Процессуальные основы управления: Процессуальные основы управления презентация, доклад

Содержание

Процессуальные основы управления презентация, доклад

Слайд 1
Текст слайда:

ЛЕКЦИЯ № 3
ДОЦЕНТ КАФЕДРЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ВМИРНОЕ ВРЕМЯ
ПОДПОЛКОВНИК МАЛЕВАННЫЙ ДМИТРИЙ ВИКТОРОВИЧ


Слайд 2
Текст слайда:

Учебные вопросы

Управление, как процесс.
Методы решения управленческих задач (проблем) и обеспечения качества управления.
Информационное обеспечение процесса управления.

Тема 3. «Процессуальные основы управления»
Занятие 1. Лекция. «Процессуальные основы управления»


Слайд 3
Текст слайда:

Литература:

О.И. Гоцуленко и др. Теория управления (подразделениями время). М., МВВКУ 2016г.

2. В.И. Коробко и др. Теория управления. М., Финансы и статистика ЮНИТИ-ДИАНА, 2015 г.

3. Я.И. Кибанов, И.Б. Дурвкова. Управление персоналом организации. М. ИНФРА-М, 2015 г.

4. А.Л. Гопаненко. Теория управления . М.Юрайт, 2015 г.


Слайд 4
Текст слайда:

Понятие и основные элементы процесса управления

Под процессом управления понимается определенная совокупность управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы.

Процесс управления представляется как совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Процесс производства
(объект управления)

В

В

Р

М

ИНФОРМАЦИЯ

ИНФОРМАЦИЯ

Процесс принятия управленческих решений

где М – моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации;
Р – разработка и принятие управленческих решений;
В – организация выполнения принятых решений

Процесс управления

Субъект управления

Вход

Выход


Слайд 5
Текст слайда:

Факторы, приводящие к появлению проблемы

Внутренние факторы – цели и стратегия развития предприятия, состояние портфеля заказов, структура производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ и т.

д.

Внешние факторы – среда, в которой работает организация. Она включает в себя состояние экономики страны, уровень научно-технического и социального развития, социокультурная и политическая обстановка.


Слайд 6
Текст слайда:

Классификация решений, применяемых организациями


Слайд 7
Текст слайда:

Понятие и основные элементы процесса управления

Характеристики основных системных уровней управления и разработки решений.


Слайд 8
Текст слайда:

Методы решения управленческих задач

Методы принятия управленческих решений.

Приемы и способы осуществления управленческой деятельности при принятии решения

Выбор решения

Решение проблемы

Постановки проблемы

Организации выполнения принятого решения

Экономико-математические

Сбор, хранение , анализ информации.
Сравнения
Аналогии
Моделирования
Фиксации важных событий
Факторного анализа.
Опроса
Статистически

Номинальной групповой техники
“Дельфи”
“Мозговой атаки”

Оптимизационный
Взвешенных критериев

Декомпозиции (древо решений)
План реализации
+
Методы контроля


Слайд 9
Текст слайда:

По времени наступления

По возможностям использования

По достоверности

По степени обработки

По функциям управления

По источникам возникновения

Виды информации

Информационное обеспечение процесса управления

ИНФОРМАЦИЯ
Совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы ,используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений

Экономическая

Социальная

Техническая

Организационная

Предвидения

Организации

Контроля

Мотивации

Исследования

Входящая

Исходящая

Внешняя

Внутренняя

Сложная

Простая

Вторичная

Первичная

Достоверная

Ложная

Избыточная

Полезная

Дискретная

Постоянная


Слайд 10
Текст слайда:

Информационное обеспечение управления

Комплекс мероприятий , проводимых в интересах повышения эффективности управления организацией

Информационное обеспечение процесса управления

Сбор информации

Анализ и обработка информации

Классификация информации

Защита информации

Выбор материальных носителей информации

Представление и использование информации

На основе информации разрабатывается управленческие решения , проводится оценка и анализ ситуаций и проблем


Слайд 11
Текст слайда:

Информационные технологии

Информационное обеспечение процесса управления

Это предмет специальной деятельности , связанной с информатизацией процессов управления , информационного общества и глобальных коммуникаций

Внутренние информационные технологии

Внешние информационные технологии

Электронная почта

Электронная коммерция
Электронное представительство в Интернете
Электронное ведение бизнеса
Трейдинг
Маркетинг

Автоматизация:
Производства
Бух. учёта
Делопроизводство
Аппарата управления


Слайд 12
Текст слайда:

Информационные системы и сети

Информационное обеспечение процесса управления

Это организационные взаимосвязи , позволяющие использовать информационные технологии в интересах организации

Корпоративная
база
данных

(информационная система)

Экспертные системы и системы принятия решений

Бухгалтерский учёт

Финансовый анализ

Система поддержки клиентов

Управление проектами

Средства распознавания текста

Средства работы с графическими документами

Средства описания и анализа

Текстовые процессоры и электронные таблицы

Машинная графика

Вход

Коммуникационные пакеты

Справочные системы

Выход


Процессуальные основы управления – презентация онлайн

Похожие презентации:

10 правил успешной коммуникации

Этика и этикет делового общения

Управление конфликтами в организации.

Стили руководства

Бережливое производство

Тайм-менеджмент

Стили управления

Японский менеджмент

Мотивация персонала. Материальная, нематериальная мотивация

Управление проектами

ЛЕКЦИЯ № 3
ДОЦЕНТ КАФЕДРЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ВМИРНОЕ ВРЕМЯ
ПОДПОЛКОВНИК МАЛЕВАННЫЙ ДМИТРИЙ ВИКТОРОВИЧ

2. Учебные вопросы

1. Управление, как процесс.
2. Методы решения управленческих задач (проблем) и обеспечения
качества управления.
3. Информационное обеспечение процесса управления.

