Содержание
Сопроводительное письмо – это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п. Как написать сопроводительное письмоСоставление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя. Образцы и примеры сопроводительного письмаСопроводительное письмо к резюмеИспользуется при трудоустройстве, является неотъемлемой частью резюме. В нем, как правило, делается акцент на профессиональных навыках работы и достижениях. Сопроводительное письмо к резюме позволяет вызвать интерес работодателя к кандидатуре соискателя и повысить его шансы на приглашение на собеседование. 1 образец Сопроводительное письмо к документам Содержит перечень передаваемых документов: наименование, номер, дату документа. Также может содержать просьбу (подтвердить получение, вернуть, передать и т.п.). 1 образец Сопроводительное письмо к договору 1 образец Сопроводительное письмо в налоговую Содержит опись документов, отправленных в налоговую инспекцию: их наименование, количество листов и экземпляров. Зачастую сопроводительное письмо в налоговую составляют к уточненной декларации по НДС, главная задача которого – убедить инспекторов в том, что необходимости в проведении выездной проверки нет. 1 образец Сопроводительное письмо к коммерческому предложению Содержит ключевые моменты коммерческого предложения, краткую презентацию компании и ее продукции. Составляется в случае громоздкости коммерческого предложения. Похожие статьи |
working-papers.ru
Как пишется сопроводительное письмо, учимся избегать типичных ошибок
На Западе ко всем резюме обязательно прикладывается сопроводительное письмо, его отсутствие может быть рассмотрено как невежественный тон. В России же с этим намного проще, но в связи с постоянно развивающимися технологиями и попытками угнаться за Западом сопроводительные бумаги становятся все более и более популярны. Так отсутствие такого документа не станет решающим критерием при приеме на работу, но его присутствие, несомненно, сыграет свою положительную роль в принятии решения. Вы узнаете о том, как пишется сопроводительное письмо и нужно ли оно вообще.
Понятие сопроводительного письма
Для начала нужно разобраться, что же это за документ и для чего он нужен.
Сопроводительное письмо прикладывается к резюме или любым другим документам и поясняет все то, что не было указано в них, содержит дополнительную информацию, которая может помочь лучше понять и раскрыть непонятные моменты в основной части.
В России пока еще не все уделяют должное внимание сопроводительным бумагам, что нельзя сказать о западных странах. Там потенциального кандидата даже не станут рассматривать без такого дополнения, и относятся с трепетом и излишним вниманием к таким документам.
Как говорилось выше, в России потихоньку переходят к сопроводительным письмам, но большинство граждан не умеют их заполнять, и это играет против них. Так, например, один из менеджеров крупной фирмы рассказал, что при неправильном заполнении дополнительного приложения само резюме не рассматривают. Некоторые говорят о том, что не имеет смысла с должным вниманием относиться к этим бумагам, так как граждане не умеют его заполнять, а значит, оно не несет за собой никакой полезной информации и говорит лишь о не компетенции устраивающегося.
Поэтому важно уметь правильно оформлять и писать сопроводительное письмо, дабы оно обязательно сыграло на руку при приеме на работу или при оформлении другой документации.
Структура письма
Структура документа должна быть четкой и придерживаться следующих пунктов:
- Начать нужно с приветствия. Приложение должно обращаться к конкретному человеку или отделу, если неизвестен человек, которому отправляются бумаги. Например, Уважаемый Иван Иванович.
Основная часть. Здесь нужно рассказать, чем привлекла вас эта должность в данной компании. Может быть, вам интересны ее разработки или вы с самого детства мечтаете стать сотрудником этой компании. А, возможно, вас привлекают сложные задачи, которые вы готовы решать.- Затем плавно перейдите на список проектов, в которых вы принимали участие. Задачи, решение которым вы нашли сами или в группе людей. Расскажите о своем опыте. Здесь вы указываете то, что не было написано в резюме.
Основная часть. Здесь нужно рассказать, чем привлекла вас эта должность в данной компании. Может быть, вам интересны ее разработки или вы с самого детства мечтаете стать сотрудником этой компании. А, возможно, вас привлекают сложные задачи, которые вы готовы решать.Важно! Все проекты или задачи должны быть связаны с вакансией, на которую вы претендуете. Так, разработчику программного обеспечения не стоит писать о том, что он трижды побеждал на кулинарном конкурсе.
- После указания опыта, вновь перейдите на мотивацию.
- Заканчивайте бумагу вежливым прощанием: с уважением, [ваше имя]. Не забудьте еще раз приложить свои контактные данные.
При выполнении строгой структуры ваше письмо будет написано правильно и не отправится в корзину сразу же после его открытия.
Размер письма
Письмо должно быть небольшим и читаться всего за 10-15 секунд. Не нужно вписывать туда все свои проекты, даже те, которые не имеют никакого отношения к вакансии. Не рассказывайте автобиографию и не пишите слишком много о вашей мотивации и желании.
Документ должен быть кратким и отражать суть, не лейте воды.
Видео-рекомендации по составлению документа:
В каком стиле писать
Сопроводительное письмо должно быть написано в деловом стиле. Он подходит практически для всех вакансий, исключая разве что творческие профессии, стартапы – в них можно позволить себе выразить эмоции.
Деловой стиль содержит в себе терминологию, четкую структуру и отсутствие большого количества придаточных предложений.
Правила составления
Существует ряд правил, предотвращающих возникающие вопросы:
- Не пересказывать суть документа, к которому прилагается письмо. Помните — сопровождение составляет единое целое с резюме и повторять информацию, написанную в нем, не имеет смысла. Подобное действие может вызвать раздражение у работодателя и нежелание читать дальше.
- Не нужно использовать фразы-клише. Например, такие слова, как ответственный, пунктуальный, готовый к работе, используют практически все, да и это заранее предполагает собой должность, поэтому указывать их в сотый раз не нужно.
- Проверьте перед отправкой. Удивительно, но многие люди не проверяют свои письма перед тем, как отправить. Перечитайте несколько раз. Устраните все орфографические, пунктуационные и синтаксические ошибки. Избегайте повторения слов и предложений.
- Краткость – сестра таланта. Не зря на слуху у всех это выражение. Ваш документ должен быть кратким и четко по делу. Не заставляйте работодателя читать ваше эссе, да и к тому же он вряд ли станет это делать, отбросив ваше письмо в дальний ящик, в лучшем случае.
Не нужно использовать фразы-клише. Например, такие слова, как ответственный, пунктуальный, готовый к работе, используют практически все, да и это заранее предполагает собой должность, поэтому указывать их в сотый раз не нужно.Следуя этим правилам, ваше сопроводительное письмо будет написано лаконично и добавит вам несколько плюсов при принятии решения о вашей дальнейшей судьбе.
Частые ошибки
Во-первых, не нужно писать шаблонные письма. Они, скорее всего, воспримутся нейтрально, и вы отправитесь в стопку типичных кандидатов, которые так сильно хотели на данную должность, что даже не удосужились написать письмо от себя, а лишь скопировали откуда-то шаблонный текст. Пишите письмо сами, не используя фразы-клише, шаблоны и другую информацию, на которую вы наткнулись в сети интернет.
Во-вторых, информация в сопроводительном письме должна быть уникальна. Не нужно копировать то, что было написано в резюме. Информация здесь должна дополнять его, а не дублировать всю информацию оттуда.
В-третьих, придерживайтесь делового стиля, не стоит перебарщивать с креативом и эмоциональностью. Не используйте слишком много сложных слов, сложноподчиненных предложений.
И, в-четвертых, избегайте орфографических, пунктуационных и синтаксических ошибок. Они могут оттолкнуть работодателя. Даже если грамотность на данную должность и не важна, гораздо приятнее иметь дело с грамотным человеком.
Образцы написания сопроводительных писем
Правильно написанное письмо – залог успеха. Во вложении вы можете посмотреть, сопроводительные письма, написанные без ошибок. Ориентируйтесь на них при собственном написании – это поможет вам избежать типичных ошибок.
Подводя итоги, нужно сказать.
На Западе резюме без подобных писем даже не рассматриваются, в России же они пока лишь набирают обороты, но приложенное, написанное правильно сопроводительное письмо сыграет на руку устраивающемуся на работу человеку.
Делая прогнозы, можно сказать, что уже через несколько лет на рынке труда России без сопроводительных писем резюме также не будут рассматриваться, поэтому нужно уметь правильно их писать.
Видео о письме к документам:
Что же для этого сделать? Самое главное придерживаться определенной структуры, следовать нескольким правилам, изложенным выше, использовать деловой стиль написания и избегать излишней эмоциональности и ошибок.
Правильно написанное сопроводительное письмо оставляет приятное впечатление о человеке и позволяет ему прыгнуть на голову выше таких же устраивающихся на работу.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
pravodeneg.net
Сопроводительное письмо к документам 2018
Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.
Как писать сопроводительное письмо к документам
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
|
Раздел письма |
|
Пример |
|
Вступление |
Краткое содержание |
О направлении ответа на претензию |
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо передаваемых документов |
|
Обращение |
Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества |
Уважаемый Иван Иванович! |
|
Цель послания |
Краткая формулировка |
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. |
|
Основная часть |
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. |
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. |
|
Заключение |
Перечень приложений. Вежливая подпись |
Приложения:
Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. |
Пример сопроводительного письма к документам
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| «Надеемся на скорую встречу» | «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» |
| «Приветствуем самого нашего любимого клиента» | «Уважаемый Иван Иванович!» |
| «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» | «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» |
| «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» | «Направляем подтверждение сроков и качества» |
| «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» | «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» |
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Образец сопроводительного письма о направлении документов
Бланк сопроводительного письма к документам
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
ppt.ru
Сопроводительное письмо – это… Что такое Сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо (англ.
Тип сопроводительного письма
Существует несколько типов сопроводительных писем:
- Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме.
- Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности.
- Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности.
- Письмо-приложение. Данное письмо отправляют в ответ на определенную вакансию, на которую производится подбор сотрудников. В нем Вы должны описать то, почему должны взять на работу именно Вас.
- Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.
- Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся докуметов. Также может поясняться цель направления документов. Например: «Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: …».
Структура сопроводительного письма
Сопроводительное письмо можно разбить на следующие блоки:
- Обращение. Письмо желательно адресовать конкретному человеку. Например: «Уважаемый Иван Иванович».
- Источник. Информация о том, откуда вы узнали о данной вакансии.
- Цель письма.
- Навыки. Перечисление основные навыки, которые требуются для новой должности.
- Контакт. Указывается контактная информация.
- Подпись.
Ссылки
dic.academic.ru
Сопроводительное письмо — Википедия
Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 11 июля 2016; проверки требуют 7 правок. Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 11 июля 2016; проверки требуют 7 правок.Сопроводительное письмо (англ. cover letter) — это поясняющее, дополняющее, служебное письмо к прилагающимся документам при поступлении на работу или письмо, прилагающееся к пакету документов, направляемых кому-либо (контрагентам, деловым партнёрам и т. п.).
Существует несколько типов сопроводительных писем:
- Письмо-запрос. В данном письме соискатель запрашивает список вакансий у работодателя, которые могут ему подойти согласно резюме.
- Письмо-подтверждение. В данном письме соискатель доводит до сведения работодателя то, что он согласен на работу по данной должности.
- Письмо-отказ. В данном письме соискатель уведомляет работодателя о том, что он отказывается от предложенной должности.
- Письмо-приложение. Является дополнительным документом к высылаемому резюме и составляется индивидуально для конкретной вакансии. Пишется с целью привлечь внимание работодателя.
- Письмо-благодарность. Данное письмо отправляется соискателем после собеседования, чтобы показать работодателю свою заинтересованность в предложенной позиции.
- Письмо-опись. В данном письме источник сообщает адресату о направлении прилагающихся документов. Также может поясняться цель направления документов. Например: «Для рассмотрения вопроса о вступлении нашей организации в вашу ассоциацию направляем следующие документы: …».
Сопроводительное письмо можно разбить на
ru.wikipedia.org
Сопроводительное письмо
Как написать сопроводительное письмо.Что такое “сопроводительное письмо” и его роль в процессе поиска работы
Направлять резюме потенциальному работодателю, можно вместе с сопроводительным письмом. Его главная задача — объяснить некоторые аспекты резюме и показать ценность кандидата для работы, на которую тот претендует, а так же выйти на личностный контакт с работодателем.
Сопроводительное письмо – это второй, а может быть и первый по важности документ, который поможет Вам быстрее найти лучшую работу. Большинство людей не пользуется этим инструментом. Между тем сопроводительное письмо позволяет «протолкнуть» резюме и Вас именно к тем людям, которые принимают решение.
Если основное назначение резюме – дать представление работодателю о Вашем опыте, навыках, умении, то сопроводительное письмо необходимо для того, чтобы установить личностный, индивидуальный контакт с менеджером по персоналу или работодателем.
Роль сопроводительного письма сложно переоценить, ведь оно позволяет соискателю “выделить” свое резюме из общей массы, которые сотнями приходят HR менеджерам и руководителям. Посредствам сопроводительного письма вы можете донести до работодателя свою заинтересованность в данной вакансии, свою неординарность и осведомленность, установить первый эмоциональный контакт, причем, не встречаясь с ним ни разу. В обычном случаи соискателям удается это сделать только на первом собеседовании, да и то не всем. Но ведь на него нужно еще попасть, не так ли?
Так же, сопроводительное письмо может быть необходимо, если в Вашем резюме есть аспекты, которые, возможно, могут говорить не в вашу пользу и которые невозможно скрыть. В таком случае следует дополнительно объяснить «скользкие» моменты Вашей трудовой биографии и сообщить читателю письма, почему у Вас вызывает интерес данная должность. Сопроводительное письмо должно доказать работодателю, что не смотря ни на что, Вы идеально подходите на эту позицию. Использование сопроводительного письма не всегда может привести к желаемому результату, т.к. практика написания подобных обращений к работодателю в России еще только устанавливается.
Принципы написания сопроводительного письма
Цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы побудить потенциального работодателя обратить внимание на ваше резюме. Прежде чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации о компании, в которую вы собираетесь направить резюме. Письмо должно отражать вашу заинтересованность в получении работы именно в этой компании, поэтому вам необходимо продемонстрировать знание сферы деятельности потенциального работодателя и желательно небольшие нюансы этой деятельности.
При написании сопроводительного письма помните о нескольких золотых правилах:
-
Как можно подробнее узнайте о компании и о конкретных людях, с которыми планируете общаться -
“Поражайте” и заинтересовывайте адресата своими знаниями его компании или его самого -
Избегайте частого использования местоимений таких как “Я” -
Будьте конкретны и лаконичны при изложении цели вашего обращения. Не увлекайтесь перефразированием своего резюме -
Содержание должно быть полностью подчинено его “цели” – не распыляйтесь -
Стиль написания – персонифицированное деловое письмо -
Формат написания – одна неполная страница текста, несколько абзацев
Структура сопроводительного письма такова:
-
Обращение -
Представление кандидата, т.е. вас -
Цель вашего обращения к работодателю -
Ваша ценность для работодателя: навыки и конкурентные преимущества перед другими соискателями -
Благодарность и контактная информация
Теперь разберем подробнее каждый из пунктов.
Обращение:
Желательно, чтобы сопроводительное письмо было именным. Вы можете обращаться как к менеджеру по персоналу, так и к известному Вам руководителю в этой компании. Есть большой шанс, что ему передадут Ваше послание.
Вы так же можете собрать эту информацию самостоятельно – это довольно просто: можно позвонить в компанию, сказать, что хотите отправить резюме по электронной почте, и спросить на чье имя лучше его адресовать. Есть вероятность, что секретарь назовет имя менеджера по персоналу. К тому же на многих корпоративных сайтах есть такая информация.
Объясните, почему вы обращаетесь к данному лицу (напоминание о предшествующем телефонном звонке или встрече, ссылка на лицо знакомое адресату, или на какую-нибудь информацию о данном лице или организации).
Заголовок или обращение письма, вполне может содержать девиз, слоган, крылатую фразу, которая сможет произвести сильное впечатление на того, кто будет его читать. С этой фразы можно начать письмо.
Представление:
В этом пункте очень кратко дайте информацию о себе: ключевое образование и ключевой приобретенный опты (специализация), желательно, что бы именно в этом опыте и нуждалась компания в данный момент.
Цель обращения к работодателю:
Укажите должность, на которую претендуете, откуда узнали о вакансии. Укажите Вашу специализацию и название должность и, если возможно, компании, где Вы сейчас работаете. Постарайтесь указать что-нибудь, что показало бы, что Вы знакомы с тем, что сейчас происходит в компании. Например, пришла новая управленческая команда, идет реорганизация, создан новый отдел, появилось новое направление деятельности, внедряют новую систему, идет работа над проектом и пр. Укажите, почему Вас заинтересовала эта компания и эта вакансия, почему именно Вы подходите и компании и должности, что Вы сможете сделать для компании.
Ценность и конкурентные преимущества:
Опишите, чем именно Вы можете быть полезным для компании на конкретной должности. Укажите (если это правда), что обладаете опытом и навыками для работы на данной должности. Можно привести пример удачно решенной проблемы: «На предыдущем месте работы мне удалось …». Укажите самые основные факты о Вас, для того, чтобы можно было составить впечатление о Вас, не читая резюме.
Благодарность и контактная информация:
Поблагодарите за время, которое менеджер или руководитель потратили на прочтение. Здесь также удачный момент указать время, место и способ, по которому с вами можно связаться, и что Вы перезвоните через какое-то время, если с вами не свяжутся раньше.
На последок хочется еще раз напомнить несколько золотых правил при написании сопроводительного письма:
-
Будьте кратки и лаконичны – пишите только по существу -
Не перебарщивайте с “похвалами” как себя, так и вашего адресата – это может быть воспринято как нездоровая лесть -
Выдерживайте деловой и практичный стиль
Порядок отсылки сопроводительного письма.
Момент непосредственного отправления письма с резюме является достаточно важным и к нему также необходимо отнестись внимательно.
Представьте себе, что менеджер по подбору персонала современной компании в день получает десятки, если не сотни писем от кандидатов. Менеджер в кадровом агентстве однозначно получает сотни писем в день.
К тому же, не стоит забывать, что менеджер загружен «текучкой»: проведение собеседований, обзвон, подготовка отчетов, участие в аттестациях, организация обучения и пр. Ему некогда читать такую уйму писем, он лишь быстро просматривает заголовки писем и начальные фразы.
Поэтому очень важно внимательно отнестись к теме письма. Можно, конечно, просто указать название должности, что сразу сориентирует кадровика. А можно придумать что-то более оригинальное.
По тем же причинам имеет значение и порядок расположения сопроводительного письма и резюме при отправке. Прежде всего, не стоит использовать вложенные (прикрепленные) документы, большинство менеджеров по персоналу предпочитают им те письма, в которых резюме написаны в основном теле письма – имейте это в виду и не уменьшайте своих шансов.
В теле письма, в его начале, располагается сопроводительное письмо, а за ним уже располагается само резюме.
Это дает возможность сразу же заинтересовать HR менеджера или руководителя неординарностью послания и привлечь его в дальнейшем и к вашему резюме.
В некоторых случаях сопроводительное письмо имеет смысл отправлять по обыкновенной почте или же отнести самостоятельно в компанию.
Принципы написания сопроводительного письма или
“Пять шагов к успешному сопроводительному письму”
Шаг №1 “Типовой образец сопроводительного письма”
Первый параграф.
Можно использовать классический формат шапки делового письма – двусторонний, когда информация располагается на одном уровне с разных сторон листа.
| Ваше ФИО | Контактное ФИО |
| Ваш Адрес | Должность |
| Ваш телефон | Подразделение компании |
| Ваш факс | Название компании |
| Адрес электронной почты | Адрес |
| | Телефон |
| | Факс |
| | Адрес электронной почты |
| | Дата |
Уважаемый, …!
Первый параграф, назовем его “Обращение”, рассказывает, почему Вы обращаетесь к данному человеку и откуда Вы узнали о существующей вакансии. Также кратко сообщается информация о Вас, указывается, что Вы знаете о компании, в которую обращаетесь, ее продуктах, истории и пр.
Цель параграфа – продемонстрировать, что Вы вменяемый и адекватный человек и Ваше письмо можно читать дальше.
Второй/третий параграф.
В этом разделе Вы более подробно рассказываете о себе, суммируете Ваш опыт и образование, и, ссылаясь на них, описываете, почему Вы являетесь идеальным кандидатом на указанную позицию. В этом разделе Вы также можете дать более подробные пояснения относительно Вашего резюме.
Цель параграфа: показать, что Вы подходящий кандидат для приглашения на интервью.
Последний параграф – это благодарность читателю за прочтение письма, информация о возможной обратной связи, а также возможность продемонстрировать деловой этикет.
С уважением, …! Подпись.
Шаг №2 “Формат шапки сопроводительного письма”
Дата сопроводительного письма
При подготовке сопроводительного письма в формате Word необходимо соблюсти стандартные для деловых писем правила указания даты: День, Месяц, Год.
Имя и адрес
Ваше имя и адрес должны быть указаны в сопроводительном письме точно таким же образом, как и в резюме. Желательно сохранить формат написания имени и адреса. Ваше ФИО может быть, так же как и в резюме, расположено по центру листа и выделено более крупным и/или жирным шрифтом, однако обычно оно указывается как в стандартном деловом письме справа или слева.
Далее необходимо указать адрес компании и контактное лицо, к которому Вы обращаетесь. В том случае, если у Вас есть полная информация о человеке, которому адресовано письмо, укажите адрес и обращение следующим образом:
Фамилия Имя Отчество
Должность
Название компании
Адрес компании
Номер телефона
Номер факса
Однако, особенно в тех случаях, когда Вы откликаетесь на рекламу в прессе, у Вас не достаточно информации, чтобы оформить обращение таким образом. Вы можете воспользоваться справочными системами, такими как www.yellopages.ru, www.mbtg.ru, www.maximov.com чтобы получить более полную информацию. Если Вы не знаете имени руководителя или менеджера по персоналу, которому адресуете письмо, Вы можете попытаться позвонить в компанию и уточнить на чье имя можно отправить резюме. Следует учесть, что обычно секретари компаний обучены не давать ничьей контактной информации, поэтому если Вы решились позвонить – говорите уверенно, но вежливо, узнайте контактное лицо и обязательно поблагодарите за звонок. Вам не обязательно представляться.
Если Вам не удалось получить контактную информацию и сделать письмо персонализированным – не отчаивайтесь. Вы можете использовать такие фразы, как:
– Добрый день!
– Уважаемые господа!
– Директору по персоналу.
Если Вы готовите письмо на английском языке, можете использовать устоявшиеся выражения:
To whom it may concern: просто, но эффективно.
Dear Sir or Madam: достаточно формально, но и этот вариант работает.
Sirs: т.к. сейчас количество женщин на управляющих позициях постоянно растет – избегайте этой фразы, если Вы не знаете пола Вашего контрагента.
Omitting the salutation altogether: Эффективная фраза, но может выглядеть неформально.
Good morning: популярное обращение.
Шаг №3 “Формат обращения в сопроводительном письме ”
В отличие от резюме, сопроводительное письмо оставляет простор для фантазии. Успешные сопроводительные письма могут быть написаны в различных формах и стилях, и иногда сопроводительные письма, которые нарушают устоявшиеся правила – весьма эффективны для привлечения к себе внимания. Но не всегда!
Существует несколько рекомендаций, как лучше организовать тело сопроводительного письма:
Для большей эффективности, первый параграф Вашего сопроводительного может быть построен по следующей структуре:
-
В первых строках письма необходимо сообщить читателю, почему Вы обращаетесь к нему и каким образом Вы узнали о позиции, на которую претендуете. Это предложение должно быть коротким, простым и читаемым. Собственно говоря, составляя первый абзац письма Вы позволяете читателю составить представление в целом о Вас, и стоит ли ему продолжать читать это письмо. Другими словами, здесь не нужно описывать Вашу жизненную философию, раскрывать душу и пр. -
Далее необходимо кратко упомянуть, что Вам известно о компании, своего рода сделать “реверанс” и высказать уважение к компании, изменениям которые в ней происходят, истории, продуктам, статусу, лидерам компании и пр. -
Далее постарайтесь кратко описать, кто Вы и почему претендуете на указываемую должность. Можно использовать следующую структуру:-
Могу себя охарактеризовать как (укажите кратко профессиональную принадлежность и профессию) -
У меня … лет опыта (укажите Ваш опыт работы) -
Я работал в …/Основные знания и навыки получены в (укажите область, в которой Вы компетентны) -
Меня интересует позиция (укажите на какую позицию ВЫ претендуете).
-
Если Вы готовите сопроводительное письмо на английском языке – используйте предложенную структуру:
I am a (your identifying characteristic)
I am a (your profession)
I have (your years of experience or education)
I have worked in (your area of expertise)
I am interested in (what position you’re looking for)
Шаг №4 “Формат основного текста письма”
Второй параграф
Данный раздел в сопроводительном письме поможет Вам перейти от декларативных заявлений первой части к более подробному описанию Вас как профессионала и Ваших профессиональных качеств, знаний, навыков и умений, с помощью которых Вы сможете получить желаемую работу.
Это отличная возможность суммировать весь Ваш опыт и трудовую историю в нескольких фразах. В этом разделе у Вас также есть возможность упомянуть (при наличии, разумеется) Ваш опыт и историю взаимодействия с этой компанией.
Расскажите работодателю в этом параграфе, опираясь на конкретный опыт и достижения, как Вы сможете преуспеть в претендуемой Вами позиции. Это не значит, что Вам следует отделываться громкими и ничего не значащими заявлениями, вроде “Я собираюсь стать лучшим работником, который у Вас был”.
Комбинируйте в этом разделе Ваш опыт и образование, ссылайтесь на них, например “Уверен, что мой четырех летний опыт работы в отделе продаж компании …, совместно с полученным высшим образованием в сфере маркетинга в … будет полезен в отделе маркетинга Вашей компании”.
Многие объявления о вакансиях просят указывать Ваши ожидания по заработной плате. Зачастую кандидаты избегают этой ситуации, просто игнорируя это требования, и это, возможно, один из самых безопасных путей получить работу. Любые цифры оплаты, которые Вы укажите – уже позволят работодателю оценить Вас еще до того, как Вы попадете на личную встречу. Часто эту оценку будет очень тяжело изменить.
Если Вы все же указываете уровень оплаты труда – старайтесь делать это как можно более гибче: от …
Еще один момент: если решились, указывайте Ваши ожидания по заработной плате в конце данного раздела, а не в начале.
Некоторые кандидаты также используют данный раздел сопроводительного письма, чтобы объяснить некоторые моменты резюме, например, разрывы в трудовом стаже, неожиданную смену мест работу, причину незаконченного высшего образования и пр. Например, “В свое время я принял решение не заканчивать высшее образование в …, а попробовать свои силы в открытии собственной компании, т.к. был уверен, что этот опыт более полезен.”
Шаг №5 “Формат благодарственной части”
Заключительный параграф
Это самый короткий раздел сопроводительного письма. При его написании придерживайтесь правил делового этикета. Укажите, что Вы благодарны читателю за то, что он дочитал Ваше письмо до конца. Напишите, что ожидаете ответа. Напишите, как можно связаться с Вами. Вот несколько примерных фраз:
-
Спасибо за Ваше время -
Спасибо за Ваше внимание к моему письму -
С Вашего позволения, я позвоню Вам на следующей неделе -
Буду благодарен, если Вы сможете позвонить мне
Если Вы пишете сопроводительное письмо на английском языке, можете использовать следующие фразы:
Слова благодарности:
-
Thank you for your time. -
Thank you for reviewing my qualifications. -
Thank you for your consideration. -
Thank you for your review of my qualifications.
Признание:
-
It would be more than an honor to meet with you.
Предложение обратной связи:
-
I look forward to your reply. -
I look forward to hearing from you. -
I look forward to your response. -
I look forward to your call. -
Call me tomorrow, please.
Шаблоны и примеры сопроводительных писем
Сопроводительное письмо
ОБРАЗЕЦ №1
Уважаемый Сергей Петрович!
Компания «Барель» известна мне как один из лидеров рынка в области подбора менеджеров среднего и высшего звена.
Сфера моих профессиональных интересов (и мое желание продолжить карьеру) лежит в области постановки регулярного менеджмента и реализации функций бизнес – администрирования.
У меня 2-х летний опыт работы в сфере бизнес – администрирования в должности помощника топ – менеджеров, в результате чего я получил возможность сформировать определенное комплексное видение функционирования различных систем управления. Имею практический опыт постановки с нуля и инициирования работы системы регулярного менеджмента (стратегическое и оперативное планирование, бюджетирование, управленческая отчетность и управленческий анализ, администрирование).
Считаю, что моя кандидатура могла бы заинтересовать Вас в данном контексте. Возможно, Вас также заинтересует наличие высшего профильного образования, дипломов с отличием, а также наград и стипендий за победы в региональных и всероссийских олимпиадах по менеджменту, что в определенной степени свидетельствует о моем стремлении к самосовершенствованию.
Полагаю, что с учетом своей квалификации мог бы претендовать на должности:
-
специалист по бизнес – администрированию, -
помощник топ-менеджера (первого лица), -
заместитель исполнительного, административного директора,
В компании, где должным образом будет оценена моя работоспособность, инициативность и стремление делать на несколько шагов больше.
Спасибо за внимание моему письму.
С уважением, Андрей Смирнов
ОБРАЗЕЦ №2
Уважаемый Анатолий Семенович!
От вашего сотрудника, Станислава Николаевича Седого, узнал о том, что в вашей компании есть вакантная должность менеджера по маркетингу. Игорь Петрович в общих чертах ознакомил с тем, в чем заключается эта работа, в результате чего я пришел к выводу, что могу принести значительную пользу вашей компании, работая в этой должности.
В настоящее время являюсь менеджером по маркетингу корпорации “Оберон”. У меня прекрасные отношения с руководством компании, но, учитывая свои профессиональные достижения и сильные стороны, я пришел к выводу, что мои деловые качества больше соответствую той атмосфере предпринимательского бизнеса, которая присуща вашей компании.
Как будет видно из прилагаемого к этому письму резюме, широкий диапазон маркетинговых функций, которые я выполнял на протяжении всей своей карьеры, вполне соответствует сфере деятельности компании “Фаворит”, распространившейся в последнее время на 27 новых регионов. Кроме того, у меня имеется обширный опыт в следующих областях: совместная торгово-промышленная реклама, региональные продвижения продуктов, маркетинговые исследования рынка – т.е. в тех сферах деятельности, которые, как я предполагаю, были бы моими основными должностными обязанностями, если бы я был принят на работу в вашу компанию. Как может подтвердить Станислав Николаевич, я чрезвычайно прилежный и преданный работник, хорошо адаптируюсь в любом коллективе.
Если у вас есть какие-то вопросы, связанные с любым аспектом моей трудовой биографии, можете обращаться ко мне в любое удобное для вас время. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать несколько больше о том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести вашей фирме.
Чрезвычайно признателен вам за интерес и внимание, проявленные к моему письму. Надеюсь на ответ на мое предложение.
С уважением,
Злобин Николай Николаевич
flatik.ru
Сопроводительное письмо образец – Как написать
Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым именем (брендом), то требования к составлению сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись – проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word.
Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.Оглавление
Как написать
К резюме
К документам
К договору
К исполнительному листу
Как написать
Составление сопроводительного письма осуществляется согласно общей структуре делового письма. Данный документ состоит из:
вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).
Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме – вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению – заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.
К резюме
Уважаемый Александр,
в ответ на вашу вакансию «специалист по недвижимости», размещённую в газете «Кадры», высылаю своё резюме. Буду очень признателен, если Вы не оставите его без внимания.
С уважением,
Колесников Максим, телефон +7-985-23-56-89
К документам
Данное письмо составляется в произвольной форме, однако нужно учесть некоторые моменты:
Письмо должно быть напечатано на фирменном бланке.
В правом верхнем углу укажите, кому адресовано сопроводительное письмо.
В левом верхнем углу должен быть напечатан исходящий номер с датой составления письма.
Обязательно напишите то, для чего Вы отправляете документы контрагенту. Например, если Вы отправляете покупателю договор поставки, то укажите, что просите контрагента ознакомиться с его содержанием, а затем по почте прислать договор с печатью и подписью руководителя.
Кроме этого упомяните, что в случае несогласия с некоторыми пунктами, покупатель может составить протокол разногласий и отправить его в двух экземплярах.
Не забывайте о деловой этике, включая в письмо такие слова и словосочетания, как “уважаемый”, “просим Вас”, “с уважением”.
К договору
Заполняем «шапку» документа
Любой документ начинается с «шапки». Она расположена справа вверху и содержит информацию о том, кому и куда вы направляете документ.
Укажите полностью Фамилию, имя и отчество адресата, его должность и название компании.
Приветствие
Приветствие пишется на сантиметр ниже шапки и по центру листа. Для приветствия используется более крупный шрифт, нежели для шапки и основного текста.
Обычно приветствие начинается со слов: «Уважаемый…..». Всегда форма обращения к человеку должна быть официальной. Обращайтесь исключительно по имени отчеству и на «вы».
Основной текст
В тексте письма укажите, какой документ и зачем вы отправляете. Цель отправки должна быть понятна.
Если договор имеет номер и дату, это нужно указать в тексте.
Дополнительный текст
В дополнительном тексте вы можете указать, на что нужно обратить внимание при работе с документом. Например, подписать до определенной даты.
Дополнительный текст размещается ниже основного текста на один сантиметр.
Приложения
Пункт приложений размещается ниже дополнительного текста на один сантиметр. В блоке указывается, какой документ прилагается, какой объем документа в страницах.
Скачать
К исполнительному листу
Сопроводительное письмо к оригиналу исполнительного листа в суд с указанием суммы перечисленной взыскателю
Скачать
delo-up.ru