Резюме по встрече: Как написать грамотное письмо по итогам встречи

Как написать грамотное письмо по итогам встречи

{“id”:13699,”url”:”\/distributions\/13699\/click?bit=1&hash=17cb10200bd7081f0bbd1c6c57e3ddf446f57986a2d2b9ec2131842fac882b1a”,”title”:”\u041a\u0435\u0439\u0441: \u043f\u043e\u0434\u043d\u044f\u043b\u0438 \u0432\u044b\u0440\u0443\u0447\u043a\u0443 \u043e\u0442 \u043e\u043d\u043b\u0430\u0439\u043d-\u0441\u0442\u0440\u0430\u0445\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u0433\u0440\u0443\u0437\u043e\u0432 \u043d\u0430 700%”,”buttonText”:””,”imageUuid”:””,”isPaidAndBannersEnabled”:false}

81 429 просмотров

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Наталия Потёмина, консультант по b2b продажам

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

Перед встречей

1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
2. Сформулировать адженду.
   
3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

Структура текста приглашения на встречу

• Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
  Плохо: “встреча с маркетингом”. Хорошо: “Новогодние подарки партнёрам HR-службы”
• Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
  Плохо: “Доброго времени суток!”. Хорошо: “Алексей, Ирина, добрый день.”

Любителей “доброго времени суток”, “приветствую”, “извиняюсь” и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

• Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
  Плохо: “В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office. ..”. Хорошо: “Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%”.
• План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
  Плохо: “На встрече обсудим судьбу нашего проекта”. Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.”
• Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
  Плохо: “Надеюсь, мы успеем обо всём договориться”. Хорошо: “В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании”
• Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина.

Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

В конце встречи

• Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
• Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор

не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

Структура фоллоу-апа

1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
   
3. Что проговорили, какие решения приняли
   
4. Следующие шаги (даты, ответственные)
   
5. Контакты
   

Пример

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

• Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
• К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
  
• К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
  
• В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
  
• 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
  

Наши следующие шаги:

• Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
• Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
  
• Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08. 08
  
• Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
  
• Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01
  

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

• Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
• Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Автор: Ольга Пачесная,  Netpeak Group

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

• записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
• убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

2. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
3. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.

Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели.

То есть, пишем не абстрактно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

4. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
5. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

1. Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

2. В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

1. FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

2. Тема письма оформляется по шаблону:

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15. 08.2019 / требовательность в работе».

3. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

• «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
• «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».

4. К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
5. Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

1. быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
2. содержать лишь решения и задачи без абстрактных описаний;
3. назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
4. устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Как написать резюме встречи (с примерами)

• Товарищ
• Блог
• Встречи
• Как записать встречу…

• Кейт Дагер
• 13.05.2021
• 7 минут чтения

Узнайте, как составить эффективное резюме встречи, чтобы сохранить организованность, продуктивность и быть в курсе важных решений.

Участие в десятках совещаний в неделю означает, что не всегда легко вспомнить обсуждения и принятые решения. Хотя это хорошая идея, чтобы поручить сотруднику вести протокол собрания или заметки о собрании, такой ресурс не всегда доступен, особенно для более неформальных бесед.

При этом всегда полезно записывать то, что обсуждалось на собрании. Это не только поможет вам вспомнить, о чем говорилось, но и станет отличным справочным документом для отслеживания прогресса проекта. Если кто-то не смог присутствовать на встрече, таким образом вы также можете предоставить им ценный обзор.

Чтобы помочь вам больше помнить и меньше забывать, компания Fellow создала руководство по эффективному составлению сводки о совещании, позволяющему вести учет ваших совещаний.

• Что такое сводка собрания?
• Подведение итогов по сравнению с протоколом встречи 
• Как написать подведение итогов следующей встречи
• Пример подведения итогов встречи (электронное письмо)
• Пример подведения итогов встречи (сотрудник)
• Заключительные советы по написанию отличного подведения итогов встречи 

Что резюме встречи?

