Сопроводительное письмо
Зачем к направляемым документам составлять сопроводительное письмо и как правильно его оформить? Каким образом в нем описать состав документов, в т.ч. электронные носители информации, приложения приложений, брошюры (по правилам действующего и грядущего стандартов на оформление ОРД)? Как получателю регистрировать это богатство, как передавать исполнителям и хранить?
Зачем составлять сопроводительное письмо и как регистрировать полученные документы?
Сопроводительное письмо составляется для достижения двух целей:
- удостоверить факт отправления и доставки комплекта документов,
- описать состав направляемых документов и, возможно, прокомментировать их.
Если документы любого содержания просто отправить или передать в канцелярию адресата, то есть вероятность больше никогда не узнать их судьбу. По общему правилу регистрировать документы (например, бухгалтерские или «иного отдела») без письма канцелярия не обязана, и поступит совершенно правильно: ей в обязанность обычно вменяется регистрация входящей корреспонденции, а не документов всех видов.
А вот когда в канцелярию курьер или почтальон приносит пакет с сопроводительным письмом, то делопроизводитель должен внести это письмо в регистрационную форму. Регистрация будет означать, что все приложенные к письму документы попали к адресату! Входящий номер и дата регистрации в отметке о поступлении документа в организацию
- быть уверенным в получении комплекта документов,
- уточнять потом «прохождение» этих документов внутри организации-получателя по входящему номеру.
Такая отметка оформляется полностью рукописно либо с использованием штампа (см. цифру 4 в Примерах 1 и 9).
Если между отправителем и адресатом нормальные деловые отношения, то с узнаванием входящего номера проблем не возникнет. Его легко сообщат по телефону или сразу курьеру. Для коммуникаций с «проблемными» адресатами лучше подстраховаться дополнительно.
В конфликтных ситуациях, осознав содержимое полученной корреспонденции, недобросовестный контрагент может «зачистить» данные о получении письма в своих регистрационных формах (ведь уже давно с этой целью ведутся не бумажные журналы, а электронные, в которых задним числом вполне можно зарегистрировать за этим номером иной документ). Что не удастся исправить задним числом, так это:
- почтовые документы о доставке, в которых расписывается получатель (если корреспонденцию отправляли через «Почту России» или специализированную курьерскую службу), и
- собственноручную отметку о вручении с подписью и расшифровкой на экземпляре отправителя
цифру 5 в Примере 1).
цифру 5 в Примере 1).Пример 1. Сопроводительное письмо на бланке организации
Скачать документ
Еще одно преимущество сопроводительного письма – его маршрут в компании заранее известен. Мы не знаем должностей и фамилий тех, кто будет с ним работать, зато нам известно, что письмо будет рассмотрено и потом попадет к исполнителю. Например, если отправить просто оферту договора, то делопроизводитель передаст ее кому-то из юридического отдела и тут же забудет об этом. Если оферта будет направлена с сопроводительным письмом, то письмо будет зарегистрировано, рассмотрено руководителем, получит резолюцию и конкретного исполнителя.
Таким образом, составить сопроводительное письмо к отправляемому пакету документов в интересах отправителя, если он хочет и далее отслеживать судьбу своих документов и общаться с работником организации-адресата, который будет ими заниматься.
В качестве входящих документов приложения к письму не регистрируются. Все они рано или поздно будут учтены, но:
- в подразделениях, ответственных за них;
- в специальных журналах регистрации, предназначенных для конкретных видов документов;
- только когда будут созданы, ведь зачастую компании направляют друг другу документы на стадии проекта.
Какие документы направляются с сопроводительными письмами
В процессе делового взаимодействия организации могут отправлять друг другу любые документы, относящиеся к…
Сопроводительное письмо: как его составить правильно
Опубликовано:
Для получения приглашения на собеседование одного резюме недостаточно, необходимо сопроводительное письмо к нему.
Как составить его наиболее убедительно и какие моменты включить для привлечения внимания? Рекомендации по составлению сопроводительного письма дает коуч-консультант Раиса Сорокина и карьерный офис Гарвардского университета.
Суть и назначение сопроводительного письма
Поиск работы требует усердия, внимания к деталям и умения презентовать себя в выгодном свете. То, что нельзя вписать в стандартную форму резюме, можно изложить в виде сопроводительного письма.
Что такое сопроводительное письмо?
Это поясняющее, дополняющее и мотивирующее письмо, которое сопровождает резюме и уточняет, почему именно этот кандидат подходит на вакантную должность, какую пользу он принесет компании. Оно относится к служебным документам и остается неотъемлемой частью процедуры найма.
Такой рассказ кандидата нацелен на привлечение внимания потенциального работодателя к кандидатуре соискателя. Хорошее сопроводительное письмо дополняет резюме и объясняет, почему кандидат идеально подходит для этой работы, считает группа авторов под руководством редактора Эндрю Анчеты.
Письма попадают в отдел рекрутинга или сразу на стол директора. Опираясь на них, большинство рекрутеров принимает решение о том, кого из кандидатов приглашать в первую очередь, кого во вторую, а кому следует вежливо отказать.
В тексте вакансии может содержаться обязательное требование наличия такого служебного документа. Но даже если его нет, кандидат имеет право составить и приложить его с целью выделиться на фоне других соискателей. Наибольший эффект сопроводительное письмо оказывает при найме на руководящие должности.
Мужчины обсуждают информацию, которая представлена на экране ноутбука: Unsplash/DocuSignЗачем нужно сопроводительное письмо?
Оно позволяет привлечь внимание, заочно вступить в диалог с возможным работодателем. Подобная коммуникация помогает на собеседовании и существенно повышает шансы на получение предложения о трудоустройстве.
Прочитав письмо, рекрутер оценивает стиль мышления соискателя, его навыки грамотной формулировки, изложения и презентации своих мыслей.
Маркетологи, дизайнеры, копирайтеры, специалисты по работе с персоналом, личные помощники руководителя и юристы пишут сопроводительные письма чаще других соискателей, так как умение грамотно излагать мысли входит в их обязанности.
Сопроводительное письмо обязательно пишут в таких случаях:
- Если работодатель требует приложить его при отклике на вакансию.
- Если это отклик на вакансию иностранной компании.
- При смене сферы деятельности, когда необходимо пояснить отсутствие опыта в новой сфере.
К перечню добавим поиск работы после декрета, освоение новой сферы деятельности, возраст старше 40 лет, а также вакансии, в которых приветствуют креатив.
Если соискатель написал сопроводительное письмо, это говорит о его искреннем интересе к вакансии, серьезном желании побороться за новую должность, считают специалисты карьерного офиса Гарвардского университета.
Правила составления сопроводительного письма
Сопроводительное письмо представляет резюме и кандидата в наиболее выгодном свете.
Чтобы впечатлить рекрутера, необходимо учесть все правила и условия создания идеального служебного документа.
Как написать сопроводительное письмо?
Чтобы составить качественный служебный документ, дополняющий резюме, нужно воспользоваться готовым шаблоном или рекомендациями. Четко описать мотивацию, опыт, преимущества кандидата, а также исключить ошибки, противоречивые факты, повторения из резюме и преждевременные вопросы.
Перед составлением письма необходимо подробно изучить текст вакансии, а также всю доступную информацию о компании-работодателе. При составлении включите в письмо:
- Описание своей мотивации.
- Опыт работы по вакансии.
- Личностные качества и навыки, соответствующие вакансии.
- Иные преимущества.
Не указывайте в письме:
- Факты, противоречащие резюме.
- Карьерные амбиции.
- Информацию, указанную в резюме.
- Описание биографии и подробности личной жизни.
- Мнение о предыдущих работодателях.
- Вопросы о графике работы, заработной плате и других моментах, которые уточняют на собеседовании.
Неубедительное сопроводительное письмо или текст, полный ошибок, может лишить всех шансов, считает бизнес-редактор Гарри Брэдфорд. Вся информация в письме должна быть честной, открытой и проверяемой, а тон позитивным и убедительным. Ошибки и опечатки, банальности и избитые штампы, жалостливые просьбы и манипуляции недопустимы.
Девушка размышляет, держа в руках блокнот и карандаш: FreepikИз чего состоит сопроводительное письмо?
- Приветствие рекрутера по имени.
- Название вакансии, на которую претендует кандидат, а также отсылка к ее источнику (страница компании, публикация на сайте трудоустройства или в социальных сетях).
- Пояснение интереса, возникшего к данной вакансии и конкретной компании.
- Описание релевантного опыта, навыков и личных качеств, необходимых для успешной работы, а также другая информация, которая заставит работодателя обратить внимание на кандидата. Таких тезисов должно быть не более трех.
- Ссылки на портфолио (для дизайнеров, копирайтеров, архитекторов).
- Предложение ознакомиться с резюме.
- Благодарность за внимание.
- Подпись и контактные данные.
Отправлять такой документ принято в электронном виде. Объем сопроводительного письма не определен, но краткий формат более предпочтителен, считает Раиса Сорокина, коуч-консультант и автор книги «Сразить наповал. Сопроводительное письмо. Как написать кратко о важном». Если кандидат не претендует на работу в творческой профессии, стиль написания должен быть официально-деловой.
Сопроводительное письмо — это не только обязательное требование к некоторым вакансиям, но и шанс выделиться на фоне других кандидатов.
Если грамотно его составить и отправить вовремя, можно поучаствовать в конкурсе на вакансию, попасть на собеседование и получить работу мечты.
Оригинал статьи: https://www.nur.kz/family/self-realization/1996296-soprovoditelnoe-pismo-kak-ego-sostavit-pravilno/
Что такое сопроводительное письмо?
от Michael Cheary
Не знаете, как продать свое приложение? Мы обеспечим вас…
Когда дело доходит до поиска новой работы, сопроводительные письма, возможно, являются наиболее недооцененной частью всего процесса подачи заявления. В основном из-за того, что большинство из нас даже не уверены на 100%, для чего они на самом деле нужны.
Но хорошо написанное сопроводительное письмо — это идеальный способ выделиться и помочь продать свое резюме, не говоря уже о том, чтобы убедить рекрутера в том, что вы подходите для этой должности.
Чтобы перестать недооценивать свои письма, вот несколько вещей, которые вы должны знать о сопроводительных письмах:
Бесплатный шаблон сопроводительного письма
Скачать бесплатный шаблон сопроводительного письма
Что такое сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо — это документ, который вы отправляете вместе со своим резюме (традиционно в качестве обложки).
Однако оно отличается от резюме тем, что оно не представляет собой письменный обзор ваших навыков и опыта, а специально написано с учетом работы, на которую вы претендуете, что позволяет вам выделить определенные области, которые, по вашему мнению, сделают вас подходящими. роль.
Что должно содержать сопроводительное письмо?
Хотя сопроводительные письма намного менее строгие, чем резюме, есть некоторые вещи, которые вы всегда должны стремиться включить.
Вот несколько важных вещей, которые вы должны указать в сопроводительном письме:
- Ваши личные данные (например, имя, адрес, номер телефона)
- Имя менеджера по найму (если оно у вас есть)
- Где вы нашли вакансия
- Почему вы подходите для этой работы
- Что вы можете сделать для компании
- Заключительные заявления (включая благодарность рекрутеру за уделенное время)
Бесплатный шаблон сопроводительного письма
Как написать сопроводительное письмо
Почему сопроводительное письмо важно?
Проще говоря, сопроводительное письмо — это самый простой и эффективный способ выделиться из толпы.
Когда вы подаете заявление о приеме на работу, это приносит нечто большее: работодатель узнает больше о вас, вашей личности, о том, что вы на самом деле хотите от работы, и поймет, почему вы подаете заявление.
И, поскольку ваше резюме должно быть кратким и приятным, ваше сопроводительное письмо — идеальный способ подробно рассказать о ваших достижениях.
Как должно быть оформлено сопроводительное письмо?
Как и в случае с резюме, не существует универсального формата для написания сопроводительного письма.
Однако макет может многое сказать о вашем подходе и общем внимании к деталям. По этой причине это определенно не то, что следует недооценивать.
Чтобы убедиться, что то, что вы пишете, логично, по существу и легко читается, вот несколько основных правил, которым необходимо следовать при составлении сопроводительного письма:
- Будьте ясны и лаконичны
- Делайте абзацы короткими и прямыми
- Делайте резервные копии любых заявления, которые вы делаете с фактами и цифрами
- Выберите профессиональный шрифт
- Проверьте орфографию и грамматику
- Используйте шаблон
Пять вещей, которые вы должны перестать делать в сопроводительном письме
Какой длины должно быть сопроводительное письмо?
Около половины страницы формата А4 (максимум одна страница).
Оно должно быть немного более подробным, чем ваше резюме, но четким и по существу. Рекрутерам не нужна история вашей жизни.
Нужно ли мне иметь сопроводительное письмо?
Вы всегда должны присылать сопроводительное письмо к своему резюме. Без исключений.*
Это не только показывает, что вы серьезно относитесь к работе, на которую претендуете, но и дает вам возможность адаптировать свое заявление к должности.
Нужно ли включать исследования в сопроводительное письмо?
Исследование компании определенно поможет вашему делу.
Конечно, важно не переборщить и в конечном итоге не дать им полную историю их бизнеса, но не бойтесь добавлять факты, которые имеют отношение к делу.
Они будут впечатлены, когда увидят, что вы уделили немного времени тому, чтобы узнать о компании, в которой потенциально могли бы работать.
Могу ли я использовать шаблон сопроводительного письма?
Да.
Да, ты можешь.
К счастью, мы знаем, где есть очень хорошие письма…
Шаблоны сопроводительных писем
*Вы знаете, если только вам специально не запретили. Тогда вы официально свободны.
Все еще ищете свою идеальную позицию? Попробуйте наш бесплатный шаблон сопроводительного письма или просмотрите все доступные вакансии сейчас
Как написать эффективное сопроводительное письмо: структура, советы и шаблон
Перейти к разделу
Что такое сопроводительное письмо и почему оно важно?
Как написать хорошее сопроводительное письмо
Дополнительные советы по написанию
Пора начинать писать
Этим летом нужно искать работу. Весной этого года американские работодатели изо всех сил пытались заполнить 10,7 млн объявленных вакансий, открытых в конце июня. При таком спросе на работников стоит ли вам писать сопроводительное письмо к следующему заявлению?
Короткий ответ: да, нужно. На самом деле, эксперты говорят, что сопроводительные письма важны как никогда.
Сопроводительные письма, ненависть или любовь к ним, позволяют соискателям произвести впечатление и выделиться из кучи других заявлений. Написание вдумчивого сопроводительного письма показывает команде по найму, что вы заботитесь о том, чтобы получить эту должность.
Мы понимаем, что может показаться, что никто не прочитает ваше письмо. Скромный опрос, проведенный в 2017 году, показал, что только 26% рекрутеров считают сопроводительные письма важными при принятии решения о найме. Но помните: это больше нуля. Стоит подготовить серьезное сопроводительное письмо, потому что вы можете склонить на свою сторону упрямого рекрутера — и вы не хотите потерять работу из-за того, что у вас ее нет.
Вместо того, чтобы часами сидеть за столом, думая, что письма, которые вы пишете, находятся на правильном пути, позвольте нам помочь вам. Вот все, что вам нужно знать о том, как написать сопроводительное письмо, и к тому же отличное.
Что такое сопроводительное письмо и почему оно важно?
Профессиональное сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который вы отправляете вместе со своим резюме или резюме как часть заявления о приеме на работу. Как правило, они составляют от 250 до 400 слов.
Эффективное сопроводительное письмо не просто перефразирует ваше резюме; это ваш шанс выделить моменты, которыми вы гордитесь, объяснить, почему вы хотите получить эту работу, и прямо заявить о том, что вы предлагаете.
Покажите рецензенту, что вы симпатичны, талантливы и внесете свой вклад в корпоративную культуру. Вы можете ссылаться на предыдущие места работы и другую информацию в своем резюме, но только в том случае, если это поможет рассказать историю о вас и вашем карьерном выборе.
Лучшие сопроводительные письма вызывают интерес у рекрутера и побуждают его прочитать ваше резюме и позвонить вам на собеседование. Плохое сопроводительное письмо, с другой стороны, приносит вашему резюме билет в один конец в уничтожитель бумаг.
К счастью, если вы научитесь писать пуленепробиваемое сопроводительное письмо, ваше заявление останется на столе рекрутера, а не в мусорной корзине.
Как написать хорошее сопроводительное письмо
Лучшие письма уникальны, адаптированы к описанию работы и написаны вашим голосом, но это не значит, что вы не можете использовать шаблон сопроводительного письма.
Отличные сопроводительные письма содержат одни и те же основные элементы и следуют определенным образом. Взгляните на эту структуру сопроводительного письма для справки, пока вы создаете свою собственную.
1. Заголовок и контактная информация
Во время чтения вашего сопроводительного письма рекрутеру не нужно далеко ходить, чтобы найти, кто его написал. Ваш документ должен включать основной заголовок со следующей информацией:
- Полное имя
- Местоимения (необязательно)
- Местоположение (опционально)
- Адрес электронной почты
- Номер телефона (необязательно)
- Соответствующие ссылки, такие как ваш профиль LinkedIn, портфолио или личный веб-сайт (необязательно)
Вы можете получить эту информацию прямо из своего резюме.
Сложите вместе, и это будет выглядеть примерно так:
Кристофер Пайк
Он/его
Сан-Франциско, Калифорния
В качестве альтернативы, если вас просят отправить сопроводительное письмо в теле письма, вы можете включить эту информацию в свою подпись. Например:
Теплые с уважением,
Кэтрин Janeway
SE/ее
Bloomington, Indiana
Cjaneway@mypton, Indiana
Cjaneway@mypon. Всегда начинайте свое сопроводительное письмо с обращения к менеджеру по найму — желательно по имени. Вы можете использовать имя и фамилию человека. Не забудьте указать соответствующий титул, например «Доктор», «Мистер» или «Мисс». Например, «Уважаемый мистер Джон Доу». Избегайте общих вступительных слов, таких как «Кого это может касаться», «Уважаемый господин или госпожа» или «Уважаемый менеджер по найму». Будьте осторожны. Когда вы используете чье-то имя, вы не хотите использовать неправильный титул или случайно ошибиться с полом. Если вы сомневаетесь, достаточно использовать только их имя. Вы также можете выбрать гендерно-нейтральное название, например Mx. Убедитесь, что вы адресуете свое письмо правильному человеку — в идеале, человеку, который принимает окончательное решение о приеме на работу. Это не всегда указывается в объявлении о вакансии, поэтому вам, возможно, придется провести некоторое исследование, чтобы узнать имя менеджера по найму. Начальный абзац сопроводительного письма должен зацепить читателя. Вы хотите, чтобы это было запоминающимся, разговорным и чрезвычайно актуальным для работы, которой вы занимаетесь. В личном представлении нет необходимости — вы уже указали свое имя в заголовке. Затем вы можете перейти к «Почему» вашего заявления о приеме на работу. Расскажите, что делает эту конкретную работу и эту компанию настолько привлекательными для вас. Возможно, вы являетесь поклонником их продукции, увлечены их миссией или вам нравится голос их бренда. В любом случае, в этом разделе вы делитесь своим энтузиазмом по поводу роли. Вот пример вступительного абзаца. В этом сценарии вы подаете заявку на должность цифрового маркетинга в велосипедной компании: «Уважаемый мистер Джон Доу, Спасибо, что рассмотрели мою заявку на должность координатора по маркетингу в Bits n’ Bikes. Мои родители купили мой первый велосипед в одном из ваших магазинов. Я никогда не забуду ту свободу, которую почувствовал, когда научился ездить на нем. Отец снял с меня тренировочные колеса, а мама отправила меня нестись по улице. Следующие абзацы должны быть посвящены должности, на которую вы претендуете. Подчеркните свой набор навыков и то, почему вы хорошо подходите для потребностей и ожиданий, связанных с должностью. Менеджеры по найму хотят знать, что вы принесете на работу, а не какую-то роль. Начните с изучения описания работы в поисках подсказок. Какую проблему они пытаются решить с помощью этого найма? Какие навыки и квалификации они упоминают в первую очередь или более одного раза? Это индикаторы того, что важно для менеджера по найму. Найдите информацию, соответствующую вашему опыту и интересам. Например, если вам нравится быстро меняющаяся работа в сфере связей с общественностью, вы можете искать следующие элементы в публикации: Подчеркните, как вы выполняете эти требования: «Я всегда был сильным писателем. Благодаря вкладу всех членов нашей команды, включая наших веломехаников, мой контент принес результаты». Заключительный абзац — ваш последний шанс заявить о своем энтузиазме по поводу роли и вашей уникальной способности ее исполнить. Повторите основные моменты, которые вы объяснили в основных абзацах, и напомните читателю о том, что вы предлагаете. Вы также можете использовать конец письма, чтобы сообщить другие важные детали, например, готовы ли вы переехать для работы. При выборе подписи выберите фразу, которая звучит профессионально и искренне. Вот убедительное заключительное заявление для вас: «Я верю, что мой энтузиазм, навыки и опыт работы в качестве специалиста по связям с общественностью очень хорошо послужат Bits n’ Bikes. Я хотел бы встретиться для дальнейшего обсуждения моих дополнительных услуг в качестве вашего следующего директора по связям с общественностью. Спасибо за внимание. Надеюсь, мы скоро поговорим. С уважением, Джейн Доу” Хотите больше советов? Поработайте с карьерным коучем, чтобы составить лучшее сопроводительное письмо. В BetterUp мы предлагаем советы и рекомендации, которые помогут вам подготовиться к следующему заявлению о приеме на работу. Вместе мы можем определить ваши навыки и выбрать те, которые вы должны выделить. При написании собственного письма старайтесь не копировать примеры дословно. 2. Включите личное приветствие
Эти представления звучат безлично — как будто вы копируете сопроводительные письма — и могут работать против вас в процессе найма. 3. Привлеките их вступительной историей
Но вы должны указать вакансию, на которую претендуете. Простого «Спасибо, что рассмотрели мое заявление на должность [название должности] в [компании]» будет достаточно.
Вы приносите радость семьям по всей стране, и я хочу быть частью этого». 4. Подчеркните, почему вы лучше всего подходите для этой работы
Мой контент, начиная от сообщений в блогах и заканчивая социальными сетями, привлекает читателей и привлекает трафик на страницы продуктов. Например, когда я работал в Bits n’ Bikes, я разработал серию стратегических блогов об обслуживании велосипедов, которые увеличили наши продажи запчастей и инструментов на 50% — мы могли видеть это в наших веб-показателях. 5. Завершите сильным заключительным абзацем и изящно завершите его.
Надежные варианты включают «С уважением» и «С уважением». Дополнительные советы по написанию
Вместо этого используйте эту структуру сопроводительного письма в качестве основы для систематизации своих идей. Затем, когда вы пишете, используйте эти дополнительные советы по сопроводительному письму, чтобы добавить свой индивидуальный подход:
