Пример заполнения сопроводительного письма: Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Внимание!

Пример документа можно изучить в конце статьи! Список примеров опубликован по приведенной ссылке.

1. Цель составления

Сопроводительное  письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

• кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т. д.;
• определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
• указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
• при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
• довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один.  Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и  оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Исключение

Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение. Но структура, опять же будет одинаковой.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить  ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

• верхнюю часть с реквизитами организации;
• поле с исходящим номером и датой;
• блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
• поле для текста письма и приложений;
• контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании

»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______                                         Данные о получателе______________________________

(название организации,  адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

 

Тема____________________________________________________

Уважаемый(-ая)_______________________________!

Основной текст

Приложения:

1. Документ 1.
2. Документ 2.
3. Документ 3.

 

С уважением,
Должность______________________  Подпись ___________________  ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4.

Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма,  выделяется 4части:

• тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
• обращение к получателю;
• основная часть;
• перечень приложений;

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

1. Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставление статистических данных.
4. О разработке проекта строительства объекта «N»

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя:  ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

 

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

1. Направляем пакет документов в соответствии с требованием № . . от…
2. Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
3. Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

• информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
• действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
• сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

• наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
• чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые  получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

1. Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать  сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

• некорректность содержания;
• стиль и форма подачи информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

Вывод: хотим достичь цели –  используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма. Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г.                                                                                              ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

д.7, офис403

Коммерческому директору

«ООО Росток» Степанову И.А.

 

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

Приложения:

1. Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.
2. Приложение №1 к договору №32 от 22. 11.1018г., на 1 л. в 2 экз.

 

С уважением,

Коммерческий директор  ООО «Край»                   Иванов                       Иванов М.А.

 

Исполнитель:

Секретарь департамента продаж

Светлова Т.А.

8(495) 111-11-11
e-mail: [email protected]

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Скачать готовый образец

Сопроводительное письмо к документам 2021

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма	Краткое описание	Пример
Вступление	Краткое содержание	О направлении ответа на претензию
Заголовок	Тема, определяющая его цель	Сопроводительное письмо передаваемых документов
Обращение	Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества	Уважаемый Иван Иванович!
Цель послания	Краткая формулировка	В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная часть	Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.	По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
Заключение	Перечень приложений. Вежливая подпись	Приложения: Договор поставки, количество листов. Товарная накладная, количество листов. Заказ-наряд, количество листов. Фото установленного баннера, количество листов. Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Материалы по теме

происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

---

Образец сопроводительного письма о направлении документов

Бланк сопроводительного письма к документам

Правовые документы

Сопроводительное письмо к документам | Делопроизводство

Сопроводительное письмо должно быть подготовлено для отправки документов без адресной части на них. Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе. Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один.

Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».

Как написать сопроводительное письмо

1. Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого.

2. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов. Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо.

3. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.

Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.».

Также допустимо в основном тексте письма не называть отправляемые документы, тогда они перечисляются в отметке. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. в 1 экз.».

Иногда адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 12 л. в 3 экз. только в первый адрес».

4. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок.

При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.
 

 
Посмотреть или скачать сопроводительное письмо к договору.doc

Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример.doc

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 80 комментариев

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. ..»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения. ..

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сопроводительное письмо к документам: образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?

Как правильно написать сопроводительное письмо

Общая информация

Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой. В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.
В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:

• в подтверждении факта события;
• в предоставлении перечня отправленных бумаг;
• в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
• в определении срока исполнения.

Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.

Что такое сопроводительное письмо

Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.

При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.

Не нужно на каждом сопровождаемом документе указывать, что он является приложением, что характерно для деловой документации. Сопроводительное письмо имеет свои особенности. В нем приложения перечисляются только в его текстовой части и не находят свое отражение на основных документах из общего перечня, отображенного в письме.

Кто может подписать

Подписание сопроводительного письма о передаче документов производится должностным лицом, имеющим право подписи подобных бумаг. Им может быть не только руководитель компании, но и его заместитель, ответственный специалист или начальник структурного подразделения.

Текстовая часть сопроводительного письма

Финансовая документация подписывается лицом, которое может проверить достоверность отображенных в ней сведений. К примеру, сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, подписывается главным бухгалтеров и директором, которые несут ответственность за отображенные в основной документации цифровые значения.

Лист сопровождения к документации информационного или организационного характера может быть подписан любым уполномоченным к таким действиям лицом. В документ необходимо включить контактные сведения об исполнителе, на случай если адресату понадобиться уточняющая информация.

Регистрация

Перед тем, как отправить сопроводительное письмо с основным документом, его необходимо зарегистрировать. Отправитель присваивает ему исходящий номер, зафиксированный в конкретную дату. После получения бумаги, адресат присваивает ей входящий номер. Регистрационная информация на лист может быть нанесена штемпелем или оформлена от руки.

Нужен ли документ для физических лиц

Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.

На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки. Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге. Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.

Альтернативным вариантом для физических лиц, которым также часто пользуются субъекты предпринимательства, является отображение информации сопроводительного письма в основном документе. Для этого необходимо включить в него «шапку» с указанием данных отправителя и адресата. При отправке нескольких документов, их перечень необходимо отразить в разделе «Приложения».

Сроки

Образец сопроводительного письма

Во многих сопроводительных письмах, их составители требуют от адресата каких-либо действий в конкретные, самостоятельно установленные сроки. В правилах делового общения на ответ на письмо выделяется 30 дней. Параметр актуален в случае, если в сопроводительной бумаге отсутствуют сроки, в которые необходимо реагировать на полученную информацию.

Обязательный срок исполнения может быть указан только контролирующими органами. Заинтересованные стороны вправе самостоятельно договориться о конкретном времени выполнения обязательств, что необходимо зафиксировать документально. Временной параметр может быть оговорен в договоре.

Если приложением сопроводительного листа является досудебная претензия, то на ее рассмотрение выделяется 10 дней. При передаче документальных данных между субъектами предпринимательства, имеющих равный статус, допускается в письме отображение просьбы ускорить ответ на запрос. При этом необходимо указать основание, обуславливающее срочность получения информации от адресата.

Хранение

Пример правильного оформления сопроводительного письма

Сопроводительное письмо теряет свою актуальность после рассмотрения представителем адресата его приложений и убеждения в предоставлении полной комплектности бумаг, о перечне которых в нем упомянуто. На письме отображается отметка о регистрации, после чего оно передается на рассмотрение к руководителю, который наносит на нее резолюцию о назначении ответственного лица по рассматриваемому вопросу и о его дальнейших действиях.

Для решения поставленной задачи, специалист работает с приложениями, передав сопроводительное письмо для хранения. Впоследствии оба документа хранятся вместе. При перенаправлении документа, его сопроводительное письмо остается на хранении и составляется новое сопровождение для следующей отправки. Срок хранения сопроводительного документа соответствует сроку хранения его приложений.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Сопроводительное письмо. Образец заполнения и бланк 2021 года

Сопроводительное письмо – это своего рода записка, объясняющая, кому, что, от кого и на основании чего направляется. В зависимости от того, кем составляется сопроводительное письмо, оно может быть оформлено на бланке либо на листе бумаги.

Файлы в .DOC:Бланк сопроводительного письмаОбразец сопроводительного письма

Кому

Бытует мнение, что сопроводительное письмо – это исключительно ответ на определенный запрос. На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.

В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления. Если документы отправляются по запросу, то в поле адресата потребуется также указать ФИО лица, направившего запрос. Например «Судье Октябрьского суда города Хабаровска, Марининой И.И.».

От кого

Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты.

В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы. Обычно этим лицом является руководитель.

Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии. При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя. Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.

Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса. Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель.

Что

Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки. Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И. по ст. 218 ч.2 УК РФ».

Если отправляется несколько документов, то в тексте сопроводительного письма нужно указать лишь количество и суть документов. Например «Направляем 12 копий личных дел работников завода «Сопелки». После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И. Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д.

На основании чего

Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется».

Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом. Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату.

Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику. Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.

Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции.

Если документы направляются по собственной инициативе, то текст сопроводительного письма должен довести это до сведения адресата. Например «Направляю вам претензию по качеству товара, приобретенного в вашем магазине 12.12.2021 года».

Сопроводительное письмо, оформленное на бланке, заканчивается подписью, а письмо, составленное на чистом листе бумаги – датой и подписью отправителя.

Сопроводительная записка. Образец заполнения и бланк 2021 года

Сопроводительная записка или сопроводительное письмо является одним из самых распространенных в делопроизводственной практике видов писем. С помощью сопроводительной записки отправитель документов или ценностей обеспечивает исполнение требований делового этикета.

Файлы в .DOC:Бланк сопроводительной запискиОбразец сопроводительной записки

Куда и кто

Сопроводительная записка может являться как самостоятельным документом, так и составленным в ответ на какой-то запрос о предоставлении документов. И в первом, и во втором случае сопроводительная записка играет роль письма-подтверждения отправки конкретных документов, а во втором случае еще и подтверждает исполнение запроса.

