Главная
Сканирование документов это: В чем отличие копирования документов от сканирования

Сканирование документов это: В чем отличие копирования документов от сканирования

Что такое сканирование документов и как делается

  • Как происходит процесс сканирования
  • Отличие сканирования от копирования

Сканирование – это процесс преобразования информации с реального физического носителя в электронный вид. Проще говоря, сканирование означает оцифровку любого документа или другой информации. Например, у вас есть старые фотографии, которые уже утрачивают свой внешний вид. Тогда с помощью устройства (отдельного сканера или МФУ) можно простыми действиями перенести фотографию в компьютер, а затем делиться файлами с друзьями, знакомыми. Аналогично можно делать с любыми документами – паспортом, свидетельством о рождении, идентификационным кодом и другими.

В последнее время сканирование документом набрало большую популярность. Различные операции оформляются удаленно, не надо ездить в офисы. Надо лишь отправить скан-копию представителю компании и оформление сделается без личного присутствия.

Как происходит процесс сканирования

Опишем принцип действия планшетного сканера, который наиболее распространен.

  1. Под верхнюю крышку или (МФУ) кладется лист бумаги или другой носитель заполненной стороной вниз на стекло. Сканировать можно листы любого размера. Например, если сканер формата А4, тогда получится сделать скан меньшего размера. Оцифровать получится не только бумагу, можно также перевести в электронный документ тонкий пластик или другой подобный материал. Возможно сканировать также полноценные книги.
  2. После запуска сканирования на компьютере начинается приведение в движение механизмов устройства.
  3. Под прозрачным стеклом находится лампа, которая проходит по периметру всей рабочей области. Движение приводится моторчиком.
  4. Информация с документа посредством множества зеркал попадает на специальную матрицу.
  5. Далее информацию принимает на себя аналого-цифровой преобразователь, который после передает ее компьютеру. Так на ПК и отображается готовый отсканированный документ.

Само сканирование происходит не за один раз, а постепенно. За определенный шаг моторчика обрабатывается только одна полоска. Конечный результат представляет собой объединение всех полос в одну картинку.

Инструкция по сканированию для пользователя очень подробно описана в статье «».

Отличие сканирования от копирования

Сканирование на выходе дает цифровую копию документа, хранящуюся на компьютере или другом носителе (флешке, телефоне), а копирование – физическую. То есть результатом работы сканера является полученный на ПК в разных форматах файл (). Копир же дублирует информацию на другой листок.

Устройства по методу считывания информации с носителя одинаковы между собой, но вторая часть работы отличается. В первом случае (сканер) всегда нужен персональный компьютер, который и получает информацию, сохраняемую в файл. К тому же необходимо правильно подключить аппарат к компу и произвести установку, в том числе и драйверов. Во втором работа делается без дополнительной техники. Копир сначала считывает данные с носителя, а затем переносит их краской на новый лист.

Статья по теме: как подключить и .

Цифровые документы можно в дальнейшем видоизменять, редактировать, делиться по почте, скидывать на флеш-накопители и другие объекты памяти. С бумажной копией таких действия выполнить не получится.

Поэтому, если основная задача состоит в сохранении информации, то более разумным будет сделать именно сканирование, а в будущем при необходимости распечатать информацию на бумагу обычным принтером.

Идентичный способ считывания позволил объединить оба устройства в одно – МФУ (многофункциональное устройства), которое часто еще называется 3 в 1 (принтер, сканер и копир).

Сканирование документов – что это такое и чем отличается от копирования

На чтение 3 мин Просмотров 14. 5к.

Сканирование — это процесс получения цифровых копий документов с использованием отдельного сканера или встроенного в МФУ. Под документом, в этом случае, имеется в виду лист с текстом или рисунком, фотография, любая другая официальная бумага (свидетельство о рождении, паспорт, ИНН, диплом вуза и тому подобные).

Содержание статьи:

  • 1 Что значит «сканировать»
  • 2 Чем отличается сканирование от копирования

Что значит «сканировать»

Рассмотрим процесс получения электронных сканов более детально. Для этого стоит глубже погрузиться в работу такого офисного оборудования, как сканер.

  • Первым делом источник для сканирования нужно правильно положить в сканер. В большинстве случаев, если другого не указано в инструкции, лист кладется к стеклу той стороной, где нанесена информация. А также обратите внимание на отметки по данному поводу на самом корпусе устройства. Такие часто бывают и служат подсказками правильных действий.
  • «Внутри» сканера расположена специальная лампа, которая приводится в движение отдельным моторчиком.
  • По пути прохода света он отражается на светочувствительной матрице.
  • Информация от нее уже в цифровом формате передается компьютерной программе.
  • Сканирование проводится пошагово полосами. А общий результат — это составление всех полос в одно изображение.

Чем отличается сканирование от копирования

Основным отличием сканирования от копирования является конечный результат обеих операций. В первом случае мы получим цифровой аналог документа в виде файла на диске компьютера или ноутбука, а во втором — копию в бумажном формате, аналогичную оригиналу. Такой вариант еще называют «ксероксом» или «ксерокопией».

Для сканирования нужно использовать сканер, а для копирования можно применить и его, и ксерокс. Но внутри процесса лежит одна основа — считывания лазером данных с источника и либо сохранение в электронный файл, либо его моментальная распечатка без хранения на компьютере. Аппараты МФУ для обеих задач используют одно устройство — стеклянный планшет с лампой. Таким образом объединяя в себе сразу сканер и ксерокс.

Способы сделать ксерокопию на принтере без ксерокса.

Скан, если его сохранить в нужный формат, в будущем можно изменять, вносить правки и выполнять другие необходимые манипуляции. Текст легко распознается специальными программами для таких целей, а фотографии улучшаются в качестве за счет правильных настроек утилиты сканирования. Копии не могут быть изменены.

К недостаткам сканера можно отнести, очень часто, невозможность выполнения своей работы без подключения к персональному компьютеру. А также такое оборудование требует настройки не только соединения, но и параметров работы. Что часто для неопытных пользователей может стать проблемой. Ксерокопирование не требует подключения к ПК. Ксероксу достаточно наличия электроэнергии и он уже может выполнять свои задачи.

Помогла наша инструкция – раскажите друзьям

Оцените автора

Что такое сканирование документов? | Программное обеспечение для обработки документов

Организации все еще погружены в бумагу. Об этом свидетельствует отчет AIIM 2016 о прогрессе без бумаги, в котором 65% респондентов заявили, что они все еще работают с бумагой. Бумага засоряет процессы, замедляет работу организаций и создает риск потери и неуместной информации. Вот где на помощь приходит программное обеспечение для сканирования документов.

Программное обеспечение для сканирования документов помогает упростить сканирование и индексацию документов в системе управления контентом. Программное обеспечение предоставляет интерфейсы сканирования, которые упрощают ввод данных для индексации документов или полностью автоматизируют сбор данных из этих входящих документов.

Каковы ценные преимущества программного обеспечения для сканирования документов?

Организации могут освободиться от бумаги. Благодаря удобному интерфейсу ввода и проверки данных, возможности проверять отсканированные изображения и вносить исправления или разделять изображения по мере их сканирования, а также возможностям автоматической классификации документов и извлечения данных, программное обеспечение для сканирования документов предлагает множество преимуществ:

  • Упрощенный ввод документов . Когда сотрудники получают документы, будь то в офисе фронт-офиса или в почтовом отделении, им намного проще оцифровывать эти документы и помещать эти документы в центральный репозиторий контента.
  • Сокращает объем ручных операций . Независимо от того, выполняется ли извлечение данных из входящих документов с помощью простого помощника или полностью автоматизировано, ручные усилия, необходимые для оцифровки этих документов, значительно сокращаются. Это ускоряет общий процесс захвата и даже может высвободить персонал, чтобы полностью сосредоточиться на обработке исключений при захвате документов.
  • Более быстрый доступ к информации – благодаря упрощенному, а иногда и автоматизированному вводу данных информация из отсканированных документов быстрее обновляется во всех соответствующих системах. Сканирование документов вместо сохранения их в бумажном виде также упрощает доступ к информации и контенту, поскольку теперь к ним можно получить доступ в цифровом виде в системе управления контентом.

Программное обеспечение для сканирования документов OnBase упрощает ввод и обработку данных.

OnBase — это платформа для управления содержанием, процессами и делами. Первая часть любого решения OnBase включает в себя ввод контента в систему для более легкого доступа и более быстрой обработки.

OnBase предоставляет несколько вариантов захвата содержимого и информации, в том числе:

  • Интеграция с многофункциональным принтером (МФУ) — OnBase напрямую интегрируется с рядом МФУ, чтобы ускорить возможности захвата OnBase. Это включает предоставление экрана индексации непосредственно на МФУ для упрощения операций.
  • Возможности импорта отсканированных изображений — Когда вы сканируете изображения в цифровое хранилище (общий сетевой ресурс, рабочий стол и т. д.), их можно легко захватить в OnBase либо по мере необходимости, либо в виде большого пакета документов.
  • Упрощенные, вспомогательные и автоматические параметры индексирования — OnBase предоставляет ряд параметров индексирования для организации и маркировки документов после сканирования.
    Пользователям, которые собирают информацию от случая к случаю (обычные сотрудники, сотрудники регистрационной стойки/сотрудников фронт-офиса и т. д.), OnBase предоставляет простой экран сканирования и интегрируется с другими приложениями для извлечения определенных значений индексации. Для больших пакетных операций сканирования OnBase обеспечивает вспомогательное индексирование, а также полностью автоматизированную классификацию документов и возможности индексирования для ускорения захвата содержимого.

OnBase упрощает ввод данных, поэтому организации могут быстро воспользоваться преимуществами оцифровки контента и процессов.

Узнайте больше о программе сканирования документов OnBase здесь.

Что такое сканирование документов? Управление корпоративной документации