Главная
Сопроводительное письмо при отправке патентной заявки по факсу образец: советы и примеры писем (PDF)

Сопроводительное письмо при отправке патентной заявки по факсу образец: советы и примеры писем (PDF)

Содержание

определение, шаблон и пример • BUOM

Автор: редакционная команда Indeed

22 февраля 2021 г.

Некоторые компании предпочитают отправлять по факсу бумажные копии при получении профессиональных документов. Сопроводительное письмо по факсу знакомит с документами по факсу и помогает связаться с нужным человеком. Если вы претендуете на новую должность, а компания заявляет, что вы должны отправить резюме по факсу, вы можете приложить сопроводительное письмо по факсу, чтобы ваша информация была систематизирована. В этой статье мы объясним, что такое сопроводительное письмо по факсу, когда вы можете его использовать и что включить, а также советы, шаблон и пример.

Что такое сопроводительное письмо для факса?

Сопроводительное письмо факса — это страница, которую вы отправляете в начале факса. Он сообщает вашему получателю, что он найдет в следующих документах и ​​как он может связаться с вами.

Сопроводительное письмо факса, иногда называемое титульным листом факса, отличается от обычного сопроводительного письма несколькими важными особенностями. Традиционное сопроводительное письмо идет перед вашим резюме, представляя вас и вашу квалификацию. Сопроводительное письмо по факсу появляется только при отправке факса и указывает, какую информацию найдет получатель.

При подаче заявки на работу с использованием факсимильного аппарата вы можете включить как сопроводительное письмо по факсу, так и обычное сопроводительное письмо вместе с вашим резюме. Порядок будет таким: сопроводительное письмо по факсу, сопроводительное письмо, затем резюме.

Когда вам нужно факсимильное сопроводительное письмо?

Вам необходимо сопроводительное письмо по факсу при отправке любых профессиональных документов через факсимильный аппарат. Например, если компания просит вас отправить по факсу подписанную копию вашего контракта, вы можете включить титульную страницу факса, сообщая им, что вы отправляете и почему.

Если в объявлении о вакансии указано, как подать заявку на вакансию, попробуйте следовать этим рекомендациям. Если компании требуется бумажная копия вашего резюме и сопроводительного письма, отправка их по факсу может быть быстрее, чем по почте. Сильное сопроводительное письмо по факсу может быть отправлено перед отправкой факса, чтобы помочь вашим рабочим материалам безопасно добраться до вашего потенциального работодателя.

Преимущества использования сопроводительного письма по факсу

Есть много преимуществ использования сопроводительного письма по факсу. Когда вы включаете четкое сопроводительное письмо перед своими документами, вы можете:

  • Помогите своему факсу добраться до нужного человека. Многие сотрудники пользуются факсимильным аппаратом в общей зоне. С сопроводительным письмом ваш документ с большей вероятностью достигнет предполагаемого получателя.

  • Держите информацию в тайне. Вы можете включить в сопроводительное письмо заявление о конфиденциальности, чтобы обеспечить безопасность вашей информации при отправке личного документа.

  • Сделайте так, чтобы вашему контакту было проще ответить вам. Ваш получатель может захотеть связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы или узнать о следующих шагах. Сопроводительное письмо по факсу может помочь им, показывая всю вашу контактную информацию.

Что входит в сопроводительное письмо по факсу?

Сопроводительное письмо по факсу может включать любой из следующих разделов:

Контактная информация

Вы можете включить любую соответствующую контактную информацию, такую ​​как ваше имя, компания, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Это может помочь получателю связаться с вами, если ему это нужно. При подаче заявления на новую должность вы можете упростить для менеджера по найму возможность связаться с вами для собеседования, организовав вашу информацию на титульном листе факса.

Имя получателя

Если вы отправляете документ одному человеку, вы можете обратиться к нему по имени, если вы его знаете. При отправке факса в компанию или на большую группу вы можете использовать название компании. При подаче заявления о приеме на работу вы можете изучить компанию или проверить объявление о вакансии, чтобы узнать, указано ли в нем имя менеджера по найму. В противном случае используйте общий заголовок, например «Уважаемый менеджер по найму».

Дата и количество страниц

После информации о получателе добавьте дату и количество страниц, которые вы отправляете по факсу. Это может помочь убедиться, что ваш получатель получит все ваши документы.

О конфиденциальности

Если ваш документ содержит какую-либо конфиденциальную информацию, вы можете указать это в верхней части сопроводительного письма по факсу. Если кто-то возьмет ваш документ с факсимильного аппарата, он увидит, что он содержит информацию только для предполагаемого получателя. Обычно вы можете пропустить этот раздел при отправке резюме по факсу, если только он не содержит секретную информацию.

Содержимое факса

В нескольких предложениях постарайтесь сообщить получателю, что он найдет в вашем факсе. Ваш получатель с большей вероятностью прочитает факс, если узнает, что он содержит. Если вы отправляете несколько документов, таких как резюме и сопроводительное письмо, вы можете использовать этот раздел, чтобы перечислить все включенные документы в том порядке, в котором вы их отправляете.

Назначение факса

Здесь вы можете сообщить получателю, почему вы отправляете этот факс. Это может сказать вашему получателю, что вы ожидаете с точки зрения ответа или действия. Например, вам может понадобиться подпись на документах, которые вы отправляете. Вы можете сообщить об этом получателю в этом разделе. Если вы отправляете резюме по факсу, вы можете указать здесь должность, на которую претендуете.

Соответствующие примечания

В конце сопроводительного письма по факсу вы можете включить любые другие соответствующие примечания. Стандартные примечания факса включают:

  • Срочный

  • Для рассмотрения

  • Прокомментируйте, пожалуйста

  • ответьте, пожалуйста

Этот раздел полезен при отправке документов компании, которые необходимо просмотреть, но обычно вы можете пропустить этот раздел при отправке резюме.

Советы по сопроводительному письму по факсу

Вот несколько советов по отправке сопроводительного письма по факсу:

Пишите профессионально и понятно

При отправке документа компании или профессиональному контактному лицу постарайтесь написать сопроводительное письмо по факсу вежливым тоном и четкими предложениями. Титульные листы факса, как правило, более формальны, чем другие виды связи, такие как электронная почта. Если вы подаете заявление о приеме на работу, вы сможете больше показать свою профессиональную личность в других документах.

Ваш получатель прочитает сопроводительное письмо к факсу перед документом. Вы можете помочь произвести сильное первое впечатление, написав профессионально и прямо.

Держать его коротким

Старайтесь, чтобы титульный лист факса был как можно короче, касаясь любой соответствующей информации. При подаче заявления о приеме на работу вы можете больше рассказать о своей квалификации в сопроводительном письме и резюме, которые появляются после сопроводительного листа по факсу.

Проверить повторяющуюся информацию

Получатель, вероятно, прочитает ваши документы сразу после сопроводительного письма по факсу, поэтому постарайтесь проверить наличие повторяющейся информации. Поскольку вы указываете свою контактную информацию в верхней части сопроводительного письма по факсу, обычной практикой является отсутствие официальной подписи. Это только для сопроводительного письма факса. В сопроводительном письме о вакансии поставьте подпись в конце сообщения.

Учитывайте часы работы

По возможности старайтесь отправлять факс в рабочее время, чтобы кто-нибудь мог его увидеть днем. Некоторые компании могут выключать свои факсимильные аппараты в нерабочее время, или в аппарате может закончиться бумага, когда всех нет в офисе. Если вы отправляете факс в рабочее время, он, скорее всего, быстро дойдет до нужного получателя.

Шаблон сопроводительного письма факса

Вот шаблон, который вы можете использовать для сопроводительного письма по факсу:

КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЙ ФАКС (необязательно)

[Your name]
[Optional: your mailing address]
[Your phone number]
[Your email or website]

К: [Recipient’s name]
[Optional: company name]
[Recipient’s fax number]

ОТ: [Your name]
[Your fax number]

ДАТА: [Date]
Страницы: [Number of pages] (включая титульный лист)

КАСАТЕЛЬНО

[In a sentence or two, you can describe the contents of your fax here. If you are sending multiple documents in one fax, list each one.]

[In the second paragraph, you can tell the recipient why you are sending these documents. If you are sending a document for review or signature, you can mention that here. If you are faxing a resume, you can include a sentence saying you are qualified, but you’ll want to talk more about your qualifications in a separate cover letter. You can end this section by saying, «I look forward to hearing from you.» ]

[At the bottom of the document, you can mark if your fax is urgent or needs a reply.]

СРОЧНЫЙ
ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ
ПРОКОММЕНТИРУЙТЕ, ПОЖАЛУЙСТА
ОТВЕТЬТЕ, ПОЖАЛУЙСТА

Пример сопроводительного письма факса

Если вы отправляете по факсу резюме и сопроводительное письмо для открытия вакансии, титульный лист вашего факса может выглядеть примерно так:

Билл Хаддингтон 123 Мэйн Стрит
Остин, Техас 73301
352-766-9873
[email protected]

*КОМУ: Кэти Рамос
Розничная партия*
687-726-8476

*ОТ: Билл Хаддингтон*
352-766-9877

*ДАТА: 1 мая 2020 г.
Страниц: 3 (включая обложку)*

КАСАТЕЛЬНО

Следующий факс содержит мое резюме и сопроводительное письмо на позицию помощника по продажам в RetailLot.

Я отправляю эти документы в ответ на список вакансий, который я увидел на сайте Indeed. У меня шестилетний опыт продаж, и я думаю, что я отлично подхожу. Следующие документы покажут мою квалификацию и навыки, которые я могу использовать в RetailLot. Спасибо за внимание. С нетерпением жду Вашего ответа.

СРОЧНЫЙ
X-ДЛЯ ОБЗОРА
ПРОКОММЕНТИРУЙТЕ, ПОЖАЛУЙСТА
ОТВЕТЬТЕ, ПОЖАЛУЙСТА

Какие виды служебных писем активно практикуются в предпринимательской среде и госструктурах

Деловая переписка является неотъемлемой частью корпоративной культуры общения. Важно не только знать, какие виды служебных писем составляются в тех или иных ситуациях, но и правила их оформления.

Содержание:

  • Определение понятия
  • Цель составления
  • Необходимость в деловой корреспонденции
  • Требования к составлению
  • Реквизиты
  • Виды писем
  • Информационное письмо
  • Извещение
  • Сообщение
  • Уведомление
  • Напоминание
  • Сопроводительное письмо
  • Рекламное письмо
  • Гарантийное письмо
  • Претензионное письмо
  • Письмо-запрос
  • Письмо-заявка
  • Служебные ответные письма
  • Отказ
  • Согласие
  • Обязательный регламент
  • Правила регистрации
  • Особенности написания электронных писем

Определение понятия

Каждое коммерческое предприятие обязано надлежащим образом вести документооборот с деловыми партнерами. Правильное оформление бумаг при взаимодействии с подведомственными структурами и населением – залог успешной работы государственных учреждений. Ошибки, неточности и некорректные формулировки в документации препятствуют оперативному обмену информацией между коммерческими компаниями и бюджетными организациями.

Служебное письмо – это документ, в котором рассматривается один или несколько взаимосвязанных между собой вопросов делового или управленческого характера.

Использовать указанный инструмент коммуникации следует исключительно по необходимости, чтобы исключить риск излишней волокиты и бюрократизма.

К служебным письмам относят объемный перечень дифференцированных по содержанию бумаг, адресуемых посредством услуг курьера, почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи или электронной почты. В бюджетной сфере официальные документы подготавливаются в рамках императивного формата, когда вышестоящие структуры требуют определенных действий от подведомственных субъектов.

Население также может выступить инициатором составления служебного письма, когда нарушаются права и свободы граждан. Игнорирование их требований может быть оспорено в суде.

Цель составления

В основе подготовки официального документа заложен побудительный мотив. Его текст должен быть четким, лаконичным, обоснованным и недвусмысленным. Инициируя написание служебного письма, руководитель компании или чиновник намеревается решить одну или несколько задач (см. таблицу 1).

Наименование

Описание

Организационная

повышение качества взаимодействия между структурными подразделениями

Юридическая

получение дополнительного доказательства правильности принятого решения на случай возникновения спорных ситуаций

Информационная

систематизация фактов, экспертных мнений, сведений и данных по конкретному вопросу, чтобы грамотно обосновать позицию перед адресатом

Воспитательная

оптимизация дисциплины среди подчиненных, а также повышение уровня их квалификации

Коммуникативная

расширение внешних контактов с деловыми партнерами

Конечной целью составления документа является оперативное исполнение императивных требований подчиненными, работающими в одном или нескольких структурных подразделениях.

Правила составления на видео:

Необходимость в деловой корреспонденции

Посредством служебных писем происходит обмен информацией, осуществляются деловые переговоры, создаются коммерческие предложения. Также указанный инструмент коммуникации позволяет сообщать партнерам события, факты и обстоятельства, которые необходимо принять к сведению.

Принципы делопроизводства обязывают государственные учреждения вести деловую переписку с вышестоящими/ подчиненными структурами, а также населением в пределах наделенных полномочий.

Требования к составлению

Правила ГОСТа обязывают оформлять деловые бумаги на фирменном бланке предприятия с угловым расположением реквизитов. Государственные учреждения используют формуляры, на которых контактная информация отражена в продольном формате. В целях оптимизации деловой переписки допускаются бланки должностных лиц или структурных подразделений, но при условии, что чиновник или топ-менеджер получил доверенность на подписание документа. В его нижней части ставится отметка об исполнителе. Используются бланки формата А4 или А5.

Служебное письмо составляется в 2 экземплярах (один направляется адресату, другой – попадает во внутреннюю корреспонденцию предприятия). Документ подписывается начальниками структурных подразделений (в рамках наделенных полномочий) и руководителем компании. Если служебное письмо составлялось с целью урегулирования вопросов финансового характера, то оно заверяется печатью.

Внесение правок или исправлений в подписанный руководителем учреждения документ недопустимо.

Реквизиты

Залог правильного оформления служебного письма – это указание на формуляре необходимого объема контактной информации, позволяющей идентифицировать бюджетную организацию или коммерческую структуру. Фирменный бланк должен содержать:

  • наименование/организационно-правовую форму юрлица
  • справочные сведения (местонахождение, ИНН/КПП, расчетный счет в банке, номера телефонов, факса, адрес электронной почты)

В левом верхнем углу формуляра фиксируется исходящий номер и дата составления документа.

Структурно документ состоит из мотивировочной части (излагаются причины составления документа), основной части (изложение просьбы, аргументация позиции) и заключения (констатируется согласие или отказ).

Виды писем

Существует множество критериев, по которым можно классифицировать служебные письма (степень важности, срочность, статус адресата, способ/технология передачи, назначение/содержание и прочее).

В практике делопроизводства принято делить официальные бумаги на следующие:

  • информационное письмо: извещение, сообщение, уведомление, напоминание
  • сопроводительное письмо
  • рекламный тип
  • гарантийное письмо
  • претензионная бумага
  • письмо-запрос
  • письмо-напоминание
  • служебные ответные письма: отказ и согласие

Рассмотрим каждый вариант деловой переписки подробно.

Информационное письмо

Документ, в котором содержится разнообразный по содержанию набор исходных данных. Компания может предлагать потенциальному партнеру товары/услуги, заявлять о необходимости произвести предоплату, напоминать о смене тарифа, оповещать о предстоящих акциях. Информационное письмо адресуется партнеру в виде предложения, напоминания, извещения, сообщения, уведомления, подтверждения.

В бюджетной сфере указанный документ составляется по типовому шаблону и направляется по принципу «сверху – вниз».

В информационных письмах, изданных вышестоящими учреждениями, содержатся сведения, которые касаются вопросов правоприменительной практики. Такие бумаги методического характера ориентированы на консультирование населения в случаях принятия новых законов/правовых актов. Чиновники могут подготавливать приложения к информационным письмам в целях упрощения восприятия сведений, содержащихся в документе.

Извещение

Неотъемлемый элемент деловой переписки, где фиксируются данные о проведении мероприятий публичного характера (конкурсы, выставки и прочее).

Такой документ адресуется широкому кругу субъектов с целью их привлечения к участию в предстоящих проектах. В извещениях в обязательном порядке содержится информация о месте, времени проведения и условиях участия в нем. Документ может сопровождаться приложениями – программа конференции или анкета посетителя.

Этот вид писем рассылается по списку, а выбор адресата носит формальный характер. Право подписи указанного документа распространяется не только на директора компании, но и руководителя подразделения, курирующего организацию выставки или конкурса.

Сообщение

Указанный вариант актуален в тех случаях, когда необходимо привлечь внимание контрагента к фактам или событиям, представляющим обоюдный интерес.

В форме сообщения может быть дан ответ на запрос или просьбу сторонней организации. Документ начинается со следующих фраз:

  • «Ставим Вас в известность…»
  • «Хотим довести до вашего сведения…»
  • «Информируем Вас о…»

В 99% случаев письма-сообщения состоят из 3-4 предложений.

Уведомление

Данный формат деловой переписки позволяет в лаконичной форме сообщать контрагенту о необходимости исполнения взятых на себя обязательств. В уведомлении следует фиксировать конкретные сведения или события с указанием времени, даты и места, где они будут происходить.

Информационное письмо может составляться и в рамках принятого руководством компании решения, которое изменяет договорные отношения. В документе часто используются фразы: «Уведомляем Вас о…» и «В ответ на Ваше обращение…». Поводом к его оформлению может послужить форс-мажорное обстоятельство.

В уведомлении допускается употребление этикетных оборотов – «С радостью сообщаем о том…» или «Нам приятно проинформировать Вас о том…».

Напоминание

Документ используется, когда контрагент по тем или иным причинам нарушает условия партнерского договора. Структура письма-уведомления включает:

  • ссылки на конкретные пункты контракта и нормы правовых актов, обязывающие участников гражданского оборота надлежащим образом исполнять взятые на себя обязательства
  • просьбу о совершении конкретных действий

Стандартные обороты указанного формата деловой переписки – «Обращаем ваше внимание…», «Несмотря на неоднократные напоминания, ваша организация…», «Вторично обращаем ваше внимание на…».

В данном письме может содержаться еще один структурный элемент – упоминание о мерах превентивного характера в случае, если условия договора не будут соблюдаться в будущем (штрафы, пени, неустойка и прочее).

Сопроводительное письмо

Указанный формат деловой переписки носит факультативный характер для субъектов предпринимательства. Но компании, занятые в сфере бизнеса, предпочитают им не пренебрегать.

Сопроводительное письмо – это бумага, в которой содержится полный перечень документов, направляемых контрагенту, и является неоспоримым доказательством того, что они были адресованы своевременно.

Неотъемлемый атрибут служебной корреспонденции подлежит обязательной регистрации, которую осуществляет секретарь предприятия-партнера. Сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке организации и начинается со слов: «Направляем Вам для ознакомления следующий пакет документов…» или «Высылаем вам оферту договора поставки продукции…».

Рекламное письмо

Документ составляется с целью увеличения сбыта производимых товаров или повышения спроса на оказываемые услуги. Важно заинтересовать партнера в приобретении продукции, указав в документе возможность предоставления различных бонусов или скидок при оптовой закупке.

Структура рекламного письма включает:

  • вводную часть («Уважаемые партнеры», «Дорогие дамы и господа»)
  • краткую информацию о компании
  • ассортимент предлагаемых товаров/услуг с указанием их преимуществ
  • указание на возможность приобретения продукции по выгодным условиям
  • упоминание о возможных перспективах сотрудничества

Документ составляется по общим правилам деловой переписки. Но для придания особой значимости рекламному письму допускается использование различных вариантов оформления текста (выделение важных фрагментов).

Гарантийное письмо

Указанный инструмент корпоративной культуры общения распространен в предпринимательской среде.

Гарантийное письмо – это залог исполнения договорного обязательства в определенный срок (оплата или доставка товара, проведение работ и прочее).

Участники гражданского оборота нередко позиционируют документ в качестве оферты (предложение оказать услугу или произвести расчет после поставки товара). Гарантийное письмо может восприниматься коммерческими структурами и в форме акцепта (намерение заключить партнерское соглашение). В тексте документа достаточно в нескольких предложениях сформулировать согласие сотрудничать на предложенных условиях.

С правовой точки зрения гарантийное письмо является определенной альтернативой гражданскому договору. Но рассматриваемый формат деловой документации не устанавливает пределы материальной ответственности контрагентов и не содержит детальный перечень их прав и обязанностей.

Претензионное письмо

Документ составляется в случаях, когда выявляется факт нарушения договорных обязательств (поставка некачественной продукции, отсутствие предоплаты за товар, несоблюдение условий о его количестве и прочее). Посредством претензионных писем пострадавшая сторона предпринимает попытки возместить причиненные убытки и урегулировать спор без привлечения суда.

Документ составляется в письменном виде. В нем фиксируются основания для взыскания денежных средств (пункты договора, статьи нормативно-правовых актов, которые были нарушены контрагентом) и содержится требование в определенный срок исполнить обязательство надлежащим образом. Претензия адресуется партнеру заказным письмом с уведомлением. При игнорировании документа пострадавшая сторона вправе обратиться в суд.

Письмо-запрос

Данный вариант деловой переписки предназначен для получения сведений официального характера. В тексте должны быть указаны юридические основания, которые предоставляют право истребовать информацию из первоисточников. Письма-запросы в обязательном порядке визируются должностным лицом в рамках наделенных полномочий.

Документ является неотъемлемым атрибутом делопроизводства в системе государственной службы.

Письмо-заявка

Указанный формат служебной переписки актуален в случаях, когда организация соглашается принять участие в конкретных мероприятиях, организованных усилиями партнера. В предпринимательской среде письмо-заявка может позиционироваться в качестве первичного документа для составления гражданского договора или оформления заказа.

Документ начинается с фраз: «Просим Вас расширить состав группы для участия…», «Просим Вас предусмотреть участие трех делегатов от нашей компании», «Сообщаем Вам, что согласны на закупку товара в объеме…».

Служебные ответные письма

Важнейшие элементы деловой переписки, которые составляются в целях реагирования на запросы, просьбы или предложения, поступившие от контрагентов. По содержанию такие письма схожи с инициативной документацией, поскольку тематика корреспонденции изначально задана и партнеру остается на бумаге зафиксировать согласие или отказ на участие в коммерческих проектах.

Ответ должен излагаться в четкой и лаконичной форме. Но важно соблюдать и принцип языкового параллелизма, который предусматривает использование формулировок и оборотов, аналогичных тем, которые содержатся в инициативных письмах.

Ответное письмо начинается с фраз: «Извещаем Вас о…» или «Доводим до вашего сведения, что…».

Отказ

Несогласие с позицией контрагента должно быть мотивированным. Следует обосновать причину отказа, ссылаясь на нормы закона или конкретные статьи соглашения. В тексте письма необходимо проинформировать партнера о том, на каких условиях может быть достигнута договоренность по тем или иным вопросам.

Стандартные обороты указанного формата служебной переписки – «Рассмотрев ваше предложение…», «В связи…».

Согласие

Документ, который является письменным подтверждением предстоящего сотрудничества. Но не следует дублировать в письме информацию, содержащуюся в инициативной корреспонденции (исключения – ответы на обращения граждан).

Документ начинается с фраз: «Сообщаем о готовности подписать договор…», «Информируем о намерениях сотрудничать на предложенных Вами условиях».

Обязательный регламент

Порядок оформления деловых писем, протоколов, приказов, распоряжений, являющихся неотъемлемой частью ОКУД, класс – 0200000, зафиксирован в ГОСТе (Р 7. 0.97 – 2016).

На основе указанного стандарта представители Росархива составили Методические рекомендации, которыми следует руководствоваться при создании инструкций по делопроизводству в госучреждениях федерального уровня и на предприятиях, занятых в сфере бизнеса.

Правила регистрации

Каждая бумага (как входящая, так и исходящая) в коммерческом предприятии или бюджетной организации подлежит учету. Регистрация корреспонденции предполагает внесение записи о документе в специальный журнал, присвоение ему номера и указания даты, когда письмо составлено или получено. Дополнительно оно фиксируется в электронной базе данных.

Как составить шаблон, смотрите на видео:

Особенности написания электронных писем

Субъекты бизнеса начали активно использовать данный инструмент коммуникации с наступлением 21 столетия. Сегодня каждая компания, занимающаяся предпринимательской деятельностью, адресует корреспонденцию посредством электронной почты. За считанные секунды деловое письмо доходит до адресата, что позволяет экономить время и сосредоточиться на решении вопросов производственного характера.

Но с внедрением в повседневную практику электронного письма у сотрудников компании возникают дополнительные трудности, связанные с поиском нужного документа и выяснением того, на каком этапе работы он находится (согласован ли с топ-менеджерами структурных подразделений, завизирован ли руководителем компании и прочее).

Сегодня основной массив деловой документации составляется на бумажном носителе – 80%, а на электронный формат приходится только 20%. Но специалисты прогнозируют, что с каждым годом указанное соотношение будет стремиться к равновесию.

Каждое письмо, подготовленное в электронном виде, нуждается в грамотном оформлении. Существуют общие правила делопроизводства, которые применимы и к указанному варианту служебной переписки.

Ставить на письме печать нет необходимости, но оно должно заверяться электронной подписью. Указанная норма является императивной при подаче заявок и заключении контрактов в сфере госзакупок, а также при предоставлении отчетности контролирующим структурам (ФНС, ФСС, ПФР и прочее).

При обращении в Арбитражные суды истец вправе предоставлять договора, счета-фактуры и деловые письма, подписанные ЭЦП. Такие бумаги могут использоваться в качестве доказательств с целью отстаивания собственных интересов. Завизировать документ можно посредством специальных компьютерных программ («Крипто АРМ», «Крипто-ПРО»).

Как избежать ошибок, смотрите на видео:

Контрагенты используют электронный формат деловой переписки исключительно на добровольной основе. Возможность обмена документов, визируемых посредством ЭЦП, обличается в договорную форму. Контракт о переходе на электронный формат деловой корреспонденции можно составить на бумажном носителе.

Служебные письма – важнейшая составляющая корпоративной культуры общения. Запросы, обращения, уведомления, рекламации по-прежнему позиционируются как основной инструмент коммуникации между организациями, учреждениями и предприятиями. Неправильное составление официальных документов увеличивает риск волокиты и бюрократизации в государственных структурах, а также причинение убытков в виде упущенной выгоды в предпринимательской среде.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Наверх

Номер формы и название ПДФ
1001 Заявление о выдаче европейского патента v. 10.22 скачать
Примечания к заявлению о выдаче европейского патента v. 10.22 скачать
1002 Наименование изобретателя v. 21.02 скачать
1003 Авторизация v. 06.22 скачать
Примечания к авторизации
v. 06.22 		скачать
1004 Общее разрешение v. 06.22 скачать
Примечания к Генеральному разрешению v. 06.22
скачать
1005 Запрос PACE в Европейское патентное ведомство
скачать
1009 Запрос на участие в пилотной программе Patent Prosecution Highway (PPH) v. 5.16
скачать
Примечания об участии в пилотной программе Patent Prosecution Highway (PPH) v. 5.16 скачать
1011 Декларация для МСП, физических лиц, некоммерческих организаций, университетов и государственных исследовательских организаций с целью снижения платы в соответствии с Правилом 6 EPC скачать
1011бис
Декларация для МСП, физических лиц, некоммерческих организаций, университетов и государственных исследовательских организаций с целью снижения платы за подачу апелляции в соответствии со статьей 2(1), пунктом 11 Правил, касающихся сборов, и правилом 6(4) и (5) EPC
скачать
1012 Запрос на обработку файла скачать
1013
Запрос на получение заверенной копии предыдущей заявки (приоритетный документ) через Службу цифрового доступа ВОИС (DAS) скачать
1018 Отзыв одной или нескольких заявок на европейские патенты v. 10.19 скачать
Примечания об отзыве одной или нескольких европейских патентных заявок
версия 10.19 		скачать
1020 		Платежная форма только для заявок, поданных в национальные патентные ведомства v. 10.22 скачать
1032 Подтверждение международной заявки, поданной по факсу v.3.11 скачать
1034 Важные сроки подачи заявки на европейский патент v. 1.21 скачать
1037 Подтверждение получения ЕПВ поданных впоследствии материалов, касающихся патентных заявок/патентов скачать
1038 Письмо, сопровождающее поданные впоследствии предметы скачать
1140-
1141 		Запрос на выдачу образца депонированного биологического материала v. 10.22
скачать
Примечания к формам выдачи образца депонированного биологического материала к.10.17
скачать
1142

1142а

Запрос на предоставление депонированного биологического материала путем выдачи образца эксперту v. 10.22 скачать
Декларация назначенного эксперта в соответствии с правилом 32 EPC v. 10.22 скачать
Примечания относительно запроса о предоставлении депонированного биологического материала путем выдачи образца эксперту v. 10.17 скачать
1200 Переход на европейскую фазу (ЕПВ как указанное или выбранное ведомство) v. 10.22 скачать
Примечания к форме 1200 для перехода на европейскую фазу v. 10.22
скачать
2025

Заявление об отсрочке выдачи решения о выдаче европейского патента в связи с предстоящим введением Единого патента v. 12.22

скачать
2300 Возражение против европейского патента v. 12.17
скачать
Примечания к уведомлению о возражении v. 12.17
скачать
2380 Заявление об ограничении или аннулировании европейского патента v. 10.19
скачать
3002
Уведомление об апелляции v. 1.19
скачать
5050 Заявление о регистрации в Европейском патентном реестре передачи одной или нескольких европейских патентных заявок/патентов (правила 22 и 85 ЕПК) v. 11.19 скачать
Примечания к заявлению о регистрации в Европейском патентном реестре передачи одной или нескольких европейских патентных заявок/патентов (Правила 22 и 85 ЕПК) v. 11.19 скачать
5051 Запрос на обновление Европейского патентного реестра: изменения сведений о заявителях/владельцах в одной или нескольких
европейских патентных заявках/патентах (Правило 143(1)(f) ЕПК) v. 11.19 		скачать
Примечания к запросу на обновление Реестра европейских патентов:
изменения сведений о заявителях/владельцах в одной или нескольких заявках/патентах на европейские патенты (Правило 143(1)(f) ЕПК) v. 11.19 		скачать
5055 Декларация о передаче одного или нескольких европейских патентов
заявок/патентов v.5.20 		скачать
Примечания к заявлению о передаче одной или нескольких европейских патентных заявок/патентов v. 5.20 скачать
5060 Запрос на обновление Европейского патентного реестра:
назначение или изменение представителя в одной или нескольких европейских патентных заявках/патентах (Правило 143(1)(h) ЕПК) v. 11.19 		скачать
Примечания к запросу на обновление Европейского патентного реестра: назначение или изменение представителя в одной или нескольких европейских патентных заявках/патентах (Правило 143(1)(h) ЕПК) v11.19 скачать
5061 Запрос на обновление Европейского патентного реестра:
изменений сведений о представителе в одной или нескольких
европейских патентных заявках/патентах (Правило 143(1)(h) ЕПК) v. 11.19 		скачать
Примечания к запросу на обновление Европейского патентного реестра: изменения сведений о представителе в одной или нескольких европейских патентных заявках/патентах (Правило 143(1)(h) ЕПК) v. 11.19 скачать
Приложение к форме 5050/5051/5055/5060/5061 v.11.19 скачать
5070 Заявление о регистрации в Европейском патентном реестре лицензии или другого права в отношении одной или нескольких заявок на европейский патент в соответствии с правилом 23 или правилом 24 EPC v. 12.21 скачать
Примечания к заявлению о регистрации в Европейском патентном реестре лицензии или другого права в отношении одной или нескольких заявок на европейский патент v. 12.21
скачать
5071 Заявление об аннулировании регистрации в Европейском патентном реестре лицензии или другого права в отношении одной или нескольких заявок на европейский патент в соответствии с правилом 23(2) EPC v. 12.21 скачать
Примечания к заявлению об аннулировании регистрации в Европейском патентном реестре лицензии или другого права в отношении одной или нескольких заявок на европейский патент v. 12.21 скачать
Приложение к форме 5070/5071 v. 12.21 скачать

Номер формы и название ПДФ
7000 Запрос на однократное действие v. 01.22 скачать
Примечания к запросу на однократное действие v. 06.22 скачать
7037 Европейский патент с единой силой – Подтверждение получения ЕПВ документов, поданных впоследствии v. 10.22 скачать
7038 Европейский патент с единой силой – Письмо, сопровождающее впоследствии поданные пункты v. 10.22 скачать