Подготовить презентацию: Как создать презентацию: правила создания эффективных презентаций - Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение социального обслуживания населения

Содержание

Ошибка первого шага: как подготовить презентацию, которая точно «зайдет» :: РБК Pro

Pro Партнер проекта*

Телеканал

Pro

Инвестиции

Мероприятия

РБК+

Новая экономика

Тренды

Недвижимость

Спорт

Стиль

Национальные проекты

Город

Крипто

Дискуссионный клуб

Исследования

Кредитные рейтинги

Франшизы

Газета

Спецпроекты СПб

Конференции СПб

Спецпроекты

Проверка контрагентов

РБК Библиотека

Подкасты

ESG-индекс

Политика

Экономика

Бизнес

Технологии и медиа

Финансы

РБК КомпанииРБК Life

Материал раздела Основной

Менеджмент &nbsp · Управление командой

Инструкции BITOBE

Многие сталкивались с ситуацией, когда после энергозатратной подготовки бизнес-презентации выясняется, что последняя не нравится руководству. Как это исправить — пятью ценными советами делятся эксперты BITOBE

Фото: Carlos Barria / Reuters

Основная причина «неправильных» презентаций кроется в ошибке первого шага. Прежде чем начать наполнять слайды содержанием, важно перепроверить, чего конкретно ждет заказчик, даже если это вы сами.

Важно получить ответы на следующие вопросы:

Почему это актуально? Бизнес-контекст.
В чем главная ценность? Цель материала.
Кто и как будет его изучать? Целевая аудитория.
Какую пользу принесет материал? Информация: знания, ощущения.
Что должна сделать аудитория после его изучения? Реакция.

Ответы на эти вопросы помогут в три раза сократить время на создание презентации.

Подготовка бизнес-презентации: примеры и лайфхаки

Еженедельно, ежеквартально, ежегодно компании подводят итоги, чтобы отслеживать развитие бизнеса, оценивать рыночные тенденции и фиксировать выполнение стратегических целей. Все самое важное обычно стремятся отобразить в отчетах. Трудности при их создании возникают, когда необходимо собрать очень много информации и уложить ее в понятную логичную структуру, а сотрудники не обладают приемами визуализации и непроизвольно искажают смысл настолько, что аудитория получает неверное представление.

Работая над презентацией, часто трудно понять:

сколько нужно информации, чтобы ее было достаточно для понимания,

как нужно расположить данные, чтобы они считывались правильно,

как отделить самое важное от второстепенного,

как добиться целостного восприятия разных данных,

как усилить ключевой месседж и т. д.

Наверняка вы видели презентации, где на слайдах разбросано множество данных. Запомнить такое количество вперемешку – нереально. К концу выступления слушатели напрочь забывают, что было в начале, и даже не вполне понимают, какой вывод им нужно сделать исходя из такой мешанины. А если создавать свой «шедевр» пришлось в режиме цейтнота, то результат скорее всего будет настолько плачевным, что лучше не выступать вовсе. CEO Amazon Джефф Безос, например, считает, что для создания всего шести страниц простого отчета по продукту нужно не меньше недели. И это даже не в PowerPoint, а в обычном текстовом редакторе!

Выпуск отчетов – регулярная задача крупных компаний. И чтобы с ним справиться, воспользуйтесь нашими наработками.

Как достичь легкости восприятия при создании презентации

Ключевое свойство эффектной презентации – легкость визуального восприятия. Принципы создания визуализации, смысл которой воспринимается с первого взгляда, основаны на классических исследованиях гештальт-психологов середины XX века.

Гештальтисты в начале прошлого столетия наглядно показали на оптических иллюзиях, что при определенном расположении образов человек видит их не как отдельные элементы, а как целостную картинку – завершенную, сбалансированную, понятную. Восприятие всегда стремится к целостности. Психолог Макс Вертгеймер в своей новаторской статье 1923 года сформулировал закон хорошей конфигурации и перечислил принципы (или факторы) группировки объектов, которые способствуют быстрому и полному восприятию. Это стало настоящим открытием для психологии восприятия.

Факторы, способствующие группировке объектов

Закон хорошей конфигурации объясняет склонность человека:

воспринимать похожие по цвету, форме и размеру объекты как единое целое;

воспринимать расположенные рядом объекты как единое целое;

мысленно завершать фигуру, чтобы она приобретала замкнутый вид;

упрощать сложные объекты и превращать их в узнаваемый образ;

полагаться на прошлый опыт и ожидания.

Как вы можете учитывать этот закон при создании бизнес-презентации? Используйте факторы управления вниманием, работая над слайдами своего отчета. Например, чтобы придать большую значимость какому-то объекту, увеличьте его визуальную массу – сделайте крупнее. Тогда слушатели поймут, что именно это имеет решающее значение в сравнении с другими.

Или возьмем другой пример: иллюстрация всегда воспринимается как аргумент в пользу тезиса. Но ведь сколько пресс-служб погорело на «Мы не сидим, сложа руки», прежде чем это стало мемом. Если картинка расходится по смыслу с текстом, это, конечно, привлечет внимание, но не так, как хотелось бы.

Ключевые рекомендации по управлению вниманием при создании презентации мы собрали для вас в Памятке.

Эти советы помогут вам создать понятную структуру отчета, сформировать достаточное количество информации, а также эффектно подсветить важные месседжи и корректно отобразить результаты деятельности.

Как создать логичную структуру

Деление на блоки, или структурирование информации. Отчеты создаются для широкой аудитории, поэтому информация в них рассматривается с разных точек зрения. Неудивительно, что попытки учесть все аспекты приводят к тому, что отчеты оказываются очень объемными, многостраничными. Когда у вас 100 или даже 200 слайдов, главное – не заблудиться в них! Для этого информация подается структурированно – логичными порциями, позволяющими слушателям сделать конкретный вывод. 10 порций по 10 слайдов = 10 последовательных выводов. Уже не так много, правда?

Объединение в разделы и подразделы – один из самых популярных и простых способов показать вашим слушателям, что вы рассмотрели деятельность компании со всех сторон, выявили главные темы изложения, подготовили всю необходимую информацию. Усваиваемость таких материалов значительно выше, чем безостановочная «Война и мир» в 200 слайдов.

Для структурирования текста используйте разделители. Они позволяют спикеру сделать паузу перед следующим разделом презентации, задают динамику материала и создают смысловые рамки. Они также служат украшением, так как на них совсем немного сутевой информации, поэтому много пространства для дизайна. Их можно делать эффектными, яркими, используя фото, иллюстрации, схемы. А также использовать для анонсирования следующего раздела, управляя таким образом ожиданиями аудитории.

Структурирование разделов

Варианты структуры отчета

Навигация. Для улучшения ориентации в многостраничном материале вводится навигация. Навигация – это вид кодирования местоположения в презентации с помощью иконок, цветов, содержания, схем и т. д.

Навигация должна быть такой, чтобы на любом слайде большого отчета вы смогли понять, в каком именно разделе вы находитесь и в каком направлении вам нужно листать материал, чтобы дойти до интересующей вас информации.

Как правило, навигацию располагают на полях, но можно разместить ее на строке в заголовке или прямо над ним. Обязательно ставьте ее в одном и том же месте на разных слайдах, чтобы не путать читателя. Если вы используете иконки, то изображения на них должны быть понятны, однозначны и подходить по смыслу к тем разделам, на которые они указывают.

Ниже мы представили самые распространенные виды навигации, но в реальности можно не ограничивать себя этими вариантами и придумать собственный.

Виды навигационных элементов

В качестве навигационного элемента можно использовать сложную схему с указателями. Такая схема обычно предваряет основное содержание, представлена отдельно и указывает на все разделы презентации. При переходе в раздел соответствующий указатель на схеме «подсвечивается», и читатель видит, сколько разделов пройдено, сколько еще предстоит пройти и каких.

Пример структурирования подразделов

Благодаря структурированию материала и понятной сквозной навигации мы создаем логичный отчет, в котором все мысли последовательны.

Обработка больших текстовых блоков. Большие текстовые блоки тяжелы для восприятия: их нужно долго читать и быстро анализировать, не теряя ключевых акцентов.

Иногда спикеру кажется, что слушатели внимательно читают его текст с экрана, а это совсем не так. Бессознательное чтение характеризуется монотонным движением глаз, когда человек равномерно скользит по каждому слову. При сознательном чтении взгляд человека далеко не такой 1В глазах отразилась фига. Движение глаз во время чтения отражает степень усвоения информации // Газета.ru. 01.09.2010″>«плавный»¹. Движение глаз происходит не только слева направо, но и справа налево, особенно – если текст сложен для понимания. Взгляд, как правило, задерживается на новых и необычных словах.

Что же можно сделать с текстом, чтобы улучшить его подачу? Есть несколько вариантов:

разделить информацию на смысловые блоки,

сократить текст, переформулировать в более короткую версию без потери смысла,

задать порядок,

выделить заголовки, отдельные слова или целые текстовые блоки,

выделить из текста числовые данные и сделать цифры крупными.

Варианты обработки больших текстовых блоков

Визуализация информации. Создавая презентацию, вы не просто хотите уведомить аудиторию о том, как завершился тот или иной период в организации. Вам важно передать ключевую информацию так, чтобы она запомнилась. Иногда хочется создать яркий образ, который будет ассоциироваться с достижениями вашей команды. Или же выделить главные мысли из большого объема данных, сделать понятные выводы из сложной аналитической работы, к которым слушатели смогут обращаться в дальнейшем.

В таких случаях лучше визуализировать информацию с помощью схем, сильных смысловых образов и фотоматериалов. Как это сделать? Здесь вам поможет предложенный Барбарой Минто еще в 1960-х годах принцип MECE (ВИСИ – ВзаимоИсключающие, СовместноИсчерпывающие). Суть этого принципа в том, чтобы создать список, в котором тема описана полностью, нет повторов и ни один аспект при этом не упущен.

Организация информации по принципу MECE

Один из наиболее популярных способов визуализировать информацию – картирование. Почему? Потому что человек основывается на своем предыдущем опыте, а карта – хорошо знакомый ему объект. Даже если у вас много информации на карте, она считывается в разы быстрее, чем описание и даже схема. Однако карта – не единственный пример привязки. Информацию можно привязать к бизнес-цепочке, таймлайну или любому другому известному аудитории объекту.

Варианты визуализации текстовой информации

Пример визуализации на карте

Работа с графиками. Человек сравнительно медленно воспринимает цифры. Графики и схемы помогут ускорить понимание данных благодаря взаимосвязям, цветовым акцентам и комментариям. Чтобы ваши графики были читаемыми:

устанавливайте логический порядок,

используйте простые их виды,

делайте сравнение данных легким,

убирайте лишние элементы,

не забывайте о названии и подписях.

Простые графики гармонично укладываются в дашборды. Но иногда хочется сформировать целостную картинку. В этом случае вам предстоит создать систему графиков – группу на одну тему со взаимосвязанными данными, которые описаны с разных сторон, например: в динамике, по видам продуктов, в разных единицах измерения и т. д.

Визуализация числовой информации

Пример системы графиков

Эти приемы визуализации позволяют не только создать эффектный, информативный, понятный отчет и донести все смыслы без искажений, но и придать необходимые вам акценты.

Как организовать работу при создании отчета

Работа над отчетом – задача, в которая задействовано много участников. Как правило, все подразделения компании активно вовлечены в процесс создания презентации. Поэтому важно организовать эту работу оптимально, чтобы сохранить свои нервы и сэкономить ресурсы:

согласовывайте структуру отчета с руководителями на начальных стадиях;

составляйте дорожную карту проекта с указанием даты получения информации, если у вас много источников информации;

заведите файл «Статус», где весь отчет расписан по частям, указаны сроки получения и обработки информации, а также контактные лица, дедлайны, даты согласований и т. д.;

составьте шаблоны для сбора данных для рассылки по подразделениям;

работайте в режиме «одного окна», когда выделен один руководитель проекта, занимающийся организацией информационных потоков;

держите под рукой шаблоны прошлых отчетов, ведь отчетность – дело повторяющееся, и важно подготовить такую форму, которую удобно обновлять;

опирайтесь на бенчмарк.

Что важно держать в фокусе внимания

Если человек привык мыслить шаблонами Word, то, даже освоив Power Point, он будет тяготеть к листам с плотным повествовательным текстом. Ему может казаться, что все самое интересное ушло в подстрочник, а выступить с презентацией – значит зачитать то, что написано на слайдах, ведь там всё самое важное.

В наши дни, когда время – самый дефицитный ресурс, «документальная» привычка в бизнесе стала роскошью. Однако технологии стремительно расширяют рамки возможного и предлагают способы «экспресс-доставки» смыслов с учетом психологических и физиологических особенностей человека, обновлений ПО и технических новинок. Теперь авторитетные эксперты 2Tufte, Edward R. The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within. Graphics Press, 2006″>спорят² о том, как PowerPoint меняет мышление пользователей за последние 20 лет. Эволюционный психолог Стивен Пинкер, автор книги «Языковой инстинкт», 3Parker, Ian. Absolute Powerpoint. Can a software package edit our thoughts? // The New Yorker. 2001, May 20″>подчеркивает ³: «Язык – линейная среда: одно чертово слово за другим. Но идеи многомерны… При правильном использовании PowerPoint делает логическую структуру аргумента более прозрачной. Два канала, отправляющие одну и ту же информацию, лучше, чем один».

Используйте факторы управления вниманием и ваши слайды найдут отклик у аудитории, запомнятся и станут источником вдохновения для коллег.

HERE BE DRAGONS

¹В глазах отразилась фига. Движение глаз во время чтения отражает степень усвоения информации // Газета.ru. 01.09.2010.

²Tufte, Edward R. The Cognitive Style of PowerPoint: Pitching Out Corrupts Within. Graphics Press, 2006.

³Parker, Ian. Absolute Powerpoint. Can a software package edit our thoughts? // The New Yorker. 2001, May 20.

Дополнительные материалы

Присоединитесь к числу подписчиков блога и скачивайте материалы без ограничения:

Примеры структурирования и визуализации при подготовке бизнес-презентации

Скачать файл

Памятка «факторы управления вниманием»

Скачать файл

Подготовка презентации PowerPoint: 11 полезных советов! Блог PresentationLoad

В 2022 году презентации стали частью повседневной жизни любого человека, занятого в бизнесе. Тем не менее, многим людям трудно составить презентации, которые были бы одновременно и целевыми, и интересными. Правильная подготовка и структурирование с самого начала — основа успешной презентации.

Убедительная и профессионально представленная презентация свяжет вас с вашей клиентурой , позволяя им четко понять вашу тему. Поскольку хорошая подготовка составляет до 50% успеха презентации , мы собрали 11 советов, которым вы должны следовать, чтобы провести отличную презентацию и произвести хорошее впечатление.

Тщательная подготовка презентаций: почему это так важно?

Лучшие и наиболее успешные презентации основаны на надежном, тщательно проработанном и тщательно подготовленном содержании. Если вы правильно подготовите свои презентации, вам будет 9 лет.0003 быстрее, эффективнее и, в конечном итоге, успешнее как в текущих, так и в будущих презентациях. Самое главное — это хорошая структура — основа любой презентации.

Хорошая структура позволяет вам представить профессиональную и хорошо продуманную презентацию, которая найдет отклик у вашей аудитории и убедит их в правильности вашей точки зрения. Хорошая структура также важна для вас как докладчика, поскольку она обеспечивает общую нить, которой следует следовать на протяжении всей презентации.

Правильная подготовка будет свидетельствовать о профессионализме и придаст вам уверенности в своих силах.

Подготовка презентации PowerPoint: сколько времени мне нужно?

Через несколько недель у вас будет презентация. Когда начинать подготовку? К сожалению, жестких правил не существует. Время, необходимое для подготовки, полностью зависит от того, что вы собираетесь презентовать, от ваших знаний предмета, опыта проведения презентаций и навыков работы с PowerPoint. (Не волнуйтесь, мы здесь, чтобы помочь с последним!)

Существует, однако, полезное эмпирическое правило, приписываемое Уэйну Бурграффу, американскому философу XVIII века:

« Требуется один час подготовка к каждой минуте выступления».

Итак, начните подготовку как можно раньше. Лучше закончить подготовку немного раньше, чем начать слишком поздно и представить некачественную презентацию, чувствуя панику.

Подготовка презентации в PowerPoint: вопросы, которые следует задать заранее

Что бы вы ни собирались представить, есть несколько основных вопросов, которые применимы независимо от темы . Часть вашей подготовки должна включать в себя ответы на них для себя. Это:

Какова цель вашей презентации?
Кто является целевой аудиторией ? (Уровень знаний, профессия, возраст, ожидания).
Какой большой будет ваша аудитория?
Что такое тема ? Каково ваше основное сообщение ?
Сколько времени у вас есть на презентацию?
Что такое пространство , которое вы должны представить? Какие технологии (проектор, ноутбук, микрофон) вы могли бы использовать или должны взять с собой? Если представить дистанционно , освоили ли вы форму?
Где можно найти всю необходимую информацию по вашей теме?
Вы запланировали хорошая структура ? (Советы здесь)
Как сделать слайды визуально привлекательными ? (Дизайн, графика, фото, видео, размер шрифта)
Как сделать презентацию интересной ? (юмор, анекдоты и т. д.)
Вы репетировали свою презентацию (отмечая, в частности, как долго она длится и как реагирует ваша репетиционная аудитория)? Где вы можете сократить его, если это необходимо в течение дня?
Существуют ли техники разговорной речи , который может помочь вам при презентации? (Советы здесь)
Знаете ли вы о своих жестах и выражениях лица , и что вы должны носить чтобы выглядеть максимально профессионально? (Подсказки здесь)
Как бы вы справились с технологией , разрушающей ? (Подсказки здесь)
Вы готовы к вопросам ? Вы учитывали время для них?

Мы собрали 11 советов и приемов, которые помогут вам ответить на эти вопросы, гарантируя по-настоящему профессиональную презентацию и счастливую аудиторию!

Подготовка презентации в PowerPoint: 11 советов для успеха

1. Структура превыше всего

Надежная структура — основа любой презентации. Это обеспечивает логическую общую нить как для вашей аудитории, так и для вас самих. Правильно структурировав презентацию, вы сможете последовательно и профессионально излагать свои мысли. Итак, что мы подразумеваем под структурой?

Базовая схема элегантно проста:

Введение
Первая подтема
Вторая подтема
Третья подтема
Заключение

После вашего заключения вы должны выделить время на вопросы и быть готовым ответить на них. Это особенно важно , если одной из ваших целей является создание сети . Более подробную информацию о сети можно найти здесь.

Мы написали здесь подробную статью о настройке и структуре презентации.

2. Каково ваше основное послание?

Важно, чтобы и вы, и ваша аудитория доносили свое основное сообщение эффективно.

Это означает, что вам нужно заранее решить, что это такое. Он должен быть максимально кратким, но полностью усвоенным вами и понятным для вашей аудитории. Как только вы точно узнаете, что это такое, это поможет прояснить структуру, которая вам нужна в презентации.

Совет: Почему бы не попробовать использовать интеллект-карту, чтобы прояснить, в чем заключается ваше основное послание? Какие аспекты наиболее важны? Каковы ваши основные аргументы и как они связаны? Это действительно полезное упражнение, которое вы можете использовать, чтобы выкристаллизовать основную идею и структурировать свою презентацию, увидев, как взаимосвязаны различные аспекты вашей презентации. Дополнительные советы по разработке основного сообщения см. в этом посте. Мы также писали о том, как передать основное сообщение в заголовке с названием действия, здесь.

3. Убедитесь, что у вас есть сильное начало и конец

Важным аспектом подготовки презентации является формулировка хорошего вступления и убедительной концовки . И то, и другое необходимо для всесторонней и последовательной презентации.

Жизненно важно, особенно в начале презентации, привлечь внимание аудитории . Если вы потеряете это, не имеет большого значения, что вы будете говорить во время остальной части презентации, поскольку они не будут слушать. В этой статье показано, как создать интересное введение; тот, который не произносит обычные заезженные фразы.

Также стоит потратить время на подготовку, чтобы решить, как закончить. В очередной раз пустые фразы отошлют вашу недовольную аудиторию, даже если они были с вами до этого момента. Потратьте время, чтобы создать концовку, которая будет одновременно целеустремленной и эффективной; вы даже можете включить призыв к действию. У нас есть больше советов и идей здесь.

4. Используйте хороший макет и дизайн, чтобы донести свое сообщение до

При подготовке презентации поставьте себя на место аудитории: На что обратить внимание? Ваши слайды могут быть скучными? Как вы можете использовать варианты дизайна, предлагаемые PowerPoint, чтобы добиться максимального эффекта?

Если вы потратите немного времени, чтобы ответить на эти вопросы заранее, это окупится — вы можете набрать очки со своей аудиторией, думая об этих вещах. Независимо от того, насколько хорошо продумана и профессионально представлена ваша презентация, если ваши слайды выглядят непрофессионально, ваша аудитория не воспримет ваши замечания всерьез. Ваша презентация должна быть визуально привлекательной для вашей аудитории, чтобы они действительно обратили внимание на ваши идеи.

Таким образом, размышления о хорошем дизайне и макете ваших слайдов, которые визуально поддерживают ваши цели и вашу презентацию, являются хорошим использованием вашего времени на подготовку.

Разнообразие форматов слайдов с общей согласованной темой является оптимальным. В PowerPoint есть много вариантов, и мы написали о них здесь. Вы можете добавить впечатляющих графических изображений, интересных изображений , чтобы подчеркнуть свою точку зрения, или даже поиграть с анимациями .

5. Подготовьте раздаточный материал

При подготовке презентации не забудьте также подготовить раздаточный материал . Вы можете подумать, что они предназначены только для академических презентаций, но раздаточные материалы могут быть действительно полезны для бизнес-презентаций при правильном использовании.

Раздаточный материал должен иметь дополнительную ценность . Просто записать несколько предложений из вашей презентации без долгих раздумий — контрпродуктивно. Раздаточный материал должен представлять собой краткое изложение презентации, понятное аудитории без представления .

Подумайте о , когда и как вы хотите раздать свой раздаточный материал. Вам нужно будет принять во внимание ряд факторов, поэтому мы рассмотрели их здесь, а также советы по созданию эффективных раздаточных материалов.

6. Работает ли необходимая технология?

Это то, что многие упускают из виду при подготовке презентаций. Если технология, которая вам нужна, не работает, ваша лекция и презентация могут быть сколь угодно сложными, но без возможности представить их аудитории они бесполезны.

Если возможно, заранее посетите место проведения презентации , чтобы ознакомиться с ощущениями и подготовиться к любым проблемам или отсутствию технического оборудования.

Сделайте не менее двух копий презентации (например, одну на ноутбуке, а другую на USB-накопителе или аналогичном устройстве). Это помогает избежать катастрофы в день презентации.

Также важно взять с собой запасную батарею и зарядный кабель. Трудно убедить аудиторию, когда батарея садится посреди презентации, а у вас остается пустой экран.

7. Подготовьтесь к сеансу вопросов и ответов и выразите готовность взаимодействовать с аудиторией.

Если вашей аудитории интересно то, что вы говорите во время презентации, у них часто будут возникать вопросы. Заранее проработайте , если хотите включить время на вопросы ; это может быть в конце или по ходу дела. Сколько времени вы выделяете на вопросы и ответы, полностью зависит от вашей темы и от того, насколько осведомлена ваша аудитория.

Выделите достаточно времени, чтобы ответить на все вопросы , потому что цель любой презентации — убедить аудиторию. Отвечайте вежливо и максимально подробно. У нас есть больше информации о том, как планировать и проводить сеансы вопросов и ответов здесь.

У вас могут возникнуть вопросы или предложения, которые переполнят сессию вопросов и ответов, поэтому запланируйте некоторое время после окончания презентации, чтобы быть доступным для заинтересованных слушателей . Это особенно важно, если вы хотите создать сеть или продать продукт с помощью своей презентации, поскольку у вас есть время для взаимодействия с потенциальными клиентами.

8. Подготовьтесь к презентации

Недостаточно просто спланировать содержание презентации; вам также нужно подумать о том, как вы представляете то, что вы подготовили . Одной из наиболее важных техник презентации является расслабленная импровизация , но это звучит намного проще, чем есть на самом деле, и требует большой практики.

Один из способов помочь здесь — использовать каталожные карточки с пунктами , чтобы следить за ходом мыслей. Однако чтение всей речи по каталожным карточкам контрпродуктивно.

Режим презентации PowerPoint здесь тоже очень полезен. Эта функция позволяет вам следить за своей презентацией на экране перед вами, а также видеть следующий слайд и все сделанные вами заметки. Мы пишем все о представлении докладчика в этой статье.

В общем, импровизация работает лучше, если вы действительно знаете свою тему и заранее несколько раз репетировали свою презентацию. Привлечение тестовой аудитории для прослушивания вашей репетиции помогает максимально достоверно воссоздать ситуацию.

Чтобы сделать презентацию максимально непринужденной, вы можете использовать юмор в умеренных дозах и в соответствующих моментах. Один из примеров — начать с анекдота; в этой статье мы рассмотрим другие способы включения юмора.

Существуют также речевые приемы, которые помогут вам действительно эффективно провести презентацию. Они включают в себя стилистические элементы, такие как преувеличение или другие риторические приемы (на самом деле не такие отталкивающие, как звучат!). Практикуйте свой голос, работая с правильным тоном и акцентом. Мы собрали эти и многие другие советы по технике речи, чтобы помочь вам набрать очки в своей презентации. Если вы допустили ошибку в своей презентации, несмотря на всю эту подготовку, это не катастрофа. Это делает тебя человеком. Вы можете подготовиться к тому, чтобы отшутиться, или использовать приемы, которые мы собрали в этой статье 9.0004 уверенно преодолевать икоту.

9. Важнее, чем вы думаете: что вы носите, ваши жесты и выражение лица

Итак, вы тщательно подготовили свою презентацию и приняли наши советы близко к сердцу? Великолепно! Теперь не забудьте оптимизировать свое тело, жесты и выражение лица, чтобы подчеркнуть то, что вы так красноречиво делаете в своей презентации.

Ваш внешний вид — это первое, что заметит ваша аудитория. Если вы выглядите непрофессионально или одеты неподходящим образом , вам будет сложно убедить их в своих идеях, поэтому стоит заранее подумать, что надеть. Как правило, избегайте слишком яркой или яркой одежды, так как это может отвлечь внимание от презентации. Советы по выбору правильного наряда можно найти здесь и здесь. Безжизненное стояние перед аудиторией с опущенными руками заставляет вас казаться вялым, а гримаса на вашем лице быстро отталкивает людей. Подчеркните важные аспекты хорошим языком тела или улыбкой . В этой статье вы найдете действительно полезные советы по языку тела и жестам.

10. Дополнительный совет: что делать, если вы проводите онлайн-презентацию?

Итак, ваша презентация будет проходить онлайн, а не на месте? По сути, это не имеет никакого значения в том, как вы готовите свою презентацию, но есть некоторые незначительные отличия, о которых вы должны знать.

PowerPoint предлагает упрощенную онлайн-версию своего сервиса. Информацию об этом можно найти здесь. Конечно, вы также можете вернуться к знакомой настольной версии.

Во время онлайн-презентации взаимодействие с аудиторией меняется. Поскольку вы не находитесь вместе в одной комнате, вы должны по-другому обращаться со своей аудиторией и соответствующим образом адаптировать свою презентацию. Ваш контент и лицо также больше в центре внимания благодаря презентации на экране в реальном времени. Все это описано здесь.

Технология здесь даже важнее, чем при презентации на месте. Подумайте, на какой платформе вы хотите поделиться своей презентацией и какие опции вам от нее нужны. Мы сравниваем различные онлайн-инструменты для презентаций, которые теперь доступны здесь.

11. Еще один совет! Используйте методы AIDA и SMART, чтобы помочь вам.
В зависимости от того, чего вы хотите добиться от презентации, существует несколько методов, которые могут помочь в подготовке презентации: метод AIDA и метод SMART.
Если вы хотите продавать товары с помощью своей презентации, метод AIDA идеально подходит. Эта модель (также известная как принцип AIDA) представляет собой пошаговую модель, разработанную Элмо Льюисом еще в 189 году.8 для оптимизации рекламы.
Это аббревиатура терминов, описывающих четыре последовательных этапа, через которые проходит каждый, прежде чем принять решение о покупке продукта или услуги:
A = Внимание : Привлеките внимание аудитории, и они будут слушать то, что вы повторно пытаюсь сказать. Сделайте свою презентацию привлекательной и выделитесь из толпы.
I = Интерес : Пробудить интерес к продукту.
Д = Желание : Пробудите в аудитории желание владеть вашим продуктом. Здесь вы можете использовать эмоциональный и когнитивный уровень, чтобы сделать ваш продукт более желанным.
A = Действие : заставить аудиторию действительно купить продукт. Например, для этой цели можно использовать призывы к действию.
Если вы хотите, вы можете использовать наши шаблоны AIDA PowerPoint:
Если ваша презентация больше связана с передачей информации , тогда принцип SMART чрезвычайно полезен. Это поможет вам определить и установить конкретные цели презентации :
S = Конкретные: Сделайте вашу презентацию максимально конкретной. Расплывчатые утверждения не помогут вашей презентации. Конкретизируйте свою цель в одном предложении, если это возможно, и постройте свою презентацию вокруг нее.
M = Измеримое: Вы должны быть в состоянии оценить, насколько хорошо вы достигаете своих целей в определенные моменты.
A = Ориентация на действие/привлекательность: Взаимодействие с аудиторией (например, посредством вопросов или дискуссий). Это дополнит хорошо подготовленную презентацию, поможет достичь ваших целей.
R = Реалистично: Убедитесь, что все, что вы планируете, осуществимо.
T = Timed : Сколько времени вы планируете потратить на каждый пункт?
Эти пять шагов помогут вам создать целенаправленную и привлекательную презентацию. Если вы хотите, вы можете использовать шаблоны SMART Goal PowerPoint от PresentationLoad:
Подготовка презентации PowerPoint: наши советы помогут сделать это легко, эффективно и результативно!
Теперь вы знаете, как максимально эффективно готовить презентации. Наши советы и рекомендации помогут вам легко создать успешную презентацию, которая поможет вам достичь ваших целей.
Так что не торопитесь, чтобы тщательно подготовить все аспекты вашей презентации и доставки. Помните, хорошая подготовка – это 50% успеха!
Есть вопросы по этой статье или другим аспектам презентаций или PowerPoint? Не стесняйтесь обращаться к нам через [email protected]. Мы всегда рады помочь!
Следующие статьи также могут представлять интерес:
Как создать презентацию: Советы и рекомендации!
Лучшая презентационная структура
и гораздо больше
Как подготовиться к презентации на работе: 7 советов по достоверности
Расчетное время чтения: 7 минут
с клиентами или коллегами, способность общаться с людьми дает сотрудникам сильное преимущество в их карьере. Если в это сложно поверить, подумайте вот о чем: по данным The Balance Careers, большинство важных решений, принимаемых бизнес-лидерами, начинаются с информации, представленной в презентации.
Несмотря на то, что не у каждой презентации есть аудитория, важно отметить, что хорошая презентация способна вдохновить на реальные действия.
Если вы не знаете, с чего начать, вот семь советов о том, как подготовиться к презентации на работе, которые помогут вам стать более уверенным и убедительным оратором.
1. Узнайте свою аудиторию и то, что у нее находит отклик.
Независимо от того, говорите ли вы с руководителями высшего звена, коллегами или новыми сотрудниками, ваша презентация всегда должна находить отклик у группы, перед которой вы выступаете.
То, как вы представляете тему, может заинтересовать одну группу, но вызвать слезы у другой, поэтому знание вашей аудитории так же важно, как и само содержание. Узнайте, что заинтересует вашу аудиторию и какой стиль подачи им находит отклик.

Вы должны быть в состоянии ответить на некоторые основные вопросы о вашей аудитории, в том числе:
Почему они слушают вашу презентацию?
Что они надеются получить от этого?
Как они предпочитают получать информацию?
Как выглядит их обычный день?
Каковы их болевые точки?
Чем полезна для них ваша презентация?
Что вы хотите, чтобы они сделали?
Почему они могут сопротивляться вашему призыву к действию?
Как только вы узнаете свою аудиторию, вы сможете принимать более обоснованные решения о стиле презентации.
Например, если вы выступаете перед группой стажеров, вы можете быть более активным в своем выступлении и объяснять вещи на более высоком уровне. Хорошая стратегия может включать:
Здоровая порция юмора.
Говоря обычным языком, без жаргона.
Расскажите историю, которая поддерживает ваше сообщение.
Поощрение группового взаимодействия с деятельностью.
С другой стороны, если вы выступаете перед группой руководителей, вам следует передать драматизм. Лучший подход будет включать:
Придерживаться сути с подходом, ориентированным на данные.

Говоря профессиональным тоном.
Использование отраслевого жаргона и краткого языка.
2. Проведите исследование и подготовьтесь к трудным вопросам.
Невозможно предсказать каждый вопрос, который вы получите от своей аудитории, поэтому у вас должно быть достаточно основы по теме, чтобы вы могли разработать и привести примеры в любой момент вашей презентации. Если вы беретесь за тему, с которой вы не особенно знакомы, вам действительно нужно засучить рукава и провести исследование.
Став экспертом, вы избавитесь от тяжелой работы, чтобы идеи и ответы приходили более естественно, когда придет время для презентации.
Когда вы собираете всю эту интересную информацию для своей презентации, можно легко сбиться с пути, поэтому постарайтесь вспомнить, почему вы выбрали эту тему и как она влияет на вашу аудиторию. Готовясь к вопросам от аудитории, найдите части своей презентации, где:
Вы делитесь сомнительной, противоречивой или огорчительной информацией.
Вы делаете заявление, с которым ваша аудитория может не согласиться.
Вы не можете вдаваться в подробности, как хотелось бы, из-за нехватки времени.
В этих областях вам чаще всего задают трудные вопросы, поэтому будьте готовы отстаивать свои факты и аргументы.
3. Напишите краткое содержание, оставляющее место для обсуждения.
Хорошие докладчики – это люди, которые уверены в себе, взаимодействуют со своей аудиторией и могут быстро адаптироваться. Сценарий всей презентации может ограничить как саму презентацию, так и потенциальные обсуждения, которые она вдохновляет. Вот почему контуры идеальны.
При создании плана старайтесь следовать следующим советам:
Разбейте его на разделы : Организуйте свои мысли, разделив основную часть презентации на три части, а затем используйте маркеры для построения каждого раздела. .
Ограничьте количество пунктов для каждой темы: Каждый пункт должен быть достаточно длинным, чтобы активировать вашу память и вернуть вас в нужное русло, если вас прервут.
Включите точки остановки между важными темами: Откройте слово для вопросов, вместо того, чтобы ждать, пока конец позволит открыто общаться и может помочь вашей аудитории вовлечься, пока вы продвигаетесь по своей презентации.
4. Изучите место проведения, чтобы получить представление о планировке и оборудовании.
Большую часть времени вы не можете контролировать, где вы собираетесь провести презентацию.
Однако, по крайней мере, знание того, где вы будете выступать, поможет вам подготовить почву для презентации и даст вам возможность решить некоторые потенциальные проблемы на раннем этапе. Вы не хотите войти, готовый к работе, с USB в руке, просто чтобы понять, что нет ни компьютера, ни монитора, ни проектора.
Некоторые вопросы, которые вы, возможно, захотите рассмотреть при проверке места проведения, включают:
Сколько места вам потребуется для передвижения?
Как громко вам нужно говорить?
Есть ли способ представить визуальные эффекты?
Как выглядит ваш фон?
Есть ли возможность отвлечься?
Если вы обнаружите какие-либо возможные препятствия на дороге, вам необходимо устранить их до дня презентации. Вы можете запросить изменение номера? Если нет, то что можно сделать, чтобы обойти это?
Однажды я присутствовал в комнате, где позади меня были стеклянные двери, ведущие в оживленный коридор. Это отвлекало даже опытного ведущего, а также отвлекало группу, перед которой я выступал. В следующий раз, когда мне пришлось выступать в этом месте, я переставил весь конференц-зал так, чтобы моя аудитория сидела спиной к коридору.
5. Включите визуальные эффекты, чтобы привлечь внимание и поддержать ваше сообщение.
Визуальные материалы являются важной частью любой презентации. Они помогут сделать вашу презентацию более интересной и на ней будет легче сосредоточиться.
Презентации PowerPoint всегда актуальны, но не делайте слайды настолько подробными, чтобы зрители могли их распечатать и прочитать самостоятельно. Используйте каждый слайд, чтобы намекнуть на то, что будет дальше, не рассказывая всю историю, и работайте с ключевыми словами и изображениями, которые вызывают интерес.
Видео также является отличным способом передать ваше сообщение и привлечь аудиторию. Если вы решите включить видео или два, держите их не более 90 секунд каждое.
Если вы планируете использовать мультимедиа, убедитесь, что у вас есть необходимое оборудование. Нет ничего более нервного, чем научиться работать с оборудованием на лету, когда все смотрят на вас.
6. Репетируйте поэтапно, сосредоточившись на своей речи, языке тела, уверенности в себе
Практика презентации позволяет вам больше сосредоточиться на своей аудитории, чем на содержании, которое вы представляете в день презентации. Это придает вам уверенности и показывает аудитории, что вы готовы.
Для многих людей первое прочтение является самой сложной частью подготовки презентации. Я предлагаю упростить практику, разбив ее на четыре части:
Этап 1: С диктофоном.
Упростите репетицию презентации, сосредоточившись на своей речи. Используйте приложение для записи голоса на своем телефоне, чтобы записать первые несколько прогонов, а затем воспроизвести их, чтобы вы могли слышать свой тон, то, как быстро вы говорите, или если вы используете слова-паразиты, такие как «ты знаешь» или « ммм.
Этап 2: Перед зеркалом.
Как только вы почувствуете уверенность в своей устной речи, вы можете ввести другие элементы презентации. Попробуйте просмотреть свою презентацию перед зеркалом, чтобы увидеть, на что похож ваш язык тела.
Встаньте прямо и поработайте над жестами, которые кажутся естественными. Когда вы не используете руки, старайтесь держать их расслабленными по бокам или скрещенными перед собой. Старайтесь не раскачиваться, не скрещивать руки и не класть руки на бедра или в карманы.
Этап 3: С другом или коллегой.
Затем потренируйтесь перед другом или коллегой. Это прекрасное время, чтобы сосредоточиться на общении со своей аудиторией, и ничто так не говорит: «Я уверен, и то, что я говорю, важно», как это делает зрительный контакт.
Однако убедитесь, что вы не слишком напряжены — вы все равно должны моргать и оглядываться во время выступления. Если вам не нравится прямой зрительный контакт, попробуйте сфокусироваться чуть выше глаз человека или над его макушкой.
Этап 4: На месте.
Если можете, пройдите последний тренировочный раунд в комнате, в которой вы будете выступать.
Я умею ходить, особенно если выступаю перед большой группой в большом зале. Если вы планируете передвигаться во время презентации, убедитесь, что вы не просто постоянно ходите взад-вперед. Если вы находитесь в небольшом пространстве и на подиуме, попробуйте встать с одной стороны или перед ним, а не позади него.
Проходя первые три этапа, ваша цель должна заключаться в обретении уверенности в себе. Помните, что у вас будет шанс отшлифовать все это в финальном раунде.
Я обычно рекомендую делать два или три чтения на каждом этапе, но вы должны позволить себе двигаться дальше, как только вы начнете чувствовать себя комфортно с вашей доставкой.
Если перед презентацией у вас недостаточно времени, чтобы включить все вышеперечисленные практические раунды, я бы порекомендовал провести по крайней мере два прогона перед финальной презентацией и краткий обзор перед презентацией.
7. Успокойтесь, сделайте несколько глубоких вдохов и ободряющую речь.
Нередко нервничаешь, выступая на работе. Речевая тревожность — одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются неопытные и опытные ораторы.
Согласно исследованию американских страхов, проведенному Университетом Чепмена, боязнь публичных выступлений является самой большой фобией американцев: 25,3% говорят, что боятся выступать перед толпой.
Несколько глубоких вдохов перед выступлением помогут вам почувствовать себя более расслабленным и придадут вам уверенности, необходимой для сильного начала. По ходу презентации не забывайте останавливаться и дышать между идеями.

Независимо от того, перед кем вы выступаете, ваша аудитория — люди. Они не знают того, что знаете вы, и уж точно не знают того, чего не знаете вы. Если вы запутались или споткнулись, просто стряхните это и продолжайте идти. Никто не ожидает, что вы будете совершенны, и есть большая вероятность, что ваша аудитория даже не заметит, если вы совершите ошибку.