Обязанности секретаря руководителя для резюме: Резюме Секретарь-референт, помощник руководителя, Москва, по договоренности

Содержание

Образец резюме секретаря

Скачать образец резюме
секретаря (.doc, 32КБ)

Семенова Анна Александровна

Дата рождения: 10 февраля 1986 г.
Гражданство: Россия
Телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX
Эл. почта: [email protected]

Семейное положение: замужем
Желаемый график работы: полный рабочий день

Цель

Соискание должности секретаря

Образование

  • 2008 г. Российский государственный социальный университет
    Социально-гуманитарный факультет
    Кафедра социальной философии
  • 2009 г.
    Международный центр профессионального образования
    Курс «Секретарское дело с использованием ПК»

Опыт работы

  • 01.2011 — наст. время ООО «Магистраль»
    Должность: секретарь-референт
    — Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя
    — Протоколирование и организация совещаний, планерок
    — Своевременное ознакомление с изменениями всех заинтересованных лиц
    — Общее делопроизводство
    — Ведение электронного документооборота
    — Организация отправки и получения почтовых отправлений
    — Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса
    — Организация бесперебойного жизнеобеспечения офиса
  • 09.2008 — 12.2010 г. ООО «Директ Лайн»
    Должность: секретарь на ресепшн
    — Прием, распределение и фильтрация входящих/исходящих звонков
    — Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
    — Подготовка документов для руководителей
    — Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях
    — Прием посетителей, заказ пропусков
    — Координация и обеспечение работы офиса
    — Организация командировок руководителя

Профессиональные навыки и знания

  • Знание основ делопроизводства
  • Уверенный пользователь ПК — MS Office (Word, Excel, Outlook), Internet
  • Грамотная устная и письменная речь
  • Владение оргтехникой, мини АТС

Знание иностранных языков

  • Английский язык — свободно владею

Прочее

  • Коммуникабельность, ответственность, стрессоустойчивость
  • Исполнительность, пунктуальность
  • Стремление к развитию и профессиональному росту

Кадровое агентство по подбору персонала в Москве и РФ.

Рекрутинг.Секретарь — правая рука руководителя. Опытные секретари со знанием иностранного языка получают достойные зарплаты.

 

Подскажем, как секретарю правильно описать свой опыт работы и обязанности в резюме, чтобы устроиться на хорошую работу в крупную компанию и вырасти до должности руководителя секретариата.

 

Добавьте цифр, чтобы дополнить описание поля «Обязанности и достижения», — так работодатель сможет оценить, какой объем работ вы готовы выполнять:


— Анализировала ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составляла расписание с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день).
— Спланировала и организовала около 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа- и ж/д билеты, визовая поддержка, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита).
— Принимала и распределяла более 250 входящих звонков в день с помощью офисной АТС.
— Обрабатывала заказы от клиентов — более 100 входящих звонков в день, 20 исходящих звонков.
— Еженедельно организовывала 20 встреч и 5 собраний для сотрудников офиса.
— Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Провела анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать это при планировании.
— Разработала 3 должностные инструкции, что привело к увеличению эффективности работы секретариата в 1,5 раза.

 

Смотрите, какие знания и навыки работодатель ищет в резюме секретаря чаще всего.

 

Дополните свое резюме, чтобы претендовать на вакансии в крупных стабильных компаниях.

 

— Английский — свободное владение.
— Знание делового этикета.
— Отличное знание MS Office, Google Docs, CRM-систем, Photoshop, InDesign и навыки дизайна.
— Уметь вести переговоры и общаться с первыми лицами.
— Опыт работы в режиме многозадачности, готовность к переработкам и работе в выходные.
— Умение расставлять приоритеты, оперативность в работе.

 

Кем еще может работать секретарь?

03 апреля 2011 г.

Источник: Работа.ру

 Екатерина Кожеватова

 

Многие работодатели и соискатели ошибочно считают, что секретарь, личный помощник и офис-менеджер — синонимы. На самом деле, все это смежные профессии. И если, работая секретарем, вы понимаете, что эта профессия изжила себя, попробуйте поработать в смежных должностях. Плюсы такого шага в том, что не нужны курсы повышения квалификации или какого-то специального образования и все навыки и опыт, приобретенные в работе секретаря, будут только плюсом в должности офис-менеджера и личного помощника. 

Требования ко всем этим работникам одинаковы:

– Знание ПК (Word‚ Exсel‚ Internet‚ Microsoft Outlook),
– знание английского на разговорном уровне,
– делопроизводство,
– умение пользоваться офисной техникой (факс‚ копир‚ мини АТС),
– грамотная речь,
– приятный внешний вид.

Одинаковые требования подразумевают общие обязанности.

Так, и секретарь, и личный помощник, и офис-менеджер работают в одном отделе, принимают и распределяют входящую информацию, организовывают документооборот и делопроизводство. И если секретарь принимает и распределяет входящую информацию всей компании или отдела, то личный помощник ограничивается кабинетом своего начальника и выполняет обязанности,что и секретарь, только в рамках одного человека. В свою очередь, офис-менеджер, как и секретарь, работает в рамках всей компании\отдела и занимается полным ее жизнеобеспечением.

Конечно, есть и принципиальные моменты, которые отличают одну должность от другой:

– личный помощник планирует рабочий день руководителя, чего не делает секретарь, и уж тем более офис-менеджер,
– офис-менеджер не встречает гостей, не организовывает совещания и прочее. В его обязанности входит только общение с внутренними службами компании,
– секретарь же, например, в идеале, не занимается заказом воды и канцтоваров в офис.

Таким образом, различие этих профессий состоит в обязанностях. Так, очень часто под должностью офис-менеджера понимают профессию секретаря. В обязанности офис-менеджера не входит отвечать на звонки и поить чаем\кофе гостей. Главная его цель — сделать комфортной офисную жизнь. Другими словами, офис-менеджер занимается управлением офисными службами: заказывает канцтовары и обеды, контролирует работу курьерской службы, службы транспорта и других служб.

Как переходить


«Работа в секретариате дает прекрасные возможности для карьерного роста, — считает Виктория Борисова, консультант по подбору персонала кадровый центра «Эталон». — Секретарь-ресепшионист, секретарь-референт, секретарь-переводчик, ассистент руководителя — все специальности востребованы и довольно популярны. Например, начав работать секретарем, приобретя опыт и зарекомендовав себя как ответственного, активного и исполнительного работника, специалист может получить повышение до личного помощника руководителя. Данная позиция подразумевает не только стандартные обязанности секретаря (чай-кофе, прием звонков, корреспонденции и т.