3. Литература:

1. О.И.
Гоцуленко
и
др.
Теория
управления
(подразделениями время). М., МВВКУ 2016г.
2. В.И. Коробко и др. Теория управления. М., Финансы и
статистика ЮНИТИ-ДИАНА, 2015 г.
3. Я.И. Кибанов, И.Б. Дурвкова. Управление персоналом
организации. М. ИНФРА-М, 2015 г.
4. А.Л. Гопаненко. Теория управления . М.Юрайт, 2015 г.
Под процессом управления понимается определенная совокупность
управленческих действий, которые логично связываются друг с другом, чтобы
обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на
«входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы.
Процесс управления представляется как совокупность циклических действий,
связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых
решений.
Процесс принятия управленческих решений
Вход
П
Р
О
Б
Л
Е
М
А
И
Н
Ф
О
Р
М
А
Ц
И
Я
Процесс производства
(объект управления)
Процесс
управления
В
В
Р
М
Субъект управления
Выход
И
Н
Ф
О
Р
М
А
Ц
И
Я
П
Р
О
Б
Л
Е
М
А
где М – моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от
него информации;
Р – разработка и принятие управленческих решений;
В – организация выполнения принятых решений
Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого
объекта желаемому или заданному.
Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы,
называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее
ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию.
Внутренние факторы – цели и стратегия развития предприятия, состояние
портфеля заказов, структура производства и управления, финансовые и
трудовые ресурсы, объем и качество работ и т.д.
Внешние факторы – среда, в которой работает организация. Она включает в
себя
состояние экономики страны, уровень научно-технического и
социального развития, социокультурная и политическая обстановка.
Управленческое решение – это концентрированное выражение процесса
управления на его заключительной стадии
Классификация решений, применяемых организациями
Критерии
Классы решений
Степень структурированности
Слабо структурированные (не
запрограммированные)
Высоко структурированные (запрограммированные)
Содержание
Количество целей
Длительность действия
Лицо, принимающее решение
Уровень принятия решения
Глубина воздействия
Направление решения
Экономические, социальные, организационные,
технические, научные и т.д.
Одноцелевые
многоцелевые
Стратегические, тактические, оперативные (или
долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные)
Индивидуальные
Групповые
Организация в целом, ее структурные
подразделения, функциональные службы, отдельные
работники
Одноуровневые
Многоуровневые
Внутрь организации, как системы
За ее пределы
Системный уровень
управления и разработки
решения
Основная функция , цели и
задачи управления и
разработки решений на
рассматриваемом уровне
Рекомендуемый
методический аппарат для
разработки решений на
рассматриваемом уровне
Концептуальный
Анализ проблем , выбор
проблемы для решения ,
формирования целей и
замысла её достижения
Научные и эврестические
методы
Операциональный
Оценка эффективности
принятия решения , в
рамках намеченной цели и
замысла её достижения
Научные и эврестические
способы (технологии)
Элементный
Выбор технологического
приёма , обеспечивающего
наиболее выгодные
решение поставленной
задачи
Научные и эврестические
приёмы
Методы принятия
управленческих
решений.
Приемы и способы осуществления управленческой
деятельности при принятии решения
Постановки
проблемы
Решение
проблемы
Выбор
решения
Экономико-математические
Сбор, хранение ,
анализ информации.
Сравнения
Аналогии
Моделирования
Фиксации
важных событий
Факторного
анализа.
Опроса
Статистически
Номинальной
групповой техники
“Дельфи”
“Мозговой
атаки”
Оптимизационный
Взвешенных
критериев
Организации
выполнения
принятого
решения
Декомпозиции
(древо решений)
План реализации
+
Методы контроля
ИНФОРМАЦИЯ
Совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой
системы ,используемых для оценки ситуации и разработки
управленческих решений
Виды
Экономическая
Социальная
информации
Техническая
Организационная
По функциям управления
Предвидения
Организации
Контроля
Мотивации
Исследования
По источникам возникновения
Исходящая
Входящая
Внешняя
Внутренняя
По степени обработки
Первичная
Вторичная
Простая
Сложная
По достоверности
Ложная
Достоверная
По возможностям использования
Полезная
Избыточная
По времени наступления
Постоянная
Дискретная

10.

Информационное обеспечение процесса управленияИнформационное
обеспечение управления
Комплекс мероприятий , проводимых в интересах
повышения эффективности управления организацией
Сбор информации
Защита
информации
Анализ и обработка
информации
Классификация
информации
Выбор материальных
носителей информации
Представление и
использование информации
На основе информации разрабатывается
управленческие решения , проводится оценка и
анализ ситуаций и проблем

11. Информационное обеспечение процесса управления

Информационные технологии
Это предмет специальной деятельности , связанной с
информатизацией процессов управления , информационного
общества и глобальных коммуникаций
Внешние информационные
технологии
Электронная почта
Электронная коммерция
Электронное
представительство в
Интернете
Электронное ведение
бизнеса
Трейдинг
Маркетинг
Внутренние информационные
технологии
Автоматизация:
a) Производства
b) Бух. учёта
c) Делопроизводство
d) Аппарата управления

12. Информационное обеспечение процесса управления

Информационные системы и сети
Это организационные взаимосвязи , позволяющие использовать
информационные технологии в интересах организации
Экспертные системы и
системы принятия
решений
Корпоративная
база
данных
Бухгалтерский учёт
Финансовый анализ
Система поддержки
клиентов
Средства работы с
графическими
документами
Средства описания и анализа
(информационная
система)
Текстовые процессоры и
электронные таблицы
Машинная графика
Управление проектами
Выход
Средства распознавания
текста
Справочные системы
Коммуникационные
пакеты
Вход

English     Русский Правила

13.2. Содержательные и процессуальные теории мотивации . Основы управления персоналом

Мотивация – это побуждение человека к действию для достижения его личных целей и целей организации.

Для того чтобы осуществлять мотивацию, необходимо представлять себе потребности работников и ожидаемое ими вознаграждение.

Потребности – это ощущение человеком физиологически или психологически недостатка чего-либо. Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя.

Многочисленные теории мотивации принято подразделять на содержательные и процессуальные. Первые акцентируют внимание на содержании потребностей, а вторые – на процессе мотивации.

Содержательные теории мотивации. Широкое распространение в США и странах Западной Европы получила теория мотивации А. Маслоу, согласно которой потребности имеют определенную иерархию:

1) физиологические потребности – пища, жилье, одежда и т. п.;

2) потребность в защищенности – сохранение устойчивости, обеспечение денежного дохода для удовлетворения физиологических потребностей;

3) потребность в причастности, взаимодействии, привязанности, поддержке – принадлежность к родственной по духу группе, контакт с окружающими, общение;

4) потребность в уважении – компетентность в своей профессии, самостоятельность, право принимать решения;

5) потребность в самовыражении – реализация своего потенциала, получение новых знаний, расширение области полномочий.

По теории А. Маслоу мотивация людей определяется широким спектром их потребностей. При этом главную мотивирующую роль играет самая нижняя неудовлетворенная потребность – физиологическая. После того как потребность удовлетворена, она утрачивает свое мотивирующее воздействие.

Если раньше руководители использовали в целях мотивации только экономические стимулы, поскольку поведение работников определялось в основном их потребностями низших уровней, то по мере повышения заработков и обеспечения социальной защищенности людей возрастает роль потребности в уважении.

Менеджер, изучивший теорию мотивации, имеет возможность, наблюдая за своими подчиненными, определять потребности, которые ими движут, и использовать адекватные этим потребностям стимулы.

Для реализации потребности в причастности целесообразно давать людям такую работу, которая позволяла бы им общаться, создавать на работе (в цехе, отделе, на участке) дух единой команды, периодически проводить совещания с участием подчиненных, создавать условия для образования неформальных групп, не наносящих ущерба организации, и т.  д.

Потребность в уважении может быть обеспечена путем предоставления подчиненным более содержательной работы, поощрения за достигнутые ими положительные результаты, привлечения работников к формированию целей и принятию решений, делегирования им дополнительных прав и полномочий, продвижения по службе, создания условий для обучения и переподготовки в целях повышения уровня компетентности и т. п.

Потребность в самовыражении реализуется через поручение подчиненным сложной работы, требующей от них полной отдачи сил, путем поощрения творческих способностей работников, а также при помощи повышения их квалификации.

Акцент на потребности высших уровней делается и в теории мотивации Д. Мак-Клелланда, который считал, что людям присущи три потребности: власть, успех и причастность.

Потребность во власти проявляется как желание воздействовать на других людей. Эту потребность испытывают обычно откровенные и энергичные люди, стремящиеся отстаивать свои позиции. В иерархии Маслоу не отражена потребность власти, поэтому можно предположить, что она могла бы разместиться где-то между потребностями в уважении и самовыражении.

Потребность в успехе состоит не в провозглашении успеха, а в процессе доведения работы до успешного завершения. Люди, испытывающие эту потребность, обычно рискуют умеренно и хотят, чтобы достигнутые ими результаты поощрялись вполне конкретно. Для мотивации сотрудников с потребностью успеха перед ними надо ставить задачи с умеренной степенью риска, делегировать им достаточные полномочия, чтобы они могли проявлять инициативу, регулярно и конкретно поощрять их за достигнутые результаты.

Потребность в причастности по Мак-Клелланду схожа с потребностью в принадлежности по Маслоу. Люди, испытывающие эти потребности, заинтересованы в налаживании дружеских отношений, охотно приходят на помощь. Их можно увлечь работой, дающей обширные возможности социального общения, и не следует ограничивать их в межличностных контактах.

Мотивация поведения занимает большое место и в работах Ф. Герцберга, который делит потребности на гигиенические факторы и мотивации. К гигиеническим факторам Герцберг относит, например, условия работы, заработок, межличностные отношения, а к мотивациям – продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы, высокую степень ответственности и т. п. Гигиенические факторы по Герцбергу связаны с внешней средой, мотивации – с характером и сущностью работы. При отсутствии или недостаточной степени присутствия гигиенических факторов у человека возникает неудовлетворенность работой.

Теория мотивации Герцберга имеет много общего с теорией Маслоу, в частности гигиенические факторы Герцберга во многом соответствуют физиологическим потребностям и потребностям высших уровней Маслоу. Однако теории мотивации, разработанные американскими учеными, базируются на американской системе ценностей и идеалов, которая далеко не всегда приемлема в других странах (например, в Японии). В то же время японские системы ценностей и менеджмента вряд ли могут быть безоговорочно приняты другими странами. Например, попытка американских менеджеров позаимствовать японские кружки качества не увенчалась успехом. Таким образом, мотивация трудовой деятельности должна осуществляться с учетом менталитета каждой нации.

Процессуальные теории мотивации. Своеобразный подход к проблемам мотивации предлагается процессуальными теориями мотивации. В частности, теория мотивации В. Врума предполагает, что мотивация зависит от трех факторов: ожидаемого результата деятельности, ожидаемого вознаграждения от этого результата и ожидаемой ценности вознаграждения. Эта модель мотивации получила название «теория ожидания» (рис. 13.3).

Рис. 13.3. Модель мотивации В. Врума

Существует также теория справедливости, которая утверждает, что люди субъективно оценивают справедливость вознаграждения за затраченные ими усилия. Они сравнивают свое вознаграждение с вознаграждением других людей. Если человек не считает справедливым получаемое им вознаграждение, то он значительно снижает интенсивность и качество труда.

Модель мотивации Л. Портера и Э. Лоуллера объединила теорию ожидания и теорию справедливости. Согласно их модели уровень приложенных усилий определяется ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что данный уровень усилий повлечет за собой определенный уровень вознаграждения.

К процессуальным можно отнести также теорию постановки целей Э. Лока, который исследовал процесс стимулирования целей и формирования мотивов посредством постановки целей.

Процесс постановки целей состоит из четырех этапов:

1) оценка индивидом события, происходящего во внешней среде;

2) определение индивидом целей для себя;

3) осуществление действий;

4) достижение результата и получение удовлетворения от достигнутого результата.

Теория постановки целей утверждает, что уровень исполнения работы в значительной степени зависит от следующих характеристик целей:

• сложность – определяет степень профессиональности исполнения;

• специфичность – отражает степень ее определенности и ясности;

• приемлемость – представляет собой степень, в которой цель для человека является его собственной;

• приверженность – характеризует готовность человека прилагать усилия для ее достижения.

Удовлетворенность работника – последний этап процесса мотивации, который не просто завершает процесс, но и является исходным пунктом для нового цикла постановки целей и мотивации. На удовлетворенность оказывает влияние оценка результата работы самим работником и оценка со стороны окружающих (сослуживцев, руководства).

Что такое политика и процедура?

Основные моменты статьи

  • Разница между политиками и процедурами
  • Почему политики и процедуры важны для вашей организации
  • Как управление политиками помогает вашей организации
  • Поиск программного обеспечения для управления политиками

Каждой организации, независимо от отрасли, необходимы хорошо прописанные политики и процедуры для эффективной работы.

Руководители организаций должны как можно скорее установить правила и процедуры. Они не только защищают вашу организацию и сотрудников от несоблюдения требований, но также определяют и формируют культуру.

В зависимости от отрасли несоблюдение требований может привести к штрафам, судебным искам, потере репутации или даже к риску для ваших сотрудников. Эти последствия, а также другие неизвестные риски часто возникают внезапно и неожиданно, поэтому самым мудрым способом действий является принятие превентивных мер до того, как что-либо произойдет.

Чтобы ваша организация была максимально защищена, политики и процедуры должны постоянно развиваться. Они должны расти вместе с вашей компанией, но они также должны отражать постоянно меняющиеся федеральные, государственные и местные правила.

Если политики и процедуры так важны, то какие? В чем разница между ними? Может ли моя организация действительно извлечь выгоду из управления политиками и процедурами? В оставшейся части этой статьи мы рассмотрим эти и другие вопросы.

В чем разница между политиками и процедурами?

Что такое политика?

Политика против процедуры. Важно понимать разницу.

Политики представляют собой набор общих рекомендаций. Они излагают план вашей организации по решению определенных проблем.

Цель политик — передать ценности, философию и культуру организации. Они включают, но не ограничиваются следующим:

  • Что работники могут ожидать от организации (вознаграждения работникам, политика в отношении отпусков)
  • Чего компания ожидает от сотрудников (кодекс поведения, соглашения о конфиденциальности)
  • Что клиенты и сообщество могут ожидать от организации (политика обслуживания клиентов)

Эффективная политика также закладывает основу для здоровой рабочей культуры. Возможно, вы своими глазами видели, как политики влияют на корпоративную культуру, сообщают сотрудникам об их ожиданиях и руководят повседневными операциями. И, возможно, вы видели неблагоприятные последствия пренебрежения политикой.

Хорошая политика — это больше, чем просто список правил. Он должен показать сотрудникам цель их работы и предоставить способы измерения успеха. Что отличает хорошую политику?

  • Ясный, лаконичный и простой язык
  • Объясняет правило, а не то, как его реализовать
  • Легкий доступ для персонала в любое время
  • Представляет согласованную логическую структуру
Что такое процедура?

Следующим естественным шагом после создания организационной политики являются процедуры.

Политики устанавливают некоторые параметры для принятия решений, но оставляют место для гибкости. Они показывают «почему» за действием.

С другой стороны, процедуры

объясняют, «как». Они содержат пошаговые инструкции для конкретных рутинных задач. Они могут даже включать контрольный список или этапы процесса, которым необходимо следовать. Но, по крайней мере, ваши процедуры должны содержать следующую информацию:

  • Кто отвечает за каждую задачу
  • Какие шаги необходимо предпринять
  • Кому ответственная сторона отчитывается перед

Давайте рассмотрим пример запроса отпуска, чтобы лучше понять разницу между политикой и процедурой. Политика отпусков определяет, сколько отгулов сотрудник имеет право взять. В процедуре перечислены шаги, необходимые для получения разрешения на отгул, или факторы, определяющие, кто получает приоритетные выходные.

Установление процедур гарантирует, что сотрудники знают, что делать, и поддерживает бесперебойную работу вашей организации, даже когда ключевые сотрудники находятся вне офиса. Что делает процедуру хорошей?

  • Ясный, лаконичный и простой язык
  • Адреса, как реализовать политики
  • Учитывает мнение пользователя
  • Предоставление вариантов, когда это возможно, без излишнего ограничения
Что такое процесс?

Процессы объясняют, как достичь желаемого результата, будь то продукт или услуга. Процессы сворачиваются в соответствии с политиками вашей организации и объясняют, как что-то работает на высоком уровне.

Узнайте больше о различиях между политиками, процессами и процедурами в нашем руководстве покупателя по лучшим решениям для управления политиками.

Что такое ориентир?

В большинстве организаций действуют как руководства, так и политики. Многие используют эти термины взаимозаменяемо, но они совершенно разные.

Инструкции являются общими рекомендациями. Они не являются обязательными или обязательными. Тогда как политики являются более формальными документами, и следование им является обязательным.

Почему политики и процедуры важны для вашей организации

Вместе политики и процедуры определяют вашу организацию и снижают риск ответственности. Они способствуют согласованности во всей организации, как для сотрудников, так и для клиентов.

Согласованность со временем создает здоровую репутацию вашей организации, особенно в отношении точек взаимодействия сотрудников с клиентами. Другой термин для этого — брендинг. Последовательность строит и защищает ваш бренд.

Политики и процедуры способствуют согласованности в вашей организации, что со временем укрепляет и защищает ваш бренд.

Но политики могут оказать положительное влияние на вашу организацию только в том случае, если они будут соблюдаться. Ответственность двоякая: на лидерстве — эффективное информирование о политике, а на сотрудниках — следовать им.
Политика и процедуры повышают соответствие требованиям

Каждая отрасль имеет свой набор законов, правил, стандартов и лучших практик. Они постоянно развиваются, поэтому важно часто проверять политики и процедуры, чтобы убедиться в их соответствии.

На базовом уровне политики и процедуры помогают вашей организации соблюдать федеральные, государственные и местные законы.

Законы многих штатов требуют, чтобы компании придерживались специальной политики, запрещающей дискриминацию и домогательства. Ваша организация должна отразить эти и другие основные правила трудоустройства в справочнике для сотрудников.

Конечно, соблюдение трудового законодательства — это только начало. Политика и процедуры должны выходить за рамки правовых стандартов. Правильная политика связывает вашу организацию с лучшими отраслевыми практиками.

Политики и процедуры улучшают внутренние процессы

По мере расширения и развития компаний внутренние процессы могут усложняться. Внутренние процессы определяются как шаги, предпринимаемые для достижения определенного результата.

Политики и процедуры вносят ясность во внутренние процессы, обеспечивая достижение желаемого результата и помогая сотрудникам приносить больше пользы клиентам.

Но это происходит только в том случае, если вы и/или ваши администраторы регулярно просматриваете и обновляете политики в соответствии с изменяющимися потребностями вашей организации.

Политики и процедуры постоянно развиваются, поэтому важно документировать и отслеживать, как дела обстоят с течением времени. Отслеживание версий документов может помочь вам улучшить внутренние процессы. Правильный инструмент управления политиками будет хранить и отслеживать версии важных документов, но об этом позже.

Давайте рассмотрим пример. Политика в медицинском центре может требовать, чтобы все сотрудники проходили 20 часов обучения каждый год. Когда центр только начинался с несколькими сотрудниками, они проводили очное обучение персонала. Но по мере того, как центр нанимал больше сотрудников, собирать всех в классе для ежегодного обучения становилось все сложнее. Весь процесс начал занимать административные часы и деньги, которые можно было бы лучше использовать в другом месте.

Изучив этот внутренний процесс, администраторы клиники нашли способ скорректировать процедуры обучения, чтобы сэкономить время и деньги. Решение? Они внедрили программное обеспечение для управления обучением, которое позволило их сотрудникам проходить обучение в любое время и в любом месте. Теперь они экономят деньги на инструкторах и больше не должны работать в плотном графике каждого.

Политики помогут вам справляться с инцидентами и кризисами

Политики и процедуры могут предотвратить инциденты на рабочем месте путем принятия надлежащих мер безопасности. Если инцидент действительно имеет место, хорошие политики и процедуры вернут операции в нормальное русло более быстрыми темпами

Например, если происходит несчастный случай на рабочем месте, процедуры объясняют, какие действия необходимо предпринять сотруднику и его руководителю. В процедуре могут быть перечислены необходимые формы, какие инциденты подлежат компенсации работникам, как подать заявку на компенсацию работникам и т. д.

неправильный. Затем вы можете принять меры для предотвращения подобных аварий в будущем.

Политики и процедуры также не позволяют вашей организации упускать из виду инциденты, что предотвращает их перерастание в кризис.

В чем разница между инцидентом и кризисом? Инцидент на рабочем месте происходит внутри компании и может прервать повседневную работу, в то время как кризис обычно происходит извне, и его труднее предвидеть.

Некоторые эксперты считают, что крупная компания будет сталкиваться с кризисом не реже одного раза в семь лет. Примеры кризисов включают стихийные бедствия, неисправные продукты, атаки вредоносного ПО, судебные иски и многое другое. Они могут угрожать финансам, репутации или способности вашей организации продолжать предоставлять услуги.

Например, в случае PR-кризиса хорошее обслуживание клиентов, социальные сети и коммуникационная политика могут помочь вашей организации уменьшить ущерб, наносимый ее репутации.

Зачем каждой отрасли нужны политики и процедуры

Политика правоохранительных органов

Политика всегда была важна для правоохранительных органов. Но обновление политики стало еще более важным в последние несколько лет, когда подотчетность полиции стала горячей темой.

Правоохранительные органы по своей сути опасная и сложная работа. Полицейские должны иметь надлежащую подготовку и доступ к правилам, чтобы защитить себя в полевых условиях и тех, кого они обслуживают. Например, политика в отношении применения силы может помочь укрепить доверие между полицейскими управлениями и их сообществами.

Некоторые полицейские управления обнародуют определенные правила, чтобы повысить подотчетность полиции. Правильный инструмент управления политиками может помочь вашей организации обмениваться важными документами с вашим сообществом.

Пожарная политика

Для пожарных знание и соблюдение процедур может быть вопросом жизни и смерти. Пожарные должны работать как единая команда, чтобы быстро и эффективно реагировать на чрезвычайные ситуации. Если есть хотя бы одно слабое звено, это может поставить под угрозу всю команду.

Политика обучения, медицинских осмотров, оказания первой помощи и технического обслуживания оборудования подтверждает, что пожарные готовы хорошо выполнять свою работу. Другие политики и процедуры устанавливают правила, помогающие пожарным принимать решения в опасных и стрессовых ситуациях.

Политика здравоохранения

Жизни находятся на кону и в сфере здравоохранения, поэтому необходимо иметь структурированный процесс обучения и политики.

Организации здравоохранения сталкиваются с большим количеством рисков ответственности, чем большинство других. Но политики и процедуры могут помочь им снизить риски, повысить соответствие требованиям, защитить личную информацию о пациентах и ​​обеспечить качественное обслуживание клиентов.

Поскольку политика здравоохранения часто меняется, важно иметь структурированную систему для обновления политик и их распространения среди персонала.

Корпоративная политика

Корпоративные политики определяют конкретные руководящие принципы вашей компании — от политик работы на дому до политик по болезни и других политик, характерных для вашей организации или отрасли.

Корпоративные процедуры подробно описывают, как следовать политикам и процессам, например, как управлять оборудованием.

Вместе корпоративные политики и процедуры обеспечивают стабильное качество обслуживания клиентов, безопасность сотрудников, соблюдение законов и нормативных актов и снижение ответственности.

Узнайте больше о корпоративных политиках и процедурах здесь.

Как управление политиками и процедурами помогает вашей организации

В этой статье мы обсуждали разницу между политикой и процедурой, почему они необходимы для вашей организации и как правильное программное обеспечение может помочь. Теперь давайте поговорим о важности управления политиками и о том, как найти подходящее программное обеспечение для управления политиками для вашей организации.

Обзоры и обновления

Политики и процедуры должны развиваться и меняться вместе с вашей организацией, адаптируясь к ее потребностям и отраслевым стандартам. По мнению экспертов, пересматривать и обновлять политики необходимо не реже одного раза в год. Некоторые политики могут нуждаться в пересмотре раз в два года или ежеквартально.

Обновление политик и процедур должно быть совместным процессом. Администраторам необходимо работать с руководителями, сотрудниками разных уровней организации и представителями групп, на которых будут влиять политики. Сотрудничество со всеми этими людьми, особенно с пользователями, делает политику более точной и увеличивает ее принятие сотрудниками.

Процесс совместной работы не должен быть сложным. Инструменты управления политиками и процедурами PowerDMS позволяют создавать автоматизированные рабочие процессы утверждения для совместной работы над новыми проектами политик. Таким образом, вы можете отслеживать изменения, контролировать, кто может редактировать/просматривать черновик, и просматривать полную историю каждого документа.

Когда вы будете готовы опубликовать обновленную политику, PowerDMS автоматически архивирует старую версию, избегая путаницы из-за нескольких конфликтующих версий политик и процедур.

Доступность

Ваши сотрудники должны иметь доступ к политикам и процедурам в любое время. В критических, напряженных ситуациях листать руководство по физической политике нецелесообразно и неэффективно по времени.

PowerDMS предоставляет организациям безопасное централизованное онлайн-хранилище для политик и процедур. Сотрудники могут получить доступ к политикам в любое время с любого мобильного устройства, открыв соответствующий документ с помощью простого поиска по ключевым словам.

Подотчетность сотрудников

К сожалению, предоставление доступа к политикам и процедурам не гарантирует, что сотрудники будут их читать. Новых сотрудников следует обучать и проверять на соответствие политикам и процедурам во время инструктажа, но даже те, кто работает давно, нуждаются в напоминаниях.

При распространении обновлений политики следует убедиться, что все сотрудники подписались на них. Это защищает вашу организацию и ваших сотрудников от случаев несоблюдения требований.

К счастью, PowerDMS позволяет распространять политики и собирать электронные подписи всего за пару кликов. Вы даже можете назначать викторины для проверки понимания и удержания.

Поиск программного обеспечения для управления политиками и процедурами

Ищете инструмент для управления политиками и процедурами на протяжении всего их жизненного цикла? В идеале вам понадобится что-то, что управляет политикой, обучением и аккредитацией из центрального цифрового места. Что-то вроде PowerDMS.

PowerDMS — это единая подключенная платформа для всех ваших потребностей в политике: составление, пересмотр, распространение, отслеживание и совместная работа. Благодаря встроенным функциям отчетности, автоматизированным рабочим процессам, контролю версий и многому другому вы можете без головной боли управлять соблюдением нормативных требований.

Несмотря на то, что существуют другие решения для управления контентом, такие как Dropbox или Sharepoint, ни одно из них не обеспечивает живую связь между вашими политиками, обучением и аккредитацией.

Профилактика. Прежде чем  нарушит правила, узнайте, как PowerDMS может помочь вам управлять политиками и процедурами. При этом экономя время и деньги. Подпишитесь на бесплатную и дружественную демонстрацию сегодня.

Основы управления контрактами

  • Управление контрактами — это когда кто-то берет на себя ответственность за управление контрактами для сотрудников, поставщиков или других сторон.
  • Менеджерам по контрактам необходимы юридические знания, чтобы точно руководить процессом управления контрактами.
  • Не все компании имеют назначенных менеджеров по контрактам, но крупные оборонные фирмы или компании, часто работающие с правительством, обычно используют менеджеров по контрактам.

Управление контрактами — это форма управления, которой не уделяют должного внимания. Менеджеры часто взаимодействуют с сотрудниками, и некоторые из этих обсуждений и ситуаций, естественно, связаны с компенсациями. Некоторые из этих бесед будут касаться управления контрактами. В других случаях предприятиям необходимо управлять договорными соглашениями с другими предприятиями. Об этом мало говорят, но управление контрактами — важная бизнес-тема. Если вы не знаете, как работает процесс управления контрактами, важно понять основы.

Что такое управление контрактами и почему это важно?

Управление контрактами — это процесс управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации операционных и финансовых показателей организации при одновременном снижении финансового риска. Организации сталкиваются с постоянно растущим давлением в плане снижения затрат и повышения эффективности работы компании. Управление контрактами оказывается очень трудоемким элементом бизнеса, что облегчает потребность в эффективной и автоматизированной системе управления контрактами.

Основы управления договорами

Когда две компании желают вести дела друг с другом, в договоре оговариваются виды деятельности, в которые вступают обе организации, и условия, посредством которых каждая из них будет выполнять свои части соглашения. Контракты очень сильно влияют на прибыльность бизнеса из-за акцента на доходах и расходах.

Если контракт сформулирован плохо, одна организация может потерять бессчетное количество тысяч долларов из-за простой формальности, для определения которой у нее не хватает ресурсов. Эффективное управление контрактами может в конечном итоге создать прочные деловые отношения и проложить путь к большей прибыльности в долгосрочной перспективе, но только при правильном управлении. Рекомендуется привлечь юридический отдел или юриста к обсуждению управления контрактами. Точная формулировка контрактов имеет решающее значение для управления контрактами.

Управление контрактами также применяется для управления различными контрактами с фрилансерами или сотрудниками. Они иногда требуют управления и изменений, которые помогают обеим сторонам.

Как правило, управление контрактами включает несколько ключевых этапов. Есть ранние этапы или этап перед награждением. Это вся работа, которая выполняется до заключения контракта с кем-либо, будь то бизнес или сотрудник. Средняя стадия — это когда процесс присуждается. Это включает в себя все документы, чтобы сделать соглашение окончательным. В-третьих, это этап после награждения. Именно здесь вступает в действие большая часть управления контрактами и обслуживания.

Эти три основных этапа представляют собой простой способ рассмотрения трехэтапного управления контрактами, но этот процесс более сложен и может быть рассмотрен в несколько этапов в зависимости от того, насколько детальным является ваше представление. Мы обсудим более глубокий взгляд на процесс позже.

Элементы успешного управления контрактами

Недостаточно, чтобы в организации были профессионалы, занимающиеся управлением контрактами. Сотрудники должны быть дополнены процессами и сопутствующим программным обеспечением для удовлетворения растущих потребностей в области соответствия и аналитики. Когда стратегия управления контрактами успешно реализована, организации могут ожидать:

  • Ожидаемые выгоды для бизнеса и финансовая отдача реализуются.
  • Поставщик готов сотрудничать и реагировать на потребности организации.
  • В организации не возникает споров или неожиданностей по контракту.
  • Предоставление услуг удовлетворительно для обеих сторон.

Деятельность, включающая надлежащее управление контрактами

Основа управления контрактами основывается на выполнении успешных мероприятий после присуждения контракта и на начальном этапе. На этапе, предшествующем заключению контракта, сотрудники должны сосредоточиться на причине заключения контракта и на том, может ли поставщик выполнить условия соглашения.

Необходимо дополнительное рассмотрение, чтобы понять, как будет работать контракт после присуждения. Чтобы избежать нежелательных сюрпризов, требуется тщательное исследование и ясность цели в фактическом контракте.

Управление контрактами требует определенного уровня гибкости от обеих вовлеченных сторон и готовности адаптировать условия контракта с учетом любых меняющихся обстоятельств. Проблемы неизбежны, а это означает, что организации должны быть готовы к неожиданностям и иметь возможность при необходимости корректировать условия контракта. [ История по теме: Условия кредитного договора, на которые следует обратить внимание ]

Каковы этапы процесса управления договором?

Хотя существует множество компонентов управления контрактами, мы можем обобщить процесс, разбив его на пять четких этапов: создание, совместная работа, подписание, отслеживание и продление.

Далее мы можем идентифицировать отдельные шаги внутри этапов. В целом, мы можем разбить процесс на девять шагов, каждый из которых вносит свой вклад в одну из пяти всеобъемлющих стадий. Это упрощает управление кризисом в конце квартала, который обычно случается, когда приходит время для нового раунда контрактов. Вот шаги каждого этапа:

Создание

1. Первоначальные запросы.  Процесс управления контрактами начинается с определения контрактов и соответствующих документов для поддержки цели контракта.

2. Авторские договоры.  Написание контракта от руки требует много времени, но благодаря использованию автоматизированных систем управления контрактами этот процесс можно значительно упростить.

Сотрудничество

3. Заключение договора. После составления контракта сотрудники должны иметь возможность сравнивать варианты контракта и отмечать любые расхождения, чтобы сократить время переговоров.

Подписание

4. Утверждение договора. Получение одобрения руководства — это этап, на котором возникает большинство узких мест. Пользователи могут превентивно бороться с этим, создавая индивидуальные рабочие процессы утверждения, в том числе параллельные и последовательные утверждения, чтобы ускорить принятие решений.

5. Заключение договора.  Выполнение контракта позволяет пользователям контролировать и сокращать процесс подписания за счет использования электронной подписи и поддержки факса.

Отслеживание

6. Управление обязательствами.  Это требует серьезного управления проектом, чтобы гарантировать, что результаты достигаются ключевыми заинтересованными сторонами, а стоимость контракта не ухудшается на ранних этапах его роста.

7. Изменения и дополнения.  Сбор всех документов, относящихся к первоначальному составлению контракта, является сложной задачей. При обнаружении пропущенных элементов должны быть предусмотрены системы для внесения поправок в первоначальный контракт.

8. Аудит и отчетность. Управление контрактами не означает составление проекта контракта, а затем бездумное помещение его в картотеку. Аудит контракта важен для определения соблюдения обеими организациями условий соглашения и любых возможных проблем, которые могут возникнуть.

Продление

9. Продление. Методы ручного управления контрактами часто могут приводить к упущенным возможностям продления и потере доходов от бизнеса. Автоматизация процесса позволяет организации выявлять возможности продления и создавать новые контракты.

Большая часть управления контрактами сводится к выполнению этих девяти шагов. Управление жизненным циклом контракта имеет решающее значение. Поскольку различные типы контрактов проходят различные этапы, менеджеры по контрактам должны отслеживать любые потенциальные изменения или нарушения контракта. Если сотрудник или компания недовольны своим контрактом, возможно, стоит внести изменения в контракт. Важно соблюдать контрактные обязательства, а также следить за тем, чтобы обе стороны контракта были довольны.

Много раз в процессе управления контрактами становится важным управление жизненным циклом. Эффективность поставщика и управление рисками являются важными факторами при управлении контрактами. Например, если поставщик не выполняет свои договорные обязательства, вам может потребоваться переработать договор или применить некоторые дисциплинарные меры.

Что такое программное обеспечение для управления контрактами?

Хотя по традиции управление контрактами осуществляется вручную через хранилище папок и картотек, эта практика пронизана неэффективностью, которая может только снизить общую эффективность организации.

Программное обеспечение для управления контрактами представляет собой электронный подход к решению этих проблем. Пакеты программного обеспечения для управления контрактами могут организовать всю документацию по контракту. Программное обеспечение может размещать подписание и продление в электронном календаре, которым легко управлять, и оно может помочь вам отслеживать и распределять ресурсы, связанные с процессом управления контрактом.

Интеграция с автоматизированной службой управления контрактами может высвободить бесчисленное количество человеко-часов и автоматизировать бесчисленное количество процессов, связанных с управлением контрактами, тем самым повышая ценность для компании.

«Программное обеспечение для управления контрактами хранит ключевую информацию о контрактах, связанных с поставщиками, коммерческой аренде и лицензионных соглашениях», — сказал Роберт Пауэлл, генеральный директор и основатель блога Rob Powell Biz. «Общая цель программного обеспечения для управления контрактами — упростить административные задачи путем создания централизованной и единообразной записи для процессов каждого контракта».

Использование программного обеспечения для управления контрактами может упростить мониторинг сложных контрактов, не полагаясь исключительно на бумажную работу.

«Самым важным аспектом программного обеспечения для управления контрактами является то, что оно позволяет сотрудникам, находящимся в разных местах, получать доступ к контрактам в одном месте, — сказал Пауэлл.

Кто использует программное обеспечение для управления контрактами?

Это программное обеспечение в первую очередь будет использоваться в отделах, которые непосредственно занимаются созданием, отслеживанием и подписанием контрактов. Это часто перекладывается на отдел кадров, который занимается бухгалтерским учетом. Программное обеспечение также может привлекать менеджеров, которым необходимо выполнять жизненно важные процессы. Поскольку он может интегрироваться с календарями и коммуникационным программным обеспечением, HR может использовать тяжелые компоненты пакета программного обеспечения, в то время как остальные помогают управлять менеджерами и персоналом, которые необходимы для конкретных аспектов подписания или переговоров.

Как стать менеджером по контрактам

Не все университеты предлагают степень в области управления контрактами, но некоторые школы предлагают. Получение такого образования — один из вариантов, но есть и другие бизнес-степени, которые помогут вам добиться успеха в отрасли. Оттуда вы хотите добавить опыт управления контрактами в той или иной форме.

«Имея степень бакалавра и несколько лет опыта работы в этой области, вы можете подать заявку и пройти сертификацию через NCMA (Национальную ассоциацию управления контрактами)», — сказал Джаред Вейц, генеральный директор и основатель United Capital Source. «Наряду с образованием и полномочиями менеджер по контрактам должен иметь прочные навыки общения и письма, а также острый взгляд на организацию и соблюдение сроков».

Юридическая степень также может быть полезной для этой карьеры. Юридические знания имеют решающее значение в управлении контрактами. Управление контрактами и ведение переговоров опираются на юридические знания и опыт.

Если вы хотите стать менеджером по контрактам на полную ставку, рекомендуется связаться с другими менеджерами по контрактам, чтобы узнать, как они вошли в свою текущую роль. Не существует единого способа стать менеджером по контрактам, но бизнес-опыт важен, когда вы становитесь менеджером по контрактам.

Сколько денег зарабатывает контрактный управляющий?

Понятно, зарплата контрактного менеджера зависит от квалификации и местоположения. По данным PayScale, средняя годовая зарплата контрактного менеджера составляет 80 151 доллар США. На сайте перечислены Northrop Grumman Corporation, Accenture и Raytheon Company как несколько самых прибыльных компаний для менеджеров по контрактам.

Менеджеры по контрактам также могут пройти путь до старшего менеджера по контрактам, директора по контрактам или администратора контрактов. Аналитик по контрактам — еще одна распространенная карьера в сфере управления контрактами.

Менеджеры по контрактам помогают управлять юридическими и финансовыми аспектами контрактов с предприятиями или сотрудниками. Для компаний, которые часто заключают контракты, наем менеджера по контрактам может быть хорошей идеей.

Райан Гудрич участвовал в написании и написании этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.

Что такое политики и процедуры? Объяснение политики и процедуры

На протяжении всей своей карьеры я имел фантастический опыт работы с малыми предприятиями, которые плохо знакомы с идеей аудита.

Я видел организации на всех уровнях готовности, от «У нас есть это, мы готовы» до «Почему это так сложно?» Меня до сих пор поражает, что самые сложные аудиты всегда являются следствием одной и той же проблемы: политик и процедур.

В мире информационной безопасности политики и процедуры дороже золота. Они важнее, чем ваши беспроводные ключи безопасности, важнее, чем парковочное место вашего генерального директора. На самом деле они настолько важны, что в каждой крупной структуре аудита информационной безопасности есть по крайней мере один целый раздел, полностью посвященный политикам и процедурам, лежащим в основе вашей работы.

Структура аудита PCI DSS имеет раздел 12, структура аудита SOC 2 включает в себя управление и соблюдение требований как полную четверть целей аудита, а правила HIPAA имеют целый подраздел, посвященный политике.

Вы поняли, верно? Политика и процедуры имеют жизненно важное значение. Но… какие они?

Политика и процедуры: что такое политики и процедуры?

В отрасли информационной безопасности политики и процедуры относятся к документации, описывающей, как работает ваш бизнес. Политика — это набор правил или указаний, которым ваша организация и сотрудники должны следовать или добиваться соответствия. Политика отвечает на вопросы о том, что сотрудники делают и почему они это делают. Процедура — это инструкции о том, как следует политике. Процедуры — это пошаговые инструкции по реализации политик. Политика определяет правило, а процедура определяет, кто и как должен это делать.

Что такое политика?

Определение политики — это набор правил или руководств, которым ваша организация и сотрудники должны следовать для достижения конкретной цели (т. е. соответствия требованиям).

Какова цель полиса?

Эффективная политика должна определять, что сотрудники должны делать или не делать, направления, ограничения, принципы и руководство для принятия решений. Политики отвечают на такие вопросы, как: Что? Почему?

Что такое процедура?

Процедура является аналогом политики; это инструкция о том, как следует политике.

Это пошаговая инструкция по реализации описанных выше политик. Политика определяет правило, а процедура определяет, кто и как должен это делать. Процедуры отвечают на такие вопросы, как: Как? Когда? Где?

Почему так важны задокументированные политики, процедуры и протоколы?

Слишком многие компании рассматривают политики и процедуры как неизбежное зло, не задумываясь об их назначении. Речь идет не о передовом опыте или превращении в бездушную корпорацию; цель политик и процедур состоит в том, чтобы объяснить, что руководство хочет, чтобы произошло, и как это происходит.

Я пришел к выводу, что основное различие между малым и средним бизнесом заключается не в количественной оценке зрелости компании по выручке или количеству сотрудников, а скорее в том, уделяет ли руководство время разработке, внедрению и поддерживать политики и процедуры.

До сих пор это определение меня не разочаровывало; компании со зрелыми политиками, процедурами и системами легче подвергать аудиту, они лучше понимают уровень своей безопасности и риски и, как правило, просто работают гораздо более устойчиво, чем те, кто не уделял особого внимания управлению.

Цель политик и процедур против боли политик и процедур

После того, как руководство поймет определения политик и процедур, они перестанут спрашивать: «Что такое политики и процедуры?» или «Какова цель политики?» и перейти к «Почему я должен писать политики и процедуры?» Руководители малого бизнеса, как правило, имеют тот же набор возражений против написания набора политик и процедур, связанных со сложностью, корпоративной культурой и временными ограничениями. Но давайте помнить: преимущества перевешивают боль политик и процедур. Цель политик и процедур намного больше, чем запись некоторых правил. Мое объяснение этих преимуществ обычно звучит примерно так:

Трудно писать политики и процедуры

Но это действительно сложно!” Ну да… но нет. Большинство компаний без зрелых политик и процедур работают достаточно хорошо, иначе они бы просто прекратили свое существование. Конечно, легче определить безопасность с самого начала, но это не значит, что не так просто начать с того, что вы делаете сейчас, а затем уточнить это позже.

Иногда главное возражение не в том, насколько сложно записать политики и процедуры, а в том, насколько люди напуганы тем, что они напишут, что они делают что-то неправильно. Начните с того, где вы находитесь, затем будьте реалистичны в отношении того, куда вы идете. Возможно, вы не соответствуете стандартам передовой практики в некоторых областях, но если вы позволяете этому смущению мешать вам устанавливать политики на бумаге, то вы упускаете суть. Точное знание того, что вы делаете сейчас это то, как вы понимаете, что вы должны делать завтра . Это то, как вы можете составить реальный бюджет, определить реальные риски для предприятия и как вы можете эффективно реагировать, когда что-то идет не так.

Совет одитора: если ваша практика не «правильна», но вы честны в этом, это гораздо меньшая проблема, чем если бы у вас вообще ничего не было записано.

Чтобы узнать больше о написании политик и процедур компании, прочитайте «Как написать политику конфиденциальности (с 3 примерами ссылок)» и «Написание политики управления изменениями».

Политика и процедуры изменят мою компанию

«Но это изменит мою компанию!» Возможно, так и будет. Я не собираюсь вам лгать — записывая все, принимая участие в формальных процессах и устанавливая ожидания, вы вынуждены жертвовать некоторой гибкостью. Эти дополнительные дополнения добавляют немного накладных расходов и могут привести к необходимым изменениям в корпоративной структуре, корпоративной культуре, потоке доходов или «неформальных, но действительно хороших» процессах для поддержки изложенных вами требований. В зависимости от вашей существующей структуры вы даже можете обнаружить, что вам нужен дополнительный персонал для выполнения новых обязанностей, или некоторые процессы могут двигаться немного медленнее.

Например, с внедрением новых политик и процедур ваш сетевой инженер теперь должен получить от руководства разрешение на изменение брандмауэра. Ваши сотрудники могут не иметь возможности просто взять трубку и получить новое разрешение на какую-то дополнительную часть сети. Это добавит времени и, возможно, даже немного разочарования в процессе, верно? С другой стороны, сколько бы вы потеряли, если бы потеряли человека, который точно понимал, почему ваш брандмауэр настроен именно так? Не записывая эти процессы, вы создаете огромные уязвимости. Люди, обучение, стандарты, приложения — сколько стоят эти небольшие накладные расходы, если они гарантируют, что вы будете иметь представление о том, что происходит внутри вашей компании, ваших сетей и вашего предприятия?

Однако вы можете несколько смягчить эти изменения, записав корпоративную культуру в свои политики и процедуры. Нигде не написано, что политики и процедуры должны быть ужасно формальными, скучными для чтения документами, наполненными юридическими терминами и болью. Что заставляет людей хотеть там работать? Приспособьте свои политики и процедуры к культуре вашей компании, вашему бизнесу и тому, как взаимодействуют ваши люди. Это сведет к минимуму трудности их реализации и поможет сохранить то, что делает вашу организацию уникальной.

Нет времени писать политики и процедуры

«Но нет времени!» Это самый веский аргумент. В мире бережливого персонала, быстрых оборотов и акцента на то, чтобы делать много с малым, найти время для управления может быть чрезвычайно сложно. С учетом сказанного… это не имеет значения. Я могу вручить вам книгу по менеджменту за книгой по менеджменту, эссе за эссе, технический документ за техническим документом, и все о том, как определенные политики и процедуры улучшат ваш бизнес на всех уровнях, если вы будете следовать процессу. Без них вы просто не сможете пройти ни один формальный аудит. Необходимо найти время для выполнения работы и документирования ваших политик и процедур.

Если вы сумеете внедрить свои политики и обеспечить их соблюдение, вы будете шокированы краткосрочной победой в том, насколько простым становится аудит, и еще больше будете шокированы долгосрочными преимуществами, которые вы получите. Ваши операции будут менее напряженными, ваши люди будут лучше ориентироваться, и, если все будет хорошо, вы, наконец, будете точно знать, чем вы управляете и почему.

Преимущества политик и процедур перевешивают недостатки. Участие в процессе имеет серьезные преимущества. Считает ли ваша организация зрелые политики и процедуры неизбежным злом? Вы понимаете цель политик и процедур? Какие препятствия встречала ваша организация при разработке или внедрении политик и процедур? Как вы выделили время для обеспечения соблюдения политик и процедур?

О компании Shannon Lane

Shannon Lane имеет более чем 20-летний опыт работы в сфере информационных услуг, включая информационные технологии в здравоохранении, экстраполяцию данных электронной коммерции, сетевое администрирование, администрирование баз данных и внешний аудит.

Оставить комментарий