Глава 29: Форматирование отчета – эффективное профессиональное общение: риторический подход
Перейти к содержимому
К концу этой главы вы должны уметь:
- Различать три части вашего письменного отчета: вводную часть, основную часть отчета и заключительную часть
- Перечислите 12 элементов, которые присутствуют в письменном отчете
- Определите различные требования, содержащиеся в резюме и введении
- передняя часть
- тело отчета
- задняя часть
Мы потратили много времени на то, чтобы сгенерировать содержание вашего официального письменного . Однако пришло время сделать шаг назад и посмотреть, как вы будете форматировать отчет.
Как и любой проект, технические отчеты имеют спецификации. Эти спецификации могут относиться к ряду различных вещей, таких как макет отчета, организация и содержание; как оформлять заголовки и списки; и как маркировать графику и таблицы.
Преимущество обязательного формата письменных отчетов состоит в том, что вы или кто-либо другой можете ожидать, что они будут оформлены знакомым образом.
Если кто-то передаст вам отчет, и вы захотите сначала прочитать раздел, вы точно будете знать, где искать. Вот почему в различных академических программах и областях карьеры используются руководства по стилю, такие как APA. Отчеты обычно читают в спешке, потому что читатели хотят быстро получить нужную им информацию, а стандартный формат отчета помогает им в этом.
Для нашей цели в RCM 200 вам нужно думать о своем формальном письменном отчете как о состоящем из трех отдельных частей: , и 9.0029 . В этих трех частях есть двенадцать элементов, которые вам нужно будет включить в свой отчет.
По порядку эти элементы:
- Передняя часть
- Обложка
- Сопроводительный документ
- Титульный лист
- Резюме
- Содержание
- Список таблиц и рисунков
- Тело отчета
- Введение
- Обсуждение
- Вывод
- Задняя часть
- Рекомендации
- Ссылки
- Приложение
Убедитесь, что в вашем отчете присутствуют все правильные элементы, а также в том, что вы правильно их написали и отформатировали, что является ключевым моментом, если вы хотите создать профессиональный отчет и получить хорошую оценку.
Первая часть вашего отчета . Эта комбинация элементов, таких как титульный лист и оглавление, будет первым, что читатель увидит в вашем отчете. Эти элементы относительно легко сделать, но если они выполнены небрежно, эти элементы могут негативно повлиять на мнение читателя о вашей работе еще до того, как он ее прочитает.
Обложка/Титульный лист
Нередки случаи, когда официальные отчеты переплетаются. В этих случаях обычно есть обложка, как и у любой книги, и на этой обложке название доклада. Если отчет подготовлен компанией, на обложке будет указано название и логотип компании.
Однако вы не обязаны скреплять свой формальный исследовательский отчет. Однако вам понадобится титульная страница. Как минимум, вам нужно будет включить заголовок вашего отчета по центру страницы.
Если вы хотите, вы также можете указать имя автора. Однако это не требуется.
Сопроводительный документ
Сопроводительный документ может быть либо a, либо . Формат, который вы выберете, будет зависеть от того, кто получает отчет, но в конечном счете цель этого элемента состоит в том, чтобы поддерживать доброжелательность с клиентом, добавляя в отчет личный компонент.
Если вам нужно напомнить о написании записки или письма, перечитайте эту главу из нашего текста.
Однако для целей RCM 200 ваше письмо/памятка должно:
- опишите тему
- сделать краткое изложение основных выводов отчета, а также отметить, кто помог сформировать отчет
- выразить благодарность клиенту и предложить доработать отчет
Титульный лист
Титульный лист аналогичен титульному листу. Основное отличие состоит в том, что титульный лист содержит больше деталей.
На титульном листе должны быть три вещи:
- название отчета
- имя и должность автора
- дата подачи
При определенных обстоятельствах титульный лист может также содержать имя и должность лица, заказавшего отчет.
Несмотря на то, что это третья страница, которую читатель увидит в вашем отчете, для целей нумерации титульным листом считается страница с римскими цифрами и . Часто эта страница в отчете не нумеруется.
Резюме
Предоставляет читателю
В профессиональном контексте вам, возможно, придется просмотреть десятки, если не сотни отчетов, чтобы найти информацию для собственного исследования. У вас, очевидно, не будет времени прочитать их все, поэтому просмотр только сводного раздела отчета поможет вам быстро разобраться с вашими потенциальными исследовательскими материалами.
В длинном отчете, таком как тот, который вы пишете для этого курса, резюме должно занимать около 10 % от длины всего отчета. Он должен сжать информацию, которая уже есть в основном документе. Сюда входит такая информация, как рекомендации отчета, обоснования и выводы.
Номер страницы этого отчета (если он пронумерован) будет представлять собой римскую цифру ii .
Содержание
В оглавлении (TOC) перечислены разделы отчета. Это означает, что основные заголовки для каждого раздела включены вместе с номерами страниц, на которых они появляются. Если в вашем отчете есть второстепенные или более низкие заголовки, их тоже следует включить.
Убедитесь, что ваша организация последовательна. Содержание должно правильно отражать организацию вашего отчета. Например, вы не должны помещать резюме (которое находится в верхней части вашего отчета) в качестве последней записи вашего оглавления. Кроме того, вы должны вычитывать, чтобы убедиться, что заголовки сформулированы одинаково в основной части отчета и в оглавлении.
Список таблиц и рисунков
Список таблиц и рисунков работает аналогично оглавлению. Он представляет собой упорядоченный список всех рисунков, созданных вами для отчета, с номерами страниц, на которых они находятся.
Этот список будет отдельной страницей, которая будет идти после вашего TOC, что означает, что он должен быть в TOC. Не забудьте включить его!
Вторая часть вашего официального исследовательского отчета — . Это основная часть того, над чем вы уже работали в своем исследовании.
Вы, вероятно, знакомы с традиционным эссе из пяти абзацев, в котором есть введение, основная часть и заключение. Для подобных эссе введение и заключение состоят всего из одного абзаца. Это не относится к письменным отчетам, где оба этих элемента могут состоять из нескольких абзацев. Точно так же обсуждение можно разбить на несколько подразделов, каждый из которых имеет свою конкретную направленность и несколько абзацев. Количество абзацев во всех трех частях в конечном итоге будет зависеть от информации, которую вы пытаетесь передать.
Студенты часто не понимают различий между разделами отчета и «Введение», поэтому мы потратим немного больше времени на обе эти части.
Введение
Ваше введение устанавливает ожидания и требования к вашему отчету.
Прежде всего, во вступлении вы пытаетесь продемонстрировать читателю здравый смысл и хороший характер с помощью риторической теории.
Для этого вы должны предоставить читателю понимание цели и объема вашего отчета. Кроме того, вы должны проиллюстрировать, почему ваша тема важна, описав масштаб и влияние проблемы ( ), которую вы анализируете. Включение этих сведений поможет обосновать вашу апелляцию.
Наконец, введение предоставит важный контекст, необходимый для понимания организации, языка и подхода, который вы используете для создания отчета. Этот контекст способствует вашей привлекательности и расширяет добрую волю.
Резюме и введение
Важно отметить, что многие учащиеся путают цель резюме и введения. Основное отличие состоит в том, что сводка представляет собой обзор отчета в целом. Это означает, что он включает результаты и выводы отчета.
Ниже представлено представление различий в формате таблицы:
| Резюме | Введение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ниже приведен пример резюме бывшего студента и введения к его отчету.
Прочитайте оба документа, не нажимая на горячие точки. После того, как вы закончите, посмотрите, сможете ли вы ответить на следующие вопросы. После того, как вы ответили на них, вы можете нажать на горячие точки, чтобы разбить оба раздела.
Пожалуйста, имейте в виду, что это всего лишь примеры, и ваше резюме и введение могут отличаться от них.
- Какие различия вы видите между двумя разделами?
- Основываясь на резюме , как вы думаете, о чем этот отчет? Какие темы он будет охватывать?
- Основываясь на сводке , какие рекомендации будут даны в этом отчете?
- Основываясь на i введении , какие конкретные темы будут затронуты в отчете?
- Какие источники используются для подтверждения заявлений в i введение ? Как они помогают установить доверие?
- Какова справочная информация во введении i ? Как это оправдывает составление отчета?
Обсуждение
Обсуждение — основная часть вашего доклада.
Здесь вы определяете проблему, которую хотите решить. Вы делаете это, излагая свои аргументы и предоставляя информацию, необходимую для поддержки вашего вывода. В итоге в разделе обсуждения будет самая подробная информация. Обычно он делится на несколько разделов, каждый из которых помечен заголовком, определяющим структуру аргумента.
Заключение
К концу раздела обсуждения ваш читатель должен иметь четкое представление о проблеме, к которой вы обращаетесь. Заключение объясняет, почему это важно. Он отвечает на вопрос «ну и что?» вопрос, который в конечном итоге возникнет у читателя на этом этапе вашего отчета. Иными словами, после прочтения вашего отчета читатель получит всю эту новую информацию, которую вы им предоставили — «и что» они должны с ней делать?
Чтобы ответить на этот вопрос, вы должны начать с резюмирования, раздел за разделом, основных утверждений вашего отчета. На этом этапе вам не следует добавлять какую-либо новую информацию или вдаваться в подробности.
Скорее, вы кратко объясняете каждый пункт в том порядке, в котором они появляются в вашем отчете, и объясняете, как они связаны с вашим основным аргументом.
Не говорите читателю, что, по вашему мнению, ему следует делать на данном этапе. Это для раздела рекомендаций, который идет дальше.
Поздравляем! Теперь вы закончили с ! Осталась еще одна часть.
Третья и последняя часть отчета состоит из . Здесь читатель может найти информацию, которая поможет ему больше узнать о вашей теме. В частности, здесь вы будете размещать свои рекомендации, страницу ссылок и приложение.
Имейте в виду, что для вашего официального письменного отчета для RCM 200 рекомендации и приложение являются необязательными . Тем не менее, вы должны включить файл .
Рекомендации
Здесь вы расскажете читателю, как ему следует действовать, основываясь на выводах, к которым вы пришли в своем отчете.
Будьте внимательны к своему здесь.
Не делайте так, чтобы это звучало так, как будто вы командуете или приказываете читателю что-то сделать. Вместо этого постарайтесь признать, что читатель сам решает, предпринимать ли рекомендуемые действия.
Каталожные номера Страница
Мы уже немного говорили об этом в главе о стиле APA, поэтому остановимся здесь. Страница ссылок содержит полную информацию о каждой работе, которую вы цитируете в своем отчете. Эти записи позволяют вашему читателю найти первоисточники используемой вами информации, если они им нужны.
Имейте в виду, что каждый источник на вашей справочной странице должен отображаться в тексте вашего отчета как файл .
Приложение
Раздел приложений предназначен для всего, что необходимо прикрепить к отчету.
Как правило, часть содержания помещается в приложение, если оно слишком длинное или сложное для включения в обсуждение. Однако не добавляйте ничего в приложение. Информация должна помочь читателю более полно понять вашу тему, дополняя материал в основной части отчета.
Каждый элемент приложения должен содержать только один тип материала . Например, все изображения должны быть под одним заголовком, все таблицы — под другим заголовком и т. д. Не забудьте включить элементы приложения в оглавление!
Мы только что рассмотрели двенадцать различных элементов, которые вам нужно будет включить в ваш формальный . Это много!
Чтобы помочь вам представить себе, как может выглядеть ваш окончательный формальный исследовательский отчет RCM 200, ознакомьтесь с приведенным ниже примером.
- Использование согласованного формата для ваших письменных отчетов имеет важное значение для того, чтобы стать писателем. Если формат вашей статьи непоследовательный или в нем отсутствуют ключевые элементы, читатель может решить, что вы не воспринимаете отчет всерьез, и усомниться в надежности вашей работы.
- Письменный отчет состоит из трех частей: , , и . Между этими тремя частями есть в общей сложности 12 различных элементов, которые могут присутствовать в файле .
- Вступительная часть — это первое, что увидит ваш читатель. Эта часть закладывает основу для того, что будет дальше, потому что в ней представлен план вашего отчета.
- Тело отчета — это основная часть отчета. Именно здесь проходит большинство исследований по вашей теме. Здесь вы будете применять все риторические стратегии, которые вы изучили, чтобы информировать свою аудиторию.
- Предыстория — это место, где ваш читатель может узнать больше по теме. Если они захотят найти цитату, которую вы использовали, или просмотреть дополнительный материал, который вы не смогли найти в теле отчета , они перейдут сюда.
- Что касается 12 элементов, то большинство учащихся с трудом различают разделы резюме и введения. Короче говоря, сводка представляет собой обзор всего отчета. Это означает, что он включает выводы отчета и, при необходимости, его рекомендации. Введение, с другой стороны, предоставляет справочную информацию для читателей, чтобы облегчить им изучение темы.
Лицензия
Эффективное профессиональное общение: риторический подход Ребекки Беннетч; Кори Оуэн; и Zachary Keesey находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License, если не указано иное.
Поделиться этой книгой
Поделиться в Твиттере
шаблонов LaTeX – титульные страницы
Титульный лист — это первая страница документа, предназначенная для отображения важной информации о работе, такой как автор(ы), название, подзаголовок, курс, руководитель, издатель и дата. Задача титульного листа — четко отображать эту информацию с первого взгляда и вовлекать читателя в документ.
Этот шаблон титульного листа лучше всего подходит для книг и официальных приложений, например, в области науки или техники. Он имеет формальный макет с четким заголовком, выделенным двумя горизонтальными линиями. Подзаголовок доступен для дальнейшего описания работы, а несколько авторов / редакторов обслуживаются ближе к центру страницы.
- Информация о шаблоне просмотра
Этот шаблон титульного листа имеет центральную вертикальную линию, обрамляющую остальной текст на странице. Заголовок четко виден крупным жирным шрифтом, а дизайн также включает подзаголовок, имя автора и информацию об издателе. Титульный лист хорошо подходит для книги, но его можно использовать и для других целей.
- Информация о шаблоне просмотра
Этот шаблон титульного листа имеет классический вид с линиями, наиболее подходящий для книги или другой крупной работы. Заголовок выделен большим красным текстом заглавными буквами, а тонкая линейка под ним отделяет его от имени автора и издателя внизу страницы.
- Просмотр информации о шаблоне
Этот шаблон титульной страницы содержит большой заголовок и подзаголовок, окруженные двумя фигурными скобками, чтобы привлечь внимание к заголовку и добавить стильный дизайн шаблону. Имя автора размещается по центру под заголовком, а информация об издателе отображается внизу.
Это делает шаблон лучше всего подходящим для книги или другой большой работы, но его можно легко адаптировать для любого другого использования.
- Просмотр информации о шаблоне
Этот шаблон титульного листа лучше всего подходит для книги. Минималистичный дизайн сразу же подчеркивает название, а использование красного цвета еще больше фокусирует внимание на сути работы. Подзаголовок аккуратно спрятан под заголовком, чтобы расширить его, а информация об авторе/издателе обрамляет заголовок.
- Информация о шаблоне просмотра
Этот шаблон титульного листа можно использовать практически для любого типа документа. Название отображается очень крупным шрифтом в широком сером поле, чтобы подчеркнуть тему, а ваши данные показаны внизу в небольшом разделе. Цвет окна можно изменить с серого, а шаблон включает дополнительный шрифт с засечками.
- Информация о шаблоне просмотра
Эта титульная страница полезна для академических работ, таких как задания, отчеты, диссертации или книги.