д.), но и планирование личного времени руководителя, решение многих административных вопросов, деловую переписку». Поэтому если вы чувствуете, что ваши административные и организаторские навыки подходят для работы личным помощником, то возможно перейти на эту позицию двумя стандартными путями:

1) перейти на эту должность в рамках своей компании. «Рост в рамках компании регламентируется укладом каждой отдельно взятой фирмы, — говорит Виктория Борисова. — в некоторых компаниях растят «своего» человека и по мере того, как он набирает опыт и рекомендует себя как хорошего специалиста, переводят на более ответственную работу».

2) перейти в другую компанию в том случае, если в вашей компании специалист нужен для выполнения определенного набора обязанностей.

В КА «Гелион Имидж» также видят два варианта перехода из одной должности в другую. «Секретарю для профессионального роста необходимы разнообразные знания и умения, которые позволят ему осуществить переход из одной профессии в другую. Один из путей — получение базового образования, а также с приобретение специальных знаний таких, как информационные технологии, основы управления и экономики, основы права, деловая этика, иностранные языки. Второй путь — более длинный — связан с приобретением опыта и стажа работы». 

Эксперты сайта Работа.ру советуют следовать стандартным способам перехода: поговорить с руководством компании о возможности вашего перевода в другую должность. Если нет возможности сделать это, то нужно подкорректировать резюме и с новыми силами искать работу в новой должности. Плюс корректировки резюме в том, что вам не нужно будет что-то кардинально менять: достаточно добавить несколько знаний и умений. Успех будет обеспечен.

 Резюме секретаря можно не изменять даже для работы личным помощником. что же касается офис-менеджера, то в исходном резюме нужно упомянуть об организаторских способностях и об опыте взаимодействия с внутренними службами компании.

Исходный вариант

Резюме секретаря

ФИО

E-mail:

Телефон:

Опыт работы

ООО «Лепесток», с февраля 2008 по настоящее время 
Должность: секретарь 
Обязанности:

— прием, регистрация и распределение входящей информации,

— организация документооборота, встреча посетителей,
—  регистрация, контроль и систематизация документов,
— подготовка документов к передаче на архивное хранение,
— ксерокопирование материалов и документов,
— отправление и прием факсов,
— набор документов на компьютере,
— подготовка переговоров и совещаний

Образование  
Профессиональные навыки Опыт работы с мини АТС,
делопроизводство,
опыт деловой переписки, в том числе и на английском языке, 
умение работать с оргтехникой
продвинутый пользователь ПК.

Дополнительные сведения О себе: работоспособность, коммуникабельность‚ ответственность‚ организаторские способности‚ оперативность.

Исправленный вариант

Резюме офис-менеджера

ФИО

Е-mail:

 Телефон:

Пожелания к будущей работе Цель: офис-менеджер
Опыт работы

ООО «Лепесток», с февраля 2008 по настоящее время 
Должность: секретарь 
Обязанности:
— начальная организация делопроизводства и документооборота в полном объеме,
— координирование командировок (заказ билетов‚ бронирование гостиниц),
— помощь в организации работы офиса (хоз. обеспечение)‚ внутриофисные переезды,

— прием, регистрация и распределение входящей информации,
— встреча посетителей.
 

 

Образование  
Достижения Опыт работы с мини АТС,
делопроизводство,
опыт деловой переписки, в том числе и на английском языке,
умение работать с оргтехникой
продвинутый пользователь ПК.
Дополнительные сведения Английский язык — продвинутый, 
О себе: работоспособность, коммуникабельность‚ ответственность‚ организаторские способности‚ оперативность, легкая обучаемость. 

Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязаности

Должность секретаря-референта включает довольно широкий диапазон обязанностей, которые заключаются в обеспечении эффективной работы компании путем решения административных и организационных вопросов. Рассматривая вопрос, кто такой секретарь референт, стоит отбросить стереотип о миловидной девушке, отвечающей на звонки и готовящей кофе. Часто такой сотрудник является главным помощником руководителя, надежным исполнительным ассистентом, на которого всегда можно рассчитывать. От деятельности референта зависит первое впечатление о компании, планирование рабочего распорядка, своевременность поступления важной информации в соответствующий департамент, налаживание координации между отделами, скорость и качество решения срочных организационных вопросов и прочие моменты, играющие ключевую роль в жизни организации.

Обязанности секретаря-референта разноплановые. Заключаются они в первую очередь в помощи руководителю во всех текущих вопросах. Среди основных пунктов также:

  • Прием входящих звонков и входящей корреспонденции, распределение писем и документов между отделами либо сотрудниками компании. Общение письменно и по телефону от лица компании, при отсутствии директора – предоставление исчерпывающей информации по интересующему вопросу;
  • Прием посетителей и общение с ними. Обеспечение комфортного пребывания посетителей в офисе;
  • Работа с документами. Подготовка документации к ознакомлению руководителя, определение важности и очередности ее поступления, систематизация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, рассылка. Проверка и, при необходимости, коррекция документов, готовящихся к подписи;
  • Составление рабочего графика руководителя, выполнение служебных поручений;
  • Организация переговоров и совещаний, оповещение сотрудников, присутствие которых требуется на собраниях, подготовка конференц-зала либо переговорного кабинета, протоколирование заседания;
  • Организация командировок руководителя и сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, контроль своевременной оплаты и качества предоставляемых услуг;
  • Часто среди того, что входит в обязанности секретаря референта – обеспечение сотрудников офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ.

Обобщая, чем занимается секретарь-референт, можно с уверенностью утверждать, что от его компетентности, исполнительности и обязательности зависит успешность работы компании. Поэтому к личным качествам секретаря-референта предъявляются высокие требования.

Организованность и самостоятельность. Быстрота принятия решений, оперативность их воплощения. Так как на секретаря-референта возлагаются административные и организационные обязанности, эти качества необходимы для эффективной работы.

Пунктуальность и обязательность. Ведь секретарь-референт является ключевым звеном во многих организационных вопросах, касающихся работы компании.

Многозадачность. Параллельных заданий бывает несколько, важно не упустить ни одного и качественно выполнить каждое.

Стрессоустойчивость. При работе, особенно в больших компаниях, часто возникают непредвиденные ситуации, форс-мажорные обстоятельства, брать на себя разрешение которых – в компетенции секретаря-референта.

Коммуникабельность, умение находить общий язык с людьми. Эти качества – среди ключевых при работе секретарем-референтом, ведь большинство рабочего времени проходит в коммуникации с сотрудниками и посетителями, приеме звонков.

Опрятный внешний вид, аккуратность. Это сотрудник, с которого обычно начинается знакомство с компанией, и от впечатления, произведенного на посетителей и потенциальных клиентов, зачастую зависит общее мнение о компании.

