поддерживает высокие стандарты качества во всех сферах своей деятельности. Руководители отделов осуществляют руководство, демонстрируют дальновидность и уполномочивают других выполнять согласованную стратегию отдела, направленную на развитие и успех отдела.


Вот как руководители отделов используются в резюме главного секретаря:

• Выполнял ответственные и конфиденциальные административные и секретарские обязанности для начальника отдела.
• Административная поддержка начальника гражданского отдела Военно-морской верфи.
• Поддерживал руководителя исследовательского отдела, (4) супервайзеров и более (50) членов отдела.
• Оказывать административную поддержку начальнику гражданского отдела Военно-морской верфи, управлять календарем, вести диктовку и готовить корреспонденцию.
• Ведение календаря начальника отдела, организация встреч, конференций и всех поездок.

Вот как обработка текста используется в резюме главного секретаря:

• Эксплуатация оборудования для обработки текстов и поддержка файлов на дискетах для Супервайзера.
• Использование уникального программного обеспечения для обработки текста и закупка всего оборудования и материалов для чертежного бюро.
• Поддерживал президента корпоративных казначеев и курировал все потребности в обработке текстов.
• Работал непосредственно на директора/все аспекты секретаря управление или обработка текстов.
• Выполнение функций глубокой обработки текстов, включая подготовку документов для постдокторских заявок, проверку и редактирование для рассмотрения исполнительным комитетом.

Вот как планирование совещаний используется в резюме главного секретаря:

• Предоставляйте индивидуальную поддержку всему высшему руководящему персоналу, включая планирование совещаний, координацию поездок и эффективное управление всеми важными проектами.
• Выполнял различные административные задачи, включая прием и проверку звонящих и посетителей, планирование встреч, чтение и просмотр всей входящей корреспонденции.
• Координация и руководство административными функциями, включая составление корреспонденции, планирование поездок, планирование встреч/конференций и ведение календаря.
• Предоставление административной поддержки, включая телефонную связь, управление календарями, планирование встреч и составление протоколов встреч, а также распространение по электронной почте.
• Подотчетен непосредственно четырем адвокатам в координации их поездок, назначении встреч и встреч, а также в создании и завершении корреспонденции.

Расскажите нам, какую работу вы ищете, и мы покажем вам, какие навыки нужны работодателям. Начало работы

Восемь наиболее распространенных навыков, основанных на резюме главного секретаря в 2022 году.0012

• Офисный персонал, 4,7%
• Служба поддержки, 4,7%
• Личные дела учащихся, 4,3%
• Другие навыки, 48,4% Нравится

  • Высокооплачиваемая работа главного секретаря – от 95 тысяч долларов

    Поиск работы рядом с США

  • Вакансии главного секретаря начального уровня

    Практически не требуется опыта

  • Неполный рабочий день Секретарь.

  Создайте резюме профессионального главного секретаря за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 5+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме главного секретаря.

  Kayla Ford Head Secretary Contact Information Atlanta, GA (510) 555-6699 [email protected] Skills Надлежащая деятельность Личные дела учащихся Уход за пациентами Персонал Объект Заказы на поставку Телефонные звонки CNA Электронные файлы Записи об посещаемости История занятости Головной секретарь 2018 – Присутствует Сострадание Атланта, GA . Охраняемые файлы персонала, включая записи о высаждениях и каникулах для 130 работников. Загруженные документы в электронном виде для обработки после обнаружения правильного требования с использованием различных поисковых систем по имени и адресу и поисковых систем в Интернете. Обработка входящих телефонных звонков от страхователей и заявителей, сообщающих несчастных случаев и заполненных первоначальных отчетов. Осуществлял общее техническое обслуживание офиса, заказывал и складировал инвентарь для всего отдела. Организованные, очищенные и отформатированные файлы; как электронные файлы, так и печатные копии. Секретарь 2013–2018 H&R Block Нью-Йорк, штат Нью-Йорк Ответ на телефонные звонки, планирование встреч, подача документов Использование различных форматов продуктов Microsoft Office для подготовки к собраниям. Запланированные и забронированные конференц-залы для встреч и обедов. управлял клиентскими файлами и создавал клиентские документы и управлял ими. Помощник по активности 2011 – 2012 Гарлемская детская зона Бронксвилл, Нью -Йорк Образование Магистра Бакалавр гуманитарных наук 2008 – 2011 Monroe College Bronxville, NY

  Douglas Elliott Head Secretary Contact Info Dallas, TX (900) 555-3139 [email protected] Навыки Почтовые индексыОбработчики пакетовСортировка товаровРазгрузка грузовиковУспыПриветствие посетителейОбрабатывающее оборудованиеМаленькие пакетыБанковские депозитыОбслуживание клиентов Опыт работы Главный секретарь 2013 – настоящее время Texas Instruments Даллас, Техас Персональные компьютеры, текстовые процессоры, копировальные и другие офисные машины. Помощник директора в общении по округу и с персоналом СМИ. Помощь координатору по специальному обучению в сборе такой информации, как медицинские и другие документы для ребенка-инвалида. Секретарь филиала 2010–2013 Baylor All Saints Med Cent Даллас, Техас Координация связи для учреждения, включая распространение сообщений от региональной, сервисной линии и администрации учреждения. Работал с новыми сотрудниками и обучал их процедурам, стандартам и ресурсам, что позволяло им быстро стать продуктивными. Подготовленные рукописи отвечали и перенаправляли телефонные звонки. Сотрудничайте с другими членами команды для обеспечения качественного ухода за пациентами. Сортировщик 2007–2010 United Parcel Service Даллас, Техас Разгрузите грузовики, чтобы ускорить процесс сортировки. Разгружайте грузовики в приемлемом темпе, соблюдайте правила техники безопасности и всегда поддерживайте безопасную рабочую среду. Работайте с другими грузчиками, чтобы эффективно загружать и разгружать грузовики. Образование Диплом средней школы 2007 – 2007

  Douglas Elliott Head Secretary Dallas, TX (900) 555-3139 [email protected] Опыт работы Главный секретарь, 2013 г. – настоящее время Texas Instruments•Dallas, TX Персональные компьютеры, текстовые процессоры, копировальные и другие офисные машины. Помощник директора в общении по округу и с персоналом СМИ. Помощь координатору по специальному обучению в сборе такой информации, как медицинские и другие документы для ребенка-инвалида. Секретарь филиала с 2010 по 2013 год Baylor All Saints Med Cent•Dallas, TX Координация связи для учреждения, включая распространение сообщений от региональной, сервисной линии и администрации учреждения. Работал с новыми сотрудниками и обучал их процедурам, стандартам и ресурсам, что позволяло им быстро стать продуктивными. Подготовленные рукописи отвечали и перенаправляли телефонные звонки. Сотрудничайте с другими членами команды для обеспечения качественного ухода за пациентами. Sorter2007–2010 United Parcel Service•Dallas, TX Разгрузите грузовики, чтобы ускорить процесс сортировки. Разгружайте грузовики в приемлемом темпе, соблюдайте правила техники безопасности и всегда поддерживайте безопасную рабочую среду. Работайте с другими грузчиками, чтобы эффективно загружать и разгружать грузовики. Skills ZIP CodesPackage HandlersSort ItemsUnload TrucksUspsGreeting VisitorsProcessing EquipmentSmall PackagesBank DepositsCustomer Service Education High School Diploma 2007 – 2007

  Create My Resume

  Build a professional resume за несколько минут с помощью этого шаблона.

  Список навыков, которые следует добавить в резюме главного секретаря

  Согласно последним тенденциям, наиболее релевантными ключевыми словами в резюме главного секретаря являются:

  • Планирование встреч
  • Расчет заработной платы
  • Заказы на закупку
  12
  12
  1. 1 Офисный персонал
  2. Служба поддержки клиентов
  3. Личные дела учащихся
  4. Офисные процедуры
  5. Фронт-офис
  6. Электронная почта
  7. Телефонные звонки
  8. Договоренности о поездках
  9. Руководители отделов
  10. .
  11. Точные записи
  12. Административные задачи
  13. Банковские депозиты
  14. База данных
  15. Высокий объем
  16. Телефонные звонки
  17. Юридические документы
  18. Факс Машины
  19. Заменитель учителей
  20. Отчеты о расходах
  21. .
  22. Административные функции
  23. Телефонная система
  24. Общественный персонал
  25. As400
  26. Жалобы клиентов
  27. Эффективная работа
  28. Статистические данные
  29. Исходящая корреспонденция

  Готовы создать резюме главного секретаря?

  Выберите свой текущий опыт работы, чтобы приступить к созданию резюме навыки, необходимые для того, чтобы быть главным секретарем, – это пройти онлайн-курс. Мы нашли несколько онлайн-курсов от Udemy и Coursera, которые помогут вам продвинуться по карьерной лестнице. Поскольку главным секретарям полезно иметь такие навыки, как планирование встреч, начисление заработной платы и оформление заказов, мы нашли курсы, которые помогут вам улучшить эти навыки.

  Раскрытие информации о рекламе

  Ultimate Microsoft Office; Excel, Word, PowerPoint и Access

  (5,015)

  Изучите базовые и продвинутые навыки Microsoft Office в этом наборе из 9 курсов для Office 365 или Office 2019…

  Подробнее о Udemy

  Основы логистики, цепочки поставок & Обслуживание клиентов

  (1,048)

  Изучите логистику, цепочку поставок и обслуживание клиентов. 3 курса в 1…

  Подробнее на Udemy

  Эффективное юридическое администрирование

  Эффективное юридическое администрирование…

  Подробнее об Udemy

  Microsoft Office; Excel, Word и PowerPoint 2019 — для начинающих

  Изучите основы Microsoft Office в этом комплекте из 3 курсов для пользователей Office 355 или Office 2019. ..

  Подробнее о Udemy

  MS Office; Excel, Word, Access и PowerPoint 2019 — для начинающих

  Изучите основы Microsoft Office в этом комплекте из 4 курсов для Office 365 или Office 2019пользователей…

  Подробнее на Udemy

  Эффективный деловой английский для обслуживающего персонала

  (1,337)

  Ваше исчерпывающее руководство по более эффективному общению на английском языке – для офисного администрирования, розничной торговли и гостиничного бизнеса!…

  Подробнее на Udemy

  Excel, PowerPoint, Word, Outlook и OneNote за 60 минут

  Быстро освойте основные навыки работы с Microsoft Office за 60 минут для каждого приложения с помощью этого ускоренного курса…

  Подробнее об Udemy

  Финансовый учет Заработная плата

  Расчет заработной платы – федеральный подоходный налог, социальное обеспечение, Медикэр – Записи журнала заработной платы, размещенные на бухгалтерских счетах…

  Подробнее на Udemy навыки, связанные с участием в совещаниях. Вы изучите термины и фразы, используемые как в электронной почте, так и в устной речи для организации, участия и завершения встреч. Цели этого курса — дать вам возможность эффективно участвовать во встречах и телеконференциях на местах, а также подготовить вас к написанию предложения по результатам встречи. Цели обучения на курсе Организовать встречу по электронной почте и по телефону. Перечислить ожидания и протоколы, связанные с…

  Подробнее на Coursera

  Microsoft Office Word, Excel, Power Point для начинающих

  Самый удобный способ повысить уверенность в себе и изучить MS Office внутри и снаружи Быстро, без поездок и занятий…

  Подробнее на Udemy

  Ключи для обучения обслуживанию клиентов, чтобы удовлетворить ваших клиентов

  Введение в обслуживание клиентов и его важность в любом бизнесе…

  Подробнее о Udemy

  Профессиональные документы с использованием Word 2013

  Узнайте, как эффективно использовать Microsoft Word 2013 для создания профессиональных деловых документов. ..

  Подробнее о Udemy

  Составление бюджета и планирование проектов

  Хороший график проекта помогает всем членам команды работать вместе для достижения целей проекта. Бюджет проекта с реалистичными ограничениями по стоимости также является важной основой любого проекта. В этом курсе вы научитесь планировать и придерживаться временных и стоимостных ограничений, чтобы обеспечить успех ваших проектов. По завершении этого курса вы сможете: 1. Определить потребности проекта в ресурсах 2. Разложить рабочие пакеты на действия 3. Определить, что необходимо для оценки дли…

  Подробности на Coursera

  Служба поддержки клиентов

  (4,889)

  Как найти новых клиентов и удержать существующих… Удобный способ повысить уверенность в себе и изучить MS Office 2010 внутри и снаружи. Быстро, без поездок и занятий…

  Подробнее о Udemy

  Service Desk и основах ITIL

  Изучите процессы и функции Service Desk и ITIL. Основы управления ИТ-услугами. ..

  Подробнее о Udemy

  Курс по вводу данных для начинающих

  (2,321)

  Учитесь у профессионального специалиста по вводу данных!… Создание преимущества обслуживания клиентов в вашем отделе или бизнесе посредством коммуникации и управления клиентами…

  Просмотреть подробности на Udemy

  Служба поддержки клиентов: основы социальных навыков

  (14,400)

  Как сохранить голову, когда все остальные теряют голову…

  Подробнее об Udemy

  Операции ИТ-услуг и управление службой поддержки

  Улучшение процессов и функций службы поддержки и ИТ-поддержки. Лучшая подготовка к профессиональному экзамену…

  Подробнее на Udemy

  Наиболее распространенные навыки для старших секретарей

  Что нужно, чтобы стать успешным секретарем

  Часто говорят, что руководитель настолько хорош, насколько хорош его секретарь, руководитель помощник или личный помощник.

  Занимаясь повседневным администрированием человека, команды или сети, секретарь является «глазами и ушами» компании, посвященным уникальной и важной информации о корпоративной культуре, производительности и будущем направлении. Это может быть полезным и захватывающим карьерным путем для любого профессионала.

  Что нужно, чтобы стать успешным секретарем? Важно понимать все, что ожидается от вас на этой должности, искать возможности идти дальше и дальше и постоянно повышать квалификацию, идти в ногу с новым программным обеспечением и технологиями, оттачивать организационные навыки и расширять общие знания, связанные с отраслью, в которой вы работаете. 

  Связанный:  8 вопросов, которые нужно задать рекрутеру перед собеседованием

  Качества, которые делают хорошего секретаря

  Хороший секретарь обладает различными качествами – как жесткими, так и социальными навыками, которые помогают ему добиться успеха в своей роли. Этим качествам можно научиться и развить их, если проявить немного самоотверженности. Вот лишь некоторые из них:

  • Организационные навыки: сильная способность быть организованным, сохранять ясную голову и отслеживать все, от сроков до важных файлов.
     
  • Профессиональные навыки общения : четкое и дружелюбное общение, а также приятная манера общения по телефону.
     
  • Инициативность и стремление: способность проявлять инициативу, работать независимо и искать новые возможности.
     
  • Информационная грамотность : требуется знание программного обеспечения, такого как Microsoft Office Suite, Outlook, Adobe Programs, и навыки набора текста. Кроме того, знание о другом программном обеспечении, которое может помочь в повседневной работе.
     
  • Честность и осмотрительность: Секретарь часто занимается расходами, мелкими денежными средствами и другими деликатными вопросами; важно, чтобы работодатели могли полностью доверять секретарю.
     
  • Навыки тайм-менеджмента : Работа над несколькими проектами требует многозадачности. Для этого требуется умение управлять своим временем и гарантировать, что вы сможете выполнять поставленные задачи в установленные сроки.
     
  • Быть командным игроком: лучше, если вы умеете отстаивать командную этику и поощрять командную работу в команде.
     
  • Сохранять спокойствие под давлением: способность справляться со стрессом, дедлайнами и многозадачностью, часто имея дело с несколькими заинтересованными сторонами одновременно.
     
  • Профессионализм: навык, необходимый для работы с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.
     
  • Навыки управления проектами : умение управлять всеми движущимися частями любого данного проекта.

  
  Помимо этих навыков межличностного общения, большинство работодателей ожидают от секретаря образования не ниже аттестата зрелости, за которым следует обучение секретарю. Скорость набора текста является важным навыком для многих работодателей.

  Если вы умеете печатать вслепую, ваша скорость будет увеличиваться по мере того, как вы будете печатать. Вам нужно будет печатать со скоростью от 55 до 80 слов в минуту, и чем быстрее, тем лучше.

  Связанный: Как использовать технику STAR, чтобы преуспеть на собеседованиях

  Каковы характеристики хорошего секретаря?

  Научитесь предвидеть потребности

  Самые успешные секретари стараются помочь другим, когда они об этом просят, а затем предугадывают, что может понадобиться в будущем. Будьте активны и ищите способы предвидеть запросы и потребности других. Обращая внимание на детали поставленных задач, вы сможете предвидеть, что потребуется в будущем.

  Быть тщательно организованным

  Это важно как для вас, когда вы совмещаете несколько задач, так и для других, над которыми вы работаете. Придумайте различные системы, чтобы оставаться организованными, будь то рукописные или с использованием организационных технологий. Быть организованным особенно полезно, если часть вашей работы включает организацию поездок, управление графиком людей или организацию нескольких мероприятий.

  Делайте подробные заметки

  Во время совещаний или во время телефонных звонков ведите подробные заметки о том, что было сказано и запрошено, для дальнейшего использования. Сохранение этих заметок для справки будет означать, что вы держите руку на пульсе того, что происходит, и вас будут рассматривать как человека, который может получить детали, которые другие, возможно, упустили из виду или забыли.

  Сосредоточьтесь на четком общении.

  Работайте над своими коммуникативными навыками, чтобы общаться напрямую, четко и целенаправленно со всеми заинтересованными сторонами, с которыми вы взаимодействуете. Умение написать краткое электронное письмо и хорошо говорить как внутри компании, так и за ее пределами будет огромным преимуществом, учитывая, что большая часть вашей работы заключается в эффективном общении.

  Связанный:  Годовой обзор: 10 вопросов для самоанализа

  Чем занимается секретарь?

  Должностная инструкция каждого секретаря всегда будет отличаться. Однако, как правило, секретарь отвечает за поддержку различных аспектов бизнеса, часто выполняя административные задачи, от ведения заметок на собраниях до управления расписанием, организации мероприятий или организации поездок.

  Это разнообразная роль, и во многом она зависит от того, кого поддерживает секретарь и в какой компании он работает. Учитывая такое широкое описание работы, одним из самых ценных качеств, которыми может обладать секретарь или специалист по поддержке бизнеса, является способность мыслить на ходу.

  Секретарская и вспомогательная работа требует много усилий и требует того, кто может выполнять несколько обязанностей и хорошо выполнять несколько задач одновременно.

  Как выглядит карьера секретаря?

  Амбициозный секретарь может обновлять свою карьеру каждые пару лет, как только он освоит и разовьет последнюю роль. Это идеальное время, чтобы взять на себя больше ответственности, развивая управление проектами и надзорные аспекты роли.

  Секретарские должности начального уровня, как правило, имеют большие возможности для роста, и секретарь может развиваться до административного помощника, исполнительного помощника, офис-менеджера, административного координатора или других старших административных должностей. Обладая специальными знаниями об отделе, отрасли или компании, эффективные секретари должны продвигаться по захватывающей карьере.

  Альтернативой является перемещение внутри организации в другие отделы или поиск новых пастбищ для следующей внешней задачи. Управление проектами и человеческие ресурсы — это два сектора, к которым многие секретари хорошо подготовлены, обладая универсальным набором навыков.

  Связанный:  5 вещей, которые вам нужно знать о начале карьеры в отделе кадров

  Роль секретаря попросили вести протокол собрания. Вас даже могут попросить взять на себя официальную роль секретаря группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая должность.

  В этом качестве очень важно, чтобы вы знали, что нужно сделать, и были в состоянии делать четкие и точные заметки, потому что роль секретаря заключается, прежде всего, в официальном протоколировании собрания.

  Обязанности секретаря

  Роль секретаря в любой официальной группе заключается в том, чтобы следить за процессом собраний. Обычно это человек, который занимается организацией собраний, в том числе общих собраний, и ведет формальные записи процесса и решений группы: протоколы собраний. Это может включать ведение записей корреспонденции.

  На этой странице основное внимание уделено формальным аспектам роли секретаря, особенно тем, которые касаются совещаний.

  ---

  Подготовка: Перед собранием

  Секретарю необходимо знать ряд вещей перед собранием, большинство из которых можно легко узнать, спросив человека, который должен председательствовать на собрании.

  Наиболее важными из них являются:

  • Кто должен организовать собрание , включая поиск места и обеспечение подходящих закусок и любых средств AV? Часто это секретарь.
  • Кто отвечает за подготовку повестки дня? У каждого стула будут свои предпочтения, но это также обычно ответственность секретаря, работающего с креслом. Могут быть и другие люди, которые имеют право добавлять пункты в повестку дня. См. нашу страницу: Установка повестки дня для получения дополнительной информации.
  • Секретарь следит за тем, чтобы повестка дня не была перегружена , что может включать обсуждение с председателем и другими лицами того, что можно отложить до более позднего собрания, а что можно было бы отразить в письменном отчете.
  • Какие записи или протоколы необходимы? Должны ли они быть формальными протоколами, в которых указывается, кто что сказал, или краткими заметками, фиксирующими согласованные действия?
  • Как быстро должны быть подготовлены и распространены заметки или протоколы после собрания?
  • Каков процесс очистки заметок для публикации? Некоторым председателям нравится одобрять протоколы, прежде чем они будут отправлены дальше, в то время как другие предпочитают, чтобы они были распространены среди нескольких ключевых участников одновременно.

  Если вы новичок в роли секретаря , также стоит узнать, кто должен присутствовать, организации, которые они представляют, и некоторые вопросы, поднятые на предыдущих встречах.

  Это поможет вам понять, что происходит. Вы можете сделать это, просмотрев прошлые протоколы совещаний, а также спросив председателя, что, вероятно, будет обсуждаться.

  Секретарь отвечает за рассылку документов для собрания. Это будет включать, помимо прочего, повестку дня, протокол последнего собрания и любые документы для обсуждения или информацию.

  В день собрания

  В день собрания секретарь должен сделать несколько вещей:

  • Убедитесь, что вы знаете, кто должен присутствовать на собрании. Если в здании есть охрана, может потребоваться предоставить список посетителей.
  • Прибудьте на место заранее и убедитесь, что все в порядке. Если вы отвечаете за организацию встречи, убедитесь, что все есть, помещение правильно обставлено, все аудио- и видеооборудование работает, стульев достаточно, а закуски доставлены.
  • Вы можете подумать о том, кто где сидит , и даже отметить наш план рассадки, так как это имеет огромное значение для проведения собрания. Вы должны убедиться, что стул сидит в центре, а вы сидите рядом с ним.
  • Убедитесь, что у вас есть много запасных копий документов для тех, кто не принес копию. Если документов много, может быть целесообразно расположить их в папке, используя номера страниц/разделов, чтобы участники могли легко найти документы, относящиеся к текущему обсуждению.
  • Если вы используете бейджи с именами , разложите их в алфавитном порядке на столе у ​​двери, где посетители смогут забрать их по прибытии.

  ---

  Приветствие и представление

  В протокол необходимо включить полный список присутствующих и всех, кто прислал извинения.

  Чтобы вы не лихорадочно строчили, когда люди представляются за столом, раздайте регистрационные листы с просьбой назвать свои имена, организации и контактные данные. Запишите любые извинения за отсутствие, сделанные во время знакомства: люди часто представляются как «замена такого-то и, кстати, он/она присылает свои извинения».

  Основной бизнес

  То, как вы делаете заметки на собрании, зависит от того, насколько формальным должен быть протокол.

  Если вы сообщаете только краткое изложение обсуждения, а также какие-либо действия, вы можете позволить себе прослушать обсуждение, а затем обобщить его в форме заметки.

  Если, тем не менее, вы должны записать основные моменты, сделанные отдельными выступающими, вам необходимо будет сделать более полный набор заметок, включая имена или инициалы выступающих.

  Это вопрос выбора, используете ли вы ноутбук или ручку и бумагу, чтобы делать заметки, хотя лучше заранее проконсультироваться со стулом, особенно в оплачиваемой роли.

  Полезные советы по быстрому письму

  ---

  • Разработайте собственное сокращение для ключевых слов, фраз или жаргона в своей области, чтобы можно было использовать только инициалы для общих фраз.
  • Используйте инициалы для обозначения говорящих в своих заметках. Если вы не уверены в названии, используйте название организации: никто не будет возражать против того, чтобы вас называли «представителями x организации», но просмотры без указания авторства могут навлечь на вас неприятности.
  • Если несколько человек говорят об одном и том же, просто добавьте «X и Y согласны».

  См. нашу страницу: Ведение заметок для получения дополнительной информации.

  Поддержка процесса

  Работа председателя заключается в управлении процессом собрания, но есть несколько вещей, которые секретарь может сделать, чтобы помочь.

  К ним относятся:

  • Незаметно передайте записку председателю, указав на любые проблемы, связанные со сроками повестки дня, отставанием или временем подачи кофе.
  • Резюмируйте обсуждение. Это особенно полезно, когда люди снова начинают говорить об одном и том же.
  • Попросите разъяснить конкретный момент, если вы его не понимаете. Скорее всего, если вы этого не сделаете, другие тоже этого не сделают, и в любом случае вам нужно понять это, чтобы правильно записать его.
  • После согласования действия проверьте, кто будет его выполнять. Нередко собрание соглашается, что действие необходимо и что это за действие, не назначая ответственных за него. Вы, как секретарь, можете сделать так, чтобы этого не произошло.

  В зависимости от типа организации, от того, работаете ли вы на довольно низком уровне, или ваша роль является добровольной, и вы являетесь избранным членом комитета, вероятно, лучше заранее обсудить эти обязанности с председателем, чтобы убедиться, что ваше вмешательство будет приветствоваться.

  ВНИМАНИЕ!

  ---

  Легко отвлечься на интересную дискуссию и забыть что-либо записать. Старайтесь все время оставаться сосредоточенным на своей задаче, даже когда обсуждение идет по кругу. Председатель может попросить вас подвести итоги в любой момент.

  ---

  После собрания

  Теперь работа действительно начинается!

  Лучше всего начать писать протокол как можно скорее после собрания. Какими бы прозрачными ни казались ваши заметки на собрании, через 24 часа они уже не будут такими четкими, и если вы оставите их на две недели, вы будете сомневаться, действительно ли это были вы на собрании.

  Протоколы должны следовать порядку повестки дня. Даже если кто-то позже вернется к определенной теме собрания, вы должны включить это обсуждение в первоначальный пункт повестки дня. Убедитесь, что вы включили все ключевые моменты, сделанные в ходе обсуждения, любые принятые решения и согласованные действия, а также ответственных за действия.

  Протоколы почти всегда пишутся в прошедшем времени и обычно в страдательном залоге («X указал, что должно произойти y; было решено, что Z будет нести ответственность»). Используйте «будет», а не «будет» для того, что должно произойти, особенно в официальных протоколах.

  Это вопрос стиля, используете ли вы имена, титулы с фамилиями или инициалы для обозначения говорящих. Сверьтесь со стулом или просмотрите прошлые минуты, чтобы увидеть, что было сделано раньше, и последовательно применяйте тот же подход.

  Проверка и утверждение

  Если вы новичок в написании протоколов, может быть целесообразно отправить протоколы одному или двум доверенным лицам для проверки и комментариев, прежде чем распространять их более широко.

  Один из этих людей, вероятно, должен быть председателем, если только они сами не попросили вас сначала отправить их к кому-то другому. После утверждения протокола председателем его можно распространить среди участников и, при необходимости, опубликовать на веб-сайте. Имейте в виду, что участники могут захотеть исправить любые ошибки, и исправления необходимо будет внести в следующий протокол.

  Должностная инструкция офис-менеджера | TopResume

  Чтобы убедиться, что ваше профессиональное резюме соответствует вашим целям, используйте это описание работы офис-менеджера, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.

  Изучив примеры должностных инструкций, офис-менеджеры смогут определить, какие технические и межличностные навыки, полномочия и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.

  Должностная инструкция офис-менеджера:

  Офис-менеджер будет организовывать и координировать управление офисом и процедуры для обеспечения организационной эффективности, результативности и безопасности. Офис-менеджер отвечает за разработку протоколов внутриофисной связи, оптимизацию административных процедур, управление запасами, надзор за персоналом офиса и делегирование задач.

  Успешный офис-менеджер — энергичный профессионал, который не прочь носить несколько шляп. Имеет опыт выполнения широкого круга административных обязанностей и задач, связанных с исполнительной поддержкой, и способен работать независимо с небольшим контролем или без него. Хорошо организованный, гибкий и любит административные проблемы, связанные с поддержкой офиса из разных людей.

  Обязанности офис-менеджера:

  • Консультант по обслуживанию, рассылке, доставке, припасам, оборудованию, счетам и поручениям

  • Организация и планирование встреч и встреч

  • Сотрудничать с отделом кадров для поддержки офисных политик по мере необходимости

  • Организация офисных операций и процедур

  • Координация с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию

  • Управлять отношениями с поставщиками, поставщиками услуг и арендодателем, обеспечивая своевременное выставление счетов и оплату всех предметов

  • Ведение переговоров по контрактам и ценам с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисных помещений

  • Оказывать общую поддержку посетителям

  • Отвечает за создание слайдов PowerPoint и проведение презентаций

  • Управление расписаниями, календарями и встречами руководителей

  • Отвечает за управление офисными услугами, обеспечивая организацию офисных операций и процедур, контроль корреспонденции, разработку систем хранения документов, проверку и утверждение заявок на поставку, а также надлежащее распределение и контроль канцелярских функций

  • Создайте историческую справку для офиса, наметив процедуры защиты, хранения, уничтожения документации, поиска и перевода сотрудников

  • Обеспечить поддержание эффективности офиса путем планирования и осуществления закупок оборудования, планировки и офисных систем

  • Отвечает за разработку и внедрение политик офиса, устанавливая процедуры и стандарты для управления работой офиса

  • Убедитесь, что результаты сопоставляются со стандартами, внося при этом необходимые изменения

  • Распределять задачи и поручения подчиненным и контролировать их выполнение

  • Назначать и контролировать канцелярские, административные и секретарские обязанности и задачи среди офисного персонала

  • Проводить обзор и анализ специальных проектов и надлежащим образом информировать руководство

  • Определить текущие тенденции и предоставить обзор руководству для принятия мер

  • Отвечает за подбор персонала для офиса, а также за ориентацию и обучение новых сотрудников

  • Обеспечить высокую производительность офисного персонала, предоставляя им надлежащее обучение и руководство

  • Оставайтесь в курсе технических и профессиональных знаний, посещая образовательные семинары, вступая в профессиональные ассоциации, создавая сети с коллегами-профессионалами и просматривая отраслевые публикации

  • Отвечает за обеспечение достижения финансовых целей офиса путем подготовки годового бюджета офиса, планирования расходов, анализа отклонений и внесения необходимых исправлений, которые могут возникнуть

  • Активно участвовать в планировании и проведении мероприятий компании

  • Отвечает за разработку стандартов и продвижение деятельности, улучшающей рабочие процедуры

  • Выделить доступные ресурсы для обеспечения успешного выполнения задачи

  • Координация деятельности сотрудников офиса для обеспечения максимальной эффективности

  • Оценка и управление производительностью персонала

  • Набор и отбор офисного персонала

  • Организация ориентации и обучения новых сотрудников

  • Тренер, наставник и сотрудники отдела дисциплины

  • Разработка и внедрение систем хранения документов

  • Убедитесь, что файловые системы поддерживаются в актуальном состоянии

  • Установить и контролировать процедуры ведения учета

  • Обеспечение безопасности, целостности и конфиденциальности данных

  • Разработка и внедрение офисных политик и процедур

  • Надзор за соблюдением офисных политик и процедур

  • Анализ и мониторинг внутренних процессов

  • Внедрение процедурных и политических изменений для повышения операционной эффективности

  • Подготовка оперативных отчетов и графиков для обеспечения эффективности

  • Согласование графиков, встреч и заказов

  • Мониторинг и поддержание запасов канцелярских товаров

  • Проверка и утверждение приобретения канцелярских товаров

  • Обработка запросов и жалоб клиентов

  • Управление внутренними отношениями с персоналом

  • Поддерживайте безопасную, надежную и приятную рабочую среду

  Требования к офис-менеджеру:

  • Подтвержденный опыт офис-менеджера, администратора или помощника

  • Знание обязанностей, систем и процедур управления офисом

  • Отличные навыки управления временем и способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в работе

  • Внимание к деталям и навыки решения проблем

  • Отличные письменные и устные коммуникативные навыки

  • Сильные организаторские способности и навыки планирования

  • Владение Microsoft Office

  • Знание методов и процедур бухгалтерского учета, данных и административного управления

  • Знание канцелярской практики и процедур

  • Знание методов и процедур управления человеческими ресурсами

  • Знание принципов бизнеса и управления

  • Владение компьютером и знание пакетов офисных программ

  Хорошо составленный раздел навыков резюме, в котором подчеркиваются ваши навыки, необходимые для должности офис-менеджера, поможет вашему резюме превзойти систему отслеживания кандидатов (ATS), которая является первым шагом к тому, чтобы ваше заявление было замечено. Используйте приведенные ниже основные навыки и умения офис-менеджера, чтобы помочь вам эффективно написать свое резюме.

  Основные навыки и умения офис-менеджера:

  • Связь

  • Анализ и оценка

  • Решение

  • Решение проблем

  • Принятие решений

  • Планирование и организация

  • Тайм-менеджмент

  • Внимание к деталям

  • Точность

  • Делегация

  • Коучинг

  • Инициатива

  • Целостность

  • Адаптивность

  • Работа в команде

  • Бюджетирование

  • Кадровое обеспечение

  • Контроль

  • Стандарты разработки

  • Улучшение процесса

  • Управление запасами

  • Управление поставками

  • Творчество

  • Проактивность

  • Ведение документации

  • Доступность

  • Знание Microsoft Office

  • Координация

  • Биллинг

  • Навыки межличностного общения

  • Мотивация

  • Эмпатия

  • Административная поддержка

  Рекомендуемое чтение:

  • Навыки, которыми должны обладать все менеджеры по персоналу

  • Как использовать глаголы действия в резюме

  • Как указать несколько должностей в одной компании в резюме

  Статьи по теме:

  Бесплатные шаблоны резюме + практическое руководство

  Чтобы написать впечатляющее резюме секретаря, вам необходимо подчеркнуть свои навыки письменного и устного общения наряду с вашими организационными достоинствами. Эти бесплатные загружаемые шаблоны в сочетании с нашими советами по написанию резюме и примерами резюме помогут вам в процессе написания резюме.

  Резюме секретаря

  Резюме секретаря

  Шаблоны резюме для бесплатной загрузки

  • Аристократический

  • Образец

  Подготовьтесь к написанию резюме

  С открытием офисов соискатели пытаются найти постоянную работу. Это означает, что ваше резюме секретаря должно выделяться из толпы. Менеджеры по найму ищут элегантный дизайн и подробную профессиональную информацию при тщательном изучении резюме для отбора кандидатов.

  Мы собрали эти рекомендации и советы, которые помогут вам составить почти идеальное резюме:

  • Все должности секретарей уникальны – они не требуют одинакового набора навыков. Описание работы, предоставленное работодателем, является вашим лучшим ориентиром. Внимательно прочтите его, чтобы получить четкое представление о необходимом наборе навыков.
  • Вы должны обладать широким спектром навыков, таких как хорошее знание компьютера и навыки общения. Сосредоточьтесь на том, чтобы сделать превосходную презентацию этих способностей, подкрепив их примерами из вашей профессиональной жизни.
  • Обратите внимание на любые особые требования, указанные в объявлении о вакансии, например, на оказание поддержки менеджеру по персоналу. Если у вас есть опыт работы на какой-либо другой административной должности, упомяните об этом, чтобы привлечь внимание работодателя.
  • Перепроверьте на наличие орфографических ошибок, избегайте отвлекающих шрифтов или шаблонных терминов, таких как «руководство» или «помощь». Кроме того, рассмотрите возможность использования персонализированных или креативных слов, чтобы ваше резюме выделялось среди остальных.
  • Помните, рекрутеры используют систему отслеживания кандидатов (ATS), чтобы просмотреть ваше резюме и отклонить его, если вы используете слишком много нерелевантных ключевых слов, чтобы привлечь внимание.
  • Вы также можете добавить примеры признаний или слов признательности, которые вы могли получить от старших на предыдущих заданиях. Например, «заархивировано более 95% написанных документов» или «своевременно отвечайте на все звонки в офис» могут повысить ценность вашего резюме.

  Наш список примеров резюме дает вам хорошее представление о том, как выглядит идеальное резюме секретаря. Чтобы узнать больше о навыках и достижениях, которые следует включить в свое резюме, внимательно прочитайте наши примеры резюме.

  Выберите правильный формат резюме

  Форматы резюме открывают стратегические способы показать свои профессиональные сильные стороны и преуменьшить потенциальные недостатки, такие как скудная история работы или внезапная смена карьеры. Три наиболее часто используемых формата резюме — хронологический, функциональный и комбинированный. Эти резюме различаются в зависимости от их акцента на истории работы или профессиональных навыках.

  Хронологический формат делает больший упор на предыдущую историю работы. Используйте этот формат, если у вас есть десятилетний опыт непрерывной работы секретарем, секретарем или администратором.

  Функциональное резюме показывает специальные навыки кандидата. Это широкий спектр навыков, которые могут быть реализованы в любой работе. Этот тип резюме является хорошим вариантом для личного направления секретаря, поскольку он подчеркивает ваши административные навыки и позволяет выделить другие группы навыков.

  Комбинированный формат уравновешивает два вышеупомянутых формата, уделяя одинаковое внимание разделам о прошлом опыте работы и навыкам. Вы должны выбрать это резюме, если у вас есть несколько лет опыта.

  Наше руководство по форматам резюме предоставит более подробную информацию о каждом типе резюме.

  • Хронологический

  • Функциональный

  • Комбинация

  Как составить резюме с примерами

  Ознакомьтесь с этими советами и предложениями в нашем пошаговом руководстве по написанию резюме, которое поможет вам в кратчайшие сроки составить фантастическое резюме секретаря.

  1. Расширенное вступительное заявление.

  Ваше резюме секретаря должно продавать вас как лучшего кандидата на эту должность, а это значит, что хорошее представление очень важно. Ваше введение может принять одну из двух форм, чтобы успешно привлечь менеджеров по найму: как карьерная цель или сводное заявление .

  Сводное заявление больше подходит для обширной истории работы, потому что вы можете сразу представить один или два навыка или достижения, которые непосредственно связаны с требованиями работы.

  Тем не менее, карьерная цель является идеальным вариантом для недавних выпускников или специалистов, меняющих свою карьеру. Ваша карьерная цель должна подчеркивать преимущества любых соответствующих курсов, которые у вас есть, таких как диплом по секретарскому менеджменту или продвинутый курс по офисным коммуникациям.

  Следующие примеры резюме помогут вам понять разницу между привлекательным и плохим резюме секретаря:

  Плохой пример:

  «Мое хобби — общение с людьми и организация встреч. Я хочу использовать это в своей работе, чтобы стать лучшим секретарем».

  Эта плохая карьерная цель имеет несколько общих навыков общения, но этот кандидат не указывает, как эти навыки соотносятся с открытой вакансией. В нем не выделяются какие-либо конкретные таланты или другие достижения, которые могли бы сделать кандидата привлекательным для работодателя.

  Хороший пример:

  «Умение работать с несколькими компьютерными приложениями, умение быстро и точно печатать. Я заинтересован в работе на должности секретаря, которая хорошо использует мои навыки».

  Эта карьерная цель привлекает внимание работодателя, поскольку подчеркивает определенный навык. Это также помогает:

  • Четко понимать, что кандидат хочет делать на этой должности.
  • Какие навыки предлагает кандидат, чтобы сделать его хорошим выбором для желаемой должности.

  Всегда используйте персонализированное резюме, чтобы указать свои навыки и стремления. Вы также можете:

  • Укажите важные навыки, которые точно соответствуют описанию работы.
  • Используйте числа или реальные данные, чтобы описать некоторые из ваших предыдущих достижений. Эти показатели дают четкое представление о ценности, которую вы добавили к своему рабочему месту.
  • Любые сертификаты или курсы, повышающие вашу пригодность для работы.

  Изучите этот пример сводного утверждения и соответствующим образом составьте свой:

  «Опытный секретарь-профессионал с сильными организаторскими способностями. За последние шесть лет я работал с разными клиентами. Отличный коммуникатор с эффективными навыками многозадачности, который может легко справиться с динамичной рабочей средой».

  2. Ваши навыки – ваша сила.

  Раздел навыков важен и тщательно проверяется работодателями. Таким образом, требуется четкое и краткое представление ваших навыков. Мы предлагаем использовать функциональное резюме, которое позволит вам подробно описать свои навыки для кандидатов начального уровня. Вот список наиболее востребованных передаваемых навыков, которые могут помочь вам начать работу.

  Используйте краткий и систематизированный маркированный список, чтобы выделить свои различные навыки. Вы можете упомянуть конкретные задачи и достижения под каждым пунктом.

  Обратитесь к этому примеру функционального резюме секретаря, чтобы лучше понять:

  Навыки

  Организация и общение

  • Использовал свои сильные компьютерные и организационные навыки для создания счетчика времени, который помог повысить производительность сотрудников на 10%.
  • Запланировано несколько встреч с клиентами еженедельно.
  • Отвечал за служебную переписку по широкому кругу вопросов и политик.

  Опишите некоторые из ваших конкретных достижений в этом разделе. Эти достижения должны быть связаны с описанием работы, предоставленным работодателем.

  Навыки, указанные в резюме, должны представлять собой сочетание мягких, жестких и технических навыков. Воздержитесь от повторения одного и того же набора навыков дважды.

  Навыки межличностного общения включают нашу социальную грацию и коммуникативные навыки. Они относятся к нашим личным или индивидуальным качествам. Некоторые из необходимых социальных навыков для секретаря:

  • Отличная связь
  • Организационный
  • Возможности обслуживания клиентов
  • Тайм-менеджмент
  • Внимание к деталям
  • Навыки активного слушания
  • Отличная инициатива и драйв
  • Терпение
  • Предоставлено
  • Командный игрок
  • Способность к многозадачности

  Тяжёлые навыки — это отраслевые качества, приобретаемые в результате образования и формального профессионального обучения. Некоторые сложные навыки, необходимые секретарю, могут быть следующими:

  • Отличные навыки корпоративного письма
  • Быстрый набор текста
  • Навыки бухгалтерского учета и управления бизнесом
  • Знание организационных инструментов, таких как базы данных
  • Публичные выступления
  • Навыки презентации
  • Знание информации, связанной с компанией, такой как клиенты, поставщики или акционеры
  • Навыки надзора
  • Сильные административные черты
  • Финансовая документация

  Технические навыки относятся к владению ИТ-инструментами на рабочем месте. Для должности секретаря могут быть полезны следующие технические навыки:

  • Эксперт в различных приложениях MS Office, таких как Outlook, PowerPoint или Word.
  • Умение работать с документами, такими как деловые письма, отчеты или финансовые документы.
  • Хорошее знание бухгалтерского программного обеспечения, такого как ERP.
  • Превосходство в использовании многоканальных телефонных систем и факсов.
  • Знакомство с инструментами управления проектами.

  Вы можете найти дополнительные навыки, соответствующие вашему административному опыту, с помощью нашего конструктора резюме. Наш инструмент для написания резюме поможет вам составить резюме на основе вашего предыдущего места работы, образования и опыта.

  3. Советы по отображению истории работы.

  Раздел «Ваша история работы» демонстрирует ваш профессиональный опыт в обратном хронологическом порядке. В этом разделе каждая запись содержит название должности, название рабочего места, местонахождение и продолжительность работы. Для комбинированных и хронологических резюме вы можете предоставить дополнительные сведения о своей истории работы.

  Давайте посмотрим на некоторые отличные и плохие примеры раздела резюме истории работы:

  Плохой пример:

  История работы

  Февраль 2019 – Текущий

  2 Административный помощник | ABC Company Pvt Ltd. | Лос-Анджелес, Калифорния

  • Взаимодействие с клиентами.
  • Обновлены официальные документы.
  • Отвечал за всю офисную связь.

  В этом примере не приводится подробная информация о должностных обязанностях. В нем не упоминаются какие-либо заметные достижения или выдающиеся примеры работы. Расплывчатые записи о вакансиях вряд ли привлекут внимание потенциальных работодателей.

  Хороший пример:

  Трудовая книжка

  Февраль 2019 г. – текущий

  Секретарь | ABC Company Pvt Ltd. | Лос-Анджелес, Калифорния

  • Отвечал за набор текста, сопоставление и печать отчетов.
  • Работал над соблюдением правовых требований в соответствии с требованиями закона о компаниях.
  • Занимался документооборотом, включая копирование, рассылку и подачу служебной информации клиентам и акционерам компании.

  В этой трудовой книжке содержится информация о задачах, которыми занимался кандидат. Подробные рабочие задачи в резюме повышают доверие к рабочим навыкам кандидата.

  Эти советы помогут подробно описать ваш трудовой стаж:

  • Должностные требования должны служить ориентиром при описании вашего трудового стажа. Воздержитесь от упоминания не относящейся к делу истории работы.
  • Это поможет привести примеры ваших значительных достижений, таких как организация собраний для более чем 50 участников или создание эффективной системы хранения документов для облегчения доступа.
  • Помните, что работодатели ценят в секретаре эффективность и педантичность. Упомяните случаи, которые выявляют эти основные ценности.

  4. Контактная информация, сведения об образовании и другая соответствующая информация.

  Образование

  Для большинства секретарских должностей требуется аттестат о среднем образовании. Для руководящих должностей работодатели ожидают более высокой квалификации или сертификата. Для специализированных должностей, таких как медицинские или юридические секретари, необходимы соответствующие предметные знания.

  Хотя кажется, что высшее образование не является обязательным требованием для этой должности, рекрутеры должны иметь возможность понять ваш опыт, когда они читают ваше резюме.

  Для всех секретарских должностей обязательно наличие хороших навыков общения и обслуживания клиентов. Хорошие навыки работы с компьютером и эффективное ведение записей являются некоторыми дополнительными качествами.

  Сертификаты, лицензии и пользовательские разделы

  Пройденные вами сертификаты, лицензии или обучение имеют большое значение для улучшения вашего резюме. Некоторые полезные сертификаты для секретаря:

  Сертифицированный член Международной ассоциации профессиональных административных работников (IAAP)

  IAAP — некоммерческая ассоциация, выступающая в качестве платформы для профессиональных административных работников. Сертифицированный специалист этой ассоциации дорастает до должностей более высокого уровня и приобретает большую компетентность в этой области.

  Специалист Microsoft Office: Младший специалист (Office 365 и Office 2019)

  В эту программу входят основы MS-Word, MS-Excel, MS-Powerpoint и MS-Outlook. После завершения кандидаты будут успешно перемещаться по приложениям MS Office.

  Организационный менеджмент (OM)

  Сертификационный курс IAAP по организационному менеджменту (OM) — это восьминедельная сертификационная программа. Эта программа применит знания, полученные в течение восьминедельной программы, к своим профессиональным ситуациям и получит лучший опыт обучения в реальном мире.

  Не забудьте также четко указать свою контактную информацию с такими подробностями, как ваше полное имя, город и штат, а также номер телефона и рабочий адрес электронной почты в конце резюме.

  Бесплатные загружаемые шаблоны резюме для секретарей

  Вот несколько простых в настройке шаблонов резюме, которые вы можете использовать. Вы можете загрузить эти шаблоны секретарей в предпочитаемый вами текстовый процессор и внести нужные изменения.

  Часто задаваемые вопросы

  Какие три основных навыка необходимы для резюме секретаря?

  Три главных навыка, необходимых секретарю, — это отличные коммуникативные навыки, грамотное управление документами и ориентированность на обслуживание.

  Что делает секретаря успешным?

  Секретарей называют «глазами и ушами» организации. Помимо повседневных административных обязанностей, секретари имеют доступ к жизненно важной и конфиденциальной информации, касающейся деятельности и планов компании.