Задачи с решением по бюджетированию: Решение задачи бюджетирования | Публикации | Пресс-центр

Содержание

Решение задачи бюджетирования | Публикации | Пресс-центр

Для банков в последнее время все большую актуальность приобретает задача финансового планирования и бюджетирования. Это обусловлено, в первую очередь, серьезными изменениями, которые произошли в российской экономике за последние несколько лет. Задача бюджетирования на наших глазах трансформируется из несильно востребованной технологии управления в насущную потребность организации эффективной работы кредитной организации. Процедуры планирования и учета теперь распространяются не только на хозяйственные операции банка, но и на всю его операционную деятельность.

В связи с этим, совершенно естественным выглядит интерес к системам автоматизации бюджетного процесса. В предыдущем номере журнала “Банки и технологии” была представлена концепция автоматизации в банке управленческого и финансового учета на основе комплексной системы поддержки управленческих и финансовых технологий. В этой статье мы продемонстрируем, как на основе данного подхода может быть решена задача автоматизации бюджетирования.
Понятие бюджетного процесса

Бюджетирование представляет собой процесс планирования и учета фактических результатов деятельности банка за отчетный период (период бюджетирования). Целью его является обеспечение руководства полной, достоверной и своевременной информацией о деятельности кредитной организации для принятия эффективных решений по управлению доходами и расходами банка, структурой его активов, пассивов и капитальных вложений, а также для выработки действенной системы мотивации сотрудников.

В процессе бюджетирования можно выделить три основных этапа:
  • планирование бюджета – включает подготовку, согласование (сведение) и утверждение плановых заданий,
  • учет фактического исполнения бюджета – означает расчет фактических значений бюджетных статей на основе данных о результатах деятельности,
  • контроль исполнения и анализ бюджета – подразумевает контроль отклонений фактических значений от запланированных и анализ результатов деятельности.
Результатом бюджетного процесса являются:
  • данные о том, какие фактические результаты достигнуты, и насколько они отличаются от запланированных,
  • сведения о доходах и расходах как по банку в целом, так и по отдельным направлениям бизнеса,
  • количественная оценка эффективности работы по каждому подразделению (центру ответственности) и бизнес-направлению,
  • расчет себестоимости отдельных видов операций и банковских продуктов с учетом как прямых, так и косвенных затрат.
Требования к системе автоматизации

Бюджетирование как и любая управленческая задача подразумевает множество различных технологий и методик ведения. Например, планирование может основываться на доходном или ресурсном методе и выполняться по технологии “сверху-вниз” или “снизу-вверх”; для трансфертного управления ресурсами выделяют метод ведения трансфертных сделок и портфельный метод; применяются различные подходы к построению финансовой структуры банка; существует множество методик перераспределения общебанковских расходов между центрами ответственности. Как правило, каждая кредитная организация имеет свою собственную, уникальную технологию бюджетирования, наиболее полно отражающую ее специфику. Есть даже такое выражение: “Бюджет – это интимное дело банка”.

Тем не менее, в общей методологии бюджетирования можно выделить базовые элементы, из которых как из кубиков строится технология ведения бюджета в конкретном банке. И именно они должны быть положены в основу системы автоматизации.
Информационные объекты системы бюджетирования

Основу любой системы бюджетирования составляют статьи бюджета, на которых собственно и отражаются плановые и фактические значения, а также отклонение – абсолютное и процентное. Статьи по своему назначению объединяются в бюджетные планы и в целях более структурированного представления информации образуют иерархию.

Бюджетных планов и статей может быть много – столько, сколько требует специфика работы банка и применяемая методика бюджетирования. Основные среди них – это Бюджет активов и пассивов, Бюджет доходов и расходов, Смета капитальных вложений, Бюджет движения денежных средств. Универсальная система бюджетирования должна поддерживать произвольное количество бюджетных планов с произвольным количеством статей и уровней иерархии.

Однако простого выделения статей и разбиения их на планы отнюдь не достаточно. Планирование и анализ бюджета, как правило, многомерная задача. Данные по одним и тем статьям требуется рассматривать в самых разных аналитических разрезах. Например, для получения объективной оценки эффективности работы по каждому подразделению или направлению бизнеса требуется вести учет соответственно в разрезе организационно-штатной и финансовой структуры банка. Обычно применяются следующие аналитические разрезы:

  1. Организационно-штатная структура – представляет собой иерархический справочник всех подразделений банка, выделяемых как центры финансовой ответственности (ЦФО). Это позволяет вести бюджет в разрезе любых структурных единиц банка, включая филиалы, департаменты, управления, отделы, секторы и так далее, вплоть до отдельных сотрудников, ответственных за тот или иной участок работ. Организационно-штатная структура в каждом банке своя, соответственно, должна быть возможность описывать иерархию ЦФО с произвольной степенью вложенности.
  2. Финансовая структура – подразумевает ведение классификатора бизнес-направлений, например, “кредитование юридических лиц”, “операции с пластиковыми картами” и т.д., с привязкой к ним центров финансовой ответственности. Кроме того, часто применяется более укрупненное деление банковской деятельности по бизнесам, например “корпоративный бизнес”, “розничный бизнес” и т.п.
  3. Валюты и курсы – позволяет формировать бюджет в различных валютах. При этом, естественно, возникает задача получения консолидированного бюджета с пересчетом суммарных значений в выбранном эквиваленте по установленным курсам. Кроме того, иногда требуется нечто вроде специального финансового калькулятора, позволяющего быстро пересчитать бюджет из одной валюты в другую для анализа.
  4. Банковские продукты – представляет собой единый классификатор всех банковский продуктов и предоставляемых услуг, в разрезе которого выполняется учет операций банка. Несмотря на то, что ведение такого учета является достаточно трудоемким, данное измерение бюджетных статей крайне важно для анализа, например, позволяет рассчитать прибыли и убытки от реализации того или иного банковского продукта или предоставления определенного вида услуг.
  5. Клиенты – заключается в учете операций банка в разрезе его клиентов. Благодаря этому, появляется возможность оценить доходы и расходы от операций с конкретным контрагентом. Ведение бюджета в таком разрезе в первую очередь требует централизованного хранения не дублирующейся информации о клиентах банка.
  6. Время – подразумевает хранение данных по статьям за разные периоды бюджетирования. Это позволяет выполнять анализ динамики, например, доходов и расходов, капитальных вложений и т.д. Кроме того, появляется возможность получать сводные отчеты за интервалы времени, превышающие период бюджетирования, например, общий объем доходов и расходов за год, учет которых выполняется помесячно.

Для получения сводных отчетов данные по бюджетным статьям агрегируются и консолидируются в различных разрезах. Благодаря этому, у руководства имеется возможность наглядно увидеть финансовое состояние и результаты деятельности банка.

Часто в ходе анализа возникает потребность “углубиться” в данные и выяснить, каким образом было получено то или иное значение по бюджетной статье. В связи с этим неотъемлемой частью информационных объектов системы бюджетирования являются первичные данные о результатах хозяйственной и операционной деятельности банка. К первичной информации для бюджетирования относятся лицевые и балансовые счета, проводки, заявки, сметы, контракты, договора и т.д.
Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы системы бюджетирования должны представлять собой интеллектуальные финансовые калькуляторы, которые обеспечивают автоматический расчет значений бюджетных статей на основании всех необходимых исходных данных. Чем больше в системе различных алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны – тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса бюджетирования. Чем сильнее они параметризованны, тем более универсальной является система, и тем легче ее адаптировать под методику конкретного банка.

Множество стадий процесса бюджетирования, сложность организационной и финансовой структуры, разнообразие подходов к планированию и расчету фактических показателей требует применения разнообразных алгоритмов:
  1. Алгоритмы планирования.
    С одной стороны существует несколько различных принципиальных схем планирования:
    • Централизованно (сверху-вниз). Сначала планируется бюджета для банка в целом, а затем он детализируется до уровня отдельных статей центров ответственности.
    • Децентрализованно (снизу-вверх). Строятся детальные планы по центрам ответственности, которые сводятся в общий бюджет банка.
    • Комбинированно. Руководство может определить допустимый диапазон плановых значений бюджетных статей посредством задания лимитов, либо явно установить и защитить от изменений значения некоторых статей. На основе этих ограничений выполняется планирование по центрам ответственности.
    С другой стороны система автоматизации должна поддерживать и позволять комбинировать различные методы установки плановых значений по бюджетным статьям:
    • По принципу от “достигнутого”. В план переносятся данные прошедших периодов, как плановые, так и фактические, либо рассчитывает новые плановые значения статей как процент от значений прошлых периодов.
    • По временных интервалам. Например, составляется план на квартал, а затем плановые значения распределяются на более мелкие периоды (месяцы) или, наоборот, планируются месячные бюджеты, и на их основе рассчитывается квартальных план.
    • По иерархии подразделений. Установленные для подразделения плановые значения распределяются между подчиненными ему центрами ответственности, либо, наоборот, план вышестоящего подразделения рассчитывается на основе бюджетов отдельных центров ответственности.
    • По первичным данным. Расчет плановых значений по бюджетным статьям выполняется на основе данных о заявках, контрактах и договорах.
    • По формулам. Плановых значений бюджетных статей могут вычисляться на основе данных по другим статьям бюджета.
    • Путем установки значений вручную. Если нет возможности автоматически рассчитать значения по каким-либо бюджетным статьям, то значения по ним устанавливаются вручную.
  2. Алгоритмы учета исполнения бюджета

    Если при планировании, как правило, не обойтись без ручного труда и интеллектуальной работы специалистов, то учет фактических результатов деятельности может быть в значительной степени автоматизирован.

    Расчет фактических значений бюджетных статей в различных аналитических разрезах всегда выполняется на основе первичных данных. Именно это всегда является наиболее трудоемкой задачей в процессе бюджетирования, в наибольшей степени нуждающейся в автоматизации.

    Учет результатов операционной деятельности выполняется на основании остатков, оборотов и отдельных проводок по счетам бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске, корреспонденции лицевых счетов и установленным на них аналитическим признакам, позволяющие получить в автоматическом режиме максимум информации для расчета факта.

    Для учета хозяйственных операций банка, капиталовложений и расходов на зарплату используются такие первичные данные, как договора, контракты, заявки, сметы, ведомости начисленной заработной плате и т.д.

    Кроме того, также как и при планировании, фактические значения бюджетных статей могут вычисляться на основе данных по другим статьям бюджета.

  3. Агрегация и консолидация Данные алгоритмы в равной степени применяются как при планировании, так и при фактическом учете. При этом агрегация и консолидация данных должна выполняться по самым разным измерениям, в частности:
    • по иерархии статей в плане, например, чтобы увидеть общую сумму доходов и расходов,
    • по периодам времени, для получения сводных данных за месяц, квартал, год и т.д.,
    • по финансовой структуре, чтобы получить бюджет по каждому бизнес-направлению,
    • по организационной структуре, для получения сводного бюджета по банку в целом.
  4. Трансферты и аллокации

    Эти алгоритмы предназначены для учета косвенных расходов по подразделениям и направлениям бизнеса путем перераспределения доходов и затрат между ЦФО. Благодаря этому, появляется возможность количественно оценивать эффективность работы подразделений и бизнес-направлений, а также для расчета себестоимости отдельных видов операций и банковских продуктов необходимо учитывать помимо прямых доходов и расходов еще и косвенные.

