Правила написания и оформления доклада – от “А” до “Я”
Содержание:
- Что такое доклад и для чего он нужен
- Как написать доклад
- Выбор темы
- Подготовка к написанию доклада
- Как написать введение (пример)
- Как написать основную часть (пример)
- Как написать заключение (пример)
- Что писать после заключения
Самая первая научная работа учащегося – доклад, помогающий понять и освоить новый материал, для этого важно умение корректно и грамотно высказывать своё мнение по теме. Однако далеко не всякий студент имеет представление о том, что необходимо делать, чтобы качественно изложить свои мысли. Ведь это достаточно трудно – найти всю необходимую информацию и структурировать её. Для этого, прежде всего, нужно составить план будущего выступления перед публикой.
Далее мы расскажем вам, как правильно писать доклад.
Обратите внимание! Если вы нуждаетесь в поддержке и консультации при составлении доклада, то наши профессионалы готовы помочь. Поинтересуйтесь, сколько это будет стоить, и уточните сроки, потратив всего 1 минуту.
Что такое доклад и для чего он нужен
Доклад является научно-исследовательской работой, в которой излагается суть вопроса, приводятся различные доводы, мнения и выражается собственная позиция студента. Правила оформления доклада позволяют его напечатать или написать от руки.
Доклад необходим, прежде всего, чтобы учащийся научился работать с источниками, выделяя только необходимую информацию, умел формулировать свою точку зрения, не боялся представлять свои труды перед публикой и мог корректно строить план своего рассказа.
Как написать доклад
Даже если обучающийся понимает, как писать доклад, всё равно необходима серьезная подготовка. Следует определиться, о чем говорить вначале, и как подвести итог проведенного исследования.
Именно поэтому и необходим план доклада, благодаря ему будет легче справиться с заданием.
Для того чтобы правильно написать доклад, нужно придерживаться следующих рекомендаций:
- Этап 1. Выбрать тему. Чаще всего предоставляются темы для свободного выбора. Так что вы можете подобрать для себя такую тематику, которая больше всего заинтересует, благодаря этому у вас выйдет более качественный доклад.
- Этап 2. Поиск литературных источников по изучаемому предмету, их должно быть примерно 10 шт. С выбранной литературой следует тщательно ознакомиться и выделить только самую основную, важную и ценную информацию. Материал следует брать только из достоверных документов.
- Этап 3. Составление плана. Нужно спланировать изложение так, чтобы оно вышло содержательным. Помните, что вы готовите материал прежде всего для слушателей.
- Этап 4. Подведите итоги своей работы. Сделайте окончательные выводы.
- Этап 5. Будьте готовы к тому, что вам будут задавать каверзные вопросы после прослушивания доклада.
Так что подумайте заранее, что у вас могут спросить, и подготовьте ответы.
Так что подумайте заранее, что у вас могут спросить, и подготовьте ответы.Составленный план поможет во время написания работы, поскольку вы будете знать с чего начинать, в какой последовательности освещать те или иные вопросы. Если разделить доклад на заголовки и подзаголовки, то студенту будет легче ориентироваться в нем впоследствии.
Выбор темы:
- Шаг 1. Подробно изучите все, что описано в инструкции. Как только преподаватель проинструктировал вас, необходимо детально разобраться с заданием, может быть придётся перечитывать его не один раз, чтобы понять его смысл и основную цель. Задание само по себе должно иметь определённые условия, где уточняется, что нужно разъяснить, на кого рассчитан доклад, имеет ли смысл выражать свою позицию. Поскольку в случае информационной направленности статьи нет нужды добавлять что-либо от себя. Существует множество интересных тем для доклада, выбрать подходящую не составит труда.
- Шаг 2. Отдавайте предпочтение понравившейся тематике или же той, в которой лучше разбираетесь.
- Шаг 3. Сделайте выбор в пользу интересной и оригинальной тематики, чтобы слушатели в дальнейшем смогли поучаствовать в дискуссии, беседе с вами. Но если вам попались аналогичные темы с кем-то ещё, не так-то просто будет удивить аудиторию. В таком случае придется изучать тему более глубоко, чтобы ваша работа не потерялась на фоне прочих.