В современном корпоративном мире профессия секретаря-референта массовая и востребованная. В сотруднике, который держит руку на пульсе, нуждается каждая компания, независимо от сферы деятельности. Должность секретаря-референта ответственная и достаточно сложная, но при этом может стать успешным стартом для карьерного роста – до личного ассистента руководителя, заместителя директора и так далее.

Секретарь, офис-менеджер | Резюме в Бийске

— «Здравствуйте, я по вашему объявлению на Деловом Бийске» — отличный способ начать разговор

Семейное положение: не замужем, детей нет

Образование: неоконченное высшее

Алтайский государственный гуманитарно-педагогический университет имени

В.М. Шукшина

Факультет: естественно-географический факультет

Специальность: учитель биологии и безопасности жизнедеятельности

учусь на заочной форме обучения, окончу в ноябре в 2020 году.

Образование: среднее-специальное

КГБОУ СПО Бийский педагогический колледж

Факультет: начальные классы

Специальность: учитель начальных классов с дополнительной подготовкой русский литература, (диплом с отличием) 2012г.

Переподготовка по специальности: ОНУ Бийска бухгалтерская школа

Специальность: менеджер по кадрам 2015г.

Общий стаж работы: 4 года 2 месяца

Март 2016г. – май 2018г. Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 73- ЦРР»

Должность: секретарь руководителя

Обязанности: внутренняя служебная переписка: входящая, исходящая корреспонденция, заявления работников, объяснительные. Распорядительные документы: приказы по личному составу: о приёме на работу, об увольнение, о переводе, о направлении в командировку, о предоставлении отпуска. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работников: трудовые книжки, трудовые договора и изменения к ним, копии приказов по личному составу. Информационно-расчётные документы: личные карточки работников и детей, личные дела работников, табель учёта рабочего времени и отпусков. Журналы (книги) учёта и регистраций.

Ноябрь 2013- июль 2014г. Экспертный Центр «Уэльс»

Должность: менеджер по продажам (выполняла обязанности секретаря)

Обязанности: регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, телефонных звонков, ведение переговоров, составление договоров (не требующих юридического вмешательства), подготовка докладов, аналитических справок для руководителя, кадровое делопроизводство, обучение и сопровождение клиентов.

Сентябрь 2012- октябрь 2013г. Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа №17»

Должность: учитель начальных классов

Обязанности: организация воспитательного-образовательного процесса. Самостоятельно планировать воспитательную работу в классе, руководствуясь инструктивно-методическими рекомендациями МО РБ, планами и комплексно-целевой программой органов управления. Образования, школы; контролировать наличие у учащихся тетрадей по учебным предметам, соблюдение установленного в школе порядка их оформления, ведения, соблюдение единого орфографического режима; Организовывать работу родительского патруля, родительского комитета класса, вовлекает родителей и общественность в проведение воспитательной работы; ведение документации; проведения учебного процесса.

Умения и навыки: знание кадрового делопроизводства, грамотная устная и письменная речь, разработка локальных актов, умение вести деловые переговоры, навык публичных выступлений, умение анализировать информацию, составление отчетов, докладов, презентационных материалов, умение разрешать конфликтные ситуации, умение работать в условиях многозадачности, уверенный пользователь ПК.

Знание программ: Microsoft Word, Microsoft Offis, CRM, Paint.net, Excel, Сетевой город. Образование. Модуль ДОО. Версия 3.0.

Личностные качества: нацеленность на результат, организаторские способности, высокая работоспособность, мобильность, аналитические способности, пунктуальность, стремление к профессиональному росту, целеустремлённость, креативность, дисциплинированность.

Дополнительная информация:

Без вредных привычек;

Иностранные языки: немецкий язык со словарём;

Уголовной судимости нет.

Резюме секретаря (офис-менеджера). Образец

При составлении резюме секретаря, секретаря-референта, офис-менеджера особое внимание уделите информации об образовании, профессиональном опыте, личных знаниях и навыках.

Нижеприведенный пример резюме секретаря поможет Вам в написании резюме, в которое нужно внести лишь свои данные, составить к нему сопроводительное письмо и отправить работодателю.

Образец резюме офис-менеджера (секретаря)

Иванова Елена Владимировна
Дата рождения: 10.08.1988 г.
Адрес проживания: г. Москва, Рязанский проспект, 38, кв. 54
моб.: (906) 555-55-55
e-mail: [email protected]

Цель: получение работы секретаря руководителя, офис-менеджера.

Опыт работы: июль 2010 г. – наст. время – офис-менеджер, ООО «Малби». Сфера деятельности: продажа бытовой техники.

Функциональные обязанности:

  • ведение документооборота;
  • обработка корреспонденции;
  • оперативное выполнение заданий руководителя;
  • организация встреч, совещаний и прием посетителей;
  • обеспечение жизнедеятельности офиса.

Достижения:

  • оптимизация электронного документооборота;
  • разработка тренинга для офис-менеджеров.

Образование: 2005-2010 гг., Российский государственный технологический университет им. К.Э.Циолковского, специальность «Экономика и управление», диплом специалиста.

Дополнительное образование: апрель 2011 г., тренинг «Школа офис-менеджеров» в бизнес-центре компании «Малби», г. Москва.

Профессиональные навыки: опытный пользователь ПК: MS Word, MS Excel, PowerPoint, Internet, Lotus Notes. Средний уровень знания английского языка.

Личные качества: ответственность, организованность, целеустремленность, пунктуальность, коммуникабельность, инициативность.

Рекомендации будут предоставлены по требованию.

Пример резюме секретаря + история работы

Обязанности и ответственность административного секретаря

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу офиса, административный секретарь выполняет широкий спектр задач. Мы проанализировали несколько онлайн-объявлений о вакансиях, чтобы определить следующие ключевые обязанности и ответственность.

Ввод данных Из-за огромного объема данных, которые обрабатывают административные секретари, ввод данных является важной частью их работы.При вводе данных, будь то финансовые или кадровые, административные секретари должны быть быстрыми, осторожными и точными.

Обработка корреспонденции Как и обычный секретарь, административный секретарь должен просматривать, отвечать и пересылать телефонные звонки, а также другие формы корреспонденции. Они несут ответственность за передачу звонящих соответствующему сотруднику, а также за обеспечение прохождения только соответствующих вызовов.

Обработка и хранение документов От историй болезни пациентов до бюджетных ведомостей, административные секретари часто отвечают за различные важные документы.В связи с этим административные секретари несут ответственность за надлежащую обработку и регистрацию каждого получаемого ими документа. Это может включать обработку текстов, набор текста, редактирование или форматирование документов организованным образом.

Мониторинг расходных материалов Часто административным секретарям поручено контролировать количество канцелярских товаров, имеющихся в их офисе, а также заказывать запасные расходные материалы по мере необходимости. Это может включать инвентаризацию, ведение учета приобретенных расходных материалов и покупку новых расходных материалов.