    Управленческий учет трансфертов применяются для перераспределения между центрами прибыли процентных доходов. Принцип заключается в том, что привлекающее подразделение, например, отдел частных вкладов, получает компенсацию за привлеченные средства по установленной внутренней трансфертной ставке. Размещающее же подразделение, например, кредитный отдел, соответственно, вносит плату за использование ресурсов банка. При этом применяются два принципиальных разных подхода к учету трансфертов, а именно:
    • портфельный метод, когда выделяются портфели активов и пассивов в соответствии со структурой фондирования, например, ресурсы до востребования и срочные ресурсы. На каждый из них устанавливается своя трансфертная ставка в соответствии с которой рассчитываются трансфертные доходы и расходы подразделений.
    • метод ведения трансфертных сделок. В этом случае в банке выделяется подразделение “Казначейство”, в задачу которого входит “покупка” и “продажа” на ресурсов у подразделений по внутрибанковским ценам. Эти операции оформляются на уровне управленческого учета в виде трансфертных сделок.

    Механизм аллокаций обеспечивает перераспределение общебанковских расходов (расходы на коммунальные услуги, транспорт, зарплату руководства и т.д.) между центрами прибыли. Применяются два способа описания алгоритма аллокаций:

    • в табличном виде, где каждая строка описывает, какие расходы на кого разносятся и в какой пропорции,
    • в виде системы линейных уравнений, позволяющей описывать перекрестные перераспределения.
Применение комплексного подхода

Автоматизация бюджетирования на основе комплексной системы поддержки управленческих и финансовых технологий предполагает:

  • Централизованное хранение информации: значения бюджетных показателей, а также весь объем используемых для их расчета первичных данных храниться в стандартизованном виде за все периоды бюджетирования в едином информационном хранилище.
  • Сбор данных из внешних источников: все исходные данные, на основе которых рассчитываются значения по бюджетным статьям, регулярно собираются из внешних источников, где ведется их учет (АБС, программы учета заработной платы, основных средств и МБП, вспомогательные Excel-таблицы). При этом, в процессе загрузки данных выполняется контроль их корректности.
  • Консолидацию бюджета в нужных разрезах: в систему встроены средства агрегации и консолидации, позволяющие на основе исходной первичной информации вычислить плановые и фактические значения по бюджетным статьям в разрезе подразделений, направлений бизнеса, банковских продуктов, клиентов и т.д., а также рассчитать сводный бюджет по каждому бизнес-направлению и всему банку в целом.

Быстрый анализ информации: система включает специализированные средства OLAP-анализа для того, чтобы менеджеры и специалисты банка, занимающиеся бюджетированием, могли самостоятельно разрабатывать необходимые отчеты и быстро получать нужные “цифры” и данных о финансовом состоянии банка, непосредственно в процессе принятия решений.

 

Рис.1 Принципиальная схема построения системы бюджетирования

Рассмотрим, более детально, какие конкретные преимущества дает применение комплексного подхода на различных этапах бюджетного процесса:

  1. Планирование бюджета

    Период подготовки, согласования и утверждение плановых заданий должен быть максимально коротким для того, чтобы плановые задания как можно лучше соответствовали реальной действительности. Наличие филиалов подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с ними в процессе планирования.

    Регулярный сбор и централизованное хранение как первичных данных, так и значений по бюджетных статьям позволяет эффективно организовать коллективный процесс подготовки, согласования и утверждение плановых заданий, поскольку:
    • Подготовка плановых заданий всегда выполняется на основе актуальной информации.
    • Облегчается технология планирования от достигнутого, поскольку хранится информация за предыдущие периоды бюджетирования.
    • Введенные кем-либо плановые значения тут же становятся доступными всех участникам процесса планирования.
    • При изменении данные могут быть автоматически перерассчитаны и проконсолидированы; благодаря этому данные всегда согласованы между собой.
    • Руководство может оперативно влиять на процесс планирования путем установки лимитов и корректировки значений статей.
    • Можно организовать коллективное обсуждение планов с фиксированием переписки. Благодаря этому, всегда известно, откуда взялось то или иное значение по статье.
    • При работе с единой базой данных не сложно обеспечить необходимую секретность и безопасность данных, путем определения групп пользователей и прав доступа, а также фиксации действий пользователей в системном журнале.
  2. Учет фактического исполнения бюджета

    Регулярный сбор первичных данных обеспечивает действенный оперативный контроль за соблюдением бюджета и выполнением плановых заданий с целью иметь возможности при необходимости вмешаться и выправить ситуацию.

    Централизованное хранение как первичных данных, так и значений по бюджетных статьям позволяет максимально автоматизировать и ускорить учет фактического исполнения бюджета.
  3. Контроль исполнения и анализ бюджета

    Применение комплексного подхода существенно облегчает контроль исполнения и анализ бюджета, поскольку:

    • Наличие всех необходимых данных, включая первичные, “под рукой” в головном офисе обеспечивает удобный доступ к информации о финансовом состоянии банка, а также дает возможность оперативно разобраться, откуда появились те или иные “цифры”.
    • Единые классификаторы бюджетных статей, центров ответственности и направлений бизнеса, в соответствии с которыми ведется учет выполненных операций, а также расчет значений бюджетных показателей, позволяет получить общую картину положения дел в банке, а также провести сравнительный анализ различных подразделений или направлений деятельности.
    • Хранение истории значений бюджетных показателей, а также исходных данных, на основе которых они рассчитывались, позволяет выполнять анализ динамики и сравнение результатов деятельности с итогами предыдущих периодов
    • Механизмы Хранилища данных позволяют гибко настраивать и изменять структуру бюджетный статей, центров ответственности и банковских продуктов, чтобы адекватно отражать реалии бизнеса и удовлетворять изменяющиеся потребности в информации.

    Благодаря этому обеспечивается полноценный контроль и анализ бюджета, включая:

    • выявление расхождений между плановыми и фактическими значениями бюджетных статей в абсолютном и процентном выражении,
    • определение наиболее и наименее доходных\расходных статей или групп статей бюджета,
    • расчет долей нижестоящих статей в вышестоящих, например, долей доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов подразделения,
    • вычисление долей подразделений в сводной статье по всему банку в целом,
    • сравнение доходов и расходов по различным подразделениям и бизнес-направлениями и т.д.
Заключение

Описанный подход представляется нам наиболее удачным, поскольку при низких затратах на реализацию позволяет учесть все особенности бюджетного процесса и обеспечивает эффективное ведение бюджета в масштабе всего банка, в том числе и многофилиального.

Благодаря богатству инструментальных средств для сбора, хранения и обработки данных, такой подход позволяет гибко адаптировать систему бюджетирования под требования конкретного банка.

Единственным недостатком можно считать то, что для реализации такого подхода требуется внедрить в банке комплексную систему поддержку управленческих и финансовых технологий и наладить регулярный сбор всей необходимой информации в единое Хранилище данных. Однако, в настоящее время это не является неподъемной задачей, многие банки уже давно и успешно ее решили.

Задачи бюджетирования

Основные понятия в области бюджетирования

Определение 1

Бюджетирование (также его еще называют сметное планирование) – система всех планируемых бюджетов деятельности любой абсолютно организации, фирмы, сектора экономики и т.п., в которой отражаются все результаты этой деятельности.

Само понятие «бюджетирование» отражает системность в оформлении денежных средств, их расходовании и поступлении. Само по себе бюджетирование предполагает создание технологии, которая позволяет учесть все эти составляющие бюджета и результаты всей финансовой деятельности.

Определение 2

Бюджет – это план по сбору и распределению всех ресурсов государства определенными экономическими агентами в рамках заданного периода времени.

Основные функции бюджетирования

Основополагающие функции бюджета и бюджетирования сводятся к следующему:

  • бюджет с точки зрения экономического прогноза представляет собой важные плановые решения, которые принимаются в ходе составления главного стратегического плана страны, ввиду этого, само составление бюджета является в данном случае просто переработкой этих планов и прогнозов.
  • бюджет с точки зрения контроля представляет собой контроль над реализацией и выполнением планов и решений в рамках стратегического планирование, а сравнение фактически полученных результатов с планируемыми показателями и есть бюджетный контроль.
  • бюджет с точки зрения координации представляет собой план в денежном выражении по закупкам товаров, сырья, производству, финансовой и инвестиционной деятельности государства.
  • бюджет с точки зрения постановки определенных задач, под этим понимается, что прежде чем разработать смету бюджета на будущий период, необходимо перед этим решить все задачи, которые стоят перед утверждением нового бюджета.

Замечание 1

Формирование бюджетов относится к виду оперативного планирования.

Основные задачи бюджетирования

Основополагающие задачи сметного планирования (бюджетирования):

  • осуществление оперативного (текущего) планирования;
  • осуществление связи (коммуникации), а также кооперации и координации всех структурных подразделений;
  • обоснование расходов предприятия;
  • внедрение единой системы контроля и оценки всех планов той или иной организации;
  • контроль за исполнений обязанностей по контрактам и требований законов.

Бюджетирование происходит и выполняется в современным мире только с использованием необходимого программного обеспечения и по средствам компьютерной техники с использованием современных технологий.

Роль автоматизации при выполнении задач бюджетирования

Для осуществления и реализации системы сметного планирования (бюджетирования) каждая организация использует свой подход, кто-то ведет систему в стандартных компьютерных программах MS Excel-Acsess, кто-то в своей деятельности пользуется готовыми программами бюджетирования, такие как бюджетный модуль в составе ERP-системы.

Российские специализированные программы бюджетирования в целом отвечают современным требованиям со стороны руководства предприятий, они дают возможность адекватно выстраивать систему планирования, гибко строить сам процесс бизнес планирования, данные программы позволяют в автоматическом режиме считать и выводить результаты основных экономических расчетов.

Замечание 2

Внедрение системы бюджетирования – это важный этап для любой организации, это, прежде всего, перестройка организационного процесса, системы учета, контроля и координации на всем предприятии. Бюджетирование затрагивает все процессы финансового планирования и учета, поэтому этой системой будут связаны все подразделения организации между собой.

Consult – Бизнес-аналитика и управление данными

«ЕАЕ-Консалт» специализируется на построении аналитических информационных систем для крупных компаний с 2011 года и уже много лет является одним из ведущих партнеров SAP в области BI-решений.

Услуги «ЕАЕ-Консалт» в области бизнес-аналитики и управления данными:

  • Реализация систем планирования на базе SAP BW on HANA
  • Миграция хранилищ данных на SAP HANA
  • Внедрение систем планирования и бюджетирования для работы с данными максимальной детализации
  • Нагрузочное тестирование производительности систем отчетности
  • Оптимизация систем отчетности и аналитики для повышения скорости отклика

Оптимизация архитектуры хранилища данных для работы с большими объемами данных

Системы бюджетирования и планирования

«ЕАЕ-Консалт» предлагает автоматизацию процессов планирования, подготовки и анализа бюджета компании, учета и контроля исполнения финансовых, экономических и производственных бюджетных показателей.

Эффекты от внедрения автоматизированной системы бюджетирования:

  • Построение работы всех специалистов в рамках единого решения для всех бюджетных и отчетных форм
  • Автоматизация бюджетной модели: планирование «снизу – вверх», «сверху – вниз», алгоритмы расчета показателей, распределений, сценарных условий, секвестирования и др.
  • Автоматизация потока операций любой сложности
  • Управления ролями и полномочиями пользователей, аудита данных
  • Поток операций с возможностью задавать регламентные сроки по шагам формирования бюджета корпоративными единицами или подразделениями компании
  • Перевод данных из других систем, их интеграция
  • Автоматизация процесса сверки внутренних оборотов компании
  • Набор отчётов по требуемым бюджетам с нужными разрезами в требуемом виде в Excel или Web
  • Набор отчётов для самостоятельного анализа данных бюджетов компании.

Корпоративное хранилище данных

Корпоративное хранилище данных позволяет объединять, хранить и обрабатывать большие объемы разносторонней информации о бизнес-деятельности компании из различных информационных систем и предоставлять оперативный доступ к этим данным через информационные витрины.

Внедрение КХД позволяет решить задачи эффективности принятия управленческих решений за счет точности и достоверности информации, которую теперь можно получить в оперативном режиме.

