Практические задания с ответами по делопроизводству: Сборник практических работ по дисциплине “Документационное обеспечение управления”

Содержание

Практические задания

  1. Составить и оформить приказ о приеме на работу.

  2. Оформить реквизит «подпись». Документ подписывает на бланке директор АО «Визит» Свиридов И.А. и директор АО «Связь» Теплов С.П.

  3. В связи с уходом менеджера в очередной отпуск составить и оформить приказ о возложении его обязанностей на другого работника

  4. Оформить реквизит «Утверждения».

  5. Составить и оформить докладную записку.

  6. Составить и оформить личное заявление руководителю предприятия с любой просьбой.

  7. Оформить реквизит «подпись».

  8. Составить и оформить претензионное письмо.

  9. Составить и оформить телеграмму, извещающую руководителя предприятия о возможности участия его работников в научно-практическом семинаре повышения квалификации.

  10. Составить и оформить служебное письмо, извещающее о расторжении ранее заключенного договора.

  11. Понятие служебного письма, его основные виды. Требования к его составлению и оформлению.

  12. Определение понятия «постановление», «решение», «распоряжение». Их основные особенности.

  13. Определить понятие «приказ», требования к его составлению.

  14. Определение понятия «протокол», требования к его составлению.

  15. Определение понятий «докладная» и «объяснительная» записка, требования к их составлению и оформлению.

  16. Определение понятия «служебная» и «личная» справки, требования к их составлению.

  17. Определение понятий «телеграмма» и «телефонограмма», требования к их оформлению.

  18. Определение понятий «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат документа».

  19. Составить и оформить доверенность от своего имени на получение денежных средств.

  20. Оформить реквизит «гриф внутреннего согласования». Документ согласован с начальником финансового отдела Лебедевой И.З. и юрисконсультом Нестеровой П.Б.

  21. Рабочее место делопроизводителя. Основные требования.

  22. Составить и оформить справку, подтверждающую заработную плату работника предприятия.

  23. Оформить реквизит «адресат». Документ адресуется директору гостиницы «Ангара» Шиловой Ф.А. Адрес: 664000, г. Ангарск, ул. Баррикад 25.

  24. Составить и оформить гарантийное письмо любого содержания.

  25. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.

  26. Понятие акта, требования к его составлению и оформлению.

  27. Использование компьютерной технологии в делопроизводстве, программное обеспечение, основные достоинства используемых программ.

  28. Составить документ: распоряжение директора «О проведении ремонтных работ» на основе исходных данных.

  29. Составить документ: решение Совета директоров «О подготовке к пушному аукциону в Санкт-Петербурге» на основе исходных данных.

  30. Составить документ: приказ директора «Об изменении графика работы» на основе исходных данных.

  31. Составить документ: приказ директора «Об образовании отдела «Маркетингового обеспечения».

  32. Составить документ: акт о списании товарно-материальных ценностей, на основе исходных данных.

  33. Составить документ: претензионное письмо «О нарушении сроков оплаты по контракту от 00.00.00. № 43» на основе исходных данных.

  34. Составить документ: гарантийное письмо, на основе исходных данных.

  35. Составить служебное письмо «О прекращении договорных обязательств по контракту от 00.

    00.00 № 46», на основе исходных данных.

  36. Составить документ: протокол и краткий протокол заседания Совета директоров, на основе исходных данных.

  37. Составить личные документы: заявление о приеме на работу, заявление о переводе, заявление об увольнении.

  38. Составить документ: справка о размерах заработной платы работника, на основе исходных данных.

  39. Составить документ: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, на основе исходных данных.

Тесты

  1. Делопроизводство это – . . .

  1. совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов;

  2. оформление по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий;

  3. процессы, относящиеся к записи информации;

  4. работа с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.

  1. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в:

  1. актах;

  2. отчетах;

  3. протоколах;

  4. докладах.

  1. Соблюдение единых правил оформления документов обеспечивает:

  1. Качественное составление документов, юридическую силу документов;

  2. Юридическую силу документов, оперативность и качественное составление документов, организацию быстрого поиска документов, активное использование ЭВМ при составлении документов;

  3. Юридическую силу документов, оперативное составление документов;

  4. Организацию быстрого поиска документов, их юридическую силу.

  1. Для наилучшего понимания смысла документа наиболее значимую часть нужно размещать:

  1. В начале текста;

  2. В середине текста;

  3. В конце текста;

  4. Не имеет значения.

  1. Правовой статус работника организации регламентируется:

  1. положением о структурном подразделении;

  2. приказом по основной деятельности;

  3. должностной инструкцией;

  4. приказом по личному составу.

  1. Датой вступления приказа в силу является:

  1. дата его оформления секретарем;

  2. дата его подписания руководителем;

  3. дата документа, на основании которого оформляется приказ;

  4. дата введения его в действие, указанная в тексте.

  1. При приеме сотрудника на работу необходимо оформление следующих документов:

  1. заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении;

  2. заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой контракт;

  3. приказ о зачислении сотрудника на работу;

  4. резюме, заявление сотрудника о приеме, трудовой договор (контракт), приказ о зачислении.

  1. Четкая организация работы с документами необходима для:

  1. упорядочения их регистрации;

  2. правильного хранения;

  3. создания оптимальных условий для всех видов работ с документами;

  4. для своевременного их использования.

  1. Какие документы относятся к нерегистрируемым?

  1. Факсы, письма-запросы;

  2. Поздравительные письма, приглашения;

  3. Письма-ответы;

  4. Контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам.

  1. Когда документ считается исполненным и снимается с контроля?

  1. после исполнения заданий;

  2. после сообщения результатов заинтересованным организациям;

  3. после предоставления документированного подтверждения исполнения;

  4. когда результаты исполнения отмечены на исполненном документе.

  1. Бизнес – план на 1998-2003 гг. подшивается в дело:

    1. 1998 года;

    2. 2003 года;

    3. 2000 года;

    4. 1997 года.

  1. В задачи архива входят:

    1. организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства;

    2. прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством;

    3. прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

    4. прием, учет, хранение документов, законченных делопроизводством для их дальнейшего уничтожения.

  1. После истечения срока использования документа в делопроизводстве он подлежит:

    1. уничтожению;

    2. передаче в архив, уничтожению или дальнейшему использованию;

    3. сдаче в утильсырье;

    4. передаче в архив.

  1. Текстовый редактор – это:

    1. программа для составления и редактирования документов;

    2. трафареты документов разных видов, заранее введенные в память ПК;

    3. программа для составления документов, с использованием шаблонов (образцов) конкретных документов;

    4. программа, для обработки корреспонденции

  1. Локальная компьютерная сеть – это:

    1. сеть, распространенная за пределы офиса;

    2. сеть, распространенная внутри офиса;

    3. несколько компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации;

    4. сеть, которая охватывает всю нашу планету.

  1. Использование баз данных сокращает время регистрации т.к.:

    1. традиционная регистрация документов в журнале заменяется вводом сведений о документе в память ПК, при этом номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты выбираются из соответствующих списков;

    2. можно производить выборку документов с заданным сроком исполнения, поставленных при регистрации на контроль;

    3. в регистрационную карточку баз данных вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ;

    4. документы систематизируются по различным реквизитам.

  1. Бланки протокола содержат следующие реквизиты:

    1. наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, заголовок к тексту, текст, подписи;

    2. наименование организации, наименование вида документа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения заголовок к тексту, текст, подписи;

    3. наименование вида документа, дата заседания, место заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи;

    4. наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, текст, подписи.

  1. В тексте протокола краткой формы указываются:

    1. инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание;

    2. список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения;

    3. список присутствующих, порядковый номер вопроса по повестке дня, заголовок к докладу, фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления;

    4. номер протокола, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи.

  1. Каким документом оформляется списание материалов?

  1. Актом;

  2. Приказом по основной деятельности;

  3. Протоколом;

  4. Распоряжением руководителя предприятия.

  1. Внутренние документы:

    1. регистрируются в день поступления;

    2. регистрируются в день подписания;

    3. не регистрируются;

    4. регистрируются в день утверждения.

  1. Основная цель организации контроля исполнения – . . .

    1. обеспечение своевременного и качественного исполнения документов;

    2. обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

    3. обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях;

    4. проверка своевременного доведения документа до исполнителя.

  1. Когда документ считается исполненным и снимается с контроля?

    1. после исполнения заданий;

    2. после сообщения результатов заинтересованным организациям;

    3. после предоставления документированного подтверждения исполнения;

    4. когда результаты исполнения отмечены на исполненном документе.

  1. На рассмотрение руководства передаются:

    1. документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации;

    2. все подлежащие исполнению документы;

    3. только документы, адресованные руководителю организации;

    4. рассмотрение всех документов проводится работником службы ДОУ.

  1. К документам по личному составу относятся:

    1. Трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела, заявления о приеме на работу;

    2. Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография;

    3. Личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по заработной плате;

    4. Заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография; трудовые контракты.

  1. Планово-отчетные документы группируются в дела по:

    1. номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам;

    2. предметно-вопросному и хронологическому признакам;

    3. авторскому признаку;

    4. хронологическому признаку.

  1. Приложения к документам помещаются в дело:

    1. в зависимости от даты их утверждения;

    2. в зависимости от даты составления;

    3. присоединяются к документам, к которым они относятся;

    4. формируются в отдельное дело.

  1. Экспертная комиссия возглавляется:

    1. одним из заместителей руководителя учреждения;

    2. секретарь организации;

    3. лицо, ответственное за архив учреждения;

    4. представитель любых сторонних организаций.

  1. Право решающего голоса имеют:

    1. члены ЭК;

    2. приглашенные консультанты и эксперты;

    3. председатель ЭК;

    4. председатель ЭК, его заместитель и секретарь комиссии.

  1. Ответственность за ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов возлагается на:

    1. председателя ЭК;

    2. на всех членов ЭК;

    3. секретаря комиссии;

    4. Ответ №4 председателя ЭК и секретаря.

  1. Основная цель организации контроля исполнения – . . .

    1. обеспечение своевременного и качественного исполнения документов;

    2. обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

    3. обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях;

    4. проверка своевременного доведения документа до исполнителя.

  1. Номенклатура дел предназначена для:

    1. Систематизации документов на предприятии;

    2. Группировки исполненных документов в дела и их учета;

    3. Для правильного хранения документов на предприятии;

    4. Соблюдения режима секретности на предприятии.

404 Cтраница не найдена

Размер:

AAA

Изображения Вкл. Выкл.

Обычная версия сайта

К сожалению запрашиваемая страница не найдена.

Но вы можете воспользоваться поиском или картой сайта ниже

  • Университет

    Майкопский государственный технологический университет – один из ведущих вузов юга России.

    • История университета
    • Анонсы
    • Объявления
    • Медиа
      • Представителям СМИ
      • Газета “Технолог”
      • О нас пишут
    • Ректорат
    • Структура
      • Филиал
      • Политехнический колледж
      • Медицинский институт
        • Лечебный факультет
        • Педиатрический факультет
        • Фармацевтический факультет
        • Стоматологический факультет
        • Факультет послевузовского профессионального образования
      • Факультеты
      • Кафедры
    • Ученый совет
    • Дополнительное профессиональное образование
    • Бережливый вуз – МГТУ
      • Новости
      • Объявления
      • Лист проблем
      • Лист предложений (Кайдзен)
      • Реализуемые проекты
      • Архив проектов
      • Фабрика процессов
      • Рабочая группа “Бережливый вуз-МГТУ”
    • Вакансии
    • Профсоюз
    • Противодействие терроризму и экстремизму
    • Противодействие коррупции
    • WorldSkills в МГТУ
    • Научная библиотека МГТУ
    • Реквизиты и контакты
    • Работа МГТУ в условиях предотвращения COVID-19
    • Опрос в целях выявления мнения граждан о качестве условий оказания образовательных услуг
    • Документы, регламентирующие образовательную деятельность
    • Система менеджмента качества университета
    • Региональный центр финансовой грамотности
  • Абитуриентам
    • Подача документов онлайн
    • Абитуриенту 2023
    • Экран приёма 2022
    • Иностранным абитуриентам
      • Международная деятельность
      • Общие сведения
      • Кафедры
      • Новости
      • Центр международного образования
      • Академическая мобильность и международное сотрудничество
        • Академическая мобильность и фонды
        • Индивидуальная мобильность студентов и аспирантов
        • Как стать участником программ академической мобильности
    • Дни открытых дверей в МГТУ
    • Подготовительные курсы
      • Подготовительное отделение
      • Курсы для выпускников СПО
      • Курсы подготовки к сдаче ОГЭ и ЕГЭ
      • Онлайн-курсы для подготовки к экзаменам
      • Подготовка школьников к участию в олимпиадах
    • Малая технологическая академия
      • Профильный класс
      • Индивидуальный проект
      • Кружковое движение юных технологов
      • Олимпиады, конкурсы, фестивали
    • Веб-консультации для абитуриентов
    • Олимпиады для школьников
      • Отборочный этап
      • Заключительный этап
      • Итоги олимпиад
    • Профориентационная работа
    • Стоимость обучения
  • Студентам
    • Студенческая жизнь
      • Стипендии
      • Организация НИРС в МГТУ
      • Студенческое научное общество
      • Студенческие научные мероприятия
      • Конкурсы
      • Академическая мобильность и международное сотрудничество
    • Образовательные программы
    • Подготовка кадров высшей квалификации
      • Аспирантура
      • Ординатура
    • Расписание занятий
    • Расписание звонков
    • Онлайн-сервисы
    • Социальная поддержка студентов
    • Общежития
    • Трудоустройство обучающихся и выпускников
      • Вакансии
    • Обеспеченность ПО
    • Инклюзивное образование
      • Условия обучения лиц с ограниченными возможностями
      • Доступная среда
    • Ассоциация выпускников МГТУ
    • Перевод из другого вуза
    • Вакантные места для перевода
  • Наука и инновации
    • Научная инфраструктура
      • Проректор по научной работе и инновационному развитию
      • Научно-технический совет
      • Управление научной деятельностью
      • Управление аспирантуры и докторантуры
      • Точка кипения МГТУ
        • О Точке кипения МГТУ
        • Руководитель и сотрудники
        • Документы
        • Контакты
      • Центр коллективного пользования
      • Центр народной дипломатии и межкультурных коммуникаций
      • Студенческое научное общество
    • Новости
    • Научные издания
      • Научный журнал «Новые технологии»
      • Научный журнал «Вестник МГТУ»
      • Научный журнал «Актуальные вопросы науки и образования»
    • Публикационная активность
    • Конкурсы, гранты
    • Научные направления и результаты научно-исследовательской деятельности
      • Основные научные направления университета
      • Отчет о научно-исследовательской деятельности в университете
      • Результативность научных исследований и разработок МГТУ
      • Финансируемые научно-исследовательские работы
      • Объекты интеллектуальной собственности МГТУ
      • Результативность научной деятельности организаций, подведомственных Минобрнауки России (Анкеты по референтным группам)
    • Студенческое научное общество
    • Инновационная инфраструктура
      • Федеральная инновационная площадка
      • Проблемные научно-исследовательские лаборатории
        • Научно-исследовательская лаборатория «Совершенствование системы управления региональной экономикой»
        • Научно-исследовательская лаборатория проблем развития региональной экономики
        • Научно-исследовательская лаборатория организации и технологии защиты информации
        • Научно-исследовательская лаборатория функциональной диагностики (НИЛФД) лечебного факультета медицинского института ФГБОУ ВПО «МГТУ»
        • Научно-исследовательская лаборатория «Инновационных проектов и нанотехнологий»
      • Научно-техническая и опытно-экспериментальная база
      • Центр коллективного пользования
    • Конференции
      • Международная научно-практическая конференция «Актуальные вопросы науки и образования»
      • VI Международная научно-практическая онлайн-конференция
  • Международная деятельность
    • Иностранным студентам
    • Международные партнеры
    • Академические обмены, иностранные преподаватели
      • Академическая мобильность и фонды
      • Индивидуальная мобильность студентов и аспирантов
    • Факультет международного образования
      • Новости факультета
      • Информация о факультете
      • Международная деятельность
      • Кафедры
        • Кафедра русского языка как иностранного
        • Кафедра иностранных языков
      • Центр Международного образования
      • Центр обучения русскому языку иностранных граждан
        • Приказы и распоряжения
        • Курсы русского языка
        • Расписание
      • Академическая мобильность
      • Контактная информация
    • Контактная информация факультета международного образования
  • Сведения об образовательной организации

Административные задачи: что это такое и наиболее распространенные административные задачи на рабочем месте категория

Обзор руководства

Административные задачи на рабочем месте

Административные задачи — это обязанности, выполняемые административными специалистами, такими как помощники по административным и административным вопросам, на рабочем месте. Эти задачи сильно различаются, но чаще всего включают в себя такие обязанности, как ответы на телефонные звонки и их направление, хранение информации и управление потребностями в канцелярских принадлежностях. Здесь мы рассмотрим, что такое административные задачи, и некоторые из наиболее распространенных административных обязанностей, выполняемых административными специалистами на рабочем месте.

Что такое административные задачи?

Административные задачи — это обязанности, связанные с обслуживанием офиса. Эти обязанности широко варьируются от рабочего места к рабочему, но чаще всего включают в себя такие задачи, как планирование встреч, ответы на звонки, приветствие посетителей и поддержание организованных файловых систем для организации. Для выполнения административных обязанностей требуется несколько специалистов, в том числе офисные помощники, административные помощники, помощники руководителей, секретари и офис-менеджеры.

Наиболее распространенные административные задачи по категориям

Ниже перечислены наиболее востребованные административные задачи, разделенные по категориям:

Коммуникация

Административные специалисты должны обладать сильными коммуникативными навыками для эффективного выполнения своих служебных обязанностей. От ответов на телефонные звонки до написания электронных писем и взаимодействия с сотрудниками и менеджерами, профессионалы должны иметь возможность четко и кратко передавать информацию другим. Вот общие административные обязанности, связанные с общением:

  • Ответ и перевод телефонных звонков
  • Прием телефонных сообщений от клиентов
  • Отправка писем клиентам
  • Пересылка сообщений электронной почты от клиентов соответствующему получателю
  • Работа с проблемами и жалобами клиентов
  • Деловая переписка
  • Приветствие посетителей в офисе
  • Отправка писем
  • Выполнение задач обслуживания клиентов, таких как размещение заказов для клиентов и разъяснение продуктов и услуг
  • Запись стенографией
  • Общение с высшим руководством
  • Общение с другими сотрудниками

Составление расписания

Составление расписания — еще один важный компонент рабочих обязанностей административного специалиста. Многие помощники по административным вопросам отвечают за рабочие графики менеджера или нескольких менеджеров, и им необходимо будет уметь успешно организовывать и планировать график каждого человека таким образом, чтобы это было эффективно и позволяло все сделать с достаточным количеством времени для каждого пункта. расписание. Ниже приведены наиболее распространенные задачи планирования, в которых может участвовать административный сотрудник:

  • Координация мероприятий, таких как планирование корпоративных вечеринок или ужинов для клиентов
  • Назначение встреч для клиентов
  • Назначение встреч для руководителей и/или работодателей
  • Собрания группы планирования или общекорпоративные собрания
  • Планирование общекорпоративных мероприятий, таких как обеды или тимбилдинги вне офиса
  • Бронирование маршрутов поездок для руководства, сотрудников или кандидатов на работу
  • Планирование конференц-залов или конференц-залов для встреч в офисе

Адаптация

Некоторые административные специалисты также могут участвовать в адаптации новых сотрудников. Они могут работать вместе с отделом кадров или могут быть частью отдела, например, в роли помощника по кадрам. Общие обязанности, которые подпадают под категорию адаптации для административных сотрудников, включают:

  • Приветствие новых сотрудников в офисе и показ их, чтобы они могли ознакомиться с рабочим пространством
  • Предоставление новым сотрудникам всей необходимой документации, такой как справочник сотрудника, документы, которые необходимо заполнить в первый день приема на работу, а также информация о политике и процедурах офиса и льготах для сотрудников
  • Помощь новым сотрудникам в оформлении документов, необходимых для подачи заявления на такие льготы, как медицинское страхование и планы 401(k)
  • Представление нового сотрудника другим сотрудникам и руководству, особенно тем, кто войдет в непосредственную команду нового сотрудника
  • Показать новому сотруднику, где можно найти все канцелярские товары и как запросить дополнительные материалы, если это необходимо
  • Демонстрация того, как используется программное обеспечение в офисе и где найти соответствующие записи и файлы, которые потребуются для должности сотрудника
  • Помощь новому сотруднику в настройке корпоративной электронной почты

Бухгалтерия

Некоторые лица, занимающие административные должности, будут нести ответственность за выполнение бухгалтерских задач. Это особенно актуально для небольших офисов, где нет отдельного сотрудника, основная роль которого заключается в контроле за бухгалтерией организации. Бухгалтерские задачи, за которые может нести ответственность административный специалист, включают:

  • Ежедневная запись входящих и исходящих транзакций
  • Обновление учетных записей Office через онлайн-программы, такие как QuickBooks
  • Обработка платежей от клиентов
  • Согласование финансовых отчетов
  • Составление финансовых отчетов еженедельно или ежемесячно
  • Отслеживание поступления офисных расходов или расходов, понесенных менеджерами или руководителями
  • Предоставление возмещения работникам расходов, связанных с работой
  • Создание счетов для клиентов
  • Выполнение задач по расчету заработной платы

Организация

Организация является основным фактором в выполнении многих повседневных обязанностей помощника по административным вопросам. Эти специалисты должны быть в состоянии успешно справляться с различными встречами, календарями, встречами и другими событиями эффективным образом, чтобы обеспечить эффективную работу офиса. Общие административные обязанности, подпадающие под категорию организации, включают:

  • Ведение календарей для руководителей и высшего руководства
  • Сортировка и доставка почты соответствующим получателям в офисе
  • Регулярная инвентаризация канцелярских товаров
  • Организация офисных файлов таким образом, чтобы сотрудники могли легко получить к ним доступ и понять их
  • Хранение различных документов как на компьютере, так и в картотеках

Компьютер/техника

Большинство административных специалистов регулярно используют компьютер и различные типы технологий и программного обеспечения для выполнения своих обязанностей. Они также должны знать, как использовать несколько типов офисного оборудования, такого как принтеры и факсимильные аппараты. Вот несколько административных обязанностей, связанных с компьютерами и технологиями:

  • Использование программ из пакета Microsoft Office, таких как Word и PowerPoint
  • Обслуживание офисного оборудования, включая сканеры, факсимильные аппараты, принтеры и телефоны
  • Использование программного обеспечения для публикации, такого как WordPress, для обновления веб-сайта или блога компании
  • Заказ канцелярских товаров, когда их запасы заканчиваются
  • Проведение онлайн-исследований
  • Использование программного обеспечения для выставления счетов и учета рабочего времени для ввода информации о клиентах и/или сотрудниках
  • Диктовка заметок о встрече
  • Подготовка к онлайн-конференциям с использованием программного обеспечения для видеоконференций
  • Расшифровка различных форм информации и сохранение ее в компьютерном файле
  • Работа с различными типами офисного оборудования, такого как факсимильные аппараты, копировальные аппараты и принтеры
  • Управление офисной документацией с помощью компьютерного программного обеспечения для документирования

Другие административные обязанности

Дополнительные административные задачи, за которые может нести ответственность административный специалист, включают:

  • Завершение исследовательских проектов для высшего руководства, связанных с различными вопросами, такими как конкуренция, правила и законы, а также сведения о профессиональных ассоциациях
  • Ведение учетных записей в социальных сетях для организации
  • Помощь при увольнении сотрудника, например, проведение выходного собеседования
  • Сбор и оформление документов на всех сотрудников
  • Обновление внутренних документов организации, таких как справочники сотрудников
  • Отправка электронных писем по всей компании
  • Настройка переговорных комнат для предстоящих совещаний

Связанные руководства по карьере

Блог ГлавнаяРуководство по карьереПути карьеры

Административные задачи: что это такое и наиболее распространенные административные задачи на рабочем месте

Тест помощника администратора: бесплатные практические вопросы (2022)

  • 18 тестов
  • 210 вопросов

Помощники по административным вопросам могут работать практически в любой отрасли, что делает эту роль привлекательной для самых разных людей. Тесты на офисное администрирование помогают работодателям найти помощников, обладающих навыками, необходимыми для выполнения работы, включая аккуратность, коммуникабельность, умение работать с программным обеспечением и управление временем.

Купить тесты Бесплатный тест

Что такое тест на пригодность помощника по административным вопросам?

Традиционные тесты способностей часто используются для более глубокого изучения навыков кандидата и выявления его сильных и слабых сторон.

В случае помощников по административным вопросам используются психометрические тесты для измерения определенных навыков. Например, вербальные тесты на понимание и коммуникативные навыки; тесты с проверкой ошибок на точность навыков; или тесты Microsoft Excel на навыки работы с программным обеспечением.

Потенциальные помощники по административным вопросам также могут быть протестированы с помощью тестов слепой печати, упражнений по ведению заметок или заданий по корректуре.

Какие навыки обычно необходимы помощникам по административным вопросам?

Помощники по административным вопросам требуются для обеспечения бесперебойной работы офиса или ведения дневников руководителя или команды.

Поэтому важно, чтобы вы были естественно организованы, если хотите стать помощником по административным вопросам. Вы будете отвечать за сортировку всего, начиная от поездок и отчетов, заканчивая заметками о встречах и обеспечением офиса таким оборудованием, чтобы каждый мог без проблем выполнять свою работу.

Другие требования роли включают:

Сильные коммуникативные навыки

Помощникам по административным вопросам обычно приходится поддерживать связь с целым рядом людей разного уровня старшинства. Справляться с просьбами, проблемами и вопросами других людей может быть непросто, поэтому очень важно всегда оставаться дружелюбным и профессиональным.

Эффективное управление временем

Расстановка приоритетов задач, назначение встреч и своевременное выполнение задач являются ключевыми требованиями работы, поэтому для достижения успеха необходим хороший тайм-менеджмент.

Уверенно работает с рядом программ

Будь то подготовка документов в Microsoft Office, планирование важных мероприятий или освоение программного обеспечения для управления проектами, успешные помощники по административным вопросам могут работать быстро и уверенно, переключаясь между различными инструментами управления офисом.

Тесты способностей, используемые для оценки ключевых навыков

Тесты на пригодность

предназначены для оценки ряда навыков в зависимости от пройденного теста и помогают работодателям определить, кто из имеющихся кандидатов лучше всего подходит для работы.

Поскольку помощникам по административным вопросам требуются различные навыки, в процессе найма могут использоваться различные тесты на пригодность. Все они описаны в разделах навыков ниже.

Навыки точности

Внимание к деталям и доказанная способность выполнять точную работу — важные вещи, которые нужно продемонстрировать, если вы хотите произвести впечатление на работодателя, ищущего помощника по административным вопросам.

Чтобы помочь подготовиться к тестам по администрированию офиса, мы рекомендуем попробовать некоторые тесты на проверку ошибок, чтобы увидеть, насколько легко вы замечаете ошибки под давлением.

Навыки точности также связаны с тем, насколько комфортно вы работаете с числами и данными. Скорее всего, вам придется заниматься финансами и интерпретировать данные в рамках вашей роли помощника по административным вопросам, поэтому практика числовых тестов на рассуждение — отличный способ улучшить свои навыки.

Коммуникативные навыки

Чтобы убедиться, что у вас есть коммуникативные навыки, необходимые для эффективной работы с персоналом всех уровней, работодатель может оценить ваше умение читать, писать и общаться в целом в рамках процесса найма.

Чтобы подготовиться, пройдите несколько тестов на вербальное мышление, чтобы освежить свои навыки чтения и понимания.

Или попробуйте написать задание, чтобы убедиться, что вы знакомы с основами грамматики, орфографии и пунктуации. Всегда стоит освежить эти навыки, даже если вы чувствуете себя уверенно в этой области, поскольку хотите преуспеть в этот день.

Организаторские способности

Организация всего, от данных до людей и канцелярских принадлежностей, является частью повседневной работы помощника по административным вопросам.

Эта часть теста покажет, насколько хорошо вы умеете совмещать несколько приоритетов и аккуратно и эффективно хранить информацию.

Считаете ли вы это одной из своих сильных сторон или нет, важно попрактиковаться в проверке своих навыков, попробовав некоторые вопросы по интерпретации данных.

Эти вопросы аналогичны проблемам, которые могут возникнуть при тестировании офисного администрирования. Они требуют, чтобы вы интерпретировали математические данные и демонстрировали доказательства принятия стратегических решений.

Навыки работы с программным обеспечением

Работодатели захотят увидеть доказательства того, что кандидаты, претендующие на роль административного помощника, уверенно используют различные офисные программы. Поэтому важно освежить свои навыки до того, как начнется процесс найма.

Сначала попробуйте выполнить несколько тестов Microsoft Excel и Microsoft Word. Эти тесты, разработанные для оценки вашего владения инструментами, доступными в каждой программе, сложны, но выполнимы, если вы хорошо разбираетесь в пакете Microsoft Office.

Тест поможет вам увидеть свои сильные и слабые стороны, а также то, что вам нужно попрактиковаться в работе с Excel и Word перед важным днем.

Навыки межличностного общения

Помощники по административным вопросам часто являются связующим звеном, скрепляющим офис, и поэтому важно, чтобы тот, кто берет на себя эту роль, чувствовал себя комфортно и уверенно, общаясь с людьми любого возраста и уровня служебного положения.

Ваши навыки межличностного общения, безусловно, будут находиться под пристальным вниманием как на тесте, так и на собеседовании, поэтому важно освежить в памяти лучший и влажный профессиональный способ поведения в офисе. Помимо изучения духа и ценностей компании, попробуйте несколько ситуационных тестов.

В этих тестах задаются вопросы, чтобы выяснить, как бы вы отреагировали на распространенные проблемы на рабочем месте. И хотя однозначного ответа «правильный или неправильный» может не быть, вы будете оцениваться в зависимости от того, насколько ваши ответы соответствуют убеждениям и ценностям компании и работодателя.

Тесты хорошо подходили для работы, на которую я претендовал. Их легко сделать и их много.

Софи использовала практические тесты на пригодность, чтобы пройти тесты на пригодность для Deloitte. Начните свою историю успеха

Пять советов по тестированию помощников по административным вопросам

1) Проведите исследование

Очень важно узнать как можно больше о компании, в которую вы подаете заявление, и о человеке, помощником которого вы будете. Это может помочь вам соответствующим образом адаптировать свои ответы, расставляя приоритеты в подготовке к тому, что кажется им важным.

2) Практика делает совершенным

Прохождение как можно большего количества тестов на способности — лучший способ освежить свои навыки перед тестом. Смешайте свою практику, попросив друга помочь вам задать вопросы на собеседовании, или поиграв в компьютерную игру с числовым фокусом.

3) Не споткнитесь

Если вам сложно ответить на какие-либо вопросы теста, сделайте паузу, переведите дыхание и посмотрите еще раз. Если это множественный выбор, попробуйте исключить все ответы, которые, как вы знаете, неверны, или прочитайте возможные ответы перед вопросом, чтобы увидеть, не принесет ли изменение вашей точки зрения что-то новое.

4) Ознакомьтесь с основным программным обеспечением

Откройте Excel, Word, Outlook, Zoom и любые другие соответствующие программы и поэкспериментируйте. Не могли бы вы организовать встречу с несколькими людьми или получить числа в столбце на листе Excel для сложения? На самом деле пройти через этот процесс — самый быстрый способ научиться.

5) Работайте над управлением задачами

Способность эффективно совмещать важные задачи и расставлять приоритеты — ключевая часть этой роли. Попробуйте выполнить некоторые онлайн-задачи по расстановке приоритетов или попросите друга или члена семьи поставить перед вами несколько задач.

Какие компьютерные навыки нужны помощникам по административным вопросам?

Помощников по административным вопросам часто вызывают для работы над разнообразными проектами; иногда большое стратегическое значение, иногда для обеспечения бесперебойной работы офиса. В результате важно продемонстрировать широкий спектр навыков работы с программным обеспечением.

В целом, вы должны быть компетентным пользователем Microsoft Office и Google Suite, а также уметь работать с организационными инструментами, такими как календари и электронные письма, и любыми приложениями для управления проектами, используемыми компанией.

Как мне подготовиться к административному собеседованию?

Лучший способ подготовиться к экзамену и собеседованию помощника по административным вопросам — это провести исследование.

Изучение ценностей, убеждений и целей компании поможет вам лучше понять, какого человека они будут искать. Если вы сможете сформулировать свои ответы, включив в них эти ценности, вы выделите себя среди кандидатов, которые также не подготовились.

Практика соответствующих тестов способностей, таких как числовое мышление, вербальное мышление и ситуационное суждение, поможет вам привыкнуть к работе в условиях стресса, улучшит вашу точность и вселит уверенность в том, что вы справляетесь с предстоящими задачами.

Нужна ли помощникам администратора хорошая математика?

Да. Базовое понимание интерпретации данных и понимание финансовых процессов и расчетов важны почти для всех ролей помощника по административным вопросам.

Какие сильные стороны должны проявить помощники администратора?

Ключевые навыки, которые вам необходимо продемонстрировать, чтобы доказать, что вы станете компетентным офисным помощником: общение, межличностное общение, организация, тайм-менеджмент, точность и программное обеспечение.

Попробуйте бесплатные тесты помощника администратора Office

Улучшите свои результаты с помощью нашей интеллектуальной системы обучения

Повысьте свои шансы на трудоустройство на 76%

Подготовьтесь к оценке

Немедленный доступ. Отменить в любое время.

Про

Оплата ежегодно

Платить ежемесячно

— — —

  • 25 Числовой логические тесты
  • 35 Устный логические тесты
  • 16 Схема логические тесты
  • 38 Ситуационный оценочные тесты
  • 26 Издатель пакеты напр. Уотсон Глейзер
  • 245 Работодатель пакеты напр. HSBC
  • 29 Экстра пакеты, например, механические
  • Отслеживание производительности панели инструментов
  • Полные решения и пояснения
  • Советы, рекомендации, руководства и ресурсы

Базовый

  • Доступ к бесплатным тестам
  • Базовое отслеживание производительности
  • Решения и пояснения
  • Советы и ресурсы

Бесплатно

Отзывы о наших административных тестах

Что говорят наши клиенты о наших административных тестах

  • Май «Майки» Саросонг

    Филиппины

    05 октября 2022 г.

    Знать должностную инструкцию

    Тяжело, когда речь идет о процентах и ​​нет времени хорошенько рассмотреть. но сложно, и мне это нравится, хотя было трудно

  • Daniel Annear

    Соединенное Королевство

    15 июля 2022 г.

    Сложные ситуации, но увлекательные.

    Честно говоря, я чувствую, что мне повезло, что я ответил правильно на любой из ответов. Выполнение этого по времени было очень дополнительным давлением.

  • Тимми Маршалл

    Соединенные Штаты Америки

    28 октября 2021 г.

    Страшно

    Использование электронной таблицы для определения всех переменных и использования формул поможет повысить эффективность и точность.

  • Хизер Франко

    Соединенные Штаты Америки

    3 августа 2021 г.

    Математика

    Часть теста на время очень напряженная, а вопросы расплывчатые. Им нужно добавить больше деталей к вопросам, чтобы люди, сдающие тест, могли понять, о чем их спрашивают.

  • Август Муньоро

    Зимбабве

    27 мая 2021 г.

    Структура вопросов

    Вопросы построены таким образом, что переход от одной темы к другой затруднен

  • Кристофер Барахирва Айот

    Кения

    24 мая 2021 г.

    Мой первый тест был замечательным

    Мне понравилось, как вы задаете четкие вопросы, и я рад, что вы позволили мне попробовать их.

  • Соединенные Штаты Америки

    19 мая 2021 г.

    Прибыль, данные о марже

    Очень ориентирован на числа, не то, что я ожидал

  • Фэй Аллен

    Филиппины

    18 мая 2021 г.

    Отличная подготовка к предстоящим испытаниям.

    Тест помог мне изучить различные финансовые концепции.

Оставить комментарий