- Шаг 4. Вы имеете право поменять тему, если плохо в ней разбираетесь. Порой бывает, что выбрали определенную тематику, занялись поиском информации, но её не хватило для полного раскрытия вопроса. Тогда у вас может получиться слишком маленький доклад. В таком случае смените тематику как можно раньше.
- Шаг 5. Поиск материалов осуществляйте как в глобальной сети, так и в обычной библиотеке. Выясните из инструкции, какое количество источников необходимо отобрать. Вы также можете посмотреть пример доклада на аналогичную тему. Если поставленная проблема связана с историческими событиями, надо уточнить годы, даты, детали произошедшего и др. Убедитесь в точности информации, взятой из интернет-источников.
- Шаг 6. Нужную информацию обязательно нужно записывать. Данные об источниках тоже важны: год их публикации, кто автор, в каком городе издано, порядковый номер страницы, откуда был взят материал. В конце работы их перечислите.
В таком случае смените тематику как можно раньше.Подготовка к написанию доклада
Рассмотрим все правила написания доклада. Для начала нужно определить главную мысль темы, которую вы изучаете. Подумайте, каким образом вы передадите её слушателям. Тут также важно заинтересовать аудиторию чем-то необычным.
Но сначала определитесь, как оформить доклад.
Перед этим, конечно же, посоветуйтесь с преподавателем. Быть может, он позволит вам сделать изложение в свободной форме. Не стоит забывать и о существовании ГОСТов, которые являются неотъемлемой частью профессиональной научной работы.
В первую очередь составьте на черновике план доклада, образец которого можно найти в интернете, разработайте структуру доклада, образец также имеется в сети, чтобы наглядно убедиться, что будет представлять собой работа.
Для чего нужна структура?
Составление плана, конечно, облегчит написание работы, но структура доклада также имеет большое значение. Благодаря ей вы сможете раскрыть главную мысль кратко, и в то же время весьма развёрнуто. Объём доклада обычно составляет не более пяти страниц на листе А4.
К главным деталям структуры можно отнести:
- Вступительную часть – это так называемое предисловие к тексту.
- Введение в тему. Здесь важно заинтересовать аудиторию. Сформировать представление об изъясняемой теме.
- Основная часть должна быть содержательной и последовательной. В ней описываются методы изучения, детально разбираются все нюансы, связанные с полученными результатами. Также студент может добавить что-то новое, что было выявлено в процессе исследования.
Как написать введение (пример)
Ранее было сказано, что для начала необходимо составить вступительную часть и вводную. Поздоровайтесь с аудиторией, представьтесь, а также укажите тему, цель, предмет и объект исследования. Грамотно написанные вступление и введение, помогут студенту сориентироваться, правильно начать и ввести слушателя в тему изучения.
Как написать основную часть (пример)
После того, как вы посвятили аудиторию в тему научной работы, важно также продемонстрировать теоретические знания по ней. То есть описывается основная идея. Если, к примеру, вы рассказываете о крепостном праве, нужно указать подробности об эксплуатации крестьян, о форме крестьянских образований, об их постоянных протестах и т.
д. Поэтому выделите эту мысль и уже ведите беседу вокруг неё. Чуть ниже представлен образец для студента, как делать доклад по истории.
Закончив вторую часть, рассмотрите, каким образом отображена главная проблема. В ней обычно в подробностях расписываются предпосылки, анализируются факты. В случае написания доклада, связанного с математикой, необходимо наличие таблиц, диаграмм, схем и др. Важно тщательно изучить информацию, провести анализ данных, а затем уже только делать выводы на основе приведённых фактов.
Как написать заключение (пример)
Изложив теорию и практическую часть, сделайте небольшой вывод из сказанного, подведите итог проведённому исследованию. Вы можете указать, который из периодов изучали, что особенного заметили, на какие размышления навели вас прочитанные факты.
Что писать после заключения
Сделав вывод и подведя итоги, выпишите все источники, которые использовали. Ими могут оказаться журнальные публикации, книги, веб-страницы и др.
Чаще всего список литературы перечисляется в алфавитном порядке.
Так принято в ГОСТах. Хотя иногда преподаватель может позволить оформить его в удобной для вас форме. По приведённому образцу, как писать доклад по ГОСТ, вы поймёте, как правильно указывать источники литературы.
