Пояснение образец – Объяснительная записка. Образец объяснительной записки « Найти работу? Легко! Все об эффективном поиске работы. Шаблоны резюме. Описание профессий.

Содержание

Как написать пояснительную записку образец составления

Все документы, связанные с налоговой инспекцией, требуется заполнять с особой внимательностью, поскольку даже небольшие ошибки могут повлечь необходимость составления так называемой пояснительной записки, образец которой и пошаговые инструкции по заполнению приводятся далее.

  Образец пояснительной записки к бухгалтерскому балансу (Word)

Пример пояснительной записки о причинах возмещения НДС (Word)

Образец ответа на требования налоговой (Word)

Когда и как необходимо предоставить записку

Список всех ситуаций, при которых организация обязана предоставить пояснительную записку по требованию местной налоговой инспекции, определен законодательно:

  1. Если в отчетной декларации есть ошибки или определенные внутренние противоречия, несоответствия между разными данными. В этом случае нужно не только исправить эти некорректные сведения, но и также описать причину несоответствий – все это делается в пояснительной записке свободного образца.
  2. Если в декларации сумма налога оказалась меньшей по сравнению с отчетной документацией, которая была предоставлена в налоговую изначально. Опять же налоговые инспекторы, скорее всего, потребуют не только привести сведения в полное соответствие, но и объяснений их происхождения.
  3. Если в декларации представлен налог на прибыль с убытком – тогда нужно подробно описать, почему возник этот убыток.

Следует иметь в виду, что на исправление всех некорректных сведений главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу дается не более 5 рабочих дней. Течение этого срока начинается с рабочего дня, который следует за днем получения документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Документ, который получен от налоговой с требованием исправить некорректную информацию и предоставить пояснительную записку, может быть заверен печатью, но может и оставаться без печати. Такое право всегда оставляет за собой ФНС.

Также следует иметь в виду, что в некоторых случаях компания обязана отреагировать на получение этого письма с требованием предоставления пояснительной записки. Нужно просто подтвердить факт доставки документа, передав квитанцию о приеме тем же способом (по почте или через электронную систему). Нужно иметь в виду, что уведомление о получении следует выслать не позднее 6 рабочих дней. Течение этого срока начинается со дня отправки пояснительной записки по требованию налоговой.

Если же уведомления о получении не поступило, налоговая инспекция может заблокировать счет фирмы. Чтобы произвести разблокировку, необходимо передать инспекторам:

  • квитанцию о приеме документа;
  • пояснительную записку – по почте, через электронную систему или в ходе личной явки представителя компании.

Тогда блокировка счета снимается не позднее следующего рабочего дня (обычно в тот же день).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Следует разделять случаи, когда в декларации содержатся явные ошибки (по невнимательности) или просто несоответствия. Если есть некорректная информация, то направлять нужно не пояснительную записку, а полностью исправленную декларацию.

Способов отправки пояснительной записки вне зависимости от причин требований налоговой инспекции две:

  1. Можно принести самостоятельно в канцелярию ведомства – представитель компании, уполномоченный на подобные действия, приходит лично.
  2. Также можно отправить документ и по почте, при этом письмо следует сопроводить описью вложения всех документов с указанием их количества и вида (оригинал или копия). Отправлять нужно только заказным письмом.

Лучше всегда оставлять копию пояснительной записки при себе. Она может понадобиться, если по каким-либо причинам письмо не дойдет в налоговую или она затребует прислать его еще раз.

В общем виде этот документ предваряется словами:

и далее раскрывается содержание пояснений расхождения данных. Наиболее распространенные случаи и образцы заполнения записки рассматриваются ниже.

Образец пояснительной записки 2018

Установленной формы пояснительной записки не существует, поэтому организация может придерживаться собственного образца, взяв за пример некоторые из ниже приведенных вариантов.

Пояснение по убыткам

Это один из самых распространенных случаев. Пояснения могут понадобиться не во всех ситуациях. К тому же ИП не обязаны составлять пояснительную записку – это обязанность только юридических лиц. На практике сложилась ситуация, что налоговые службы не интересуются убытками компаний, которые зарегистрированы в течение первых 2-3 лет, поскольку такие ситуации в большинстве случаев экономически обоснованы. Однако если убытки наблюдаются более этого срока в течение 2 лет подряд, налоговая, скорее всего, заинтересуется причинами подобного явления.