Сопроводительная записка может быть как внутренним документом организации (в таком случае она будет носить более верное название служебной записки и не будет подлежать оформлению на фирменном бланке), так и документом, адресованным сторонней организации или физическому лицу. Суть и содержание документа от этого не изменятся.

Составляется сопроводительная записка:

• руководителем организации, главным бухгалтером или их заместителями в случае, если документы направляются в стороннюю организацию и если у заместителей есть такие полномочия;
• непосредственно исполнителем запроса (руководителем подразделения) в случае, если записка адресовано в другое подразделение организации.

О чем

По своей сути сопроводительная записка — это вспомогательный документ. фиксирующий только факт отправки тех или иных документов. Поэтому главным условием правильного составления сопроводительного письма будет подробное перечисление прилагающихся к нему документов с указанием их реквизитов.

Если помимо сведений об отправке сопроводительная записка содержит и другие данные, например, предложение, ответ на вопрос или даже запрос, то такое письмо сопроводительной запиской лучше не называть, а оформлять его как ответ на запрос или самостоятельный запрос.

Структура сопроводительной записки

Форма сопроводительной записки законом не регламентирована. На нашем сайте имеется шаблон сопроводительной записки, который можно использовать как образец. Сопроводительная записка имеет следующую структуру:

1. «шапка». В ней содержатся данные адресата, то есть того, кому направлены документы: наименование организации, ФИО и должность руководителя или иного лица — получателя документов;
2. название документа: «Сопроводительная записка» или «О направлении документов»;
3. текст записки. Если записка сопровождает документы, предоставляемые в ответ на какой-то запрос, то в тексте указываются дата запроса и его номер;
4. собственно перечисление направляемых документов. Опционально указывается количество листов в документах;
5. подпись составившего сопроводительную записку листа и должность.

Ответственность соответствие отправляемого пакета документов тому, что указано в записке, несет лицо, подписавшее документ.

Поскольку неисполнение запросов контролирующих органов, суда, налоговой инспекции может повлечь за собой неприятные для организации последствия, рекомендуется подтверждать получение адресатом документов. С этой целью при передаче документов лично в руки на втором экземпляре сопроводительного письма работник канцелярии, принявший документы, должен проставить штамп и дату приема и подпись. Если же документы направляются почтой, рекомендуем направлять их как заказное письмо с уведомлением о вручении.

бесплатных примеров, шаблонов и советов по написанию сопроводительных писем

Вам нужно написать сопроводительное письмо? Сопроводительное письмо должно быть отправлено или отправлено вместе с вашим резюме или биографией при приеме на работу, поэтому очень важно написать хорошее письмо.

Узнайте о написании сопроводительного письма, в том числе о том, что включать, как его отправить, просмотрите примеры и получите бесплатные шаблоны для загрузки для многих различных типов занятий и приложений. Существуют также руководящие принципы и образцы для написания сопроводительных писем по электронной почте, писем-запросов, рекомендательных писем, писем о поиске и сетевых писем.

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо – это (обычно) одностраничный документ, который объясняет менеджеру по найму, почему вы идеальный кандидат на эту работу. Подробное объяснение того, как вы можете повысить ценность компании, выходит за рамки вашего резюме.

Сопроводительное письмо – это документ, который вы отправляете или загружаете вместе со своим резюме при приеме на работу, чтобы предоставить дополнительную информацию о ваших навыках и опыте.

Как написать сопроводительное письмо

Имейте в виду, что ваше сопроводительное письмо не должно быть скучным.Потратьте некоторое время на то, чтобы продемонстрировать свою индивидуальность и то, насколько она будет полезной для работодателя, может помочь вашей заявке стать заметной. Следуйте этим советам о том, как написать эффективное сопроводительное письмо.

Адаптируйте каждую букву к работе. Это займет немного больше времени, но обязательно напишите уникальное сопроводительное письмо для каждой работы. Ваше сопроводительное письмо должно быть конкретно для должности, на которую вы претендуете, и должно связывать ваши навыки и опыт с теми, которые указаны в объявлении о вакансии. Вот как написать сопроводительное письмо за 5 простых шагов.

Используйте ключевые слова. Один из полезных способов адаптировать ваше письмо к работе – использовать ключевые слова из объявления о вакансии. Обведите в кружок любые слова из объявления о вакансии, которые кажутся важными для работы, например, конкретные навыки или квалификация. Попробуйте использовать некоторые из этих слов в своем письме. Таким образом, работодатель может сразу увидеть, что вы соответствуете требованиям, предъявляемым к работе.

Объясните, как вы увеличите ценность. Подумайте о конкретных способах доказать, что вы увеличиваете стоимость компании.Включите примеры конкретных достижений на предыдущей работе. Например, если вы помогли снизить оборот на 10% в своей последней компании или внедрили стратегию регистрации, которая сократила количество ошибок файлов на 15%, включите эту информацию.

Внимательно отредактируйте свое письмо. Ваше сопроводительное письмо – ваш первый и лучший шанс продать менеджеру по найму вашу кандидатуру на работу, поэтому убедитесь, что оно безупречно. Прочтите свое письмо и вычитайте его на предмет орфографических или грамматических ошибок.Попросите друга, члена семьи или профессионального консультанта также прочитать его. Вы хотите убедиться, что письмо отполировано, прежде чем отправлять его.

Примеры и шаблоны сопроводительных писем

При написании собственного письма может быть полезно посмотреть на примеры сопроводительных писем. Образец поможет вам решить, что включить в письмо, и покажет, как его отформатировать.

Этот сборник бесплатных профессионально написанных сопроводительных писем поможет вам начать писать собственные письма.

Ниже вы найдете образцы и шаблоны как бумажных, так и электронных писем для различных типов запросов о приеме на работу и заявлений о приеме на работу, включая общие сопроводительные письма, сопроводительные письма для холодных контактов, рекомендательные письма, индивидуальные сопроводительные письма, письма о продвижении по службе, информационные сети письма и письма, чтобы узнать о нерекламируемых вакансиях.

Основные сопроводительные письма для подачи заявления о приеме на работу

Поступление на новую работу может быть одновременно увлекательным и нервным.Тем не менее, написание сопроводительного письма, которое действительно «продает» качества, которые вы можете предложить работодателю, является отличным средством укрепления уверенности – вы поймете, что ваше письмо идеально, когда вы прочитаете его и подумаете: «Эй, я бы взял у меня интервью! ” Вот несколько примеров эффективных сопроводительных писем с загружаемыми шаблонами.

Примеры сопроводительных писем для электронной почты

Хотя сопроводительные письма, отправляемые по электронной почте, не имеют такого консервативного формата, как традиционные сопроводительные письма «обычной почты», все же существует определенная структура, которую следует соблюдать при их составлении и отправке.Вот как сделать так, чтобы ваше сопроводительное письмо было прочитано.

Сопроводительные письма с направлением

Один из лучших способов «встать на ноги» в компании, в которой вы хотели бы работать, – это упомянуть о профессиональной связи с одним из ее нынешних сотрудников. Вот как попросить кого-то порекомендовать вас и как указать его имя в сопроводительном письме.

Примеры, перечисленные по типу заявителя

Идеальное содержание и формат сопроводительного письма зависят как от типа должности, на которую вы претендуете, так и от вашего соответствующего опыта.

Сопроводительное письмо опытного профессионала будет подчеркивать опыт, тогда как письмо недавнего выпускника колледжа лучше всего сосредоточено на обучении и потенциале.

Точно так же в сопроводительном письме для позиции по продажам будет использоваться более агрессивный маркетинговый язык, чем в письме, предназначенном для социальной работы. Следующие ниже образцы сопроводительных писем предназначены для кандидатов, претендующих на должность определенного типа или уровня.

Сопроводительные письма, перечисленные по профессии

Вот список образцов сопроводительных писем и загружаемых шаблонов по отраслям и должностям.Выберите ту, которая подходит для вакансий, на которые вы претендуете, а затем настройте ее, чтобы включить в нее свои наиболее подходящие навыки и опыт.

• Сопроводительные письма в зависимости от типа работы

Подача заявки на перевод или повышение

Если вы какое-то время проработали на работодателя и на основе собственных впечатлений и убедительных оценок эффективности знаете, что они ценят вашу работу, возможно, пришло время попросить о повышении по службе или о переводе на более высокую должность. Будьте активны – компании не всегда стремятся к продвижению по карьерной лестнице и не могут автоматически назначать повышение по службе, если об этом не попросят.

Письма-запросы и информационные письма

Подача заявки на официально объявленные должности – не единственный способ получить работу своей мечты. Часто возможности можно обнаружить через стратегическое сетевое взаимодействие; более чем одному человеку была предложена должность, потому что они заявили о своей доступности и заинтересованности работодателям, которые не принимали на работу активно.

Форматы и шаблоны сопроводительных писем

Ознакомьтесь с дополнительными примерами профессиональных форматов, макетов и шаблонов для использования при приеме на работу, помня о том, что вам следует адаптировать любой шаблон сопроводительного письма, который вы решите использовать в качестве модели, с учетом ваших личных обстоятельств и личности.

Шаблон сопроводительного письма для загрузки

Загрузите шаблон сопроводительного письма (совместимый с Google Docs или Word) или посмотрите другие примеры ниже.

@ Баланс 2020

Образец сопроводительного письма (текстовая версия)

Joseph Q. Заявитель
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-212-1234
[email protected]

20 июля 2020

Джейн Смит
Директор по персоналу
Fit Living
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Уважаемая г-жа Смит:

Я пишу, чтобы подать заявку на должность менеджера по социальным сетям в Fit Living, как указано на странице вакансий на вашем веб-сайте. У меня есть трехлетний опыт работы в качестве помощника по социальным сетям для Young Living, и я считаю, что готов перейти на должность менеджера.

В объявлении о вакансии вы упоминаете, что хотите нанять менеджера по социальным сетям, который разбирается в Интернете и тенденциях в социальных сетях. Когда я работал в Young Living, мне было поручено увеличивать количество подписчиков в Instagram.Я объяснил своему менеджеру, что буду счастлив сделать это и что я также буду много работать над увеличением числа подписчиков, потому что вовлеченность стала важным показателем.

За шесть месяцев я увеличил количество подписчиков более чем на 50% и увеличил вовлеченность на 400%. Я очень горжусь этим достижением. В настоящее время я работаю над тем, чтобы привлечь внимание лучших влиятельных лиц в нашей нише.

Когда я увидел вакансию, я понял, что это прекрасная возможность предложить вам как свои навыки маркетинга в социальных сетях, так и навыки работы с людьми.Я приложил свое резюме, чтобы вы могли больше узнать о моем образовании и опыте работы. Спасибо за ваше время и внимание.

Пожалуйста, напишите мне по адресу [email protected] или позвоните на мой мобильный телефон по телефону 555-555-5555. Надеюсь услышать тебя позже.

С уважением,

Ваша подпись (письмо на бумажном носителе)

Джозеф К. Заявитель

Расширять

Смотреть сейчас: 9 ошибок в сопроводительном письме, которых следует избегать

Как отформатировать сопроводительное письмо (с примерами)

Когда вы подаете заявление о приеме на работу, важно, как вы форматируете сопроводительное письмо, потому что это письмо – одно из первых впечатлений, которые вы произведете на работодателя.Фактически, то, как вы форматируете свое письмо, почти так же важно, как и то, что вы в нем пишете.

Неправильно отформатированное или сложное для чтения сопроводительное письмо может быстро исключить вас из числа кандидатов, поэтому важно уделять не меньше внимания форматированию вашего письма, чем его содержанию.

Здесь представлена ​​информация о правилах форматирования сопроводительного письма, включая настройку полей страницы, выбор стиля и размера шрифта, интервала между абзацами и разделами, а также другие советы о том, как форматировать сопроводительные письма для работы.

Правила формата сопроводительного письма

Форматирование включает такие факторы, как поля страницы, тип и размер шрифта, расстояние между строками, абзацами и разделами, а также тип документа. Например, буква без правильного интервала между абзацами или со слишком большим количеством текста на странице будет выглядеть загроможденным, или буква, сохраненная как тип файла, не предназначенный для текстового документа (например, .jpg или a .png) может помешать читателю открыть и просмотреть его.

Соблюдение типичных стандартов форматирования особенно важно, учитывая, что коммуникативные навыки важны почти во всех областях, и отсутствие читабельного сопроводительного письма, безусловно, не вселит уверенности в ваших способностях.

С другой стороны, правильно сохраненное сопроводительное письмо с достаточным количеством пробелов, простым шрифтом разумного размера, соответствующим приветствием и закрытием произведет положительное впечатление на ваших потенциальных работодателей.

Самый простой способ отформатировать сопроводительное письмо

Самый простой способ отформатировать письмо – сначала написать письмо, а затем отформатировать его. Как только у вас будет весь контент (контактная информация, почему вы подаете заявку и квалифицированы, подпись и т. Д.)) на странице, вы можете легко настроить поля, шрифт и выравнивание. Вот обзор каждого раздела.

Мелисса Линг. © Баланс

• Контактный раздел: То, как вы указываете свою контактную информацию, зависит от того, как вы отправляете сопроводительное письмо. Если вы загружаете или отправляете письмо по почте, поместите информацию вверху страницы.

В сопроводительном письме по электронной почте ваша контактная информация должна быть под вашей подписью.

• Адрес работодателя : Как вы будете адресовать сопроводительное письмо, будет зависеть от того, сколько у вас информации о работодателе.
• Приветствие: Приветствие – это приветствие, которое вы включаете в начало сопроводительного письма. Вот как написать приветствие, включая то, что использовать, если у вас нет имени контактного лица, которое нужно указать.
• Тело: Тело сопроводительного письма включает разделы, в которых вы объясняете, почему вы заинтересованы и имеете квалификацию для работы, на которую вы претендуете. Вот что нужно включить в каждый раздел или ваше письмо.
• Абзацы и маркированные списки: Более традиционное сопроводительное письмо содержит письменные абзацы с описанием вашей квалификации.
• Closings: Когда вы пишете сопроводительное письмо или отправляете электронное письмо, чтобы подать заявку на работу, важно профессионально закрыть сопроводительное письмо. Вот как завершить письмо классом.

Что включать в каждый раздел

Вот подробные сведения о том, что включить в каждый раздел вашего сопроводительного письма.

Пример формата сопроводительного письма

Ваша контактная информация
Имя
Адрес
Город, Штат Почтовый индекс
Номер телефона
Адрес электронной почты

Дата

Контактная информация работодателя (если она у вас есть)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие
Уважаемый г-н./РС. Фамилия,

Примеры приветствия в сопроводительном письме: Примечание: Если у вас нет имени контакта, вы можете полностью пропустить приветствие. Или вы можете использовать «Уважаемый менеджер по найму», «Для кого это может касаться» или один из других примеров, перечисленных в ссылке. В идеале вы сможете адресовать сопроводительное письмо конкретному человеку. Проведение исследования может помочь вам выяснить, кто наиболее подходящий человек для получения письма. Примечание. Если вы не знаете пол вашего контакта, вы можете написать его полное имя, e.g., «Дорогой Кори Смит» или «Дорогой Джордан Пэриш».

Тело сопроводительного письма
Тело сопроводительного письма позволяет работодателю узнать, на какую должность вы претендуете, почему работодатель должен выбрать вас для собеседования и как вы будете действовать в дальнейшем. Разделите текст сопроводительного письма на следующие абзацы:

• Первый абзац
  Первый абзац вашего письма должен включать информацию о том, почему вы пишете. Укажите должность, на которую вы претендуете, и где вы нашли список вакансий.Включите имя общего контакта, если он у вас есть.
• Средний абзац
  Следующий раздел вашего сопроводительного письма должен описать, что вы можете предложить работодателю. Особо укажите, насколько ваша квалификация соответствует работе, на которую вы претендуете. Думайте об этом разделе сопроводительного письма как о том, где вы делаете шаг для своей пригодности в качестве сотрудника и показываете, что делает вас отличным кандидатом. Сделайте четкую связь между вашей квалификацией и требованиями к работе.Используйте этот раздел, чтобы интерпретировать свое резюме – не повторяйте его дословно.
• Заключительный абзац
  Завершите свое сопроводительное письмо, поблагодарив работодателя за то, что он рассматривает вас на эту должность. Включите информацию о том, как вы будете следить за этим. При желании вы можете вкратце повторить, почему вы подходите на эту должность.

Бесплатное закрытие
С уважением,

Подпись

Рукописная подпись (для письма на бумажном носителе)

Машинная подпись

Расширять

Советы по форматированию сопроводительных писем

Вот несколько советов по форматированию, о которых следует помнить при написании письма:

• Выбор шрифта: Когда дело доходит до сопроводительных писем, важны детали, поэтому выбирайте профессиональный шрифт размером 10 или 12 пунктов.Сейчас не время выделять смайлики или эмодзи.
• Электронная почта по сравнению с письмами на бумажном носителе: Образец письма ниже отформатирован для распечатанной бумажной копии. Если вы отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, вам нужно обратить особое внимание на тему письма. См. Дополнительные советы по форматированию сопроводительного письма электронной почты.
• Расстояние между буквами: Ваше письмо должно быть одинарным. Включайте пробел между каждым абзацем и вообще пробел между каждым разделом письма.(То есть между адресом и датой должен быть пробел, а затем снова между датой и приветствием.)
• Интервал электронной почты: В сопроводительном письме электронной почты, где многие разделы опущены, вы захотите включить пробел между приветствием и между каждым абзацем, а также еще один пробел перед вашим приветственным завершением.
• Вычитка: Помните примечание о подсчете деталей в сопроводительных письмах? Не допускайте ошибок, внимательно вычитывая свое письмо.Вот рекомендации по вычитке вашего сопроводительного письма.

Используйте проверку орфографии в текстовом редакторе, чтобы выявить распространенные ошибки, а затем подумайте о том, чтобы прочитать письмо вслух или попросить друга просмотреть его, чтобы выявить дополнительные ошибки.

Шаблон сопроводительного письма

Загрузите шаблон сопроводительного письма (совместимый с Google Docs или Word Online) или прочтите приведенный ниже пример.

@ Баланс 2020

Образец сопроводительного письма (текстовая версия)

Молли Смит
21 Spring Street
Anycity, NY 12000
555-122-3333
msmith @ email.com

11 декабря 2020

Джон Браун
Менеджер по продажам
Acme Corp.
321 Main Street
Anycity, NY 12000

Уважаемый мистер Браун,

Я хочу подать заявку на позицию, рекламируемую на Monster.com. Терри Джонсон посоветовал мне связаться с вами напрямую, так как мы работали вместе, и он чувствовал, что я хорошо вписываюсь в вашу команду.

Последние два года я работал в отделе продаж в Goodman & Co. Я постоянно превышал свои цели, и в прошлом квартале меня признали за выдающийся сервис.Как заядлый велосипедист и пользователь многих ваших продуктов, я знаю, что Acme Corp. – это компания с огромным потенциалом. Я уверен, что мой опыт, коммуникативные навыки и способность эффективно рассказывать о преимуществах продукта позволят мне преуспеть в продажах.

Я был бы рад обсудить с вами, как я могу быть активом для отдела продаж Acme Corp. Спасибо за внимание; С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,

Подпись (письмо на бумажном носителе)

Молли Смит

Расширять

Дополнительные примеры сопроводительных писем и советы по написанию

Также просмотрите больше шаблонов сопроводительных писем и примеров сопроводительных писем для различных типов вакансий, типов соискателей и типов заявлений о приеме на работу.

Затем начните писать собственное сопроводительное письмо за пять простых шагов.

Вот пример идеального сопроводительного письма, по мнению специалистов Гарвардского университета

Нашли работу своей мечты? Не будьте настолько уверены в том, что вас примут на работу: вполне вероятно, что на ту же должность претендуют несколько других квалифицированных кандидатов.

Вот здесь и появляется сопроводительное письмо. Включение сопроводительного письма в дополнение к вашему резюме может быть эффективным способом произвести впечатление на менеджеров по найму: оно демонстрирует ваши сильные письменные навыки, отличает вас от других кандидатов и показывает, что вы прошли лишнюю милю.

Линда Спенсер, заместитель директора и координатор карьерного консультирования в Harvard Extension School, говорит, что твердое сопроводительное письмо отвечает на два ключевых вопроса:

1. Почему вы подходите для этой работы?
2. Как вы добавите ценность организации?

«Среднему работодателю требуется около семи секунд, чтобы просмотреть эти документы», – говорит Спенсер. «Они не читают, они пробегают глазами. Так что вам нужно сразу дать понять, как вы можете повысить ценность.”

Вот пример того, как выглядит сильное сопроводительное письмо, по мнению экспертов Гарварда (щелкните здесь, чтобы увеличить):

Кредит: Гарвардский университет, Управление карьерных услуг / Harvard Extension School, Центр карьерных и академических ресурсов

Не знаете, с чего начать? Эксперты по карьере делятся советами о том, как написать выделяющееся сопроводительное письмо:

1. Отправьте письмо конкретному человеку

«Кому можно беспокойство »- один из самых быстрых способов удалить ваше приложение.Всегда старайтесь адресовать свое письмо конкретному человеку – обычно менеджеру по найму или руководителю отдела. Включите их имя, должность, компанию и адрес в самом верху под датой.

Если вы не знаете, к кому обратиться, LinkedIn – отличное место для начала. Просто введите название компании и несколько ключевых слов в строку поиска (например, «Google, менеджер по найму, продажи»), и появятся различные связанные профили.

2. Четко укажите цель вашего письма.

Ваша первая строка не должна быть экстравагантной.На самом деле, по мнению специалистов Гарварда, все должно быть прямо противоположным.

Будьте просты и понятны: укажите, почему вы пишете, на какую должность вы претендуете и, если применимо, как вы нашли объявление о вакансии.

3. Не перефразируйте свое резюме целиком

Вы не пишете сочинение из 1000 слов, в котором резюмируется ваше резюме. Сопроводительное письмо – это ваш шанс объяснить, почему вы действительно заинтересованы в компании и ее миссии.

Не нужно делать это сверхформально.Используйте свой собственный голос и добавьте немного личных штрихов, чтобы сделать письмо более интересным.

«Если у вас есть соответствующая школа или опыт работы, не забудьте указать на это одним или двумя ключевыми примерами», – отмечают карьерные эксперты. «Подчеркните навыки или способности, относящиеся к работе. Делайте это уверенно и помните, что читатель также будет рассматривать ваше письмо как пример ваших навыков письма».

4. Используйте слова действия и не злоупотребляйте местоимением «я»

Вместо использования цветистых слов и клише, таких как «быстро думающий» и «очень креативный», используйте слова действия.

Вот несколько примеров глаголов действия, которые можно использовать при выделении определенных навыков:

• Для демонстрации лидерских навыков : Выполнено, заключено по контракту, назначено, направлено, организовано, возглавлено, делегировано
• Для демонстрации коммуникативных навыков : Адресовано , переведены, представлены, согласованы, модерированы, продвинуты, отредактированы
• Для демонстрации исследовательских навыков : сконструированы, изучены, критикуют, систематизированы, исследованы, смоделированы, сформулированы
• Для демонстрации творческих навыков : оживлены, переработаны, разработаны, интегрированы , концептуализированный, модный, оформленный

Избегайте использования слишком большого количества утверждений «я», потому что это может выглядеть так, будто вас больше всего интересует, что вы можете получить от компании.Внимание должно быть сосредоточено на том, что компания может получить от вас.

5. Подтвердите свой энтузиазм и поблагодарите читателя

В конце вашего письма следует:

• Подтвердить ваш интерес к позиции
• Поблагодарить читателя за его внимание
• Заявите, что вы с нетерпением ждете ответа от них
• Включите свою подпись в самом низу

6. Будьте последовательны при форматировании

Визуальная согласованность имеет большое значение.Храните письмо на одной странице и используйте тот же шрифт (и размер), что и в своем резюме. Если вы конвертируете письмо в PDF, убедитесь, что форматирование переведено правильно.

Дастин МакКиссен является основателем McKissen + Company , компании по стратегическим коммуникациям в Сент-Чарльзе, штат Миссури. Он также был назван одним из «лучших голосов в области менеджмента и корпоративной культуры» LinkedIn. Следуйте за ним в LinkedIn здесь.

Понравилась эта история? Подпишитесь на CNBC Сделайте это на YouTube!

Не пропустите:

Создание сопроводительного письма | Карьера

Каждый раз, когда вы отправляете резюме, вам нужно будет отправить вместе с ним отличное сопроводительное письмо.Рекомендуется настраивать сопроводительное письмо для каждой вакансии, на которую вы претендуете. Сопроводительное письмо – еще один способ представиться потенциальному работодателю. То, что он говорит о вас, может быть разницей между тем, чтобы попасть в дверь и упустить свой шанс.

Перейти к разделу

Прежде чем писать

Каждое сопроводительное письмо требует подготовки. Вот несколько вещей, о которых следует помнить при подготовке:

• Подумайте о себе и своем опыте. Затем подумайте, как бы вы хотели связать этот опыт с организацией, которой вы пишете.О каких ваших талантах, навыках, личностных качествах и достижениях должна знать эта конкретная организация? Составьте мозговой штурм для себя.

• Как вы узнали об этой возможности? Если это было через личный контакт, запишите имя. Если через рекламу, запишите, где и когда вы ее видели, и перечислите конкретные моменты, которые объявление хочет, чтобы вы включили.

• Что вы знаете об организации, в которую пишете? Подумайте, что вас в первую очередь привлекло.Может быть, это личное (там работал друг), а может быть, вы впечатлены тем, чем занимается организация, или восхищаетесь их уникальной философией работы. Изучите информацию о компании в Интернете или в специализированных журналах и т. Д.

• Кому вы пишете? Всегда лучше писать реальному человеку (с заголовком), если можете. Если вы отвечаете на объявление, в котором не указан конкретный контакт, попробуйте найти имя человека, имеющего отношение к этой роли. Убедитесь, что правильно написали и имя, и титул.Если вы не можете найти конкретного человека, которому можно было бы написать, попробуйте «Уважаемый менеджер по найму» или «Уважаемые сотрудники».

Рекомендуемый формат

Занятые люди не хотят читать длинные письма от людей, которых они не знают. Сопроводительное письмо должно быть не более одной страницы и написано в стандартном формате делового письма. Это означает, что вы можете делать отступы в абзацах или нет, но отсутствие отступов дает немного больше места.

Оставьте широкие поля (минимум 1 дюйм) и используйте чистый, простой шрифт, например Arial или Times New Roman.Не используйте крошечный шрифт только для того, чтобы уместить все на одной странице; Лучше всего использовать 10- или 12-точечный шрифт. Пишите четко и избегайте дефисных слов в конце строк.

Составьте письмо

• Абзац первый: Начните с того, что вы узнали о вакансии – друг, сотрудник, информационный бюллетень, реклама и т. Д. Это особенно важно, если вас порекомендовал общий друг или знакомый . В таком случае не начинайте со слов: «Мой друг Джон Петерсон сказал мне, что у вас есть вакансия, поэтому я подумал, что напишу.«Это никого не« удивит ». Вместо этого покажите немного волнения и страсти к потенциальной работе:« Я был взволнован, когда мой друг Джон Петерсон сказал мне, что в вашей компании есть вакансия для помощника фотографа ». несколько ключевых сильных сторон, которые имеют отношение к должности, которую вы хотите получить

• Параграф второй: Здесь вы должны описать свою квалификацию для работы – навыки, таланты, достижения и личностные качества.Не переусердствуйте; выберите три главных таланта или качества, которые позволят вам выделиться в качестве кандидата. (ваше резюме здесь, чтобы заполнить детали). При написании этого абзаца подумайте о том, как и почему ваши конкретные навыки, таланты и достижения лучше всего подходят для этой роли.

• Абзац третий: Опишите, почему вы подходите для компании. Может быть, вам нравится их быстрый рост, вы знаете людей, которые там уже работают, или вы всегда пользовались их продуктами.Компании чувствуют себя хорошо, если кандидат имеет с ними какую-то связь и хорошо понимает, как работает компания, еще до того, как его наняли.

• Абзац четвертый: Упомяните прилагаемое резюме, дайте им повод прочитать его подробно (например, «Чтобы узнать о моем полном послужном списке и применимых компьютерных навыках, см. Прилагаемое резюме») и попросите о собеседовании. . Предложите вам время и способ продолжения. Всегда давайте читателю простой способ связаться с вами.
  

Essentials

• Тщательно вычитайте. Единственная орфографическая, грамматическая или фактическая ошибка указывает работодателю на небрежность и может дисквалифицировать вас до того, как ваше резюме будет пересмотрено. Если орфография и грамматика не являются вашими сильными сторонами, обратитесь за помощью. Если вторая пара глаз откорректирует ваше резюме и сопроводительное письмо, это поможет вам обнаружить ошибки, которые вы, возможно, пропустили.

• Напишите отдельные буквы. Персонализированное общение – это всегда способ, поэтому найдите время, чтобы адаптировать каждое письмо к организации и человеку, которому вы пишете.Рекрутеры могут легко распознать «стандартные» или «общие» письма, которые посылают сообщение о том, что вам все равно, чтобы персонализировать свое сообщение.

• Забудьте о фотографиях. Если вы не начинающий актер или модель, не прилагайте фото. Это дает проверяющему еще одну произвольную причину не вызывать вас на собеседование.

• Используйте простые, четкие предложения. Тщательно подбирайте каждое слово. Постоянно спрашивайте себя: «Есть ли способ сказать это более четко?» и «Излагаю ли я свои идеи в меру своих возможностей?»

• Сохраните резюме и сопроводительное письмо в месте, где вы можете легко их найти. Вам нужно будет иметь их под рукой, когда вы ответите позже.
  

Сделайте свое сопроводительное письмо особенным

• Будьте собой. «Формульный» подход – это хорошо, но каждая буква должна отражать вашу личность и ваш энтузиазм. Пусть они просвечивают. Гордитесь тем, кто вы есть и что вы сделали. Читатель ищет человека, человека, который знает, что он может предложить, и может хорошо это выразить.

• Пишите в активном времени. Активные глаголы являются ключевыми при написании сопроводительных писем и резюме. Вместо того чтобы говорить: «Мои лучшие качества – это командная игра и мотивация людей», скажите: «Я преданный командный игрок, который может мотивировать людей». Последнее обещает энергичного сотрудника – человека, который сможет действовать, вместо того, чтобы ждать, пока его возьмут за руку.
  

Распространенные ошибки

• Запись в отдел или название. Всегда лучше писать реальному человеку с настоящим титулом.Исключение составляют случаи, когда вы отвечаете на объявление, а конкретная контактная информация не предоставляется.

• Используя «Уважаемый господин». Многие читатели сопроводительного письма – женщины. Если вы не можете узнать имя и титул кого-то, кому можно написать, безопаснее использовать либо название должности, либо общее название, например «Уважаемый менеджер по персоналу» или «Уважаемый сэр / мэм».

• Чрезмерное использование “I.” Можно ссылаться на себя, но не в каждом предложении. Не забывайте использовать «ты» еще чаще.Покажите «вам», которому вы пишете, что вы больше озабочены удовлетворением его или ее потребностей, чем удовлетворением своих собственных.

• Преувеличение вашего опыта. Ничего не «растягивайте», что говорите. Будьте абсолютно правдивы, но при этом представляйте себя в лучшем свете.

• Забыт дать работодателю возможность связаться с вами. Никогда не забудьте указать свой номер телефона, адрес электронной почты или и то, и другое. Как работодатель сообщит вам о предстоящем собеседовании, если он или она не может позвонить и сообщить вам об этом?

• Забыл подписать письмо или приложить резюме.

Советы по отправке сопроводительного письма по электронной почте

Если вы не отправляете свое резюме и сопроводительное письмо на веб-сайте подачи вакансий, скорее всего, работодатель попросил вас отправить заявку по электронной почте напрямую. В этом случае вы можете либо прикрепить к электронному письму свое сопроводительное письмо в виде PDF-файла, как и свое резюме, либо включить сопроводительное письмо в тело электронного письма. Еще о чем следует помнить:

• Максимально используйте тему сообщения электронной почты. Не оставляйте строку темы пустой и не вставляйте номер вакансии, если это не то, что вам нужно делать. Используйте тему письма, чтобы продать себя. Например, если вы подаете заявку на должность продавца, в строке темы укажите что-то вроде «Опытный продавец на должность руководителя отдела продаж».

• Используйте простой стиль. Хотя некоторые сообщения электронной почты допускают специальное форматирование, многие не распознают специализированный текст, маркеры, табуляторы, полужирный текст или форматированный текст.

• Удалить адрес контакта. Если ваше сопроводительное письмо становится основной частью электронного письма, вы можете пропустить формальности, связанные с включением почтового адреса контакта.

• Отправьте сопроводительное письмо другу, прежде чем отправлять его работодателю. Это даст вам возможность убедиться, что форматирование и контент на принимающей стороне выглядят нормально.

• Поддерживайте профессиональный тон. Помните, что это письмо не вашему другу или члену семьи. Избегайте использования аббревиатур, сленга, диких цветов, смайликов (счастливые лица, сердечки и т. Д.)) или вдохновляющие цитаты как часть вашей подписи или любых других повседневных функций электронной почты.
  

Образец сопроводительного письма

12 сентября 2018 г.

Джон Д. Смит

Менеджер по персоналу

Mom’s Marmalades, Inc.

123 Main Street

New York, NY 10000

Уважаемый г-н Смит :

Я был взволнован, когда Том Таунсенд, общий друг, предложил мне написать вам о возможностях в Mom’s Marmalades. Как самостоятельный человек, у которого уже есть значительный опыт предпринимательской деятельности, я заинтересован в стажировке по маркетингу в вашей компании.

Я трудолюбивый, аналитический и люблю проявлять инициативу. За последний год я многого добился:

• Получил один из трех призов на школьной ярмарке науки
  
• Два года работал по выходным в качестве представителя телефонного центра
  
• Управлял небольшим книжным онлайн-магазином, который собрал более 600 долларов в год. продажи за четыре месяца

Я всегда верил в качество ваших джемов и наслаждался ими с семи лет.Я хотел бы быть частью бизнеса деликатесов, особенно в Mom’s Marmalades.

Прилагаю копию моего резюме. Я позвоню вам на следующей неделе, чтобы узнать, можем ли мы назначить время для обсуждения того, что я стану частью вашей компании на лето. Не стесняйтесь звонить мне по телефону (212) 555-5555 или отправлять электронное письмо на [email protected].

Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.

С уважением,

(Подпись)

Джо П. Хиггинс

Как написать убедительное сопроводительное письмо

Работа вашей мечты открылась в самый подходящий момент для вашей карьеры! Вы накопили навыки и опыт, чтобы сделать следующий шаг, будь то в своей организации или где-то еще, и вы полны энтузиазма.

Но срок подачи заявок быстро приближается. Итак, вы обновляете свое резюме и, чувствуя себя уверенно в своих шансах, даже относите одежду для собеседования в химчистку!

Затем вы садитесь писать сопроводительное письмо – и ваши руки замирают на клавиатуре. Вы отчаянно хотите произвести хорошее первое впечатление на менеджера по найму и поднять вашу заявку на вершину списка. Должно ли письмо быть формальным или необычным? Сколько и какой информации он должен содержать?

В этой статье мы рассмотрим советы и методы написания сопроводительного письма, которые помогут вам пройти следующий раунд процесса найма.

Нажмите здесь чтобы просмотреть стенограмму этого видео.

Примечание:

В этой статье даются общие советы и рекомендации по написанию отличного сопроводительного письма, но не существует универсального шаблона. Прочитав эту статью, используйте свой собственный опыт и суждения, чтобы выбрать лучший подход для должности, на которую вы претендуете, с учетом культуры и передового опыта организации.

Подготовка сопроводительного письма

Во-первых, вам нужно сделать домашнее задание.Узнайте как можно больше о команде, к которой вы надеетесь присоединиться. Начните с веб-сайта вашей компании и, если возможно, интранета команды. Затем изучите отраслевые веб-сайты, журналы или информационные бюллетени для получения новостей и информации о компании и отрасли в целом.

Это поможет вам быть в курсе текущих тенденций и потенциальных проблемных моментов в вашем секторе. Вы можете использовать эту информацию, чтобы лучше понять, что нужно команде и чем вы можете помочь.

В сопроводительном письме должен быть правильный тон, отражающий культуру вашей организации. Скорее всего, вы уже знакомы с этим. Но разные команды и отделы могут работать по-разному. Например, у них формальный, сдержанный подход или более расслабленное и неформальное настроение?

Затем посмотрите на свое резюме с точки зрения менеджера по найму. Есть ли в нем что-нибудь, что могло бы его или ее беспокоить? Например, есть ли пробелы в вашей истории работы? В сопроводительном письме должны быть краткие объяснения, например, перерыв в карьере, чтобы пополнить семью.

Совет:

Если ваше резюме требует большего, чем просто быстрое обновление, или вам нужно создать его с нуля, вы можете узнать, как это сделать, в нашей статье Написание своего резюме (CV) .

Основные сведения

Если бы вы впервые встречались с потенциальным боссом, скорее всего, вы бы проявили особую осторожность со своей внешностью. Если вы уделите такое же внимание сопроводительному письму, эта встреча, скорее всего, состоится! Итак, проверьте и дважды проверьте следующие области:

• Орфография и грамматика: этих ошибок легко избежать.Сопроводительное письмо с орфографическими ошибками или пропущенными словами выглядит небрежно и непрофессионально. Используй словарь! Попросите кого-нибудь еще прочитать ваше письмо, так как «свежая пара глаз» может уловить ошибки, которые вы пропустили. Чтение его вслух также может помочь убедиться, что буква «течет».
• Последовательность: , например, если вы пишете заглавными буквами одно название должности – скажем, «Маркетолог», – используйте заглавные буквы и все остальные. Наша статья, Привлечение внимания к деталям , имеет стратегии для поддержания высоких стандартов работы.
• Уверенность: Не говорите, что вы «верите» или «чувствуете», что являетесь подходящим человеком для этой работы. Наберитесь смелости в своих убеждениях и скажите, что знаете, что вы правы.
• Жаргон и клише: используйте правильные технические термины там, где это уместно, но имейте в виду, что первым, кто прочитает ваше письмо, может быть менеджер по персоналу, а не руководитель группы или другой эксперт. Кроме того, жаргон и аббревиатуры могут означать разные вещи в разных командах или компаниях, поэтому они могут вызвать путаницу.Точно так же избегайте бессмысленных, часто используемых фраз, таких как «люди люди» или «нестандартное мышление».

Написание убедительного сопроводительного письма

Скорее всего, вы не единственный, кто видит в этой роли возможность мечты. Возможно, он привлек множество приложений. Это означает, что менеджер по найму должен просмотреть множество сопроводительных писем, поэтому она захочет сразу увидеть, что вы предлагаете.

Краткость – ключ к успеху. Как советует писатель и редактор Лили Херман: «Делайте это кратко (например, очень коротко).Ваше сопроводительное письмо должно состоять из одной страницы (не более!) И содержать примерно 300–350 слов ».

Рассмотрите следующую структуру в качестве руководства для своего письма:

1. Представьтесь

Захватите интерес читателя своим начальным абзацем. В одном или двух предложениях расскажите ему, кто вы и почему он должен вас нанять, и выразите свой энтузиазм по поводу этой должности.

Например, вы можете сказать: «Как менеджер по продажам с шестилетним опытом мотивации моей команды и превышения моих планов каждый квартал, я был взволнован, увидев ваше объявление для регионального директора по продажам.«Это звучит намного привлекательнее, чем« Я пишу, чтобы подать заявку на должность регионального директора по продажам, которая рекламировалась в LinkedIn ».

2. Объясните, почему вы лучший кандидат

Затем опишите, что вы можете привнести в роль. Приведите примеры навыков, которые вы приобрели, или успехов, которые вам понравились, и которые имеют отношение к описанию должности.

Будьте конкретны и по возможности оценивайте свои достижения количественно. Например, если вы превысили свои цели продаж, укажите процентную или денежную цифру.Говорите правду и не поддавайтесь искушению преувеличивать или приукрашивать свои достижения – это неэтично и приведет к обратным результатам, если вас поймают.

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

3. Будьте в восторге от роли

У вас может быть квалификация и опыт для выполнения работы, но работодатели также хотят знать, что вы увлечены своей ролью и их организацией. Опишите, почему вам нравится компания или отдел. Например, вы можете объяснить, что разделяете его ценности. . Это сигнализирует о том, что вы будете вовлечены, преданы делу и, скорее всего, останетесь.

4. Подведите итоги и запросите дополнительную информацию

Наконец, завершите то, что вы написали, и укажите, что вы готовы к собеседованию. Сильный заключительный абзац может быть таким: «Я всегда добивался выдающихся результатов и мне нравились все задачи, которые возникали на моем пути. Я буду рад встретиться с вами и обсудить ценность, которую я могу добавить вашей команде. ”

Форматирование сопроводительного письма

Отформатируйте сопроводительное письмо, как если бы вы собирались отправить его по почте, даже если вы отправляете его по электронной почте.Это сделает его более профессиональным.

Вот пошаговое руководство по оформлению сопроводительного письма:

• Напишите свое имя и адрес вверху страницы. Выровняйте его по правому краю.
• Напишите имя и адрес потенциального работодателя. Выровняйте его по левому краю.
• Добавьте дату вашего письма под адресом работодателя и выровняйте его по левому краю. Оставьте пробел между адресом и датой.
• Начните свое письмо с «Уважаемый…» и имени менеджера по найму.Избегайте «тех, кого это может касаться». Если вы не знаете, кому адресовать письмо, отправьте в отдел кадров электронное письмо с запросом соответствующего получателя.
• Используйте четкий и легко читаемый шрифт, например Arial или Helvetica, с размером шрифта 10 или 12 пунктов.
• Расставляйте абзацы, оставляйте широкие поля и не переполняйте страницу.
• Оставьте пробел под последним абзацем и подпишите «С уважением» или «С уважением». Оставьте пару пробелов под знаком, а затем подпишите свое имя, напечатав его полностью под своей подписью.Если вы отправляете письмо в цифровом виде, подписывать его не обязательно – просто введите свое имя.

Совет:

Рассмотрите возможность отправки сопроводительного письма в виде файла PDF (Portable Document Format). PDF-файлы совместимы с большинством компьютеров и устройств, поэтому на экране получателя они должны выглядеть так же, как и на вашем собственном.

Остерегайтесь этих ловушек

Вот несколько ошибок, которых следует избегать при написании сопроводительного письма:

• Шутить. Не делайте этого, потому что юмор очень субъективен, и его легко понять неправильно.
• Укажите вашу текущую зарплату или ожидаемую зарплату. Не делайте этого, если этого не требует объявление о вакансии. Эту информацию лучше всего оставить до тех пор, пока вы не сможете обсудить предложение о работе. .
• Использование общих сопроводительных писем или шаблонов, загруженных из Интернета. Рекрутеры читают многочисленные заявки, и если они уже видели ваше письмо раньше, это не отразится на вас.

Ключевые моменты

Ваше сопроводительное письмо должно показать менеджеру по подбору персонала, что вы подходящий человек для работы и что вы хорошо подходите для команды. Тщательно исследуйте роль и обратите внимание на тон и язык, который вы используете.

Ваше письмо должно умещаться на одной странице и быть представлено в удобной для чтения форме. Он должен иметь следующую структуру:

1. Представьтесь.
2. Объясните, почему вы лучший кандидат.
3. Отнеситесь к роли с энтузиазмом.
4. Подведите итоги и скажите, что вы готовы к собеседованию.

Постарайтесь привести реальные примеры, демонстрирующие ваши навыки или то, как вы добавили ценность своей команде или организации. Но скажи правду! Не преувеличивайте и не приукрашивайте свои достижения.

Наконец, не забудьте внимательно проверить свое письмо на наличие ошибок, а затем еще раз.

Написание убедительного сопроводительного письма – Центр карьеры

Посмотрите видео о 5 шагах к отличному сопроводительному письму:

1. Сделайте это личным и используйте их имя 0:34
2. Скажите им, почему вы их выбрали, а не насколько вы классные 1:12
3. Расскажите им, почему они должны выбрать вас, и используйте примеры того, как вы повысите ценность их бизнеса 3:47
4. Покажите им, насколько вы «этого хотите» 4:34
5. Проявите доброту и сострадание 5:44

10 советов по созданию отличного сопроводительного письма

1. Включите имя менеджера по найму
   Самый традиционный способ адресовать сопроводительное письмо – использовать имя и фамилию человека, включая «Mr.»Или« Мисс » (например, «Уважаемая мисс Джейн Смит» или просто «Уважаемая мисс Смит»). Если вы точно знаете, что компания или отрасль более проста, вы можете опустить название и фамилию («Дорогая Джейн»). И если вы не уверены на 100%, стоит ли использовать «мистер» или «г-жа» основываясь на названии и некотором поиске в Google, определенно пропустите заголовок.
   • Никогда не используйте общие приветствия, такие как «Кого это может касаться» или «Уважаемый сэр или мадам» – они жесткие, архаичные, и упоминали ли мы, что сопроводительные письма нужно настраивать?
   • Если вы не можете определить имя конкретного менеджера по найму, попробуйте направить сопроводительное письмо главе отдела, отвечающего за должность, на которую вы претендуете.
   • Или, если вы, честно говоря, не можете найти ни одного реального человека, которому можно было бы адресовать свое письмо, нацельтесь на что-то еще более конкретное, например «Менеджер по найму системных инженеров» или «Комитет по поиску руководителей аккаунта».
   Для получения дополнительной помощи прочтите эти правила адресации сопроводительного письма и несколько советов, как найти менеджера по найму.
2. Craft a Killer Начальная линия
   Нет необходимости приводить свое имя – менеджер по найму может увидеть это уже в вашем резюме. Хорошо упомянуть вакансию, на которую вы претендуете (менеджер по найму, возможно, просматривает кандидатов на полдюжины разных вакансий), и да, вы могли бы сказать что-то простое, например: «Я рад подать заявку на [работу] с [Компания].Но подумайте о том, чтобы представиться резким первым предложением, которое подчеркнет ваше волнение по поводу компании, в которую вы подаете заявку, вашу страсть к работе, которую вы делаете, или ваши прошлые достижения.
   ** Нужно вдохновение? Ознакомьтесь с этими примерами того, как начать свое сопроводительное письмо привлекательным, привлекающим внимание способом, или этими восемью примерами потрясающих сопроводительных писем, которые действительно сработали.
3. Выходите за рамки своего резюме
   Очень распространенная ошибка, в которую попадают многие соискатели, – использовать свое сопроводительное письмо, чтобы выдать то, что написано в их резюме.Не повторяйте: «Я отвечал за выявление и повторное привлечение бывших клиентов». Вместо этого расширьте эти пункты, чтобы нарисовать более полную картину своего опыта и достижений и показать, почему вы идеально подходите для работы и компании. Например: «Анализируя прошлые опросы клиентов, оценки NPS и KPI, а также просто поднимая телефонную трубку, я смог применить как подход, основанный на данных, так и человеческий фактор к задаче повторного вовлечения бывших клиентов ».
   Не знаете, как это сделать? Попробуйте задать себе следующие вопросы:
   • Какой подход вы использовали для выполнения одной из обязанностей, упомянутых в своем резюме?
   • Какие подробности вы бы включили, если бы рассказывали кому-то (очень короткую!) Историю о том, как вы достигли этого пункта?
   • Что в вашей личности, увлечении или трудовой этике помогло вам особенно хорошо справляться с работой?
4. Не думайте о том, что компания может сделать для вас
   Еще одна распространенная ошибка в сопроводительном письме? Говоря о том, насколько хороша была бы должность для вас, и о вашем резюме.Откровенно говоря, менеджеры по найму знают об этом – они действительно хотят знать, что вы собираетесь привнести в должность и в компанию. Постарайтесь определить болевые точки компании – проблему или проблемы, для решения которых им нужен человек, которого они наняли. Затем подчеркните свои навыки и опыт, которые делают вас подходящим человеком для их решения.
5. Выделите правильный опыт
   Не уверены, какие навыки и опыт вам следует продемонстрировать? Обычно наиболее важные требования к должности указываются первыми в описании должности или упоминаются более одного раза.Обязательно опишите, как вы можете выполнить эти ключевые приоритеты.
   Еще одна уловка: перетащите текст описания вакансии в инструмент облака слов, такой как WordClouds, и посмотрите, что выделяется. Это то, что больше всего ищет менеджер по найму.
6. Продемонстрируйте свои навыки
   Когда вы знаете, что у вас есть потенциал для выполнения этой работы, но ваш прошлый опыт не сразу показывает, что вы идеальный человек для этой должности, попробуйте вместо этого сосредоточиться на своих навыках. Этот шаблон, основанный на навыках, о котором мы упоминали ранее, поможет вам в этом.(Psst: Вы также можете использовать этот подход с резюме на основе навыков.)
   … Новые выпускники, особенно, часто делают ошибку, чрезмерно сосредотачиваясь на своем образовании. В конце концов, менеджеры по найму больше всего заботятся о вашем опыте работы (и да, это тоже может быть волонтерская работа или стажировка) – и то, что вы можете пройти через дверь и предоставить в первый же день.
7. Не извиняйтесь за свой недостающий опыт
   Когда вы не отвечаете всем требованиям к должности, возникает соблазн использовать такие строки, как «Несмотря на мой ограниченный опыт работы в качестве менеджера…» или «Хотя у меня может не быть прямого опыта. в маркетинге… »Но зачем извиняться? Вместо того, чтобы привлекать внимание к своим слабостям, подчеркните сильные стороны и передаваемые навыки, которыми вы обладаете.
   Вот как это может выглядеть: «Я рад перенести свой опыт [то, что вы делали в прошлом] на должность, которая больше [то, что вы надеетесь делать дальше]».
8. Добавьте несколько цифр
   Менеджеры по найму любят видеть статистику – они показывают, что вы оказали ощутимое влияние на организацию или компанию, в которой работали. Это не значит, что на последней работе вам нужно увеличивать доход вдвое. Вы привлекли больше клиентов, чем кто-либо из ваших коллег? Провести впечатляющее количество мероприятий? Сделали рабочий процесс на 30% эффективнее? Эти цифры красноречиво говорят о том, что вы могли бы принести на следующую должность, и выделяют ваше сопроводительное письмо.
   Вам даже не нужно работать с числами! Ознакомьтесь с еще несколькими советами по добавлению статистики к этим пунктам резюме, даже если ваша предыдущая работа была связана с людьми, а не с цифрами.
9. Учитывайте отзывы
   При умеренном использовании отличные отзывы бывших коллег, менеджеров или клиентов могут иметь большое значение для демонстрации вашей страсти или навыков.
   Вот пример того, как вы могли бы это вплести: «Когда я следил за нашим последним переездом в офис, мои таблицы с цветовой кодировкой, охватывающие каждую мельчайшую деталь логистики, были легендарными; мой менеджер сказал, что я настолько организован, что она доверила мне спланировать экспедицию на Марс.”
10. Будьте открыты для других форматов
    Если вы подаете заявку в более традиционную компанию, то, вероятно, имеет смысл использовать проверенный на практике формат от трех до пяти абзацев. Однако, если вы стремитесь к более творческой работе или работе в стартапе – или вам нужно объяснить менеджеру по найму, скажем, как ваша карьера привела вас от преподавания к развитию бизнеса, – может быть уместен другой подход.

Просмотрите это руководство по сопроводительному письму, разработанное профессионалами Центра карьеры, и изучите форматирование, содержание и полезные советы, которые помогут вам произвести хорошее первое впечатление на потенциального работодателя.Узнайте, какую ключевую информацию нужно включить и на чем сосредоточить внимание.

Сопроводительные письма | Prospects.ac.uk

Сопроводительные письма добавляют контекст вашему резюме и позволяют продавать свои навыки и опыт потенциальным работодателям. Чтобы максимально использовать эту возможность, узнайте, как написать сопроводительное письмо, и взгляните на наши примеры для вдохновения

Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо – это документ, отправляемый вместе с вашим резюме при подаче заявления о приеме на работу. Он действует как личное знакомство и помогает продавать ваше приложение.Сопроводительное письмо необходимо, поскольку оно дает вам возможность объяснить работодателю, почему вы лучший кандидат на эту работу. Вы делаете это, выделяя соответствующие навыки и опыт; поэтому вы всегда должны писать сопроводительное письмо с учетом должности, на которую вы претендуете.

Не путать с личными утверждениями для вашего резюме, сопроводительные письма должны дополнять ваше резюме, но не дублировать его. По общему мнению, рекрутеры считают, что чем короче, тем лучше.Обычно от трех до пяти коротких абзацев, сопроводительные письма не должны превышать одной страницы А4.

При отправке в электронном виде помещайте текст в тело письма, а не как вложение, чтобы избежать его обнаружения фильтрами спама.

Заявления всегда должны включать сопроводительное письмо, если иное не указано в объявлении о вакансии.

Как написать сопроводительное письмо

Прежде чем писать сопроводительное письмо, важно провести исследование. Хотя внимательно прочитать описание должности необходимо, часто этого недостаточно.Чтобы помочь вам создать успешное сопроводительное письмо, узнайте больше о:

• , кто будет читать ваше сопроводительное письмо
• организации и ее культуре
• отрасли, в которой она работает, и любых соответствующих новостях
• компании конкурентах и ​​положении на рынке.
• целей организации на ближайшие пять лет.

При написании сопроводительного письма делайте его кратким, но при этом убедитесь, что в нем подчеркивается ваша пригодность для работы. Его можно разбить на следующие разделы:

• Первый абзац – Во вступительном слове должно быть указано, почему вы пишете письмо.Начните с указания должности, на которую вы претендуете, где вы видели ее рекламируемую и когда вы готовы начать.
• Второй абзац – Выделите соответствующий опыт и продемонстрируйте, насколько ваши навыки соответствуют конкретным требованиям должностной инструкции. Обобщите любые дополнительные сильные стороны и объясните, какую пользу они могут принести компании.
• Третий абзац – Объясните, почему вы подходите для этой работы, что вас привлекло в этом виде работы, почему вы заинтересованы в работе в компании и что вы можете предложить организации.Это хорошая возможность продемонстрировать свои знания о компании.
• Последний абзац – Используйте закрывающий абзац, чтобы округлить ваше письмо. Подтвердите свой интерес к роли и укажите свое желание личного собеседования. Пришло время упомянуть о любых недоступных датах.

По окончании прочтите документ и вырежьте все ненужные слова и предложения. Не заполняйте место повторением того, что уже было написано в вашем резюме. Как правило, упоминайте вашу текущую зарплату или ожидаемые зарплаты только в том случае, если работодатель специально попросил вас сделать это в описании должности.Если вас просят включить эту информацию, поместите ее между третьим и последним абзацами.

Если в объявлении о вакансии не указано иное (например, оно может попросить вас предоставить свое резюме и сопроводительное письмо в виде документа Word), сохраните файл с расширением .PDF, чтобы его можно было открыть и прочитать на любом компьютере. ПК с Windows и Mac не всегда работают согласованно – Windows использует расширение файла .docx, а Macs .pages, но если рекрутер использует противоположную систему, он не сможет открыть ваш файл.Эту проблему должно решить использование расширения файла .PDF.

Если вам нужна помощь в составлении резюме, узнайте, как его составить.

Как адресовать сопроводительное письмо

Всегда старайтесь адресовать сопроводительное письмо непосредственно человеку, который будет его читать. Помните, что у вас больше шансов получить ответ, если вы отправите его нужному человеку.

Если вам не удается найти контактное лицо по имени, вы можете использовать общее приветствие, например:

• Уважаемый господин / госпожа
• Уважаемый менеджер по найму
• Уважаемый директор по персоналу.

Однако общие приветствия следует использовать только после того, как вы исчерпали все методы поиска указанного контакта.

Как подписать

Как подписать сопроводительное письмо, зависит от того, как вы его написали. Если вы включаете именованное контактное лицо, подпишите «С уважением». Если вы используете общее приветствие, закончите словами «С уважением».

Примеры сопроводительных писем

• Образцы сопроводительных писем – Сопроводительные письма используются для того, чтобы подчеркнуть ваши навыки и опыт, а также выразить вашу пригодность и страсть к работе. Сопроводительные письма используются для поощрения рекрутеров к просмотру вашего резюме.Внимание к деталям имеет решающее значение, а орфография, грамматика и форматирование должны быть точными. Взгляните на наш образец сопроводительного письма, чтобы узнать, как создать идеальный документ.
• Спекулятивное сопроводительное письмо – Иногда это может быть эффективным методом создания возможностей. Чтобы убедиться, что спекулятивные сопроводительные письма будут успешными, вам необходимо изучить компанию, в которую вы подаете заявку. Используя наш шаблон сопроводительного письма, узнайте, что включать в спекулятивные приложения.
• Сопроводительное письмо выпускника магистратуры – Вы, вероятно, приступили к получению степени магистра, чтобы расширить свои предметные знания, получить отраслевые контакты и улучшить свои перспективы трудоустройства, но для того, чтобы действительно заставить его работать, вам нужно знать, как продать свою послевузовскую квалификацию работодателям.
• Сопроводительное письмо для соискателя без опыта – Это может быть сложно подать заявку на работу без опыта, но наш пример сопроводительного письма показывает вам, как продвинуть себя до работодателя, если у вас нет какого-либо непосредственно связанного опыта работы.
• Объяснение пробелов в вашем резюме – Знать, как обходить большие пробелы в вашем резюме, может быть непросто, но пытаться замалчивать их – ошибка. Ваше сопроводительное письмо – идеальное место, чтобы объяснить потенциальным работодателям эти пробелы в вашей истории занятости. Взгляните на наш образец сопроводительного письма, чтобы узнать, как это сделать.
• Сопроводительное письмо для смены карьеры – Узнайте, как объяснить смену направления в нашем примере сопроводительного письма для тех, кто меняет профессию.Вам нужно будет рассказать, почему вы хотите сменить карьеру (вкратце – оставьте подробности для собеседования) и связать свой прошлый опыт и богатство навыков с отраслью / работой, на которую вы претендуете.
• Сопроводительное письмо международного выпускника – Если вы хотите расширить свой кругозор, работая за границей, взгляните на наше сопроводительное письмо иностранного студента, подающего заявку на работу в Великобритании, и примените эти принципы к стране проживания твой выбор.
• Раскрытие инвалидности – Как и ваш пол, семейное положение и иждивенцы, ваша инвалидность не влияет на вашу способность выполнять работу, и вы не обязаны по закону указывать это в своем резюме или в сопроводительном письме.Однако, если вы хотите сообщить об инвалидности, чтобы указать, какие корректировки вам могут потребоваться, этот образец сопроводительного письма покажет вам, как это сделать.
• Сопроводительное письмо к стажировке – Чтобы стать выше конкурентов, вам необходимо успешно продать свои соответствующие навыки и опыт, выражая при этом свою страсть к должности. Помимо объяснения работодателям, что эта возможность может сделать для вас, вам нужно будет сообщить, что вы можете сделать для компании. Узнайте, как создать идеальное приложение для формальной стажировки с помощью нашего шаблона сопроводительного письма о стажировке.
• Сопроводительное письмо к ученичеству – Стажировка становится все более популярным способом получения работы, а также отличной альтернативой университету. Узнайте, как подать заявку на эти должности, используя наш пример сопроводительного письма для ученичества.

Для вдохновения и руководства по созданию резюме см. Примеры резюме.

5 советов по созданию идеального сопроводительного письма

Поскольку работодатели часто получают множество заявок на каждую вакансию, вам необходимо убедиться, что ваше сопроводительное письмо производит неизгладимое впечатление по правильным причинам.Вот несколько советов, которые увеличивают ваши шансы на успех:

• Подходящий для организации – Вам следует переписывать сопроводительное письмо каждый раз, когда вы подаете заявку на вакансию, чтобы ориентироваться на компанию. Отправка стандартного письма для всех заявок редко дает положительные результаты, и рекрутеры могут заметить вашу нехватку времени и усилий за милю.
• Формат – презентация важна, поэтому вам нужно правильно отформатировать сопроводительное письмо. Убедитесь, что документ максимально не загроможден, используйте тот же шрифт и размер, что и в своем резюме, а если вы отправляете его по почте или вручаете, используйте для печати обычную белую бумагу хорошего качества.
• Определите свои УТП – это ваши уникальные преимущества. Относитесь позитивно к тому, что вы предлагаете, и четко опишите, насколько ваши навыки и опыт соответствуют требованиям, изложенным в описании должности. Продемонстрируйте, почему вы идеальный кандидат.
• Включите примеры – Подтвердите претензии в сопроводительном письме реальными доказательствами или примерами, которые показывают, как и когда вы использовали свои навыки и опыт.

Если вы студент или недавний выпускник, вы можете записаться на прием в службу карьеры и трудоустройства вашего университета, чтобы получить дополнительную помощь при написании сопроводительного письма.Вы сможете поговорить со специально обученными консультантами, получить совет о том, что включить, и профессионально просмотреть свое заявление перед отправкой.

Чтобы не споткнуться, прочитайте о 5 вещах, которых следует избегать при написании сопроводительного письма.

Узнать больше

Написано Джеммой Смит, редактором

Перспективы · Апрель 2021 г.