Как же оформить доклад по ГОСТам? Помимо подготовки и написания доклада существуют правила его оформления, о которых не стоит забывать. Если встал вопрос, как делать доклад, тогда необходимо ознакомиться со стандартами ГОСТов, предъявляемыми к данному виду документа. Здесь мы не будем рассматривать, как сделать реферат на компьютере, т.к. требования к его написанию не такие строгие, и нормативными документами не регламентируются.
Вы имеете право сделать доклад, как на компьютере, так и написать от руки. Хотя работа будет смотреться более презентабельно, если напечатана на принтере. Поинтересуйтесь заранее у научного руководителя, как лучше оформить вашу работу. Имеется два основных ГОСТа, в соответствии с которыми нужно составлять все рефераты, дипломные и курсовые.
Обратите внимание! Доклад, как, собственно, и реферат, предполагает нумерацию страниц, начиная с вводной части. На первой и второй страницах их ставить не следует, но считать их нужно. Это значит, что на листе с заголовком «Введение» надо поставить «3» (так как нумерация в данном случае начинается с третьей страницы).
Шрифт лучше подбирать размером 12-14 кегль, но об этом также лучше спросить у научного руководителя. То же самое проделывается с заголовками, основной частью, списком источников информации и др.
Образец написания доклада (по истории)
Здесь мы представим вам пример, как пишется доклад по истории. Его основная задача – научить учащихся работать с исходными материалами, качественно анализировать данные и представлять свою работу публично, что немаловажно для любого студента, желающего получить столь долгожданную и желанную высокую оценку экспертов комиссии, перед которой он зачитывает свои научные труды.
Заметьте! Главное – это научиться без посторонней помощи обрабатывать объёмную информацию, находить основную мысль и грамотно раскрывать её.
Вступительная часть предполагает приветствие, после которого необходимо назвать тематику, к примеру: «Образования и союзы крестьян в 30-х – 50-х гг. XIX века». В данном случае нужно изложить, что представляли собой крестьянские формирования и общины. После чего выявляется задача: «Исследование жизни крестьянских общин Российской империи вначале XIX в.». Вот что нужно выяснить для решения поставленной задачи:
- что такое крестьянские общины, в какое время они существовали;
- в каких губерниях они были наиболее распространены.
Далее следует основная часть, где сначала можно описать подробности жизни крепостных, а затем рассказать о крестьянских протестах, что послужило основной причиной неоднократных бунтов.
После этого пишете заключительную часть, в которой необходимо сделать вывод и выделить наиболее важные для тех времён проблемы, бушевавшие в обществе.
По окончании важно не забыть указать источники информации и оформить их в соответствии с требованиями ГОСТа.
Советы для выступающих перед аудиторией
Что ж, теперь вы знаете, как составить доклад. Многие сталкивались с трудностями по собору материала и проблемами с его структурированием, но, чтобы вашу работу высоко оценили, имеется несколько секретов, следуя которым у вас получиться не мини-доклад, а полноценная научная работа.
- Совет 1. Выступление не должно длиться больше 20-ти минут (это максимум). Студенту необходимо успеть рассказать подробно о теме, описать её, привести примеры и факты из жизни. Желательно уложиться в отведенное время, чтобы другие студенты тоже имели шанс зачитать свои научные труды.
- Совет 2. Необходимо запомнить терминологию, используемую в тексте. Учащемуся желательно знать и понимать значение научных слов и терминов, поскольку об этом могут спросить. Так что студенту следует заранее продумать, как он будет отвечать.
- Совет 3. Внимательно проштудируйте представленный материал, проверьте работу на грамотность, логику, речевые ошибки. Если все будет сделано правильно, у аудитории сформируется мнение о вас, как о профессионале, который не только знает о своей теме достаточно много, но ещё и хорошо дисциплинирован.
- Совет 4. Важно преодолеть боязнь публичных выступлений. Научитесь также адекватно реагировать на каверзные вопросы и любого рода критику, поскольку она не предполагает ничего личного, а является лишь объективной точкой зрения. Настройте себя на то, что слушатели относятся к докладчику с уважением и доброжелательностью.
- Совет 5. Будьте уверенны в себе, ведь это показатель того, насколько хорошо выступающий разбирается в излагаемой тематике.