Пояснения требуются в основном в таких ситуациях:

  1. Убытки имеют существенный размер.
  2. Убытки наблюдаются в течение нескольких отчетных периодов подряд.

Для компании основной риск состоит в том, что инспекторы могут начать подозревать ее в намеренном сокрытии доходов и соответственно, в уклонении от платы обязательных налогов.

Поэтому нужно понимать, что предоставление корректных обоснований в пояснительной записке по требованию налоговой – это, прежде всего, в интересах самой фирмы.

Примерный образец должен содержать следующие разделы:

  1. Шапка, где указывается полное название организации, ее адрес, реквизиты и контакты ответственного лица (почти всегда это главный бухгалтер).
  2. Далее следует слово «ПОЯСНЕНИЯ» или «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА».
  3. Затем нужно указать вид основной деятельности организации и описать фактическую ситуацию – т.е. продублировать ту часть, которая вызвала замечания у налоговых инспекторов (указывается выручка, расходы всех видов – прямые, косвенные и др.).
  4. Затем приводится описание причин этих убытков и указание общей суммы убытка за рассматриваемый отчетный период. Это очень важный пункт, поскольку именно здесь содержится разъяснение причин. К ним, как правило, относятся:
  • рост издержек на оплату аренды или оплату труда;
  • разницы в валютных курсах, периодические колебания;
  • сезонное или иное снижение спроса, которое повлекло неизбежное снижение цены;
  • разрыв экономических связей с поставщиками по разным причинам, в результате чего закупать товары и сырье пришлось по более высоким ценам;
  • нестабильная экономическая ситуация по отрасли, в которой работает компания;
  • форс-мажоры, которые невозможно было предвидеть и рассчитать изначально.
  1. Далее перечисляется список всех приложений, которые обосновывают описанные причины.
  2. Наконец, ставится подпись генерального директора, расшифровка, печать и дата составления пояснительной записки.

Исходить можно из такого образца.

 

Пояснения по НДС

В случае расхождений по столь важному налогу, как НДС, налоговая обязательно затребует пояснений. В данном случае образец пояснительной записки также произвольный, а сведения из книги покупок заполняют в виде таблицы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомство принимает пояснения по НДС только в электронном виде – явка сотрудника в данном случае не понадобится.

За основу можно взять такой образец.

Обычно в таких случаях обоснование производится в связи с приобретением определенных товаров с целью их дальнейшей перепродажи. В качестве доказательных документов приводятся дополнительные соглашения, которые были заключены с контрагентами, например, о том, что будет увеличена площадь арендуемого помещения, из-за чего и сумма НДС увеличивается по сравнению с предыдущим отчетным периодом. К записке также прикладывают копии соответствующих счетов-фактур.

Пояснения при наличии вычета и отсутствии начислений

Суть этой ситуации в том, что инспекторы всегда интересуются, почему в декларации имеется вычет, но соответствующий НДС у поставщика не был учтен и начислен. Как показывает практика, главная причина состоит в том, что представители поставщика не произвели эту операцию. И хотя по факту виновата его бухгалтерия, сама компания тоже рискует.

Еще одна возможная причина в том, что поставщик является только посредником, потому что в данном случае хотя и происходит выставление счетов-фактур, но сам НДС не начисляется. Вне зависимости от конкретной причины, изначально следует обратиться за разъяснениями именно к поставщику. Нужно попросить прислать документальные подтверждения того, что он является исключительно посредником. Копия соответствующего письма направляется в налоговую как основное доказательство.

Пояснения при разных вычете и начислениях

Суть этого случая в том, что вычет согласно счету-фактуре оказывается больше, чем НДС, который был начислен по данным поставщика. Самая вероятная причина – техническая ошибка или невнимательность. В пояснительной части нужно указать, что книга покупок заполнена корректно. Пояснения можно привести в свободной форме.

Пояснения в случае, если выручка меньше, чем начисления

Если в декларации указана меньшая сумма выручки по сравнению с реально зачисленными суммами на банковский депозит, это тоже основание для запроса пояснений. Основная причина в данном случае связана с ошибкой стороны покупателя. Контрагент может указать, например, что оплатил аванс, но на самом деле направляет средства за полученные товары. Соответственно, в пояснительной части нужно указать, что фирма корректно учла и выручку, и все зачисленные авансы. Также можно сослаться на то, что как выручка, так и авансовые платежи не всегда совпадают с суммами, представленными в выписках из банка.

Расхождения по выплаченной зарплате

В данном случае представители налоговой могут сделать замечания относительно того, что налог на доходы исчислен в размере, не соответствующим зарплате. И еще один распространенный случай – когда работник получает зарплату ниже официального МРОТ. Исходить нужно из следующих документов:

  • принятое штатное расписание;
  • трудовой договор, в котором всегда указывается, работает сотрудник на полную занятость или по совместительству;
  • приказ о приеме этого сотрудника на работу, в котором также есть подобные сведения.

Некорректно начисленный НДФЛ

Это довольно редкие ситуации, поскольку начисление НДФЛ – стандартная процедура. Поэтому основная причина – невнимательность или техническая ошибка. В итоге нужно исправлять декларацию. Если же это сделать невозможно, то по требованию налоговой инспекции следует предоставить пояснительную записку любого образца. Например, иногда причина может быть связана с тем, что методика расчета на разных этапах применялась неодинаковая – тогда нужно подробно расписать эту методику и привести пример.

Пояснения в связи с расхождениями в отчетных документах

Могут быть и такие случаи, когда в разных декларациях наблюдаются нестыковки. В основном это происходит потому, что база по налогам в каждом случае определяется в соответствии со своими особенностями. Еще одна распространенная причина – разные правила налогового учета для конкретных ситуаций, поэтому обосновать подобные «расхождения» несложно.

По налоговой нагрузке

Если по мнению инспекторов компания имеет слишком низкую налоговую нагрузку, они почти всегда заинтересуются подобными случаями. Возможная причина – неточности, ошибки, из-за которых произошло уменьшение налоговой базы. Другой распространенный вариант – нагрузка снижается в связи с повышением издержек, уменьшением доходов на фоне форс-мажорных, непредвиденных обстоятельств, курсовой разницы, потерей поставщиков и многих других причин. За основу пояснения можно взять такой образец.

Прочие случаи

В остальных, менее распространенных случаях причины расхождений могут быть связаны со всевозможными ошибками, которые были допущены контрагентами фирмы. Тогда речь идет о так называемой «встречке» – т.е. встречной проверке. За фирмой закрепляется обязанность предоставить все документы, которые подтверждают операции, проведенные с данным контрагентом. А если таких не было, в пояснениях указывается именно так:

Штраф за непредоставление

Если по требованию налоговой инспекции пояснительная записка не была предоставлена, то как таковых мер ответственности не существует – т.е. на компанию не накладывается каких-либо штрафных выплат.

Однако существует административная ответственность за то, что представитель компании должен был явиться в налоговый орган, но так и не сделал этого. К тому же в интересах самой же фирмы предоставить в налоговую и сами пояснения об ошибках в декларации, и квитанцию о приеме документов, чтобы избежать возможной блокировки счета.

И еще один важный момент: на предоставленные по факту сведения налоговая может доначислить санкции, в связи с чем придется оспаривать это решение, тратя дополнительное время и средства.

2ann.ru

Как написать пояснительную записку (образец, примеры содержания)?

Как написать пояснительную записку? Эту информацию часто пытаются выяснить не только студенты, готовящиеся к защите дипломных работ, но и многие другие граждане, к примеру налогоплательщики, бухгалтерские и иные работники. Как правильно составлять пояснительные записки, будет описано ниже. 

Как правильно написать пояснительную записку

Как писать пояснительную записку. Общие требования

Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу

Пояснительная записка в налоговую службу

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу 

Как правильно написать пояснительную записку

Пояснительная записка — это документ, позволяющий получить общие сведения об исследовательском проекте, бухгалтерской, налоговой и прочей документации.

Содержание пояснительной записки зависит от документа, к которому она прилагается.

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Общие правила написания

Пояснительная записка обычно составляется в печатном виде на стандартном листе формата А4.

Документ может включать в себя несколько страниц, которые переплетаются прозрачной обложкой.

Страницы записки нумеруются: нумерация начинается с титульного листа (но на нем не проставляется), номер указывается по центру нижнего поля каждой страницы.

Как писать пояснительную записку. Общие требования

К содержанию пояснительной записки действующие нормативные акты устанавливают лишь общие требования. Некоторые сведения носят обязательный характер, некоторые — рекомендательный.

Текстовое содержание пояснительной записки делится на ряд структурных элементов, в число которых входят разделы, подразделы, пункты, подпункты и перечни.

При написании пояснительной записки важно следить за соблюдением официально-делового стиля повествования. Необходимо, чтобы информация в документе излагалась однозначно, кратко, четко и лаконично.

Использованная в тексте терминология и аббревиатура должны строго соответствовать установленным стандартам.

Допускается оформление приложений к пояснительной записке. Обычно в приложения выносят сведения о содержащихся в пояснительной записке таблицах, схемах, чертежах и графиках. Также приложение может содержать обоснования, методики, расчеты и список дополнительных бумаг, использованных при разработке документа.

Пояснительная записка к дипломному проекту. Оформление по ГОСТу

Образец пояснительной записки к дипломной работе студенты технических вузов могут найти в нормах ГОСТа.

Учебные учреждения обычно издают свои методические рекомендации по написанию дипломов и пояснительных записок к ним, поэтому учащиеся могут также найти пример пояснительной записки и иную справочную информацию по этому поводу в библиотеке образовательной организации.

Типовая пояснительная записка к дипломной работе имеет следующую структуру:

  • титульный лист, где зафиксированы основные сведения о наименовании проекта и его исполнителе;
  • задание, которое исполнитель получает от научного руководителя;
  • аннотация с кратким изложением разделов исследовательской работы;
  • оглавление с постраничной разметкой;
  • перечень обозначений и сокращений;
  • введение, где исполнитель работы приводит краткий обзор рассматриваемого вопроса;
  • основная часть работы с анализом ключевых понятий;
  • заключение с выводами по исследованию;
  • список использованных источников;
  • приложения, где содержатся таблицы, чертежи, графики или схемы.

Пояснительная записка в налоговую службу

В ряде случаев налогоплательщикам требуется составлять пояснительные записки к документации по налоговой отчетности.

К примеру, налоговые органы могут потребовать ответственных сотрудников юридического лица составить записку об убытках в налоговой отчетности.

В такой пояснительной записке сотрудник должен будет указать:

  • наименование подразделения налоговой службы, в которое адресована записка;
  • ИНН юридического лица;
  • реквизиты требования, ставшего основанием для составления записки;
  • реквизиты документа, по которому предоставляются пояснения;
  • показатели расходов и доходов организации;
  • убытки и затраты;
  • сведения о расхождениях между бухгалтерским и налоговым учетом.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

В соответствии с приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, сотрудники бухгалтерии составляют бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках с пояснительной запиской для сдачи бухгалтерской отчетности.

Пояснения к отчетным документам должны полностью раскрывать все сведения, касающиеся политики организации, необходимые для оценки ее финансового положения и результатов деятельности.

В пояснительной записке бухгалтер фиксирует сведения о наличии в течение отчетного периода:

  • нематериальных активов;
  • основных средств;
  • финансовых вложений;
  • выпущенных акций;
  • затрат и прибыли;
  • дебиторской и кредиторской задолженности.

Таким образом, каждая пояснительная записка (к дипломному проекту, в налоговую службу, к бухгалтерскому балансу) имеет свою специфику в зависимости от ее получателя и цели составления.

nsovetnik.ru

Как написать пояснительную записку — образец и пример написания

Что такое пояснительная записка и как ее правильно написать? Такого рода вопросы возникают не только у студентов в процессе подготовки к диплому, интересны такие вопросы и бухгалтерам, и налогоплательщикам, и проектировщикам и другим работникам.