Ответ клиентам/общественности Чтобы освободить своего менеджера или руководителя отдела от административных обязанностей, административные секретари часто служат связующим звеном между клиентами и компанией. Это включает в себя обработку жалоб клиентов, перенаправление клиентов в соответствующий отдел, планирование встреч с клиентами и запись запросов клиентов.

Образцы резюме главного секретаря | QwikResume

Главный секретарь Резюме

Цель : Мотивированный начинающий, стремящийся к исключительной производительности и результатам. 10+ лет общего канцелярского, административного опыта. Владение книгами Quick, Microsoft Word, PowerPoint, опыт работы с электронными таблицами Microsoft Excel.

Навыки: Microsoft Office, Менеджмент.

Описание :

  1. Работает с отдельными учащимися или небольшими группами учащихся, чтобы закрепить изучение материалов или навыков, первоначально введенных и описанных сертифицированным персоналом.
  2. Помогает сертифицированному персоналу разрабатывать специальные стратегии для закрепления учебных материалов и навыков, основанные на доброжелательном понимании отдельных учащихся, их потребностей, интересов и способностей.
  3. Контролирует работу, исправляет бумаги и наблюдает за тестированием на основе учебной программы и работой по корректировке, назначенной сертифицированным персоналом.
  4. Выполняет канцелярские, классные и учебные обязанности, назначенные сертифицированным персоналом.
  5. Координирует различные программы и/или мероприятия (например, рабочие задания, встречи, работу с классом и персоналом на объекте, дневные мероприятия по строительству без отрыва от работы, семинары, поездки и проживание и т. д.).
  6. Отвечает за обеспечение доступности помещений и/или оборудования и предоставление услуг в соответствии с установленными правилами.
  7. Поддерживает документы, файлы и записи.

Опыт

2-5 лет

Уровень

Юниор

Образование

Бакалавриат



Старший главный секретарь Резюме

Резюме: Чтобы начать карьеру главного секретаря в области медицины, создавая и поддерживая долгосрочные отношения. Очень успешный, мотивированный менеджер с 3-летним опытом управления продажами. Подтвержденная способность превосходить цели, развивать сильные и эффективные команды продаж и добиваться результатов.

Навыки: Microsoft Office, медицинские записи, помощник офиса, офис, координатор, обслуживание клиентов.

Описание:

  1. Принимает, направляет и ретранслирует телефонные и факсимильные сообщения.
  2. Направляет общественность к соответствующему сотруднику.
  3. Поддерживает общую систему хранения и хранит всю корреспонденцию.
  4. Помогает в планировании и подготовке совещаний, конференций и телефонных конференций.
  5. Отвечает на запросы общественности.
  6. Обеспечивает обработку текстов и секретарскую поддержку.
  7. Ответственный за ввод конфиденциальных документов в текстовом редакторе.

Опыт

10+ лет

Уровень

Старший

Образование

Бакалавриат



Младший главный секретарь Резюме

Цель: Получить должность главного секретаря в вашей организации, чтобы использовать навыки работы с компьютером и знания, а также сильные навыки обслуживания клиентов.Также имейте возможность самостоятельно планировать, расставлять приоритеты / управлять специальными проектами и эффективно работать в сжатые сроки, уделяя при этом большое внимание деталям.

Навыки: Административные обязанности/обслуживание клиентов, Microsoft Office.

Описание :

  1. Поддерживает конфиденциальность информации о студентах и ​​сотрудниках.
  2. Выполняет рутинные бухгалтерские задачи, включая простые арифметические операции для ведения записей бюджета кампуса.
  3. Подготавливает и обрабатывает заказы на покупку.
  4. Обрабатывает запросы на командировки для директора и персонала.
  5. Подготавливает и вносит денежные средства на счет(а) деятельности.
  6. Отвечает за ведение чековой книжки и бухгалтерской книги.
  7. Помогает в координации собраний преподавателей и деятельности кампуса.
  8. Помогает в подготовке бюджета кампуса.
  9. Планирует встречи и встречи и ведет календарь для директора.

Опыт

2-5 лет

Уровень

Юниор

Образование

Бакалавриат


Главный секретарь I Резюме

Цель: Главный секретарь с большим энтузиазмом, профессионал с 12-летним опытом работы с клиентами. Ориентирован на результат и доказанную способность устанавливать взаимопонимание с клиентами. Мотивирован поддерживать удовлетворенность клиентов и способствовать успеху компании. Знание медицинской терминологии, знакомство с Медицинские и рецептурные процессы. Более 12 лет поддержки Office.

Навыки: Обслуживание клиентов, Административный помощник, Работа с деньгами.

Описание:

  1. Помощь в сборе данных и подготовка отчетов, включая отчеты правительства штата и федерального правительства.
  2. Проверка компьютерных распечаток отчетов на точность и рекомендуемое решение проблемы.
  3. Напечатанная и отформатированная корреспонденция, отчеты и публикации и другие письменные материалы.
  4. Использовал различные компьютерные форматы для составления корреспонденции за своей или чужой подписью.
  5. Предоставление общественности ограниченной информации о программах и политике департамента и округа.
  6. Под присмотром студентов, работающих в офисе.
  7. Поддерживаемый школьный/офисный инвентарь.
  8. Отвечал на звонки, принимал посетителей и принимал сообщения.

Опыт

2-5 лет

Уровень

Юниор

Образование

Бакалавриат


Главный секретарь II Резюме

Цель: Ищу интересную должность главного секретаря в организации в качестве помощника по административным вопросам, где лучше всего могут быть использованы навыки и образование.

Навыки: Microsoft Office, Менеджмент.

Описание :

  1. Составляет расписание для всех сотрудников Принимает все дебиторские задолженности Заполняет все кредиторские задолженности Перекрестные продажи хлебобулочных изделий Обеспечение превосходного обслуживания клиентов Ежедневный баланс кассы Предлагает ответы на запросы клиентов Управление пекарней Содействие охране здоровья и безопасности Проведение собеседований и найм новых сотрудников Поддержка отличного общения.
  2. Создает расписание для десяти сотрудников. Подготовьте маршруты для водителей для принятия всей дебиторской задолженности.
  3. Завершает всю кредиторскую задолженность Перекрестные продажи продуктов компании
  4. Отвечает на телефонные звонки Назначает встречи Ежедневно балансирует кассу Предлагает решения по запросам клиентов Отчитывается перед высшим руководством Рекомендации Рекомендации предоставляются по запросу.
  5. Создает ежемесячные отчеты, работает с дебиторской задолженностью, кредиторской задолженностью.
  6. Работает с Microsoft Word Microsoft Excel, маршрутизирует водителей, составляет графики, составляет ежедневные отчеты, обслуживание клиентов, полученные запасы и т. д.
  7. Отслеживает опоздания и пропуски занятий без уважительной причины и обращается к директору в случае их превышения.

Опыт

2-5 лет

Уровень

Юниор

Образование

Бакалавриат


Главный секретарь III Резюме

Резюме: Работать на должности главного секретаря, которая позволит использовать и расширять компьютерные, технические и образовательные навыки, одновременно способствуя повышению производительности организации.

Навыки: Административный, Лидерство, Регистрация, Microsoft Office.

Описание:

  1. Выполнял любые задачи, запрошенные главным обслуживающим офис-менеджером, по координации работы других помощников секретарей в школьном офисе; предоставление резервной копии бухгалтеру в его/ее отсутствие; предоставление резервных копий для обработки медсестры и создание корреспонденции для директоров; выполнение различных учетных работ.
  2. Запланированные встречи для директора школы и ведение его/ее календаря; организация поездок; регистрация участников на конференции и семинары.
  3. Поддерживал связь между школой и районными управлениями.
  4. Созданы и поддерживаются системы хранения документов по различным школьным операциям и директору.
  5. Обработка тестовых результатов, компиляция, категоризация, расчет, табулирование, ввод, расшифровка, запись, хранение, ведение информации в электронной таблице Excel Подготовка заказов на поставку и выполнение бюджетных переводов; ведение и ввод информации в режиме онлайн в отношении школьной инвентаризации; обработка кадровых операций в режиме онлайн.
  6. Обработаны запросы на заказы на ремонт школы; обработка всех дел о компенсации работникам.
  7. Подготовлены документы отдела кадров для текущих и новых сотрудников с использованием LEO.
  8. Предоставление необходимой информации о формах подтверждения безработицы, разделении запросов о приеме на работу и т. д.

Опыт

7-10 лет

Уровень

Менеджмент

Образование

Мастера


Зам.Резюме главного секретаря

Цель : Работать в офисе, который делает упор на командную работу, но при этом допускает независимую работу, где можно более полно использовать образцовые навыки обслуживания клиентов.

Навыки: Менеджмент, Организация.

Описание:

  1. Отвечает за зачисление новых студентов и перевод постоянных студентов.
  2. Ввел все оценки и поведение в компьютерную программу и отправил их домой.
  3. Овер видел двух офисных сотрудников и выступал в качестве связующего звена между преподавателями и персоналом, а также родителями.
  4. Вел записи о посещаемости и отвечал за замену учителей и сотрудников по мере необходимости в связи с болезнью, отпуском и т. д.
  5. Предоставление общественности ограниченной информации о программах и политике департамента и округа.
  6. Использовал различные компьютерные форматы для составления корреспонденции за своей или чужой подписью.
  7. Напечатанная и отформатированная корреспонденция, отчеты и публикации и другие письменные материалы.

Опыт

2-5 лет

Уровень

Юниор

Образование

Бакалавриат


Заместитель главного секретаря Резюме

Заголовок : Использовать страсть к общению в роли, основанной на образцовых навыках обслуживания клиентов. Работать в профессиональной среде, используя навыки для достижения целей компании, будет работать.Позвольте личным достоинствам и профессиональным навыкам развиваться и расти вместе с компанией и стать ценным активом для их фирмы.

Навыки: Обработка текстов, Excel, Access, электронные таблицы, производство документов, Power Point.

Описание :

  1. Координация с местной полицией по вопросам безопасности и распространение предупреждений по мере необходимости.
  2. Запланированные ежегодные мероприятия путем привлечения внешних поставщиков, координации родительских волонтеров и поощрения участия сообщества.
  3. Организованный ежемесячный информационный бюллетень для 400 подписчиков с установлением редакционного календаря, обеспечением своевременного представления всех участников и адаптацией к изменениям в последнюю минуту.
  4. Поддержание четкой связи по телефону и электронной почте между родителями, персоналом и учащимися.
  5. Управление бюджетом офиса, заказ всех расходных материалов, ведение точных журналов инвентаризации и поиск грантов, где это применимо.
  6. Составление индивидуальных расписаний для всех 495 учеников школы с учетом внешней информации о целях обучения, личных историях и состоянии здоровья.
  7. Посредничество в конфликтах с лидерами комитетов родительского комитета для налаживания отношений в обществе.
  8. Создал широкомасштабные сообщения для различных аудиторий, чтобы продвигать школьные мероприятия, информировать сообщество о правилах и транслировать экстренные обновления.
  9. Один раз в квартал проходить курсы повышения квалификации для улучшения навыков работы с экосистемой Google.

Опыт

5-7 лет

Уровень

Исполнительный

Образование

Бакалавриат


Ведущий главный секретарь Резюме

Резюме: Целеустремленный и целеустремленный главный секретарь с исключительными навыками работы с клиентами и принятия решений.Сильная рабочая этика, профессиональное поведение и исключительная инициатива.

Навыки: Microsoft Office, коммуникации, обслуживание клиентов, надежность.

Описание:

  1. Ответственный за всю кредиторскую/дебиторскую задолженность по фондам средней и старшей школы.
  2. Ведет текущую финансовую отчетность по всем счетам.
  3. Готовит все школьные заказы на покупку и подтверждает все счета к оплате.
  4. Отвечает за все школьные заказы, получение и доставку всех расходных материалов и оборудования.
  5. Контролирует, отслеживает и депонирует все деньги, полученные и зарегистрированные в программе общественного питания.
  6. Поддерживает систему управления студентами.
  7. Ответственный за всю государственную отчетность. Обеспечьте всех замещающих учителей. Рассчитайте заработную плату и подайте платежные ведомости в окружное управление.
  8. Отвечает на входящие телефонные звонки Word обрабатывает различные письма, отчеты на доске и записи учащихся.
  9. Выполняет все задачи со значительным количеством перерывов. Ведение записей о посещаемости учащихся. Отвечает за все обязанности, связанные с зачислением, включая внесение в Powerschool и государственные коллекции. Собирает и хранит записи, необходимые для совокупных файлов учащихся.

Опыт

10+ лет

Уровень

Старший

Образование

Бакалавриат


Резюме главного секретаря

Цель: Ищу должность главного секретаря, используя организационные и коммуникативные навыки, чтобы внести положительный вклад в организацию.

Навыки: Менеджмент, Организация.

Описание:

  1. Выполняет все функции расчета заработной платы Финансовые функции, включая отчеты, депозиты и балансовые счета.
  2. Приветствуйте приглашенных учителей, персонал, родителей и помощников.
  3. Выдает ученикам все прописанные лекарства.
  4. Открывает и распространяет почту.
  5. Проверка компьютерных распечаток отчетов на точность и рекомендуемое решение проблемы.
  6. Помощь в сборе данных и подготовка отчетов, включая отчеты правительства штата и федерального правительства.
  7. Ответы на звонки с большим объемом, многозадачность, обработка больших объемов текста.

Опыт

2-5 лет

Уровень

Юниор

Образование

Бизнес


12 основных обязанностей секретаря | Верно.com

  1. Карьерный справочник
  2. Поиск работы
  3. 12 основных обязанностей секретаря
Автор: редакционная группа Indeed

22 февраля 2021 г.

Иногда секретарь может брать на себя больше обязанностей, чем просто отвечать на звонки и принимать сообщения. Секретари также могут полагаться на разнообразный набор навыков, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.

В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может взять на себя в рамках своей работы.

Что такое секретарь?

Секретарь — это профессиональный административный работник, играющий важную роль в деловой и другой организационной среде. Секретарями обычно являются лица, которые поддерживают и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности в зависимости от характера их работы.Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как юриспруденция, частные компании и государственные учреждения. Тем не менее, секретарь может нести несколько общих обязанностей, которые могут включать:

  • Работа в качестве администратора по приему клиентов, клиентов и посетителей

  • Ответы на телефонные звонки и направление файловая система

  • Помощь руководителям и персоналу в проектах и ​​задачах компании

Хотя эти обязанности часто требуются от секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать в себя дополнительные административные задачи, в зависимости от того, где они Работа.

См. также: Узнайте о работе секретарем

Обязанности и обязанности секретаря

Обязанности секретаря могут различаться в зависимости от того, где он работает, и иногда секретари превышают свои должностные обязанности.

    1. Ответы и направляющие телефонные звонки

    2. Организация и распространение Сообщений

    3. Обслуживание компании

      5

      Организация документов и файлов

    4. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

    5. Документирование финансовой информации

    6. Поддержание и заказа канцелярские товары

    7. Планирование встреч и конференций

    8. Особенности руководителей с задачами проекта

    9. Контроль персонала и новых сотрудников

    10. Координация с другими организациями

    11. Реализация административных процедур

    1.Ответы на телефонные звонки и их направление

    Секретари могут нести ответственность за ответы на телефонные звонки в офисе и направление каждого звонка соответствующему лицу. Часто секретари — это люди, которые обрабатывают звонки с предложениями, звонки клиентов и принимают сообщения. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу работы с делами или другой информации, и он должен иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию.Секретарю также может потребоваться умение отличать срочные сообщения от менее важных.

    2. Организация и распространение сообщений

    Другой важной задачей, которую обычно выполняют секретари, является организация и распространение служебных записок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять такие коммуникативные задачи. Например, можно ожидать, что исполнительный секретарь, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, будет организовывать и распространять различные сообщения или записки, чтобы доводить до своего генерального директора только самые срочные сообщения. Срочное сообщение может быть связано с изменением контракта клиента, и исполнительный секретарь должен иметь возможность быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

    Дополнительная информация: Узнайте больше о должности исполнительного секретаря

    3. Ведение графиков работы компании

    Секретари также обычно отвечают за ведение графиков и планов работы специалистов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может организовать рабочие расписания для каждого из отделов компании, а также повестки дня руководителей, назначая встречи с клиентами, поставщиками и акционерами.Секретарями также могут быть люди, которые держат сотрудников в курсе с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.

    4. Систематизация документов и файлов

    Хранение документов, записей и файлов в порядке — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может нести ответственность за ведение системы хранения медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурную документацию и другие важные документы. Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто ожидается, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов систем хранения.

    5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

    Секретари также могут выполнять обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, исполнительный помощник может выступать в качестве администратора, чтобы приветствовать клиентов, прибывающих на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и, как правило, работает над поддержанием профессионализма и в целом. имидж бренда своей компании при встрече и направлении посетителей.

    6. Документирование финансовой информации

    Еще одна очень важная задача, которую могут выполнять секретари, — это документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в торговой корпорации может нести ответственность за документирование доходов и продаж из отчетов отдела продаж, а также за расходы и операционные расходы компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы организовать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты для генерального директора компании для анализа и утверждения.

    7. Обслуживание и заказ канцелярских принадлежностей

    Секретарями также могут быть лица, ответственные за ведение инвентарного учета и поддержание канцелярских принадлежностей. Секретарь также может нести ответственность за размещение заказов на товары, которые заканчиваются. Например, офисный администратор может ежемесячно вести электронную таблицу, чтобы вести текущий учет количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в наличии.

    8. Организация и проведение собраний

    Наряду с планированием собраний и конференций секретари также могут брать на себя ответственность за организацию и проведение собраний. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами в отрасли. Затем секретарь может провести собрание, обсудив важные моменты конференции и сделав заметки для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании.Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие специалисты высокого уровня иногда могут быть недоступны в подобных обстоятельствах.

    Связано: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

    9. Помощь руководителям в решении проектных задач

    Иногда секретарь может оказать неоценимую помощь своим руководителям в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов. Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помогать в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации.Из-за широкого спектра задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионала должен обладать широким спектром мягких и жестких навыков, чтобы преуспеть в этой роли.

    10. Надзор за персоналом и новыми сотрудниками

    Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы в своих компаниях многие секретари помогают руководителям и новым сотрудникам развивать свои навыки, следовать протоколу компании и узнавать об общей среде компании.Например, юридический секретарь может взять на себя наставничество для недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер и файловые системы фирмы, как организовывать работу с делами и документами в соответствии с политикой и методами, которые сотрудники используют для выполнения задач и работы с клиентами.

    11. Координация с другими организациями

    Секретари также работают над координацией и установлением отношений с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.

    12. Внедрение административных процедур

    Секретари также могут участвовать в разработке и внедрении политик компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру документирования планов лечения пациентов, которая включает выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучив медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

    Поскольку секретари могут брать на себя множество различных задач и обязанностей, для секретарей может быть крайне важно обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, коммуникативные навыки, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари также могут полагаться на свои лидерские качества в организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

    Должностная инструкция секретаря [обновлено на 2022 год]

    Чем занимается секретарь?

    Секретари могут работать в любом офисе или компании, где есть стойка регистрации для выполнения административных задач, составления графиков работы сотрудников и ведения корреспонденции. Они приветствуют посетителей и определяют причину их посещения офиса, выступая в качестве посредника, чтобы убедиться, что их коллеги ждут гостей, прежде чем впустить их обратно в офис. Секретари управляют общими файлами и записями, поддерживая логическую систему организации, чтобы они могли легко получать доступ и отправлять информацию по запросу. Секретари также могут запланировать транспорт и проживание для коллег, которые путешествуют и готовят документы для деловых встреч.

    Навыки и квалификация секретаря

    Как необходимая часть вашей команды, секретари должны обладать отличными навыками тайм-менеджмента и быть в состоянии работать в режиме многозадачности.Важны терпение, организаторские способности и целеустремленность. Секретари также должны иметь базовые навыки работы с компьютером.

    Вот несколько других навыков и квалификаций, которыми должны обладать секретари:

    • Диплом средней школы или GED
    • 2+ лет делопроизводства
    • Знание конкретных программ, используемых в вашей организации
    • Опыт работы в области обработки данных, бухгалтерского учета или другие навыки, которые вам необходимы
    • Способность работать самостоятельно
    • Организованное и профессиональное поведение
    • Исключительные письменные и устные коммуникативные навыки
    • Опыт ведения и определения приоритетов календаря менеджера

    Зарплатные ожидания секретаря

    Секретарь зарабатывает в среднем 25 942 доллара в год. Зарплата может зависеть от уровня опыта, образования и географического положения.

    Требования к образованию и обучению секретаря

    Секретари часто являются выпускниками средней школы, хотя в некоторых отраслях, таких как юридические и медицинские секретари, требуется высшее образование, чтобы понимать терминологию и процедуры. Например, степень бакалавра делового администрирования может быть полезной для понимания корпоративной среды. Сертификация по определенным программам может быть полезна для вашей организации, поэтому вам следует указать их в описании работы, если это требуется для должности.

    Требования к опыту секретаря

    Секретари должны иметь опыт общения с другими людьми и уметь приветствовать клиентов и оказывать им помощь в качестве приветливого и профессионального менеджера. Им может потребоваться общение с клиентами по телефону, лично, через онлайн-чат или в письменной форме.

    Должности секретаря могут быть начального уровня, и в этом случае сотрудник часто учится на работе. Однако секретарь также должен иметь базовые навыки работы с компьютером, а также знакомство с несколькими программными приложениями.Им нужно будет управлять расписаниями, помещениями для встреч, встречами и многим другим, а также иметь опыт управления расписаниями в других сферах.

    Образцы должностных инструкций на аналогичные должности

    Если это описание работы секретаря не совсем то, что вы ищете, рассмотрите другие похожие должности:

    Пример резюме технического секретаря — лучший формат

    Джозеф Робертс

    2215 Бернсайд Авеню

    Сент-Джордж, Юта 84770

    (555)-555-5555

    [электронная почта]

    Должностная цель Стремление присоединиться к известной организации в качестве технического секретаря, чтобы максимально использовать свои профессиональные способности.

    Особенности квалификации:

    • Практический опыт управления инженерным бюро, секретарской работы и ведения документации
    • Обширные знания всех стандартных офисных практик, оборудования и процедур
    • Обширные знания инженерной практики и работы городских офисов
    • Умение пользоваться MS Word, Excel и PowerPoint, компьютерами и коммуникационными устройствами
    • Способность общаться с коллегами, городскими властями и подрядчиками в приятной манере
    • Способность общаться с жителями и общественностью в полезной форме

    Профессиональный опыт:

    Технический секретарь

    Digital Consulting Services, Сент-Джордж, Юта,

    Август 2012 г. – настоящее время

    Обязанности:

    • Приветствовал звонящих по телефону и клиентов и отвечал на их общие вопросы.
    • Подготовка и доставка корреспонденции и документов инженерам по запросу.
    • Организация собраний и мероприятий отдела, а также организация командировок.
    • Составление, документирование и доставка проектных предложений, сервисных соглашений, контрактов и рабочих заданий.
    • Обработаны и произведены платежи подрядчикам по всем инженерным проектам.
    • Заказал и купил все канцелярские принадлежности и поддерживал уровень их запасов.

    Технический секретарь

    WR Systems, Сент-Джордж, Юта

    май 2009 г. – июль 2012 г.

    Обязанности:

    • Обработка и переадресация входящих звонков и сообщений назначенному персоналу.
    • Точно написал, записал и распространил повестки и протоколы собраний.
    • Обновлены и поддерживаются различные документы и записи для инженерного отдела.
    • Управлял и обновлял информацию Департамента общественных работ и инженерии, размещенную на веб-сайте города.
    • Высокоэффективно использовал и поддерживал файловую систему офиса.
    • Отдел снабжения в рамках выделенного бюджета и поддерживает достаточный уровень запасов.

    Образование

    Степень бакалавра в области гражданского строительства

    Колледж Илисагвик, Барроу, AK

    Описание работы офис-менеджера

    | TopResume

    Чтобы ваше профессиональное резюме соответствовало вашим целям, используйте это описание работы офис-менеджера, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.

    Изучив примеры должностных инструкций, офис-менеджеры смогут определить, какие технические и межличностные навыки, полномочия и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.

    Офис-менеджер будет организовывать и координировать управление офисом и процедуры для обеспечения организационной эффективности, результативности и безопасности. Офис-менеджер отвечает за разработку протоколов внутриофисной связи, оптимизацию административных процедур, управление запасами, надзор за персоналом офиса и делегирование задач.

    Успешный офис-менеджер — энергичный профессионал, который не прочь носить несколько шляп. Имеет опыт выполнения широкого круга административных обязанностей и задач, связанных с исполнительной поддержкой, и способен работать независимо с небольшим контролем или без него.Хорошо организованный, гибкий и любит административные проблемы, связанные с поддержкой офиса из разных людей.

  1. Консультант по техническому обслуживанию, рассылке, доставке, расходным материалам, оборудованию, счетам и поручениям

  2. Организация и планирование встреч и встреч

  3. Сотрудничайте с отделом кадров для поддержки офисных политик по мере необходимости

  4. Организация офисных операций и процедур

  5. Координация с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию

  6. Управлять отношениями с поставщиками, поставщиками услуг и арендодателем, обеспечивая своевременное выставление счетов и оплату всех предметов

  7. Ведение переговоров по контрактам и ценам с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисных помещений

  8. Оказывать общую поддержку посетителям

  9. Отвечает за создание слайдов PowerPoint и проведение презентаций

  10. Управление расписаниями, календарями и встречами руководителей

  11. Отвечает за управление офисными услугами, обеспечивая организацию офисных операций и процедур, контроль корреспонденции, разработку систем хранения документов, рассмотрение и утверждение заявок на поставку, а также надлежащее распределение и контроль канцелярских функций

  12. Создать историческую справку для офиса, наметив процедуры защиты, хранения, уничтожения документации, поиска и перевода сотрудников

  13. Обеспечить поддержание эффективности офиса путем планирования и осуществления закупок оборудования, планировки и офисных систем

  14. Отвечает за разработку и внедрение политик офиса, устанавливая процедуры и стандарты для управления работой офиса

  15. Убедитесь, что результаты сопоставляются со стандартами, внося при этом необходимые изменения

  16. Распределять задачи и поручения подчиненным и контролировать их выполнение

  17. Назначать и контролировать канцелярские, административные и секретарские обязанности и задачи среди офисного персонала

  18. Проводить обзор и анализ специальных проектов и надлежащим образом информировать руководство

  19. Определить текущие тенденции и предоставить обзор руководству для принятия мер

  20. Отвечает за подбор персонала для офиса, а также за ориентацию и обучение новых сотрудников

  21. Обеспечение максимальной производительности офисного персонала путем предоставления им надлежащего инструктажа и руководства

  22. Оставайтесь в курсе технических и профессиональных знаний, посещая образовательные семинары, вступая в профессиональные ассоциации, создавая сети с коллегами-профессионалами и просматривая отраслевые публикации

  23. Отвечает за обеспечение достижения финансовых целей офиса путем подготовки годового бюджета офиса, планирования расходов, анализа отклонений и внесения необходимых исправлений, которые могут возникнуть

  24. Активно участвовать в планировании и проведении мероприятий компании

  25. Отвечает за разработку стандартов и продвижение деятельности, улучшающей рабочие процедуры

  26. Выделите доступные ресурсы для обеспечения успешного выполнения задачи

  27. Координация деятельности сотрудников офиса для обеспечения максимальной эффективности

  28. Оценка и управление производительностью персонала

  29. Набор и отбор офисного персонала

  30. Организация ориентации и обучения новых сотрудников

  31. Тренер, наставник и сотрудники отдела дисциплины

  32. Разработка и внедрение систем хранения документов

  33. Убедитесь, что файловые системы поддерживаются в актуальном состоянии

  34. Установить и контролировать процедуры ведения учета

  35. Обеспечение безопасности, целостности и конфиденциальности данных

  36. Разработка и внедрение офисных политик и процедур

  37. Надзор за соблюдением офисных политик и процедур

  38. Анализ и мониторинг внутренних процессов

  39. Внедрение процедурных и политических изменений для повышения операционной эффективности

  40. Подготовка оперативных отчетов и графиков для обеспечения эффективности

  41. Согласование графиков, встреч и заказов

  42. Мониторинг и поддержание запасов канцелярских товаров

  43. Проверка и утверждение приобретения канцелярских товаров

  44. Обработка запросов и жалоб клиентов

  45. Управление внутренними отношениями с персоналом

  46. Поддерживайте безопасную, надежную и приятную рабочую среду

  47. Хорошо составленный раздел навыков резюме, в котором подчеркиваются ваши навыки, необходимые для должности офис-менеджера, поможет вашему резюме превзойти систему отслеживания кандидатов (ATS), которая является первым шагом к тому, чтобы ваше заявление было замечено. Используйте приведенные ниже основные навыки и умения офис-менеджера, чтобы помочь вам эффективно написать свое резюме.

    Резюме и поиск работы – Университет Олд Доминион

    Быть интровертом НЕ означает, что у вас нет социальных навыков. Тем не менее, это означает, что находиться рядом с большим количеством людей одновременно может быть утомительно. 10 лучших советов по нетворкингу для интровертов:

    Присоединяйся к толпе . Если вам кажется, что люди собираются в одном месте, присоединитесь к ним и начните разговор.

    Установить разумные ожидания . Посещая мероприятие, подготовьтесь мысленно к тому, что вы там делаете. Ваша цель познакомиться с большим количеством людей? Чтобы узнать больше о культуре организации? Встреча с одним или двумя конкретными людьми? Убедитесь, что вы заранее установили разумные ожидания, чтобы у вас была цель. Это также отличный способ уберечь вас от переутомления.

    Начать разговор с одиночкой . Обычно легче начать разговор с кем-то, кто стоит один, потому что они, скорее всего, будут счастливы, что есть с кем поговорить, и в результате они часто более представительны и с ними легче общаться.

    Избегайте вторжения в группы . Группа из более чем четырех человек может быть неудобной и трудной для входа. Присоединяйтесь к группе с одной стороны, но не пытайтесь вступить в разговор, пока не установите зрительный контакт с каждым человеком хотя бы один раз. Обычно люди находят место, чтобы добавить вас в «круг» разговора, и тогда вы можете представиться!

    “Смотри мам, рук нет!” Всегда держите хотя бы одну руку свободной! Это означает, что нельзя есть и пить одновременно, если вы находитесь на сетевом микшере или на конференции.Таким образом, вы по-прежнему можете обмениваться рукопожатиями с людьми, не чувствуя себя неловко и не возясь с ними.

    Будь собой . Сетевые мероприятия предназначены как отправные точки для профессиональных отношений. Если вы не можете быть самим собой и вам некомфортно в собственной шкуре, то люди, которых вы встретите, будут общаться с кем-то, кого вы изображаете, а не с настоящим вами. Будьте искренни. Аутентичность, как правило, привлекает многих из них.

    Присутствовать и заниматься . Вы когда-нибудь разговаривали с кем-то, кто ведет себя так, будто вы единственный человек в комнате? Кто-то, кто слушает и заставляет вас чувствовать, что все, что вы говорите, важно? Я люблю этих людей! Они действительно заставляют вас чувствовать себя услышанными.Держите зрительный контакт и наклоняйтесь или наклоняйтесь к людям, когда разговариваете с ними. Не в жутком смысле, а в стиле «я слушаю тебя и полностью присутствую».

    Относитесь к людям как к друзьям . Если, конечно, вы не ужасный друг. Вы бы подошли к другу, прервали бы его разговор, передали бы визитку и ушли? Нет. Сетевые события не являются транзакциями. Относитесь к новым людям так же, как вы относитесь к своим друзьям, установившим взаимопонимание, будьте заслуживающими доверия, а затем говорите о делах.

    Следуйте правилу 72 часов . После конференции или сетевого мероприятия у вас есть около 72 часов, чтобы связаться с человеком в LinkedIn или по электронной почте. Ссылайтесь на то, о чем вы говорили, и спросите, как лучше всего оставаться на связи. Через 72 часа они могли просто забыть о вас.

    Практика делает совершенным . Ну, не совсем идеально. Прогресс всегда лучше совершенства! Дело в том, что нетворкинг — это такой же навык, как и любой другой профессиональный навык.Это мышца, которую вы должны развивать и расти. В то время как другие могут выглядеть как прирожденные сетевики, они, скорее всего, просто более опытны в этом. Ошибки могут случаться, но единственный способ научиться — это выйти и сделать это!

    Тиффани И. Уодделл — помощник директора по развитию карьеры в Дэвидсон-колледже.

    Предоставлено Национальной ассоциацией колледжей и работодателей.

    .

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.