Отчет как правильно составить: Как составить отчёт о финансовых результатах за 2020 год

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.
3. Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
4. Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
5. План на следующий период.
6. Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

1. Избегаем длинных, неясных предложений.
2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
3. Лучше оформлять перечень задач списками.
4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Как сделать лучший в мире годовой отчет? 7 проверенных способов + 51 пример

Недавно закончился период подведения итогов, и большинство компаний опубликовали свою отчетность за 2017 год. Когда компания понимает, что годовой отчет является результативным маркетинговым инструментом для эффективной коммуникации с целевой аудиторией, у нее получается отчет, который привлекает внимание, попадает точно в цель и увеличивает лояльность к бренду.

Мы проанализировали отчеты известных компаний, чтобы понять, как с их помощью бренду удается коммуницировать со своими потребителями, инвесторами, кредиторами и другими аудиториями.

Для анализа мы взяли отчеты компаний, которые победили в лучших мировых конкурсах — Content Marketing Awards и Red Dot. В обзор мы также включили победителей украинского конкурса “Лучшее корпоративное медиа”.

Вот перечень шагов, которые выполняют эти компании, чтобы добиться wow-эффекта от своего отчета. Следование такому алгоритму сделает и ваш отчет событием на рынке.

Создайте нестандартную структуру отчета, чтобы поддержать интерес у ЦА

Этап создания структуры — базовый для любого отчета. Однако фишка в том, чтобы отойти от стандартной структуры. Лучшие отчеты выделяются тем, что меняют структуру из года в год, чтобы остаться интересными для целевой аудитории. Какая нужна структура, чтобы отчет запомнился нужным целевым аудиториям: клиентам, партнерам и конкурентам?

Первое, что делают компании, которые фокусируются на аудитории отчета, — выделяют важные вопросы деятельности компании и общества в отдельные разделы. Например, отчетность Vodafone.

Здесь есть и годовой отчет, который включает в себя обзор бизнеса и операционной деятельности компании, и Sustainability report, который фокусируется на долгосрочной стратегии компании и ее влиянии на окружающий мир. Разделы в нем посвящены острым темам рынков, на которых работает компания: рабство, война за ресурсы, вклад компании в развитие цифровых прав и свобод.

Годовой отчет Нафтогаз Украины каждый год дополняется актуальными разделами, чтобы донести важную информацию о деятельности компании и рынке. В отчете за 2014 год в отдельном разделе объяснялась существовавшая ранее коррупция в газовой сфере, в 2015 году в отчете раскрывалась тема достижения газовой независимости и тема субсидий. В отчете за 2017 год добавились темы о победе над Газпромом в Стокгольмском арбитраже, мировом рынке нефти, либерализации внутреннего рынка газа  и популярная тема отделения транспортировки газа (анбандлинг).

Выберите тип отчета, раскрывающий его ключевой месседж

Понять, какой именно тип отчета необходим, можно после того, как менеджмент компании определится с ключевыми месседжами и целевой аудиторией отчета: хочет ли он показать финрезультаты или свою ответственность перед обществом, либо осветить другие вопросы.

Финансовый отчет — наиболее традиционный для любой компании, это первый шаг в повышении прозрачности компании. Например, аудиторская компания Baker Tilly с 2013 года публикует свою финансовую отчетность. Первый раз такая отчетность вышла в формате Transparency report. Однако теперь финансовый отчет — только маленькая часть содержания годовых отчетов Baker Tilly, которые каждый год компания выпускает с новой концепцией.

Sustainability report — отчет, который демонстрирует, как компания соблюдает принципы устойчивого развития и что делает для интеграции этих принципов в корпоративную стратегию. Он становится обязательным для государственных компаний и корпораций, к которым приковано внимание общества.

В своем Sustainable Value report BMW Group показывает, что делает компания, чтобы уменьшить вредные выбросы дизельных авто, которые она производит.

Демонстрирует, как соблюдает принципы устойчивого развития на всех этапах жизненного цикла авто.

Рассказывает о повторном использовании отработанных батарей электромобилей.

Отчет по стандартам GRI — новый для Украины отчет, в котором компания демонстрирует, как улучшает качество жизни своих сотрудников и общества в целом.

В Украине есть компании, которые выпускают свои отчеты в соответствии с этим стандартом. Например, “Нафтогаз” в своем годовом отчете показывает шесть капиталов, которыми владеет, структуру собственности, взаимодействие со стейкхолдерами и другие. Все части отчета, составленные по требованиям GRI, собраны в удобную Таблицу соответствия, которая размещена в самом конце отчета.

Strategy outlook — отчет, который объясняет стратегию развития компании на ближайшие годы. Это важная информация для инвесторов и общества. Вот пример из отчета малазийской нефтяной компании Petronas.

Создайте отчет в нескольких медийных форматах, используя преимущества каждого

Сейчас обязательной стала электронная версия годового отчета. Она позволяет предложить целевой аудитории именно ту информацию, которая ее интересует. Электронная версия предлагает основные факты, наиболее важную информацию, а также ссылки на отдельные разделы. Это упрощает доступ к информации без необходимости листать всю PDF-версию отчета.

Online summary Adidas — стандартный для отчетов компании одностраничный сайт, который не только предлагает краткую версию, основные моменты отчета, а и дополнен видео.

BMW изображает результаты года в виде интерактивной приборной панели автомобиля:

А Vrijwilligersacademie сделала визуально необычную электронную версию в виде плаката.

Но самый смелый и оригинальный формат электронной версии отчета — виртуальная реальность. Такой необычный отчет выпустила швейцарская медиагруппа Ringier. Чтобы посмотреть его, нужно надеть очки виртуальной реальности либо вращать видео мышкой:

Многие крупные компании остаются приверженцами традиционных PDF-версий. Например, Auchan сделал целый набор отчетов.

Онлайн версия может быть кратким дайджестом PDF-версии, как в отчете Thomson Reuters.

Годовая отчетность Thomson Reuters публикуется в 5 форматах.

Есть еще один интересный формат, который мы часто используем в собственных проектах Top Lead, — инфографический отчет. Это годовой отчет, но не определенной компании, в документе идет речь об отдельной индустрии. В 2018 году наш инфографический отчет Energy Industry in Ukraine стал финалистом на конкурсе Content Marketing Awards.

Пару лет назад другой наш отчет — Agribusiness in Ukraine — был назван лучшим отчетом в мире!

Здесь можно скачать все наши инфографические справочники.

Наполните отчет интересным и полезным контентом

Что значит “интересный контент”? Это тщательно продуманные все составляющие отчета — от названия отчета (да, оно должно быть), откровенного описания рисков и подготовки историй успеха клиентов и до отсутствия стоковых фото.

Название. У эффектного годового отчета должно быть название, как у запоминающейся книги. “Нафтогаз” назвал два своих отчета, в которых объяснял реформы в компании и газовой индустрии, “Меняемся ради будущего” и “Наводим порядок”. Третий, в котором акцент сделан на результатах реформ, — “Первые ростки”.

А на сайте FedEx видны названия всех отчетов за последние сорок лет!   

История. Кроме названия важна история. Компанию и ее ценности лучше всего объяснять именно через историю. Отчет FedEx дает еще один хороший пример: показывает историю компании через историю одного человека, который прошел путь от упаковщика до топ-менеджера.

Визуализация бизнес-модели. Бизнес-модель компании лучше всего объяснить через простую и понятную визуализацию, как это сделала British Petroleum.

Демонстрация фокуса на клиенте. Клиент — один из основных активов любого бизнеса, поэтому его значение стоит отобразить в отчете. Вот как это сделала почтовая компания Austrian Post:  

Описание рисков и неопределенности. В компании Centrica поднимают планку прозрачности. Она в своем отчете описывает помимо рисков различные факторы, влияние которых только изучается.   

Неформальные фото менеджмента компании, как в отчете Adidas.

Конечно, это удобно, когда твоя компания выпускает спортивную одежду — не нужно ломать голову, что надеть CEO на фотосессию.

И такой же неформальный тон в обращении президента компании, как в отчете IKEA:  Message from Peter. Так что если вы мучились вопросом, писать ли отчество своего руководителя в отчете, берите пример с IKEA.  

Истории успеха. Крупный производитель техники Caterpillar вселяет уверенность в себе, демонстрируя успех, которого добился в отчетном году в разных индустриях. Это особо ценная информация для Sustainability report, который должен показать ответственность компании и перед стейкхолдерами, и перед будущими поколениями.

Кейсы покажут целевой аудитории вашу компетенцию. Этим инструментом активно пользуется в своем отчете компания Volvo.

Образовательный контент. Привлечь внимание к своему бренду, а потом и удержать его, превращая целевую аудиторию в клиентов, лучше всего помогает образовательный контент, потому что он дает читателю ценность и показывает вашу экспертность в той или иной индустрии. Немецкая туристическая компания TUI дополнила цифры в своем отчете материалами, которые показывают, что компания разбирается в важных для нынешнего времени темах: блокчейне, трансформации Китая и так далее.

Объяснение новых трендов. Inditex на примере компании объясняет, как работает Circular Economy.  

ПУМБ объясняет сложные термины в финансовой отчетности банка.

Необычный формат содержания. Структура разделов отчета глобального ритейлера Auchan создана в алфавитном порядке, от А до Z. Каждая буква алфавита отражает определенный раздел. Эта концепция отражает название отчета — Reinvents Itself from A to Z.

В своих отчетах IKEA и Caterpillar рассказывают о целях компаний в устойчивом развитии. Эти цели придуманы не в самих компаниях, а взяты из целей специальной инициативы ООН. Каждая цель устойчивого развития изображена иконкой и сама по себе уже является определенным известным брендом. Если вы хотите придать деятельности своей компании глобальное звучание, обязательно подумайте об использовании этих узнаваемых иконок. И даже не думайте ставить их на свое усмотрение — так вы можете нарваться на репутационный скандал.   

Вопросы по отчету. Нефтяная компания Petronas из Малайзии завершает свой отчет рубрикой “Вопросы по отчету”, в которой объясняет, зачем сделан этот отчет, как им пользоваться, насколько достоверна информация и какие возможности он предоставляет читателям.

Короткий отчет. Вовсе не обязательно делать отчет на сотни страниц и рассказывать подробно о каждом нюансе деятельности компании. Если его грамотно спланировать, компактный отчет расскажет о вашем бизнесе не хуже большого. Компания Accenture выпустила отчет всего на 10 страниц.  

Отражение стандартов GRI. Если ваш отчет составлен по стандартам отчетности, то следует добавить таблицу соответствия отчета стандартам GRI.

Используйте визуализацию — это она лучше объяснит компанию и ее деятельность инвесторам и клиентам

Визуализации бизнеса компании уделяют особенное внимание, больше примеров вы найдете в статье, которую мы посвятили лучшим подходам визуализации бизнеса. Здесь показаны только несколько примеров того, как можно визуализировать отдельные аспекты работы компании.

Финансовые показатели. ПУМБ демонстрирует свои финансовые показатели с помощью инфографики.

Некоторые компании подробно иллюстрируют свою Value Chain — цепочку создания ценности. Это делают для того, чтобы показать все связи компании, а также продемонстрировать ее продвинутые бизнес-практики и положительное влияние на сообщество или страну.

Так поступила компания Bühler.

И Adidas.

Стейкхолдеры. “Астарта” визуализирует ключевых стейкхолдеров компании. Требование публиковать информацию о стейкхолдерах содержится в стандарте GRI, согласно которому подготовлен отчет агрокомпании. Эту информацию компания представила в понятной  визуализации.  

Key performance indicators. IT-компания ALSO начала отчет с того, что презентовала собственные KPI. Этот отчет также стал победителем Red Dot.

Стратегия устойчивого развития. Компании, которые работают в Европе и Северной Америке, уделяют много внимания вопросам устойчивого развития и выпускают отдельные отчеты по sustainability. В годовом отчете Vodafone есть простая, но очень понятная схема (инфографикой ее не назовешь), в которой объясняется стратегия создания устойчивого бизнеса.

Цели устойчивого развития от BMW.

Экосистема, которую создает продукт компании, на примере ALSO Marketplace.  

Фокус на клиенте (Customer Focus). Страховая компания Allianz выделяет отдельный раздел, в котором показывает, как достигается фокус на клиенте. Для этого визуализированы ключевые составляющие и этапы — от общего подхода (Аpproach) и бизнес-процесса до структуры компании и процесса создания продукта (Product Development Process) и получения обратной связи. Отчет компании стал финалистом CMA.

Продумайте аутентичный дизайн

Отчет — это визуальный образ вашей компании. Потому в лучших отчетах вы не найдете стоковые фотографии, в них отдают предпочтение оригинальному визуальному контенту.

Оригинальные иллюстрации. Яркий пример — отчет “Астарты”, который компания подготовила к 25-летию своего создания.

Оригинальные фото. Аудиторская компания Baker Tilly для подготовки годового отчета организовала несколько фотосессий и сняла сотрудников компании для рекламы каждого подразделения. Такой подход сделал отчет живым, наполненным жизнью людей компании.

Цветовая гамма отчета. Цветовая индикация помогает сориентироваться, в каком разделе находится читатель. Собственный основной цвет имеют разные разделы отчета “Нафтогаза”.

И Vоdafone.

Противоположный подход к цветовой гамме у отчета Adidas. Весь отчет — в дуохромной гамме: черный + cyane.

Также интересно посмотреть отчет за предыдущий год — также в дуохромной гамме, черный + mint green. Он выиграл в 2017 году Red Dot Award.

Удобная навигация. Интересный пример — годовой отчет BMW Group. В нем особое внимание уделено навигации. Стоит обратить внимание на графическую и физическую индикацию разделов в печатной версии, а также UX в электронной версии отчета.   Сдержанный, почти полностью черно-белый — он завоевал высшую награду на конкурсе Red Dot Award.

Дополненная реальность
Швейцарский медиахолдинг Ringier выпустил приложение, при помощи которого можно оживить годовой отчет. Работает это так: качаете приложение, наводите на страницы со значком — и можно посмотреть видео, фотоальбом либо 3D-модель.

 
Немецкая компания ALSO также разработала приложение для просмотра отчета в дополненной реальности.   

Стоит ли рассматривать дополненную реальность как инструмент привлечения внимания к отчету? Эти два примера показывают, что не нужно. PDF-версии отчетов выполнены потрясающе, однако приложение разочаровывает. Графики в дополненной реальности кривые, никакой особенной ценности такое приложение не создает, только кратковременный вау-эффект и много мороки с установкой и наведением камеры.

Вывод: AR остается дорогим техническим решением, которое может хорошо продолжить историю годового отчета, если инвестировать в создание контента для этой дополненной реальности.

Позаботьтесь о дистрибуции годового отчета — это один из самых важных этапов

Разместить отчет на сайте, выпустить пресс-релиз и сделать пост в Facebook? Этого уже недостаточно. Если вы инвестировали в качественный контент, следует инвестировать также в увеличение аудитории такого классного продукта.

Можно начать с краткой заметки, как FedEx: 10 фактов из годового отчета компании FedEx.

Интересные визуальные материалы из отчета Baker Tilly компания публикует в течение нескольких месяцев.

Банк ПУМБ создает промовидео для привлечения внимания к каждому годовому отчету, поскольку их ЦА — обычные клиенты банка, а не только финансовые аналитики. Поскольку промокампания годового отчета за 2017 год еще только началась, в качестве примера можно изучить стратегию дистрибуции отчетов банка за предыдущие годы. Для привлечения внимания к годовому отчету банка за 2015 год было создано  видео “Як відрізнити живий банк від зомбі-банку?”, которое просмотрели 260 тыс. раз. Видео “Секрети успіху від успішного банку” было подготовлено для промо следующего годового отчета за 2016 год, и его посмотрели более 80 тысяч раз.

Использование видео существенно увеличило аудиторию аналитического продукта банка — отчет за 2016 год прочли более 4 тыс. человек. Это не охват аудитории, а реальные читатели отчета, которые ознакомились с его версией на сайте или в PDF в первый месяц после публикации.

Нестандартную стратегию для привлечения внимания к годовому отчету мы использовали также для отчета компании “Нафтогаз Украины” за 2015 год. Сам отчет досконально объяснил, как устроена газовая индустрия и какие проблемы предстоит решить, однако страну тогда больше волновал другой вопрос: сколько будет стоить газ? Поэтому для привлечения внимания к отчету была подготовлена статья “Дешевого газа не будет”, в которой с использованием графиков из отчета тема цены на газ была раскрыта в простом и понятном формате. Статью прочитали более 70 тыс. человек и поделились 15 тыс. раз на Facebook.

Каким будет ваш годовой отчет за 2018-й год?

Годовой отчет теперь стал активной частью маркетинговой стратегии. Для украинского бизнеса, который стремится выйти на западные рынки или завоевать доверие потребителей внутри страны, либо показать свою прозрачность, подобный отчет — это must-have.

Такой отчет можно подготовить силами своей компании. Для начала определить цель — что вы хотите показать в отчете, для чего он вам нужен, каких результатов хотите с его помощью достичь. Потом определить целевую аудиторию — кто будет читать этот отчет и почему именно на эту аудиторию нужно рассчитывать. Далее разработать структуру, цветовую гамму, визуальный стиль, план промокампании, собрать данные и сверстать отчет. Вот примеры визуализации отчетов, которые вам в этом помогут. 

Вы можете прочитать о других деталях подготовки годового отчета в статье о том, как сделать отчет понятным и полезным.

А чтобы узнать, как составляют нефинансовые отчеты такие компании как Coca-Cola, Kernel, Нова Пошта, 1+1 Media, Infopulse и другие, регистрируйтесь на нашу онлайн-конференцию Corporate Reporting Conference 2020. Жмите на баннер и покупайте билет прямо в Фейсбуке:

инструкции и образец заполнения на 2019–2020 год

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.




2. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

3. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

4. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;

• электронные чеки;

• товарные накладные;

• приходные кассовые ордера;

• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;

• сведения о сумме текущего аванса;

• общая сумма полученных и израсходованных денег;

• сумма остатка либо перерасхода;

• информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Три главных финансовых отчета предпринимателя – ПланФакт

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Читайте также: Принципы делегирования в малом бизнесе. Экономим время собственника

Мы рекомендуем управлять финансами осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны.

• Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия — кажется, что он может безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.
• Чтобы принимать взвешенные решения. Без отчетности предприниматель действует вслепую — идет в неизвестность и полагается только на свое чутье. Иногда риск оправдан, но в перспективе выигрывает холодный расчет и рациональность.
• Чтобы видеть свой бизнес. Для многих предпринимателей компания — это эфемерная сущность. Есть сотрудники, офис, склады и товар. Но все это живет в параллельных измерениях. Отчетность помогает свести все к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

 1. ДДС или движение денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств или ДДС.

Компания Николая М. ремонтирует нежилые помещения — одновременно бригады работают на 5 объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов Николаю приходится давать отсрочку. Он фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Читайте также: Зачем вести отчет о движении денежных средств

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Пример отчета ДДС

2. ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Интернет-магазин Антона растёт — он видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличивается, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так Антон выяснил, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому он перевёл сотрудников на удалённую работу и этим увеличил маржинальность компании.

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Пример отчета ОПУ

3. Балансовый отчет

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность или Баланс.

Андрей закупает в Китае селфи-палки и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на набирающие популярность спиннеры. Чтобы сыграть на спросе Андрею придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Читайте также: Управленческий учет – зачем он нужен? Интервью с Наталией Морозовой. Часть 1

Пример балансового отчета

Шпаргалка

1. Отчетность помогает не совершать ошибок, выступает базой управленческих решений и дает предпринимателю возможность увидеть бизнес целиком.
2. Отчет о движении денежных средств или ДДС помогает увидеть, куда уходят деньги, разложить по полочкам все статьи доходов и расходов.
3. Отчет о прибылях и убытках или ОПУ помогает соотнести обязательства и понять, как бизнес зарабатывает деньги.
4. Балансовый отчет или Баланс — это срез бизнеса на определенную дату. Он помогает соотнести ликвидность активов и срочность пассивов.

Авансовый отчет, бланк авансового отчета, заполнение формы

Авансовый отчет – это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1.

Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации должен иметься приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом должны быть утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы (законодательно они не ограничены). Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.

Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 – 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.

Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса должен быть оприходован в кассу, перерасходованная сумма выдана подотчетному лицу в установленном порядке.

Не допускается — выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.

См. также:

Оформить авансовый отчет
Образец авансового отчета – pdf
Образец авансового отчета – gif

Вопросы и ответы по форме

что в них нужно включить, примеры и шаблон • Asana

С утра вы собираетесь с мыслями, чтобы начать работу, открываете почту и видите три разных запроса о статусе одного из ваших проектов. Ваш руководитель спрашивает, когда будет окончательно согласован бюджет. Одна из коллег интересуется, сколько времени ей нужно будет выделить на этот проект. Директор по маркетингу хочет понять, как недавние задержки повлияют на достижение целей первого квартала.

Постоянные запросы текущего статуса могут выбивать из колеи, но есть более эффективный способ держать всех в курсе об обновлениях проекта: отчёты о статусе проекта.

Что такое отчёт о статусе проекта и для чего он нужен?

Отчёты о статусе проекта — это регулярное (мы затронем тему регулярности чуть позже) предоставление актуальной информации о ходе работ над вашими проектами. Они отвечают на вопросы, которые все и так вам задают, до того, как такие вопросы появятся. В этих отчётах содержится сжатая общая информация о проектах без лишних деталей.

Регулярные отчёты о статусе проектов очень важны, потому что они позволяют держать заинтересованных в курсе того, что происходит с вашим проектом. Вы будете получать намного меньше вопросов о статусе проекта, потому что ответите на них до их возникновения. Отчёты наглядно показывают, что у вас всё по плану, и дают вам и вашим коллегам возможность уверенно двигаться дальше.

А если в проекте что-то пошло не так, отчёт даст коллегам понять, в чём причина задержки, и что вы делаете, чтобы её устранить. Все увидят, что вы активно работаете над этим. (Хронология проекта также может помочь вам эффективнее управлять проектами).

Как написать хороший отчёт о статусе проекта

Итак, как готовить отчёты о статусе проекта? Создайте чёткую структуру для регулярного предоставления актуальной информации и используйте её для всех будущих отчётов. Структура также должна соответствовать проектному заданию, чтобы отчёт соответствовал теме.

С помощью этого руководства вы поймёте, что включать в отчёт о статусе проекта, на примере пошагового создания отчёта о проекте по удовлетворённости сотрудников.

1. Дайте отчёту название

Для ясности вы можете просто использовать название проекта. Если вы регулярно создаёте отчёты по этому проекту, добавьте дату или отметку времени.

Пример. Февраль 2020 — инициатива по удовлетворённости сотрудников

2. Укажите статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт

Найдите средство управления проектами, позволяющее информировать коллег о статусе проекта и о том, всё ли идёт по плану. Один из способов делать это — использовать систему цветового кодирования (зелёный = по плану, жёлтый = под угрозой, красный = отстаёт).

Пример. Статус проекта — по плану.

3. Добавьте краткое содержание отчёта

Краткое содержание отчёта должно состоять из 2-3 предложений. Его цель — предоставить информацию в сжатом виде тем, у кого нет времени читать весь отчёт.

Пример. Результаты исследования собраны и находятся на рассмотрении. Комитет по вовлечённости и высшее руководство разрабатывают новые инициативы по повышению заинтересованности сотрудников в своей работе.

4. Выберите две-три ключевые области или вехи, которые вы хотите осветить в своём отчёте

Рассказывайте о том, над чем вы больше всего работали с момента последнего обновления. Например, вы можете группировать работу в хронологическом порядке в календаре — что выполнено, что находится в работе, что предстоит. Работу можно разбить по неделям, месяцам или кварталам. Другим вариантом является группирование обновлений по ролям — дизайн, тексты, веб-разработка. Вехи проекта — провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов — это ещё один вариант группирования.

Пример. Провести исследование вовлечённости, результаты исследования, внедрение полученных результатов

5. Добавьте общий обзор каждой ключевой области

Для каждой ключевой области отчёта о статусе добавьте несколько пунктов списка, рассказывающих о ходе работ, достижениях и планирующейся работе.

Пример. Результаты исследования

• 70% сотрудников приняли участие в исследовании удовлетворённости

• Средний показатель удовлетворённости составил 80%

• Результаты рассматриваются высшим руководством, после чего комитет по вовлечённости снова соберётся для обсуждения

6. Добавьте ссылки на другие документы или ресурсы

Не нужно приводить все мелкие детали проекта, но кому-то из коллег наверняка захочется узнать больше. Предоставьте тем, кому нужна более подробная информация, ссылки на соответствующие документы или ресурсы, например, на портфель проекта.

Пример. Прикрепите ссылку на исследование удовлетворённости сотрудников

7. Уделите внимание проблемам, возникшим в процессе реализации проекта

В любом проекте могут случиться проблемы. Если вы будете держать коллег, заинтересованных в проекте, в курсе, это поможет всем придерживаться верного пути.

Пример. Высшее руководство должно изучить результаты исследования до следующего собрания комитета по вовлечённости, но это невозможно в ближайшие три недели. Это повлияет на ход работ в нашем проекте.

8. Приведите дополнительные заметки

Это может быть список дальнейших действий, благодарности коллегам, или что-то ещё.

Пример. Спасибо Саре А. за постоянные напоминания принять участие в исследования, которые она рассылала!

Шаблон для отчёта о статусе проекта

Если вы хотите сразу же воспользоваться всем, что узнали в предыдущем разделе, просто используйте этот шаблон отчёта:

Название отчёта:

Напишите здесь название отчёта. Это может быть название проекта и дата.

Статус проекта:

В проекте всё по плану, он под угрозой или отстаёт?

Сводка:

Добавьте короткое описание самых важных моментов вашего отчёта о статусе проекта.

Тема/веха 1:

• Пункт списка

• Пункт списка

• Пункт списка

Тема/веха 2:

• Пункт списка

• Пункт списка

• Пункт списка

Тема/веха 3:

• Пункт списка

• Пункт списка

• Пункт списка

Проблемы:

Возникли ли какие-либо проблемы? Как вы собираетесь их решить?

Дополнительные заметки:

Хотите добавить что-то ещё, чем нужно поделиться с командой?

Примеры отчётов о статусе проекта

Прочитать пошаговое руководство по написанию отчёта о статусе проекта полезно, но иногда, чтобы понять, как должен выглядеть ваш отчёт, проще всего посмотреть на конкретный пример, не правда ли? Если вы согласны, наш пример вам поможет.

Отчёт о статусе проекта

Конечно, ваш отчёт может выглядеть совсем не так, как этот. В любом случае, если вы регулярно предоставляете в своих отчётах актуальную информацию, вы делаете всё правильно.

Название отчёта: Создание электронной книги

Статус проекта: По плану

Сводка:

На этой неделе многое удалось сделать! Мы всё ещё на стадии разработки концепции, но на этой неделе Авери Ломакс выберет тему. Команды контента и дизайна готовы приступать к работе, как только мы дадим сигнал.

Концепция:

• Группа планирования встретилась для обсуждения темы

• У нас есть три финальные идеи, мы выберем из них одну в пятницу

• Команда контента получит задание в следующий четверг

Контент:

• Команда контента готова начинать работу над текстом, как только мы определимся с идеей

• Они собирают актуальную информацию о компании, которая будет включена в материал

Дизайн:

• Команда дизайна рассмотрела пять вариантов электронных книг, чтобы определиться со стилем

• Они выберут шаблон к следующему вторнику

Дополнительные заметки:

• Джен в отпуске всю следующую неделю, направляйте все вопросы по контенту Джой

• Спасибо Генри за подготовку огромного списка тем нам на выбор!

Проблемы:

Как все знают, у нас не так много времени на подготовку электронной книги. Мы должны работать вместе, используя средство управления проектом, чтобы все были в курсе происходящего и действовали организованно. Спасибо!

Рекомендации по подготовке отчётов по статусу проектов

Теперь вы знаете, что должно быть в отчёте о статусе проекта, но, возможно, у вас остались дополнительные вопросы. Эти рекомендации помогут вам создавать полезные и эффективные отчёты о статусе вашего проекта.

Как часто нужно создавать отчёты?

Отправлять обновления статуса каждую неделю — отличный способ держать всё под контролем. Создайте для себя задачу отправлять отчёты о статусе проекта каждую неделю в определённый день или используйте платформу с повторяющимися напоминаниями. Заинтересованные в проекте коллеги будут ждать ваших обновлений, а значит, будут реже задавать о них вопросы, и ценить возможность быть в курсе дел.

Если отправлять отчёты каждую неделю, то можно обойтись без множества встреч по проекту (мы все знаем, что никто не любит ненужные совещания). Экономьте время для более важной работы.

Кто должен получать отчёты?

Это зависит от проекта и от того, кто в нём участвует. Обычно обновления статуса отправляются всем участникам проекта. Если у вас есть проектное задание, вы можете использовать список участников проекта из него.

Даже если на этой неделе отчёт о статусе не затрагивает конкретного сотрудника, всё равно лучше отправить его всем, чтобы у них было общее представление о ходе работ.

Насколько подробным должен быть отчёт?

В отчёте о статусе не следует приводить все мелкие детали. Проделанная работа говорит сама за себя, вы просто сводите эту информацию и добавляете немного цвета. Рассматривайте отчёт как заголовок в газете: в него нужно включать только самую важную информацию о проекте, затрагивающую наибольшее число участников.

Вам нужно указать, всё ли идёт по плану или проект под угрозой либо отстаёт, предоставить краткий обзор того, что выполнено и что предстоит, а также добавить ссылку на другие ресурсы для тех, кому нужно больше подробностей.

Где писать отчёт о статусе проекта?

Лучше всего писать и делиться обновлениями статуса в инструменте управления работой. Ищите платформу, которая предлагает обзоры проектов, чтобы у команды был единый источник достоверной информации обо всей работе, связанной с проектом. Тогда, вместо управления проектами с помощью электронных таблиц, вы сможете хранить всю информацию — обновления статуса, проектные задания, ключевые цели и важные вехи проекта в одном месте. Такая платформа также позволяет с лёгкостью делиться обновлениями, и все заинтересованные смогут легко найти предыдущие отчёты, не перегружая вашу почту.

Подводим итоги проекта: как кратко описать проделанную работу

Отчёты о статусах, о которых мы рассказываем, используются регулярно в процессе реализации проекта, чтобы держать всех в курсе. Но после окончания проекта полезно отправить всем итоговый отчёт. Это своего рода основные факты и выводы по вашему проекту. Такой отчёт позволяет подвести итоги проекта для заинтересованных коллег. Используйте его для официального закрытия проекта.

Это тоже общий обзор, но вместо актуальной информации вы подводите в нём итоги и рассказываете о результатах проекта. Вот несколько вопросов, на которые стоит ответить в итоговом резюме проекта:

• Какие цели были у этого проекта и были ли они достигнуты?

• Был ли проект завершён вовремя и в рамках выделенного бюджета (если применимо)?

• Какие успешные моменты стоит выделить?

• С какими проблемами мы столкнулись?

• Какие уроки для следующих проектов мы можем извлечь из этого?

Помогайте всем работать по плану с помощью эффективных отчётов

Если при реализации очередного проекта вы хотите превзойти ожидания, попробуйте еженедельно предоставлять отчёты о статусе. Они позволят вам работать продуктивно, эффективно и ответственно. При этом все будут получать краткую (но интересную) информацию о происходящем. Используйте предоставленные нами ресурсы, чтобы создавать отчёты, содержащие всю необходимую информацию без лишних подробностей. Найдите решение для управления проектами (например, Asana), в котором есть функции создания и отправки отчётов о статусе. Оно позволить экономить время и работать организованно.

Финансовая отчетность в учете и планировании с примерами и пояснениями (часть 2) – База знаний Учебного центра BRP ADVICE

Это продолжение статьи про основные формы финансовой отчетности, показывающие состояние компании с трех сторон: прибыли и убытки, движение денежных средств, активы и пассивы. На примере типовых операций показано, как изменяются результаты этих отчетов в различных условиях. Первую часть статьи, в которой дана общая характеристика каждой из форм отчетности, читайте здесь.

Данный обзор построен на принципах управленческого учета и планирования. Вместе с тем, эта статья будет полезна и бухгалтерам, однако необходимо учитывать, что при формировании управленческой отчетности применение ПБУ не является обязательным. Например, для целей планирования мы рекомендуем порядок отражения процентов по кредитам, отличающийся от российских стандартов бухгалтерского учета.

Примеры типовых операций и их влияние на финансовую отчетность

Далее будут приведены типовые хозяйственные операции производственной компании, и построена финансовая отчетность: отчет о прибылях и убытках, баланс, отчет о движении денежных средств.

Три формы финансовой отчетности между собой взаимосвязаны. Во-первых, отчет о движении денежных средств и активы баланса. В отчете о движении денежных средств рассчитывается чистое изменение денежных средств за период (прирост или снижение остатков денежных средств), а также указываются остатки на начало и на конец периода. В балансе на дату начала и конца периода будут такие же остатки, а разница между остатками на начало и на конец периода будет эквивалентна чистому изменению денежных средств.

Во-вторых, отчет о прибылях и убытках связан с пассивами баланса. Правда, в данном случае взаимосвязь немного сложнее. В пассивах баланса отражается размер нераспределенной прибыли на начало и на конец периода. В отчете о прибылях и убытках – чистая прибыль за период. Если компания не проводит распределение чистой прибыли, то прирост нераспределенной прибыли в балансе будет равен чистой прибыли. Однако если компания проводит распределение прибыли, то изменение нераспределенной прибыли в балансе будет отличаться от чистой прибыли периода на сумму распределений.

Взаимосвязь между тремя формами финансовой отчетности, а также выполнение главного балансового равенства должно выполняться во всех случаях без исключения. Схематически связь между формами финансовой отчетности изображена на рисунке ниже.

Рис. Взаимосвязь между формами финансовой отчетности

Входящие остатки

В нашем примере у предприятия входящие остатки сформированы за счет уставного капитала. В прошлом периоде был внесен уставный капитал на сумму 777 денежных единиц, весь уставный капитал сформирован материалами. Других операций в предыдущем периоде не было.

Эта операция произошла в прошлом периоде, поэтому в балансе отражены остатки материалов на складах и уставный капитал на начало периода. Таким образом, активы и пассивы баланса составляют по 777 денежных единиц, балансовое равенство выполняется.

Так как другие операции пока не произошли, остатки на конец периода равны остаткам на начало периода.

На отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств эта операция не влияет.

Влияние этой операции на финансовую отчетность изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние входящих остатков на финансовую отчетность

Получение выплаты по кредиту со сроком погашения более 1 года

Для того чтобы приобрести производственное оборудование, компания привлекает кредит на сумму 600 денежных единиц. Срок возврата кредита более одного года, это означает, что задолженность по кредиту должна учитываться в составе долгосрочных обязательств.

В тот момент, когда компания получила выплату по кредиту, у нее появляется положительный денежный поток, а именно, приток по финансовой деятельности. Таким образом, эта операция отражается в отчете о движении денежных средств. В результате в отчете о движении денежных средств получается чистое изменение денежных средств 600 денежных единиц, остатки на начало периода отсутствовали, сальдо на конец периода составляет 600 денежных единиц.

Точно такие же остатки денежных средств, 0 на начало периода и 600 на конец, отражаются и в активах баланса. В пассивах баланса указывается задолженность по долгосрочным кредитам и займам. Главное балансовое равенство выполняется. Взаимосвязь между балансом и отчетом о движении денежных средств прослеживается.

В отчете о прибылях и убытках операция по привлечению кредита не отражается. Это значит, что и погашение тела долга не должно отражаться в отчете о прибылях и убытках.

Влияние получения выплаты по кредиту на финансовую отчетность изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние получения выплаты по кредиту на финансовую отчетность

Приобретение, оплата и монтаж оборудования

Компания приобретает, оплачивает и вводит в эксплуатацию оборудование для производства продукции. Стоимость оборудования составила 600 денежных единиц.

Когда компания оплачивает оборудование, формируется денежный поток по инвестиционной деятельности. Этот денежный поток отражается в соответствующем разделе отчета о движении денежных средств. В итоге получается чистое изменение денежных средств равное 0 (до этого было плюс 600, которые полностью ушли на расчеты за оборудование).

В балансе остатки денежных средств также уменьшаются до 0. Кроме того, в составе активов появляется остаток основных средств на конец периода, который составляет 600 денежных единиц. Таким образом, сумма активов баланса не изменяется, просто меняется структура активов, их материально-вещественная форма. Пассивы баланса не изменяются. Главное балансовое равенство выполняется.

В отчете о прибылях и убытках никаких изменений не происходит. Это связано с тем, что стоимость основных средств отражается в отчете о прибылях и убытках через амортизацию.

Взаимосвязь финансовых отчетов сохраняется. Влияние на финансовую отчетность приобретения, оплаты и ввода оборудования в эксплуатацию изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность приобретения, оплаты и ввода оборудования в эксплуатацию

Использование материалов для производства продукции

Компания использовала имевшиеся материалы для производства продукции. Стоимость использованных материалов составляет 500 денежных единиц. Акты выпуска готовой продукции пока не оформлены.

Пока материалы не превратились в готовую продукцию, они формируют стоимость незавершенного производства. В активах баланса происходит перераспределение остатков активов на конец периода. На 500 денежных единиц снижаются остатки материалов и увеличиваются остатки незавершенного производства. Главное балансовое равенство выполняется.

В отчете о движении денежных средств эта операция не отражается, так как она пока не формирует денежных потоков.

В отчете о прибылях и убытках эта операция также не отражается.

Взаимосвязь финансовых отчетов сохраняется. Влияние на финансовую отчетность использования материалов для производства продукции изображено на рисунке ниже.

Обратите внимание, что материальные затраты на производство выпущенной продукции в дальнейшем сформируют себестоимость проданных товаров, уменьшат маржинальный доход и EBITDA.

Рис. Влияние на финансовую отчетность использования материалов для производства продукции

Начисление заработной платы производственному персоналу

Сумма заработной платы производственного персонала составила 200 денежных единиц. Обычно такая заработная плата включается в себестоимость продукции. Так как продукция пока не выпущена, то при начислении зарплаты увеличивается стоимость незавершенного производства. Таким образом, активы баланса возрастают на 200 денежных единиц.

Заработная плата еще не выплачена, значит у компании формируется кредиторская задолженность на 200 денежных единиц. Эта задолженность отражается в пассивах баланса.

Главное балансовое равенство выполняется.

В отчете о движении денежных средств эта операция не отражается, потому что еще нет денежного потока. В отчете о прибылях и убытках эта операция не отражается, потому что реализация продукции еще не произошла и, следовательно, себестоимость проданных товаров отражать рано.

Обратите внимание, что EBITDA в дальнейшем будет уменьшаться на сумму заработной платы производственного персонала, а маржинальный доход – не всегда. Теория говорит, что маржинальный доход – это разница между выручкой и соответствующими переменными затратами. Если заработная плата производства имеет сдельную основу, то теоретически маржинальный доход на эту величину нужно уменьшать. Однако на практике маржинальный доход часто не уменьшают на сумму заработной платы. Это связано с тем, что заработная плата является отдельным и достаточно сложным элементом управления.

Влияние на финансовую отчетность начисления заработной платы производства изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность начисления заработной платы производства

Начисление амортизации оборудования

Амортизация производственного оборудования составляет 50 денежных единиц. При начислении амортизации происходит уменьшение остаточной стоимости основных средств на 50 денежных единиц.

Отражение самой суммы амортизации может происходить следующими способами. Первый – сумма начисленной амортизации включается в сумму незавершенного производства. Этот случай мы и рассматриваем. В активах баланса происходит перераспределение остатков на конец периода, валюта баланса пока не меняется.

Альтернативный вариант – это отражение амортизации в отчете о прибылях и убытках напрямую, без распределения на произведенную или проданную продукцию. В таком случае в отчете о прибылях и убытках формируется отдельная статья расходов, что приводит к возникновению убытков (доходов же еще нет). В активах баланса уменьшаются остатки основных средств и появляется отрицательная величина в пассивах. Валюта баланса снижается.

Главное балансовое равенство выполняется в обоих случаях. Амортизация никогда не создает реального движения денежных средств, поэтому в отчете о движении денежных средств не отображается.

Амортизация не влияет ни на размер маржинального дохода, ни на размер EBITDA.

Влияние на финансовую отчетность начисления амортизации изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность начисления амортизации

Выпуск готовой продукции

Завершаем производственный процесс и приходуем готовую продукцию. Все, что было в активах баланса как незавершенное производство, превращается теперь в остатки готовой продукции на складах. Сумма операции 750 денежных единиц. Запомните эту величину, 750 денежных единиц – это себестоимость выпущенной продукции в нашем примере.

Оприходование продукции еще не создает денежных потоков, поэтому на отчете о движении денежных средств эта операция не отражается. Также не формируется пока и расход в отчете о прибылях и убытках, потому что эта продукция не продана.

Валюта баланса не изменяется. Главное балансовое равенство выполняется. Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность выпуска готовой продукции изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность выпуска готовой продукции

Отгрузка товаров покупателям

Вся продукция, выпущенная ранее, отгружается покупателям. Общая сумма отгрузки составляет 1000 денежных единиц. Эта 1000 отражается в составе доходов отчета о прибылях и убытках по строке Выручка от продаж.

Как только в отчете о прибылях и убытках появляется выручка, должна появиться и себестоимость продаж. В нашем примере это те самые 750 денежных единиц, которые сформированы на прошлом этапе.

В результате в отчете о прибылях и убытках получается чистая прибыль 250 денежных единиц. Эта прибыль попадает в пассивы баланса. Пассивы баланса возрастают.

Денежные средства за эту продукцию компания еще не получила, в отчете о движении денежных средств изменений нет. В активах баланса вместо остатков готовой продукции появляется дебиторская задолженность, задолженность покупателей за отгруженную продукцию. Сумма активов возрастает на ту же величину, на которую выросли пассивы. Главное балансовое равенство сохраняется. Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность отгрузки (продажи) покупателям готовой продукции изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность отгрузки (продажи) покупателям готовой продукции

Получение оплаты от покупателей

Покупатели частично погашают задолженность за купленную ими продукцию. Сумма платежа составляет 950 денежных единиц.

Поступление денежных средств от покупателей отражается в составе отчета о движении денежных средств в притоках по операционной деятельности. В отчете о движении денежных средств формируется чистое изменение денежных средств на сумму 950 денежных единиц.

Внутри активов баланса происходит перераспределение остатков на конец периода. Дебиторская задолженность уменьшается, остатки денежных средств возрастают. Главное балансовое равенство выполняется.

Получение оплаты от покупателей не оказывает влияния на отчет о прибылях и убытках. Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность оплаты от покупателей изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность оплаты от покупателей

Приобретение материалов

Компания приобретает материалы, которые планирует использовать для производства продукции в следующих периодах. Эти материалы пока не оплачиваются. Стоимость материалов 150 денежных единиц.

Поступление материалов сказывается на размере активов баланса, растет остаток материалов на складах. Так как материалы еще не оплачены, то растут и пассивы баланса, а именно кредиторская задолженность.

Приобретение материалов для использования их в будущих периодах не отражается в отчете о прибылях и убытках. Так как материалы еще не оплачены, то и в отчете о движении денежных средств движений изменений нет.

Главное балансовое равенство сохраняется, взаимосвязь отчетных форм прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность приобретения материалов изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность приобретения материалов

Оплата материалов и выплата заработной платы

Компания полностью погашает кредиторскую задолженность, состоящую из задолженности по оплате труда и задолженности перед поставщиками сырья и материалов. В этом случае у компании формируется отток денежных средств на 350 денежных единиц, который отражается в отчете о движении денежных средств в составе операционной деятельности.

В балансе уменьшается остаток денежных средств в активах и кредиторская задолженность в пассивах. Валюта баланса снижается. Главное балансовое равенство выполняется.

В отчет о прибылях и убытках погашение кредиторской задолженности не попадает. Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность погашения кредиторской задолженности изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность погашения кредиторской задолженности

Начисление и выплата заработной платы менеджменту

Заработная плата менеджмента составляет 50 денежных единиц. Начисление заработной платы формирует управленческие расходы в отчете о прибылях и убытках. Это ведет к уменьшению чистой прибыли, EBITDA также уменьшается на сумму заработной платы менеджмента, а маржинальный доход остается прежним.

При выплате заработной платы возникает отток денежных средств по операционной деятельности, который отражается в отчете о движении денежных средств.

Таким образом, в активах баланса снижаются остатки денежных средств, а в пассивах баланса уменьшается остаток нераспределенной прибыли. Главное балансовое равенство сохраняется, взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность заработной платы управленческого персонала изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность начисления и выплаты зарплаты менеджмента

Начисление и оплата процентов по кредитам

Компания выплачивает проценты за пользование кредитом, начисленные за отчетный период. Сумма процентов составляет 60 денежных единиц.

Начисленные проценты отражаются в отчете о прибылях и убытках. Они уменьшают чистую прибыль, но не влияют на маржинальный доход и EBITDA.

Уплаченные проценты отражаются в составе отчета о движении денежных средств. В зависимости от принятой учетной политики они могут отражаться в составе операционной или финансовой деятельности. Мы рекомендуем в целях планирования отражать проценты по кредитам в составе финансовой деятельности. Именно это реализовано в нашем примере.

Кроме того, в некоторых случаях проценты могут капитализироваться в стоимости основных средств. Тогда проценты отражаются в составе инвестиционной деятельности отчета о движении денежных средств. Но в этом случае они не включаются в состав процентных расходов в отчете о прибылях и убытках, а увеличивают первоначальную стоимость основных средств в балансе и попадают в отчет о прибылях и убытках через механизм амортизации.

Влияние на финансовую отчетность уплаты процентов по кредитам изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность уплаты процентов по кредитам

Погашение задолженности по кредиту (тело долга)

Компания решает часть денежных средств направить на погашение основной задолженности по кредиту. Сумма погашения составляет 100 денежных единиц.

Погашение долга формирует отток денежных средств по финансовой деятельности и отражается в отчете о движении денежных средств. Следовательно, происходит уменьшение остатков денежных средств, что видно в активах баланса. В это же время снижается и задолженность по телу долга, что видно в пассивах баланса. Таким образом, в результате погашения задолженности по телу долга валюта баланса снизилась. Главное балансовое равенство выполняется.

В отчете о прибылях и убытках погашение долга не отражается точно так же, как и не отражалось привлечение долга.

Взаимосвязь между формами финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность погашения долга изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность погашения долга

Начисление и уплата налога на прибыль

Компания начисляет и уплачивает налог на прибыль в сумме 28 денежных единиц. Начисление налога отражается в отчете о прибылях и убытках и ведет к уменьшению прибыли. Уплата налога отражается в отчете о движении денежных средств как отток по операционной деятельности.

Уменьшение прибыли сказывается на размерах пассивов баланса, снижение остатков денежных средств – на активах баланса. Валюта баланса уменьшается. Главное балансовое равенство выполняется. Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность налога на прибыль изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность налога на прибыль

Формирование резервного фонда за счет прибыли

Компания принимает решение: часть прибыли направить на формирование резервного фонда. Сумма операции составляет 5 денежных единиц.

Формирование резервного фонда за счет чистой прибыли отражается в дополнительном блоке отчета о прибылях и убытках «Распределение прибыли». В пассивах баланса уменьшается размер нераспределенной прибыли, но увеличивается резервный фонд. Валюта баланса сохраняется на прежнем уровне. Главное балансовое равенство выполняется.

В отчете о движении денежных средств изменений нет, так как данная операция не связана с притоком денежных средств в компанию или оттоком из нее.

Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность формирования резервного фонда изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность формирования резервного фонда

Выплата дивидендов

Компания принимает решение направить часть прибыли на дивиденды. Сумма дивидендов составляет 77 денежных единиц.

Начисление дивидендов приводит к уменьшению суммы нераспределенной прибыли в отчете по распределению прибыли, а также к снижению ее остатка в пассивах баланса.

Выплата дивидендов отражается в отчете о движении денежных средств в оттоках по финансовой деятельности. Выплата дивидендов сказывается на размере активов и приводит к уменьшению валюты баланса.

Главное балансовое равенство выполняется. Взаимосвязь форм финансовой отчетности прослеживается.

Влияние на финансовую отчетность выплаты дивидендов изображено на рисунке ниже.

Рис. Влияние на финансовую отчетность выплаты дивидендов

Резюме

Три главные формы финансовой отчетности – это баланс, отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках. Между этими формами отчетности всегда существует взаимосвязь: отчет о движении денежных средств связан с активами баланса, отчет о прибылях и убытках – с пассивами. Главное балансовое равенство, соответствие размера активов и пассивов, должно всегда выполняться.

Каждый раз при отражении операции в учете или при планировании какой-то операции представьте себе триаду финансовой отчетности и то, как эта операция повлияет на каждую из форм отчетности.

Используйте эти взаимосвязи для того, чтобы проверять полноту и правильность вашего учета и планирования.

Что изучить далее

Кассовый метод учета и метод начисления.

Финансовое положение предприятия: анализ ликвидности баланса и коэффициентный анализ.

Методы формирования отчета о движении денежных средств: прямой и косвенный.

Стоимость денег во времени: определение стоимости, дисконтирование, компаундирование, показатели инвестиционной оценки.

Cash flow waterfall – расширенная версия отчета о движении денежных средств, которая используется при планировании крупных проектов и проектов государственно-частного партнерства.

Автоматизация расчета потребности в финансировании при построении системы бюджетов.

Российские и международные стандарты бухгалтерского учета.

Остались вопросы? Пишите нам в форму обратной связи и записывайтесь на курс по управленческому учету, анализу затрат и бюджетированию или курс по финансовому моделированию.

Понравилась статья? Узнайте больше раньше других: заходите на нашу страницу в ВКонтакте и подписывайтесь на новости.

Желаем вам успешной работы!

Ваш Виктор Рыбцев

и команда Учебного центра BRP ADVICE.

Как написать отчет за 7 шагов

Написание отчетов – важная часть множества должностных инструкций. Умение писать эффективный отчет – полезный навык, который может сделать вас ценным дополнением к любому рабочему месту. Если вы хотите научиться писать успешные отчеты, вам нужно знать, что они обычно влекут за собой и с чего начать. В этой статье мы обсудим, что такое отчет, как он используется на рабочем месте и какие шаги вы можете предпринять, чтобы написать успешный отчет.

Подробнее: 5 шагов к отличному деловому письму (с советами)

Что такое отчет?

Отчет – это документ, в котором представлены результаты расследования, проекта или инициативы. Это также может быть углубленный анализ конкретной проблемы или набора данных. Цель отчета – информировать, обучать и представлять варианты и рекомендации для будущих действий. Отчеты являются неотъемлемым элементом десятков отраслей, включая науку, здравоохранение, уголовное правосудие, бизнес и академические круги.Отчеты обычно состоят из нескольких ключевых элементов, в том числе:

• Подробное описание событий или действий
• Анализ воздействия события
• Оценка фактов и данных
• Прогнозы того, что может произойти в результате события
• Рекомендации относительно дальнейших действий
• Заключение

Многие профессии включают составление отчетов в качестве основной обязанности. Врачи должны составлять медицинские отчеты, в которых представлен их анализ определенных пациентов или случаев.Сотрудники полиции пишут отчеты, в которых подробно описываются допросы и очные ставки. Руководители проектов составляют регулярные отчеты, которые информируют своих руководителей о том, как развивается конкретный проект. Все эти отчеты должны быть хорошо написаны, точны и эффективны.

Как написать отчет

Умение написать успешный отчет может сделать вас ценным активом на вашем текущем рабочем месте или привлекательным кандидатом для новых работодателей. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить при написании отчета:

1. Определитесь с техническим заданием.
2. Проведите свое исследование.
3. Напишите план.
4. Написать первый черновик.
5. Анализируйте данные и записывайте результаты.
6. Порекомендуйте план действий.
7. Редактировать и распространять.

1. Определитесь с техническим заданием

Многие официальные отчеты включают раздел, в котором подробно описывается «техническое задание» документа. Эти термины включают:

• О чем отчет
• Почему это необходимо
• Когда он был написан
• Какова его цель

Установка этих терминов помогает как составителю, так и его читателям понять, почему отчет важен и чего он надеется достичь.Техническое задание обычно объясняется в первом абзаце, чтобы читатель мог определить его актуальность, не читая весь документ. Установление конкретных терминов на раннем этапе поможет вам составить план отчета и удерживать обсуждения на протяжении всего процесса написания.

Связано: Полное руководство по исследованию компании

2. Проведите свое исследование

Большинство отчетов потребуют от вас сбора данных, которые непосредственно относятся к вашей теме.Возможно, у вас уже есть доступ к этой информации, если, например, вы врач, у которого есть копии медицинских карт пациента. Однако, если вам поручено проанализировать проблему или исследовать событие, вам, вероятно, придется потратить некоторое время на запрос, поиск и систематизацию данных.

Интерпретация данных и их форматирование так, чтобы их понимали читатели, – важная часть написания отчета. Возможно, вам потребуется создать диаграммы, графики или временные шкалы, которые упростят понимание исходной информации.Вам также необходимо будет тщательно цитировать свои источники и отслеживать, где и как вы нашли свои данные, чтобы представить их профессионально.

3. Напишите схему

Следующим шагом будет построение схемы вашего отчета. Обычно это выглядит как маркированный или пронумерованный список всех различных разделов документа. Схема вашего отчета может выглядеть примерно так:

1. Титульная страница
2. Оглавление
3. Введение
4. Техническое задание
5. Краткое описание процедуры
6. Выводы
7. Анализ
8. Заключение
9. Ссылки или библиография

порядок этих разделов – и решите ли вы включить их все – будет зависеть от конкретного типа отчета, его длины и того, насколько формальным он должен быть.Самое важное, что нужно сделать при написании плана, – это включить все необходимые разделы и исключить все, что напрямую не способствует цели отчета.

4. Напишите первый черновик

Написание первого черновика – один из самых важных этапов построения успешного отчета. Цель первого черновика не в том, чтобы написать идеальный документ, а в том, чтобы вывести все основные элементы вашей информации из вашей головы на страницу.У вас будет время добавить и отредактировать эту первую попытку позже, поэтому ваша основная цель – просто организовать ваши данные и анализ в черновик, который в конечном итоге станет конечным продуктом.

При написании своего первого черновика вы, вероятно, обнаружите пробелы в своих данных или пробелы в своем анализе. Обратите на это внимание, но не пытайтесь решать все проблемы в процессе написания. Вместо этого закончите черновик и сохраните решение проблемы, когда вы начнете процесс редактирования.

Связано: 10 Советы по написанию резюме, которые помогут вам найти работу

5.Анализируйте данные и записывайте результаты

В центре внимания каждого отчета находится раздел «выводы» или часть, в которой вы представляете свою интерпретацию данных. Для бухгалтера результаты могут включать объяснение того, почему акции компании упали в предыдущем квартале. Для ученого-эколога он может включать краткое изложение эксперимента с биоразлагаемыми пластиками и то, как результаты могут повлиять на методы управления отходами.

Раздел результатов вашего отчета всегда должен содержать ценную информацию, относящуюся к теме или проблеме, которую вы решаете, даже если результаты не идеальны.Если ваш окончательный вывод заключается в том, что данных недостаточно или метод исследования ошибочен, вам нужно будет объяснить это профессионально и точно.

6. Порекомендуйте план действий

Последним разделом текста вашего отчета является ваша рекомендация. После изучения данных и анализа любых результатов вы можете представить себе, какие действия следует предпринять в ответ на ваши выводы. Проверив количество сверхурочных часов, в течение которых их команда работала, менеджер проекта может рекомендовать добавить в команду дополнительного сотрудника.Хирург может порекомендовать больнице внедрить новые методы стерилизации в операционной после того, как отметит рост числа предотвратимых инфекций за предыдущие шесть месяцев. Если вы хорошо представили свои данные и продемонстрировали свой опыт, ваш читатель, скорее всего, поверит вашему суждению.

7. Редактировать и распространять

Заключительный этап написания отчета – его тщательное редактирование и распространение среди вашей аудитории. Вам нужно будет отредактировать грамматические ошибки, орфографические ошибки и опечатки.Вам также нужно будет дважды проверить свои данные, убедиться, что ваши цитаты верны, и прочитать весь документ, чтобы убедиться, что он представляет собой связное повествование. Если отчет будет прочитан широкой аудиторией, вы можете попросить кого-нибудь еще вычитать его или высказать свое мнение о читабельности содержания.

Распространение отчета может принимать различные формы в зависимости от вашей конкретной профессии. Вы можете отправить его своему руководителю по электронной почте, представить его устно на собрании персонала или опубликовать в профессиональном журнале.Независимо от того, как и где он читается, ваша цель всегда состоит в том, чтобы создать краткий, информативный и эффективный документ, который будет способствовать повышению производительности на вашем рабочем месте.

Советы по написанию успешных отчетов

Вот несколько заключительных советов, которые помогут вам при написании отчетов:

• Знайте свою аудиторию. Прежде чем приступить к написанию, убедитесь, что вы понимаете, для кого составлен отчет, зачем им эта информация и что вы хотите, чтобы они сделали после ее прочтения.Знание своей аудитории поможет вам руководствоваться своим стилем и обеспечить максимально эффективную передачу информации.
• Вычитайте внимательно. Ничто так не портит отчет о качестве, как опечатка. Перед тем, как отправить или представить свой отчет, обязательно внимательно проверьте его на наличие ошибок.
• Будьте открыты для отзывов. В зависимости от вашей должности вы можете получать критику или отзывы о своих отчетах. Постарайтесь оставаться восприимчивыми и открытыми для критики. Если вы готовы прислушиваться к отзывам и реализовывать предложения начальства, в результате ваш текст, скорее всего, улучшится.
• Используйте свое время с умом. Написание отчета о качестве может занять от пары часов до нескольких недель. Прежде чем начать, не забудьте выделить свое время и установить регулярный график написания. Вам также может потребоваться установить ежечасные или ежедневные цели, чтобы ваш прогресс оставался на должном уровне.

составить определение отчета | Английский словарь для учащихся

розыгрыш

1 глагол Когда вы рисуете или рисуете что-либо, вы используете карандаш или ручку для создания рисунка, узора или диаграммы. (= набросок)
Она сидела и рисовала огрызком карандаша … V
Нарисуй эскиз логотипа … V n
♦ рисунок n-uncount
Я люблю танцевать, петь и рисовать.

2 глагол Когда машина куда-то тянется, она движется туда плавно и стабильно.
Клэр видела, как такси уезжает … V adv / prepare

3 глагол Если вы где-то рисуете, вы двигаетесь туда медленно.
НАПИСАНО Она отстранилась и не улыбнулась … V adv / prepare
Когда мы нарисовали уровень, он не замедлился и не ускорился. В прил.

4 глагол Если вы рисуете что-то или кого-то в определенном направлении, вы перемещаете их в этом направлении, обычно осторожно потянув за них.
ПИСЬМЕННО
(= тянуть)
Он придвинул свой стул к огню … V n Prep
Он обнял Кэролайн за плечи и притянул ее к себе… V n adj
Уилсон отвел меня в сторону после интервью. В н с адв.

5 глагол Когда вы затягиваете занавеску или штору, вы тянете ее через окно, чтобы закрыть или открыть его.
Задернув шторы, она зажгла свечу … V n
Мать лежала на своей кровати с опущенными жалюзи. В-изд

6 глагол Если кто-то достает пистолет, нож или другое оружие, они вытаскивают его из контейнера и угрожают вам. (= вынуть)
Он вытащил кинжал и повернулся лицом к своим преследователям. В н.

7 глагол Если животное или транспортное средство тянет что-то, например тележку, повозку или другое транспортное средство, оно тянет это за собой.
… тихоходный трактор, тянущий прицеп. В н.

8 глагол Если вы сделаете глубокий вдох, вы сделаете один глубокий вдох.
Он остановился, глубоко вздохнув. В н.

9 глагол Затягивая сигарету, вы вдыхаете ее дым в рот или легкие.
Он затянулся американской сигаретой … V по номеру
Ее щеки впали, когда она втягивала дым в легкие. В н в н

10 глагол Получить что-то, например воду или энергию из определенного источника, означает взять это из этого источника.
Жителям деревни все еще нужно черпать воду из колодцев. В н из н

11 глагол Если что-то, что ударяет вас или давит на часть вашего тела, истекает кровью, оно порезает вашу кожу и кровоточит.
Любая практика, связанная с забором крови, может увеличить риск заражения вирусом. В н.

12 глагол Если вы снимаете деньги из банка, строительного общества или сберегательного счета, вы получаете их со счета, чтобы вы могли ими пользоваться.
Она снимала наличные в банкомате… V n без
Компании не могли снимать деньги с банковских счетов наличными. В н из н

13 глагол Если вы получаете зарплату или денежную сумму, вы регулярно получаете денежную сумму.
Первые несколько лет зарплату не получал … V n

14 глагол Нарисовать что-либо означает выбрать это или получить в подарок в рамках конкурса, игры или лотереи.
Мы копались в мешке букв, чтобы нарисовать имя победителя … V n
Draw тоже существительное. N-count
… жеребьевка четвертьфинала Кубка УЕФА.

15 n-count Розыгрыш – это соревнование, в котором люди платят деньги за пронумерованные или именные билеты, затем выбираются некоторые из этих билетов, а их владельцы получают призы.

16 глагол Нарисовать что-то из определенного предмета или места означает взять или получить это от этого предмета или места.
Я черпаю силу в миллионах женщин, которые успешно справились с этой задачей … V n из n

17 глагол Если вы сделаете определенный вывод, вы решите, что этот вывод верен.
Он делает из этого два вывода … V n from n
Он говорит, что еще не может сделать никаких выводов об убийствах. В н.

18 глагол Если вы проводите сравнение, параллель или различие, вы сравниваете или противопоставляете две разные идеи, системы или другие вещи.
… литературные критики проводят сравнения между Жоржем Санд и Джорджем Элиотом … V n

19 глагол Если вы привлекаете чье-то внимание к чему-либо, вы даете им понять или заставляете задуматься.
Он размахивал руками, чтобы привлечь их внимание … V n
Он просто хочет привлечь внимание к тяжелому положению безработных. В н к н

20 глагол Если кто-то или что-то вызывает определенную реакцию, люди реагируют на нее именно так.
Такая политика неизбежно вызовет ожесточенное сопротивление фермеров. V n from n
… официальный тур в Южную Африку, вызвавший гневную политическую реакцию. В н.

21 глагол Если что-то, например, фильм или мероприятие, привлекает много людей, это настолько интересно или занимательно, что многие люди идут на это.
Игра сейчас собирает огромные толпы. В н.

22 глагол Если вас кто-то или что-то привлекает, это очень сильно привлекает.
Он привлек и очаровал ее … V n
Что привлекло его в этом районе, так это его близость к центру Лондона. В н к н

23 глагол Если кто-то не будет нарисован или откажется быть нарисованным, он не ответит на вопросы так, как вы хотите, или не раскроет информацию или свое мнение.
(в основном BRIT) с brd-neg, usu passive
Посол не будет привлекаться к вопросам политического характера… будет вестись по номеру
«Он сказал, почему?» – «Нет, он отказывается рисоваться». V-ed

24 v-recip В игре или соревновании, если один человек или команда играют вничью с другим, или если два человека или команды играют вничью, они имеют одинаковое количество очков или голов в конце игры.
(в основном BRIT) (= ничья)
Голландия и Ирландия сыграли вничью один-один … pl-n V num
В первой игре мы сыграли вничью с Ирландией… V с / против n
Египет сыграл вничью в двух своих матчах в Италии. V n (non-recipient)
Ничья – тоже существительное., N-count
Мы были счастливы сыграть вничью со Швецией.
в AM, обычно используют галстук

25
→ рисунок

26 Когда событие или период времени подходит к концу или подходит к концу, оно заканчивается.
♦ до конца / до конца фраза V перегиб
Еще одно празднование подошло к концу.

27 Если событие или период времени приближается или приближается, значит, оно приближается.
♦ приблизиться / приблизиться фраза V перегиб
И все время выборы следующей весны приближаются …

28
→ нарисовать заготовку
→ пустой
→ нарисовать линию
→ строка
→ разыграть лот
→ лот тираж

1 фразовый глагол Если вы говорите, что приближаются ночи, вечера или дни, вы имеете в виду, что вечером темнеет раньше, потому что приближается осень или зима.
(BRIT)
Дни приближаются, а утро темнеет. В П

2 фразовый глагол Если вы втягиваете кого-то или втягиваете его во что-то, чем вы занимаетесь, вы заставляете его вовлекаться в это.
Вам будет непросто втянуть его … V n P
Не позволяйте ему втянуть вас в свою стратегию. V n P n

3 фразовый глагол Если вы вдыхаете, вы вдыхаете глубоко.Если вы вдыхаете воздух, вы вдыхаете его легкими. (= вдыхать)
Роза резко вдохнула … V n P
Покатайте вино во рту, одновременно втягивая воздух. V P n (не прон) нарисовать в
→ втягивать 2 забирать фразовый глагол Если некоторое количество жидкости отбирается из большего количества, оно отбирается из него, как правило, с помощью иглы или трубки.
Жидкость можно взять шприцем … be V-ed P
Доктора взяли пол-литра его крови. V P n (не прон), Также V n P рисунок

1 фразовый глагол Если вы черпаете или опираетесь на что-то, например, свои навыки или опыт, вы используете это, чтобы что-то сделать.
Он использовал свой опыт яхтсмена, чтобы снять документальную программу. V Номер детали

2 фразовый глагол С течением времени он проходит, и его конец приближается. (= носить)
К вечеру к нам присоединились другие завсегдатаи. V P вытягивать фразовый глагол Если вы кого-то вытаскиваете, вы заставляете его меньше нервничать и охотнее разговаривать.
Ее мать пыталась вывести ее из себя. В н П оформление

1 фразовый глагол Если вы составляете документ, список или план, вы готовите его и записываете. (= сформулировать)
Они согласились составить формальное соглашение … V P n (not pron)
Он хочет, чтобы его министры сосредоточились на реализации политики, а не на ее разработке. V n P

ничья без счета ( ничьих без счета множественное число ) Ничья без счета – результат футбольного матча, в котором ни одна из команд не забивает гол. кол-во

ничья ( ничья множественное число ) Ничья – результат футбольного матча, в котором обе команды забивают хотя бы один гол и забивают одинаковое количество голов.
(BRIT) кол-во номеров

Как написать эффективный отчет по проекту за 7 шагов

Многие проектные группы используют инструменты отчетности на своем сайте совместного проекта для отслеживания работы, выявления рисков и проблем и информирования заинтересованных сторон о проекте.

Упростите создание отчетов по проекту с помощью бесплатного шаблона SharePoint! [Скачать здесь]

В зависимости от проекта и организационных процессов, по завершении проекта могут также потребоваться дополнительные отчеты по проекту с подробным анализом и рекомендациями.

Составление отчета – это полезная возможность оценить проект, задокументировать извлеченные уроки и добавить в базу знаний вашей организации для будущих проектов. Попробуйте эти шаги для написания более качественных отчетов по проекту.

Как написать эффективный отчет по проекту за 7 шагов

1. Определите цель

Найдите время, чтобы подумать о цели отчета. Вам нужно описать, объяснить, порекомендовать или убедить? Наличие четкой цели с самого начала гарантирует, что вы останетесь сосредоточенными, что облегчит привлечение вашего читателя.

2. Изучите свою аудиторию

Написание официального годового отчета для заинтересованных сторон сильно отличается от финансового обзора. Адаптируйте свой язык, использование данных и вспомогательную графику к аудитории.

Также полезно учитывать личный стиль общения читателя, например, как они пишут электронные письма или структурируют документы? По возможности отразите их предпочтения. Возможно, вам потребуется придать вашему естественному стилю более формальный или неформальный тон.

Принятие этой техники построит взаимопонимание и сделает читателя более восприимчивым к вашим идеям.

3. Формат и тип отчета

Перед тем, как начать, проверьте формат и тип отчета. Вам нужно подать письменный отчет или сделать презентацию? Вам нужно составить официальный, неформальный, финансовый, годовой, технический отчет или отчет о поиске фактов или решении проблем?

Вы также должны подтвердить, доступны ли какие-либо шаблоны в организации.

Проверка этих данных может сэкономить время в дальнейшем!

4.Соберите факты и данные

Включение интересных фактов и данных укрепит ваши аргументы. Начните с сайта вашего совместного проекта и работайте по мере необходимости. Не забудьте цитировать такие источники, как статьи, тематические исследования и интервью.

5. Структура отчета

Отчет обычно состоит из четырех элементов:

• Краткое изложение . Ваш отчет начнется с резюме, которое будет написано после того, как отчет будет готов.Это самый важный раздел документа, с которым сталкивается читатель первым. Скорее всего, они будут использовать резюме, чтобы решить, какую часть отчета им нужно прочитать, так что сделайте это в счет!
• Введение: Предоставьте контекст для отчета и наметьте структуру его содержания. Определите объем отчета и какие-либо конкретные используемые методологии
• Body: Пришло время применить свои навыки письма! Это самый длинный раздел отчета, в котором должны быть представлены общие сведения, анализ, обсуждения и рекомендации для рассмотрения.Используйте данные и вспомогательную графику для подтверждения своей позиции.
• Заключение: Сложите вместе различные элементы отчета в ясной и краткой форме. Определите следующие шаги и действия, которые должен предпринять ваш читатель.

6. Читаемость

Потратьте некоторое время на то, чтобы отчет был доступным и приятным для чтения. При работе в Word панель навигации – отличный способ помочь читателю работать с документом.Используйте форматирование, визуальные эффекты и списки, чтобы разбивать длинные разделы текста.

7. Редактировать

Первый черновик отчета редко бывает идеальным, поэтому вам нужно будет отредактировать и отредактировать его содержимое. Если возможно, отложите документ на несколько дней перед рецензированием или попросите коллегу просмотреть.

Изображение кредита

Как писать отчеты с данными для вашего бизнеса

Хотя они всегда играли ключевую роль в успехе бизнеса, термины «отчет с данными» или «бизнес-отчет» не совсем синонимичны творчеству или инновациям.Отчетность часто рассматривается как неизбежное зло, созданное аналитиками и консультантами, чтобы предложить функциональные операционные идеи. Таким образом, этот термин обычно вызывает в воображении изображения статических PDF-файлов, слайдов PowerPoint старой школы и больших таблиц. Обычно создаваемые на основе прошлых данных без возможности генерировать информацию в реальном времени или прогнозировать, отчеты с данными считались устаревшими, состоящими из множества внешних и внутренних файлов, без надлежащих процессов управления данными.

Но в эпоху цифровых технологий так быть не должно.Фактически, индустрия бизнес-аналитики сильно изменилась за последнее десятилетие, и отчеты о данных находятся на гребне этой невероятной технологической волны.

Распространение инновационных инструментов отчетов означает, что вы можете создавать данные отчетов, которые люди будут вынуждены читать и которые принесут большую пользу бизнесу. Если вы правильно используете бизнес-аналитику, вы не только сможете соединить свои точки данных, но и возьмете под контроль свои данные в компании и улучшите свою прибыль.

Здесь мы рассмотрим вопрос «что такое отчет с данными?», Исследуем, как упорядочить данные отчета, и предоставим наилучшие возможные примеры отчетов с данными, созданные с помощью современного программного обеспечения. Без лишних слов, прочтите, почему отчеты имеют значение, и наши основные советы по созданию отчетов.

Что такое отчет с данными?

Отчет с данными – это инструмент оценки, используемый для оценки прошлой, настоящей и будущей бизнес-информации с одновременным отслеживанием общей производительности компании.Он объединяет различные бизнес-данные и обычно используется как на оперативном, так и на стратегическом уровне принятия решений.

Как уже упоминалось, эти отчеты имели функции статического представления данных, написанных или рассчитанных вручную, но с введением современных процессов, таких как создание отчетов на информационной панели, они превратились в бесценный ресурс для успешного управления вашими процессами продаж, маркетинговыми данными, даже надежными. производственная аналитика и множество других бизнес-процессов должны были оставаться на высоте.

Но давайте углубимся в основы более подробно, а после мы рассмотрим примеры отчетов по данным, которые вы можете использовать для своих внутренних процессов и не только.

Основы создания отчетов по данным

Мы изучили определение отчетов с данными – теперь пора взглянуть на основные отчеты и основы данных: составляющие успеха бизнес-аналитики.

• Цель: Аналитика данных – это искусство сбора и анализа необработанных данных с целью преобразования показателей в полезную информацию.Отчеты с данными представляют метрики, анализы, выводы и рекомендации в доступном, удобоваримом визуальном формате, чтобы каждый в организации мог принимать обоснованные решения, основанные на данных.

• Типы данных: Отчеты о бизнес-данных охватывают множество тем и организационных функций. Таким образом, все типы отчетов с данными сильно различаются по длине, содержанию и формату. Можно представить отчетные данные в виде годового отчета, ежемесячного отчета о продажах, бухгалтерского отчета, отчетов, запрошенных руководством, изучающих конкретную проблему, отчетов, запрошенных правительством, демонстрирующих соблюдение компанией нормативных требований, отчетов о ходе работ, технико-экономических обоснований и т. Д.Всеохватывающий характер отчетов, ориентированных на данные, означает, что можно работать с сочетанием исторических данных, прогнозов и аналитических данных в реальном времени, чтобы нарисовать панорамную картину функций, процессов и общего прогресса вашей организации.

• Доступность: Исторически создание отчетов по бизнес-данным требовало времени и ресурсов. Запросы на извлечение данных были исключительной обязанностью ИТ-отдела, при этом значительное количество времени тратилось на анализ, форматирование и затем представление данных.Поскольку эта задача требовала больших ресурсов, анализ данных иногда был роскошью. Кроме того, к моменту представления данных они, как правило, устарели. Появление облачных инструментов отчетности бизнес-аналитики в реальном времени изменило правила игры в отчетах. Теперь более широкий круг бизнес-пользователей может выступать в качестве аналитиков, даже выполняя расширенную аналитику. Правильная платформа бизнес-аналитики может объединить несколько источников данных в один отчет и анализ, что позволит улучшить понимание бизнеса и принять более обоснованные решения. Эти облачные инструменты позволяют организациям совместно работать над отчетом, собирая экспертов по различным предметам (SME) за одним столом.Современные инструменты бизнес-панели позволяют более широкой аудитории понимать и распространять результаты отчета. Пользователи также могут легко экспортировать эти информационные панели и визуализацию данных в визуально ошеломляющие отчеты, которыми можно поделиться с помощью нескольких опций, таких как автоматизация электронной почты или обеспечение безопасной области просмотра, даже встраивание отчетов, например, в ваше собственное приложение.

• Гибкость: В дополнение к тому факту, что программное обеспечение для создания отчетов по данным предлагает множество визуально доступных аналитических данных на основе ключевых показателей эффективности, информационные панели бизнес-аналитики также полностью настраиваются в соответствии с индивидуальными бизнес-целями или потребностями.Более того, информационные панели оптимизированы для мобильных устройств, а это означает, что пользователи могут получать доступ к огромному количеству важной бизнес-информации с центральной панели круглосуточно и без выходных. Вы можете использовать бизнес-аналитику в любое время дня и ночи из любой точки мира.

Теперь, когда вы понимаете превосходные аналитические возможности современной отчетности по бизнес-данным, мы собираемся рассмотреть набор советов и идей, призванных помочь вам создавать и создавать отчеты с данными, которые сэкономят время и средства и будут способствовать внедрению инноваций во всех сферах деятельности. бизнес.

«Будущее принадлежит тем, кто видит возможности до того, как они станут очевидными». – Джон Скалли, один из первых последователей и сторонник аналитики данных

Как написать отчет с данными

Мы изучили основы, теперь пора взглянуть на то, как создавать отчеты с данными с практической точки зрения. Вот здесь и пригодятся наши рекомендации по документированию данных в бизнес-отчетах.

В зависимости от типа отчета каждый имеет свой набор правил и передовых практик.Ниже мы упомянем самые популярные из них, но наше основное внимание уделяется отчетам по бизнес-данным, которые, в конечном итоге, предоставят вам план действий по повышению продуктивности отчетов. Давайте начнем.

1. Определите тип отчета с данными

Какие типы отчетов по данным вам нужно представить? Наличие этого определения заранее поможет установить параметры, которых вы легко сможете придерживаться. Вот наиболее распространенные типы отчетов с данными:

1) Информационное vs.аналитический: Сначала определите, предоставляет ли этот отчет только фактическую информацию. Информационные отчеты обычно меньше по размеру, структура написания не строгая, и единственная цель – информировать о фактах без добавления какого-либо анализа. С другой стороны, если он предоставляет какой-либо анализ, демонстрирует взаимосвязи или рекомендации, это аналитический отчет.

2) Отчет о рекомендации / обосновании: Представляет идею и вносит предложения руководству или другим важным лицам, принимающим решения.Судя по названию, оно дает рекомендации по изменениям в бизнес-процедурах и оправдывает действия, направленные на повышение эффективности бизнеса.

3) Отчет о расследовании: Помогает определить риски, связанные с конкретным курсом действий. Здесь отчетные данные основаны на объективном документировании конкретной информации с целью представления достаточного количества информации заинтересованным сторонам. В конечном итоге они решат, нужны ли дальнейшие действия.Примером может служить отчет, созданный для юридических целей.

4) Отчет о соответствии: Показывает подотчетность, предоставляя информацию о соответствии, например, руководящему органу. Это особенно важно, поскольку точные, хорошо представленные данные о соответствии позволят избежать дорогостоящих ошибок или бюрократических проблем.

5) ТЭО: Исследовательский отчет, чтобы определить, будет ли идея работать. Аналитические данные, основанные на данных, которые могут потенциально сэкономить тысячи фунтов, помогая предприятиям избегать избыточных процессов или разработок.

6) Отчет об исследованиях: Содержит подробные исследования и идеи по конкретной проблеме или проблеме. Исследования имеют решающее значение для роста и эволюции, и наличие визуальных данных для поддержки ваших решений выделит вас из толпы.

7) Периодический отчет: Улучшает политики, продукты или процессы посредством последовательного мониторинга с фиксированными интервалами, например, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т. Д. Эти типы отчетов помогают стимулировать постепенный рост, а также согласованность по всем направлениям.

8) Отчет KPI : Отслеживает и измеряет ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы оценить, приносят ли ваши операции ожидаемые результаты. Лучшие панели мониторинга для оценки прогресса в ряде областей, как внутренних, так и внешних.

9) Контрольный отчет: Взвешивает несколько потенциальных решений для данной ситуации. Бесценный инструмент, который вы можете адаптировать к своим конкретным целям, задачам, потребностям и ситуациям. Инструменты, ориентированные на решение, которые должен использовать каждый современный бизнес.

2. Знайте свою целевую аудиторию

Знание своей аудитории поможет определить, какие данные вы представляете, какие рекомендации вы даете и как вы представляете данные. Ваша аудитория может быть высшим, средним или линейным менеджментом, другими отделами компании, коллегами, клиентом, потенциальными клиентами, правительством или другой компанией на том же рынке.

Знание своей аудитории помогает определить, какую информацию включать в отчет. Если отчет предназначен для внутреннего использования, такие бренды, как цвета, шрифт и логотип, не так важны.Если это разовая живая презентация, форматирование для печати не имеет значения. Заранее определите, нуждается ли ваша аудитория в убеждении или образовании. Если ваша аудитория находится на уровне высшего руководства или совета директоров, вы можете представить в основном высокоуровневые данные с конкретными призывами и элементами действий.

Если отчет носит более исследовательский характер, вы можете включить более детализированные данные и параметры для взаимодействия с данными. Рамон Рэй, технический евангелист и основатель журнала Smart Hustle Magazine, написал о том, как лучше всего представить ваши данные широкой аудитории.Он сосредоточился на том, чтобы текст оставался простым, по возможности использовал визуализацию, включая видео и анимацию, когда это необходимо, и делал ваши отчеты / презентации интерактивными. Знание своей аудитории до того, как вы начнете анализ – и, что еще более важно, до того, как вы составите отчет – позволит вашим отчетам и данным оставаться сфокусированными и эффективными.

3. Составьте подробный план и выберите ключевые показатели эффективности.

Здесь мы будем звучать как зашедший рекорд, но прежде, чем вы начнете анализ, составьте план отчета.Какая информация необходима руководству для принятия эффективных решений? Какие данные и идеи требуются вашим акционерам? Разберитесь в объеме требуемых данных и подумайте, как вы захотите использовать эти данные.

Используйте как можно больше источников данных. Но не сходите с ума от данных и не увязните в ненужной информации. Конечно, вы должны оставаться гибкими и, возможно, придется адаптировать план, но надежный план имеет решающее значение. Оставаясь целенаправленным, вы сфокусируете свою работу, сэкономите время в долгосрочной перспективе и улучшите результаты вашей бизнес-отчетности.

При создании плана очень важно правильно выбрать ключевые показатели эффективности (KPI). Вам не нужны десятки показателей, которые ответят на на все вопросы вашего бизнеса сразу , но выберите несколько, которые расскажут исчерпывающую историю данных (подробнее об этом позже) и позволят вам принять правильные меры (подробнее о это тоже позже).

В зависимости от вашего отдела или отрасли отчеты будут различаться, как и ключевые показатели эффективности, но выбирайте те, которые помогут вам поместить данные в надлежащий контекст и всегда помнить о целевой аудитории.Если вы понимаете свою аудиторию на глубоком уровне и ставите четкие стратегические цели, вы найдете процесс выбора KPI проще и ценнее.

Выберите KPI, которые напрямую соответствуют вашим конкретным бизнес-целям, и вы получите выгоду от связного набора визуальных тестов, которые помогут вам точно отслеживать ваш прогресс и выявлять тенденции, которые помогут вам оптимизировать ваш бизнес для достижения успеха.

4. По возможности будьте объективны

Хороший отчет о бизнес-данных объективно и нейтрально описывает прошлую, настоящую или возможную будущую ситуацию.Объективность означает, что в отчете изложены факты, а не мнение. Мнения должны быть минимальными. Это помогает объединить их в один раздел, возможно, под названием «Предлагаемые действия». Кроме того, использование пассивного залога в отчете поможет сохранить его формальный и объективный характер. Например:

Активный : Менеджерам необходимо внести изменения в свой стиль управления.

Пассивный : Необходимо внести изменения в стиль управления.

Если вы слишком субъективны или предвзяты в отношении какого-либо формата отчета с данными, вы по сути отходите от своей цели – выявить фактическую информацию, которая даст вам конкурентное преимущество.Собирайте данные из надежных источников, записывайте свои идеи с предельной точностью, и вы получите объективные данные, которые выведут ваш бизнес на новый уровень.

5. Будьте визуально ошеломляющими

Многочисленные типы визуализации данных оказались чрезвычайно эффективными. Визуально представленная аналитика упрощает лицам, принимающим решения, понимание сложных концепций или выявление новых закономерностей. Данные, представленные визуально, легче воспринимаются и усваиваются людьми. По возможности отчеты должны включать визуализацию данных поверх текста.Просто убедитесь, что вы выбираете наиболее подходящую визуализацию данных, чтобы рассказать историю своих данных, и что вы следуете лучшим практикам панели инструментов BI. С помощью подходящего инструмента отчетности по данным любой может создавать значимые визуальные эффекты и делиться ими со своей командой, клиентами и другими акционерами. Все это можно сделать без привлечения специалиста по данным.

Кроме того, убедитесь, что ваш отчет остается привлекательным независимо от того, как он распространяется и распространяется. Ваш отчет должен хорошо смотреться на компьютере, планшете, в формате PDF или даже на экране мобильного устройства.Вот почему использование панели управления может быть наиболее экономичным решением, которое обеспечит вам не только потрясающие визуальные эффекты, но и интерактивность.

Бонусный совет: Для отчетов, таких как годовые отчеты, которые будут распечатаны и широко распространены, особое внимание следует уделять принципам разработки информационных панелей.

6. Четко написанное содержание

Хотя основное внимание следует уделять визуальным элементам, некоторые типы отчетов с данными также нуждаются в тексте. Убедитесь, что в ваших отчетах используется убедительный и ровный деловой текст.Используйте лаконичный, активный и увлекательный язык. Используйте маркеры вместо длинных абзацев. Используйте заголовки, добавляйте легенды и дополнительный текст для визуализаций. Кроме того, вы всегда должны корректировать!

Чтобы оптимизировать представление и контент аналитики данных, наше руководство по созданию цифровых панелей мониторинга и передовые практики предлагает практические идеи, которые помогут вам правильно отформатировать отчеты.

7. Убедитесь, что с отчетом можно принять меры

В последние годы все более популярными становятся методы предписывающей, описательной и прогнозной аналитики.Каждый из них приносит новые идеи, необходимые для принятия более эффективных бизнес-решений и повышения рентабельности инвестиций, – понимание прошлого и будущего, а также рекомендации по возможным результатам. При этом убедитесь, что в вашем отчете есть заключение. При необходимости дайте рекомендации.

Отчеты должны быть объективными, но самые лучшие также требуют действий. Целевая аудитория должна уйти со следующими шагами или более глубоким пониманием. Таким образом вы создадите бизнес-среду, основанную на данных, и повысите эффективность совместной работы.

Чтобы сделать ваши отчеты, ориентированные на данные, более действенными, вы должны убедиться, что ваши ключевые показатели эффективности и идеи работают вместе, чтобы нарисовать исчерпывающую картину конкретного процесса, стратегии или функции.

Например, если вы хотите проанализировать успешное обслуживание клиентов, добавление показателей, относящихся как к работе персонала, так и к удовлетворенности потребителей, даст вам сбалансированное сочетание идей, которые помогут вам принять решительные меры. Естественно, все ваши KPI будут содержать бесценную отдельную информацию, но если все они будут дополнять друг друга, вы ускорите свой бизнес в ряде ключевых областей.

8. Будьте проще и не вводите в заблуждение

Хотя данные должны быть объективными, форматирование, фильтрация и манипуляции с ними легко могут быть частью недостоверной статистики. Убедитесь, что ваша отчетность последовательна и надежна. Кроме того, будьте проще. Бум средств визуализации данных и отчетов привел к созданию визуализаций, которые не рассказывают историю данных.

Для чтения отчета не нужны трехмерные очки. Иногда простая диаграмма – это все, что вам нужно.Также не нужно сходить с ума с цветами и форматами. Таким образом вы легко сможете ошеломить свою аудиторию. Выберите пару цветов, которые приятны для глаз. Придерживайтесь одного шрифта. Не сходите с ума от выделенного, полужирного или курсивного текста. Вам не нужно создавать «произведение искусства», чтобы ваш отчет был визуально ошеломляющим и впечатляющим.

Ключевой вывод здесь: Следите за призом и всегда помните цель или основную задачу при разработке отчетов. Оставаясь верным своим целям, уделяя приоритетное внимание обеспечению универсального доступа к информационным панелям, вы всегда будете держать свои отчеты простыми, прозрачными и точными.

9. Не забудьте рассказать всю историю

Чтобы успешно сообщить данные, вы должны принять во внимание логику вашей истории. Отчет должен содержать ясное изложение, которое не запутает получателя, но позволит ему / ей сделать наиболее важные выводы.

Рассмотрите возможность создания презентации на информационной панели. Таким образом, ваши данные будут отображаться на одном экране с возможностью взаимодействия с многочисленными диаграммами и графиками, в то время как ваша история останется целенаправленной и эффективной.Используя интерактивные визуализации, вы не только хорошо разбираетесь в том, как писать отчет с данными, но также можете быть уверены, что ваша аудитория хорошо информирована и легко и быстро переваривает данные.

Люди воспринимают повествования и взаимодействуют с ними лучше, чем в других форматах. Если вы рассказываете историю с помощью своих данных, вы стремитесь к успеху в бизнесе, увеличиваете свои шансы на участие руководителей и способствуете инновациям во всей организации.

Наше исчерпывающее руководство по презентации и повествованию на информационной панели расскажет вам все, что вам нужно знать, чтобы начать работу.

10. Используйте программное обеспечение Professional Data Report

И последнее, но не менее важное: использование современного программного обеспечения для визуальной аналитики гарантирует, что вы создадите свои отчеты на основе решений, которые вам необходимо принять, отфильтровав постоянный шум в процессах отчетности и убедившись, что вы не потеряетесь в деталях. Часто отчеты заполнены большими объемами электронных таблиц и слайдов презентаций, которые могут создать непонятную картину представленных данных и увеличить вероятность (непреднамеренных) ошибок.Программное обеспечение может устранить отвратительные ручные задачи поиска по строкам и столбцам, обеспечить необходимое представление в реальном времени, а также возможность заглянуть в прошлое и будущее того, как данные будут вести себя.

Независимо от того, являетесь ли вы аналитиком, работающим с базами данных и нуждаетесь в мощном инструменте создания отчетов MySQL, или специалистом по маркетингу, стремящимся объединить все ваши каналы под одним зонтом данных, программное обеспечение позволит вам убрать беспорядок и автоматизировать отчеты на основе на ваши конкретные временные интервалы.Они обновят данные автоматически, и вам не потребуется ничего, кроме небольших уточнений, чтобы убедиться, что представляемые вами данные соответствуют требованиям вашей аудитории.

Мы подробно остановились на определении отчетов с данными, рассмотрели 10 лучших лучших практик для создания ваших собственных, и теперь мы продолжим наше внимание к примерам отчетов с данными из нескольких отраслей, которые представят эти методы в действии.

Примеры и шаблоны отчетов с данными

Чтобы представить все, что мы обсуждали до сих пор, давайте перейдем к примерам отчетов по данным.Чтобы иметь возможность создавать отчеты, которые побуждают к действию и приносят дополнительную пользу бизнесу вашей компании, вот несколько примеров, которые рассматривают создание и представление отчетов в перспективе. Эти примеры созданы с помощью профессионального дизайнера информационных панелей, который дает возможность каждому специалисту по бизнесу создавать свои собственные отчеты. Начнем с финансового отдела.

1. Финансовая панель KPI

Финансы – это сердце любого бизнеса, а создание финансового отчета – основа для устойчивого развития.Компаниям необходимо внимательно следить за тем, как выполняются их денежно-кредитные операции, и следить за тем, чтобы их финансовые данные были на 100% точными.

Наш пример фокусируется на ключевых показателях эффективности, которые тщательно выбираются для отражения общего финансового состояния компании. Отображаемая информация представлена ​​в логическом порядке, соединяя различные финансовые KPI, которые составляют полную историю данных, без необходимости перегружать экран или усложнять отчет.

** нажмите для увеличения **

Основные КПЭ:

• Оборотный капитал
• Быстрый тест соотношения / кислоты
• Цикл конвертации наличных
• Частота ошибок платежа поставщика
• Отклонение бюджета

Что делает отчет данных в этом случае, довольно просто.Представление наиболее важной информации в понятном финансовом описании, которое побудит к действию. На этой финансовой панели мы видим, что компании удалось сократить денежный цикл, но в сентябре прошлого года уровень оплаты поставщикам резко увеличился. Возможно, имеет смысл принять меры и более подробно посмотреть, что произошло, чтобы можно было соответствующим образом скорректировать процессы.

2. Панель управления KPI для розничной торговли

Розничные продавцы должны проявлять особую осторожность при выборе правильных KPI и представлении своих данных в четком порядке, не загромождая отчет и не сбивая с толку людей, которым необходимо его прочитать и действовать соответствующим образом.

** нажмите для увеличения **

Основные КПЭ:

• Скорость обратного заказа
• Норма прибыли
• Удержание клиентов
• Общий объем продаж

Панель мониторинга розничной торговли, подобная представленной выше, фокусируется на перспективе заказов, которая является одним из ключевых моментов в этом беспощадном бизнесе.

Получение доступа к этим точкам соприкосновения с бизнесом предоставит вам самые лучшие ингредиенты, чтобы оставаться конкурентоспособными на рынке.Использование ключевых показателей эффективности, таких как доходность (также по категориям), коэффициент удержания клиентов, а также количество новых и постоянных клиентов, позволит вам получить доступ к подробной информации о процессах выполнения заказов и гарантировать, что ваши действия будут сосредоточены на развитии вашего бизнеса. на устойчивом уровне. Например, вы можете следить за нормой прибыли и следить за тем, чтобы она оставалась как можно более низкой. Таким образом, ваши затраты будут значительно ниже, а клиенты будут более довольны.

Ваши процессы розничной аналитики не должны способствовать формированию сложных отчетов, но на примере, подобном представленному выше, вы можете увидеть, что отчеты с динамической визуализацией позволяют вам принимать более обоснованные бизнес-решения.

3. Панель управления талантами

Следующим из примеров наших отчетов с данными является панель управления персоналом, ориентированная на управление талантами. Удержание и развитие талантов – постоянная проблема для менеджеров по персоналу. Этот инструмент отчетности, ориентированный на данные, разработан для того, чтобы ваш самый эффективный персонал постоянно был заинтересован и мотивирован.

** нажмите для увеличения **

Основные КПЭ:

• Удовлетворенность талантов
• Рейтинг талантов
• Показатель текучести кадров
• Показатель увольнений

Обширная информация, необходимая для успешных стратегий управления талантами, и ключевых показателей эффективности управления персоналом, ориентированных также на молодых талантов. этот бесценный инструмент, как показатели увольнений и текучести кадров, окажется жизненно важным для здоровья и роста вашей организации.Более того, ваши усилия в области HR-аналитики помогут улучшить процессы найма, позволив вам привлечь наиболее талантливых специалистов, автоматизировать задачи и создать благоприятную рабочую среду.

4. Панель управления качеством закупок

Наша панель управления закупками предназначена для оптимизации и укрепления отношений между вами, вашими поставщиками и вашими поставщиками.

** нажмите для увеличения **

Основные КПЭ:

• Рейтинг качества поставщика
• Уровень отказов поставщиков и затраты
• Коэффициент срочных закупок
• Закупки во время и бюджет
• Расходы под управлением

Сплоченные закупки жизненно важны для финансового и операционного успеха любой современной организации, независимо от отрасли или сектор.Этот интерактивный отчет о закупках поможет вам проверить качество своих поставщиков, в то же время углубившись в показатели, касающиеся срочных закупок, количества отказов, затрат, бюджетных ограничений и т. Д. Инструмент для развития бизнеса, который станет основой вашего бизнеса.

5. Панель возможностей продаж

Продажи являются неотъемлемой частью успеха большинства предприятий. Наша панель управления продажами поможет вам с легкостью определить источники увеличения доходов, при этом расставив их по приоритетам в порядке их предполагаемой ценности.

** нажмите для увеличения **

Основные КПЭ:

• Количество возможностей продаж
• Оценка возможностей продаж
• Средняя стоимость покупки

Это позволит вам оптимизировать стратегию продаж для достижения максимального дохода, эффективности и устойчивости. Эта визуально сбалансированная панель управления производительностью проста для понимания и поможет вам принять непосредственные меры в то время, когда это наиболее важно – бесценный инструмент бизнес-аналитики для любой дальновидной организации.

Начните создавать отчеты с данными прямо сейчас!

Теперь, когда вы знаете, как писать отчет с данными, пришло время воспользоваться мощью современных решений бизнес-аналитики и анализа данных.

Отчетность, аналитика и интеллектуальная обработка информации могут иметь трансформирующее влияние на организацию, если к ней подходить правильно.

К счастью, утомительная задача ручного создания ежедневных или еженедельных отчетов ушла в прошлое. С правильным планом и надлежащим программным обеспечением для бизнес-отчетности вы можете легко анализировать свои данные, а также создавать привлекательные и замечательные отчеты.

Мы живем в век информации – время, когда все возможно. Воспользовавшись отчетами, ориентированными на данные, и сформировав правильную основу, вы ускорите успех своей организации способами, о которых вы никогда не думали, и в этом процессе вы будете опережать остальных.

Все, что вам нужно сделать, это выполнить эти важные шаги и рекомендации, и вы будете на пути к более светлому и процветающему коммерческому будущему. Если вы хотите начать создавать свои собственные мощные и современные отчеты и тестировать все эти методы, вы можете попробовать datapine в течение 14-дневной пробной версии, совершенно бесплатно.Пришло время нанести удар.

бизнес-отчетов – навыки общения от MindTools.com

Использование правильного формата для обмена информацией

© GettyImages
ExtremeMedia

Структурированный подход придаст авторитетности вашим бизнес-отчетам.

Деловые отчеты могут показаться вчерашними новостями. В конце концов, современные компании часто имеют более плоскую структуру, требующую менее формальной отчетности, а информацией можно поделиться всего несколькими нажатиями клавиш.

И хотя существует множество типов бизнес-отчетов – формальных, неформальных, аналитических, информационных – организованный, хорошо аргументированный официальный отчет гораздо более ценен для лиц, принимающих решения, чем просто предоставление им доступа к огромным объемам необработанных данных.

Хорошо структурированный отчет позволяет читателям быстро и легко найти то, что им нужно, и пропустить то, что им не нужно.

В этой статье мы демонстрируем формат для написания кратких, информативных официальных отчетов. Мы также предлагаем советы о том, какой тип информации включать, и шаблон, который вы можете использовать или адаптировать в соответствии со своими конкретными потребностями.

Подготовка к написанию отчета

Прежде чем приступить к исследованию или написанию, убедитесь, что вы четко понимаете , почему , вы пишете отчет, и , кто его прочитает. Спланируйте, какие данные вам нужно использовать и как вы их собираете.

Например, вы можете использовать данные о продажах или веб-аналитику. Или, если вы сообщаете о жизнеспособности нового продукта или услуги, вы можете создать фокус-группы. или семинары по планированию продукта .

Затем проанализируйте необработанные данные, выявленные в результате вашего исследования. Ваш отчет, скорее всего, потребует от вас дать рекомендации старшим руководителям, поэтому для него необходимы убедительные аргументы и твердые выводы.

Выберите, что нужно включить в отчет, но будьте осторожны, выбирая только те данные, которые поддерживают ваш предпочтительный вариант или аргумент. Ищите баланс. Записывайте всю информацию, которую вы включаете – и то, что вы опускаете – на случай, если вас попросят защитить свои выводы позже.

Как написать бизнес-отчет

Бизнес-отчеты – это проверка ваших коммуникативных навыков . Они могут охватывать широкий круг вопросов и требуют столь же широкого диапазона подходов. Но обычно применяются определенные правила.

Делайте отчет кратким – помните, что у людей обычно не так много времени на чтение. Ваши предложения должны быть короткими, ясными и легко читаемыми, с минимумом жаргона. Если вы пишете так, как говорите, вашим читателям может быть легче понять, о чем вы хотите сообщить.

Разделите текст на заголовки и подзаголовки. Это упрощает понимание и позволяет людям находить наиболее актуальную для них информацию.

В каждом разделе отчета ставьте на первое место самую важную информацию. Наша статья о написании перевернутой пирамиды предоставляет руководство, как сделать это эффективно. Используйте достоверную статистику и цитируйте свои источники – люди склонны доверять данным больше, чем личному мнению!

Используйте наш шаблон для структурирования и форматирования отчета

Следование стандартному формату бизнес-отчета (как указано ниже) гарантирует, что ваша информация упорядочена в логическом порядке, который ваши читатели могут понять и понять.И вы с меньшей вероятностью упустите что-то важное, потому что формат дает вам подходящую основу.

Мы создали бесплатный загружаемый шаблон (в формате Word), в котором используется типичный стандартный формат бизнес-отчета, который вы можете адаптировать к своим собственным требованиям.

Чтобы проиллюстрировать процесс написания бизнес-отчета, давайте рассмотрим пример менеджера по маркетингу Рошина. Директор по маркетингу попросил ее написать отчет об эффективности продаж одного из продуктов их компании – средства от простуды под названием Airspace.И дать рекомендации относительно его будущего.

1. Титульная страница

Укажите название отчета, ваше имя (как автора) и дату. Также кратко укажите цель отчета. Если ваш отчет длинный (например, более 10 страниц), ваш заголовок может также включать в себя оглавление.

Пример: Rosheen помещает четкий заголовок вверху страницы, так что нет никаких сомнений в том, о чем идет речь в отчете, и в нескольких строках о том, почему он важен.Она тоже датирует это. Она добавляет свое имя в центре страницы как автор.

2. Краткое содержание

Не превышайте одну страницу, чтобы ее можно было прочитать с первого взгляда. Обозначьте проблему, затем перечислите наиболее важную информацию или результаты. Наконец, подробно опишите свои рекомендации относительно действий, которые необходимо предпринять.

Многие люди будут читать только эту страницу, поэтому убедитесь, что она может работать отдельно. Используйте маркированные списки и нумерованные списки, чтобы выделить и обобщить наиболее важные моменты.

Совет:

Краткое изложение лучше всего писать в последнюю очередь, когда вы завершили основную часть содержания отчета, чтобы не упустить важную информацию.

Пример: Рошин разделяет свое резюме на три части. Это позволяет ее начальнику быстро уловить основную суть отчета, основанного на этой единственной странице.

Первая часть – это объем отчета: что такое Airspace, аспекты его работы, которые ей было предложено изучить, и почему.Она также указывает сроки своего исследования.

Вторая часть представляет собой краткое изложение ее результатов. Продукт Airspace не очень хорошо работает, поэтому она включает в заголовок цифры, чтобы показать его последние данные о продажах.

Третья часть представляет собой набор рекомендаций по повышению производительности. К ним относятся репозиционирование Airspace на рынке и внедрение новых вариантов продукта.

3. Методология

Опишите свое исследование. Например, использовали ли вы веб-аналитику, фокус-группы и интервью или сторонние ресурсы, такие как консалтинговые или исследовательские фирмы? Включите подробности своего исследовательского процесса и объясните, почему вы использовали эти источники.

Пример: Рошин включает краткое описание того, как она проводила свое исследование. Она отмечает, что использует внутренние документы и данные о продажах, а также статьи в внешней прессе о конкурентах Airspace и их деятельности. Она также показывает, что проводила фокус-группы с постоянными клиентами Airspace и проводила опросы в социальных сетях.

4. Введение

Расскажите своим читателям, почему им нужно прочитать этот отчет, и дайте очень краткий обзор того, что вы собираетесь осветить в основной части текста.

Пример: Рошин подчеркивает важность продукта Airspace для своей организации. Это исторически важный бренд, который по-прежнему является надежным источником доходов. Так что его показатели продаж имеют значение. Она также указывает, что подкрепит свои утверждения доказательствами и предложит возможные ответы на проблему.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.