Придание юридической силы электронным документам: Юридическая сила электронного документа | Электронный документооборот — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Содержание

Юридическая сила электронного документа | Электронный документооборот — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ  «О бухгалтерском учете» от 06. 12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России  N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.  

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

  • соответствие формату, утвержденному государством,
  • передача документов в соответствии с регламентом,
  • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.   

  1. Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.

     

  2. Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

  1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
  2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
  3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
  4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, Adobe Acrobat и другими).
  5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
  6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).  

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.

Заказать

Быстрее, значительнее, сильнее! Или юридическая значимость электронных документов

01 декабря 2016

Информационные технологии и электронные документы прочно укрепились в нашей с вами повседневной жизни. Иногда мы и не подозреваем, насколько большой объем информации получаем и передаем посредством именно такого взаимодействия.

Говоря об электронных документах, не стоит забывать, что в общем контексте к ним можно отнести любую информацию, любой контент, созданный человеком или полученный при общении и взаимодействии с людьми или системами (стоит обратиться к понятиям «электронное сообщение» и «электронный документ», закрепленным в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Однако чем больше электронные документы проникают в нашу повседневную жизнь, тем сильнее мы зависим от них. Сегодня большой объем важной и значимой информации хранится в электронной форме, поэтому к словам классика можно сделать оговорку с учетом новых технологий. Другими словами, только ли куском бумаги можно умертвить современного человека? В настоящей статье мы поговорим о юридической значимости электронных документов.

Понятия юридической значимости и юридической силы документа

Аббревиатура ЮЗЭД (юридически значимый электронный документ) довольно часто употребляется в статьях и докладах об электронном документообороте.

Чем отличается документ, обладающий юридической значимостью? Для этого нам необходимо определить, что такое юридическая значимость документа. Нужное определение дается в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Юридическая значимость документа — свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая значимость тесно связана с понятием юридической силы документа, однако необходимо их отличать (об этом мы уже рассказывали в статье «Бумага или двоичный код: испытание на прочность»).

Этим же упомянутым выше стандартом определено понятие юридической силы документа.

Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Как видим, в этом определении речь идет уже не о простом документе, а об официальном. Снова обратимся к стандарту ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Таким образом, для того, чтобы документ обладал юридической силой, он должен быть официальным и юридически значимым.

Все это в полной мере относится и к электронным документам с той оговоркой, что для придания им юридической силы нужно учесть специфику их формы.

Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила документа обеспечивается путем соблюдения ряда правил:

1. Документ оформляется согласно установленному порядку.
2. Содержание документа не противоречит законодательству РФ.
3. Документ подписывается уполномоченным на это лицом.

В случае с электронными документами появляется еще один пункт:

4. Работа с такими документами должна соответствовать установленным законодательством РФ регламентам (актуально для счетов-фактур).

Например, законодательство РФ позволяет нам заключать договоры в электронной форме и подписывать их электронной подписью (далее — ЭП), но с оговоркой на учет при этом требований законодательства в области применения ЭП. Поэтому электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной ЭП, не будет обладать юридической силой в случае несоблюдения требований Федерального закона «Об электронной подписи».

Еще один пример можно привести, напомнив о порядке обмена счетами-фактурами в электронной форме. Такой счет-фактура будет обладать юридической силой, то есть породит право налогоплательщика на вычет по НДС только в случае соблюдения требований Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 года № 174н. В противном случае налогоплательщик не сможет воспользоваться своим правом, так как не будет порождающего его документа.

Отметим, что сам по себе оператор электронного документооборота в этом случае не столько обеспечивает юридическую значимость документа, сколько выступает одной из обязательных составляющих для ее обеспечения.

Такое вряд ли возможно с бумажными документами, именно поэтому, работая с электронными, необходимо учитывать их специфику и быть внимательными при соблюдении требований закона в этой сфере.

Также нужно отметить, что ряд документов просто нельзя перевести в электронную форму. И хотя законодатель это не запрещает, а иногда даже прямо разрешает, сделать этого нельзя по косвенным причинам (невозможность дальнейшей работы с такими документами, отсутствие регламентации по их хранению и т.д.).