КХД позволяет ускорить сроки получения отчетности – в автоматическом режиме и на регулярной основе.

«ЕАЕ-Консалт» специализируется на построении КХД на базе программных продуктов SAP BW, SAP HANA, SAP BO.

Системы консолидации и трансформации

Финансовая отчетность по Международным стандартам финансовой отчетности обязательная для страховых компаний, банков и публичных бизнес-организаций. При этом консолидация является одним из самых сложных моментов в этом процессе.

«ЕАЕ-Консалт» предлагает внедрение и сопровождение автоматизированной информационной системы трансформации и подготовки консолидированной отчетности, состоящую из двух систем:

  • подсистема трансформации автоматизирует трансформацию отчетности по РСБУ в отчетность по МСФО, в т.ч. перекладывает оборотно-сальдовую ведомость по РСБУ на счета МСФО, формирует регистры трансформации по отдельным участкам учета, рассчитывает трансформационные поправки;
  • подсистема консолидации проводит консолидацию бухгалтерской и управленческой отчетности.

Системы отчетности, ключевых показателей эффективности

 «ЕАЕ-Консалт» предлагает комплексный подход к построению информационных аналитических систем управления на основе KPI (ключевых показателей эффективности), которые обеспечивают:

  • Единое информационное пространство для сбора и анализа данных
  • Точность и достоверность данных, собранных из разных информационных систем компании в форме, удобной для визуальной оценки и принятия решений
  • Удобное визуальное представление информации для руководства
  • Современные методики анализа и возможности self-service BI
  • Оперативное информирование о появившихся отклонениях от заданных KPI для оперативного реагирования, изменения целей и задач бизнеса.

Решение задачи бюджетирования в автоматизированной системе контроля финансовых потоков домашнего хозяйства Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Шахимова Ы.А.1, Попов Г.А.2, Морозов А.В.3 ©

‘Магистрант, кафедра «Автоматизированные системы обработки информации и управления»; 2д.т.н., проф., кафедра «Информационная безопасность»; 3к.т.н., доц., кафедра «Автоматизированные системы обработки информации и управления», Астраханский государственный технический университет

РЕШЕНИЕ ЗАДАЧИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ ФИНАНСОВЫХ ПОТОКОВ ДОМАШНЕГО ХОЗЯЙСТВА

Аннотация

В статье предлагается способ решения задачи бюджетирования в домохозяйстве, который позволит построить автоматизированную систему контроля финансовых потоков домашнего хозяйства, реализующую функцию автоматического построения бюджета.

Ключевые слова: бюджетирование, прогнозирование, регрессионный анализ, паттерн,

финансовый поток.

Keywords: budgeting, prediction, regression analysis, pattern, cashflow.

Финансовое планирование в современном мире становится необходимым навыком не только для специалистов в области экономики, но и для рядового члена общества. Индустриальная и информационная революция, а также доступные финансовые инструменты расширили потребности людей сделав доступными новые материальные блага. С другой стороны, эта безусловно позитивная тенденция развития общества усложнила отношения физических лиц между собой, государством, частными и государственными компаниями и финансовыми структурами.

Такой рост сложности приводит, в частности, к необходимости обучения основам финансовых знаний и использованию новых автоматизированных инструментов планирования и учета движения денежных средств.

В настоящий момент на российском рынке информационных систем есть несколько известных решений для автоматизации планирования и учета движения финансовых средств в домашнем хозяйства. Среди наиболее известных можно назвать программные продукты 1C:Деньги фирмы 1С и Домашняя Бухгалтерия компании KeepSoft, интернет-сервисы EasyFinance и Drebedengi. Также онлайн продукты для организации работы с персональными финансами предлагают ряд банков, предоставляющие их в рамках услуги онлайн-банкинга.

К сожалению, банковские сервисы всегда привязаны к обслуживанию счетов и карт, эмитированных конкретным банкам и не позволяют решать задачу управления финансами в домашнем хозяйстве в комплексе, поэтому далее рассматриваться не будут. Что касается специализированных продуктов, перечисленных выше, то круг их пользователей крайне мал и исчисляется сотнями тысяч, что составляет менее одного процента от потенциального круга потребителей. Таким образом, продукты и интернет-сервисы подобного класса оказываются мало востребованными в России и стран СНГ.

Абсолютно противоположная ситуация наблюдается в США и странах западной Европы. Продукты для учета персональных финансов используются там в большинстве домохозяйств. Главная причина этому – большая финансовая грамотность населения и иначе устроенная система налогообложения и пенсионная система, рассчитанные на самостоятельное принятие решений гражданами. Признанным лидером рынка программного обеспечения в этой области является американская компания Intuit Inc., выпускающая целую линейку продуктов и сервисов для индивидуальных пользователей и малого бизнеса. Наиболее популярный продукт этой компании – интернет-сервис Mint.com. Отличительной чертой этого продукта является его “интеллектуальность” – для его эффективного использования требуется совершать минимальное количество действий, в частности, сервис позволяет автоматически собирать и

© Шахимова Ы.А., Попов Г.А., Морозов А.В., 2014 г.

классифицировать платежи, совершенные со счетов, кредитных и дебитных карт различных банков. Подобных функций до сих пор не реализовано у подавляющего большинства конкурирующих продуктов.

В условиях меньшей финансовой грамотности населения в России и станах СНГ требует продукт, обладающий большими “интеллектуальными” возможностями, в частности:

• Автоматическая классификация расходов по нескольким параметрам для отнесения к определенной статье

• Автоматическое составление бюджета, согласно прогнозу расходов по статьям

• Поддержка принятия решений при определении плана достижения финансовой цели

В рамках данной статьи будет предложен подход к решению второй задачи. Для формализации задачи введем основные понятия.

В качестве исходной информации будут выступать история платежей, история поступлений, дерево классификации статей расхода. Дерево классификации статей расхода определяется как множество связанных рекурсивных структур:

£ = {<?*}

е, = [name, parent), parent Е Е,

где

пате _ название статьи.

В дереве классификации расходов присутствует один и только один элемент у которого значение Рагеп£ является пустым. Такой элемент является корнем дерева и представляет объединение всех статей расхода.

История платежей представлена множеством элементов = О3771;} следующего вида: pm, = (с, date, е),

ееЕ,

где

с – сумма расхода.parent = et]

годы, и дни, входящие в месяцы. Структура итогового результата может проиллюстрирована рис. 1.

Рис. 1. Матрица бюджетирования

Матрица бюджетирования может быть свернута по любому из измерений согласно структуре дерева, при этом складываются значения в строках или столбцах. Благодаря такой операции всегда можно иметь согласованный бюджет на каждый день, месяц и год по любой из статей.

Таким образом, задача бюджетирования домохозяйстве сведена к построению матрицы бюджетирования на определенный период исходя из истории платежей, истории поступлений и дерева классификации статей расхода.

(РМ, Ш.Е) -> B„„tod

Для решения данной формализованной задачи предлагается способ состоящий из следующих основных этапов:

1. Выявление паттерна получения доходов

2. Определение тренда изменения годовых расходов

3. Выявление годового паттерна

4. Выявление недельного паттерна расходов

5. Построение приведенной матрицы

6. Построение матрицы бюджетирования на основе приведенной матрицы

Выявление паттерна получения доходов необходимо для определения верхней

границы возможных трат. В рамках данной статьи предполагается, что бюджет строится по профицитному принципу, т.е. общий баланс должен быть больше или равен нулю на любую дату.

Размером периода в рамках которого определяется паттерн получение доходов выбран месяц в 31 календарный день. и элементами, вычисляемыми по формуле:

ipk =

2?=iwi

;, im, € /Mfc

Определение тренда изменения годовых расходов производится для каждой статьи, для учета таких явлений как инфляция и изменение конкурентной среды. Используется линейная регрессия, линия регрессии определяется с использованием метода наименьших квадратов. Далее годовой прогноз расходов по каждой из статей вычисляется с использованием полученных регрессией функций.

Выявление годового паттерна происходит для каждой статьи и необходимо для учета сезонности. Размером периода в рамках которого определяется паттерн является год, состоящий из 12 месяцев. Расчет ожидаемой суммы осуществляется способом аналогичным

примененному для определения паттерна получения доходов.weekday(date) * РРУГто nth (date)

ppwi G PPW. ppy. e PPYj,

j G {e, G E\$parent = et}

где

weekday(date) _ порядковый номер дня недели для даты, month(date) _ порядковый номер месяца для даты.

На втором этапе полученная матрица нормируется, путем деления ее элементов на самый маленький отличный от нуля ее элемент.

Построение матрицы бюджетирования на основе приведенной матрицы

осуществляется также в два этапа. На первом этапе берутся значения годовых расходов, спрогнозированные на шаге 2 суммируются и делятся на сумму всех элементов приведенной матрицы. Далее все элементы приведенной матрицы умножаются на полученное число.

Полученная бюджетная матрица требует дополнительной проверки и коррекции осуществляемой на втором этапе последовательным моделированием проведения операций с суммами равными полученным бюджетным ограничениям доходов и расходов. Если на каком-то этапе моделирования баланс оказывается отрицательным, бюджетные ограничения для расходов последнего месяца понижаются на полученную разницу в соответствии с весами в

приведенной матрице и моделирование запускается заново. После успешного проведения моделирования получившаяся матрица бюджетирования отражает реалистичный профицитный бюджет.

Разработанный авторами способ решения задачи бюджетирования в домохозяйстве позволяет построить алгоритмы, которые могут лечь в основу автоматизированной системы контроля финансовых потоков домашнего хозяйства, обладающей дополнительным интеллектуальными функциями, в частности функцией автоматического построения бюджета, что в свою очередь позволит расширить круг потенциальных пользователей системы.

Бюджетирование на предприятии – цели, задачи и основные принципы

Есть вопросы, на которые не может ответить ни оперативный учет, ни регламентированный бухгалтерский. Например, почему отчеты показывают прибыль, а денег по факту нет? Как не задерживать выплаты поставщикам и сотрудникам? Может ли компания вложиться в новое направление? И что делать, если вдруг подскочит курс доллара или объем заказов снизится вдвое? Получить полную финансовую картину и ответить на эти вопросы поможет только бюджетирование деятельности предприятия.

Как внедряется бюджетирование в организации и какие ошибки при этом часто допускают менеджеры, мы разбирали ранее. В этой статье вы узнаете, что собой представляет бюджетирование и какие задачи выполняет в компании.

Что такое бюджетирование финансовой деятельности предприятия

Бюджетирование — это эффективный управленческий инструмент, которым пользуются финансовые директора и экономические службы для эффективного управления финансами компании.

Само понятие бюджетирования очень объемное и включает в себя несколько составляющих:

  • стратегия и бизнес-план компании на будущий период
  • комплекс мероприятий по достижению стратегических целей
  • и собственно сам бюджет — документ, который финансово выражает цели, задачи компании и все действия по их реализации (это сметы, графики расходов, прогнозы объема продаж, цены на продукцию, налоги и пр.).

Финансовое бюджетирование на предприятиях — это не просто хранилище плановых данных, а целый процесс составления финансовых планов и смет, контроль за их исполнением и управленческая технология одновременно. В первую очередь бюджетирование необходимо руководителям и собственникам, чтобы финансово обосновать свои решения и повысить конкурентоспособность бизнеса на рынке.

Бюджетирование помогает оценить финансовую устойчивость бизнеса и прибыльность отдельных его направлений. Составляют бюджет все подразделения компании по общим принципам и правилам. Вместе с бюджетами на будущий период обычно составляются отчеты об исполнении предыдущих. Что позволяет увидеть, достигла ли компания поставленных целей, и вовремя скорректировать планы.

Цель и задачи бюджетирования в организации

Цель бюджетирования на каждом предприятии может быть своя. И будет зависеть для кого или чего составляется бюджет: для всей организации или только для отдельных ее подразделений.