Резюме собрания — это менее формальная версия протокола собрания. Часто это электронное письмо, рассылаемое в качестве подведения итогов или продолжения встречи, которое дает общий обзор состоявшейся дискуссии и служит напоминанием о задачах, которые были назначены разным членам команды. Помещая в это электронное письмо пункты о действиях с указанием сотрудников, которым назначены их конкретные обязанности с указанием сроков выполнения, сводка собрания возлагает на каждого участника ответственность. Ваше электронное письмо или сводка собрания также должны включать любые другие важные обновления или информацию о проекте, которая обсуждалась на собрании.

Цель вашего отчета о встрече — помочь вам и членам вашей команды вспомнить важные детали, которые были раскрыты во время встречи. Эффективное совещание означает, что вы должны будете отправить это электронное письмо, на которое можно будет ссылаться в будущем, когда возникнут какие-либо вопросы или возникнут потребности в разъяснениях. Что лучше, так это то, что любые клиенты или сотрудники, которые не смогли присутствовать на встрече, могут быть заполнены важными моментами.

Никогда не забывайте о том, что было сказано

Вспомните важные решения и темы для обсуждения из заметок о встрече в Fellow, чтобы легко отправить сводку встречи одним нажатием кнопки!

Попробуйте Fellow бесплатно

В чем разница между сводкой и протоколом встречи?

Резюме собрания менее формализовано, чем документирование протокола собрания, а также немного менее подробно. В тех случаях, когда протоколы собраний отражают более полную и официальную документацию собрания, резюме собрания должно быть кратким и лаконичным. Протокол собрания будет включать список всех участников, подробную повестку дня собрания, пункты действий, решения, сроки, прогресс и даты. Они также, как правило, включают способ проведения встречи, например правила порядка Роберта. И наоборот, вы хотите, чтобы ваше резюме было на понятном языке и прямо по делу. Помните, что, в первую очередь, ваше резюме встречи предназначено для вашей собственной пользы и для того, чтобы вспомнить об обсуждавшихся вещах, поэтому используйте свой собственный подход и стиль, которые будут наиболее эффективными для вас.

Как написать отчет о следующей встрече

Теперь, когда мы рассмотрели, что такое отчет о собрании и чем он отличается от официального протокола собрания, вот несколько советов, которые помогут вам убедиться, что в вашем отчете о собрании есть все, что вам нужно. это должно быть: 

1  Делайте подробные записи во время встречи 

Когда мы говорим делать подробные записи встречи, мы имеем в виду записывать любую информацию, которая выделяется для вас. Когда у вас есть доступные ресурсы, было бы неплохо иметь ведущего заметок, который может просто поделиться своими заметками с вами для вашей собственной интерпретации. Если у вас нет дополнительного человека, который мог бы вам помочь, рассмотрите возможность ротации ведущего, чтобы ответственность не всегда ложилась на одного и того же человека. Если вы сами являетесь окончательным вариантом, сосредоточьтесь на повестке дня собрания и решениях, которые принимаются по каждому пункту повестки дня. Обязательно запишите, на кого возложены обязанности и какие ключевые решения были приняты.

2 Выделите основные принятые решения 

Как мы кратко упоминали, не забудьте выделить все ключевые решения, принятые на собрании. Если вы собираетесь что-то задокументировать, задокументируйте ключевые решения, которые были приняты, чтобы вы могли следить за их выполнением. Таким образом, когда вы просматриваете свои заметки, вы можете расшифровать, какие последствия имели эти решения и как действовать соответствующим образом.

Профессиональный совет! Если вы используете инструмент управления собраниями, такой как Fellow, вы можете использовать разные цвета для обозначения разных типов решений. Это позволит вам быть организованным, чтобы вы точно знали, с кем вам нужно связаться и когда.

3 Назначьте четкие задачи во время встречи 

Вторым важным моментом для документирования решений является запись действий, которые появились на встрече. Хотя записывать задачи, которые необходимо выполнить, полезно, вы действительно можете оптимизировать сводку собрания, также отмечая, кто был назначен для этого элемента действия, и точный крайний срок, отмечая, когда он должен быть выполнен. Это будет держать вас в курсе шагов, которые необходимо выполнить для достижения целей, поставленных на предыдущих встречах. Используйте такой инструмент, как Fellow, чтобы отслеживать действия вашей встречи, чтобы вам не приходилось делать это вручную. Это сделает вас более организованными и даст вам больше времени, чтобы сосредоточиться на чем-то другом.

4 Поделитесь заметками о собрании со всеми участниками 

Кажется интуитивно понятным, но важной частью написания резюме собрания является его отправка всем участникам… Быстрый прием, чтобы найти список сотрудников и отправить его это просто скопировать и вставить приглашение из вашего календаря. Вне этого списка подумайте о любых клиентах или сотрудниках из других групп, которым может быть полезно узнать о том, что обсуждалось на собрании. Опять же, если вы используете инструмент управления собраниями, такой как Fellow, вы можете использовать простую в использовании функцию «отправить заметки», чтобы сэкономить время на создании электронного письма. Поскольку мы знаем, что в сутках не так много часов, мы прикроем вас с помощью этих сокращений.

5 Включите заметку с указанием того, что было согласовано на собрании 

Рекомендуется добавить заметку ближе к концу вашего отчета о встрече, в которой будут указаны все достигнутые договоренности. Записывая эти соглашения, вы также документируете, кто несет ответственность за выполнение своей части сделки. Таким образом, члены команды могут возлагать ответственность друг на друга и брать на себя ответственность за выполнение своих обещаний. Вы можете сделать это кратким и приятным, даже создав эту часть сводки собрания в точечной форме, чтобы ее было легко читать и понимать.

6 Приложите подтверждающие документы, если необходимо 

Там, где это имеет смысл, прикрепите любые подтверждающие документы, которые могут помочь нарисовать картину более четко. На эффективной встрече эти документы обычно прикрепляются к приглашению, поэтому вам больше не нужно делать никакой работы. Подумайте, были ли вам заранее предоставлены какие-либо документы или информация. Если они помогли вам подготовиться к встрече, подумайте о том, чтобы прикрепить их и для пользы ваших товарищей по команде. Эти подтверждающие документы не обязательно должны быть формальными. Это также могут быть любые статьи или сообщения в блогах, которые дали вам какую-либо ценную информацию.

7 Включить напоминание о дате следующей встречи 

Приятно добавить напоминание о том, когда состоится ваша следующая встреча. Этот отчет о собрании дает участникам представление о том, сколько времени им может понадобиться для того, чтобы приступить к выполнению своих задач, чтобы предоставить какое-либо обновление в следующий раз, когда начнется обсуждение. Если приглашение еще не отправлено, оно также дает будущим участникам возможность поместить его в свои календари и подготовиться к следующему обсуждению.

Пример отчета о встрече (электронное письмо)

Пример отчета о встрече (Fellow)

С помощью Fellow отчет о встрече отформатирован и готов к отправке всем участникам одним нажатием кнопки! Вот пример того, как легко можно отправить повестку дня встречи:

Попробуйте Fellow бесплатно

Заключительные советы по составлению отличного отчета о собрании 

1. Используйте сводку, чтобы прояснить ожидания

возможность прояснить любые ожидания, которые вы хотели бы установить с вашей командой. Обязательно подчеркните, чего вы ожидаете от них и когда, чтобы ваша команда могла считать себя и своих коллег ответственными за свои задачи.

2. Повторение важно, не расстраивайтесь из-за того, что «повторяете» следующие шаги/цели/и т. д.

Если что-то очень важно, повторите это! Чем больше члены вашей команды прочитают определенный момент, тем лучше они запомнят, насколько он важен. Сотрудники с большей вероятностью будут действовать в соответствии с информацией, которую они видели несколько раз в электронном письме, а не с кратким упоминанием, поэтому не стесняйтесь и выделяйте важные моменты.

3. Подведение итогов собрания может быть отличным инструментом, позволяющим всем покинуть собрание на одной и той же странице

Распространение протоколов совещаний — отличный способ собрать всех на одной волне. Легко составить свое собственное понимание и выводы из собраний, но когда вы помещаете самую важную информацию в резюме собрания, это подтверждает, на чем должен быть сосредоточен сотрудник, и гарантирует, что люди не отвлекаются от самых важных целей.

Советы для высокоэффективных руководителей

• Электронная почта*

---

Кейт Дагер, бакалавр коммуникаций и управления бизнесом, имеет опыт управления и корпоративного консультирования, работая в государственном секторе, продажах и корпоративных финансах. Сейчас она переключается с бизнеса на психологию и объединяет свои знания из обеих областей, поскольку она получает степень магистра психологии в Тринити-колледже в Дублине. Кейт очарована тем, как наша физическая среда влияет на наши мысли, поведение, действия и благополучие. Она сертифицированный преподаватель йоги, страстный писатель и путешественник.

Узнайте, почему лидеры в более чем 100 странах используют его сегодня.

Попробуй бесплатно Запросить демо

Уже используете Fellow? Авторизоваться

Вам также могут быть интересны эти посты

Как написать эффективное резюме встречи с резюме? (шаги)

Помните те уроки в школе и колледже, когда ваши учителя настаивали на том, чтобы делать заметки и пересматривать все, что происходило в классе? Даже ваши менеджеры ожидают, что вы сделаете то же самое после встречи или обсуждения.

И отношение « мне не нужно ничего записывать, я могу это запомнить » обычно распространяется и на рабочем месте. Результат? Все забывают ключевые обсуждения, которые происходили на встрече.

Вот почему так важно составлять отчет о совещании и подводить итоги. Это поможет вашей команде запомнить все, что обсуждалось на встрече, и вы сможете обращаться к документу во время работы над проектом!

Не знаете, как написать резюме встречи? Что ж, не беспокойтесь, сегодня мы здесь, чтобы помочь вам научиться писать хорошие резюме и резюме профессиональных встреч, чтобы улучшить свою рабочую жизнь.

В этом блоге мы рассмотрим мельчайшие детали написания хорошего резюме встречи и то, что делает его таким важным навыком для работающего профессионала. Но сначала давайте начнем с понимания того, что именно означает подведение итогов встречи.

 

Что такое подведение итогов встречи? (Определение)

Резюме встречи в основном представляет собой резюме встречи , которое рассылается сотрудникам организации. Этот краткий обзор часто отправляется по электронной почте и состоит из всех важных деталей и моментов, которые обсуждались на встрече, и соответствующих выводов.

Резюме собрания может включать сведения о новых поставленных целях, любых новых сроках или новой задаче, которую члены команды должны будут начать.

Предназначен для использования в качестве ориентир для сотрудников , чтобы у них была абсолютная ясность в отношении того, что происходит в организации, и они чувствовали себя вовлеченными в процесс.

 

Зачем нужен отчет о собрании? (Важность)

Подведение итогов встречи — это полезный способ убедиться, что вся ваша команда находится на одной волне и имеет ясное представление о своих ролях и обязанностях . Хотя написание ни в коем случае не является легкой задачей, его важность нельзя недооценивать.

Это практичный способ гарантировать, что каждый имеет информацию и знания о том, что произошло на собрании. Практически невозможно постоянно встречаться с каждым членом команды или организации.

Таким образом, эти отчеты о собраниях служат для того, чтобы сделать жизнь каждого немного проще, позволяя им узнать, что произошло на собрании. Это поможет членам команды точно знать свои роли и иметь четкое представление о своей работе.

Подведение итогов каждого собрания означает, что по крайней мере один человек уделяет полное внимание тому, что именно происходит на собрании, и ведет запись того, что все сказали.

Это будет благословением для команды и организации, поскольку они будут знать, к кому им не нужно идти, если возникнет некоторая путаница в отношении какой-либо детали, обсуждавшейся на собрании.

Это также гарантирует, что люди несут ответственность за то, что было сказано на собрании. Ведя записи собраний, люди знают, что они сказали, и, возможно, будут более ответственно относиться к своим действиям.

Подведение итогов встречи также действует как исторические записи встреч , которые произошли во времени, к которым любой может получить доступ в любое время.

Это означает, что если кто-то забыл какую-то более мелкую деталь встречи или хочет повторить что-то еще раз, чтобы лучше понять ее, у него всегда будет подведение итогов встречи, к которому можно обратиться и устранить путаницу.

Хорошо написанный отчет о совещании будет содержать суть совещания, которое произошло, и список дел, созданный в качестве целей для достижения сотрудниками. В нем также будут указаны сроки, которые были упомянуты, и рабочий процесс, необходимый для их достижения.

Теперь, когда мы определили встречу и поняли ее актуальность и важность, пришло время изучить, как составить эффективный и действенный отчет о встрече.

 

Как написать эффективное резюме совещания? (Пошаговый процесс)

Это может показаться сложной задачей, если вы пишете резюме встречи в первый раз, но эти советы и приемы помогут вам добиться большей ясности и успокоиться. Давайте посмотрим, что мы можем сделать, чтобы подведение итогов нашей встречи было более эффективным.  

Шаг 1. Делайте заметки на собрании

Формирование итогов собрания начинается на самом собрании. Чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для написания резюме собрания, вам нужно быть начеку и делать качественные заметки во время собрания.

Обязательно запишите все, что произошло, по пунктам. Знайте и пишите, кто что говорил, и помните, что ваши собственные записи должны быть простыми для вашего понимания.

Убедитесь, что вы записали время, назначенные сроки и новые задачи, которые были рассмотрены во время собрания. Эти вещи помогут вам, когда вы, наконец, сядете за написание итогов встречи.

Чем эффективнее и продуктивнее вы будете делать заметки, тем легче будет ваша задача, когда дело доходит до написания итогов встречи.

 

Шаг 2. Создайте вступительное электронное письмо

Чаще всего эти отчеты о встречах рассылаются по электронной почте всем сотрудникам. Таким образом, для вас становится важным написать профессиональное введение для почты. Это должно включать , поблагодарив всех лиц , которые собрались и высказали важные замечания во время встречи.

Вы также можете указать имена всех участников собрания. Хорошее вводное электронное письмо также проинформирует членов команды о времени встречи и ее цели.

Введение должно быть формальным и уважительным, чтобы задать правильный тон подведению итогов собрания.

 

Этап  3. Подведение итогов встречи

Теперь, когда вы сделали заметки, вам нужно понять и проанализировать, какая часть информации должна быть записана в протоколе встречи, а чего можно избежать. Все начинается с краткого изложения того, что произошло на собрании. Нужно уметь кратко и сладко объяснить суть встречи.

окончательный результат и заключение встречи также должны быть включены в сводку. Вы также можете указать, были ли какие-либо презентации, сделанные отдельными лицами, а также указать их имена и темы, которые они представляли и обсуждали.

Хорошее резюме должно быть точным, простым для понимания и содержательным. Язык должен быть простым и понятным, и вы должны быть в состоянии точно резюмировать все события встречи, не упуская ни одной важной детали.

 

Этап  4. Подготовьте список дел

После подведения итогов встречи следующим шагом будет записать список пунктов и задач, которые были недавно назначены во время встречи.

Это будет включать имена лиц, которым были поручены задачи, сроки, которые им были даны, и кому они должны отчитываться после завершения задачи. Эти пункты могут быть перечислены как маркеры или могут быть предоставлены с помощью таблицы.

В этой части должны быть выделены сроки и сроки выполнения каждой задачи. Это гарантирует, что все члены команды будут иметь ясное представление о своих задачах и о том, что именно им нужно делать и как они должны это делать.

Подробнее:   Как создать список дел самым эффективным способом! (Бесплатный шаблон)

 

Шаг  5. Приложите соответствующие документы

Иногда на собраниях некоторым проектам придается большое значение, или руководитель группы хочет, чтобы сотрудники просмотрели важных документа, связанных с проект , который обсуждался на совещании.

Эти документы и файлы необходимо прикрепить к электронному письму. Упомяните в электронном письме, если вы прикрепляете эти документы с помощью PFA (пожалуйста, найдите прикрепленный), чтобы члены команды не пропустили эти важные документы. Чаще всего руководитель группы сам давал вам знать, если ему нужно, чтобы вы приложили соответствующий документ по почте.

 

Этап  6. Упоминание целей и повесток дня

Если во время встречи были какие-либо повестки дня и новые цели, поставленные руководителями групп, их необходимо упомянуть отдельно в итоговом резюме.

Эти цели и планы должны быть выделены , чтобы сотрудники осознавали их важность и работали над их достижением. Вы также можете упомянуть, кто придумал эти программы, чтобы соответствующее лицо могло получить признание за задачу.

Упоминание целей и повестки собрания гарантирует, что следующий путь будет ясен для сотрудников.

 

Этап  7. Включите напоминание о следующей встрече

Часто бывает, что после встречи члены команды принимают решение о времени и месте следующей встречи, которая должна состояться. Эта информация должна быть включена в итоговую сводку и предоставлена ​​всем членам команды.

Время и место проведения собрания вместе с его 9Следует упомянуть цель 0172 и повестку дня . Соответствующие лица, которые должны присутствовать на собрании, также должны быть упомянуты в этой части отчета о собрании. Вы также можете напомнить этим людям указать дату и время их следующей встречи в своих календарях.

 

Этап  8. Благодарности и адресные запросы

Хороший и профессиональный способ завершить подведение итогов встречи — это поблагодарить всех, кто принял участие в собрании. Вы также можете упомянуть получателей и сообщить им, что если у них есть какие-либо сомнения относительно чего-либо, упомянутого в резюме, они всегда могут спросить об этом и получить разрешение от соответствующего органа.

Эти маленькие и вежливые вещи имеют большое значение для создания хороших товарищеских отношений между вами и другими членами команды.

 

Этап  9. Редактируйте и вычитывайте свои документы

Каждый письменный фрагмент документа должен быть вычитан перед окончательным оформлением, и подведение итогов собрания не является исключением. Написав полный отчет о собрании, убедитесь, что вы откорректировали весь документ и проверили грамматические ошибки и 9. 0172 орфографические ошибки если есть, и исправьте их.

Кроме того, убедитесь, что вы включили все детали, упомянутые здесь, в резюме, и добавьте их, если вы их пропустили. Вычитка итогов встречи гарантирует отсутствие ошибок или неверной информации в документе.

Подробнее:   9 мощных редакторов документов, которые стоит использовать в этом году!

 

Шаг  10. Отправьте его своей команде 

сотрудники. Вы должны убедиться, что знаете, каким членам команды и сотрудникам следует отправить этот отчет о собрании.

Вы можете уточнить у руководителей групп, кто эти члены команды, и отправить им электронное письмо . Убедитесь, что у вас есть идентификаторы электронной почты всех этих сотрудников, а затем отправьте им электронное письмо вместе.

Теперь, когда вы знаете, как составить хороший отчет о совещании, вот инструмент, который может упростить и упростить весь процесс написания!

 

Правильно подведите итоги встречи с Bit. ai!

Написание итогов встречи включает мозговой штурм, сохранение данных и обмен информацией с вашей командой. Хотя может показаться, что это не так уж и много работы, процесс может занять много времени, если он не выполнен правильно.

Итак, вам нужен инструмент, который поможет вам хранить и управлять разнообразной информацией, а также сотрудничать с вашими проектными группами. Вот где Бит приходит!

Bit.ai — это универсальная платформа для управления знаниями и совместной работы с документами, разработанная для современных рабочих мест. Это поможет вам создавать, редактировать, упорядочивать, управлять и обмениваться документами под одной крышей! Да, это также включает в себя подведение итогов встречи!

Если вам интересно, как бит может помочь вам в написании резюме вашей встречи, ознакомьтесь с этими замечательными функциями:

Готовые шаблоны

Написание итогов встречи не должно быть таким сложным, особенно если у вас есть шаблоны, облегчающие процесс. Выберите свой любимый шаблон из обширной галереи шаблонов Bit, которая предлагает более 70 профессиональных шаблонов. Все, что вам нужно сделать, это заполнить свой индивидуальный контент (в данном случае резюме встречи), и вы получите готовый черновик всего за несколько минут!

 

Автоматическое форматирование

Последнее, что вы хотите делать при написании резюме встречи, — это тратить время на попытки исправить его формат. С Bit вам не нужно моргать, потому что его функция автоматического форматирования автоматически отформатирует весь ваш документ, чтобы придать ему очень однородный и последовательный вид.

 

Интеллектуальные рабочие области

С Bit вы можете создавать бесконечное количество рабочих областей, папок и документов для нескольких встреч и обсуждений, чтобы эффективно и организованно хранить и управлять всей собранной информацией.

 

Интеграция с мультимедиа

Если вы хотите включить мультимедийную интеграцию, такую ​​как диаграммы, графики, таблицы, таблицы Excel и т. д., в отчет о совещании, Bit поможет вам сделать это! Он позволяет встраивать и беспрепятственно добавлять более 100 мультимедийных интеграций, чтобы оживить ваш документ.

 

Совместная работа в режиме реального времени

Хотите вместе с членами вашей команды подготовить итоги совещания? Тогда Бит – это то, что вам нужно! С Bit вы можете легко сотрудничать со своей командой и работать вместе над одним и тем же документом в режиме реального времени, общаться в частном чате, оставлять встроенные комментарии, совместно редактировать и делать многое другое, чтобы не упустить ни одной важной детали. быть включенным.

 

Обмен документами

С помощью Bit вы можете поделиться подведением итогов встречи несколькими способами. Вы можете экспортировать свой документ, преобразовав его в Docx, PDF и другие форматы, или использовать функцию обмена ссылками в реальном времени Bit, чтобы поделиться своим документом с кем угодно, или даже пригласить участников, предоставив им гостевой доступ к вашему рабочему пространству. Круто, правда?

 

Простой пользовательский интерфейс

Несмотря на то, что Bit переполнен функциями, он имеет простой и понятный пользовательский интерфейс, который позволяет новым пользователям легко освоиться с платформой.

Список можно продолжать и продолжать, но суть вы поняли, верно?

Bit — идеальный инструмент, который поможет вам создавать документы и обеспечивать совместную работу, чтобы весь процесс написания предложения не требовал усилий. Это действительно универсальное решение для всех ваших потребностей в документации и совместной работе! Так что перестаньте ждать и получите Bit сегодня!

 

Заключение

Совещания являются валютой профессионального мира, поэтому к ним нужно относиться с осторожностью. Хороший отчет о совещании гарантирует, что цель совещания достигнута, а сотрудники организации осведомлены о том, что происходит.

Для того, чтобы хорошо подвести итоги совещания, необходимо обладать навыками копирайтинга, создания заметок, а также бдительностью и наблюдательностью.