К примеру, кадровые документы. Большая их часть относится к документам длительного и даже постоянного хранения (например, личные дела и карточки хранятся 75 лет). Во-первых, для обеспечения юридической значимости таких документов в электронной форме на протяжении всего срока хранения нужно соблюдать ряд технических условий; во-вторых, документы, требующие неоднократного подписания со стороны, например, работника, удобнее вести на бумаге.

Проблематика

Организации важно обеспечить юридическую силу и «внутренних», и «внешних» электронных документов. В случае возникновения разногласий, спорных ситуаций или судебного разбирательства доказать свою правоту можно лишь с помощью ЮЗЭД (это справедливо для любых электронных документов, а не только для документов субъектов предпринимательской деятельности).

Однако зачастую одним из основных останавливающих факторов в переходе на электронный документооборот для организации становится страх непринятия и подозрительного отношения к таким документам со стороны госорганов и контрагентов.

Более того, именно государство зачастую и выступает инициатором перехода (иногда даже обязательного — как в случае со сдачей налоговой отчетности) на электронный документооборот (например, последние поправки процессуального законодательства. Хотя, как правило, законодатель не бывает озабочен детальным регламентированием работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла (от создания до уничтожения), чем порождает множество вопросов и опасений. В любом случае электронные документы — это наша с вами действительность, и с ней необходимо не только смириться, но и использовать во благо.

Изначально кажется, что требований к электронным документам больше и соблюдать их сложнее, нежели работать «на бумаге», но уже в самом начале использования электронного документооборота становится понятно, что это просто дело привычки.

Автор: Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs

Источник: Synerdocs

Подписаться

28 ноября 2016

Варианты формирования плана закупок по 223-ФЗ

Результатом планирования закупок по 223-ФЗ является сформированный по регламентированной форме и вовремя размещенный в единой информационной системе (ЕИС) план закупок. Но закон не регулирует, как вы его сформируете, поэтому заказчики сами определяют порядок процесса планирования и фиксируют его в Положении о закупке, разработанном на предприятии.

Электронные подписи

: не так быстро

17 декабря 2019 г.
Очки практики

Практики должны знать о применимых законах и недостатках использования этой технологии для подписания документов и соглашений.

Эндрю Дж. Эннис и Кэтрин А. Грин
Делиться:

В современном цифровом мире средний человек не задумывается об использовании электронных подписей. Но практикующие должны быть более осторожными.

За последние 20 лет использование электронной подписи росло. Благодаря своему удобству они теперь ежедневно используются в бесчисленных контрактах и ​​соглашениях. Однако специалисты-практики должны учитывать применимые законодательные акты и практические недостатки использования электронных подписей. (Есть три основных закона, регулирующих электронные подписи: (1) Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле от 2000 г.; (2) Закон об унифицированных электронных транзакциях от 1999 г. и (3) Закон об интегрированном цифровом опыте XXI века. )

Судебные споры

Электронные подписи создают уникальные проблемы в судебных разбирательствах. Например, электронной подписи легче отрицать, что он действительно подписал документ. И может быть трудно определить, как заложить надлежащую основу для электронной подписи.

Электронные подписи также позволяют юридическим лицам утверждать, что лицо, подписавшее документ, не имело полномочий налагать обязательства на юридическое лицо. Например, в апреле 2018 года Апелляционный суд Северной Каролины подтвердил упрощенное решение в отношении Bank of America, частично основанное на записях DocuSign. IO Moonwalkers, Inc. против Banc of America Merchant Services, 814 S.E.2d 583 (приложение Северной Каролины, 2018 г.) . Хотя суд поддержал договор, подписанный электронной подписью, он сделал это на основе теории ратификации, подчеркнув риск того, что в случае оспариваемой электронной подписи стороне, стремящейся обеспечить соблюдение подписи, могут потребоваться дополнительные доказательства, помимо простого цифрового следа.

Banc of America Merchant Services (BAMS) предоставил услуги по обработке кредитных карт компании IO Moonwalkers (компании, которая продает скутеры на воздушной подушке). Между сторонами возник спор по поводу возвратных платежей за мошеннические покупки, и Moonwalkers заявили, что никогда не подписывали контракт с BAMS в электронном виде. Однако в своем ходатайстве об упрощенном рассмотрении BAMS представила записи DocuSign, показывающие дату и время, когда кто-то, использующий электронную почту компании Moonwalkers, просмотрел контракт, подписал контракт, а затем просмотрел окончательную, полностью выполненную версию. Moonwalkers не оспаривали записи, но утверждали, что подписавший не имел на это полномочий.

К счастью для BAMS, суд первой инстанции постановил, а апелляционный суд согласился, что улики подтвердили, что Moonwalkers ратифицировали контракт. Суд первой инстанции отметил, что «электронный след, созданный DocuSign, предоставляет информацию, которая не была бы доступна до эпохи цифровых технологий, — возможность удаленного мониторинга, когда другие стороны контракта действительно просматривают ее».

Но суд не постановил, что эти записи сами по себе устанавливали, что уполномоченный представитель Moonwalkers подписал контракт и связал Moonwalkers. Вместо этого суд постановил, что записи DocuSign подтверждают, что Moonwalkers ознакомились с условиями контракта и были в курсе. Это, в сочетании с другими действиями Moonwalkers по соблюдению условий контракта и ответам на запросы BAMS о предоставлении информации или материалов, необходимых по контракту, привело к тому, что суд постановил, что Moonwalker ратифицировала контракт. Записи DocuSign были важным доказательством, но сами по себе не устанавливали законность или обязывающий характер контракта.

Практикам необходимо сопоставить удобство электронных подписей с этими потенциальными проблемами, особенно при крупных транзакциях, которые могут закончиться судебным разбирательством.

Файлы

Практикам также необходимо ознакомиться с местными правилами использования электронных подписей, чтобы избежать потенциальных санкций. В декабре 2016 года судья по делам о банкротстве Восточного округа Калифорнии наложил санкции на юриста по делам о банкротстве за разрешение клиенту-должнику использовать DocuSign для подписания документов, требующих оригинальной подписи. In re Mayfield, 2016 WL 3958982, № 16-22134-D-7 (ED Cal. 15 июля 2016 г.) . Там арбитражный управляющий представил различные документы, которые должник подписал с помощью DocuSign. Доверительный управляющий США утверждал, что DocuSign не является оригинальной («мокрой») подписью, как того требует применимое законодательство о банкротстве и местные правила. Суд выразил обеспокоенность тем, что электронную подпись может быть легче подделать или поставить кто-либо, кроме должника, что может привести к потенциальным спорам о действительности важных документов по делу: «Существенным моментом является то, что собственноручную подпись человека труднее подделать. чем любая форма электронной подписи, генерируемой программным обеспечением, а наличие подделки легче обнаружить и доказать» Идентификатор . в *2.

Еда на вынос

Хотя закон не совсем ясен, специалистам-практикам следует рассмотреть возможность реализации следующего:

  • Перед подачей документов с использованием электронной подписи ознакомьтесь со всеми применимыми судебными правилами.
  • В случае возникновения споров будьте готовы подтвердить свои собственные электронные подписи письменными показаниями или иным образом для обеспечения соблюдения контрактов.
  • Рассмотрите возможность включения формулировок в контракты или документы по сделке, чтобы повысить достоверность документов с электронной подписью.
  • Помните о потенциальных аргументах против принудительного исполнения — возможно, предпримите дополнительный шаг, требуя «мокрых» подписей в определенных ситуациях.

Эндрю Дж. Эннис и Кэтрин А. Грин работают с Полсинелли, штат Миссури, в Канзас-Сити, штат Миссури.

Организация:
  • Судебные разбирательства
Тема:
  • Судебные разбирательства
  • Бизнес и Корпоративный
  • Кибербезопасность
  • Технологии
Материал во всех публикациях ABA защищен авторским правом и может быть перепечатан только с разрешения.
Запросить повторную печать разрешение здесь.

Copyright © 2019, Американская ассоциация юристов. Все права защищены. Эту информацию или любую ее часть нельзя копировать или распространять в любой форме и любыми средствами, загружать или хранить в электронной базе данных или поисковой системе без письменного согласия Американской ассоциации юристов. Мнения, выраженные в этой статье, принадлежат автору (авторам) и не обязательно отражают позицию или политику Американской ассоциации юристов, Судебной секции, этого комитета или работодателя (работодателей) автора (авторов).

