Правила составления сопроводительного письма: Сопроводительное письмо к резюме, правила написания и рекомендации - Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение социального обслуживания населения

Содержание

Принципы составления сопроводительного письма – Резерв Cтолица

Главная
Кадровые вопросы и ответы
Образцы документов
Сопроводительное письмо к резюме

Сопроводительное письмо – необходимый элемент начальной коммуникации с работодателем, свидетельство того, что вы хотите работать именно в данной компании. Многие менеджеры, скорее всего, вообще не будут читать полученное резюме, если оно не дополняется сопроводительным письмом. Поэтому стиль и содержание вашего первого обращения к работодателю требуют гораздо более индивидуального подхода, чем резюме. Предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут вам направить творческую энергию в нужном направлении.

1.Покажите, что много знаете о компании, в которую обращаетесь.

Прежде чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации об организации, в которую вы направите для рассмотрения свое резюме. Послание должно отражать вашу заинтересованность в работе в данной компании, поэтому следует продемонстрировать осведомленность о деятельности потенциального работодателя. Одновременно вы сможете показать, как именно готовы внести свой вклад в реализацию планов компании. Старайтесь излагать свои мысли как можно лаконичней.

2.Не пишите сопроводительное письмо, превышающее одну страницу. Помните, что работодатели рассматривают несколько (а то и много больше) соискателей и читают сотни, а может, и тысячи писем претендентов. Поэтому старайтесь излагать свои мысли как можно лаконичней.

3.Резюме и сопроводительное письмо должны иллюстрировать и дополнять друг друга. Не стоит повторять в послании содержание резюме. В то же время необходимо перед отправкой тщательным образом сверить содержание и того, и другого. Разногласия в этих двух документах производят негативное впечатление на работодателя.

4.Избегайте тяжеловесных оборотов. Внешняя простота и легкость слога подкупают работодателя, но, разумеется, только до определенной степени. В письме, впрочем как и в процессе электронной коммуникации, не стоит писать подобные фразы: «Привет, вот это мое резюме. Всего доброго и до скорой встречи». При составлении документов следует придерживаться делового стиля общения.

5.Сопроводительное письмо не должно представлять собой шараду. В его тексте недопустимы сокращения и условные обозначения.

6.Выделитесь из толпы. Для успешного трудоустройства создание имиджа интересного и оригинального человека может означать не так мало, как кажется на первый взгляд. Конечно, отсюда не следует, что надо рассказывать о своих любимых книгах, фильмах или рок-группах. Постарайтесь, не покидая профессионального контекста, ввести в текст одну-две фразы, которые в глазах работодателя сделают вас «особенным», «не таким, как все».

К примеру, претендуя на позицию менеджера интернет-проекта, заметьте, что вы в свободное время создали русский веб-сайт поклонников такой-то известной группы или режиссера.

7.Избегайте дешевой креативности. Сопроводительное письмо не должно содержать никаких эпиграфов, стихов, загадок и прочей «культурки». Приберегите все это для возможного собеседования.

8.Хвалитесь неочевидным. Все основные факты вашей биографии уже отражены в резюме. Однако случайно услышанное выступление на конференции, прочитанная книга или какой-то давний проект, имеющий прямое отношение к потребностям компании, могут иметь бóльшую значимость, чем ссылки на годы недавнего, но не слишком интересного профессионального опыта. Поэтому в некоторых случаях есть смысл рискнуть и пойти против общих ожиданий, постаравшись превратить свои кажущиеся недостатки в достоинства. Так, один чрезвычайно успешный американский топ-менеджер всегда упоминает в сопроводительном письме о своем возрасте (ему 52 года).

С одной стороны, это, вроде бы, может негативно сказаться на его шансах получить работу. А с другой – характеризует его как бесстрашного человека, не боящегося говорить о своих мнимых недостатках. Разумеется, каждому предстоит самому решать, когда риск уместен, а когда нет. Но в некоторых случаях откровенные заявления могут вызвать дополнительный интерес работодателя к вашей кандидатуре.

Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Сопроводительное

Уже давно прошли романтичные времена почтовых голубей. Однако письма совсем не утратили своей значимости – это практичный и рациональный инструмент для передачи информации.

Эта статья расскажет вам об основных видах сопроводительных писем, об их роли в корреспонденции и формате, который необходимо соблюдать. Сопроводительное письмо обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.

Скрыть содержание
Цель послания
Какие существуют виды?
Прежде всего, сопроводительное письмо нужно не получателю, а отправителю. Цели у такого вида послания бывают разными, ведь суть сопроводительного письма напрямую зависит от результата, которого планируется достичь благодаря его отправке.
В этом послании разъясняется смысл отправления каких-либо документов и их список, такой формат отлично подойдет для сопровождения бумаг, к которым критически важно дать описание и инструкцию. Все подробности о составлении сопроводительного письма с описью предоставляемых документов вы найдете в другом материале.
Отправляется кандидатом на должность после переговоров, если его желание сотрудничать с работодателем угасло. В нем кратко указывается причина отказа и небольшой комментарий по этому поводу. И, само собой, благодарность за потраченное время.
Короткий документ, в котором соискатель просит отправить список рабочих мест, на которые можно претендовать согласно своему резюме. В основном подобные письма составляются кандидатами без существенного опыта работы и на низкие позиции.
Стиль.
Придерживайтесь правил хорошего тона и этикета. Не забывайте, что вы ведете диалог с живым читателем, ответ которого в последствии окажет влияние на вашу дальнейшую судьбу. Проявите, пожалуйста, уважение и почтение к собеседнику.
Логичность.
Разделите ваше письмо на смысловые блоки, оно должно без особых сложностей читаться по диагонали, именно так и поступает большинство профессиональных сотрудников зачастую, если обладают навыком скорочтения.
Подробное изложение сути дела.
Излагайте суть дела так, чтобы все было предельно ясно и понятно.
Если вы нуждаетесь в обратной реакции на это письмо к конкретному сроку, то это необходимо непременно упомянуть в нем, дабы миновать будущие сложности, которые могут возникнуть из-за подобной оплошности.
В самом начале, в соответствии с требованиями правильного оформления деловой почты, нужно указать адресата: название организации, должность получателя, его имя.
Пример:
Заместителю генерального директора ООО «Москамин» Денису Алексеевичу Ханжину.
Далее уже указываем те документы, что были направлены.
Прописывается для удобства восприятия информация список с их наименованиями, их номера и даты, а также пояснения по ним: какую функцию выполняет каждая бумага и что с ними делать.
Дополнить основной блок текста можно просьбой либо пожеланием, причем необходимо саму просьбу сформулировать предельно сжато и конкретно.
Пример:
Направляю вам окончательно заверенный договор с печатью № 2014-05-01 от пятого января 2014 года. Вместе с тем отсылаю протокол разногласий, который я прошу подписать и скрепить печатью; пожалуйста, отправьте мне его в течение 3 дней.
Направляю вам окончательно заверенный договор с печатью № 2014-05-01 от пятого января 2014 года. Вместе с тем отсылаю протокол разногласий, который я прошу подписать и скрепить печатью; пожалуйста, отправьте мне его в течение 3 дней.
Сразу начинаем повествовать о том, почему нас интересует сотрудничество именно с этой компанией.
Пример: Вы славитесь как успешное в сфере инноваций сообщество, в котором работают исключительно специалисты своего дела с грандиозными целями! Это не может не приводить меня к восхищению и не вызывать желания посотрудничать с таким коллективом.
Рассказываем о желаемой должности в нескольких словах, аргументируем свою позицию, показываем мотивацию.
Пример: Спектр предоставляемых задач, условия труда и новые пути для саморазвития в вакансии разработчика мобильных приложений разжигают во мне неподдельный интерес и вдохновение!
Вкратце рассказываем о себе как о личности, об опыте работы и об успешных проектах.
Пример: Я занимаюсь своим делом в течение длительного времени, и это действительно то, что я могу делать с полной самоотдачей и со 100% результатом.
Пожалуй, нет никакого смысла расписывать все мои навыки, просто взгляните на те продукты, что я создал.
Контактные данные и информация о том: когда и в каком формате вы готовы пройти собеседование.
Пример: Собеседование я готов пройти в любой удобный для вас день, кроме среды и пятницы.
С нетерпением жду вашего звонка по телефону: +79483600875
Вы славитесь как успешное в сфере инноваций сообщество, в котором работают исключительно специалисты своего дела с грандиозными целями! Это не может не приводить меня к восхищению и не вызывать желания посотрудничать с таким коллективом.
Слишком громоздкий текст, читать который нет никакого желания.
При оформлении письма многие идут по неверному пути, ошибочно полагая, что чем больше указано всевозможной информации, тем лучше. Ориентироваться стоит на половину листа альбомного формата. Будьте кратки и лаконичны. Ошибки могут привести к тому, что ваше резюме очень быстро отправится в мусорную корзину, и никто даже не будет размышлять над вашими профессиональными навыками и достижениями. Кроме описанных ошибок в резюме существует множество других.
Использование заурядностей.
В действительности «в стопке» может оказаться множество иных писем, которые были составлены по скачанному из интернета образцу. Предпочтение в таком случае работодатель отдаст, конечно, же пестрому и яркому предложению о сотрудничестве.
Наличие в тексте аббревиатур и сокращений.
Абсолютно в каждом слове должна чувствоваться смысловая нагрузка, лексика должна быть проста и понятна даже человеку далекому от той трудовой деятельности, которой вы промышляете.
Грамматические ошибки.
Деловой этикет не допускает подобных оплошностей. Если вы желаете продолжать в дальнейшем сотрудничать с адресатом в правильном ключе, то лучше всего перед отправкой сделать вычитку текста на ошибки.
Все, что нужно знать о том, как правильно написать сопроводительное письмо, вы найдете на страницах нашего портала. Мы расскажем, как составить данный документ к коммерческому предложению, разным актам, в ФСС, ПФР, к декларации и в различные компании. А в случае передачи данного документа в электронном формате, в составлении и отправке есть свои нюансы. Об этом вы также узнаете у нас на сайте.
Какую бы цель вы не преследовали, отправляя сопроводительное письмо, не забывайте о том, что вы пишите живому человеку с собственными мыслями, взглядами и проблемами. Поэтому постарайтесь следовать общим правилам этики, особо не загружать свой текст излишними уточнениями и деталями, а также громоздкими предложениями.

Джон Мур / Getty Images
Раньше все ваше сопроводительное письмо было о вас. Но все изменилось.
Современное сопроводительное письмо должно быть сосредоточено в первую очередь на компании, которой оно адресовано, считают специалисты по карьере. Прошли те времена, когда вы могли потратить несколько абзацев на описание собственных достижений. Сегодня вам также необходимо продемонстрировать неподдельный интерес к компании и доказать, что вы знаете, как ей помочь.

«Люди должны сосредоточить свои сопроводительные письма на компании, в которую они обращаются, а не на себе», — говорит Дэн Шаубел, автор бестселлера «Продвигай себя» и управляющий партнер консалтинговой компании Millennial Branding. «Покажите, как вы можете изменить ситуацию для этой компании».
Легче сказать, чем сделать, особенно если вы пытаетесь выделиться среди десятков или сотен других претендентов. Ниже эксперты по карьере оценивают новые основные принципы написания успешного сопроводительного письма.

1. Пусть ваше письмо будет достаточно коротким, чтобы кто-то мог прочитать его за 10 секунд.
Три абзаца — идеальная длина, считает Вики Салеми, эксперт по вопросам карьеры и автор книги «Большая карьера в большом городе». Используйте первый абзац в качестве вступления, второй — для сути, а третий — для завершения. Салеми добавляет, что менеджер по найму, впервые прочитавший ваше письмо, вероятно, потратит на это 10 секунд или меньше. Они хотят прочитать что-то краткое.
2. Заинтересуйте читателя первым предложением.
«Я с большим интересом пишу, чтобы подать заявку на должность…» — отличная первая строка, если вы хотите потерять интерес читателя. Это ужасно скучно. Если вы подали заявку на вакансию онлайн, менеджер по найму уже знает, что это за должность и что вы пишете, чтобы подать заявку. Вместо этого попробуйте сделать профессиональное, но смелое заявление, которое привлечет внимание читателя. Салеми предлагает начать с подачи, например: «Ищете гуру динамического маркетинга? Не ищите дальше. Вот я».
3. Выберите два или три навыка из описания работы и покажите, что они у вас есть.

Внимательно прочитайте описание вакансии и определите два или три главных качества, которые компания хочет от кандидата, говорит Салеми. Затем используйте свое сопроводительное письмо, чтобы продемонстрировать, что у вас есть эти навыки, приведя примеры того, когда и как вы использовали их в прошлом. Покажите, что вы готовы изменить ситуацию с первого дня.
4. Используйте цифры и статистику для подтверждения своих требований.
Хорошо, что у вас есть опыт работы в социальных сетях. Но гораздо лучше сказать, что вы провели успешную кампанию в социальных сетях, которая привлекла 3,2 миллиона подписчиков и увеличила доход на 3%. Цель, говорит Шаубель, состоит в том, чтобы представить себя проверенным человеком, добивающимся результатов, и показать, что вы можете повторить свои прошлые успехи в новой компании.

4. Не перефразируйте свое резюме в форме абзаца.
Сопроводительное письмо предназначено для демонстрации вашего интереса к компании и ваших лучших качеств для этой должности. Это не означает, что ему нужен подробный список каждой вашей работы и достижения. Конечно, если вы выиграли исключительную награду или реализовали потрясающий проект, обязательно укажите это в письме. Вы также должны обсудить предыдущую работу, которая конкретно связана с навыками и опытом, которые ищет менеджер по найму. Но, как правило, если это не прыгает со страницы, оставьте это.

5. Направьте свое сопроводительное письмо непосредственно менеджеру по найму или рекрутеру.
Ничто так не говорит: «Меня не волнует ваша компания», как вступление к «Кому это может быть важно». Возможно, это было нормально до появления современных технологий, но сегодня обычно требуется всего лишь поиск в Google или телефонный звонок, чтобы выяснить имя менеджера по найму. Адресация вашего письма правильному человеку (и правильное написание его имени!) автоматически вызовет расположение читателя и покажет, что вы потратили некоторое время на изучение компании и должности.
6. Подберите свой тон для корпоративной культуры.

Возможно, вы подаете заявку в компанию из списка Fortune 500, стартап или что-то среднее. Нет двух одинаковых компаний не только в миссии, но и в культуре. По словам Шаубеля, важной частью адаптации сопроводительного письма к компании является правильный тон. Если вы знаете, что место, куда вы подаете заявление, отличается непринужденной атмосферой, то ваше письмо может отразить это с помощью содержательных предложений и забавных анекдотов, демонстрирующих беззаботную сторону вашей личности. С другой стороны, если кажется, что в компании существует формальная культура, вероятно, лучше использовать традиционные фразы, такие как «Уважаемый господин/госпожа». и прямолинейная проза.
7. Внимательно проверьте и подумайте о том, чтобы получить вторую пару глаз.
Вы абсолютно не хотите, чтобы вас запомнили как человека, отправившего небрежное сопроводительное письмо. Итак, доказательство, доказательство и еще раз доказательство или попросите друга взглянуть на ваш документ свежим взглядом. По словам Салеми, опечатка, грамматическая ошибка, орфографическая ошибка или другая ошибка могут «соскочить со страницы», и это самый простой способ позволить менеджеру по найму выбросить ваше заявление прямо со своего стола в мусорное ведро. Не давайте им шанс.

Каковы ваши самые насущные проблемы или проблемы на рабочем месте? Какие вопросы у вас есть о том, как продвинуться в своей карьере сегодня? Пишите команде Business Insider Careers по адресу [email protected], и мы найдем ответы.
5 правил, как сделать сопроводительное письмо простым и эффективным
Категории
Рабочее место
Проблема с сопроводительными письмами заключается в том, что они должны быть краткими и никогда не должны быть длиннее одной страницы. Работодатели — это занятые профессионалы, у которых есть 10-20 секунд, чтобы просмотреть ваше сопроводительное письмо, поэтому важно изложить свое дело четко и по делу.

Как втиснуть много информации в маленькое пространство

Это не так сложно, как кажется. Чем меньше, тем лучше, когда дело доходит до создания сопроводительного письма, которое попадает в цель. Это простой вопрос — сосредоточить свое время и внимание на самом важном, в основном на вещах, которые больше всего интересуют работодателя. Вот 5 способов, как вы можете это сделать.

1. Три абзаца

Начните с создания трех абзацев на одной странице. В первом расскажите читателю, на какую работу вы претендуете и почему. Во втором вы перечисляете свои навыки и опыт. А в третьем абзаце четко и прямо попросите о возможности интервью для дальнейшего обсуждения.

2. Будьте лаконичны

Убедитесь, что вы ограничиваете каждый абзац тремя или четырьмя хорошо написанными предложениями, вырезая все лишнее и ненужное. Это могут быть самые важные предложения, которые вы пишете в своей карьере, поэтому не торопитесь, чтобы убедиться, что они убедительны и вдохновят читателя захотеть увидеть ваше резюме и даже позвонить вам на собеседование сегодня.

3. Макет

Оставьте широкие поля, чтобы было много пустого пространства, и не забудьте удвоить расстояние между абзацами. Это сделает сопроводительное письмо более приятным для глаз и расслабит читателя.

4. Облегчение чтения

Помогите читателю сразу понять, что вы хотите сказать, используя цифры или маркеры. Вы хотите, чтобы читатель мог получить двухсекундный снимок сопроводительного письма, как это делает большинство людей, прежде чем он прочитает его.

5. Проверьте и еще раз проверьте

Прочитайте текст, чтобы выявить орфографические и грамматические ошибки, затем распечатайте его для окончательного редактирования. Когда вы решите, что он выглядит хорошо, отправьте его друзьям и семье и дайте им пройтись по нему гребешком с мелкими зубьями.

Готово!

А теперь представьте, что почувствует работодатель, когда откроет ваше новое сопроводительное письмо. Надеюсь, они найдут простое, четко сформулированное письмо, содержащее только необходимую информацию и с призывом к действию — записать вас на собеседование.

Заключение

Правило простоты в значительной степени применимо к сопроводительным письмам. Поскольку работодатели завалены заявлениями, они оценят краткое и эффективное письмо, подобное вашему. Следующим шагом будет сделать ваше резюме кратким и привлекательным, чтобы оно соответствовало вашему новому резкому сопроводительному письму.

Подробнее о сопроводительных письмах см. в разделе Первые впечатления: 6 ошибок, которых следует избегать в сопроводительном письме!
Проблема с сопроводительными письмами заключается в том, что они должны быть краткими и никогда не должны быть длиннее одной страницы. Работодатели — это занятые профессионалы, у которых есть 10-20 секунд, чтобы просмотреть ваше сопроводительное письмо, поэтому важно изложить свое дело четко и по делу.
Как втиснуть много информации в маленькое пространство:
Это не так сложно, как кажется. Чем меньше, тем лучше, когда дело доходит до создания сопроводительного письма, которое попадает в цель. Это простой вопрос — сосредоточить свое время и внимание на самом важном, в основном на вещах, которые больше всего интересуют работодателя. Вот 5 способов, как вы можете это сделать.
1. Три абзаца
Начните с создания трех абзацев на одной странице. В первом расскажите читателю, на какую работу вы претендуете и почему. Во втором вы перечисляете свои навыки и опыт. А в третьем абзаце четко и прямо попросите о возможности интервью для дальнейшего обсуждения.
2. Будьте лаконичны
Убедитесь, что вы ограничиваете каждый абзац тремя или четырьмя хорошо написанными предложениями, вырезая все ненужное и несущественное. Это могут быть самые важные предложения, которые вы пишете в своей карьере, поэтому не торопитесь, чтобы убедиться, что они убедительны и вдохновят читателя захотеть увидеть ваше резюме и даже позвонить вам на собеседование сегодня.
3. Макет
Оставляйте широкие поля, чтобы было много пустого пространства, и не забудьте удвоить расстояние между абзацами. Это сделает сопроводительное письмо более приятным для глаз и расслабит читателя.
4. Облегчение чтения
Помогите читателю сразу понять, что вы хотите сказать, используя цифры или маркеры. Вы хотите, чтобы читатель мог получить двухсекундный снимок сопроводительного письма, как это делает большинство людей, прежде чем он прочитает его.
5. Проверить и еще раз проверить
Проверьте текст, чтобы найти орфографические и грамматические ошибки, затем распечатайте его для окончательного редактирования. Когда вы решите, что он выглядит хорошо, отправьте его друзьям и семье и дайте им пройтись по нему гребешком с мелкими зубьями.
Готово!
А теперь представьте, что почувствует работодатель, когда откроет ваше новое сопроводительное письмо. Надеюсь, они найдут простое, четко сформулированное письмо, содержащее только необходимую информацию и с призывом к действию — записать вас на собеседование.
Заключение
Правило простоты в значительной степени применимо к сопроводительным письмам.

Принципы составления сопроводительного письма – Резерв Cтолица

Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Сопроводительное

Цель послания

Какие существуют виды?

Благодарность

Опись

Отказ

Подтверждение

Приложение

Запрос

Что должен содержать текст?

К резюме

К документам

Основные правила написания

К резюме

К документам

Разбор грамотного оформления

К документам

К резюме

Ошибки при составлении

К резюме

К документам

Способы отправки

Заключение

Новые правила современного сопроводительного письма

Оставить комментарий Отменить ответ