Общие цели бюджетирования, конечно, существуют. К ним можно отнести координацию работы менеджеров, оценку эффективности работы предприятия и общее финансовое планирование операций.

Посмотрим, как это выглядит на практике.

  • Планирование возможностей

Часто менеджеры используют бюджетирование, чтобы спланировать развитие бизнеса, выявить возможности и объекты инвестиций, а также определить их стоимости.
Например, сеть ресторанов быстрого питания планирует расширить возможности франшизы для партнеров. Менеджерам нужно создать такую систему бюджетирования, которая покажет, какие бизнес-процессы необходимо для этого улучшить, во сколько обойдется обучение, маркетинг, закупка оборудования и пр.

  • Мотивация и координация работы менеджеров

Система бюджетирования объединяет усилия менеджеров по достижению общей цели и мотивирует их оптимизировать затраты весь финансовый год. Также бюджетирование учит руководителей договариваться между собой и разумно распределять средства компании.

Например, руководитель отдела логистики использовал весь бюджет заработной платы для нужд собственного отдела, из-за чего менеджер по производству не смог нанять новых сотрудников.

  • Эффективное распределение ресурсов

Это одна из основных целей бюджетирования в организации. Система бюджетов позволяет распределить ограниченный объем средств и активов на различные нужды компании в течение года. А также подстраховаться и отложить средства на случай форс-мажора и непредвиденные трудности на предприятии.

  • Оценка производительности

Бюджетирование позволяет отследить, насколько эффективно компания работает в рамках выделенных ресурсов. Это может быть анализ расходов рекламного бюджета или оценка работы отдельных сотрудников по финансовым показателям.

Задачи бюджетирования в организации во многом перекликаются с целями. Сюда входит:

  • планирование важных бизнес-процессов в компании
  • выстраивание сбалансированной системы показателей
  • обоснование затрат и привлекаемых кредитов
  • контроль за состоянием ликвидности и доходностью активов компании
  • определение оптимального соотношения «цена – объем производства – продажи»
  • мониторинг текущей деятельности предприятия по методу «план-факт»
  • сравнительный анализ рентабельности отдельных видов продукции, проектов и анализ массы нераспределенной прибыли по видам бизнеса.

Рис. 1. Задачи бюджетирования

Главная цель бюджетирования в организации — обеспечить предсказуемость и управляемость работы всего бизнеса. А задачи, по-сути, уже определяют методы и этапы достижения поставленных целей. Что касается методов бюджетирования, их также существует несколько. Какой из них выбрать, можно узнать на бесплатном вебинаре «Инкрементальное бюджетирование VS Бюджетирование с нуля».

Принципы бюджетирования на предприятии

Основная причина, почему во многих компаниях не «прижилось» бюджетирование заключается в том, что при его разработке не были учтены определенные принципы. Их на самом деле не много, но они должны обязательно соблюдаться при разработке бюджетов.

Рис. 2. Основные принципы бюджетирования на предприятии

Посмотрим на примерах базовые принципы бюджетирования.

  • Принцип «скользящего бюджета»

Например, компания составила стратегию на 5 лет и утверждает бюджет для достижения поставленной цели на 4 квартала. Бюджет будет пересматриваться по окончанию каждого квартала и снова продлеваться на 4 квартала.

  • Принцип исполнения финансовых планов

Все утвержденные бюджеты нужно исполнить, используя систему поощрений и наказаний. Но если в компании случилась непредвиденная ситуация, форс-мажор, то должна быть предусмотрена возможность оперативного пересмотра бюджета.

  • Принцип детализации расходов

Учет расходов «до копейки» необходим, чтобы видеть, куда уходят деньги компании, а менеджеры не смогли «нажиться» за ее счет. Расписать бюджеты можно по неделям, месяцам или даже по банковским дням (например, финансовый план движения денежных средств).

  • Принцип «финансовой структуры»

Финансовую структуру нужно создать еще до начала постановки бюджетирования. Для этого необходимо выделить центры учета (отделы или подразделения компании). Так компания поймет, кто участвует в сборе информации и сможет составить график утверждения бюджетов для каждого отдела.

  • Принцип «прозрачности» информации

Специалист по бюджетированию должен иметь доступ ко всем бюджетам на предприятии. Хорошо, если учетные центры автоматизировали процесс и ведут бюджеты в специальных программах или таблицах Excel с открытым доступом. Это помогает добиться «прозрачности» данных и пристальнее следить за работой менеджеров.

В итоге, что дает система бюджетирования компании при правильной ее организации? Она экономит ресурсы предприятия, упрощает документооборот, выявляет неиспользуемые активы и возможности, а также согласовывает работу подразделений и менеджеров между собой. И главное — бюджетирование делает более прозрачной экономическую деятельность организации, защищает бизнес от непредвиденных убытков и повышает его рентабельность.

Хотите разобраться в механизме построения системы бюджетирования в компании? Пройдите онлайн-тренинг «Практика бюджетирования в компании: от составления до контроля за исполнением», чтобы научиться управлять денежными потоками компании и стать экспертом-практиком по организации бюджетирования на предприятии!

Пройти тренинг по бюджетированию Насколько хорошо вы владеете навыками бюджетирования?

Бюджетирование и казначейство — НОРБИТ

Бюджет компании представляет собой финансовый документ, который, как правило, объединяет оперативные (операционные) и финансовые планы работ по всем подразделениям и направлениям деятельности предприятия. Процесс бюджетирования включает подготовку, согласование и внесение корректировок в отдельные бюджеты с последующим формированием на их основе сводного бюджета компании.

Задачи бюджетирования

  • определение объектов бюджетирования;
  • операционное и финансовое планирование деятельности в соответствии с принятыми показателями развития;
  • расчет показателей бюджета;
  • определение требуемого объема денежных ресурсов, гарантирующих финансовую стабильность и платежеспособность компании;
  • обоснование затрат и расходов компании;
  • расчет уровня внутреннего и внешнего финансирования, определение необходимости привлечения дополнительных ресурсов;
  • прогнозирование доходов и расходов организации;
  • обеспечения координации и взаимодействия различных подразделений компании.

Формирование оперативного бюджета предполагает проведение количественной оценки доходов и расходов по каждому подразделению компании. Оперативный бюджет может включать в себя расчет бюджета продаж, производственного бюджета, бюджета производственных запасов, бюджета закупок, бюджета общепроизводственных расходов, бюджета трудовых затрат, бюджета коммерческих расходов, бюджета общих и административных расходов, а также прогнозного отчета о прибылях и убытках.

Финансовый бюджет

формируется в целях определения источников финансирования и способов их использования, и включает, бюджет капитальных затрат, бюджет денежных средств и прогнозный баланс.

Задачи казначейства

Бизнес-процессы казначейства призваны обеспечить финансирования основной и прочей деятельности предприятий в рамках установленных бюджетов, а именно:

  • планирование и бюджетный контроль денежных потоков компании;
  • предотвращение кассовых разрывов в денежных потоках;
  • оптимизация и проведение платежей;
  • выявление и размещение излишков ликвидных активов;
  • уменьшение финансовых рисков;
  • управление ликвидностью компании;
  • контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
  • отслеживание и проведение взаимозачетов;
  • планирование бюджета движения денежных средств.

Эффективность бюджетирования и казначейства:

  • обеспечение и контроль достижения плановых финансовых и производственных показателей работы;
  • повышение общей эффективности работы компании и целевого расходования денежных средств;
  • своевременное выявление и контроль финансовых рисков;
  • повышение гибкости и оперативности реагирования на изменяющиеся внешние и внутренние условия;
  • достоверный анализ бюджетных отклонений;
  • прогноз финансовых последствий принимаемых решений;
  • распределение и делегирование ответственности за распоряжение бюджетом.

Эффективность бюджетирования и казначейства:

Оптимальная организация процессов бюджетирования и казначейства позволяет добиться следующих результатов:

  • обеспечение и контроль достижения плановых финансовых и производственных показателей работы;
  • повышение общей эффективности работы компании и целевого расходования денежных средств;
  • своевременное выявление и контроль финансовых рисков;
  • повышение гибкости и оперативности реагирования на изменяющиеся внешние и внутренние условия;
  • достоверный анализ бюджетных отклонений;
  • прогноз финансовых последствий принимаемых решений;
  • распределение и делегирование ответственности за распоряжение бюджетом.
  • SAP BPC

    Решение SAP BPC (Business Planning and Consolidation) позволяет формировать бюджеты, а также осуществлять планирование в разрезе различных бизнес-направлений, сегментов и подразделений.

  • SAP BI

    Современная система для анализа и обработки корпоративной информации. Предназначена для предоставления доступа и анализа информации, содержащейся в различных системах или базах данных организаций. В качестве источников могут выступать любые информационные системы, бухгалтерские и финансовые программы, специализированные отраслевые решения, а также локальные источники (например, Excel или Access файлы).

  • SAP ERP

    Уникальный комплекс решений для бизнеса, предлагающий широкую функциональность, полную интеграцию, неограниченную масштабируемость и простое взаимодействие в рамках сетевых инфраструктур ведения бизнеса.

  • Microsoft Dynamics AX

    Microsoft Dynamics AX (Axapta)– многофункциональная ERP-система для управления ресурсами предприятия для средних и крупных компаний. Она охватывает все области менеджмента: производство и дистрибуцию, цепочки поставок и проекты, финансы и средства бизнес-анализа, взаимоотношения с клиентами и персоналом.


Начните ваш проект сегодня!

Свяжитесь с экспертами НОРБИТ по телефону +7 495 787-29-92 или оставьте свои координаты:

контроль и анализ статей расходов. Кейс

Отрасль
Любая

Задача

К нам обратился заказчик, который, начиная с 2010 года, ведёт управленческий учёт в системе на основе конфигурации УПП.

Развитие системы происходило спонтанно, силами штатных программистов, без глубокой проработки экономической модели деятельности предприятия. Внимание уделялось, главным образом, учету движения денежных средств с простейшей аналитикой по статьям расходов.

По мере развития бизнеса и укрупнения предприятия, а также в условиях падения рынков сбыта, потребовалось установить ограничения по бюджетам расходов и контролировать их исполнение. Но, несмотря на достаточно точный учёт расходов в количественном выражении, аналитика по статьям оказалась непригодной для решения задачи бюджетирования.

Заказчик поставил следующие задачи:

  • установление ежемесячных планов расходов по утверждённому списку статей бюджета с ответственным за их исполнение, в том числе в разрезе подразделений предприятия;
  • создание отчётности, оперативно показывающей план, факт и отклонение по статье;
  • оповещение ответственных по статьям при приближении фактических расходов к плану бюджета;
  • внедрение системы бюджетирования не должен вносить существенных изменений в деятельность пользователей системы.
Предпроектное исследование показало:
  • предлагаемый заказчиком список статей бюджетирования не проработан и с большой вероятностью будет подвергаться значительным изменениям в процессе эксплуатации;
  • принятые на предприятии статьи расхода невозможно однозначно соотнести с предлагаемыми статьями бюджета;
  • для улучшения понимания структуры расходов необходимо введение подстатей бюджета.

Реализация проекта
Для выполнения поставленной задачи был использован ранее внедренный нами конструктор проводок и отчетов для управленческого плана счетов. Этот конструктор позволяет настраивать проводки документа «на лету», без внесения изменений в конфигурацию.

Работа была проделана в течение 2 месяцев после предпроектного иссследования. Изменения конфигурации были сведены к минимуму, и не доставили никаких неудобств заказчику.

  1. Был создан иерархический справочник статей бюджета и регистры сведений для хранения плановых показателей. План счетов был расширен забалансовыми счетами для учета оборотов по бюджетным статьям, и обеспечены проводки по ним.
  2. Конструктор отчетов был дополнен возможностью отбора проводок по определенным комбинациям субконто, соответствующим расходам по статьям бюджета.
  3. Был создан отчет по бюджету, и проведено дальнейшее обучение пользователей по его изменениям и настройке.
  4. Также был разработан механизм оповещения ответственных за статьи бюджета о приближении к лимитам расходов.
  5. Для удобства оперативного доступа к отчету руководителям предприятия был создан образ отчета в Power BI.
Результат
Реализация проекта в полном соответствии с задачами предприятия по бюджетированию.
  • Финансовый отдел предприятия имеет возможность вносить плановые показатели, назначать ответственных по статьям бюджета, а также контролировать его выполнение.
  • Ответственные по статьям бюджета своевременно получают предупреждения о возможных перерасходах.
  • Руководители предприятия оперативно видят всю информацию, в том числе и с мобильных устройств. Кроме этого, при необходимости, уполномоченные пользователи могут менять, расширять структуру статей бюджета и настраивать проводки документов без привлечения программистов.

Как точно и без усилий отслеживать бюджет проекта – Timely Blog

Бюджеты – это заведомо трудное дело. Даже если вы составили надежную смету бюджета, вам все равно необходимо скрупулезно управлять его расходами, чтобы ваш проект оставался прибыльным. Без отслеживания бюджетов проектов вы не можете гарантировать, что ваша команда тратит нужное количество ресурсов на каждую задачу и придерживается ваших приоритетов. Это может иметь значение между своевременным обнаружением недопонимания и сползания объема работ и выполнением дорогостоящей работы по очистке.

Но как это сделать? Как можно отслеживать бюджет проекта, не затрачивая кучу дополнительных усилий? И как вы можете гарантировать, что цифры, которые вы сообщаете, действительно точны?

Почему отслеживание бюджета имеет значение

Наблюдение за бюджетом проекта – это довольно большая ответственность: вы не только координируете расходы и управляете рисками, но и следите за тем, чтобы скорость расходования вашего бюджета была «здоровой». Это почти само собой разумеется, но если вы не отслеживаете свои расходы, вы рискуете столкнуться с одним из худших сценариев из всех: перерасходом средств или нехваткой денег на полпути проекта.Сделав привычкой проверять расходование бюджета, вы можете помочь своей команде не сбиться с пути, сообщить заинтересованным сторонам ключевые этапы и рассчитать прибыльность каждого этапа проекта – при этом избегая катастроф.

Отслеживание бюджета проекта может быть таким же простым, как просмотр того, как различные фазы проекта поглощают ваш бюджет, или столь же детальным, как разбивка расходов по отдельным задачам проекта – например, определение объема, итерация, построение и контроль качества. Последнее особенно полезно для управления неоплачиваемой работой, такой как внутреннее командное общение и само управление проектами, которые могут испортить вашу прибыль.

Преимущества отслеживания бюджета

Точное отслеживание бюджета имеет большой смысл, когда речь идет об управлении ожиданиями, укреплении отношений и прикрытии собственной спины. Это помогает вам, , оставаться прозрачным и подотчетным в глазах заинтересованных сторон, показывая, как именно используются фиксаторы и ресурсы.

Это также упрощает процесс обратной связи или коммуникационные улучшения для самих клиентов, показывая финансовые последствия резких изменений направления, длительных итераций и нечетких сводок.Вы сможете лучше согласовать «осмысленное составление бюджета», особенно когда речь идет о клиентах, которые понимают, сколько на самом деле стоит вещь. В конце концов, это понимание позволяет создавать более качественные и экономичные продукты.

Очевидно, что отслеживание бюджета также может помочь повысить вашу прибыльность . Он выделяет риски проекта, определяет истинную стоимость различных задач и отображает всю внутреннюю работу, которая идет на планирование, организацию и реализацию проектов. Благодаря этой информации вы можете установить более конкурентоспособные расценки на проекты и обеспечить покрытие всех ваших затрат.

Как отслеживать бюджет проекта

Есть два основных способа отслеживать бюджет проекта: самостоятельный способ и автоматический способ.

Отслеживание бюджета своими руками

Это ваш стандартный ручной подход к отслеживанию бюджета с использованием инструмента для работы с электронными таблицами, такого как Excel, для ввода и обработки чисел – либо путем добавления их вручную, строка за строкой, либо путем импорта из всех ваших приложений для управления проектами. Если у вас есть время, это определенно более дешевый вариант. Но сам по себе ручной ввод данных чреват чрезвычайно дорогостоящим потенциалом человеческой ошибки, которая может полностью подорвать все усилия по точному отслеживанию бюджета.

Это может быть кропотливый процесс, требующий героического терпения и точности. Хотя шаблоны Excel доступны, они требуют большой настройки, чтобы отразить то, как на самом деле работает ваша команда. Если вы хотите интегрировать данные инструментов проекта, будьте готовы к работе с файлами разных типов, форматов и формул.

Автоматическое отслеживание бюджета

Это последний ответ на отслеживание бюджета проекта, которое, по сути, передает всю задачу интеллектуальному автоматическому программному обеспечению.Вы просто назначаете своему проекту бюджет времени или денег, и ваш инструмент автоматически отслеживает и компенсирует всю работу над проектом вашей команды.

На примере Timely можно разбить расходы бюджета по отдельным задачам, фазам проекта и даже сотрудникам. Сами сотрудники могут иметь общую почасовую ставку или определенную ставку по проекту, что упрощает учет любых внешних подрядчиков, которых вы привлекаете в свою команду. Для более длительных проектов и авансовых платежей также есть возможность отслеживать текущие бюджеты.

Узнайте, как работает отслеживание бюджета в Timely

Инструменты отслеживания бюджета: ключевые особенности, на которые стоит обратить внимание

Быстрый поиск в Google показывает, что существует множество инструментов для управления проектами. Но разные инструменты имеют разную специализацию, в зависимости от того, на каком аспекте жизненного цикла управления проектами вы хотите сосредоточиться. Не каждый может позволить себе тяжелое программное обеспечение для управления проектами, и его простой набор функций может затруднить их использование – если не отставать от более сфокусированных приложений для управления проектами.При поиске программного обеспечения для отслеживания проектов вам действительно нужно только убедиться, что они включают в себя следующие основные функции:

Панели мониторинга

Интуитивно понятные информационные панели, которые разбивают наиболее важные данные о вашем проекте, очень важны. Вы не хотите копаться в поисках информации каждый раз, когда вам нужно быстро обновить информацию о заинтересованном лице. Они также имеют огромное значение, если вы управляете несколькими проектами одновременно, предоставляя обзор всех показателей проекта из одного чистого места.

Добавление тегов

Добавление тегов не составляет труда, если вы хотите разбить потребление бюджета по задачам проекта или отдельным сотрудникам.Вы также можете использовать их для разделения проектных работ по фазам, что дает полезный обзор бюджетных требований по ресурсам и навыкам.

Уведомления

Лучшие инструменты отслеживания бюджета являются проактивными, а не реактивными – они доставляют вам важную информацию о бюджете в режиме реального времени, например, когда расходы достигают определенного рубежа. Благодаря продуманным уведомлениям о бюджете вам не нужно постоянно находиться в инструменте, чтобы оставаться в курсе. Вы должны иметь возможность адаптировать их к своим устройствам и предпочтениям связи – будь то мобильные push-уведомления, уведомления по электронной почте или на рабочем столе.

Начать автоматическое отслеживание бюджетов проекта и активности

Как создать и управлять бюджетом проекта

Как управлять бюджетом проекта с помощью ProjectManager.com

Теперь, когда вы установили бюджет проекта и определили расходы, вы можете ввести это информацию на ProjectManager.com, если вы еще этого не сделали. Чтобы ввести бюджет проекта, просто щелкните вкладку «Информация» и введите цифру в поле.

Для добавления проектных расходов существует множество возможностей.Во-первых, вы можете перейти на вкладку расходов и добавить фиксированные расходы, которые не имеют почасовой оплаты или колебаний. Например, вы можете ввести стоимость материала, необходимого для вашего проекта. Вы можете сначала добавить это как плановую стоимость, а затем вы можете войти позже и добавить еще один расход как «фактическую стоимость». Это поможет вам отслеживать запланированные и фактические затраты на панели управления по мере развития проекта.

Еще один способ ввести расходы в проект – использовать наши инструменты управления ресурсами.Назначьте своим ресурсам или персоналу почасовые ставки, затем назначьте им задачи, и по мере их работы их затраты на рабочую силу будут автоматически добавляться в проект.

Вы также можете добавить расходы на уровне задачи. Допустим, возникает неожиданная задача, которой не было в вашем первоначальном плане. Это нормально, потому что вы можете использовать свои непредвиденные расходы, чтобы покрыть это. Просто добавьте сумму затрат для вашей новой задачи в план проекта, и эта новая стоимость будет отражена на вашей панели инструментов и в отчетах.

Мониторинг расходов по всему проекту

После того, как вы определили и зарегистрировали расходы, вы должны отслеживать фактические расходы по сравнению с оценками.Это означает, что вам необходимо постоянно обновлять свои проектные расходы с учетом сумм, которые вы фактически тратите на задачи.

Поскольку вы ввели все свои запланированные расходы в систему, вы можете использовать наши информационные панели в реальном времени для отслеживания фактических и запланированных затрат. Наши панели управления проектами предлагают одно четкое окно с текущими расходами по проекту и содержат удобные для чтения красочные гистограммы для быстрого анализа вашего бюджета. Это мгновенное представление может быть жизненно важным при управлении бюджетом проекта, особенно при ограниченном.

Отчет о расходах до уровня задачи

Без правильных инструментов создание отчетов по проекту может стать проблемой. И к тому времени, когда вы, наконец, составите отчет, цифры изменились, и ваш отчет уже устарел. ProjectManager.com может помочь. Наше программное обеспечение может создавать мгновенные подробные отчеты, которыми вы можете поделиться с соответствующими людьми в организации в том формате, который они предпочитают.

Вы можете составить ряд отчетов, но отчет о расходах будет наиболее важным для управления вашим бюджетом.С помощью отчета о расходах вы можете получить подробный анализ общего бюджета, фактических и запланированных расходов вплоть до уровня задачи.

Пересмотрите свои первоначальные оценки

Наконец, вам нужно вернуться к этим отчетам и убедиться, что они соответствуют графику вашего проекта. Если они не соответствуют вашим временным рамкам, вам нужно оглянуться на свои расходы и еще раз проверить, все ли вы учли и ничего не упустили.

Это подводит нас к нашему последнему шагу: исправлению.Возможно, вам придется пересмотреть сделанные ранее оценки. Не зацикливайтесь на их сохранении, если проект требует чего-то другого. Пересматривая в режиме реального времени, вы убедитесь, что бюджет – это не просто цифры в электронной таблице, а точный прогноз расходов по проекту.

ProjectManager.com имеет все необходимое для управления бюджетом

Если учесть, что вы можете отслеживать свой бюджет с помощью информационных панелей в реальном времени, вводить повторяющиеся расходы, такие как затраты на рабочую силу, и составлять отчеты по каждому аспекту проекта, становится ясно, что ProjectManager.com есть все необходимое для создания и управления расходами по проекту. Завершите свой следующий проект в рамках бюджета с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии нашего программного обеспечения PM.

7 шагов к простому бюджету

Заставляют ли вас задуматься о своем финансовом положении из-за экономических проблем? Вы можете беспокоиться о потере работы или о том, сколько у вас долгов. Избегайте потенциального личного финансового кризиса; вернитесь к основам с бюджетом, которого вы можете придерживаться. Вот как начать:

Цели за ваши деньги помогут вам сделать правильный выбор расходов.Спросите себя: как я хочу, чтобы мои финансы выглядели через год? Решите, что для вас важно, и начните с этого. Подробнее об этом

Вы, наверное, знаете, сколько зарабатываете каждый месяц, но знаете ли вы также, куда все это идет? Узнайте, отслеживая, сколько вы тратите. Тратьте как обычно, но в течение нескольких недель записывайте каждый потраченный цент. Это просто, и вы можете быть поражены тем, что узнаете. Больше информации об этом

Спросите себя: хочу я этого или мне это нужно? Сможет ли потратить эти деньги ближе к моим финансовым целям или еще дальше? Могу я жить без этого? Установите для себя четкие приоритеты, и решения станет легче принимать.Узнать больше

Убедитесь, что вы не тратите больше, чем зарабатываете. Сбалансируйте свой бюджет, чтобы учесть все, за что вам нужно платить. Один из простых способов сделать это – воспользоваться нашей бесплатной, простой в использовании электронной таблицей и таблицей бюджетного калькулятора, созданной для канадцев. Узнайте больше о создании бюджета

Сопоставьте свои расходы с моментом получения дохода. Заранее решите, на что вы будете использовать каждый платежный чек. Спросите себя: выделил ли я деньги на свои нужды (жилье, еда, коммунальные услуги, транспорт и т. Д.))? Откладывал ли я деньги на выплаты по долгам, непредвиденные расходы, сбережения и другие развлечения? Это защитит вас от дальнейшего вхождения в долги, потому что вы не будете полагаться на кредит для оплаты своих расходов на проживание. Узнать больше

Вы знаете, что вещи «просто появятся» – школьные расходы, новая обувь или годовое членство. Откладывайте деньги на оплату этих расходов, чтобы вы могли их себе позволить, не влезая в долги. Подробнее об этом

Чтобы уложиться в бюджет, может потребоваться месяц или два.Все это время вы прожили без плана расходов, поэтому дайте себе время приспособиться. Не бойтесь просить о помощи, если что-то не получается – помощь всего лишь на расстоянии одного телефонного звонка.

Почему я должен использовать отслеживание бюджета в программном обеспечении для управления проектами?

В бюджете проекта указаны ожидаемые доходы, расходы и прибыль для вашего проекта. Отслеживание бюджета проекта позволяет вам отслеживать, какая часть вашего бюджета была потрачена с течением времени, чтобы увидеть, сколько осталось, и корректировать курс при необходимости.

Например, представьте, что одна из задач вашего проекта заняла намного больше времени, чем предусмотрено в бюджете. Если вы не осознаете этого до конца, это может привести к превышению бюджета проекта. Но если вы отслеживаете свои расходы и замечаете это, когда это происходит, вы можете попытаться компенсировать эти дополнительные расходы где-нибудь еще в проекте.

Как составить бюджет проекта

Доходная часть вашего бюджета обычно проста. Как правило, существует три основных типа дохода от проекта:

  • Нулевой доход : Если вы выполняете внутренний проект для своей компании, вероятно, нет дохода, который нужно отслеживать.
  • Фиксированный доход: В этом сценарии проект имеет фиксированную цену. Он может выплачиваться в рассрочку в течение срока проекта или единовременно.
  • Cost-plus : В этих проектах обычно оплачиваются ваши затраты плюс фиксированная наценка для получения прибыли. Это чаще всего встречается в новых или необычных проектах, когда сложно точно оценить затраты. Тем не менее, у вас, скорее всего, останутся цели, которых вы ожидаете поразить.

В сценарии «затраты плюс» ваш бюджет более подвижен, но еще важнее точно отслеживать и сообщать о затратах, поскольку клиент ожидает увидеть потраченные часы и доллары.Если задача кажется дорогостоящей, они могут потребовать более подробной информации или даже оспорить плату.

Таким образом, даже в сценариях «затраты плюс» или «нулевой доход», когда вас не беспокоит размер прибыли, все равно важно создавать и отслеживать бюджет проекта.

Типы проектных затрат

Затраты обычно делятся на две большие категории: постоянные и переменные затраты.

Фиксированные затраты установлены для проекта и не изменятся. Например, если у вас есть гарантированное предложение на материал, это фиксированная стоимость.

Переменные затраты, с другой стороны, меняются в зависимости от вида деятельности. Рабочие часы и часы субподрядчиков – два примера переменных затрат. Если им нужно потратить на проект больше времени, чем ожидалось, стоимость вырастет.

Важно указать все ожидаемые затраты в инструменте отслеживания бюджета и отметить, какие из них являются переменными, поскольку эти затраты требуют наибольшего контроля.

Вам нужно будет рассматривать свои расходы как значимый уровень детализации. Для большинства проектов это на уровне задачи.Однако в некоторых ситуациях вы можете предпочесть мониторинг затрат на более высоком уровне, например, по группам сотрудников.

Вы также захотите распределить свой бюджет с течением времени, чтобы отслеживать свои успехи. Например, вы можете знать, что ваш проект требует 100 часов дизайнерской работы. Но если это 100 часов в течение трех месяцев, вы можете разделить их на ежемесячный или даже недельный бюджет. Таким образом, легче обнаружить отклонения на раннем этапе.

Управление бюджетом проекта

Управление бюджетом проекта – одна из самых сложных частей управления проектом, но это огромный фактор, определяющий его успех.

Цель состоит в том, чтобы удерживать ваш бюджет в рамках на протяжении всего проекта, чтобы вы могли избежать попадания в аварийный режим в любой момент. Это может включать в себя огромный перерасход бюджета, который вам необходимо исправить, или вы можете оказаться на грани закрытия проекта.

Следующие три процесса чрезвычайно полезны для контроля бюджета проекта:

  • Проверяйте бюджет проекта не реже одного раза в неделю. : Очень важно оставаться в рамках бюджета.Намного легче исправить 10% перерасход бюджета сейчас, чем 40% перерасхода через месяц.
  • Сделайте бюджет вашего проекта заметным: Убедитесь, что члены вашей команды знают, что вы внимательно отслеживаете бюджет проекта в деталях. Это снизит вероятность того, что часы, не связанные с проектом, будут неправильно списаны с вашего проекта.
  • Тщательно управляйте масштабом проекта: Для клиента очень легко сделать небольшой запрос, который непреднамеренно приводит к добавлению сотен или тысяч дополнительных долларов к вашему проекту.Напомните своей команде, что любые «дополнения» должны быть должным образом оценены на предмет воздействия, прежде чем они будут добавлены в проект.
Почему важно программное обеспечение для управления проектами с отслеживанием бюджета

Стоимость вашего проекта является ключевым показателем эффективности (KPI). Если вы не отслеживаете свой бюджет активно, вы можете пропустить признаки того, что ваш проект сбивается с пути, пока не станет слишком поздно.

Программное обеспечение для управления проектами с отслеживанием бюджета позволяет автоматически и непрерывно контролировать свой бюджет на протяжении всего проекта, чтобы вы вовремя знали о любых изменениях бюджета, чтобы должным образом управлять их влиянием.

К сожалению, во многих отраслях (например, в строительстве) превышение бюджета является проблемой номер один для большинства смежных профессий. Конечно, плохое отслеживание бюджета – не единственная причина перерасхода средств. Другие проблемы могут быть следующими:

  • Пропущенный объем проекта или смещение объема
  • Плохие или неточные оценки
  • Использование неправильных ресурсов

Но отслеживание бюджета помогает выявлять проблемы по мере их появления. Например, представьте, что у вас есть бюджет в 20 часов на дизайнера для создания объявления.Но когда вы проверяете прогресс, вы видите, что прошло 10 часов, но реклама еще не наполовину готова. Возможно, выяснив причину, вы обнаружите, что этот дизайнер новый, поэтому на это уходит гораздо больше времени, чем у опытного дизайнера.

Теперь у вас есть время решить, заменить ли вы дизайнера кем-то более старшим, чтобы попытаться окупить время, разрешить перерасход и восполнить его где-нибудь в другом месте проекта или найти другой способ уложиться в общий бюджет.

Давайте посмотрим на другой пример.Представьте, что задача была запланирована на 15 часов, а ваше отслеживание показывает, что сейчас она на 15 часов, но не отмечена как завершенная. Вы проверяете свою команду, и они говорят вам, что задача выполнена, но клиент запросил дополнительную работу, прежде чем она будет принята. Теперь вы можете попросить свою команду пометить задачу как выполненную и сообщить клиенту, что то, что они просят, является дополнительной областью, что означает, что ее нужно создать как отдельную задачу с собственными сроками и стоимостью.

Это не только поможет вам избежать перерасхода средств, но также предотвратит сползание прицела и поможет вам уложиться в график.

Если бы вы не могли отслеживать расходы в режиме реального времени, вы бы не уловили ни один из этих сценариев достаточно рано, чтобы правильно ими управлять. Вот почему так важно, чтобы отслеживание вашего бюджета было где-нибудь на виду – например, на панели инструментов проекта – чтобы вы всегда могли всегда быть в курсе.

Правильное программное обеспечение для управления проектами – один из лучших способов предотвратить неконтролируемые расходы и перерасход. Благодаря отслеживанию бюджета вы всегда будете точно знать, в чем заключается ваша работа, сколько денег и времени было потрачено, и сможете более точно спрогнозировать стоимость и сроки всего проекта.

Введение в управление бюджетом профессиональных услуг

Спрос на профессиональные услуги только продолжал расти, и к 2022 году отрасль оценивается в 8 миллиардов долларов. Тем не менее, существенный рост не возможен без собственного набора проблем.

В 2019 году мы опросили более 1000 профессионалов отрасли, чтобы понять уникальные препятствия, с которыми сталкиваются многие команды, предоставляющие профессиональные услуги клиентам. Управление бюджетом является препятствием: 26% отметили, что основной источник разочарования клиентов – это проект, превышающий бюджет.Более тревожным является указание на то, что основной причиной превышения бюджета проектами является плохое внутреннее планирование.

В условиях экономической неопределенности командам профессиональных служб необходимо обеспечить прибыльность за счет принятия консолидированного процесса управления работой, включающего эффективные функции расчета затрат и бюджетирования.

Введение в управление бюджетом профессиональных услуг

Wrike гордится тем, что поддерживает команды профессиональных служб в оптимизации рабочих процессов и улучшении обслуживания клиентов.Вот почему мы создали Wrike для профессиональных услуг.

Команды

достигают выдающихся результатов благодаря улучшенному управлению ресурсами и их распределению, эффективному сотрудничеству внутри и вне компании, точному учету времени и интеграции различных инструментов в одно интуитивно понятное рабочее пространство.

Тысячи команд специалистов по оказанию профессиональных услуг осознают ценность надежной платформы для управления работой, такой как Wrike. Тем не менее, мы знали, что нам нужно улучшить этот мощный рабочий процесс с помощью надежного финансового инструмента, после того как выслушали отзывы клиентов.Наша платформа профессиональных услуг теперь поддерживает сервисные группы, чтобы экономить проекты, отслеживать бюджеты в режиме реального времени и обеспечивать прибыльность.

Wrike – единственное решение для управления совместной работой, которое предлагает комплексное решение по бюджетированию для профессиональных служб на единой платформе.

Давайте подробно рассмотрим нашу функцию управления бюджетом и подчеркнем добавленную стоимость, которую дает командам использование Wrike для профессиональных услуг.

Используйте бюджет с новой настраиваемой почасовой оплатой

Новой тенденцией в индустрии профессиональных услуг является переход к модели дохода, основанной на стоимости.Эта модель позволяет командам, предоставляющим профессиональные услуги, монетизировать предоставленную работу, необходимое время и опыт, вложенный в любой конкретный проект.

Новая функция управления бюджетом

Wrike поддерживает эту модель, позволяя назначать почасовые ставки на уровне пользователя и на уровне должности или проекта. Команды могут настраивать стоимость предоставляемых услуг, эффективно используя ставку затрат (стоимость ресурса для компании) и ставку счета (сумма, взимаемая с клиентов за услугу).

Группы профессиональных услуг

теперь могут отслеживать затраты, назначать почасовые ставки и согласовывать ставки с ресурсами, необходимыми для выполнения задачи.Менеджеры больше не будут изо всех сил стараться не отставать от колеблющихся внутренних почасовых ставок, давая им возможность назначать нужных людей для каждого проекта и в дальнейшем поддерживать расчет затрат и составление бюджета для всех потребностей клиентов.

Практическое определение объема работ и бюджетирование

Как мы уже упоминали, главное разочарование клиентов – это проекты, превышающие бюджет. Чтобы избежать этого, группы профессиональных услуг должны заранее точно назначить затраты на объем работ (SOW). Здесь мало места для ошибки, поскольку плохое планирование бюджета приведет к увеличению расходов для клиентов, неудовлетворенности клиентов или увеличению объема работы для команд без дополнительного дохода.

Любой, кто проводил расчет стоимости проекта, знает, насколько сложной и трудоемкой может быть эта задача. Менеджерам необходимо убедиться, что они провели точную калькуляцию затрат, прежде чем клиент согласится с SOW.

Инструмент управления бюджетом

Wrike оптимизирует и упрощает процесс расчета затрат. Поскольку у каждого пользователя или должностной роли будет своя стоимость и ставка счета, связанные с их профилем, менеджеру проекта нужно только создать проект в Wrike вместе со связанными задачами и назначить ресурсы для каждой задачи.После этого наша система точно спрогнозирует бюджет проекта на основе почасовой оплаты труда каждого пользователя.

Для специальных задач почасовая оплата может обновляться и редактироваться в режиме реального времени в соответствии с требованиями клиента или проекта.

Контролировать расходы по сравнению с прогнозами

Никогда еще не было так просто отслеживать расходы по проекту и согласовывать их с прогрессом и выделенными бюджетами.

Менеджеры проектов теперь могут быстро определять узкие места, по которым фактические затраты, связанные с задачей или проектом, могут превышать запланированные затраты.Возможность упредить работу, превышающую бюджет, позволяет менеджерам быть более гибкими и при необходимости корректировать ресурсы, чтобы предотвратить перерасход средств для клиентов.

Точный мониторинг бюджета возможен с использованием почасовой оплаты для расчета бюджета, необходимого для завершения проекта. Информация о расходах будет обновляться в режиме реального времени по мере того, как члены команды отслеживают прогресс, обеспечивая полную видимость прогресса и финансов проекта.

Используя инструмент управления бюджетом Wrike, группы профессиональных услуг могут обеспечить высокое качество работы от этапа планирования до доставки.

Расширенная отчетность и данные в реальном времени

Wrike обеспечивает прозрачность бюджетирования, что выражается в расширении доступа к ценным данным и показателям по всем проектам, от отдельных задач до общих показателей эффективности организации.

Все мы знаем знакомую боль страха, когда команда бухгалтеров запрашивает финансовую отчетность по проекту для отслеживания общей эффективности бизнеса. Часто это отнимает много времени у команд и лишает их возможности выполнять оплачиваемую работу для клиентов.

В Wrike for Professional Services финансовые вопросы находятся в центре каждого проекта. Обзоры проектов включают в себя многочисленные варианты рассчитываемых полей, такие как запланированные сборы и затраты, так что бюджеты отслеживаются в режиме реального времени, обеспечивая точность во время отчетности.

Вам нужно усовершенствовать реализацию проекта в сфере профессиональных услуг?

Наши функции управления бюджетом – это усовершенствованная версия инструмента Wrike for Professional Services. Если вы уже пользуетесь профессиональными услугами, свяжитесь с нами и узнайте, какую пользу наши функции составления бюджета могут принести вашей команде.Наш инструмент отвечает уникальным потребностям каждой компании, оказывающей профессиональные услуги.

Если вы новичок в Wrike, рассмотрите возможность двухнедельной бесплатной пробной версии Wrike for Professional Services, чтобы полностью изменить процесс управления проектами. Мы стремимся помогать командам превосходить потребности клиентов, соблюдая при этом сроки и бюджет на протяжении всего процесса планирования и доставки.

Бюджет проекта | Учебник | Zoho Projects

Budget помогает согласовать ваши расходы с доступными ресурсами.При управлении бюджетом сложных проектов становится утомительно различать стоимость ресурсов для разных задач. Представление бюджета на уровне задачи в Zoho Projects позволяет пользователям просматривать стоимость ресурсов для различных задач. Это помогает понять, где проект пошел не так.

В этом руководстве мы объясним, как создать хорошо спланированный бюджет и управлять своим проектом в рамках запланированной стоимости.

Цель обучения

В конце этого руководства вы сможете

  • Создать бюджет
  • Определить плановые и фактические затраты для вашего проекта
  • Расставить приоритеты по стоимости проекта и научиться справляться с неадекватными средствами
  • Планирование на будущие расходы

Бизнес-сценарий

Учтите, что корпорация Zylker создала мобильное приложение для компании, занимающейся веб-дизайном, в которой работает 5000 сотрудников.После многих попыток и итераций приблизительный бюджет всего проекта составил 1500 долларов. Приложение было создано в оговоренные сроки общей стоимостью 2000 долларов США. Хотя они потратили дополнительно 500 долларов, они остались довольны результатом и полагали, что это окупится перерасходом средств. Однако клиент рекомендовал внести дополнительные изменения в приложение и настоял на внесении изменений в пределах первоначально согласованной стоимости. Это привело Zylker к критическому бюджетному кризису, поскольку их клиент отказался нести расходы по этому дополнительному требованию.

Чего не хватало Zylker перед тем, как взяться за проект?

Когда дело доходит до выполнения процесса, есть несколько важных моментов, которые следует учитывать.

  • Zylker не смогла на начальном этапе составить четко определенный бюджет для всего проекта.
  • Руководители проекта установили приблизительную сумму для всего проекта и упустили приоритетность необходимых накладных расходов. Это, в свою очередь, в конечном итоге приводит к ненужным расходам.
  • Они никогда не отправляли своему клиенту предложение с прогнозом запланированной стоимости, которое также должно включать в себя чрезвычайные расходы.
  • Невозможно было сравнить предполагаемую сумму с фактически потраченной.
  • Отсутствует надлежащая политика для покрытия затрат, понесенных в связи с усовершенствованиями, расширением объема работ или любыми другими изменениями.
  • Создайте бюджет с учетом краткосрочных и долгосрочных затрат.
  • Создавайте оценки и отправляйте их своим клиентам через регулярные промежутки времени, чтобы клиент знал о ходе разработки, а также о затратах, понесенных для этого. Узнайте, как создавать сметы и счета-фактуры.
  • Отложить часть суммы на покрытие чрезвычайных или непредвиденных расходов.
  • Составление бюджета помогает избежать ненужных расходов и сосредоточиться на основных задачах.

Бюджет проекта

В этом руководстве мы рассмотрим несколько случаев, когда Zoho Projects поможет Zylker Corporation лучше создавать и управлять своим бюджетом проекта.

Некоторые проекты рассчитаны на фиксированную сумму, а другие – на часы. Zoho Project позволяет пользователям выбирать бюджет своего проекта на основе следующих критериев

  • Бюджет на основе часов
  • Бюджет на основе суммы

Случай I: Бюджет на основе часов

Zillum – это кадровый ресурс, который обеспечивает квалифицированную работу договор с различными организациями.Сотрудники Zillum также работают в Zylker на почасовой основе. Давайте рассмотрим веху, скажем, Iteration I , у которой есть список задач. Мы собираемся рассчитать плановую и фактическую стоимость этого этапа. Zillum выделяет на этот проект 100 часов.

Ниже приведены задачи, выполняемые консультантами Zillium в Zylker. Прошла неделя после начала проекта. Давайте теперь рассчитаем разброс плановых и фактических часов проекта,

Положительное значение в часах что проект находится в рамках бюджета.Предполагаемое общее количество часов к шестому дню составляло 20, тогда как фактическое количество часов – 26:00 часов. Кроме того, обратите внимание, что проект начался всего через шесть дней, а затраты и производительность начинают отличаться от первоначального плана. Следовательно, необходимо регулярно отслеживать прогресс проекта, чтобы избежать перерасхода бюджета.

Случай II: Бюджет основан на сумме

Zylker Corporation создает мобильное приложение для компании, занимающейся веб-дизайном, с численностью сотрудников более 5000 человек. На проект выделен бюджет в размере 10000 долларов США.рассчитаем плановую и фактическую стоимость проекта.

Давайте рассмотрим наш первый пример, когда Zylker Corporation создает мобильное приложение для компании, занимающейся веб-дизайном. Бюджет проекта составляет 5000 долларов США. Прежде чем рассчитывать плановую и фактическую стоимость проекта, давайте разберемся с методом выставления счетов в проекте.

Метод выставления счетов

Метод выставления счетов используется для двух целей

  1. Для расчета фактической и плановой стоимости проекта.
  2. Для выставления счетов вашим клиентам.

Zoho Projects предоставляет своим клиентам три метода выставления счетов

  1. На основе часов работы персонала
  2. На основе часов проекта
  3. Фиксированная стоимость проекта

Если метод выставления счетов основан на часах проекта, вы должны указать ставку за час для вашего проекта (при создании нового проекта), с помощью которого рассчитывается плановая и фактическая стоимость. В методе выставления счетов за часы работы затраты рассчитываются с использованием конкретной ставки персонала.Расценки на персонал настраиваются на вкладке «Пользователи портала». Вы можете изменить эту ставку, изменив ее в модуле «Пользователи» вашего проекта. Например, давайте рассмотрим, что Хелен работает над двумя проектами параллельно, один занимается управлением инструментом отчетности и консультантом по налоговому планированию. Кроме того, она взимается в соответствии с часами работы персонала. Для задачи создания отчетов стоимость рассчитывается на основе общей ставки портала, которая составляет 10 долларов в час для Хелен. Принимая во внимание, что за задание налогового планирования Хелен взимается из расчета 20 долларов в час, и плановые и фактические затраты рассчитываются по этой ставке.Таким образом, вы можете устанавливать разные ставки для одних и тех же пользователей в зависимости от выполняемой ими работы.

В случае метода выставления счетов с фиксированной стоимостью вы можете установить фиксированную стоимость для своего проекта. Счета создаются на основе этой фиксированной стоимости. Но учтите, что в исключительных случаях вы также можете добавить дополнительную строку к этой фиксированной стоимости на случай непредвиденных расходов.

При выставлении счета, если метод выставления счета основан на часах проекта, сумма счета-фактуры будет равна произведению фактических часов и стоимости проекта.С другой стороны, для выставления счетов на основе почасового персонала выставляемая сумма равна произведению фактических часов и ставки персонала / пользователя за час. Для метода выставления счетов с фиксированной стоимостью фиксированная сумма указывается при создании проекта, поэтому ставки не меняются в зависимости от часов регистрации или рабочих часов вашего проекта. Выбирая метод выставления счетов с фиксированной стоимостью, вы не можете отслеживать свой бюджет на основе суммы.

  • На основе часов проекта
    Плановая стоимость = Рабочие часы * Ставка за час.
    Фактическая стоимость = Общее количество часов регистрации * Ставка за час.
    Сумма счета = Фактические часы * Ставка за час.
  • На основе часов персонала
    Плановая стоимость = Рабочие часы * Часовая ставка персонала.
    Фактическая стоимость = Регистрационные часы * Часовая ставка персонала.
    Сумма счета = Фактические часы * Часовая ставка персонала.

Вы можете интегрировать любой инструмент выставления счетов для создания счетов в свой проект. Если Zoho Invoice интегрирован с Zoho Projects, вы можете создавать несколько счетов с разными диапазонами дат.Допустим, у вас разные журналы времени, и вам нужно создавать ежемесячные счета-фактуры, которые включают журналы за этот конкретный месяц. Кроме того, просмотрите часы, по которым выставлен счет, на панели инструментов вашего проекта. Ваша панель управления покажет общее количество фактических часов, по которым был выставлен счет до даты. (т.е. сумма суммы во всех трех счетах-фактурах). Щелкните здесь, чтобы узнать, где вы можете просмотреть бюджет своего проекта.

Случай I : Допустим, мы выбрали метод выставления счетов на основе часов проекта, а ставка за час составляет 10 долларов США

Задача Работа / запланированные часы (P) Фактические часы (A) Оставшиеся часы (P – A)
Планирование обследования 2 1 1
Оценка риска 5 7 – 2
Налоговое планирование 8 Налоговое планирование 6
Отчетность 8 10 – 2
Всего 21 26
3
Задача Рабочие часы Плановые затраты (Рабочие часы * Ставка / час ) Лог часов Фактическая стоимость (Лог часов * Скорость / час) Отклонение затрат (P – A)
Анализ потребностей 4 40 долларов США 8 80 $ – 80 $
UX-проектирование 5 $ 50 7 $ 70 -20 $
Разработка пользовательского интерфейса 6 357
Функциональность и компоновка фреймворка 7 $ 70 6.5 $ 65 $ 5
Тестирование 15 $ 150 9 $ 90 $ 60
$ 80357 $ 807 Ставка для персонала B составляет 10 долларов в час, а для C – 7 долларов в час.Рассчитаем стоимость проекта для двух задач

долларов США – долларов США
Задача Владелец задачи Рабочие часы Плановые затраты (Рабочие часы * Ставка / час) Журнал часов Фактическая стоимость (лог-часы * ставка / час) Отклонение затрат (P – A)
Анализ потребностей A 2 10 долларов США 3 15
Проектирование пользовательского интерфейса B 3 30 долл. США 4 долл. США

90 003

15 Практических советов по составлению бюджета | RamseySolutions.com

Это страшное слово на букву Б – , бюджет .

К сожалению, слово budget получило плохую репутацию. Когда все сводится к минимуму, бюджет – это просто план ваших денег. Составление бюджета означает, что вы тратите на цель до начала месяца . К сожалению, многие люди рассматривают бюджет как смирительную рубашку, которая не дает им делать то, что они хотят.

Но это далеко не так! Бюджет не ограничивает вашу свободу – он дает вам свободу! На самом деле все дело в том, чтобы целенаправленно выбирать, куда идут ваши деньги.

Как мне может помочь составление бюджета?

Бюджет даст вам план действий и четкое представление о том, куда уходят ваши деньги каждый месяц. Составление бюджета поможет вам достичь целей, над которыми вы работаете, – будь то выплата долгов, накопление средств на пенсию или просто попытка не допустить, чтобы ваш счет за продукты вышел из-под контроля.

Когда вы видите планирование бюджета как простое намеренное расходование денег, вы действительно можете получить больше свободы тратить! Как только что-то будет заложено в бюджет, вы сможете потратить эти деньги, не чувствуя себя виноватым.Многие люди даже говорят, что находят «лишние» деньги после того, как составят реалистичный бюджет и придерживаются его. Насколько это удивительно?

15 советов по составлению бюджета для повседневной жизни

Готовы начать? Вот 15 лучших советов по составлению бюджета!

1. Обнуление бюджета до начала месяца.

Это означает, что еще до начала месяца вы составляете план и даете имя каждому доллару. Это называется бюджетом с нулевой базой. Это не значит, что на вашем банковском счете ноль долларов.Это просто означает, что ваш доход за вычетом всех ваших расходов равен нулю.

2. Составьте бюджет вместе.

Если вы женаты, садитесь раз в месяц и устраивайте семейный вечер, чтобы составить бюджет. Сделайте это весело! Возьмите несколько своих любимых закусок и составьте хороший плейлист, чтобы сосредоточиться.

Начните составлять бюджет с EveryDollar сегодня!

Вы должны быть на одной волне с деньгами, поэтому вместе ставьте цели и мечтайте о том, каким будет будущее.Помните: если вы двое – одно, ваши банковские счета тоже должны быть единым целым! Это уже не ваших денег или моих денег – это наши деньги.

А если вы одиноки, найдите кого-нибудь, кто сможет выступить в роли вашего ответственного партнера и помочь вам придерживаться ваших целей!

3. Помните, что каждый месяц разный.

В некоторые месяцы вам придется выделять средства на такие вещи, как возвращение в школу или текущее обслуживание автомобиля. В другие месяцы вы будете откладывать деньги на отпуск, дни рождения и праздники.Независимо от случая убедитесь, что вы подготовились к этим расходам в бюджете. Чтобы не допустить появления таких особых случаев, откройте свой календарь , а вы создадите для своего бюджета. (Подсказка: в этом году Рождество снова в декабре, ребята!)

Не забывайте корректировать свой бюджет каждый месяц по мере изменения ситуации. Создайте сберегательный фонд, в который вы можете копить деньги в течение года. Когда у вас нет плана, вы будете в стрессе. И это лишает нас удовольствия отдавать и праздновать.Никто этого не хочет!

4. Начните сначала с самых важных категорий.

Пожертвования и сбережения находятся наверху списка, затем идут четыре стены: еда, коммунальные услуги, жилье и транспорт. Как только ваши истинные потребности будут удовлетворены, вы можете заполнить остальные категории в своем бюджете.

5. Выплата долга.

Если у вас есть долг, его погашение должно быть главным приоритетом. Используйте метод снежного кома долга и 7 детских шагов, чтобы избавиться от долгов как можно быстрее.Атакуй! Рассердитесь на это! Перестаньте позволять долгам лишать вас того, что помогает вам выигрывать деньгами – вашего дохода.

6. Не бойтесь урезать бюджет.

Соберитесь! Возможно, настало время для сокращения бюджета в вашей жизни. Если сейчас что-то не так, вы можете быстро сэкономить, отключив кабель, меньше обедая вне дома и делая покупки в магазинах одежды со скидками и в продуктовых магазинах. Помните, что сокращение вашего бюджета носит временный характер. Вы всегда можете внести изменения позже.

7. Составьте расписание (и придерживайтесь его).

Пока вы составляете бюджетную часть своей ежемесячной рутины, почему бы не выбрать конкретные даты для других расходов? Вы можете настроить автоматическое списание средств со своего текущего счета для оплаты счетов. Или вы можете покупать продукты в определенный день каждую неделю или два раза в месяц. Когда вы знаете, чего ожидать и когда этого ожидать, вы избавляетесь от стресса и потенциальных проблем.

8. Отслеживайте свой прогресс.

Важно время от времени проверять свой прогресс. Если вы женаты, следите за своими расходами и покупками вместе, чтобы вы оба не забывали о своих целях. Посмотрите на свои предыдущие бюджеты, чтобы увидеть, как далеко вы продвинулись. И не забывайте отмечать маленькие победы.

9. Создайте буфер в своем бюджете.

Отложите небольшую сумму денег на непредвиденные расходы в течение месяца. Обозначьте это как другую категорию в вашем бюджете. Таким образом, когда что-то происходит, вы можете покрыть это, не забирая деньги, которые вы уже положили куда-то еще.Следите за расходами, которые часто попадают в эту категорию. В конце концов, вы можете даже захотеть продвинуть их на постоянное место в вашем бюджете.

10. Разрежьте свои кредитные карты.

Если вы действительно стремитесь придерживаться бюджета и выбраться из долгов, вам нужно навсегда отказаться от этих кредитных карт. Прекратите их использовать! Порежьте их, измельчите или даже сделайте из них поделку! Что бы вы ни делали, уберите их из своей жизни.

Отсутствие задолженности по кредитной карте будет означать отсутствие дополнительных минимальных платежей для пополнения бюджета, отсутствие хлопот с комиссиями или высокими процентными ставками и гораздо меньше стресса и беспокойства.Придерживайтесь своей дебетовой карты (и даже наличных!) И откажитесь от этих кредитных карт, как от своего девятого класса. Вы знаете, чем хороша дебетовая карта? Деньги поступают прямо с вашего банковского счета! Здесь нет посредников, взимающих с вас 15% процентов.

11. Используйте наличные для определенных категорий бюджета, которые вас сбивают с толку.

Если вы постоянно чрезмерно тратите свой бюджет на продукты или развлечения, обналичивайте эти категории и используйте систему конвертов, чтобы привлечь вас к ответственности.Просто сходите в банк и возьмите денежную сумму, которую вы заложили в бюджет для этой категории. Как только деньги закончатся, прекратите тратить! Это лучший партнер по подотчетности.

12. Попробуйте онлайн-бюджетный инструмент.

Если ручка и бумага (или электронные таблицы) не для вас, пора присоединиться к 21 веку и использовать такой инструмент бюджетирования, как EveryDollar. Вы можете сосредоточиться на планировании бюджета и отслеживании своих расходов, не выходя из смартфона! Кроме того, вы можете синхронизировать свой бюджет с супругом, что отлично подходит для поддержания открытого общения.

13. Будьте довольны и прекратите сравнения.

У вас есть гораздо больше, чем вы думаете. Не сравнивайте свою ситуацию ни с кем другим. Сравнение лишит вас не только радости, но и зарплаты. Продолжайте двигаться вперед и делайте то, что правильно для вашей семьи .

14. Ставьте цели.

Выплачиваете ли вы студенческие ссуды, создаете свой чрезвычайный фонд или выплачиваете ипотеку, вам нужно сосредоточиться на своем why .По какой причине вы идете на эти жертвы?

15. Дайте себе много благодати.

Обычно требуется три-четыре месяца, чтобы разобраться со всем этим бюджетом. Ни в первый раз, ни во второй не получится. Но ты туда доберешься!

Совет по составлению бюджета при непоследовательном доходе

Хорошие новости, ребята. Вы можете составлять бюджет с непостоянным или нерегулярным доходом. Хорошее практическое правило – составлять бюджет исходя из того, как будет выглядеть для вас месяц с низким доходом.Это будет ваш бюджетный доход. Вот как это работает:

  • Составьте список того, что вы вложили в свой бюджет. Включите такие вещи, как раздача, сбережение, Четыре стены и т. Д.
  • Расставьте приоритеты в списке. Спросите себя, Если бы у нас был ужасный месяц и было бы достаточно денег, чтобы сделать что-то одно из этого списка, что бы это было? Поместите 1 рядом с этим элементом.
  • Продолжайте. Укажите свой второй приоритет с помощью 2 и продолжайте таким образом свой бюджет, отмечая элементы по важности.Помните, что самое необходимое всегда на первом месте.

Использование этого метода не только заставит ваш бюджет работать на вас, но и покажет вам, куда именно идут ваши деньги.

Как быстро составить бюджет?

Если вы все еще в долгах и еще не накопили чрезвычайный фонд, вы находитесь на первом этапе ребенка. Это означает, что ваша цель на этом этапе вашего денежного путешествия – сберегать, откладывать, откладывать! Я создал руководство по составлению бюджета специально для вас.

Где бы вы ни находились, самый быстрый способ составить бюджет – это использовать наш бесплатный инструмент составления бюджета EveryDollar. Вы можете составить план бюджета на следующий месяц всего за 10 минут! Оптимизируйте процесс еще больше, используя нашу премиум-версию внутри Ramsey +, которая подключается к вашему банковскому счету, чтобы вы никогда не пропустили транзакцию.

Когда вы поймете, что цель составления бюджета не в том, чтобы ограничить вашу свободу, а в том, чтобы дать вам свободу, вы встанете на путь любви к своей жизни и своему банковскому счету! Это то, что мы называем выигрышем с помощью денег.

.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *