Секретарь делопроизводитель – Обязанности секретаря делопроизводителя, общая характеристика, права

Содержание

Должностная инструкция делопроизводителя секретаря

Секретарь-делопроизводитель на предприятии — довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.


Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

  • структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
    совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
    заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
  • контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
  • отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

  • иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
  • обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
  • уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
  • вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы.

Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

  • аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
  • способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
  • способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
  • хорошая память для запоминания большого объёма информации;
  • высокое чувство ответственности;
  • доброжелательность;
  • коммуникабельность;
  • грамотная чёткая речь;
  • спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
  • спокойное восприятие критики в свою сторону.

Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:

  • аллергия и/или астма на бумажную пыль;
  • сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
  • нервные расстройства.

Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения  вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

  1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
  2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
  3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
  4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
  5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
  6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
  7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.

Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.

Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Общие положения

В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности. Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.

Должностные обязанности

Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего. В данном пункте необходимо перечислить чем должен заниматься делопроизводитель — приёмом, обработкой, хранением, учётом, архивацией документации. Функциональные обязанности и задачи делопроизводителя были описаны в предыдущем разделе.

Права

Помимо возложенных на делопроизводителя обязанностей, он имеет комплекс прав, которые дают возможность реализовывать свои задачи:

  • требовать от сотрудников выполнения резолюций руководителя;
  • запрашивать нужную для работы информацию;
  • получать доступ ко всем информационным базам предприятия;
  • знакомиться с проектами решений руководителя, касающихся деятельности делопроизводителя;
  • содействовать руководству и сотрудникам организации любым иным образом.

Ответственность

Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также

возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.

Законодательство Российской Федерации не требует точно ограниченного рамками закона составления должностных инструкций делопроизводителя. Наименования разделов и их количество в инструкции может варьироваться. Таким образом, уполномоченные лица имеют право вносить коррективы в текст инструкции на своё усмотрение: дополнять или сокращать некоторые разделы.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Утверждаю

Генеральный директор

Л.В. Сандый-оол

«____» ______________г

1.Общие положения

1.1. Секретарь-делопроизводитель назначается и освобождается от должности генеральным директором организации. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря-делопроизводителя его обязанности могут быть возложены на бухгалтера, владеющего компьютером. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа генерального директора, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.2. Секретарь-делопроизводитель должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», нормативными документами по вопросам выполняемой работы методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов, указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами организации (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь-делопроизводитель соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

2. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель должен знать:

2.1. Постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

2.2. Структуру и руководящий состав организации и его подразделений;

2.3. Организацию делопроизводства;

2.4. Методы оформлении обработки документов;

2.5. Архивное дело;

2.6. Машинопись;

2.7. Правила пользование приемно-переговорными устройствами;

2.8. Стандарты УСОРД;

2.9. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

2.10. Основы этики и эстетики;

2.11. Правила делового общения;

2.12. Основы организации труда и управления;

2.13. Правила эксплуатации вычислительной техники;

2.14. Основы административного права и законодательства о труде;

2.15. Правила внутреннего трудового распорядка;

2.16. Правила и нормы охраны труда.

Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемой менеджер по продаже несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

3. Функции

На секретаря возлагаются следующие функции:

3.1. Организация делопроизводства.

3.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

3.3. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.

3.4. Принимает поступающую на рассмотрение корреспонденцию передает ее в соответствующие подразделение или конкретным исполнителем для использования в процессе работы или по подготовки ответов.

3.5. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.

3.6. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директора, организует проведение телефонных переговоров директора.

3.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также соблюдением сроков выполнения указаний поручений.

3.8. Обеспечивает рабочее место директора всеми необходимыми средствами организационной техники.

3.9. Организует прием посетителей.

3.10. Организует командировки директора.

3.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего директора.

4. Права

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. Знакомится с проектами решений директором организаций, касающимся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5 . Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.

4.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.

4.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

5.1. Секретарь несет ответственность за невыполнение и несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

5.2. За не соблюдение действующих инструкций приказов и распоряжений по сохранению тайны и конфиденциальности информации.

5.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил, техники безопасности и противопожарной безопасности.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь-делопроизводитель:

6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 40-часовой рабочей недели по графику, утвержденному генеральным директором.

6.2. Получает от директора информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

С инструкцией ознакомлена: __________________________________А.В. Сат

studfiles.net

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя | Статьи

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — регламент, который должен быть составлен с учетом специфики условий труда на конкретном предприятии и тех требований, которые обусловлены управленческими потребностями руководства. При составлении этого документа необходимо будет объединить требования, описывающие обязанности секретаря и специалиста, занимающегося делопроизводством.

Из статьи вы узнаете:

  • какие требования предъявляются к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • каковы правила оформления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • какие должностные обязанности секретаря-делопроизводителя необходимо включить в инструкцию;
  • какие права секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в должностной инструкции.

Требования к должностной инструкции

В трудовом законодательстве не устанавливается обязательное использование на предприятии такого организационно-нормативного документа, как должностная инструкция. Но сомнений в ее необходимости уже не осталось даже у тех работодателей, которые стремятся свести к минимуму количество «бумажной работы». Вопросы регулирования трудовой деятельности каждой единицы, указанной в штатном расписании компании, с учетом должностного статуса и конкретной специфики рабочего места, могут быть решены составлением должностной инструкции.

Любая должностная инструкция, в том числе, и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, является регламентом. Этим документом не только конкретизируется трудовая функция и четко очерчивается круг обязанностей, но и устанавливается порядок взаимодействия с созависимыми штатными единицами, дается перечень правовых актов, которыми следует руководствоваться в работе.

К таким правовым актам относятся законы, отраслевые стандарты и регламенты, локальные нормативные акты конкретного предприятия. Наличие должностной инструкции позволяет требовать от работника выполнения указанных в ней конкретных обязанностей и расценивать их невыполнение как нарушение трудовой дисциплины.

Разработка и практическое применение должностных инструкций позволяет:

  • осуществить оптимальную расстановку штатных единиц:
  • рационально распределить между ними трудовые обязанности и установить четкий порядок взаимодействия;
  • повысить служебную дисциплину на предприятии;
  • установить конкретные критерии по которым каждый специалист может быть объективно оценен на соответствие той или иной должности;
  • использовать устанавливаемые инструкцией требования для разрешения трудовых споров.

Из сказанного выше понятно, что должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является важным документом. Его юридическая значимость должна быть обеспечена за счет выполнения требований к его структуре, содержанию и оформлению. В соответствии с УСОРД, структура документа должна содержать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Описание трудовой функции;
  3. Должностные обязанности;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Связи по должности.

Поскольку утвержденной типовой структуры должностной инструкции нет, в документ могут быть дополнительно включены другие разделы. Например, раздел «Подчиненность», в котором можно прописать чьи конкретно указания должен выполнять секретарь-делопроизводитель, какие из них являются приоритетными. Кроме этого, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может содержать раздел «Ответственность», в котором конкретно будет оговорена дисциплинарная ответственность, предусматриваемая за ненадлежащее исполнение требований, оговариваемых документом.

Текстовое содержание должностной инструкции

Что касается текстового содержания документа, его наполнение значительно облегчается за счет использования квалификационных справочников и профессиональных стандартов. Пока что профстандарт секретаря-делопроизводителя не разработан, но описание функционала можно взять из квалификационных справочников.

Также при описании функциональных обязанностей секретаря, можно воспользоваться, например, профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (ссылки в конце статьи). Квалификационные требования и трудовые функции должны быть адаптированы к конкретным условиям производственной деятельности предприятия, специфике конкретного структурного подразделения.

Текст должностной инструкции секретаря-делопроизводителя должен быть написан ясным и понятным языком с использованием четких и конкретных формулировок. Он должен быть убедительным и информационно емким, то есть, предложения должны содержать минимальное количество слов при максимальной смысловой наполненности. Убедительность его достигается за счет логики и последовательности изложения смысловых блоков.

Читайте по теме в электронном журнале

Правила оформления должностной инструкции

Основной регламент, которым следует руководствоваться при оформлении должностной инструкции секретаря-делопроизводителя — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом добровольный порядок соблюдения стандарта останется неизменным.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

В стандарте приводятся требования и к расположению текстовой части документа, и к составу и размещению основных документов. Их наличие обеспечивает должностным инструкциям юридическую силу. Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец оформления приведен ниже.

Должностные обязанности секретаря

Конечно, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя будет включать в себя не только те обязанности, которые устанавливаются квалификационными справочниками и профстандартом. У каждого руководителя свои представления о тех трудовых функциях, которые должен выполнять секретарь, поэтому включение каких-то дополнительных пунктов неизбежно.

В небольших компаниях, как правило, функции секретаря-делопроизводителя довольно широки и, в некоторых случаях, он может даже вести и кадровое делопроизводство. Главное, чтобы все вменяемые ему обязанности были прописаны в должностной инструкции.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в инструкции очень подробно и четко. Лучше дать их описание по категориям, например:

  • должностные обязанности секретаря;
  • обязанности по составлению и оформлению документов;
  • организация работы с документами (включая организацию архивного хранения).

Основные обязанности секретаря

  • администрирование входящих телефонных звонков;
  • ведение документооборота компании;
  • прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
  • контроль своевременности исполнения, подписания и согласования документов;
  • формирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации;
  • ведение справочной работы по документам;
  • проведение экспертизы ценности и классификация документов по продолжительности их хранения;
  • ведение архива документов на предприятии, их своевременное списание и утилизация.

Многие функции, свойственные секретарю-делопроизводителю, может выполнять и секретать-референт, обязанности которого расширены за счет выполнения дополнительных технических функций по обеспечению и обслуживанию управленческой деятельности руководителя компании.

 

Права секретаря-делопроизводителя

Исполнение обязанностей секретаря -делопроизводителя и те контролирующие функции, которые ему вменяются, подразумевают и расширенные права. Для того, чтобы обеспечить оперативность управления организацией, у человека, занимающего данную должность должно быть право самостоятельно принимать решения.

Кроме того, должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя можно предусмотреть и такие права, как:

  • получать доступ к информации, необходимой для эффективного выполнения должностных обязанностей;
  • заверять своей подписью определенные документы;
  • решать вопросы в пределах своей компетенции;
  • знакомится с документами и решениями, принимаемыми руководством, имеющими отношение к исполнению должностных обязанностей;
  • вносить предложения по повышению эффективности своей деятельности и устранению недостатков, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей;
  • требовать от руководства содействия в исполнении оговариваемых инструкцией должностных обязанностей.

Следует обратить внимание, что исполнение обязанностей секретаря в любом случае связано с доступом к информации, которая может составлять служебную или коммерческую тайну. Этот момент необходимо обязательно учесть при составлении раздела «Ответственность».

Кроме того, секретарь должен быть включен в ту категорию работников, которые имеют право на обработку персональных данных сотрудников. Все эти нюансы, обусловленные условиями работы на конкретном предприятии, должны учитываться в максимально полной степени и отражаться в должностной инструкции.

Образцы должностной инструкции

Здесь вы можете посмотреть должностную инструкцию секретаря, образец можно скачать по этой же ссылке.

Поскольку профессионального стандарта для этой должности пока нет, с образцом должностной инструкции секретаря и делопроизводителя, составленных с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» можно ознакомиться здесь и здесь.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :: BusinessMan.ru

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

  • ведение деловых переписок управляющего звена;
  • формирование структурированной документационной базы;
  • контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, – это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

  1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
  2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
  3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
  4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
  5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы “на потом”, потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

businessman.ru

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя: что должен делать работник?

Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – должностную инструкцию, в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.

Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.

Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.

Необходимые пункты

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя образец представлен по ссылке.

Обязательными для внесения будут:

Содержание работы секретаря-делопроизводителя: здесь нужно чётко разделить пункт на основные и второстепенные задачи. Для примера: ответы на телефонные звонки, отправка факсов, разработка документации, приём корреспонденции – явно важнее, нежели подать чай и кофе в приёмную.

Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.

Например:

Элементарные знания (грамотность устная и письменная).

Работа с оргтехникой: обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель.

Отдельно выделите пакет программ ПК, с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.

Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).

Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.

Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.

Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.

Иерархия. Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.

Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.

Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.

Необязательные пункты  и права сотрудника

Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.

Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.

И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности. А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции.

Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

  1. На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
  2. На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
  3. На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
  4. На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.

Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.

О чем следует помнить?

Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.

В заключение некоторые простые правила составления должностной инструкции:

  1. Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
  2. Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
  3. Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
  4. Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.

Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

101million.com

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – образец 2018

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр. Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования. Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр. В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков. Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Скачать образец  

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право. Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья. Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности. К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр. Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя образец 2018 скачать 

 

Читайте далее

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): Загрузка…

russiansu.ru

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя предприятия и школы, образец

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера. Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.

Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.

Содержание статьи

Требования к должности

В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:

  1. Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
  2. Грамотность.
  3. Знание делового языка и офисного этикета.
  4. Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
  5. Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.

Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.

Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.

Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.

Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей. Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы. Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.

Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:

Составление инструкции

Регламентирующие документы для создания инструкции – действующие справочники, классификаторы и методички.

На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.

При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.

Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.

Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.

Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.

При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.

Этот служебный документ делают в трех экземплярах:

  • один подшивается к личному делу,
  • второй передается начальнику отдела,
  • третий находится на руках у самого сотрудника.

Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.

О ведении журнала учета трудовых книжек можно узнать здесь.
А непосредственно подробности, как правильно заполнить трудовую книжку приведены в этой статье.
Чтобы легко и правильно заполнить табель учета рабочего времени, рекомендуем ознакомиться со следующим материалом.

Хранение

Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.

Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.

Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.

Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.

Содержание документа

Обязательные пункты, которые прописывают в должностной инструкции.

Общие положения включают:

  1. Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
  2. Квалификационные требования.
  3. Условия назначения и освобождения с должности.
  4. Перечисление необходимых знаний и умений.
  5. Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).

Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.


Права.
Этот раздел содержит такие сведения:

  1. Продолжительность рабочего дня.
  2. Список документов, которые секретарь может подписывать.
  3. Род информации и документов для обязательного ознакомления.
  4. Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.

Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.

В больших корпорациях зачастую действуют внутренние правила и деловая этика. При условии, что все требования отвечают государственным нормам, инструкцию можно расширить. Дополнения оформляются в виде приложения или вписываются в типовой образец.

К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.

Делопроизводитель в школе

Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.

Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.

В его обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и учета учащихся. Он регистрирует новых школьников и ставит отметки о выбывших учениках, создавая необходимые приказы и ведя журналы. Делопроизводитель в учебном заведении может проводить собрания с целью информировать родителей и детей о приказах и распоряжениях внутри школы. В его ведомстве также находится архив.

Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.

Сроки действия

Время, в течение которого данные документы являются действительными, ограничивается лишь несколькими факторами. Среди них:

  • Перевод сотрудника на другую должность.
  • Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
  • Реорганизация предприятия.
  • Возложение дополнительных обязанностей.
  • Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
  • Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.

При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.

Видео: Правила составления инструкций для персонала

О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах:

Часть 1

Часть 2

Часть 3

znaybiz.ru

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *