Пример приложение в документе – Приложения к документам - Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение социального обслуживания населения

Содержание

Как оформить приложение к письму образец

Иметь возможность заранее централизованно заготовить стандартные бланки, уменьшая при этом необходимость выполнять часть работы вручную.
Облегчить и сократить по времени визуальный поиск информации.
Расширить возможности обработки писем с помощью вычислительной и иной техники.
Так, для обычного делового письма используется 30 стандартных реквизитов, которые расположены в одиннадцати обязательных зонах:

эмблемы и герба;
автора;
исходных данных;
заголовка;
утверждения;
адресата;
резолюции;
текста;
подписей и приложений;
согласования и заверения;
отметок.

Размещение информации в определенных секторах дает возможность специалистам лучше ориентироваться в документе, а обычным пользователям облегчает процесс его составления.

Некоторые тонкости оформления приложений

[attention]Статья посвящена «несовершенствам» ГОСТа Р 6.30-2003. [/attention]

При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений.

На каких документах следует оформлять реквизит «Отметка о наличии приложения», а на каких – нет? Где его расположить? Почему слово «Приложение» в этом реквизите ГОСТ рекомендует писать в единственном числе, даже если после него идет перечисление нескольких прилагаемых документов? С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения? Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений.

Оформление приложений

[info]Сведения о наличии каких-либо приложений с указанием их наименований и номеров. [/info]
2.6. Информация о лице, подписавшем данный документ (должность и Ф.И.О.).
3. [important]В письме должен рассматриваться только один вопрос. Наличие нескольких тем затруднит выбор исполнителя. [/important]
4. Информацию необходимо излагать предельно кратко, но понятно.

Желательно, чтобы текст занимал не более двух страниц.

5. Правильно указывать реквизиты получателя. В случае если речь идет об организации, необходимо придерживаться следующей последовательности: 5.1.
Наименование фирмы (в именительном падеже). 5.2. Структурное подразделение (при необходимости).

5.3.

Должность адресата (в дательном падеже). 5.4. Его инициалы.

5.5. Почтовый адрес предприятия. 6. В случае если адресатов несколько, то сначала указывается основной, а затем все остальные.

Как оформить приложение к документу

ГОСТа. Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер.

Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.

Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.

Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны).

Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.

Приложения к документам

Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.

Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение.

Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.

Загадки в оформлении приложений

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения».

Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л.

в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1.

Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Служебное письмо (образец)

Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности. Правила оформления Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем. Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил. Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1. Любое служебное письмо должно быть составлено на бланке.

Он разрабатывается заранее специалистами по делопроизводству и утверждается приказом руководителя предприятия.

2. Документ должен содержать определенные реквизиты: 2.1. Информация о получателе и отправителе. 2.2. Исходящий номер и дата данного письма.

Это нужно для регистрации. 2.3. Ссылка на аналогичные сведения о письме-запросе, если данный документ представляет собой ответ на него.

2.4. Заголовок.

jurist-company.com

Имеются приложения – Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Небрежное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя. Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И.В. Мурнина.

Существует два основных способа оформления приложения.

«Какое это имеет значение? Главное, чтобы было понятно, что там, в приложении, и сколько листов, чтобы можно было проверить все ли на месте», – скажет или подумает человек, далекий от делопроизводства.

А вот и нет.

Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще. Небрежное или неправильное оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» может также многое рассказать о профессиональном уровне делопроизводителя и владении нормативной и методической базой. Порядок оформления этого реквизита четко, доступно и с наглядными примерами изложен в

ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Направляем …

Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах. Можно сказать, что это обязательный реквизит сопроводительного письма, хотя соответствующие документы могут прилагаться и к другим видам писем. Например, пригласительные билеты к письму-приглашению на какое-либо мероприятие, образцы полиграфической продукции к гарантийному письму по поводу оплаты за изготовление этой продукции и т.д.

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

располагается ниже текста, непосредственно перед подписью уполномоченного должностного лица. Оформляется от границы левого поля, с заглавной буквы и в единственном числе, Вне зависимости от количества приложений пишут слово «Приложение», далее ставят двоеточие и начинают описывать приложение в соответствии с правилами русского языка. Как известно, двоеточие требует строчной буквы, а точка в процессе нумерации – заглавной. Далее начинаются нюансы. Если приложение поименовано в тексте, например, «Направляем копию инструкции по делопроизводству ЗАО «Корпоратив консалтинг», то в приложении просто указывают количество листов (л.) и экземпляров (экз.) этой самой инструкции:

Приложение: на 6 л. в 1 экз.

Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» (ДСП) указываются также гриф и номера экземпляров, поскольку при оформлении таких документов их экземпляры нумеруются. Если документ не называется в тексте письма вообще либо группа документов обозначена общими понятиями: «пакет документов», «материалы», то в приложении перечисляется название, количество листов и экземпляров по каждому документу отдельно. При этом приложения ну:меруются и печатаются «висячей строкой», «не залезая», под определение реквизита «Приложение».

Приложение: 1. копия приказа генерального директора об утверждении инструкции

по делопроизводству ЗАО “Корпоратив консалтинг” на 1 л. в 1 экз.

2. копия инструкции по делопроизводству ЗАО “Корпоратив консалтинг”

. на 6 л. в 1 экз.

Иногда количество приложений так велико, что текст письма составляет две строки, а перечисление приложений занимает два и более листа. Листы при этом нумеруются, как обычно. Если листы приложения сброшюрованы, то их количество не указывают, в приложении так и пишут: 1 брошюра – 1 бр.:

Приложение: методические указания по курсу «Делопроизводство», 1 бр.

Приложение к документу, может в свою очередь тоже иметь приложение, и при отправке нет никакого смысла указывать количество листов основного высылаемого документа и его приложения по отдельности. Слишком велик риск запутаться и чего-то не досчитаться, поэтому делают ссылку на имеющееся у высылаемого документа приложение, и указывают общее количество листов с пометкой «всего». Указывая название документа, следите за согласованием, приложение «к проекту» – значит, «к нему», а если инструкция утверждена и указывается не как проект, а как документ, «инструкция», то – «к ней»:

Приложение: проект Инструкции по делопроизводству ЗАО “Корпоратив консалтинг”

и приложение к нему, всего на 6 л.

В письме допускается указание четырех адресов подряд, но при этом не всегда приложение направляется во все указанные адреса, бывает – только в один-два. Ссылка на это обязательно дается в приложении и при получении такого письма следует быть особенно внимательными и проверять, было ли изначально направлено приложение конкретному получателю или письмо направлено вам только для сведения. И приложения изначально не предусмотрено.

Приложение: на 7 л. в 3 экз., только в первый и третий адрес.

Это не часто встречающийся случай, но при неправильной оценке ситуации потребуется много времени и сил. Требовать у отправителя повторной отправки приложения – также не стоит, это говорит не в вашу пользу, а совсем наоборот: дискредитирует ваш профессиональный уровень.

В соответствии с приложением № 00

Приложения имеют не только письма. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и др., могут содержать таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов. Чтобы не перегружать текст основного документа дополнительной информацией такое «сопровождение» выносится в отдельное приложение. Текст основного документа, как правило, содержит ссылки на имеющееся приложение. Например, «Для оформления приказов руководителя по основной деятельности используется бланк приказа (Приложение № 5)» или «Бланк организации оформляется в соответствии с приложением №1». Приложения могут иметь и буквенное обозначение, например «Приложение Б».

Стоит обратить внимание на то, что при утверждении организационных документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (правилах, инструкциях, отчетах и т.п.) ставится гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением (смотрите пример ниже). Как правило, утверждающий документ имеет несет дополнительную информацию по внедрению утверждаемого документа. Например, ознакомить всех сотрудников с новым Положением о структурном подразделении. В то же время утверждаемые распорядительными документами документы организационные имеют свою отдельную и весьма насыщенную делопроизводственную жизнь.

Например, штатное расписание организации утверждается приказом директора и, по сути, является приложением к этому приказу. Но на практике приказ, как правило, откалывают от такого приложения и работают со штатным расписанием, как с отдельным документом. Так же поступают с правилами и инструкциями, которые тоже достаточно часто утверждаются не подписью руководителя, а изданием приказа, поскольку их внедрение требует пояснений и дополнений. И здесь хотелось бы обратить внимание специалистов, что работать с подлинниками таких документов не стоит, Сделайте копию и работайте, себе на здоровье. Иначе, за короткий период такой весьма важный документ превращается в упаковочную бумагу (на бумагоносителе) или, хуже того, может быть просто утрачен (как в электронном виде, так и на бумагоносителе).

Оформления приложения, при ссылках на него в тексте основного документа или утверждении, выглядит так. На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение №» и через межстрочный интервал указывают наименование, дату и номер документа к которому относится приложение. Возможно написание слова «Приложение» заглавными буквами. Допускается центрирование отдельных частей этого реквизита относительно самой длинной строки. Составные части приложения ограничиваются правым полем, они не должны быть слишком длинными и при построчном делении следует соблюдать некоторую логику. В приведенном ниже примере стоит пожертвовать «красотой» оформления и не делить должность «генеральный директор» по строчкам.

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

ЗАО «Стержень» от 00.00.0000 № 00

или

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к положению о премировании

работников ЗАО “Офис-консалт”

от 00.00.0000 № 00

Порядок оформления текстового приложения соответствует оформлению основного документа. Размеры полей, вид и размер шрифта должны быть одинаковыми. При оформлении приложений следует внимательно проверять ссылки на них в тексте «основного» или утверждающего документа, а при отправке комплектность: строгое соответствие листов и экземпляров, указанных в письме.

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, ведущий семинаров

naar.ru

ПРИЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ | Военное дело

Если к служебным документам, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение». Слово «Приложение» печатается с красной строки и подчеркивается. После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: в 3 экз. на 10 л. каждый.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложения: 1. Штатное расписание … в 3 экз. на 4 л. каждый.

Смета расходов … в 3 экз. на 3 л. каждый.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

Приложения: согласно описи на … листах. Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова «только адресату», если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и т. д.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного документа.

На служебных документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, Министру обороны Российской Федерации и его заместителям, приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа служебного документа.

В качестве приложений к приказам, директивам, приказаниям и указаниям помещаются положения, наставления, руководства, инструкции, планы, перечни, правила, списки и другие служебные документы. Эти приложения являются неотъемлемой частью распорядительного служебного документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте распорядительного документа. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Об этих приложениях в текстах указанных распорядительных служебных документов указывается: «Утвердить прилагаемое …» (следует название документа) или «Утвердить Инструкцию» (указывается ее название), а затем следуют слова (приложение № __ к настоящему приказу).

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется строчными буквами (начиная с прописной) слово «Приложение», а ниже следует название распорядительного документа, его дата и номер. Например:

Приложение к приказу командующего войсками Московского военного округа 1998 года № 170

Гриф секретности или пометка «Для служебного пользования» Проставляются выше слова «Приложение». Приложения к проекту распорядительного служебного документа должны быть подписаны руководителем управления, готовившего проект этого документа, или его вышестоящим начальником. Подпись состоит из наименования должности, воинского звания, инициала имени и фамилии должностного лица, подписывающего приложение.

myauto-life.ru

Приложение д. Пример МакетОв документов приложения

В данном приложении приведены примеры макетов для выходных документов приложения «Успеваемость».

«Список студентов группы «Название группы»

Специальность …. Семестр …. Курс …. Группа ….

№ п/п	Номер зачетной книжки	Фамилия	Имя	Отчество

Рисунок П.Д.1 – Контингент студентов группы «Название группы» (документ ДС.1)

Штатное расписание «Название кафедры»

№ п/п	Должность	Ученая степень	Ученое звание	Фамилия	Имя	Отчество

Начальник отдела кадров – «ФИО – «подпись»

Рисунок П.Д.2– Штатное расписание кафедры (документ ДС.5)

«Журнал учета сдачи лабораторных работ

Факультет – «Факультет» Специальность – «Специальность»

Группа – «Название группы» Дисциплина – «Название дисциплины»

Вид занятий – Лабораторные занятия Семестр – «Номер семестра»

Преподаватель – «ФИО преподавателя», должность

№ п/п	ФИО студента	Номера занятий
№ п/п	ФИО студента	1	2	3	4	5	и т.д.
1	ФИО студента 1	х	о	о	о	о
…	…

Преподаватель – «ФИО преподавателя», должность – «подпись»

Обозначения:

Рисунок П.Д.3 – Журнал результатов сдачи лабораторных работ (документ ДО.16)

Отчет о пропусках занятий студентами «Название группы» за семестр и помесячно

Факультет – «Факультет» Специальность – «Специальность»

Группа – «Название группы» Семестр – «Номер семестра»

№ п/п	ФИО студента	Номер месяца				Всего пропусков за семестр
№ п/п	ФИО студента	1	2	3	4	Всего пропусков за семестр
1	ФИО студента 1	3	0	1	2	6
…	…

Рисунок П.Д.4 – Структура макета отчета о пропусках занятий студентов (документ ДО.17)

Приложение е. Примерная классификация документов для объекта

В данном приложении приведена примерная классификация компонентов бумажного документооборота (внемашинного) информационного обеспечения ОА. Примеры некоторых бланков документов приведены в каталоге «Примеры документов» в рамках методического обеспечения дисциплины ББД на диске К:\ LOOR\3 KYRS\ ББД 2012.

Документ являются основным носителем информации во внемашинной сфере и в соответствии с функциями управления в ОА подразделяются на:

документы нормативно-справочные и другой условно-постоянной информации, мало изменяемой во времени;
документы оперативной, учетной информации, фиксирующей протекание тех или иных процессов.

Документы условно-постоянной информации делятся на:

справочники и номенклатурные ценники;
календарно-плановые и другие экономические нормативы;
договоры и планы;
организационно-распорядительные документы.

Справочники содержат перечень объектов определенного вида (подразделений, оборудования, должностей, профессий, заказчиков и т.п.). В справочнике имеется таблица, в каждой строке которой указан код, наименование объекта и другие его характеристики.

В номенклатуро-ценниках, по форме таких же, как справочники, представлена вся номенклатура объектов (на предприятии, в цехе, на складе и т. п.) с указанием единицы измерения и цены за единицу. Производственные нормативы содержатся в конструкторско-технологических документах. Например, норма расхода материала содержится в маршрутной карте, где отражается технологический процесс изготовления деталей.

Календарно-плановые нормативы содержат цеховые нормы задела (в днях) на детали или изделия.

Договора поставщика с заказчиком содержат планы поставок, объемы партий поставок. Плановые документы содержат количественные плановые показатели (выпуска деталей, готовых изделий и т.п.).

Организационно-распорядительные документы включают положения, уставь акты, протоколы, постановления, приказы и др.

Документы оперативной, учетной информации делятся на:

приходно-расходные документы;
данные о выполнении плана, пооперационного учета;
платежные поручения;
извещения об изменениях.

Приходно-расходные документы содержат учетные данные по отгрузке или отпуску товаров и материалов, а также поступление изделий (на склад, в цех и т. д.). Это — накладные, приходно-расходные ордера, карточки складского учета, ведомости инвентаризации и другие документы.

Данные о выполнении плановых показателей отражаются в план – графиках, отчета, статистических сводках. Система показателей определяется уровнем планирования. Показатели выполнения плана на уровне подразделения (участка) служат только для отчета, но и для целей регулирования и управления.

Платежные поручения отражают факт оплаты поставленной продукции заказчиком.

Извещения об изменении нормативно-справочной информации предназначены для корректировки ИБ, поддержания ее в актуальном состоянии.

Средства организации и ведения внемашинной ИБ делятся на:

Системы классификации и кодирования (общегосударственные, отраслевые системы классификации и кодирования, системы классификации и кодирования предприятия).
Унифицированные системы документов (УСД).
Инструктивные и методические материалы по ведению документов,

Система классификации — это совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Наиболее широкое распространение нашли применения иерархический и фасетный методы классификации.

Обработка экономических задач заканчивается составлением ЭВМ различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам. Группировка информации осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить технико-экономическую информацию в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью ЭВМ. Экономическая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв. Количественно-суммовые основания показателей имеют цифровое выражение, а признаки — буквенно-цифровое. К таким признакам можно отнести, например, название учреждения (подразделения), фамилию работающего, вид операции, которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации. Эти средства включают целый ряд разработанных классификаторов, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Все классификаторы делятся на: общегосударственные, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны; отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности; локальные, которые составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

Условно общегосударственные классификаторы делятся на 4 группы:

Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например общегосударственный классификатор профессий рабочих, должностей служащих, тарифных разрядов и др.
Классификаторы структуры отраслей народного хозяйства, органов управления (система обозначений органов государственного управления), административно-территориального деления (система обозначений административно-территориальных объектов), предприятий и организаций, форм собственности и др.
Классификаторы продукции промышленной и сельскохозяйственной продукции, строительной продукции и др.
Классификаторы технико-экономических показателей, управленческой документации, системы обозначений единиц измерения и др.

Системой кодирования является совокупность правил образования кода. Кодовое обозначение характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом символов – позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Различают два метода кодирования классификационный и регистрационный.

Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система кодирования может быть двух типов – последовательная и параллельная. Классификационная последовательная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная — на фасетной классификации.

Унифицированные системы документации. Для наиболее распространенных видов документов используются унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с ЕСКК технико-экономической информации. Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, учетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т.д.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД). По ряду документов разработаны единые унифицированные стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

стандартная форма построения;
приспособление к автоматизированной обработке;
минимизация показателей;
исключение дублирования;
включение всех необходимых для целей управления показателей.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированная для всех организаций. Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем ее участкам пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Так, для учета основных средств, финансовых операций созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы (например, форма № ОС-1 и другие). Для учета труда и заработной платы, учета материалов разработаны отраслевые типовые формы документов, которые приспосабливаются к действующим типовым учетным методикам в данной отрасли.

На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления. В частности, используется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и др. Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов – формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.

Требования к унифицированной документации предписывает документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной; содержательной; оформляющей.

Методические и инструктивные материалы по ведению документов содержат описание состава используемых документов ПрО и правила и заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с регламентирующим документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащаяся в них информации и передачу на обработку. В состав методических и инструктивных материалов, в частности, входят инструкции:

по заполнению документов данными;
по контролю достоверности информации документов;
по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную ИБ, в том числе по использованию кодовых обозначений;
по приему и регистрации документов;
по подготовке данных для корректировки;
по архивированию первичных массивов данных;
по хранению документов;
по снятию копии документов, уничтожению документов и другие.

Классификации документов. Документы можно также классифицировать по ряду признаков, например:

По сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и другие.
По отношению к объекту управления – входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные.
По содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные.
По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.
По объему отражающих операций – единичные и сводные.
По способу использования – разовые и накопительные.
По числу учитываемых позиций – однострочные и многострочные.
По способу заполнения – вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Для организации документооборота с использованием автоматизированных ИТ документы можно разделить на:

Входные документы – содержат первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления, заполняются вручную либо при помощи технических средств;
Выходные документы – включают сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизации обработки и изготовляются на печатающих устройствах.

studfiles.net