- Совет 6. Не слишком спешить, но и не растягивать выступление. Заранее прорепетируйте, старайтесь, чтобы скорость чтения была приблизительно 120 словам в минуту.
- Совет 7. Подумайте, о чем у вас могут спросить по окончании выступления. Проконсультируйтесь с другими студентами вашего курса, обсудите с ними некоторые моменты. Также их советы вполне могут оказаться незаменимыми помощниками на пути к успешному выступлению.
- Совет 8. С пониманием отнеситесь к тому, что вашу тему, возможно, будут обсуждать. Ведь если аудитория начнёт говорить о вашем выступлении, значит доклад на тему, которую вы выбрали, был интересен публике.
Если все будет сделано правильно, у аудитории сформируется мнение о вас, как о профессионале, который не только знает о своей теме достаточно много, но ещё и хорошо дисциплинирован.
Также их советы вполне могут оказаться незаменимыми помощниками на пути к успешному выступлению.Заключение
Надеемся, что эта статья подскажет вам, как сделать доклад и правильно оформить его по ГОСТу. Если отнестись к работе внимательно и не упустить важных деталей при подготовке и написании всех обязательных частей доклада, то сложностей с выполнением работы не возникнет. Самое главное – придерживайтесь плана и чёткой структуры.
Другие материалы по выполнению студенческих работ:
- Как написать курсовую работу самостоятельно
- Как оформить титульный лист диплома по ГОСТу
- Оформление презентации к дипломной работе по ГОСТ
Доклад по диссертации: пример написания
Содержание
- Как писать доклад
- Структура научного доклада об основных результатах подготовленной научно квалификационной работы диссертации
- Пример доклада для кандидатской диссертации
- Образец доклада на защиту докторской
- Дополнительные рекомендации
Доклад на защиту диссертация – это концентрат многолетнего труда.
Его нужно суметь преподать так, чтобы за небольшой промежуток времени донести до членов диссертационного совета всю самую ценную информацию. Задача непростая, но выполнимая. Далее пройдемся по пунктам, соблюдение которых даст возможность быть в полной готовности к защите диссертации.
Как писать доклад
Кандидатские и докторские защиты проходят в несколько этапов, включающих несколько предзащит, на каждой из которых соискатель получает замечания и рекомендации относительно своего доклада.
Нужно быть готовым к тому, что изначальный вариант текста защиты вашего диссера может претерпеть множество изменений к моменту официального выступления. Основное правило для составления докладов по диссертациям разного уровня таково: чем выше желаемая ученая степень и серьезней труд, тем более длительным будет процесс создания конечного варианта.
Текст должен соответствовать ГОСТу, набран на компьютере и распечатан. Для претендентов на кандидатскую и докторскую степени полезным будет ознакомиться с Постановлением РФ «О порядке присуждения ученых степеней», полный текст которого можно найти здесь.
Защита диссертации пройдет более успешно, если научный доклад будет сопровождаться наглядными визуальными материалами. Для этого рекомендуется подготовить несколько слайдов (не более 15 штук) с таблицами, диаграммами и другими иллюстрациями промежуточных и конечных итогов исследования. Если по какой-то причине использование интерактивных средств визуализации во время выступления невозможно (нет компьютера, проектора и т.д.), электронные слайды можно заменить распечатанными изображениями.
Ознакомиться со статьей, как составить презентацию на защиту диссертации, можно по ссылке.
Структура научного доклада об основных результатах подготовленной научно квалификационной работы диссертации
Нужно иметь в виду, что в каждом ВУЗе могут быть индивидуальные нюансы по структуре. Традиционно диссертант на этот счет получает рекомендации от своего руководителя. Общая структура доклада такова:
- Вступление. Здесь необходимо озвучить актуальность, гипотезу, цели, задачи и объект исследования вашей диссертации.
- Методы исследования. Если методов немного, их можно включить во вступительную часть. Обязательно обоснование методов: почему именно они были выбраны для решения поставленных задач.
- Краткое описание самой процедуры исследования.
- Результаты работы. Это основная часть выступления и ключевой компонент всей работы. На освещение результатов необходимо выделить от 60 до 70% всего времени выступления. Обязательно укажите практическую ценность и научную новизну полученных результатов.
- Заключение. Коротко опишите перспективы и возможные дальнейшие направления работы в вашей области на основе полученных результатов.
Пример доклада для кандидатской диссертации
Скачать пример доклада
Защита кандидатской происходит перед диссертационным советом. Такие советы формируются ВАК (Высшей аттестационной комиссией) при крупных ВУЗах. Поэтому некоторым диссертантам нужно быть готовыми к тому, что вы будете защищаться в другом ВУЗе или даже в другом городе.
Актуальность темы и предыстория исследования сразу опускается – все это уже будет написано в отзывах оппонентов и в автореферате. Главное, на чем нужно сосредоточиться – результаты и их практическая ценность. Подготовьте ключевые обобщающие выводы (желательно не более 5 пунктов) и детально опишите каждый из них.
Согласно действующим нормативам на кандидатскую диссертацию отводится не более 20 минут.
Образец доклада на защиту докторской
Защита докторской по структуре не слишком отличается от кандидатской диссертации. Поэтому за образец можно смело брать алгоритм из предыдущего блока. Чем выше степень, на которую претендует кандидат, тем более важной становится ценность полученных результатов исследования для общества в научном и практическом аспекте.
Для докторской диссертации обязательно подготовьте визуальное сопровождение в виде слайдов с диаграммами и графиками. Следуйте алгоритму, хорошо рассчитайте время – докторантам отводится 40 минут.
Здесь вы сможете ознакомиться с примером доклада для защиты докторской диссертации
Дополнительные рекомендации
- Основной компонент успеха – спокойствие и уверенность. Вам необходимо хорошо выспаться, исключить за несколько дней до защиты употребление алкоголя и различных стимуляторов. Используйте медитацию, аффирмации, уравновешивающую музыку – все, что поможет вам обрести равновесие.
- Обязательно выучите текст наизусть! Во время освещения итогов вашего труда важно поддерживать визуальный контакт с аудиторией, вы не сможете этого делать, если будете бубнить с листа, не отрывая глаз.
- Отрепетируйте! Не менее 5 раз прочтите текст перед зеркалом или перед знакомыми, коллегами, запишите себя на диктофон и прослушайте.
- Просчитайте тайминг. Выясните, сколько точно времени у вас будет на выступление еще до того, как писать окончательный вариант. Затем возьмите секундомер и посмотрите, сколько времени уходит на каждый из пунктов, достаточно ли вы уделили внимания результатам.
- Опрятный внешний вид очень важен! То, как вы выглядите, является отражением вашего внутреннего состояния.
Вам необходимо хорошо выспаться, исключить за несколько дней до защиты употребление алкоголя и различных стимуляторов. Используйте медитацию, аффирмации, уравновешивающую музыку – все, что поможет вам обрести равновесие.Используйте все, что может помочь вам достичь успеха!
Возврат к списку
Пока нет комментариев
Советы и соглашения с образцами отчетов – Способы написания
Формальный стиль подробного письма по любой теме называется написанием отчета.
Формат и тон доклада должны быть формальными. Основное внимание при написании отчета уделяется целевой аудитории. Некоторые из лучших примеров написания отчетов включают бизнес-отчеты, отчеты о школьных мероприятиях и т. Д. Чтобы сделать его продуктивным, необходимо правильно соблюдать Советы и соглашения с образцами отчетов. Также полезен простой пример написания отчета для студентов.
(Изображение будет добавлено в ближайшее время)
Как написать отчет на английском языке?
Люди часто думают «как писать отчеты на английском языке?». Информация и факты, которые вы представляете в отчете, должны быть правильными. Было бы лучше, если бы вы не были предвзяты в своем отчете. Проверка фактов и корректура также важны перед отправкой отчета. Перед написанием отчета важно проанализировать каждый аспект. Цель написания репортажа — просветить читателей по теме, без личного мнения автора. Написание отчета на английском языке представляет собой конгломерат фактов, таблиц, данных, диаграмм и выводов из анализа.
Наконец, отчет должен быть приемлем для читателей, которым он нужен.
Кроме того, для фактического отчета вам необходимо предоставить четкие предложения. Пройдите пример написания отчета, если вам нужно. Это поможет, если вы обдумаете свою позицию и причину написания отчета. Вам нужно понять мотив читателей, в соответствии с которым вы можете определить список, с которым вы будете готовить доклады.
Советы по написанию отчетов Примеры
Вот общий формат написания отчетов.
Резюме: Вы выделяете важные моменты основного отчета.
Содержание: Оглавление отчета.
Введение: Вам необходимо описать происхождение темы и основные моменты предмета.
Основная часть отчета: основной компонент отчета.
Заключение: анализ, принятые меры, выводы и прогнозы на будущее.
Ссылки: источник всей информации, включенной в отчет.
Приложение: Краткие формы, используемые в отчете.
Общий формат написания отчета на английском языке охватывает пункты, упомянутые выше, в том же порядке.
Пример написания отчета для студентов, изучающих бизнес
Подробное описание каждого из элементов образца написания отчета приведено ниже.
Резюме
На этом этапе вы суммируете основные аспекты отчета. Приведем пример написания отчета. Отчет включает тему отчета, полученные данные, методы анализа данных, а также рекомендации и анализ, полученные на основе данных. Резюме можно сократить до одного абзаца или до пяти страниц. Объем исполнительного резюме зависит от содержания полного отчета.
Резюме — один из важных этапов написания каждого отчета.
У многих читателей нет времени читать весь отчет. Таким образом, исполнительное резюме дает читателю полное представление об отчете в обобщенной форме.
Один важный момент, который следует учитывать при написании резюме, заключается в том, что хотя оно и помещено в начале, это резюме. Вы также должны включить отдельное резюме в конце отчета.
Резюме должно включать
Цель и повестка доклада.
Проведенный анализ и полученные результаты.
Рекомендации, полученные в результате анализа. Он не должен быть больше страницы.
Оглавление
При написании отчета во второй колонке должно быть оглавление. Он описывает автора, аудиторию и цель доклада. Оглавление должно быть точным и кратким.
Введение
Введение считается началом доклада.
Это одна из основных частей написания отчета для студентов. Все темы, которые будут описаны в докладе, будут выделены во введении. Он также должен содержать справочную информацию, подтверждающую отчет.
Тело
Тело является наиболее важным компонентом в написании примера отчета. Он подробно описывает проблему, рассматриваемую в отчете, демонстрирует все собранные данные, представляет их в письменной форме, в виде диаграмм или таблиц и обсуждает их с надлежащим обоснованием. Основная часть подразделяется на различные подразделы с определенным заголовком для описания каждого из них. Заголовки и подзаголовки должны быть четкими и по существу. Основная часть должна быть направлена на то, чтобы представить читателям полную ясность. Читатели должны понять логическую последовательность действий в разделе body. Одно из основных правил написания отчета о событии — не включать в него личные мнения или предубеждения, которые могут сделать отчет скучным.
Чтобы избежать таких обстоятельств, лучше использовать указатели и перечислять данные просто и кратко.
Заключение
Заключение является кратким изложением отчета. Это похоже на исполнительное резюме, первый шаг в простых примерах написания отчета для студентов. В нем представлена интерпретация тела, а также способы улучшения бизнеса с дополнительными рекомендациями.
Список литературы
Второй последний шаг в примере написания отчета для студентов – это список литературы. Это список источников, из которых берутся данные и справочная информация. Это способ отдать должное оригинальному исследователю. Кроме того, при необходимости читатель может обращаться к оригинальным документам.
Приложение
Последней частью написания отчета является приложение. Это необязательный элемент формата отчета. Он может содержать дополнительные технические детали, не вошедшие в раздел body.
Он также может содержать список описаний кратких форм, используемых в отчете.
Отчеты и памятки — Purdue OWL®
Резюме:
Этот ресурс представляет собой обновленную версию справочника Мюриэль Харрис Форматы отчетов: модуль самообучения по навыкам письма для инженеров , написанный в 1981 году. Основными ресурсами для процесса редактирования были Техническая коммуникация Пола Андерсона: ориентированный на читателя подход (6-е изд.) и существующая презентация OWL PowerPoint, HATS: Процедура проектирования для рутинных деловых документов.
Этот ресурс содержит рекомендации по составлению отчетов о тестах и экспериментах, проведенных в различных лабораторных условиях.
В академических условиях
Краткие отчеты написаны для учителей, которые хотят оценить правильность и полноту вашей работы. Вас могут попросить включить некоторые или все эти части или другие части, не включенные сюда:
- Введение: цель, проблема и область применения
- Аппаратура: используемое оборудование и/или инструменты (Этот раздел включается только в случае необходимости, поскольку требуется нечто большее, чем обычное оборудование. )
- Процедуры: методы (подробно описываются только по запросу или в случае необычности).
- Тело: данные получены, обсуждены и оценены
- Выводы и рекомендации
)В промышленности и правительстве
Краткие отчеты написаны для читателей, которым необходимо знать результаты вашей работы, чтобы они могли принять решение. Включайте свои выводы и рекомендации только в том случае, если они специально запрашиваются. Будьте максимально кратки, желательно на одну страницу или меньше.
Краткие заметки или письменные отчеты
Рубрика:
Используйте канцелярские принадлежности с фирменным бланком компании или печатные формы со стандартными заголовками, такими как «Кому», «От», «Тема», «Дата» и другой информацией, которую компания может пожелать включить, например, ссылочные номера, имена людей, которые получают копии (cc :), и так далее. Четко и лаконично излагайте тему, а самые важные слова ставьте в начале темы в заголовке.
Вступительное заявление:
Сначала сформулируйте общую проблему, чтобы дать читателю контекст или «общую картину». Затем объясните конкретный вопрос или задачу, вытекающую из той проблемы, с которой вы будете иметь дело. Наконец, объясните, почему отчет представляется или для чего он предназначен. Этот краткий, но крайне важный обзор обычно не должен превышать двух-трех предложений.
Выводы или результаты:
Четко и лаконично представьте свои выводы любым наиболее подходящим способом (список, таблица и т. д. с адекватным пояснением). Расположите свои результаты так, чтобы те, которые наиболее важны для проекта или читателя, были помещены первыми. Представьте остальные результаты в порядке убывания важности. Поскольку ваши выводы обычно являются основной причиной написания меморандума, этот раздел может оказаться самой длинной частью отчета.
Выводы и рекомендации:
Определите и представьте наиболее важные последствия или рекомендации для действий.
Возможно, вам придется поместить этот раздел перед выводами, или вам может не понадобиться включать этот раздел вообще, если только он не будет запрошен. Политика компании обычно определяет, включен ли этот раздел.
Рекомендации по формату:
- Будьте кратки.
- Используйте заголовки и отмечайте ключевые моменты, чтобы ваши читатели могли просмотреть содержимое и быстро найти то, что им нужно.
- Если ваша цель — убедить, ставьте самые сильные аргументы на первое место.
Оценка краткого служебного отчета
При оценке короткой заметки автор должен следовать очень определенному формату, чтобы сохранить стандарт своего документа. Этот формат включает в себя вопросы, которые автор должен задать себе, различные части меморандума, заголовки, которые следует использовать, а также аргументы для добавления. Эти аспекты позволяют легко создавать короткие заметки, поскольку форматирование в конечном итоге станет второй натурой.
Ниже перечислены основные вопросы, которые каждый составитель отчета должен задать себе перед написанием отчета:
- Кто будет читать отчет?
- Что они хотят знать?
- Как должен быть структурирован отчет?
Заголовок : Перечисляет такую информацию, как «Кому», «От», «Тема», «Дата» и т.
д., а также четко и кратко указывает тему с наиболее важными словами в начале строки темы.
- Включена ли вся необходимая информация?
- Ясно и кратко ли изложена тема?
- Важные слова идут первыми?
Вступительное заявление : сначала формулирует общую проблему, затем объясняет конкретный вопрос или задачу, рассматриваемую в служебной записке, а затем объясняет, почему представляется отчет или для чего он предназначен.
- Все ли три части вводного заявления включены и четко изложены?
Находки или результаты : Представляет находки ясно и кратко, сначала наиболее важные результаты. Таблицы и другая информация, не нужная всем читателям, разумеется, прилагаются отдельно.
- Четко ли обозначены выводы или результаты и легко ли их найти на странице?
Выводы и рекомендации : Представлены важные последствия и рекомендации к действию (если и только если были запрошены выводы и рекомендации).