Рассмотрим вопрос, как написать пояснительную записку, а точнее кака найти правильный способ составления пояснительных записок к вашим документам.

Что такое пояснительная записка

Документ «Пояснительная записка» получил свое название, поскольку он призван дать краткое, но тем не менее достаточно полное понятие о документации, которую он сопровождает. Пояснительная записка может сопровождать как исследовательский проект, так и налоговую, бухгалтерскую и прочую документацию, нуждающуюся в кратком тезисном описании. Эту задачу и решает пояснительная записка.

Исходя из этого определения, видим, что содержание пояснительной записки будет прямым образом определяться типом документа, к которому она приложена.

Написания пояснительной записки

Как и большинство документов, пояснительная записка составляется на стандартном листе писчей белой бумаги формата А4 в печатном виде.

Если пояснительная записка объемная и содержит несколько страниц, они обычно переплетаются в прозрачную обложку.

Пояснительная записка начинается с титульного листа, на котором пишется название документа, например, «Пояснительная записка к проекту…». Следующие за титульным листом страницы нумеруются обычно по центру или по правой границе нижнего поля каждой страницы 10-м размером шрифта.

Планирование пояснительной записки

Формат пояснительной записки устанавливается действующими нормативными актами по оформлению документации. Содержание пояснительной записки нормативными документами не определяется. Но формат содержания должен удовлетворять ряду стилистических правил.

Так, содержание записки должно подразделяться по смыслу на ряд взаимоподчиненных структурных элементов, которые имеют название разделы, подразделы, перечни, списки, сноски, приложения, а также пункты и подпункты.

Стиль изложения пояснительной записки должен соответствовать формальному духу делового общения. Повествование должно вестись без излишеств, кратко, лаконично и доступно для непредвзятого понимания.

Если в тексте записки используется специальная терминология и сокращения, они должны полностью соответствовать отраслевым стандартам документации.

В некоторых случаях не обойтись без приложений к пояснительной записке, часто в отдельные приложения выносятся имеющиеся в тексте записки ссылки на формулы, таблицы, чертежи, графики и соотношения.

Отдельным приложением оформляется список использованной литературы, а также примененные методики расчета и теоретические обоснования имеющихся расчетов.

Пояснительная записка к учебному дипломному проекту

Как написать пояснительную записку к дипломного проекту? В существующих нормах государственного стандарта можно найти образцы пояснительной записки к дипломной работе любого технического вуза.

Для облегчения и стандартизации оформления документации в учебных заведениях издаются свои правила и методические рекомендации по оформлению дипломов и пояснительных записок к курсовым и дипломным работам.

Эти методические рекомендации студенты могут найти в библиотеке своего ВУЗа и использовать их в качестве образцов для составления своих документов.

Разберем типовую структуру пояснительной записки к дипломному проекту:

  • Титульный лист: название проекта, ФИО исполнителя, ФИО руководителя проекта, год создания работы.
  • Задание, в соответствии с которым сделан дипломный проект.
  • Краткая аннотация с описанием разделов проведенной работы.
  • Оглавление работы.
  • Список использованных в работе сокращений и условных обозначений.
  • Введение: суть проблемы, положенной в основу исследовательской работы.
  • Основная часть дипломного проекта с развитием основной идеи, расчетами, анализом решения данной проблематики и предпосылками к выводам.
  • Заключение и выводы по проведенной работе.
  • Список использованной и вспомогательной литературы.
  • Приложения с чертежами, графиками, вспомогательными схемами, расчетами и выкладками.

Пояснительная записка в налоговую

Как написать пояснительную записку в налоговую? Пояснительные записки в налоговую службу составляются в случаях прямых требований со стороны налоговой, например, налоговая может потребовать от бухгалтерии юридического лица составить пояснительную записку по убыткам в отчетности по налогам.

При поступлении такого запроса от налоговых органов составить пояснительную записку сотрудники бухгалтерии должны в ней указать:

  • Название отделения налоговой службы, в которое адресуется пояснительная записка.
  • ИНН вашего юр. лица.
  • Реквизиты письма, в качестве ответа на которое составляется данный документ.
  • Данные по документу, по которому у налоговой появились дополнительные вопросы (например, налоговая отчетность за 1 квартал 2017 года).
  • Показатели баланса юридического лица, уровень доходов и расходов.
  • Уровень убытков и растрат на заданную дату.
  • Данные об имеющихся на указанную дату расхождениях между налоговым учетом и бухгалтерским.

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу

Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу, а также к отчету о прибылях и убытках составляется согласно приказу № 43н Министерства Финансов РФ от 06.07.1999 г. для сдачи отчетности по бухгалтерии.

В пояснительной записке к балансу должны содержаться данные о состоянии на отчетный период:

  • Основных средств предприятия.
  • Нематериальных активов.
  • Прибыли и затрат предприятия.
  • Имеющихся финансовых вложений.
  • Существующей за предприятием дебиторской и кредиторской задолженности.
  • Выпущенных акций, если такие есть.

Пояснительная записка составляется с целью наиболее полного раскрытия всех сведений юридического лица, необходимых для достоверной оценки результатов деятельности организации и ее финансового положения.

Отсюда видим, что каждая пояснительная записка в зависимости от сферы ее применения имеет свою структуру и содержание, общим в пояснительных записок для различных областей человеческой деятельности будет только общая структура и стиль оформления. Составление пояснительной записки требует строгого следования стандартам ведения деловой переписки и глубокого понимания сути раскрываемой в записке проблемы.

www.papajurist.ru

Пояснительная записка пример — образец 2018

На странице представлен образец документа «Пояснительная записка пример» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Записка

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Пояснительная записка — это документ, который дает общие сведения о каком-либо отчете, проекте, выводе или заключении ревизионной комиссии. Пояснительная записка заполняется печатным шрифтом на листе форматом А4. Она может состоять из нескольких листов, которые обязательно нужно пронумеровать. Содержание данного пояснения напрямую зависит от документа, к которому она прилагается. Пояснительная записка обычно пишется тем структурным подразделением предприятия, которое имеет непосредственное отношение к отчету, выполненному проекту или проведенной проверке. Адресуется пояснительная записка непосредственно руководителю своего предприятия.

Как правильно составить пояснительную записку

Текст пояснительной записки должен быть написан деловым стилем, лаконично, четко и однозначно. Сама пояснительная записка должна делиться на разделы, пункты и подпункты.

Вступительная часть пояснительной записки должна содержать ссылку на документ, по которому будет предоставляться информация. Обязательно нужно указать, какой именно вопрос будет раскрыт, если их несколько, то нужно перечислить все.

После вступления идет основная часть пояснительной записки, в которой нужно понятно и четко изложить всю информацию, поясняющую суть документа. Текст пояснения должен быть структурирован и разделен на перечни и списки. Данную записку обычно пишет работник структурного подразделения, такого, например, как:

  • бухгалтерский отдел;
  • плановый отдел;
  • финансово-аналитический отдел;
  • отел логистики.

Главное — не забывать, что нужно понятно изложить специфику документа, который непосредственно имеет отношение к работе подразделения. Поэтому она должна быть конкретной и легко читаемой. При необходимости в тексте нужно сделать сравнительный анализ данных отчетного периода с предыдущими годами. Данный анализ поможет лучше проследить динамику развития предприятия, а пояснительная записка легче будет восприниматься.

В заключительной части записки нужно подвести итог, и обязательно сделать акцент на позитивные моменты описываемого документа.

Подписывает записку исполнитель подразделения, и вместе с исходным документом отдает на подпись руководителю.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

dogovor-obrazets.ru

Образец объяснительной записки 2018 года

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Примеры объяснительных записок:

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной записки .docСкачать образец заполнения объяснительной записки .doc

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Объяснительная записка по причине опоздания на работу

Скачать пример объяснительной записки об опоздании на работу .doc

assistentus.ru

образцы, как написать и оформить

При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.

Зачем нужна объяснительная записка?

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

  • различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
  • различные нарушения трудовой дисциплины;
  • нарушение производственной дисциплины;
  • разнообразные дисциплинарные правонарушения;
  • проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Правила оформления

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

  1. Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
  2. При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
  3. Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
  4. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
  5. Документ всегда составляется от первого лица.
  6. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
  7. В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

  • наименование организации, структурного подразделения;
  • адресат, зачастую руководитель организации;
  • адресант, то есть непосредственный нарушитель;
  • наименование вида документа;
  • регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
  • текст документа;
  • дата написания;
  • подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Состав текста

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

  1. Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
  2. Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

Особенности датирования

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить дисциплинарное взыскание. Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

Порядок составления записки

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

  1. В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
  2. Под адресатом указывается должность и имя составителя.
  3. Ниже указывается название документа.
  4. В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
  5. В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Приложения к записке

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.

Примеры объяснительной записки

Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.

Записка о невыполнении должностных обязанностей:

Записка об опоздании на работу:

Объяснительная бумага о прогуле:

Правила оформления других видов объяснительных записок:

Видео: Дисциплинарные взыскания на рабочем месте

Узнать более подробно о дисциплинарных взысканиях, порядке их обжаловании и использовании для этого объяснительных записок вы сможете из данного видео. Кроме того, вы узнаете о сроках составления записок, рассмотрении вашего проступка и возможных мерах наказания:

Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.

moyaidea.ru

Как правильно написать объяснительную записку (образец)?

Образец объяснительной записки может потребоваться в определенных ситуациях. Умение правильно оформить объяснение будет не лишним каждому. Какие непременные атрибуты должны присутствовать в этой форме деловой переписки? Как правильно писать объяснительную? Ниже вы найдете ответы на эти вопросы, основные правила составления объяснительной записки, а также примеры объяснительных на работу и в школу. 

Как пишется объяснительная записка?

Форма и бланк объяснения — насколько они необходимы?

Образец объяснительной записки начальнику на работу об опоздании или прогуле

Как писать объяснительную записку в школу (пример)

Как пишется объяснительная записка?

Объяснительная записка – это особая форма делового документа, применяемая в случаях, когда необходима всесторонняя оценка сложившейся ситуации, для чего и берутся объяснения с участников инцидента. Важно понимать, что объяснительная записка — это не то же самое, что докладная или заявление. Вы ничего не заявляете, не просите руководство рассмотреть какую-то спорную ситуацию, не делаете выводов, а просто отражаете случившееся.

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Примерами случаев, когда от вас может потребоваться написание объяснительной записки, могут служить опоздание, прогул, невыполнение задания или нарушение сроков его выполнения и т. п.

При этом далеко не все знают, как правильно пишется этот документ. Для решения вопроса можно:

  • задать поисковый запрос «как написать объяснительную образец» и попытаться выбрать среди результатов нужный вариант;
  • или просто воспользоваться нашими советами и примерами и узнать, как писать объяснительную по разным поводам.

И основным правилом будет то, что при составлении объяснительной применяются типовые правила деловой переписки:

  • деловой стиль изложения, отсутствие ненормативной, просторечной лексики;
  • краткость изложения, достоверность излагаемой информации;
  • документ пишется от первого лица, предложения выстраиваются логично, последовательно, в хронологическом порядке;
  • в конце обязательно проставляются личная подпись и дата написания. 

Форма и бланк объяснения — насколько они необходимы?

Бланк объяснительной официально не утвержден, поэтому пишется она обычно в свободной форме. Если же вы не знаете, как правильно писать объяснительную на работе (или в другом месте), то вам может оказаться полезным пример объяснительной записки, имеющийся на нашем сайте.

Однако нужно учесть и то, что локальными актами организации может быть установлен свой бланк объяснения. Такое бывает редко, но законом не запрещено, и если там, где вы работаете, такой бланк установлен, то пользоваться придется именно им. 

Образец объяснительной записки начальнику на работу об опоздании или прогуле

С правилами разобрались, теперь расскажем конкретно, как писать объяснительную записку (образец) на работу. Допустим, вы порядком опоздали или даже вообще не вышли на работу. Как написать объяснительную записку начальнику в этом случае?

  1. В правом верхнем углу укажите имя руководителя или иного должностного лица, которому вы подаете объяснение. Например: «Директору ООО «Ромашка» Булочкину Василию Леонидовичу».
  2. Ниже, под адресатом, указываете свое имя и должность: «от старшего инженера Сидорова Петра Ивановича».
  3. По центру указываете наименование документа: «Объяснительная».
  4. В основной части вашей объяснительной записки идет изложение конкретных фактов, которые привели к ситуации, требующей разъяснений. Вот пример объяснительной: «09.01.2018 я не вышел на работу в связи с тем, что у меня дома прорвало трубу холодного водоснабжения. Вызвав аварийную службу, я принимал меры к тому, чтобы остановить поток воды, а также минимизировать ущерб. По неизвестным мне причинам аварийная служба прибыла на объект только через 4 часа после звонка, то есть в 12:00. Ремонтная бригада перекрыла водоснабжение и приступила к ремонтным работам в 12:30. В связи с тем что порыв был сильным, общая продолжительность работ заняла 3,5 часа, то есть закончились они только в 16:00. Все это время я не мог покинуть квартиру ввиду того, что живу один, и обеспечить доступ работников в квартиру больше было не кому. Ремонтная бригада собрала оборудование и уехала только в 16:30. Ввиду того что рабочий день заканчивается в 17:00, я принял решение не выходить на работу в этот день. Позвонить и сообщить о случившемся я не мог, так как в связи с прошедшими снегопадами произошел порыв на линиях связи, и стационарный телефон не работал, а мобильного телефона я не имею. К объяснительной прилагаю справку, подтверждающую факт произошедшей аварии и проведения ремонтных работ».
  5. В самом конце объяснительной записки об опоздании на работу проставляете дату подачи документа и свою личную подпись: «09.01.2018, Сидоров П. И.». 

Вот так выглядит образец объяснительной записки. Далее она передается на рассмотрение руководителю (уполномоченному должностному лицу), где он проставляет свою резолюцию относительно дальнейших действий в отношении работника. В случае если руководитель принимает решение о применении в отношении работника мер дисциплинарного взыскания, поданная объяснительная записка прикладывается к делу в качестве доказательства. 

Теперь вы знаете, как писать объяснительную на работе, и приведенный выше пример объяснительной записки поможет вам при необходимости правильно составить этот документ. 

Как писать объяснительную записку в школу (пример)

Объяснительная записка в школу мало чем отличается от той, которую мы привели выше. Отличие заключается только в адресате, которым может быть одно из следующих должностных лиц:

  • классный руководитель;
  • директор;
  • завуч.

Как правильно написать объяснительную в этом случае?

В «шапке» вы напишите, например: «Директору гимназии № 1 Баталову Сергею Сергеевичу». От кого: «от ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича» или «от гр. Ивановой Светланы Игоревны»  – в случае, если объяснительная записка пишется кем-то из родителей ученика.

В основной части излагаются обстоятельства, которые требуют пояснения. Важно: если объяснительная подается родителем, то в основной части должно присутствовать соответствующее пояснение.

Вот образец объяснительной в школу: «Я, Иванова Светлана Игоревна, мама ученика 10 «А» класса Иванова Максима Анатольевича, относительно пропуска им занятий 09.01.2018 года могу пояснить следующее. Когда сын начал собираться в школу, почувствовал себя плохо, о чем сообщил мне. Измерив ему температуру, я выяснила, что она повышена. В связи с этим мне пришлось обратиться в Скорую помощь. Приехавший врач оказал помощь, порекомендовав сыну покой. По этой причине я настояла на том, чтобы он пропустил занятия. В подтверждение своих слов прилагаю справку, выданную фельдшером Скорой помощи».

Как видите, никаких глобальных отличий между двумя видами объяснительных записок нет.  Главное, не забывать, что перед тем как написать объяснительную, сначала нужно разобраться, на чье имя она пишется. При несерьезных нарушениях внутреннего школьного распорядка общение между родителями и школой обычно протекает через классного руководителя.

nsovetnik.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о