Закон UETA и ESIGN: Электронная подпись США

Закон UETA и ESIGN

Закон США об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и Единый закон об электронных транзакциях (UETA) содержат четыре основных требования к электронной подписи. подпись должна быть признана действительной в соответствии с законодательством США. Эти требования таковы:

  • Намерение подписать . Электронные подписи, как и традиционные подписи влажными чернилами, действительны только в том случае, если каждая сторона намерена подписать.
  • Согласие на ведение бизнеса в электронном виде — Стороны сделки должны дать согласие на ведение бизнеса в электронном виде. Установить, что бизнес дал согласие, можно путем анализа обстоятельств взаимодействия, но потребители требуют особых соображений. Электронные записи могут использоваться в сделках с потребителями только в том случае, если потребитель:
    • Раскрытие информации о согласии потребителей UETA
    • Подтверждено согласие на использование электронных записей для транзакции
    • Не отозвал такое согласие
  • Связь подписи с записью . Чтобы квалифицироваться как электронная подпись в соответствии с Законом о ESIGN и UETA, система, используемая для регистрации транзакции, должна хранить связанную запись, отражающую процесс, с помощью которого подпись была создана или сгенерирована. текстовое или графическое заявление (которое добавляется к подписанному документу), подтверждающее, что оно было выполнено с помощью электронной подписи.
  • Хранение записей . Законы США об электронных подписях и электронных транзакциях требуют, чтобы записи электронных подписей могли сохраняться и точно воспроизводиться для справки всеми сторонами или лицами, имеющими право на сохранение договора или записи.

Решения DocuSign превосходят эти требования, и на них распространяется гарантия соответствия Закону ESIGN.

Нормативные акты США в области медико-биологических наук (21 CFR, часть II)

В зависимости от вашего варианта использования или отрасли федеральные нормы и правила штата могут налагать дополнительные требования, помимо общих законов США, в отношении электронных подписей и цифровых транзакций. Например, в 21 CFR, часть 11 («Часть 11») изложены требования к электронным записям и электронным подписям, которые должны быть приняты FDA. Среди прочего, Часть 11 требует, чтобы электронные записи:

  • Пройти валидацию для обеспечения точности, надежности, последовательной предполагаемой производительности и способности различать действительные или измененные записи
  • Иметь возможность создавать точные и полные копии записей как в удобочитаемой, так и в электронной форме, подходящей для проверки, просмотра и копирования FDA
  • Убедитесь, что записи защищены
  • Ограничить доступ авторизованным лицам
  • Используйте безопасные, созданные компьютером журналы аудита с отметками времени для независимой записи даты и времени записей и действий оператора, которые создают, изменяют или удаляют электронные записи

Продукт DocuSign, который лучше всего подходит для вас, поможет вам соответствовать отраслевым нормам. Узнайте больше о DocuSign и 21 CFR Part 11.

История закона об электронной подписи в США

Закон ESIGN — это федеральный закон, принятый в 2000 году. пользоваться электронными документами и подписывать их электронным способом.

UETA, предшественник закона ESIGN, был введен в 1999 и был принят 47 штатами США, а также округом Колумбия и Виргинскими островами США. Среди прочего, UETA предусматривает, что, когда закон требует либо письменной формы, либо подписи, электронная запись или электронная подпись могут удовлетворить это требование, если стороны сделки согласились действовать в электронной форме.

UETA и Закон ESIGN укрепили правовую среду для использования электронных записей и электронных подписей в торговле, подтвердив, что электронные записи и подписи имеют такой же вес и такую ​​же юридическую силу, как и традиционные бумажные документы и подписи, сделанные мокрыми чернилами.* Оба закона предоставить следующее:

  • Ни один договор, подпись или запись не могут быть лишены юридической силы только потому, что они представлены в электронной форме
  • Договору, относящемуся к сделке, не может быть отказано в юридической силе только потому, что при его заключении использовалась электронная подпись или запись

* Закон об электронных подписях в большинстве стран определяет определенные типы документов или категории документов, для которых электронные подписи не подходят.

Оставить комментарий